<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Brief aan de leden
T.a.v. het college en de raad




informatiecentrum tel.             uw kenmerk                        bijlage(n)

 (070) 373 8393                                                      6
betreft                            ons kenmerk                       datum

Definitieve ontwerpselectielijst   ECSD/U201501963                   2 december 2015
                                   Lbr. 15/098

Samenvatting


Hierbij bieden wij de definitieve Ontwerpselectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen
2017 (Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen
opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2016) ter accordering aan. Reacties van de leden op het
eerder toegezonden concept zijn daarin verwerkt.

Op veler verzoek is de beoogde ingangsdatum verschoven van 2016 naar 2017. Het opschuiven
in de tijd maakt het voor gemeenten beter mogelijk om zich voor te bereiden op de implementatie.
Tevens wordt hierbij aangesloten op de doelstelling van de overheden om in 2017 digitaal te
communiceren met de burger (Digitaal 2017).

Wij verzoeken u om de bijgevoegde formulier voor de accordering van ontwerpselectielijst 2017 te
ondertekenen en vóór 29 februari 2016 aan ons te retourneren. Daarna zullen wij de
ontwerpselectielijst aan de minister van OCW ter vaststelling aanbieden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Aan de leden



informatiecentrum tel.                 uw kenmerk                             bijlage(n)

 (070) 373 8393                                                               6
betreft                                ons kenmerk                            datum

Definitieve ontwerpselectielijst       ECSD/U201501963                        2 december 2015
                                       Lbr. 15/098



Geacht college en gemeenteraad,



Hierbij treft u het definitieve ontwerp van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen
2017 ter accordering aan. Onder gaan wij in op de belangrijke wijzigingen die in het concept zijn
aangebracht naar aanleiding van de consultatie onder de leden en de pilots die zijn uitgevoerd en
de (ondersteuning) bij de implementatie van de selectielijst. Tevens gaan wij in op de vragen over
de machtiging en de verdere procedure.


Aanleiding
De voortschrijdende digitalisering vormt een belangrijke aanleiding om de Selectielijst voor
archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen
vanaf 1 januari 1996 te actualiseren. In 2013 is het Archiefbesluit 1995 gewijzigd waarbij is
bepaald dat de systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden in de selectielijst in
                                                                                               1
overeenstemming moet zijn met de voor het archief geldende ordeningsstructuur. Om aan deze
nieuwe verplichting te voldoen is het nodig om over te stappen van een op papieren documenten
gebaseerde selectielijst naar één aansluitend op (gedigitaliseerde) processen. Doordat de
Selectielijst 2017 is gebaseerd op een overzicht van (inter)gemeentelijke processen, is de
toekomstbestendigheid daarvan geborgd.


Consultatie en ervaringen pilots
Bij ledenbrief van 28 januari 2015 (ECSD/U201500072 Lbr. 15/007) hebben wij een
conceptontwerp in het kader van een consultatie aan u aangeboden. Wij hebben ruim 50 reacties
met 950 opmerkingen ontvangen van ongeveer 200 gemeenten en intergemeentelijke organen.


1 Bij ledenbrief van 13 maart 2013 (BAOZW/U201300267 Lbr. 13/021) hebben wij u geïnformeerd over de wijzigingen in
het Archiefbesluit en daarbij is ook ingegaan op de gevolgen voor de selectielijst.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Hiernaast zijn pilots uitgevoerd in drie gemeenten en twee intergemeentelijke organen. Een
overzicht van de reacties en ervaringen, met de bijbehorende reactie onzerzijds, is als bijlage
toegevoegd. Deze opmerkingen zijn zoveel als mogelijk in het bijgevoegde definitieve ontwerp
verwerkt.


Wijzigingen in de werking
           De beoogde ingangsdatum van de selectielijst is op verzoek van vele gemeenten
            verschoven naar 2017. Het opschuiven in de tijd maakt het voor gemeenten beter
            mogelijk om zich voor te bereiden op de implementatie. Tevens wordt hierbij aangesloten
            op de doelstelling van de overheden om in 2017 digitaal te communiceren met de burger
            (Digitaal 2017).


           De selectielijst is van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen op of na
            1-1-2017.


           De selectielijst 2017 is alleen van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of
            ontvangen vanaf 2017; dus niet op oudere stukken zoals eerder voorgesteld.


           Omdat de nieuwe selectielijst op andere uitgangspunten is gebaseerd waarmee ervaring
            zal worden opgedaan en de digitale ontwikkeling voortschrijdt, zal na een periode van 5
            jaar een evaluatie plaatsvinden.


Wijzigingen in de inhoud
De belangrijkste wijzigingen in de vorm, structuur en inhoud van de ontwerpselectielijst ten
opzichte van het eerder toegezonden concept zijn de volgende:


           De term ‘informatie-element’ is op veler verzoek vervangen door de archiefwettelijke term
            ‘archiefbescheiden’.


           De procesresultaten zijn ter bevordering van de herkenbaarheid gerelateerd aan
            taakvelden. De taakvelden zijn ontleend aan de Informatie voor derden (Iv3), die voor de
            gemeentelijke Planning & Control-cyclus worden gebruikt. Iv3 is voorgeschreven door het
            Besluit begroting en verantwoording (BBV). Een excel-versie van de opsomming,
            waarmee snel op taakvelden kan worden gesorteerd, is bijgevoegd.

           De eerder verplichte ‘opschoontermijn’ voor de overbrenging van archiefbescheiden is
            komen te vervallen.


           De ontwerpselectielijst is afgestemd met de GEMMA procesarchitectuur en de
            Zaaktypencatalogus 2.0, de algemeen geldende standaard voor de Nederlandse




onderwerp   Definitieve ontwerpselectielijst datum 2 december 2015                                      02/05
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>            gemeenten. Om de herkenbaarheid met de GEMMA procesarchitectuur te vergroten
                                                                          2
            wordt over ‘procestypen’ in plaats van ‘processen’ gesproken.


           Uitgegaan wordt van 29 procestypen. Op basis van de pilots is een drietal processen
            'gespiegeld', dat willen zeggen dat ook de gemeente zelf een bepaald proces actief kan
            aangaan (bijvoorbeeld in beroep gaan tegen een besluit van een hogere overheid).


           Een aantal waarderingen is aangepast. Onder meer is het voorstel om bestuurlijke
            agenda’s blijvend te bewaren vervangen door een termijn van 7 jaar.


           De algemene toelichting is ingekort en geredigeerd om de leesbaarheid te vergroten. De
            lijst van intergemeentelijke organen is aangevuld.


Aanvullen met lokale ‘hotspot-monitor’
Bij de opstelling van de ontwerpselectielijst is gebruik gemaakt van de nieuwe
                                                    3
waarderingsmethodiek van het Nationaal Archief. Deze methodiek wordt door het Nationaal
Archief als toetssteen gehanteerd bij de beoordeling en de advisering aan de minister van OCW
over selectielijsten. Om tot een waardering van archiefbescheiden te komen zijn in ons opdracht
een systeemanalyse, een trendanalyse en een risicoanalyse opgesteld en zijn de bewaartermijnen
                                                      4
vastgelegd in wet- en regelgeving geïnventariseerd. De periodes die genoemd worden in deze
selectielijst zijn de wettelijk geldende bewaartermijnen. Daarna moeten de daartoe aangemerkte
archiefbescheiden worden vernietigd, behalve als er een van de uitzonderingen geldt. Zo kan
informatie over bijzondere gebeurtenissen of kwesties van lokaal belang blijvend worden bewaard
op basis van artikel 5.e van het Archiefbesluit. Daartoe moet de gemeente een zogenoemde
‘hotspot-monitor’ opstellen.


Implementatieondersteuning
De VNG Academie biedt in 2016 opnieuw cursussen over de implementatie van de Selectielijst
2017. Wij zullen in 2016 in samenwerking met de VNG Adviescommissie Archieven handreikingen
opstellen om u bij de implementatie van de selectielijst te ondersteunen. Hiernaast zal in
samenwerking met IPO, UvW en het Nationaal Archief en met steun van het innovatieprogramma
Archief2020 in 2016 een handreiking verschijnen voor de opstelling van een lokale ‘hotspot-
monitor’.




2
  Overigens is de Selectielijst 2017 toepasbaar bij gebruik van een andere zaaktypecatalogus dan de ZTC 2.0.
3
  Zie Commissie Waardering en Selectie Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek
voor archieven (Nationaal Archief, september 2007). In Belangen in Balans (Nationaal Archief, 2015) wordt het
instrumentarium, dat hoort bij deze nieuwe methodiek, nader uiteengezet. De methodiek is geënt op de lokale
uitvoeringspraktijk en is daarom goed toepasbaar op de selectielijst van gemeenten en intergemeentelijke organen.
4
  Bij ledenbrief van 16 september 2014 (ECSD/U201401705 Lbr. 14/064) bent u geïnformeerd over de aanpak van de
actualisatie van de selectielijst. Daarbij is de systeemanalyse en de trendanalyse aangeboden en melding gemaakt van het
advies dat KING heeft uitgebracht om afstemming met de GEMMA Zaaktypencatalogus aan te brengen.




onderwerp   Definitieve ontwerpselectielijst datum 2 december 2015                                                         03/05
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Machtiging
Een aantal gemeenten heeft vragen gesteld over de geldigheid van de machtiging, die aan de
VNG is afgegeven. Daarbij benadrukt men overigens dat er geen behoefte is om een eigen
selectielijst op te stellen. De machtiging is volgens ons geldig. In artikel 5 is aangegeven dat de
VNG is gemachtigd de selectielijst in zijn geheel te actualiseren op het daartoe geëigende tijdstip.
Dat het hier kan gaan om een volledig nieuwe selectielijst blijkt onder meer uit het gegeven dat
tussentijdse wijziging van de selectielijst is geregeld in artikel 3. Ook de introductie van het
Strategisch Informatieoverleg (SIO) en de verplichte toevoeging van het onafhankelijke lid
daaraan veranderen de geldigheid niet. In artikel 3 en artikel 5 van de machtiging wordt gesproken
over het betrekken van de ‘door de Archiefwet voorgeschreven commissie’. De machtiging geeft
de samenstelling van de commissie niet gedetailleerd aan en refereert ook niet aan de wet- en
regelgeving op een bepaald tijdstip. De Adviescommissie Archieven treedt in deze op als het SIO.
De samenstelling van de Adviescommissie Archieven is conform het in 2013 gewijzigde
Archiefbesluit 1995. Reeds met ingang van 2013 maakt een onafhankelijk lid daarvan deel uit.


Ondertekening
In de machtiging is bepaald dat u de ontwerpselectielijst dient te ondertekenen voordat deze door
de VNG aan de minister van OCW ter vaststelling wordt aangeboden. Aan burgemeester en
wethouders als zorgdragers op basis van de Archiefwet wordt daarom gevraagd om het
bijgevoegde formulier voor instemming met ontwerpselectielijst 2017 te ondertekenen en vóór 29
februari 2016 aan ons te retourneren. Indien u niet (tijdig) tekent, zal dat betekenen dat uw
gemeente niet zal worden meegenomen bij de vaststellingprocedure en de Selectielijst 2017 niet
van toepassing zal zijn op uw gemeente. Stuurt u daarom tijdig het formulier in.


Intergemeentelijke organen
Gemeenschappelijke regelingen met een eigen zorgdragerschap, waarvan een provincie of
rijksorgaan deel uitmaakt en die ons hebben gemachtigd in verband met de toepassing op
archiefbescheiden van algemene aard, worden ook gevraagd het ontwerp te ondertekenen. Voor
de overige gemeenschappelijke regelingen is dat niet nodig omdat zij in principe gemeentelijke
archiefbescheiden beheren.




onderwerp   Definitieve ontwerpselectielijst datum 2 december 2015                                     04/05
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Vaststellingsprocedure
Na de aanbieding van de ontwerpselectielijst 2017 zal de minister van OCW deze vaststellen,
waarmee het gebruik van de selectielijst wettelijk verplicht wordt per 1-1-2017. Als onderdeel van
de procedure zal de ontwerpselectielijst door het Nationaal Archief ter inzage worden gelegd. Naar
aanleiding van de reacties van burgers kan het Nationaal Archief ons verzoeken het ontwerp aan
te passen. Over eventuele wijzingen in de ontwerpselectielijst zult u te zijner tijd door ons worden
geïnformeerd.

Hoogachtend,

Vereniging van Nederlandse Gemeenten




J. Kriens
Voorzitter directieraad




Deze ledenbrief staat ook op www.vng.nl onder brieven.




onderwerp   Definitieve ontwerpselectielijst datum 2 december 2015                                     05/05
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>