<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>             BESLUIT


OPSCHRIFT

Vergadering van 19 januari 2016

Besluit nummer: 2016_BW_00044

Onderwerp
Evaluatie Crisisnoodopvang vluchtelingen de Tulp 15 t/m 21 oktober 2015 - Besluitvormend

Beknopte samenvatting
Van 15 tot 21 oktober 2015 is een groep van ca. 150 vluchtelingen opgevangen in sporthal de
Tulp in Voorhout. De gemeente Teylingen heeft een evaluatie uitgevoerd van deze
crisisnoodopvang. Bij deze evaluatie zijn ervaringen van omwonenden, vrijwilligers,
samenwerkingspartners en medewerkers van de gemeente Teylingen betrokken.

De conclusie van de evaluatie is dat de opvang over het algemeen goed verlopen is. Op basis
van de opgedane ervaringen kunnen wel een aantal aanbevelingen gedaan worden met
betrekking tot voorbereiding op en organisatie tijdens eventuele toekomstige crisisnoodopvang.

Het college neemt kennis van het evaluatierapport en vraagt het MT de aanbevelingen nader uit
te werken. De raad van de gemeente Teylingen wordt geïnformeerd over het evaluatierapport.

Naast de evaluatie is een verslag opgesteld van het het verloop van de opvang. Dit verslag
wordt door het college vastgesteld.

Bevoegd portefeuillehouder: Carla Breuer

Betrokken portefeuillehouder: Arno van Kempen


HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS


AANHEF

Bijgevoegde bijlage(n):
        Evaluatierapport Crisisnoodopvang
        Bestuurlijk verslag
        Tekst voor gemeenteberichten




MOTIVERING

Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf:
De gemeente Teylingen heeft van 15 tot 21 oktober 2015 crisisnoodopvang verzorgd voor een
groep van ca. 150 vluchtelingen. Niet eerder heeft de gemeente te maken gehad met een
dergelijke vorm van opvang. De voorbereidingstijd bedroeg slechts enkele uren.




                                                                                             p 1 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Vanwege het unieke karakter van de crisisnoodopvang, de korte voorbereidingstijd en omdat
het niet ondenkbaar is dat Teylingen nogmaals een verzoek krijgt om crisisnoodopvang te
verzorgen, heeft de gemeente besloten een evaluatie uit te voeren naar het verloop van de
opvang.

Doel van de evaluatie is te leren van de opgedane ervaringen.

De groep vluchtelingen is achtereenvolgens in Teylingen, Lisse en Hillegom opgevangen. In
alledrie de gemeenten is met de ISD, het Rode Kruis en de GHOR Hollands Midden
samengewerkt. Om deze organisaties niet onnodig te belasten hebben de drie gemeenten de
evaluatiegesprekken met deze partners gezamenlijk georganiseerd.

De drie gemeenten hebben een eigen invulling kunnen geven aan het overige deel van de
evaluatie. Het evaluatierapport dat nu voorligt, heeft alleen betrekking op de opvang in
Teylingen.

Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen:
1.1.De rapportage biedt het college inzicht in ervaringen opgedaan tijdens de crisisnoodopvang.

2.1 In de evaluatie worden diverse aanbevelingen gedaan voor (de voorbereiding
van) de organisatie van eventuele toekomstige crisisnoodopvang.

In de evaluatie wordt niet aangegeven of en hoe deze aanbevelingen uitgevoerd gaan worden.
Een voorstel voor uitvoering kan door betrokken afdelingen uitgewerkt worden. Aangezien de
kans bestaat dat de gemeente Teylingen opnieuw benaderd wordt met een verzoek om
crisisnoodopvang te verzorgen, vraagt het college de ambtelijke organisatie het voorstel voor
eind januari aan het college aan te bieden.

3.1 Het bestuurlijk verslag geeft een compleet overzicht van de crisisnoodopvang.

4.1.De raad heeft het college gevraagd een evaluatie van de crisisnoodopvang uit te voeren.

Door de raad in kennis te stellen van de door het college genomen besluiten, wordt de raad
geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de evaluatie. Na uitwerking van de
aanbevelingen door het MT, wordt de raad nader geïnformeerd.



Beslist het volgende:


BESLISSING

Besluitpunt 1:
Kennis te nemen van het evaluatierapport Crisisnoodopvang Vluchtelingen in sporthal 'De Tulp'
in Voorhout, 15 tot 21 oktober 2015.

Besluitpunt 2:
Het MT van de gemeente Teylingen te verzoeken voor eind februari 2016 een voorstel voor de
uitvoering van de aanbevelingen aan het college voor te leggen en bij het opstellen van dit
voorstel waar mogelijk belanghebbenden te betrekken.

Besluitpunt 3:
Het bestuurlijk verslag van de Crisisnoodopvang vast te stellen.




                                                                                           p 2 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Besluitpunt 4:
De raad te informeren over de genomen besluiten.



BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT

Bedrijfsvoering — Interne Dienstverlening

Financiële consequenties:
Voor de crisisnoodopvang zijn kosten gemaakt. Na aftrek van de verwachte vergoeding voor
opvang van het Rijk blijft een kostenpost van €32.713 over. Dit wordt meegenomen bij de
jaarrekening 2015.



BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT

        Evaluatierapport Crisisnoodopvang
        Bestuurlijk verslag




                                                                                       p 3 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Evaluatierapport Crisisnoodopvang




                                     Evaluatieonderzoek

                              Crisisnoodopvang Vluchtelingen

                              in sporthal ‘De Tulp’ in Voorhout

                                    15 tot 21 oktober 2015




       6 januari 2016




                                                                  1
                                                                      p 4 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Inhoud
Managementsamenvatting ............................................................................................................ 3
1.       Inleiding.................................................................................................................................... 4
2.       Een kort feitenoverzicht ..................................................................................................... 6
3.       Bevindingen ............................................................................................................................ 7
4.       Het kostenoverzicht ........................................................................................................... 13
5.       Conclusies en aanbevelingen ......................................................................................... 14
      5.1       Voorbereiding .................................................................................................................... 14
      5.2       De opvangperiode ............................................................................................................. 14




                                                                                                                                                      2
                                                                                                                                                           p 5 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Managementsamenvatting

Op 15 oktober 2015 is een groep vluchtelingen van circa 150 personen opgevangen in de sporthal ‘De Tulp’ in de gemeente
Teylingen voor de duur van zes dagen. Hierna is de groep vluchtelingen op 21 oktober 2015 opgevangen in de sporthal ‘De
Waterkanten’ in de gemeente Lisse voor wederom de duur van zes dagen. Hierna is de groep vluchtelingen ondergebracht
in de sporthal ‘De Vosse’ in de gemeente Hillegom. De groep vluchtelingen is na deze zes dagen ondergebracht op diverse
locaties buiten de regio.

Dit evaluatieonderzoek richt zich op de opvang van zes dagen in de sporthal ‘De Tulp’ in de gemeente Teylingen.


Opzet evaluatie
Deze evaluatie is nadrukkelijk bedoeld om te leren. Om die reden heeft de evaluatie een beschouwende vorm en is het
geen strakke proces- of cijfermatige evaluatie.
In de evaluatie gaan we in op ervaringen van bewoners, vrijwilligers, samenwerkingspartners en medewerkers. Daarnaast
heeft de raad gevraagd de kosten van de crisisnoodopvang in kaart te brengen.


Resultaten evaluatie
Uit vrijwel alle reacties is naar voren gekomen dat positief wordt teruggekeken op de crisisnoodopvang. Men is trots op wat
is neergezet. De meeste vrijwilligers hebben aangegeven een volgende keer weer te willen helpen. Vanwege de korte
voorbereidingstijd is met name in de eerste dagen veel geïmproviseerd. Hoewel de meeste betrokkenen hier begrip voor
hadden, zijn er wel diverse verbetersuggesties gedaan.
De aandachtspunten die uit de evaluatie naar voren zijn gekomen zijn onder te verdelen in twee groepen:
     -    Punten met betrekking tot de voorbereiding;
     -    De organisatie tijdens de opvang;

Voorbereiding
De voorbereidingstijd voor de crisisnoodopvang in Voorhout was zeer kort. Hierdoor moest er veel ad hoc gereageerd
worden en bestond er zeker de eerste paar dagen regelmatig onduidelijkheid over bijvoorbeeld taken en
verantwoordelijkheden. Omdat elke partij was overvallen door de opvang was hier veel begrip voor. Op basis van de
ervaringen kunnen nu echter wel een paar aanbevelingen gedaan worden om een volgende keer beter voorbereid te zijn.

Voor de aanloopfase leidt dat tot de volgende aanbevelingen:
    -    Communicatie met omwonenden, gebruikers en beheer van de mogelijke opvang locaties: informeer deze
         belanghebbenden over de kans op crisisnoodopvang en inventariseer samen met hen waar aandacht voor moet
         zijn in voorbereiding op en in geval van crisisnoodopvang;
    -    Inkoop goederen en diensten: veel tijd is verloren gegaan met uitzoeken en uitvinden wat er nodig was. Maak een
         overzicht van benodigdheden en waar ze te halen;
    -    Rollen en verantwoordelijkheden: scherp de gemaakte afspraken met medewerkers en de
         samenwerkingspartners aan op basis van de opgedane ervaringen;
    -    Communicatiemiddelen, bereikbaarheid en verslaglegging: zorg voor functie- en niet persoonsafhankelijke
         communicatiemiddelen voor een goede bereikbaarheid en een uniforme wijze van verslaglegging en opslag van
         documenten.

Door diverse partijen is aangegeven dat een voorbereidingstijd van 2 a 3 dagen de voorkeur zou hebben.

Tijdens de opvang
Doordat veel geregeld moest worden terwijl de opvang al gestart was, werden de eerste dagen van de opvang soms als wat
rommelig ervaren.

Met name in de hal zelf, in mindere mate ook in het bestuurscentrum. Tot situaties die door partijen als risicovol zijn
aangeduid heeft dat niet geleid, met uitzondering van het functioneren van de medische post: door meerdere partijen zijn
tijdens de evaluatie hierover zorgen uitgesproken en is aangegeven dat er sprake was van onduidelijkheid over
verantwoordelijkheden. Gezien de gevolgen die niet adequaat handelen op deze post kan hebben, is een nadere evaluatie
hier aan te bevelen.




                                                                                                                           3
                                                                                                                               p 6 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>    1. Inleiding


1.1 Aanleiding
Op 15 oktober 2015 is een groep vluchtelingen van circa 150 personen opgevangen in de sporthal ‘De Tulp’ in de gemeente
Teylingen voor de duur van zes dagen. Hierna is de groep vluchtelingen op 21 oktober 2015 opgevangen in de sporthal ‘De
Waterkanten’ in de gemeente Lisse voor wederom de duur van zes dagen. Hierna is de groep vluchtelingen ondergebracht
in de sporthal ‘De Vosse’ in de gemeente Hillegom. De groep vluchtelingen is na deze zes dagen ondergebracht op diverse
locaties buiten de regio.

Dit evaluatieonderzoek richt zich op de opvang van zes dagen in de sporthal ‘De Tulp’ in de gemeente Teylingen. Het
opvangen van een groep vluchtelingen voor een meerdaagse periode was een nieuwe ervaring voor de gemeente. Deze
situatie was ook niet geoefend binnen de crisisorganisatie.

Gezien de hoeveelheid vluchtelingen die ook nu nog dagelijks in Europa en in Nederland aankomen is het niet uit te sluiten
dat op korte termijn vanuit het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) weer een verzoek komt voor het opvangen van
vluchtelingen. De gemeente wil daarom leren van de ervaringen die zijn opgedaan tijdens de opvang is een goede
gelegenheid om voor toekomstige opvang te leren.

De gemeenteraad van de gemeente Teylingen heeft het college op 26/10/2015 verzocht om de opvang van de
vluchtelingen in de gemeente Teylingen te evalueren. Daarbij heeft de raad gevraagd de bewoners van Voorhout te
betrekken bij de evaluatie en inzicht te bieden in de kosten die gemoeid waren met de vluchtelingenopvang. De evaluatie is
uitgevoerd door de directiesecretaris. Zij was niet betrokken bij de crisisnoodopvang.


1.2 Evaluatievraag en aanpak

Zoals eerder aangegeven heeft de gemeente Teylingen niet eerder te maken gehad met een vorm van opvang als de
crisisnoodopvang. De voorbereidingstijd voor de crisisnoodopvang was erg kort, enkele uren. In oktober heeft in een groot
aantal gemeenten in de Veiligheidsregio Hollands Midden crisisnoodopvang plaatsgevonden. Vanwege de hoge belasting
die dit heeft veroorzaakt bij de samenwerkingspartners in de regio, heeft de Veiligheidsregio het COA verzocht gedurende
een periode van ca. 3 maanden geen beroep te doen op de gemeenten in deze regio.
Op dit moment nemen de aantallen vluchtelingen die ons land binnenkomen af. De verwachting is echter dat in het nieuwe
jaar de vluchtelingenstromen weer zullen toenemen.

Als er opnieuw een beroep gedaan wordt op deze regio, komen eerst de gemeenten in aanmerking die nog geen opvang
verzorgd hebben. Maar het is zeker niet ondenkbaar dat in het komend jaar wederom een beroep gedaan wordt op
Teylingen om crisisnoodopvang te verzorgen. Het college heeft aangegeven dat voor crisisnoodopvang een reactieve
houding wordt aangenomen maar dat bij een eventueel verzoek een welwillende houding zal worden ingenomen. Wanneer
een verzoek voor crisisnoodopvang gedaan wordt komen in principe drie locaties in aanmerking: de sporthallen de Tulp, de
Wasbeek en de Geest.

Deze evaluatie is nadrukkelijk bedoeld om te leren. Om die reden heeft de evaluatie een beschouwende vorm en is het
geen strakke proces- of cijfermatige evaluatie.
In de evaluatie gaan we in op ervaringen van bewoners, vrijwilligers, samenwerkingspartners en medewerkers. Daarnaast
heeft de raad gevraagd de kosten van de crisisnoodopvang in kaart te brengen.

Voor dit evaluatieonderzoek is gebruik gemaakt van de volgende onderzoeksmethoden:
    • Interviews met diverse betrokkenen;
    • Aanwezigheid op de wijkmarkt in Sporthal de Tulp op 16 november 2015;
    • Oproep aan inwoners van Voorhout om de enquête in te vullen, uitgezet via de website, facebook en twitter;
    • Enquête onder vrijwilligers per e-mail;
    • Enquête onder de medewerkers van gemeente Teylingen
    • Analyse van opmerkingen die ten aanzien van de vluchtelingenopvang “spontaan” bij de gemeente waren
          binnengekomen.
    • Analyse van tijdens de crisisnoodopvang opgeslagen documenten.

De interviews met de samenwerkingspartners ISD, het Nederlandse Rode Kruis en de GHOR Hollands Midden zijn door de
gemeenten Lisse en Hillegom gezamenlijk georganiseerd.




                                                                                                                         4
                                                                                                                             p 7 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>1.3 Leeswijzer
Deze evaluatie starten we in het volgende hoofdstuk met een feitenoverzicht. Achtereenvolgens gaan we in het volgende
hoofdstuk in op de ervaringen van bewoners, vrijwilligers, samenwerkingspartners en medewerkers van de gemeente.
Vervolgens volgt een kostenoverzicht.
Afgesloten wordt met conclusies en aanbevelingen.




                                                                                                                        5
                                                                                                                            p 8 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>    2. Een kort feitenoverzicht

Vanwege het grote aantal mensen dat momenteel Nederland binnenkomt, is er landelijk extra capaciteit voor crisisopvang
nodig. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers beschikt niet over voldoende reguliere opvangplekken.

Op 15 oktober heeft de veiligheidsregio rond 14.30 uur de burgemeester van de gemeente Teylingen geïnformeerd dat
voor dezelfde dag een opvangplek voor ca. 580 vluchtelingen in de regio gezocht werd voor ca. 12 nachten. Na overleg met
de gemeenten Lisse en Hillegom besluiten deze drie gemeenten gezamenlijk gehoor te geven aan deze oproep.

In de gemeente Teylingen zijn diverse accommodaties beschikbaar voor crisisopvang. De Tulp bleek op 15 oktober de meest
geschikte opvanglocatie:
- Er is voldoende ruimte aanwezig voor opvang van ca. 150 personen;
- Er zijn voldoende sanitaire voorzieningen en er is buitenruimte beschikbaar;
- Er vond geen grootschalig evenement plaats, zoals in de Wasbeek waar Saspop plaats zal vinden.

In de Tulp waren wel op het moment van deze beslissing sportclubs al bezig met de voorbereiding van trainingen. En in
ExVoto zou dat weekend Hard Magni, een hardcorefeest, plaatsvinden.

Om ca. 18.00 uur was het duidelijk dat een groep van ca. 150 vluchtelingen diezelfde avond in sporthal de Tulp zou
arriveren voor een periode van zes dagen en dat dezelfde groep vervolgens voor zes dagen in sporthal de Waterkanten in
Lisse ondergebracht werd. Een persbericht en 1100 bewonersbrieven worden verspreid. Het klantencontactcentrum blijft
open, zodat mensen vragen kunnen stellen. Ook via sociale media worden vragen beantwoord.
Via Facebook en Twitter wordt informatie verstrekt en worden oproepen gedaan voor hulpgoederen (in te leveren bij de
gemeentewerf), vrijwilligers en tolken.

Conform de afspraken in het rampenplan verzorg de ISD de bemensing van de opvang en zorgt het Rode Kruis de inrichting.
De gemeente vraagt de ISD vanaf 20.30 aanwezig te zijn in de sporthal.

De gemeente werkt nauw samen met politie om de veiligheid te waarborgen. Nog op 15 oktober heeft een
driehoeksoverleg plaatsgevonden. Er is particuliere beveiliging ingeschakeld. Dit is belangrijk voor omwonenden en
tegelijkertijd wordt hiermee ook rust en ruimte geboden aan vluchtelingen.

Onduidelijkheid is er lange tijd over de samenstelling van de groep. Informatie vanuit het COA is niet éénduidig: gezinnen of
alleenstaanden, land van herkomst, wel of geen kinderen onder de twaalf een duidelijk antwoord is er niet.

De eerste reacties op de opvang zijn wisselend. De gemeentewerf, die tot middernacht geopend is, wordt overspoeld met
giften naar aanleiding van de oproep. Op de facebook pagina van de gemeente verschijnen negatieve reacties, maar ook
heel veel positieve. De pagina “geen AZC in Voorhout” verschijnt op Facebook.

Rond de sporthal wordt het onrustig. Een dertigtal jongeren uit hun boosheid over het aflasten van het hardcore feest. Een
noodverordening wordt ingesteld.

Rond middernacht komen de eerste drie bussen aan, kort na één uur de laatste.

Op vrijdag 16 oktober worden twee informatiebijeenkomsten georganiseerd in het bestuurscentrum. Bij de eerste
bijeenkomst in de ochtend zijn ca. vijftien belangstellenden aanwezig. Bij de tweede, in de avond, komen ca. 120 inwoners.
Gevraagd wordt of de gemeente niet eerder voorbereidingen had kunnen treffen en gesproken wordt over het aflasten van
het Hard Magni feest.

Ook in het weekend blijft de gemeente bereikbaar voor vragen en opmerkingen. Voor de vluchtelingen worden diverse
activiteiten georganiseerd en een aantal raadsleden bezoekt de Tulp.
Er komen verzoeken van vluchtelingen om zich bij familieleden die elders in Nederland zijn ondergebracht te mogen
voegen. Vanuit het COA komt er geen duidelijkheid of dit mag. Dat geeft enige onrust.

Op maandag geven twee Syrische vrouwen een interview aan de pers. Het interview maakt veel indruk.
Er ontstaat onduidelijkheid over een vermoeden van schurft.

Op dinsdag worden de vluchtelingen officieel geregistreerd door de Vreemdelingenpolitie. Dat gebeurt in Amsterdam en
Rotterdam.

Op woensdag worden de bedden en andere benodigdheden overgebracht naar de sporthal de Waterkanten in Lisse. Hier
zal de opvang de volgende zes dagen plaatsvinden. De vluchtelingen worden na de lunch met bussen naar Lisse gebracht.


                                                                                                                           6
                                                                                                                                p 9 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>    3. Bevindingen


3.1 Inleiding
De afgelopen weken hebben we informatie verzameld over de wijze waarop inwoners, vrijwilligers, samenwerkingspartners
en medewerkers de crisisnoodopvang beleefd hebben. Doel was een objectief beeld te krijgen van wat er goed en wat er
minder goed is gegaan. Gekozen is voor een open vraagstelling, om sturing zoveel mogelijk te voorkomen. We wilden
iedereen die daar behoefte aan had de gelegenheid geven te reageren. Naar het voorbeeld van andere gemeenten is er
voor gekozen de evaluatie niet volledig anoniem uit te voeren.

3.2 De inwoners van de gemeente Teylingen
Net als de gemeente zelf zijn de inwoners van de gemeente Teylingen op 15 oktober overvallen met de mededeling dat
diezelfde avond ca. 150 vluchtelingen opgevangen zouden worden in sporthal de Tulp. Door het volgen van de reacties op
facebook en de reacties van inwoners op de informatiebijeenkomsten, kreeg de gemeente een eerste beeld van hoe de
inwoners aankeken tegen de vluchtelingenopvang.

Er waren kritische geluiden te horen, met name over de informatievoorziening (was het niet mogelijk geweest eerder te
informeren) en het aflasten van het hardcore feest in Ex Voto.
Tegelijkertijd werd de gemeentewerf overspoeld met hulpgoederen en boden vrijwilligers zich aan om te helpen.

Om de stemming onder de inwoners van Teylingen te volgen werden ook de sociale media gevolgd. Er waren positieve en
negatieve reacties, waarbij er in het weekend een omslagpunt lijkt te zijn in de manier waarop over de vluchtelingen
gedacht wordt.

Een aantal inwoners heeft bij (medewerkers van) de gemeente op eigen initiatief evaluatiepunten aangegeven. Daarnaast
zijn omwonenden op de wijkmarkt in de Tulp in de gelegenheid gesteld een enquête in te vullen en waren medewerkers
van de gemeente aanwezig om mee in gesprek te gaan over de ervaring. Via de website van de gemeente, twitter en
facebook is een oproep gedaan om een reactie te geven.

Opvallend was dat de animo om mee te doen aan de evaluatie onder omwonenden niet groot was. “Ik heb er weinig van
gemerkt”, “niet nodig” en “alles is toch goed gegaan dus waarom zou ik een formulier invullen” waren reacties. Ook op de
ingevulde formulieren kwam dit beeld terug. Hoewel de respons dus niet bijzonder hoog was, waren de reacties wel zeer
eensluidend.

De volgende aandachtspunten zijn naar voren gekomen:

        Aandacht voor informatievoorziening vooraf:
    -    Omwonenden hebben de informatiebrief die huis aan huis verspreid is, op prijs gesteld. Omdat het
         verspreidingsgebied op 15 oktober moest worden bepaald, zijn helaas twee straten overgeslagen bij de
         verspreiding. In deze straten is de brief op 16 oktober alsnog bezorgd;
    -    Omwonenden waren graag eerder geïnformeerd over het feit dat de sporthal de Tulp gebruikt kon worden als
         crisisnoodopvanglocatie. Ook al was er nog geen concrete vraag;

        Overlast tijdens de opvang:
    -    Aandacht is nodig voor plaatsing van de hekken. Bewoners van een buurhuis, moesten telkens hekken
         verplaatsen om bij hun eigen woning te komen;
    -    Een enkele melding is binnengekomen van vluchtelingen die door tuinen liepen;
    -    Een enkele opmerking is gekomen over vluchtelingen die zonder begeleiding naar het centrum liepen;
    -    Als storend is ervaren dat trainingen in de Tulp opeens waren afgelast en kinderen zonder uitleg terug werden
         gestuurd;

        Nazorg:
    -    Mensen hebben vragen over wat er met de overgebleven hulpgoederen gedaan is. Aangegeven wordt dat het
         netter was geweest als de gemeente inwoners had betrokken bij het zoeken naar een goede bestemming.




                                                                                                                           7
                                                                                                                           p 10 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>3.3 De vrijwilligers
Bij de hulp van de crisisopvang zijn veel vrijwilligers betrokken geweest. De respons onder vrijwilligers op de enquête was
hoger dan onder inwoners algemeen, waarbij aangetekend moet worden dat veel vrijwilligers op hetzelfde formulier ook
een reactie als inwoner gaven. Bij het evaluatiegesprek met het Rode Kruis zijn een aantal vrijwilligers aanwezig geweest

Vrijwel alle respondenten gaven aan hun inzet als positief te hebben ervaren. Wel gaven de vrijwilligers de volgende
aandachtspunten aan:

         Rommelige indruk van de organisatie:
          Vrijwilligers hebben de organisatie de eerste dagen als wat rommelig ervaren. Dit gold zowel voor vrijwilligers op
          de werf als in de hal. De volgende opmerkingen zijn hierbij gemaakt:
          - coördinatie ontbrak;
          - duidelijke aanspreekpunten ontbraken;
          - duidelijke instructies ontbraken;
          - er waren vrijwilligers opgeroepen die bij aankomst niet op de lijst stonden;
          - de eindtijd was onduidelijk;
          - de registratie van vrijwilligers was onduidelijk;
          - geplande activiteiten werden plotseling geannuleerd vanwege registratie.

         Betrokkenheid professionele hulpverleners:
          Diverse vrijwilligers geven aan dat zij vonden dat er bij de professionele hulpverleners wat meer betrokkenheid bij
          de vluchtelingen had mogen zijn. Als voorbeeld komt een aantal keer naar voren de man die net uit het
          ziekenhuis kwam en direct de bus in moest voor de registratie.

         Eten:
          Over het eten loopt de mening van de vrijwilligers uiteen. De één geeft aan dat het een schande was wat er werd
          voorgeschoteld, anderen melden weer dat het allemaal best wat soberder kon.

De vrijwilligers geven over het algemeen aan, een volgende keer graag weer te willen helpen.

Stichting Present heeft uiteindelijk de coördinatie van inzet van vrijwilligers op zich genomen. Zij geven het volgende aan:

          Aanmelding
          - Het werkt het best als mensen zich als groep aanmelden:
          Voorbereidingen en idee/aanbod ligt dan bij de vrijwilligers.
          We hoeven dan ook niet op kantoor individuen tot groep te vormen.
          Het is overzichtelijker / veliger wie er zijn:
          Zij kennen elkaar en spreken elkaar aan, hebben meest een groepsleider, er is een aanspreekpunt voor ons.
          - Individuen die zich aanmelden (zoals bij Zorgsaam of in Hillegom) kunnen dan ingezet worden voor
          individuele activiteiten (als bij catering bv) of op aanvulling van de groepsactiviteiten (bv vervoer verzorgen naar
          sportveld )
          - De begeleiding van de groepen door Present (in oranje) werd als prettig ervaren: herkenbaar als aanspreekpunt
          (voor groepen vrijwilligers en voor locatie)
          - De communicatie verliep vooral in Voorhout en Lisse heel goed, met opvanglocatie, gemeente en St. Zorgsaam.
          - In Voorhout was de locatie manager niet altijd bereikbaar omdat er steeds andere telefoon was. In Lisse en
          Hillegom ging er 1 telefoon rond, die over ging naar dag en nacht managers.... Heel handig!
          - Handig als er mailadressen bekend zijn van vrijwilligers zodat er mails (protocol, huisregels, uitnodiging,
          evaluatie) rondgestuurd kunnen worden. Maar ook telefoon nrs om mensen snel (!) te kunnen bereiken.




                                                                                                                               8
                                                                                                                               p 11 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>3.3 De samenwerkingspartners
De gemeente heeft de crisisnoodopvang uitgevoerd in samenwerking met diverse partners. Samen het de gemeenten Lisse
en Hillegom, heeft Teylingen evaluatiegesprekken gevoerd met de ISD, het Nederlandse Rode Kruis en de GHOR. Ook is
gesproken met de beheerder van de sporthal de Tulp.

De ISD

De ISD is volgens het gemeentelijk rampenplan verantwoordelijk voor de bemensing van de opvang. De medewerkers van
de ISD zijn meegegaan met de vluchtelingen naar Lisse en Hillegom en vormden zo een constante factor. De ISD is positief
over het verloop van de opvang, waarbij aangegeven is dat er vanzelfsprekend sprake was van een leerproces.

Uit het gesprek met de ISD kwamen de volgende aandachtspunten naar voren:
- Van belang is dat alle partijen werken met de juiste mensen: mensen die van aanpakken weten en hun gezond verstand
durven te gebruiken;
- Een duidelijke leiding en duidelijke aansturing is nodig anders gaan mensen hun eigen plan trekken;
- Er was veel onduidelijkheid over de medische post: er waren veel verschillende partijen, niet duidelijk was wie waarvoor
verantwoordelijk was. Bij de verdenking van schurft ging iedereen ineens heel hard hollen zonder dat de arts van de GGD
was geraadpleegd. Opeens werden bedden geruimd en liepen er mensen in gele pakken rond. Dit heeft voor onnodige
onrust gezorgd.
De ISD schat in dat soms teveel medische hulp is ingeschakeld. De ISD gaf aan dat de aansturing van de medische post lag
bij het Rode Kruis. Er was niet altijd goede coördinatie over de hoeveelheid vrijwilligers. Dat kwam waarschijnlijk door het
grote aantal opvang locaties in de regio;
- Er was weinig informatie beschikbaar vanuit het COA en er werd ook niet gereageerd op vragen. Niet bekend was
daardoor wat de doelgroep was en daardoor was niet goed bekend wat er aangeschaft moest worden;
- De ISD heeft de organisatie van activiteiten door Present als positief ervaren. De aansturing van de tolken was een
aandachtspunt. Vrijwilligers zijn soms wel wat te betrokken en gaan dan dingen op eigen houtje doen voor een deel van de
vluchtelingen. Dat gaat niet altijd goed. Vanuit de gemeente moet duidelijkheid gegeven worden richting de vrijwilligers wie
waarvoor verantwoordelijk is.
- Een duidelijk aandachtspunt is de screening van de (motivatie van de) vrijwilligers. Nu was daar te weinig tijd voor en dat
heeft er in één geval gedurende de opvang in de drie gemeenten toe geleid dat een vrijwilliger gevraagd is te vertrekken;
- Een duidelijke taakopdracht aan vrijwilligers is ook een aandachtspunt;
- Moeilijk in te schatten was wat er benodigd was aan eten. Goed toezicht op een eerlijke verdeling van eten was nodig. Bij
de lokale cateraars in Lisse en Hillegom was het wat makkelijker contact te krijgen en was de insteek wat flexibeler dan bij
van der Valk. De vluchtelingen waren met name enthousiast over de catering in Lisse en Hillegom.
- In Teylingen en Lisse verzorgde hetzelfde bedrijf de beveiliging, in Hillegom een andere. De beveiliging in Hillegom was
duidelijker en rechtlijniger. In Teylingen ontbrak een duidelijke coördinator/aanspreekpunt. Ook hield niet elke beveiliger
zich aan zijn eigen rol.
- Openheid is van belang maar laat mensen ook met rust, ze hebben veel meegemaakt. Het bezoek van raadsleden in
Teylingen had een erg observerend karakter. Hoe goed bedoeld ook, het is beter bij een bezoek ook zelf wat te doen.
- Voor de afstemming met partners is van belang dat duidelijk is wie contactpersonen zijn. Dagelijks kort overleg
betrokkenen op locatie werkt goed. In Teylingen is dat nog niet gedaan, later wel;
- De sporthallen die gebruikt zijn bieden echt het minimum aan voorzieningen. Heel belangrijk is voldoende douches en
wc’s, voldoende buitenruimte en een aparte ruimte voor de leiding;
- In Teylingen was niet altijd duidelijk wie de beheerder van de Sporthal was. Het is belangrijk om een duidelijk
aanspreekpunt te hebben. Bij de andere locaties was dat duidelijker;
- De ISD is bereid nog een keer opvang te verzorgen. In het nieuwe Rampenplan wordt een deel van de taken die nu door de
ISD zijn uitgevoerd bij het Rode Kruis neergelegd. Voor 24 uurs opvang kan dat, maar de vraag is of voor langere opvang dat
ook kan. Als dat niet mogelijk is, is de ISD bereid bij te springen.

Het Nederlandse Rode Kruis

Het Rode Kruis was tijdens de crisisnoodopvang verantwoordelijk voor de inrichting van de sporthal en het verrichten van
EHBO in de sporthal. In de periode dat het Rode Kruis ingezet werd in Voorhout, verzorgde zij ook opvang op diverse
andere locaties in de regio. Dit zorgde voor een grote druk op de vrijwilligers van het Rode Kruis.




                                                                                                                           9
                                                                                                                            p 12 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>De vertegenwoordigers van het Rode Kruis gaven aan dat op papier sluitende afspraken gemaakt waren. In de praktijk
werkten de afspraken niet altijd. Het Rode Kruis is positief over de samenwerking met de ISD.

Kritisch was het Rode Kruis over de gang van zaken rond de medische post. De vrijwilligers van het Rode Kruis zouden in
principe alleen ingezet moeten worden voor het verlenen van eerste hulp. De GHOR is verantwoordelijk voor de organisatie
van huisartsenzorg, verpleegkundigen en apothekers.

Aandachtspunten die voortkwamen uit het gesprek met het Rode Kruis waren:
- Niet altijd was duidelijk wie de leiding had en wie besluiten kon nemen. Het zou goed zijn wanneer voor de
herkenbaarheid met een uniform systeem van hesjes gewerkt zou worden, waarbij alle leidinggevenden een groen hesje
zouden dragen;
- De samenwerking met verpleegkundigen verliep goed wanneer zij er waren. Wanneer zij er niet waren, was echter
onduidelijk wie de verantwoordelijkheid had voor medische vraagstukken. Sommige vrijwilligers van het Rode Kruis, die
medisch onderlegd waren, schoten dan toch te hulp. Daardoor werden er echter ten onrechte verwachtingen gewekt;
- Er was onduidelijkheid rond medicijn verstrekking. Medicijnen werden soms gebracht door een koerier van de apotheek
en niet door een apotheker of apothekersassistente. De toelichting op het gebruik van medicijnen moest gedaan worden
door een vrijwilliger van het Rode Kruis met een tolk. Dit is ongewenst. Eerste verstrekking van medicijnen met toelichting
zou altijd door een deskundige moeten worden gedaan en daarvan zou aantekening gemaakt moeten worden in het dossier
en op het medicijndoosje;
- Medicijnen werden verstrekt op naam. Door onbekendheid met de (opbouw van) namen van vluchtelingen,
gecombineerd met het voorgaande punt is tenminste één maal bijna een medicijn voor een volwassene aan een kind
gegeven. Het Rode Kruis beveelt aan de vluchtelingen te registreren op nummer, dat nummer op het polsbandje te zetten
en te gebruiken bij dossiervorming. Dit om onduidelijkheid te voorkomen;
- Medische dossiers, bijvoorbeeld na ziekenhuisbezoek, zijn overgedragen aan vertegenwoordigers van het Rode Kruis en
niet aan de vluchtelingen zelf. Het Rode kruis administreert binnen de organisatie EHBO. Als daar een andere administratie
aan wordt toegevoegd (in dit geval medische dossiers) kan dat in conflict komen met verplichtingen die aan medische
dossiers vast zitten. Daar is het Rode Kruis niet op ingesteld. Het Rode Kruis adviseert de dossiers aan de vluchtelingen zelf
te geven, net zoals bijvoorbeeld bij vakantiegangers gebruikelijk is.
- Het Rode Kruis adviseert om bij formele zaken officiële tolken in te zetten, en alleen bij dagelijkse zaken burgertolken. Dit
om (onbedoelde) beïnvloeding te voorkomen.

GHOR Hollands Midden

De GHOR Hollands Midden is door de gemeente gevraagd 24-uurs gezondheidszorg te organiseren rond de
crisisnoodopvang. Opvallend is dat zowel in het gesprek met de ISD als met het Rode Kruis als bij de GHOR naar voren
kwam dat er veel onduidelijkheid was over de taken en verantwoordelijkheden m.b.t. gezondheidszorg in de
crisisnoodopvang. Deze onduidelijkheid is te verklaren als men zich realiseert dat crisisnoodopvang een nieuwe vorm is
binnen het proces Opvangen en verzorgen van gemeenten.

In een brief van 9 november geeft de GHOR aan dat crisisnoodopvang in de Tulp verzorgd werd van 18 tot 21 oktober 2015.
De GHOR geeft aan in die periode zorg te hebben gedragen voor:

1. Dagelijks huisartsenspreekuur in de opvanglocatie
2. Tussen 08.00 en 17.00 uur inhuur gespecialiseerde verpleegkundigen
3. Afspraken met lokale apotheek
4. Materialen voor het huisartsenspreekuur
5. Eerste screening door RAV-verpleegkundige of OvDG bij aankomst vluchtelingen
6. Afspraken met GGD
7. Afspraken met huisartsenpost

Facturen zijn ingediend door de GHOR bij de gemeente voor inhuur van verpleegkundigen voor 18 tot 21 oktober van 8.00
tot 16.00 uur. Huisartsen kunnen kosten rechtstreeks indienen bij het COA, kosten voor materialen en RAV-verpleegkundige
en OvDG komen voor rekening van de exploitatiebegroting van de GHOR. Het was voor de GHOR niet mogelijk om op 16 en
17 oktober verpleegkundige zorg te organiseren. De OvDG heeft bij aankomst in de Tulp een oppervlakkige screening van
de vluchtelingen gedaan. Op 16 en 17 oktoberis er overigens wel huisartsenzorg verleend.

Diverse betrokkenen hebben wel gemeld dat het de eerste dagen niet lukte een gespecialiseerde arts op locatie te krijgen
voor een meisje met ernstige psychische problemen. Op dat moment was niet bekend dat een gemeente (ondersteund

                                                                                                                            10
                                                                                                                              p 13 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>door de (huis)arts) het COA vragende betreffende vluchteling (en familie) uit de crisisnoodopvang te halen om op een meer
permanente locatie te kunnen behandelen. Het gesprek met de GHOR bevestigt dit onduidelijke beeld. De GHOR geeft
bijvoorbeeld aan dat niet altijd duidelijk is wie nu welke huisarts geregeld heeft. De GHOR geeft aan dat de gemeenten
verantwoordelijk zijn voor de opvang en het regelen van zorg bij crisisnoodopvang. Vanaf de eerste crisisnoodopvang in de
regio is de GHOR op een rijdende trein gesprongen en heeft een bijdrage geleverd in het traject van crisisnoodopvang, die
als nuttig is ervaren door gemeenten.
De GHOR geeft aan dat de situatie rond de medische dossiers onduidelijk was. Het vormen van medische dossiers op een
locatie waar verschillende partijen daarin met elkaar samenwerken is een leerproces geweest. Zij geven aan dat de
verpleegkundige met de coördinator opvang op de locatie verantwoordelijk is voor de dossiers. Het is ongewenst dat
vrijwilligers van het Rode Kruis de dossiers lezen. De GHOR geeft aan dat er voldoende contacten met de gemeente zijn
geweest. Voor alle partijen is het een traject geweest waarin nieuwe problemen die naar voren kwamen op basis van
samenwerking opgelost zijn.




STIWA

Stiwa beheert de sporthallen in de gemeente Teylingen. Hoewel Stiwa wist dat sporthallen gebruikt kunnen worden voor
crisisopvang, waren zij niet goed geïnformeerd over wat dat inhield. Stiwa is niet bekend met het feit dat 3 sporthallen zijn
aangemeld bij de Veiligheidsregio als mogelijke locatie voor crisisnoodopvang. Stiwa heeft de opvang zelf ook geëvalueerd
en is bezig met het opstellen van een draaiboek voor opvang.

Aandachtspunten die naar voren kwamen in het gesprek met Stiwa:

         Voorbereiding
          - Het kwam goed uit dat de opvang plaats vond in de herfstvakantie. Daardoor werd er minder gebruik gemaakt
          van de hal. De komende 3 maanden zitten alle sporthallen overvol en zouden ook competities last hebben van
          opvang;
          - door de korte voorbereidingstijd was het niet mogelijk de vloer te beschermen. Aangezien het een nieuwe vloer
          was, is dit zonde. In een draaiboek voor opvang zou opgenomen moeten worden, waar op korte termijn een vloer
          vandaan kan komen. De vloeren in de sporthallen in Teylingen zijn redelijk uniform van oppervlakte;
          - Stiwa zou graag zien dat er voor inrichting van een sporthal als vluchtelingenopvang een kick off bijeenkomst
          gehouden wordt met betrokkenen, waar dan ook Stiwa bij aanwezig is;
          - onduidelijk was wie waarvoor aanspreekpunt was en wie beslissingen mocht nemen;

         Rolverdeling en herkenbaarheid
          - Ook door Stiwa wordt aandacht gevraagd voor herkenbaarheid van de professionals. Om zelf herkenbaar te zijn,
          heeft Stiwa inmiddels hesjes aangeschaft;
          - Stiwa wil een volgende keer meer inbreng over de indeling en het gebruik van ruimtes. Nu werden ruimtes in
          beslag genomen die verhuurd zijn aan derden;
          - Een telefoonlijst met mobiele nummers van betrokkenen zou handig zijn;
          - onduidelijk was wie waarvoor aanspreekpunt was en wie beslissingen mocht nemen;

         Voorzieningen
          - Regel niet alleen catering maar ook tafels en stoelen etc. Nu werd zonder overleg gebruik gemaakt van spullen
          van Stiwa en huurders;
          - Voor personeel van Stiwa was het soms moeilijk om toegang te krijgen. Het zou goed zijn als er bijvoorbeeld met
          pasjes gewerkt werd;
          - Het ontbrak aan goede overzichten van benodigde artikelen, wie heeft wat en wie is waarvoor verantwoordelijk;
          - Er waren onvoldoende toiletvoorzieningen, daardoor raakten ze vervuild ondanks dat ze twee keer per dag
          schoongemaakt werden. Het bijplaatsen van toiletten was raadzaam geweest;
          - Onduidelijk is op welke termijn de kostendeclaratie wordt afgehandeld. Tot nu toe is er alleen een
          ontvangstbevestiging gestuurd;




                                                                                                                           11
                                                                                                                                p 14 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>3.4 De (ambtelijke) organisatie van de gemeente Teylingen
Een groot aantal medewerkers van de gemeente Teylingen is betrokken geweest bij de organisatie van de
crisisnoodopvang. Een enquête is uitgezet waar een goede respons op kwam. Met één medewerker is op zijn verzoek een
aanvullend gesprek gevoerd.
Met de twee medewerkers rampenbestrijding is een evaluatiegesprek gevoerd.

De meeste werknemers waren zeer enthousiast over de opvang en gaven aan dat zij de opvang als positief hebben ervaren.
De bereidheid om te werken was groot en de samenwerking was erg goed.
De aansturing door en duidelijkheid van de teamleiders is meerdere malen geprezen. Wel zijn er veel suggesties gedaan
voor praktische verbeterpunten.

Aandachtspunten die naar voren kwamen uit de evaluatie onder de medewerkers:
       Rolduidelijkheid
    -   Veel medewerkers die deel hebben genomen aan de crisisnoodopvang, nemen ook deel aan de reguliere
        crisisorganisatie. Voor deze medewerkers was hun rol duidelijk;
    -   Een aantal medewerkers heeft eerder dit jaar een brief gekregen dat zij geen deel meer uitmaakten van de
        crisisorganisatie. Deze medewerkers waren erg verbaasd dat zij toch opgeroepen werden;
    -   Enkele medewerkers zijn opgeroepen die geen ervaring in de reguliere crisisorganisatie hadden of ervaring
        hadden in een andere rol. Bij hen was sprake van rolonduidelijkheid en in een enkel geval onduidelijkheid over
        mandaten en bevoegdheden. Ook hier werd het incident rond schurft genoemd als voorbeeld. Onduidelijk was
        wat er moest gebeuren met aanmeldingen van vrijwilligers en welke gegevens genoteerd moesten worden.
        Overigens is door andere medewerkers de enorme inzet van juist deze medewerkers geprezen.

        Belasting medewerkers
    -    De belasting van medewerkers was niet gelijkwaardig verdeeld over de organisatie. Veel inzet is gevraagd van de
         afdelingen MO, Gemeentewerken, het team communicatie, het bestuurssecretariaat en het KCC. Bij andere
         onderdelen van de organisatie was er niet altijd begrip voor vertraging van andere werkzaamheden, in een enkel
         geval zelfs niet voor eigen directe collega’s die ingezet waren voor de crisisorganisatie;

        Telefonische bereikbaarheid en ICT
    -    Diverse medewerkers geven aan dat het in de communicatie met de partners lastig was dat gebruik gemaakt
         moest worden van de eigen mobiele telefoon. Bij wisseling van dienst moesten nieuwe contactgegevens
         doorgegeven worden. Medewerkers die geen dienst meer hadden werden toch nog gebeld. Handiger is te werken
         met vaste telefoons per team/functie;
    -    Hoewel ook vanuit ICT hard meegewerkt werd, was het opzetten van de ICT systemen lastig. Het regelen van
         goede wifi op de opvanglocatie en het regelen van toegang voor medewerkers van de andere gemeenten kostte
         tijd;

        Verslaglegging en registratie
    -    Er is geen eenduidige werkwijze voor verslaglegging en opslag van bestanden gehanteerd bij de verschillende
         teams. Gewerkt is op de J-schijf en de S-schijf in verschillende mappen. In het zaaksysteem zijn zeer beperkt
         stukken terug te vinden. TBZ maakte verslagen bij de overleggen in Excel, het BT maakte een meer beschrijvend
         verslag in word, en team communicatie werkte met een logboek. Niet altijd is te achterhalen waarom besluiten
         genomen zijn;
    -    Er waren geen duidelijke afspraken gemaakt over het registreren van vrijwilligers die zich aanmeldden. Hierdoor
         zijn vaak geen NAW gegevens bekend;

        COA
    -    Contacten met het COA verliepen moeizaam, informatie werd niet of laat gegeven en vragen werden niet
         beantwoord.

        Communicatie
    -    Veel aandacht is besteed aan een zorgvuldige communicatie. Er werd ruim de gelegenheid geboden om vragen te
         stellen. De gemeente was buiten de reguliere openingstijden telefonisch bereikbaar, er waren twee
         informatiebijeenkomsten en er kwam veel informatie via de website;
    -    Deze inzet heeft veel positieve pers opgeleverd;
    -    De sociale media zijn nauwlettend gemonitord om in te kunnen spelen op wat daar gebeurde.




                                                                                                                         12
                                                                                                                           p 15 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>    4. Het kostenoverzicht


De raad heeft gevraagd inzicht te verschaffen in de kosten die gemoeid waren met de crisisnoodopvang. Onderstaand een
overzicht van de kosten naar kostensoort.




     Kostensoort          Omschrijving                                     Uitgaven
       34303              Aankoop diverse materialen                                                     € 4297
       34307              Schoonmaakwerkzaamheden                                                        € 3969
       34314              Beveiliging                                                                   € 38569
       34320              Verzekeringen                                                                     € 50
       34323              Diensten door derden                                                          € 22205
       34336              Overige diensten en aankopen                                                  € 37039
       34369              Uitgaven crisisopvang vluchtelingen                                            € 3108


                                                                  totaal                              € 109237

                          Nog te betalen                                                                € 13476

                                                                  totaal                              € 122713

                          Verwachte inkomsten*                                                         € 90.000


                                                totaal negatief saldo                                  € 32.713
Gerekend is met een vergoeding van €100, per vluchteling per dag voor 150 vluchtelingen.

Een schatting is gemaakt van het aantal uren van eigen personeel. Deze schatting komt uit op ca. 2000 uur (incl. uren ISD),
waarvan ca. 1000 uur eigen personeel was.

Om in te kunnen schatten of dit een normale inzet van middelen is, is gekeken naar de gegevens van andere gemeenten.
Lisse geeft aan dat de kosten ca. €100.000,- bedragen en medewerkers voor ca. 1600 uur zijn ingezet. Deze verschillen zijn
goed te verklaren uit de langere voorbereidingstijd die Lisse gehad heeft.

Een kostenbedrag van ca. €100.000,- lijkt een gemiddelde voor gemeenten die crisisnoodopvang hebben verzorgd.




                                                                                                                         13
                                                                                                                              p 16 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>      5. Conclusies en aanbevelingen

Op basis van alle ervaringen die gedeeld zijn door de diverse betrokkenen zijn een aantal algemene conclusies te trekken en
aanbevelingen te doen.

Een algemene conclusie is dat, hoewel er uiteraard verbeterpunten zijn aangedragen en op enkele punten zeker belangrijke
lessen te trekken zijn, opvalt dat iedereen met voldoening terug kijkt op het verloop van de crisisnoodopvang en bereid is
ook een volgende keer medewerking te verlenen.


5.1       Voorbereiding
Er is begrip voor het feit dat er weinig tijd was om vooraf te informeren en voorbereidingen te treffen. Wel wordt algemeen
de verwachting uitgesproken dat er nu wel voorbereidingen getroffen worden voor het geval het nogmaals tot crisisopvang
komt. Voor de aanloopfase leidt dat tot de volgende aanbevelingen:

         Communicatie met omwonenden, gebruikers en beheer van de mogelijke opvang locaties:
      -   Informeer omwonenden en gebruikers van de drie mogelijke opvang locaties over het mogelijke gebruik van de
          sporthal als crisisnoodopvang locaties*;
      -   Leg het verspreidingsgebied voor bewonersbrieven voor de drie locaties vast*;
      -   Formeer per locatie een overleggroep met vertegenwoordigers van omwonenden en gebruikers, die in geval van
          opvang op korte termijn bij elkaar geroepen kan worden en aan kunnen geven welke specifieke voorbereidingen
          per locatie gewenst zouden zijn;

         Inkoop goederen en diensten
      -   Formuleer een programma van eisen voor de beveiligers*;
      -   Leg van tevoren procedures vast voor zaken zoals de cateraar en het regelen van wifi*;
      -   Maak een standaardlijst van dingen die nodig zijn en zorg dat basale houdbare dingen als handgel op voorraad
          zijn*;

         Rollen en verantwoordelijkheden:
      -   Zorg voor duidelijkheid in verantwoordelijkheden in het medische circuit. Bij de crisisnoodopvang in oktober was
          die duidelijkheid er niet. Dat kan leiden tot gevaarlijke situaties (verkeerde medicijnen) of juist onnodig zware
          inzet (schurft). Neem als gemeente op korte termijn het initiatief om met de verschillende betrokkenen de
          ervaringen gezamenlijk te evalueren en een duidelijk gedragen proces af te spreken*;
      -   Zorg voor goede coördinatie en aansturing van de vrijwilligers, bijvoorbeeld door Present in samenwerking met
          Welzijn Teylingen. Maak nu al afspraken over taken en werkwijze *;
      -   Zorg voor een goede screening van vrijwilligers, neem dit mee in het overleg met Present en/of Welzijn Teylingen;
      -   Informeer medewerkers van Teylingen over de mogelijkheid om opgeroepen te worden in geval van crisis
          noodopvang, ook wanneer je geen deel uitmaakt van de crisisorganisatie*;

         Communicatiemiddelen, bereikbaarheid en verslaglegging
      -   Zorg voor communicatiemiddelen die verbonden zijn aan een functie en niet aan een persoon;
      -   Zorg voor duidelijke taakomschrijvingen en mandaten voor teamleiders*;
      -   Zorg voor een duidelijke map indeling op de J-schijf;
      -   Spreek een uniforme wijze van verslaglegging af. Belangrijk is dat na aflossing nog duidelijk is welke beslissingen,
          waarom genomen zijn;

De acties die aangemerkt zijn met een * zouden al op korte termijn opgepakt moeten worden door de MOV’ers, omdat bij
een daadwerkelijke nieuwe vraag om crisisnoodopvang te verzorgen de voorbereidingstijd te kort zal zijn om dit allemaal
op te pakken. Hoogste prioriteit heeft daarbij de organisatie rond de medische post.


5.2       De opvangperiode
Uit de evaluatiegesprekken kwam naar voren dat met name de eerste dagen wat veel geïmproviseerd moest worden. Er
blijkt bovendien duidelijk een verschil in opvatting over wat goed is voor de vluchtelingen tussen vrijwilligers en
professionals. Rollen, taken en verantwoordelijkheden waren onderling niet altijd duidelijk. In het algemeen heeft dit geleid
tot hobbels die overwonnen kunnen worden. Rond de medische post lijkt ook sprake geweest te zijn van daadwerkelijke
risico’s.


                                                                                                                            14
                                                                                                                                 p 17 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Aanbevelingen voor de opvangperiode zijn:


    -    Zorg voor dagelijks kort overleg tussen betrokkenen;
    -    Maak inzichtelijk wie waarvoor op welk moment aanspreekpunt is;
    -    Zorg voor goede coördinatie en aansturing van de vrijwilligers;
    -    Zorg voor herkenbaarheid van de professionals in de hal;
    -    Hou oog voor prioriteiten: de vluchtelingen hebben veel meegemaakt, moeten tot rust kunnen komen en moeten
         geregistreerd worden. De professionals moeten hun werk kunnen doen;
    -    Iedereen die aanwezig is heeft een eigen rol, treedt niet in de rol van anderen;
    -    Beperk de toegang tot de opvanglocatie tot mensen die op dat moment een functie hebben: werk met een
         pasjessysteem.




                                                                                                                15
                                                                                                                  p 18 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Bestuurlijk verslag




        Verslag crisisnoodopvang
        vluchtelingen in Teylingen
        15 tot en met 21 oktober 2015




                                    1

                                        p 19 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Donderdag 15 oktober
Burgemeester Carla Breuer van Teylingen zit in overleg wanneer om 14:30 uur haar telefoon gaat.
Ze realiseert zich direct dat er iets aan de hand is: de telefoon wordt alleen doorgeschakeld als het
echt niet anders kan. Aan de lijn is Ruud Bitter van de Veiligheidsregio Hollands Midden. Is
Teylingen bereid crisisnoodopvang te verlenen aan vluchtelingen? En lukt dat vanavond al?
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) heeft bij de Veiligheidsregio het verzoek
neergelegd per direct opvang te bieden aan 580 vluchtelingen. In totaal moeten zij twaalf nachten
onderdak krijgen. Alle gemeenten in de regio worden gebeld met de vraag wat de mogelijkheden
zijn.
Teylingen wil dat eerst zelf goed op een rijtje zetten. Een team komt bij elkaar en neemt de
mogelijke locaties onder de loep. Dat zijn sporthal De Wasbeek in Sassenheim, sporthal De Tulp in
Voorhout en sociaal-cultureel centrum Het Trefpunt in Warmond. De Wasbeek valt af, daar is het
komende weekend een groot evenement gepland, Saspop. Het Trefpunt komt niet in aanmerking:
het gebouw is te klein en het is niet mogelijk om de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen
rondom het pand. De Tulp lijkt wél geschikt.
Het Rode Kruis, dat de opvanglocatie moet inrichten, wordt gebeld. De burgemeester heeft contact
met haar collega Lies Spruit. Lisse is ook bereid om opvang te leveren en de buurgemeenten
besluiten samen op te trekken.


Voorbereiding
Teylingen maakt zich klaar voor de opvang. Veel collega’s laten het werk waar ze mee bezig zijn uit
hun handen vallen. Een actiecentrum wordt ingericht, van waaruit praktische zaken en primaire
levensbehoeften worden geregeld. Bemensing van de sporthal gebeurt door medewerkers van de
ISD, zoals afgesproken in het rampenplan.
Collega’s uit Lisse, Alphen en Hillegom springen op deze of volgende dagen bij. Lisse kan zich zo
voorbereiden op de taak die ze zes dagen later tegemoet zien. Hillegom weet dan nog niet dat ze
daarna aan de beurt zijn.
Team communicatie wordt aangevuld met collega’s uit Lisse, Hillegom en Alphen. Met de informatie
die tot dan toe voorhanden is, schrijven ze een raadsbericht, een persbericht, een bewonersbrief
                                                        en een lijst met vragen en antwoorden.
                                                        Om 18:00 uur is het zeker: Teylingen gaat
                                                        nog diezelfde avond onderdak bieden aan
                                                        maximaal 150 vluchtelingen, voor de duur
                                                        van 2x72 uur. Daarna gaan de mensen naar
                                                        Lisse, waar ze opnieuw 2x72 uur zullen
                                                        verblijven. Daarmee zijn de twaalf nachten
                                                        geregeld.
                                                        Het gezamenlijke persbericht van Lisse en
                                                        Teylingen wordt, na interne afstemming in
                                                        beide gemeenten, om 19:30 uur
                                                        uitgestuurd. In de stromende regen brengen
                                                        medewerkers van de gemeente Teylingen en

                                                  2

                                                                                                        p 20 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>jonge vrijwilligers bewonersbrieven rond in een ruime cirkel rond De Tulp, in totaal 1300 stuks. Het
Klant Contact Centrum (KCC) blijft die avond open, zodat mensen kunnen bellen met vragen. Ook
op de sociale media worden vragen beantwoord.
Om 20:30 uur geven Teylingen en Lisse een gezamenlijke persconferentie in het Bestuurscentrum
in Voorhout. De beide burgemeesters, Carla Breuer en Lies Spruit, zijn erbij, net als wethouder
Arno van Kempen. Zij vertellen over de toedracht van het verzoek en de keuze voor
samenwerking. Op de bijeenkomst komt een twintigtal belangstellenden af: naast de lokale pers
ook een aantal direct betrokkenen. De eigenaar van het café naast De Tulp vraagt zich af hoe hij
moet reageren op de komst van de vluchtelingen. Ook is er een organisator van Hard Magni, het
hardcorefeest dat zaterdag zou plaatsvinden in jongerencentrum Ex-Voto, naast De Tulp. Hij geeft
aan teleurgesteld te zijn en vertelt dat vele vrijwilligers al lang werken aan de voorbereiding.
Burgemeester Breuer begrijpt de teleurstelling en licht toe hoe toch de afweging is gemaakt voor
De Tulp. De afspraak is dat met beide aanwezigen nader contact op wordt genomen.
De persconferentie verloopt rustig en constructief. De aanwezige journalisten stellen ieder een of
twee vragen. Ze willen onder meer weten of de vluchtelingen niet op één locatie kunnen blijven en
waarom er niet eerder is aangegeven dat dit kon gebeuren.




Medewerkers van het actiecentrum zijn ondertussen voortvarend aan de slag om alle benodigde
spullen te regelen en bedenken oplossingen voor problemen die zich voordoen. Zoals bij de
bedden. Het Rode Kruis heeft 150 veldbedden geleverd. Keurig in plastic. Uitpakken en opzetten
kost meer tijd dan verwacht, en dat terwijl eind van de avond de vluchtelingen worden verwacht.
Vanaf het gemeentehuis wordt druk gebeld voor extra handjes.


                                                  3

                                                                                                     p 21 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Ook wordt in de loop van de avond bekend dat er bij de groep ook kleine kinderen zijn, terwijl niet
is voorzien in ledikantjes. Daarvoor wordt aangeklopt bij Van der Valk, die ook de catering
verzorgt.


De eerste reacties
De eerste reacties op de opvang zijn wisselend. Op Facebook verschijnt de pagina Geen AZC in
Voorhout. Opvallend is dat de negatieve berichten veelal door andere Facebookers worden
gecorrigeerd. Dit geldt ook voor negatieve reacties onder de Facebookberichten van de gemeente
Teylingen (een informatief bericht over de komst van de vluchtelingen en een oproep voor
kleding). De positieve reacties zijn in de meerderheid. Veel inwoners bieden hulp aan.
De gemeentewerf aan de Nijverheidsweg blijft die avond open tot middernacht, zodat inwoners
daar spullen kunnen afleveren. Een oproep op Facebook levert een grote toestroom aan spullen op.
De medewerkers van de werf verbazen zich over de aantallen mensen die kleding, speelgoed,
dekens en schoenen komen brengen.
Rond 22:30 uur is het onrustig op straat. Een dertigtal jongeren wil de bussen met vluchtelingen
opwachten. Ze uiten hun boosheid omdat hardcorefeest Hard Magni is afgelast. De politie
sommeert de jongeren om te vertrekken, rondom De Tulp wordt een samenscholingsverbod
ingesteld.
Vanwege het opstootje rijden de bussen met de vluchtelingen langer rond. De eerste van drie
bussen komt rond middernacht aan, de laatste kort na 01:00 uur. Carla Breuer en wethouder Arno
van Kempen zijn erbij. De vluchtelingen die uitstappen, zijn moe en aangeslagen. Ze worden
geregistreerd en krijgen een warme maaltijd. Die gaat er wel in, de mensen hebben honger na de
lange reis die ze veelal achter de rug hebben. Daarna zoeken ze een slaapplaats. Het blijft die
nacht lang onrustig in de sporthal.
In het Bestuurscentrum gaan langzamerhand ook de lichten uit. Tegen 02:00 uur zijn alle
medewerkers vertrokken.


Vrijdag 16 oktober
Op de tweede dag zit Team Bevolkingszorg (TBZ) al om 08:00 uur bij elkaar in het
Bestuurscentrum. Sommigen hebben er een kort nachtje opzitten. TBZ maakt onderdeel uit van de
crisisorganisatie die is opgetuigd, net als het Beleidsteam (BT). De crisisorganisatie levert een
heldere structuur voor deze situatie. Alle rollen en taken zijn duidelijk.
                                                              Wanneer de gemeentewerf om 9:00 uur
                                                              weer opengaat, herhaalt het beeld van
                                                              de avond ervoor zich. Het is bijna
                                                              filerijden, zoveel mensen melden zich
                                                              met spullen. Medewerkers van de werf
                                                              kunnen de aanvoer nauwelijks
                                                              verwerken. Inwoners bieden spontaan
                                                              aan om de binnengekomen kleding te
                                                              gaan sorteren. De spullen die het



                                                   4

                                                                                                      p 22 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>hardste nodig zijn – kinderkleding, herenschoenen, herenjassen en dekens – worden in een busje
geladen en door medewerkers van de gemeente naar De Tulp gebracht.
Om 11:00 uur is de eerste van twee inloopbijeenkomsten in het Bestuurscentrum in Voorhout. Er is
gekozen voor een informele setting met statafels. A4’tjes met de antwoorden op veel gestelde
vragen liggen klaar.
Het loopt geen storm: zo’n vijftien belangstellenden melden zich. Daarnaast zijn er aardig wat
journalisten aanwezig. Carla Breuer neemt kort het woord. Ze noemt het hartverwarmend dat veel
mensen spullen en hulp aanbieden.




Ook legt ze uit hoe het een dag eerder is gegaan: dat de gemeente het verzoek kreeg van het
COA, dat binnen de organisatie de vraag is gesteld of men het aan zou kunnen en dat de gemeente
geconcludeerd heeft dat dit het geval is. 'We zijn er om onze medemensen te helpen', verkondigt
ze. 'Het is onze plicht om voor mensen te zorgen die dat tijdelijk niet kunnen.'
Aan statafels gaan inwoners, collegeleden en medewerkers van de gemeente rustig met elkaar in
gesprek. Het blijkt een goede vorm: zo heeft iedereen de mogelijkheid om zijn punten naar voren
brengen en is er ruimte voor verdieping.


In de hal
Ondertussen is de sfeer in De Tulp rustig. De vluchtelingen zijn gelaten. De mensen komen
overwegend uit Syrië. Het gezelschap bestaat uit 140 mensen. Onder hen zijn naar verhouding iets
meer alleenstaande mannen, maar geen overgrote meerderheid, zoals critici beweren. Er zijn ook
gezinnen met kleine kinderen. De jongste vluchteling is een maand of negen, de oudsten zijn tegen
de zeventig.
                                                  5

                                                                                                  p 23 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>De burgemeester bezoekt de sporthal vrijdag twee keer. ‘Het raakt me, zeker als ik de kinderen
zie’, zegt ze. ‘Zij hebben niet zoveel te kiezen. Het zal je gebeuren dat je naar een vreemd land
moet vluchten.’
In de kantine van de sporthal is een provisorische kledingwinkel gecreëerd, die wordt bestierd door
een gezin uit Damascus. Zij hadden in Syrië ook een kledingwinkel. Net aangekomen in Voorhout
pakken ze spontaan de draad weer op. Ze nemen de kleding in ontvangst, sorteren, vouwen op,
stapelen, delen uit.




In de hal van de sporthal ontstaat een rij voor de deur van de winkel. Kleine groepjes krijgen
steeds tien minuten de tijd om spullen uit te zoeken. Er is genoeg te kiezen: kleding, winterjassen
en schoenen. Begin van de middag wordt op Facebook een bericht geplaatst waarin duidelijk wordt
gemaakt dat er meer dan genoeg voldoende spullen zijn.
Voor het hek van De Tulp staan twee beveiligingsmannen. Niemand komt zomaar het terrein op.
Het doel is enerzijds een veilig gevoel te bieden aan omwonenden, anderzijds te zorgen dat de
vluchtelingen rust en ruimte ervaren. Zij zijn overigens vrij om het terrein te verlaten, al is er wel
een huisregel waarin gevraagd wordt om tussen 22:00 en 07:00 uur binnen te blijven.
Om te zorgen dat de vluchtelingen echt rustig bij kunnen komen, krijgen journalisten en fotografen
geen toegang tot het terrein. Team communicatie levert een sfeerverslag en foto’s vanaf De Tulp.
Deze worden doorgeplaatst door de media. Ook aanvullende persvragen worden beantwoord, al
zijn niet direct alle antwoorden paraat.
Er zijn behoorlijk wat mensen bij de opvang betrokken. Medewerkers van de gemeentewerf rijden
af en aan met spullen. Behalve medewerkers van de gemeenten Teylingen, Lisse en Hillegom zijn
ook mensen van het Rode Kruis, politie, brandweer en de ISD betrokken. Voor iedereen die
bijspringt, is het improviseren. ISD-medewerkers belanden in een heel nieuwe rol, die ze
zorgvuldig en met enthousiasme vervullen. Maar het is wel intensief, zegt een coördinator van de
ISD, die vaststelt dat het een mega-operatie is.
                                                   6

                                                                                                         p 24 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Tweede inloopbijeenkomst
’s Avonds om 19:00 uur is er een tweede inloopbijeenkomst in het Bestuurscentrum. Deze is
drukker bezocht, er komen zo’n 120 inwoners op af. Carla Breuer legt opnieuw uit hoe de
besluitvorming is gelopen en vertelt wat ze heeft gezien in De Tulp.
Er klinkt best wat kritiek. Sommige aanwezigen vinden dat de gemeente eerder voorbereidingen
had moeten treffen voor de crisisopvang, zodat er ook overleg met de inwoners plaats had kunnen
vinden. Opnieuw is er een vrijwilliger van Ex-Voto bij, die verklaart dat de plotselinge afgelasting
van het hardcorefeest Hard Magni een domper was na maanden van voorbereiding. Hij biedt
excuses aan voor de onrust die jongeren donderdagavond veroorzaakten. De burgemeester belooft
met de jongeren te praten over schadevergoeding en het faciliteren van een nieuw feest.
De Voorhoutse huisarts Dick Koster doet ook zijn verhaal. Hij heeft zelf aangeboden om die dag
spreekuur te houden in De Tulp en is daar drie uur mee bezig geweest. Hij kan de aanwezigen
geruststellen over gezondheidsrisico’s, zoals TBC. Koster heeft geen aanwijzingen gekregen dat er
vluchtelingen zijn met deze ziekte. Hij vertelt dat ook medewerkers van Het Rode Kruis erg alert
zijn op signalen: hoesten alleen is al aanleiding voor een onderzoek.
Koster vertelt dat er onder de vluchtelingen mensen zijn met verwondingen uit de oorlog: hij kon
in hun lichaam nog de granaatscherven voelen. Ook stuitte hij op oude botbreuken die niet goed
gezet waren.
In de loop van de dag worden er in Voorhout stickers verspreid met de tekst ‘Opvang in eigen regio
is humaner.’ Deze worden ook op de deur van het Bestuurscentrum aangetroffen. En zelfs op een
toilet – kennelijk had een van de bezoekers van de inloopbijeenkomst een stapeltje op zak.




                                                  7

                                                                                                       p 25 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Zaterdag 17 oktober
Het Bestuurscentrum blijft bemand, ook het KCC is vandaag open van 11:00 tot 16:00 uur. De
situatie wordt wat rustiger. Er zijn wat minder acute problemen op te lossen. Een praktisch punt is
de coördinatie van hulp. Er bieden zich veel mensen aan die willen helpen bij de opvang. Soms
vindt dit vanzelf zijn weg, zoals bij de tolken die zich na een oproepje melden.
Andere hulp blijkt lastiger te coördineren. Wat is er precies nodig en wie zijn er beschikbaar? Wie
gaat vraag en aanbod op elkaar afstemmen en mensen inroosteren? Het is even zoeken. Het KCC
zorgt samen met de locatiemanager dat vraag en aanbod op elkaar worden afgestemd. Vrijwilligers
worden teruggebeld en er wordt een planning gemaakt.
Stichting Present Bollenstreek meldt zich aan om met een club vrijwilligers activiteiten te
                                                         ondernemen. Er wordt gebreid,
                                                         geschilderd, gesjoeld en tafelvoetbal
                                                         gespeeld. Het schilderen is bedoeld voor
                                                         kinderen, maar wanneer deze er genoeg
                                                         van hebben, schuiven er ook volwassenen
                                                         aan. Er blijkt behoefte te zijn aan
                                                         Nederlandse les, daar springen de
                                                         vrijwilligers op in. ‘s Middags wordt er in
                                                         de Regenboogschool een speellokaal
                                                         ingericht. En voetbalvereniging Foreholte
                                                         organiseert een training en een wedstrijd.
Een aantal leden van de gemeenteraad komen samen met Arno van Kempen en Carla Breuer
kijken in de sporthal. De schilderingen
maken indruk: bootjes op volle zee,
Syrische en Nederlandse vlaggen en
vredesduiven. Deze mensen hebben veel
meegemaakt, beseffen de raadsleden.
Het valt ze op dat de sfeer heel rustig is.
Ze zien hoe kinderen met elkaar spelen
en dat de mensen al iets meer op hun
gemak lijken te raken. De ISD-
medewerkers vertellen over de
veerkracht bij de vluchtelingen. Velen
helpen mee in de sporthal, bijvoorbeeld bij het uitdelen van eten.
Van dit bezoek worden weer een verslag en foto’s verspreid onder de media. In het BT is
afgesproken dat we terughoudend omgaan met fotografie. In principe komen vluchtelingen niet
herkenbaar in beeld. De fotografe die meegaat, vraagt toestemming aan de mensen die ze op de
foto zet. Het geeft ook een kans om te laten zien wat we graag willen uitstralen: dit zijn mensen
zoals jij en ik.




                                                  8

                                                                                                       p 26 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Vanuit diezelfde gedachte plaatst wethouder Van Kempen na het bezoek een post op Facebook: ‘Ik
ben geraakt door wat ik vandaag in De Tulp heb gezien. En hoe vrijwilligers en vluchtelingen
samen hun best doen om elkaar goed op te vangen en elkaar moed inspreken. Stichting Present en
haar vrijwilligers organiseren voor kinderen en jongeren voetbal, krijten, kleuren en breien.
Behalve de kinderen, zijn ook volwassen mannen aan het tekenen geslagen. De dankbaarheid van
de mensen is enorm.’




Zijn bericht roept veel reacties op en lijkt een omslagpunt te vormen in de manier waarop er over
de vluchtelingen wordt gedacht.
De journalisten en fotografen respecteren de terughoudendheid waar we om vragen. Die middag
meldt zich een plaatselijke fotograaf bij het hek van De Tulp. Hij wil vanaf de weg een foto maken
van voetballende jongens op het terrein, maar vraagt eerst toestemming aan de beveiligers. Zij
vragen het een coördinator en die verwijst de fotograaf door naar de gemeente. Daar wordt
besloten dat er weinig kwaad in schuilt: er komt niemand herkenbaar in beeld en het is een plaatje
dat mensen vanaf de weg ook zouden kunnen zien.
Ook COA-directeur Gerard Bakker, inwoner van Voorhout, brengt een bezoek aan de
opvanglocatie. Hij is onder de indruk van hoe het is geregeld.


Zondag 18 oktober
Zondag gaat het KCC opnieuw open van 11:00 tot 16:00 uur. Op de opvang draait alles vrij soepel
inmiddels. Het is rustig. Wel zijn er verzoeken van vluchtelingen om zich bij familieleden elders te
voegen. Onduidelijk is of dat mag. Dat geeft onrust. Van het COA komt nog geen duidelijkheid
hierover.
In de kleding van de vluchtelingen worden labels genaaid. Zo is duidelijk van wie het is, wanneer
het gewassen wordt. Nieuwe kleine, praktische problemen worden opgelost. Zoals het ondergoed
                                                9

                                                                                                       p 27 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>dat op begint te raken. Twee collega’s van Gemeentewerken gaan shoppen in Leiden. Ze trekken
de schappen van de Action leeg en keren terug met 300 onderbroeken. ‘Action Leiden is
uitverkocht qua onderbroeken’, melden ze.
Die middag brengen de imam en andere mensen van de moskee van Sassenheim een bezoek aan
de sporthal. Dat wordt gewaardeerd.
Het idee ontstaat om twee vrouwen hun verhaal te laten vertellen aan de pers. Tot dusver hebben
we de communicatie grotendeels in eigen hand gehouden. Maar het is ook goed om de
vluchtelingen zelf een stem te geven. Bijkomend voordeel is dat ze een gezicht krijgen, dat het
verhaal menselijk wordt. Aan de coördinator wordt gevraagd om een inschatting te maken van het
verhaal dat ze gaan vertellen.




Maandag 19 oktober
De pers wordt benaderd voor het interview met de twee Syrische vrouwen. Vijf journalisten hebben
daar belangstelling voor. Het interview wordt gepland in jongerencentrum @Hok. Abeer en Rawnak
vertellen een indrukwekkend verhaal, dat vertaald wordt door een tolk. Ze vertelden hoe ze tijdens
de burgeroorlog vreesden voor hun leven en dat van hun kinderen. Ze besloten met hun gezin te
vluchten. Ze betaalden mensensmokkelaars 6000 euro per gezin, wat neerkomt op 2000 euro per
persoon. De trip bestond uit een barre boottocht, gevolgd door een voetreis en vervoer met busjes.
Nu zitten ze in Voorhout. Ze verklaren zich goed en veilig te voelen en spreken hun dankbaarheid
uit.
Die middag is er een vermoeden van schurft bij een van de vluchtelingen. Het is aanleiding om de
bedden van één gezin te vernietigen en hen medicatie toe te dienen. Er is geen reden tot paniek,
zo wordt er onder de vrijwilligers gecommuniceerd: er is nauwelijks besmettingsgevaar. Een GGD-

                                                10

                                                                                                   p 28 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>arts betwijfelt of het wel schurft is. In het ziekenhuis wordt later geconstateerd dat het toch het
geval was.
Er is veel overleg met Lisse. De ervaring die Teylingen heeft opgedaan en de lessen die daarbij zijn
geleerd, zijn zeer bruikbaar voor de collega’s daar. Er wordt een structuur bedacht voor de indeling
van de bussen naar Rotterdam en Amsterdam voor het registratieproces van de asielprocedure, de
volgende dag. In totaal rijden er zes bussen op vier tijdstippen.


Dinsdag 20 oktober
Het is een rustige dag in De Tulp. De vluchtelingen moeten nog officieel worden geregistreerd door
de Vreemdelingenpolitie. Dit gebeurt vandaag in Rotterdam en Amsterdam, waar ze met bussen
naartoe worden vervoerd. Er worden foto’s en vingerafdrukken gemaakt en aan de hand daarvan
wordt een vreemdelingendocument opgesteld. De mensen keren in de loop van de dag terug naar
sporthal De Tulp. Inmiddels weten ze dat hun laatste nacht daar ingaat en ze morgen naar Lisse
verhuizen.


Woensdag 21 oktober
En dan zitten de zes dagen er ineens op. De vluchtelingen verlaten Teylingen. Burgemeester Carla
Breuer is aanwezig om ze uit te zwaaien, samen met heel veel vrijwilligers. Ze merkt dat veel
mensen echt dankbaar zijn. Een klein meisje komt tot drie keer op haar af om een hand en een
knuffel te geven.
Na de lunch worden de mensen met bussen naar sporthal De Waterkanten gebracht. De bedden en
andere benodigdheden zijn daar dan al naartoe verhuisd. De medewerkers van de ISD gaan door
op de nieuwe opvanglocatie.
In en om sporthal De Tulp worden postertjes opgehangen, om iedereen te bedanken. Ook
verschijnt er vandaag een advertentie in De Teylinger, waarin gemeenteraad en college alle
vrijwilligers, hulporganisaties, bedrijven, de medewerkers van de ISD en de medewerkers van de
gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen bedanken voor hun tomeloze inzet.




                                                  11

                                                                                                      p 29 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Na de opvang
Voor de medewerkers van Teylingen is het nog niet meteen voorbij. Sommige collega’s spannen
zich in om te zorgen dat De Tulp weer in de oorspronkelijke staat wordt teruggebracht. Anderen
springen bij in Lisse. Daar wordt vrijdagavond een geval van hepatitus geconstateerd. Vanwege
besmettingsgevaar moet er ook in actie ondernomen worden in Teylingen.
Er is veel aandacht voor nazorg. Medewerkers krijgen een bedankmail, vrijwilligers en mensen die
beroepsmatig zijn betrokken ontvangen een brief. Iedereen die heeft meegeholpen in Lisse of
Teylingen, wordt uitgenodigd op een bedankbijeenkomst. Deze organiseren de buurgemeenten
opnieuw gezamenlijk, op 9 november in het gemeentehuis van Lisse.
Al is het dan achter de rug, de meeste medewerkers zullen de ervaringen die ze hebben opgedaan
niet snel zijn vergeten. Sommigen hebben bijzondere ontmoetingen gehad, zijn misschien geraakt
door verhalen of gebeurtenissen. Sowieso was het een bijzondere ervaring met z’n allen deze
bijzondere prestatie neer te zetten. Daar mogen we trots op zijn.




                                                12

                                                                                                   p 30 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 19 januari
2016




                                                                                     p 31 van 56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>