<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Startnotitie Fase 2
Oriëntatie op ontwikkelingen, koers en takenpakket
Omgevingsdienst West-Holland
Bestuurlijk opdrachtnemer: Arno van Kempen (lid Dagelijks Bestuur ODWH)

Ambtelijk opdrachtnemer: Herman Romeijn (Voorzitter AGT)

Datum:                           21 november 2016


1. Aanleiding:
Teneinde de Omgevingsdienst West-Holland voldoende toekomstbestendig te maken heeft
het Algemeen Bestuur op 4 juli 2016 besloten een extern onderzoek in te stellen onder
begeleiding van het Ambtelijk Governance Team (AGT). Dit onderzoek bestaat uit twee
fasen, namelijk:

-   fase 1 gericht op de financiële robuustheid van de Omgevingsdienst.
    Zie in dit kader het rapport van adviesbureau AEF d.d.15 september 2016 dat op 10
    oktober 2016 door het DB is besproken en waarover inmiddels besluitvorming heeft
    plaatsgevonden teneinde de financiële robuustheid van de dienst te borgen. De
    aanbevelingen van AEF betreffen versterking van de organisatie op het gebied van de
    kwaliteit van de bedrijfsvoering, de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en
    invulling van de eigenaarsrol. Het AB heeft op 31 oktober jl. besloten de aanbevelingen
    van AEF mee te nemen in het onderzoek van fase 2: ontwikkelingen, koers en
    takenpakket ODWH.

-   fase 2 gericht op de inhoudelijke robuustheid van de Omgevingsdienst.
    In deze fase is de focus gericht op de inhoudelijke taken van de Omgevingsdienst in de
    (nabije) toekomst, zodanig dat dit een robuuste basis voor een gezonde dienst
    waarborgt. Een eerste stap daarvoor is bij alle deelnemers na te gaan welke taken en
    diensten zij, met het oog op die robuustheid, (alsnog) zouden willen overdragen.

2. Opdrachtformulering fase 2
Inzicht verkrijgen in de menings- en beeldvorming van alle eigenaren van de
Omgevingsdienst betreffende de wijze waarop de eigenaars- en opdrachtgeversrol wordt
vormgegeven en waarbij tevens inzichtelijk wordt gemaakt wat de randvoorwaarden,
mogelijkheden en eventuele belemmeringen zijn om extra taken en diensten bij de
Omgevingsdienst onder te brengen. Ook de visie van de Omgevingsdienst zal hierbij worden
betrokken.

Agendapunt 4 DB 12 december2016: bijlage 1 - Fase 2: Oriëntatie op ontwikkelingen, koers en takenpakket
(201612095)
                                                                                                          1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>3. Voorgestelde aanpak
De aanpak bestaat uit 3 sporen:
a. Interviewronde Arno van Kempen
    Arno van Kempen zal een interview houden met alle deelnemers (gemeenten en
    provincie) van de Omgevingsdienst met als doel hun visie en wensen te vragen over (het
    versterken van) de eigenaars- en opdrachtgeversrol en de mogelijkheid tot het
    onderbrengen en/of uitbesteden en/of afnemen van (extra) taken en diensten aan/van
    de Omgevingsdienst.
    Bijlage 1: planning interviewrondes
    Bijlage 2: geformuleerde interviewvragen

b. Bestuurlijke conferentie
   Op woensdag 11 januari 2017 van 17.00-19.00 uur zal een bestuurlijke conferentie
   (extra AB) worden gehouden. Tijdens deze conferentie zal aan de hand van de gehouden
   interviewrondes worden gepresenteerd welke gezamenlijke beelden ten aanzien van de
   eigenaars- en opdrachtgeversrol zijn opgevallen en welke kernpunten en conclusies
   kunnen worden benoemd. Ook de visie van de Omgevingsdienst zal hierbij worden
   betrokken. Aan de hand hiervan zal een bestuurlijke discussie worden gevoerd over de
   wijze waarop het versterken van de robuustheid van de Omgevingsdienst door middel
   van het overdragen en/of afnemen van extra taken een realistische optie is. De
   conferentie zal worden gefaciliteerd door een externe voorzitter.

c.   Vervolg
     Het vervolg is afhankelijk van het resultaat van bovengenoemde twee sporen. Aan de
     hand daarvan zal bepaald worden of danwel op welke wijze (extern bureau?) een
     nadere analyse moet plaatsvinden.

4. Planning
De planning ziet er als volgt uit:
a. De interviewrondes zijn gepland in de periode van 28 november tot en met 12
    december 2016 (zie bijlage: planning interviewronde);
b. De bestuurlijke conferentie zal plaatsvinden op woensdag 11 januari 2017 van 17.00-
    19.00 uur. De locatie was ten tijde van het opstellen van deze notitie nog niet bekend;
c. Indien op basis van de bestuurlijke conferentie een vervolgstap nodig is, zal dit in het
    eerste kwartaal 2017 plaatsvinden.




Agendapunt 4 DB 12 december2016: bijlage 1 - Fase 2: Oriëntatie op ontwikkelingen, koers en takenpakket
(201612095)
                                                                                                          2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Bijlage 1: Planning interviewrondes
Onder leiding van Arno van Kempen (DB, Teylingen) met ondersteuning van Paul Henzen (ODWH).

Eerste interview:
Datum:          Maandag 28 november
Tijd:           15:30 – 16:30 uur of tot 17:00?
                Dit zal de heer Van Kempen nog communiceren naar de betrokkenen.
                Interview zal plaatsvinden tijdens “Vooroverleg Dagelijks Bestuur Omgevingsdienst”.
Locatie:        Gemeentekantoor Sassenheim
Aanwezig:       M. Fles (Noordwijk)?
                C. Ruigrok (Lisse)?
                J. Knape (Katwijk)
                J. Verheijen (Hillegom)


Tweede interview:
Datum:        Vrijdag 2 december
Tijd:         09:00 – 10:00 uur
Locatie:      Kamer Paul Dirkse gemeente Leiden
Aanwezig:     P. Dirkse (Leiden)


Derde interview:
Datum:         Woensdag 7 december
Tijd:          14:00 – 15:00 uur
Locatie:       Kantoor Omgevingsdienst West-Holland in Leiden
Aanwezig:      J. Gardeniers (Leiderdorp)
               J. Roeffen (Oegstgeest)
               C. den Ouden (Zoeterwoude)
               E. Beimers (Voorschoten)


Vierde interview:
Datum:         Donderdag 8 december
Tijd:          14:00 – 15:00 uur
Locatie:       Kamer mevrouw Peters-Adrian gemeente Kaag en Braassem
               (Westeinde 1 te Roelofarendsveen)
Aanwezig:      Y. Peters (K&B)
               G. Elkhuizen (Nieuwkoop)


Vijfde interview:
Datum:          Maandag 12 december
Tijd:           14:00 – 15:00 uur (voorafgaand aan DB vergadering)
Locatie:        kantoor Omgevingsdienst West-Holland in Leiden
Aanwezig:       R. Janssen (PZH)




Agendapunt 4 DB 12 december2016: bijlage 1 - Fase 2: Oriëntatie op ontwikkelingen, koers en takenpakket
(201612095)
                                                                                                          3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Bijlage 2: interviewvragen


Vragen vanuit de rol van eigenaar van de Omgevingsdienst

1. Ziet u de dienst als een externe partner of als verlengd onderdeel van uw eigen organisatie?
2. Welke maatregelen zijn nodig om het eigenaarschap meer vorm en inhoud te geven (nabijheid
   vice versa)?
3. Helpt het governanceschap hierbij?
4. Wat is uw indruk van de vergaderingen van het algemeen bestuur?
5. Hoe koppelt u als lid van het algemeen bestuur intern terug binnen uw organisatie? (ophalen
   vooraf en terugkoppelen achteraf)
6. Neemt u deel aan het algemeen bestuur als vertegenwoordiger van uw eigen organisatie
   (gemeente/provincie) of neemt u deel vanuit de rol van bestuurder van de Omgevingsdienst?
7. Welke houding en gedrag hoort bij het eigenaarschap? Wat zou je zowel intern als extern
   moeten uitstralen?
8. Wat doet u als er in de raad kritiek komt op de Omgevingsdienst? Komt u dan voor de dienst op
   of zijn er belemmeringen om dit te doen?



__________________________________________________________________________________



Vragen vanuit de rol van opdrachtgever aan de Omgevingsdienst

1. Heeft u een beeld van de kwaliteit van de door de Omgevingsdienst geleverde producten?
2. Welke ontwikkelingen ziet u als gemeente/provincie op u afkomen (bijvoorbeeld de
   Omgevingswet) en wat is uw visie op de betrokkenheid van de Omgevingsdienst hierbij?
3. Welke (nieuwe) taken zou u als opdrachtgever bij de Omgevingsdienst willen onderbrengen?
   Zijn er redenen om dit niet te doen?
4. Welke randvoorwaarden zijn noodzakelijk om extra taken over te dragen aan de
   Omgevingsdienst en welke kansen en bedreigingen ziet u?
5. Maakt u hierbij onderscheid tussen reguliere taken en offertetaken?
6. In hoeverre wordt de kennis en kunde van de Omgevingsdienst gebruikt als input voor
   beleidsvorming bij uw gemeente/provincie? (sluiten besluitvormingscyclus)
7. Ziet u de Omgevingsdienst als first supplier of gaat de voorkeur uit naar externe bureaus?
   Indien uw voorkeur niet uitgaat naar de Omgevingsdienst: hoe komt dat en hoe kan dit worden
   omgebogen?




Agendapunt 4 DB 12 december2016: bijlage 1 - Fase 2: Oriëntatie op ontwikkelingen, koers en takenpakket
(201612095)
                                                                                                          4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>