<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Bestuurlijke Besluitvorming: het proces!
Versie 16 april 2019

Eén ambtelijke organisatie, drie burgemeesters, drie colleges van B&W, drie gemeenteraden en één
HLT-bestuur: het mag duidelijk zijn dat het goed organiseren van de bestuurlijke besluitvorming wat
vraagt van HLTsamen.

Een efficiënt, transparant en helder proces maakt snelle besluitvorming mogelijk en vermindert het
risico op fouten. Daarom hebben we binnen HLTsamen gekozen voor één proces voor alle
bestuurlijke besluitvorming in Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen. Ongeacht voor welk orgaan je
een voorstel maakt, je doorloopt hetzelfde proces EN je gebruikt dezelfde types formats.

In dit document beschrijven we het proces dat je doorloopt als je een voorstel maakt en we geven
aan waar je meer informatie kunt vinden over bijvoorbeeld het gebruik van JOIN of de schrijfstijl. En
mocht je vragen hebben, aarzel dan niet om ze voor te leggen aan je leidinggevende, de Q-adviseur
Bestuurlijke Besluitvorming van jouw team of domein of directieondersteuning.



Zaakgericht werken
In HLTsamen hebben we gekozen voor zaakgericht werken. Dit betekent dat het maken van een
voorstel start vanuit een zaak in JOIN. Alle documenten die horen bij het voorstel dat je gaat
opstellen, sla je op in de zaak. Zo zijn alle documenten altijd eenvoudig terug te vinden.

Voor meer informatie over het opstarten van een zaak en het aanmaken van een voorstel kijk je in de
handleiding van JOIN of neem je contact op met de JOIN-consulenten.



Starten met een voorstel
Als je begint met het opstellen van een voorstel moet je jezelf de volgende vragen stellen;
1) voor wie maak ik dit voorstel (burgemeester, college, raad bestuur HLTsamen), of met andere
woorden: wie is het bevoegd gezag? Als het voorstel uiteindelijk bestemd is voor de raad, gaat het
altijd via het college. Bij een raadsvoorstel hoort daarom altijd een collegevoorstel.
2) Wat wil ik bereiken met het voorstel: een besluit, een richting krijgen of informeren?
3) Wanneer wil ik dat het voorstel behandeld wordt?

Binnen HLTsamen kennen we diverse formats voor voorstellen. Je zult merken dat de formats vrijwel
op dezelfde manier zijn opgebouwd ongeacht voor welk orgaan ze bestemd zijn. De formats
verschillen wel van elkaar op grond van het doel waar ze voor bestemd zijn: wil je een besluit, wil je
informeren of vraag je een richting voor het vervolg?

We vinden het in HLTsamen belangrijk voorstellen van een hoge kwaliteit te maken. Daarom hebben
we richtlijnen voor het invullen van de formats opgesteld en kwaliteitsnormen ontwikkeld waar een
voorstel aan moet voldoen.

Meer informatie over de (toepassing van de) formats vind je op het informatieplein op intranet en in
de toelichting in de sjablonen in JOIN. Op het informatieplein vind je ook de kwaliteitsnormen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De Q-adviseur Bestuurlijke Besluitvorming en de schrijfcoaches
Binnen HLTsamen hebben we Q-adviseurs Bestuurlijke Besluitvorming. Als je weinig of geen ervaring
hebt met het maken van een voorstel of als een voorstel complex is, kunnen zij je begeleiden in het
hele traject van het opstellen van je voorstel.

Daarnaast kennen we schrijfcoaches die kunnen helpen bij het schrijven van een voorstel.

Op intranet vind je een overzicht van de Q-adviseurs en schrijfcoaches.



Opstellen voorstel: advies vragen (Juridisch, Communicatie en Financieel advies zijn verplicht)
Het voorstel dat je opstelt moet een integraal advies zijn. Dit betekent dat je advies in kunt winnen
bij collega’s als jij dat voor de kwaliteit van het voorstel belangrijk vindt. Je moet altijd advies
inwinnen bij Juridische Zaken, Communicatie en Financiën.

Deze adviseurs denken inhoudelijk mee en dragen bij aan een integraal voorstel. Betrek deze
adviseurs daarom tijdig bij het opstellen van het voorstel en geef ook de tijd om te reageren. We
hanteren een adviestermijn van drie dagen. Bij voorstellen die heel complex zijn, kunnen deze
adviseurs aangeven dat zij meer tijd nodig hebben. De kwaliteit van het voorstel staat altijd voorop!

Naast deze verplichte adviezen kun je aan iedereen binnen de organisatie (of als je dat wilt ook
daarbuiten) advies vragen. Denk er in ieder geval ook aan om af te stemmen met je leidinggevende
en portefeuillehouder.

Advies vragen bij je collega’s van HLTsamen doe je via JOIN. Op die manier is ook later in het
besluitvormingstraject zichtbaar wat er wel en niet meegewogen is in je voorstel. De adviesaanvraag
dien je in bij Besluitvorming-Juridische Zaken, Besluitvorming-Communicatie, Besluitvorming-
Financiën.

Jij bent zelf eindverantwoordelijk voor het voorstel: de finale afweging op basis van de adviezen
maak je zelf. In JOIN is ruimte om aan te geven waarom je een advies wel of niet hebt opgevolgd. In
de handleiding van JOIN kun je zien hoe je dat doet.

En tenslotte: vraag ook altijd aan je portefeuillehouder of hij of zij het voorstel wil zien voordat je het
indient. Let op: het antwoord kan verschillen per voorstel en per portefeuillehouder.



Indienen (voor dinsdag 09.00 uur)
Als je gegarandeerd wilt zijn van een tijdig besluit op jouw voorstel vraagt dat een goede planning.
De colleges van B&W vergaderen wekelijks, de raden maandelijks. Omdat jouw voorstel vanaf het
moment dat jij klaar bent nog langs een aantal collega’s moet en ook de collegeleden graag
voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden, moeten voorstellen ingediend worden voor dinsdag
09.00 uur voor de vergadering van het college de dinsdag daarna. Dit betekent dat voor dinsdag
09.00 uur alle benodigde adviezen zijn ontvangen en indien van toepassing verwerkt. Dien je
voorstel dus tijdig in JOIN in, want alleen in echte noodsituaties kan een voorstel nog aan de agenda
toegevoegd worden.

Zorg er altijd voor dat voor het indienen van het voorstel de betrokken portefeuillehouder(s) op de
hoogte is (zijn) van het voorstel en kan (kunnen) instemmen met agendering.

Deadline stukken voor de raad
Ook de raadsleden hebben tijd nodig om hun vergaderingen voor te bereiden. Op intranet vind je het
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>vergaderschema van de drie raden en de uiterste data waarop voorstellen door de colleges van B&W
ingediend kunnen worden. Let op: dit zijn echt de uiterste data, lever als het kan dus een week
eerder aan, een week later kan niet meer.

Raadsbrieven en –memo’s worden na ontvangst door de griffie op de lijst ingekomen stukken voor
de raad geplaatst.

Het vergader- en aanleverschema voor de raden kun je vinden op intranet.



Toetsing Q-adviseur (voor dinsdag 12.00 uur)

Alle voorstellen gaan na indiening langs een Q-adviseur Bestuurlijke Besluitvorming. Hij of zij kijkt of
de verplichte stappen zijn genomen en of het voorstel voldoet aan de kwaliteitsnormen van
HLTsamen.



Concern Control (voor woensdag 12.00 uur)
Als de Q-adviseur akkoord is met het voorstel gaat het langs Concern Control. Hier vindt een
integrale toets en risicoanalyse van het voorstel plaats.



Gemeentesecretaris (voor vrijdag 09.00 uur)
Het uiteindelijke besluit over al dan niet agenderen voor het college van B&W wordt genomen door
de gemeentesecretaris. Na zijn goedkeuring wordt het stuk door de bestuurssecretariaten op de
conceptagenda geplaatst voor de aangegeven vergadering.



Collegeleden
Als het voorstel op de concept agenda staat, kunnen alle collegeleden het lezen. De collegeleden
geven aan of zij akkoord zijn met het voorstel of dat zij het voorstel willen bespreken. Ook kunnen zij
opmerkingen bij het voorstel plaatsen.



Besluitvorming
Op basis van het voorstel neemt het college een besluit. Dat besluit kan conform jouw voorstel zijn,
maar ook afwijken. Het bestuurssecretariaat zorgt dat het besluit zoals het genomen is door het
college verwerkt wordt. Het kan natuurlijk zo zijn dat het college advies wil vragen over de
formulering van een besluit. Zorg daarom altijd dat je als opsteller op dinsdag bereikbaar bent voor
overleg.

Als het besluit verwerkt is, wordt het overgezet naar jouw werkvoorraad zodat jij er kennis van kunt
nemen en verder kunt gaan met de zaak.

Als er bij een besluit een stuk voor de raad hoort, ben jij er zelf verantwoordelijk voor dat het stuk
met alle bijlagen in JOIN naar de griffie wordt doorgezet.



En hoe zit het dan met MT, DT en HLTBestuur
Binnen HLTsamen kennen we naast de besluitvorming in de drie gemeenten ook nog besluitvorming
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>binnen de werkorganisatie HLTsamen; het MT en het DT en daarnaast HLTBestuur. Qua procedure
verloopt het MT en DT vergelijkbaar met het besluitvormingsproces van het college en HLTBestuur
verloopt vergelijkbaar met het proces van de raden.

MT en DT
De deadline voor het indienen van een voorstel voor het MT of DT is maandag 12.00 uur. Advies door
Juridische Zaken, Communicatie en Financiën is niet verplicht maar wordt wel aangeraden. Als een
voorstel een financiële component heeft en er is geen financieel advies gevraagd, wordt het bij de
managementtoets bij twijfel teruggestuurd voor advies.

Bestuur
Stukken voor het bestuur worden altijd eerst geagendeerd voor het DT. Het bestuursvoorstel wordt
als bijlage gevoegd bij het DT voorstel, net zoals een raadsvoorstel bij een collegevoorstel wordt
gevoegd. Voor het bestuur geldt verplichte advisering door Juridische Zaken, Communicatie en
Financiën. Een voorstel voor het bestuur moet altijd eerst goedgekeurd worden door het DT.

Overige vormen van overleg

De domeinmanagers hebben ook hun eigen overleg; het DMO.
Omdat het DMO geen formele besluiten neemt, maken we voor het DMO geen gebruik van de
besluitvormingsmodule in JOIN. Onderwerpen worden voor de agenda aangemeld door de
domeinmanagers. Stukken die geagendeerd moeten worden voor het DMO kunnen voor maandag
12.00 uur gemaild worden naar directieondersteuning@hltsamen.nl.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>