<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>  Evaluatierapport
Verbouwing gemeentehuis Maasbracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Colofoon
  Project                       : Revitalisatie Publieksplein gemeente Maasgouw

  Bestuurlijk opdrachtgever     : Burgemeester S. Strous

  Ambtelijk opdrachtgever       : H. Hannen

  Projectleider realisatie      : Jacinto Holten

  Datum evaluatie               : 8 december 2018

  DeelneMER/ODs evaluatie       : Stuurgroep Huisvesting S. Strous (Voorzitter), W. Ploeg, H. Hannen, J. Holten

  DeelneMER/ODs projectgroep : J. Holten (Projectleider) M. Vesters (Communicatie), R. Drummen (Facilitair),

                                  K. Peeters (OR), W. Rietra-Cox (OR), H. Versteden (Bodedienst), F. Vonken (Beheer),

                                  H. Bodelier (MER/OD), J. Paulissen/ S. Kort/ R. Loscher (IT)

  Budgetbewaking                : A. Reinders, H. Hannen, M. van der Linden, J. Holten




                                                                   2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave



1.   Inleiding                       5

2.   Doelstelling en resultaat       6

3.   Ingezette middelen              9

4.   Projectoverdracht               17

5.   Afronding                       19




Bijlage: 1




                                 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Samenvatting

In 2007 zijn de eerste plannen in ontwikkeling genomen om te komen tot een adequate huisvesting voor de ambtenaren en het bestuur van de
gemeente Maasgouw. Na diverse alternatieven en scenario’s onderzocht te hebben is uit eindelijk in 2016 het definitieve startschot gegeven
voor de uitwerking van een totaalplan. Dit plan omvatte de huisvesting van het ambtelijk apparaat, het Bestuur, de Raad en het
Servicecentrum MER/OD. De vastgestelde algemene uitgangspunten voor de verbouwing waren:
• De inrichting: sober en doelmatig,
• De uitstraling: representatief en functioneel,
• De toekomstbestendigheid: courant en duurzaam.

In 2017 is het project aanbesteed. In december van dat jaar heeft dit geleid tot de daadwerkelijk uitvoeringsrealisatie. Op 24 juni 2018 is het
gebouw bouwkundig opgeleverd waarna de inrichting is gestart. Op 28 juli 2018 is de gemeente verhuisd naar haar verbouwde huisvesting aan
de Markt 36.

De doelen waaraan het project bij realisatie diende te voldoen waren bij projectstart als volgt omschreven:
• Het project moet resulteren in een significante beeldbepalende maatregel,
• Het project moet een uniek karakter hebben gericht op nieuwe ontwikkelingen,
• Het project is in politiek-bestuurlijk opzicht zwaarwegend van aard.

De doelen zijn als volgt vertaald:
• De burger is gebaat bij een optimale dienstverlening,
• De ambtenaren zijn gebaat bij een uitnodigende werkomgeving die voorziet in moderne ARBO eisen,
• Het bestuur en de raad zijn gebaat bij een professionele en representatieve werkomgeving die voldoet aan de technische eisen van deze
   tijd.

Deze doelen zijn met de realisatie van de verbouw gehaald.
• Door de vormgeving en architectuur van het gebouw en de inrichting hebben we het geheel een openbaar publiekelijk vriendelijk karakter
  aan de ontwikkeling toegevoegd. Er is een herkenbaar en beeldbepalend gebouw ontstaan.
• In het verbouw scenario is goed rekening gehouden met de constructieve mogelijkheden van beide gebouwdelen waarbij het patiodeel als
  nieuwbouwdeel voor het publieksplein is toegevoegd. Het ontwerp kent een handhaving van de buitenschil waarbij op basis van een aantal
  architectonische en esthetische toevoegingen het gebouw een herkenbaar en modern karakter heeft gekregen.
• Met dit gebouw is niet alleen een huis voor de gemeenschap gebouwd, maar ook een faciliteit voor
  provinciale en regionale ontmoetingen.
• Er wordt iets extra’s, midden in Limburg, geboden.
  Een belangrijke uitstraling van het imago van de gemeente.
                                                                       4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Bij de projectstart is duidelijk omschreven en zoveel mogelijk met professionals uit eigen gelederen het project tot stand te brengen.
Gedurende het gehele project is deze nauwe betrokkenheid, van zowel ambtenaren als bestuurders, via de projectorganisatie gegarandeerd.
Deze projectorganisatie voorzag in een stuurgroep voor de algemene besluitvorming en goedkeuring, een klankbord- en projectgroep voor het
aandragen van kennis en ervaring uit de organisatie en het invulling geven aan het programma van eisen. De projectorganisatie voorzag in een
interne projectleider als liaison tussen het project, het bestuur en de bouw en een externe projectmanager voor het bouwproces. Door de
lange looptijd van het project is de interne projectleider 3x gewisseld.

Zoals aangehaald kende het project een lange doorlooptijd. De ideevorming is 2007 gestart en heeft in 2013/ 2014 pas tot eerste concrete
acties geleid. In 2014 is op basis van het lopende onderzoek geconcludeerd dat een gehele nieuwbouw niet tot de financiële mogelijkheden
behoorde. Er zijn hierna drie alternatieve verbouwscenario’s ontwikkeld. Voortschrijdende inzichten hebben er in 2016 toe geleid dat naast de
huisvesting voor het ambtelijk apparaat en huisvesting voor het Servicecentrum MER/OD in het gebouw gerealiseerd diende te worden. Op
basis van deze beslissing is in 2016 de definitieve omvang van het project vastgesteld en zijn de definitieve financiële middelen van
€ 6.900.000 voor de verbouwing beschikbaar gesteld.

Gedurende de looptijd van het project hebben we qua planning met vertragingen te maken gehad, deze waren:
• Uitgebreide interne ideefase om te komen tot daadwerkelijke projectomvang
• Besluitvorming definitieve omvang project, (incl. MER/OD, bestuursgebied, raadszaal en publieksplein).
• Ontwikkelen programma van eisen en werkplekconcept
• Meervoudig onderhandse aanbesteding werken van de werken en de daarop volgende bezuinigingsronde.

Vanuit technisch onderhoud van het dienstverleningsconcept was in 2007 een beschikbaar krediet gevoteerd van € 755.000. In juli 2015 is
hierop een aanvullende investering van € 2.000.000 geprognotiseerd. Na plan wijziging tussen juli 2015 en eind 2015 is in december 2015 hier
bovenop een extra investering van € 3.857.500 berekend. Dit heeft op 14 juli 2014 geleid tot definitieve goedkeuring van de raad voor een
bedrag van € 6.612.500 voor het gebouw en € 202.800 voor duurzaamheidsmaatregelen.

Gedurende de realisatiefase zijn een aantal onvoorziene omstandigheden ontstaan waardoor meerkosten in de verbouwing aan de orde waren.
Deze meerkosten hebben bestaan uit:
• Een dispuut met de aannemer omtrent geclaimde aanvullende kosten. Deze kosten zijn voorgelegd in een bindend advies procedure welke
  geleid heeft tot meerkosten voor de gemeente van € 163.000.
• Meerkosten ontstaan in het kader van de benodigde IT in het gebouw. Deze kosten bedroegen € 164.500.
• De wens van de raad om een binnenring toe te voegen aan het inrichtingsconcept van de Raadszaal. De kosten hiervan bedroegen € 9.650.

Op 17 mei 2018 is op basis van de voornoemde meerwerken de kredietstelling hiervoor door de raad definitief verleend.
Zoals voorheen met andere maatschappelijke investeringsprojecten heeft de gemeente besloten deze investering en eventuele meerkosten te
dekken uit de Essentreserve. Op basis van voornoemde is de totale investering voor
de verbouwing uitgekomen op € 7.152.530.

Het project is hierna financieel binnen deze parameters uitgevoerd en verantwoord.

                                                                      5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Een project van deze omvang kent bij start altijd een aantal projectrisico’s die in de ontwikkeling van het project waarheid zouden kunnen
worden. Door een goede risico analyse kon hierop vroegtijdig geanticipeerd worden.
We hebben nauwgezet gekeken naar een aantal bedrijfsmatige risico’s, in dit kader is de inzet van een groep ambtenaren die betrokken werd
bij de ontwikkeling in ogenschouw genomen. Evaluatie onder de medewerkers heeft aangetoond dat het werken aan het project geen
negatieve gevolgen heeft gehad voor hun reguliere werk.
Wel heeft er door de looptijd van het project een wisseling van projectleiders plaatsgevonden, deze wisseling heeft uiteindelijk geen negatief
effect gehad op het projectresultaat.

We hebben gekeken naar de mogelijke gevolgen voor het dienstverleningsconept. In dit kader hebben we de operationele risico's van de
tijdelijke huisvesting in de overwegingen meegenomen. Met de introductie van een centrale plek voor de tijdelijke huisvesting, de aanschaf
van de q-matic (klantgeleidingssysteem) en een goede bereikbaarheid via de telefooncentrale is alles naar wens verlopen.

Met budgettaire- en bouwkundige risico’s is rekening gehouden met onvoorziene omstandigheden. Het project kende op basis van ervaringen
van zowel de projectmanager als andere professionals voldoende budget onvoorzien. Op deze post hebben we echter toch een overschrijding
gekend. Deze hebben hun basis in onvoorziene omstandigheden, tijdens de realisatiefase (zie pagina 5), die we vooraf niet hadden kunnen
inschatten. Op basis hiervan is de raad in mei 2018 verzocht tot extra kredietstelling van € 163.000 voor bouwkundige voorzieningen en €
164.500 voor IT voorzieningen.

In 2017 is een onrechtmatigheid geconstateerd bij de aanbesteding van de tijdelijke huisvesting. Op 25-06-2018 heeft het college richting raad
hierop haar reactie gegeven. Van kwade opzet was geen sprake, gedurende de rit en voortschrijdend inzicht in het project hebben tot gevolg
gehad dat de aanbesteding voor de tijdelijke huisvesting het grensbedrag voor Europese aanbesteding van diensten te boven is gegaan.

Leerpunten vanuit het project zijn:
• Leerpunt is dat budgetbewaking bij een majeur project breder weggezet dient te worden. Denk hierbij aan een budgetbewakingscommissie
   met de controller als een van de stakeholders. Vanaf projectstart dient de verplichtingen administratie Ingericht te zijn. Ten tijde van de
   projectstart was de financiële administratie voor het project nog niet projectmatig ingericht. Deze inrichting heeft alsnog eind 2017-begin
   2018 plaatsgevonden. De financiële verankering lag vooral bij de projectleider.
• Bij oplevering beter rekening houden met vakantieperiodes. De oplevering van het gebouw heeft plaatsgevonden kort voor de
   bouwvakperiode van de aannemers en installateurs. We hebben tijdens het vakantiereces weinig problemen ervaren met de opgeleverde
   werken, het afhandelen van opleverpunten heeft hierdoor wel langer geduurd dan strikt noodzakelijk. Hiermee is wat extra overlast binnen
   de organisatie aan de orde geweest.
• Het tijdig inschakelen van de IT discipline bij start van het project. We hebben de impact van de IT componenten in het project
   onderschat.
• Het college heeft passende maatregelen getroffen om aanbestedingsfouten
   in de toekomst te vermijden.




                                                                      6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Tot slot
Voorafgaand aan het project hebben we een communicatieplan opgesteld. Doelstelling was het op de hoogte houden van alle project
betrokkenen over de ontwikkelingen in het project. De open communicatie met direct betrokken heeft ertoe geleid dat tijdens het
bouwproject weinig tot geen klachten de gemeente bereikt hebben.




                                                                   7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>1. Inleiding
  Vanaf het moment van de herindeling van de gemeente Maasgouw is het thema nieuwbouw of verbouw van het publiekscentrum
  Maasgouw onderdeel geweest van de politieke agenda. In 2007 is aan diverse verbouw alternatieven voor het publieksplein gewerkt. Dit
  heeft in 2008 geleid tot een aan de gemeenteraad gepresenteerd nieuwbouwscenario met een investering van 17 miljoen. Dit bleek een
  te forse investering te zijn. Op basis hiervan is aan een drietal alternatieve scenario’s (small, medium en large), gewerkt met als
  uitgangspunt een verbouwing van de patio. De kosten van deze scenario's varieerden tot een bedrag van 3.5 miljoen euro.

  In 2011 is deze discussie geparkeerd totdat duidelijk werd welke toekomst het bestuurscentrum in Heel zou krijgen. In 2011/2012 was de
  toekomstige invulling van het bestuurscentrum met de huisvesting van het Service centrum MER/OD bepaald waarna de verbouwing van
  het publiekscentrum weer relevant werd. In september 2013 is het project vastgesteld met een geprognotiseerde omvang van € 2.700.000
  waarbij voor de verbouwing een drietal algemene uitgangspunten waren vastgesteld,
  • De inrichting: sober en doelmatig
  • De uitstraling: representatief en functioneel
  • De toekomstbestendigheid: courant en duurzaam

  In 2015 is aan het in voorbereiding zijnde verbouwingscenario van het publieksplein is als extra optie de huisvesting van de MER/OD aan
  het project toegevoegd. De aanvullende investering zou gedekt worden uit de vrijval van de exploitatie van het bestuurscentrum in Heel,
  zijnde € 3.900.000. Dit bedrag is toegevoegd aan het verbouwingsproject. Op basis van het raadsbesluit van 14 juli 2016 is de
  kredietstelling voor het totale project definitief vastgesteld en heeft de definitieve uitwerking van het project zijn gestalte gekregen.

  In februari 2017 heeft de Meervoudig onderhandse aanbesteding van Werken voor de verbouwplannen plaatsgevonden. De aanbesteding
  kende een overschrijding van het budget waardoor in het zomerreces van 2017 een onderhandelingsperiode met de uitvoeringskandidaten
  heeft plaatsgevonden om het project binnen budget te krijgen. Deze periode is succesvol afgerond waarna in december 2017 met de
  verbouwing kon worden gestart. Op 27 juli 2018 is de gemeente terug verhuisd naar het verbouwde publieksplein aan de Markt 36 in
  Maasbracht.

  Bovenstaand hebben wij u inzicht gegeven in het globale verloop van het project, aansluitend geven wij u in deze rapportage inzicht in
  de vastgestelde doelen van het project, de hieraan te koppelen resultaten en de projectafsluiting.




                                                                    8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>2. Projectdoelstelling en resultaat
  Het doel
  In 2007 is het voorbereidingskrediet voor het technisch onderhoud van het dienstverleningsconcept toegekend. Dit heeft geleid tot het
  bouwkundig en installatie technische uitwerken van de verbouwplannen. De uitwerking diende plaats te vinden op een drietal
  geformuleerde hoofddoelstellingen. De doelstellingen zijn als volgt omschreven:

  Significante (ruimtelijke) maatregelen
  Het project moet een resulteren in significante (beeldbepalende) maatregel, of te wel het gebouw dient voor de burgers een herkenbaar
  en beeldbepalend bouwwerk te zijn.

  Unieke ontwikkeling
  Het project moet een uniek karakter hebben en gericht zijn op nieuwe ontwikkeling. Het project bouwt aan het gemeentehuis welke
  voldoet aan de eisen van de moderne tijd, hierbij worden inzichten t.a.v. nieuwe werkvormen, dienstverlening en ict-ontwikkelingen
  meegenomen.

  Politiek-bestuurlijke gewicht
  Het project is in politiek-bestuurlijk opzicht zwaarwegend van aard en zal met enige regelmaat op de bestuurlijke agenda staan.
  In dit kader is bestuurlijke relevantie aan de orde voor wat betreft:
  • imago gemeente Maasgouw,
  • optimaliseren dienstverlening (speerpunt coalitieprogramma),
  • efficiënte bedrijfsvoering (taakstelling),
  • huisvesting ambtelijk apparaat, bestuur en raad.

  Bovengenoemde is als volgt vertaald.
  De burgers van Maasgouw zijn gebaat bij een optimale dienstverlening waaronder inbegrepen de fysieke dienstverlening aan de balies.
  Bezoekers hebben recht op een adequate dienstverlening in een omgeving die;
  1. het mogelijk maakt de dienstverlening centraal af te handelen;
  2. de privacy waarborgt;
  3. als publieksvriendelijk en logisch wordt ervaren.

  Ambtenaren van Maasgouw zijn gebaat hun werkzaamheden te verrichten in een werkomgeving die
  uitnodigend is en voorziet in een goed werkklimaat die voldoet aan de moderne ARBO eisen
  waarbij de exploitatiekosten beheersbaar zijn.


                                                                    9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Bestuurders van Maasgouw zijn gebaat bij een professionele werkomgeving die representatief is en voldoet aan de technische eisen van
deze tijd qua infrastructurele voorzieningen.

Het gebouw dient aan moderne eisen te voldoen waarbij de algemene uitgangspunten als volgt zijn geformuleerd:
• inrichting; sober & doelmatig;
• uitstraling; representatief & functioneel;
• toekomstbestendigheid; courantheid & duurzaam.

Het resultaat

Politiek-bestuurlijke gewicht
Door de vormgeving en architectuur van het gebouw en de inrichting hebben we aan het geheel, een openbaar en vriendelijk karakter
toegevoegd aan de ontwikkeling. Op basis van de indeling van het publieksgebied die makkelijk toegankelijk en benaderbaar is, wordt het
publieksvriendelijke karakter van de omgeving benadrukt. Met het toegevoegde dienstverleningsconcept waarbij de burger enerzijds op
basis van afspraken en anderzijds op basis van vrije inloop geholpen kan worden, is er een nieuwe dimensie aan de dienstverlening
toegevoegd. We hebben nog steeds een receptie voor een gastvrije ontvangst om de burger goed te bedienen en van antwoorden te
voorzien. Hiernaast is voor een groot aantal diensten de gemeente digitaal bereikbaar.

Met dit gebouw is niet alleen een huis voor de gemeenschap gebouwd , maar ook een faciliteit voor provinciale en regionale
ontmoetingen. Er wordt iets extra’s, midden in Limburg, geboden. Een belangrijke uitstraling van het imago van de gemeente. Door
centralisatie van zowel het ambtelijke apparaat, het bestuur en de raad is een belangrijke stap gezet in een efficiënte bedrijfsvoering.
Het multifunctionele karakter van het gebouw draagt hieraan bij.
De introductie van het nieuwe werken verhoogd de productiviteit van de organisatie en zorgt voor een betere communicatie en
onderlinge afstemming tussen medewerkers en bestuur.

Een herkenbaar en beeldbepalend gebouw
De doelstelling was een sober en doelmatig gebouw, met een duurzame touch.
Het gebouw bestaat uit een oudbouw uit de jaren 50 en een nieuwbouw uit de jaren 90. In het verbouw scenario is rekening gehouden
met de constructieve mogelijkheden van beide gebouwdelen waarbij het patiodeel als nieuwbouwdeel voor het publieksplein is
toegevoegd. Het ontwerp kent een handhaving van de buitenschil waarbij op basis van een aantal architectonische en esthetische
toevoegingen het gebouw een herkenbaar en modern karakter heeft gekregen.
• Er is een entree die gastvrijheid en ontmoeting uitstraalt, het gebouw is representatief en zeer functioneel.
• Er is een afwerking buiten met een mooie aansluiting op de Markt, achter en opzij van het gemeentehuis. Daarnaast is er veel groen.
• Door het open karakter in het gebouw is de courantheid van het gebouw naar toekomstig gebruik vergroot. Op dit moment is het
   gebruik gemeentehuis maar naar de toekomst zijn andere gebruiksmogelijkheden zeer goed denkbaar.
• Aan het gebouw zijn meerdere duurzaamheidsmaatregelen toegevoegd. Hierbij valt te denken aan
   zonnepanelen, warmtepompen, extra isolatiemaatregelen spouw en beglazing,
   ledverlichting met bewegingsmelders, etc.

                                                                   10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Unieke ontwikkeling
We hebben een huis voor de gemeenschap gebouwd:
• Er is een burgerplein dat ruim, licht en uitnodigend is voor de burger.
• Er is een raadszaal met een mooie uitstraling die meerdere doelen dient. Een ruimte voor multifunctioneel gebruik, te denken valt aan
   de raadsvergaderingen, huwelijken, grootschalige vergaderingen. Hiernaast is de ruimte geschikt voor grotere ontmoetingen en
   recepties.
• Er is een werkgebied voor het bestuur dat direct contact maakt met de ambtenaren en met de burgers.
• Er zijn twee werkverdiepingen die zodanig gepositioneerd zijn voor de ambtenaren dat zij direct contact kunnen maken met de
   burgers op het publieksplein. De werkgebieden zijn sober en doelmatig met een moderne uitstraling, waarbij de werkplekken voldoen
   aan de eisen van deze tijd (arbo-proef).
• De werkplekken zijn flexibel wat de efficiëntie ten goede komt.
• Er zijn werkplekken voor 150 ambtenaren, die uitnodigen om samen problemen op te lossen en projecten aan te pakken.
• Er is een mooie werkomgeving voor 90 medewerkers van de Omgevingsdienst. Zij dragen zorg voor de vergunningen, het toezicht en de
   handhaving voor Maasgouw en twee andere gemeenten.
• De ICT voldoet aan de eisen van de tijd waarbij iedere werkplek voorzien is van 2 beeldschermen en de opslag van documenten in de
   “Cloud”is geregeld. De gemeente is plaats en tijd onafhankelijk in het werken geworden.

Zowel de medewerkers van de gemeente als de medewerkers van de Omgevingsdienst zijn tevreden met hun nieuwe werkplek. Hierbij
valt op dat de inrichting rust uitstraalt, een goede akoestiek en klimaat heeft. We merken wel dat niet alleen het gebouw maar ook het
“tijd-en-plaats onafhankelijk werken” enige gewenning met zich mee brengt.

Uitvoering en kwaliteit
Van december 2017 tot en met 24 juni 2018 heeft er een relatief korte bouwperiode van 6 maanden plaatsgevonden om het grootschalige
bouwproject te realiseren. Op 24 juni is formeel door de uitvoerende partijen opgeleverd en is een intensieve inrichtingsperiode gestart.
Ondanks de korte bouwperiode heeft dit geen gevolgen gehad voor de uiteindelijke kwaliteit van de uitvoering. Aansluitend aan de
bouwperiode hebben de uitvoerende partijen tijdens de inrichtingsperiode hun opleverpunten moeten oplossen. Dit leverde een
hektische en intensieve periode op. Op basis van goede afspraken die met alle partijen zijn gemaakt heeft dit geen gevolg gehad voor de
opgeleverde kwaliteit van het werk en de inrichting.

Op 27 juli 2018 is de bouw en inrichtingsperiode afgesloten met de verhuizing van de medewerkers naar het verbouwde gebouw. Bij de
verhuizing is gebleken dat er op basis van gebruik kleine aanpassingen noodzakelijk waren. Voorbeelden hiervan zijn extra gewenste
datapunten, een extra wandcontactdoos of een verplaatsing van een belstoel.
Na een wat langere gewenningsperiode hebben zich in de hoofdopzet van het gebouw en
de werkomgeving geen grote structurele wijzigingen voorgedaan.




                                                                 11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>3. Ingezette middelen
  Interne en externe uren

  Projectleider
  Het project heeft gedurende haar looptijd te maken gehad met een aantal wisselingen van de projectleider. De project opstart is gedaan
  onder leiding van Stan Backus. De projectuitwerking heeft plaats gevonden door Ivo Linssen. De werkzaamheden van de eerste twee
  projectleiders maakten onderdeel uit van hun normale werkzaamheden voor de gemeente en werden gedekt uit de reguliere
  personeelslasten. Voor de project realisatie periode is een externe projectleider aangezocht. De uitvoeringswerkzaamheden van de
  projectleider realisatie zijn vastgesteld en uitgevoerd voor 2.5 dag per week.

  Projectteamleden
  Zowel in de voorbereidingsfase als in de realisatiefase zijn medewerkers van de gemeente, als projectmedewerkers, betrokken geweest
  bij het project. In de voorbereidingsfase was dit als lid van een klankbordgroep, in de uitvoeringsfase als lid van de projectgroep. Door
  projectleiders is er vooraf voor betrokkenen een inschatting gemaakt van de door hun te besteden uren. Voor het project heeft geen
  tijdschrijven plaatsgevonden maar de ingeschatte uren, ruim 4800, waren ruim geprognotiseerd. In de voorbereidingsperiode zijn de uren
  van de medewerkers voornamelijk gaan zitten in:
  • Ontwikkelen visie op werken
  • Ontwikkelen programma van eisen gebouw
  • Ontwikkelen programma van eisen burgerplein
  • Ontwikkelen programma van eisen inrichting
  • Klankbordgroepen
  • Projectgroepen
  • Etc.

  ICT Ondersteuning
  Voor ICT ondersteuning is gedurende de realisatie en uitvoeringsfase het Service centrum IT betrokken geweest. Voor een deel van de
  uitvoeringswerkzaamheden hebben zij een externe adviseur ingehuurd. De door het Service centrum IT gecalculeerde uren waren 1 dag
  per week. De totale kosten bedroegen € 25.500,- De externe adviseur was ingehuurd op basis van een lumpsum bedrag (€ 45.700,-) .

  Projectmanager (extern)
  De werkzaamheden van de projectmanager hebben plaatsgevonden op basis van een voorafgaande inschatting van tijdsbesteding waarbij
  de uiteindelijk op basis van bestede tijd is gedeclareerd. Hiervoor is regie overeenkomst overeengekomen.
  De werkzaamheden van de projectmanager zijn financieel gedekt uit het huisvestingsproject en
  binnen de hiervoor geprognotiseerde kosten ( €110.000,00) uitgevoerd.
                                                                       12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Planning
Uiteindelijk kende het project een doorlooptijd van 10 jaar van ideevorming tot realisatie. De eerste ideeën zijn in 2007/2008 ontstaan.
Na een aanvankelijke 1ste exercitie waarbij diverse alternatieven waren onderzocht is in 2014 de conclusie getrokken dat nieuwbouw niet
tot de mogelijkheden behoorde. In 2015 is op basis van 3 alternatieven het plan opgevat om te komen tot een kleinschalige verbouwing
van het publieksplein voor enkel de medewerkers van de gemeente. Geraamde kosten 2.7 miljoen.

Op basis van dit gegeven heeft er een architectenselectie plaatsgevonden op basis van een Europese aanbesteding en is er gestart met de
bouwkundige uitwerking van het project.

In 2015 is in het project de huisvesting van het Servicecentrum MER/OD bij de ontwikkeling betrokken. Hiernaast werden de contouren
voor de renovatie van het bestuursgebied en de raadszaal steeds duidelijker. In de besluitvorming is het alternatieve plan om de raadszaal
over 2 vloervelden uit te voeren meegenomen. Een beslissing die zijn impact zou hebben op de uitvoering van het bestuursgebouw. Dit
hield een aanpassing in van de gebouwomvang en de hieraan toe te wijzen financiële dekking. In juli 2016 heeft dit geleidt tot een nieuwe
kredietvotering voor de verbouwing van € 6.900.000. Hiermee heeft het project enige vertraging opgelopen.

Vanaf juli 2016 tot en met februari 2017 is er gewerkt aan de uitwerking van het vastgestelde plan naar bestekstukken voor aanbesteding.
Oorspronkelijk zou in december 2016 de aanbesteding werken hebben plaatsgevonden, deze is echter pas in februari 2017 gestart. Oorzaak
van de vertraging was de definitieve inrichting van het gebouw en de noodzakelijke afstemming hiervan met de gebruikers.

In mei 2017 waren de resultaten van de aanbesteding bekend. De aangeboden prijzen vielen echter buiten de budgettaire kaders van het
project. Noodzakelijk gevolg hiervan was een wijzigingsperiode en bezuinigingsronde met de uitvoerende partijen. In verband met het
vakantiereces hebben de gesprekken hierover pas na de bouwvak van 2017 kunnen plaatsvinden. Uiteindelijk is er in oktober 2017
overstemming met partijen bereikt over de definitieve opdrachtsom. Al met al wederom een vertraging van 8 maanden. Een deel van deze
vertraging is opgevangen doordat de interne sloopwerkzaamheden in juni en juli 2017 werden afgerond. Voordeel hiervan was dat de
uitvoerende partijen zich enkel met de opbouwwerkzaamheden behoefden bezig te houden. Hierdoor is weer tijd terug gewonnen en kon
de uitvoeringsperiode kort gehouden worden.

In december 2017 is definitief gestart met de verbouwing van het gemeentehuis. Conform afspraken heeft de oplevering van werken
plaatsgevonden op 24 juni 2018 en is de gemeente op 27 juli 2018 verhuisd. Dit was de verwachte doorlooptijd bij start van de realisatie.

Samengevat kunnen we in de planning de volgende vertragers benoemen.
‐ Uitgebreide interne ideefase om te komen tot daadwerkelijke projectomvang
‐ Besluitvorming definitieve omvang project, (incl. MER/OD, bestuursgebied, raadszaal en publieksplein).
‐ Ontwikkelen programma van eisen en werkplekconcept
‐ Meervoudig onderhandse aanbesteding werken en de daarop volgende bezuinigingsronde.




                                                                   13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Financiële middelen

Evaluatie dekking verbouwingskrediet
In 2007 zijn de eerste onderzoeken gedaan naar de huisvestingsmogelijkheden van de fusiegemeente. Gedurende de periode 2007 tot en
met 2014 heeft dit geresulteerd in een voorbereidingskrediet technisch onderhoud dienstverleningsconcept. Vaststelling hiervan heeft
plaatsgevonden op 28 augustus 2007 en 3 juli 2014. De middelen zijn gedekt uit de exploitatie.

Met het vorderen van de inzichten met als resultante de 1 ste bouwplannen is in juli 2015 een aanvullende investering geprognotiseerd van
€ 2.000.000. In 2015 zijn de bouwplannen na overleg met de raad verder doorontwikkeld en is gekeken naar de mogelijkheden om de
huisvesting van het Servicecentrum MER/OD onderdeel te laten uitmaken van het verbouwproject. In 2015 heeft dit geleid tot een extra
investeringsbehoefte van € 3.850.000 voor het gebouw en is € 202.800 voor duurzaamheidsmaatregelen meegenomen. In deze
ontwikkeling zijn de benodigde aanpassingen voor de raadszaal en het bestuursgebied verwerkt. Op 14 juli 2016 heeft de raad tot een
kredietstelling besloten. Zoals voorheen met andere maatschappelijke investeringsprojecten heeft de gemeente besloten deze investering
te dekken uit de Essentreserve en de vrijval van exploitatielasten van het bestuurscentrum te Heel.

De kredietstelling van de raad heeft geleid tot uitvoering geven aan het verbouwplan en over te gaan tot inkoop via diverse
aanbestedingsprocedures. In december 2017 heeft dit geleid tot opdrachtverlening aan uitvoerende partijen en is met de daadwerkelijke
realisatie gestart.

Gedurende de realisatiefase zijn een aantal onvoorziene omstandigheden ontstaan waardoor meerkosten in de verbouwing aan de orde
waren, deze meerkosten hebben bestaan uit:
• Een dispuut met de aannemer omtrent geclaimde aanvullende kosten. Deze kosten zijn voorgelegd in een bindend advies procedure
  welke geleid heeft tot meerkosten voor de gemeente van € 163.000.
• Hiernaast zijn er meerkosten ontstaan in het kader van de benodigde IT in het gebouw. Deze kosten bedroegen € 164.500.
• Tot slot is op wens van de raad een binnenring toegevoegd aan het inrichtingsconcept van de raadszaal. De kosten hiervan bedroegen
  € 9.650.

Op 17 mei 2018 is op basis van raadsbesluit de kredietstelling voor bovengenoemde meerwerken verleend. Deze aanvullende investering
werd gedekt uit de Essentreserve. Op basis van voornoemde is de totale investering voor de verbouwing uitgekomen op € 7.152.530.
Het project is financieel binnen deze parameters uitgevoerd.

Separaat aan het verbouwtraject is er ten behoeve van de raadszaal een onderzoek opgestart naar de wenselijkheid van extra audio
visuele middelen ter ondersteuning aan de raadsvergaderingen.
De plannen hiervoor zijn in 2017 uitgewerkt en aanbesteed.
Dit heeft op 17 mei 2018 geleid tot een kredietstelling van de raad voor een bedrag van € 146.300.
Dekking hiervan via de exploitatie begroting 2018.


                                                                  14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Omschrijving                                Investering 4% rente dekking
Technisch onderhoud diensverlenings-
                                               755.000    30.200 uit exploitatie
concept 28 aug 2007 en 3 juli 2014

Aanvullende investering juli 2015            2.000.000    80.000 taakstelling bedrijfsvoering

Aanvullende investering december 2015        3.857.500   151.300 vrijval exploitatie Heel

                                                     0     3.000 afronding
Kredietstelling raadsbesluit 14 juli 2016   6.612.500    264.500
aanvullend krediet 14 juli 2016:
duurzaamheidsmaatregelen                      202.800              besparing exploitatie
Meerkosten verbouwing gemeentehuis:
binnenring raadszaal                             9.650
verbouwing gemeentehuis                        163.000
ICT-middelen                                   164.580
Kredietstelling raadsbesluit 17 mei 2018      337.230              Algemene Reserve


Totale investering                          7.152.530


AV-middelen nieuwe raadszaal
Kredietstelling raadsbesluit 17 mei 2018      146.300              exploitatie begroting 2018   *alle bedragen excl. BTW

De taakstelling bedrijfsvoering van € 80.000 wordt binnen de personeelsformatie van 2019 voor € 43.000 gerealiseerd. Bij de vaststelling
van de Programmabegroting 2019 op 8 november 2018 heeft de raad bij amendement besloten het resterende bedrag van € 37.000 ten
laste te leggen van de algemene middelen. Daarmee heeft deze taakstelling van € 80.000 volledige dekking verkregen. Bij de
dekkingsmiddelen van € 151.300 door de vrijval exploitatie voormalig gemeentehuis Heel is ervan uitgegaan dat dit gebouw binnen
redelijke tijd verkocht gaat worden. Dit zou mogelijk moeten zijn gelet op de minimale boekwaarde. Tot die tijd zijn er nog
leegstandskosten die afgedekt kunnen worden uit vrijvallende kapitaallasten doordat voorzien technisch onderhoud aan beide
gemeentehuizen in de periode 2019-2022 niet meer relevant is.

Samenvattend kan gesteld worden dat de financiële afwijkingen op het budget met name veroorzaakt zijn door:

1.   Een lange voorbereidingsperiode,
2.   Een toewijzing meerwerkclaim aan aannemer op basis van besluitvorming bindend adviesprocedure,
3.   De wens van de raad om te beschikken over uitgebreide audio visuele communicatiemiddelen tijdens raadsvergaderingen,
4.   Een onvoldoende inschatting van de financiële gevolgen in relatie tot de impact van de benodigde
     IT resources door latere realisatie 4de omgeving.

                                                                            15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Projectrisico’s
In 2014 heeft het project min of meer zijn definitieve omvang gekregen. Op basis hiervan is hiervoor in 2014 een startdocument opgesteld.
In dit startdocument zijn een vijftal projectrisico’s beschreven bij het uitvoering geven aan het project. We hebben de risico’s
geëvalueerd en geven onderstaand onze bevindingen hierop weer.

Bedrijfsmatig risico;
*Er is een streven om vooral door inzet van eigen ambtenaren de voorbereidende klus te klaren. Medewerkers kunnen ingezet worden
vanuit hun eigen vakdiscipline. Deze benadering kan wel gevolgen hebben voor het reguliere werk (jaarplannen).

3 projectleiders:
Tot aan de projectrealisatie is het project door zowel interne projectleiders als interne professionals vorm gegeven. Enkel voor de
bouwbegeleiding hebben we ons door een extern bureau laten ondersteunen. In de realisatiefase is door het wegvallen van de interne
projectleider in eerste instantie gezocht naar een interne vervanging. Na onderzoek is gebleken dat deze niet aanwezig was en hebben we
iemand van buitenaf aangetrokken. Hij was in het verleden al meerdere malen in de ontwikkelfase betrokken geweest bij het project.

Na evaluatie van de interne inzet is vast komen te staan dat deze inzet niet geleid heeft tot negatieve gevolgen voor het reguliere werk.

Dienstverleningsconcept
*Op het moment van start van het verbouwtraject is de dienstverlening aan burgers niet volledig digitaal. Veel vormen van
dienstverlening mogen echter niet digitaal aangeboden worden. Daarnaast is voor veel burgers juist de fysieke dienstverlening de
herkenbaarheid van hun eigen gemeente. Kan hierin via het dienstverleningsconcept een goede mix gevonden worden.
Op dit moment is t.b.v. de burgers de telefooncentrale goed ingeregeld en is er in de centrale hal een klant geleidingssysteem
geïnstalleerd. Het dienstverleningsconcept in het kader van de digitale bereikbaarheid van de gemeente is continue in ontwikkeling en
kent op dit moment geen risico's.

Operationele risico’s:
*In de aanloop van het project zal duidelijk worden of de dienstverlening gedurende de bouwperiode vanuit het gemeentehuis kan blijven
plaatsvinden of dat hiervoor tijdelijke oplossingen gevonden dienen te worden. Oplossingen kunnen leiden tot een ervaring van
vermindering van dienstverlening naar de burger.

Tijdens de realisatiefase van het project is ervoor gekozen om vanuit een tijdelijke huisvesting aan de Kruisweg de dienstverlening voort
te zetten. Via externe verwijzingen en communicatie is dit kenbaar gemaakt aan de burger. Gedurende de verbouwing heeft de
dienstverlening aan de burger hieronder niet geleden.




                                                                   16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Budgettaire risico’s:
*Een verbouwing heeft een uniek karakter met uniek kostenplaatje. Door onvoorziene omstandigheden kunnen kosten hoger uitvallen.
Daarnaast is een taakstelling van € 80.000 structureel opgenomen ter bekostiging van de hogere kapitaallasten (rente), een taakstelling
die gerealiseerd moet worden.

De aanbestedingsprocedure werken was hoger uitgevallen dan voorzien. Dit heeft geleid tot een extra financiële bezuinigingsronde met
aanbieders. Deze procedure heeft tot enkele maanden vertraging geleid. Hierdoor is langer gebruik gemaakt van de tijdelijke huisvesting.

Om de uitgaven van het project goed te kunnen monitoren is het van belang om over een goede budgetbewaking te kunnen beschikken.
Tot aan de realisatiefase in 2017 heeft budgetbewaking van het project plaatsgevonden door de projectleider op basis van
Excelbestanden. Pas eind 2017 is er voor het project een verplichtingen administratie aangemaakt waardoor budgetten, opdrachten en
uitgaven aan elkaar gekoppeld zijn. Doordat te laat de budgetbewaking in het goede format is gebracht is te laat ontdekt dat de kosten
voor de tijdelijke Huisvesting het hiervoor bestemde budget overschreed. Interne projectmaatregelen alsmede een positief
aanbestedingsresultaat op de inrichting hebben er echter niet toe geleid dat het overall projectbudget echter niet werd overschreden.

Bouwkundige risico’s;
*De verbouwing is zeer ingrijpend te noemen waarbij eventuele verborgen bouwkundige gebreken aan het licht kunnen komen. Ofschoon
het gebouw in een goede conditie verkeerd is dit risico niet geheel uit te sluiten.
Het project kende wel een paar overschrijdingen. Zoals eerder onder de financiële paragraaf aangegeven hadden deze betrekking op
onvoorziene omstandigheden.
De claim door aannemer in relatie tot volgens hem in de bouw ontstane meerkosten hebben we voor bindend advies voorgelegd. De
uitspraak van deze procedure heeft tot ruim € 110.000 extra kosten op het bouwbudget geleid.
Indien de claim van de aannemer niet via een bindend advies procedure zou zijn opgelost waren de mogelijke gevolgen in relatie tot
planning en oplevering wellicht niet te overzien geweest. De extra financiële gevolgen waren waarschijnlijk groter dan de uiteindelijke
uitspraak uit de bindend adviesprocedure.

Op installatie technische werkzaamheden heeft een overschrijding van kosten plaatsgevonden, een deel hiervan is binnen de reguliere
budgetten opgevangen. Voor € 50.000,- is hiervoor aanvullend krediet verleend.

Onvoorziene omstandigheden maken altijd onderdeel uit van een grootschalig project. We hebben gebruik gemaakt van ervaringen van
(interne) professionals om tot een reële inschatting te kunnen komen.
Geheel voorkomen is echter onmogelijk.




* Komt uit het project startdocument “startnotitie realisatie publieksplein gemeente Maasgouw”
                                                                                17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Aanbestedingsrechtmatigheid
Het grensbedrag voor Europese aanbesteding van diensten is € 209.000. De uitgaven over 2017 m.b.t. het contract met Boels bedragen
€ 287.000 door langere huurperiode en extra kosten (toevoeging extra huur archiefruimte en cameratoezicht). De accountant heeft dit bij
zijn controle over 2017 geconstateerd en kwalificeert het volgen van de onjuiste aanbestedingsprocedure als een rechtmatigheidsfout.

Op 26 juni 2018 heeft het college aan de raad een reactie gegeven op de controleverklaring accountant bij jaarstukken 2017. In deze
verklaring is ingegaan op geconstateerde fouten inzake naleving Europese aanbestedingsregels. Hierbij onder andere bedoelende de
Europese aanbesteding van de Tijdelijke Huisvesting aan Boels.
• Het betreft de kosten voor de tijdelijke huisvesting. Voor aanbesteding, gunning, ingebruikname en gebruiksfase is bij de aanbesteding
   een planning gehanteerd. Aanvankelijk was een huurperiode van 7 maanden voorzien. Op basis van marktconsultatie zouden we met
   een kostenraming van € 201.000 onder de Europese aanbestedingsgrens van € 209.000 blijven en is een meervoudige onderhandse
   aanbestedingsprocedure opgestart bij 3 leveranciers. De bouwvoorbereiding van het publieksplein heeft door diverse factoren langer
   tijd in beslag genomen waardoor later met de bouw gestart is en de oplevering naar achter is geschoven. Dit resulteert in langer
   gebruik van de tijdelijke huisvesting dan oorspronkelijk was voorzien. Daarnaast is na aanbesteding cameratoezicht en aanvullende
   huur van tijdelijke archiefcontainers noodzakelijk gebleken. Deze zijn eveneens in het contract met Boels ondergebracht. De totale
   contractwaarde van maart 2017 t/m juli 2018 bedraagt € 453.000 en wordt volledig als rechtmatigheidsfout in 2017 opgenomen. Door
   deze fout volledig in 2017 te verantwoorden, komt deze niet meer terug in 2018.

Maatregelen ter voorkoming in de toekomst
Recent heeft het college een besluit genomen om afwijkingen van het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid te repareren:
• Er is met het MT afgesproken dat leidinggevenden vanuit hun integrale managementverantwoordelijkheid meer toezien op registratie
  en dossiervorming van inkopen (conform het vastgestelde aanbestedingsbeleid) ter voorkoming van jaarlijkse reparatie achteraf.
• Tevens is afgesproken dat de inkoopadviseur en het procesformulier inkoop meer in het inkoopproces in te bedden.




                                                                 18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Leerpunten

De projectevaluatie heeft een aantal leerpunten opgeleverd.

De sterke punten in het project zijn geweest:
• De heldere projectstructuur;
• Een tijdige en adequate besluitvorming door verantwoordelijken;
• Een nauwe betrokkenheid van bestuur en de medewerkers in de project voorbereiding en realisatie;
• Een strakke planning en sturing door projectverantwoordelijken in de realisatiefase.

Leerpunten vanuit het project:
• Leerpunt is dat budgetbewaking bij een majeur project breder weggezet dient te worden. Denk hierbij aan een
   budgetbewakingscommissie met de controller als een van de stakeholders. Vanaf projectstart dient de verplichtingen
   administratie Ingericht te zijn. Ten tijde van de projectstart was de financiële administratie voor het project nog niet
   projectmatig ingericht. Deze inrichting heeft alsnog eind 2017-begin 2018 plaatsgevonden. De financiële verankering lag
   vooral bij de projectleider.
• Bij oplevering beter rekening houden met vakantieperiodes. De oplevering van het gebouw heeft plaatsgevonden kort voor
   de bouwvakperiode van de aannemers en installateurs. We hebben tijdens het vakantiereces weinig problemen ervaren
   met de opgeleverde werken, het afhandelen van opleverpunten heeft hierdoor wel langer geduurd dan strikt noodzakelijk.
   Hiermee is een stukje extra overlast aan de organisatie aan de orde geweest.
• Het tijdig inschakelen van de IT discipline bij start van het project. We hebben de impact van de IT componenten in het
   project onderschat.
• Het college heeft passende maatregelen getroffen om aanbestedingsfouten in de toekomst te vermijden.




                                                                 19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Communicatie
Aan de communicatie in het project heeft een communicatieplan ten grondslag gelegen. Dit plan was opgesteld door het team
communicatie van de gemeente. In het communicatieplan zijn de interne en externe actoren alsmede de communicatie uitgangspunten
benoemd. Doelstelling van het communicatieplan is het op de hoogte houden van alle stakeholders, van alle ontwikkelingen van het
project, gedurende zowel het voorbereiding- als uitvoeringsproces.

Tijdens het hele project heeft de communicatie op een 4-tal fronten plaatsgevonden, te weten:
• Interne communicatie met medewerkers
• Communicatie met bestuur en raad
• Communicatie met omwonenden en bedrijven

Voor communicatie is gebruik gemaakt van alle aanwezige en moderne middelen. Dit geldt zowel voor de interne als de externe
communicatie. Er is zowel via internet, social media als via de traditionele communicatie middelen als pers en brieven gecommuniceerd.
Om medewerkers en stakeholders van de gemeente te informeren is gebruik gemaakt van de interne middelen. Om burgers te bereiken
zijn er informatieavonden geweest waarin uitleg met betrekking tot de plannen heeft plaatsgevonden.

Ten tijde van de start van het project zijn direct omwonenden en de aanwezige winkeliers nauw betrokken geweest bij de uitwerking en
invulling van de bouwplaats. Dit om mogelijke overlast zoveel mogelijk te beperken.

De open communicatie met direct betrokken heeft ertoe geleid dat tijdens het bouwproject weinig tot geen klachten de gemeente
bereikt hebben.

Ten tijde van de verhuizing zijn medewerkers vooral geïnformeerd omtrent praktische zaken zoals verhuisinstructies, toegangsbadges,
fietsenstalling, etc. Hierbij moest rekening gehouden worden met de aansluitende vakantieperiode.

Omwonenden van de tijdelijke huisvesting waren geïnformeerd dat het gemeentehuis eind juli werd terug verhuisd naar de Markt. Zij
waren geïnformeerd wanneer de tijdelijke huisvesting werd weggehaald en wat dit voor hen zou betekenen. Omwonenden en bedrijven
aan de Markt waren bijtijds geïnformeerd over het afronden van de bouwwerkzaamheden.




                                                                 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>4. Projectoverdracht
  In december 2018 heeft de projectoverdracht aan de staande organisatie plaatsgevonden. Op een paar kleine naleveringen na zijn alle
  overeengekomen werkzaamheden en leverringen van partijen uitgevoerd of afgerond.

  Beheer
  Het service en onderhoudsdeel wordt overgenomen door gebouwbeheer van de gemeente. De garantieperioden zijn ingegaan op 24 juni
  2018

  Alle bouwkundige opleverpunten zijn afgehandeld.
  Alle installatie technische opleverpunten zijn afgehandeld. De onderhoudsperiode voor de werktuigbouwkundige installaties en de
  installatietechnische installaties is ingegaan op 24 juni 2018.


  Inrichting
  Alle inrichting technische zaken zijn afgehandeld. De garantieperioden van partijen zijn ingegaan op 27 juli 2018 en hebben een
  doorlooptijd van 1 jaar.

  IT beheer
  Het service en onderhoudsdeel van de aangebrachte IT componenten wordt overgenomen door Sevicecentrum-MER, afdeling
  bedrijfsvoering (cluster I&A).

  Ten tijde van verbouwing zijn mobiele device’s (MS Surfaces) verstrekt om tijd- en plaats onafhankelijk werken te faciliteren.
  Sevicecentrum-MER, afdeling bedrijfsvoering (cluster I&A) beheert in principe tot dusver alleen de reguliere ict-voorzieningen van de
  werkplekken. Beheer van de mobiele device’s incl. vervanging is nog niet structureel geborgd en zal aanvullende kosten met zich
  meebrengen.

  Onduidelijk is nog waar en hoe het beheer van AV-schermen moet worden ondergebracht. Tijdens de realisatie zijn de monitoren
  rechtstreeks door de gemeente binnen de projectscope van de bouw aangeschaft. Afspraken in relatie tot beheer van deze schermen dient
  nog met het Sevicecentrum-MER, afdeling bedrijfsvoering (cluster I&A) plaats te vinden.




                                                                     21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>5. Afronding
  Projectdocumentatie
  De projectdocumentatie vindt u terug in het verzamelde projectarchief op de server van de gemeente.

  Decharge project

  Projectgroep
  Op 1 november heeft er een afsluitende projectgroep bijeenkomst plaats gevonden en zijn de openstaande fysieke
  projectzaken overgedragen aan de staande organisatie. Het gebouw is definitief ondergebracht bij Gebouwbeheer en
  Onderhoud. De inrichting componenten zijn overgedragen aan facilitaire zaken .

  Stuurgroep
  Op 08 december 2018 heeft de laatste stuurgroep plaatsgevonden . Het project is financieel afgerond en er is decharge
  verleend aan de projectleider en de projectmanager.




                                                                   22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>Bijlage

Publieksplein Maasgouw
1 december 2018
Aan organisatie overgedragen werkzaamheden.

Maasveste
• Alle opleverpunten zijn afgehandeld.

Breman
• Inregelen klimaat over 4 seizoenen

Homij
• Certificering databekabeling – via Compaan

Dak
• Valpreventie Dakopbouw

Inrichting
• Alle leveringen zijn voldaan




                                               23
                                                    23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>