<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                             documentnr.: ADV/RG/18/00444 – zaaknr.: Z/G/18/51561


               *Z02899E94E0*

                                          Raadsvoorstel

Onderwerp                        : Verzelfstandiging beheer en exploitatie van de
                                 wijkaccommodaties het Dorpshuus Escharen en het
                                 Trefpunt Velp
Datum college                    : 6 februari 2018
Portefeuillehouder               : A.M. Henisch-Hulsman
Afdeling                         : Ontwikkeling
Commissie                        : Inwoners en Bestuur
In te vullen door de griffie
Datum commissie                  : 6 maart 2018
Datum raad                       : 13 maart 2018
Agendapunt raad                  :



Samenvatting voorstel

Via Raadsinformatiebrief 2017-58 'Beëindiging bruikleenovereenkomsten Quadrant' hebben wij Uw Raad
geïnformeerd over de overname van het beheer en de exploitatie van de wijkaccommodaties het Trefpunt in
Velp en het Dorpshuus in Escharen door 2 nieuwe lokale beheerstichtingen. Als hoofddoelstellingen zijn
daarbij geformuleerd:
     -    toename van het dagelijks gebruik van beide accommodaties
     -    draagvlak en draagkracht creëren bij de inwoners van Velp en Escharen
     -    het fasegewijs afbouwen van de gemeentelijke exploitatiebijdrage.
De afgelopen maanden zijn beide beheerstichtingen bij notariële akte opgericht, heeft de feitelijke
overdracht van de accommodaties door SGA Quadrant plaatsgevonden, hebben de beheerstichtingen hun
ideeën tot optimalisering van het gebruik van beide accommodaties nader uitgewerkt, en zijn - last but not
least - de beide beheerstichtingen per 1-1-2018 enthousiast van start gegaan. In dit voorstel lichten wij de
investeringsplannen van beide beheerstichtingen toe, hoofdzakelijk betreft het bouwkundige aanpassingen
van voornoemde wijkaccommodaties. De geformuleerde doelstelling 'het fasegewijs afbouwen van de
gemeentelijke exploitatiebijdrage' is in een meerjarenperspectief verwerkt. In een financieel overzicht
worden de kapitaallasten voortvloeiend uit de nu voorgestelde investeringen en de aflopende
exploitatiebijdrage voor de nieuwe beheerstichtingen in beeld gebracht. De kosten vanwege investeringen
en exploitatiebijdrage zijn beduidend lager dan de in het verleden verstrekte subsidie aan SQA Quadrant.

De overdracht van de verantwoordelijkheden behorend bij het zelfstandig beheer en de exploitatie van
gemeenschapsaccommodaties, van gemeente naar lokale beheerstichtingen, past prima in onze
‘Structuurvisie Sociaal Domein’. De dorpsgemeenschappen van Velp en Escharen nemen initiatieven én
tonen bij dit project hun maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Op uitdrukkelijk verzoek van de beide beheerstichtingen leggen wij dit voorstel nog in de laatste
raadsvergadering van deze coalitieperiode aan u voor, achterliggende gedachte hierbij is de gevraagde
bouwkundige aanpassingen zoveel mogelijk in de vakantieperiode, medio 2018, uit te kunnen voeren.




                                                      1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Voorstel besluit

1.       Een krediet beschikbaar te stellen van € 400.000 voor bouwkundige aanpassingen in
         wijkaccommodatie het Trefpunt in Velp
2.       Een krediet beschikbaar te stellen van € 260.000 voor bouwkundige aanpassingen in
         wijkaccommodatie het Dorpshuus in Escharen
3.       De beheerstichting van het Trefpunt in 2018 een subsidie verstrekken van € 12.000,
         welke in 4 jaar afloopt naar nihil
4.       De beheerstichting van het Dorpshuus in 2018 een subsidie verstrekken van € 40.000,
         welke in 4 jaar afloopt naar nihil
5.       De begroting conform het voorgestelde te wijzigen


Financiële consequenties

In onze begroting is een structurele subsidie opgenomen vanwege het beheer en de exploitatie van de
wijkaccommodaties het Dorpshuus en het Trefpunt, in totaliteit € 130.000. De laatste jaren zijn deze
werkzaamheden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van SGA Quadrant, aan wie voornoemde subsidie is
verstrekt. De nieuwe beheerstichtingen verzoeken, na gedegen onderzoek, om vooral bouwkundige
aanpassingen van beide accommodaties. Mede hierdoor wordt een sluitende exploitatie, zonder
gemeentelijke subsidie, binnen afzienbare tijd mogelijk geacht. Het Trefpunt in Velp vergt een investering
van € 400.000. Voor het Dorpshuus in Escharen is een investering van € 260.000 voorzien.
De kapitaallasten van deze investeringen bedragen, bij een afschrijvingstermijn van 20 jaar en een
rentepercentage van1 %, in het 1e jaar € 39.600, daarna jaarlijks aflopend met € 330.
Aan de nieuwe beheerstichtingen wordt in 2018 in totaliteit een exploitatiebijdrage verstrekt van € 52.000,
deze bijdrage wordt de komende 4 jaar met € 13.000 per jaar afgebouwd, met ingang van 2022 zullen de
beheerstichtingen in financiële zin volledig op eigen benen staan.

Kostenvergelijking
In de jaren 2013 t/m 2017 ontving SGA Quadrant vanwege de exploitatie van het Trefpunt én het Dorpshuus
een exploitatiebijdrage variërend van minimaal € 130.000 tot maximaal € 140.000.
In onderstaand overzicht worden de kapitaallasten en exploitatiebijdragen m.b.t. het Dorpshuus en het
Trefpunt voor de komende jaren in beeld gebracht.

                          2018      2019    2020     2021     2022     2023 t/m 2037

Het Trefpunt Velp
* Kapitaallasten          24.000 23.800 23.600 23.400 23.200 aflopend met € 200 per jaar
* Exploitatiebijdrage     12.000  9.000 6.000   3.000      0 0

Het Dorpshuus Escharen
* Kapitaallasten           15.600 15.470 15.340 15.210 15.080 aflopend met € 130 per jaar
* Exploitatiebijdrage      40.000 30.000 20.000 10.000      0 0

Totale kosten              91.600   78.270 64.940 51.610 38.280 aflopend met € 330 per jaar



In bovenstaand overzicht is nog geen rekening gehouden met mogelijke subsidies en de financiële bijdrage
van Mooiland Maasland. Deze inkomsten zullen de investeringskosten en bijhorende kapitaallasten
verminderen.

De structurele kostenbesparing loopt op van €38.400 in 2018 tot ruim € 90.000 in 2022 en volgende jaren.

                                                    2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Dit zorgt voor het volgende financiële beeld, zie hiervoor ook het financiële staatje onder het kopje
kostenvergelijking in het Raadsvoorstel.


                                       2018                  2019                     2020                    2021
Budget                              € 130.000             € 130.000              € 130.000              € 130.000
Kosten                               € 91.600*             € 78.270*              € 64.940*             € 51.610*


Toevoeging aan het
begrotingsresultaat                    € 38.400           € 51.730               € 65.060                € 78.390


*Afhankelijk van de bijdrage die Mooiland in de investering in ‘Het Dorpshuus’ zijn de kapitaallasten te hoog in de begroting opgenomen en

zal het vrij te vallen begrotingsresultaat veranderen.


Wettelijk kader en beleidskader

Begroting gemeente Grave.2018
Kadernota beheer en exploitatie gemeenschapsaccommodaties Grave 2010


Communicatie en participatie

Medio 2016 heeft wethouder Hensich de dorpsraden van Velp en Escharen voor het eerst geïnformeerd
over mogelijkheden en kansen bij overname van beheer en exploitatie van de wijkaccommodaties het
Trefpunt in Velp en het Dorpshuus in Escharen. Beide dorpsraden hebben na ampel beraad hier positief op
gereageerd, via informatieavonden zijn vervolgens inwoners en lokale verenigingen geïnformeerd én
betrokken. Nadat er ook vanuit de beide dorpsgemeenschappen hoofdzakelijk positieve reacties op dit
project binnen kwamen hebben de afgelopen maanden vooral in het teken gestaan van de voorbereiding
van de feitelijke overdracht per 1-1-2018. Zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau heeft de afgelopen
periode intensieve communicatie plaatsgevonden.


Duurzaamheid

In het verbouwplan van het Dorpshuus zijn navolgende duurzaamheidsmaatregelen opgenomen: het
plaatsen van zonnepanelen, het aanpassen van de verlichtingsinstallatie en het inbouwen van koel – en
ventilatie units. Ook de bouwkundige aanpassingen in het Trefpunt zijn deels gebaseerd op duurzaamheid
en energiebesparing.


Gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband
N.v.t.


Toelichting op het voorstel


Inleiding

De gemeente Grave heeft in 2013 een tweetal bruikleenovereenkomsten afgesloten met de Stichting
Gemeenschapsaccommodaties Quadrant Grave waarin afspraken zijn vastgelegd ten aanzien van het
beheer en de exploitatie van de wijkaccommodatie het Trefpunt in Velp en het Dorpshuus in Escharen.


                                                                    3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Via Raadsinformatiebrief 2017-58 'Beëindiging bruikleenovereenkomsten Quadrant' hebben wij Uw Raad
geïnformeerd over de overname van het beheer en de exploitatie van de wijkaccommodaties het Trefpunt in
Velp en het Dorpshuus in Escharen door 2 nieuw op te richten lokale beheerstichtingen. De afgelopen
maanden zijn deze beheerstichtingen bij notariële akte opgericht, heeft de feitelijke overdracht van de
accommodaties door SGA Quadrant plaatsgevonden, hebben de beheerstichtingen hun ideeën tot
optimalisering van het gebruik van beide accommodaties nader uitgewerkt, en zijn - last but not least - de
beide beheerstichtingen per 1-1-2018 enthousiast van start gegaan.

SGA Quadrant
Via onze brief dd. 20 september 2017 hebben wij de in 2013 tussen de gemeente Grave en SGA Quadrant
gesloten bruikleenovereenkomsten, waarin afspraken zijn vastgelegd over het beheer en de exploitatie van
de accommodaties het Trefpunt in Velp en het Dorpshuus in Escharen, opgezegd.
In de periode oktober t/m december 2017 is intensief overleg gevoerd met het bestuur van SGA Quadrant.
Mede dankzij adequate informatieverstrekking vanuit het bestuur van SGA Quadrant heeft de voorbereiding
van de overdracht van de accommodaties naar de beide nieuwe beheerstichtingen op een prettige manier
plaatsgevonden. Bij de 'sleuteloverdracht' werden beide accommodaties netjes en in goede staat
opgeleverd.

Accommodatie 'het Trefpunt' Velp
Het bestuur van de Stichting Beheer Ons Trefpunt Velp heeft een strategisch beleidsplan geschreven, dit
plan is als bijlage bij dit Raadsvoorstel gevoegd. In dit beleidsplan wordt gedetailleerd beschreven op welke
wijze de beheerstichting deze accommodatie tot 'Ons Trefpunt' wil transformeren, welke de leefbaarheid in
het kerkdorp Velp en voor haar inwoners zal verbeteren. Historie, missie en visie komen in het beleidsplan
aan bod, evenals een marktanalyse. Strategische doelstellingen, middelen en resultaten worden benoemd,
waarbij ook aandacht is voor de bewaking en borging van de resultaten. In hoofdstuk 6 van het beleidsplan
worden de gewenste / noodzakelijke investeringen benoemd, toegelicht en gekwantificeerd, aan de
gepresenteerde bedragen liggen offertes ten grondslag. De totale kosten worden door de beheerstichting
begroot op € 334.000, grotendeels bestemd voor bouwkundige aanpassingen en akoestische maatregelen.
Dit overzicht is echter nog niet helemaal compleet, na toevoeging van de kosten van het nieuw sleutelplan,
het akoestisch onderzoek, legeskosten, en de externe begeleiding bij de verbouw van deze accommodatie
zullen de totale kosten naar verwachting € 400.000 (incl. 21 % BTW) bedragen. Op basis van een
afschrijvingstermijn van 20 jaar en een rentepercentage van 1 % bedragen de kapitaallasten in het 1e jaar
€ 24.000. Het door de beheerstichting begrote exploitatietekort bedraagt in het 1e jaar, 2018, € 8.000, in
2021 zullen naar verwachting voor het eerst 'zwarte' cijfers geregistreerd kunnen worden.
Voorgesteld wordt de gemeentelijke exploitatiebijdrage in 4 jaar af te bouwen van €12.000 naar nihil.
Hiermee kan de nieuwe beheerstichting een incidentele tegenvaller opvangen zonder direct bij de gemeente
te moeten aankloppen. Het groot onderhoud van dit gebouw zal, zoals te doen gebruikelijk, via het door uw
Raad vastgestelde MJOP (MeerJarenOnderhoudPlan) ook in de toekomst worden uitgevoerd. Via haar
beleidsplan toont de beheerstichting niet alleen haar enthousiasme, maar laat zij ook zien goed nagedacht
te hebben over de ideale toekomst van 'Ons Trefpunt'.



Accommodatie 'het Dorpshuus' Escharen
Het bestuur van de beheerstichting van 'het Trefpunt' heeft, na raadpleging van de inwoners en
verenigingen uit Escharen, een plan van aanpak opgesteld op basis waarvan zij het beheer en de exploitatie
van het Dorpshuus wil overnemen. Ook deze beheerstichting koppelt de haalbaarheid van een exploitatie
zonder structurele gemeentelijke subsidie aan een optimaal ingerichte accommodatie. Belangrijke
bouwkundige aanpassingen die dit mogelijk moeten maken zijn: uitbreiding van de keuken, verplaatsing en
uitbreiden bar, verplaatsing biljart, uitbreiding van opslagruimte, uitbreiding toiletgroep, culturele
voorzieningen en energiebesparende maatregelen. De totale kosten van het bouwplan worden geraamd op
€ 260.000, (incl. 21% BTW). Woningstichting Mooiland heeft, als eigenaar van het pand waarin 'het
Dorpshuus' is gevestigd, al wel aangegeven positief te staan tegen het bouwplan van de nieuwe
beheerstichting, ofwel Mooiland Maasland zal bij een officiële 'verbouw'aanvraag hier toestemming voor

                                                      4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>geven. Over de financiële bijdrage van Mooiland Maasland in dit project zijn wij nog in gesprek, wij rekenen
op een substantiële bijdrage. Aanpassing van de lopende huurovereenkomst is hierbij tevens aan de orde.
Mooiland Maasland en de gemeente Grave hebben de intentie naar elkaar uitgesproken de huidige
huurovereenkomst, welke een looptijd heeft tot 1 juli 2023, te vervangen door een nieuwe overeenkomst met
een looptijd van 20 jaar. Behalve via de inzet van vele vrijwilligers tracht de beheerstichting ook een
financiële bijdrage te leveren. Een aantal subsidieaanvragen is inmiddels ingediend, met name gericht op
die investeringen welke verband houden met de gebruikerswensen ten aanzien van uitbreiding keuken, bar
en verplaatsing van het biljart. Op basis van een afschrijvingstermijn van 20 jaar en een rente percentage
van 1 % bedragen de kapitaallasten bij een investering van € 260.000 in het 1e jaar € 15.600. In haar
exploitatiebegroting heeft het bestuur van het Dorpshuus' in het 1e jaar, 2018, de kosten van inhuur van
1,5 fte voor diverse beheertaken vanuit IBN opgenomen. Deze inhuur zal de komende jaren
stelselmatig/deels worden afgebouwd ten faveure van de inzet door vrijwilligers. Voorgesteld wordt ook hier
de gemeentelijke exploitatiebijdrage in 4 jaar af te bouwen van € 40.000 in 2018 naar nihil in 2022.


Voorgestelde beslissing(en) met argumenten en afwegingen


Wij stellen uw Raad voor financiële middelen beschikbaar te stellen voor
    -   bouwkundige aanpassing wijkaccommodatie het Trefpunt               € 400.000
    -   bouwkundige aanpassing wijkaccommodatie het Dorpshuus              € 260.000
    -   exploitatiebijdrage het Trefpunt, € 12.000 in 2018, aflopend in 4 jaar naar nihil
    -   exploitatiebijdrage het Dorpshuus € 40.000 in 2018, aflopend in 4 jaar naar nihil


Argumenten:
       De nieuwe beheerstichtingen hebben gedegen onderzoek verricht naar de mogelijkheden om de
        beide accommodaties nog meer tot het kloppend hart van Velp en Escharen te maken
       De nieuwe beheerstichtingen hebben zich in de voorbereidingsfase het afgelopen jaar in woord en
        daad enthousiast getoond om het zelfstandige beheer van de accommodaties tot een succes te
        maken
       De dorpsgemeenschappen van Velp en Escharen zijn positief gestemd, diverse vrijwilligers hebben
        zich aangemeld om een bijdrage te leveren
       Voor beide accommodaties hebben zich al nieuwe huurders / gebruikers gemeld
       In de voorbereidingsfase van dit project is namens ons College naar de nieuwe beheerstichtingen
        uitgesproken dat wij hen met raad en daad zullen ondersteunen
       ‘Onder de streep’ wordt een structurele kostenbesparing gerealiseerd.


Uitvoering, risico’s en evaluatie


De nieuwe beheerstichtingen van het Trefpunt en het Dorpshuus hebben per 1-1-2018 het beheer van beide
accommodaties al op zich genomen, hetgeen niet alleen de prettige samenwerking in de voorbereidingsfase
van dit project bevestigt maar ook het wederzijdse vertrouwen.

Indien Uw raad instemt met de voorgestelde bouwkundige aanpassingen aan beide accommodaties, en de
daarvoor de gevraagde financiële middelen beschikbaar stelt, zullen de voorbereidingen daarvan worden
opgestart. Via Raadsinformatiebrieven zullen wij u tussentijds op de hoogte houden van de belangrijkste
ontwikkelingen met betrekking tot de uitvoering van dit project.




                                                      5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Samen met de bestuurders van beide beheerstichtingen zullen wij de komende jaren de gemaakte financiële
afspraken monitoren en bewaken. Mochten er zich onverhoopt onvoorziene omstandigheden aandienen
welke een - financiële - belasting betekenen voor de beheerstichtingen dan zullen wij hen met raad en daad
bij staan. Het is immers een belangrijke doelstelling van ons gemeentebestuur om de leefbaarheid in zowel
Grave als onze kerkdorpen te optimaliseren, een goed functionerende wijkaccommodatie kan daarbij een
hoofdrol vervullen


Overige politiek relevante informatie


Medio 2016 heeft Uw Raad besloten tot handhaving van wijkaccommodatie de Esterade, op hoofdlijnen
onder vergelijkbare voorwaarden als nu bij het Trefpunt en het Dorpshuus. Wij zijn voornemens in 2018 ook
met de beheerstichting van ‘de Viersprong’ in Gassel overeenstemming te bereiken over het fasegewijs
afbouwen van de gemeentelijke exploitatiebijdrage.


Conclusie


Het afgelopen jaar is er vanuit de dorpsgemeenschappen van Velp en Escharen positief gereageerd op de
plannen tot overname van beheer en exploitatie van de wijkaccommodaties het Trefpunt en het Dorpshuus.
Dorpsraden, verenigingen, huidige en nieuwe gebruikers, vrijwilligers, inwoners van beide kerkdorpen, maar
vooral de leden van de nieuw opgerichte beheerstichtingen hebben zich voor de volle 100 % ingezet.
Als college van Burgemeester en Wethouders zijn wij positief gestemd over dit project. Wij adviseren uw
raad om in te stemmen met zowel de bekostiging van de bouwkundige aanpassingen in beide
accommodaties alsook de voorgestelde subsidieregeling.


Bijlagen


Strategisch beleidsplan het Trefpunt Velp
Toekomstplan het Dorpshuus Escharen


Raadsplanning (bestuurlijke planning)
Dit voorstel leidt tot de volgende wijziging in de raadsplanning:
6 maart 2018      Commissie Inwoners en bestuur
13 maart 2018     Raad


Toelichting:



Hoogachtend,
burgemeester en wethouders van Grave,




drs. J.J.L. Heerkens                              A.M.H. Roolvink MSc
Secretaris                                        Burgemeester




                                                       6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>