<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                            Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                              Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




Uittreding gemeente Bergen op Zoom
uit de Gemeenschappelijke regeling
ICT Samenwerking West-Brabant West
Plan van aanpak
Eindversie voor de stuurgroep Uittreding Bergen op Zoom uit ICT WBW d.d. 14-10-2020




Auteurs:
Maxim ter Hedde
Suzanne van de Bunt
Dietmar Verbeek
In overleg met:
Frank Meijer, projectleider invlechting
Lucien Dantuma, projectleider ontvlechting




                                                                         12 oktober 2020



                                                                                             1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                          Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                            Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




Inhoud

1.        Inleiding                                                                                        3
     a.          Context                                                                                   3
     b.          Leeswijzer                                                                                3
2.        Algemene kenmerken van het ont- en invlechtingsproces                                            4
     a.          Beschrijving organisaties                                                                 4
     b.          Sporen binnen ont- en invlechtingsproces                                                  4
3.        Projectgovernance                                                                                7
     a.          Verdeling taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden                                    7
     b.          Project governance                                                                        7
4.        Ontvlechtingsproces: activiteiten en producten                                                  10
5.        Aandachtsgebieden per spoor                                                                     19
     a.          Dienstverlening ICT                                                                      19
     b.          Financiën                                                                                20
          i.       Uittredingsbegroting                                                                   21
          ii.      Wijzigingen balans en exploitatie ICT WBW 2021 en 2022.                                21
     c.          HRM en Medezeggenschap                                                                   21
     d.          Juridische Zaken                                                                         22
          i.       Contracten                                                                             23
          ii.      Wijzigingen DVO en SLA                                                                 23
          iii.     Aanpassingen in de gemeenschappelijke regeling ICT WBW                                 23
     e.          Communicatie                                                                             23
6.        Risicoparagraaf                                                                                 24




                                                                                                           2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                                       Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                         Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




    1. Inleiding
Dit plan beschrijft de aanpak voor de uittreding (ontvlechting) van de gemeente Bergen op Zoom
uit de Gemeenschappelijke regeling ICT Samenwerking West-Brabant West (ICT WBW) en de
voorbereiding op de invlechting van de gemeente Bergen op Zoom naar een commerciële partij.
Dit plan is opgesteld door de gemeente Bergen op Zoom en ICT WBW samen, met als penvoeder
het bureau KokxDeVoogd, en omvat de activiteiten die zij noodzakelijk achten om tot een tijdige
en ordentelijke overdracht van de ICT-taken te kunnen komen. Hiermee kan dit plan de basis
vormen voor de afstemmingsgesprekken over de overdracht van de taken van ICT WBW naar de
gemeente Bergen op Zoom.


           a. Context
Op 3 juli 2020 ontving het bestuur van de GR ICT WBW een brief van de gemeente Bergen op
Zoom waarin zij het bestuur verzoekt toestemming te verlenen voor uittreding per 31 december
2021. Hiermee heeft de gemeente Bergen op Zoom de uittredingsprocedure in gang gezet zoals
beschreven in artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling ‘ICT Samenwerking West-Brabant
West’1. In de eerstvolgende bestuursvergadering daaropvolgend zijn conform artikel 27 lid 4 van
de GR-tekst de ‘voorwaarden en gevolgen’ van de uittreding overeengekomen, voor zover als op
dat moment kon worden voorzien2. Daarna is de opdracht verstrekt aan ICT WBW en de
gemeente Bergen op Zoom om in gezamenlijkheid een uittredingsplan op te stellen. Dit met
inachtneming van de vastgestelde notitie gevolgen en voorwaarden3. Het uittredingsplan ligt nu
voor u; het beschrijft het plan van aanpak voor uittreden van Bergen op Zoom uit ICT WBW.


           b. Leeswijzer
Het plan van aanpak is als volgt opgebouwd:
      • In hoofdstuk 2 worden de algemene kenmerken en hoofdlijnen van het in- en
        ontvlechtingsproces beschreven, evenals de te volgen uitgangspunten.
      • In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de vormgeving van het in- en ontvlechtingsproces,
        gericht op de vraag hoe vanaf heden tot 1 januari 2022 de verdeling van taken,
        verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de gemeenschappelijke regeling ICT
        WBW, de gemeente Bergen op Zoom en alle andere deelnemende organisaties ligt.
      • In hoofdstuk 4 wordt een overzicht gegeven welke producten en activiteiten moeten
        worden opgeleverd c.q. verricht om daadwerkelijk de overdracht per 1 januari 2022
        gereed te hebben. Dit wordt gedaan langs de deelsporen: 1) Dienstverlening ICT, 2)
        Financiën, 3) HRM en medezeggenschap, 4) Juridische Zaken en 5) Communicatie.
      • In hoofdstuk 5 zijn de aandachtgebieden per deelspoor verder toegelicht.
      • Hoofdstuk 6 bevat de risicoparagraaf, waarin de op dit moment de voorziene risico’s
        worden beschreven, plus met welke maatregelen deze risico’s kunnen worden
        gemitigeerd.


1 Blad gemeenschappelijke regeling 2020, nr. 112, 31 januari 2020.
2 De definitieve (structurele) effecten van de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom uit de GR ICT
WBW worden echter pas duidelijk na vaststelling van de gewijzigde begroting 2022. In deze
uittredingsregeling wordt voor deze structurele effecten een raming gegeven.
3 Uittreding Bergen op Zoom uit ICT West Brabant West. Notitie gevolgen en voorwaarden. Concept

versie 1.0 na bespreking bestuur ICT WBW 28/8, KokxDeVoogd, 31 augustus 2020.

                                                                                                         3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                                  Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                    Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




   2. Algemene kenmerken van het ont- en invlechtingsproces
In het in- en ontvlechtingsproces van de taken van Bergen op Zoom zijn de volgende organisaties
betrokken, te weten:
   • de gemeenschappelijke regeling ICT WBW;
   • de gemeente Bergen op Zoom en;
   • de andere gemeenten die deelnemen in ICT WBW.


           a. Beschrijving organisaties
De ‘overdragende’ organisatie is de gemeenschappelijke regeling ICT WBW, wat betekent dat zij
alle noodzakelijke handelingen uitvoert die nodig zijn om de ICT-taken van de gemeente Bergen
op Zoom klaar te zetten voor overdracht per 1 januari 2022. De uittreding van Bergen op Zoom
betekent dat er op basis van de taakuitvoering binnen het huidige functiegebouw van de GR ICT
WBW bekeken moet worden welke primaire functies worden geraakt door de uittreding van
Bergen op Zoom. Ook wordt bekeken wat de betekenis van uittreding is voor de overhead.
De gemeenschappelijke regeling ICT WBW is ‘eigendom’ van de gemeenten Etten-Leur, Moerdijk,
Roosendaal, Tholen en Bergen op Zoom (deze laatste gemeente tot 1/1/2022). Het bestuur van
ICT WBW wordt gevormd door wethouders uit de vijf gemeenten en een onafhankelijke voorzitter.
ICT WBW moet na uittreden van de gemeente Bergen op Zoom de dienstverlening aan de andere
vier deelnemende gemeenten kunnen blijven continueren.
De ‘uittredende’ en daarmee ‘ontvangende’ organisatie is de gemeente Bergen op Zoom, wat
betekent dat zij alle noodzakelijke handelingen uitvoert die nodig zijn om de ICT-taken vanaf 1
januari 2022 te outsourcen naar een marktpartij.


           b. Sporen binnen ont- en invlechtingsproces
Het jaar 2021 zal een overgangsjaar zijn. Gedurende dit jaar worden de reguliere activiteiten van
ICT WBW voortgezet aan haar deelnemers. Wel worden de noodzakelijke voorzieningen getroffen
voor de overdracht van de taken van ICT WBW naar de gemeente Bergen op Zoom. De
operationele uittreding van Bergen op Zoom uit ICT WBW en de overdracht van de taken worden
georganiseerd.
Wij onderkennen vier sporen in het uittredingsproces. Als eerste het spoor van de reguliere
activiteiten oftewel going concern (A). Verder onderscheiden we een spoor van uittreding (B), dat
is gericht op de formeel-juridische beëindiging van de werkzaamheden van de GR ICT WBW voor
de gemeente Bergen op Zoom, en een spoor van ontvlechting (C) en invlechting (D), dat is gericht
op de overdracht of materiële beëindiging van activiteiten door de GR IVT WBW (ontvlechting) en
de uitvoering in de toekomst door een commerciële partij (invlechting). Wij illustreren dit in
onderstaande figuur.




                                                                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                                  Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                    Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




Figuur 1: Sporen binnen in- en ontvlechtingsproces



Het ont- en invlechtingsspoor bestaat weer uit deelsporen, voor ieder deel van de ‘boedel’ dat
Bergen op Zoom overneemt. Wij onderscheiden vijf deelsporen: 1) Dienstverlening ICT, 2)
Financiën, 3) HRM en medezeggenschap, 4) Juridische Zaken en 5) Communicatie.
Een belangrijk deelspoor wordt gevormd door de financiën. De kosten van de uittreding van de
gemeente Bergen op Zoom uit de gemeenschappelijke regeling ICT WBW dienen in kaart
gebracht te worden en hiervoor dient een voorstel gemaakt te worden. Dit dient conform artikel
27 lid 7 van de gemeenschappelijke regeling te gebeuren door een onafhankelijke externe
deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. Daarnaast dient de
begroting voor 2022 voor de andere vier deelnemende gemeenten gewijzigd te worden in aanloop
naar de jaarovergang. Ook voor de financiële administratie bij ICT WBW zal de uittreding van
gemeente Bergen op Zoom mogelijk consequenties hebben.
Organisatorisch is het van belang dat inzichtelijk is wat de impact van de overdracht van de taken
van de gemeente Bergen op Zoom is voor ICT WBW, dat de praktische overgang van werk
georganiseerd is, en dat eventuele overeenkomsten met derden op de taakuitvoering in beeld zijn
en indien nodig aangepast worden. Formeel-juridische documenten, zoals de
gemeenschappelijke regeling, dienen gewijzigd te worden. Ook het klaarzetten van de archieven
en databestanden dient tijdig gereed te zijn.
In het HRM en medezeggenschap spoor worden de personele gevolgen die verband houden met
de uitreding van de gemeente Bergen op Zoom expliciet gemaakt en wordt duidelijk welke
maatregelen nodig zijn om met deze gevolgen verantwoord om te gaan. Een onderwerp dat ook
om overleg vraagt met de betrokken medezeggenschapsorganen.
Er dient voor de medewerkers van Bergen op Zoom te allen tijde helder te zijn waar zij terecht
kunnen voor hun ICT-beheer- en ICT-onderhoudsvragen. Tijdige en transparante communicatie
is dus essentieel.



                                                                                                   5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                            Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                              Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




Daarnaast worden er doorlopend verschillende ondersteunende activiteiten voorzien om het
proces zowel binnen ICT WBW en als gemeente Bergen op Zoom en de onderlinge afstemming
daartussen, soepel te laten verlopen.
De op te leveren documenten en de te nemen stappen worden in hoofdstuk 4 benoemd.




                                                                                             6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>                                                                              Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                                Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




    3. Projectgovernance
In de aanpak en de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tijdens de
periode van in- en ontvlechting van de taken de gemeente Bergen op Zoom – heden tot 1 januari
2022 – worden een set aan uitgangspunten en spelregels gehanteerd. Deze uitgangspunten en
spelregels zijn vastgesteld na de bespreking van de notitie gevolgen en voorwaarden. Afwijking
op de uitgangspunten en spelregels is alleen mogelijk in specifieke gevallen waartoe zowel door
het bestuur van ICT WBW en het college van de gemeente Bergen op Zoom schriftelijk is besloten.

             a. Verdeling taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De uitgangspunten en spelregels betekenen dat tot en met 31 december 2021 de
gemeenschappelijke regeling ICT WBW verantwoordelijk blijft voor de taakuitvoering van de ICT-
taken. De bestaande bevoegdheden blijven in stand.
Ook betekenen de uitgangspunten en spelregels dat er tot het moment van definitieve
besluitvorming geen onomkeerbare beslissingen door zowel ICT WBW als de gemeente Bergen
op Zoom die ertoe leiden dat er geen weg meer terug is voor Bergen op Zoom dan op 1 januari
2022 uit te treden.
Door ICT WBW worden geen verplichtingen zonder expliciete goedkeuring van Bergen op Zoom
meer aangegaan die betrekking hebben op de uitvoering van de taken voor de gemeente Bergen
op Zoom na 31 december 20214. ICT WBW doet geen nieuwe investeringen ten behoeve van
Bergen op Zoom, tenzij een investering ondeelbaar is en /of het niet investeren belemmerend is
voor (de ontwikkelingsagenda van) ICT WBW als geheel.

Het is de verantwoordelijkheid van de GR ICT WBW om de ‘boedel’ zodanig klaar te zetten dat
de gemeente Bergen op Zoom deze kan overnemen. Het is de verantwoordelijkheid van de
gemeente Bergen op Zoom om te zorgen dat zij de ‘boedel’ in ontvangst kan nemen. ICT WBW
moet tijdig de keuzes aan Bergen op Zoom voorleggen en Bergen op Zoom moet tijdig aangeven
welke keuzes zij daarin maakt. Bergen op Zoom heeft aangegeven dat zij wil helpen om de
frictiekosten voor ICT WBW te beperken. Werving en selectie van medewerkers gebeurt op basis
van onderlinge afstemming.


             b. Project governance
Voor een succesvolle voorbereiding en uitvoering van de taakoverdracht van ICT WBW naar de
gemeente Bergen op Zoom, is het belangrijk dat partijen constructief samenwerken en elkaar snel
weten te vinden. Een goede projectstructuur werkt hierin ondersteunend aan de samenwerking
en praktische afstemming. Ook draagt het bij aan de samenhang tussen de acties die op de
verschillende sporen worden uitgevoerd.
Bestuurlijk verantwoordelijk zijn het bestuur van de GR ICT WBW (voor de ontvlechting) en het
college van de gemeente Bergen op Zoom (voor de invlechting). Voorgesteld wordt het bestuur
van de GR ICT WBW als stuurgroep voor de ontvlechting te laten functioneren. Voor de
individuele leden van het bestuur van ICT WBW geldt, dat zij hun college vertegenwoordigen in
het bestuur en dat zijn hun gemeenteraden over de uitvoering van het ontvlechtingsproces (en




4
 Hierbij valt te denken aan een nieuwe licentie die gaat lopen tot na 2021 en die Bergen op Zoom pas bij uittreding
kan of wil overnemen.

                                                                                                                  7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>                                                                              Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                                Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




voor de gemeente Bergen op Zoom het invlechtingsproces) informeren over de voortgang waar
dit de afspraken tussen de individuele colleges en hun gemeenteraden raakt5.
Ten behoeve van een eenduidige aansturing van de activiteiten wordt bij ICT WBW een
projectleider voor de ontvlechting en bij de gemeente Bergen op Zoom een projectleider voor de
invlechting aangesteld. Deze twee projectleiders vormen, samen met een eventuele secretaris,
de projectgroep en vormen het eerste aanspreekpunt voor de uittreding (ont- en invlechting) van
Bergen op Zoom en stemmen onderling regelmatig af.
De projectgroep kent vijf aandachtsgebieden:
    1. Dienstverlening ICT: bestaande uit ICT-adviseurs, -architecten en applicatiebeheerders.
       Indien nodig aangevuld met expertise op het gebied van de hardware. Gericht op de
       overdracht van de primaire dienstverlening, archieven en eigen ondersteuning.
    2. Financiën: bestaande uit financieel adviseur(s) / controller(s). Gericht op de frictiekosten
       en projectkosten.
    3. HRM en Medezeggenschap: bestaande uit een P&O-adviseur en jurist
       arbeidsvoorwaarden en rechtspositie. Gericht op de personele in- en ontvlechting en het
       opstellen van de adviesaanvragen richting de medezeggenschaporganen.
    4. Juridische Zaken: bestaande uit beleid/ juridisch medewerker(s). Gericht op de overdracht
       / het aanpassen van bestaand contracten, AVG eisen en het aanpassen van juridische
       documenten etc.
    5. Communicatie: bestaande uit communicatieadviseurs. Gericht op het opstellen van het
       communicatieplan en het uitvoeren ervan.


Gelet op de verwacht omvang van de taken, worden aandachtsgebieden 1 t/m 3 uitgewerkt door
werkgroepen. We starten met 3 werkgroepen, waarin in iedere werkgroep een
vertegenwoordiger namens Bergen op Zoom en ICT WBW deelneemt. De aandachtsgebieden
Juridische Zaken en Communicatie worden waargenomen door de projectleiders.


Om de taken over te kunnen dragen, moet de ontvangende partij Bergen op Zoom, ook in staat
zijn de taken te ontvangen. Daarom is de ontvanger binnen de projectstructuur in eerste instantie
in de lead om de activiteiten, zoals beschreven in het volgende hoofdstuk, in gang te zetten.


De projectstructuur ziet er schematisch als volgt uit:




5
 Dit geldt in ieder geval in situaties wanneer wordt afgeweken van de afspraken zoals weergegeven in de notitie
‘Gevolgen en voorwaarden’.

                                                                                                                  8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>                             Plan van aanpak uittreding gemeente
                               Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




Figuur 2: projectstructuur




                                                              9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>                                                                                        Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




      4. Ontvlechtingsproces: activiteiten en producten
In onderstaande tabel volgt een overzicht van activiteiten en producten die in het kader van het ontvlechtingsproces moeten worden
uitgevoerd/opgeleverd, voorzien van een planning. De planning is gebaseerd op een periode van heden tot aan 31 december 2021.
De periode van 1 januari tot 1 april 2022 kan nog worden gebruikt om de uittreding formeel-juridisch af te ronden, bijvoorbeeld voor het
wijzigen van de GR tekst van de ICT-samenwerking. Ook dient in dat kwartaal de jaarrekening nog te worden opgesteld voor het laatste
jaar waarin Bergen op Zoom deelnemer van de regeling is.

Tabel 1. Overzicht activiteiten en producten ontvlechting Bergen op Zoom uit ICT WBW

Legenda: voorbereidingshandelingen, klaar/vaststelling/besluit, implementatie
     Activiteit / document                   Noodzakelijke input                                 2020       2021                                    2022
                                                                                                 Q4         Q1         Q2        Q3       Q4         Q1
     Dienstverlening ICT
     1. Duidelijkheid scope: welke           •    Welke dienstverlening stopt bij ICT WBW en
        onderdelen       van    de                gaat over?
        dienstverlening         en                    o PDC op hoofdlijnen doorlopen
        verplichtingen     wil  de                    o Welke verbindingen lopen er nu?
        gemeente Bergen op Zoom                       o Waar           wordt       Servicedesk
        stopzetten bij ICT WBW en                         ondergebracht? (Bergen op Zoom of
        overgedragen krijgen?                             anders ander provider)
                                                      o Contract handling (zie ook onder
                                                          juridisch spoor)
                                                      o Verwerven hardware/software en
                                                          licenties
                                             •    Welke data over te dragen? (definitie van
                                                  data nodig6)
                                                      o Hoe gaan we om met de data?
                                                      o Welke data moet worden gewist en
                                                          welke overdragen?




6
    Functioneel, applicatie of ook technisch? Productie, back-ups/archief? Tenantbeheer office 365, bestanden, databases, documenten, package (GEMBOZ).

                                                                                                                                                           10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>                                                                                Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document              Noodzakelijke input                                    2020     2021                                 2022
                                                                                          Q4       Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
                                   Hierbij geldt: duidelijkheid in Q4 is wenselijk voor
                                   het goed kunnen inplannen. Duidelijkheid in
                                   2021Q1 is noodzakelijk voor tijdige realisatie.
2. Gevolgen uittreding voor        • Welke dienstverlening blijft doorgaan vanuit
   dienstverlening                     ICT WBW en welke gaat over?
   Veiligheidshuis De Markizaat             o Voor het Veiligheidshuis is een apart
   en andere dislocaties bekend                 onderzoek gestart. Kiest zelf of zij
   (o.a. Theater De Maagd en                    wel of niet doorgaat met afnemen
   VVV).                                        dienstverlening ICT WBW.
                                            o Theater De Maagd en VVV zijn
                                                onderdeel van Bergen op Zoom en
                                                gaan mee over naar een andere
                                                provider.
3. Goedkeuring       gemeente
   Bergen op Zoom op voorstel
   overdracht data (waaronder.,
   packages, back-ups/archief,
   afhankelijk van de scope)
   hardware, software, licenties
   en contracten
4. Duidelijkheid scope: welke      •   Lijst van activa/ spullen nodig                                       30/6
   onderdelen van de boedel        •   Lijst van contracten
   (o.a. hardware) wil de          •   Welke IT-componenten eindigen voordat
   gemeente Bergen op Zoom             Bergen op Zoom is uitgetreden en van welke
   overnemen?                          IT-component is End-of-Service/End-of-Life?
                                       Wat hiermee te doen?

                                   30/6/21 uiterlijk bekend, of zoveel eerder als
                                   mogelijk.
5. Opstellen            aanpak     • Bepalen        benodigde     hardware,     data,
   opschonen/verwijderen     en        applicaties, accounts, cliënts en contracten
   overdracht hardware, cliënts,


                                                                                                                                               11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>                                                                                  Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document                  Noodzakelijke input                                  2020     2021                                 2022
                                                                                            Q4       Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
   accounts, applicaties      en
   contracten
6. Opschonen/verwijderen en
   overdracht hardware, cliënts,
   accounts, applicaties      en
   contracten
7. Aanpassen                           Aanpassen services/beheerprocessen
   services/processen        aan       • Servicedesk
   situatie na uittreding Bergen       • Telefonie (gaat over naar GT Connect via
   op Zoom                                Atos)
                                       • Andere dienstverlening waarvan einde
                                          support
                                       • DVO, SLA en DAP
8. Definitief    akkoord    op
   ontvangst van overgedragen
   dienstverlening,
   verplichtingen en boedel
9. Afbouwen / opruimen                 •   Wissen overige data
                                       •   Verbindingen (RSD/ETL)
                                       •   Restanten niet overgedragen infrastructuur
                                       •   SER (secundaire equipment room) buiten
                                           Bergen op Zoom (in o.a. Etten-Leur)
10. Nazorgactiviteiten           na
    overdracht
Financiën
11. Openen             afzonderlijk    Voorstel inrichting projectadministratie maken.
    grootboeknummer        in    de    Urenstaat laten bijhouden op het project
    administratie t.b.v. registratie   uittreding BoZ door alle werkgroepleden.
    kosten uittredingsproces
12. Afspraken maken over de            Per       kostensoort         (onderzoekskosten,
    wijze van nacalculatie             projectkosten, frictiekosten, desintegratiekosten,



                                                                                                                                                 12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>                                                                                 Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document                 Noodzakelijke input                                  2020     2021                                 2022
                                                                                           Q4       Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
                                      sociaal plankosten) vastleggen hoe deze met
                                      zekerheid vastgesteld kunnen worden.
13. Mandaatverlening t.a.v. aan       Relevante mandaten zullen worden beëindigd of
    te gane verplichtingen            gewijzigd. De mandaatregeling wordt bestudeerd
                                      en       aandachtspunten         worden     tijdig
                                      geïdentificeerd. Dit in overleg met juridische
                                      zaken (reeds uitgevoerd)
14. Scheiding van taken en            I.s.m. HRM. Deze actie kent twee doelen:
    functies vaststellen (primair     effecten op nieuwe begroting duiden en
    proces en overhead)               toepassing van uittreedkostenberekening. Zie
                                      ook de notitie overhead BBV (reeds uitgevoerd)
15. Duidelijk      beeld       over   Crediteurenanalyse uitvoeren. Crediteurenlijst
    frictiekosten verkrijgen          naast contractenlijst leggen teneinde compleet
                                      beeld verplichtingen te verkrijgen (reeds
                                      uitgevoerd).
16. Gedragen jaarplanning, zodat      Afstemmen met accountant. Duidelijke planning
    alles op tijd aangeleverd         jaarcyclus maken en afspraken over uitvoering
    wordt                             actie 12 maken.
17. Aangepaste begroting 2021         Let hierbij op de vraag van de raad van de
    opstellen.                        gemeente Etten-Leur over actualisering van de
                                      meerjarenraming in B2021.
18. Primaire begroting 2022 en        Verwerking      uittreedkostencompensatie       in
    meerjarenraming opstellen.        meerjarenbegroting conform rekenmodel 100%-
                                      67%-33%
19. Herinrichten         financiële   Dit is pas eind 2021 aan de orde. De vraag is of                                           dec
    administratie                     uittreding Bergen op Zoom überhaupt gevolgen
                                      heeft voor de inrichting van de financiële
                                      administratie.
20. Demarcatielijst                   Duidelijk moet zijn welke activa op de activalijst
                                      van ICT WBW over gaan naar Bergen op Zoom
                                      of moeten worden afgestoten. Ook duidelijk moet
                                      zijn      welke       investeringen     in     de
                                      gemeenschappelijke infrastructuur al gedaan zijn

                                                                                                                                                13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>                                                                                  Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document                  Noodzakelijke input                                  2020     2021                                 2022
                                                                                            Q4       Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
                                       en welke nog gedaan moeten. Uitkomst hiervan
                                       afstemmen met werkgroep Dienstverlening ICT
21. Verantwoording             over    Voorlopige lijn is accountantscontrole, hier moet
    realisatie uittredingskosten in    rekening mee worden gehouden in de
    het kader van de vaststelling      opdrachtverlening. ICT WBW vraagt accountant
    van         de         reguliere   extra kosten controle J2021 en J2022. Zie ook
    jaarrekeningen 2020 en 2021        actie 12.
22. Afrekening        projectkosten    Verrekening      met    uren     niet   standaard                                                   Week
    gemeente Bergen op Zoom            wijzigingen? Hoe? Maak deze kosten inzichtelijk.                                                    7-8
    en ICT WBW                         Werkgroep Financiën: hou huidige lijn vast door
                                       onder- of overschrijdingen pas na afloop van het
                                       jaar terug te storten of additioneel in rekening
                                       brengen. Pas in tweede instantie kunnen
                                       eventuele onderschrijdingen worden verrekend
                                       met uittreedkosten.
23. Gevolgen uittreding voor           Uitzoeken kosten en opbrengsten. Keuze wel of
    kosten     en    opbrengsten       niet bij ICT WBW blijven is aan Veiligheidshuis
    Veiligheidshuis De Markizaat       zelf. Projectleider neemt hierin voortouw.
    en evt. VVV.
HRM en medezeggenschap
24. Scheiding van taken en             I.s.m. Financiën. (zie actie 13)                     1-11
    functies vaststellen (primair      Management ICT WBW en Bergen op Zoom
    proces en overhead)                dient duidelijk aan te geven welke dienstverlening
                                       stop wordt gezet en wordt overgedragen naar
                                       Bergen op Zoom. Uitgangspunt is dat alle
                                       dienstverlening vanuit ICT WBW aan Bergen op
                                       Zoom per 1 januari 2022 stopt. Op grond daarvan
                                       dient duidelijk te worden welke taken en daarmee
                                       verbonden formatie en functies ‘overgaan’ naar
                                       Bergen op Zoom (primair proces en overhead).
                                       Te bepalen op wat het effect is op de overhead.




                                                                                                                                                 14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>                                                                                  Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document                 Noodzakelijke input                                 2020       2021                                 2022
                                                                                          Q4         Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
25. Analyse benodigde flexibiliteit   Onderbouwing opstellen voor een benodigde           1-11
    ICT WBW                           flexibiliteit van 11% per 1/7/2020 in relatie tot
                                      1/1/2022.
26. Opstellen inrichtingsplan voor    Starten hierover na te denken, gelijktijdig met     31-12
    nieuwe opbouw/ inrichting         scheiding van taken. (actie 22).
    van de organisatie ICT WBW
    na uittreding Bergen op
    Zoom.
27. Personele            gevolgen     •     Welke maatregelen zijn op grond van de        31-12
    inzichtelijk maken. Is sprake           analyse op de personele gevolgen nodig?
    van mogelijke boventalligheid     • Is de inzet van een sociaal plan nodig of biedt
    met analyse op de bestaande             de toepassing van de cao voor de
    arbeidsovereenkomsten                   samenwerkende      gemeenten      al   een
                                            voldoende oplossing?
                                      Hierin ook betrekken de nieuwe opbouw /
                                      inrichting van ICT WBW.
28. Personele   gevolgen    en        Idealiter kent ICT WBW uiterlijk 1 april 2021 de               30-3
    benodigde      maatregelen        personele gevolgen van de uittreding en de op
    bekend en waar nodig              basis daarvan te treffen maatregelen om de
    afgestemd met LO en OR-en         frictiekosten te kunnen beperken. Bijvoorbeeld
                                      door overname van personeel naar de gemeente
                                      Bergen op Zoom, voor zover ze deze taken zelf
                                      gaan doen, of naar een marktpartij bij een
                                      uitbesteding. In de analyse wordt de
                                      haalbaarheid daarvan nader onderzocht. Dat
                                      zelfde geldt voor het bieden van een
                                      verbijzonderde positie van mogelijk boventallig
                                      personeel binnen de W&S procedure van de
                                      gemeente Bergen op Zoom.

                                      Nemen van een voorlopig besluit hierover.




                                                                                                                                                 15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>                                                                              Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document                Noodzakelijke input                               2020      2021                                 2022
                                                                                       Q4        Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
29. Adviesaanvraag OR ICT            Op te stellen door de werkgroep P&O – focus:                30-3      30-04
    WBW       over   voorgestane     personele en organisatorische gevolgen en de op                       15-05
    strategie personele krimp        basis daarvan te treffen maatregelen a.g.v.de
                                     uittreding.
30. Adviesaanvraag OR Bergen         Op te stellen door de werkgroep P&O. Focus:                 30-3      30-04
    op Zoom                          personele en organisatorische gevolgen als                            15-05
                                     gevolg van de absorptie van taken ten gevolge
                                     van de uittreding uit ICT-WBW.
31. Definitief besluit bestuur ICT                                                                         15-05
    WBW voorgestane strategie                                                                              30-06
    personele krimp
Juridische Zaken

32. Verwerkersovereenkomst           Functionaris gegevensbescherming Gemeente
    t.b.v. overdracht bestanden      Bergen op Zoom en ICT WBW
33. Contracten en verplichtingen     Bij ieder contract beantwoorden:
    leveranciers    nagaan     en
    indien nodig wijzigen.           •   Is het contract nog nodig?
                                     •   Moet het verlengd worden?
                                     •   Moet het op naam Bergen op Zoom gezet
                                         worden?
                                     •   Hoe verloopt facturering?

                                     Specifiek wordt aandacht gevraagd voor de
                                     contracten rondom telefonie (GT Connect) en
                                     contracten waar het support of het product van
                                     eindigt voordat Bergen op Zoom is uitgetreden.
34. Contracten en verplichtingen     Bij ieder contract beantwoorden:
    richting klanten/ deelnemers
    nagaan en indien nodig           •   Is het contract nog nodig?
    wijzigen.                        •   Moet het verlengd worden?
                                     •   Moet het op naam Bergen op Zoom gezet
                                         worden?


                                                                                                                                             16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>                                                                              Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document               Noodzakelijke input                                2020      2021                                 2022
                                                                                       Q4        Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
                                    •   Hoe verloopt facturering?

                                    Werkgroep ICT en contracteigenaren stemmen
                                    tijdig (een maand voor opzegtermijn) af.
35. Aanpassen GR                    Stemverhouding is 1:1 (let op Werkplein)

36. Eigenaarschap overdragen        •   Eigenaarschap data (virtuele server), hoe is
                                        die    belegd?     Hoe    zit    het    met
                                        aansprakelijkheid?
                                    •   Eigenaarschap          hardware          en
                                        software/licenties, hoe is die belegd?
                                        Aansprakelijkheid?
37. Eventueel:
    mandaatbesluit(en)     t.b.v.
    taakuitvoering, volmachten
    en bevoegdheden wijzigen.
38. Eventueel: aanpassen RvO        Van 5 naar 4, hoe beslissen?
    indien     stemverhoudingen
    wijzigen
39. Aanpassen DVO                   Let ook op dienstverlening voor Veiligheidshuis
                                    en andere dislocaties. En eventuele verlening
                                    van dienstverlening aan gemeente Bergen op
                                    Zoom na uittreding.
40. Opzeggen SLA

Communicatie
41. Aankondigingsbericht            Vanuit werkgroep Dienstverlening: wat verandert
    medewerkers                     er voor gebruikers?
42. Aankondigingsbericht nauwe      Vanuit werkgroep Dienstverlening en eventueel
    contactpersonen           /     juridisch: wat verandert er voor leveranciers?
    leveranciers
43. Berichtgeving op website


                                                                                                                                             17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>                                                                            Plan van aanpak uittreding gemeente Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG



Activiteit / document                Noodzakelijke input                             2020      2021                                 2022
                                                                                     Q4        Q1        Q2       Q3       Q4        Q1
44. Eén     boodschap       vanuit
    Servicedesk        –     Q&A
    medewerkers
Proces ondersteunend
45. Bewaking strategisch en
    operationele lijn van het
    project
46. Afstemming      binnen    ICT
    WBW en met gemeente
    Bergen op Zoom
47. (Bestuurlijke) besluitvorming
    voorbereiden
48. Samenstelling
    projectorganisatie          in
    beweging brengen
49. Werkafspraken             met
    gemeente Bergen op Zoom
    en portefeuillehouder binnen
    bestuur ICT WBW
50. Betrokken en geïnformeerd
    houden medewerkers / MT /
    bestuur ICT WBW
51. OR betrokken houden
52. Projectbegroting monitoren       Hoe gedetailleerd moet de urenverantwoording
                                     zijn? Hoe afbakenen met maatwerkactiviteiten.




                                                                                                                                           18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>                                                                  Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                    Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




      5. Aandachtsgebieden per spoor
In het voorgaande hoofdstuk is een overzicht van activiteiten en producten opgenomen die in het
kader van het ontvlechtingsproces moeten worden uitgevoerd/opgeleverd, voorzien van een
planning. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste aandachtsgebieden per deelspoor verder
toegelicht.


a.     Dienstverlening ICT
ICT WBW is primair verantwoordelijk voor het technisch beheer en technisch applicatiebeheer
voor Bergen op Zoom en ICT WBW richt zich op de hosting van het applicatielandschap en de
ontsluiting daarvan via een ICT-werkplek. De aard van de dienstverlening aan de deelnemers van
ICT WBW is vastgelegd in een Producten en Dienstencatalogus (PDC). De afspraken met
betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening zijn per deelnemer vastgelegd in een Service
Level Agreement (SLA). Voor gebruikersondersteuning is een centrale ICT Servicedesk ingericht.
Daarnaast wordt op locatie werkplekondersteuning geboden.
Deze diensten die ICT WBW levert aan Bergen op Zoom kunnen als volgt worden
gecategoriseerd:
   i. Basisdiensten
  ii. Plusdiensten
 iii. Maatwerkdiensten
Voor de basisdiensten, plusdiensten en aanvullende services dient op korte termijn inzichtelijk te
worden welke dienstverlening stopt vanuit ICT WBW aan de gemeente Bergen op Zoom en welke
wordt gecontinueerd. Uitgangspunt hierin is dat in principe alle dienstverlening vanuit ICT WBW
aan Bergen op Zoom per 1 januari 2022 stopt, en dat wordt nagegaan op welke wijze de relevante
data (waaronder packages, back-ups etc.) worden overgedragen. De definitie van wat er allemaal
onder data wordt verstaan is op dit moment nog niet helder. Voor zover nu kan worden bezien, is
er vanuit Bergen op Zoom geen noodzaak tot het uitvoeren van proefconversies, aangezien de
applicaties en software overgaan en niet wijzigen. Het beheer wordt op verzoek van de gemeente
Bergen op Zoom uitgevoerd door een nader te bepalen marktpartij.
De gemeente Bergen op Zoom kan aan ICT WBW verzoeken de dienstverlening op onderdelen
ook na uittreeddatum te continueren. Dit doet zij dan echter niet meer in de hoedanigheid van
deelnemer in de GR maar als derde partij. Als er dienstverlening uitgevoerd blijft worden door ICT
WBW voor de gemeente Bergen op Zoom dient nagegaan te worden op welke wijze en onder
welke voorwaarden dit uitgevoerd wordt. Afspraken hierover zullen vastgelegd moeten worden in
een dienstverleningsovereenkomst. Daarbij moet rekening worden gehouden met het
aanbestedingsrechtelijke maximum van 20% aan omzet dat bij derden wordt gerealiseerd.
     i. Basisdiensten
De basisdiensten zijn opgenomen in de PDC. Budget voor de niet-standaard wijzigingen (NSW)
zijn standaard opgenomen in de begroting en worden achteraf op basis van nacalculatie
verrekend. Voor 2021 dient dit nog vastgesteld te worden. Daarnaast zijn er 6 projecten gestart,
die voor ieder van de deelnemers van ICT WBW van invloed zijn. Dit zijn migratieprojecten (lopend
tot Q1 2021), die de huidige knelpunten oplossen. Deze migratieprojecten worden ook wel de ‘lift’
of ‘Huis op orde’ genoemd. Naast de migratieprojecten zijn ook transitieprojecten gestart. Deze
worden ook wel ‘de shift’ of ‘Huis bij de tijd brengen’ genoemd. Aan het programma Nieuwe
Infrastructuur (migratie- en transitieprojecten) heeft Bergen op Zoom meegedaan. Bergen op

                                                                                                  19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>                                                                    Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                      Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




Zoom heeft aangegeven de migratieprojecten (op dit moment lopend en eindigend in Q1 2021) te
willen continueren.
7
 Voor wat betreft de transitieprojecten heeft Bergen op Zoom meegedaan t/m de aanbesteding
van de transitie naar de Gemeenschappelijke Infrastructuur. Deze aanbesteding is reeds
afgerond. Met de feitelijke realisatie van aanbesteding heeft Bergen op Zoom aangegeven niet
meer te willen participeren. Hierdoor wordt de huidige situatie gecontinueerd waardoor o.a. IT-
componenten, die anders hadden worden vervangen, nu niet worden vervangen. Een aantal van
deze componenten is End-of-Life of End-of-Service. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan
de verouderde switches of de infoboxen op het stadskantoor.
Het programma verbeteren van de processen en procesorganisatie maakt ook onderdeel uit van
de basisdiensten. Bergen op Zoom kan dus tot 31-12-2021 gebruik maken van de verbeterde
dienstverlening van ICT WBW.
In de projecten zijn gezamenlijke standaarden afgesproken, op basis van die gezamenlijke
standaarden zijn ook de kosten berekend. Met de ontvlechting van Bergen op Zoom kan het zijn
dat er afwijkingen op deze gezamenlijke standaarden nodig zijn. Hierover zullen dan onderling
afspraken worden gemaakt (plusdiensten, zie hieronder).
    ii. Plusdiensten
Feitelijk is er nu één plusdienst: het continueren van het domein GEMBOZ voor de applicaties
Vicrea, Centric en BCT.
    iii. Maatwerkdiensten
Dit betreft dienstverlening waarvoor bepaalde specificaties of kwaliteits- en leveringscriteria zijn
afgesproken. Sec beschouwd zij er momenteel geen aanvullende services. Enkele dislocaties in
Bergen op Zoom die meeliften op deelname van deze gemeente in de GR ICT WBW, zoals het
Zorg- en Veiligheidshuis De Markiezaten (ZVH) en de VVV zullen een nieuwe keuze moeten
maken over waar zijn hun ICT dienstverlening beleggen, daarvoor is een apart onderzoek gestart.
Afhankelijk van hun keuze kan dit ook financiële consequenties voor het ZVH, de VVV en/of ICT
WBW hebben. Uitgangspunt is dat alle andere dislocaties in Bergen op Zoom hun dienstverlening
niet meer af nemen van ICT WBW per 1/1/2022.
Een aandachtspunt is de tijd die benodigd is om de inhoudelijke experts op het gebied van
dienstverlening ICT, die weten hoe de zaken op dit moment georganiseerd zijn, vrijgespeeld
moeten worden van hun reguliere werkzaamheden om hun tijd in te zetten in de voorbereiding en
uitvoering van de ontvlechting.
Tenslotte is het van belang dat de werkgroep Dienstverlening per wijziging (aanvullende service)
definieert wanneer een niet-standaard wijziging voortkomt uit de uittredingsbeslissing of niet. Dit
moet dan worden doorgegeven aan Financiën die kan dan voor een juiste boeking zorgen.


b.       Financiën
Binnen het deelspoor financiën zijn er twee subsporen uit te werken: (i) raming en registratie van
de incidentele kosten die met de uittreding samenhangen (ii) raming en registratie van de
structurele financiële effecten van de uittreding op de balans en exploitatie van ICT WBW.



7
    Nog bekeken moet worden, of dit tevens geldt voor EMS Intune

                                                                                                    20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>                                                                       Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                         Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




     i.       Uittredingsbegroting
Aan de leden van de projectgroep en de vijf werkgroepen (Dienstverlening ICT, Financiën, HRM
en medezeggenschap, Juridische Zaken en Communicatie) is gevraagd welke activiteiten
ondernomen dienen te worden, welke producten hierbij opgeleverd moeten worden, welke uren
zij hiervoor ramen, en welk werkbudget zij denken hiervoor nodig te hebben. Op basis daarvan is
een projectbegroting opgesteld. Het is van belang dat vanaf binnenkomst van de brief van Bergen
op Zoom d.d. 3 juli 2020 alle projectteamleden de tijd registeren die zij kwijt zijn voor de activiteiten
die zij ondernemen in het kader van de ontvlechting van de gemeente Bergen op Zoom, dit om
de monitoring van de projectkosten mogelijk te maken. Over de over de realisatie van de
uittredingskosten dient in het kader van de vaststelling van de reguliere jaarrekeningen 2020 en
2021 verantwoording afgelegd te kunnen worden. Een afzonderlijk grootboeknummer in de
administratie t.b.v. kosten uittredingsproces is geopend.

Als uitgangspunt is voorgesteld, nacalculatie te hanteren bij de vaststelling van de uittreedkosten.
Dit betekent dat de werkgroep Financiën periodiek de ontwikkeling op de realisatie van de
uittreedkosten bespreekt, ter voorbereiding op projectoverleg en bijeenkomsten van de
stuurgroep. Hieronder vallen tevens de financiële afspraken die met crediteuren worden gemaakt
in het kader van de overdracht en/of beëindiging van contracten en financiële verplichtingen.
Voorts is het de wens van de gemeente Bergen op Zoom onderschrijdingen op de jaarlijkse
maatwerkdienstverlening afspraken te benutten voor de financiering van de incidentele
uittreedkosten. Hiervoor is het nodig dat de werkgroep Dienstverlening per wijziging definieert
wanneer een niet-standaard wijziging voortkomt uit de uittredingsbeslissing of niet. Dit moet dan
worden doorgegeven aan Financiën die kan dan voor een juiste boeking zorgen.

     ii.      Wijzigingen balans en exploitatie ICT WBW 2021 en 2022.
Daarnaast zal de werkgroep Financiën de gerealiseerde effecten op balans en
exploitatiebegroting monitoren, teneinde van de uittreedkosten de frictie- en
desintegratiecomponenten te kunnen vaststellen alsmede de effecten op de exploitatiebijdrage
van vier deelnemers in de latende organisatie.


c.         HRM en Medezeggenschap
De gemeente Bergen op Zoom zal (een deel van) de ICT-dienstverlening outsourcen naar een
marktpartij. De regie hierop zal vanuit de gemeente Bergen op Zoom plaatsvinden.
Bij ICT WBW is een organisatie ontwikkeltraject in gang gezet. Zoals aangegeven in dit hoofdstuk
onder dienstverlening ICT (paragraaf 5a), zijn 6 projecten gestart en wordt het ‘Huis op orde’ en
het ‘Huis bij de tijd’ gebracht. Met het uittreden van Bergen op Zoom als deelnemer, verdwijnt een
aanzienlijk deel van de werklast voor ICT WBW. Dit heeft personele en organisatorische
consequenties.
Zo dient allereerst een scheiding van taken en de daarmee verbonden formatie en functies
vastgesteld te worden (welke formatie en functies zijn primair proces en welke overhead), zodat
de effecten op nieuwe begroting geduid kunnen worden en toegepast kunnen worden in de
uittreedkostenberekening. De werkgroep Financiën en HR en Medezeggenschap dienen dit in
samenspraak uit te werken.
Om inzichtelijk te maken waar de taaklast vermindert en welke functies geraakt worden, is het
noodzakelijk om helderheid te hebben over welke dienstverlening stop wordt gezet bij ICT WBW
vanuit Bergen op Zoom en welke zaken worden overgedragen. Net als beschreven onder

                                                                                                       21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>                                                                  Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                    Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




dienstverlening ICT (paragraaf 5a), is het uitgangspunt dat alle dienstverlening vanuit ICT WBW
aan Bergen op Zoom per 1 januari 2022 stopt.
Omdat bij ICT WBW een organisatie ontwikkeltraject in gang is gezet, is het ook van belang in
een vroeg stadium na te denken over een nieuwe inrichting en opbouw van de organisatie. Het
resultaat hiervan dient ook onderdeel uit te maken van de adviesaanvraag van de OR van ICT-
WBW.
Naast een analyse van de scheiding van functies en taken, dient ook de benodigde flexibiliteit
geanalyseerd te worden. Er dient een onderbouwing te komen voor de benodigde flexibiliteit van
11% per 1/7/2020 in relatie tot de nieuwe situatie per 1/1/2022.
Wanneer de scheiding van functies en taken en de benodigde flexibiliteit geanalyseerd is, bepaalt
ICT WBW de strategie voor de personele krimp. Idealiter kent ICT WBW uiterlijk 1 april 2021 de
personele gevolgen van de uittreding, om de frictiekosten te kunnen beperken. De gemeente
Bergen op Zoom heeft aangegeven dat zij wil helpen om de frictiekosten voor ICT WBW te
beperken. Dit kan enerzijds door boventallige medewerkers als gevolg van de uittreding als eerste
mogelijkheid te bieden om bij Bergen op Zoom te solliciteren, anderzijds kan dit door in de
aanbestedingsprocedure de nieuwe aanbieder van de ICT-dienstverlening aan Bergen op Zoom
te verzoeken de mogelijkheid te verkennen om personeel van ICT WBW over te nemen. Over
functies die eventueel binnen Bergen op Zoom ontstaan zijn op dit moment geen afspraken over
bijvoorbeeld het met voorrang mee laten doen van medewerkers van ICT WBW in een werving
en selectieprocedure. Daarvoor zullen eventuele aanvullende afspraken nodig zijn en dit heeft
een samenhang met de inventarisatie hoe de gemeente Bergen op Zoom de frictiekosten kan
beperken. Op voorhand kan worden ingeschat dat het hierbij naar verwachting vooral taken betreft
op het gebied van functioneel beheer (schaal 9).
Om de mogelijkheid te benutten dat over te nemen taken/functionarissen in de aanbesteding van
de gemeente Bergen op Zoom kunnen worden opgenomen, dient uiterlijk 30 november de
projectleider ontvlechting van ICT WBW duidelijk te maken aan de projectleider invlechting van
de gemeente Bergen op Zoom welke taken / functionarissen dit betreffen.
Wanneer er een strategie voor de personele krimp bekend is, en die strategie ook praktisch
uitvoerbaar blijkt, kan een adviesaanvraag richting de betrokken OR-en worden opgesteld. De
benodigde maatregelen voor een verantwoorde omgang met de personele gevolgen worden
hierin benoemd evenals het wel of niet nodig zijn van een sociaal plan. Daarin is het de wens de
medezeggenschapsorganen (het Lokaal Overleg en de OR van ICT WBW en de OR van de
gemeente Bergen op Zoom) aan de voorkant al te betrekken. Het bestuur van ICT WBW zal
uiteindelijk een beslissing nemen. Als richtlijn wordt uiteindelijk 1 juli 2021 aangehouden om de
(betrokken) medewerkers van ICT WBW duidelijkheid te kunnen verschaffen over hun
rechtspositie.
ICT-WBW heeft geen sociaal statuut, waarin mogelijk aanvullende afspraken staan voor het
overleg met de medezeggenschapsorganen.


d.   Juridische Zaken
Op het gebied van juridische zaken hebben de werkzaamheden betrekking op (i) contracten (ii)
de aanpassingen van de DVO, SLA en/of DAP (dossier afspraken procedures) en (iii) wijziging
van de gemeenschappelijke regeling.



                                                                                                  22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>                                                                     Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                       Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




      i.         Contracten
Op dit moment vindt de verlenging van contracten ad hoc plaats. Gedurende het ont- en
invlechtingsproces worden de contractenlijsten doorgenomen en afspraken gemaakt over de
manier waarop contracten voor Bergen op Zoom al dan niet verlengd worden. De contracten
kennen verschillende momenten waarop deze aflopen. Daarom wordt voorgesteld dat voor de
aflopende contracten van Bergen op Zoom een eventuele contractverlening altijd in overleg
plaatsvindt. Zodra een contract afloopt wordt dit tijdig door ICT WBW gesignaleerd (een maand
voor de opzegtermijn) en wordt onderling contact opgenomen.


     ii.         Wijzigingen DVO en SLA
In november 2020 zal het bestuur naar verwachting een aangepaste DVO ondertekenen, die het
mogelijk maakt dat ICT WBW diensten verleent aan “derde partijen”. Ook zal Bergen op Zoom
hierin als deelnemer geschrapt worden. Deze DVO zal een ingangsdatum van 1-1-2022 kennen.
De SLA met Bergen op Zoom zal als gevolg van uittreding uit de GR eenzijdig worden opgezegd
door ICT WBW per 1-1-2022.
     iii.        Aanpassingen in de gemeenschappelijke regeling ICT WBW
De tekst van de gemeenschappelijke regeling ICT WBW zal moeten worden aangepast, door de
raden worden goedgekeurd en vervolgens worden gepubliceerd. Pas na uitvoering van deze
laatste stap is formele uittreding van Bergen op Zoom gerealiseerd. De aanpassingen in de
gemeenschappelijke regeling is niet alleen een formaliteit: gelet op de huidige stemverhoudingen
(iedere deelnemer heeft één stem) en een nieuwe situatie met vier deelnemers ontstaat het risico
van het staken van de stemmen. Hierdoor moet worden nagedacht over een nieuwe
besluitvormingsprocedure (risico staken van de stemmen).


e.          Communicatie
Voor de (betrokken) medewerkers van ICT WBW is het van belang tijdig duidelijkheid te kunnen
verschaffen over hun rechtspositie. De medewerkers, het MT, de OR en bestuur van ICT WBW
moeten gedurende het proces betrokken en geïnformeerd blijven. Daarom is het van belang
gedurende het proces oog te hebben voor de communicatie binnen de organisatie en daarbuiten
en extra communicatiemomenten in te lassen zodra er informatie bekend is die breder gedeeld
moet worden. Om dit niet uit het oog te verliezen, zijn twee activiteiten (activiteit 48 en 49) onder
de proces-ondersteunende activiteiten benoemd.
De projectleiders zullen onder meer de volgende communicatie met elkaar afstemmen:
     •       Communicatie naar gebruikers over het moment van afsluiten (bij ICT WBW) en het
             moment van aansluiten (bij de gemeente Bergen op Zoom) van data, applicaties en indien
             aan de orde hardware.
     •       Communiceren naar opdrachtgevers over het moment van overgang of overdracht van
             activa, taken of verplichtingen.
     •       Communiceren naar stuurgroep over zaken / operationele beslissingen die door de
             stuurgroep moeten worden genomen of waarover zij geïnformeerd moeten worden (zoals
             over de voortgang van de uitvoering van het uittreedplan).
     •       Personeel ICT WBW over zaken die over rechtspositie en sociaal plan gaan.




                                                                                                     23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>                                                                         Plan van aanpak uittreding gemeente
                                                                           Bergen op Zoom uit ICT WBW vSG




   6. Risicoparagraaf

In deze paragraaf staat beschreven welke risico’s voor het proces worden voorzien en met elke
maatregelen deze risico’s worden gemitigeerd.


 Risico                          Toelichting                            Maatregel
 Continuïteit              van   Voor de ontvlechting Bergen op         Inzet extra capaciteit en inwerktijd
 dienstverlening bij inzet van   Zoom uit ICT WBW moeten de             van deze flexibele krachten, op de
 inhoudelijk           experts   inhoudelijke experts op het gebied     functies die deels vrijgespeeld
 gedurende ontvlechting van      van dienstverlening ICT, die weten     moeten worden.
 Bergen op Zoom uit ICT          hoe de zaken op dit moment
 WBW                             georganiseerd zijn, vrijgespeeld
                                 worden      van    hun    reguliere
                                 werkzaamheden om hun tijd in te
                                 zetten in de voorbereiding en
                                 uitvoering van de ontvlechting.
 Doorlooptijd   mogelijk te      Afhankelijk van de scope van de        Uitgaan van het principe dat alle
 beperkt voor een warme          over te dragen taken is doorlooptijd   dienstverlening vanuit ICT WBW
 overdracht van taken            mogelijk    beperkt     voor     de    aan Bergen op Zoom per 1 januari
                                 overdracht.                            2022 stopt, en zo vroeg als
                                                                        mogelijk wordt nagegaan wat de
                                                                        relevante     data    (waaronder
                                                                        packages, back-ups, etc.) en
                                                                        overige zaken zijn en op welke
                                                                        wijze deze kunnen worden
                                                                        overgedragen.
 Medewerkers blijken minder      Daar het beheer steeds meer in de      Indien dit risico zich voor blijkt te
 of niet goed plaatsbaar         cloud plaatsvindt neemt de vraag       doen, kan job coaching of een
                                 naar beheerders af.                    outplacementtraject         ingezet
                                                                        worden.      Deze      maatregelen
                                                                        brengen echter wel kosten met
                                                                        zich mee.
 Continuïteit in 2021 van        Indien voor medewerker een werk-       Indien een werk-naar-werk traject
 dienstverlening bij inzet van   naar-werk traject ingezet wordt,       voor medewerkers van ICT WBW
 een werk-naar-werk traject.     dienen zij vrijgesteld te worden van   ingezet    wordt,   wordt   extra
                                 hun andere werkzaamheden.              capaciteit ingezet en rekening
                                                                        gehouden met de inwerktijd van
                                                                        deze flexibele krachten.




                                                +++++




                                                                                                           24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>