<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Echt-Susteren
houdende beleidsregels omtrent het bieden van ambtelijke bijstand aan leden van de
gemeenteraad van Echt-Susteren.


1. INLEIDING

Het eerste lid van artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat “De raad en elk van zijn leden
hebben recht op ambtelijke bijstand”. Het derde lid van dit artikel draagt de gemeenteraad op
regels te stellen met betrekking tot deze ambtelijke bijstand. De gemeenteraad van Echt-
Susteren heeft daartoe de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Echt-Susteren 2020
vastgesteld.

Omdat de gemeenteambtenaren (met uitzondering van de medewerkers bij de griffie) sinds de
invoering van de Wet Dualisering Gemeentebestuur (Stb. 2002, 111) onder de
verantwoordelijkheid vallen van het college van Burgemeester en Wethouders (Art. 160 lid 1 sub
c en d Gemeentewet.), dient het college instructies vast te stellen gericht aan de ambtelijke
organisatie van de gemeente, teneinde het verlenen van de bij wet voorgeschreven ambtelijke
bijstand te garanderen.

Alvorens dit besluit is genomen, is conform artikel 3, lid 2 van de Verordening ambtelijke bijstand
gemeente Echt-Susteren 2020 aan de raad een ontwerpbesluit toegezonden, waarbij de raad in
de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.


2. BELEIDSREGELS


Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.    Verordening: de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Echt-Susteren 2020;
b.    College: het college van burgemeester en wethouders;
c.    Ambtelijke bijstand: specialistische ondersteuning op een bepaald beleidsterrein, gericht op
      uitwerking van door het vragend raadslid (of de vragende fractie) voorgesteld beleid,
      verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;
d.    Fractie: de groep van raadsleden, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde
      Raad Echt-Susteren;
e.    Griffier: de raadsgriffier, zoals bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet;
f.    Secretaris: de gemeentesecretaris, zoals bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet;
g.    Ambtenaar: de onder het gezag van het college vallende gemeenteambtenaar, die door de
      secretaris wordt aangewezen voor het verlenen van ambtelijke bijstand;
h.    Kabinetschef: de ambtelijk secretaris van het college;
i.    Portefeuillehouder: het collegelid, conform de portefeuilleverdeling van het college belast
      met het onderwerp, waarop de vraag om ambtelijke bijstand betrekking heeft.


Artikel 2. Ondershandse vragen om inlichtingen

1.    a.    Van de griffier kan een vraag van een raadslid (conform het bepaalde in artikel 32a
      van het Reglement van orde Raad Echt-Susteren 2020) voor het college of de
      burgemeester worden ontvangen om inlichtingen van feitelijke aard en geringe omvang
      b.    Van de griffier kan een vraag van een raadslid (conform het bepaalde in artikel 32a
      van het Reglement van orde Raad Echt-Susteren 2020) worden ontvangen om inzage in of
      afschrift van bij het college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander
      materiaal dat gegevens bevat.


                                                                                                  1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>2.    De kabinetschef neemt een verzoek als bedoeld in lid 1 in behandeling en overlegt met de
      portefeuillehouder of de burgemeester of deze feitelijke informatie of het gevraagde
      afschrift ondershands (zoals bedoeld in de Memorie van Toelichting op de Gemeentewet
      1992, Kamerstukken II 1985/1986, 19403, 3, p.41) kan worden verstrekt.
3.    Indien de portefeuillehouder of de burgemeester instemt met het verzoek om deze feitelijke
      informatie of het gevraagde afschrift ondershands te verstrekken, verstrekt de kabinetschef
      namens het college of de burgemeester de gevraagde feitelijke informatie aan het raadslid
      en in afschrift aan de griffier.
4.    Indien de portefeuillehouder of de burgemeester niet instemt met het verzoek om deze
      feitelijke informatie of het gevraagde afschrift ondershands te verstrekken, stelt de
      kabinetschef de griffier hiervan onverwijld op de hoogte.
5.    Verzoeken als bedoeld in lid 1, worden in beginsel binnen 1 week beantwoord.
6.    Indien beantwoording binnen 1 week niet mogelijk is, ontvangt het betreffende raadslid en
      in afschrift de griffier de reden van het niet halen van de termijn als ook de termijn binnen
      welke het antwoord alsnog tegemoet kan worden gezien.


Artikel 3. Schriftelijke vragen om inlichtingen
1.    Van de griffier kan een schriftelijke vraag van een raadslid om inlichtingen (conform het
      bepaalde in artikel 33 van het Reglement van orde Raad Echt-Susteren 2020) worden
      ontvangen voor het college of de burgemeester.
2.    De kabinetschef neemt dit verzoek in behandeling en draagt zorg voor schriftelijke
      beantwoording door het college of de burgemeester conform het bepaalde in het
      Reglement van orde Raad Echt-Susteren 2020.
3.    De schriftelijke antwoorden worden verstuurd aan het raadslid en in afschrift aan de griffier.


Artikel 4. Verzoek om ambtelijke bijstand

1.    a.    Via de griffier kan een verzoek om ambtelijke bijstand worden ontvangen, zoals
      bedoeld in artikel 2 van de Verordening.
      b.    De secretaris neemt dit verzoek in behandeling en toetst of het verzoek is
      onderbouwd met een omschrijving van de gevraagde expertise of specialistische kennis en
      met een inschatting van de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen.
      c.    Voor zover dat naar zijn oordeel nog onvoldoende het geval is, treedt hij in overleg
      met de griffier om te komen tot de noodzakelijke aanvulling van het verzoek.
2.    Als onderdeel van het verzoek om ambtelijke bijstand kan de secretaris van de griffier een
      verzoek ontvangen om één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde
      ambtelijke bijstand verlenen.
3.    a.    De secretaris laat de griffier binnen één week na ontvangst van het verzoek weten of
      en hoe aan het verzoek tegemoetgekomen wordt.
      b.    Hij kan deze termijn met redenen omkleed met eenmaal één week verlengen.
4.    De secretaris kan het verzoek slechts weigeren indien:
      a.    naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking
            heeft op raadswerkzaamheden;
      b.    de gevraagde ambtelijke bijstand betrekking heeft op het ontwikkelen van nieuw
            beleid;
      c.    het verlenen van de gevraagde ambtelijke bijstand naar zijn oordeel het belang van
            de gemeente kan schaden;
      d.    het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid
            niet kan worden gevergd.
5.    De secretaris weigert de gevraagde ambtelijke bijstand niet voordat hij zijn voornemen
      hiertoe met de burgemeester heeft besproken.
6.    Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen
      omkleed mee aan de griffier en de burgemeester.
7.    a.    De burgemeester kan van de griffier een verzoek ontvangen om met hem en de
      secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van
      de ambtelijke bijstand.

                                                                                                   2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>      b.   De burgemeester en de secretaris geven zo spoedig mogelijk gehoor aan het
      verzoek om met hen en zo nodig het raadslid in overleg te treden.
8.    De burgemeester neemt vervolgens een definitief besluit over het al dan niet verlenen van
      de ambtelijke bijstand en stelt de raad hiervan met redenen omkleed op de hoogte.

Artikel 5. De positie van de ambtenaar

1.    a.     De ambtenaar, die door de secretaris wordt aangewezen om de gevraagde
      ambtelijke bijstand te verlenen, wordt hiervan schriftelijk met een dienstopdracht op de
      hoogte gesteld.
      b.     Een afschrift van deze dienstopdracht wordt verstrekt aan de griffier.
2.    Voor de werkzaamheden, die de ambtenaar in het kader van deze dienstopdracht uitvoert,
      legt hij slechts verantwoording af aan de griffier.
3.    De secretaris treedt in overleg met de griffier indien deze aangeeft niet tevreden te zijn
      over de uitvoering van de dienstopdracht of verzoekt om passende maatregelen te treffen.
4.    De ambtenaar verstrekt slechts informatie over zijn werkzaamheden aan de griffier en aan
      het raadslid dat het verzoek om het verlenen van ambtelijke bijstand heeft gedaan.
5.    Indien voor de uitvoering van de dienstopdracht in opdracht van de secretaris inzet van een
      ambtenaar van een externe organisatie (zoals een gemeenschappelijke regeling) vereist is,
      is het bepaalde in de leden 1, 2, 4, 6 en 7 van dit artikel van overeenkomstige toepassing
      op deze ambtenaar.
6.    a.     In de dienstopdracht wordt nauwkeurig omschreven welke werkzaamheden de
      ambtenaar ten behoeve van de griffier dient uit te voeren en hoeveel uren hieraan besteed
      mogen worden.
      b.     Indien de ambtenaar de indruk heeft of krijgt dat van hem andere dan de opgedragen
      werkzaamheden worden verlangd of dat de geraamde uren onvoldoende zijn, maakt hij
      hiervan onverwijld melding bij de griffier en de secretaris.
      c.     De secretaris treedt dan in overleg met de griffier.
      d.     Van de griffier kan de secretaris een verzoek ontvangen om de dienstopdracht uit te
      breiden.
7.    a.     Indien het raadslid of de fractie, die gevraagd heeft om de ambtelijke bijstand, de
      ambtenaar verzoekt om werkzaamheden te verrichten, die buiten het bereik van de
      dienstopdracht vallen, meldt de ambtenaar dit onverwijld aan de griffier.
      b      De secretaris kan van de griffier een aangepast verzoek om ambtelijke bijstand
      ontvangen.
8.    Met inachtneming van het bepaalde in artikel 4, lid 3 tot en met 8, neemt de secretaris of
      de burgemeester een besluit over een verzoek van de griffier als bedoeld in lid 6 en 7.
9.    Indien de griffier na een melding van de ambtenaar geen actie onderneemt, kan de
      ambtenaar hier melding van maken bij de burgemeester, die – na overleg met de griffier en
      de secretaris – de verlening van de ambtelijke bijstand kan opschorten.
10.   De burgemeester neemt – na overleg met de griffier, de secretaris en het raadslid of de
      fractie – een besluit over het al dan niet beëindigen van de ambtelijke bijstand. Indien hij
      besluit het verlenen van de ambtelijke bijstand te beëindigen, stelt hij de raad hiervan met
      redenen omkleed op de hoogte.


Artikel 6. Wensen en bedenkingen

Dit besluit wordt niet aangepast dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij in
de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.


Artikel 7. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgende op die waarop dit bekend is
gemaakt.



                                                                                                  3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Artikel 8. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Beleidsregel ambtelijke bijstand gemeente Echt-Susteren
2020”.




Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Echt-Susteren op 22 december 2020.


Burgemeester en wethouders van Echt-Susteren,

de secretaris,                                             de burgemeester,




drs. G.W.T. van Balkom                                     dr. J.W.M.M.J. Hessels




                                                                                            4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>3. TOELICHTING

3.1 Algemene toelichting

Bij de invoering van het dualisme in de Nederlandse gemeenten in 2002 (in de gemeente Echt-
Susteren vanwege de herindeling pas in 2003), kwam de verantwoordelijkheid voor en de
aansturing van de gemeentelijke ambtenaren (met uitzondering van de medewerkers bij de
griffie) volledig bij het college van burgemeester en wethouders te liggen. Het artikel over de
regelgeving omtrent ambtelijke bijstand (het eerste en het derde lid van artikel 33 van de
Gemeentewet) werd echter over het hoofd gezien bij de amendering van het wetsvoorstel,
waarbij een verplichte raadsgriffier werd ingevoerd en de rest van de gemeentelijke ambtenaren
onder het college kwamen te vallen. Er werd door veel gemeenten wel nog een Verordening
ambtelijke bijstand (in de meeste gevallen aangevuld met dat andere onderwerp uit artikel 33 van
de Gemeentewet: fractieondersteuning) door de raad vastgesteld, maar als er een conflict
ontstond, had het college het laatste woord, zonder dat de precieze regels voor een afweging om
de gevraagde ambtelijke bijstand al dan niet te verlenen, ergens waren vastgelegd.

Deze beleidsregel moet dan ook gezien worden als een deel van een oplossing voor een foutje in
het wetgevingsproces, waarbij idealiter de beleidsregel later in de Gemeentewet als verplichting
wordt opgenomen. Bij deze beleidsregel hoort dan ook een Verordening ambtelijke bijstand, die
eveneens is aangepast aan de nieuwe duale verhoudingen ten aanzien van de gemeentelijke
ambtenaren.

3.2 Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Belangrijk is met name het onder c omschreven begrip ‘ambtelijke bijstand’ als ‘specialistische
ondersteuning op een bepaald beleidsterrein, gericht op uitwerking van door het vragend raadslid
(of de vragende fractie) voorgesteld beleid’. Het gaat dus niet om politieke bijstand. Het raadslid
(of de fractie) zal zelf moeten bedenken welk beleid (kort gezegd, de WAT-vraag) vormgegeven
moet worden. De aangewezen ambtenaar kan (en mag!) slechts helpen bij de juiste inpassing
van de bedoelingen van de aanvrager in de gemeentelijke systematiek (kort gezegd, de HOE-
vraag).

Artikel 2. Onderhandse vragen om inlichtingen

Het gaat hier om ‘feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij het
college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens
bevat’. Dit is juridisch een hellend vlak. Volgens het derde lid van artikel 169 van de
Gemeentewet moet alle door één of meer leden gevraagde informatie aan alle leden gegeven
worden (“Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde
inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang”). In de hele
wetsgeschiedenis is eenmaal gewezen op het gebruik van de ‘ondershandse informatie’,
informatie vanuit het college gegeven aan één raadslid of één fractie afzonderlijk (zie Memorie
van Toelichting op de Gemeentewet 1992, Kamerstukken II 1985/1986, 19403, 3, p.41). De jure
is dit dus in strijd met de wet, maar de facto komt het in nagenoeg alle gemeenten voor. Het mag
dan echter uitsluitend gaan om feitelijke informatie, die ook voor elke burger is op te vragen.

Als namens het college of de burgemeester besloten wordt om de gevraagde informatie niet
ondershands te verstrekken, staat altijd nog de mogelijkheid open om schriftelijke vragen om
inlichtingen te stellen aan het college of de burgemeester.

Artikel 3. Schriftelijke vragen om inlichtingen

Dit artikel betreft de vragen om inlichtingen van een raadslid zoals bedoel in art. 169 lid 3 en art.
180 lid 3 van de Gemeentewet.

                                                                                                        5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Artikel 4. Verzoek om ambtelijke bijstand

Bij een verzoek om ambtelijke bijstand speelt de secretaris een centrale rol. Deze is vanuit het
college dan ook nog eens expliciet beschreven in zijn ‘ambtsinstructie’ (conform het tweede lid
van artikel 103 van de Gemeentewet).

De secretaris toetst het verzoek aan een viertal criteria:
    Heeft het verzoek betrekking op werkzaamheden van de gemeenteraad: betreft het een
       onderwerp dat past binnen de bevoegdheden van de gemeenteraad (kaderstelling,
       budgetrecht en controlerende taak).
    Heeft de gevraagde ambtelijke bijstand betrekking op het ontwikkelen van nieuw beleid:
       daar moet het raadslid immers de eigen fractieondersteuning voor aanwenden.
    Kan het verlenen van de gevraagde ambtelijke bijstand naar zijn oordeel het belang van
       de gemeente schaden: dit is een afweging, die de secretaris in overleg met de
       burgemeester dient te maken.
    Kan het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand in redelijkheid worden gevergd?
       Het gaat hier om de beschikbare capaciteit en middelen binnen de ambtelijke organisatie.

Daarnaast is een speciale rol weggelegd voor de burgemeester als voorzitter van zowel
gemeenteraad als college. De burgemeester krijgt in deze beleidsregel vanuit het college de
bevoegdheid om primair de afweging van de secretaris om het verzoek om ambtelijke bijstand te
weigeren te beoordelen. Daarnaast kan de griffier na een weigering een beroep op de
burgemeester doen om in overleg te gaan met de secretaris en het raadslid dat om de ambtelijke
bijstand gevraagd heeft. En de burgemeester krijgt de bevoegdheid om uiteindelijk een defnitief
besluit te nemen over het al dan niet verlenen van de ambtelijke bijstand.

Artikel 5. De positie van de ambtenaar

Een ambtenaar, die in zijn reguliere werk verantwoording aflegt aan het college en daarnaast de
opdracht krijgt om de raad (de oppositie?!) terzijde te staan, kan al heel snel in een
loyaliteitsspagaat terecht komen. Vandaar dat in artikel 4 bepaald is, dat deze ambtenaar slechts
verantwoording schuldig is aan de griffier. Zijn opdracht wordt nauwkeurig door de secretaris
omschreven. Als er meer van hem gevraagd wordt dan omschreven, dient hij dat te melden en
kan de ambtelijke bijstand worden geschorst of beëindigd.

In lid 5 van dit artikel is geregeld dat ambtenaren van externe organisaties, wiens inzet nodig is
voor het leveren van de gevraagde ambtelijke bijstand, in een vergelijkbare positie worden
gebracht als de ambtenaren van de gemeente zelf. De gemeente heeft veel taken ondergebracht
bij gemeenschappelijke regelingen. Om de ambtelijke bijstand te kunnen verlenen is het soms
noodzakelijk om gebruik te maken van deze externe ambtenaren. Zo is bijvoorbeeld in veel
gevallen financiële advisering nodig en die deskundigheid heeft de gemeente Echt-Susteren
ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling Servicecentrum MER. Het is van belang dat
ook voor de ambtenaren van deze externe organisaties, die een rol moeten vervullen bij het
verlenen van ambtelijke bijstand, eenduidig wordt vastgelegd welke regels daarbij van toepassing
zijn.

Bij het beëindigen van de ambtelijke bijstand speelt opnieuw de burgemeester een belangrijke
rol.

Artikel 6. Wensen en bedenkingen

Om de convergentie tussen verordening en beleidsregel te garanderen, dient de beleidsregel
voorgelegd te worden aan de gemeenteraad, alvorens deze definitief wordt vastgesteld. Hierbij is
aangesloten bij de ‘zware voorhang’ uit het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet.




                                                                                                   6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>