<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Plan van aanpak taakstelling 2020

versie: 14 maart 2020
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoud
Aanleiding................................................................................................................................................3
1.      Inleiding ...........................................................................................................................................4
     1.1 Landelijk en historisch perspectief ................................................................................................4
     1.2 Relatie met het nieuwe beleidsplan ..............................................................................................6
     1.3 Externe onderzoeken doelmatigheid ............................................................................................6
2.      Taakstelling......................................................................................................................................8
     2.1 Overzicht taakstelling 2020 ...........................................................................................................8
     2.2 Huidige financiële positie ............................................................................................................10
3.      Maatregelen aanpak Taakstelling..................................................................................................11
     3.1 Werkwijze bepalen maatregelen.................................................................................................11
     3.2 Maatregelen om het bedrag van de taakstelling op te lossen c.q. te verminderen....................12
        3.2.1. Toelichting op de reeds genomen maatregelen in 2019/2020 ...........................................12
        3.2.2. Nog verder uit te werken maatregelen in 2020 ..................................................................14
4.      Het (tijd) proces en de invloed van gemeente(raden) op het proces ...........................................15
5.      Doorkijk naar begroting 2021........................................................................................................16
6.      Conclusies......................................................................................................................................17




                                                                                                                                                            2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>    Aanleiding

    In de (meerjaren) begroting 2020-2023 is net als voorgaande jaren een paragraaf “taakstelling”
    opgenomen (voor 2020 € 370.287, oplopend naar €806.066 in 2021). De afgelopen jaren hebben we
    al stevig ingezet op het verminderen van structurele uitgaven. In de begroting 2020 was het met
    huidige koers en beleid niet mogelijk om deze sluitpost structureel om te buigen. In 2021 zorgt onder
    meer het vertrek van de meldkamer voor nieuwe achterblijvende desintegratiekosten, waardoor
    deze post vanaf dat jaar oploopt.

    De adviescommissie financiën heeft in maart 2019 het Algemeen Bestuur geadviseerd om voor eind
    2019 de opdracht bij VRZ neer te leggen om een plan van aanpak Taakstelling 2020 t/m 2023 op te
    stellen om de sluitpost als taakstelling structureel te realiseren.

    Het Algemeen Bestuur heeft dit advies op 4 juli 2019 overgenomen en de opdracht verstrekt om voor
    het AB van december 2019 een plan van aanpak Taakstelling op te stellen om de taakstelling
    structureel te realiseren. Tevens bevat de opdracht het beschrijven van de totstandkoming van het
    de begroting en de betrokkenheid van de gemeenteraden daarbij.

    Het doel van dit plan van aanpak is om de omvang van de taakstelling te verduidelijken, inzicht te
    verschaffen in de genomen en te treffen maatregelen, het (tijd)proces te schetsen inclusief de
    betrokkenheid van de gemeentelijke partners en de raden.

    In dit plan van aanpak worden geen maatregelen genomen om de voorziene stijging van de
    kapitaallasten te beperken of financieel te realiseren, omdat het om vervangingsinvesteringen gaat.
    Dat vraagstuk is verbonden aan de maatschappelijke opdracht en het bestuurlijk afgesproken niveau
    en kwaliteit van brandweerzorg.

    Uiteraard is bij het opstellen van dit plan van aanpak als randvoorwaarde opgenomen om de
    verbeterde financiële situatie niet aan te tasten. Twynstra Gudde had in het rapport uit 2016
    geconstateerd dat VRZ een zwakke financiële positie had. De gemeentelijke bijdragen zijn daarna
    verhoogd, waardoor de financiële situatie is verbeterd.


    De notitie is als volgt ingedeeld:
        1. Inleiding
        2. Taakstelling
        3. Maatregelen
        4. Het tijdproces
        5. Conclusie




3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>    1. Inleiding
    1.1 Landelijk en historisch perspectief
    VRZ is in 2013 opgericht vanuit de Wet op de Veiligheidsregio’s, waarbij de lokale brandweerkorpsen
    en de regionale brandweer opgegaan zijn in VRZ. Deze majeure operatie had onder meer als doel om
    de kwaliteit van de brandweerzorg en de crisisbeheersing te verbeteren. Direct vanaf de start in 2013
    heeft VRZ bezuinigingen doorgevoerd en zijn efficiëntie voordelen gerealiseerd op bedrijfsvoering
    (ca. € 500.000). Vanaf 2012 zijn structurele gemeentelijke taakstellingen opgelegd van ca €
    2.000.000. Daarnaast is de BDUR afgenomen met t.o.v. 2012 met ca. € 725.000. Dit alles binnen de
    bestuurlijk vastgestelde kaders, waaronder Maatwerk in Brandweerzorg en vastgelegd in de
    beleidsplannen 2012-2015 en 2016-2019.

    In het visitatierapport van 2014 en later in het rapport van Twynstra Gudde in 2016 is geconstateerd
    dat de financiële positie van VRZ zwak was. Hierop is het plan van aanpak Emergo met verbeteracties
    ontwikkeld en, na consultatie van de gemeenteraden, vastgesteld door het Algemeen Bestuur in juli
    2017. Eén van de doelen van Emergo was werken aan een gezonde meerjarenbegroting met
    prioriteit bij de operationaliteit.

    Vanaf 2018 zijn om diverse redenen de gemeentelijke bijdragen structureel verhoogd. In
    onderstaande tabel wordt de structurele verhoging per jaar weergegeven (exclusief de VZG richtlijn
    en exclusief bijdragen bevolkingszorg):

                                Redenen voor structurele ophoging                   bedrag
     2018 ten opzichte van 2017 Aanvulling in verband met zwakke financiële             € 1.637.000
                                positie
     2019 ten opzichte van 2018     - Taakstelling op Maatwerk in                         € 410.000
                                        Brandweerzorg is niet realistisch
                                        gebleken
                                    - Aanvulling in verband met verlaging
                                        rijksbijdrage BDUR
     2020 ten opzichte van 2019 Diverse (exogene) ontwikkelingen met een                € 1.176.000
                                structureel effect:
                                    - Verwachte meerkosten vrijwilligers
                                    - Kapitaallastenstijging (was sinds 2015
                                        aangekondigd)
                                    - Vertrek van de meldkamer
                                        (kwaliteitsslag en centralisten)
                                    - ABP premiestijgingen


    Deze structurele verhoging van gemeentelijke bijdragen heeft ertoe bijgedragen dat de financiële
    situatie van VRZ is verbeterd, maar toch was het noodzakelijk om in de begroting in 2020 een
    sluitpost op te nemen van € 370.287.

    Wettelijke taken
    Op basis van het huidige beleidsplan en de programmabegroting 2020 wordt geconcludeerd dat bijna
    alle werkzaamheden van VRZ uitvoering van de wettelijke taken betreffen. Uitzonderingen hierop
    vormen:


4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>           Organiseren en in standhouden van een jeugdbrandweer
            (9 jeugdbrandweren in Zeeland);
           Brandweerduiken, niet zijnde oppervlakteredding
            (oppervlakteredding is een wettelijke taak).

    Ondanks dat bovenstaande activiteiten geen invulling van wettelijke taken betreft, is het vanuit VRZ
    wel gewenst dat deze taken worden uitgevoerd. De keuze wel/geen duikteams is in 2015 bij de
    behandeling van Maatwerk bewust gemaakt. De jeugdbrandweer is belangrijk voor de toekomstige
    werving van brandweervrijwilligers en brandweermedewerkers.

    Daarnaast voert VRZ een aantal niet-wettelijke werkzaamheden uit zoals hulpassistentie bij
    incidenten van andere hulpdiensten, tilassistentie bij niet prioritaire incidenten of paraat staan bij
    een helikopter landing, de verlening van vergunningen voor routering van gevaarlijke stoffen en de
    aansluitingen van brandmeldinstallaties. Door het samengaan van de meldkamers en de landelijke
    richtlijnen vervalt de doorberekening van de aansluitingen brandmeldinstallaties. De andere
    werkzaamheden worden bij derden in rekening gebracht. Indien deze “niet-wettelijke” taken niet
    worden uitgevoerd, zullen de inkomsten ontbreken. Deze inkomsten dienen nu ter dekking van de
    uitgaven, in hoofdzaak de personeelslasten van ons vast repressief inzetbaar personeel.

    Ambitieniveau
    Binnen de uitvoering van de wettelijke taken kunnen keuzes worden gemaakt in het ambitieniveau
    van de uitvoering van deze wettelijke taken. VRZ heeft de ambitie om minimaal te voldoen aan de
    wettelijke taken op een sobere, efficiënte en doelmatige wijze. Met name bij de uitvoering van de
    brandweerzorg kan discussie worden gevoerd over de wijze waarop een aantal taken worden
    uitgevoerd. Dit vraagt om een zorgvuldig proces van bestuur en organisatie.

    VRZ is echter niet geheel vrij om te bepalen op welke wijze de wettelijke taken worden uitgevoerd.
    De inspectie Justitie & Veiligheid houdt toezicht op de uitvoering van de wettelijke taken door de
    veiligheidsregio’s. Indien deze uitvoering niet aan de wet voldoet, wordt de veiligheidsregio
    opgedragen passende maatregelen te treffen. Afgelopen jaren hebben diverse gesprekken met de
    inspectie Justitie &Veiligheid plaatsgevonden. Daaruit is naar voren gekomen dat de inspectie
    tevreden is over de wijze waarop de taken door VRZ worden uitgevoerd, waarbij de inspectie
    aangeeft dat crisisbeheersing “voor verbetering vatbaar” is.

    Kenschets Zeeland
    Zeeland is een atypische regio met relatief hoge risico’s. De complexiteit is te zien in de
    infrastructuur, waarbij gebieden omgeven zijn door water en verbonden zijn met tunnels, bruggen en
    dammen. Dit gecombineerd met industriële en toeristische gebieden. Daarnaast vraagt
    grensoverschrijdende samenwerking een extra inspanning van VRZ, ook vanwege de Westerschelde
    en de industriële gebieden. Het risicoprofiel van Zeeland is complex met als extra factoren ten
    opzichte van de meeste andere veiligheidsregio’s: maritieme veiligheid en nucleair. Gezien het
    risicoprofiel van VRZ is het logisch dat geïnvesteerd wordt in de speerpunten Nucleair en Maritieme
    Veiligheid. Dat is de reden, dat VRZ als enige regio in Nederland beide programma’s heeft
    opgenomen in de begroting 2020. Vanaf de begroting 2021 zijn beide speerpunten ingebed binnen
    het programma crisisbeheersing. De wettelijke taak crisisbeheersing bevat namelijk ook de
    activiteiten op het gebied van eerdergenoemde speerpunten.
    Zoals ook in het bestuursvoorstel bij de begroting 2020 is aangegeven, gaat het erom de veiligheid
    van de inwoners en bezoekers van Zeeland te waarborgen tegen maatschappelijk verantwoorde
    kosten én vanuit een financieel gezonde en voorspelbare organisatie.




5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>    1.2 Relatie met het nieuwe beleidsplan
    VRZ is een netwerkorganisatie waarin samenwerking intern en extern voorop staat. Vanuit die
    gedachte is vanaf juli 2019 voortvarend ingestoken om na te gaan op welke wijze nog doelmatiger
    kan worden gewerkt binnen VRZ. Dit om zo te beoordelen welke maatregelen kunnen bijdragen aan
    het structureel realiseren van de taakstelling. Hierbij is uitgegaan van oplossingen binnen de huidige
    begrotingskaders 2020-2023, maar wel benaderd vanuit de maatschappelijke opgave en het sturen
    vanuit de visie van de organisatie.

    Tegelijkertijd met het opstellen van dit plan van aanpak wordt het nieuwe beleidsplan opgesteld,
    waarin het beleid (met ambitieniveau voor de wettelijke taken) van VRZ wordt vastgelegd. Dat
    beleid, als uitgangspunt voor dit plan van aanpak, is op dit moment nog niet beschikbaar. Hierdoor
    zijn de nu voorgestelde maatregelen gebaseerd op én passend binnen het beleid uit de periode
    2016-2019. Het niveau van dienstverlening en veiligheid is dus gestoeld op het huidige beleid,
    bijvoorbeeld werken binnen de kaders van Maatwerk in Brandweerzorg met het in stand houden van
    de daarin genoemde brandweerposten. 2020 en 2021 worden benut om het beleidsplan voor de
    komende periode verder vorm te geven. Gezien de ontwikkelingen die op VRZ afkomen (onder
    andere wet- en regelgeving, bijvoorbeeld Wet Normering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)) wordt
    de koers zorgvuldig en met voldoende draagvlak bepaald. Thema’s die in 2020 en 2021 keuzes en
    daadkracht vragen van VRZ worden opgepakt (bijvoorbeeld de omgevingswet). Een daadwerkelijke
    wijziging van beleidskoers met andere vergaande bestuurlijke prioriteiten en beleidskeuzes
    (ambitieniveaus) zijn om bovenstaande redenen niet in dit plan van aanpak taakstelling verwerkt.


    1.3 Externe onderzoeken doelmatigheid
    Tegelijkertijd met dit plan van aanpak ontvangt u de eerder genoemde benchmark veiligheidsregio’s
    waarin de informatie over kosten en prestaties van 12 veiligheidsregio’s is verwerkt. In april 2016
    bent u eerder geïnformeerd over een voorgaande benchmark over de periode 2015. De organisatie
    heeft sindsdien aanzienlijke wijzigingen doorgemaakt mede als gevolg van Emergo en Maatwerk in
    Brandweerzorg. Inmiddels staan we op het punt om opnieuw te bezien welke kwaliteits-en
    doelmatigheidsverbeteringen op grond van de nieuwe benchmark verder mogelijk zijn, mede in
    combinatie met de beleidsrichtingen uit het nieuwe beleidsplan

    Ten aanzien van de ontvangen inkomsten is in de benchmark het volgende op te merken: Absoluut
    gezien ontvangen 21 veiligheidsregio’s een hogere gemeentelijke en rijksbijdrage dan VRZ (tabel 1).
    Per inwoner heeft VRZ relatief hoge inkomsten met name als gevolg van het hoge risicoprofiel van de
    regio, het kleine aantal inwoners en het grote aantal (73) kernen met meer dan 500 adressen (tabel
    2). Vaak ligt er een rechtstreekse relatie tussen enerzijds het aantal kernen en anderzijds het aantal
    brandweerposten en vrijwilligers en dus ook de kosten.




6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>    Tabel 1




    Tabel 2




    De definitieve uitkomsten van de benchmark worden in het algemeen bestuur van april 2020
    gepresenteerd. Opgemerkt wordt vooruitlopend op de benchmarkrapportage dat de overhead van
    VRZ laag is voor een veiligheidsregio met een atypisch karakter en voor het feit dat er uitsluitend met
    vrijwillige brandweer wordt gewerkt.

    De bedoeling was om naast deze benchmark in de eerste helft van 2020 de wettelijk voorgeschreven
    landelijke visitatie vanuit het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) plaats te laten vinden en in de tweede
    helft van 2020 een doelmatigheidsonderzoek van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG). Dit
    om ons lerend vermogen te verbeteren en meer inzicht te verkrijgen in onze prestaties en


7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>    doelmatigheid. Inmiddels neemt (de voorbereiding op) de indamming van de effecten van het
    Coronavirus zo veel tijd in beslag dat de visitatie in 2021 zal plaatsvinden.


    2. Taakstelling

    2.1 Overzicht taakstelling 2020

    In de begroting 2020-2023 zijn bedragen als sluitpost opgenomen waarvoor nog geen dekking
    aanwezig is. Deze sluitpost is te splitsen in twee onderdelen:

       a. Sluitpost vanaf begroting 2020
       b. Achterblijvende desintegratiekosten vanaf 2021 wegens vertrek van de meldkamer


    In dit plan van aanpak worden geen maatregelen genomen/ voorgesteld om de voorziene stijging van
    de kapitaallasten te beperken of financieel te realiseren, omdat het om vervangingsinvesteringen
    gaat. Dat vraagstuk is verbonden aan de maatschappelijke opdracht en het bestuurlijk afgesproken
    niveau en kwaliteit van brandweerzorg.
    De voorziene stijging van kapitaallasten is niet meegenomen in de taakstelling.

    De intentie is om de sluitpost binnen onze eigen begroting te realiseren en te bekijken welke
    mogelijkheden (na reeks van bezuinigingen van de voorgaande jaren) binnen onze organisatie nog
    aanwezig zijn. Dit is tijdens het proces van samenstellen van dit plan van aanpak gebeurd.

    Desintegratiekosten wegens vertrek meldkamer
    Het “vertrek van de meldkamer” zorgt ervoor dat vanaf medio 2020 structureel achterblijvende
    huisvestings- en overheadkosten ontstaan voor € 294.100 per jaar. De sluitpost is vanaf 2021 met dit
    bedrag verhoogd. De achterblijvende huisvestingskosten hebben voornamelijk te maken met het
    achterblijven van een “lege ruimte” in een bestaand pand waarvoor wel huisvestingslasten
    verschuldigd zijn. De achterblijvende overheadkosten zijn met name de gedeelten van de formatie op
    het gebied van ondersteuning en management. Vanaf medio 2020 (reeds verwerkt in
    begroting(swijziging) en in 2021 is in dit plan van aanpak rekening gehouden met een onttrekking
    aan de bestemmingsreserve meldkamer ter hoogte van de achterblijvende overheadkosten voor dat
    jaar. In 2018 is van het rijk 1 miljoen ontvangen om (een gedeelte van) de frictiekosten waaronder
    afboeking van de restwaarde van de activa en de achterblijvende huisvestings- en overheadkosten af
    te dekken. Dit miljoen is aan de bestemmingsreserve meldkamer toegevoegd en hiervan wordt naast
    het gedeelte van 2020 nog minimaal 1 jaar incidenteel afgedekt (zie maatregelen hierna).

    Tabel
    Onderstaande tabel geeft een totaal beeld van
       - de taakstelling voor de jaren 2020 t/m 2024 (sluitpost uit de begroting 2020),
       - de reeds genomen c.q. voorgestelde maatregelen in 2019/ 2020 (zie hiervoor verder
           onderdeel 3 “maatregelen aanpakt Taakstelling”). Door in te zetten op een aantal
           maatregelen vanaf 2020 is de taakstelling 2020 op ca € 78.800 na, opgelost.
       - Openstaande taakstelling 2020 na verwerking van bovenstaande. Dit noodzaakt een nieuwe
           ombuigfase, waarbij de verbeterde financiële positie ten opzichte van de situatie ten tijde
           van Emergo uiteraard niet mag worden aangetast. Een ombuigfase waarbij VRZ
           kanttekeningen plaatst bij de vraag of het nog realistisch is om dit binnen huidige
           beleidskaders verder te realiseren.




8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>    Plan van aanpak Taakstelling                                              2020          2021      2022       2023       2024

    Taakstellling volgens begroting 2020 e.v.                            € -370.287 € -806.066 € -737.766 € -783.616 € -783.616

    Reeds genomen besluiten en lopende maatregelen in 2019/2020
    personeel
    formatieve maatregelen                                               € 76.500 €      128.300 € 260.800 € 260.800 € 260.800
    kwalitatieve boventalligheid oplossen inclusief uitloopschalen bij
    pensioen vervangen door functieschalen (vacature op midden
    schaalniveau)                                                        € 51.200 €      111.900 € 164.000 € 210.900 € 306.850
    Correctie effecten bovenstaande maatregel omdat begroten
    uitloopschalen niet in begroting was opgenomen                       € -9.000 €      -48.000 € -88.000 € -163.000 € -260.000
    gemiddeld 2 maanden vacatures open                                   € 80.000 €       80.000 € 80.000 € 80.000 € 80.000
    niet invullen deel snippervacatures (50%)                            € 50.000 €       55.700 € 55.700 € 55.700 € 55.700

    Stoom

    Ultimo 2019 is de reductie nodeloze uitrukken Stoom gerealiseerd     € 42.750 €       42.750 € 42.750 € 42.750 € 42.750

    Meldkamer
    Incidenteel onttrekken (gedeelte) achterblijvende overhead/
    frictiekosten aan de reserve meldkamer in 2021                                   €   242.300

    Totaal reeds genomen besluiten en lopende maatregelen in 2019/2020 € 291.450 €       612.950 € 515.250 € 487.150 € 486.100

    openstaande taakstelling na doorvoering reeds genomen maatregelen € -78.837 € -193.116 € -222.516 € -296.466 € -297.516



    In onderdeel 3 van dit plan van aanpak zijn de maatregelen besproken. Het besluit om deze
    maatregelen te nemen heeft de directie eind 2019/ begin 2020 genomen.




9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>     2.2 Huidige financiële positie
     In het organisatieonderzoek van Twynstra Gudde (uitgevoerd in de tweede helft van 2016) is
     aandacht gevraagd voor de financiële positie van VRZ. In 2014 was dit eveneens opgemerkt in de
     eerste visitatie. VRZ heeft enkele jaren een laag weerstandsvermogen gehad. In 2019 is het
     weerstandsvermogen verbeterd.
     De accountant heeft in de managementletter 2019 het volgende onder de aandacht gebracht: De
     algemene conclusie van de accountant ten aanzien van de processen uit de bedrijfsvoering monitor is
     dat deze processen “in basis goed op orde zijn”. De accountant constateert dat de financiële positie
     op dit moment toereikend is om eventuele (financiële) tegenvallers
     op te vangen. Zij adviseert om de risico’s periodiek te updaten en te kwantificeren. Het
     weerstandsvermogen is ook voldoende om fluctuaties op te vangen in de exploitatieresultaten. Dit
     laatste voorkomt incidentele verhogingen van de gemeentelijke bijdragen. De maatregelen in dit
     plan van aanpak tasten deze positie niet aan.




10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>     3. Maatregelen aanpak Taakstelling

     3.1 Werkwijze bepalen maatregelen
     In 2019 is in overleg met leidinggevenden binnen VRZ bezien op welke wijze (nog) doelmatiger
     gewerkt kan worden, waarbij een bijdrage kan worden geleverd aan de taakstelling. Vervolgstap is
     om alle medewerkers in 2020 in (gezamenlijke) bijeenkomsten te bevragen op mogelijke aanvullende
     maatregelen, die met behoud van kwaliteit van de taakuitvoering genomen kunnen worden.

     Gevraagd is aan de leidinggevenden om vanuit de taakuitvoering van de teams te bezien welke
     bezuinigingen (doelmatigheidsmaatregelen) mogelijk zijn in de brede zin van het woord (middelen en
     personeel) en wat hiervan de gevolgen zijn, in feite een doelmatigheidsvraagstuk. Hierbij is uitgaan
     van de visie zoals hierboven beschreven. Dit heeft geleid tot een takendiscussie met de volgende
     elementen:

     Aanpak taakstelling, proces:




     Het volgende is hierbij meegegeven:
         1. De prioriteiten zoals de afgelopen jaren bepaald (operaties eerst) blijven overeind
         2. De wettelijke taken worden uitgevoerd (mate waarin kan ter discussie staan)
         3. De met het bestuur afgesproken operationele prestaties zijn van belang. Indien de
             maatregelen leiden tot een ander prestatieniveau dan graag beschrijving van de invloed op
             de prestaties
         4. Indien een bezuiniging leidt tot een lager niveau aan dienstverlening, beschrijven van het
             gevolg hiervan
         5. Alles is bespreekbaar




11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>           6. Indien extra kosten (structureel/ incidenteel) moeten worden gemaakt om besparingen
              mogelijk te maken, dan deze eveneens inzichtelijk brengen met een onderscheid in
              structureel/ incidenteel

     3.2 Maatregelen om het bedrag van de taakstelling op te lossen c.q. te
     verminderen

     3.2.1. Toelichting op de reeds genomen maatregelen in 2019/2020

           a. Algemene maatregelen (om de personeelslasten VRZ breed de komende tijd beter te
              beheersen):
            Inhuur van personeel voor tijdelijke werkzaamheden en/of ziektevervanging kan alleen met
              toestemming van het MT
            Vacatures worden alleen opengesteld na goedkeuring door het MT op basis van nut,
              noodzaak en risico’s voor o.a. de operationaliteit en continuïteit van de organisatie.
            De resultaten uit lopende herwaarderingstrajecten worden tijdelijk uit het restant van de
              snippervacatures bekostigd. Hiermee wordt onder meer recht gedaan aan de ongelijkheid,
              die is ontstaan bij inschaling en functiewaardering bij de regionalisering van 2012.
              Leidinggevenden hebben de inspanningsverplichting om de hiermee ontstane meerkosten
              binnen drie jaar in het eigen budget te begroten.
            De laatste ruimte op de personeelsbegroting is (met de specifieke maatregelen hierna) uit
              de personeelsbegroting gehaald.


           b. Bezien bij nieuw beleid welk oud beleid hiervoor kan worden ingewisseld
            Bij nieuw beleid is én blijft de stelregel dat als nieuw beleid zich voordoet, eerst bezien wordt
              welk oud beleid hiervoor ingewisseld wordt. Dit geldt ook voor exogene prijsstijgingen. We
              verhogen hiermee niet zonder meer de taakstelling. Dat doen we al jaren zo en blijven we
              ook doen.

           c. Bedrijfsvoering technisch blijven beoordelen mogelijke besparingen binnen de organisatie.
            In 2020 worden de mogelijkheden onderzocht van bezuinigingen op een huisvestingslocatie,
              goedkopere schoonmaakcontracten, andere beveiligingswijzen, aan de hand van een
              verzekeringsanalyse wordt onderzocht welke zaken VRZ eventueel niet meer verzekert en
              wat dit betekent in relatie tot mogelijk te betalen schadeposten.

           d. Specifieke maatregelen
               Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven heeft de directie eind 2019/ begin 2020 een aantal
              besluiten/ maatregelen genomen c.q. stelt een aantal besluiten voor, oplopend tot een
              bedrag van € 486.100 in 2024. Hierbij is ook rekening gehouden met een correctie van de
              effecten van de maatregelen wegens het niet begroten van uitloopschalen in de begroting1.
              De realisatie vindt plaats in 2020 en volgende jaren:




     1   op basis van informatie medio januari 2020



12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>     Reeds genomen besluiten en lopende maatregelen in 2019/2020              2.020         2.021     2.022      2.023      2.024
     personeel
     formatieve maatregelen                                               € 76.500 €      128.300 € 260.800 € 260.800 € 260.800
     kwalitatieve boventalligheid oplossen inclusief uitloopschalen bij
     pensioen vervangen door functieschalen (vacature op midden
     schaalniveau)                                                        € 51.200 €      111.900 € 164.000 € 210.900 € 306.850
     Correctie effecten bovenstaande maatregel omdat begroten
     uitloopschalen niet in begroting was opgenomen                       € -9.000 €      -48.000 € -88.000 € -163.000 € -260.000
     gemiddeld 2 maanden vacatures open                                   € 80.000 €       80.000 € 80.000 € 80.000 € 80.000
     niet invullen deel snippervacatures (50%)                            € 50.000 €       55.700 € 55.700 € 55.700 € 55.700

     Stoom

     Ultimo 2019 is de reductie nodeloze uitrukken Stoom gerealiseerd     € 42.750 €       42.750 € 42.750 € 42.750 € 42.750

     Meldkamer
     Incidenteel onttrekken (gedeelte) achterblijvende overhead/
     frictiekosten aan de reserve meldkamer in 2021                                   €   242.300

     Totaal reeds genomen besluiten en lopende maatregelen in 2019/2020   € 291.450 €     612.950 € 515.250 € 487.150 € 486.100

     (aanvullende) toelichting maatregelen:
          Maatregel: Kwalitatieve boventalligheid
             Met deze maatregel worden de ontstane vacatures door het vertrek van kwalitatief
             boventallige medewerkers, ingevuld door de salarisschalen die qua functiewaardering bij de
             functie horen. Kwalitatieve boventalligheid is ontstaan in de jaren 2012 tot en met nu én het
             gevolg van het herplaatsen van mensen met hogere salarisschalen op lager gewaarde
             functies. Om verder naar een gezonde organisatie toe te groeien is het mogelijk om bij
             natuurlijk verloop (vertrek op eigen verzoek of pensionering) de betreffende formatieplaats
             opnieuw in te vullen met een nieuw aangetrokken functionaris op het werkelijk
             gewaardeerde salarisniveau van de vrijkomende functie. In de begroting 2020-2023 zijn 10
             personen als kwalitatief boventallig benoemd.

              Uitloopschalen. Als bij vertrek van huidige medewerkers met uitloopschalen, mensen terug
              worden aangenomen op het werkelijk gewaardeerde salarisniveau van de functie, vindt een
              besparing plaats. Dat betekent dat de vacatures nog steeds worden ingevuld. Wel blijft nog
              ruimte bestaan op de personeelsbegroting, indien nieuwe mensen in aanloopschalen worden
              benoemd.
              Aan de andere kant ontstaan er ook bij andere medewerkers nieuwe uitloopschalen.
              Begrotingstechnisch is tot en met 2020 rekening gehouden met periodieken tot het eind van
              de schaal en niet met de uitloopschalen. Om die reden is de taakstelling gecorrigeerd met de
              verwachte nieuwe uitloopschalen en wordt hiermee in de volgende begrotingen rekening
              gehouden.

              In de afgelopen jaren zijn begrote vacatures beraamd op het maximum van de salarisschaal,
              behorend bij de functie. Vanaf 2021 worden de vacatures begroot halverwege de
              betreffende salarisschaal in plaats van op het maximum van de salarisschaal. Op deze wijze
              zijn de personeelslasten in de begroting realistisch en scherp begroot.

             Maatregel: incidenteel onttrekken reserve meldkamer




13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>             In 2021 en 2022 is het mogelijk dat maatregelen voor het wegwerken van de
             desintegratiekosten van de meldkamer nog niet volledig in werking zijn getreden. Voor wat
             betreft deze twee jaren kan mogelijk dekking worden gevonden in het incidenteel realiseren
             van (gedeelten van) deze taakstelling via onttrekking aan de algemene reserve c.q.
             onttrekking aan een mogelijk restant van de bestemmingsreserve meldkamer. Voor wat
             betreft deze laatste mogelijkheid, is een bestemmingswijziging van deze reserve noodzakelijk
             door het Algemeen Bestuur. In bovenstaande overzicht is voorlopig alleen rekening
             gehouden met een incidentele onttrekking aan de bestemmingsreserve meldkamer in 2021.

             Afhankelijk van de stand van reserve meldkamer eind 2021 en de werking van de genomen
             maatregelen om de desintegratiekosten van de meldkamer weg te werken, wordt bezien
             welke onttrekking voor 2022 nog mogelijk is.


     3.2.2. Nog verder uit te werken maatregelen in 2020

     Verder worden in 2020 nog maatregelen uitgewerkt met behulp van de medewerkers van VRZ. Voor
     onderstaande maatregelen is de voorzet reeds gegeven door de leidinggevenden van VRZ:
        - Bij de vorming van VRZ in 2012 is een Sociaal Statuut opgesteld. Inmiddels is de CARUWO
            herzien/ geactualiseerd en nu wordt bezien op welke wijze het Sociaal Statuut in 2020 hierop
            wordt aangepast. Hierbij nadrukkelijk vermeld dat goed werkgeverschap de constante zorg
            heeft van VRZ. De mens is ons grootste kapitaal;
        - In 2020 wordt gemonitord op welke wijze het aanbod van adviesverzoeken voor
            risicobeheersing zich ontwikkelt. Vanaf half 2019 is voor 2 fte’s tijdelijk extra gemeentelijke
            bijdragen ontvangen, dit om te kunnen voldoen aan de adviesverzoeken vanuit de
            gemeenten. Eind 2020 wordt bezien hoe deze vraag zich ontwikkelt en wat dat betekent
            voor de benodigde formatie binnen risicobeheersing;
        - In 2020 wordt bezien welke andere aanvullende besparingen/ doelmatigheidsmaatregelen
            voor VRZ nog meer mogelijk zijn.

     In de loop van 2020 wordt duidelijk wat deze maatregelen kunnen bijdragen aan het wegwerken van
     de tekorten in de begroting 2020 en welke nieuwe maatregelen uit de bijeenkomsten met
     medewerkers naar voren komen. De verwachting is dat deze maatregelen niet het gehele
     openstaand bedrag aan taakstelling kunnen realiseren. Voor deze taakstelling geldt dan dat een
     daadwerkelijke wijziging van beleidskoers met andere vergaande bestuurlijke prioriteiten en
     beleidskeuzes (ambitieniveaus) nodig zijn om de taakstelling te kunnen realiseren.

     Risico’s
         - Het realiseren van de maatregelen in dit plan van aanpak is mogelijk door strikte sturing op
              de genoemde besluiten.
         - Exogene ontwikkelingen (bijvoorbeeld sterke stijging incidenten brandweer) kunnen voor
              verstoringen zorgen.
         - De uitkomsten van lopende herwaarderingstrajecten zijn op voorhand niet te voorspellen.
         - Krapte op de arbeidsmarkt kan leiden tot inschaling bij nieuwe functies, welke hoger is dan
              de inschaling van de geraamde vacatures op het midden van het functieniveau.




14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>        4. Het (tijd) proces en de invloed van gemeente(raden) op het
           proces
     Hieronder is het proces in de tijd weergegeven met als uitgangspunt de resultaten van de benchmark
     tegelijkertijd met de begroting 2021 ter vaststelling aan te bieden aan het bestuur in april 2020.

     De voorgestelde maatregelen / resultaten uit dit plan van aanpak taakstelling worden verwerkt in de
     begroting 2021 en eventueel in een begrotingswijziging voor het jaar 2020. De begroting 2021 en de
     begrotingswijziging 2020 worden volgens de reguliere Planning & Control afspraken in procedure
     gebracht. Mogelijk wordt de begrotingswijziging 2020 later in dit jaar in procedure gebracht.

     De gemeenteraden worden in de gezamenlijke informatiebijeenkomsten met GGD en RUD
     geïnformeerd over de begroting 2021. Daarnaast worden de gemeenteraden in de periode 15 april –
     eind juni in staat gesteld om hun zienswijzen op de begroting 2021 af te geven. De gemeenteraden
     worden eveneens in de gelegenheid gesteld om hun zienswijzen af te geven over de
     begrotingswijziging 2020, zodra deze in procedure is gebracht.

     Het Algemeen Bestuur besluit in juli over de programmabegroting 2021, hierbij wordt de strekking
     van de zienswijzen meegewogen.


              januari/februari
                   2020                        3 februari 2020                  4 februari 2020
                                              PvA taakstelling 1e keer         pva taakstelling 1e keer
                 bespreking in OR                     in BAO                           in ACF
              (adviesverzoek daarna)




                  9 maart 2020                                                   12 maart 2020
                                                  10 maart 2020
                   advies BAO Pva                   advies ACF pva             1e keer pva taakstelling
                    Taakstelling                     taakstelling                  op AB themadag
                                                                                  (meningvormend)




                  9 april AB                     gemeenteraden
                                                                                gemeenteraden
                                                 april/ mei 2020
            ter vaststelling aanbieden                                           april-juni 2020
                aan AB: resultaten                 informatie tijdens
             benchmark Berenschot.                  raadsinformatie                  zienswijzen
              Behandelen begroting                                              programmabegroting
                                                  bijeenkomsten over                  2021 (evt.
                    2021 (evt.                   begroting 2021/ (evt.
             begrotingwijziging 2020)                                         begrotingswijziging 2020)
                                                begrotingswijziging 2020




                 AB juli 2020
               vaststellen begroting
                     2021 (evt
             begrotingswijziging 2020)




15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>         5. Doorkijk naar begroting 2021
     Tijdens het opstellen van de begroting 2021 is een begrotingstekort ontstaan van € 334.389. Dit
     begrotingstekort is nieuw ontstaan in 2021 en heeft niets te maken met het deel voor 2021 (€
     193.116) van de taakstelling uit de begroting 2020.

     Dit bedrag bestaat uit
          a. De effecten van de eerste en tweede bestuursrapportage uit 2019,
             voor 2021 een tekort van                                                         € 12.611
          b. Een sluitpost (tekort) voor 2021 van                                            € 17.978
          c. (exogene) structurele ontwikkelingen (tekort)                                   € 303.800

     Totaal tekort                                                                           € 334.389


     Ad c. (Exogene) structurele ontwikkelingen.

     Het betreft de volgende bedragen:
               • Meer exogene loonontwikkelingen                     € 353.000
               • Minder meerkosten vrijwilligers             -/-     € 235.000
               • Wegvallen OMS opbrengsten                           € 162.000
               • Per saldo BDUR verlaging                            € 23.800
     Totaal                                                          € 303.800

     Aan de andere kant vindt incidenteel voor 2021 geen extra verhoging voor de kapitaallasten plaats
     door temporiseringen in het investeringsplan 2020 en verder. Het beeld van de oplopende
     kapitaallasten voor de jaren 2022 en volgende wijzigt niet en blijft oplopend, zoals in de begroting
     2020 is gepresenteerd.

     Het Algemeen Bestuur heeft besloten om de (exogene) structurele ontwikkelingen, zonder verhoging
     van de gemeentelijke bijdragen, te verwerken in de begroting 2021.
     Voor 2021 wordt voorgesteld het begrotingstekort van € 334.389 te dekken door een incidentele
     onttrekking uit de algemene reserve. Voor de jaren daarna (vanaf 2022) is op basis van het nieuwe
     beleidsplan een daadwerkelijke wijziging van beleidskoers met andere vergaande bestuurlijke
     prioriteiten en beleidskeuzes (ambitieniveaus) nodig om dit begrotingstekort weg te werken.




16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>         6. Conclusies
     Het bestuur heeft VRZ opdracht gegeven om de (meerjarige) sluitpost in de begroting 2020 als
     taakstelling te realiseren. Los van een taakstelling erkent VRZ de noodzaak om continu de eigen
     organisatie door te lichten op doelmatigheid.

     Uit voorgaand plan van aanpak komt naar voren dat in 2019/2020 reeds een aantal maatregelen zijn
     genomen en dat VRZ in 2020 nog (rest) maatregelen uitwerkt met input van medewerkers en
     leidinggevenden van VRZ (eventueel doorlopend in 2021). Voor wat betreft de laatste maatregelen,
     wordt nog bezien:

            Op welke wijze het Sociaal Statuut kan worden aangepast op de CARUWO en wat dit kan
             betekenen in het kader van verder realiseren taakstelling. Hierbij nadrukkelijk vermeld dat
             goed werkgeverschap de constante zorg heeft van VRZ. De mens is ons grootste kapitaal ;
            Op welke wijze het aanbod van adviesverzoeken voor risicobeheersing zich ontwikkelt en wat
             dat betekent voor de benodigde formatie binnen risicobeheersing;
            welke besparingen/ doelmatigheidsmaatregelen voor VRZ nog mogelijk zijn met behoud van
             kwaliteit en taakuitvoering.

     Bovenstaande zijn maatregelen, welke nog zonder andere beleidskeuzes kunnen worden uitgevoerd.
     Uit het plan van aanpak blijkt dat we in 2019 hebben gestuurd middels genoemde maatregelen.

     De conclusies uit bovenstaand plan van aanpak luiden als volgt:

            VRZ heeft van 2021 tot en met 2024 voor een bedrag van € 486.100 aan structurele
             maatregelen in gang gezet. Dit ook (gedeeltelijk) voor de frictiekosten veroorzaakt door
             vertrek van de meldkamer. Daarentegen is aan de andere kant rekening gehouden t/m 2024
             met het begroten van de uitloopschalen
            Voor 2020 is de taakstelling nagenoeg opgelost (€ 78.800). De taakstelling loopt de
             daaropvolgende jaren op van € 193.116 in 2021 naar € 297.500 in 2024.
            Indien nodig bestaat de mogelijkheid om incidenteel (gedeelten van) de taakstelling
             (bijvoorbeeld van de meldkamer) in 2021 en mogelijk 2022 op te vangen vanuit de algemene
             reserve en/ of bestemmingsreserve. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien maatregelen
             nog niet in voldoende mate zijn geïmplementeerd.
            VRZ verwacht dat bestuurlijke keuzes en wijziging van de beleidskoers noodzakelijk zijn op
             basis van het nieuwe beleidsplan om het totaal openstaand bedrag aan taakstelling uit de
             (meerjaren)begroting 2020 uiteindelijk op te kunnen lossen binnen de huidige financiële
             kaders. Dit met inachtneming van een acceptabele financiële positie zoals in het rapport van
             Twynstra Gudde is aangeduid: “Een gezonde balans tussen gedeelde ambities en benodigde
             financiën met lokaal commitment”.
            Voor de jaren daarna (vanaf 2022) is op basis van het nieuwe beleidsplan een
             daadwerkelijke wijziging van beleidskoers met andere vergaande bestuurlijke prioriteiten en
             beleidskeuzes (ambitieniveaus) nodig om dit begrotingstekort weg te werken.




17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>