<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Aan de Raad

Made, 20 november 2012

Agendapuntnummer:

Raadsvergadering 20 december 2012                                Registratienummer:
                                                                 12int03985
                                                                 Casenr:
                                                                 12.01541
Onderwerp: papierloos vergaderen


Portefeuillehouder: P.J.W. Stoop    Bijlagen:                    Ter inzage:
                                    1. Raadsbesluit               1. Raadsbrief terugdringen
Ambtelijke coördinatie:                                              papierberg Drimmelen
griffie                                                           2. Presentatie van 18-10-2012

Steller:
A.de Jong
SAMENVATTING
 In 2011 is een motie aangenomen om te onderzoeken of de papierberg in Drimmelen kan worden
 teruggedrongen waarbij een van de onderzoeksopdrachten was het papierloos vergaderen.
 In 2012 vond een pilot papierloos vergaderen plaats. Naar aanleiding van de evaluatie hiervan en
 een informatiebijeenkomst voor raads- en burgerleden wordt voorgesteld in 2013 papierloos te
 gaan vergaderen.


VOORGESCHIEDENIS
Als gevolg van de in 2011 aangenomen motie ‘terugdringen papierberg’ vond er in 2012 een
proef met papierloos vergaderen plaats. Van elke fractie kreeg één Raadslid een ipad
beschikbaar gesteld. Alle vergaderstukken zijn vanaf dat moment digitaal beschikbaar
gesteld aan deze pilot-groep. Eind september jl. is de proef geëvalueerd. Op 18-10-2012 is
de evaluatie teruggekoppeld en zijn raads- en burgerleden geïnformeerd over de resultaten
ervan en de mogelijkheden om over te stappen op papierloos vergaderen. Op basis hiervan
is een raadsvoorstel met verschillende opties voorbereid, aan de hand waarvan de raad een
beslissing kan nemen. Indien besloten wordt tot papierloos vergaderen, zullen
aanbevelingen en tips die naar aanleiding van de proef papierloos vergaderen zijn gegeven,
zoveel als mogelijk worden verwerkt.


WAT WILLEN WE BEREIKEN?
Het terugdringen van de papierberg in Drimmelen met als resultaat financieel voordeel en
voordelen voor het milieu (motie 11-11-2011). Daarnaast blijkt uit de evaluatie dat door
invoering van papierloos vergaderen efficiencyvoordelen te behalen zijn en de
informatieverstrekking aan de raads- en burgerleden verbeterd wordt.




12int0398512int03972
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>          HOE PAST DIT BINNEN BELEID EN WETGEVING?
          Gemeentewet en Reglement van Orde geven regels voor de verstrekking van
          agenda met onderliggende stukken. Het papierloos vergaderen past binnen deze
          regelgeving. In Drimmelen is afgesproken om de bedrijfsvoering zo duurzaam
          mogelijk in te richten. Het papierloos vergaderen sluit daarbij aan.

WAT GAAN WE DOEN?
Drimmelen werkt met een Document Management Systeem (DMS). In 2012 is de
bestuursmodule die de besluitvormingsprocessen ondersteunt hier aan toegevoegd.
Aansluitend op dit besluitvormingsproces, veelal interne proces, kan ook de
informatievoorziening aan Raadsleden en Burgerleden verbeterd en verder geautomatiseerd
worden. Dit zou kunnen door invoering van papierloos vergaderen. In het geval van de
gemeente Drimmelen zou dit kunnen door gebruik van Ipads en het programma IBABS1.
Deze werkwijze is in eerste instantie ontwikkeld en gericht op de voorbereiding van en
ondersteuning tijdens (raads)vergaderingen. Vervolgens is het systeem ook goed inzetbaar
bij de verspreiding van overige raadstukken en de eventuele onderlinge communicatie.

Voorstellen voor invoering digitaal vergaderen
Er zijn een aantal varianten opgesteld waarin is uitgewerkt wat deze nieuwe manier van
vergaderen betekent ten opzichte van de bestaande werkwijze.

Eenmalige kosten
De eenmalige kosten bestaan uit de aanschaf- en implementatiekosten van Ipads en de
scholingskosten van de gebruikers: secretariaat, griffie, Raad en burgerleden.
Ter dekking van deze reguliere vervanging is er elk verkiezingsjaar in de begroting een
bedrag gereserveerd voor de aanschaf van nieuwe laptops voor raadsleden. Dit betekent dat
er in 2014 een bedrag is gereserveerd van € 34.231,00 incl. BTW. Dit bedrag kan,
vooruitlopend op de vervanging van laptops voor de volgende raadsperiode 2014-2018, een
jaar eerder (in 2013) worden ingezet voor de aanschaf van Ipads. Dit betekent dan wel dat in
2014 geen nieuwe laptops worden verstrekt.

Structurele kosten
Aan het gebruik van het systeem digitaal vergaderen zijn structurele kosten verbonden. Dit
gebruik is tweeledig. Enerzijds zijn abonnementskosten verschuldigd voor het gebruik van
Ibabs en de centrale opslag van data. Anderzijds zijn kosten van beheer, helpdesk,
verzekering, ed te maken. Daarnaast is er op dit moment voor het privé-gebruik van de Ipad
(nog) een fiscale bijtelling2 van kracht die overigens voor rekening van de gemeente komt.

1
  Ibabs is een hulpprogramma , of desgewenst een App, waarmee documenten en vergaderstukken verspreid
kunnen worden. De stukken van reguliere vergaderingen zijn overzichtelijk gerubriceerd en snel toegankelijk. Bij
de voorbereiding van de vergadering en tijdens de bespreking is het mogelijk om eigen aantekeningen te
plaatsen op de documenten. Men selecteert een vergadering en alle daarbij behorende stukken worden
vervolgens overzichtelijk aangeboden. Opent men een document, dan kan men daarop eenvoudig aantekeningen
maken. IBabs is een complete oplossing, de gebruiker hoeft niets of nauwelijks iets zelf in te stellen. Het bevat
alle essentiële vergaderfuncties en het is makkelijk en vaak intuïtief te gebruiken.
Ibabs is te raadplegen via laptop of PC. Door de synchronisatie met een centrale zijn alle stukken met
bijbehorende aantekeningen zowel lokaal als op de IBabs server beschikbaar. Er is meteen zorg gedragen voor
de archieffunctie en er is backup geregeld mocht de IPad kwijtraken of defect raken.

2
 Fiscale bijtelling was ook van toepassing op de laptop doch is inmiddels afgeschaft. De verwachting is dat ook
deze fiscale bijtelling binnen afzienbare tijd wordt afgeschaft. Gelet op de vele gemeenten, provincies, maar ook
 ste    de
1 en 2 kamer die overstappen op papierloos vergaderen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Variant 1
Volledig papierloos vergaderen per 1 februari 2013 door middel van het verstrekken van
ipads aan alle raadsleden in bruikleen voor een periode van 5 jaar.
Raadsleden krijgen de mogelijkheid om hun huidige laptop tegen boekwaarde over te
nemen. Bij de nieuwe raadsperiode leveren de vertrekkende raadsleden hun Ipad in. Deze
worden dan voor de nieuwe raadsperiode aan de nieuwkomende raadsleden in bruikleen
gegeven. Zowel Raadsleden als Burgerleden krijgen een abonnement op Ibabs waarmee
alle raadstukken beschikbaar komen. Raadsleden en burgerleden beschikken hiermee over
exact dezelfde informatie. Raadsleden kunnen de stukken bij de voorbereiding van de
vergadering en tijdens de vergadering bewerken en voorzien van aantekeningen. Omdat aan
Burgerleden geen Ipad beschikbaar wordt gesteld, vervalt deze mogelijkheid. Het is
overigens wel mogelijk om met behulp van een gewone Laptop en het gebruik van Ibabs
vergaderingen bij te wonen. Mocht een Burgerlid overigens zelf over een Ipad beschikken,
kan wel over de volledige functonaliteit van IBabs worden beschikt.

Berekening in variant 1 geeft aan dat het papierloos vergaderen niet helemaal budgettair
neutraal is. Met name door een fiscale bijtelling gecombineerd met de extra kosten van een
abonnement op het Ibabs-systeem is een nadelig saldo te zien ten opzichte van de situatie
waarbij onder normale omstandigheden volgens planning pas in 2014, nieuwe apparatuur
wordt aangeschaft. Bij de reguliere vervanging is overigens geen rekening gehouden met
meerkosten van digitaal vergaderen als dat in 2014 alsnog moet worden ingevoerd. Omdat
de vervanging van Laptops door Ipads op zich minder kost, kan een deel van het restant-
krediet worden ingezet om de kosten van abonnementen en beheer te dekken.

Berekening Variant 1
                                          2013      2014     2015      2016         2017       2018
                                                                                                en
Kosten                                                                                        verder
Kapitaallasten                            3.240    3.629    3.532     3.434        3.337      5.245
Abonnement IBABS Raad                     2.594    2.594    2.594     2.594        2.594      2.594
Abonnement IBABS burgerleden              3.952    3.952    3.952     3.952        3.952      3.952
Beheer Ipads Raad                         2.520    2.520    2.520     2.520        2.520      2.520
Fiscale bijtelling                        3.193    3.193    3.193              0            0 2.395
Totaal kosten                            15.498    15.887   15.790    12.500       12.403     16.705


Dekking
Restant krediet Raadsinfo                 2.339-
Vervallen kapitaallasten laptops                 0 3.638-   8.040-    7.822-       7.604-     7.099-
Papier- en kopieerbesparing               4.110-   4.484-   4.484-    4.484-       4.484-     4.484-
Totaal dekking                            6.449-   9.414-   12.524-   12.306-      12.088-    11.583-


Te dekken                                 9.049    7.765    3.266       194          315      5.445

Opmerkingen bij variant 1:
- Een positief bedrag is een dekkingstekort
- De kosten zijn in het begin niet volledig gedekt, omdat het krediet van laptops pas vanaf
  2014 (nieuwe raadsperiode) beschikbaar is.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>-   Bij verkoop van “oude” laptops kan dit een opbrengst van € 4.000,-- á € 5.000,-- in 2013
    betekenen. Deze opbrengst zou kunnen worden ingezet om het dekkingstekort in het
    eerste jaar te verkleinen.
-   De verwachting is dat de fiscale bijtelling komt te vervallen. Als dit aan de orde komt
    wordt het dekkingstekort voor de eerste drie jaar met € 3.193,-- verminderd.
-   Bodekosten, kosten van kopiëren en verzenden worden geraamd op 1,5 uur per
    vergadering. Bij een gemiddeld aantal van 30 vergaderingen betekent dit een besparing
    van 45 uren. In geld ongeveer € 1.625 per jaar. Op termijn kan dit ook tot genoemde
    besparing leiden.
-   Bij een nieuwe aanbesteding van de kopieermachines zouden in de toekomst minder
    apparaten binnen de organisatie kunnen worden geplaatst (besparing dus op langere
    termijn die nu moeilijk te berekenen is). Leasecontract loopt over 5 jaar af.

Wat betekent variant 1 voor Burgerleden
Uitgangspunt is dat burgerleden over dezelfde informatie moeten kunnen beschikken als
Raadsleden. Het gehele voorstel is hierop gericht. Het enige verschil is dat voor burgerleden
geen apparatuur (lees Ipad) beschikbaar wordt gesteld. Genoemde informatie is met behulp
van een normale PC of Laptop ook te verkrijgen.


Variant 2
Omdat al het genoemde in variant 1 niet tot een volledig kosten dekkend geheel leidt, wordt
nog een alternatief voorstel gedaan waarin concessies gedaan worden aan de service aan
burgerleden bij het gebruik van de hulpmiddelen van digitaal vergaderen.
Variant 2 is gelijk aan variant 1, maar dan zonder abonnement op Ibabs. Dit betekent niet dat
Burgerleden niet over alle benodigde raadsinformatie kunnen beschikken. Het betekent wel
dat een deel van de informatie op een andere manier moet worden aangereikt. En het
betekent ook dat dit minder efficiënt werkt voor zowel secretariaat/griffie als voor de burger-
leden zelf. Het niet verstrekken van een Ibabs abonnement bespaart ongeveer € 3.952,-- per
jaar op de kosten.
Zonder invloeden van de effecten van de opmerkingen genoemd bij variant 1 betekent dit het
volgende voor de dekking:
                                  2013        2014        2015         2016        2017        2018 ev
Te dekken                       5.097       3.813         686-       3.758-      3.637-         1.493


Opmerkingen bij variant 2:
- Met dit voorstel zijn de kosten over de totale looptijd nagenoeg dekkend
- Gezien de minder efficiënte werkwijze voor griffie verdient variant 2 niet de voorkeur
- In de raadswerkgroep automatisering is duidelijk te kennen gegeven om extra aandacht
  te geven aan het faciliteren van burgerleden. Om die reden is variant 2 ook niet aan te
  bevelen.

Wat betekent variant 2 voor Burgerleden
Uitgangspunt is dat burgerleden over dezelfde informatie moeten kunnen beschikken als
Raadsleden. Dit is met Variant 2 wel mogelijk maar vergt meer handelingen voor griffie. Het
is mogelijk om met tablet-pc (Ipad of anders) te werken, maar omdat burgerleden geen
gebruik maken van Ibabs wordt een iets afwijkende werkwijze gevraagd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Algemene opmerkingen en aanbevelingen
De ontwikkelingen op het gebied van informatievoorzieningen staan niet stil. Met name de
komst van tablet-pc’s heeft de mogelijkheden van digitaal, papierloos, vergaderen in
versneld tempo dichterbij gebracht. De toch enigszins onverwachte versnelling maakt dat de
behoefte om hiervan gebruik te kunnen maken groeit. In de reguliere begrotingscyclus was
hier nog niet helemaal voorzien. Dit betekent dat de invoering in 2013 een dekkingstekort
laat zien. Echter vanwege de verbeteringen in de informatievoorziening en de kwaliteit van
de besluitvorming wordt geadviseerd de voorgestelde invoering van digitaal (papierloos)
vergaderen niet langer uit te stellen en in 2013 operationeel te maken. Het dekkingstekort
ten laste te brengen van het begrotingssaldo. Het collegheeft de voorkeur uitgesproken voor
variant 1 en geeft aan dat conform onze finaciële spelregels een dekking moet worden
opgenomen in het meerjarenperspectief die in de voorjaarsnota nog moet worden verwerkt.

        WIE ZIJN DE BETROKKEN PARTIJEN?
        Raads- en burgerleden, griffie


WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN?
We stappen niet over op papierloos vergaderen. Nadeel is dat we achterblijven in de
landelijke ontwikkelingen waarbij papierloos vergaderen een grote vlucht heeft genomen.

HOE GAAN WE COMMUNICEREN?
Bij de overstap van de papieren vergaderwijze naar het papierloos vergaderen zullen diverse
scholingstrajecten voor zowel raads- als burgerleden worden ingezet. Het papierloos
vergaderen heeft weinig tot geen gevolgen voor de burgers. De wijze van raadpleging van de
vergaderstukken geschiedt op dezelfde wijze zoals nu het geval is.

WAT IS DE VERVOLGPROCEDURE?
- Inventarisatie welke burgerleden op eigen kosten een ipad willen aanschaffen, waarna
  aanschaf ipads voor raads- en burgerleden (deze laatste op eigen kosten): dec. 2012
- Afsluiten contract voor (her)inrichting Ipads, beheer                     dec. 2012
- Nieuwe deelnemers toevoegen en autoriseren                                dec. 2012
- Instructie voor secretariaat en griffie                                    jan. 2013
- Scholingsavonden                                                           jan. 2013
- Invoering papierloos vergaderen                                         1 febr. 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>De raad van de gemeente Drimmelen;



gelet op ;


Besluit:

   1. in te stemmen met de invoering van papierloos vergaderen;
   2. te kiezen voor variant 1 en hierbij het krediet van 2014 naar 2013 te verplaatsen;
   3. De meerkosten ten laste van het begrotingssaldo te laten komen en verwerken in de
      voorjaarsnota.


Made, 20 december 2012


de raad voornoemd,




Mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers             Drs. G.L.C.M. de Kok
griffier                                     voorzitter
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>