<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Matrix ambtelijke reactie op concept-accountantsverslag 2018 (bevindingen) vóór bespreking

Bespreking vond plaats op 18 april 2019 om 9:00 uur met PwC, domeinmanager, portefeuillehouder en coördinator jaarstukken Martijn van Erp.
Op basis van de bespreking volgt nog een geactualiseerde versie. De geactualiseerde versie zal worden besproken in de Auditcommissie 27 mei 2019.

Onderdeel uit        Kopje               Onderwerp                                                       Omschrijving/bevinding                                                                               Ambtelijke reactie                                                                Opmerking
accountantsverslag                                                                                                                                                                                                                                                                              na bespreking
Oordeel bij de       Oordeel             Getrouwheid en rechtmatigheid - Ons oordeel bij uw                                                                                                                   Graag ontvangen wij ook een overzicht van de geconstateerde fouten < 88.000,      In het concept stonden
jaarrekening                             jaarstukken                                                                                                                                                          die onderdeel uitmaken van de benoemde geconstateerde fouten van ca €             "standaard vooraf ingevulde"
                                                                                                                                                                                                              500.000 bij getrouwheid en                                                        bedragen, deze hebben geen
                                                                                                                                                                                                              ca € 250.000 bij rechtmatigheid.                                                  betrekking op Bernheze en
                                                                                                                                                                                                                                                                                                worden nog geactualiseerd in de
                                                                                                                                                                                                                                                                                                definitieve versie. Er is een
                                                                                                                                                                                                                                                                                                rapporteringsgrens van
                                                                                                                                                                                                                                                                                                € 88.000. Alleen bedragen boven
                                                                                                                                                                                                                                                                                                dit bedrag worden door PwC
                                                                                                         In dit rapport worden alleen de fouten beschreven boven de rapporteringstollerantie van € 88.000,-                                                                                     beschreven.
                                                                                                         . Dit betreft 2 bevindingen van samen
                                                                                                         € 203.000.

Oordeel bij de       Sociaal domein      Landelijke foutpercentages (SVB) op de pgb-nestedingen          De landelijke foutpercentages zijn specifiek gebaseerd op de materiële fouten. Het foutpercentage t.k.a.                                                                               -
jaarrekening                             Jeugdzorg en WMO                                                berekent voor de Gemeente Bernheze bedraagt op Wmo PGB 3,91% en voor Jeugdzorg PGB 2,44%. De uitvoering van de PGB's vindt plaats door de SVB. Het foutpercentage laat
                                                                                                         Dit zorgt voor een onzekereid voor Gemeente Bernheze van € 18.000.                                t.o.v. 2017 een lichte verbetering zien (Wmo 2017: 3,95% en jeugd: 3,62%)



Oordeel bij de       Sociaal domein      Onzekerheden uit LTA en niet gecontracteerde zorg               Voor de LTA (landelijk transitiearrangement en niet-gecontracteerde zorg) is het voor de kosten niet t.k.a.                                                                            -
jaarrekening                                                                                             mogelijk om prestatielevering vast te stellen. Dit op basis van specifieke afspraken die veelal direct
                                                                                                         worden doorverwezen. In de regioverantwoording is alleen de juistheid van deze kosten
                                                                                                         verantwoord. Derhalve gaan deze zorglasten als onzekerheid worden aangemerkt. Deze cijfers
                                                                                                         moeten echter nog worden ontvangen door PwC.


Oordeel bij de       Sociaal domein      Meer- en maatwerk buiten de reguliere zorgcontracten Jeugd Deelnemende gemeenten declareren meer en maatwerk buiten de reguliere zorgcontracten Jeugd t.k.a.                                                                                           -
jaarrekening                             en centrumgemeente WMO                                     op basis van een afgestemd protocol. In dit protocol is geregeld aan welke voorwaarden de
                                                                                                    beschikking en de benodigde zorg moeten voldoen om gedecladeerd te kunnen worden als meer en
                                                                                                    maatwerk. De rapportage van bevindingen moet door PwC nog worden ontvangen van de
                                                                                                    centrumregeling. Hier kunnen nog bevindingen uit voort komen.


Oordeel bij de       Sociaal domein      Afgrenzing transformatiegelden                                  In de afgrenzing met de afrekening van de transformatiegelden met de centrumregeling Jeugd heeft Dit is een onterechte constatering. De ontvangsten Transformatie 2019 en 2020         PwC past de tekst aan in de
jaarrekening                                                                                             de Gemeente Bernheze € 92.000,- aan terugontvangen rijksmiddelen in 2018 in de opbrengsten       zijn niet verantwoord in exploitatie van de jaarrekening 2018.                        definitieve versie. Het gaat niet
                                                                                                         opgenomen. Dit bedrag heeft echter betrekking op 2019 en wordt ook in 2019 ontvangen. Derhalve                                                                                         om een fout, maar een te hoog
                                                                                                         is dit verschil als fout aangemerkt.                                                                                                                                                   opgenomen bedrag op zowel de
                                                                                                                                                                                                                                                                                                actief als de passief zijde van de
                                                                                                                                                                                                                                                                                                balans en zonder gevolgen voor
                                                                                                                                                                                                                                                                                                het jaarrekeningresultaat.

Oordeel bij de       Ruimtelijk domein   Ontwikkelingen in grondexploitaties - winstnemingen             PwC benoemt dat de tussentijdse winstneming met € 1,9 miljoen is gestegen                            "is gestegen" is wat ons betreft een verkeerde bewoording. Het totaal resultaat   PwC past de bedragen nog aan in
jaarrekening                                                                                                                                                                                                  op de grondexploitatie in 2018 bedraagt € 1,9 miljoen. Dit is zowel de            de defnitieve versie.
                                                                                                                                                                                                              winstnemingen bij afsluiting en de tussentijdse winstnemingen door POC.


Oordeel bij de       Ruimtelijk domein   Ontwikkelingen in grondexploitaties - Grondverwervingen         PwC benoemt dat in de projecten Zwarte Molen (€ 2,5 miljoen) en De erven (€ 3,8 miljoen) in 2018     Wij herkennen de benoemde € 2,5 en € 3,8 miljoen niet. Voor Zwarte Molen zien PwC past de bedragen nog aan in
jaarrekening                                                                                             de grootste voortgang inzake grondverwervingen is geweest                                            wij in 2018 voor € 2,2 miljoen aan grondverwervingen en voor De Erven voor €  de defnitieve versie.
                                                                                                                                                                                                              3,2 miljoen in onze administratie.


Oordeel bij de       Ruimtelijk domein   Ontwikkelingen project Heesch West                              De calculatie van Heesch West toont een verwacht verlies op Heesch West van                          Wij herkennen de het bedrag van de genoemde voorziening niet. Dit moet €         PwC past het bedrag van de
jaarrekening                                                                                             € 43,7 miljoen. Het aandeel van Gemeente Bernheze in het project is 12% en daarmee is een            5.242.000 zijn. (€ 5,2 miljoen), wat neer komt op 12% van het verwachte verlies. voorziening in de definitieve
                                                                                                         voorziening opgenomen van € 13,1 miljoen (conform 2017)                                                                                                                               versie aan naar de benoemde 5,2
                                                                                                                                                                                                                                                                                               miljoen.
Oordeel bij de       Ruimtelijk domein   Ontwikkelingen grondexploitaties in lijn met de verwachting - PwC beschrijft dat Gemeente Bernheze in 2018 voor € 1,9 miljoen tussentijdse winst (via POC-           De benoemde € 1,9 miljoen is het totale resultaat 2018 vanuit het grondbedrijf.   -
jaarrekening                             tussentijdse winstnemingen                                    methode) heeft genomen uit het grondbedrijf.                                                           Dit bestaat voor € 1,4 miljoen uit tussentijdse winstnemingen vanuit de POC en
                                                                                                                                                                                                              voor € 0,5 miljoen uit reguliere afsluitingen. Het bedrag € 1,9 miljoen als
                                                                                                                                                                                                              tussentijdse winstneming is dus niet correct.


Oordeel bij de       Ruimtelijk domein   Schattingen ruimtelijk domein - riolering/afvalstoffenheffing   De schattingen m.b.t. de juistheid en volledigheid voorzieningen riolering/afvalstoffenheffing wordt Wij vernemen graag de toelichting waarom deze schattingen als optimistisch        PwC past de benoemde schatting
jaarrekening                                                                                             als optimistisch beoordeeld.                                                                         worden beoordeeld.                                                                in de definitieve versie aan naar
                                                                                                                                                                                                                                                                                                "evenwichting".
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Onderdeel uit            Kopje                     Onderwerp                                                      Omschrijving/bevinding                                                                                 Ambtelijke reactie                                                                 Opmerking
accountantsverslag                                                                                                                                                                                                                                                                                          na bespreking
Oordeel bij de           Resultaten                Ontwikkelingen bedrijfsvoering -                               PwC schrijft het volgende: De voorziening voorziet in de dekking van de onderhoudskosten voor de       Op basis van het onderhoudsplan molen Nistelrode is de constatering correct.     -
jaarrekening             bedrijfsvoering           Voorziening molen Nistelrode                                   molen Nistelrode. De kosten zijn gebaseerd op een meerjarig onderhoudsplan. Op basis van het           Op basis van het geactualiseerde plan 2019-2028 en de omvang van de
                                                                                                                  verloop van het geplande onderhoud is geconstateerd dat de voorziening € 111.000 te hoog is.           voorziening per 1-1-2019 (dus zoals hier gemeld - te hoog-) is rekening gehouden
                                                                                                                                                                                                                         met de dotaties voor de komende 10 jaar. Dit zullen we vervolgens jaarlijks
                                                                                                                                                                                                                         monitoren.


Oordeel bij de           Resultaten                Ontwikkelingen bedrijfsvoering -                               In de nota reserves en voorzieningen is de omvang van de algemen reserve begrenst op 10% van het De voorstellen voor wat betreft het overschot in de reserve volgen niet vanuit           -
jaarrekening             bedrijfsvoering           Algemene reserve                                               balanstotaal. PwC benoemt dat de reserve hierdoor per 31-12-2018 7 miljoen te hoog is en dat in  het vaststellen van de jaarrekening, maar wordt betrokken bij de bespreking en
                                                                                                                  het kader van de jaarrekening voorstellen worden gedaan aan de gemeenteraad om de reserve in te het vaststellen van de PPN in mei in de raad.
                                                                                                                  zetten.

Oordeel bij de           Financiële positie        Weerstandsvermogen                                             PwC schrijft het volgende "Door het voordelig resultaat op het boekjaar ten opzichte van de            De overheveling van € 4.868.000 van de algemene reserve naar de algemene        -
jaarrekening                                                                                                      begroting wordt een bedrag van € 4.868.000 van de risicoreserve overgeheveld naar de algemene          reserve vrij besteedbaar heeft te maken met een daling van de geïnventariseerde
                                                                                                                  reserve vrij besteedbaar, conform de nota reserves en voorzieningen".                                  risico's bij het weerstandsvermogen en de maximale ratio die wij hanteren voor
                                                                                                                                                                                                                         de hoogte van de algemene reserve. Dit staat los van het behaalde
                                                                                                                                                                                                                         jaarrekeningresultaat.


Oordeel bij de           Financiële positie        Weerstandsvermogen                                             Er is een afname van de geinventariseerde risico's (voor de berekening van het                         Wij zullen in het vervolg zover mogelijk risico's met "PM" te vermijden.           -
jaarrekening                                                                                                      weerstandsvermogen). Hierbij is zichtbaar dat in 2018 meer risico's op "PM" zijn gezet ten opzichte
                                                                                                                  van 2017. PwC adviseert in deze risico's in het vervolg toch als bedrag concreet te maken, zodat
                                                                                                                  deze meewegen in de risicobepaling voor het weerstandsvermogen.


Oordeel bij de           Financiële positie        Saldo van baten en lasten                                      PwC schrijft dat het saldo van baten en lasten voor 2018 € 4.278.000 positief is.                      Het is van belang om te noemen dat de € 4.278.000 het saldo van baten en           -
jaarrekening                                                                                                                                                                                                             lasten vóór toevoegingen en onttrekkingen van reserves is. Het saldo van baten
                                                                                                                                                                                                                         en lasten na toevoeging en onttrekking van reserves bedraagt € 3.427.981 en
                                                                                                                                                                                                                         maakt onderdeel uit van het jaarrekeningsaldo, welke in de jaarrekening wordt
                                                                                                                                                                                                                         geanalyseerd en toegelicht.


Oordeel bij de           Interne beheersing        Procesbeschrijvingen                                           PwC adviseert om de procesbeschrijvingen specifieker te maken voor wat betreft de toewijzing van       Met deze insteek stellen wij ook onze procesbeschrijvingen op. Zo is per stap      -
jaarrekening                                                                                                      taken en verantwoordelijkheden bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Ook is het belangrijk dat       zichtbaar welke functionaris deze uitvoert en wordt bij het opstellen van de
                                                                                                                  in de beschrijvingen de beheersmaatregelen concreet zichtbaar zijn en als blijkt dat deze ontbreken,   procesbeschrijving de effectiviteit/efficientie beoordeelt en bekeken op welke
                                                                                                                  te overwegen hoe in te spelen op de impact.                                                            manier beheersingsmaatregelen in het proces kunnen worden opgenomen.


Oordeel bij de           Interne beheersing        Line of defence salarissen                                     Op het onderdeel line of defence staat bij het onderdeel salarissen het volgende:                      Wij willen graag een toelichting waarom (bij line 1 en 3) een "half" bolletje is   Bij de opstart van het
jaarrekening                                                                                                                                                                                                             opgenomen. En daarnaast de vraag stellen hoe wij het proces zouden moeten          jaarrekeningtraject 2019 zullen
                                                                                                                                                                                                                         inrichten om tot een "vol"bolletje te komen.                                       wij dit met PwC verder
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            bespreken.

Oordeel bij de           Interne beheersing        Update IT omgeving                                             De update werkzaamheden rondom de IT-beheersmaatregelen zijn nog onder handen. Tot op                  t.k.a.                                                                             -
jaarrekening                                                                                                      heden zijn geen nieuwe bevindingen vastgesteld over de resterende periode van 2018.


Ontwikkelingen voor uw Rechtmatigheidsverantw Rechtmatigheidsverantwoording                                       In de meicirculaire 2018 is aangekondigd dat het college met ingang van 2021 een                       Wij conformeren ons aan deze planning. We zullen in de komende                     Bij de opstart van het
organisatie            oording                                                                                    rechtmatigheidsverantwoording af dient te geven. PwC benoemt en adviseert om in 2019 een plan          bestuursrapportage de raad informeren over de voortgang en de planning.            jaarrekeningtraject 2019 zullen
                                                                                                                  van aanpak op te stellen, waarbij het belangrijk is de rollen en het tijdspad te benoemen.                                                                                                wij dit met PwC verder
                                                                                                                  Vervolgens kan in 2020 voorbereid worden "geproefdraaid". De hieruit opgedane lessen kunnen in                                                                                            bespreken.
                                                                                                                  2021 worden toegepast in het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording.



Overige opmerkingen/aanpassingen in definitieve versie:
- In de definitieve versie zal worden toegevoegd dat PwC steeds meer de trend opmerkt dat gemeenten meer focussen op de ontwikkeling van de inrichting van de i--organisatie (i-kant) op het gebied van ICT.
- In de definitieve versie zal een meerjarige weergave van het kengetal "structurele exploitatieruimte" worden toegevoegd, in plaats van alleen de waarde van 2018.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>