<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>


































43586 / 43591Registratienummer

Portefeuillehouder:

2

Positieve zienswijze te geven op het voorgenomen besluit per 01-01-2024 aan te slui­
ten bij stichting “Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant" (Bizob) onder 
voorbehoud van de vaststelling van het begrotingsvoorstel Professionalisering inkoop- 
functie extern.
De entreevergoeding BIZOB van € 25 490 - te dekken uit de reserve nog nader te be­
stemmen.

Datum vergadering

Agendapunt

Onderwerp

2 Aansluiten bij Bizob garandeert verder een brede intergemeentelijke samenwerking. 
Naast de ondersteuning van de interne organisatie op het gebied van inkoop en con­
tractmanagement wordt het door de aansluiting bij de mkoopsamenwerking 

Argumenten
1 Met deelname aan Bizob wordt de ondersteuning ten aanzien van inkoop en contract­

management geborgd.
De invulling van een inkoopfunctie binnen de eigen organisatie levert een grote kwets­

baarheid op. In de periode voor oktober 2022 is de parttimefunctie vervuld door ver­
schillende medewerkers. Het taakveld van inkoop en contractmanagement voor (decen­
trale) overheden is de afgelopen jaren sterk verbreed. Voorbeelden hiervan zijn de ver­
dere verankering van Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) 
duurzame en sociale aspecten, de decentralisaties in het sociaal domein, verbinding 
met privacy en arbeidswetgeving, professionalisering van IT-mkoop, etc.. De benodigde 
kennis is niet in te vullen binnen een deeltijdfunctie. Ook voor de samenwerking met Bi­
zob werd dit duidelijk doordat er op diverse aanbestedingstrajecten externe expertise 
werd ingeschakeld voor de ondersteuning van het aanbestedmgsproces.
Met de aansluiting bij Bizob (werkzaam voor circa 35 overheidsorganisaties in Oost- 
Brabant) wordt de continuïteit én kwaliteit van het inkoop- en contractmanagementpro- 
ces in organisatorische en personele zin goed geregeld.
Bizob is nu ongeveer een jaar werkzaam in onze organisatie. Binnen de organisatie is 

tevredenheid over de geboden ondersteuning door Bizob.

Inleiding
Sinds de uitdiensttreding van de inkoopadviseur van de gemeente per oktober 2022 is er met 
Stichting Bizob een dienstverleningsovereenkomst gesloten voor de continuering en ontwikke­
ling van de inkoopadviestaken in onze organisatie. Deze overeenkomst is aangegaan met de 
intentie om per 1-1-2024 aan te sluiten bij de inkoopsamenwerking. Op basis van de bepalingen 
van de gemeentewet dient het voorgenomen besluit voor te worden gelegd aan uw raad voor 
zienswijze.

Advies 
1.

Raadsvoorstel
2 november 2023
12
Aansluiten bij stichting Bureau inkoop en aanbestedingen Zuidoost-Brabant 
(Bizob)
Vaststellen van de 2e begrotingswijziging 2024
wethouder Rien Wijdeven



3.

4.

5.

6

-2-

Deelname leidt tot een kostenbesparing ten opzichte van de dienstverleningsovereen- 
komst.
Het tarief dat in 2024 bij aangesloten organisaties van de stichting in rekening wordt 

gebracht is per dag € 110,- lager dan op basis van de dienstverlemngsovereenkomst.

Aansluiten bij Bizob garandeert borging van kennis en deskundigheid en vraagt minder 
(externe) juridische ondersteuning.
Binnen de mkoopsamenwerking zijn momenteel circa 60 inkoop- en contractmanage­
ment professionals werkzaam. Bizob deelt de werkzaamheden op in de segmenten 
Openbare ruimte (bouw), Sociaal domein (Wmo, Jeugd, Participatie en Welzijn), Be­
drijfsvoering (facilitair, zakelijke dienstverlening) en ICT. Naast deze expertise gebie­
den, waar de gemeente Bernheze gebruik van kan maken, is er in het Expertisecentrum 
juridische kennis geborgd op het gebied van aanbestedings- en overeenkomstenrecht. 
Het Expertisecentrum richt zich naast het waarborgen van rechtmatigheid en doelmatig­
heid ook op kennisopbouw ten aanzien van maatschappelijk verantwoord opdrachtge- 
ven en inkopen (waaronder duurzaamheid en social return), integriteit, en betrokken­
heid van het midden en klein bedrijf.

De ondersteuningsbehoefte wordt jaarlijks vastgelegd in het inkoopplan van de ge­
meente. In de aansluitovereenkomst is geregeld dat de gemeente voor 1 oktober de ge­
wenste dienstverlening voor het jaar daarop doorgeeft aan Bizob. Het is in de loop van 
de jaren goed gebruik dat de inkoopmanager van Bizob de ondersteuningsbehoefte in­
ventariseert op basis van de meerjarenbegroting, het contractenregister en interviews 
met de verschillende teams. Hieruit volgt een concept-inkoopplan dat ter vaststelling 
wordt voorgelegd aan de gemeente. Voorgesteld wordt om het inkoopplan voor de ge­
meente Bernheze jaarlijks te laten vaststellen door het directieteam en ter kennisgeving 
toe te sturen aan het college.

De gemeente bepaalt haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Ondanks de regionale samenwerking via Bizob kan gemeente Bernheze haar eigen in­
koop- en aanbestedingsbeleid blijven bepalen. Lokaal-specifieke criteria en keuzes blij­
ven mogelijk.

De gemeente bepaalt zelf de omvang van de dienstverlening.
De gemeente bepaalt zelf de omvang van de deelname in de stichting. De omvang 
wordt vastgelegd in de aansluitovereenkomst en kan binnen de bepalingen van deze 
overeenkomst worden bijgesteld. Wanneer de gemeenten een jaar minder capaciteit 
afneemt dan vooraf geraamd kan zij conform de aansluitovereenkomst dit saldo (tot 
15%) meenemen naar het jaar daarop. Wanneer er structureel minder ondersteuning 
nodig is kan de gemeenten de overeengekomen deelname in dagen stapsgewijs afbou­
wen.

eenvoudiger om aan te sluiten bij gezamenlijke regionale aanbestedingen. Bizob inven­
tariseert en initieert samen met de bij haar aangesloten organisaties de behoefte en 
wenselijkheid van gezamenlijke aanbestedingen. Niet voor elk inkooppakket is een ge­
zamenlijke aanbesteding de beste oplossing. Daar waar de markt nationaal/ regionaal 
is geordend en de inkoopbehoefte bij deelnemers aan de mkoopsamenwerking gelijk is 
biedt gezamenlijke inkoop echter veel voordelen t a v. transactiekosten de aangeboden 
prijs en kwaliteit.



Verder zijn de reiskosten bij deelname verdisconteerd in het tarief.

Kosten en dekking

-3-

De analyse van de inkooptrajecten in 2023 bevestigd de benchmark met bij Stichting Bizob aan­
gesloten partijen die vergelijkbaar zijn aan de gemeente Bernheze. De inventarisatie van het in­
koopplan 2023 komt uit op 263 dagen ondersteuning. Waarschijnlijk wordt dit totaal aantal da­
gen in 2023 niet gerealiseerd omdat het inkoopproces waarbij ondersteuning van Bizob wordt 
geleverd nog moet worden geïmplementeerd, het contractbeheer nog niet wordt uitgevoerd 
door Bizob en het de ervaring bij Bizob is dat de inventarisatie van de inkoopplannen bij deelne­
mers doorgaans afwijkt van de realisatie. Dit laatste is met name gevolg van projecten die een 
langere doorlooptijd hebben dan gepland. Ook de overloop van geraamde capaciteit naar het 
volgende jaar verklaard het verschil in geïnventariseerde en gerealiseerde capaciteit.

Verder worden er verspreid over de organisatie kosten gemaakt voor de inhuur van mkoopex- 
pertise in projecten. Binnen de deeltijdfunctie van de inkoopadviseur heeft de organisatie op 
projectbasis inkoopondersteuning ingekocht bij diverse externe adviseurs (voorbeelden zijn 
aanbestedingsbegeleiding e-HRM en financieel pakket, installatietechnisch advies en aanbeste- 
dingsbegeleiding onderhoud w-installaties, ingenieursdiensten en aanbestedingsbegeleiding op 
diverse infrastructurele werken). Vaak hebben deze inhuurkrachten primair een vakinhoudelijke 
rol en werd gevraagd om ook de aanbestedingsbegeleiding te verzorgen. De kosten die zijn ge­
moeid met inkoopwerkzaamheden lopen sterk uiteen en zijn vaak niet (apart) inzichtelijk ge­
maakt. De toekomstige besparing die kan worden gerealiseerd door de inkoopactiviteiten niet 
meer extern te beleggen wordt geraamd op circa € 75 000,- (10 trajecten a gemiddeld 7.500,-).

Risico’s
1. Deelnemers in Bizob zijn risicodragend.

De deelnemers aan de stichting delen mee in de financiële resultaten van de stichting 
in verhouding tot de afname van de stichting. De financiële resultaten zijn vanaf de op­
richting positief geweest.

De raming van de gewenste omvang komt daarmee uit op circa 210 dagen ondersteuning per 
jaar. Binnen deze raming is rekening gehouden met vaste inzet van circa 84 dagen per jaar 
voor Inkoopmanagement, Expertise centrum/ helpdesk en Contractbeheer. Deze overige dagen 
zijn beschikbaar voor het begeleiden van aanbestedingen en contractmanagement activiteiten. 
Op basis van het dagtarief dat het bestuur van Bizob heeft begroot voor 2024 komen de ge­
raamde kosten in 2024 uit op een totaal bedrag van € 166 110,- excl. btw. Deze kosten zijn op­
genomen in de meerjaren begroting 2024-2027 (6004083/4380052 Professionalisering inkoop- 
functie extern). Hiermee vervalt een post van € 60 000,- ter dekking van de fte inkoopfunctiona- 
ris. Aangesloten partijen bij Stichting Bizob delen pro rato de deelname in dagen mee in het 
overschot of het te kort dat de stichting realiseert.

Daarnaast is er voor aansluiting bij de stichting een entreevergoeding verschuldigd gebaseerd 
op het inwoneraantal (32.266 peildatum 2023) van de toetredende gemeente. Voor de ge­
meente Bernheze geldt een éénmalige entreevergoeding van € 0.79 p/mwoner = € 25.490,- 
excl. btw.
Voorgesteld wordt om de entreevergoeding te dekken via onttrekking uit de reserve nog nader 
te bestemmen.



Burgemeester en wethouders,

- 4 -

Tyntoine Walraven 
waarnemend burgemeester

Vervolg
• Na het geven van een positieve zienswijze van uw raad op het voorgenomen besluit, 

sluit de gemeente Bernheze een aansluitovereenkomst met Stichting Bizob en wijst zij 
wethouder Wijdeven aan lid van de Vergadering van aangesloten (WA) van Bizob. De 
gemeente Bernheze wordt in het bestuur van de stichting vertegenwoordigd door de af­
vaardiging van het cluster Noordoost-Brabant (momenteel de gemeentesecretaris en 
portefeuillehouder inkoop van de gemeente Land van Cuijk en de portefeuillehouder 
van de gemeente Vught).

Peggy Hurkmans
secretaris

Evaluatie
n.v.t.


</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>