<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>





































Procedurebeschrijving Gezamenlijke Trajecten concept 19-12-12


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 

Procedurebeschrijving 
Gezamenlijke Projecten 

 
 
 
 

Versie: 19-12-2012 
 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 1 van 16. 

 

Inhoudsopgave 
1 INLEIDING 2 

1.1 DEFINITIE GEZAMENLIJKE PROJECTEN 2 
1.2 DOELSTELLING 2 
1.3 TEAM GEZAMENLIJKE PROJECTEN 2 
1.4 LEESWIJZER 2 

2 PROCEDURE GEZAMENLIJKE PROJECTEN 4 

2.1 STARTBIJEENKOMST 6 
2.2 STRATEGIEFASE 6 
2.3 PROGRAMMA VAN EISEN 8 
2.4 NOTA VAN INLICHTINGEN 8 
2.5 AANBESTEDINGSFASE 9 
2.6 GUNNINGSFASE 9 
2.7 CONTRACTFASE 9 
2.8 EVALUATIE & AFRAAM 10 
2.9 NAZORG 11 
2.10   VOORTGANGSRAPPORTAGE 11 

BIJLAGE 1   BIOCA EN PLANNING 13 

BIJLAGE 2  GEZAMENLIJKE PROJECTEN: DOSSIERS OP CD-ROM’S 14  

BIJLAGE 3  VOORTGANGSRAPPORTAGE 15 

  
 
 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 2 van 16. 

1 Inleiding 

1.1 Definitie gezamenlijke projecten 

Een project wordt als gezamenlijk project aangemerkt wanneer er zes of meer gemeenten deelnemen 

aan het inkoopproject.  

1.2 Doelstelling 

De doelstelling van een gezamenlijk inkoopproject is gericht op de visie en doelstelling van BIZOB. 

Professionalisering van de inkoopfunctie en het behalen van financiële voordelen als gevolg van 

schaalvergroting zijn twee van de drie belangrijke peilers in de visie van BIZOB. Het uitvoeren van 

gezamenlijke projecten brengt zowel kwalitatieve als kwantitatieve voordelen met zich mee die een 

bijdrage leveren aan het realiseren van deze peilers. Onderstaand worden deze voordelen toegelicht. 

 

- Een efficiënter en daardoor goedkoper inkoopproces. Door volumebundeling worden de 

proceskosten per gemeente ingeperkt. Er wordt tijd bespaard door aanbestedingsdocumenten 

van meerdere gemeenten samen te voegen tot één aanbestedingsdocument (kwantitatief). 

- Lagere tarieven en/of betere randvoorwaarden. Door volumebundeling kunnen er scherpere 

prijsafspraken worden gemaakt en betere voorwaarden worden bedongen 

(kwantitatief/kwalitatief). 

- Kennisinput door samenwerking. Door een samenwerking tussen gemeenten kunnen kennis 

en ervaring worden gedeeld (kwalitatief). 

1.3 Team gezamenlijke projecten  

Het team gezamenlijke projecten (hierna: het team) behandelt projecten waaraan zes of meer 

gemeenten deelnemen. Het team is gesitueerd in het hoofdkantoor van BIZOB. Per gezamenlijk 

project is één concern inkoper uit het team verantwoordelijk voor het doorlopen van het proces en het 

behalen van het gewenste resultaat met betrekking tot de aanbesteding van het betreffende project. 

Daarnaast fungeert een tweede concern inkoper uit het team als vaste back-up. Hiermee wordt de 

continuïteit geborgd, met name tijdens afwezigheid in verband met vakantie of ziekte. 

1.4 Leeswijzer 

Dit document is bedoeld ter verduidelijking van de stappen die gedurende een gezamenlijke 

aanbestedingsprocedure worden doorlopen. Deze procedurebeschrijving draagt bij aan uniformiteit in 

de projecten. Het dient als handvat om een procedure te doorlopen. De procedureopbouw en de te 

nemen stappen kunnen verschillen per project en naar wens van de concern inkoper en/of het 

inkoopteam worden aangepast. De procedure is een standaardopbouw en dient als algemene richtlijn. 

Een inkoopproject is te allen tijde een maatwerk product. 

 

 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 3 van 16. 

Onderwerpen die bij elke stap van het proces aan de orde komen zijn: 

- De volgorde van de te doorlopen processtappen. 

- Welke documenten per processtap worden ingezet. 

- Wie verantwoordelijk is voor welke processtap. 

- Op welke momenten belanghebbenden worden gecontacteerd en/of op de hoogte gesteld van 

de gang van zaken. 

 

In hoofdstuk 2 van dit document wordt stapsgewijs beschreven hoe een gezamenlijk project wordt 

doorlopen. Elke stap staat beschreven in een aparte paragraaf. In deze paragrafen worden eerder 

genoemde processtappen verder toegelicht. In paragraaf 2.10 wordt ingegaan op het gebruik van een 

voortgangsrapportage gedurende het gehele project.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 4 van 16. 

2 Procedure gezamenlijke projecten 

De procedure van een gezamenlijk project is schematisch weer te geven als een zandlopermodel. 

Hierbij is de procedure in drie fases verdeeld: 

- Fase 1: Aan het begin van een project wordt het project breed uitgedragen en zijn alle 

geïnteresseerde gemeenten direct betrokken.  

- Fase 2: De procedure wordt doorlopen door een inkoopteam. Het inkoopteam is een 

afvaardiging van alle deelnemende gemeenten, bestaande uit beleidsmedewerkers van een 

aantal deelnemende gemeenten en een concern inkoper. Ook van de beleidsmedewerkers 

die niet tot het inkoopteam behoren wordt echter input en betrokkenheid verwacht. 

- Fase 3: Wanneer het project in de afrondende fase is beland, wordt de uitvoering doorgevoerd 

in alle deelnemende gemeenten .  

 

In figuur 2.1 wordt dit schematisch weergegeven. 

 

 
Figuur 2.1: Zandlopermodel 

 

Een overzicht van een projectproces is weergegeven in tabel 2.1. In deze tabel staat bij elke 

processtap vermeld welke documenten hierbij van toepassing zijn. In vet gedrukte documenten zijn 

documenten die verplicht moeten worden aangeleverd, de overige documenten zijn optioneel. Het 

gebruik van deze optionele documenten is afhankelijk van het project en de keuze van de inkoper 

en/of het inkoopteam. Daarnaast zijn er kolommen waarin de eigenaar en de autorisator van de 

documenten worden vermeld. De eigenaar is diegene die het document oplevert, de autorisator 

degene die het document goedkeurt. In de komende paragrafen volgt per processtap een toelichting 

op de onderwerpen die bij elke stap van het proces aan de orde komen (zie paragraaf 1.4).  

 

 

Fase I 

Fase III 

Aantal mensen actief betrokken in proces 

Tijd 

Inkoopstrategie – go / no go moment 

              Programma van eisen 

         Aanbesteding 

              Gunning/contractering 

Uitvoering opdracht 

Fase II 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 5 van 16. 

 

Tabel 2.1: Overzicht van projectproces  

Processtap Documenten Eigenaar Autorisator 

- Verslag startbijeenkomst  Concern inkoper Concern inkoper 

- Actie- en besluitenlijst Concern inkoper Concern inkoper 

Startbijeenkomst 

- (concept) BIOCA1 Concern inkoper Concern inkoper 

Strategiefase - Inkoopstrategie & BIOCA Inkoopteam College B&W 

Fase van 

PvE/Bestek 

- Programma van 

eisen/Bestek 

Inkoopteam Inkoopteam 

Vragenronde - Nota van inlichtingen Inkoopteam Inkoopteam 

Aanbestedingsfase - Proces verbaal Concern inkoper Concern inkoper & 
één persoon uit 
inkoopteam 

- Rangorde (bij EMVI 

matrix/matrices) 

Concern inkoper Inkoopteam 

- Checklist aanwezigheid 

gevraagde documenten 

Concern inkoper Concern inkoper 

- Gunningsadvies  Concern inkoper College B&W 

- Voornemen tot gunnen  Concern inkoper Concern inkoper 

Gunningsfase 

- Afschrijvingsbrieven Concern inkoper Inkoopmanager 

- Getekende 

overeenkomst(en) 

Concern inkoper College B&W Contractfase 

- Verslag precontractueel 

overleg 

Inkoopteam Inkoopteam 

- Afraamformulier  Concern inkoper Beleidsmedewerker & 
Inkoopmanager 

- Evaluatie Concern inkoper Concern inkoper & 
Inkoopmanager 

Evaluatie en Afraam 

- Vinkenlijst Concern inkoper Concern inkoper & 
Inkoopmanager 

- Verslag 

implementatiebespreking 

Concern inkoper Concern inkoper Nazorg 

- Contractbeheer (= nieuw 

project) 

Nvt Nvt 

 
 
 
 
 
 

                                                      
1 Beslissen, Informeren, Ondersteunen, Consulteren, Autoriseren. Schematische planning met hierin processtappen en 
functietoewijzingen. In de BIOCA die bij Gezamenlijke projecten wordt gebruikt (zie hiervoor bijlage 1) is een planning verwerkt. 
Als er in dit document gerefereerd  wordt naar de BIOCA wordt hiermee daarom de BIOCA en de planning bedoeld. 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 6 van 16. 

2.1 Startbijeenkomst 

De start van een inkoopproject is de startbijeenkomst. Hierbij zijn twee concern inkopers aanwezig. 

Deze ondernemen de volgende stappen: 

- Versturen van uitnodigingen aan betrokken beleidsmedewerker(s), de CPI en het college van 

de betrokken gemeenten. Deze uitnodiging bevat een zogenaamde trigger2 en eventueel een 

concept BIOCA-planning (zie paragraaf 2.2 en bijlage 2). Ook wordt de betreffende 

inkoopmanager op de hoogte gesteld van de uitnodiging zodat de inkoopmanager de 

uitnodiging nog eens extra onder de aandacht kan brengen. 

- Leiden van een startpresentatie gedurende de startbijeenkomst. 

- Gespreksleider zijn bij de discussies die op gang komen gedurende de startbijeenkomst. 

- De tweede concern inkoper draagt zorg voor het opstellen van een bijeenkomstverslag na 

afloop van de startbijeenkomst. 

- Versturen van het bijeenkomstverslag naar de geïnteresseerde gemeenten. 

 

De doelen van de startbijeenkomst zijn: 

- Kennismaking. 

- Draagvlak creëren bij gemeenten voor het doorlopen gezamenlijk project. 

- Informeren en activeren van beleidsmedewerkers met betrekking tot aanbesteding. 

- Samenstellen van het inkoopteam (meestal bestaande uit één concern inkoper van BIZOB, 

twee beleidsmedewerkers en een eventueel toe te voegen externe materiedeskundige). 

- Verkrijgen van antwoorden met betrekking tot het opstellen van een inkoopstrategie. 

2.2 Strategiefase 

Na de startbijeenkomst stelt de concern inkoper een inkoopstrategie op. De werkwijze is hierbij als 

volgt: 

- Opstellen van een concept inkoopstrategie in samenwerking met het inkoopteam. 

- Doorsturen concept naar beleidsmedewerkers deelnemende gemeenten. 

- Het aan de beleidsmedewerkers geven van de mogelijkheid tot het stellen van vragen en het 

geven van opmerkingen. Deze zullen door het inkoopteam worden behandeld en, indien 

nodig, worden teruggekoppeld aan alle deelnemende gemeenten. 

- Opstellen van de definitieve inkoopstrategie. 

- Versturen definitieve inkoopstrategie naar beleidsmedewerkers en afdelingshoofden. De 

definitieve inkoopstrategie dient te worden vastgesteld door het college of de daartoe 

gemandateerde functionaris. 

- Vaststellen van definitieve deelname gemeenten; het Go/No go moment voor gemeenten. De 

strategie borgt het Go/No go moment. Met het vaststellen van de inkoopstrategie zal een 

gemeente definitief deelnemen. 

 
                                                      
2 Het verwerken van een aantal vragen/opmerkingen in de uitnodiging waarover de genodigde voorafgaand aan de 
startbijeenkomst over nadenkt. 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 7 van 16. 

Voor het opstellen van een inkoopstrategie wordt in beginsel uitsluitend de standaard uitgebreide 

versie van Bizob gebruikt, tenzij anders overeengekomen met de inkoopmanager. De inkoopstrategie 

kan worden opgebouwd volgens onderstaande onderdelen. De beschreven opbouw is niet bindend. 

Per project kan een opbouw verschillen en naar wens van de concern inkoper en/of het inkoopteam 

worden aangepast. De hieronder beschreven opbouw is een standaardopbouw die dient ter 

ondersteuning voor het opstellen van een inkoopstrategie. 

- Voorblad. Hierop staan de naam van het project, datum en deelnemende gemeenten inclusief 

de contactpersonen. 

- Managementsamenvatting. 

- Huidige situatie en doelstelling. Bevat informatie over de huidige situatie, de kosten en de 

doelstelling van de aanbesteding. Bij de kosten zal, indien aanwezig, apart aandacht worden 

besteed aan externe kosten ten gevolge van het inhuren van externe materiedeskundige(n). 

- Product en markt. Informatie omtrent productaspecten, marktaspecten en marktbenadering. 

- Aanbestedingssystematiek. Bevat advies over marktbenadering en de te volgen 

aanbestedingsprocedure, eventuele toelichting op afwijking van het aanbestedingsbeleid en 

uiteenzetting verloop selectie en gunning. 

- Randvoorwaarden. Hierin komen de volgende onderdelen terug: Vaststelling van het 

inkoopteam, planning volgens BIOCA (zie bijlage 1), logboek behorende bij planning met 

daarin wijziging in planning inclusief reden, strategie met betrekking tot duurzaamheid, local 

sourcing en social return en een risicoanalyse.  

Bij de vaststelling van het inkoopteam wordt duidelijk aangegeven dat ook de overige 

beleidsmedewerkers medeverantwoordelijk zijn voor het slagen van het project. 

In de BIOCA-planning wordt een aantal data welke van belang zijn in het vervolg van het 

traject reeds vastgelegd, waaronder een aantal data waarop het inkoopteam bij elkaar komt 

voor bijvoorbeeld het opstellen van het programma van eisen en de nota van inlichtingen. De 

opzet van de BIOCA kan per project verschillend zijn. 

- Conclusie en aanbevelingen. 

- Handtekeningenruimte voor akkoord. 

 

Ook wordt in de inkoopstrategie toestemming gevraagd voor diverse mandateringen. Welke 

mandateringen dit zijn, verschilt per project. Mogelijke mandateringen zijn een mandaat aan het 

inkoopteam om de definitieve nota van inlichtingen, programma van eisen en contract vast te stellen.  

 

 

 

 

 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 8 van 16. 

2.3 Programma van eisen 
Na het Go/No go moment voor de gemeenten in de strategiefase, wordt het programma van eisen 

opgesteld. Hierbij worden de volgende stappen ondernomen: 

- Eventueel aanvullen van het inkoopteam. Het kan voorkomen dat een persoon uit het eerder 

samengestelde inkoopteam afkomstig is uit een gemeente die uiteindelijk is afgehaakt in het 

proces. Er wordt dan een vervanger uit een andere gemeente aan het inkoopteam 

toegevoegd. 

- Uitwerken concept programma van eisen door inkoopteam. Het concept, vastgesteld door het 

inkoopteam en inkoopmanager, wordt ter informatie doorgestuurd naar de contactpersonen 

van alle deelnemende gemeenten.  

- Het aan de diverse contactpersonen geven van de mogelijkheid tot het stellen van vragen en 

het geven van opmerkingen na aanleiding van het concept programma van eisen. Deze zullen 

door het inkoopteam worden behandeld en, indien nodig, worden teruggekoppeld aan alle 

deelnemende gemeenten. Aan de vragentermijn is een deadline gekoppeld. Wanneer de 

gemeente geen reactie geeft voor het verstrijken van de deadline, wordt uitgegaan van een 

automatisch akkoord van de betreffende gemeente(n). 

- Definitief programma van eisen opstellen, welke wordt vastgesteld door het inkoopteam. 

- Publicatie of versturen van programma van eisen. 

- Maak in het inkoopteam duidelijk afspraken met betrekking tot data waarop het inkoopteam in 

het vervolg van het project bij elkaar komt, zoals bij het opstellen van de nota van inlichtingen 

en de beoordeling van de inschrijvingen. Leg deze afspraken vast via mail en het 

afsprakensysteem van outlook. 

2.4 Nota van inlichtingen 

Nadat het programma van eisen openbaar is gemaakt, krijgen de marktpartijen de mogelijkheid tot het 

stellen van vragen en het voorstellen van aanvullingen. Deze vragen en eventuele aanvullingen 

worden opgenomen in de nota van inlichtingen. De vragen worden beantwoord door het inkoopteam.  

 

Bij het opstellen van de nota van inlichtingen worden de volgende stappen doorlopen: 

- Uitvoering geven aan nota van inlichtingen. Als er sprake is van een dynamische nota van 

inlichtingen zorgt de concern inkoper ervoor dat er met het inkoopteam data worden 

vastgelegd voor de beantwoording van de vragen. 

- In de BIOCA zijn periodes vastgelegd waarin het inkoopteam beschikbaar moet zijn. Een van 

deze periodes is de periode waarin de vragen moeten worden beantwoord die vanuit de markt 

gesteld zijn.  

- Bovengenoemde data worden, behalve in de BIOCA, tevens vastgelegd door het versturen 

van uitnodigingen via Outlook. 

 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 9 van 16. 

2.5 Aanbestedingsfase  

Na het versturen van de nota van inlichtingen volgt de aanbesteding. De concern inkoper gaat hierbij 

als volgt te werk: 

- Voorafgaand aan de aanbesteding wordt de locatie waarop de aanbestedingsstukken door de 

aanbieders moeten worden afgeleverd bepaald. Dit staat reeds in het PvE vermeld. 

- Het zorgen voor aanwezigheid van ontvangstbewijzen op de betreffende locatie. 

- De concern inkoper en ten minste één andere persoon, bij voorkeur uit het inkoopteam, zijn 

aanwezig bij de aanbesteding. 

- Het opmaken van het proces verbaal. 

- Het tekenen van het proces verbaal door de concern inkoper en de andere aanwezige 

persoon. 

2.6 Gunningsfase 

In de gunningsfase, waar tevens de beoordeling in is inbegrepen, worden de volgende stappen 

ondernomen: 

- Maak bij een EMVI-gunning een duidelijke richtlijn voor het inkoopteam ten aanzien van het 

beoordelingsproces. 

- Het uitvoeren van de beoordeling. De teamleden voeren de daadwerkelijke beoordeling uit, de 

concern inkoper begeleidt de beoordeling. 

- Het invullen van de definitieve beoordelingsmatrix. 

- Het opstellen van het gunningsadvies. 

- Het vaststellen van het definitieve gunningsadvies door de inkoopmanager en het inkoopteam. 

- Het versturen van het definitieve gunningsadvies naar afdelingshoofden en 

beleidsmedewerkers van de deelnemende gemeenten. Dit ter informatie en ter vaststelling 

door college van B&W of de daartoe gemandateerde functionaris. Er wordt een termijn van 

maximaal vier weken aangehouden waarin alle gunningsadviezen getekend terug worden 

verwacht. Na twee weken wordt een herinnering verstuurd naar de gemeenten waarvan nog 

niets retour is ontvangen. 

2.7 Contractfase 

In de contractfase volgt de concern inkoper de volgende stappen: 

- Aanpassen conceptovereenkomst door het inkoopteam op basis van opmerkingen uit nota 

van inlichtingen en ontbrekende informatie als leverancier en tekengemachtigden. 

- Vaststellen conceptovereenkomst door jurist van Bizob. 

- Conceptovereenkomst versturen naar leverancier(s). De leverancier(s) heeft/hebben een 

week de tijd om de aanpassingen te controleren. 

- Definitief vaststellen overeenkomst door inkoopteam. 

- Ondertekening overeenkomst(en) door de gemeenten. De overeenkomst wordt, inclusief 

bijbehorende bijlagen, per post volledig aangeleverd bij de beleidsmedewerkers van de 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 10 van 16. 

deelnemende gemeenten. Ook kan de overeenkomst bij een inkoopoverleg worden 

meegegeven aan de betreffende decentrale concern inkopers. Bij de overeenkomst zit een 

heldere instructie ten behoeve van de beleidsmedewerker, waarin vermeld is hoe er 

gehandeld moet worden. De overeenkomst wordt voorzien van tabbladen die aangeven op 

welke bladzijden er getekend moet worden. De beleidsmedewerker retourneert de getekende 

overeenkomsten per post naar BIZOB. Binnen twee weken worden de overeenkomsten 

getekend terug verwacht. 

- Ondertekening overeenkomst(en) door leverancier(s). Hiervoor kan een tekensessie worden 

georganiseerd. De tekensessie kan zowel bij de gemeente als bij de leverancier plaatsvinden. 

- Inscannen getekende overeenkomst voor digitaal dossier. 

- Origineel getekende contracten toevoegen aan dossier. 

- Versturen van e-mail naar betrokken beleidsmedewerkers en afdelingshoofden met 

aankondiging afronding project en een voorstel voor een implementatiebijeenkomst (zie ook 

paragraaf 2.9). In de bijlage van deze mail wordt de overeenkomst inclusief bijlagen 

bijgevoegd. 

2.8 Evaluatie & afraam 

Nadat de contractfase is afgerond, wordt er door de concern inkoper een evaluatie van het project 

opgesteld en wordt er een afraamformulier ingevuld. 

 

De evaluatie is bondig geschreven en bevat in ieder geval de volgende onderdelen: 

- Het uitgevoerde stappenplan met hierbij de afwijkingen ten opzichte van de gebruikelijke 

procedure vermeld, alsook de knelpunten. 

- Leermomenten. Hier wordt vermeld waar er bij volgende, vergelijkbare, aanbestedingen op 

gelet moet worden en wat er eventueel anders gedaan moet worden. 

- Successen. Hier wordt aangegeven welke onderdelen in de aanbesteding een succes waren 

en zodoende meegenomen kunnen worden bij volgende aanbevelingen. 

 

Vervolgens worden het complete dossier aangeboden aan afdeling DIV van iedere deelnemende 

gemeente via de decentrale inkoper. Hierbij wordt het dossier grotendeels digitaal aangeleverd op cd-

rom. De overeenkomst inclusief bijlage wordt in hardcopy aangeleverd, de overige documenten van 

het dossier worden digitaal op een cd-rom aangeleverd. In bijlage 2 staat aangegeven hoe dit in zijn 

werk gaat. 

 

Degene die het dossier namens de gemeente in ontvangst neemt, wordt gevraagd een 

ontvangstformulier te ondertekenen. Ook wordt er een e-mail verzonden naar de betrokken 

contactpersonen bij de gemeenten zodat men weet dat het dossier bij de gemeente is afgegeven. 

 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 11 van 16. 

Als laatste stap wordt er voor de website en de nieuwsbrief van BIZOB een korte toelichting 

geschreven over het project. Deze toelichting wordt dan met een foto van de 

overeenkomstondertekening op de website en in de nieuwsbrief geplaatst. 

2.9 Nazorg 

Voor de nazorg vormt de in paragraaf 2.7 genoemde implementatiebijeenkomst de start. Bij deze 

bijeenkomst zijn leverancier(s), concern inkoper en beleidsmedewerkers/afdelingshoofden aanwezig. 

Vanuit deze bijeenkomst varieert het vervolg. Dit vervolg is maatwerk per project.  

 

Met nazorg wordt gedoeld op twee verschillende taken. Deze zijn hieronder schematisch 

weergegeven, waarna een toelichting volgt. 

 

 
Figuur 2.2: Nazorg 

 

Enerzijds heeft nazorg betrekking op het oplossen van klachten ten aanzien van de uitvoering van de 

overeenkomst. BIZOB kan een rol spelen in het oplossen van geschillen die gedurende de 

overeenkomstperiode ontstaan tussen gemeente(n) en opdrachtnemer. 

 

Anderzijds is operationele ondersteuning een onderdeel van nazorg. BIZOB kan hulp bieden bij de 

uitvoering van de overeenkomst. Dit heeft betrekking op de contractueel vastgelegde 

uitvoeringsplichten die de gemeente heeft ten aanzien van de opdrachtnemer. 

 

In de toekomst zal de nazorg van een project als een project op zich gaan gelden. BIZOB zal zich in 

de toekomst meer gaan toeleggen op de nazorg van projecten. 

2.10 Voortgangsrapportage 

Gedurende het gehele projectproces zal er een voortgangsrapportage worden bijgehouden. Dit ter 

verduidelijking van de stappen die ondernomen zijn en welke vervolgstappen er op de planning staan. 

De voortgangsrapportage is bedoeld voor iedereen die betrokken is bij het project. Denk hierbij aan 

Nazorg 

Oplossen van 
klachten 

Operationele 
ondersteuning 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 12 van 16. 

het inkoopteam, beleidsmedewerkers van deelnemende gemeenten, medewerkers en directie van 

BIZOB en gemeentecolleges  

 

De voortgangsrapportage bestaat uit een kort overzicht met alle te nemen stappen in het project en de 

huidige status van de het project. Door het regelmatig bijhouden van de voortgangsrapportage worden 

alle betrokkenen bij het project continu up-to-date gehouden. Dit versterkt de onderlinge relaties en 

het vertrouwen. Ook wordt het voor alle betrokkenen duidelijk wanneer er taken voor hem zijn en wat 

er van hem wordt verwacht. In bijlage 3 is een voorbeeld van een voortgangsrapportage te vinden, 

inclusief een toelichting. 

 

 
 
 
 
 
 
 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 13 van 16. 

Bijlage 1  BIOCA en planning 

 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 14 van 16. 

 
Bijlage 2 Gezamenlijke projecten: dossiers op cd-ro m’s  

 

Gezien het vele papier dat opgaat aan het opmaken van complete dossiers voor meerdere 

gemeenten, zal er in de toekomst voor gekozen worden om een aantal onderdelen van dossiers 

digitaal aan te leveren. Als leidraad voor het opstellen van dossiers wordt de vinkenlijst aangehouden 

die geldt bij een Europees openbare aanbesteding. 

 

Ook het getekend contract inclusief bijlagen behoren tot het dossier. Deze documenten zullen ook in 

de toekomst nog op papier moeten worden aangeleverd.  

 

In onderstaande tabel staan de documenten die vervolgens op cd-rom worden gezet. Deze vormen 

dan het digitale dossier. Hierbij worden aan de documenten standaardnamen toegewezen. Dit ter 

verduidelijking en ter bevordering van de overzichtelijkheid. In de eerste kolom staat het document en 

in de tweede kolom de standaardnaam. 

 

Document Standaardnaam 

Verslag intakegesprek Verslag intakegesprek “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”   

Verslag marktconsultatie Verslag marktconsultatie “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Begroting Begroting “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Beoordelingsmatrix Lege Beoordelingsmatrix “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Inkoopstrategie* Inkoopstrategie “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Advertentie aanbestedingskalender Aankondiging “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Definitieve planning Planning “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Definitief PvE PvE “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Gestelde vragen aanbesteding Gestelde vragen “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Nota van Inlichtingen aanbesteding* NvI “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Proces verbaal aanbesteding* Proces verbaal “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Inschrijvingen Inschrijving “Naam aanbieder”; “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Ingevulde beoordelingsmatrix Beoordelingsmatrix definitief “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Gunningsadvies* Gunningsadvies “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Brief gunningsbesluit* Gunningsbrief “Naam aanbieder”; “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Afschrijving inschrijvers Afschrijving “Naam aanbieder”; “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Ondertekend contract*  Overeenkomst “Naam aanbieder”; “Projectnaam”; ”Projectkenmerk”  

Afmelding aanbestedingskalender Afmelding “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Evaluatieformulier Evaluatieformulier “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

Afraamformulier* Afraamformulier “Projectnaam”; ”Projectkenmerk” 

* Deze documenten bevatten handtekeningen. Daarom zullen deze documenten getekend worden 

ingescand en aan het dossier worden toegevoegd. 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 15 van 16. 

 
Bijlage 3 Voortgangsrapportage 

 

 

Bovenstaand is een opzet van een voortgangsrapportage te zien. Hiervoor geldt dat het hier slechts 

om een opzet gaat. Er kan altijd van dit concept worden afgeweken indien dit beter past bij het 

betreffende project. In de komende alinea’s wordt uitleg gegeven over de voortgangsrapportage. 

 

De gekleurde cirkels bovenaan de voortgangsrapportage geven in één oogopslag weer hoe de status 

is van het project als het gaat om het geld, de organisatie, de tijd, de aanwezige informatie en de 

kwaliteit. Ook de titels van de cirkels kunnen per project verschillen. Groen betekent dat alles op 

schema ligt, oranje geeft aan dat er aandacht vereist is en rood betekent dat er snel gehandeld dient 

te worden.  

 

Vervolgens zijn er een aantal tabellen waarin de status van het project staat weergegeven. De inhoud 

en titels van de tabellen hoeft niet voor elk project gelijk te zijn. Afhankelijk van het project wordt 

gekeken welke informatie in de voortgangsrapportage wordt weergegeven. 

 

De actiepunten en te nemen besluiten zullen in de meeste projecten te vinden zijn. In de eerst 

genoemde tabel is te zien welke handelingen door welke persoon verwacht worden, inclusief de 



 

Procedurebeschrijving Gezamenlijke Projecten 
Versie: 19-12-2012  Pagina 16 van 16. 

deadline. De tabel met te nemen besluiten geeft weer welke documenten naar welke personen 

moeten voor goedkeuring. De tabel die in dit concept onder de te nemen besluiten is geplaatst, kan 

gebruikt worden om weer te geven hoe de stand van zaken is wat betreft besluitneming. In de tabel 

‘overige/toelichting’ is een toelichting te vinden van de cirkels bovenaan de rapportage. 

 

 




</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>