<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Bijlage 4. Formatie en bezetting

De maatregelen in beide voorgaande jaren hebben geleid tot een aanzienlijke afname van de
bezetting, onder meer vanwege efficiency-maatregelen. Wat dit laatste betreft was
vervanging niet nodig.
Daarnaast is vertrekkend personeel niet vervangen, in afwachting van de bestuurlijke keuzes
over de toekomst van het RHCe, en worden bepaalde taken, die bij oprichting van het RHCe in
het jaar 2000 bij het RHCe zijn belegd, niet of in sterk verminderde mate uitgevoerd.

Thans, begin 2020, is er de situatie dat het niet vervangen van vertrekkend personeel niet
meer verantwoord is; dat dus moet worden geworven en geselecteerd, en dat moet worden
bezien over welke competenties vervangend personeel moet beschikken.
Immers, anders dan vroeger zal het niet meer om traditionele archivistieke of beheerfuncties
gaan, maar juist om (publieks-)communicatie, marketing, dienstverlening aan gemeenten in
de vorm van (hoogwaardige) adviezen, etc. Oftewel: de toenemende complexiteit van de
overheid vraagt om nieuwe soorten cognitieve en praktische vaardigheden.

Diverse uitvoeringsniveaus mogelijk

Anno maart 2020 is de personele bezetting vooral doende met de uitvoering van door de
wetgever aan gemeenten opgelegde taken, en daarnaast met de dienstverlening aan het
publiek in de bezoekersruimte en aan de hand van post-, email- en telefoonverkeer.


Theoretisch zijn bijvoorbeeld drie modellen te onderscheiden:

1.     Minimaal uitvoeringsniveau

Een deel van de taken die de Archiefwet 1995 aan gemeenten oplegt, is door gemeenten ter
uitvoering gemandateerd aan het RHCe. Technisch/juridisch is denkbaar dat het RHCe deze
uitvoeringstaken uitvoert op een meer basaal niveau.
Dan gaat het (alleen nog maar) om:
    • Inname en opslag/beheer van analoge en digitale documenten
    • Uitlening aan gemeenten en retour-ontvangst daarvan
    • Raadpleegbaarstelling van analoge documenten en zoek-assistentie in de
        bezoekersruimte
    • Raadpleegbaarstelling van digitale documenten

Daarvoor is een aantal medewerkers nodig dat nog beduidend lager is dan de huidige
bezetting. Meteen is ook duidelijk dat hier geen culturele functionaliteit wordt ingevuld; het
gaat slechts om beperkte praktische handelingen. Dit wordt, gegeven de ambities van de
regio en de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor een volwaardige (cultuur-)functie van een
archiefinstelling niet verder uitgewerkt.




                                                                                             1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>2.     Huidige uitvoeringsniveau, met volledige benutting van de huidige
       begroting

Het RHCe doet nu veel meer dan in het geval van een minimaal uitvoeringsniveau, zoals
beschreven in 1. Zie daarvoor ook het door de BC vastgestelde RHCe-programma 2020 (maart
2019).
Dat meerdere betreft dan de belangrijke functie van de Regionale Collectie, de samenwerking
met heemkundekringen, oudheidkundige verenigingen en andere instellingen op het gebied
van cultureel erfgoed, publieksbetrokkenheid, etc.
Wat betreft overheden heeft de BC bijvoorbeeld in de vergadering van 27 februari 2020
besloten dat het RHCe desgevraagd alle openbaar lichamen o.b.v. de wGR archiefdiensten zal
gaan verlenen. Daarbij wordt aan hen, zoals ook aan de 20 deelnemende gemeenten,
hetzelfde basispakket aangeboden (zoals opgenomen in het RHCe-programma 2019/2020).

Gegeven de ontwikkelingen als genoemd in paragraaf 1 is het wenselijk dat het RHCe zich
vooral als regie-organisatie en als kenniscentrum ontwikkelt op het gebied van de relatie
tussen informatica en archivistiek in ruime zin. Het blijkt dat gemeenten sterke behoefte
hebben aan advisering op juist dit gebied. Dit terrein is nog slecht ontwikkeld in Nederland;
hierin kan het RHCe, in combinatie met bijvoorbeeld het BHIC en andere relevante
archiefinstellingen (Utrecht, Amsterdam) een pionierspositie verwerven. Dan gaat het om
bestuurlijke, juridische, en technische aspecten met betrekking tot informatie-inwinning, -
opslag – en distributie, waarbij bijvoorbeeld samenwerking gezocht kan worden met de TuE.

Er is veel belangstelling van heemkundekringen en andere instellingen op het gebied van
cultureel erfgoed, publieksbetrokkenheid, etc. voor samenwerking met het RHCe. Een
voorbeeld is het project Begemann, waar onder supervisie van het RHCe een groep
vrijwilligers archieven toegankelijk heeft gemaakt; een succesvol afgerond project.
Momenteel worden met verschillende partijen gesprekken gevoerd met het doel
samenwerking te bereiken (w.o. DAF-museum, Industrieel Atrium). Dan gaat het om het
gebruik maken van elkaars potentieel aan vrijwilligers en om kennisuitwisseling.
Hier speelt een zogeheten multipliereffect: met beperkte ambtelijke inzet veel verzetten
vanwege de kracht van vrijwilligers-inzet.
Het RHCe zal daarbij focussen op archivering en raadpleegbaarstelling van beeld- en geluid,
en vooral bewegend beeld; daarvoor is veel publieke belangstelling. Met het BHIC loopt
dienaangaande al een samenwerkingsproject. Het RHCe ziet voor zichzelf dan een (overheids-
)taak om in cultureel opzicht van belang te zijn voor burgers en instellingen, juist op dit
terrein.

Deze speerpunten van innovatieve en ‘’makelende’’ aard vergen niet meer
begrotingsmiddelen dan het huidige niveau, doordat een fors aantal louter uitvoerende taken
wordt uitbesteed aan marktpartijen, zoals toetsingswerkzaamheden. Deze kosten van ‘out
sourcing’ zijn lager dan als ambtelijk personeel die taken uitvoert.
Het RHCe zal regie uitvoeren op de werkzaamheden van marktpartijen (monitoring), en zich
vooral richten op de daaraan verbonden taken. Een voorbeeld is de toetsing van de
zogeheten vernietigingslijsten. Doel is dat het RHCe als kennisinstituut straks vooral
regievoerder is op een deel van het reguliere werk, en daarnaast sterk inzet op
bovengenoemde punten.

                                                                                                2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>De uitbesteding levert capacitaire flexibiliteit op, en bovendien kostenbesparing, die dan weer
gebruikt wordt ter dekking van de kosten van de toename van de dienstverlening, zoals aan
de openbaar lichamen o.b.v. de wGR. Ten behoeve van de ontwikkeling van kennisinstituut
worden ca. drie formatieplaatsen ingericht.
Alles bijeen is met deze variant de huidige begroting en meerjarencijfers toereikend.

3.   Uitvoeringsniveau bij begrotingsomvang van voor bezuinigingen
2015/2017

Als voorgaande variant, maar dan inclusief de activiteiten als onder vermeld weergegeven, en
zoals die tot 2017 door het RHCe in uitvoering zijn gebracht. Dat betekent dat zou moeten
worden teruggegaan naar de begrotingsomvang van 2015, ca. 1,2 mln. euro structureel meer
dan thans het geval is. Deze optie wordt genoemd om het RHCe te plaatsen in het perspectief
van de archiefinstellingen van o.m. Amsterdam, Utrecht.
Het behoeft geen betoog dat deze optie de voorkeur van veel geïnteresseerden en
betrokkenen in het veld heeft (heemkundekringen, e.d.). Uit oogpunt van soberheid is deze
optie af te raden, daarom zijn de kosten per thema ook niet toegevoegd. Denkbaar is wel om
bijvoorbeeld een of meer van de punten meer aandacht te geven indien daarvoor ruimte is,
eventueel in een gefaseerde variant.

Bij de uitbreiding op de optie als genoemd onder 2 (het voorgestelde niveau) is te denken
aan:
1) Historisch onderzoek; in opdracht van gemeenten, musea, culturele instellingen bijv. de
     Catharinakerk Eindhoven, flankerend onderzoek archeologische opgraving,
     tentoonstellingen, exposities, evenementen en publicaties;
2) Participeren in monumenten- en/of straatnaamcommissies (historisch onderzoek)
3) Voorlichting: auteursrechten, AVG, privacy;
4) Ontwerpen van opleidings-, leer-en toetsontwikkeling-trajecten op maat, waarbij actuele
     ontwikkelvragen van deelnemers uitgangspunt zijn (bv. DIV-medewerkers bij gemeenten)
     en die de kwaliteitscultuur en het eigenaarschap versterken;
5) Open dagen RHCe: burgers, culturele instellingen, rondleiding door depot, presentaties;
6) Fotografie: opdrachten fotografieverengingen, foto-expositie, foto’s naar RHCe-collectie;
7) Film: Bijdragen aan Brabantse Filmdag i.s.m. o.a. Tilburg University (Brabant Collectie),
     Pathé bioscoop (vertoning van Symphonie Industrielle van Joris Ivens); vertonen films;
8) Rondleidingen RHCe (op maat): onderwijsinstellingen, culturele instellingen;
9) Betrokkenheid Rondleidingen VVV Eindhoven – Helmond: verstrekken historische info aan
     organisatoren;
10) Tentoonstellingen (in- en extern): web expo’s, samenwerking met gemeenten, bibliotheek
     Eindhoven en Helmond, TRUDO, LKI, Dutch Design Week, GLOW, Open Monumentendag;
11) Cursussen/workshops/themabijeenkomsten: paleografie (oud schrift);
     www.watstaetdaer.nl, bewoningsgeschiedenis, kadastraal onderzoek,
     stamboomonderzoek, ‘hoe zoek ik naar archieven, beeldmateriaal, bouwtekeningen,
     personen’;
12) Educatie: voorlichting, advisering en ontwerpen/ontwikkelen educatieve programma’s
     voor basis- en voortgezet onderwijs en buitenschoolse educatie, spelenderwijs kennis
     maken met erfgoed en historie, schrijven leermiddelen voor derden, leiden van cultuur-


                                                                                             3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>    educatieve en -participatieve projecten, trainen en coachen docenten, aanjagen landelijk
    Kennisplatform Educatie en Presentatie (KEP)
13) Ondersteunen en adviseren van relatiebeheer & communicatie en digitale dienstverlening
    bij onderwijskundige vraagstukken;
14) Samenwerkingen: culturele instellingen, Monumentendagen, instituut Beeld en Geluid
    Hilversum (thematisch WO II), Dutch Design Week, Glow, Dutch Technology Week;
15) Forse uitbreiding nieuwsbrief ‘Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en de activiteiten’
16) Geven van presentaties tijdens symposia (op verzoek/in opdracht);
17) Lezingencycli, lezingencyclus op zondagmiddag, gastsprekers;
18) Ondersteunen en adviseren van archiefinspecteurs bij leer- en toets-
    ontwikkelvraagstukken voor audits.


Besluit BC

Aan de hand van deze keuze-scenario’s heeft de BC besloten te kiezen voor scenario 2.




                                                                                              4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>