<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>De gemeenteraad aan het roer !
Een onderzoek naar de rol en het belang van de gemeenteraad bij sturing van
grote projecten in de gemeente Overbetuwe
Rekenkamercommissie Overbetuwe, 1 september 2010
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10 bladzijde 1 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
1     Inleiding ........................................................................................................................................... 3
   1.1       Aanleiding ................................................................................................................................ 3
   1.2       Leeswijzer ................................................................................................................................ 4
2     Aanpak van het onderzoek .............................................................................................................. 5
   2.1       Beleidskader en instrumenten ................................................................................................ 5
   2.2       Onderzoeksvragen en normenkader ....................................................................................... 6
   2.3       Reikwijdte van het onderzoek ................................................................................................. 8
3     Rol van de gemeenteraad ............................................................................................................. 10
   3.1       Aanwijzing en start van een groot project ............................................................................ 10
   3.2       Informatievoorziening ........................................................................................................... 11
   3.3       Beëindiging status groot project ........................................................................................... 12
4     Ontwikkeling Overbetuwe checklist grote projecten.................................................................... 13
   4.1       Benchmark onderzoek........................................................................................................... 17
   4.2       Status van de checklist of regeling en rol van de gemeenteraad.......................................... 17
   4.3       De fasering van een groot project ......................................................................................... 18
   4.4       Aanwijzing en start van een groot project ............................................................................ 19
   4.5       Informatievoorziening basisdocument ................................................................................. 20
   4.6       Informatievoorziening voortgangsrapportage ...................................................................... 20
   4.7       Beëindiging status groot project ........................................................................................... 21
5     Casestudie ..................................................................................................................................... 22
   5.1       Het STA project: Harmonisatie Subsidie, Tarieven- en Accommodatiebeleid ...................... 23
      5.1.1        Samenvatting project .................................................................................................... 23
      5.1.2        Analyse en bevindingen................................................................................................. 23
   5.2       Het project Elst-Centrum....................................................................................................... 26
      5.2.1        Samenvatting project .................................................................................................... 26
      5.2.2        Analyse en bevindingen................................................................................................. 27
6     Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................................ 30
   6.1       Conclusies .............................................................................................................................. 30
      6.1.1        Conclusies inzake de rol en het belang van gemeenteraad .......................................... 30
      6.1.2        Resultaten betreffende de checklist voor grote projecten ........................................... 31
      6.1.3        Conclusies betreffende de casestudies ......................................................................... 32
   6.2       Aanbevelingen: ...................................................................................................................... 33
      6.2.1        Aanbevelingen inzake de rol en het belang van de gemeenteraad .............................. 33
      6.2.2        Aanbevelingen inzake de checklist voor grote projecten ............................................. 33
7    Bestuurlijke reactie en nawoord
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                                                bladzijde 2 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>1 Inleiding
In dit eerste hoofdstuk is de aanleiding voor het onderzoek geschetst. Daarbij is kort aangegeven
waarom de Rekenkamercommissie voor de gemeente Overbetuwe het onderzoek in haar
onderzoeksprogramma heeft opgenomen. De inleiding wordt afgerond met een korte leeswijzer.
1.1 Aanleiding
Grote projecten brengen vaak grote risico’s met zich mee. Ze betekenen een aanzienlijke investering
in tijd en geld van de gemeente en de belangen voor de samenleving zijn vaak groot. In de gemeente
Overbetuwe is de laatste jaren een groot aantal grote projecten opgepakt. Dat verliep niet altijd
zonder problemen. De gemeenteraad heeft daarbij het gevoel gekregen onvoldoende grip te hebben
op deze projecten.
Bij de aanloopfase van grote projecten gaat het in de beleving van enkele fracties vaak om langdurige
trajecten die zich voor een groot deel buiten het gezichtsveld van de gemeenteraad afspelen. De
gemeenteraad van Overbetuwe kreeg op deze manier het gevoel in een onomkeerbare processen te
worden meegezogen, waarbij er op het moment van de besluitvorming nauwelijks meer
mogelijkheden leken te zijn om kaders (bij) te stellen. Ook als een groot project eenmaal gestart is,
gebeurt het regelmatig dat termijnen en budgetten worden overschreden en zaken anders lopen dan
verwacht. Bijstellingen van de plannen blijven daarbij vaak vaag en het is voor de gemeenteraad
achteraf soms moeilijk te reconstrueren of en hoe de besluitvorming over deze afwijkingen heeft
plaatsgevonden.
Door diverse gemeenteraadsfracties is aan de Rekenkamercommissie gevraagd of zij meer inzicht kan
geven in – verbetering van - de sturing en beheersing van grote projecten door de gemeenteraad.
Welke handvatten kan de Rekenkamercommissie de gemeenteraad bieden opdat hij beter toegerust
is om planvorming, uitvoering en verantwoording rond grote en complexe projecten te kunnen
volgen vanuit zijn kaderstellende en controlerende rol?
De Rekenkamercommissie heeft besloten op het verzoek van een aantal raadsfracties in te gaan. De
Rekenkamercommissie hanteert voor de beoordeling van onderzoeksvoorstellen en verzoeken vier
criteria, te weten:
-    Het maatschappelijk en financieel belang van het voorgestelde onderwerp
-    Twijfel over het functioneren van de uitvoering van het beleid (doelbereik, inzet middelen)
-    Het risico dat de rekening aan de gemeente wordt gepresenteerd als het misgaat
-    De toegevoegde waarde van het rekenkameronderzoek te opzichte van eerder uitgevoerde
     onderzoeken.
De Rekenkamercommissie heeft geoordeeld dat er ten aanzien van grote projecten sprake is van een
groot maatschappelijk belang, gerede twijfel over de uitvoering van beleid en een aanwijsbaar risico.
Ten opzichte van eerdere onderzoeken en evaluaties is de invalshoek van de rol en het belang van de
gemeenteraad van toegevoegde waarde. Eerdere onderzoeken lieten met name de rol van de
gemeenteraad vaak buiten beschouwing.
De Rekenkamercommissie acht het van belang dat er duidelijkheid is over de rolverdeling tussen het
college van B&W en de gemeenteraad voor wat betreft de projectmatige uitvoering van beleid. In
principe is de uitvoering van beleid een verantwoordelijkheid van het college van B&W. Maar bij de
voorbereiding en uitvoering van zogenaamde grote projecten kan niet alleen voorafgaand maar ook
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 3 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>tijdens de uitvoering van het project sprake zijn van bijstelling van de kaders en daarmee
betrokkenheid van de gemeenteraad.
Dan is het van belang om te bepalen wanneer er sprake is van een zogenaamd ‘groot project’ en
welke informatie de gemeenteraad nodig heeft om zijn kaderstellende en controlerende rol goed te
kunnen uitoefenen. Voorgaande discussie is de aanleiding geweest voor het onderzoek naar de rol en
het belang van de gemeenteraad bij de sturing van grote projecten in de gemeente Overbetuwe.
Op basis van het vooronderzoek had de Rekenkamercommissie de verwachting dat een checklist
voor de gemeenteraad een belangrijk hulpmiddel zou kunnen zijn voor de sturing en beoordeling van
grote projecten door de gemeenteraad. Het hoofddoel van het onderzoek is dan ook het ontwikkelen
van een “meetlat” (checklist) voor de gemeenteraad van de gemeente Overbetuwe, gericht op de
sturing en beheersing van grote projecten.
Daarmee kunnen de belangen en rollen van de gemeenteraad goed worden benoemd en kan de
gemeenteraad de inhoud en kwaliteit van de informatie over grote projecten naar verwachting beter
beoordelen en toetsen. In aanvulling op het hoofddoel is de werking van de checklist inzichtelijk
gemaakt door deze op twee projecten in de gemeente Overbetuwe toe te passen.
1.2 Leeswijzer
Na dit inleidende hoofdstuk is in hoofdstuk twee de aanpak van het onderzoek beschreven. Het
hoofdstuk is uitgesplitst. Eerst is een beschrijving gegeven van de procedures en beleidsregels die de
gemeente Overbetuwe hanteert voor grote projecten. Daarna volgt een beschrijving van de
onderzoeksvragen en het bijbehorende normenkader. In hoofdstuk drie wordt ingegaan op de rol en
het belang van de gemeenteraad. De procedures en beleidsregels in de gemeente Overbetuwe
worden vergeleken met de landelijke Regeling Grote Projecten (RGP) en de regelingen in een aantal
andere gemeenten.
In hoofdstuk vier is, op basis van de landelijke en lokale regelingen en procedures, een checklist
ontwikkeld voor grote projecten in de gemeente Overbetuwe. In hoofdstuk vijf is de checklist
toegepast op een tweetal Overbetuwse projecten, te weten: Het STA-project en het project Elst-
centrum. De conclusies en aanbevelingen van het onderzoek zijn weergegeven in hoofdstuk zes.
Het concept-rapport van bevindingen is voorgelegd aan de ambtelijke organisatie ten behoeve van
een controle op de door de Rekenkamercommissie gebruikte feitelijke gegevens. De volledigheid en
juistheid van de bij de beide projecten gehanteerde gegevens wordt onderschreven.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 4 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>2 Aanpak van het onderzoek
2.1 Beleidskader en instrumenten
Voor een betere beheersing van (grote) projecten heeft de gemeente Overbetuwe op 11 juli 2005 de
Leidraad projectmatig werken (hierna aangehaald als ‘de Leidraad’) vastgesteld en organisatiebreed
ingevoerd. De Leidraad legt het accent op de werkwijze binnen de ambtelijke organisatie. Er wordt
beperkt aandacht besteed aan de rol van de gemeenteraad binnen het projectmatig in de betekenis
als opdrachtgever. Het accent ligt op de ambtelijke organisatie en de rol van het college van
Burgemeester en Wethouders.
Op 30 januari 2007 is de Werkwijzer ‘Actieve informatieplicht’ (hierna aangehaald als ‘de
Werkwijzer’) door de gemeenteraad vastgesteld met aanvullende werkafspraken tussen
gemeenteraad en college over de uitwisseling van informatie over grote projecten in de vorm van
kwartaalrapportages. In 2008 zijn zowel de Leidraad als de Werkwijzer in een college-onderzoek (ex
Gemeentewet artikel 213a) geëvalueerd. De Leidraad, de Werkwijzer en de evaluatie zijn kort
beschreven in kader 1.
Kader 1. Instrumenten van de gemeente Overbetuwe ten aanzien van ‘grote projecten’:
Leidraad projectmatig werken (2005)
Op 22 juli 2005 is de Leidraad projectmatig werken (11 juli 2005) vastgesteld en organisatiebreed
doorgevoerd. De gemeente Overbetuwe definieert ‘projectmatig werken’ als: “een eenmalige klus,
multidisciplinair van aard, waarbinnen de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op een bepaalde
manier georganiseerd zijn, binnen een min of meer zelfstandig opererende structuur”. In de Leidraad is de
algemene theorie van projectmatig werken vertaald naar een werkwijze die aansluit op die van de eigen
organisatie. Het biedt een ‘theoretisch’ model met een fasering voor de aanpak van projecten. Volgens de
leidraad moet deze nadrukkelijk niet als ‘keurslijf’ worden beschouwd maar als instrument “waarmee je
opdrachten van wat grotere omvang beter beheersbaar kunt maken”.
In oktober 2008 is de Leidraad in een college-onderzoek geëvalueerd. De voornaamste conclusie was dat
projectmatig werken zijn waarde heeft bewezen binnen de organisatie, maar dat er nog veel onduidelijkheid is
rond de gewenste toepassing van projectmatig werken. Zo is er:
- geen beheerder van de leidraad
- is er onvoldoende beheersing op het totaal van de uitvoering van projecten
- is de sturing van -en verantwoording over- beheersaspecten voor verbetering vatbaar
- is de rolverdeling van betrokkenen zoals die in de praktijk wordt toegepast bij met name grote projecten,
     niet conform de leidraad
- verder komt naar voren dat niet duidelijk is wie op welk moment welke informatie nodig heeft. Er zijn
     bijvoorbeeld de kwartaalrapportages over grote projecten van het college aan de gemeenteraad. Deze
     geven echter slechts beperkt sturingsinformatie.
Werkwijzer ‘Actieve informatieplicht’ (2007)
In de vergadering van 30 januari 2007 is de Werkwijzer door de gemeenteraad vastgesteld. Daarin zijn
aanvullende werkafspraken tussen gemeenteraad en college van B&W vastgelegd over de uitwisseling van
informatie. Het gaat daarbij niet alleen om de momenten, maar ook de kwaliteit van informatie. De
Werkwijzer spitst zich toe op vijf onderwerpen:
1. besluitenlijsten van het college van B&W,
2. collegerapportages
3. evaluatielijsten
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                         bladzijde 5 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>4. kwaliteit gemeenteraadsvoorstellen
5. extra mogelijkheden tot informatie-uitwisseling.
Van belang voor grote projecten zijn de collegerapportages. Daarin geeft het college in de vorm van
kwartaalrapportages van max. 2 A-4tjes voor een lijst van grote projecten aan wanneer de gemeenteraad
nieuwe informatie, besluiten, en/of rapportages kan verwachten (planning).
Op de lijst van 30 januari 2007 staan twaalf grote projecten (Lingezeegen, Heteren, Tangenten, WMO, Elst-
Centraal, Bedrijventerrein A-15, ‘Elst-Centrum’, N837, Mobiliteitsplan, Gemeentehuis, STA, Brede School) en
de ‘grote’ bestemmingsplannen zoals het bestemmingsplan Buitengebied). De lijst met projecten is sindsdien
ongewijzigd gebleven.
Begin 2008 is de Werkwijzer geëvalueerd. De aandachtspunten die hieruit voortkwamen betroffen: de tijdige
en consistente aanlevering van de rapportages, de toegankelijkheid van de rapportages, en de actieve
aanlevering van nieuwe projecten door de gemeenteraad.
2.2 Onderzoeksvragen en normenkader
In het kader van het onderzoek is informatie verzameld ten behoeve van een drietal centrale
onderzoekthema’s inzake de relatie met de gemeenteraad.
Bij de eerste onderzoeksvraag gaat het om het verschaffen van inzicht in de mate waarin de rol en
het belang van de gemeenteraad zichtbaar zijn bij de regelgeving over projectmatig werken in
Overbetuwe. Om een oordeel daarover te kunnen geven confronteren wij de aangetroffen
bevindingen met de Regeling Grote Projecten van de Tweede Kamer (hierna RGP) 1. Waarom deze
norm? Omdat deze regeling met name ingaat op de politiek-bestuurlijke rol van het
volksvertegenwoordigend orgaan ten opzichte van het 'uitvoerende' orgaan te weten de regering.
Deze relatie is in zekere mate te vergelijken met de verhouding gemeenteraad – college van
B&W. We hebben het hier dus over de (procedurele en proces-)rol die de gemeenteraad bij
grote projecten zou moeten vervullen.
Onderzoeksvraag 1
Hoe zijn het belang en de (kaderstellende en controlerende) rol van de gemeenteraad binnen de
huidige beleidsregels en procedureafspraken voor grote projecten in Overbetuwe vastgelegd?
Norm 1:
In de beleidsregels en procedure-afspraken voor grote projecten zijn de rol (taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden) en het belang van de gemeenteraad duidelijk en adequaat beschreven en
vastgelegd en er wordt in de praktijk conform de beschrijving gehandeld.
Onderzoeksstappen voor het beantwoorden van vraag 1:
In deze fase van het onderzoek zijn de afspraken in de gemeente Overbetuwe over grote projecten
en de rol van de gemeenteraad daarin in beeld gebracht en geanalyseerd. Om te kunnen beoordelen
of de rol van de gemeenteraad binnen deze afsprakenkaders (de Leidraad en de Werkwijzer)
voldoende is uitgewerkt, zijn deze afgezet tegen een lokale vertaling van de landelijk RGP.
1
  Vastgesteld door de Tweede Kamer der Staten Generaal op 22 juni 2006.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                         bladzijde 6 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Daarbij heeft de Rekenkamercommissie ten behoeve van het onderzoek zelf een lokale vertaling van
de landelijke RGP uitgewerkt. In deze regeling is specifiek aandacht besteed aan de rol en het belang
van de Tweede Kamer als politiek besluitvormingsorgaan bij sturing en controle op grote projecten.
De lokale praktijkvertaling is gebruikt voor de beoordeling van de rol en betrokkenheid van de
gemeenteraad in de procedures en beleidsregels rond grote projecten in de Overbetuwe. Is er
überhaupt een rol voor de gemeenteraad? En zo ja, hoe is die dan beschreven? En hoe verhoudt
deze zich tot de lokale vertaling van de RGP? De analyse is tevens een opstap geweest naar de
volgende fase van het onderzoek, het ontwikkelen van een checklist.
De tweede onderzoeksvraag gaat in op de informatie die het volksvertegenwoordigende orgaan
minimaal nodig heeft om haar kaderstellende en controlerende rol bij de voorbereiding en uitvoering
van grote projecten te vervullen. De bevindingen worden getoetst aan een norm (gewenste
informatiepositie) die de Rekenkamercommissie zelf heeft ontwikkeld, namelijk een checklist
informatie grote projecten.
Onderzoeksvraag 2
Welke aanvullende informatie en kaders -in de vorm van minimale normen voor inhoud en kwaliteit
van informatie en het besluitvormingsproces- heeft de gemeenteraad nodig om vanuit zijn kader-
stellende en controlerende rol tot een betere sturing en beheersing van grote projecten te komen?
Norm 2:
Er zijn duidelijke afspraken tussen gemeenteraad en college over de informatie en kaders (in de vorm
van minimale voorwaarden voor inhoud en kwaliteit van informatie en het besluitvormingsproces)
over grote projecten die gemeenteraad nodig heeft om vanuit zijn kaderstellende en controlerende
rollen tot een betere sturing en beheersing van grote projecten te komen en deze afspraken worden
nageleefd.
Onderzoeksstappen voor het beantwoorden van vraag 2:
Er is nader bekeken welke informatie de gemeenteraad minimaal nodig heeft om grote projecten
adequaat te kunnen sturen en beheersen. Daarbij is gebruik gemaakt van vergelijkbare ‘best
practices’ zoals de lokale vertaling van de RGP van de Tweede Kamer en checklists en
procedureregelingen bij andere gemeenten. De checklist is vervolgens specifiek toegesneden op de
situatie in Overbetuwe qua instrumentarium en besluitvormingsproces. De checklist is bedoeld als
meetlat waarmee de gemeenteraad de informatie en het besluitvormingsproces rond grote
projecten op de inhoud, kwaliteit en volledigheid kan beoordelen.
Bij de derde onderzoeksvraag wordt de ontwikkelde checklist in de praktijk getest om te kunnen
beoordelen of de checklist een bruikbaar hulpmiddel zou kunnen zijn voor de gemeenteraad van
Overbetuwe.
Onderzoeksvraag 3
Hoe wordt in de praktijk voldaan aan deze minimale voorwaarden/normen voor inhoud en kwaliteit
van informatie en het besluitvormingsproces voor de gemeenteraad? En waar liggen mogelijkheden
voor verbetering?
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                 bladzijde 7 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Norm 3:
De gemeenteraad heeft (op basis van het voorgaande) zijn kaderstellende en controlerende taken
met betrekking tot grote projecten actief en aantoonbaar opgepakt.
Onderzoeksstappen voor het beantwoorden van vraag 3:
De checklist die is ontwikkeld bij vraag 2 is vervolgens op een tweetal geselecteerde grote projecten
toegepast. Het project Elst-Centrum en het STA project (Subsidie- Tarieven, en Accommodatiebeleid
zijn voor de toepassing geselecteerd omdat:
- er binnen de projecten sprake is van een projectmatige aanpak
- de projecten een groot maatschappelijk en financieel belang hebben
- de gemeenteraad vragen heeft gesteld bij de voortgang en resultaten van de projecten.
- met de twee projecten is gekozen voor zowel een lopend als een afgerond project, verdeeld over
     de harde en de zachte sector.
Het project Elst-Centrum is gekozen omdat dit project nog moet worden uitgevoerd en de te
ontwikkelen handvatten voor de gemeenteraad nog kunnen worden gebruikt voor de sturing en
beheersing van dit project. Voor het STA project is gekozen omdat het hierbij gaat om een project
met een hoge betrokkenheid van de gemeenteraad, dat de belangrijkste projectfasen heeft
doorlopen. Zo kon goed teruggekeken worden op het verloop van diverse projectfasen met het oog
op het ontwikkelen van handvatten voor vergelijkbare toekomstige projecten. De
Rekenkamercommissie beseft overigens dat het STA-project nog geen formele beëindiging kent.
Niettemin kunnen uit de doorlopen projectfasen wel leereffecten op dit gebied worden getrokken.
Van deze projecten is op basis van de beschikbare documenten het gehele besluitvormingsproces en
de informatievoorziening richting gemeenteraad in beeld gebracht en getoetst aan de ontwikkelde
checklist. Aanvullend zijn interviews gehouden met de betreffende projectleiders. De vraag was
wanneer en hoe de sturing en beheersing vanuit de gemeenteraad is ingevuld.
Dit heeft geleid tot een aantal conclusies en aanbevelingen over de huidige invulling van de rol van
de gemeenteraad met betrekking tot de sturing en beheersing van grote projecten. Werkende weg is
de bruikbaarheid van de checklist getoetst en geïllustreerd en zijn aanpassingen aangebracht.
2.3 Reikwijdte van het onderzoek
De focus in dit onderzoek heeft gelegen op de sturing en beheersing van grote projecten vanuit het
perspectief van de gemeenteraad. De vraag van de raadsfracties had met name betrekking op dit
aspect van projectmatig werken. De procedurele aspecten van het projectmatig werken en de
informatieplicht binnen de gemeente Overbetuwe zijn eerder al bij de evaluaties van de Leidraad en
de Werkwijzer in 2008 onderzocht.
De gemeenteraad heeft als volksvertegenwoordigend orgaan een kaderstellende, en controlerende
verantwoordelijkheid ten aanzien van de grote projecten. Met de kaderstellende verantwoordelijk-
heid bedoelen wij dat de gemeenteraad in staat moet zijn doel en richting te geven aan het projecten
en de kaders (inhoudelijk, financieel, procedureel) waarbinnen deze gerealiseerd dienen te worden.
Kaderstelling vindt in belangrijke mate plaats bij de start van een project. Bij grote projecten kan
lopende het project aanvullende kaderstelling nuttig en noodzakelijk zijn op basis van de voortgang
van het project over ontwikkelingen in de omgeving.
Onder de controlerende verantwoordelijkheid verstaan wij dat de gemeenteraad in staat moet zijn
om tijdens het traject bij te sturen en achteraf moet kunnen nagaan of aan het doel is voldaan
binnen de kaders die zijn afgesproken.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                    bladzijde 8 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>De gemeente Overbetuwe hanteert geen criteria voor ‘grote projecten’. Daarom is in dit onderzoek
gebruik gemaakt van de definitie van de RGP: Volgens de RGP is er sprake van een groot project als:
- er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit en/of;
- de gemeente alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid draagt voor het project en/of;
- er substantiële financiële gevolgen en/of uitvoeringsrisico’s aan het project verbonden zijn en/of;
- er belangrijke gevolgen voor de samenleving of de gemeente aan verbonden zijn en/of;
- er sprake is van toepassing van nieuwe technologieën of financieringsconstructies en/of;
- er sprake is van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                bladzijde 9 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>3 Rol van de gemeenteraad
In dit hoofdstuk staan de onderzoeksvraag en daaraan gekoppelde norm inzake de rol en het belang
van de gemeenteraad van Overbetuwe centraal:
Onderzoeksvraag 1                                            Norm 1:
Hoe zijn het belang en de (kaderstellende en                 In de beleidsregels en procedure-afspraken voor grote
controlerende) rol van de gemeenteraad binnen de             projecten zijn de rol (taken, bevoegdheden en
huidige beleidsregels en procedureafspraken voor             verantwoordelijkheden) en het belang van de
grote projecten in Overbetuwe?                               gemeenteraad duidelijk en adequaat beschreven en
                                                             vastgelegd en er wordt in de praktijk conform de
                                                             beschrijving gehandeld.
De Rekenkamercommissie heeft gekeken in hoeverre en hoe binnen bestaande afsprakenkaders van
de gemeente Overbetuwe de rol van de gemeenteraad bij grote projecten is uitgewerkt. Vervolgens
is beoordeeld of dit als voldoende kan worden beschouwd (norm 1). Het doel hiervan was om
eventuele lacunes en mogelijke aanvullingen in de huidige afspraken over de rol van de
gemeenteraad bij grote projecten op te kunnen sporen. Ook is zo een opstap ontstaan naar de
ontwikkeling van een checklist grote projecten. Daarbij is gekeken naar:
- Leidraad projectmatig werken (2005), vastgesteld door het college van B&W met regels voor
     projectmatig werken binnen de organisatie (zie kader 1);
- Werkwijzer ‘Actieve informatievoorziening’ (2007), met regels rond de informatievoorziening
     over grote projecten binnen de kwartaalrapportages van het college. (zie kader 1);
- Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid (2007);
- Controleprotocol voor de accountantscontrole (2008);
- Opbouw gemeenteraadsvoorstel.
Deze regels zijn afgezet tegen de landelijke RGP. Deze regeling is vrij uitgebreid en specifiek
uitgewerkt voor de Tweede Kamer om grote projecten op landelijk niveau te kunnen volgen en
controleren. Vergelijkbare lokale kaders of ‘best practices’ voor projectmatig werken en
informatievoorziening van grote projecten zijn beperkt beschikbaar en vaak een – selectieve -
afgeleide van de landelijke RGP.
De Rekenkamercommissie heeft daarom zelf een lokale vertaling van de landelijke RGP gemaakt en
deze als uitgangspunt genomen voor de beoordeling van de procedures en beleidsregels in
Overbetuwe. De beschikbare lokale kaders en best practices worden besproken in hoofdstuk vier.
3.1 Aanwijzing en start van een groot project
Een belangrijke eerste stap is het besluit tot aanwijzing van een groot project. Dat besluit is bepalend
voor de bijzondere rol en betrokkenheid van de gemeenteraad bij een beperkte selectie van
projecten.
- Grote projecten worden genoemd in de Werkwijzer en in de paragraaf Grondbeleid van de
     gemeentebegroting. Onduidelijk is echter hoe tot de keuze van deze grote projecten gekomen is.
     Bovendien komt de lijst van grote projecten uit de Werkwijzer en de paragraaf Grondbeleid niet
     overeen. Er is geen definitie en er zijn geen criteria voor grote projecten of procedure voor het
     aanwijzen van grote projecten vastgesteld.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                             bladzijde 10 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>-    De gemeenteraad is betrokken geweest bij de aanwijzing van de eerste lijst met ‘grote projecten’
     binnen de Werkwijzer en kan nieuwe projecten als groot project aanwijzen. Deze lijst is na een
     eerste vaststelling niet meer gewijzigd.
-    De gemeenteraad heeft verder binnen de huidige beleidsregels en procedures (voor projectmatig
     werken) geen taken en/of verantwoordelijkheden toebedeeld gekregen ten aanzien van het
     vaststellen van de uitgangspunten voor controle van grote projecten.
Een volgend belangrijk moment is de start van het project. Daarin worden de kaders bepaald en is de
rol en betrokkenheid van de gemeenteraad bij uitstek van belang.
- In de Leidraad projectmatig werken en Werkwijzer zijn geen specifieke regels voor
     gemeenteraadscontrole (duur status groot project, verwerking in de programmabegroting,
     inrichting voortgangsrapportages) opgenomen bij de aanvang van een groot project. Er wordt
     door de gemeenteraad vooraf geen notitie van uitgangspunten voor raadscontrole van een groot
     project vastgesteld en overlegd met het college (basisdocument). Ook worden bij start van een
     groot project geen afspraken over de frequentie en inhoud van voortgangs- en accountants-
     rapportages gemaakt.
- De gemeenteraad heeft volgens de Leidraad en de Werkwijzer geen rol als opdrachtgever of
     controleur bij de start van een project. Het opstellen én vaststellen van een 1e beslisdocument
     vindt grotendeels binnen de ambtelijke organisatie en/of college van B&W plaats. In de Leidraad
     projectmatig werken kan de gemeenteraad een rol als opdrachtgever hebben bij het opstellen en
     het accorderen van de projectopdracht (1e basisdocument). De verantwoordelijkheid is in de
     praktijk vaak bij een bestuurder of ambtenaar neergelegd.
3.2 Informatievoorziening
Als het project eenmaal loopt is het van belang dat de gemeenteraad goede informatie krijgt
aangereikt om waar nodig ook zelf het initiatief te kunnen nemen tot bijstelling van de kaders van
het project.
Informatievoorziening basisdocument:
- In de Leidraad is een format voor een 1e basisdocument opgenomen: de projectopdracht. De
     opzet komt in grote lijnen overeen met de aanwijzingen van de RGP voor de inhoud: doel(en) van
     het project, reikwijdte, planning, financiën, en beslismomenten worden beschreven. De aan het
     project verbonden risico’s zijn in de Leidraad niet opgenomen. Het besluitvormingsproces en de
     betrokkenheid van de gemeenteraad krijgen in de Leidraad nauwelijks (alleen de informatie-
     voorziening) aandacht. De Leidraad geldt overigens voor projecten in het algemeen, niet alleen
     voor grote projecten.
- De verdere uitwerking van de bovengenoemde aanwijzingen (probleemanalyse, besluitvormings-
     procedure, SMART-doelen, tussentijdse evaluaties, kostenraming, alternatieven, et cetera) en de
     uitgangspunten van het basisdocument (nulmeting, SMART doelen, kosten-batenanalyse,
     risicoanalyse) krijgen in de Leidraad weinig aandacht. De richtlijnen binnen de Leidraad voor de
     projectopdracht (1e basisdocument) zijn globaal en bovendien niet toegesneden op de
     kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Binnen de standaardopbouw van het
     gemeenteraadsvoorstel is wel aandacht voor een gedetailleerde uitwerking en onderbouwing.
- Er wordt binnen de Leidraad volgens een gedetailleerdere fasering gewerkt. Deze fasering sluit -
     bij samenvoeging in de uitwerkingsfase - goed aan op de fasering gebruikt in de RGP. In deze
     fasering zijn de afspraken over de informatiebehoefte van en te volgen procedure door (rol van)
     de gemeenteraad niet beschreven en/of vastgelegd. Er kunnen daarom geen afspraken worden
     geactualiseerd bij de overgang naar een volgende fase.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 11 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Informatievoorziening voortgangsrapportage:
- Er wordt beperkt inzicht gegeven in de voortgang van (grote) projecten volgens de in het
     basisdocument vastgestelde kaders. In de Leidraad is niet voorzien in voortgangsrapportages
     voor projecten. De informatie in de kwartaalrapportages (volgens de Werkwijzer) beperkt zich
     tot de planning. Aangegeven wordt wanneer de gemeenteraad nieuwe informatie, besluiten
     en/of rapportages kan verwachten. De overige richtlijnen (de Leidraad, Financiële verordening)
     besteden geen aandacht aan voortgangsrapportages aan de gemeenteraad. De evaluatielijsten
     die door de raadscommissies worden bijgehouden, bieden tot op zekere hoogte mogelijkheden
     om grote projecten op (informatie)afspraken te kunnen volgen. Er is geen standaard format voor
     deze evaluaties, maar de opzet van het gemeenteraadvoorstel dient hiervoor in de praktijk als
     basis.
- Ook de Begroting en de jaarstukken (inclusief programmaverantwoording) geven in de praktijk
     onvoldoende inzicht in de voortgang van grote projecten en richten zich vooral op de financiële
     aspecten en risico’s en niet op de inhoudelijke doelen, de planning, de voortgang et cetera van
     het project. De verantwoording geeft bovendien slechts informatie over een paar grote projecten
     die niet alle overeenkomen met de lijst van grote projecten in de Werkwijzer.
- Er zijn zowel in de Leidraad als in de Werkwijzer geen regels voor de financiële informatie voor de
     gemeenteraad inzake een groot project vastgelegd. In de financiële verordening is wel vastgelegd
     dat de gemeenteraad moet worden geïnformeerd in het geval van:
     (a) dreigende kostenoverschrijdingen,
     (b) aanbestedingen (boven bepaalde drempelbedragen)
     (c) post onvoorzien.
     De regels beperken zich tot financiële informatie over programma’s. Daarin is een groot project
     veelal niet herkenbaar is opgenomen.
- Er wordt in de jaarstukken slechts beperkt gerapporteerd over risico’s en de risicobeheersing
     door de gemeenteraad. Er zijn geen (extra) regels vastgesteld over het informeren van de
     gemeenteraad over het risicomanagement van grote projecten.
- De gemeentebrede accountantsrapportages spelen geen rol bij de controle van grote projecten
     door de gemeenteraad. Ze bevatten te weinig specifieke informatie omdat er maar beperkt
     toetsbare afspraken zijn vastgelegd.
3.3 Beëindiging status groot project
Ook de beëindiging van de status van een groot project vraagt een zorgvuldige betrokkenheid van de
gemeenteraad. De status van een project kan om verschillende redenen wijzigen bijvoorbeeld door
afronding van het project, afronding van een cruciale fase waarmee de rol en betrokkenheid van de
gemeenteraad niet of in mindere mate noodzakelijk is c.q. het stagneren van de voortgang van een
project.
In de Leidraad is sprake van een nazorgfase, echter met een beperkte invulling ten opzichte van de
RGP. Een eindevaluatie kan deel uitmaken van de nazorgfase, maar is niet standaard en er zijn geen
expliciete regels / formats voor opgesteld. Er is geen sprake van een formele beëindiging of afsluiting
van een (groot) project in de vorm van een behandeling in de gemeenteraad.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                bladzijde 12 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>4 Ontwikkeling Overbetuwe checklist grote projecten
In deze paragraaf staat de onderzoeksvraag inzake de informatievoorziening ten behoeve van de
sturing en beheersing van grote projecten en de daaraan gekoppelde norm centraal:
Onderzoeksvraag 2                                           Norm 2:
Welke aanvullende informatie en kaders -in de vorm          Er zijn duidelijke afspraken tussen gemeenteraad en
van minimale normen voor inhoud en kwaliteit van            college over de informatie en kaders (in de vorm van
informatie en het besluitvormingsproces- heeft de           minimale voorwaarden voor inhoud en kwaliteit van
gemeenteraad nodig om vanuit zijn kaderstellende en         informatie en het besluitvormingsproces) over grote
controlerende rol tot een betere sturing en                 projecten die gemeenteraad nodig heeft om vanuit
beheersing van grote projecten te komen?                    zijn kaderstellende en controlerende rollen tot een
                                                            betere sturing en beheersing van grote projecten te
                                                            komen en deze afspraken worden nageleefd.
In dit hoofdstuk heeft de Rekenkamercommissie een voorstel uitgewerkt voor een checklist voor
grote projecten. De checklist is bedoeld als hulpmiddel waarmee de gemeenteraad de informatie en
het besluitvormingsproces rond grote projecten op inhoud, kwaliteit en volledigheid kan beoordelen.
Hiervoor heeft de Rekenkamercommissie een selectie van checklisten en procedureregelingen voor
grote projecten van andere gemeenten naast elkaar gezet en daaruit de grootste gemene deler
gedestilleerd. De belangrijkste vragen daarbij waren:
- welke informatie heeft de gemeenteraad op projectniveau minimaal nodig om grote projecten
     adequaat te kunnen sturen en beheersen
De bevindingen en deelconclusies uit het voorgaande hoofdstuk ten aanzien van de rol van de
gemeenteraad en toetsing aan de RGP zijn hierin meegenomen.
De checklist is samengesteld op basis van de RGP en de diverse gemeentelijke checklists en
procedurebeschrijvingen. De checklist is specifiek toegesneden op de situatie in Overbetuwe en sluit
aan op het bestaande instrumentarium en besluitvormingsproces. De analyse, toepassing en
daaropvolgende bijstelling heeft geleid tot onderstaande opzet voor de checklist.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                            bladzijde 13 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Checklist informatievoorziening grote projecten Overbetuwe
A. Initiatieffase (projectopdracht)
Rol gemeenteraad: Visievorming, analyse, vaststellen nut & noodzaak, oriëntatie en keuze
alternatieve oplossingsrichtingen.
1. Is er een heldere probleemanalyse: is duidelijk welk probleem wordt aangepakt (aard, omvang,
     oorzaken)?
2. Zijn meerdere alternatieve oplossingsrichtingen aangegeven en zijn de aannames onderbouwd?
     Hoe vindt de afweging van alternatieven plaats, en wat zijn de argumenten hierbij?
3. Zijn de belangen en wensen van beoogde doelgroep(en) en eventueel betrokken derden in
     beeld? Hoe worden deze bij de uitwerking van het project betrokken? Wat is de rol van de
     gemeenteraad?
4. Past het project binnen het gemeentelijk beleid en wat zijn raakpunten met flankerend beleid?
B. Uitwerkingsfase (realisatieprogramma = startnotitie)
Rol gemeenteraad: Afweging en besluitvorming concrete vormgeving project, inclusief afspraken
over de informatievoorziening en verdere besluitvorming. Formele start project.
1. Wat wil de gemeente bereiken: zijn de doelen helder en meetbaar (SMART) geformuleerd? Zijn
     de beoogde maatschappelijke effecten, resultaten en prestaties geconcretiseerd in indicatoren
     en normen.
2. Is duidelijk wat de reikwijdte is van het project in termen van doelen, tijd, geld en kwaliteit? Zijn
     er bandbreedtes aangegeven?
3. Welke middelen en instrumenten worden toegepast om de doelen te bereiken? Wat is de
     motivering hierbij?
4. Is er een tijdschema waarin de verschillende projectfasen aan concrete data en tussendoelen zijn
     gekoppeld?
5. Is er een gedegen financiële onderbouwing (raming) van de kosten en opbrengsten, zowel voor
     de investeringen als (jaarlijkse) exploitatie? Is de financiering budgettair herkenbaar (herleidbaar)
     in de jaarlijkse begroting?
6. Zijn de risico’s in beeld gebracht? Is de haalbaarheid getoetst? Zijn (risico)beheersmaatregelen
     aangedragen?
7. Is de projectorganisatie helder omschreven (zowel intern als extern)?
Informatievoorziening en besluitvorming:
8. Is de inbreng en rol van de gemeenteraad in het vervolg van het project duidelijk? Is vastgelegd
     op welke momenten en op welke wijze de gemeenteraad wordt geïnformeerd over de voortgang
     en afronding van het project?
9. Zijn de beslispunten expliciet geformuleerd? En is de besluithistorie toegelicht (raadsbesluiten,
     moties, amendementen)?
10. Is vastgelegd dat bij wijzigingen in reikwijdte, tijd, geld, risico’s en kwaliteit de gemeenteraad kan
     besluiten over bijsturing?
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                      bladzijde 14 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>C. Uitvoeringsfase (kwartaalrapportage = voortgangsrapportage)
Rol gemeenteraad: Controle en zo nodig bijsturing tijdens de uitvoering van het project.
1. Wordt de gemeenteraad gestructureerd en volledig geïnformeerd over:
     a) de inhoudelijke ontwikkeling of realisatie van de doelen: wat wordt er bereikt?;
     b) eventuele veranderingen in de (besluitvormings)procedure en uw betrokkenheid hierbij;
     c) eventuele veranderingen in de reikwijdte van het project;
     d) (afwijkingen in) de planning (aanvankelijk en actueel);
     e) (afwijkingen in) de financiën (kosten/opbrengsten), terug te voeren de begrotingsstukken?;
     f) afwijkingen in de risico’s (inhoudelijk, planning, financiën, et cetera);
     g) eventuele veranderingen in de wijze waarop het project wordt beheerst en beheerd;
     h) alle overige informatie waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze
          noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van de gemeenteraad.
2. Worden de eventuele afwijkingen verklaard?
3. Zijn de kwartaalrapportages tijdig en qua inhoud aangeboden zoals afgesproken?
4. Kan de gemeenteraad op basis van deze informatie afgewogen besluiten nemen? Is hierbij
     ruimte het bijstellen van de reikwijdte van het project?
D. Nazorgfase (nazorgprogramma = eindrapportage)
Rol gemeenteraad: Evaluatie en controle. Formele afronding project.
1. Is de gemeenteraad binnen een afgesproken termijn via een eindrapportage ingelicht over de
     afronding, realisatie van het project en eventuele afwijkingen inclusief een verklaring? Is
     gerealiseerd wat is afgesproken in het startdocument?
2. Is het project geëvalueerd: Inhoud, proces en het functioneren van de projectorganisatie?
3. Is de samenwerking tussen college en gemeenteraad - het besluitvormingsproces en de
     informatievoorziening - geëvalueerd?
4. Zijn hieruit leerpunten en verbeterpunten afgeleid en omgezet in acties?
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 15 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Toelichting checklist
Doel checklist: De checklist is een verbijzondering van de informatieplicht. Wat moet de
gemeenteraad minimaal (extra) weten om grote projecten te kunnen sturen en beheersen? De
checklist vraagt een actieve houding van de gemeenteraad bij het aanwijzen van grote projecten
maar ook bij het toepassen van de checklist.
Groot project: criteria voor de ‘groot project’ status volgens de RGP zijn beschreven in hoofdstuk 2
Informatievoorziening: De gemeenteraad dient afspraken te maken met het college van B&W over
de informatievoorziening. Informatie dient tijdig, conform afspraken, begrijpelijk, consistent,
betrouwbaar (juist en volledig) en relevant (actueel/naar behoefte per projectfase) te zijn.
Besluitvorming: Elke fase wordt afgerond met een beslisdocument voor de gemeenteraad als
voorwaarde voor de overgang naar een volgende fase.
Initiatieffase (1): In deze fase geeft het bevoegde bestuursorgaan opdracht tot het schrijven van een
projectopdracht , het eerste beslisdocument voor de gemeenteraad. In de Projectopdracht worden
de probleemanalyse (nut en noodzaak), een eerste projectopzet, mogelijke alternatieve oplossings-
richtingen, kaders en rolverdeling en mogelijke risico’s en aandachtspunten weergegeven. Deze fase
leent zich bij uitstek voor een verkennende brainstormachtige discussie met de gemeenteraad. Het is
fase vooral van belang dat college van B&W en de gemeenteraad de analyse van het probleem delen,
inclusief een indicatie van de mogelijke oplossingsrichtingen. De kan worden besloten het project als
‘groot project’ te beschouwen.
Uitwerkingsfase (2): Deze fase is een samenvoeging van de definitiefase, ontwerpfase en
voorbereidingsfase uit de ‘Leidraad projectmatig werken’. Hierin wordt de afweging gemaakt hoe het
project concreet vormgegeven gaat worden (eindresultaat, planning, werkwijze en begroting verder
geconcretiseerd). De afronding van dit realisatieprogramma (startnotitie) is de formele start van het
project. In de startnotitie worden de kaders voor het project vastgelegd. Het is van belang dat die
kaders SMART worden geformuleerd en dat duidelijk is wat de rol en betrokkenheid van de
gemeenteraad in het vervolg zal zijn. De gemeenteraad sluit deze fase af met het besluit (tweede
beslisdocument) tot uitvoering van het project.
Uitvoeringsfase (3): Tijdens de uitvoering informeert het college van B&W via voortgangs-
rapportages (b.v. kwartaalrapportages) de gemeenteraad over afwijkingen en veranderingen van de
afspraken in het realisatieprogramma. Bij afwijkingen (tijd, geld, risico’s en kwaliteit) krijgt de
gemeenteraad de gelegenheid tot het bijstellen van de kaders. De gemeenteraad moet in deze fase
goed (SMART) geïnformeerd worden over de voortgang om – waar nodig – ook zelf het initiatief te
kunnen nemen tot bijstelling van die kaders.
Nazorgfase (4): In de vorm van een nazorgprogramma (eindnotitie) wordt het project formeel
geëvalueerd, afgerond en afgesloten. De gemeenteraad ontvangt hierbij van het college van B&W
een afsluitende evaluatie waarbij zoveel mogelijk de structuur van de startnotitie wordt gevolgd.
Daarnaast is het mogelijk afspraken te maken over het onderhoud van het projectresultaat.
Ook hier is goede informatie van groot belang om te kunnen bepalen of het project is uitgevoerd
binnen de afgesproken inhoudelijke, procedurele, financiële en eventuele andere kaders.
Een zorgvuldige evaluatie is van belang om te kunnen bepalen of het project daadwerkelijk kan
worden afgerond. Voorts kan de evaluatie verbeterpunten opleveren voor toekomstige projecten.
SMART: Doelen zijn Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch, en Tijdgebonden.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                    bladzijde 16 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>4.1 Benchmark onderzoek
Er zijn de afgelopen paar jaar veel rekenkameronderzoeken uitgevoerd naar de rol van de
gemeenteraad bij de sturing en beheersing van grote projecten. Dit heeft bij verschillende
gemeenten geleid tot checklists voor grote projecten voor de gemeenteraad dan wel
procedureregelingen en -protocollen. Voor het benchmark-onderzoek is gekeken naar een drietal
checklist en een viertal procedureregelingen of protocols van zowel een aantal grote als een aantal
kleinere gemeenten.
Om deze met elkaar te kunnen vergelijken is de RGP als uitgangspunt genomen. Hierbij is – in het
verlengde van de vraagstelling voor het onderzoek - gekeken naar:
- de status van de checklist of procedureregeling en de rol van de gemeenteraad;
- aanwijzing en start van een groot project en de verantwoordelijkheden van de gemeenteraad;
- de opbouw of gebruikte fasering en bijbehorende beslisdocumenten;
- de informatievoorziening en procedure-eisen per fase en beslisdocument of rapportage.
4.2 Status van de checklist of regeling en rol van de gemeenteraad
In een drietal gemeenten (Utrecht, Den, Haag, en Sluis) is door de gemeenteraad of
rekenkamer(commissie) gekozen voor een ‘informele’ checklist, waarbij de verantwoordelijkheid
voor de check bij de gemeenteraad zelf ligt. In andere gemeenten (Rotterdam, Huizen, Amsterdam,
en Rijswijk) is sprake van een meer formele benadering in de vorm van een procedureregeling of
protocol, vastgesteld door de gemeenteraad, waarin de regels voor informatievoorziening en de
procedure is vastgelegd. Wat de overwegingen voor de keuze van een checklist óf procedureregeling
waren, is niet onderzocht. De checklists en procedureregelingen worden hierna aangehaald onder de
naam van de betreffende gemeente.
In de checklists wordt vaak niet expliciet aandacht besteed aan de rol en verantwoordelijkheden van
de gemeenteraad. In de gemeente Sluis wordt wel per fase de rol van de gemeenteraad benoemd.
Ook de checklist in Utrecht is specifiek gericht op de rol van en de informatievoorziening ten behoeve
van de gemeenteraad.
De procedureregelingen lenen zich uiteraard beter dan de checklists voor het beschrijven en
vastleggen van de verantwoordelijkheden van de gemeenteraad of raadscommissies bij de
aanwijzing, kaderstelling en de controle van een project. De regelingen in Rotterdam en Amsterdam
zijn vooral vanuit het perspectief van het college geschreven en besteden minder aandacht aan de
rol van de gemeenteraad. In combinatie leveren de checklists en regelingen van de diverse
gemeenten wel een bijdrage aan de lokale inkleuring van de checklist voor de gemeente
Overbetuwe.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                 bladzijde 17 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>4.3 De fasering van een groot project
In de RGP wordt onderscheid gemaakt in een viertal fasen: (a) initiatieffase; (b) uitwerkingsfase; (c)
uitvoeringsfase; en (d) realisatie/exploitatiefase. Bij overgang naar een volgende fase kunnen gemaakte
afspraken en basisdocument worden geactualiseerd. Aan deze fasen zijn type rapportages gekoppeld: het
basisdocument voor de initiatief en uitwerkingsfase (= besluitvormende fase), de voortgangsrapportage voor
de uitvoeringsfase, en de eindrapportage voor de realisatie /exploitatiefase.
-       Kort samengevat geven de verschillende regelingen en checklists een uiteenlopend beeld van
        de fasering en de daaraan gekoppelde informatievoorziening.
-       In Den Haag wordt geen onderscheid gemaakt naar informatievoorziening per fase of per type
        rapportage. De checklist is ingedeeld in verschillende typen informatie (kaderstelling,
        reikwijdte, sturing, planning, financiën, risico’s, projectorganisatie, uitvoering, en controle).
        Ook noemt de checklist onder het kopje ‘controle’ tussen- en eindrapportages.
-       De checklist in Utrecht maakt onderscheid tussen: I) de verkennende fase (start) uitmondend in
        een plandocument (gemeenteraad); II) de besluitvormende fase (gemeenteraad en college van
        B&W ); en III) de uitvoerende fase (jaarlijkse verantwoordingsrapportage).
-       De gemeente Sluis onderscheidt drie fasen: a) planvorming, b) uitvoering, en c) evaluatie. Bij
        elke fase is het doel van de betrokkenheid en de rol van de gemeenteraad aangegeven.
-       In Huizen wordt onderscheid gemaakt in 1) de initiatieffase, 2) de voorbereidingsfase, 3) de
        uitvoeringsfase, en 4) de realisatie-/exploitatiefase. Daarbinnen is de informatievraag van de
        gemeenteraad zonder expliciet in te gaan op specifiek rapportages.
-       In Amsterdam worden geen duidelijke fasering aangegeven. Wel worden een basisdocument
        en voortgangsrapportages onderscheiden.
-       In Rotterdam worden projecten in projecten in voorbereiding en in uitvoering. Verder betreft
        het alleen voortgangsrapportages.
-       De regeling in Rijswijk kent geen expliciete fasering maar benoemt een startdocument,
        voortgangsrapportages en een eindevaluatie.
In het RGP is ondanks het advies van de commissie Duivesteijn2 om dit wel te doen, niet voorzien in
een besluit bij afronding en overgang naar een volgende projectfase. Hiervan is afgezien omdat de
fasering van projecten niet eenduidig is en het moeilijk is een moment vast te stellen wanneer de
Tweede Kamer (respectievelijk gemeenteraad) hierover kan besluiten. Volgens de RGP moeten de
afspraken die gemaakt zijn in het basisdocument bij de overgang naar een volgende fase steeds
kunnen worden aangepast en geactualiseerd. Geen van de gemeenten heeft hiertoe afspraken
opgenomen.
2
  Onderzoek naar infrastructuurprojecten. Rapport van de Tijdelijke Commissie Infrastructuurprojecten (Commissie
Duivesteijn). Tweede Kamer, vergaderjaar 2004–2005, 29 283, nrs. 5–6. 15 december 2004.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                 bladzijde 18 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>4.4 Aanwijzing en start van een groot project
In de RGP worden hier de procedure en criteria voor aanwijzing van een groot project beschreven en een
verantwoordelijke gemeenteraad(scommissie) aangewezen voor het volgen van het grote project. De
verantwoordelijk gemeenteraadscommissie stelt een notitie van uitgangspunten voor gemeenteraadscontrole
op die het college of de portefeuillehouder vervolgens meeneemt in een op te stellen basisdocument. In deze
basisdocument zijn de uitgangspunten voor gemeenteraadscontrole verwerkt en zijn afspraken gemaakt over
de frequentie en tijdstip van de voortgangs- en accountantsrapportages. De basisdocument vormt het
startdocument van de gemeenteraadscontrole op een groot project.
In de drie checklists zijn geen criteria voor grote projecten opgenomen. In de regelingen en
protocollen van de gemeenten Rijswijk, Huizen, Amsterdam, en Rotterdam zijn criteria voor
aanwijzing als groot project opgenomen. De criteria komen grotendeels overeen met de criteria van
de RGP van de Tweede Kamer. Alleen de gemeente Amsterdam en Rotterdam noemen extra een
drempelbedrag voor omvang van een project. Daarboven dienen projecten sowieso als groot project
te worden aangewezen.
Wat betreft de rol en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad bij aanwijzing en aanvang van
het project, kan zowel in Rijswijk, Amsterdam, als Huizen de gemeenteraad of een raadscommissie
een voorstel doen tot aanwijzing van een groot project. In Rotterdam is deze taak van de
gemeenteraad niet opgenomen en bepaalt het college van B&W aan de hand van enkele criteria
welke projecten als groot project worden opgevoerd óf afgevoerd. In Amsterdam is ervoor gekozen
het proces van aanwijzing verder te formaliseren door jaarlijks in de paragraaf Weerstandsvermogen
van de begroting en jaarrekening een lijst van grote projecten vast te leggen en deze jaarlijks te
actualiseren. In de drie checklists wordt geen aandacht besteed aan de rol van de gemeenteraad bij
aanwijzing van een project.
In alle verkende procedureregelingen heeft de gemeenteraad geen verantwoordelijkheid bij het
bepalen van de uitgangspunten voor gemeenteraadscontrole (in het basisdocument). Deze
verantwoordelijkheid ligt bij het college van B&W. In Rijswijk kan de gemeenteraad wel aanvullende
eisen stellen aan de inhoud van het basisdocument. Verder dient zowel het basisdocument in
Amsterdam als in Huizen te worden vastgesteld door de gemeenteraad. In de monitor van de
gemeente Rotterdam is geen sprake van een basisdocument. Van de checklists wordt alleen in die
van Utrecht aangegeven dat het plandocument bij start van een project moet worden vastgesteld
door de gemeenteraad.
De Tweede Kamer ontvangt volgens de RGP naast basis- en voortgangsrapportage ook
accountantsrapportages (van de interne auditdienst of accountantskantoor). Deze hebben
betrekking op de kwaliteit en volledigheid van de financiële en niet-financiële informatie in de basis-
en voortgangsrapportages en de beheersing en het beheer van het project. Ook in Amsterdam is een
dergelijke verantwoording inzake het basisdocument en voortgangsrapportage opgenomen. De
verantwoording wordt opgesteld door de interne auditdienst en bestuursdienst.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                       bladzijde 19 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>4.5 Informatievoorziening basisdocument
In de RGP worden hier de aanwijzingen en uitgangspunten voor het basisdocument gegeven, alsmede de
fasering van het project en de actualisatie van de afspraken. De ‘aanwijzingen’, ‘verdere aanwijzingen’, en
‘uitgangspunten’ voor het basisdocument binnen de RGP beschrijven uitgebreid aan welke voorwaarden de
inhoud van het basisdocument dient te voldoen. De ‘verdere aanwijzingen’ gaan in detail en diepte een stapje
verder dan de ‘aanwijzingen’.
Wanneer de aanwijzingen en uitgangspunten van het RGP naast die van de checklists en
procedureregelingen van de gemeenten worden gezet, blijken deze grotendeels aan de eerste
‘aanwijzingen’ te voldoen. De checklists en procedureregelingen zijn echter minder uitgebreid en
gedetailleerd. Aan de ‘verdere aanwijzingen en uitgangspunten’ uit de RGP wordt door de meeste
gemeenten slechts deels voldaan. Enkele verschillen tussen de RGP en de gemeentelijke checklists
en regelingen zijn:
- De regelingen van Huizen en Rijswijk komen vrijwel overeen met de RGP. In Huizen hebben de
     initiatief- en voorbereidingsfase elk hun eigen vraagstelling qua informatievoorziening.
- Den Haag heeft op een aantal onderwerpen een gedetailleerdere vraagstelling, maar maakt geen
     gebruik van een fasering en daaraan verbonden rapportages;
- De checklist in Sluis is toegesneden op de eigen handleiding projectmatig werken;
- In Rotterdam wordt geen gebruik gemaakt van basisdocumenten.
4.6 Informatievoorziening voortgangsrapportage
In de RGP worden hier de aanwijzingen voor de voortgangsrapportage gegeven en verder uitgewerkt voor de
financiën en de beheersing en beheer van een groot project. Daarbij gaat het om het monitoren van de
afspraken zoals vastgesteld in het basisdocument in het karakter van een uitzonderingsrapportage: de
ontwikkeling of verandering / afwijkingen van de doelen en uitgangspunten.
In alle checklists en procedureregelingen is sprake van voortgangs- of tussenrapportages. De
frequentie, inhoud en uitwerking hiervan verschilt per gemeente. Als frequentie van
voortgangsrapportage wordt per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks genoemd. In de meeste
rapportages wordt wel aandacht besteed aan de realisatie, voortgang en/of afwijkingen van
afspraken over kaders / doelen, geld, planning en risico’s.
Het is niet bij alle gemeenten helder of er over de algehele voortgang of alleen op afwijkingen moet
worden gerapporteerd. In de meeste gemeenten wordt wel een koppeling gemaakt met de
afspraken in het basisdocument.
Verder wordt niet altijd gerapporteerd over (veranderingen in) het besluitvormingsproces en de rol
van de gemeenteraad hierin, of over de beheersing en het beheer van het project (tussentijdse
audits et cetera).
Ook over de financiële ontwikkeling wordt vaak minder uitgebreid gerapporteerd dan in het RGP,
daarbij wordt de koppeling met de begroting niet altijd gemaakt.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                         bladzijde 20 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>4.7 Beëindiging status groot project
In de RGP worden hier het verzoek en de aanwijzingen voor de eindevaluatie en de beëindiging van de status
van groot project geregeld.
In de meeste gemeenten wordt een eindevaluatie of eindrapportage als sluitstuk van een groot
project genoemd. Alleen in Utrecht en Rotterdam wordt de eindevaluatie niet specifiek genoemd. In
de meeste gemeenten wordt ook ingegaan op de inhoud van deze eindevaluatie.
- De eindrapportage wordt veelal formeel aangeboden aan de gemeenteraad.
- In enkele gemeenten worden punten in aanvulling op het de RGP genoemd die ook voor
     Overbetuwe interessant kunnen zijn, namelijk: de interne projectevaluatie, het formuleren van
     verbeterpunten en -acties (Sluis) en het evalueren van de samenwerking tussen college en
     gemeenteraad (Rijswijk).
- De timing van deze eindrapportage wordt niet in alle gevallen aangegeven. In Amsterdam is
     vastgelegd dat de gemeenteraad uiterlijk drie maanden na afloop van een project een
     eindevaluatie moet hebben ontvangen
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                      bladzijde 21 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>5 Casestudie
In dit hoofdstuk wordt aan de hand van de analyse van een tweetal geselecteerde grote projecten
binnen de gemeente Overbetuwe de praktijk van informatievoorziening en besluitvormingsproces
rond grote projecten en de bruikbaarheid van de checklist getoetst. Hierbij staat de onderstaande
onderzoeksvraag en daaraan gekoppelde norm centraal:
Onderzoeksvraag 3                                           Norm 3:
Hoe wordt in de praktijk voldaan aan deze minimale          De gemeenteraad heeft (op basis van het
voorwaarden/normen voor inhoud en kwaliteit van             voorgaande) zijn kaderstellende en controlerende
informatie en het besluitvormingsproces voor de             taken met betrekking tot grote projecten actief en
gemeenteraad? En waar liggen mogelijkheden voor             aantoonbaar opgepakt.
verbetering?
De geselecteerde cases zijn het project Elst-Centrum en het STA project (Subsidie- tarieven, en
accommodatiebeleid). De overwegingen daarbij waren:
-    er is volgens de definitie van de gemeente Overbetuwe sprake van een projectmatige aanpak,
-    er is sprake van een groot maatschappelijk en financieel belang, en
-    de gemeenteraad heeft vragen gesteld bij de voortgang en resultaten van het project.
-    In aanvulling daarop is gekozen voor zowel een lopend als een grotendeels afgerond project, en
     een project uit de ‘harde’ en ‘zachte’ sector.
Het project Elst-Centrum is gekozen omdat dit project nog moet worden uitgevoerd en de te
ontwikkelen handvatten voor de gemeenteraad nog kunnen worden gebruikt voor de sturing en
beheersing van dit project. Voor het STA project is gekozen omdat het hierbij gaat om een project
met een hoge betrokkenheid van de gemeenteraad (o.a. via een aparte STA-commissie), dat de
belangrijkste projectfasen heeft doorlopen. Zo kon goed teruggekeken worden op het verloop van
diverse projectfasen met het oog op het ontwikkelen van handvatten voor vergelijkbare toekomstige
projecten. De Rkc houdt hierbij rekening met het feit dat het STA-project geen vastomlijnd eindpunt
heeft van de projectmatige werkzaamheden. Niettemin zijn aanpak en faseringen herkenbaar als
project.
Van deze projecten is allereerst het besluitvormingsproces en informatievoorziening richting
gemeenteraad in beeld gebracht en getoetst aan de ontwikkelde checklist. De belangrijkste vragen
waren: wanneer, waar en hoe is de sturing en beheersing vanuit de gemeenteraad ingevuld (zie
hiervoor bijlage 3 en 4). Daarnaast heeft voor elk project een aanvullend interview plaatsgevonden
met de betreffende projectleider.
Dit heeft geleid tot een aantal bevindingen betreffende de invulling van de rol van de gemeenteraad
bij grote projecten en of dit toereikend is om grote projecten te kunnen sturen en beheersen.
Eveneens is de bruikbaarheid van de checklist uit hoofdstuk vier getoetst en zijn op basis hiervan
enkele aanpassingen aangebracht. Deze oefening biedt bovendien een illustratie van het gebruik van
de checklist.
Daar waar in hoofdstuk drie het accent ligt op de procedurele beschrijving van de rol en
betrokkenheid van de gemeenteraad ligt het accent in hoofdstuk vier en vijf op de informatie die de
gemeenteraad nodig heeft om de rol en betrokkenheid ook waar te kunnen maken.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                           bladzijde 22 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>5.1 Het STA project: Harmonisatie Subsidie, Tarieven- en Accommodatiebeleid
STA staat voor Subsidie, Tarieven en Accommodatiebeleid. Door de gemeentelijke herindeling in
2001 is de ‘oneerlijke’ situatie ontstaan waarin vanuit de verschillende oorspronkelijke gemeenten
verschillende subsidies en tarieven worden gehanteerd voor verenigingen en accommodaties. Het
project is in onderstaande afgezet tegen de hiervoor beschreven checklist informatievoorziening
grote projecten Overbetuwe. Bij het onderzoek door de Rekenkamercommissie is gebleken dat –
mede door de externe uitbesteding - de projectdossiers incompleet zijn.
5.1.1     Samenvatting project
Doel van het STA-project is te komen tot een harmonisering en ontwikkeling van een integraal
gemeenschappelijk subsidie-, tarieven- en accommodatiebeleid. Eerst is het subsidiebeleid
uitgewerkt (Subsidieverordening Maatschappelijke Ontwikkeling 2002), vervolgens is gewerkt aan
het accommodatiebeleid aan de hand van het Plan van Aanpak ‘STA voor uw zaak’ (vastgesteld 28
september 2004). De implementatie zou uiterlijk 1 januari 2006 afgerond moeten zijn. Op basis van
dit Plan van Aanpak is gewerkt aan een uitwerking per cluster, waarvan de laatste uiteindelijk in 15
september 2007 in de gemeenteraad wordt vastgesteld. De nadruk in deze uitwerking per cluster
(buitensport, peuterspeelzalen, jongerencentra, sportzalen en hallen, multifunctionele
accommodaties) lag op de tarieven. Daarom wordt er nu nog gewerkt aan een overkoepelende Nota
Accommodatiebeleid. In 2009 heeft een eerste globale evaluatie van het STA-project plaatsgevonden
(“Evaluatie STA-beleid”, gemeenteraad 20 juni 2009).
De formele afronding van het project en een uitgebreide evaluatie (met inbegrip van de verwachte
Nota Accommodatiebeleid) zijn voorzien voor 2011. In schema ziet het verloop van het project er als
volgt uit:
2002            2003         2004     2005    2006          2007        2008 2009      2010            2011
Subsidie-       Start-       Aanpak           Beoogde       Uitwerking       Tussen-   Accommo-        Eind-
verordening     document                      afronding     clusters         evaluatie datiebeleid     evaluatie
5.1.2     Analyse en bevindingen
De weergave van de analyse en bevindingen volgt de indeling van de checklist zoals die is beschreven
in hoofdstuk 4.
Initiatieffase
- In het rapport ‘Accommodatiebeleid Overbetuwe’ (raad, 30 september 2003 (startdocument)), is
     geen probleemanalyse uitgewerkt (aard, omvang, oorzaken) die het nut en de noodzaak van het
     project aangeeft. De aanleiding en primaire probleemstelling is in de praktijk duidelijk: door de
     gemeentelijke herindeling per 1 januari 2001 zijn er binnen de gemeente verschillen ontstaan in
     de subsidies en tarieven voor verenigingen en accommodaties. Ook zijn de uitgangspunten
     geïnventariseerd en geanalyseerd en afgezet tegen het huidige gebruik, de wenselijke beheer- en
     exploitatievormen en de wenselijke gemeentelijk rol.
- In hetzelfde rapport wordt niet gewerkt met scenario’s of alternatieve oplossingsrichtingen. Dit
     gebeurt pas in een latere fase van het project, bij de uitwerking van de verschillende clusters
     (MFA, , binnensport, tennissport, alle drie in 2007). Voor deze scenario’s / opties wordt een
     beargumenteerde voorkeur aangegeven.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                      bladzijde 23 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>-    In beginfase van het project is er veel aandacht geweest voor de beoogde doelgroepen
     (verenigingen et cetera) en betrokken derden (zoals verhuurders). De doelgroepen zijn
     geïnventariseerd en betrokken via voorlichtings- en inspraakbijeenkomsten. En er was voor de
     doelgroepen de mogelijkheid om zitting te nemen in een Klankbordgroep. Bij de uitwerking van
     de notitie ‘STA voor uw zaak, gemeenteraad 28 sept. 2004) was dit volgens het college van B&W,
     gezien de beschikbare tijd, niet mogelijk. Wel zijn er voorlichtingsbijeenkomsten geweest. Ook is
     een communicatieplan opgesteld. De rol van de gemeenteraad wordt daarin niet aangeven. Het
     communicatieplan is niet aan de gemeenteraad aangeboden, de gemeenteraad heeft hier ook
     niet actief naar gevraagd.
-    Het STA-beleid valt binnen het programma Sport, Cultuur en Recreatie van de begroting. Het
     heeft raakvlakken met de Dorpsontwikkelingsplannen (DOP’s ) qua voorzieningenniveau, de
     Cultuurnota, de Sportnota en de Brede School. Vaak heeft het STA- beleid een kaderstellende rol.
Uitwerkings- of voorbereidingsfase
Als uitgangspunt voor de uitwerkingsfase is de notitie ‘STA voor uw Zaak’ (raad 28 sept. 2004)
genomen.
- In de notitie ‘STA voor uw Zaak’ wordt een overkoepelend doel genoemd voor het project. Ook
     wordt een gewenst maatschappelijk effect opgegeven. Het doel is helder en specifiek maar niet
     tijdgebonden. Ook in de Programmabegroting wordt een projectdoel genoemd. Dit komt echter
     niet volledig overeen met de omschrijving in de notitie ‘STA voor uw Zaak’. Daarnaast zijn in de
     Begroting ook indicatoren en normen geformuleerd.
- De kaders voor kwaliteit zijn in de vorm van een aantal kernkwaliteiten en uitgangspunten voor
     het subsidiebeleid vastgelegd
- Er wordt in de Nota ‘STA voor uw zaak’ geen inzicht gegeven in de in te zetten middelen en/of
     instrumenten.
- Er is in de nota ‘STA voor uw zaak’ voor de zes clusters een planning opgenomen voor de
     vaststelling van de tarieven via de verordening. De implementatie zou uiterlijk 1 januari 2006
     afgerond moeten zijn. De planning is verder niet uitgewerkt voor de verschillende projectfasen
     en tussendoelen. De gemeenteraad geeft aan behoefte te hebben aan meer concrete deadlines
     per fase (Commissie Burger, 2 sept. 2004). De planning wordt voor geen van de clusters behaald.
- Voor de financiële kaders of reikwijdte van het project wordt in de notitie ‘STA voor uw zaak’
     verwezen naar de uitwerking per cluster, maar ook hier blijft een aantal clusters in gebreke. De
     complexiteit van het onderwerp maakt het lastig een volledig en onderbouwd financieel plaatje
     neer te leggen, omdat de gemeente afhankelijk is van afspraken met derden.
- Het STA beleid is als speerpunt herleidbaar in de begroting opgenomen.
- Het ontbreekt in ‘STA voor uw zaak’ aan een concrete risicoanalyse en de bijbehorende
     maatregelen. Ook de haalbaarheid van het project is niet in beeld gebracht.
- In ‘STA voor uw zaak’ wordt geen inzicht gegeven in de projectorganisatie. In het
     communicatieplan wordt wel de samenstelling van een projectorganisatie en stuurgroep
     aangegeven, maar de gemeenteraad kent dit plan niet.
Informatievoorziening, besluitvorming en de rol van de gemeenteraad
- In principe besluit de gemeenteraad over het vaststellen van de verordeningen, het beleid voor
     de verschillende clusters, en de evaluatie. Er is in ‘STA voor uw Zaak’ geen expliciete aandacht
     voor de rol van de gemeenteraad in het vervolg van het project. Over de informatievoorziening
     aan de gemeenteraad zijn geen afspraken vastgelegd. In de praktijk is de gemeenteraad ad hoc
     en op verzoek (motie en amendement 29 nov. 2005) geïnformeerd over de voortgang.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                   bladzijde 24 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>-    Beslispunten zijn expliciet geformuleerd en veelal wordt ook verwezen naar eerdere besluiten.
     Het is niet altijd duidelijk wanneer eerdere besluiten worden herzien. Wijzigingen in de
     reikwijdte vinden in de praktijk echter wel plaats.
Uitvoerende fase
-         Er zijn driemaal kwartaalrapportages over grote projecten geweest. Deze bevatten (volgens
     afspraak) enkel een planning en geen informatie over de inhoudelijke ontwikkeling van het STA
     project. Soms betrof de rapportages een letterlijke herhaling van een eerdere rapportage. Na het
     1e kwartaal van 2008 zijn er geen kwartaalrapportages voor grote projecten geweest. De
     gemeenteraad wordt met name via de Kadernota, Najaarsnota en Begroting over de voortgang
     van het STA project ingelicht. STA is opgenomen als speerpunt in het Programma Sport, Cultuur
     en Recreatie. Het gaat in de voortgangsrapportages vooral over de jaarlijkse stand van zaken per
     1 april en per 1 oktober van de voorgenomen activiteiten en prioriteiten zoals die zijn
     opgenomen in de begroting.
- De gemeenteraad is via de voortgangsrapportages (kwartaalrapportages en verantwoordings-
     cyclus) niet consequent gestructureerd geïnformeerd over de financiële ontwikkeling van project,
     veranderingen in de reikwijdte, besluitvorming, planning, risico’s en beheersing van het project.
     De gemeenteraad is aanvullend ad hoc geïnformeerd via tussentijdse beslisdocumenten, memo’s
     en de mondelinge beantwoording van vragen van de gemeenteraad door de wethouder. Als er
     sprake was van wijzigingen, zijn deze veelal toegelicht.
Realisatie-/exploitatiefase of evaluatiefase
- In ‘STA voor uw zaak’ (2004) is een eerste evaluatie aangekondigd in de eerste helft van 2007.
     Uiteindelijk wordt in 2009 een eerste ‘globale’ evaluatie uitgevoerd. Hierin wordt gespiegeld aan
     de afspraken zoals gemaakt in ‘STA voor uw zaak’. Een uitgebreide evaluatie is voorzien in 2011,
     omdat dan al het beleid ook daadwerkelijke een jaar in werking is.
- Het subsidiebeleid is eerder geëvalueerd in 2007. De evaluatie heeft betrekking op de
     procedures, het beleid, de behoefte van de verenigingen aan ondersteuning, het accommodatie-
     beleid en de verschillende subsidies. De evaluatie had geen betrekking op de projectmatige
     aanpak en de betrokkenheid van de gemeenteraad.
- Er is nog geen formele afsluiting van het project, omdat het accommodatiebeleid nog uitgewerkt
     wordt. Aan de overige clusters is een uitwerking gegeven. Bij vaststelling van het Accommodatie-
     beleid begin 2010 is de harmonisering na de herindeling (2001) afgerond.
- De projectorganisatie zelf is niet geëvalueerd.. Ook de relatie tussen de gemeenteraad en het
     college van B&W is niet geëvalueerd.
- Uit het onderzoek van de Rekenkamercommissie blijkt dat er - behalve de complexiteit van het
     project - geen verdere verklaring is voor de vertraging van het project.
- Er worden in de evaluatie(s) aanbevelingen gedaan. Deze betreffen echter vooral inhoudelijke
     aanbevelingen voor de verdere uitwerking van het beleid.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 25 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>5.2 Het project Elst-Centrum
Het project ‘Elst-Centrum’ kent een lange voorgeschiedenis. Al in de jaren negentig wordt er
gesproken over een centrumvisie. Aanleidingen waren ondermeer de parkeer- en verkeers-
problematiek en de vraag om herontwikkeling van het winkelgebied. Het project is in onderstaande
afgezet tegen de hiervoor beschreven checklist informatievoorziening grote projecten Overbetuwe.
5.2.1     Samenvatting project
In 2004 heeft het college van B&W een voorstel voor de herontwikkeling van het winkelgebied Elst
aan de raadscommissie Beleidsontwikkeling en Kaderstelling (3 juni 2004) voorgelegd. Een aangepast
voorstel is in Herontwikkeling winkelgebied Elst (raad, 21 december 2004) voorgelegd en vastgesteld.
In een amendement heeft de gemeenteraad aandacht gevraagd voor een financiële doorrekening, de
organisatiestructuur en de rol van de gemeente, aan te bieden voor de raadsvergadering van juli
2005 (later 27 september 2005).
Op 13 april 2005 heeft de commissie Ruimte, aan de hand van de notitie Centrum Elst; Hoe nu van
start, besloten tot een interactieve werkwijze in overleg met de maatschappelijke organisaties. Dit
heeft geleid tot de nota Verkenningen ontwikkeling centrum Elst (‘Schetsboek’ 27 september 2005,
gemeenteraad, draagvlak getoetst).
Vervolgens heeft de gemeenteraad het college gevraagd het ‘Schetsboek’ te vertalen in een
Programma van Eisen voor de marktverkenning en de toets van de (financiële) haalbaarheid. Dit is
afgerond met een evaluatie Memo Winkelgebied Elst (24 november 2005, gemeenteraad).
Op 7 November 2006 heeft het college het B&W de notitie Startdocument herontwikkeling “Hart van
Elst” Winkelen of boodschappen doen? Behandeld, inclusief een startdocument voor een
ontwikkelingsrichting voor het centrum van Elst. Dit heeft geleid tot het Voorstel Keuze
ontwikkelingsrichting centrum Elst dat op (4 april 2007 commissie Ruimte).
2 april 2008 is het Plan van aanpak “Hart van Elst”, Winkelen of Boodschappen doen? door de
gemeenteraad aangenomen. De commissie Ruimte heeft daarbij expliciet gevraagd de historische
uitgangspunten en kaders in beeld te brengen. Het Plan van aanpak fungeerde als startdocument
voor de definitiefase, af te sluiten met de Nota van uitgangspunten.
Op 24 juni 2008 heeft de gemeenteraad ingestemd met een krediet voor 2008 en 2009 van in totaal
€0,35 miljoen voor de planvoorbereiding, inclusief een planning en capaciteitsraming. Er is een
klankbordgroep ingesteld voor de Nota van uitgangspunten.
28 oktober 2008 is de Centrumvisie Elst (september 2008) door de gemeenteraad behandeld maar
niet vastgesteld. Een planning en een financiële paragraaf ontbraken. In een amendement zijn een
aantal uitgangspunten bepaald (functioneel, verkeer en ruimtelijk).
Tegelijk is een eerste haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Het college van B&W heeft besloten
(16009-2008) deze na de vaststelling van de Centrumvisie aan de gemeenteraad voorleggen. En er is
een communicatieplan opgesteld, dat op 28 oktober 2008 met de Centrumvisie Elst ter informatie
naar de gemeenteraad is gestuurd.
31 maart 2009 heeft de gemeenteraad de Nota van Uitgangspunten Centrum Elst vastgesteld. In een
amendement is aangegeven dat de begroting en inhoudelijke uitwerking per fase ter goedkeuring
aan de gemeenteraad dienen te worden voorgelegd.
Op dit moment wordt gewerkt aan het beeldkwaliteitsplan, de uitwerking van de verschillende
locaties en nadere afspraken met particulieren en ontwikkelende partijen. De overeenkomsten en de
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                bladzijde 26 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>partiële bestemmingsplanwijzigingen dienen ook door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Het
project bevindt zich nu in de uitwerkings- en voorbereidingsfase (ontwerpfase volgens de Leidraad)3.
 In schema ziet het verloop van het project tot dusverre er als volgt uit:
2004               2005             2006            2007              2008          2009           2010
Voorstel her-      -Uitwerking      -Startdocu-     -Keuze            -Plan van     Nota van       Beeldkwaliteits
ontwikkeling       amendement       ment heront-    ontwikkelings-    Aanpak        uitgangs-      -plan,
                   -Hoe nu van      wikkeling       richting          -Krediet-     punten         uitwerking
                   start?                                             voorstel                     locaties en
                   -Verkenning                                        -Centrumvisie                afspraken
                   ontwikkeling                                       -Haalbaarheid
                   -Memo                                              -Communi-
                   winkelgebied                                       catieplan
5.2.2     Analyse en bevindingen
De weergave van de analyse en bevindingen volgt de indeling van de checklist zoals die is beschreven
in hoofdstuk 4.
Initiatieffase
- Binnen het project Elst zijn verschillende startdocumenten en/of projectopdrachten verschenen,
     er is in de beginfase geen helder en consequent gebruik van de terminologie (Voorstel,
     Verkenning, Startdocument, Ontwikkelingsrichting, Plan van Aanpak Projectopdracht) van deze
     documenten. Bovendien is de ene keer het document door het college van B&W vastgesteld en
     de andere keer ook door de gemeenteraad. Dit leidt tot onduidelijkheid.4
- De gemeenteraad miste bij het voorstel voor de formele de start van het project inzicht in de
     financiële consequenties, het nut en de noodzaak van het project (probleemanalyse). In het
     nieuwe voorstel (d.d. 21 december 2004) en bij het vaststellen van de eerste kaders (27
     september 2005) is hier uitgebreider maar nog weinig concreet op in gegaan.
- Er zijn in deze fase geen uitgewerkte alternatieve oplossingsrichtingen ter keuze aangeboden. De
     scenario’s waarvan gebruik gemaakt is bij de voorbereiding van het schetsboek zijn vooral ter
     gedachtevorming. In de nota die de gemeenteraad vaststelt zijn de ‘keuzes’ al gemaakt. Wel is de
     gemeenteraad bij het maken van deze keuzes betrokken.
- Zowel in de initiatieffase als bij de latere uitwerking van het project is er veel aandacht besteed
     aan het betrekken van de relevante doelgroepen en derden. De gemeente heeft als regisseur van
     het project gefungeerd.
- Het project paste binnen het vigerende beleid en door het integrale karakter zijn er veel
     raakpunten met overig flankerend beleid. Deze zijn (pas) in de definitiefase in de Centrumvisie
     Elst uitgebreid benoemd.
Uitwerkings- of voorbereidingsfase
- In het project worden verschillende keren doelen voor het project geformuleerd. Deze zijn niet
     altijd SMART geformuleerd en worden niet consequent in alle fasen van het project gebruikt.
3
  De uitwerking van de verschillende deellocaties bevinden zich in de definitiefase.
4
  Het Voorstel Herontwikkeling winkelgebied Elst kan als startdocument worden beschouwd. In de evaluatie
wordt dit als projectopdracht benoemd. Later stelt het college van B&W een Startdocument Herontwikkeling
“Hart van Elst” vast. Dan volgt de Projectopdracht Herontwikkeling Centrum Elst als start van de definitiefase.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                        bladzijde 27 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>-    In de programmabegrotingen worden ook de beoogde maatschappelijke effecten, resultaten,
     indicatoren en normen voor het project genoemd. De onderbouwing van de indicatoren en
     normen wordt echter niet helder gemaakt.
-    De reikwijdte van het project in de tijd, geld en kwaliteit wordt in de definitiefase en later een
     financiële raming en kwaliteitsvoorwaarden in de Nota van uitgangspunten uitgewerkt. Er wordt
     alleen een financiële bandbreedte aangegeven.
-    Er zijn in de Nota van uitgangspunten (gemeenteraad 31 maart 2009) geen instrumenten
     genoemd om de doelen te bereiken. Wel is een raming van de financiële middelen gegeven. En
     er is aangegeven welke andere ‘producten’ (stedenbouwkundig plan, beeldkwaliteitplan,
     inrichtingsplan, bestemmingsplan, haalbaarheidsanalyse) gerealiseerd dienen te worden.
-    Er zijn in de definitiefase verschillende planningen aangeboden opgesplitst in projectfasen en de
     daaraan gekoppelde tussenresultaten en data. De planningen geven geen inzicht in de
     afwijkingen ten opzichte van eerdere planningen, de oorzaken en de noodzaak tot bijstellingen.
-    Circa vijf jaar na de start van het project is in de Nota van uitgangspunten (februari 2009) een
     eerste financiële onderbouwing van het project gegeven. Hiertoe is een globale
     haalbaarheidsanalyse Hart van Elst uitgevoerd. Het college van B&W heeft aangegeven dat pas
     bij de uitwerking van de deellocaties de exploitatie in beeld kan worden gebracht. Het project is
     daarom nog niet herleidbaar in de begroting opgenomen.
-    In de Haalbaarheidsanalyse zijn geen risico’s in beeld gebracht en dus ook geen risicobeheers-
     maatregelen aangedragen. In de Programmaverantwoording en -rekening (raad, 26-05-2009) is
     ‘Elst-Centrum’ voor het eerst als incidenteel risico in de lijst ‘grote projecten, niet zijnde
     grondexploitatie’ opgenomen met een raming (eenmalig risico) van € 5 miljoen.
-    De projectorganisatie is beknopt beschreven In het Plan van Aanpak ‘Hart van Elst’
     (gemeenteraad 25 maart 2008) en uitgebreid in het Communicatieplan project ‘Centrum Elst’
     (gemeenteraad 28 oktober 2008).
Informatievoorziening, besluitvorming en de rol van de gemeenteraad
Bij de aangeboden planningsinformatie zijn veelal wel de beslismomenten voor de gemeenteraad
opgenomen. Wanneer en hoe de gemeenteraad over de voortgang wordt geïnformeerd is niet
vastgelegd. In de raadsvoorstellen zijn de besluithistorie en vastgestelde kaders niet altijd helder
opgenomen Dit verbeterde wel gedurende het project (zie raadsvoorstel juni 2008).
Over het algemeen zijn de beslispunten vrij globaal uitgewerkt, zonder dat specifiek wordt benoemd
over welke (inhoudelijke of procedurele) beleidskaders wordt besloten. Er is niet aangegeven waar
ruimte is voor wijzigingen in de reikwijdte door de gemeenteraad (idem voorstel juni 2008, de rol van
de raad is zeer beknopt benoemd (voorbereidingskrediet, vaststellen bestemmingsplan) zonder in te
gaan op de mogelijkheden voor tussentijdse bijsturing.
Uitvoerende fase
Er is tot nu toe in het project ‘Elst-Centrum’ in feite nog geen sprake van een uitvoerende fase. Het
project bevindt zich nog in de definitiefase. Over de voortgang hiervan is gerapporteerd aan de
gemeenteraad.
- De projectleider heeft regelmatig gerapporteerd (4 á 5 keer per jaar) over de voortgang. Het is
     echter onduidelijk in welk kader dit dient te gebeuren 5.
- Rapportage via de kwartaalrapportages heeft slechts drie maal in 2007 en 2008 plaatsgevonden.
     Deze leveren slechts summiere informatie op. Rapportage over de voortgang vindt grotendeels
     via de verantwoordingscyclus plaats in de Begroting en Najaarsnota (november), en de
5
  Interview met de projectleider, d.d. 22 November 2009.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                      bladzijde 28 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>     Voorjaars-/Kadernota (mei/juni) dus tweemaal per jaar. ‘Elst-Centrum’ is als speerpunt in de
     Begroting benoemd.
-    In de kwartaalrapportages wordt alleen over planning gerapporteerd niet over de inhoudelijke
     voortgang. In de begrotingscyclus wordt uitgebreider over de voortgang gerapporteerd. Er zijn
     prioriteiten en activiteiten voor dat jaar opgenomen. Over de stand van zaken per 1 april
     (Voorjaarsnota) en per 1 september (Najaarsnota) wordt gerapporteerd. Gerapporteerd wordt
     over de voortgang van de activiteiten en niet zozeer de inhoudelijke ontwikkeling of realisatie
     van het doel van het project.
-    Over afwijkingen in de besluitvorming, de reikwijdte van het project en de planning, wordt niet
     altijd even consequent of herleidbaar gerapporteerd. De planningen zijn verschillende keren
     aangepast zonder richting gemeenteraad aan te geven wat de afwijkingen, eventuele oorzaken
     en mogelijkheden voor bijsturing waren.
-    Van eventuele afwijkingen ten aanzien van de financiën, risico’s en beheersing van het project is
     nog geen sprake, omdat het project nog niet in uitvoering is.
-    De informatievoorziening via de kwartaalrapportages is (was) niet tijdig. De informatie-
     voorziening via de begroting, voorjaarsnota en najaarsnota wel (2 x per jaar).
-    Op basis van voortgangsinformatie in de kwartaalrapportages, de voorjaarsnota en de
     najaarsnota is het niet mogelijk om besluiten over bijvoorbeeld wijzingen in de reikwijdte) te
     nemen. De rapportage is vaak beperkt tot één begrotingcyclus. Er wordt bovendien niet
     gerapporteerd over de voortgang van het doelbereik van het hele project maar op basis van de
     prioriteiten/activiteiten voor dat jaar.
Realisatie-/exploitatiefase of evaluatiefase:
Aangezien het project nog niet afgerond is, is er nog geen sprake van een realisatie-/exploitatiefase.
In het voorstel Nota van Uitgangspunten Centrum Elst (gemeenteraad 31 maart 2009) wordt met het
oog op een toekomstige evaluatie aangegeven: “Nadat de gemeenteraad heeft beslist over het
Beeldkwaliteitsplan, het Stedenbouwkundig plan, het Bestemmingsplan en het Inrichtingsplan zal
een evaluatie plaats vinden en kan de gemeenteraad zo nodig bijsturen op het verdere proces van
contractvorming en realisatie.” Er is voor de evaluatie en de aanbieding van de genoemde producten
geen planning opgenomen.
Er heeft eenmaal een tussentijdse evaluatie plaatsgevonden, na afronding van de initiatieffase.
Hierover is de gemeenteraad geïnformeerd via het Memo Winkelgebied Elst d.d. 24 november 2005.
De bevindingen hieronder hebben betrekking op deze tussentijdse evaluatie.
- In de evaluatie is aangegeven welke beoogde resultaten uit de projectopdracht ook
     daadwerkelijk gerealiseerd zijn. De relatie is echter niet altijd helder.
- De procesmatige aanpak is uitgebreid geëvalueerd omdat het een nieuwe werkwijze betrof met
     een uitgebreide rol voor de gemeenteraad en andere betrokkenen. De interne projectorganisatie
     is hierbij niet geëvalueerd. Er is geen aandacht besteed aan de samenwerking tussen het college
     van B&W en gemeenteraad, het besluitvormingsproces en de informatievoorziening.
- In de evaluatie is wel ingegaan op de budgetoverschrijding en de verklaring hiervoor.
- Er zijn op basis van de tussentijdse evaluatie van de initiatieffase geen duidelijke leerpunten
     en/of verbeterpunten geformuleerd.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 29 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>6 Conclusies en aanbevelingen
6.1 Conclusies
6.1.1     Conclusies inzake de rol en het belang van gemeenteraad
De norm voor deze onderzoeksvraag is als volgt geformuleerd: In de beleidsregels en procedure-
afspraken voor grote projecten zijn de rol (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) en het
belang van de gemeenteraad duidelijk en adequaat beschreven en vastgelegd en er wordt in de
praktijk conform de beschrijving gehandeld.
Op grond van voorgaande norm en de bevindingen in hoofdstuk drie komt de Rekenkamercommissie
tot de volgende conclusies inzake de rol en het belang van de gemeenteraad in de gemeente
Overbetuwe bij de sturing op grote projecten.
-    In de gemeente Overbetuwe zijn weliswaar richtlijnen voor (grote) projecten opgesteld. Deze zijn
     vooral toegesneden op de ambtelijke organisatie en de relatie met het college van B&W. Ze zijn
     niet toegesneden op de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad.
-     De rol van de gemeenteraad is binnen het projectmatig werken niet zichtbaar uitgewerkt. Bij
     go/no go momenten en bij de overgang van een project naar een volgende fase heeft de
     gemeenteraad geen of slechts een beperkte rol en er is geen aansluiting op het
     besluitvormingsproces en beslisdocumenten van gemeenteraad.
-    Het is onduidelijk hoe de aanwijzing van grote projecten tot stand is gekomen. Binnen de
     bestaande beleidsregels (Werkwijzer/Leidraad) wordt het onderscheid project / groot project
     niet consequent gemaakt.
-    Op de lijst van 30 januari 2007 staan twaalf grote projecten (Lingezeegen, Heteren, Tangenten,
     WMO, Elst-Centraal, Bedrijventerrein A-15, ‘Elst-Centrum’, N837, Mobiliteitsplan, Gemeentehuis,
     STA, Brede School) en de ‘grote’ bestemmingsplannen zoals het bestemmingsplan Buitengebied).
     De Rekenkamercommissie vindt het opmerkelijk dat de lijst met projecten sindsdien ongewijzigd
     is gebleven.
-    Er zijn onvoldoende regels voor de informatievoorziening voor de gemeenteraad over grote
     projecten. De beschikbare rapportages zijn beperkt qua inhoud en niet toegesneden op de
     kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. De Leidraad, de Werkwijzer en de
     paragraaf Grondbeleid / Financiële verordening sluiten niet op elkaar aan. Er wordt aan de
     gemeenteraad slechts beperkt gerapporteerd over de financiële aspecten, de risico’s en de
     risicobeheersing.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                bladzijde 30 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>6.1.2     Resultaten betreffende de checklist voor grote projecten
Ten behoeve van de informatie en de kaders die de gemeenteraad nodig heeft om haar
kaderstellende en controlerende rol voor grote projecten goed te kunnen vervullen is in het kader
van dit onderzoek een checklist ontwikkeld op basis van de landelijke RGP en lokale uitwerkingen. Als
norm is daarbij het volgende geformuleerd:
Er zijn duidelijke afspraken tussen gemeenteraad en college over de informatie en kaders (in de vorm
van minimale voorwaarden voor inhoud en kwaliteit van informatie en het besluitvormingsproces)
over grote projecten die gemeenteraad nodig heeft om vanuit zijn kaderstellende en controlerende
rollen tot een betere sturing en beheersing van grote projecten te komen en deze afspraken worden
nageleefd.
Op basis van de norm en de bevindingen in hoofdstuk 4 heeft de Rekenkamercommissie een
checklist opgesteld en daarbij de volgende conclusies getrokken.
-    In geen van de procedureregelingen en checklists zijn verantwoordelijkheden van de
     gemeenteraad ten aanzien van het opstellen van de uitgangspunten voor gemeenteraads-
     controle opgenomen zoals in de RGP.
-    De meeste gemeenten en de RGP onderscheiden verschillende fasen met daaraan meestal
     gekoppeld een vorm van rapportage met specifieke informatie-eisen voor de gemeenteraad. In
     Overbetuwe wordt onderscheid gemaakt in vier (sub)fasen, namelijk: de initiatieffase,
     definitiefase, ontwerpfase en voorbereidingsfase.
-    Geen van de gemeenten heeft afspraken opgenomen over het actualiseren en aanpassen van de
     afspraken uit het basisdocument bij overgang naar de volgende fase. Wel dient in een drietal
     gemeenten het basisdocument, bij afronding van de voorbereidingsfase, formeel te worden
     vastgesteld door de gemeenteraad.
-    In de RGP wordt slechts één basisdocument voor de initiatieffase en uitwerkings- of
     voorbereidende fase genoemd met aanwijzingen en voorwaarden voor de inhoud. In
     Overbetuwe kennen beide fasen (en tussenliggende fasen) elk hun eigen rapportage: de
     projectopdracht voor de initiatieffase, het projectprogramma voor de definitiefase, het
     projectontwerp voor de ontwerpfase en het realisatieprogramma voor de voorbereidingsfase.
-    De afgesproken frequentie voor voortgangsrapportages verschilt per gemeente. Niet altijd wordt
     gerapporteerd over (veranderingen in) het besluitvormingsproces, de beheersing van het project
     en de rol van de gemeenteraad. De kwartaalrapportages uit de Werkwijzer zijn qua inhoud nog
     beperkter (alleen planning) dan de voortgangsrapportages van de geselecteerde gemeenten.
-    In de meeste gemeenten is er sprake van een eindevaluatie als sluitstuk van de uitvoering van
     een groot project in de vorm van een formele eindrapportage aan de gemeenteraad. Er is in de
     evaluaties beperkt aandacht voor de samenwerking tussen het college van B&W en
     gemeenteraad en het formuleren van verbeterpunten en - acties. Ook de timing van de
     eindevaluatie wordt niet in alle gevallen aangegeven.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                bladzijde 31 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>6.1.3     Conclusies betreffende de casestudies
Om de praktijk van de toepassing van de minimale voorwaarden/normen ten aanzien van de inhoud
en de kwaliteit van de informatie te kunnen beoordelen heeft de Rekenkamercommissie twee
projecten in de gemeente Overbetuwe onderzocht. Het STA-project en het project Elst-centrum.
Daarbij is de volgende norm gehanteerd.
De gemeenteraad heeft (op basis van het voorgaande) zijn kaderstellende en controlerende taken
met betrekking tot grote projecten actief en aantoonbaar opgepakt.
De bevindingen hebben in relatie tot de geformuleerde norm geleid tot de volgende conclusies:
-    De checklist blijkt in de praktijk goed bruikbaar als hulpmiddel voor het formuleren van gerichte
     informatieve vragen over grote projecten.
-    In beide projecten is er veel aandacht voor de betrokkenheid van de gemeenteraad. De
     gemeenteraad stelt zich actief op en vraagt in beide projecten regelmatig om informatie over de
     voortgang (resultaten), de planning en de financiële haalbaarheid.
-    De betrokkenheid is niet formeel vastgelegd en niet concreet uitgewerkt in beslismomenten
     (volgens een vaste fasering) en informatievoorziening die passen bij de kaderstellende en
     controlerende rol van de gemeenteraad. Er zijn geen vaste afspraken vastgelegd over inhoud,
     vorm en tijdstip van evaluaties (tussentijds en bij afronding)
-    Het ontbreekt de gemeenteraad in beide projecten aan goede informatie ten behoeve van
     eventuele bijsturing van projecten. De informatievoorziening via de begroting, kadernota,
     memo’s et cetera is regelmatig, tijdig maar onvoldoende gestructureerd en niet toegespitst op
     bijsturing door de gemeenteraad (reikwijdte, planning, financiën (haalbaarheid) et cetera). Dit
     leidt in de praktijk tot grote afwijkingen (bijvoorbeeld afronding STA-project in 2010 in plaats van
     2006).
-    Een eerste toepassing van de checklist op twee projecten leert dat deze kan bijdragen aan
     verbetering van de informatievoorziening aan de gemeenteraad ten behoeve van de aansturing
     van grote projecten. Vanwege verschillen in fasering en documenten was niet altijd duidelijk op
     welk document de vragen toegepast moesten worden.
-    In beide projecten is er sprake van een lange aanloop van het project, met verschillende
     startdocumenten die door de gemeenteraad zijn teruggestuurd naar het college van B&W of
     ‘slechts’ als werkdocument zijn vastgesteld. De legitimatie van het project (nut & noodzaak) is
     voor beide projecten helder.
-    Bij beide projecten is sprake van onvolledige dossiers. Er ontbreken memo’s, notities, bijlagen en
     verslagen informatie-avonden.
-    De Leidraad projectmatig werken wordt herzien .
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                   bladzijde 32 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>6.2 Aanbevelingen:
6.2.1     Aanbevelingen inzake de rol en het belang van de gemeenteraad
-    Stel – gebruik makend van de criteria uit de RGP - criteria op voor grote projecten en een
     procedure voor de aanwijzing van grote projecten. Binnen de criteria kan ervoor gekozen worden
     om projecten boven een bepaald drempelbedrag automatisch als groot project aan te wijzen.
     Het verdient aanbeveling de lijst met grote projecten jaarlijks te evalueren en waar nodig bij te
     stellen. De vaststelling van de begroting is daarvoor – gezien de betekenis van de lijst - een
     logisch moment.
-    Het verdient aanbeveling om de gemeenteraad bij de voorjaarsnota en de najaarsnota volgens
     een vaste opzet per project te informeren over de inhoudelijke, procedurele en financiële
     voortgang van de grote projecten. Daar waar er aanleiding toe is, kan op hetzelfde moment
     besluitvorming plaatsvinden over eventuele bijsturing van het project.
-    In aanvulling daarop dient de gemeenteraad bij de overgang van een project naar een volgende
     fase te worden geïnformeerd over de inhoudelijke, procedurele en financiële voortgang van een
     project. Als daartoe aanleiding is dient de gemeenteraad op basis van de voortgangsrapportage
     besluiten te kunnen nemen over de bijsturing van een project in de volgende fase.
6.2.2     Aanbevelingen inzake de checklist voor grote projecten
Procedure en vorm checklist
-    Aanbevolen wordt de ontwikkelde checklist grote projecten actief te verspreiden in de
     gemeentelijke organisatie en integraal toe te passen op alle grote projecten.
-    Voor de status van de richtlijnen voor grote projecten zijn verschillende overwegingen. Gezien de
     aanwezige Leidraad en Werkwijzer wordt aanbevolen de checklist voor de gemeente
     Overbetuwe een informele status te geven met als doel de relatie tussen college van B&W en de
     gemeenteraad bij grote projecten te verduidelijken en verbeteren. Het gaat hierbij met name de
     criteria en procedure voor het aanwijzen van een groot project, de verantwoordelijkheden van
     de gemeenteraad gekoppeld aan de fasering van een project en de informatievoorziening.
-    Als op onderdelen behoefte is aan een meer formele regeling kunnen bepaalde aspecten uit de
     checklist worden toegevoegd aan de Leidraad en/of de Werkwijzer.
Fasering van een groot project
-    Aanbevolen wordt ten behoeve van de besluitvorming door de gemeenteraad vier fasen met
     bijbehorende afrondende beslisdocumenten te onderscheiden. Vanwege het belang van een
     goede voorbereiding is daarbij de voorbereidende fase in twee subfasen gesplitst:
     a) de initiatieffase: een eerste verkennende en visievormende fase in Overbetuwe uitmondend
          in een projectvoorstel;
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 33 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>     b) de uitwerkings- of voorbereidingsfase waarin het project concreet vormgegeven wordt, in
          Overbetuwe uitmondend in een realisatieprogramma (startnotitie/basisdocument).
     Na vaststelling van de startnotitie door de gemeenteraad en de start van een project volgt:
     c) de uitvoerende fase met tussentijdse voortgangsrapportages, in Overbetuwe
          kwartaalrapportages, om de voortgang van een project te kunnen controleren.
     d) de realisatie-/exploitatiefase of evaluatiefase waarin een project wordt afgerond met
          eindrapportage, in Overbetuwe het nazorgprogramma.
     Bij voorgaande fasering zijn de ambtelijk gehanteerde definitiefase, ontwerpfase, en
     voorbereidingsfase uit de Leidraad samengevoegd in één uitwerkingsfase en document ten
     behoeve van de gemeenteraad. Na besluitvorming gaat het project over naar de volgende fase.
     Het is van groot belang bij de afronding van elke fase de afspraken over de rol en betrokkenheid
     van het college van B&W en de gemeenteraad vast te leggen.
-    Het uitgangspunt voor de inhoud van deze beslisdocumenten dient te worden gevormd door de
     Leidraad van de gemeente Overbetuwe aangevuld met de vragen en aandachtspunten uit de
     checklist.
Uitvoering groot project en voortgangsrapportages
-    Zoals hiervoor reeds is aangegeven wordt aanbevolen bij de voorjaarsnota en de najaarsnota
     inhoudelijk aan de gemeenteraad te rapporteren over de voortgang van de grote projecten. Dit
     zijn natuurlijke momenten voor eventuele besluitvorming over bijsturing van de projecten.
     Uitgangspunt voor de rapportages vormen de vragen in de checklist. Voorgesteld wordt vooral
     op afwijkingen of veranderingen te rapporteren.
-    In combinatie met voorgaande kunnen de kwartaalrapportages, die volgen uit de Werkwijzer van
     de gemeente Overbetuwe, worden beperkt tot het college van B&W en de ambtelijke
     organisatie.
-    Aanbevolen wordt te kiezen voor een financiële rapportage passend bij de omvang van lokale
     grote projecten met daarbij voldoende aandacht voor de risicobeheersing.
-    In het Rekenkamerrapport van Overbetuwe in 2006 is reeds een aanbeveling gedaan voor het
     maken van: “afspraken over de wijze waarop en diepgang waarmee de gemeenteraad door het
     college van B&W geïnformeerd wil worden over de voorgang van grote projecten”. Het is van
     belang om hierbij aan te sluiten.
Afronding groot project en eindrapportage
-    Aanbevolen wordt de eindevaluatie als sluitstuk van de uitvoering van een groot project te
     beschouwen als formele eindrapportage aan de gemeenteraad. Deze eindrapportage dient bij
     voorkeur binnen drie maanden na afloop project te worden aangeboden. Er dient in deze
     evaluatie ook aandacht te worden besteed aan de samenwerking tussen college van B&W en
     gemeenteraad en het formuleren van verbeterpunten en -acties.
-    Stel ook regels vast (bijvoorbeeld binnen de Leidraad) over de eindrapportage/evaluatie (inhoud,
     procedure, tijdstip) ten behoeve van de gemeenteraad.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                 bladzijde 34 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>7 Bestuurlijke reactie en nawoord rekenkamer
Bestuurlijke reactie
Onderstaand is de integrale reactie van het College van Burgemeester en Wethouders op het
concept-rapport – vastgesteld op 6 juli 2010 - , in cursief weergegeven:
“In de eerste plaats willen wij u en de Rekenkamercommissie bedanken voor het heldere rapport.
Een compliment aan uw commissie is wat ons betreft dan ook op z'n plaats.
In onze vergadering van 6 juli 2010 hebben wij het rapport met de titel "de gemeenteraad aan het
roer" besproken. De gemeenteraad heeft u verzocht meer inzicht te geven in de sturing en beheersing
van grote projecten door de gemeenteraad. Met andere woorden; welke handvatten kan de
Rekenkamercommissie de gemeenteraad bieden om de kaderstellende en controlerende rol van de
raad beter vorm te geven. Naast een algemene beschrijving met betrekking tot projectmatig werken
zijn twee casestudies gedaan.
Wij vinden het in dit kader wel van belang dat aan het begrip "groot project" ook een definitie wordt
toegekend. Wanneer is er sprake van een groot project? Het is met het oog op de toekomst belangrijk
dat een sluitende definitie gehanteerd wordt omdat hiermee subjectiviteit voorkomen wordt welke
projecten wel en niet volgens de door u geadviseerde lijn aan de raad worden voorgelegd. Bij deze
vragen wij u of het mogelijk is om deze definitie als nog in het rapport op te nemen.
Projectmatig werken
Wij zijn van mening dat het rapport een goede weergave geeft van de verschillende stadia van
projectmatig werken en de daarbij behorende bestuurlijke beslismomenten. Het is een lijn die ook in
onze "leidraad projectmatig werken" terug te vinden is. Naar ons oordeel is de gewenste structuur
zoals u die beschrijft in onze organisatie te weinig dwingend aanwezig. We weten wel hoe het moet,
alleen doen we het niet altijd.
Zoals u ook beschrijft begint projectmatig werken in de initiatieffase. De initiatieffase gaat over het
begrijpen van de vraag c.q. opdracht die de raad het college geeft. In een aantal gevallen besteden
wij onvoldoende tijd aan de opdrachtformulering. Ook vindt niet gestructureerd een overleg plaats
onder welke randvoorwaarden (definitiefase) een opdracht wordt uitgevoerd. In de loop van het
project zet deze lijn zich door en vindt onvoldoende gestructureerd overleg en terugkoppeling met de
raad plaats. Uw analyse op dit vlak herkennen wij en is naar onze beleving correct.
Lessen voor de toekomst
Naar onze mening is het wenselijk om projectmatig werken meer gestructureerd vorm te geven en in
het bijzonder de projectrelatie tussen het college en de raad. In projecten die kleinschaliger van aard
zijn dan zoals bedoeld in uw rapport werken wij inmiddels al op deze wijze. Voor de kleinere
initiatieven werken wij in een proefsetting met het "regiekamer model". In dit model wordt
projectmatig werken gestructureerd volgens de lijn uit uw rapport. Onze eerste ervaringen met deze
nieuwe manier van werken zijn positief. De manier van werken en de structuur die daarbij hoort
willen wij gebruiken om ook de "grote projecten" vorm te geven. Ons stafteam Planning en Control en
de projectcontrollers hebben geoordeeld dat de door u aangeboden hulpmiddelen een prima
aanvulling zijn op het reeds bestaande instrumentarium.
Tot slot
Uw rapport is duidelijk over de belangrijke rol van de gemeenteraad als sturend orgaan bij grote
projecten. Naar uw en onze mening kan de rol van de raad alleen op een juiste wijze worden ingevuld
als wij hen daartoe in de gelegenheid stellen. Het rapport van de Rekenkamer biedt naar onze mening
daarvoor de handvatten hoe we dat kunnen vormgeven”
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                    bladzijde 35 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>Nawoord rekenkamer
De rekenkamer is verheugd over het feit dat het college de conclusies uit het onderzoek onderschrijft
en zich achter de aanbevelingen stelt.
Voor wat betreft het verzoek van het college om een definitie van groot project in het rapport op te
nemen kunnen wij kortheidshalve verwijzen naar aanbeveling 6.2.1. Het is aan college en raad
gezamenlijk om – bijvoorbeeld met behulp van de criteria genoemd in de Regeling Grote Projecten –
tot aanwijzing te komen van die projecten die een bijzondere informatiepositie van de raad vereisen.
Wij zien met vertrouwen uit naar de verdere uitwerking van de aangekondigde verbeteringen in het
projectmatig werken. Wij nemen ons als rekenkamer voor om over circa 1 a 2 jaar de voortgang
hiervan in een nazorgonderzoek te monitoren.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                bladzijde 36 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>Bijlage 1: Overzicht van gebruikte literatuur
Interne documentatie
     Leidraad projectmatig werken. Gemeente Overbetuwe, juli 2005.
     Onderzoeksrapport projectmatig werken. Een verslag van het doelmatigheidsonderzoek naar de
     toepassing van projectmatig werken door de gemeente Overbetuwe, oktober 2008
     Werkwijzer ‘Actieve informatieplicht’. Gemeente Overbetuwe, vastgesteld op januari 2007.
     Raadsvoorstel en -besluit 2007: werkwijzer 'actieve informatieplicht'. januari 2007.
     Evaluatieverslag werkwijzer ‘actieve informatieplicht’ d.d. januari 2008.
     Evaluatie werkwijzer 'actieve informatieplicht', Eist, februari 2008
     Kwartaalrapportage grote projecten 3e kwartaal, oktober 2007 ter informatie naar de raad.
     Kwartaalrapportage grote projecten, vierde kwartaal 2007, april 2008 ter informatie naar de raad.
     Kwartaalrapportage grote projecten, derde kwartaal 2008, november 2008 ter informatie naar de raad.
     B&W advies gemeente Overbetuwe, Datum ambtelijk voorstel: maart 2008, Onderwerp:
     Kwartaalrapportage grote projecten, vierde kwartaal 2007
     Nota Reserves en Voorzieningen 2008. Een terugblik,l actiepunten, beleidsuitgangspunten. Gemeente
     Overbetuwe, april 2008.
     Programmabegroting 2009-2012, Elst, 9 september 2008 (november 2008 vastgesteld door de raad).
     Kadernota 2009, juni 2008 vastgesteld door de raad.
     Begroting 2008-2011, november 2007 vastgesteld door de raad.
     Najaarsnota 2007, november 2007 vastgesteld door de raad.
     Rapport van bevindingen. Accountantscontrole 2008. Gemeente Overbetuwe. Deloitte Accountants B.V.,
     mei 2009.
     Goed Geïnformeerd? De informatieplicht van het college aan de raad. Onderzoek Rekenkamer
     Overbetuwe. 2006.
     Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen van de gemeente Overbetuwe,
     vastgesteld op 1 december 2008.
     Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, 2007.
     Communicatienota / Beleidsplan “Communicatie kijkt verder” 2009-2013
     Goed geïnformeerd! Rekenkamer Overbetuwe. 2006?
Case Elst Centrum
     Besluit op bezwaarschriften vaststelling Nota van uitgangspunten Centrum Elst, augustus 2009.
     Nota van Uitgangspunten Centrum Elst, februari 2009.
     Raadsvoorstel Nota van Uitgangspunten Centrum Elst, februari 2009.
     Besluit Nota van Uitgangspunten Centrum Elst maart 2009
     Memo Financiële aspecten Nota van Uitgangspunten Centrum Elst. Van het B&W aan de Raad, maart 2009.
     Memo: Aanvulling op Nota van Uitgangspunten Centrum Elst, februari 2009.
     Nieuwsbrief Centrum Elst nummer 1
     Verslagen Klankbordgroep Centrum Elst, augustus 2008,. november 2008, januari 2009, december 2008
     Preadvies Welstandscommissie Overbetuwe, januari 2009.
     Voorbereidingsbesluit ‘witte vlek’ Land van Tap, december 2008,
     Programmabegroting 2009, september 2008
     Communicatieplan Elst Centrum, september 2008.
     Raadsvoorstel Centrumvisie Elst , september 2008.
     Rapportage Verkeersstructuur. Goudappel Coffeng, februari 2009.
     Parkeeronderzoek Elst, Technische rapportage. Goudappel Coffeng, november 2008.
     Memo inzake Beeldkwaliteit Project Centrumvisie Elst, februari 2009
     Memo inzake visie klankbordgroep op verkeer en parkeren, februari 2009
     Verslag informatiebijeenkomst visie Centrum Elst juni 2008.
     Raadsvoorstel Voorbereidingskrediet Centrum Elst , mei 2008, inclusief bijlagen.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                       bladzijde 37 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>     Raadsvoorstel Plan van Aanpak “Hart van Elst”, januari 2008
     Besluit Plan van Aanpak “Hart van Elst”, maart 2008.
     Plan van Aanpak “Hart van Elst”, december 2007
     Aanvullende memo plan van aanpak “Hart van Elst”, maart 2008
     Raadsvoorstel Winkelgebied Elst, juli 2005.
     Memo Besluitvorming t.a.v. herontwikkeling winkelgebied Elst, september 2004.
     Raadsvoorstel + Besluit Parkeren centrum Elst, oktober 2003.
Case STA-beleid
        Diverse advieslijsten Commissie Burger
        Diversie besluitenlijsten gemeenteraad
        Raadsvoorstel Maatschappelijke voorzieningen Zetten (09rv000121), november 2009. Vastgesteld in
     raad december 2009.
        Programmabegroting 2010. Vastgesteld in raad november 2009.
        Memo Dossier Budovereniging Elst, augustus 2009.
        Raadsvoorstel Evaluatie STA-beleid, april 2009. Commissie Burger juni 2009.
        Notitie Evaluatie STA-beleid. Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, april 2009.
        Sport- en beweegbeleid 2009-2015 Gemeente Overbetuwe. Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling,
     April 2009
        Notitie Kunstgras bij voetbalverenigingen gemeente Overbetuwe, maart 2009
        Verordening tarieven gemeentelijke accommodaties gemeente Overbetuwe 2009, vastgesteld in raad
     december 2008..
        Raadsvoorstel Verordening tarieven gemeentelijke accommodaties gemeente Overbetuwe 2009,
     vastgesteld in raad december 2008.
        Raadsvoorstel Verordening tarieven gemeentelijke accommodaties gemeente Overbetuwe 2008,
     vastgesteld in raad januari 2008.
        Verordening tarieven gemeentelijke accommodaties gemeente Overbetuwe 2008, vastgesteld in raad
     januari 2008.
        Raadsvoorstel Evaluatie Subsidiebeleid 2003 – 2007. Vastgesteld in de raad van oktober 2007.
        Notitie Evaluatie Subsidiebeleid 2003 – 2007. Maatschappelijke Ontwikkeling, augustus 2007.
     Vastgesteld in de raad van oktober 2007.
        Programmabegroting 2009. Vastgesteld in de raad van november 2008
        Kadernota 2009. Programmarekening en verantwoording 2007. Vastgesteld in de raad van juni 2008.
        Najaarsnota 2007, november 2007 vastgesteld in de raad.
        Programmabegroting 2010, november 2009 door de raad vastgesteld.
        Raadsvoorstel Peuterspeelzaalwerk, vastgesteld in raad juni 2007.
        Raadsvoorstel Subsidie-, tarieven- en accommodatiebeleid MFA’s, binnensport en tennis. Vastgesteld in
     de raad van september 2007.
        Notitie STA-beleid en Binnensport. Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, 30 mei 2007. Vastgesteld in
     de raad van september 2007.
        Notitie STA-beleid en Tennissport. Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, 30 mei 2007. Vastgesteld in
     de raad van september 2007.
        Notitie STA-beleid en Multifunctionele Accommodaties (MFA’s). Afdeling Maatschappelijke
     Ontwikkeling, mei 2007. Vastgesteld in de raad van september 2007.
        Raadsvoorstel Tariefsverordening gemeentelijke accommodaties in de gemeente Overbetuwe 2007,
     Vastgesteld in raad december 2006.
        Raadsvoorstel Subsidie, Tarieven en Accommodatiebeleid (STA), Vastgesteld in raad oktober 2005.
        Raadsvoorstel Tariefsverordening gemeentelijke accommodaties gemeente Overbetuwe 2005.
     Vastgesteld in raad december 2004.
        Notitie uitwerking rapport ‘STA voor uw Zaak’. Bijlage bij Raadsvoorstel oktober 2005.
        Raadsvoorstel Subsidie-, tarieven en accommodatiebeleid, juni 2004 (behorende bij rapportage ‘Sta
     voor uw zaak”). Vastgesteld in de raad september 2004.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                        bladzijde 38 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>        Rapportage ‘STA voor uw Zaak’; Eindadvies subsidie-, tarieven- en accommodatiebeleid Gemeente
     Overbetuwe. Commissie STA, juni 2004. Vastgesteld in de raad september 2004.
        Raadsvoorstel Harmonisatie (subsidie) beleid peuterspeelzalen, september 2003. Vastgesteld in de raad
     september 2003.
        Raadsvoorstel Accommodatiebeleid, 24 juli 2003. Vastgesteld in de raad september 2003.
        Accommodatiebeleid Overbetuwe. Eindrapport & Bijlagenboek. Hospitality Consultants, juni 2003.
        Accommodatiebeleid Overbetuwe. Eindrapport & Bijlagenboek. HC Hospitality Consultants. juni 2003.
        Raadsvoorstel Subsidieverordening Maatschappelijke Ontwikkeling gemeente Overbetuwe, 16 oktober
     2002. Vastgesteld in de raad 29 oktober 2002.
        Subsidieverordening Maatschapschappelijke Ontwikkeling Gemeente Overbetuwe 2002. Vastgesteld in
     de raad oktober 2002.
Externe documentatie
Landelijke regels:
     Algemene Rekenkamer, 2002. Handreiking informatievoorziening grote projecten
     Algemene Rekenkamer, 2002. Bijlage bij de ‘Handreiking informatievoorziening grote projecten’ oktober
     2002.
     Tweede Kamer,2002. Informatievoorziening grote projecten. Rapport van de Algemene Rekenkamer.
     Vergaderjaar 2002–2003, 28 645, nrs. 1–2.
     Tweede Kamer, 2004. Onderzoek naar infrastructuurprojecten. Rapport van de Tijdelijke Commissie
     Infrastructuurprojecten (Commissie Duivesteijn). Vergaderjaar 2004–2005, 29 283, nrs. 5–6. 15 .
     Tweede Kamer, juni 2006. Regeling Grote Projecten.
Externe / referentieonderzoeken:
     Gemeente Amsterdam, 2008. Regeling Risicovolle Projecten, vastgesteld in de raad mei 2008.
     Rekenkamer Den Haag, februari 2009. Checklist grote projecten.
     Gemeente Huizen, 2005. Protocol Procedure en Informatievoorziening Grote Projecten Gemeente Huizen,
     vastgesteld in de raad juli 2005.
     Gemeente Rijswijk, 2008. Procedureregeling Risicovolle Projecten, vastgesteld in de raad juni 2008.
     Gemeente Rotterdam, 2007.Monitor Grote Projecten.
     Rekenkamercommissie Gemeente Sluis, april 2009.Checklist cruciale informatie gemeenteraad controle
     grote projecten.
     Rekenkamer Utrecht, mei 2009.Project stationsgebied. Informatievoorziening aan de gemeenteraad van
     Utrecht.
     Rekenkamer Utrecht, juni 2009. Checklist informatievoorziening grote projecten. Bij Onderzoek project
     stationsgebied Rekenkamer Utrecht
     Rekenkamer Utrecht, mei 2009. Checklist Informatievoorziening grote projecten.
     Rekenkamercommissie Zaltbommel. Januari 2007. Sturen van grotere projecten. Onderzoek naar
     sturingsinformatie voor grotere projecten.
     Randstedelijke Rekenkamer, juli 2008. Grip op grote projecten. Provincie Zuid-Holland.
     Provinciale Staten Zuid-Holland, maart 2006. Procedureregeling Grote Projecten Zuid-Holland.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                        bladzijde 39 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>Bijlage 2: Regeling Grote Projecten Tweede Kamer der Staten Generaal
REGELING GROTE PROJECTEN
Vastgesteld door de Tweede Kamer op 22 juni 2006
Hoofdstuk I. Begripsbepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
Waar in deze regeling sprake is van:
a. de commissie, wordt daarmee de commissie bedoeld die een voorstel doet tot aanwijzing
van een groot project, dan wel de commissie die ingevolge artikel 31, tweede lid van het
Reglement van Orde wordt belast met de uitvoering;
b. de minister, wordt daarmee de eerstverantwoordelijke dan wel coördinerende
bewindspersoon voor het groot project bedoeld;
c. de Voorzitter, wordt daarmee de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
bedoeld;
d. een accountantsrapport, wordt bedoeld een rapport dat specifiek in het kader van deze
regeling periodiek wordt opgesteld ten behoeve van de Tweede Kamer;
e. een audit, wordt bedoeld alle overige vormen van onderzoek, niet zijnde het in onderdeel
d genoemde accountantsrapport, die betrekking hebben op een groot project of een
aspect daarvan en die relevant worden geacht voor een adequate sturing of beheersing
van het project door de minister, of de besluitvorming over, dan wel de controle op het
groot project door de Tweede Kamer.
Hoofdstuk II. Aanwijzing groot project
Artikel 2. Voorstel tot aanwijzing groot project
1. Commissies kunnen op elk moment voorstellen aan de Tweede Kamer doen tot
aanwijzing van een groot project.
2. De Kamer kan besluiten tot aanwijzing van een groot project indien zij van mening is dat
haar controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie, periodiek te
verstrekken, noodzakelijk is, beargumenteerd op basis van de volgende overwegingen:
a. er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde
activiteit;
b. het Rijk draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project;
c. er zijn substantiële financiële gevolgen en/of aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s aan
het project verbonden;
d. er zijn belangrijke gevolgen voor de samenleving of de rijksdienst aan verbonden;
e. er is sprake van toepassing van nieuwe technologieën of
financieringsconstructies;
f. er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en
uitvoeringsproces.
Artikel 3. Advisering bij aanwijzing groot project
1. Voordat een commissie aan de Tweede Kamer een voorstel doet tot aanwijzing van een
groot project, vraagt zij advies aan de commissie voor de Rijksuitgaven.
2. Indien de commissie voor de Rijksuitgaven zelf een voorstel overweegt tot aanwijzing
van een groot project en dit project tot het werkterrein van een andere commissie
behoort, vraagt zij aan de betrokken commissie advies over het voorgenomen voorstel.
Artikel 4. Toezending voorstel en advies aan de Voorzitter
De commissie zendt het voorstel tot aanwijzing van een groot project, vergezeld van het
uitgebrachte advies, aan de Voorzitter.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                 bladzijde 40 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>Artikel 5. Mededeling besluit tot aanwijzing groot project
De Voorzitter deelt het besluit van de Tweede Kamer tot aanwijzing van een groot project
onverwijld aan de minister mede. Daarbij meldt de Voorzitter tevens welke commissie met de
uitvoering wordt belast.
Hoofdstuk III. Uitvoering van de parlementaire controle op een groot project
Artikel 6. Verantwoordelijke commissie
De commissie die is belast met de uitvoering is verantwoordelijk voor het vaststellen van de
in artikel 9 genoemde uitgangspunten en vervolgens voor de controle op het aangewezen
groot project.
Artikel 7. Advies over uitvoering regeling
1. De commissie voor de Rijksuitgaven adviseert de commissie over de uitvoering van de
regeling.
2. Deze adviezen kunnen betrekking hebben op:
a. de toepassing van deze regeling;
b. de volledigheid van de overgelegde informatie aan de hand van de afgesproken
informatie-eisen;
c. de toereikendheid van de overgelegde informatie;
d. de comptabele, financieel-economische en budgettaire aspecten van de
overgelegde informatie;
e. de wijze van behandelen van de voortgangsrapportages door de commissie.
Artikel 8. Rapporteur groot project
1. Indien een groot project is aangewezen besluit de commissie over benoeming van een
rapporteur.
2. De commissie bepaalt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de
rapporteur en legt deze schriftelijk vast.
3. Aan de Voorzitter en aan de minister wordt mededeling gedaan van de benoeming en
van het bepaalde in het tweede lid.
Hoofdstuk IV. De aanvang van een groot project
Artikel 9. Uitgangspunten voor parlementaire controle
1. De commissie stelt na de aanwijzing tot groot project een notitie op over de
uitgangspunten voor de parlementaire controle op het groot project. Tot deze
uitgangspunten behoren in ieder geval:
a. de duur van de grootprojectstatus;
b. de verwerking van het project in de Rijksbegroting;
c. aanwijzingen over de inrichting van de voortgangsrapportages, voorzover
afwijkend van of aanvullend op hetgeen in artikel 12 is bepaald;
d. aanwijzingen over de op te stellen accountantsrapporten, voorzover afwijkend van
of aanvullend op hetgeen in artikel 13 is bepaald;
e. frequentie en verschijningstijdstip van voortgangsrapportages en
accountantsrapporten.
2. De in het eerste lid genoemde uitgangspunten worden besproken in een overleg van de
commissie met de minister.
3. De minister legt de aldus besproken uitgangspunten neer in de op te stellen
basisrapportage. Deze uitgangspunten gelden voor de duur van het groot project, tenzij
deze, overeenkomstig artikel 11, worden herzien op basis van veranderde
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                 bladzijde 41 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>omstandigheden. De basisrapportage wordt zo spoedig mogelijk aan de commissie
uitgebracht.
4. De basisrapportage vormt het startdocument van de parlementaire controle op het groot
project.
5. Voortgangsrapportages worden ten minste eenmaal per half jaar uitgebracht.
6. Accountantsrapporten worden ten minste eenmaal per jaar uitgebracht.
7. Onverminderd hetgeen in het eerste lid onder e. is bepaald, ontvangt de Tweede Kamer
een voortgangsrapportage of een accountantsrapport uiterlijk 3 maanden na de
peildatum van de desbetreffende rapportages.
Hoofdstuk V. Informatievoorziening
Artikel 10. Aanwijzingen voor de basisrapportage
1. De informatie in de basisrapportage omvat in ieder geval:
a. de doelstelling(en) van het project;
b. een overzicht van de besluitvormingsmomenten en de betrokkenheid van de
Tweede Kamer daarbij;
c. de reikwijdte van het project;
d. de planning van het project;
e. de financiën van het project;
f. de aan het project verbonden risico’s;
g. de wijze waarop het project zal worden beheerst en beheerd;
h. alle overige informatie die het project raakt, middellijk en onmiddellijk, en waarvan
redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor
de uitoefening van de controlerende taak van de Tweede Kamer.
2. Bij de uitwerking van bovengenoemde categorieën dient, indien en voorzover van
toepassing, in ieder geval ingegaan te worden op:
a. de probleemanalyse die aan het project ten grondslag ligt;
b. de (besluitvormings)procedure die wordt gevolgd ter verwezenlijking van het
project, de voorziene planning van te nemen beslissingen die van wezenlijk
belang zijn voor voortzetting van het project en de formele positie die de Tweede
Kamer daarbij heeft;
c. de toetsbaarheid van de doelstellingen van het project, de gekozen middelen om
de doelstellingen te verwezenlijken, de motivering voor de gekozen oplossing, de
uitgangspunten en vooronderstellingen voor verwezenlijking (waaronder
eventueel te voeren flankerend beleid) en eventuele raakpunten met andere
activiteiten;
d. de procedure en het tijdstip voor het verrichten van tussentijdse evaluatie(s) over
de voortgang van het project;
e. de kostenraming van het project en de wijze waarop de geraamde bedragen tot
stand gekomen zijn;
f. de wijze van financiering van de investerings- en uitvoeringskosten; indien van
toepassing wordt daarbij ook aandacht besteed aan publiek-private
samenwerking en de wijze van contractering;
g. de budgettaire inpassing van het groot project in de rijksbegroting, de voorziene
budgettaire dekking en afspraken over compensatie van eventuele
overschrijdingen;
h. een beschrijving van de bij de projectvoorbereiding onderzochte alternatieven,
met inbegrip van een financiële onderbouwing en risicoanalyses van deze
alternatieven, alsmede de motivering waarom deze alternatieven zijn afgevallen;
i. de adviezen van externe deskundigen over de onderscheiden aspecten van het
voorstel.
j. een uiteenzetting op hoofdlijnen van hoe het project georganiseerd is en hoe het
beheerst en beheerd zal worden, waarbij aandacht besteed wordt aan de opzet
van de bestuurlijke informatievoorziening, de opzet van de administratieve
organisatie en de opzet van het systeem van interne controle.
3. Daarenboven gelden de volgende uitgangspunten:
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 42 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>a. de basisrapportage dient de situatie te beschrijven bij ongewijzigd beleid
(nulmeting), op een zodanige wijze dat effectmeting na verwezenlijking van het
project mogelijk is
b. doelstellingen worden specifiek, meetbaar, realistisch en tijdgebonden
geformuleerd;
c. bij een groot project wordt altijd een kosten-batenanalyse opgesteld;
d. bij een groot project wordt altijd een risicoanalyse opgesteld, waarin duidelijk
wordt gemaakt welke mogelijke risico’s aan het project verbonden zijn, wat de
(financiële) gevolgen van de geïdentificeerde risico’s kunnen zijn en hoe deze
beheerst zullen worden.
4. Naast de basisrapportage ontvangt de Tweede Kamer tevens een rapport van de
departementale auditdienst of van een openbaar accountantskantoor met een oordeel
over in ieder geval:
a. de kwaliteit en de volledigheid van de in de basisrapportage opgenomen
financiële en niet-financiële informatie;
b. de toegepaste calculatiemethoden en risicoanalyses;
c. het realiteitsgehalte van de financiering en de budgettaire inpassing;
d. het projectbeheer, waaronder begrepen de toereikendheid van de
projectorganisatie, de kwaliteit van de opzet van de bestuurlijke
informatievoorziening, de kwaliteit van de opzet van de administratieve
organisatie en de kwaliteit van de opzet van het systeem van interne controle.
Artikel 11. Actualiseren van afspraken en basisrapportage
1. Bij een groot project kunnen de volgende fasen van toepassing zijn:
a. initiatieffase;
b. uitwerkingsfase;
c. uitvoeringsfase;
d. realisatie-/exploitatiefase.
2. De in het eerste lid onder a en b genoemde fasen beslaan het besluitvormingstraject van
een groot project; de onder c en d genoemde fasen beslaan het realisatietraject van een
groot project.
3. Voor elk van deze fasen kunnen, in aanvulling op de in artikel 10 genoemde eisen,
nadere of specifieke eisen gesteld worden aan de informatievoorziening van het groot
project. Ook kunnen in elk van deze fasen specifieke eisen gesteld worden aan de te
volgen procedure.
4. Indien een groot project wordt aangewezen in de initiatieffase of de uitwerkingsfase,
kunnen de te maken afspraken en de op te stellen basisrapportage worden aangepast
aan de mate van concreetheid die het project dan kent.
5. Zodra een project van de initiatieffase overgaat naar uitwerkingsfase en/of wanneer een
project overgaat van de uitwerkingsfase naar de uitvoeringsfase kunnen de gemaakte
afspraken en de basisrapportage worden geactualiseerd en zonodig worden aangepast
of uitgebreid.
Artikel 12. Aanwijzingen voor de voortgangsrapportage
1. De informatie in de voortgangsrapportage is, indien en voorzover van toepassing, gericht
op:
a. de ontwikkelingen van de doelstelling(en) van het project ten opzichte van de
basisrapportage;
b. eventuele veranderingen in de voorziene (besluitvormings)procedure van het
groot project en de betrokkenheid van de Tweede Kamer daarbij;
c. eventuele veranderingen in de reikwijdte van het project;
d. de ontwikkeling van de planning van het project;
e. de ontwikkeling van de financiën van het project;
f. de ontwikkelingen met betrekking tot de aan het project verbonden risico’s;
g. de wijze waarop het project wordt beheerst en beheerd;
h. alle overige informatie die het project raakt, middellijk en onmiddellijk, en waarvan
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                  bladzijde 43 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor
de uitoefening van de controlerende taak van de Tweede Kamer.
2. Wat betreft de informatie over de financiën van een groot project geldt dat:
a. in de voortgangsrapportage nadrukkelijk melding gemaakt wordt van dreigende
kostenoverschrijdingen, met inbegrip van voorstellen voor vermijding dan wel
beperking van overschrijdingen en de eventuele budgettaire inpassing ervan;
b. indien bij een groot project sprake is van aanbestedingen, in de
voortgangsrapportages vermeld wordt wat de som van de
aanbestedingsresultaten is;
c. indien in de projectbegroting een post «onvoorzien» is opgenomen, in iedere
voortgangsrapportage inzicht gegeven wordt of, en zo ja waarvoor, deze is
aangesproken en in hoeverre de post onvoorzien nog toereikend wordt geacht
gegeven de op dat moment geldende inzichten;
d. de financiële informatie in de voortgangsrapportages gerelateerd moet kunnen
worden aan informatie in de departementale begrotingsstukken;
e. de uitgaven, verplichtingen en ontvangsten die met het groot project gemoeid zijn,
in beginsel op één afzonderlijk begrotingsartikel of artikelonderdeel worden
geboekt en herkenbaar in de rijksbegroting zijn opgenomen.
3. Wat betreft de informatie over de beheersing en het beheer van een groot project wordt
in de voortgangsrapportage melding gemaakt van belangrijke wijzigingen in de wijze van
beheersing en het beheer van het project, de vormgeving van de projectorganisatie en de
uitkomsten van relevante audits die op dit punt zijn uitgevoerd.
Artikel 13. Aanwijzingen voor het accountantsrapport
1. Bij voortgangsrapportages wordt periodiek, op basis van een nader te bepalen
frequentie, doch ten minste één maal per jaar, een accountantsrapport gevoegd met een
oordeel over de kwaliteit en volledigheid van de financiële en niet-financiële informatie in
de voortgangsrapportage en over de beheersing en het beheer van het project.
2. Bij de beoordeling van de beheersing en het beheer van het project wordt in het bijzonder
gekeken naar de toereikendheid van de projectorganisatie, de kwaliteit van de
bestuurlijke informatievoorziening, de werking van de administratieve organisatie en de
werking van het systeem van interne controle.
3. Het accountantsrapport wordt opgesteld door de departementale auditdienst of door een
openbaar accountantskantoor.
4. Het accountantsrapport wordt als afzonderlijk document aan de Tweede Kamer
gezonden, uiterlijk twee weken na verschijning van de voortgangsrapportage waarop het
accountantsrapport betrekking heeft.
Artikel 14. Terugzendrecht van de commissie
Indien de commissie van oordeel is dat de geleverde informatie ontoereikend is, dan wel de
kwaliteit van de geleverde informatie onvoldoende is, wordt de minister in staat gesteld
binnen zeven werkdagen de ontbrekende of verbeterde informatie aan de Tweede Kamer te
zenden.
Hoofdstuk VI. Beëindiging grootprojectstatus
Artikel 15. Verzoek om eindevaluatie
1. Indien de commissie van mening is dat het groot project als beëindigd kan worden
beschouwd, verzoekt zij de minister de eindevaluatie op te stellen.
2. Bij het opstellen van een eindevaluatie worden de in artikel 16 genoemde aanwijzingen
gevolgd.
Artikel 16. Aanwijzingen voor de eindevaluatie
De eindevaluatie van een groot project omvat in ieder geval:
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                    bladzijde 44 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>a. informatie over de vraag in welke mate de oorspronkelijke doelstellingen van het project
zijn verwezenlijkt;
b. informatie over de vraag welke activiteiten daarvoor zijn verricht;
c. informatie over de vraag wat de kosten zijn geweest van het groot project;
d. informatie over de vraag in hoeverre de oorspronkelijke projectraming en projectplanning
zijn gerealiseerd;
e. informatie over de wijze waarop risico’s zijn onderkend en beheerst, alsmede een
beschrijving van de (financiële) gevolgen van risico’s die zich gedurende het project
hebben gemanifesteerd;
f. informatie over de wijze waarop het project is beheerst en beheerd en informatie over
hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd;
g. indien van toepassing: informatie over het verloop van de publiek-private samenwerking,
de private co-financiering, de exploitatie en de gehanteerde contracteringsstrategie;
h. een verklarende analyse van verschillen tussen de uitgangspunten uit de
basisrapportage en de op dat moment actuele stand van zaken van het project, ten
aanzien van de onder a t/m d genoemde aspecten.
Artikel 17. Voorstel tot beëindiging grootprojectstatus
1. De eindevaluatie wordt besproken in een overleg tussen de commissie en de minister.
2. Na behandeling van de eindevaluatie kan de commissie een voorstel aan de Tweede
Kamer doen tot beëindiging van de grootprojectstatus.
Artikel 18. Advisering over beëindiging grootprojectstatus
Voordat de commissie aan de Tweede Kamer een voorstel doet tot beëindiging van de
grootprojectstatus, vraagt zij advies aan de commissie voor de Rijksuitgaven.
Artikel 19. Toezending voorstel en advies aan de Voorzitter
De verantwoordelijke commissie zendt een voorstel tot beëindiging van de
grootprojectstatus, vergezeld van het uitgebrachte advies, aan de Voorzitter.
Artikel 20. Mededeling besluit tot beëindiging grootprojectstatus
De Voorzitter deelt een besluit van de Kamer tot beëindiging van de grootprojectstatus
onverwijld aan de minister mede.
Hoofdstuk VII. Slotbepalingen
Artikel 21. Werking en toepassing van de regeling
De commissie voor de Rijksuitgaven brengt jaarlijks op de derde woensdag in mei een
verslag uit aan de Tweede Kamer over de werking en toepassing van deze regeling in het
voorafgaande kalenderjaar.
Artikel 22. Regeling Grote Projecten
Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling Grote Projecten”.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                 bladzijde 45 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10 bladzijde 46 van 63</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
A. Initiatieffase (uitmondend in een projectopdracht)
Rol raad: Visievorming, analyse en vaststellen nut & noodzaak project, oriëntatie en keuze alternatieve oplossingsrichtingen.
1.   Is er een heldere probleemanalyse:      DEELS VOLDAAN: De raad mist bij het voorstel voor de formele de start van het project inzicht in de financiële consequenties en de nut en
     is duidelijk welk probleem wordt        noodzaak van het project. In het nieuwe voorstel (d.d. 21 december 2004) en het vaststellen van de eerste kaders (27 september 2005) wordt
     aangepakt (aard, omvang,                hier uitgebreider op in gegaan, echter nog weinig concreet.
     oorzaken)?                              Het college heeft bij start van het project moeite om de noodzaak voor een Visie centrum Elst aan de raad te verkopen In 2004 doet het college
                                             een voorstel voor de herontwikkeling van het winkelgebied Elst in de raadscommissie I Beleidsontwikkeling en Kaderstelling (3 juni 2004). Het
                                             ontbreekt in het voorstel echter aan een concrete probleemanalyse, of wel nut en noodzaak van het project. De commissie legt het voorstel terug
                                             bij het college omdat het twijfelt is over de financiële consequenties en wenselijkheid van het plan. In december 2004 komt het college met een
                                             nieuw voorstel Herontwikkeling winkelgebied Elst (raad, 21 december 2004) waarin de consequenties voor het niet ontwikkelen van een visie voor
                                             het centrum bij de raad wordt teruggelegd waarin het college met een meer uitgebreide probleemomschrijving komt en argumentatie komt
                                             waarin de raad opnieuw wordt gevraagd in te stemmen met het opstellen van een ruimtelijke visie met haalbaarheidsstudie voor het
                                             winkelgebied. Hiermee gaat de raad akkoord echter met de aanname van een amendement waarin naar een strategische nota (naast de integrale
                                             visie) wordt gevraagd met o.a. aandacht voor een financiële doorrekening, en de organisatiestructuur van het project en rol van de gemeente.
                                             Hiermee gaat het project formeel van start.
                                             In de Verkenning ontwikkeling centrum Elst; Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005) die in de raad van 27 september 2005 wordt
                                             vastgesteld, worden de eerste inhoudelijke kaders vastgesteld door de raad. Deze wordt beschouwd als afrondende notitie van de initiatieffase.
                                             Het bevat een zekere vorm van globale probleemanalyse (context, trends, ruimtelijke structuur ), al heeft deze meer de vorm van een verkenning
                                             en gedachtevorming.
2.   Zijn meerdere alternatieve              NIET / DEELS VOLDAAN: Er wordt in deze fase gebruik gemaakt van scenario’s echter vooral ter gedachtevorming en niet als alternatieve
     oplossingsrichtingen aangegeven en      oplossingsrichtingen waarover de raad een keus kan maken.
     zijn de aannames hieronder              In het voorstel Herontwikkeling winkelgebied Elst (raad, 21 december 2004) worden onder 4. Argumenten en alternatieven als alternatieven
     onderbouwd? Hoe vind de afweging        genoemd: a) geen plan ontwikkelen en de ‘markt’ zijn beloop laten; en b) de vragen meenemen in het in procedure zijnde Bestemmingsplan “Kern
     tussen alternatieven plaats, en wat     Elst”. De afweging en onderbouwing om niet voor deze beide alternatieven te kiezen wordt hierbij gemotiveerd.
     zijn de voorkeuren en motiveringen      In de raadskamer bij voorbereiding van de Verkenning ontwikkeling centrum Elst; Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005) die in de
     hierbij?                                raad van 27 september 2005 wordt vastgesteld, wordt gebruik gemaakt van een drietal scenario’s (essayistische verhalen over het centrum van
                                             Elst onderscheidend qua ambitieniveau) die door de raadskamers uitgewerkt dienen te worden (Discussienota Centrum Elst; Hoe nu van start?,
                                             maart 2005). Deze dienen vooral om discussie en gedachtevorming op gang te brengen. Deze leiden in de Verkenning ontwikkeling centrum Elst;
                                             Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005) niet tot alternatieve oplossingsrichtingen waaruit de raad een keus kan maken.
3.   Zijn belangen en wensen van             VOLDAAN: Zowel in de initiatieffase als de latere uitwerking van het project zijn doelgroepen en evt. derden betrokken. De gemeente heeft zich
     beoogde doelgroep(en) en                daarbij benoemd als regisseur van het project.
     eventueel betrokken derden in           In de initiatieffase zijn door de interactieve werkwijze aan de hand van raadskamers waarin naast het politieke en bestuurlijke veld, ook
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                      bladzijde 47 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
     beeld? Hoe worden deze in de           maatschappelijke organisaties hebben deelgenomen nadrukkelijk aandacht geweest voor de belangen en wensen van doelgroepen en betrokken
     verdere ontwikkeling van het           derden.
     project betrokken? Wat is de rol       In de verdere ontwikkeling en een latere fase van het project worden doelgroepen en derden betrokken via de ingestelde Klankbordgroep. Derden
     van de gemeente?                       (middenstand) zijn daarbij een belangrijke ‘trekker’ binnen het proces.
                                            De gemeente heeft zichzelf als regisseur van het project benoemd.
4.   Past het project binnen het            DEELS VOLDAAN: Het project past binnen het vigerende beleid en de raakpunten met overig flankerend beleid zijn in de Centrumvisie Elst
     gemeentelijke beleid en wat zijn       (september 2008) benoemd, echter pas in de definitiefase.
     raakpunten met overig flankerend       In de aanloop van het proces mist de raad regelmatig de samenhang met ander beleid, zoals het parkeer- en verkeerbeleid, en noemt dit ook
     beleid?                                enkele malen in de behandeling van voorstellen en nota’s, bijvoorbeeld in de commissie Ruimte d.d. 6 maart 2008 waarin het gepresenteerde Plan
                                            van aanpak volgens de commissie onvoldoende voorziet in het historische uitgangspunten en kaders van het project. In de initiatieffase in de
                                            Verkenning ontwikkeling centrum Elst; Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005) die in de raad van 27 september 2005 vaststelt, wordt
                                            de gemeentelijke beleidskaders en flankerend beleid niet genoemd. Dit gebeurt pas expliciet in de definitiefase in de Centrumvisie Elst (september
                                            2008) dat de raad 28 oktober 2008 vaststelt en waarin deze in een apart hoofdstuk Beleidskader behandeld en benoemd worden.
B. Uitwerkingsfase (realisatieprogramma = startnotitie)
Rol raad: Afweging en besluitvorming concrete vormgeving project, inclusief afspraken over de informatievoorziening en verdere besluitvorming. Formele start project.
1.   Wat wil de gemeente bereiken: zijn     DEELS VOLDAAN: In het project worden verschillende keren doelstellingen voor het project geformuleerd, echter deze hebben vaak enkel
     de doelstellingen helder en            betrekking op een bepaalde fase van het project. Deze zijn bovendien niet altijd voldoende SMART geformuleerd (bijv. specifiek en
     meetbaar (SMART) geformuleerd?         tijdgebonden). In de Centrumvisie (september 2008) wordt voor het eerste een meer allesomvattende doelstelling voor het project genoemd
     Zowel beoogde maatschappelijke         waarop de raad het college kan aanspreken (‘afrekenen’). Deze worden herhaald in de laatste programmabegrotingen. De formulering is echter
     effecten als beoogde resultaten en     niet altijd consequent. In de programmabegrotingen worden ook de beoogde maatschappelijke effecten, resultaten, indicatoren en normen
     prestaties, geconcretiseerd in         voor het project genoemd. De onderbouwing van de indicatoren en normen is echter niet helder.
     indicatoren en normen.                 Bij de formele start van het project (21 december 2004) wordt in het voorstel geen concrete doelstelling voor het project benoemd, enkel de
                                            aanleiding en een resultaat. Ook in de later vastgestelde Verkenning ontwikkeling centrum Elst; Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005)
                                            waarin de eerste inhoudelijke kaders door de raad zijn vastgesteld, wordt geen concreet doelstelling van het project genoemd. In het verdere
                                            verloop van het project worden met name resultaten of doelstellingen van fasen uit het project benoemd, maar geen allesomvattende doelstelling
                                            wat men met het project Elst hoopt te bereiken.
                                                 ‘resultaat: een afgerond project met daarin: 1. een visie op de ruimtelijke ontwikkeling van het centrum Elst; 2. een afgeronde studie naar de
                                                 (financiële) haalbaarheid (…), 3. een visie op samenwerkingsmogelijkheden, en 4. een globaal plan van aanpak voor de vervolgstappen )-
                                                 projecten.’(voorstel 21 december 2004);
                                                 ‘doel is een aanzet te maken voor het kiezen van een ontwikkelingsstrategie voor het centrum van Elst (…)” (Startdocument herontwikkeling
                                                 “Hart van Elst”, 12-10-2006);
                                                 ‘het zoeken van een marktpartij om samen met de gemeente de integrale ontwikkeling tot stand te brengen (…)” (Projectopdracht
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                    bladzijde 48 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
                                                 Herontwikkeling Centrum Elst, 12 februari 2007);
                                                 ‘Komen tot een herontwikkeling van het Centrum Elst, waarbij integraal de potentiële bouwlocaties worden ontwikkeld en de openbare
                                                 ruimte wordt heringericht en de kosten hiervan worden gedekt uit de opbrengsten c.q. bijdragen van de bouwlocaties, met gebruikmaking
                                                 van de Grondexploitatiewet.”(Plan van Aanpak “Hart van Elst”december 2007).
                                            In de Centrumvisie (september 2008) en Nota van uitgangspunten (10 februari 2009) wordt de ambitie van de gemeente Overbetuwe met
                                            betrekking tot het centrumgebied van Elst voor een horizon van ca. 10 tot 15 jaar geformuleerd en ingevuld aan de hand van een achttal
                                            hoofddoelen:
                                            -    Behoud van dorps karakter;
                                            -    Verbeteren van bereikbaarheid en parkeersituatie;
                                            -    Een gevarieerd en duurzaam aanbod in winkelvoorzieningen;
                                            -    Versterken van plekken voor ontmoeting in de openbare ruimte;
                                            -    Vergroten van samenhang in centrumgebied;
                                            -    Vergroten van aanbod en diversiteit in vrijetijdsbesteding;
                                            -    Creëren van ruimte voor fietsers en voetgangers (veiligheid);
                                            -    Aanbrengen van differentiatie in het woningaanbod.
                                            Deze zijn gebaseerd op de 7 geprioriteerde thema’s uit Verkenning ontwikkeling centrum Elst; Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005),
                                            waarbij het laatste doel ‘aanbrengen van differentiatie in woningaanbod’ is toegevoegd.
                                            In de Programmabegroting 2008-2011 (6 november 2007 vastgesteld in de raad) is het project Elst centrum (winkelgebied Elst) opgenomen als
                                            speerpunt, en wordt als doel genoemd: “Een duidelijk ontwikkelde visie op het centrum. Een centrum dat:
                                            -    haar dorpse karakter behoudt;
                                            -    haar samenhang vergroot;
                                            -    de duurzaamheid in het winkelaanbod versterkt;
                                            -    het aanbod en de diversiteit in vrijetijdsvoorziening vergroot;
                                            -    parkeren en bereikbaarheid verbetert;
                                            -    blijvend ruimte creëert voor fietsen en lopen (verbetering van veiligheid);
                                            -    plekken voor ontmoeting versterkt;
                                            -    meer woningen voor senioren en starters realiseert.”
                                            Later wordt deze in de Programmabegroting 2009 (november 2008) vervangen door: “Een herontwikkeld centrum van Elst waarbij integraal de
                                            potentiële bouwlocaties zijn c.q. worden ontwikkeld en de openbare ruimte is heringericht.”
                                            Als maatschappelijke effecten wordt dezelfde opsomming als bovenstaande opsomming ‘een centrum dat: (…)’ genoemd. Ook zijn indicatoren en
                                            normen hieraan gekoppeld. De onderbouwing hiervan is echter onduidelijk.
2.   Is duidelijk wat de reikwijdte is van  DEELS VOLDAAN: gedurende de uitwerking van het project in de definitiefase worden verschillende planningen en later ook een financiële
     het project in termen van tijd, geld   ramingen voor het project gegeven. De kwaliteitsvoorwaarden zijn in de Nota van uitgangspunten uitgewerkt. De planningen wordt echter
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                    bladzijde 49 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
     en kwaliteit? Zijn bandbreedtes        verschillende keren aangepast. Er wordt alleen een financiële bandbreedtes aangegeven.
     aangegeven?                            In de Projectopdracht Herontwikkeling Centrum Elst (12 februari 2007), wordt een raming van de kosten voor de definitiefase gegeven (€ 158.999),
                                            een globale planning vanaf de besluitvorming raad ontwikkelingsrichting (april 2007) t/m afronding invulling bouwlocaties (2012), en ten aanzien
                                            van de kwaliteit: “de kwaliteitseisen voor de te kiezen marktpartij zullen nog opgesteld worden (…).”aangegeven. Deze is echter enkel door het
                                            college vastgesteld.
                                            In het Plan van aanpak (december 2007) wordt een globale planning gegeven, toegelicht in de memo van 13 maart 2008. De financiële reikwijdte
                                            en reikwijdte in temen van kwaliteit is niet opgenomen (“De te maken kosten komen ten laste van de in de PNL opgenomen post”).
                                            Bij het voorstel voorbereidingskrediet Centrum Elst (24-06-2008) wordt een planning op hoofdlijnen en capaciteits- en budgetraming geleverd.
                                            In de Centrumvisie Elst (september 2008) worden geen bandbreedtes aangegeven. In een amendement d.d.28 oktober 2008 geeft de raad het
                                            college een aantal uitgangspunten (kaders) mee op functioneel gebied, verkeer, en ruimtelijk voor een verdere uitwerking in de Nota van
                                            uitgangspunten.
                                            In de Nota van uitgangspunten (10 februari 2009) tenslotte wordt in hoofdstuk 8 op de financiële haalbaarheid (globaal geraamd op € 7,4 miljoen
                                            ontwikkelkosten met een bandbreedte van €0 t.e.m. €7,4 miljoen) en planning (stappen en producten, echter zonder tijdsplanning) ingegaan en in
                                            Hoofdstuk 7 Uitwerking op onderdelen vindt een eerste uitwerking van de randvoorwaarden voor de verschillende ontwikkellocaties plaats. In
                                            twee aanvullende memo’s (11-02-2009 en 9-03-2009) en de bijlagen Haalbaarheidsanalyse Hart van Elst (Oranjewoud, september 2008) en
                                            Capaciteits- en budgetraming Centrum Elst d.d. 28-04-08 worden deze nader toegelicht.
3.   Welke middelen en instrumenten         DEELS VOLDAAN: Er worden in de Nota van uitgangspunten niet specifiek instrumenten genoemd die ingezet kunnen worden om de
     worden toegepast om de                 doelstellingen te bereiken. Wel wordt een raming van de financiële middelen gegeven. En er wordt aangegeven welke andere ‘producten’
     doelstellingen te bereiken? Wat is     (stedenbouwkundig plan, beeldkwaliteitplan, inrichtingsplan, bestemmingsplan, haalbaarheidsanalyse) gerealiseerd dienen te worden voor de
     de motivering hierbij?                 uitvoering van het project.
4.   Is er een tijdschema waarin de         VOLDAAN: Er wordt binnen het project in de definitiefase verschillende malen planningen aangegeven. Hieraan zijn verschillende malen ook
     verschillende projectfasen aan         nadrukkelijk de projectfases met tussenresultaten en data gekoppeld. De planningen worden echter regelmatig aangepast en de laatste
     concrete data en tussendoelen zijn     (schriftelijk) geleverde planning was bij het Voorstel Voorbereidingskrediet Centrum Elst (24-06-08).
     gekoppeld?                             -    In de Verkenning ontwikkeling Centrum Elst (Berenschot, juli 2005): stappenplan uitvoeringsproces. Stap 1. Schets en concept Programma van
                                                 Eisen, stap 2 Programma van Eisen en meer gedetailleerde marktverkenning, stap 3 met de marktpartijen stapsgewijs een uitwerkingsfase in
                                                 gaan en via raamcontracten tot eerste uitvoering komen. Nog niet gekoppeld aan datums. (Gaat hier in feite om initiatieffase)
                                            -    In de memo Winkelgebied 24 november 2005 (evaluatie) worden (uitgebreider) stappen voor het vervolg aangegeven, echter evenmin
                                                 gekoppeld aan datums. (Gaat hier in feite om initiatieffase)
                                            -    In de projectopdracht (feb. 2007) (niet aangeboden aan / vastgesteld door de raad) wordt een planning gegeven vanaf de besluitvorming raad
                                                 ontwikkelingsrichting (april 2007) t/m afronding invulling bouwlocaties (2012).
                                            -    In het voorstel Keuze ontwikkelingsrichting centrum Elst (Commissie ruimte 4 april 2007) wordt een globale planning gegeven met stappen en
                                                 globale data: Keuze raad - april 2007, opstellen keuzecriteria marktpartij – feb-mei 2007, keuze marktpartij - juli 2007, opstellen
                                                                              e                                             e
                                                 stedenbouwkundig plan – 2 helft 2007, aanpassen bestemmingsplan – 1 helft 2008, en start uitvoering – 2008.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                    bladzijde 50 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
                                            -     In het Plan van aanpak (december 2007) wordt een stappenplan met daaraan gekoppelde globale data genoemd: 1. Opstellen
                                                  conceptstedenbouwkundig model – jan-feb 2008, 2. Kiezen voor actieve rol inzake grondexploitatie – maart-mei 2008, 3. Opstellen financiële
                                                  legger – maart-mei 2008, 4. Bepalen en vastleggen ambities – jan-mei 2008, 5. Selecteren vastgoedontwikkelaar – juni 2008, 6. Opstellen
                                                  definitief stedenbouwkundig model - besluit/info raad – juli-sept 2008, 7. Uitvoeren studies – juli-sept. 2008, en 8. Opstellen
                                                  samenwerkingsovereenkomst – okt. 2008.
                                            -     Bij het Voorstel Voorbereidingskrediet Centrum Elst (24-06-08) wordt een gedetailleerde bijlage Planning op hoofdlijnen per fase uitgewerkt
                                                  bijgeleverd.
                                            -     In de Centrumvisie Elst (sept. 2008) wordt niet op een planning ingegaan.
                                            -     In Nota van uitgangspunten (feb. 2009) wordt niet op een planning ingegaan.
                                            -     In het interview d.d. 16 november 2009 wordt aangegeven dat nu gewerkt wordt aan het Beeldkwaliteitsplan (verwacht feb. 2010) en de
                                                  uitwerking van de verschillende deellocaties en het maken van nadere afspraken met de particulieren ontwikkelende partijen.
5.   Is er een gedegen financiële           DEELS VOLDAAN: Bij de Nota van uitgangspunten wordt voor het eerst een financiële onderbouwing van het project gegeven. Er is een
     onderbouwing (raming) van de           haalbaarheidsanalyse uitgevoerd. De financiële onderbouwing is nog vrij globaal van karakter, pas bij de uitwerking van de deellocaties kunnen
     kosten en opbrengsten, zowel de        in de investeringskosten en exploitatiekosten (per deellocatie) in beeld worden gebracht. Nu betreft de raming in de Nota van Uitgangspunten
     investeringskosten als (jaarlijkse)    een maximale kostenraming waarbij de mogelijke opbrengsten vooralsnog buiten beschouwing zijn gelaten. Het project is nog niet herleidbaar
     exploitatiekosten? Is de financiering  in de Begroting opgenomen, omdat er nog geen inzicht is in de kosten van het plan. Wel is het als incidenteel risico in de lijst ‘grote projecten,
     budgettair herkenbaar (herleidbaar)    niet zijnde grondexploitatie’ opgenomen.
     ingepast in de jaarlijkse begroting?   Bij de Nota van uitgangspunten is een financiële paragraaf opgenomen waarin staat aangegeven wat de kosten, baten en dekking zijn en wat
                                            verhaald wordt op de marktpartijen / ontwikkelaar en wat ten laste komt van de gemeente. De omvang van de kosten voor de gemeente worden
                                            geraamd op € 7,4 miljoen. Als bijlage is een Globaal overzicht financiële aspecten (28 april 2008) bijgevoegd, en de Haalbaarheidsanalyse Hart van
                                            Elst (Oranjewoud, september 2008). Daarnaast heeft het College naar aanleiding van vragen de Memo Financiële aspecten Nota van
                                            Uitgangspunten Centrum Elst (9 maar 2009) bijgevoegd. Bij amendement heeft de raad hierbij aangenomen: over de begroting van de kosten
                                            behorende bij de diversie fasen van uitvoering, gelijktijdig met de uitwerking van de deelplannen voor behandeling in de commissie en
                                            goedkeuring aan de raad voor te leggen.
                                            In 2008 is een haalbaarheidsonderzoek opgesteld. Deze is door het college uit het toenmalige voorstel gehaald. Vervolgens is in maart 2009 aan de
                                            raad een financiële bandbreedte gegeven. Echter de raad wilde zich hierin niet committeren. Dus wordt de financiële besluitvorming nu aan het
                                            inrichtingsplan gekoppeld dat eind 2010 / begin 2011 ter vaststelling wordt aangeboden (interview d.d. 16 november 2009)
                                            In het voorstel Winkelgebied Elst bij de Nota Verkenning ontwikkeling centrum Elst; Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005) die in de
                                            raad van 27 september 2005 vaststelt heeft het college het over ‘een financiële verkenning in de vorm van een beschrijving van de financiële
                                            punten en welke partijen daarbij een rol kunnen spelen’. Deze is evenwel in de Nota niet terug te vinden.
6.   Zijn de risico’s in beeld gebracht? Is NIET / DEELS VOLDAAN: Het college heeft een Haalbaarheidsanalyse Hart van Elst (Oranjewoud, september 2008) laten uitvoeren dat bij het
     de haalbaarheid getoetst? Zijn         Voorstel Nota van uitgangspunten (vastgesteld door de raad 31 maar 2009) is toegevoegd. Hierin zijn geen risico’s in beeld gebracht, dus ook
     beheersmaatregelen aangedragen?        geen beheersmaatregelen voor risico’s aangedragen. In de Programmaverantwoording- en programmarekening (raad, 26-05-2009) wordt Elst
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                    bladzijde 51 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
                                              Centrum voor het eerst als incidenteel risico in de lijst ‘grote projecten, niet zijnde grondexploitatie’ opgenomen met een raming (eenmalig
                                              risico) van € 5 miljoen.
7.   Is de projectorganisatie helder          VOLDAAN: In het Plan van Aanpak “Hart van Elst”(december 2007, vastgesteld door de raad 25 maart 2008) is de projectorganisatie beknopt
     omschreven (zowel intern als             beschreven en in het Communicatieplan project ‘Centrum Elst’ (september 2008, ter kennisname naar de raad 28 oktober 2008) uitgebreid
     extern)?                                 inclusief doelgroepen, projectgroep, en protocol klankbordgroep.
Met betrekking tot de informatievoorziening en besluitvorming:
8. Is uw verdere inbreng en rol in het        DEELS VOLDAAN: In planningen zijn veelal wel de beslismomenten voor de raad opgenomen. Wanneer en hoe de raad over de voortgang wordt
     vervolg van het project duidelijk? Is    geïnformeerd is niet vastgelegd.
     vastgelegd op welke momenten en          In het Communicatieplan project ‘Centrum Elst’ (september 2008, ter kennisname naar de raad 28 oktober 2008) is de raad als interne doelgroep
     op welke wijze u wordt                   opgenomen met als communicatiedoelstelling dat zij op diverse momenten bij het proces worden betrokken volgens de formele
     geïnformeerd over de voortgang en vergaderstructuur. Verder zijn binnen de halfjaarlijks bijgestelde communicatieplanning de raadsvoorstellen ingepland. Verder wordt niet ingegaan
     afronding van het project en op          op de rol van de raad binnen het proces of hoe de raad over de voortgang van het project zal worden geïnformeerd.
     welk moment u kan besluiten?             In bij voorstel aanwezige planningen wordt veelal wel aangegeven over welke documenten de raad dient te beslissen en wanneer zij deze kan
                                              verwachten. Ook in de kwartaalrapportage grote projecten worden de besluitvormingsmomenten specifiek benoemd. Deze gaan echter niet over
                                              de tussentijdse informatie t.a.v. het verloop van het project. Hierover heeft de raad in een amendement (27-09-2005) reeds aangegeven uitvoerig
                                              op de hoogte gehouden te willen worden: “dat hoewel de raad erkent dat de uitvoering een verantwoordelijkheid is van het college de raad
                                              geïnformeerd wil worden over de voortgang van het proces met inachtneming van de in dit amendement genoemde kader”.
9.   Zijn beslispunten expliciet              DEELS VOLDAAN: Over het algemeen zijn de beslispunten in het besluit vrij globaal (vaststellen van een Nota van uitgangspunten, instemmen
     geformuleerd? En is de voorgaande        met een Plan van Aanpak, etc.) zonder dat specifiek wordt uitgelicht over welke (inhoudelijke of procedurele) beleidskaders wordt besloten.
     besluithistorie toegelicht?              Soms leidt dit tot aanvullende memo’s met toelichtingen bij de nota of het voorstel, of zelfs de aanname van een amendement (28-10-2008)
                                              waarin de raad de beleidskaders /uitgangspunten specifiek benoemd.
                                              Ook de voorgaande besluithistorie wordt niet altijd helder aangegeven, al verbetert dit gedurende de loop van het project.
10. Is vastgelegd dat bij wijzigingen in      NIET VOLDAAN. Dit is niet specifiek in de Nota van Uitgangspunten opgenomen.
     scope, tijd, geld, risico’s en kwaliteit
                                              Wat betreft de uitwerking van de deellocaties is het project nog slechts globaal ingevuld wat ruimte geeft voor scopewijzigingen..
     u kunt besluiten of bijsturen, ofwel,
     is er ruimte voor scopewijzigingen?
C. Uitvoeringsfase (kwartaalrapportage = voortgangsrapportage)
Rol raad: Controle en zo nodig bijsturing tijdens de uitvoering van het project.
1.   Wordt u regelmatig (in                   Binnen de kwartaalrapportages en binnen de verantwoordingscyclus (begroting, voorjaars-/kadernota en najaarsnota) wordt de raad regelmatig
     kwartaalrapportages /                    geïnformeerd over de voortgang. Verder worde de raad ook geformeerd via memo’s bij vragen van de commissie Ruimte of raad. En zijn er
     voortgangsrapportages) ingelicht         daarnaast excursies, voorlichtingsavonden over het project geweest.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                       bladzijde 52 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
     over:
a)   de inhoudelijke ontwikkeling of        DEELS VOLDAAN: in de kwartaalrapportages wordt niet geïnformeerd over de realisatie van de doelstellingen van het project, slechts over
     realisatie van de doelstellingen van   plandata. Binnen de verantwoordingscyclus wordt tweemaal per jaar in de Begroting en Najaarsnota (november), en de Voorjaars-/Kadernota
     het project: wat wordt er bereikt?;    (mei/juni) over de voortgang van het project geïnformeerd. Elst Centrum is als speerpunt binnen de Begroting benoemd. Hiervoor zijn
                                            prioriteiten en activiteiten voor dat jaar opgenomen waarover in de daaropvolgende nota’s over de stand van zaken per 1 april (Voorjaarsnota)
                                            en per 1 september (Najaarsnota) wordt gerapporteerd. Gerapporteerd wordt over de voortgang van de activiteiten en niet zozeer de
                                            inhoudelijke ontwikkeling of realisatie van de doelstelling van het project.
b)   eventuele veranderingen in de          NIET VOLDAAN: In de kwartaalrapportages die er in 2007 en 2008 zijn geweest, wordt gerapporteerd over de plandata. Eventuele wijzigingen
     voorziene                              hierin zijn niet herleidbaar op eerdere plandata opgenomen (besluithistorie niet opgenomen). De laatste formele kwartaalrapportage was in
     (besluitvormings)procedure en uw       november 2008. In de Voorjaars- en Najaarsnota wordt vooral de stand van zaken voor de opgegeven prioriteiten en activiteiten voor dat jaar
     betrokkenheid hierbij;                 gegeven. Dat betreft niet altijd de (besluitvormings)procedure.
c)   eventuele veranderingen in de          NIET VOLDAAN: Niets over teruggevonden in de kwartaalrapportages of de verantwoordingscyclus.
     reikwijdte van het project;
d)   (afwijkingen in) de ontwikkelingen     NIET VOLDAAN
     in de planning (aanvankelijk en        De planningen zijn tijdens het verloop van het project verschillende keren aangepast. Van deze planningen is de raad veelal wel op de hoogte
     actueel);                              gesteld, echter niet wat de aanpassing / bijstelling hierin was (aanvankelijk vs. actueel).
e)   (afwijkingen in) de ontwikkeling van   NVT / NIET VOLDAAN.
     de financiën (kosten en                In deze fase is nog geen inzicht in (de ontwikkeling van) de financiën. Van eventuele wijzigingen hierin is nog geen sprake. Ook is het project nog
     opbrengsten); Zijn deze herkenbaar     niet opgenomen in de begroting, behalve als incidenteel risico in de risicoparagraaf van de Begroting.
     terug te voeren op informatie in de
     begrotingsstukken?;
f)   (afwijkingen in) de ontwikkeling van   NVT / NIET VOLDAAN.
     de aan het project verbonden           Er zijn nog geen risico’s voor het project beschreven. Het project is wel als incidenteel risico in de risicoparagraaf van de Begroting opgenomen.
     risico’s (inhoudelijk, planning,
     financiën, etc.);
g)   eventuele veranderingen in de wijze    NIET VOLDAAN.
     waarop het project wordt beheerst
     en beheerd;
h)   en alle overige informatie die het     NVT /DEELS VOLDAAN
     project raakt waarvan redelijkerwijs   In de Programmaverantwoording en programmarekening 2008 wordt aangegeven dat in december 2008 door de raad een voorbereidingsbesluit is
     kan worden verondersteld dat deze      genomen voor het Land van Tap om te voorkomen dat er ontwikkelingen plaatsvinden die niet passein in de toekomstige visie.
     informatie noodzakelijk is voor de
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                     bladzijde 53 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
     uitoefening van de controlerende
     taak van de raad.
2.   Worden de eventuele                    NVT / NIET VOLDAAN
     veranderingen en afwijkingen           Afwijkingen of veranderingen worden niet tot nauwelijks genoemd en kunnen dus ook niet verklaard worden.
     verklaard?
3.   Zijn de kwartaalrapportages tijdig     NIET / DEELS VOLDAAN.
     (eens per kwartaal) en inhoudelijk     De kwartaalrapportages zijn niet tijdig. Ze bevatten inhoudelijk de afgesproken plandata, echter leveren verder summiere informatie. De
     zoals afgesproken?                     informatievoorziening via de begroting, voorjaarsnota en najaarsnota is over het algemeen wel tijdig (2 x per jaar) en ook uitgebreider.
4.   Kunt u op basis van deze informatie    NIET VOLDAAN: Op basis van voortgangsinformatie in de kwartaalrapportages is het niet mogelijk om besluiten over bijvoorbeeld scopewijzingen
     afgewogen besluiten nemen? Is          etc. te nemen. Ook op basis van de voortgangsinformatie via de voorjaars- en najaarsnota is dit niet mogelijk omdat vaak alleen binnen één
     hierbij ruimte voor                    begrotingcyclus naar de voortgang gekeken wordt en bovendien niet gerapporteerd wordt op basis van de voortgang van de doelstelling of
     scopewijzigingen ofwel het             beleidskaders, maar op basis van prioriteiten / activiteiten voor dat jaar.
     bijstellen van de kaders? (Zie
     punten onder
     informatievoorziening en
     besluitvorming, uitwerkingsfase)
D. Nazorgfase (nazorgprogramma = eindrapportage)
Rol raad: Evaluatie en controle. Formele afronding project.
1.   Bent u binnen een afgesproken          NVT / DEELS VOLDAAN
     termijn in een eindrapportage
     ingelicht over de afronding,           In het voorstel Nota van Uitgangspunten Centrum Elst (31 maart 2009 door de raad vastgesteld) wordt aangegeven: “Nadat de raad heeft beslist
     realisatie en verschillen met het      over het Beeldkwaliteitsplan, het Stedenbouwkundig plan, het Bestemmingsplan en het Inrichtingsplan zal evaluatie plaats vinden en kan de raad
     oorspronkelijke besluit, en de         zo nodig bijsturen op het verdere proces van contactvorming en realisatie.” Er wordt geen datum voor deze evaluatie genoemd.
     verklaring hiervan? Is gerealiseerd
     wat is afgesproken in het              Er heeft eenmaal een tussentijdse evaluatie plaatsgevonden na afronding van de initiatieffase resulterend in de Verkenning ontwikkeling centrum
     startdocument?                         Elst; Elst Speciaal, een schetsboek (Berenschot, juli 2005) die in de raad 27 september 2005 vaststelt. Hierover is de raad ook geïnformeerd in een
                                            Memo Winkelgebied Elst d.d. 24 november 2005. In de evaluatie wordt aangegeven wat in de projectopdracht als het resultaat in 4 aspecten is
                                            benoemd en wat uiteindelijk (inhoudelijk) gerealiseerd is. De koppeling hiertussen is echter niet altijd even helder. Verder is de procesmatige
                                            aanpak uitgebreid geëvalueerd aangezien het hierbij een nieuwe werkwijze betrof met een uitgebreide rol voor de raad en andere betrokkenen.
                                            Verder is ook aandacht voor het budget (de budgetoverschrijding en verklaring hiervoor).
2.   Is het project intern geëvalueerd:     NVT / DEELS VOLDAAN
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                      bladzijde 54 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Checklist Grote Projecten, toepassing project Elst-Centrum
     het proces en functioneren van de      In de tussentijdse evaluatie van de initiatieffase is uitgebreid aandacht voor de evaluatie van de gebruikte nieuwe werkwijze (proces). De interne
     projectorganisatie?                    projectorganisatie krijgt geen aandacht [is eigenlijk ook meer zaak van het college  bedrijfsvoering]
3.   Is de samenwerking tussen college      NVT / NIET VOLDAAN
     en raad -het besluitvormingsproces     In de tussentijdse evaluatie van de initiatieffase was er geen speciale aandacht voor de samenwerking tussen college en raad en het
     en de informatievoorziening- ?         besluitvormingsproces en informatievoorziening, behalve dat door het raadsbesluit met opgelegde tijdslimieten en gekozen werkwijze er hoge
                                            tijdsdruk op het proces stond.
4.   Zijn hieruit leerpunten en             NVT / NIET VOLDAAN
     verbeterpunten geformuleerd en         Er zijn uit de tussentijdse evaluatie van de initiatieffase niet duidelijk leerpunten of verbeterpunten geformuleerd.
     worden deze omgezet in acties?
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                       bladzijde 55 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>NB In onderstaande checklist ligt de nadruk op de ontwikkeling van het STA beleid. De verordeningen t.a.v. subsidies, accommodatietarieven, en peuterspeelzaalwerk zijn
zoveel mogelijk buiten beschouwing gelaten.
Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
A. Initiatieffase (projectopdracht)
Rol raad: Visievorming, analyse en vaststellen nut & noodzaak project, oriëntatie en keuze alternatieve oplossingsrichtingen.
      Vraag                             Antwoord
5. Is er een heldere                    NIET / DEELS VOLDAAN
   probleemanalyse: is duidelijk        In feite is ‘probleem’ helder: door de gemeentelijke herindeling op januari 2001 is de ‘oneerlijke’ situatie ontstaan waarin vanuit de verschillende
   welk probleem wordt aangepakt        oorspronkelijke gemeenten verschillende subsidies en tarieven worden gehanteerd voor verenigingen en accommodaties, etc. Doel van het STA-project is
   (aard, omvang, oorzaken)?            dan ook te komen tot een harmonisering en ontwikkeling van een integraal subsidie, tarieven- en accommodatiebeleid. Eerst zal het subsidiebeleid
                                        worden uitgewerkt en geharmoniseerd en daarna het tarieven- en accommodatiebeleid. Deze oorspronkelijke opdracht uit de beginfase 2001/2002
                                        hebben wij niet terug kunnen vinden.
                                        De raad stelt de initiatieffase 30 september 2003 het rapport ‘Accommodatiebeleid Overbetuwe’ vast als tussenrapport en werkdocument. Het kan
                                        beschouwd als startdocument (er is nog geen sprake van een formele projectopdracht omdat er nog niet standaard gewerkt wordt volgens de Leidraad
                                                               6
                                        projectmatig werken ): Helaas hebben wij dit rapport niet tot onze beschikking. Uit het bijbehorende raadsvoorstel blijkt evenwel dat er een de
                                        uitgangspunten (aanbod, beheer en exploitatie van aanwezige sport- en welzijnsaccommodaties) zijn geïnventariseerd en geanalyseerd door deze tegen
                                        het huidige gebruik, de wenselijke beheer- en exploitatievormen en de wenselijke gemeentelijk rol af te zetten. Er is in dit rapport echter geen sprake van
                                        een heldere, volledige (benoemde) probleemanalyse (aard, omvang, oorzaken).
6. Zijn meerdere alternatieve           NIET VOLDAAN
   oplossingsrichtingen                 In het tussenrapport en werkdocument ‘Accommodatiebeleid Overbetuwe’ (30-09-03 vastgesteld door de raad) wordt niet gewerkt met scenario’s of
   aangegeven en zijn de                alternatieve oplossingsrichtingen.
   aannames hieronder                   Overigens wordt in een latere fase van het project, bij de verdere uitwerking van de verschillende clusters, wel in meer of mindere mate gewerkt met
   onderbouwd? Hoe vind de              scenario’s. In de Notitie STA-beleid en MFA’s (2007) wordt een drietal scenario’s beschreven over de manier waarop de gemeente haar positie t.o.v.
   afweging tussen alternatieven        MFA’s kan bepalen. In de Notitie STA-beleid en binnensport (2007) wordt een drietal opties voor harmoniseren van de tarieven beschreven. En ook in de
   plaats, en wat zijn de               Notitie STA-beleid en tennissport (2007) wordt een tweetal opties voor harmonisatie gegeven. Voor deze scenario’s / opties wordt door een
   voorkeuren en motiveringen           (beargumenteerde) voorkeur aangegeven.
   hierbij?                             In latere raadsvoorstellen (vanaf ca. 2004?) wordt standaard gevraagd naar argumenten en alternatieven. Dat wil overigens niet zeggen dat er ook
                                        standaard alternatieven worden aangegeven.
6
  Voor de latere te ontwikkelen Nota Accommodatiebeleid die begin 2010 wordt verwacht, is wel een projectopdracht opgesteld.
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                      bladzijde 56 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
7. Zijn belangen en wensen van          (DEELS) VOLDAAN
   beoogde doelgroep(en) en             Ten behoeve van het tussenrapport en werkdocument ‘Accommodatiebeleid Overbetuwe’ (30-09-03 vastgesteld door de raad) zijn de beoogde
   eventueel betrokken derden in        doelgroepen (verenigingen etc.) en betrokken derden (bijv. verhuurders) geïnventariseerd. Volgens het Raadsvoorstel STA voor uw zaak (raad 28 sept.
   beeld? Hoe worden deze in de         2004) is er bij de uitwerking van het subsidiebeleid in 2002 sprake geweest van een interactieve beleidsontwikkeling met de doelgroepen via
   verdere ontwikkeling van het         voorlichtings- en inspraakbijeenkomsten. Voor het tussenrapport ‘Accommodatiebeleid Overbetuwe’ (30-09-03) was er in 2003 de mogelijkheid voor
   project betrokken? Wat is de rol     geïnteresseerden om zitting te nemen in een Klankbordgroep (beheerder, en exploitanten van sport- en welzijnsaccommodaties) die hiertoe tweemaal
   van de gemeente?                     bijeen is gekomen. Ook de raad was hierbij sterk betrokken via de commissie STA.
                                        Voor de latere uitwerking of integratie van het STA beleid voor de notitie ‘STA voor uw zaak, raad 28 sept. 2004) was het volgens het college gezien het
                                        krappe tijdsaspect niet mogelijk om deze op interactieve wijze met” het veld” tot stand te brengen. Wel zijn in okt/nov 2004 voorlichtingsbijeenkomsten
                                        belegd om de beleidskaders toe te lichten.
                                        Voor de verdere uitwerking van het STA – beleid in clusters is een communicatieplan ‘Uitwerken STA project’ (datum onbekend) opgesteld. Hierin wordt
                                        de communicatie tot nu toe, de aanpak en organisatie van het project beschreven, en hoe de interne en externe communicatie zal plaatsvinden. De
                                        interne communicatie beperkt zich tot op het niveau van de projectgroep en stuurgroep. De raad heeft hierin geen rol. De externe communicatie zal per
                                        cluster plaatsvinden. Per cluster is globaal aangegeven wie (type verenigingen) op welk moment gecommuniceerd dient te worden en wie
                                        verantwoordelijk is. Wat de rol is van de gemeente word niet aangeven. Dit communicatieplan is echter niet aan de raad gecommuniceerd.
8. Past het project binnen het          VOLDAAN
   gemeentelijke beleid en wat zijn     Het STA-beleid valt binnen het Programma Sport, cultuur en recreatie van de programmabegroting.
   raakpunten met overig                Het heeft verder raakpunten met de DOP’s (Dorpsontwikkelingsplannen) wat betreft het in stand houden van het voorzieningenniveau, de Cultuurnota,
   flankerend beleid?                   de Sportnota, de Brede School, en anderen. Veelal heeft het STA- beleid hierin een kaderstellende rol. Veelal wordt dit in deze rapporten aangegeven. Ook
                                        in het werkdocument ‘Accommodatiebeleid Overbetuwe’ is relevant beleid geïnventariseerd.
B. Uitwerkingsfase (realisatieprogramma)
Rol raad: Afweging en besluitvorming concrete vormgeving project, inclusief afspraken over de informatievoorziening en verdere besluitvorming. Formele start project.
11. Wat wil de gemeente                 (DEELS) VOLDAAN: In het startdocument/plan van aanpak notitie ‘STA voor uw Zaak’ wordt een overkoepelend doel genoemd voor het project. Ook wordt
   bereiken: zijn de doelstellingen     een gewenst (maatschappelijk) effect opgegeven. Het doel is helder en specifiek, echter niet tijdgebonden. Ook in de Programmabegroting wordt een
   helder en meetbaar (SMART)           projectdoel genoemd. Deze komt echter niet volledig overeen met die uit de notitie ‘STA voor uw Zaak’. Daarnaast zijn in de Begroting ook indicatoren en
   geformuleerd? Zowel beoogde          normen geformuleerd.
   maatschappelijke effecten als        De notitie ‘STA voor uw Zaak’ (raad 28 sept. 2004) zou kunnen worden beschouwd als plan van aanpak of realisatieprogramma voor de verdere
   beoogde resultaten en                uitwerking en vormgeving van het STA project, waartoe een aanzet is gegeven in het raadsvoorstel Accommodatiebeleid (raad 30 sept. 2003) en de drie
   prestaties, geconcretiseerd in       moties met betrekking to de uitwerking en vervolgprocedure hiervan. In de Nota STA voor uw zaak worden een aantal uitgangspunten voor uitwerking
   indicatoren en normen.               uitgewerkt en een 14-tal voorstellen voor beleidskaders gedaan waarover de raad dient te beslissen op basis waarvan het college het beleid verder uit
                                        gaat werken in clusters.
                                        Als overkoepelend doel in het bijbehorende raadsvoorstel (raad 28 sept. 2004) wordt genoemd: “Doel is de vaststelling van heldere eenduidige kader op
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                      bladzijde 57 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
                                        het gebied van integraal subsidie-, tarieven- en accommodatiebeleid. Het effect moet zijn handhaving en vergroting van de leefbaarheid in de kernen, het
                                        stimuleren van actieve deelname van onze bewoners aan activiteiten, het betaalbaar en toegankelijk houden van ondersteunende accommodaties en het
                                        inzichtelijk maken van de werkelijke kosten om dit mogelijk te maken”
                                        Hiermee wordt zowel een doel en resultaat als maatschappelijk effect aangegeven.
                                        Ook in de Programmabegroting ( 2007/8) worden doelen, indicatoren en normen genoemd voor het STA-beleid genoemd:
                                        “- Doel van de aanpassingen in het subsidie-, tarieven- en accommodatiebeleid is te komen tot een geharmoniseerd en integraal beleid dat transparant,
                                        eenduidig, eenvoudig en voor alle verenigingen en instellingen van de gemeente gelijk is.
                                        - Maximale bezetting van de bestaande gemeentelijke accommodaties, dus meer multifunctioneel gebruik van de aanwezige ruimte”
                                        Indicator (norm):
                                        “- kostendekkendheid van huren van gemeentelijke accommodaties (% kostendekkendheid: n.b.);
                                        - gebruik van gemeentelijke accommodaties (% bezetting per m2 vloeroppervlak: n.b.).”
                                        Het doel komt niet precies overeen met het doel genoemd in het raadsvoorstel, maar heeft wel dezelfde strekking. Wat betreft de specificiteit,
                                        meetbaarheid, accepteerbaarheid, realistisch, en tijdgebondenheid, (ofwel SMART), wordt dit voor een deel concreter (meetbaar) via de indicatoren,
                                        echter er is hier geen norm aan gekoppeld. Ook is het doel niet tijdsgebonden geformuleerd. In het raadsvoorstel zelf wordt wel een tijdpad aangegeven
                                        wanneer het doel bereikt zou moeten worden (uiterlijk 1 januari 2006).
                                        Voor het accommodatiebeleid (speerpunt in de Begroting 2009) wordt als indicator genoemd: ‘De mate van tevredenheid van de gebruikers van
                                        gemeentelijke accommodatie’. Hiervoor staat als norm: 0-meting voor 2008 uitvoeren. In de Begroting 2010 wordt hiervoor voor 2008 6,4 aangegeven
                                        met prognoses voor 2010 (7,0) en 2012 (7,5).
12. Is duidelijk wat de reikwijdte      DEELS VOLDAAN
   is van het project in termen van     In STA voor uw zaak (raad 28 sept. 2004) wordt een tijdpad aangegeven voor de verschillende clusters. De implementatie moet uiterlijk 1 januari 2006
   tijd, geld en kwaliteit? Zijn        afgerond zijn. Deze planning wordt uiteindelijk voor geen van de clusters behaald.
   bandbreedtes aangegeven?             De financiële kaders of reikwijdte van het project in de notitie ‘STA voor uw zaak’ niet (goed) in kaart gebracht: “een uitgebreid financiële paragraaf
                                        ontbreekt in ons rapport”. Men verwijst in STA voor uw zaak hiervoor naar de uitwerking per cluster.
                                        De kaders voor kwaliteit zijn in de Nota STA voor uw zaak in de vorm van een aantal kernkwaliteiten van het subsidiebeleid vastgelegd en uitgangspunten
                                        voor toekomstig beleid vastgelegd
                                        Er worden geen bandbreedtes voor tijd, geld en kwaliteit aangegeven.
13. Welke middelen en                   NIET VOLDAAN
   instrumenten worden toegepast        Er wordt in de Nota STA voor uw zaak (raad 28 sept. 2004) geen inzicht gegeven in de in te zetten middelen en/of instrumenten.
   om de doelstellingen te
   bereiken? Wat is de motivering
   hierbij?
14. Is er een tijdschema waarin de      NIET / DEELS VOLDAAN
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                       bladzijde 58 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
   verschillende projectfasen aan       Er wordt in de nota STA voor uw zaak (raad 28 sept. 2004) een tijdschema / planning opgenomen. Voor de zes clusters is voor ieder aangegeven wanneer
   concrete data en tussendoelen        (de uitwerking van) het beleid gereed dient te zijn door vaststelling gemeenteraad, en wanneer de tarifering gereed en toepasbaar dient te zijn via de
   zijn gekoppeld?                      tarievenverordening. De totale implementatie moet uiterlijk 1 januari 2006 afgerond zijn. Deze is in de nota echter niet gedetailleerd uitgewerkt op basis
                                        van verschillende projectfasen en koppeling aan tussendoelen. De raad geeft ook aan ( in de commissie Burger2 sept. 2004 ) behoefte te hebben aan
                                        meer concrete deadlines wanneer welke fase wordt afgerond. Men maakt zich zorgen over de haalbaarheid van de planning. De planning wordt
                                        uiteindelijk voor geen van de clusters behaald.
15. Is er een gedegen financiële        NIET VOLDAAN
   onderbouwing (raming) van de         Een gedegen financiële onderbouwing ontbreekt in de notitie ‘STA voor uw zaak’: “een uitgebreid financiële paragraaf ontbreekt in ons rapport”. Men
   kosten en opbrengsten, zowel         verwijst in hiervoor naar de uitwerking per cluster, maar ook hier blijft men voor een aantal clusters in gebreke. In het raadsvoorstel ‘STA-beleid MFA’s,
   de investeringskosten als            binnensport en tennis’ (raad 15 sept. 2007) wordt wederom aangegeven dat het nog niet mogelijk is om een totaaloverzicht te geven waar in de
   (jaarlijkse) exploitatiekosten? Is   financiële gevolge van de voorstellen van de multifunctionele accommodaties (MFA’s) en binnensportaccommodaties zijn opgenomen. Er wordt wel een
   de financiering budgettair           voorlopig financieel plaatje voor 2008 neergelegd. Indien de financiële consequenties inzichtelijk zijn komt het college met een aanvullend voorstel. In het
   herkenbaar (herleidbaar)             raadsvoorstel Verordening tarieven gemeentelijke accommodaties 2008 (raad 29 januari 2008) komt men met een verder ingevuld financieel plaatje,
   ingepast in de jaarlijkse            maar nog steeds is deze niet volledig en zal dus ook nog geen voorstel tot begrotingswijziging worden gedaan. Men wil deze dan meenemen in de
   begroting?                           voorjaarsnota of najaarsnota 2008. De complexiteit van het onderwerp maakt het lastig een volledig en onderbouwd financieel plaatje neer te leggen,
                                        omdat de gemeente hierin ook afhankelijk is van afspraken met derden,
                                        VOLDAAN
                                        Het STA beleid is als speerpunt herleidbaar in de begroting opgenomen. Het komt in de begrotingsbehandelingen ook aan bod, in de beginfase onder
                                        meer als gevolg van de voorgestelde taakstellende bezuiniging van €25.000 per jaar cumulatief voor 4 jaar (totaal €100.000). Deze wordt voor het laatste
                                        jaar 2007 ingetrokken in behandeling en vaststelling van de programmabegroting 2007-2010.
16. Zijn de risico’s in beeld           NIET VOLDAAN
   gebracht? Is de haalbaarheid         Het ontbreekt aan een concrete risicoanalyse in STA voor uw zaak (raad 28 sept. 2004). Ook de haalbaarheid van het project is niet in beeld gebracht. Er
   getoetst? Zijn beheers-              zijn daarom ook geen beheersmaatregelen aangedragen om eventuele risico’s te kunnen beheersen.
   maatregelen aangedragen?
17. Is de projectorganisatie helder     DEELS VOLDAAN
   omschreven (zowel intern als         In STA voor uw zaak (raad 28 sept. 2004) is het resultaat van de projectgroep Commissie STA die hiermee wordt opgeheven. Er wordt in de nota geen
   extern)?                             inzicht gegeven in de eventuele projectorganisatie (intern of extern) ofwel hoe het project verder binnen de organisatie wordt opgepakt.
                                        In het communicatieplan ‘Uitwerken STA project’ (datum onbekend) wordt wel de samenstelling van een projectorganisatie en stuurgroep aangegeven.
                                        Het communicatieplan is echter niet aan de raad gecommuniceerd.
Met betrekking tot de informatievoorziening en besluitvorming:
18. Is uw verdere inbreng en rol in NIET (DEELS) VOLDAAN
   het vervolg van het project          In principe besluit de raad over het vaststellen van de verordeningen, het beleid voor de verschillende clusters, en de evaluatie. Er is een planning in ‘STA
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                       bladzijde 59 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
   duidelijk? Is vastgelegd op welke    voor uw Zaak’ (raad 28 sept. 2004) opgenomen wanneer de beleidscluster af zouden moeten zijn (en dus impliciet ook naar de raad gaan). Er is geen
   momenten en op welke wijze u         expliciete aandacht voor de rol van de raad in het vervolg van het project.
   wordt geïnformeerd over de           Over de momenten wanneer en waarop de raad wordt geïnformeerd over de voortgang is niets vermeld. In de praktijk wordt de raad wel geïnformeerd
   voortgang en afronding van het       over de voortgang maar moet daar veelal dan expliciet naar vragen. In een motie en amendement naar aanleiding van de behandeling van het
   project en op welk moment u          Raadsvoorstel: Subsidie, Tarieven en Accommodatiebeleid (STA) voor de clusters peuterspeelzalen, zwembaden, en buitensportaccommodaties (raad 29
   kan besluiten?                       nov. 2005) geeft de raad wel aan behoefte te hebben het beter kunnen volgen van de uitwerking van het STA-beleid. (Motie D66 Uitwerking STA-beleid :
                                        “Dat, gedurende de voortgang van de uitwerking van het STA-beleid van 28 september 2004, de resultaten hiervan consequent worden voorgelegd aan
                                        de commissie Evaluatie en Controle” en Amendement D66 Uitwerking STA-beleid: “In die situaties waar effecten van het STA-beleid, vastgesteld in het
                                        raadsbesluit van 28 september, tot volstrekt ongewenste situaties zou leiden, een raadscommissie, na zorgvuldig bestuderen van genoemde effecten, tot
                                        een advies kan komen met als enig doel het compenseren van die onvoorziene en ongewenste effecten”.)
                                        Onduidelijk is of- en in welke vorm- er vervolg aan deze motie of amendement is gegeven.
19. Zijn beslispunten expliciet         DEELS VOLDAAN
   geformuleerd? En is de               Beslispunten zijn expliciet geformuleerd en veelal wordt ook verwezen naar eerdere besluiten. Niet altijd helder is in welke gevallen eerdere besluiten
   voorgaande besluithistorie           worden herzien.
   toegelicht?
20. Is vastgelegd dat bij               NIET VOLDAAN
   wijzigingen in scope, tijd, geld,
                                        Dit wordt niet expliciet in de nota STA voor uw Zaak (raad 28 sept. 2004) aangeven. Scopewijzigingen vinden echter wel plaats. Eerder vastgestelde
   risico’s en kwaliteit u kunt
                                        uitgangspunten / kaders in STA v oor uw Zaak worden in de uitwerking in clusters enkele malen herzien.
   besluiten of bijsturen, ofwel, is
   er ruimte voor
   scopewijzigingen?
C. Uitvoeringsfase (kwartaalrapportage = voortgangsrapportage)
Rol raad: Controle en zo nodig bijsturing tijdens de uitvoering van het project.
5.    Wordt u regelmatig (in            NIET VOLDAAN
      kwartaalrapportages /             Telkens wanneer de uitwerking van een cluster is afgerond komt deze naar de raad. In de tussentijd wordt de raad hierover niet geïnformeerd.
                                                                                                                                                    e
      voortgangsrapportages)            Er zijn driemaal kwartaalrapportages grote projecten geweest waar ook het STA project op staat. Na het 1 kwartaal van 2008 zijn er geen
      ingelicht over:                   kwartaalrapportages grote projecten geweest. Verder wordt de raad via de Kadernota, najaarsnota en begroting over het project ingelicht. En wordt de
                                        raad geïnformeerd via Memo’s en mondelinge toelichtingen van de wethouder op expliciete vragen van de raad naar de stand van zaken.
i)    de inhoudelijke ontwikkeling      DEELS VOLDAAN
      of realisatie van de              In de Programmabegroting (dus eens per jaar). Niet in de kwartaalrapportages.
      doelstellingen van het project:
      wat wordt er bereikt?;
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                     bladzijde 60 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
j)   eventuele veranderingen in         NIET VOLDAAN
     de voorziene                       Incidenteel. Dit zou via de plandata in de kwartaalrapportages moeten gebeuren. Deze zijn echter tot nu toe te onregelmatig geweest.
     (besluitvormings)procedure
     en uw betrokkenheid hierbij;
k)   eventuele veranderingen in         NIET VOLDAAN
     de reikwijdte van het project;     Incidenteel.
l)   (afwijkingen in) de                NIET VOLDAAN
     ontwikkelingen in de planning      Incidenteel.
     (aanvankelijk en actueel);
m) (afwijkingen in) de                  DEELS VOLDAAN
     ontwikkeling van de financiën      Incidenteel. Deels via de jaarstukken.
     (kosten en opbrengsten); Zijn      STA is (herkenbaar) opgenomen als speerpunt in het Programma Sport, cultuur en recreatie
     deze herkenbaar terug te
     voeren op informatie in de
     begrotingsstukken?;
n)   (afwijkingen in) de                NIET VOLDAAN
     ontwikkeling van de aan het        STA is niet opgenomen in de risicoparagraaf.
     project verbonden risico’s
     (inhoudelijk, planning,
     financiën, etc.);
o)   eventuele veranderingen in         NIET VOLDAAN
     de wijze waarop het project        Nee.
     wordt beheerst en beheerd;
p)   en alle overige informatie die     NIET VOLDAAN
     het project raakt waarvan          Nee.
     redelijkerwijs kan worden
     verondersteld dat deze
     informatie noodzakelijk is
     voor de uitoefening van de
     controlerende taak van de
     raad.
6.   Worden de eventuele                DEELS VOLDAAN
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                   bladzijde 61 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
     veranderingen en afwijkingen       Als er sprake van veranderingen zijn, worden deze veelal wel toegelicht.
     verklaard?
7.   Zijn de kwartaalrapportages        NIET VOLDAAN
     tijdig (eens per kwartaal) en      Nee, de rapportages zijn bij lange niet tijdig. Er zijn er maar drie geweest sinds 2007. Verder is de afspraak alleen dat er over de planning wordt
     inhoudelijk zoals                  geïnformeerd. Deze informatie is in de drie beschikbare kwartaalrapportages wel (summier) aangegeven.
     afgesproken?
8.   Kunt u op basis van deze           NIET VOLDAAN
     informatie afgewogen               In feite ontbreekt het de raad aan inzicht in de voortgang van het project. Via de regelmatig vast te stellen tarieven- en subsidieverordeningen en
     besluiten nemen? Is hierbij        tussentijds vast te stellen beleidstukken, en evaluatie, wordt de raad wel regelmatig ‘ingelicht’ over de voortgang. Dit is echter niet structureel of volgens
     ruimte voor scopewijzigingen       een bepaalde stramien / afspraak..
     ofwel het bijstellen van de
     kaders? (Zie punten onder
     informatievoorziening en
     besluitvorming,
     uitwerkingsfase)
D. Nazorgfase (nazorgprogramma = eindrapportage)
Rol raad: Evaluatie en controle. Formele afronding project.
5.    Bent u binnen een                 DEELS VOLDAAN
      afgesproken termijn in een        In STA voor uw Zaak (2004) is nog sprake van een eerste evaluatie in de eerste helft van 2007. Uiteindelijk wordt in 2009 een eerste ‘globale’ evaluatie
      eindrapportage ingelicht          uitgevoerd. Hierin wordt gespiegeld aan de afspraken zoals gemaakt in STA voor uw Zaak. Een uitgebreide evaluatie is nu voorzien voor 2011 omdat dan
      over de afronding, realisatie     al het beleid ook daadwerkelijke een jaar in werking is.
      en verschillen met het            Het subsidiebeleid is eerder geëvalueerd in 2007.
      oorspronkelijke besluit, en de    Er is nog geen formele afsluiting van het project, omdat nu wederom het accommodatiebeleid verder uitgewerkt gaat worden. Wel is aan alle clusters nu
      verklaring hiervan? Is            uitwerking gegeven, zoals voorgesteld in de Nota STA voor uw Zaak (raad 28 sept. 2004). In 2010 is alle geharmoniseerd. Nog niet aan alle moties is
      gerealiseerd wat is               uitwerking gegeven (zie interview), dit moet nu gaan gebeuren met de uitwerking van de Nota Accommodatiebeleid begin 2010.
      afgesproken in het                Evaluatie is een standaardvraag binnen het raadsvoorstel van Overbetuwe.
      startdocument?
6.    Is het project intern             NIET VOLDAAN
      geëvalueerd: het proces en        De projectorganisatie zelf is niet geëvalueerd [gemiste kans: door extern uit te besteden zijn dossiers incompleet, en bovendien is het project erg
      functioneren van de               uitgelopen en hiervoor wordt, behalve dat het een zeer complex project betreft, geen goede verklaring voor gegeven].
      projectorganisatie?
7.    Is de samenwerking tussen         NIET VOLDAAN
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                        bladzijde 62 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Checklist grote projecten, toepassing STA-project
      college en raad -het              Nee
      besluitvormingsproces en de
      informatievoorziening-
      geëvalueerd?
8.    Zijn hieruit leerpunten en        DEELS VOLDAAN
      verbeterpunten                    Er worden in de evaluatie(s) aanbevelingen gedaan. Deze betreffen echter vooral (kaderstellende) aanbevelingen voor de verdere uitwerking van het
      geformuleerd en worden            beleid. De uitgebreide evaluatie dient nog plaats te vinden in 2011
      deze omgezet in acties?
Sturing grote projecten, Rekenkamercommissie Overbetuwe / september ’10                                     bladzijde 63 van 63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>