<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>-i\)rz-
 --lão-o-Míerlo                                                                Raadsvoorstel
                                                                               RV GM2OI7.OOI738A
       Onderwerp
       Evaluatie bestuurlijk proces planning en control cyclus
       Beslispunten
        1. ln te stemmen met  de voorstellen over de kadernota
       2. ln te stemmen  met  de voorstellen over de begroting
       3. ln te stemmen  met  de voorstellen over de tussentijdse rapportages
      4. ln te stemmen   met  de voorgestelde planningen
       lnleiding
      Vorig jaar mei heeft de raad ingestemd met een aantal verbetervoorstellen over (het
       bestuurlijke proces van) de planning en controlcyclus (GM2016.01304). Het raadsvoorstel en
       het geamendeerde raadsbesluit hierover zijn als bijlagen toegevoegd. ln het voorliggende
      raadsvoorstel worden de besluiten kort geëvalueerd.
      Wat willen we bereiken
      Wij zijn nagegaan of de besluiten van vorig jaar hebben geleid tot een verbetering van de
      planning en control cyclus, De besluiten van vorig jaar staan in het onderdeel Argumenten
      tussen aanhalingstekens en zijn cursief gedrukt. Daar waar nodig stellen wij aanpassingen voor.
      Argumenten
      l.l De onderstaande besluiten hadden betrekking op de kadernota.
      "Besluit l: alle voorstellen nieuw beleid aandragen bij de kadernota en sturen op een sluitende
      begroting."
      Wij stellen voor om de kadernota in de huidige vorm te handhaven. Vorig jaar is gebleken dat
      de kadernota een goede basis vormt voor de begroting. De kadernota kan verder worden
      verbeterd door nadrukkelijk de aandacht te leggen op belangrijke beleidsvoornemens, niet
      alleen op financiële ontwikkelingen en uitgangspunten. Als er voldoende bekend is over de
     financiële gevolgen van de beleidsvoornemens, dan wordt dit (voorlopig) doorgerekend voor
      de komende vier begrotingsjaren. Het beleid staat echter voorop in de kadernota; de financiële
      doorrekening is "slechts" een resultante ervan.
      Door de kadernota vast te laten stellen door de gemeenteraad, hoeven er bij de begroting geen
     wijzigingen van beleid meer meegenomen te worden. Tenzij er aanleidingen zijn die ertoe
     dwingen om bij de begroting aanvullende maatregelen te nemen, zoals financiële fluctuaties
     vanwege de septembercirculaire, onvoorziene omstandigheden en ontwikkelingen of kansen
     die bijde kadernota nog niet bekend waren.
     "Besluit 2: de 1" tussentijdse rapportage niet opnemen in de kadernota maar direct
     behandelen nadat deze in mei aan de gemeenteraad is aangeboden, voorafgaand aan de
     behandeling van de kadernota."
     Vorig jaar is de 1u tussentijdse rapportage niet opgenomen in de kadernota, maar als
     afzonderlijk document besproken en vastgesteld door de raad.
     Wij stellen voor om dit besluit te handhaven (zie planning op de volgende pagina). De 1"
     tussentijdse rapportage wordt, vóór behandeling in de raadskamer, in de algemene kamer
     besproken.
     RV GM2017.001738A Evaluatie bestuurlijk proces planning en control cyclus                       blad I van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre> --l--
-:\)rz-
      "Besluit 3: de meicirculaire verwerken in de kadernota en niet als aparte raadsinformatiebrief."
     Wij stellen voor om dit besluit te handhaven.
      "Besluit 4: het houden van een technische presentatie van de kadernota."
      De kadernota wordt uitgereikt in de raadskamer van medio juni (in 2017: 15 juni). Dan is er ook
     een bestuurlijke presentatie (op hoofdlijnen) door de verantwoordelijke portefeuillehouders.
     ln de daarop volgende kamers (in 2017: 26, 2'7 en 28 juni) vindt er een beleidsmatige
     behandeling plaats van specifieke onderdelen uit de kadernota. De inhoud van deze
     behandeling is mede afhankelijk van de behoefte vanuit de raad. De griffie zal dit vooraf
     inventariseren. Technische vragen kunnen tijdens de behandeling of schriftelijk vooraf worden
     gesteld.
     "Besluít 5: het gelijkstellen van het bestuurlijke traject bij kadernota en begroting."
    Wij stellen voor om dit besluit te handhaven. Dit houdt in dat elke fractie zowel bij de kadernota
    als bij de begroting haar bevindingen kan publiceren in Middenstandsbelangen. Daarnaast
    wordt het besluit om de kadernota in één raadsvergadering te behandelen én vast te stellen
    gehandhaafd. Evenals vorig jaar is er wel een datum gepland voor eventuele uitloop.
    De                       de     n     van de 1" tusse               ta             (conform besluit 2)
       Nr.                                Activiteit                            Startdatum        Einddatum            Actíe door
              Bestuurlijke traject
         1    Behandeling lu tussentijdse rapportage in college                 9-5-2017 C)      9-5-201 7 (.)  College
         2    Sturen 1" tussentijdse rapportage aan raad                          11-5-2017        11-5-2017    Griffie
         3    Behandeling in de algemene kamer                                   31-5-2017        31-5-2017     Raad
        4     Vaststellen'1" tussentijdse rapportage                              15-6-2017        15-6-2017    Raad
    (x) Dit betekent dat de werkzaamheden         hiervoor al vóór de peildatum van I mei plaats moeten vinden. Eén algemene
   kamer later is geen optie. De behandeling is dan op 28-6, maar dan is al met de raad gesproken over de kadernota (op
    I 5-6). Het voorstel is dan ook om in 201 7 de peildatum van I april aan te houden.
    De voo          estelde     lannin van de kadernota
                                         Activite¡t                             Startdatum       Einddatum            Actie door
             Bestuurlijke traject
        1     1e behandeling concept kadernota in college                         6-6-2017        6-6-2017     College
             2e behandeling concept kadernota in college
       2.                                                                        13-6-2017       13-6-2017     College
             (met uitwerking meicirculaire)
       3
             Aanbieding en bestuurlijke presentatie in raadskamer                15-6-2017       15-6-2017     College
             (beeldvorm¡nq)
             Gelegenheid tot stellen van technische vragen (niet politiek)
       4.    (vraqen schrifteliik indienen bii de oriffie)                       16-6-2017       28-6-2017     Raad
       t     Beleidsmatige behandeling kadernota in kamers                      26-6-2017        28-6-2017
             (oordeelsvorm¡nq)                                                                                 College
             Beantwoording vragen en bespreken met verantwoordelijke
       6.    portefeuillehouders                                                16-6-2017        2S-6-2017     Afdelingen
       7    Versturen beantwoording vragen                                      16-6-2017        29-6-2017     Griffie
            Ontvangst 1' termijn algemene beschouwingen raad
       8.                                                                       29-6-2017        29-6-2017     Griffie
            voor publicatie in Middenstandsbelanqen
       9.   Publicatie in Middenstandsbelangen                                   5-7-2017         5-7-2017     Griffie
      10.   Behandeling en vaststelling kadernota (evt. uitloop: ''13-7)        10-7-2017        10-7-2017
            (besluitvorm¡nq)                                                                                   Raad
   RV GM2017.0017384 Evaluatie bestuurlijk proces planning en control cyclus                                                     blad 2 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre> --l--
-i\Jrz-
      2.'l De onderstaande besluiten hadden betrekking op de begroting.
      "Besluit 6: de septembercirculaire verwerken in de B&W-versie van de begroting."
      Wij stellen voor om dit besluit te handhaven.
      "Besluit 7: het houden van een technische presentatie van de begroting."
      De begroting wordt uitgereikt in de raadskamervan begin oktober (in 2017: 9 oktober). Dan is
      er ook een bestuurlijke presentatie (op hoofdlijnen) door de verantwoordelijke
      portefeuillehouders. ln de daarop volgende kamers (in 2017: 30 en 31 oktober en 1 november)
     vindt er een beleidsmatige behandeling plaats van specifieke onderdelen uit de begroting. De
      inhoud van deze behandeling is mede afhankelijk van de behoefte vanuit de raad. De griffie zal
     dit vooraf inventaríseren. Technische vragen kunnen tijdens de behandeling of schriftelijk
     vooraf worden gesteld.
       "Besluit 8: als de fracties behoefte hebben aan een reactie van het college op de door hen
     ingediende wíjzigingsvoorstellen, geven zij dit aan bij het indienen van deze voorstellen. Het
     college reageert schriftelijk uiterlijk woensdag vóór de begrotingsbehandeling in de raad."
     Wij stellen voor dat het college op elk ingediend wijzigingsvoorstel schriftelijk reageert. De
     fracties hoeven niet meer aan te geven of zij dit wel of niet wensen.
     "Besluit 9: de begrotingsbehandeling en -vaststelling vindt plaats in één raadsvergadering."
     Wij stellen voor om dit besluit te handhaven. Evenals vorig jaar is er wel een datum gepland
     voor eventuele uitloop.
     De vo         estelde         n       van de be rot
        Nr                                Act¡viteit                       Startdatum    Einddatum             Actie door
             Bestuurlijke traject
         1   1e behandeling concept begroting in college                    19-9-2017     19-9-2017      College
         2.  Bespreken gevolgen septembercirculaire voor begroting          29-9-2017     29-9-2017      MT / College
             2e behandeling concept begroting in college
         3.                                                                 3-10-2017     3-10-2017      College
             (met uitwerkinq septembercirculaire)
        4.
            Aanbieding en bestuurlijke presentat¡e in raadskamer            9-10-2017     s-10-2017     College
             Gelegenheid tot stellen van technische vragen (niet politiek)
        5   (vraoen schrifteliik indienen bii de oriffie)                  10-10-2017    25-10-2017      Griffie
             Beantwoording vragen en bespreken met verantwoordelijke
        6   portefeuillehouders                                            10-10-2017    26-10-2017     Afdelingen
        7   Versturen beantwoording vragen                                 10-10-2017    26-10..2017    Griffie
            Ontvangst 1" termijn algemene beschouwingen raad
        8.                                                                 26-10-2017    26-10-2017     Griffie
            voor oublicatie in Middenstandsbelanqerr
        9.  Schriftelijke reactie op '1u termijn algemene beschouwingen    27-10-2017     1-11-20',17   College
       10   Beleidsmatige behandeling begroting in kamers                  30-10-2017     1-11-2017     College
            /ÕôrdeêlsvorminÕ)
       11   Publicatie in Middenstandsbelangen                              1-11-2017     1-11-2017     Griffie
       12.  Versturen reactie op 1" termijn algemene beschouwingen         2-11-2017      2-11-2017     Griffie
       13.- Behandeling en vaststelling begroting (evt. uitloop: 9-11)     6-11-2017      6-11-2017     Raad
            (besht¡tvormino)
       14. lndienen begroting bij Provincie                                7-11-2017     14-11-2017     Financièn
    (*) De voorgestelde data wijken af van het vastgestelde vergaderschema. De aanbieding en bestuurliike presentat¡e
   van de begroting (punt 4) ziin één week doorgeschoven. Dit is noodzakeliik om de financiële gevolgen van de
   september-circulaire te kunnen verwerken in de begroting. ...
   RV GM2017.0017384 Evaluatie bestuurliik proces planning en control cyclus                                              blad 3 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>-:\l        y'i-
 --l'rrD
        ... De behandeling en vaststelling van de begroting (punt l3) zijn hierdoor ook één week doorgeschoven. AIs gevolg
        hiervan worden de voorbereidende kamers in november één week eerder gehouden (in week rM),
        3.1 Het onderstaande besluit had betrekking op de 2" tussentijdse rapportage.
        "Besluit l0: de peildatum voor de 3 tussentijdse rapportage te handhaven op                                   I september en
        deze te behandelen voorafgaand aan de behandeling van de begroting."
        Wij stellen voor om dit te handhaven (zie onderstaande planning).
        De voo      estelde      lannin van de 2" tusse           se
           ¡t                               '.\r: tur¡,¡',t                      ¡,;rì itii"i,lr,t¡.  lrr"i"l.r,tr lnnr         '\.:,r lr't,
           1    Behandeling 2" tussentijdse rapportage in college               3-10-2017            3-10-2017            College
           2.   Sturen 2" tussentijdse rapportage aan raad                      5-'t0-2017           5-10-2017            Griffie
           3.   Behandeling in de algemene kamer                                1-11-2017            1-11-2017            Raad
           4.   Vaststellen 2" tussentijdse rapportage                          6-11-2017            6-'l't-2017          Raad
       3.2 Het onderstaande heeft betrekking op de 3" tussentijdse rapportage.
       ln het raadsvoorstel "Verbetervoorstellen bestuurlijk proces planning en control cyclus"
       (GM2016.0130) stond bij de kanttekening vermeld dat bijde evaluatie ook de 3" tussentijdse
       rapportage wordt betrokken.
       Wij stellen voor om af te zien van de 3" tussentijdse rapportage. Op het moment dat deze
       rapportage wordt opgesteld zijn er namelijk nog diverse facturen en nota's in omloop.
       Daarnaast is het jaarrekeningwerk dan nog in volle gang met diverse administratieve
       boekingen van dien.
       3.3 Het onderstaande heeft betrekking op tussenti¡dse rapportages in het algemeen.
       Vanaf de volgende tussentijdse rapportages houden wij ons strikt aan de afspraak dat er alleen
       wordt gerapporteerd over budgetafwiikingen groter dan of gelijk aan € 25.000,-. De raad heeft
       dit feítelijk al eerder besloten. Om te voorkomen dat er binnen een programma regelmatig
      forse over- of onderschrijdingen kunnen ontstaan, stellen wij voor om alles kleiner dan
      € 25.000,- gesaldeerd per taakveld voor te leggen aan de raad zonder nadere toelichting.
      Wat gaan we daarvoor doen
      Randvoorwaarden
      N.v.t.
      Planning
      N.v.t.
      Communicatie
      N.v.t.
      Wat mag het kosten
      N.v.t.
      RV GM2017.001738A Evaluatie bestuurlijk proces planning en control cyclus                                                            blad 4 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre> --le/i-
-:\l            '
         Duurzaamheid
         N.v.t.
         Evaluatie
         N.v.t.
         Bijlagen
         .   Raadsbesluit "Verbetervoorstellen bestuurlijk proces planning en control cyclus"
             (GM2016.0130A)
        o    Raadsvoorstel "Verbetervoorstellen bestuurlijk proces planning en control cyclus"
             (cM2016.0130)
        Geldrop, T maarl2017
  <--.-:
        J.H.M         erken                                  B         nk
        s         ts                                              emeester
       RV GM2017.001738A Evaluatie bestuurlijk proces planning en control cyclus               blad 5 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>