<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Implementatiehandleiding bij de Model Verordening controle op het financiële
beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213
Gemeentewet) (nieuw model, november 2022)
Algemeen

De Model Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) kent
diverse artikelen die facultatieve of nader door de gemeente in te vullen onderdelen bevatten. In de
tekst van de modelverordening en de daarbij behorende toelichting worden deze onderdelen
weergegeven met behulp van de VNG Leeswijzer modelbepalingen. Deze leeswijzer is bovenaan de
modelverordening opgenomen.

Facultatief zoals cursief aangeduid in het model betekent dat de keuze om deze onderdelen in het
model op te nemen een bewuste keuze van een individuele gemeente dient te zijn. Uiteraard kan
onafhankelijk van de keuzes die specifiek worden aangegeven in de modelverordening, ook op
andere punten worden gekozen voor lokaal maatwerk en kunnen bepalingen worden aangepast of
toegevoegd.

Gemeenten die ervoor kiezen om andere bepalingen dan de facultatieve bepalingen niet over te
nemen, deze in gewijzigde vorm over te nemen of deze aan te vullen, moeten er zelf scherp op zijn
dat deze keuzes in lijn zijn met de relevante regelgeving én dat deze stroken met de systematiek van
de bepalingen die wel overgenomen worden. Verder is één van de uitgangspunten van de
modelverordening dat hogere wetgeving bij voorkeur niet wordt herhaald. Wanneer gemeenten de
modelverordening aanvullen met eigen bepalingen, wordt aangeraden om hier rekening mee te
houden.

Verder is de toelichting bij de Model Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting
van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) grotendeels zo opgesteld dat gemeenten
deze kunnen overnemen als ze ook de bepaling waar deze bij hoort (ongewijzigd) overnemen.
Afhankelijk van de gemaakte keuzes zullen dus ook bepaalde onderdelen van de toelichting wel of
juist niet geschikt zijn voor overname. Voor een goed beeld dient de toelichting in samenhang met de
VNG ledenbrief en de implementatiehandleiding gelezen te worden. Hieronder wordt in aanvulling
daarop ingegaan op de keuzemogelijkheden die gemeenten hebben.



Artikel 1. Definities

Hanteren van een board- en managementletter

In de toelichting op de modelverordening is opgenomen met welke redenen een gemeente ervoor kan
kiezen een management- en/of boardletter op te laten stellen. In de praktijk zien we dat een
managementletter steeds vaker wordt gehanteerd door gemeenten. Het is een manier om de zaken
die de accountant bij controles opvallen vanuit de natuurlijke adviesfunctie, maar die buiten het
verslag van bevindingen vallen, te bundelen als advies richting de gemeente. Het is van belang om af
te spreken wie deze managementletter ontvangt en welke status deze heeft in het kader van
vertrouwelijkheid. Er kan voor publicatie gevoelige informatie instaan, bijvoorbeeld over de IT-
beveiliging. Om deze reden kiezen gemeenten er soms voor een separate boardletter voor de raad
op te laten stellen, waarin alleen bestuurlijk relevante punten zijn opgenomen en eventuele voor
publicatie gevoelige informatie is verwijderd. De gemeente kan er ook voor kiezen alleen een
managementletter te hanteren en deze niet naar de raad te sturen, of de managementletter niet-
openbaar naar de raad te sturen. Het is raadzaam dat een gemeente deze mogelijkheden overweegt
en de afspraken hierover vastlegt. Zie ook artikel 2 en 5.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Aanwijzing van de accountant

Met inachtneming van de aanbestedingsregels wordt de accountant aangewezen voor een bepaald
aantal jaren. Via de aanbesteding kan bepaald worden hoe vaak het contract kan worden verlengd
alvorens een nieuwe aanbesteding moet worden opgestart.

Opdracht aan de accountant

In principe is het mogelijk - en verdient het zelfs de voorkeur - dat de raad ieder jaar overweegt of hij
de opdracht aan de accountant wil wijzigen. Dit hoeft geen bijzonder tijdrovende zaak te zijn. Het kan
bijvoorbeeld voldoende zijn te kijken of er onderdelen zijn waarvan het wenselijk is dat die extra
gecontroleerd worden en dat daarover wordt gerapporteerd in het verslag van bevindingen.

Programma van eisen: goedkeuringstoleranties

In de opdracht aan de accountant moet de raad aandacht schenken aan de goedkeuringstoleranties
van de accountant. Als de raad kiest voor (een) afwijkende goedkeuringstolerantie(s) is het belangrijk
dat dit expliciet en gemotiveerd zichtbaar in de opdracht aan de accountant staat.

Zoals ook aangegeven in de toelichting zijn de bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% van
de omvangsbasis voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de
onzekerheden in de controle. De raad kan deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een
lager percentage dan 1% of 3% zetten. Een fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat
jaarrekeningposten onvolledig zijn opgenomen (bijvoorbeeld het achterwege laten van een
voorziening voor groot onderhoud aan het gemeentehuis) of dat de toelichting niet toereikend is
(vanwege strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten), of dat
de waarderingsgrondslag onjuist is (vanwege strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten). Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken
in de interne controle, waardoor het achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een bepaalde
uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn verantwoord.

Voor de bepaling van de goedkeuringstoleranties kan de raad de volgende overwegingen meenemen:


   Informatiepositie van de raad     Bij een laag percentage worden eerder fouten en
                                     onzekerheden zichtbaar voor de raad dan bij een hoog
                                     percentage.

   Kosten van de verantwoording      De accountant en het gemeentelijk apparaat moeten kosten
                                     maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de
                                     goedkeuringstolerantie op een laag niveau wordt vastgesteld,
                                     komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen
                                     mee zijn gemoeid. Ook zal het gemeentelijk apparaat meer
                                     afwijkingen moeten opsporen, vastleggen en rapporteren. De
                                     (interne) controle wordt duurder.

   Eenduidigheid van normen en       Binnen de gemeente kunnen al normen (percentages)
   communicatie                      gehanteerd worden voor de interne controle en de
                                     verantwoordingsgrens. Wil de raad verschillende normen
                                     hanteren, dan moet hij uitleggen waarom iets bezien door de
                                     bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van
                                     materialiteit niet.


Programma van eisen: management- en boardletter

In het derde lid is onder e opgenomen “de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering [, zoals de management- en boardletter]”. Aangeraden wordt als de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>gemeente een management- en/of boardletter hanteert, deze hier te specificeren als een tussentijdse
rapportage. Logischerwijs worden deze dan ook gedefinieerd in artikel 1.



Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Onder lid 2 is opgenomen dat er periodiek overleg plaatsvindt tussen de accountant, [een
vertegenwoordiging uit] de raad en vertegenwoordigers van de gemeente. In veel gemeenten is voor
het overleg tussen de accountant en de raad een commissie ingericht, zoals de auditcommissie. Kies
in dat geval voor de formulering ‘een vertegenwoordiging uit de raad’.



Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

Schriftelijke bevestiging van burgemeester en wethouders aan accountant

In lid 3 is opgenomen dat burgemeester en wethouders een verklaring afgeven aan de accountant,
waarin burgemeester en wethouders verklaren geen informatie die van belang is voor de beoordeling
van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Deze verklaring wordt ook wel een Letter Of
Representation (LOR) genoemd. Dit is in veel gevallen een verplichting vanuit de accountant en heeft
voor de gemeente zelf geen directe meerwaarde.

Overleggen van de (management- en) boardletter

Zoals ook aangegeven bij artikel 1, is het raadzaam dat er heldere afspraken worden gemaakt over
het wel of niet voorleggen van de management letter aan de raad, in verband met voor publicatie
gevoelige informatie. Als er wordt gekozen om een management- en/of boardletter op te laten stellen
en voor te leggen aan de raad, verdient het de aanbeveling dat wordt vastgelegd wanneer
burgemeester en wethouders reageren op de aanbevelingen richting de raad.


Artikel 7. Rapportering door accountant
In lid 4 van de modelverordening is opgenomen dat de accountant voorafgaand aan de
raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen bespreekt met [een voor dit doel
door de raad ingestelde vertegenwoordiging van] de raad. In veel gemeenten is voor het overleg
tussen de accountant en de raad een commissie ingericht, zoals de auditcommissie. Kies in dat geval
voor de formulering ‘een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad’.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>