<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Handleiding e-formulier archief KPI's

De gele vlakken leiden u door de KPI heen. Alle gele vlakken moet u beantwoorden. Als u deze beantwoord heeft dan
wordt het vlak blauw en kunt u naar het volgende gele vlak gaan en de bijbehorende vraag beantwoorden.

U moet alleen op de werkbladen invullen met een blauwe sheetstrook. Mocht u op een MAC werken en geen blauwe
sheetstroken ziet, start u dan bij Invulsheet NO of invulsheet O.                                                 De
gele sheetstroken moeten ook worden ingevuld, maar daar wordt met behulp van hyperlinks bij de betreffende KPI-vraag
naar verwezen. Door op de hyperlink te klikken komt u vanzelf in het betreffende gele sheetstrook.
De overige werkbladen worden automatisch gevuld met gegevens uit de invulsheets.

De cellen op de werkbladen zijn beveiligd, het wachtwoord is eventueel op te vragen bij leden van de BRAIN KPI-Excel
groep. Alle werkbladen zijn apart beveiligd tegen bewerking.
U kunt enkel de cellen bewerken die voor dat invulblad noodzakelijk zijn om in te vullen.
Het wordt niet aanbevolen om buiten de gele vlakken om gegevens in te voeren, dit kan eventuele formules en daarmee
ook de uitkomsten van de KPI verstoren.

Als u enkel de vragen wilt zien die u moet beantwoorden, dan kunt u een vooringestelde filter gebruiken. In invulsheet NO
gaat u naar het bovenste veld in Kolom H. In invulsheet O gaat u naar het bovenste veld in kolom I. Vervolgens klikt u op
het pijltje naar beneden en haalt u het vinkje weg bij lege cellen. U ziet dan enkel de vragen die voor u op dat moment van
toepassing zijn.
Wilt u weer alle vragen zien, dan plaats u weer een vinkje bij de lege cellen, onder eerder genoemd pijltje.

Bij sommige vragen is een toelichting gegeven in de handreiking. Deze toelichting staat in de grijze velden.

Bij sommige cellen (zoals deze) zijn voorzien van een rood hoekje in de rechterbovenhoek. Dat betekent dat er toelichting
zichtbaar wordt wanneer deze cel wordt geselecteerd
Ook een aantal kolommen zijn in het kader van de overzichtelijkheid verborgen. Wilt u deze zien, dan is hetzelfde principe
van toepassing. Klik op de + om ze te tonen, klik op - om deze te verbergen.

De volgende afkortingen worden gebruikt:
              WSJG        Waar Staat je gemeente
              KPI         Kritische Prestatie Indicatoren
               TWV          Taakverwaarlozing
               LOPAI        Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs
               NO           Niet overgebrachte archieven
               O            Overgebrachte archieven
Wij adviseren u om deze Excel te gebruiken in versie 2007 of hoger. In Excel 2003 is de invultool ook te gebruiken, maar
worden er bij het openen vragen gesteld en zijn niet alle functionaliteiten gegarandeerd.

Voor verdere instructies over het invullen van de KPI verwijzen wij u naar de VNG Handreiking Horizontale verantwoording
Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)
http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/nieuws/handreiking-horizontale-

De Sheet TWV LOPAI is op dit moment niet gereed. Deze zal eventueel in een latere versie worden opgenomen.

Wij wensen u veel succes met het invullen van de KPI voor uw gemeente / archiefdienst.

Arnoud Glaudemans, Archiefinspecteur streekarchief Gooi en Vechtstreek
Marius Jansen, Archiefinspecteur en plv gemeentearchivaris at Gemeente Tilburg
Annemieke Adema, Archiefinspecteur Westfries Archief
Onze dank vanwege alle input gaat uit naar:
Herman Bongenaar, archiefinspecteur Gemeentearchief Zaanstad
De leden van de BRAIN kwaliteitsgroep sectie Inspectie.
Alle andere archiefinspecteurs die input hebben geleverd voor deze en de vorige versie. Verbeteringen en aanvullingen
zijn nog steeds welkom!


kleur                       Blauwe sheets zijn invulsheets voor de KPI vragen
betekenis                   Gele sheets betreft nadere vragen waar je vanuit de blauwe sheets naar wordt gelinkt
sheets
                            Groene sheets betreft de handleiding en grafische resultaatweergave
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>kleur
betekenis
sheets

            Paarze sheets hebben betrekking op gegevens voor WSJG en kunnen niet aangepast worden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Op dit document zijn de volgende creative commons van toepassing:

Naamsvermelding- Niet Commercieel - Gelijk delen 3.0 Nederland




Voor meer informatie zie: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/nl/
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Nr.                 KPI-subvragen                                               Grondslag          Antwoord op Deelvragen                                 Antwoord op deelvragen niet-         Toelichting op antwoord op
                    Indien een KPI vraag een rode arcering krijgt is er                            de Vraag                                               overgebrachte archieven of een al    de KPI subvraag
                    sprake van taakverwaarlozing                                                                                                          dan niet verplichte toeliching bij
                                                                                                                                                          het antwoord.

Berkelland          <- selecteer uw gemeente, gemeente nr:                      1859                     2015   <- Selecteer jaar waar KPI gegevens betrekking op hebben
1.                  LOKALE REGELINGEN
1.1                 Hoofdvraag: Voldoen
                    Verordening          de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
                                archiefzorg
1.1.a               Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door         Aw art. 30.1       deels        Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is de   25 okt. 2005                         Deze wordt in juni 2016
                    de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening             Modelverordening                archiefverordening vastgesteld?                                                geactualiseerd
                    inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet-     LOPAI, nu BRAIN                  Besteedt deze aandacht aan (het
                    en regelgeving?                                                                             zorgdragen voor):
                                                                                                               - het laten vaststellen van                ja
                                                                                                               beheervoorschriften
                                                                                                               - het aanwijzen van beheerders             ja
                                                                                                               - de aanstelling van voldoende deskundig   ja
                                                                                                               personeel
                                                                                                               - de beschikbaarstelling van voldoende     ja
                                                                                                               middelen
                                                                                                               - de vervaardiging en bewaring van de      ja
                                                                                                               archiefbescheiden (nader uitgewerkt in
                                                                                                               het Besluit Informatiebeheer)
                                                                                                               - de aanwijzing van de                     ja
                                                                                                               archiefbewaarplaats
                                                                                                               - de periodieke verslaglegging aan de      nee
                                                                                                               raad over de uitvoering van de zorg?
1.1.a Toelichting   De meeste gemeenten beschikken over één archiefverordening waarin 1.1 en 1.2 beide zijn opgenomen.
                    Geactualiseerd betekent dat relevante wetgeving in de Archiefverordening is verwerkt.
                    Voor gemeenten houdt dit in dat in ieder geval de Wet Dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden (2006) moet zijn verwerkt.


1.1.b               Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?                Aw art. 30.1       nee                                                                                         Geen brief aan GS voor
                                                                                Modelverordening                                                                                               handen. Dit corrigeren we met
                                                                                LOPAI, nu BRAIN                                                                                                de archief verordening 2016
1.2                 Verordening toezicht archiefbeheer
1.2.a               Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door         Aw art. 32.2       ja           Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is de   25 okt. 2005                         aanpassen aan huidige
                    de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening             Modelverordening                archiefverordening vastgesteld?                                                omstandigheden
                    inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet   LOPAI, nu BRAIN                  Besteedt deze aandacht aan:
                    bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar
                    archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?

                                                                                                                - het zorgdragen voor het aanwijzen van   ja
                                                                                                                de toezichthouder
                                                                                                                - de informatieverstrekking van           ja
                                                                                                                beheerders aan de toezichthouder
                                                                                                                - de informatieverstrekking door de       ja
                                                                                                                toezichthouder aan de beheerder
                                                                                                                - de informatieverstrekking door de       ja
                                                                                                                toezichthouder aan het college?
1.2.b.              Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?                Aw art. 30.1       nee                                                                                         Geen brief aan GS voor
                                                                                Modelverordening                                                                                               handen. Dit corrigeren we met
                                                                                LOPAI, nu BRAIN                                                                                                de archief verordening 2016


1.3                 Besluit informatiebeheer




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>1.3.b               Beschikt de gemeente over een door het college als                               ja             Beheer van de niet overgebrachte
                    archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer                                          archiefbescheiden
                    inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de
                    niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
                    archiefbescheiden?

                                                                                                                    Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is het     12 dec. 2006                            Deze wordt in 2016
                                                                                                                    besluit vastgesteld?                                                                 geactualiseerd
                                                                                                                    Besteedt dit besluit aandacht aan:
                                                                                                                    - het toekennen van bevoegdheden en het      ja
                                                                                                                    beleggen van de taken en
                                                                                                                    verantwoordelijkheden ten aanzien van
                                                                                                                    het informatiebeheer
                                                                                                                    - de organisatorische inrichting van de      ja
                                                                                                                    informatiebeheerfunctie
                                                                                                                    - het vaststellen van beheervoorschriften    ja

                                                                                                                     - (het waarborgen van) de ordening,         ja
                                                                                                                     duurzaamheid, de authenticiteit en de
                                                                                                                     integriteit en toegankelijkheid van de
                                                                                                                     informatie
                                                                                                                     - de informatiebeveiliging                  ja
                                                                                                                     - de (ver)bouw, inrichting en het beheer    nee                                     is opgenomen in de
                                                                                                                     van de archiefruimte                                                                Archiefverordening
                                                                                                                     - de vervanging van informatie              ja
                                                                                                                     - de overdracht, ter beschikking stelling   ja
                                                                                                                     en vervreemding van informatie
                                                                                                                     - de bewaartermijnen van informatie         ja
                                                                                                                     - de vernietiging van informatie            ja
                                                                                                                     - de overbrenging van informatie naar de    ja
                                                                                                                     archiefbewaarplaats?
1.3.b Toelichting   Het Besluit Informatiebeheer is niet wettelijk verplicht. Wanneer een Besluit aanwezig is, moet dit wel geactualiseerd zijn.
                    Een gemeente kan kiezen voor aparte besluiten voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de niet-overgebrachte
                    archiefbescheiden in plaats van één Besluit Informatiebeheer.
1.4                 Wijziging Overheidstaken
1.4.a               Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen   AW art. 4                ja             Heeft er in de laatste vijf jaar een         nee
                    omtrent de archiefbescheiden bij opheffing,                                                     dergelijke situatie plaatsgevonden?
                    samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een
                    ander (tijdelijk) overheidsorgaan?
                     Zo ja, welke?
                                                                                                                    Zo ja, welke? Welke voorziening(en)          nvt
                                                                                                                    is/zijn getroffen?
1.4.a Toelichting   (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een
                    verklaring van overbrenging dan wel vervreemding.
                    Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling,
                    overbrenging of vervreemding.

1.5                 Gemeenschappelijke regelingen
1.5.a               Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling   AW art. 40          ja             Heeft er in de laatste vijf jaar een         ja                                      ECAL (2011), Hameland
                    van een gemeenschappelijke regeling waarin de                                                   dergelijke situatie plaatsgevonden?                                                  (2011), ODA (2012)
                    gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg
                    voor de archiefbescheiden?
                                                                                                                    Zo ja, welke? Welke voorziening(en)          bij alle GR's zorgt de gemeente         GR ECAL heeft géén
                                                                                                                    is/zijn getroffen?                           ervoor dat bepalingen rondom de         bepalingen omtrent archiefzorg
                                                                                                                                                                 archiefzorg worden opgenomen.
                                                                                                                    Neemt de gemeente in                         Dit is in het geval van de overdracht
                                                                                                                    samenwerkingsovereenkomsten met              van de archiefbeheer taken aan het
                                                                                                                    private partijen bepalingen op over het      GBT gebeurd.
                                                                                                                    archiefbeheer?




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                           5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>1.5.a Toelichting   Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel
                    van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie
                    onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.]

                    Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de
1.5.b               Houdt de zorgdrager een register bij van               Awb Titel 10.1        ja             Bevat het register per
                    gemeenschappelijke regelingen?                         Wgr art. 27                          gemeenschappelijke regeling in ieder
                                                                                                                geval:
                                                                                                                -    de deelnemers;                       Ja
                                                                                                                -    de wettelijke voorschriften waardoor Ja
                                                                                                                de bevoegdheden van het
                                                                                                                samenwerkingsverband worden beheerst;

                                                                                                                   -     de bevoegdheden die bij de regeling Ja
                                                                                                                   zijn overgedragen;
                                                                                                                   -     het adres en de plaats van vestiging; Ja

                                                                                                                   -   of een openbaar lichaam of een           Ja
                                                                                                                   gemeenschappelijk orgaan is ingesteld?

1.5.b Toelichting   Op te vragen bij de gemeentejurist of afdeling juridische zaken van de gemeente. Het register is openbaar.

1.6                 Mandaatregeling archiefzorg
1.6.a               Beschikt de gemeente over een vastgestelde                Awb Titel 10.1        ja             Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke        de regeling is openbaar te raadplegen
                    mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager                                                voorschriften voor dergelijke regelingen?    via www.wetten.nl. Is echter niet
                    besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen                                                                                     volledig in te zien.
                    van regels?
                                                                                                                   Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z.       Ja
                                                                                                                   worden de diverse bevoegdheden
                                                                                                                   uitgeoefend door de ter zake bevoegde
                                                                                                                   ambtenaren?
1.6.a Toelichting   Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden.

1.7                 Uitbesteden Archiefbeheer(staken)
1.7.a               Worden er archiefbeheertaken uitbesteed? Indien           BW Boek 6; Gemw       ja             Zo ja, per geval: Is er een                  ja                                      er is een
                    (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken      art. 160 en 165                      dienstverleningsovereenkomst?                                                        dienstverleningsovereenkomst
                    zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of                                                                                                                                met Green Valley over de front-
                    publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan                                                                                                                                         en midoffice Triple C. Er is
                    dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening                                                                                                                                      geen nieuw overeenkomst
                    gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke                                                                                                                                      opgesteld toen Green Valley de
                    eindverantwoordelijkheid?                                                                                                                                                           ontwikkeling van de Triple C
                                                                                                                                                                                                        suite overnam van Logica

                                                                                                                   Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst     Dit is opgenomen in het DVO
                                                                                                                   rekening gehouden met de wettelijke
                                                                                                                   gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

                                                                                                                    Zijn er maatregelen getroffen in het kader Ja
                                                                                                                    van faillissement, beslaglegging of
                                                                                                                    inbeslagname bij betrokken private
                                                                                                                    partijen?
1.7.a Toelichting   Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot;
                    het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire
                    informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan
                    een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.


2.                  Interne kwaliteitszorg en toezicht
2.1                 Hoofdvraag:  Werkt archiefbeheer
                    Kwaliteitssysteem   de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                           6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>2.1.a               Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te   Ar art. 16          deels   Archief KPI's en werken volgens   Er wordt aan de hand van in
                    bewaren archiefbescheiden gebruik van een                 Link met NEN-ISO            procedures van een Handboek DIV   een Handboek DIV en een
                    kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn           15489:2001 en ISO           en een Handboek vervanging (nog   Handboek vervanging
                    geformuleerd?                                             30300 en 30301              niet vastgesteld)                 vastgelegde procedures. Een
                                                                                                                                            kwaliteitsysteem wordt in 2016
                                                                                                                                            uitgewerkt. Het Handboek
                                                                                                                                            Vervanging moet dan ook
                                                                                                                                            worden vastgesteld




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                              7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>                                                                                                                     1.- de organisatie van het                   nee                                  nvt
                                                                                                                     informatiebeheer (strategisch, tactisch en
                                                                                                                     operationeel) in relatie tot (het
                                                                                                                     informatiebeleid van) de totale
                                                                                                                     organisatie, haar werkprocessen, en
                                                                                                                     (externe) ontwikkelingen die het
                                                                                                                     informatiebeheer raken;
                                                                                                                     2 - de periodieke toetsing van de stand      deels                                Invullen archief KPI en
                                                                                                                     van zaken van het informatiebeheer en                                             uitwerking en realisatie
                                                                                                                     verbeterplannen                                                                   verbeterplannen
                                                                                                                     3 - het beleggen en vastleggen van           nee                                  nvt
                                                                                                                     bevoegdheden inclusief
                                                                                                                     (onder)mandatering,
                                                                                                                     verantwoordelijkheden en taken op het
                                                                                                                     terrein van informatiebeheer
                                                                                                                     4 - vastgelegde procedures voor              ja                                   Handboek DIV en Handboek
                                                                                                                     informatiebeheer, zoals voor                                                      Vervanging
                                                                                                                     documentenbehandeling, dossiervorming,
                                                                                                                     en vernietiging of overbrenging

                                                                                                                     - (voldoende en voldoende geschoolde)     nee                                     nvt
                                                                                                                     mensen en middelen om het
                                                                                                                     informatiebeheer uit te voeren
                                                                                                                     - een correcte uitvoering van het         ja                                      Handboek DIV en Handboek
                                                                                                                     informatiebeheer conform procedures                                               Vervanging
                                                                                                                     - het bijhouden van een actueel, compleet nee                                     nvt
                                                                                                                     en logisch samenhangend overzicht van
                                                                                                                     de informatie, met een beschrijving van
                                                                                                                     die informatie, de relatie met de
                                                                                                                     werkprocessen waarop de informatie
                                                                                                                     betrekking heeft, de vindplaats of de
                                                                                                                     applicatie waarin de informatie is
                                                                                                                     opgeslagen, de onderlinge relatie(s) –
                                                                                                                     denk aan dossiervorming of de relatie
                                                                                                                     tussen analoge en digitale informatie die
                                                                                                                     op eenzelfde zaak betrekking heeft – , de
                                                                                                                     bewaartermijn en andere metadata
                                                                                                                     noodzakelijk voor het beheer op de
                                                                                                                     lange(re) termijn

                                                                                                                    - de duurzaamheid, zorg voor                nee                                    nvt
                                                                                                                    authenticiteit en beveiliging van de
                                                                                                                    informatie
2.1.b Toelichting   Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die
2.1.c               nodig zijndeels,
                    Zo ja of   voor het ten uitvoer
                                     voldoet        brengen
                                             het beheer van van
                                                            de de kwaliteitszorg” (ISO168402). De archiefwetgeving
                                                                               Ar art.               ja            schrijft niet voor
                                                                                                                    Is het interne    hoe een
                                                                                                                                   toezicht opkwaliteitssysteem
                                                                                                                                                het             Enkel via kwaliteitcontroles bij DIV
                    archiefbescheiden aan de eisen van dat                     Link met NEN-ISO                     informatiebeheer geregeld?
                    kwaliteitssysteem?                                         15489:2001 en ISO                     Zo ja, hoe?
                                                                               30300 en 30301


                                                                                                                     In hoeverre zijn medewerkers                 Ten dele.                            We zetten dit jaar breed in op
                                                                                                                     (behandelaars) op de hoogte van de                                                onder andere organisatiebrede
                                                                                                                     interne informatiebeheervoorschriften?                                            bewustwording over het belang
                                                                                                                                                                                                       van vastlegging van juiste
                                                                                                                                                                                                       metadata

                                                                                                                     Welke functionarissen/ vakdisciplines zijn DIV                                    nvt
                                                                                                                     bij het interne toezicht betrokken?
                                                                                                                     Vindt periodiek interne toetsing van het   nee                                    nvt
                                                                                                                     kwaliteitssysteem plaats?




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                         8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>                                                                                                                 Zo ja, worden daaruit consequenties                                                 nvt
                                                                                                                 getrokken?
2.2                 Gekwalificeerde gemeentearchivaris
2.2.a               Heeft het college als archiefzorgdrager een            Aw art. 32.1, 32.2 en ja
                    gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het    32.3
                    beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het
                    beheer van de wel-overgebrachte?

2.2.b               Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?   Aw art. 32.1           ja        Zo nee, is deze in opleiding?
                                                                                                                 Hoe ver gevorderd?
2.3                 Verslag toezicht archiefbeheer
2.3.a               Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan Aw art. 32.2               ja        Zo ja, op welke facetten en hoe diep         op alle facetten worden het Algemeen
                    het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij Modelverordening                   wordt op de materie ingegaan?                en Dagelijks Bestuur geinformeerd.
                    het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte      LOPAI, nu BRAIN
                    archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

                                                                                                                 Wat wordt gedaan om de inhoud van het        het verslag wordt aan de
                                                                                                                 verslag bij het college onder de aandacht    burgemeester verstuurd.
                                                                                                                 te krijgen?
                                                                                                                  Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde     verslag wordt verstuurd en meerdere
                                                                                                                 regelmaat waarmee het verslag moet           keren per jaar worden het Algemeen
                                                                                                                 worden uitgebracht?                          en Dagelijks Bestuur van het
                                                                                                                                                              Erfgoedcentrum geinformeerd.

2.3.a Toelichting   Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

3.                  ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN
3.1                 Hoofdvraag:
                    Geordend    Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en
                             overzicht
3.1.a               Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en          Aw art. 3 en 21.2;     ja        Gaat het om één overzicht of meer            meerdere overzichten                   Gebruik voor het invullen van
                    logisch samenhangend overzicht van (te bewaren)             Ab art. 12; Ar art. 18           overzichten?                                                                        de omvang in meters en Tb
                    archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten           en 23                                                                                                                sheet "meterTB-NO"
                    tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende
                    ordeningsstructuur?
                                                                                                                 In dat laatste geval, om hoeveel         Het gaat om twee overzichten: 1
                                                                                                                 overzichten gaat het?                    overzicht op basisarchiefcode voor
                                                                                                                                                          analoge archieven en 1 overzicht voor
                                                                                                                                                          digitale archieven op basis van het
                                                                                                                                                          DSP/ZTC 2.0.
                                                                                                                 Op welk niveau (documenten, dossiers,    op document, zaak- en dossierniveau.
                                                                                                                 bedrijfssystemen, databases etc.) worden Bedrijfssystemen, databases zijn bij
                                                                                                                 ze bijgehouden?                          het beantwoorden van de vraag niet
                                                                                                                                                          meegenomen.

                                                                                                                 Bestaan er relaties tussen de overzichten.   er bestaan geen relaties tussen de
                                                                                                                 Zo ja, welke?                                overzichten
                                                                                                                 Welke soorten metadata worden                Beschrijvende metadata zijn
                                                                                                                 geregistreerd in welke overzichten(en)?      opgenomen in het overzicht voor
                                                                                                                                                              analoge archieven, in het overzicht
                                                                                                                                                              voor digitale archieven zijn
                                                                                                                                                              beschrijvende, administartieve en
                                                                                                                                                              technische metadata opgenomen.




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                      9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>3.1.a Toelichting   Bij deze kpi zijn twee zaken van belang:
                    1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of
                    documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere
                    applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een
                    compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn;

                    2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers
                    bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te
                    archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de
                    organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van
                    sociale media.

                    - Het hier bedoelde overzicht in combinatie met een vastgesteld metadataschema (kpi 3.2) kan worden beschouwd als de moderne
                    invulling van het Documentair Structuurplan (dsp).
                    - Wanneer het totaaloverzicht over een aantal overzichten is verdeeld, moeten de vervolgvragen in hoofdstuk 3 en 4 per overzicht worden
3.2                 Authenticiteit en context
3.2.a.              Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd    Ar art. 17 en 19;    deels         Heeft de organisatie de beschrijving van Het is de bedoeling om in de toekomst         er is een metadataschema op
                    dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) NEN-ISO 23081-                          metagegevens vastgelegd in een             het Metadataschema TMLO                     het niveau van documenten en
                    archiefbescheiden met behulp van                          1:2006 en NEN-ISO                  metagegevensschema conform NEN-ISO Achterhoek te hanteren                              zaken voorhanden wat niet
                    metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:              23081-2:2007                       23081? Zo ja, is dit schema vastgesteld                                                conform NEN-ISO 23081 is en
                                                                                                                 en geïmplementeerd?                                                                    niet is vastgesteld. Het
                                                                                                                                                                                                        metadataschema is niet
                    Gebruik voor het invullen van de omvang meters en TB                                             Geef per overzicht, systeem, database                                              volledig.
                                                                                                                                                                                                        Gebruik bij meerdere systemen
                    sheet "meterTB-NO".                                                                              etc. zoals bedoeld onder 3.1 aan, of dit                                           voor het beantwoorden van KPI
                                                                                                                     voor de punten 3.2.A.1 t/m 3.A.5 het                                               3.2.a1 t/m a.5 sheet KPI 3.2
                                                                                                                     geval is                                                                           voor NO
3.2 Belangrijke     Invulling van kpi 3.2.a.1 – 3.2.a.5:                                                                                                         Als u meer dan een overzicht, systeem of database gebruikt verwijzen
Aanwijzing          Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. Kpi 3.2 moet              wij u voor de invulling van de sub-deelvragen KPI 3.2.a.1 - 3.2.a.5 vu
                    op verschillende niveaus worden beantwoord:                                                                                                  naar het aparte werkblad KPI 3.2.a Gebruikt u echter een overzicht,
                    1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden         systeem of database, dan kunt u dat hieronder invullen, maar de
                    om de hieronder bij kpi 3.2.a.1 t/m 3.2.a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar     voorkeur gaat uit naar het invullen in het aparte werkblad, omdat daar
                    systeemspecificaties;                                                                                                                        ook de mogelijkheid is om verschillende niveaus te beschrijven.
                     2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en
                    3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk
                    (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de kpi is beantwoord.
                    Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of
                    plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.

3.2.a.1             - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;               Ar art 17                             Zijn archiefbescheiden/dossiers             ja                                     bij het metadataveld 'titel
                                                                                                                     inhoudelijk beschreven?                                                            document' wordt een
                                                                                                                                                                                                        omschrijving gegeven
                                                                                                                     Gaat het om (wat betreft de originele      nee                                     dit wordt niet vastgelegd
                                                                                                                     archiefbescheiden/ dossiers) analoge of
                                                                                                                     digitale informatie?
                                                                                                                     Is in geval van digitale archiefbescheiden ja
                                                                                                                     het opslagformaat vastgelegd?

Toelichting         Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten worden gebruikt.




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                           10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>3.2.a.2               - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of       Ar art 17                         Wanneer?                                  ja
                      werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
                                                                                                                  Door wie                                 ja                                       auteur wel, behandelaar niet
                                                                                                                  Uit Hoofde van welke taak of werkproces? deels                                    Dit valt ten delen uit het
                                                                                                                                                                                                    gekozen zaaktype af te leiden

3.2.a.3               - de samenhang met andere archiefbescheiden;              Ar art 17                         Zijn archiefbescheiden logisch met elkaar ja                                      In het metadataveld ‘zaaktitel’
                                                                                                                  in verband gebracht d.m.v.                                                        of ‘zaakkenmerk’ wordt de
                                                                                                                  dossiervorming/zaakvorming?                                                       dossieromschrijving
                                                                                                                                                                                                    weergegeven
                                                                                                                  Is van archiefbescheiden vastgelegd dat   nee
                                                                                                                  ze in een bepaalde vorm
                                                                                                                  (analoog/digitaal) als origineel worden
                                                                                                                  beschouwd?
3.2.a.4               - de uitgevoerde beheeractiviteiten;                      Ar art 17                         Is de bewaartermijn van de                deels                                   de verantwoordings-categorie
                                                                                                                  archiefbescheiden vastgelegd?                                                     wordt niet vastgelegd
                                                                                                                  Is vastgelegd of archiefbescheiden zijn   deels                                   de bewaartermijn wordt
                                                                                                                  gewijzigd, vernietigd, overgedragen,                                              vastgelegd. Via de audittrail is
                                                                                                                  vervreemd, overgebracht?                                                          zichtbaar of archiefbescheiden
                                                                                                                                                                                                    zijn gewijzigd. Vastlegging
                                                                                                                                                                                                    vindt op een later moment
                                                                                                                                                                                                    plaats bij overbrenging.
                                                                                                                                                                                                    Vervreemding wordt niet
                                                                                                                                                                                                    vastgelegd.

3.2.a.5               - de besturingsprogrammatuur of                           Ar art 17                         Is de besturingsprogrammatuur of          deels                                   opslagformaten zijn zoveel
                      toepassingsprogrammatuur inzake de                                                          toepassingsprogrammatuur inzake de                                                mogelijk : .pfd, .docx, .msg.
                      archiefbescheiden.                                                                          archiefbescheiden vastgelegd?                                                     Opslagformaten worden
                                                                                                                                                                                                    vastgelegd.
                                                                                                                                                                                                    Toepassingsprogrammatuur
                                                                                                                                                                                                    wordt niet vastgelegd.
3.2.a.5 Toelichting   Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische
                      omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open
                      formaten zijn deze gegevens minder relevant.
3.3                   Systeem voor toegankelijkheid
3.3.a                 Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke       Aw art. 3 en 21.2;     ja          Heeft de gemeente de wachttijd voor de    er is geen wachttijd vastgelegd. Voor
                      staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk Ab art. 12; Ar art. 20             inzage van stukken opgenomen in een       de interne servicenorm bij opvraging
                      van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn                                       Handvest Dienstverlening?                 uit het archief staat een dagdeel.
                      kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te                                                                                    Binnen enkele minuten wordt de
                      maken is?                                                                                                                             informatie gevonden. Dit geldt voor
                                                                                                                                                            analoge en digitale informatie.

3.3.a Toelichting     Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 3.2.A.1, 3.2.A.2 en 3.2.A.3 genoemde
3.4                   metagegevens.
                      Duurzame materialen en gegevensdragers
3.4.a                 Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en                 Aw art. 21.1; Ab art. deels       Zo ja, kort aangeven welke.               Plano Superior papier voldoet aan
                      audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het       11; Ar art. 3-8 en 14-                                                      NEN 2728. Canon multifuntionals
                      opmaken en beheren van (te bewaren)                       15                                                                          (printers) voldoen aan ISO 11798.
                      archiefbescheiden?                                                                                                                    Voor DVD's en videobanden bestaan
4.3.a Toelichting     Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”. Een          nog geen duurzame materialen
3.5                   overzicht van
                      Duurzame      goedgekeurde printers bij
                                  verpakkingsmaterialen   is te vinden op
                                                              opslag
3.5.a                 Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen Aw art. 21.1; Ab art. ja                Zo ja, kort aangeven welke.               zuurvrije materialen.                   Zuurvrije dozen, zuurvrij
                      voor de opslag van blijvend te bewaren              11; Ar art. 9-13                                                                                                          hechtmateriaal , zuurvrije
                      archiefbescheiden?                                                                                                                                                            dossiermappen
3.5.a Toelichting     Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten. Voor specificaties zie
                      bijlage 2 bij de Archiefregeling.
3.6                   Systeem voor duurzaamheid




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                        11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>3.6.a               Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 3.4 Ab art. 11               ja                                                                                                   voor papieren archieven: ja.
                    en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van                                                                                                                              Voor digitale archieven wordt
                    te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd                                                                                                                                    de wijzigingsprocedure als
                    jaar geen noemenswaardige achteruitgang te                                                                                                                                            bewaarstrategie toegepast.
                    constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de                                                                                                                                       Deze procedure wordt in het
                    archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en                                                                                                                                Handboek Vervanging
                    gehouden?                                                                                                                                                                             opgenomen.
3.6.a Toelichting   Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag
4.                  in een archiefruimte
                    DIGITALE              die aan de eisenin
                               ARCHIEFBESCHEIDEN           voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar
                                                             het bijzonder
4.1.a               Hoofdvraag:    Werkt op
                    Werkt de gemeente     debasis
                                              gemeente   inzake
                                                   van het      digitale archiefbescheiden
                                                           Referentiekader       Model        systematisch
                                                                                                     deels aan digitaal
                                                                                                                   Is er informatiebeheer
                                                                                                                          vastgesteld beleid en
                                                                                                                                             tenvoldoet
                                                                                                                                                 aanzien ze
                                                                                                                                                         van   er is geen vastgesteld beleid t.a.v. het
                    Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)?                    referentiekader                   het beheer van digitale archiefbescheiden   beheer van digitale archiefbescheiden.
                                                                                 RODIN BRAIN-                      (‘digitale beheeromgeving’)?                Rodin is ingevuld om de ist-situatie in
                                                                                 LOPAI, nu                                                                     kaart te brengen
                                                                                 BRAIN/WGA
                                                                                                                 Als de gemeente niet op basis van het         nvt
                                                                                                                 Referentiekader Opbouw Digitaal
                                                                                                                 Informatiebeheer werkt: is de gemeente
                                                                                                                 hiermee bekend of gebruikt ze een
                                                                                                                 alternatief?
4.1.a Toelichting   De brochure van RODIN is te vinden op de site van de LOPAI (http://www.lopai.nl/pdf/Brochure_RODIN_dubbelzijdig.pdf).
4.2                 Functionele eisen
4.2.a               Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur,         Ar art. 17, 21 en 22 ja             Qua inhoud?                                   ja                                         voorhanden metadataschema
                    verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de                                                                                                                              is niet conform NEN-ISO 23081
                    digitale archiefbescheiden vastgesteld en                                                                                                                                             vastgelegd en -gesteld.
                    geïmplementeerd?                                                                                                                                                                      Functionele eisen zijn
                                                                                                                   Qua structuur?                              ja                                         vastgelegd in het Handboek
                                                                                                                   Qua verschijning?                           ja                                         vervanging. Audittrail staat aan.
                                                                                                                   Qua gedrag?                                 nee
4.2.a Toelichting   Het vastleggen van de metagegevens inhoud, structuur en verschijningsvorm is al aan de orde gekomen in KPI 3.2.A.1. In een digitale
                    omgeving moet daarnaast ook het ‘gedrag’ worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet
                    vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en
                    websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in
                    gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de in KPI 3.6
                    bedoelde bewaarstrategie.
4.3                 Aanvullende metagegevens
4.3.a               Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en            Ar art. 24            ja             Zo ja: welke?                                bestandsformaat, bestandsomvang,
                    geïmplementeerd? (zie ook 3.2)                                                                                                             laatste bewerking
4.3.a Toelichting   Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te
                    beschrijven, bijvoorbeeld verwijzingen naar de hard- en softwareomgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten,
                    compressiegegevens en gegevens omtrent de digitale handtekening. Systemen leggen dergelijke technische metadata doorgaans
                    automatisch vast.
                    Op dit moment genereren de bestaande e-depots bij overbrenging van digitale archiefbescheiden zélf technische metadata waardoor
                    minder waarde wordt gehecht aan het vastleggen van technische metadata door de archiefvormer.
                    Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 3.2).


4.4                 Opslagformaten
4.4.a               Worden opslagformaten gebruikt die aan een open          Ar at. 26.1           ja             Schrijft de gemeente bepaalde                De gemeente schrijft geen                  Er wordt zoveel mogelijk
                    standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan                                         opslagformaten verplicht voor? Welke?        opslagformaten verplicht voor.             gebruik gemaakt van .pdf,
                    worden verwacht?                                                                                                                                                                      .docx, .msg.
                                                                                                                  Indien gebruik wordt gemaakt van             niet ieder bestandsformaat is over te
                                                                                                                  opslagformaten die niet aan een open         zetten naar een open
                                                                                                                  standaard voldoen, kan de gemeente           bestandsformaat met behoud van
                                                                                                                  uitleggen waarom niet?                       authenticiteit, betrouwbaarheid etc.




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                               12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>4.4.a Toelichting   Het Forum Standaardisatie biedt een lijst met open formaten aan
4.5                 Voorzieningen compressie en encryptie
4.5.a               Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en Ar art. 26.2.3.                           Zo ja: welke?                                nvt
                    ordening van de archiefbescheiden in het geval men
                    gebruik maakt van compressie- en/of
                    encryptietechnieken?

4.5.a Toelichting   Voor uitleg van deze begrippen zie
4.5.b               En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen        Ar art. 26.2.3.                        Hoe? Sluit de gemeente daarin aan op de nvt
                    inbreuk door derden?                                                                               informatiebeveiligingsnormen NEN-
                                                                                                                       ISO/IEC 27001, 27002 en 27005?
4.5.c               Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van        Ar art. 26.2.3.                           Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige nvt
                    archiefbescheiden aan de beheerder van de                                                          meting) encryptie toegepast?
                    archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
4.6                 Converteren en migreren
4.6.a               Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval    Ar art. 25                                Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige nvt                                  Binnen Berkelland is een
                    niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke                                           meting) conversie/migratie toegepast?                                              wijzigingsprocedure opgesteld.
                    staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan                                                                                                                                       Deze is als bijlage opgenomen
                    worden?                                                                                                                                                                               in het Handboek vervanging.
                                                                                                                       Is dit in het beleid zoals bedoeld onder 4.1 nvt, omdat er geen vastgesteld beleid Hierin wordt beschreven hoe
                                                                                                                       meegenomen?                                  ten aanzien van het beheer van        wordt omgegaan met grote
                                                                                                                                                                    digitale archiefbescheiden aanwezig   wijzigingen, bv. converteren
                                                                                                                                                                    is.                                   naar een nieuw
                                                                                                                       Indien conversie of migratie niet is         Sinds 3 jaar is de gemeente bezig met bestandsformaat. De afgelopen
                                                                                                                       toegepast, heeft de gemeente er dan          digitaal archiveren. Vanwege deze     vijf jaar heeft dit nog niet
                                                                                                                       zicht op of nog aan de eisen van             korte periode gaat men ervan uit dat plaatsgevonden.
                                                                                                                       geordende en toegankelijke staat wordt       er nog niet geconverteerd hoefde te
                                                                                                                       voldaan?                                     worden. De wijzigingsprocedure is
                                                                                                                                                                    onlangs ingetreden.

4.6.a Toelichting   Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software.
4.6.b               De
                    Is ertijdigheid van een
                            een verklaring  conversie
                                           van          of migratie
                                               de conversie         kan alleen worden
                                                              of migratie               vastgesteld
                                                                                    Ar art. 25      in relatie tot een ICT-protocol waarin
                                                                                                                           Zo ja, maakt    is beschreven
                                                                                                                                        documentatie      wanneer
                                                                                                                                                       over de    en nvt
                    opgemaakt?                                                                                             conversie/migratie deel uit van de
                                                                                                                           verklaring?
4.6.b Toelichting   De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke
5.                  wijze   en met welk
                    VERNIETIGEN        ENresultaat is getoetst of
                                           VERVREEMDING        VANnadien  aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan.
                                                                     ARCHIEFBESCHEIDEN
5.1                 Hoofdvraag:      Weegten
                    Archiefselectielijst    destukkenlijst
                                                gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering,
5.1.a               Selecteert het college als archiefzorgdrager de             Aw art. 5 en 9; Ab     ja              Wordt van archiefbescheiden de               ja
                    gemeentelijke archiefbescheiden?                            art. 2-5                               bewaartermijn vastgelegd en is dat
                                                                                                                       opgenomen in het metadataschema?

                                                                                                                       Wordt van archiefbescheiden het jaar van ja                                         jaartal van overbrenging wordt
                                                                                                                       vernietiging c.q. van overbrenging naar de                                          in een latere fase vastgelegd. V-
                                                                                                                       archiefbewaarplaats vastgelegd?                                                     jaartal wordt meteen
                                                                                                                                                                                                           vastgelegd.
                    Gebruik voor het invullen van de omvang meters en TB                                               Op welk moment, direct of later?             jaar van vernietiging wordt direct
                    sheet "meterTB-NO".                                                                                                                             vastgelegd, jaartal van overbrenging
                                                                                                                                                                    bij overbrenging.
5.1.a Toelichting   Voor het bepalen van de bewaartermijnen van gemeentelijke archiefbescheiden zijn twee lijsten van belang. Voor archiefbescheiden
                    gedateerd t/m 1995 is dat de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983), voor
                    archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen
                    opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012)




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                                13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>5.1.b.              Worden archiefbescheiden (digitaal en papier) volgens      Aw art. 5; Ab art. 2-5 ja        Zo nee, is de geldende selectie- of         nvt
                    de gemeentelijk de selectielijst 2005 van (inter)                                           vernietigingslijst bekend?
                    gemeentelijke archiefbescheiden geselecteerd?


                                                                                                                Zijn er (voor onderdelen van de             nee
                                                                                                                gemeentelijke organisatie) ook andere
                                                                                                                selectielijsten van kracht?
                                                                                                                Zo ja, welke?                               nvt
5.1.c               Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve                                 nee       Zo ja, wordt die gebruikt voor alle         nvt
                    stukkenlijst?                                                                               archiefbescheiden?
                                                                                                                 Indien nee, voor welk deel?                nvt
5.2                 Vernietiging en verklaringen
5.2.a               Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in Aw art. 3; Ab art. 8   ja         Worden de wettelijke bewaartermijnen       ja
                    aanmerking komende archiefbescheiden?                                                        gehanteerd?
                                                                                                                 Worden de behandelaars van de te           ja    bij twijfel of bescheiden kunnen
                                                                                                                 vernietigen archiefbescheiden                    worden vernietigd
                                                                                                                 geraadpleegd voordat vernietiging gaat
                                                                                                                 plaatsvinden?
                                                                                                                  Is of wordt een machtiging tot            ja
                                                                                                                 vernietiging aangevraagd?
5.2.a Toelichting   De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen
                    daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.

5.2.b               Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van Aw art. 3; Ab art. 8     deels     Worden de archiefbescheiden op              ja
                    vernietiging op die ten minste een specificatie van de                                      dossierniveau (zo mogelijk in
                    vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van                                      verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd?
                    vernietiging bevatten?
                                                                                                                Wordt van de vernietigde                   nee
                                                                                                                archiefbescheiden in de verklaring
                                                                                                                opgenomen op grond van welke
                                                                                                                categorie(ën) van welke selectielijst deze
                                                                                                                zijn vernietigd?
                                                                                                                Wordt aangegeven wanneer, hoe en door deels       er wordt aangegeven door wie
                                                                                                                wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?         en op welke manier wordt
                                                                                                                                                                  vernietigd. Wanneer wordt niet
                                                                                                                                                                  vastgelegd.
5.3                 Vervanging. Besluiten en verklaringen
5.3.a               Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen        Aw art. 7; Ab art. 6.1 nee       Zo ja, voor welke (categorieën)             nvt
                    van papieren archiefbescheiden door digitale                                                archiefbescheiden?
                    reproducties of omgekeerd waarna de vervangen
                    bescheiden worden vernietigd]?
                                                                                                                 Is daartoe per geval een besluit tot       nvt
                                                                                                                vervanging genomen?
                                                                                                                Zijn de originelen na vervanging            nvt
                                                                                                                daadwerkelijk vernietigd?
5.3.a Toelichting   Onder leiding van het Nationaal Archief wordt gewerkt aan een Handreiking vervanging

5.3.b               Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de Ab art. 6.1; BW art.                                                          nvt
                    vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave     2:10, lid 4.
                    van de in de te vervangen archiefbescheiden
                    voorkomende gegevens?

5.3.c               Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een         Ab art. 6.2 en 8; Ar             Wanneer het om blijvend te bewaren                nvt
                    verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en art. 26b                         bescheiden gaat, komen de volgende
                    van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt                                         aspecten van de vervanging in het besluit
                    en het besluit daarover op de juiste wijze bekend                                           aan de orde:
                    gemaakt?




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                      14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>                                                  de reikwijdte van het vervangingsproces,   nvt
                                                  waartoe in elk geval worden gerekend een
                                                  opgave van de organisatieonderdelen en
                                                  de categorieën archiefbescheiden
                                                  waarvoor het vervangingsproces geldt;



                                                  de inrichting van de apparatuur waarmee    nvt
                                                  wordt vervangen, de gekozen instellingen
                                                  en de randapparatuur;




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                    15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>                                                                                                                      voor zover van toepassing de software en           nvt
                                                                                                                      de gekozen instellingen;
                                                                                                                      de criteria voor de keuze ter zake van             nvt
                                                                                                                      reproductie in kleur, grijswaarden of
                                                                                                                      zwartwit;
                                                                                                                      de wijze waarop de reproductie tot stand           nvt
                                                                                                                      komt, waartoe in elk geval worden
                                                                                                                      gerekend de formaten, bewerkingen,
                                                                                                                      metagegevens en, voor zover van
                                                                                                                      toepassing, de keuze ter zake van
                                                                                                                      reproductie per batch of per stuk;

                                                                                                                      de inrichting van de controle op juiste en         nvt
                                                                                                                      volledige weergave en van het herstel van
                                                                                                                      fouten;
                                                                                                                      het proces van vernietiging van de                 nvt
                                                                                                                      vervangen archiefbescheiden;
                                                                                                                      de kwaliteitsprocedures.                           nvt

5.3.c Toelichting   Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een dergelijk besluit niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Op grond
                    daarvan
                    Bij       zou publicatie
                        de beschrijving  van achterwege
                                             de reikwijdtekunnen
                                                           van hetblijven.
                                                                    vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat
                    wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil
                    zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele
                    informatiehuishouding.

5.3.d               Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de                                                                                               nvt
                    vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden
                    tevoren een machtiging van gedeputeerde staten
                    ontvangen op basis van art. 7 Aw?

5.3.d Toelichting   Per 1 januari 2013 hoeft geen machtiging meer van gedeputeerde staten verkregen te worden.

5.4                  Vervreemding, besluiten en verklaringen
5.4.a               Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5                         nee             Zo ja, welke?                                nvt
                    jaar archiefbescheiden vervreemd?


5.4.a Toelichting   Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie
                    (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de
                    vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de
                    minister noodzakelijk.
5.4.b.              Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een           Aw art. 8                             Zo nee, waarom niet?                     nvt
                    machtiging van de minister van OCW ontvangen?
5.4.b Toelichting   Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie
                    (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de
                    vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de
                    minister noodzakelijk.

5.4.c               Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen            Ab art. 7                             Zo nee, waarom niet?                         nvt
                    geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot
                    vervreemding?

5.4.c Toelichting   Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon
                    binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is
                    benoemd. Zij vormen samen het Strategisch Informatieoverleg (SIO) als bedoeld in de Nota van Toelichting bij het gewijzigde
                    Archiefbesluit
5.4.d               Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de       Ab art. 8                                                                               nvt
                    vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding
                    op de juiste wijze bekend gemaakt?




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>5.4.d Toelichting   Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een besluit tot vervanging niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Uit de
                    toelichting op artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 blijkt dat een besluit tot vervreemding eveneens te zien is als een proces-verbaal, een
                    ambtshalve opgemaakt verslag van handelingen, en niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Daarom kan publicatie
                    achterwege blijven




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                       17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>6.                  OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
6.1                 Hoofdvraag:
                    OverbrengingBrengt     de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij
                                    na 20 jaar
6.1.a               Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, Aw art. 3 en 12-13; nee          aantal meters?                                Gebruik voor het invullen van de
                    ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor        Ab art. 9.1 en 12                                                              omvang meters en TB sheet
                    aangewezen openbare archiefbewaarplaats? (Nee                                                                                          "meterTB-NO".
                    zonder reden is taakverwaarlozing)

6.1.b               Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Aw art. 3 en 12-13;                 Is er een overzicht van deze               J                                          corrspondentiearchief Ruurlo
                                                                            Ab art. 9.1 en 12                   archiefbescheiden?                                                                    1980-1989, Eibergen 1980-
                                                                                                                                                                                                      1990 , Neede 1938-2004
6.1.c.              Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel   Aw art. 3 en 12-13;             Is per archiefbestand aan te geven wat de J                                           Praktische reden: Deze
                    en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?          Ab art. 9.1 en 12               reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt                                               blokken moeten worden
                                                                                                                voor overbrenging; nodig voor de                                                      bewerkt. Dit is erg tijdrovend
                                                                                                                bedrijfsvoering; andere reden
6.2                 Verklaringen van overbrenging
6.2.a               Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de       Ab art. 9.3             ja
                    beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle
                    overbrengingen een verklaring op?

6.3                 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering
6.3.a               Heeft het college als archiefzorgdrager voor                Aw art. 13.3-4          nee                                                                                           Dit is in het verleden niet
                    archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering                                                                                                                              gebeurt.
                    niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een
                    machtiging tot opschorting van overbrenging
                    aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?


7.                  ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS
7.3                 Hoofdvraag:
                    ArchiefruimtenZijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
7.3.a               Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten Aw art. 21.1; Ab art. ja               Door wie is dat vastgesteld?               Deels: archiefruimte:Deels
                    waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de        13; Ar art. 27-46, 57                                                            serverruimte, intern: is gecertificeerd,
                    Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?   en 59                                                                            extern: datacenter van Interroute is
                                                                                                                                                           gecertificeerd.
                                                                                                                En wanneer?                                Voor de fysieke archiefruimte is door
                                                                                                                                                           de archiefinspecteur een verslag met
                                                                                                                                                           aanbevelingen geschreven. Op basis
                                                                                                                                                           hiervan wordt een verbeterplan
                                                                                                                                                           geschreven en uitgewerkt. Dit gebeurt
                                                                                                                                                           in 2016.
                                                                                                                Zijn er archiefbescheiden extern           datacentrum van Interroute
                                                                                                                geplaatst?
                                                                                                                 Zo ja, waar?                              Amsterdam (Schiphol)
                                                                                                                Geef voor elke archiefruimte aan of deze   onbekend voor serverruimte
                                                                                                                aan de eisen voldoet.
                                                                                                                Zo nee, aan welke eisen niet?              onbekend
7.3.a Toelichting   Let op: aan de serverruimte moeten ook eisen gesteld worden. Zie de checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte.

7.3.b               Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te     Aw art. 21.1; Ab art.
                    bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te      13; Ar art. 27-46, 57
                    brengen archiefbescheiden?                                  en 59

9.                  RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID
9.1                 Hoofdvraag: Heeft de gemeente
                    Onderdeel gemeentelijk        plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere
                                           rampenplan




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                        18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>9.1.a                Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel,          Wet                     nee           Zo ja, aan welke elementen wordt          In het ontvangen Rampenplan versie              voor de archiefbewaarplaats is
                     beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met     veiligheidsregio's                    aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is 0.2, van sept 2006 is een risico                een calamiteitenplan 2014 en
                     betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van        art. 3; Handreiking                   dit plan?                                 inventarisatie als bijlage 5                    een gecombineerd BHV-
                     objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te        regionaal                                                                       opgenomen. Er zijn geen procedures              CHVplan
                     bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?                  risicoprofiel, punt 6                                                           opgenomen voor de verplaatsing of               (bedrijfshulpverlenings en
                                                                                 Vitaal Belang                                                                   het veiligstellen van archiefbescheiden         collectie hulpverleningsplan)
                                                                                                                                                                                                                 beschikbaar
9.2                  Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
9.2.a                Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de               Leidraad                deels         Zo ja, aan welke elementen wordt          de gemeente heeft geen                          voor de archiefbewaarplaats is
                     archiefruimten en archiefbewaarplaats met een               calamiteitenplan                      aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is veiligheidsplan met calamiteiten- en            een calamiteitenplan 2014 en
                     calamiteitenplan en ontruimingsplan?                        archieven LOPAI,                      dit plan?                                 ontruimingsplan voor de                         een gecombineerd BHV-
                                                                                 nu BRAIN                                                                        archiefruimten opgesteld                        CHVplan aanwezig
                                                                                                                       Wordt het LOPAI-model gevolgd?          nee                                 ja
                                                                                                                       Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo nvt                                 1x per jaar
                                                                                                                       ja, hoe vaak?
9.2.b                Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats           Modellen        nee                         Zo ja, welke?                           de gemeente heeft geen verzamelplek
                     aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. calamiteiten en                                                                     aangewezen
                     prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1)      collectieplan
                                                                           RCE/ICN
10.                  MIDDELEN EN MENSEN
10.1                 Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer,
                     Middelen
10.1.a               Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager Aw art. 30.2                             Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd voor taken uitgevoerd door ECAL:
                     na goedkeuring door de raad ter beschikking om de                                                 op de begroting van het lopende jaar?     €230.097 per jaar. Verder is geen
                     kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening                                                                                      vast gedrag in de begroting
                     van de zorg voor c.q. het beheer van de                                                                                                     opgenomen voor betreffende kosten.
                     archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het
                     toezicht daarop?


                                                                                                                      Welk bedrag is gereserveerd voor de in          Dit is niet na te gaan. Bedrijfsvoering
                                                                                                                      de linkerkolom benoemde kosten?                 is een post op de begroting. Er is
                                                                                                                      NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen       geen specifieke post voor archiefzorg
                                                                                                                      bepalen of het gereserveerde bedrag             incl. personeel etc.
                                                                                                                      redelijkerwijs voldoende is om de kosten
                                                                                                                      te dekken.
10.1.a Toelichting   De volgende kostensoorten zijn relevant: loonkosten personeel, externe inhuur personeel, opleidingskosten personeel, materialen voor
10.2                 het papieren archief (zippels,
                     Mensen, kwantitatief tbv beheerverpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur
10.2.a               Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als            Aw art. 32                                Wat is de totale omvang van de                     17,9 fte binnen de gemeente
                     archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter                                                 organisatie in fte wat betreft
                     beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden                                             informatieverwerkende en –beherende
                     aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van                                           functies?
                     de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen
                     resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden
                     naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.)

                                                                                                                       Wat is de totale omvang in fte wat betreft     DIV: 6,9 fte; functioneel beheer: 2 fte;
                                                                                                                       informatiebeheerspecialisten? Zoals DIV,       informatiemanagers: 3 fte; ICT: 6 fte
                                                                                                                       ICT, informatiemanagers, en hun
                                                                                                                       leidinggevenden. Omvang per
                                                                                                                       functiesoort aangeven.




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                                   19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>                                                                                          Zijn de informatieverwerkende               er zijn geen kengetallen voorhanden.
                                                                                         medewerkers niet zijnde                          De medewerkers zijn over het
                                                                                         informatiebeheerspecialisten voldoende       algemeen goed op de hoogte op het
                                                                                         op de hoogte van de interne richtlijnen op    niveau van richtlijnen en werkwijze
                                                                                         informatiebeheergebied om een goed               m.b.t. de postbehandeling en
                                                                                         informatiebeheer te kunnen garanderen?       archivering. Iedere afdeling heeft een
                                                                                         NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen    DIV-consulent, er worden cursussen
                                                                                         bepalen of de personeelsinzet voldoende       aangeboden en informatie verstrekt
                                                                                         is om het totaal aan                                   op het gebied van de
                                                                                         beheerwerkzaamheden te verrichten.                    informatievoorziening.




10.2.b              Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte   Aw art. 32   ja   - van welke aard zijn de achterstanden?      Te bewerken en daarna over te            Beheerders van
                    werkzaamheden?                                                       Zie de voorbeelden in de toelichting.        brengen archieven welke voor             archiefbewaarplaatsen
                                                                                                                                      permanente bewaring in aanmerking        vermelden hier hoe groot het
                                                                                                                                      komen: secretariearchief Ruurlo 1980-    percentage voor het publiek
                                                                                                                                      '90 (48m1), Eibergen 1981-'90            ontsloten/niet-ontsloten
                                                                                                                                      (57m1), Neede 1938-2004 (208m1) ,        archieven is, gelet op het
                                                                                                                                      persoonskaarten van alle voormalige      geheel aan archiefbescheiden
                                                                                                                                      gemeenten (30m1),Neede HEK               en het percentage materieel
                                                                                                                                      (5m1), Ruurlo VRIGA (2m1), Ruurlo        goed/nog niet goed verzorgde
                                                                                                                                      Groene Kruis (9m1)                       archieven.


                                                                                         - wat is de omvang van deze                  359 m1
                                                                                         achterstanden fysiek (aantal m of MB,
                                                                                         GB, TB)?
                                                                                         - en in geschat aantal arbeidsuren om   er is een plan van aanpak voor
                                                                                         deze weg te werken?                     bewerking van archieven opgesteld in
                                                                                                                                 2009 door René Tuenter. Totaal van
                                                                                                                                 333 dagen x 8 uur = 2664 uur
                                                                                         - waarom zijn deze achterstanden        ontstaan van achterstanden is niet in
                                                                                         ontstaan?                               het bewerkingsplan opgenomen.
                                                                                         - zullen zonder ingrijpen deze          achterstanden betreffen
                                                                                         achterstanden nog groeien?              archiefblokken t/m 2004. Per 1 jan.
                                                                                                                                 2005 is na herindeling de nieuwe
                                                                                                                                 gemeente ontstaan. Het antwoord is
                                                                                                                                 dus nee.
                                                                                         - is het wegwerken van de achterstanden planning is opgesteld maar in het
                                                                                         in een planning opgenomen?              verleden is daar weinig mee gedaan.
                                                                                                                                 Sinds 2015 kennen we een nieuwe
                                                                                                                                 werkwijze. Drie medewerkers zijn
                                                                                                                                 ieder 1 dag per week met bewerking
                                                                                                                                 van het archief bezig.

                                                                                         - zo ja, op welke termijn worden de          Alle Blokken behalve Neede eind 2016
                                                                                         werkzaamheden opgepakt en afgerond?          / begin 2017 . Neede eind 2018




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                               20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>10.2.b Toelichting   Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale
                     personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken.

                     Voorbeelden niet-overgebrachte archieven:
                     - analoge en digitale dossiervorming in behandelfase;
                     - dossierregistratie;
                     - beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers;
                     - bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie;
                     - de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie;
                     - de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats.

                     Voorbeelden overgebrachte archieven:
                     - ontsluiting;
                     - materiële verzorging,
                     - aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen;
                     - beschikbaarstelling aan het publiek;
                     - inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot).
                     Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden
                     bij de particuliere archieven vermelden.

10.2.c               Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe           Aw art. 32           ja             Zo ja, welke?                              In 2008 is een brief ontvangen van de
                     provinciale toezichthouders?                                                                                                            PAI met verzoek om mensen en
                                                                                                                                                             middelen ter beschikking te stellen
                                                                                                                                                             omdat er zou nog veel werk te
                                                                                                                                                             verrichten zou zijn.
10.3                 Mensen, kwalitatief tbv beheer
10.3.a               Kan het college als archiefzorgdrager het                Aw art. 32.2;      ja               Per functie aangeven:                      alle DIV-medewerkers hebben
                     kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder    Model LOPAI +                                                                  minimaal SOD1 gevolgd en
                     10.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun             WGA (nu BRAIN)                                                                 aanvullende cursussen mbt digitaal en
                     mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.)    Rekennorm formatie                                                             zaakgericht werken gevolgd.
                                                                              gemeentelijke
                                                                              archiefinspectie


                                                                                                                  vereiste opleiding, werk- en denkniveau;   MBO tot HBO

                                                                                                                  werkelijke opleidingsniveau van de         MBO tot WO
                                                                                                                  medewerkers.


                                                                                                                  Zijn er medewerkers in opleiding?          Nee
                                                                                                                   Zo ja, welke opleiding en wanneer af te   NVT
                                                                                                                  ronden?
                                                                                                                  Wat is het opleidingsbudget (per           Voldoende opleidingsbudget voor de
                                                                                                                  medewerker / afdeling)?                    DIV-afdeling. Het is de
                                                                                                                                                             organisatievisie dat wanneer er
                                                                                                                                                             behoefte tot opleiding is hier budget
                                                                                                                                                             voor wordt vrijgemaakt
10.3.b               Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden   Aw art. 32           ja             Zie 10.2.b voor voorbeelden. Zo nee,
                     naar behoren worden gedaan?                                                                  welke niet?




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                      21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>10.3.c                     Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe             Aw art. 32            nee          Zo ja of deels, welke?                       niet op dit punt
                           provinciale toezichthouders?
10.4                       Mensen, kwantitief tbv toezicht
10.4.a                     Hoeveel formatieruimte heeft het college als               Aw art. 32.2;                      Wat is de totale omvang van de               17,9 fte binnen de gemeente
                           archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het     Model LOPAI +                      gemeente in fte wat betreft
                           beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats             WGA (nu BRAIN)                     informatieverwerkende en –beherende
                           overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de            Rekennorm formatie                 functies?
                           gemeentearchivaris met de gemeentelijke                    gemeentelijke
                           archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. (Zie ook      archiefinspectie
                           2.2.)
                                                                                                                         Wat is de totale omvang in fte wat betreft   de omvang in fte van de
                                                                                                                         de gemeentearchivaris (voor wat betreft      gemeentearchivaris is 1 fte voor 8
                                                                                                                         diens toezichthoudende rol) en de            gemeenten. De omvang in fte voor de
                                                                                                                         gemeentelijke archiefinspecteurs en/of       archiefinspecteur in fte is 1,78 voor 8
                                                                                                                         andere namens hem toezichthoudende           gemeenten
                                                                                                                         medewerkers? Omvang per functiesoort
                                                                                                                         aangeven.


                                                                                                                         Nemen de informatiebeheerders actief         ja
                                                                                                                         contact op met de toezichthouder in de
                                                                                                                         wettelijk bepaalde gevallen (zoals
                                                                                                                         vernietiging, vervanging, overbrenging)?




                                                                                          KPI score in aantal.
                                            Indien een
                                                    ja "ja" in het E-formulier betekent dat niet aan een
                                                                                                   nee,   kpi-vraag
                                                                                                        geen         kan worden voldaan, dan wordt dit in de
                                                                                                               nee TVW
         aantal                                                           (grafische)deels
                                                                                      resultaten als TVW
                                                                                                     een "nee" weergegeven
          43                                        29                                en
                                                                                       7 andersom 6 ("nee" -> "ja").                           1
                                                      ja                                                     nee, geen   nee TVW
           %                                                   ja                   deels    deels           TVW
                                                                                                           nee, geen TVW                nee TVW
          100                                       67,4                                     16,3                 14,0                       2,3
          10,0                                       7                                           1,0              2,0                        0,0                   1
           5,0                                       4                                           1,0              0,0                        0,0                   2
                                                                                            29                                                             7                          6            1
           6,0                                      4,0                                          2,0              0,0                        0,0                   3
           4,0                                       3                                           1,0              0,0                        0,0                   4
           7,0                                       6                                           1,0              0,0                        0,0                   5
           2,0                                       1                                           0,0              0,0                        1,0                   6
           1,0                                      1,0                                          0,0              0,0                        0,0                   7
           0,0                     0%             10%
                                                    0,0             20%         30%              0,0 40%          50%
                                                                                                                  0,0          60%           0,070%            80% 8             90%            100%
           3,0                                      0,0                                          1,0              2,0                        0,0                   9
           5,0                                      3,0                                          0,0              2,0                        0,0                   10



                           KPI niet overgebrachten archiefbescheiden                  zie tabblad grafiek WSJG
                                                      ja                                     deels                nee    nee waarvan taaverwaarlozing                      controle totaal % geen 100 %
                                                                                                                                                                           score? dan niet volledig ingevuld
1. Lokale regelgeving                               70,0                                         10,0             20,0                       0,0                                          100
2. Interne kwaliteit en                             80,0                                         20,0              0,0                       0,0                                          100
toezicht
3. Ordening,                                        66,7                                         33,3             0,0                        0,0                                          100
authenticiteit, context,
toegankelijkheid en
duurzaamheid
archiefbescheiden




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>4. Digitale                                 75,0    25,0   0,0    0,0    100
archiefbescheiden
5. Vernietiging en                          85,7    14,3   0,0    0,0    100
vervreemding
archiefbescheiden
6. Overbrenging van                         50,0    0,0    0,0    50,0   100
archiefbescheiden naar
de archiefbewaarplaats

7.Archiefbewaarplaatsen                     100,0   0,0    0,0    0,0    100
, archiefruimten en e-
depots
8. Ter beschikking                                                       0
stelling van naar
archiefbewaarplaats
overgebrachte
archiefbescheiden
9. Rampen, calamiteiten                      0,0    33,3   66,7   0,0    100
en veiligheid




invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden                                23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>Nr.                 KPI-subvragen                                                Grondslag           Antwoord    Deelvragen                                         Antwoord op deelvragen           Toelichting op antwoord
                    Indien een KPI vraag een rode arcering krijgt is er sprake                       op de Vraag                                                    overgebrachte archieven of       op de KPI subvraag
                    van taakverwaarlozing                                                                                                                           een al dan niet verplichte
                                                                                                                                                                    toeliching bij het antwoord.




Berkelland          <- selecteer uw gemeente, gemeente nr:                       1859                     2015   <- Selecteer jaar waar KPI gegevens betrekking op hebben
1.                  LOKALE REGELINGEN
                    Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
1.1                 Verordening archiefzorg
1.1.a               Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de        Aw art. 30.1       ja          Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is de            25 okt. 2005                     actualisatie vindt in 2016
                    gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de        Modelverordening               archiefverordening vastgesteld?                                                     plaats
                    archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? LOPAI                           Besteedt deze aandacht aan (het zorgdragen
                                                                                                                 voor):
                                                                                                                 - het laten vaststellen van beheervoorschriften    ja

                                                                                                                 - het aanwijzen van beheerders                  ja
                                                                                                                 - de aanstelling van voldoende deskundig        ja
                                                                                                                 personeel
                                                                                                                 - de beschikbaarstelling van voldoende middelen ja

                                                                                                                 - de vervaardiging en bewaring van de           ja
                                                                                                                 archiefbescheiden (nader uitgewerkt in het
                                                                                                                 Besluit Informatiebeheer)
                                                                                                                 - de aanwijzing van de archiefbewaarplaats      ja
                                                                                                                 - de periodieke verslaglegging aan de raad over nee
                                                                                                                 de uitvoering van de zorg?
1.1.a Toelichting   De meeste gemeenten beschikken over één archiefverordening waarin 1.1 en 1.2 beide zijn opgenomen.
                    Geactualiseerd betekent dat relevante wetgeving in de Archiefverordening is verwerkt.
                    Voor gemeenten houdt dit in dat in ieder geval de Wet Dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden (2006) moet zijn verwerkt.

1.3                 Besluit informatiebeheer
1.3.a               Beschikt de gemeente over een door het college als            Modelbesluit       ja          Beheer van de archiefbewaarplaats                  opgenomen in de
                    archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake LOPAI                                                                             Archiefverordening (AV)
                    het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar
                    de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?


                                                                                                                 Als het antwoord ‘ja’ is: wanneer is het besluit   op 12 dec. 2006 is het Besluit
                                                                                                                 vastgesteld?                                       Informatiebeheer (Bib)
                                                                                                                 Besteedt dit besluit aandacht aan:                 vastgesteld
                                                                                                                 - de dagelijkse leiding, indien relevant ook in    ja                               in AV
                                                                                                                 relatie tot de functie van gemeentearchivaris


                                                                                                                 - het laten vaststellen van beheervoorschriften    ja                               in AV

                                                                                                                 - de overbrenging van archiefbescheiden en         ja                               in AV
                                                                                                                 indien relevant de verwerving van archieven,
                                                                                                                 collecties en andere documenten
                                                                                                                 - de bewaring en het beheer van de                 ja                               in AV
                                                                                                                 archiefbescheiden




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                        24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>                                                                                                                      - de beveiliging van archiefbescheiden tegen       ja   in Bib
                                                                                                                      calamiteiten, diefstal e.d.
                                                                                                                      - de raadpleging en het gebruik van                ja   in AV
                                                                                                                      archiefbescheiden
                                                                                                                      - het onderzoek in de archiefbescheiden            ja   in AV
                                                                                                                      - het beschikbaar stellen van archiefbescheiden    ja   in AV

                                                                                                                      - de periodieke verslaglegging aan het college     ja   in AV
                                                                                                                      betreffende de uitvoering van het beheer?

1.3.a Toelichting   Het Besluit Informatiebeheer is niet wettelijk verplicht. Wanneer een Besluit aanwezig is, moet dit wel geactualiseerd zijn.
                    Een gemeente kan kiezen voor aparte besluiten voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de niet-overgebrachte
                    archiefbescheiden in plaats van één Besluit Informatiebeheer.
                    (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van
                    overbrenging dan wel vervreemding.
                    Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling,
                    overbrenging of vervreemding.
                    Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van
                    mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR,
                    is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.]

                    Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de
1.6                 Mandaatregeling archiefzorg
1.6.a               Beschikt de gemeente over een vastgestelde                    Awb Titel 10.1                  Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke                       nvt
                    mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten                                     voorschriften voor dergelijke regelingen?
                    te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?


                                                                                                                      Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden
                                                                                                                      de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de
                                                                                                                      ter zake bevoegde ambtenaren?


1.6.a Toelichting   Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden.
1.7                 Uitbesteden Archiefbeheer(staken)
1.7.a               Worden er archiefbeheertaken uitbesteed?                       BW Boek 6; Gemw nee                Zo ja, per geval: Is er een                             nvt
                    Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken    art. 160 en 165                    dienstverleningsovereenkomst?
                    zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of
                    publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan
                    dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden
                    wordt met de wettelijke gemeentelijke
                    eindverantwoordelijkheid?

                                                                                                                      Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst
                                                                                                                      rekening gehouden met de wettelijke
                                                                                                                      gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
                                                                                                                      Zijn er maatregelen getroffen in het kader van
                                                                                                                      faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij
                                                                                                                      betrokken private partijen?


1.7.a Toelichting   Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern
                    laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire
                    informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een
                    externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                             25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>2.               Interne kwaliteitszorg en toezicht
                 Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

2.1              Kwaliteitssysteem archiefbeheer
2.1.a            Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te     Ar art. 16
                 bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem Link met NEN-ISO
                 waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?                 15489:2001 en
                                                                             ISO 30300 en
                                                                             30301

                                                                                                        1.- de organisatie van het informatiebeheer
                                                                                                        (strategisch, tactisch en operationeel) in relatie
                                                                                                        tot (het informatiebeleid van) de totale
                                                                                                        organisatie, haar werkprocessen, en (externe)
                                                                                                        ontwikkelingen die het informatiebeheer raken;



                                                                                                        2 - de periodieke toetsing van de stand van
                                                                                                        zaken van het informatiebeheer en
                                                                                                        verbeterplannen
                                                                                                        3 - het beleggen en vastleggen van
                                                                                                        bevoegdheden inclusief (onder)mandatering,
                                                                                                        verantwoordelijkheden en taken op het terrein
                                                                                                        van informatiebeheer


                                                                                                        4 - vastgelegde procedures voor
                                                                                                        informatiebeheer, zoals voor
                                                                                                        documentenbehandeling, dossiervorming, en
                                                                                                        vernietiging of overbrenging

                                                                                                        - (voldoende en voldoende geschoolde) mensen
                                                                                                        en middelen om het informatiebeheer uit te
                                                                                                        voeren

                                                                                                        - een correcte uitvoering van het
                                                                                                        informatiebeheer conform procedures
                                                                                                        - het bijhouden van een actueel, compleet en
                                                                                                        logisch samenhangend overzicht van de
                                                                                                        informatie, met een beschrijving van die
                                                                                                        informatie, de relatie met de werkprocessen
                                                                                                        waarop de informatie betrekking heeft, de
                                                                                                        vindplaats of de applicatie waarin de informatie
                                                                                                        is opgeslagen, de onderlinge relatie(s) – denk
                                                                                                        aan dossiervorming of de relatie tussen analoge
                                                                                                        en digitale informatie die op eenzelfde zaak
                                                                                                        betrekking heeft – , de bewaartermijn en andere
                                                                                                        metadata noodzakelijk voor het beheer op de
                                                                                                        lange(re) termijn




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                   26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>                                                                                                                     - de duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en
                                                                                                                     beveiliging van de informatie

2.1.b Toelichting   Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn
                    voorhttp://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/toelichting_beheerplan.pdf
                    zie   het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO 8402). De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven
                    of http://www.stadsarchief.rotterdam.nl/informatiebeheer/informatiebeheerplan
                    Een andere insteek bieden kwaliteitscontrolesystemen, waar men gebruik maakt van het principe van drie verdedigingslinies (lines of defence): het
                    implementeren en gebruiken van interne controlesystemen voor kwaliteitscontrole; het onderzoeken van de effectiviteit van die systemen; en het
                    monitoren van het proces door een externe partij.
2.1.c               Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden   Ar art. 16                         Is het interne toezicht op het informatiebeheer
                    aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?                       Link met NEN-ISO                   geregeld?
                                                                                  15489:2001 en                       Zo ja, hoe?
                                                                                  ISO 30300 en
                                                                                  30301
                                                                                                                     In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op
                                                                                                                     de hoogte van de interne
                                                                                                                     informatiebeheervoorschriften?
                                                                                                                     Welke functionarissen/ vakdisciplines zijn bij het
                                                                                                                     interne toezicht betrokken?
                                                                                                                     Vindt periodiek interne toetsing van het
                                                                                                                     kwaliteitssysteem plaats?
                                                                                                                     Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken?

2.2                 Gekwalificeerde gemeentearchivaris
2.2.a               Heeft het college als archiefzorgdrager een                Aw art. 32.1, 32.2      ja
                    gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer en 32.3
                    van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van
                    de wel-overgebrachte?
2.2.b               Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?     Aw art. 32.1         ja            Zo nee, is deze in opleiding?
                                                                                                                     Hoe ver gevorderd?
Toelichting         Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
2.4.a               Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het Aw art. 32.1        ja               Zo ja, op welke facetten en hoe diep wordt op de op alle facetten worden het
                    college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer Modelverordening                    materie ingegaan?                                Algemeen en Dagelijks Bestuur
                    van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte                LOPAI                                                                                geinformeerd.
                    archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?


                                                                                                                     Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag het verslag wordt aan de
                                                                                                                     bij het college onder de aandacht te krijgen? burgemeester verstuurd.


                                                                                                                      Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde             verslag wordt verstuurd en
                                                                                                                     regelmaat waarmee het verslag moet worden            meerdere keren per jaar
                                                                                                                     uitgebracht?                                         worden het Algemeen en
2.4.a Toelichting   Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.                          Dagelijks Bestuur van het

3.                  ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN
                    Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid
                    en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?


3.1                 Geordend overzicht




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                             27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>3.1.a               Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch Aw art. 3 en 21.2;       ja            Gaat het om één overzicht of meer overzichten? het Erfggoedcentrum maakt
                    samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, Ab art. 12; Ar art.                                                                   gebruik van MaisFlexis als
                    geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het 18 en 23                                                                             archiefbeheersysteem. Op dit
                    archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?                                                                                                    moment worden slechts
                    Let op!                                                                                                                                          analoge archieven
                    Voor overgebrachte archieven heeft de vraag betrekking op                                                                                        overgebracht. De daarbij
                    het (overkoepelend) beheersysteem waarbinnen alle                                                                                                behorende metadata worden
                    overgebrachte archiefbescheiden worden beheerd. Wordt in                                                                                         volledig opgenomen in het
                    dit beheersysteem alle metagegevens(schema) opgenomen                                                                                            beheersysteem MaisFlexis.
                    zoals genoemd in KPI 3.2 a.1 t/m a.5



                    Gebruik voor het invullen van de omvang in meters en Tb                                           In dat laatste geval, om hoeveel overzichten      nvt
                    sheet "meterTB-O"                                                                                 gaat het?
                                                                                                                      Op welk niveau (documenten, dossiers,             1 beheersysteem waar
                                                                                                                      bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze       archieven en collecties zijn
                                                                                                                      bijgehouden?                                      ondergebracht
                                                                                                                      Bestaan er relaties tussen de overzichten. Zo ja, middels verwijzingen worden
                                                                                                                      welke?                                            relaties aangebracht tussen de
                                                                                                                                                                        archieven en collecties
                                                                                                                      Welke soorten metadata worden geregistreerd beschrijvende, administratieve
                                                                                                                      in welke overzichten(en)?                         en technische metadata

3.1.a Toelichting   Bij deze kpi zijn twee zaken van belang:
3.2                 1) de mate waarin
                    Authenticiteit      de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of
                                     en context
3.2.a.              Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat     Ar art. 17 en 19;      ja            Heeft de organisatie de beschrijving van        uitgaande van overgebrachte      Gebruik voor het opgeven
                    van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren)               NEN-ISO 23081-                       metagegevens vastgelegd in een                  archieven: ja                    van de meter-TB waar
                    archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema)          1:2006 en NEN-                       metagegevensschema conform NEN-ISO                                               geen/onvoldoende toegang
                    kan worden vastgesteld:                                        ISO 23081-2:2007                     23081? Zo ja, is dit schema vastgesteld en                                       op is op bais van de de
                                                                                                                        geïmplementeerd?                                                                 genoemde metadata in KPI
                                                                                                                                                                                                         3.2.a.1 t/m a.5 sheet
                    Gebruik voor aangeven van overgebrachte archieven die niet                                          Ten aanzien van de niet overgebrachte                                            meterTB-O
                    of deels aan dit metagegens(schema) voldoet sheet KPI 3.2                                           archieven wordt per overzicht, systeem,
                    voor O                                                                                              database etc. zoals bedoeld onder 3.1
                                                                                                                        aangegeven, of en in hoeverre de
3.2 Belangrijke     Invulling van kpi 3.2.a.1 – 3.2.a.5:                                                                metagegevens genoemd bij 3.2.A.1 t/m 3.A.5      Als u meer dan een overzicht, systeem of database gebruikt
Aanwijzing          Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. Kpi 3.2 moet op                  verwijzen wij u voor de invulling van de sub-deelvragen KPI
                    verschillende niveaus worden beantwoord:                                                                                                            3.2.a.1 - 3.2.a.5 vu naar het aparte werkblad KPI 3.2.a
                    1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de          Gebruikt u echter een overzicht, systeem of database, dan
                    hieronder bij kpi 3.2.a.1 t/m 3.2.a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar                  kunt u dat hieronder i
                    systeemspecificaties;
                     2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en
                    3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld
                    met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de kpi is beantwoord.
                    Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op
                    dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.
3.2.a.1             - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;                    Ar art 17             ja            Zijn archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk     overgebrachte archieven: ja
                                                                                                                        beschreven?
                                                                                                                      Is aangegeven welke drager de originele          idem                              er zijn alleen analoge
                                                                                                                      verschijningsvorm betreft (analoge of digitaal)?                                   archieven overgebracht
                                                                                                                      Er kan immers sprake zijn van een digitale scan
                                                                                                                      van een analoog origineel.




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                            28
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>                                                                                                                      Is in geval van digitale archiefbescheiden het    nvt
                                                                                                                      opslagformaat vastgelegd?

3.2.a.3             - de samenhang met andere archiefbescheiden;                   Ar art 17              ja          Zijn de archiefbescheiden logisch met elkaar in   overgebrachte archieven: ja
                                                                                                                      verband gebracht d.m.v.
                                                                                                                      dossiervorming/zaakvorming?
                                                                                                                      Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in     nvt, slechts originelen worden in
                                                                                                                      een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als          een archiefbewaarplaats
                                                                                                                      origineel worden beschouwd? Indien van            opgenomen
                                                                                                                      toepassing met verwijzing naar de vindplaats
                                                                                                                      van het origineel?
3.2.a.4             - de uitgevoerde beheeractiviteiten;                           Ar art 17              ja          Of archiefbescheiden nog zijn                     nvt
                                                                                                                      geconverteerd/gemigreerd na overbrenging?


3.2.a.5             - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur Ar art 17                    ja          Is de besturingsprogrammatuur of                  nvt
                    inzake de archiefbescheiden.                                                                      toepassingsprogrammatuur inzake de
                                                                                                                      archiefbescheiden vastgelegd
3.2.a.5             Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die
Toelichting         noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze
                    gegevens minder relevant.
3.3                 Systeem voor toegankelijkheid
3.3.a               Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat       Aw art. 3 en 21.2;     ja          Heeft de archieforganisatie de wachttijd voor de nee, stukken worden na
                    van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de      Ab art. 12; Ar art.                inzage van stukken opgenomen in een Handvest aanvraag direct opgehaald en
                    archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden      20                                 Dienstverlening?                                 ter beschikking gesteld
                    gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

3.3.a Toelichting   Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 3.2.A.1, 3.2.A.2 en 3.2.A.3 genoemde
                    metagegevens.
                    Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Bij een audit van de BAG wordt bijvoorbeeld 10% van de
                    steekproef van op te vragen brondocumenten pas aan het begin van de auditdag bekend gemaakt (zie auditprotocol BAG, pag. 40-41, op
                    http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/rapporten/2010/03/01/auditprotocol-voor-uitvoering-audit-wet-basisregistraties-uitwerking-
                    artikel-42-wet-bag.html).
                    Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest
                    Dienstverlening.
3.4                 Duurzame materialen en gegevensdragers
3.4.a               Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele)        Aw art. 21.1; Ab       ja          Zo ja, kort aangeven welke.                       Duurzame materialen en
                    materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren       art. 11; Ar art. 3-8                                                                 dragers
                    van (te bewaren) archiefbescheiden?                            en 14-15

3.4.a Toelichting   Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”. Een overzicht van
                    goedgekeurde printers is te vinden op
                    http://www.cot-nl.com/nl/laboratorium/printerkeuringen/printerlijst.html
                    Overzichten van papier, toners en gegevensdragers die aan duurzaamheidseisen voldoen zijn te vinden op de website van de LOPAI
                    (http://www.lopai.nl/thema.duurzaamheid.downloads.php).
3.5                 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag
3.5.a               Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor Aw art. 21.1; Ab      ja                 Zo ja, kort aangeven welke.                       zuurvrije materialen
                    de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?     art. 11; Ar art. 9-13

3.5.a Toelichting   Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten. Voor specificaties zie bijlage 2 bij de
                    Archiefregeling.


3.6                 Systeem voor duurzaamheid




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                  29
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>3.6.a               Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 3.4 en   Ab art. 11          ja                                                               archieven en collecties
                    3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te                                                                                          worden voortdurend
                    bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen                                                                                         gemonitord op de goede
                    noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat                                                                                        staat. Het Erfgoedcentrum
                    wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële                                                                                        maakt gebruik van de
                    staat gebracht en gehouden?                                                                                                                       restauratiemodule in het
                                                                                                                                                                      archiefbeheersysteem

3.6.a Toelichting   Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een
                    archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen
                    noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het
                    monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. Voor de duurzaamheid van digitale bescheiden zijn andere maatregelen
                    nodig. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig waarin men beschrijft hoe te
                    handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
                    Een bewaarstrategie moet zijn vastgesteld en geïmplementeerd. Een veelgebruikte tool hiervoor is PLATO:

                    http://www.planets-project.eu/software/.
4.                  DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN in het bijzonder
4.1.a Toelichting   Hoofdvraag:
                    De             Werkt
                        brochure van      de gemeente
                                      RODIN              inzake
                                              is te vinden op dedigitale
                                                                 site van archiefbescheiden   systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de
                                                                          de LOPAI (http://www.lopai.nl/pdf/Brochure_RODIN_dubbelzijdig.pdf).
                    Let op: het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting.
4.2                 Functionele eisen
4.2.a               Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur,                 Ar art. 17, 21 en 22             Qua inhoud?                                     nvt omdat nog geen digitale
                    verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de                                                                                          archieven zijn overgebracht
                    digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?


                                                                                                                       Qua structuur?
                                                                                                                       Qua verschijning?
                                                                                                                       Qua gedrag?
4.2.a Toelichting   Het vastleggen van de metagegevens inhoud, structuur en verschijningsvorm is al aan de orde gekomen in KPI 3.2.A.1. In een digitale omgeving
                    moet daarnaast ook het ‘gedrag’ worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard
                    blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet
                    dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die
                    functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de in KPI 3.6 bedoelde bewaarstrategie.


4.3                 Aanvullende metagegevens
4.3.a               Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en                Ar art. 24                        Zo ja: welke?                                      nvt
                    geïmplementeerd? (zie ook 3.2)
4.3.a Toelichting   Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven,
4.4                 bijvoorbeeld verwijzingen naar de hard- en softwareomgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten, compressiegegevens en
                    Opslagformaten
4.4.a               Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard Ar at. 26.1                           Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten      nvt
                    voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?                                    verplicht voor? Welke?


                                                                                                                   Indien gebruik wordt gemaakt van
                                                                                                                   opslagformaten die niet aan een open standaard
                                                                                                                   voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom
                                                                                                                   niet?
4.4.a Toelichting   Het Forum Standaardisatie biedt een lijst met open formaten aan
4.5                 Voorzieningen compressie en encryptie




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                          30
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>4.5.a               Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en       Ar art. 26.2.3.                    Zo ja: welke?                                       nvt, er zijn nog geen digitale
                    ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik                                                                                            archieven overgebracht
                    maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

4.5.a Toelichting   Voor uitleg van deze begrippen zie

                    http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en
                    http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie
                    Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling
                    gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt
                    (lossless compressie).

4.5.b               En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk Ar art. 26.2.3.                      Hoe? Sluit de gemeente daarin aan op de             nvt
                    door derden?                                                                                      informatiebeveiligingsnormen NEN-ISO/IEC
                                                                                                                      27001, 27002 en 27005?
4.5.c               Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van              Ar art. 26.2.3.                    Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige       nvt
                    archiefbescheiden aan de beheerder van de                                                         meting) encryptie toegepast?
                    archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
4.6                 Converteren en migreren
4.6.a               Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet     Ar art. 25                         Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige       nvt
                    meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat                                         meting) conversie/migratie toegepast?
                    van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?
                                                                                                                      Is dit in het beleid zoals bedoeld onder 4.1        nvt
                                                                                                                      meegenomen?
                                                                                                                      Indien conversie of migratie niet is toegepast,     nvt
                                                                                                                      heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de
                                                                                                                      eisen van geordende en toegankelijke staat
                                                                                                                      wordt voldaan?
4.6.a Toelichting   Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software.
                    De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom
                    een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de in KPI 3.6 bedoelde bewaarstrategie.

4.6.b               Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Ar art. 25                           Zo ja, maakt documentatie over de                   nvt
                                                                                                                      conversie/migratie deel uit van de verklaring?

4.6.b Toelichting   De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en
                    met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan.
                    Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit
                    van het systeem.
                    http://www.breednetwerk.nl/forum/topic/show?id=2537796%3ATopic%3A56535&xgs=1&xg_source=msg_share_topic voor wat een
                    migratieverklaring zou moeten bevatten.
5.                  VERNIETIGEN EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
                    Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering,
                    democratische controle en cultuurhistorie?
Toelichting         Voor het bepalen van de bewaartermijnen van gemeentelijke archiefbescheiden zijn twee lijsten van belang. Voor archiefbescheiden gedateerd t/m
Toelichting         1995  is dat de Lijst van
                    De archiefzorgdrager    is voor vernietiging
                                               verplicht         in aanmerking waarvan
                                                         de archiefbescheiden  komendede
                                                                                       stukken in gemeentearchieven
                                                                                         bewaartermijn is verstreken te(1983), voor archiefbescheiden
                                                                                                                         vernietigen,                  gedateerd Dit
                                                                                                                                      uitzonderingen daargelaten. vanaf
5.3                 geldt ook voorBesluiten
                    Vervanging.     kopieën en  enbackups.
                                                   verklaringen
5.3.a               Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van        Aw art. 7; Ab art.   nee           Zo ja, voor welke (categorieën)
                    papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of       6.1                                archiefbescheiden?
                    omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden
                    vernietigd]?




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                 31
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>                                                                                                                         Is daartoe per geval een besluit tot vervanging
                                                                                                                         genomen?
                                                                                                                         Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk
                                                                                                                         vernietigd?
5.3.a Toelichting    Onder leiding van het Nationaal Archief wordt gewerkt aan een Handreiking vervanging
5.3.b                Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de    Ab art. 6.1; BW art.                                                                     nvt
                     vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de 2:10, lid 4.
                     in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende
                     gegevens?

5.3.c                Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring   Ab art. 6.2 en 8; Ar                Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden     nvt
                     tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te art. 26b                            gaat, komen de volgende aspecten van de
                     bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit                                                  vervanging in het besluit aan de orde:
                     daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?


                                                                                                                         de reikwijdte van het vervangingsproces,          nvt
                                                                                                                         waartoe in elk geval worden gerekend een
                                                                                                                         opgave van de organisatieonderdelen en de
                                                                                                                         categorieën archiefbescheiden waarvoor het
                                                                                                                         vervangingsproces geldt;
                                                                                                                         de inrichting van de apparatuur waarmee wordt     nvt
                                                                                                                         vervangen, de gekozen instellingen en de
                                                                                                                         randapparatuur;
                                                                                                                         voor zover van toepassing de software en de       nvt
                                                                                                                         gekozen instellingen;
                                                                                                                         de criteria voor de keuze ter zake van            nvt
                                                                                                                         reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

                                                                                                                         de wijze waarop de reproductie tot stand komt,    nvt
                                                                                                                         waartoe in elk geval worden gerekend de
                                                                                                                         formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor
                                                                                                                         zover van toepassing, de keuze ter zake van
                                                                                                                         reproductie per batch of per stuk;

                                                                                                                         de inrichting van de controle op juiste en        nvt
                                                                                                                         volledige weergave en van het herstel van
                                                                                                                         fouten;
                                                                                                                         het proces van vernietiging van de vervangen      nvt
                                                                                                                         archiefbescheiden;
                                                                                                                         de kwaliteitsprocedures.                          nvt
5.3.c Toelichting 1 Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een dergelijk besluit niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Op grond daarvan
                    zou publicatie achterwege kunnen blijven.
5.3.c. Toelichting   Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil
2                    zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen
                     vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

5.3.d                Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van
                     gedeputeerde staten ontvangen op basis van art. 7 Aw?
5.3.d Toelichting    Per 1 januari 2013 hoeft geen machtiging meer van gedeputeerde staten verkregen te worden.




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                       32
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>5.4                  Vervreemding, besluiten en verklaringen
5.4.a               Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar                      nee           Zo ja, welke?                                                                  nvt
                    archiefbescheiden vervreemd?
5.4.a Toelichting   Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager
                    of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van
                    lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

5.4.b               Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging       Aw art. 8                        Zo nee, waarom niet?                                                           nvt
                    van de minister van OCW ontvangen?
5.4.b Toelichting   Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager
                    of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van
                    lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

5.4.c               Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen                 Ab art. 7                        Zo nee, waarom niet?                                                           nvt
                    geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot
                    vervreemding?
5.4.c Toelichting   Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen
                    de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. Zij vormen
                    samen het Strategisch Informatieoverleg (SIO) als bedoeld in de Nota van Toelichting bij het gewijzigde Archiefbesluit

5.4.d               Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de                 Ab art. 8                                                                                                       nvt
                    vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op
                    de juiste wijze bekend gemaakt?
5.4.d Toelichting   Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een besluit tot vervanging niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Uit de
                    toelichting op artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 blijkt dat een besluit tot vervreemding eveneens te zien is als een proces-verbaal, een
                    ambtshalve opgemaakt verslag van handelingen, en niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Daarom kan publicatie achterwege
                    blijven
6.                  OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
                    Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met
                    redenen omkleed’ correct in de praktijk?
6.2                 Verklaringen van overbrenging
6.2.a               Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de            Ab art. 9.3        ja
                    beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle
                    overbrengingen een verklaring op?
7.                  ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS
                    Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?


7.1                 Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark
7.1.a               Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale)          (Aw art. 31)       ja
                    archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering
                    van het beheer van de archiefbescheiden in de
                    archiefbewaarplaats?
7.1.b               Werkt de archieforganisatie op basis van een                     Model DIVA (nu     ja            Zo ja, werkt de gemeente met het                   kwaliteitszorgsysteem van
                    kwaliteitszorgsysteem?                                           BRAIN)                           kwaliteitszorgsysteem van BRAIN of met een         BRAIN
                                                                                                                      alternatief?

7.1.b Toelichting   Branchevereniging BRAIN heeft een (niet wettelijk verplicht) kwaliteitszorgsysteem voor archieforganisaties ontwikkeld dat primair georiënteerd is
                    op dienstverlening. Zie

                    http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=3&pagina_id=57




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                 33
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>7.1.b Toelichting




                    voor het Kwaliteitshandvest.
                    Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van
                    archiefbescheiden (zie KPI 2.1 op basis van Ar art. 16).
7.1.c               Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Model DIVA (nu       ja
                                                                                  BRAIN)
7.1.c Toelichting   Zie voor de Pilot Benchmarking van BRAIN: http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=3&pagina_id=57.

7.2                 Archiefbewaarplaats
7.2.a               Is door het college als archiefzorgdrager een eigen               Aw art. 21.1, 31,   ja        Zo ja, welke?                                   de archiefbewaarplaats van het
                    gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de            33.2 en 34; Ab art.                                                           Erfgoedcentrum Achterhoek en
                    gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan           13; Ar art. 27-41,                                                            Liemers gelegen aan Ijsselkade
                    is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en         47-57 en 59                                                                   13 te Doetinchem
                    regeling en genoemde eisen voldoen?
                                                                                                                    Gaat het om een gemeentelijke, een              intergemeentelijke
                                                                                                                    intergemeentelijke of een buiten de gemeente
                                                                                                                    gelegen archiefbewaarplaats?
                                                                                                                    Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze voldoet aan de eisen zie brief
                                                                                                                    aan de eisen voldoet.                          van GS van 10 juli 2012
                                                                                                                    Zo nee, aan welke eisen niet?                   nvt
7.2.b               Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te        Aw art. 21.1, 31,                                                             nvt
                    bewaren overgebrachte archiefbescheiden?                          33.2 en 34; Ab art.
                                                                                      13; Ar art. 27-41,
                                                                                      47-57 en 59
7.2.c               Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting   Aw. art. 21.1, 31, ja                                                         zie brief van GS van 10 juli
                    of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats          33.2 en 34; Ab art.                                                           2012
                    goedgekeurd door gedeputeerde staten op basis van art. 33         13; Ar art. 27-41,
                    Aw?                                                               47-57 en 59

7.2.c Toelichting   Let op: De Archiefwet is per 1 oktober 2012 aangepast aan de nieuwe Wet revitalisering generiek toezicht, waarmee de goedkeuring van GS komt
                    te vervallen.

7.3.a Toelichting   Let op: aan de serverruimte moeten ook eisen gesteld worden. Zie de checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte.
                    http://www.gemeentearchief.rotterdam.nl/informatiebeheer/instrumenten
7.4                 E-depot
7.4.a               Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een         Aw art. 21.1; Ab    nee           Zo ja, welke?                                   nvt
                    intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot art. 13;
                    voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de    Model LOPAI
                    eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?                ED3 (Eisen
                                                                                  Duurzaam Digitaal
                                                                                  Depot)

                                                                                                                    Gaat het om een gemeentelijke, een              nvt
                                                                                                                    intergemeentelijke of een buiten de gemeente
                                                                                                                    gelegen e-depot?
                                                                                                                    Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen    nvt
                                                                                                                    voldoet?
                                                                                                                    En wanneer?                                     nvt
                                                                                                                    Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen   nvt
                                                                                                                    voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?
7.4.a Toelichting   E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats.




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                           34
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>7.4.b            Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te bewaren
                                                             Aw art. 21.1; Ab                                                                              nvt
                 archiefbescheiden?                          art. 13;
                                                             Model LOPAI
8.                                                           ED3 (EisenOVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN
                 TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS
                 Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

8.1              Beschikbaarheid originelen en dubbelen
8.1.a            Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende                  Aw art. 14, 17 en   ja
                 archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?      19

8.1.b            Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen,        Aw art. 14, 17 en   ja
                 afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten)   19
                 maken?
8.1.c            Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over Aw art. 14, 17 en ja                                                        in de vergadering van het
                 de genoemde kosten?                                             19; Gemw art.                                                             Algemeen Bestuur is de
                                                                                 147.1                                                                     tarievenlijst met leges
8.2              Beperking openbaarheid na 20 jaar.
8.2.a            In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment       Aw art. 15, 15a en deels   Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?   in het verleden is de beperking
                 van overbrenging, na uiterlijk 20 jaar: heeft het college als   16; Ab art 9.3 en                                                         van de openbaarheid niet aan
                 archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van          10                                                                        de hand van een besluit
                 bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk                                                                                   vastgelegd, wel zijn de
                 gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? De                                                                                 beperkingen in de
                 beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer;                                                                           overeenkomst van
                 belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van                                                                                    overbrenging opgenomen.
                 onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke
                 of rechtspersonen dan wel van derden.


8.2.b            Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies        Aw art. 15, 15a en ja        Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?
                 ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?       16; Ab art 9.3 en
                                                                               10
8.2.c            Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening  Aw art. 15, 15a en nee         Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?   dossiers mbt milieu-informatie
                 gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking 16; Ab art 9.3 en                                                             dienen nog te worden
                 van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-    10                                                                            overgebracht
                 informatie inperkt?
8.2.d            Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder      Aw art. 15, 15a en ja        Indien nee, bij welke overbrenging(en) niet?
                 van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan   16; Ab art 9.3 en
                 de openbaarheid van bepaalde overgebrachte                    10
                 archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van
                 overbrenging?
8.3              Beperking openbaarheid na 75 jaar
8.3.a            Heeft het college als archiefzorgdrager voor de               Aw art . 15                                                                                                   nvt, er zijn geen
                 archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 beperkende                                                                                                                          archiefbescheiden ouder
                 bepalingen gesteld en daarmee niet openbaar zijn?                                                                                                                           dan 75 jaar waar
                                                                                                                                                                                             beperkende bepalingen op
8.3.b            Is hiervoor opschorting van gedeputeerde staen aangevraagd                                                                                                                  nvt
                 en ontvangen?

8.4              Afwijzing raadpleging of gebruik




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                              35
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>8.4.a               Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels          Aw art. 17               ja
                    geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van
                    de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand
                    ervan of de onveiligheid van de verzoeker?

8.4.a Toelichting   Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
8.4.b               Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing        Aw art. 17           ja
                    van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd?

8.5                 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
8.5.a               Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn      Aw art. 3, 18 en 19 ja            Is dit wel/niet voorgevallen?                komt regelmatig voor
                    wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden
                    voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende
                    overheidsorgaan?

8.5.b               Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke   Aw art. 3, 18 en 19 ja
                    en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening
                    van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is
                    verbonden?
8.5.b Toelichting   Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
8.6                 Regulering fysiek bezoek en gebruik
8.6.a               Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de Aw art. 14 en 17         ja
                    publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?
8.6.a Toelichting   Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
8.6.b               Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een        Model DIVA (nu       ja       Om welk handvest gaat het?                   van BRAIN
                    kwaliteitshandvest?                                               BRAIN)
8.6.b Toelichting   Voor het Kwaliteitshandvest van BRAIN, zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=3&pagina_id=57.
8.6.c               Zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor         Model DIVA (nu        ja                                                       sinds 2013 opnieuw
                    dienstverlening?                                              BRAIN)
8.6.c Toelichting   Voor het Kwaliteitshandvest van BRAIN, zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=3&pagina_id=57.
8.7                 Regulering digitaal bezoek en gebruik
8.7.a               Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice                           ja
                    met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het
                    bezoek- en gebruiksreglement?

9.                  RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID
                    Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?

9.1                 Onderdeel gemeentelijk rampenplan
9.1.a               Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en    Wet                   deels   Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht                           voor de archiefbewaarplaats
                    crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de     veiligheidsregio's            besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?                          is een calamiteitenplan 2014
                    verplaatsing of veiligstelling van objecten met een               art. 3; Handreiking                                                                               en een gecombineerd BHV-
                    cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren)                      regionaal                                                                                         CHVplan
                    archiefbescheiden zijn opgenomen?                                 risicoprofiel, punt 6                                                                             (bedrijfshulpverlenings en
                                                                                      Vitaal Belang                                                                                     collectie hulpverleningsplan)
                                                                                                                                                                                        beschikbaar



9.2                 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                              36
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>9.2.a               Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de                    Leidraad             deels       Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht                                        voor de archiefbewaarplaats
                    archiefruimten en archiefbewaarplaats met een                    calamiteitenplan                 besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?                                       is een calamiteitenplan 2014
                    calamiteitenplan en ontruimingsplan?                             archieven LOPAI                                                                                                   en een gecombineerd BHV-
                                                                                                                                                                                                       CHVplan
                                                                                                                      Wordt het LOPAI-model gevolgd?                                                   ja
                                                                                                                      Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja,                                      1x per jaar
                                                                                                                      hoe vaak?
9.2.b               Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen           Modellen             deels       Zo ja, welke?                                      de gemeente heeft geen        archiefdiensten hebben
                    voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het   calamiteiten en                                                                     verzamelplek aangewezen       onderling afgesproken van
                    collectieplan? (zie ook 9.1)                                     collectieplan                                                                                                     elkaars bewaarplaats
                                                                                     RCE/ICN                                                                                                           gebruik te kunnen maken bij
                                                                                                                                                                                                       een ontruiming of calamiteit.
9.3                 Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk
9.3.a               Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen     Model              ja
                    aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor                        Veiligheidsnetwerk
                    erfgoedinstellingen?                                             RCE/ICN
9.3.a Toelichting   Zie https://veilig-erfgoed.nl/onderwerpen/dice-incidentenregistratie voor deelname aan de landelijke Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE).
                    Via de website is een registratieformulier op te vragen dat ook als lokaal model gebruikt kan worden. Voor achtergrondinformatie zie ook
                    www.kvce.nl


9.3.b               Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te         Model                ja
                    doen aan incidentenregistratie richting het landelijke           incidentenregistrati
                    veiligheidsnetwerk?                                              e RCE/KVCE
9.3.b Toelichting   Zie www.erfgoedincidenten.nl voor het invulformulier voor de landelijke incidentendatabase dat ook als lokaal model gebruikt kan worden. Voor
                    achtergrondinformatie zie ook www.kvce.nl.

10.                 MIDDELEN EN MENSEN
                    Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel
                    middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
10.1                Middelen
10.1.a              Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na      Aw art. 30.2                     Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de     voor taken uitgevoerd door   nvt
                    goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te                                          begroting van het lopende jaar?                     ECAL: €230.097 per jaar.
                    dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg                                                                                             Verder is geen vast gedrag in
                    voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de                                                                                                 de begroting opgenomen voor
                    gemeentelijke organen en het toezicht daarop?                                                                                                             betreffende kosten.


                                                                                                                      Welk bedrag is gereserveerd voor de in de                                        Dit is niet na te gaan.
                                                                                                                      linkerkolom benoemde kosten?                                                     Bedrijfsvoering is een post
                                                                                                                      NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen                                        op de begroting. Er is geen
                                                                                                                      bepalen of het gereserveerde bedrag                                              specifieke post voor
                                                                                                                      redelijkerwijs voldoende is om de kosten te                                      archiefzorg incl. personeel
                                                                                                                      dekken.                                                                          etc.

10.3.a Toelichting De volgende kostensoorten zijn relevant: loonkosten personeel, externe inhuur personeel, opleidingskosten personeel, materialen voor het
                   papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur
                   archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software dsp, archiefdienst of aansluiting bij archiefdienst
                   (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht.

10.2                Mensen, kwantitatief tbv beheer




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                                             37
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>10.2.a           Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager Aw art. 32        Wat is de totale omvang van de organisatie in                                      nvt
                 na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te                      fte wat betreft informatieverwerkende en
                 dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg                         –beherende functies?
                 voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de
                 gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de
                 archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook
                 2.2.)
                                                                                                  Wat is de totale omvang in fte wat betreft
                                                                                                  informatiebeheerspecialisten? Zoals DIV, ICT,
                                                                                                  informatiemanagers, en hun leidinggevenden.
                                                                                                  Omvang per functiesoort aangeven.
                                                                                                   Zijn de informatieverwerkende medewerkers
                                                                                                  niet zijnde informatiebeheerspecialisten
                                                                                                  voldoende op de hoogte van de interne
                                                                                                  richtlijnen op informatiebeheergebied om een
                                                                                                  goed informatiebeheer te kunnen garanderen?
                                                                                                  NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen
                                                                                                  bepalen of de personeelsinzet voldoende is om
                                                                                                  het totaal aan beheerwerkzaamheden te
                                                                                                  verrichten.

10.2.b           Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte              Aw art. 32    ja   - van welke aard zijn de achterstanden? Zie de   Erfgoedcentrum:                   Beheerders van
                 werkzaamheden?                                                                   voorbeelden in de toelichting.                   Toegankelijkheid en materiële     archiefbewaarplaatsen
                                                                                                                                                   verzorging                        vermelden hier hoe groot
                                                                                                                                                                                     het percentage voor het
                                                                                                                                                                                     publiek ontsloten/niet-
                                                                                                                                                                                     ontsloten archieven is, gelet
                                                                                                                                                                                     op het geheel aan
                                                                                                                                                                                     archiefbescheiden en het
                                                                                                                                                                                     percentage materieel
                                                                                                                                                                                     goed/nog niet goed
                                                                                                                                                                                     verzorgde archieven.

                                                                                                  - wat is de omvang van deze achterstanden        Erfgoedcentrum: 66,125 m1
                                                                                                  fysiek (aantal m of MB, GB, TB)?                 (opname 31-12-2013)
                                                                                                                                                   toegankelijk maken en 65 m1
                                                                                                                                                   (opname juli 2013) materieel te
                                                                                                                                                   verzorgen
                                                                                                  - en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg Erfgoedcentrum: niet aan te
                                                                                                  te werken?                                       geven
                                                                                                  - waarom zijn deze achterstanden ontstaan?       Erfgoedcentrum: erfenis vanuit
                                                                                                                                                   het (recente) verleden
                                                                                                  - zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog Erfgoedcentrum: nee
                                                                                                  groeien?
                                                                                                  - is het wegwerken van de achterstanden in een Erfgoedcentrum: ja
                                                                                                  planning opgenomen?
                                                                                                  - zo ja, op welke termijn worden de              Erfgoedcentrum: per direct. Er
                                                                                                  werkzaamheden opgepakt en afgerond?              is een meerjarenplanning
                                                                                                                                                   opgesteld




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                           38
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>10.2.b Toelichting Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting
                   en toegekende middelen niet zijn weg te werken.

                  Voorbeelden niet-overgebrachte archieven:
                  - analoge en digitale dossiervorming in behandelfase;
                  - dossierregistratie;
                  - beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers;
                  - bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie;
                  - de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie;
                  - de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats.

                  Voorbeelden overgebrachte archieven:
                  - ontsluiting;
                  - materiële verzorging,
                  - aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen;
                  - beschikbaarstelling aan het publiek;
                  - inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot).
                  Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de
                  particuliere archieven vermelden.

10.2.c            Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale    Aw art. 32          nee            Zo ja, welke?
                  toezichthouders?
10.3
                  Mensen, kwalitatief tbv beheer
10.3.a            Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau    Aw art. 32.2;       ja             Per functie aangeven:                           gemeentearchivaris, archivaris,
                  waaronder de opleiding van het onder 10.2 bedoelde            Model LOPAI +                                                                      archiefinspecteur, beheerder
                  personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en     WGA (nu BRAIN)                                                                     THA, depotbeheerder,
                  nascholing? (Zie ook 2.2.)                                    Rekennorm                                                                          studiezaalmedewerker,
                                                                                formatie                                                                           bibliothecaris
                                                                                gemeentelijke
                                                                                archiefinspectie
                                                                                                                   vereiste opleiding, werk- en denkniveau;        Gemeentearchivaris: WO,
                                                                                                                                                                   archivaris + archiefinspecteur:
                                                                                                                                                                   HBO, overige medewerkers:
                                                                                                                                                                   MBO-HBO

                                                                                                                   werkelijke opleidingsniveau van de              Gemeentearchivaris: WO,
                                                                                                                   medewerkers.                                    archivaris + archiefinspecteur:
                                                                                                                                                                   HBO, overige medewerkers:
                                                                                                                   Zijn er medewerkers in opleiding?               nee
                                                                                                                   Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? nvt

                                                                                                                   Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / 1% van de totale loonkosten
                                                                                                                   afdeling)?                                       van het Erfgoedcentrum
10.3.b            Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar   Aw art. 32          ja             Zie 10.2.2 voor voorbeelden. Zo nee, welke niet?
                  behoren worden gedaan?
10.3.c            Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale    Aw art. 32                         Zo ja of deels, welke?
                  toezichthouders?
10.4              Mensen, kwantitief tbv toezicht




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                           39
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>10.4.a                   Hoeveel formatieruimte heeft het college als                            Aw art. 32.2;                   Wat is de totale omvang van de gemeente in fte                  0
                         archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer           Model LOPAI +                   wat betreft informatieverwerkende en
                         van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte                   WGA (nu BRAIN)                  –beherende functies?
                         archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de             Rekennorm
                         gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.              formatie
                         (Zie ook 2.2.)                                                          gemeentelijke
                                                                                                 archiefinspectie
                                                                                                                                 Wat is de totale omvang in fte wat betreft de    de omvang in fte van de
                                                                                                                                 gemeentearchivaris (voor wat betreft diens       gemeentearchivaris is 1 fte
                                                                                                                                 toezichthoudende rol) en de gemeentelijke        voor 8 gemeenten. De omvang
                                                                                                                                 archiefinspecteurs en/of andere namens hem       in fte voor de archiefinspecteur
                                                                                                                                 toezichthoudende medewerkers? Omvang per         in fte is 1,78 voor 8 gemeenten
                                                                                                                                 functiesoort aangeven.
                                                                                                                                 Nemen de informatiebeheerders actief contact     ja
                                                                                                                                 op met de toezichthouder in de wettelijk
                                                                                                                                 bepaalde gevallen (zoals vernietiging,
                                                                                                                                 vervanging, overbrenging)?



                                                                                                   KPI score in aantal.
                                                  Indien een "ja" in het E-formulier betekent dat niet aan een KPI-vraag kan worden voldaan wordt dit in de (grafische)
                                                                                          resultaten als een "nee" weergegeven
                                                        ja                                             nee, geen
                                                                                                en andersom       nee->
                                                                                                              ("nee"  TVW
                                                                                                                        "ja")
       aantal                                                                                          deels           TVW
        49                                                43                                             4                  2                             0
                         ja                                                ja                  deels             nee,nee,
                                                                                                                      geengeen
                                                                                                                          TVW    nee TVW nee TVW
          %                                                                                            deels         TVW
         100                                            87,8                                            8,2              4,1                             0,0
          3,0                                             2           43                                 0,0            1,0             4               0,0                              2                0
          3,0                                             3                                              0,0            0,0                             0,0
         10,0                                            10,0                                            0,0            0,0                             0,0
          0,0                                             0                                              0,0            0,0                             0,0
          2,0                      80%          82%       2        84%                 86%               0,0
                                                                                                        88%             0,0
                                                                                                                       90%            92%               0,0
                                                                                                                                                       94%           96%               98%            100%
          1,0                                             1                                              0,0            0,0                             0,0
          6,0                                            6,0                                             0,0            0,0                             0,0
         15,0                                            13,0                                            1,0            1,0                             0,0
          5,0                                            2,0                                             3,0            0,0                             0,0
          4,0                                            4,0                                             0,0            0,0                             0,0



                         KPI niet overgebrachten archiefbescheiden                               zie tabblad grafiek WSJG
                                                           ja                                           deels           nee      nee waarvan taaverwaarlozing

1. Lokale regelgeving                                        66,7                                        0,0           33,3                             0,0                                    100
2. Interne kwaliteit en toezicht                            100,0                                        0,0            0,0                             0,0                                    100
                                                            100,0
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden                 0,0            0,0                             0,0                                    100
4. Digitale archiefbescheiden                              #DIV/0!                                     #DIV/0!        #DIV/0!                         #DIV/0!                                 #DIV/0!
5. Vernietiging en vervreemding archiefbescheiden           100,0                                        0,0            0,0                             0,0                                    100
                                                            100,0
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats                                        0,0            0,0                             0,0                                    100
7.Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots         100,0                                        0,0            0,0                             0,0                                    100
8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats86,7 overgebrachte archiefbescheiden             6,7            6,7                             0,0                                    100




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                                                                                           40
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>9. Rampen, calamiteiten en veiligheid        40,0   60,0   0,0   0,0   100




Invulsheet Overgebrachte archiefbescheiden                                   41
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>Nr.           KPI-subvragen                          Grond-         Antwoord Deelvragen                                N-O   Niveau   Systeem 1:        Systeem 2:   Systeem 3:   Systeem 4:
                                                     slag           op de                                                             (applicatie a.)
                                                                    Vraag
3.            ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID                                      x
Belangrijke   ARCHIEFBESCHEIDEN
              Invulling van kpi 3.2.a.1 – 3.2.a.5:                                                                     x
Aanwijzing    Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de
              metadatavelden van systemen. Kpi 3.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord:
              1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken
              over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij kpi 3.2.a.1 t/m 3.2.a.5 geformuleerde vereisten vast
              te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties;
               2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en
              3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een
              uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk
              niveau de kpi is beantwoord.
              Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door
              een
              - de toegang  (inventaris
                   inhoud, structuur enof plaatsingslijstAr
                                                          opart
                                                             dossierniveau)
                                                                17          per archief
                                                                                 Worden enarchiefbescheiden/dossiers
                                                                                           een beheersysteem voor de
3.2.a.1                                                                                                                 x    1        ja                ja
              verschijningsvorm;                                             inhoudelijk beschreven?

                                                                                                                        x    2        ja                ja
                                                                                                                        x    3        ja                ja
                                                                             Gaat het om (wat betreft de originele      x    1        nee               nee
                                                                             archiefbescheiden/ dossiers) analoge of
                                                                             digitale informatie?
                                                                                                                        x    2        nee               nee
                                                                                                                        x    3        nee               nee
                                                                             In geval van digitale archiefbescheiden:   x    1        ja                nee
                                                                             wordt het opslagformaat vastgelegd?

                                                                                                                        x    2        ja                nee
                                                                                                                        x    3        ja                nee
Toelichting   Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor         x
3.2.a.2       documenten   worden
              - wanneer, door      gebruikt.
                              wie en uit hoofde van Ar art 17                Wanneer?                                   x    1        ja                ja
              welke taak of werkproces het werd
              ontvangen of opgemaakt;
                                                                                                                        x    2        ja                ja
                                                                                                                        x    3        ja                ja
                                                                             Door wie                                   x    1        ja                ja
                                                                                                                        x    2        ja                ja
                                                                                                                        x    3        ja                ja
                                                                             Uit Hoofde van welke taak of               x    1        ja                ja
                                                                             werkproces?
                                                                                                                        x    2        ja                ja
                                                                                                                        x    3        ja                ja
3.2.a.3       - de samenhang met andere              Ar art 17               Worden archiefbescheiden logisch met       x    1        ja                ja
              archiefbescheiden;                                             elkaar in verband gebracht d.m.v.
                                                                             dossiervorming/zaakvorming?
                                                                                                                     x       2        ja                ja
                                                                                                                     x       3        ja                ja
                                                                             Is van archiefbescheiden vastgelegd dat x       1        ja                nee
                                                                             ze in een bepaalde vorm
                                                                             (analoog/digitaal) als origineel worden
                                                                             beschouwd?
                                                                                                                    x        2        deels             nee
                                                                                                                    x        3        deels             nee
3.2.a.4       - de uitgevoerde beheeractiviteiten;   Ar art 17               Wordt vastgelegd: de bewaartermijn van x        1        ja                ja
                                                                             de archiefbescheiden;
                                                                                                                        x    2        ja                ja
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>                                                                                                                    x   3   ja      ja
                                                                            of archiefbescheiden zijn gewijzigd,    x   1   ja      ja
                                                                           vernietigd, overgedragen, vervreemd,
                                                                           overgebracht?
                                                                                                                    x   2   deels   deels
                                                                                                                    x   3   deels   deels
3.2.a.5       - de besturingsprogrammatuur of    Ar art 17                 de besturingsprogrammatuur of            x   1   ja      nee
              toepassingsprogrammatuur inzake de                           toepassingsprogrammatuur inzake de
              archiefbescheiden.                                           archiefbescheiden.
                                                                                                                    x   2   ja      nee
                                                                                                                    x   3   ja      nee
Toelichting   Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de        x
              methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s,
              softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder
              relevant.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>Nr.           KPI-subvragen                                         Grond-slag Deelvragen                                        O    archief A   archief B   archief C:   archief D


3.            ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID                                                 x
Belangrijke   Invulling van kpi 3.2.a.1 – 3.2.a.5:                                                                                x
Aanwijzing    Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een
              toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.


3.2.a.1       - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;          Ar art 17     Zijn de archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk x
                                                                                  beschreven?
                                                                                  Is aangegeven welke drager de originele        x
                                                                                  verschijningsvorm betreft (analoge of
                                                                                  digitaal)? Er kan immers sprake zijn van een
                                                                                  digitale scan van een analoog origineel.
                                                                                  Is in geval van digitale archiefbescheiden het x
                                                                                  opslagformaat vastgelegd?
Toelichting   Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten       x
              worden gebruikt.
3.2.a.3       - de samenhang met andere archiefbescheiden;          Ar art 17     Zijn de archiefbescheiden logisch met elkaar   x
                                                                                  in verband gebracht d.m.v.
                                                                                  dossiervorming/zaakvorming?
                                                                                  Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in x
                                                                                  een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als
                                                                                  origineel worden beschouwd? Indien van
                                                                                  toepassing met verwijzing naar de vindplaats
                                                                                  van het origineel?
3.2.a.4       - de uitgevoerde beheeractiviteiten;                  Ar art 17     Of archiefbescheiden nog zijn                 x
                                                                                  geconverteerd/gemigreerd na overbrenging?
3.2.a.5       - de besturingsprogrammatuur of                       Ar art 17     Is de besturingsprogrammatuur of               x
              toepassingsprogrammatuur inzake de                                  toepassingsprogrammatuur inzake de
              archiefbescheiden.                                                  archiefbescheiden vastgelegd
Toelichting   Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij x
              de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt
              nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>                                                                                                             2015        <- Jaar waar gegevens KPI betrekking op hebben
                                                                                                               Analoog (meters)                   digitaal (terabite)                    %                              %
                                                                                                          opgenomen         niet             opgenomen              niet
Omvang in meters en TB behorende bij sheet niet overgebrachte archiefbescheiden                                                                                                        analoog                       digitaal
                                                                                                                         opgenomen                              opgenomen
KPI 3.1 Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden                                                                                                               opgen.         niet opg.     opgen.             niet opg.
Geef in kolom "opgenomen" de omvang in meters en/of Tb weer van alle aanwezige te bewaren
archiefbescheiden diie in een actueel overzicht zijn opgenomen zoals bedoeld in artikel 18 van de
Archiefregeling, ongeacht fysieke locatie en in alle aanwezige applicaties, ook in websites en                1380              0                0,16               0,00         100              0            100                 0
mailprogrammatuur. Geef in kolom "niet opgenomen " de omvang weer van te bewaren
archiefbescheiden in m1 en Tb die niet in voornoemd actueel overzicht zijn opgenomen.
                                                                                                Totaal               1380,0                               0,2                            100                          100
KPI 3.2 Gebruik metagegevensschema
Geef in kolom "opgenomen" de omvang in m1 en Tb weer van alle te bewaren archiefbescheiden uit
het onder punt 3.1 genoemde overzicht/inventaris zijn voorzien van metagegevens volgens een
vastgesteld metagegevensschema. Geef in kolom "niet opgenomen" de omvang weer van te bewaren                  1380              0                0,16               0,00         100              0            100                 0
archiefbescheiden die niet zijn voorzien van metadata volgens een vastesteld metagegevensschema.


                                                                                               Totaal                1380,0                               0,2                            100                          100
                                                                                                         geselecteerd in niet geselect. in geselecteerd in B niet geselect. in geselec. B-    niet         geselec. B-V           niet
KPI 5.1.a Selectie van archiefbescheiden                                                                     B of V           B of V             of V             B of V           V        geselec.                            geselec.
Geef in kolom "opgenomen" de omvang in m1 en/of Tb van alle in de organisatie aanwezige
archiefbescheiden, waarvan de bewaartermijn in beeld is gebracht. (gewaardeerd met B of V.) Geef in
Kolom "niet opgenomen" de omvang van archiefbescheiden die nog niet zijn gewaardeerd met een B                1380              0               0,052                0           100              0            100                 0
of V.
                                                                                               Totaal               1380,0                               0,1                             100                          100
KPI 6.1.a Tijdige overbrenging van archiefbescheiden                                                     *overgebracht      niet          *overgebracht TB          niet
                                                                                                                                                                                  O              N-O            O                 N-O
                                                                                                                        overgebracht                            overgebracht
Geef de omvang van alle te bewaren archiefbescheiden ouder dan 20 jaar, die nog niet zijn
                                                                                                              883              359                0                  0            71              29            0                  0
overgebracht.
                                                                                               Totaal                1242,0                            0,0                               100                            0
                                                                                                         * wordt ingevuld/overgenomen uit sheet overgebrachte archiefbescheiden
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>                                Alleen gele cellen invullen                                       2015         <- Jaar waar gegevens KPI betrekking op hebben
                               * Wordt ingevuld/overgenomen uit sheet niet overgebracht               Analoog (meters)                    digitaal (terabite)              % analoog                    % digitaal

Omvang in meters en TB behorend bij sheet overgebrachte archieven                              opgenomen        niet opgenomen    opgenomen        niet opgenomen    opgen.           niet opg.   opgen.         niet opg.

KPI 3.2 Gebruik metagegevensschema
Geef in kolom "opgenomen" de omvang in m1 en Tb weer van alle overgebrachte
archiefbescheiden die in het onder punt 3.1 genoemde overzicht/inventaris zijn opgenomen en
voorzien van le metagegevens volgens een vastgesteld metagegevensschema. Geef in kolom             883                  0             0                    0          100                0          0                0
"niet opgenomen" de omvang weer van de overgebrachten archiefbescheiden die niet zijn
voorzien van metadata volgens een vastgesteld metagegevensschema.
                                                                                      Totaal                  883,0                              0,0                          100,0                        0,0
KPI 6.1.a Tijdige overbrenging van archiefbescheiden                                           overgebracht         (nog) niet   overgebracht         (nog) niet
                                                                                                                                                                       O                N-O         O              N-O
                                                                                                                  overgebracht        TB           overgebracht TB
Geef de omvang van alle overgebrachte archiefbescheiden die zijn geevormd door de
                                                                                                   883                 359            0                    0           71                29         0                0
gemeenten / zorgdragerovergebracht.
                                                                                      Totaal                  1242,0                             0,0                          100                           0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>                                                                                   2015        <- Jaar waar KPI gegevens betrekking o
   KPI 10 is buiten deze grafiek gehouden omdat het merendeel van de deelvragen niet met ja-deels-nee kunnen


                           KPI score niet overgebracht in % en geeft aan of er aan betreffende KPI wordt
                                                              voldaan

        ja         deels          nee        nee waarvan taaverwaarlozing
                                     0%         20%               40%            60%               80%              100%



             1. Lokale regelgeving                          70,0                              10,0           20,0




  2. Interne kwaliteit en toezicht                                80,0                                      20,0



   3. Ordening, authenticiteit,
  context, toegankelijkheid en                             66,7                                      33,3
duurzaamheid archiefbescheiden



    4. Digitale archiefbescheiden                            75,0                                        25,0



 5. Vernietiging en vervreemding
                                                                   85,7                                      14,3
        archiefbescheiden


         6. Overbrenging van
      archiefbescheiden naar de                     50,0                  0,0                 50
         archiefbewaarplaats


      7.Archiefbewaarplaatsen,
                                                                         100,0
     archiefruimten en e-depots


  8. Ter beschikking stelling van
     naar archiefbewaarplaats
overgebrachte archiefbescheiden


     9. Rampen, calamiteiten en
                                0,0          33,3                                      66,7
             veiligheid
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>      <- Jaar waar KPI gegevens betrekking op hebben
deelvragen niet met ja-deels-nee kunnen worden beantwoord.


aan betreffende KPI wordt                             KPI score overgebrachte archieven in % en geeft aan of er aan betreffende
                                                                                 KPI wordt voldaan
                                                             ja              deels          nee            nee waarvan taaverwaarlozing
                    100%                                                0%           20%                 40%           60%           80%



               20,0 0                          1. Lokale regelgeving                              66,7                       0,0      33,3




             20,0    0,0
                      0              2. Interne kwaliteit en toezicht                                          100,0



                                3. Ordening, authenticiteit, context,
                     0,0
                      0         toegankelijkheid en duurzaamheid                                               100,0
                                        archiefbescheiden




                     0,0
                      0                                         0,0 0,0
                                       4. Digitale archiefbescheiden




               14,3 0,0
                     0             5. Vernietiging en vervreemding
                                          archiefbescheiden                                                    100,0



                             6. Overbrenging van archiefbescheiden
                                  naar de archiefbewaarplaats                                                  100,0




                     0,0
                      0                  7.Archiefbewaarplaatsen,
                                        archiefruimten en e-depots                                             100,0



                                8. Ter beschikking stelling van naar
                                archiefbewaarplaats overgebrachte                                         86,7
                                         archiefbescheiden




                     0        9. Rampen, calamiteiten en veiligheid                  40,0                                     60,0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>eft aan of er aan betreffende


arvan taaverwaarlozing

                80%            100%



                 33,3           0,0




                         0,0   0,00,0




                                0,0




                                0,0




                                0,0




                                0,0




                         6,7 6,70,0




                                0,0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre>                   KPI score niet overgebracht totaal in % en geeft aan in welke mate aan de kpi als gehe

                            ja         deels    nee, geen TVW       nee TVW

                                67,4

0%    10%   20%          30%              40%        50%           60%



                   KPI score overgebracht totaal in % en geeft aan in welke mate de kpi als gehee
                        43 ja     4 deels       2 nee, geen TVW         0 nee TVW

            87,8                                                  8,2


80%   82%   84%           86%             88%         90%           92%
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>en geeft aan in welke mate aan de kpi als geheel wordt voldaan

        nee TVW

                            16,3                14,0        2,3

                     70%           80%          90%          100%



en geeft aan in welke mate de kpi als geheel wordt voldaan
         0 nee TVW

                                                4,1               0,0


                     94%           96%          98%          100%
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>Berkelland               1859 <- gemeente en gemeentenummer                                             2015
             KPI                                                                                                               2.1.a
Kerntaak                     1. Toepassing kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden


Onderbouwing                 Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieninge
                             8402).




KPI score                    0-100%         Niet aanwezig =     Wel aanwezig, Wel aanwezig, In de score moet zijn
                                            0%                  niet volledig = volledig =  verdisconteerd de mate
                                                                50%             100%        waarin het
                                                                                            kwaliteitssysteem
                                                                                            aandacht besteedt aan:




1= ja   2= deels   3 = nee          50
m1 opgenomen

m1 niet opgenomen

TB opgenomen

TB niet opgenomen

Frequentie                   Idem
                             Ar art. 16 Link met NEN-ISO 15489:2001 en ISO 30300 en 30301
Art.
Informatiebronn              KPI 2.1        In: archiefKPI-meting 201* (of jaarverslag         Optioneel: te vinden op
                                            archivaris 201*) zoals aangeboden aan B&W d.d.     www……
en
                                            ……




                             indicator      KPI                 Gegevens t.b.v. sheet grafiek WSJG

                                    1       2.1.a               Toepassing kwaliteitssysteem vr ht behr van te bew.
                                            3.1.a               Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden
                                    2                           m1 opgenomen / niet opgenomen
                                                                TB opgenomen / niet opgenomen
                                            3.2.a               Gebruik metagegevensschema
                                    3                           m1 opgenomen / niet opgenomen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre>3
               TB opgenomen / niet opgenomen
4    3.6.a     Aanwezigheid bewaarstrategie papier en digitaal
     5.1.a/b   Selectie van archiefbescheiden
5              m1 opgenomen / niet opgenomen
               TB opgenomen / niet opgenomen
6    5.3.a     Vervanging, Besluiten en verklaringen
     6.1.a     Tijdige overbrenging van archiefbescheiden
7              m1 ovegebracht / niet overgebracht
               TB overgebracht / niet overgebracht
8    7.2.a     Aanwijzing archiefbewaarplaats die aan de eisen voldoet
9    7.3.a     Aanwezigheid archiefruimte die aan de eisen voldoet
10   8.2       Correcte toepassing openbaarheidbeperkingen




                                     Aa en Hunze
                                     Aalburg
                                     Aalsmeer
                                     Aalten
                                     Achtkarspelen
                                     Alblasserdam
                                     Albrandswaard
                                     Alkmaar
                                     Almelo
                                     Almere
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre>Alphen aan den Rijn
Alphen-Chaam
Ameland
Amersfoort
Amstelveen
Amsterdam
Apeldoorn
Appingedam
Arnhem
Assen
Asten
Baarle-Nassau
Baarn
Barendrecht
Barneveld
Bedum
Beek
Beemster
Beesel
Bellingwedde
Bergambacht
Bergeijk
Bergen (L.)
Bergen (NH.)
Bergen op Zoom
Berkelland
Bernheze
Bernisse
Best
Beuningen
Beverwijk
het Bildt
De Bilt
Binnenmaas
Bladel
Blaricum
Bloemendaal
Boarnsterhim
Bodegraven-Reeuwijk
Boekel
Ten Boer
Borger-Odoorn
Borne
Borsele
Boskoop
Boxmeer
Boxtel
Breda
Brielle
Bronckhorst
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre>Brummen
Brunssum
Bunnik
Bunschoten
Buren
Bussum
Capelle aan den IJssel
Castricum
Coevorden
Cranendonck
Cromstrijen
Cuijk
Culemborg
Dalfsen
Dantumadiel
Delft
Delfzijl
Deurne
Deventer
Diemen
Dinkelland
Dirksland
Doesburg
Doetinchem
Dongen
Dongeradeel
Dordrecht
Drechterland
Drimmelen
Dronten
Druten
Duiven
Echt-Susteren
Edam-Volendam
Ede
Eemnes
Eemsmond
Eersel
Eijsden-Margraten
Eindhoven
Elburg
Emmen
Enkhuizen
Enschede
Epe
Ermelo
Etten-Leur
Ferwerderadiel
Franekeradeel
Gaasterlân-Sleat
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>Geertruidenberg
Geldermalsen
Geldrop-Mierlo
Gemert-Bakel
Gennep
Giessenlanden
Gilze en Rijen
Goedereede
Goes
Goirle
Gorinchem
Gouda
Graafstroom
Graft-De Rijp
Grave
's-Gravenhage
Groesbeek
Groningen
Grootegast
Gulpen-Wittem
Haaksbergen
Haaren
Haarlem
Haarlemmerliede en Spaarnwoude
Haarlemmermeer
Halderberge
Hardenberg
Harderwijk
Hardinxveld-Giessendam
Haren
Harenkarspel
Harlingen
Hattem
Heemskerk
Heemstede
Heerde
Heerenveen
Heerhugowaard
Heerlen
Heeze-Leende
Heiloo
Den Helder
Hellendoorn
Hellevoetsluis
Helmond
Hendrik-Ido-Ambacht
Hengelo
's-Hertogenbosch
Heumen
Heusden
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>Hillegom
Hilvarenbeek
Hilversum
Hof van Twente
Hollands Kroon
Hoogeveen
Hoogezand-Sappemeer
Hoorn
Horst aan de Maas
Houten
Huizen
Hulst
IJsselstein
Kaag en Braassem
Kampen
Kapelle
Katwijk
Kerkrade
Koggenland
Kollumerland en Nieuwkruisland
Korendijk
Krimpen aan den IJssel
Laarbeek
Landerd
Landgraaf
Landsmeer
Langedijk
Lansingerland
Laren
Leek
Leerdam
Leeuwarden
Leeuwarderadeel
Leiden
Leiderdorp
Leidschendam-Voorburg
Lelystad
Lemsterland
Leudal
Leusden
Liesveld
Lingewaal
Lingewaard
Lisse
Littenseradiel
Lochem
Loon op Zand
Lopik
Loppersum
Losser
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre>Maasdonk
Maasdriel
Maasgouw
Maassluis
Maastricht
De Marne
Marum
Medemblik
Meerssen
Menameradiel
Menterwolde
Meppel
Middelburg
Middelharnis
Midden-Delfland
Midden-Drenthe
Mill en Sint Hubert
Millingen aan de Rijn
Moerdijk
Montferland
Montfoort
Mook en Middelaar
Muiden
Naarden
Neder-Betuwe
Nederlek
Nederweert
Neerijnen
Nieuw-Lekkerland
Nieuwegein
Nieuwkoop
Nijkerk
Nijmegen
Noord-Beveland
Noordenveld
Noordoostpolder
Noordwijk
Noordwijkerhout
Nuenen, Gerwen en Nederwetten
Nunspeet
Nuth
Oegstgeest
Oirschot
Oisterwijk
Oldambt
Oldebroek
Oldenzaal
Olst-Wijhe
Ommen
Onderbanken
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre>Oost Gelre
Oosterhout
Oostflakkee
Ooststellingwerf
Oostzaan
Opmeer
Opsterland
Oss
Oud-Beijerland
Oude IJsselstreek
Ouder-Amstel
Ouderkerk
Oudewater
Overbetuwe
Papendrecht
Peel en Maas
Pekela
Pijnacker-Nootdorp
Purmerend
Putten
Raalte
Reimerswaal
Renkum
Renswoude
Reusel-De Mierden
Rheden
Rhenen
Ridderkerk
Rijnwaarden
Rijnwoude
Rijssen-Holten
Rijswijk
Roerdalen
Roermond
De Ronde Venen
Roosendaal
Rotterdam
Rozendaal
Rucphen
Schagen
Schermer
Scherpenzeel
Schiedam
Schiermonnikoog
Schijndel
Schinnen
Schoonhoven
Schouwen-Duiveland
Simpelveld
Sint Anthonis
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre>Sint-Michielsgestel
Sint-Oedenrode
Sittard-Geleen
Skarsterlân
Sliedrecht
Slochteren
Sluis
Smallingerland
Soest
Someren
Son en Breugel
Spijkenisse
Stadskanaal
Staphorst
Stede Broec
Steenbergen
Steenwijkerland
Stein
Stichtse Vecht
Strijen
Súdwest-Fryslân
Terneuzen
Terschelling
Texel
Teylingen
Tholen
Tiel
Tilburg
Tubbergen
Twenterand
Tynaarlo
Tytsjerksteradiel
Ubbergen
Uden
Uitgeest
Uithoorn
Urk
Utrecht
Utrechtse Heuvelrug
Vaals
Valkenburg aan de Geul
Valkenswaard
Veendam
Veenendaal
Veere
Veghel
Veldhoven
Velsen
Venlo
Venray
</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre>Vianen
Vlaardingen
Vlagtwedde
Vlieland
Vlissingen
Vlist
Voerendaal
Voorschoten
Voorst
Vught
Waalre
Waalwijk
Waddinxveen
Wageningen
Wassenaar
Waterland
Weert
Weesp
Werkendam
West Maas en Waal
Westerveld
Westervoort
Westland
Weststellingwerf
Westvoorne
Wierden
Wijchen
Wijdemeren
Wijk bij Duurstede
Winsum
Winterswijk
Woensdrecht
Woerden
De Wolden
Wormerland
Woudenberg
Woudrichem
Zaanstad
Zaltbommel
Zandvoort
Zederik
Zeevang
Zeewolde
Zeist
Zevenaar
Zijpe
Zoetermeer
Zoeterwoude
Zuidhorn
Zuidplas
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>Zundert
Zutphen
Zwartewaterland
Zwijndrecht
Zwolle
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre>                           <- Jaar waar gegevesn KPI betrekking op hebbenKPI betrekking
                                2.1.a                                                                                                                                       3.1.a
archiefbescheiden                                                                                                                         2. Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden


, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO   Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch
                                                                                                                                          samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden,
                                                                                                                                          geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het
                                                                                                                                          archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? (cijfers hebben a
                                                                                                                                          betrekking op niet overgebrachte




                          1. de organisatie van het   2. de periodieke toetsing    3. het beleggen en vastleggen   4. vastgelegde          0-100%         Meter /
                          informatiebeheer            van de stand van zaken van   van bevoegdheden inclusief      procedures voor                        terabyte
                          (strategisch, tactisch en   het lopende                  (onder) mandatering,            informatiebeheer, zoals
                          operationeel) in de         informatiebeheer en          verantwoordelijkheden en        voor
                          context van de totale       verbeterplannen              taken op het terrein van        documentenbehandelin
                          organisatie, haar                                        informatiebeheer                g, dossiervorming, en
                          werkprocessen, en                                                                        vernietiging of
                          (externe) ontwikkelingen                                                                 overbrenging
                          die het informatiebeheer
                          raken;




                                       0                           50                             0                           100                100

                                                                                                                                               m1               1380
                                                                                                                                           opgenomen
                                                                                                                                             m1 niet              0
                                                                                                                                           opgenomen
                                                                                                                                               TB               0,16
                                                                                                                                           opgenomen
                                                                                                                                             TB niet              0
                                                                                                                                           opgenomen
                                                                                                                                          Idem
                                                                                                                                          Aw art. 3 en 21.2; Ab art. 12; Ar art. 18 en 23


                                                                                                                                          KPI 3.1         In: archiefKPI-
                                                                                                                                                          meting 201*
                                                                                                                                                          (of jaarverslag
                                                                                                                                                          archivaris
                                                                                                                                                          201*) zoals
                                                                                                                                                          aangeboden
                                                                                                                                                          aan B&W d.d.




                                                                   ja                          deels                         nee
ysteem vr ht behr van te bew.                                      0                            50                            0
ht van (te bewaren) archiefbescheiden                             100                            0                            0
 opgenomen                                                        100                            0
opgenomen                                                         100                            0
sschema                                                            0                            50                             0
 opgenomen                                                        100                            0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 64 ======================================================================

<pre>opgenomen                             100    0
strategie papier en digitaal          100    0   0
scheiden                              100    0   0
 opgenomen                            100    0
opgenomen                             100    0
en verklaringen                        0     0   0
an archiefbescheiden                   0     0   0
 overgebracht                         71    29
 overgebracht                          0     0
 aarplaats die aan de eisen voldoet   100    0   0
uimte die aan de eisen voldoet        100    0   0
openbaarheidbeperkingen                0    50   0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 64 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 65 ======================================================================

<pre>Alphen aan den Rijn




Bodegraven-Reeuwijk
</pre>

====================================================================== Einde pagina 65 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 66 ======================================================================

<pre>Capelle aan den IJssel
</pre>

====================================================================== Einde pagina 66 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 67 ======================================================================

<pre>Haarlemmerliede en Spaarnwoude




Hardinxveld-Giessendam




Hendrik-Ido-Ambacht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 67 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 68 ======================================================================

<pre>Hoogezand-Sappemeer

Horst aan de Maas




Kollumerland en Nieuwkruisland

Krimpen aan den IJssel




Leidschendam-Voorburg
</pre>

====================================================================== Einde pagina 68 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 69 ======================================================================

<pre>Mill en Sint Hubert
Millingen aan de Rijn




Mook en Middelaar




Nuenen, Gerwen en Nederwetten
</pre>

====================================================================== Einde pagina 69 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 70 ======================================================================

<pre>Pijnacker-Nootdorp




Reusel-De Mierden




Schouwen-Duiveland
</pre>

====================================================================== Einde pagina 70 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 71 ======================================================================

<pre>Sint-Michielsgestel




Utrechtse Heuvelrug

Valkenburg aan de Geul
</pre>

====================================================================== Einde pagina 71 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 72 ======================================================================

<pre>West Maas en Waal
</pre>

====================================================================== Einde pagina 72 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 73 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 73 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 74 ======================================================================

<pre>                           3.1.a                                                               3.2.a                                                      3.6.a
anwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden           3. Gebruik metagegevensschema                                4. Aanwezigheid bewaarstrategie papier en digitaal


hikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch             Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat   Waarborgt het archiveringssysteem zodanige voorzieningen
enhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden,            van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren)             dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden
dend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het            archiefbescheiden met behulp van een                         (zowel papier als digitaal) na ten minste honderd jaar geen
 ef daarvoor geldende ordeningsstructuur? (cijfers hebben allene   metagegevens(schema) de authenticiteit en context kan        noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn?
ekking op niet overgebrachte                                       worden vastgesteld?




                             De score geeft weer: het percentage 0-100%           Meter /         De score geeft weer: het    0-100%           Bewaarstrategie voor papieren
                             van alle te bewaren                                  terabyte        percentage van alle te                       archiefbescheiden telt voor 50% in het
                             archiefbescheiden (zowel op papier                                   bewaren archiefbescheiden                    antwoord mee (als er nog papieren archief
                             als digitaal) , dat in het overzicht is                              (die geheel of deels in het                  wordt gevormd), bewaarstrategie voor digitale
                             opgenomen. In de vaststelling moet                                   onder punt 3 genoemde                        archiefbescheiden telt voor 50% in het geval
                             zijn meegenomen: te bewaren                                          overzicht zijn opgenomen)                    van hybride archivering en voor 100% in het
                             archiefbescheiden in alle                                            dat is voorzien van                          geval van volledig digitale archivering.
                             beschikbare applicaties (ook                                         metagegevens volgens één
                             website, mailprogrammatuur etc.)                                     metagegevensschema




                                              %                           50                                   %                       100

                                              100                       m1              1380                   100
                                                                    opgenomen
                                               0                      m1 niet            0                      0
                                                                    opgenomen
                                              100                       TB              0,16                   100
                                                                    opgenomen
                                               0                      TB niet            0                      0
                                                                    opgenomen
m                                                                  Idem                                                         Idem
rt. 3 en 21.2; Ab art. 12; Ar art. 18 en 23                        Ar art. 17 en 19; NEN-ISO 23081-1:2006 en NEN-ISO 23081- Ab art. 11
                                                                   2:2007
                             Optioneel: verslag te vinden op       KPI 3.2        In: archiefKPI- Optioneel: verslag te vinden KPI 3.6         In: archiefKPI-meting 201* (of
                             www……                                                meting 201* op www……                                         jaarverslag archivaris 201*)
                                                                                  (of jaarverslag                                              zoals aangeboden aan B&W
                                                                                  archivaris                                                   d.d. ……
                                                                                  201*) zoals
                                                                                  aangeboden
                                                                                  aan B&W d.d.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 74 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 75 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 75 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 76 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 76 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 77 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 77 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 78 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 78 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 79 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 79 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 80 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 80 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 81 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 81 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 82 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 82 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 83 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 83 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 84 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 84 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 85 ======================================================================

<pre>       3.6.a                                                      5.1.a/b                                                      5.3.a
waarstrategie papier en digitaal         5. Selectie van archiefbescheiden                           6. Vervanging. Besluiten en verklaringen


veringssysteem zodanige voorzieningen    Worden archiefbescheiden (digitaal en papier) volgens de    Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van
 n van te bewaren archiefbescheiden      Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken   papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of
itaal) na ten minste honderd jaar geen   in gemeentearchieven en de Selectielijst 2005 voor          omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden
chteruitgang te constateren zal zijn?    archiefbescheiden van gemeentelijke en                      vernietigd?
                                         intergemeentelijke organen geselecteerd?




 aarstrategie voor papieren                0-100%            Meter /         De score geeft weer:    0-100%         Geen sprake      Wel vervanging    Vervanging
 iefbescheiden telt voor 50% in het                          terabyte        het percentage van alle                van              maar niet of      volgende de
woord mee (als er nog papieren archief                                       in de organisatie                      vervanging = 0   gedeeltelijk      regels = 100
dt gevormd), bewaarstrategie voor digitale                                   aanwezige                              %                geregeld = 50 %   %
 iefbescheiden telt voor 50% in het geval                                    archiefbescheiden,
hybride archivering en voor 100% in het                                      waarvan de
  l van volledig digitale archivering.                                       bewaartermijn in beeld
                                                                             is gebracht.




                                                100                1380                %                    0

                                           m1 opgenomen            1380                100

                                               m1 niet                 0                0
                                             opgenomen
                                           TB opgenomen           0,052                100

                                               TB niet                 0                0
                                             opgenomen
                                         Idem
                                         Aw art. 5 en 9; Ab art. 2-5


                           Optioneel:    KPI 5.1.a           In: archiefKPI- Optioneel: verslag te   KPI 5.3.a      In: archiefKPI-meting 201* (of     Optioneel:
                           verslag te                        meting 201* vinden                                     jaarverslag archivaris 201*)       verslag te
                           vinden                            (of jaarverslag                                        zoals aangeboden aan B&W           vinden
                                                             archivaris                                             d.d. ……
                                                             201*) zoals
                                                             aangeboden
                                                             aan B&W d.d.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 85 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 86 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 86 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 87 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 87 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 88 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 88 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 89 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 89 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 90 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 90 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 91 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 91 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 92 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 92 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 93 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 93 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 94 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 94 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 95 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 95 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 96 ======================================================================

<pre>                                 <- gemeentennummer
                        6.1.a                                                        7.2.a                                                              7.3.a
7. Tijdige overbrenging van archiefbescheiden            8. Aanwijzing archiefbewaarplaats die aan de eisen voldoet        9. Aanwezigheid archiefruimte die aan de eisen voldoet


Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de            Is door het college als archiefzorgdrager een eigen       Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten
gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de        gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de    waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbeslu
daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats?        gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan regeling en genoemde eisen voldoen?
                                                         is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en
                                                         regeling en genoemde eisen voldoen?




0-100%           Meter /         De score geeft weer: 0-100%             Geen          Aanwijzing         Vaststelling  0-100%
                 terabyte        het percentage van                      aanwijzing    archiefbewaar      dat
                                 alle te bewaren                         archiefbewaar plaats = 50%       archiefbewaar
                                 archiefbescheiden                       plaats = 0%                      plaats aan de
                                 ouder dan 20 jaar, dat                                                   eisen voldoet
                                 is overgebracht.                                                         = 50%




          0           1242                 %                    100                                                               100

       m1 O            883                 71

   m1 niet O           359                 29

       TB O             0                   0

   TB niet O            0                   0


Idem                                                     Idem                                                              Idem
Aw art. 3 en 12-13; Ab art. 9.1 en 12                    Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34; Ab art. 13; Ar art. 27-41, 47-57 en Aw art. 21.1; Ab art. 13; Ar art. 27-46, 57 en 59
                                                         59
KPI 6.1          In: archiefKPI- Optioneel: verslag te   KPI 7.2         In: archiefKPI-meting 201* (of Optioneel:         KPI 7.3
                 meting 201* vinden                                      jaarverslag archivaris 201*)   verslag te
                 (of jaarverslag                                         zoals aangeboden aan B&W       vinden
                 archivaris                                              d.d. ……
                 201*) zoals
                 aangeboden
                 aan B&W d.d.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 96 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 97 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 97 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 98 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 98 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 99 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 99 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 100 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 100 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 101 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 101 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 102 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 102 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 103 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 103 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 104 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 104 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 105 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 105 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 106 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 106 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 107 ======================================================================

<pre>                             7.3.a                                                                          8.2
9. Aanwezigheid archiefruimte die aan de eisen voldoet            10. Correcte toepassing van openbaarheidsbeperkingen


Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten              In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, na
waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en uiterlijk 20 jaar. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de
regeling en genoemde eisen voldoen?                               openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk
                                                                  gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn:
                                                                  eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten;
                                                                  voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of
                                                                  rechtspersonen dan wel van derden.


                 Geen            Aanwezigheid Vaststelling     0-100%            Hier is geen     Hier is deels   Hier is volledig
                 archiefruimte = archiefruimte( dat                              geen zicht op    zicht op 50 %   zicht op 100 %
                 0%              n) = 50%       archiefruimte(                   0%
                                                n) aan de
                                                eisen voldoen
                                                = (maximaal)
                                                100%




                                                                       50




Idem                                                              Idem
Aw art. 21.1; Ab art. 13; Ar art. 27-46, 57 en 59                 Aw art. 15, 15a en 16; Ab art 9.3 en 10


                 In: archiefKPI-meting 201* (of     Optioneel:    KPI 8.2        In: archiefKPI-meting 201* (of                       Optioneel: verslag
                 jaarverslag archivaris 201*)       verslag te                   jaarverslag archivaris 201*)                         te vinden
                 zoals aangeboden aan B&W           vinden                       zoals aangeboden aan B&W
                 d.d. ……                                                         d.d. ……
</pre>

====================================================================== Einde pagina 107 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 108 ======================================================================

<pre>                                             50




                                     0
                                                       100
Toepassing kwaliteitssysteem vr ht




                                     0
        behr van te bew.




                                                  50
       archiefbescheiden
                                                                                             ja = 100%




                                         0
  Aanwezigheid overzicht van (te
                                                         100




   bewaren) archiefbescheiden




                                     0 0
                                                                                             deels = 50%



                                                         100




m1 opgenomen / niet opgenomen




                                     0
                                                         100




 TB opgenomen / niet opgenomen
                                                                                             nee = 0 %




                                     0
                                                                                                                               2015




                                     0


   Gebruik metagegevensschema
                                              50




                                     0
                                                                   KPI score per KPI in %
                                                             100




m1 opgenomen / niet opgenomen
                                     0
                                                                                            <- (niets ingevuld geeft ook 0%)
                                                                                                                               <- Jaar waar gegevesn KPI betrekking op hebben
</pre>

====================================================================== Einde pagina 108 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 109 ======================================================================

<pre> TB opgenomen / niet opgenomen            100




                                    0
                                                 - (niets ingevuld geeft ook 0%)


                                           100




   Aanwezigheid bewaarstrategie
        papier en digitaal




                                    0 0
                                                                                                      - Jaar waar gegevesn KPI betrekking op hebbenKPI betrekking




                                          100




   Selectie van archiefbescheiden




                                    0 0
                                                 % opgenomen


                                          100




m1 opgenomen / niet opgenomen




                                    0
                                          100




 TB opgenomen / niet opgenomen
                                    0
                                    0




        Vervanging, Besluiten en
             verklaringen
                                    00
                                                 % niet opgenomen / niet overgebracht (indicator 7)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 109 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 110 ======================================================================

<pre>                                 0
                                 0
      Tijdige overbrenging van
          archiefbescheiden




                                 0 0
                                                            en / niet overgebracht (indicator 7)




                                                 71
        m1 ovegebracht / niet
            overgebracht




                                       29




                                 0
        TB overgebracht / niet
            overgebracht




                                  0
Aanwijzing archiefbewaarplaats
                                                      100




   die aan de eisen voldoet




Aanwezigheid archiefruimte die
                                 0 0
                                                      100




    aan de eisen voldoet
                                 0 0
                                 0




       Correcte toepassing
    openbaarheidbeperkingen
                                            50




                                 0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 110 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 111 ======================================================================

<pre>0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 111 =================================================================

<br><br>