<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Deloitte.
Managementletter 2013
Gemeente SittardGeIeen
6 november 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                         Deloitte Accountants B.V.
  Deloitte.                                                              Amerikalaan 110
                                                                         6199 AE Maastricht Airport
                                                                         Postbus 1864
                                                                         6201 SW Maastricht
                                                                         Nederland
                                                                         Tel: 088 288 2888
  Aan het college en het management                                      Fax: 088 288 9904
  van de gemeente Sittard-Geleen                                         www.deloitte.nI
  T.a.v. de heer T. Huijsmans
  Postbus 18
  6130AA SITTARD
 Onderwerp                            Sehandeld door                          Datum
 Managementletter 2013                 Drs. P.G.J.M. Jussen RA                6 november 2013
                                                                              Kenmerk
                                                                              PJ/lK-31 13613630.30501
 Geacht college en management,
 Wij hebben conform de opdrachtbevestiging d.d. 13 september 2013 met           Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in
 kenmerk PJ/CBR-3113613630-1301, als onderdeel van de controle van de           het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het
 jaarrekening 2013, do interim-controle voor de Gemeente Sittard-Geleen         bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en
 uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte
 interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne tekortkom ingen.
 controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter
 zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de              Wij wijzen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college en het
 aandachtspunten voor de jaarrekening 2013 te signaleren en onder uw aandacht management van de Gemeente Sittard-Geleen en daarom niet zonder onze
 te brengen.                                                                    toestemming aan derden mag worden verstrekt.
Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse is uitgevoerd in het kader van                              De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve
de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. Do geselecteerde                              aanwijzingen voor hot college en hot management als onderdeel van het
werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste                                           continue proces van het veranderen en verbeteren van do beheersing van de
oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de                                       bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening.
jaarrekening een afwijking van materleel belang bevat als gevolg van fraude of                                Graag Uaij deze rapportage en do daarin opgenomen bevindingen en
fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt do accountant de                                    apb)linge
                                                                                                              ’
                                                                                                              9 nader met u bespreken.
interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het
getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van do                                   Iooact ri,
baten, Iasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van                                                           A;oOuntants B.V.
controlewerkzaamheden die passend zijn in do omstandigheden.
In overeenstemming met de opdracht die door de raad is gegeven, hebben de
risico-inschattingen niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de
effectiviteit van de interne beheersing.                                                                      Drs.i       M. Jussen RA
                                                                                                                          1
                                                                                                                          ,
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte      Member of
Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837
van toepassing.                                                                                       Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte Accountants B:V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te
Rotterdam onder nummer 24362853.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
MANAGEMENTSAMEN VATTING                  .4
BEGROTING EN MEERJARENPERSPECTIEF         10
BEVINDINGEN INTERNE BEHEERSING            15
AANDACHTSPUNTEN JAARREKENINGCONTROLE      40
ACTUELE ONTWIKKELINGEN                    43
OVERIGEZAKEN                              58
DISCLAIMER EN BEPERKING IN HET GEBRUIK    61
Gemeente Sittard-Geleen                        3
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Managements amenvatting
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Managementsamenvatting
Wij hebben recent de interim-controle bij de gemeente Sittard-Geleen afgerond. In doze managementletter geven wij onze bevindingen weer naar aanleiding van de
uitgevoerde controlewerkzaamheden. In de hierna volgende hoofdstukken gaan wij achtereenvolgens in op uw begroting en het meerjarenperspectief, onze
bevindingen inzake uw interne beheersing, aandachtspunten voor de jaarrokening en relevante actuele ontwikkelingen voor uw gemeente. In deze
managomontsamenvatting richten wij ons op de meest belangrijke bevindingen dan wel adviezen die, wat ons botreft, hoge prioriteit verdienen.
Begroting en meerjarenperspectief
       Do provincie concludeert dat de begroting 2013 voldoet om in aanmerking te komen voor repressief toezicht.
   •   Do meerjarenbegroting van de gemeente Sittard-Geleen is sluitend voor hot begrotingsjaar 2014. Vanaf 2015 lopen do tekorten op tot Ca. € 12 miljoen in
       2017. In overeenstemming met de berichtgeving van de provincie, is hot toegestaan om besluiten ten aanzien van do dekking van deze tekorten te Iaten
       nemen in de nieuwe raadsperiode.
   o   In de begroting 2014 geeft u aan dat in totaal een weerstandscapaciteit benodigd is van € 66,8 miljoen. Hier staat eon beschikbare weerstandscapacitoit
       togenover van € 69,5 miljoen, waarmee u concludeert dat het beschikbare woorstandsvermogen voldoendo is om do financiële gevolgen bij offectuering van
       do risico’s op te vangen, aangezien het dokkingsporcentage weerstandscapaciteit 104% bedraagt.
       Gezien do actualiteit en do toegevoegde waardo van ‘risk reporting’ in hot maatschappelijk debat (wat inhoudt dat organisatios rapporteren over do wijze
       waarop zij risico’s identificeren, monitoren en zoveel mogelijk beheersen of mitigeron), nemen do verwachtingen van do maatschappij ten aanzien van uw
       visie on aanpak op hot gobied van risk reporting steeds verder toe. U geoft hieraan gohoor, door ook steeds moor aandacht te schenken aan
       risicomanagement en do rapportering over uw risico’s in do paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.
       Wij Zion ook eon veranderdo rol van do accountant in doze: do maatschappij vraagt om hot nadrukkelijkor en oxplicieter inzichtolijk maken van wat do
       risico’s zijn waar eon gomeento moo to makon hoeft, hoe do gomeento daar moe omgaat on bovenal hoe de organisatie daar in- en extern over rapporteort.
       Do maatschappij verwacht hierbij moor relevantie van de accountant. Wij Zijn van moning dat de accountant do uitgolozen partij is om in eerste instantie
       richting hot college, do auditcommisslo en do gomeentoraad to rapportoron over hot huidigo niveau van riskmanagomont in uw gem oento. Doze
       stakoholders kunnon daarmoe hun vorantwoordoiijkhoid oppakkon on transparantio biedon richting do maatschappij. Wij willon als Deloitte eon
       voortrokkersrol vervuHen op dit cruciale thema. Met het project ‘risk reporting geven wij hier invulling aan. In do afgelopen poriode hebben wij eon
       volwaardigo visie en aanpak ontwikkeld voor risk reporting.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                           5
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Managementsamenvatting
        Binnen de aanpak is een universele tool ontwikkeld die ingezet kan worden bij het inzichtelijk maken van het risicomanagementproces en het risicoprofiel
        van een gemeente. Wij geven gevraagd en ongevraagd advies over de risico’s die wij signaleren in uw organisatie en rapporteren hierover aan u.
Ontwikkeling bedrijfsvoering
        Wij hebben tijdens de interim-controle in 2012 een aantal tips & tricks aangereikt ter verdere verbetering van de rol van en de uitvoering door de
        clusteradviseur IC. Tijdens de interim-controle 2013 hebben wij vastgesteld dat de door ons aangereikte tips & tricks zijn moegenomen en toegepast in do
        uitvoering van do verbijzonderde interne controle over hot bookjaar 2013.
       Een belangrijk aandachtspunt in het kader van de (verbijzonderde) interne controle is de planning en afronding. Voorafgaand aan en bij de start van de
       interim-controle 2013 hebben wij met uw medewerkers per proces de stand van zaken van de verbijzonderde interne controle doorgenomen. Hierbij hebben
       wij samon geconstateerd dat nog niet voor alle processen de interne controlewerkzaamheden gereed waren, waaronder die van hot proces aanbostedingen.
       In dit kader adviseren wij u voor komend jaar do afgestemde data omtrent de geplande verbijzondorde interne controlowerkzaamheden, onze interim
       controle en de intern gestelde deadlines op het gebied van rapportering en bespreking van de managementletter te heroverwegen.
Be/angrijkste risico’s en bedrfsprocessen
Hieronder geven wij een overzicht van de meost risicovolle bedrijfsprocessen en jaarrekeningposten relevant voor het opmaken van de jaarrekening en voor het
getrouwe beeld daarvan. Dit betreft:
       Grondexploitatie
       Gezien de voortdurende economische crisis, blijven resultaten uit de grondexploitatie onder druk staan. Dit geldt eveneens voor de risico’s bij
       binnenstedelijke projecten en vastgoed. Bij de jaarrekening 2012 heeft een uitgebreide risicoanalyse plaatsgevonden op dit gebied, die financieel is vertaald
       in de jaarrekening. Bij do tweede clusterrapportage Ruimtelijke projecten en beheer heeft u deze analyse geactualiseerd, waarbij sprake is van een toename
       in do voorziene tokorten van ruim € 7 ton en eon verdere toename van hot risicoprofiel. Voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening bent u
       voornemens wederom eon actualisatie uitte voeren van de risicoanalyse. Do resultaten hiervan dienen verwerktte worden in do jaarrekening 2013.
       Teneinde het opstellen van de analyse door u on do beoordeling hiervan door ons zo soepel en efficient mogelijk te laten verlopen, hebben wij hier reeds bij
       do atgelopen interim-controle overleg over gehad. Hierbij hebben wij advies geboden ter zake van do interne projectbeheersing en dossiervorming. In do
       afgelopen jaren zijn op dit gebied grote stappen gozet, maar u erkent do ruimto voor verdore verbetoring.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                            6
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Managementsamenvatting
        Middels een nag nader ult te werken stappenpian, bent u voornemens am de interne projectbeheersing naar een hoger niveau te tillen. Hierbij start u aan de
        basis met de optimalisatie van de transparantie en kwallteit van de projectdossiers. Door de ‘basis op orde’ te hebben, kunt u toewerken naar het definiëren
        van de benodigde stuurinformatie en managementinformatie, die uit de gelegde basis kan worden gedestilleerd en waardoor risicomanagement
        gemakkelijker en overzichtelijker uitvoerbaar wordt. Wij blijven graag betrokken bij deze optimalisatieslag!
        Aanbestedingen
       De interne controlewerkzaamheden ten aanzien van de controle op de rechtmatige naeving van het geldende aanbestedingsbeleid, zijn nog niet uitgevoerd.
       Wel bent u gestart met de voorbereidngen voor deze controlewerkzaamheden. U heeft aangegeven dat de aanpak voor de uitvoering in 2013 gelijk zal zijn
       aan die van de voorgaande jaren. Volledigheidshalve melden wij dat u voortvarend aan de slag bent am voor het boekjaar 2014 de ‘nieuwe aanpak’ vorm te
       geven. Voor wat betreft de uitvoering van de controle over het jaar 2013 zal een inhaalslag warden uötgevoerd, waarbij u aangeeft dat de resultaten ruim
       voár de jaarrekenngcontroIe bekend zullen zijn. Wi] hebben met u afgesproken om voorafgaand aan de uitvoering, de uitgezette steekproef te beoordelen
       op geschiktheid.
Wij vragen uw aandacht voor een tijdige en adequate (verbijzonderde) interne controle aangaande deze processen en de avenge processen die nag niet waren
afgerond tijdens de interim-controle.
De 3 decentralisaties
       Op Zuid-Limburgs niveau hebben de achttien gemeenten de intentie uitgesproken de decentralisatie van de Participatiewet, de AWBZ en de jeugdzorg
       samen en projectmatig op te pakken. De dnie centrumgemeenten zijn ieder tot kartrekker benoemd van één van de decentralisaties (Sittard-Geleen:
       extramurale begeleiding AWBZ, Heerlen: Participatiewet, Maastricht: jeugdzorg).
   •   De gemeente Sittard-Geleen beschikt nag niet over een eenduidige overkoepelende visie voor de drie decentralisaties (3 d’s). De samenhang tussen de 3
       d’s zal met name zijn uitwerking krijgen bij de uitvoering van de 3 d’s, een integrale benadering van de client c.q. het gezin met daar waar sprake is van
       multiproblematiek; een gezin, een planbenadening. U bent nu bezig am voor de drie decentralisaties afzonderlijk, de huidige situatie in kaart te brengen en
       daarvoor beleid te formuleren. Hierin zijn diverse aspecten in meegenamen, waaronder toegankelijkheid zorg, problematieken, aanbieders, aanbod, kosten,
       financieringsstromen, samenwerking, betrokkenheid bij regianale en lokale structuren, overlap en effectiviteit.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                              7
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Managementsamenvatting
       Wij hebben een aantal mogelijke risico’s geIdentificeerd met betrekking tot de 3 d’s, waarbij wj concrete oplossingsrichtingen benoemen. Voor meer
       detailinformatie verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘actuele ontwikkelingen’, onderdeel ‘de 3 decentralisaties’.
Actuele ontwikkelingen
Naast bovengenoemde onderwerpen worden in deze managementletter nog enkele overige actuele ontwikkelingen behandeld waaronder:
       Wijzigingen BBV, waaronder:
       - De wijziging van de Gemeentewet en de Provinciewet door het aanpassen van enkele bepalingen in het financieel toezicht op gemeenten en
         provincies zoals het wijzigen van de term ‘in evenwicht’ door ‘structureel en reëel in evenwicht’;
       - De evaluatie van de financiële functie van gemeenten en provincies door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK); en
       - Een aantal kleinere, meer technische aanpassingen.
       De invoering van Single European Payment Area (SEPA) inclusief een top-i 0 van actiepunten voor gebruikers en een aantal voorbeelden van “lessons
       learned” uit de praktijk.
       De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt
       tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen
       in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. In onze managementletter geven wij onder
       andere aan wat dit voor impact heeft op de gemeente.
   ‘   Met ingang van 1 juli 2009 zijn alle gemeenten in Nederland op grond van de Wet BAG verplicht een Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) op
       te zetten en te beheren. Cm de kwaliteit hiervan te kunnen aantonen dienen gemeenten vanaf 1 juli 2012 iedere drie jaar een audit te laten uitvoeren
       door een geaccrediteerde instelling. Deze instelling toetst het beheer van de BAG op grond van het door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu
       opgestelde protocol.
       Het kabinet heeft in mei 2013 kenbaar gemaakt dat zij binnen 18 maanden wetgeving gaat vaststellen die erop is gericht dat overheidsbedrijven, die
       economische activiteiten uitoefenen, op dezelfde wijze als private bedrijven aan vennootschapsbelasting zullen worden onderworpen. Het te ontwikkelen
       wetsvoorstel zal naar verwachting per 1 januari 2015 tot wet worden verheven en treedt een jaar later inwerking. Ondanks dat nog onduidelijk is hoe de
       nieuwe wet eruit komt te zien is er wel een lijst beschikbaar met activiteiten waaraan men een mogelijke belastingplicht ontleent. Wij adviseren om tijdig
       te starten met een inventarisatie van risico’s en te ondernemen acties.
       Per 1 januari 2013 is de zogeheten ‘crisisheffing’ in werking getreden. Dit houdt in dat werkgevers in 2013 ‘crisisheffing’ moeten betalen van 16% over het
       loon uittegenwoordige dienstbetrekking (inclusief bonus) dat zij in 2013 hebben betaald, voor zover dat loon hoger was dan € 150.000.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                              8
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Managementsamenvatting
       Er is sprake van een in rechte afdwingbare verplichting. Wij aclviseren om te beoordelen of de crisisheffing van toepassing is voor de gemeente. De omvang
       van de betalingsverplichting dierit zonodig per 31 december 2013 te worden verwerkt in de jaarrekening.
       Gezien de actualiteit en de toegevoegde waarde van ‘risk reporting’ in het maatschappelijk debat (wat inhoudt dat organisaties rapporteren over de wijze
       waarop zij risico’s identificeren, monitoren en zoveel mogelijk beheersen of mitigeren), nemen de verwachtingen van de maatschappij ten aanzien van uw
       visie en aanpak op het gebied van risk reporting steeds verder toe. Wij hebben uiteengezet hoe risk reporting zich verhoudt tot de veranderende rol van de
       accountant en hoe risk reporting als onderdeel van onze audit approach is ingebed.
Voor een nadere uitwerking van de bovenstaande overige onderwerpen alsook de andere onderwerpen verwijzen wij u naar de hoofdstukken 2 en verder.
Samenvattend merken wij op dat u op tal van thema’s zeer actief aan de slag bent.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                         9
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Begroting en meerjarenperspectief
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Begroting en meerjarenperspectief
De begroting is een belangrijk product voor uw gemeente. Een kwalitatief goode begroting stelt u tevens in staat gedurende het boekjaar de voortgang van do
realisatie van do in de begroting gestelde doelen te monitoren en geeft u de mogelijkheid tijdig bij te sturen. Dit beperkt zich niet alleen tot de financiële kaders, maar
omvat ook de niet-financiële doelen.
De financiële positie van de gemeente Sittard-Geleen blijft ook de komende jaren nog onder druk staan. Dit blijkt uit de Programmabegroting 2014. Waar in de
voorjaarsnota 2013 nog sprake was van een oplopend tekort tot € 10 miljoen in 2017, is onder andere als gevoig van de effecten van do septembercirculaire met
een aanvullend bezuinigingspakket en do nadelige structurele bijstelling van de parkeerexploitatie en het onderhoud van parkeergarages, nu sprake van tekorten die
oplopen tot £ 12 miljoen in 2017.
De begroting voor het jaar 2014 is wel sluitend. De provincie Limburg heeft geconstateerd dat veel gemeenten begrotingsjaar 2014 sluitend krijgen, maar do
meerjarenraming niet. Dit geldt eveneens voor uw gemeente. Deze tendens heeft vaak een politieke oorzaak, gezien de naderende gemeenteraadsverkiezingen.
Om te voorkomen dat gemeenten de meerjarige uitspraak voor repressief toezicht verliezen heeft de provincie het volgende bepaald:
‘In de financiële paragraaf wordt een tekst opgenomen, waarin do meerjarenraming inclusief tekorten vertoont. Er worden geen besluiten genomen om doze
tekorton weg to werken. Doze afweging wordt ovorgelaten aan hot nieuwe college on do niouwe raad. In do besproking van de nieuw to vormen coalitie in 2014
moeten doze tekorten ondorwerp van gesprek zijn en bij do begroting 2015 zal de nieuwe raad besluiten moeten nemen om do begroting 2015 on de
meerjarenraming sluitend to krijgen. GS zullen dit bij hun besluitvorming over de toozichtsvorm 2015 toetson. Deze aanpak moot in het besluit van de raad bij do
vaststelling van do begroting 2014, inclusief indicatie ombuigingen opgenomen worden.’
U heeft van do geboden optie gebruik gemaakt en de beschreven aanpak plus ombuigingsindicaties in hot raadsbesluit bij de begroting 2014 opgenomen. Het
meerjarenperspectief ziet orals volgt ult (bron: Programmabegroting 2014):
Bedragen x € 1 miljoen                  2013                         2014                         2015                         2016                        2017
Begrotingsresultaat                                                                             -I-€703                     -/-€1051
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Begroting en meerjarenperspectief
Uit bovenstaand overzicht blijkt dat, na de nota ‘Ombuigen met Visie’, wederom maatregelen noodzakelijk zijn om een sluitende meerjarenraming to realiseren. Hot
begrotingsjaar 2014 is incidenteel sluitend gemaakt. Volgend uit het bericht van de provincie Limburg, bestaat er nog beperkt do tijd am besluiten te nemen over hoe
om te gaan met de financiële tekorten vanaf het begrotingsjaar 2015. Deze besluitvorming is derhalve voorbehouden aan de nieuwe raad. In de tussenhiggende
periode blijft een prudent financieel beleid noodzakelijk, waarbij de realisatie van de voorgenomen bezuinigingen uit ‘Ombuigen met Visie’ van onverminderd belang
blijft.
Om de voorgenomen bezuinigingen in de nota ‘Ombuigen met Visie’ en de begroting 201 4-2017 te kunnen realiseren, achten wij het van groat belang am de
ingezette bezuinigingsmaatregelen nauwlettend te monitoren en na te gaan of u ‘op koers’ Iigt. Deze monitoring is mede van belang in het kader van de
voorwaarden die door de provincie zijn gesteld aan het meerjarig repressief toezicht. U heeft aangegeven dat u do bezuinigingsacties periodiek evalueert middels de
ombuigingsmonitor en daar waar nodig zult bijsturen.
De totstandkoming van de begroting gaat gepaard met onzekerheden en het maken van schattingen. Dit geldt voor iedere begroting, maar zeker oak voor de
begroting 2014. Mede door de economische ontwikkelingen en do daaruit voortvloeiende bezuinigingen, nemen de onzekerheden toe. Tot do belangrijkste
onzekerheden horen de decentralisaties. In het kader van de decentralisaties:
   hevelt het Rijk de begeleiding, ondersteuning en verzorging uit do AWBZ per 2015 over naar de Wmo;
   Iegt het Rijk de uitvoering van de Participatiewet vanaf 2015 bij gemeenten; en
   maakt het Rijk de gemeenten per 2015 verantwoordelijk voor de jeugdzorg.
Nadere informatie omtrent de financiële consequenties van de 3 decentrallsaties wordt verwacht in de meicirculaire 2014. Doze kunnen verder oplopende tekorten
veroorzaken.
Wij verwachten dat de onzekerheden ten aanzien van de begroting ook in de volgende jaren blijven bestaan. Daarmee neemt de noodzaak toe am:
   in scenario’s te denken ten aanzien van mogelijke ontwikkelingen en
   de gehanteerde veronderstellingen good te documenteren en te communiceren richting management, college en gemeenteraad.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                          12
Managementhetter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Begroting en meerjarenperspectief
Weersta ndsvermogen
Omwille van de veelheid aan risico’s die de gemeente loopt is het voor de gemeente van groot belang om de mogelljke risico’s adequaat in kaart te brengen. De
gemeenteraad heeft in november 2011 de kadernota weerstandsvermogen en risicomanagement vastgesteld waarin onder andere de financiële kaders voor de
toepassing van risicomanagement zijn vastgelegd. De financiële kaders gaan over de financiële consequenties van het risicoprofiel en de wijze waarop hiermee
wordt omgegaan. Als tijdshorizon wordt, parallel aan de (meerjaren) programmabegroting, een periode van 4 jaar gehanteerd.
De post ‘onvoorzien’, de algemene reserve en de overige algemene bestemmingsreserves worden meegenomen in de berekening van de ratio
Weerstandscapaciteit. In uw begroting 2014, geeft u aan dat in totaal een weerstandscapaciteit benodigd is van € 66,8 miljoen. Hier staat een beschikbare
weerstandscapaciteit tegenover van € 69,5 miljoen. U concludeert hiermee dat het beschikbare weerstandsvermogen voldoende is om de financiële gevolgen bij
effectuering van de risico’s op te vangen, aangezien het dekkingspercentage weerstandscapaciteit 104% bedraagt. Bij de voorjaarsnota 2013 heeft U besloten om
de minimale dekkingsgraad te verhogen naar 100%. Hiermee wordttevens voldaan aan de aanbeveling van de provincie Limburg in hetfinancieel
verdiepingsonderzoek.
Een groot deel van de benodigde weerstandscapaciteit wordt veroorzaakt door tekorten en risico’s in de grondexploitatie, binnenstedelijke projecten en vastgoed. In
de analyse die is opgenomen in de Programmabegroting 2014, wordt uitgegaan van de uitgebreide risicoanalyse ten tijde van de jaarrekening 2012 (juni 2013). Bij
de tweede cluster en programmarapportage 2013 zijn de lopende projecten door u geactualiseerd en zijn de grootse afwijkingen in kaart gebracht. Uit deze analyse
blijkt een toename in de voorziene tekorten ter hoogte van ruim € 0,7 miljoen en een toename in het risicoprofiel als gevolg van o.a. ontwikkelingen in Zitterd
Revisited fase 1. Deze resultaten zijn nog niet meegenomen in de analyse van het weerstandsvermogen bij de Programmabegroting 2014, maar hebben wel een
belangrijke signaalfunctie. U bent voornemens om ook bij de jaarrekening 2013 de analyse op het gebied van grondexploitatie, binnenstedelijke projecten en
vastgoed te actualiseren en de resultaten hiervan in de jaarrekening te verwerken. Gezien de economische crisis staat de grondexploitatie en de
vastgoedportefeuille van de gemeente nog steeds onder druk. Wellicht ten overvloede melden wij dat risicomanagement een continu proces is welke ook in de
komende jaren de nodige aandacht verdient. Ook maatschappelijk gezien, krijgt dit onderwerp steeds meer aandacht. In dit verband wordt risk reporting steeds
belangrijker. In de onderstaande paragraaf gaan wij hier nader op in.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                          13
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Begroting en meerjarenperspectief
Risk Reporting
Gezien de actualiteit en de toegevoegde waarde van risk reporting in het maatschappelijk debat (wat inhoudt dat organisaties rapporteren over de wijze waarop zij
risico’s identificeren, monitoren en zoveel mogelijk beheersen of mitigeren), nemen de verwachtingen van de maatschappij ten aanzien van uw visie en aanpak op
het gebied van risk reporting steeds verder toe. U geeft hieraan gehoor, door ook steeds meer aandacht te schenken aan risicomanagement en de rapportering over
uw risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.
WI] zien ook een veranderde rol van de accountant in deze: sinds de kredietcrisis neemt de maatschappij en de politiek de rol van accountants stevig onder de loep
en stelt kritische vragen over het pubileke belang. De maatschappij vraagt om het nadrukkelijker en explicieter inzichtelijk maken van wat de risico’s zijn waar een
gemeente mee te maken heeft, hoe de gemeente daar mee omgaat en bovenal hoe de organisatie daar in- en extern over rapporteert. De maatschappij verwacht
hierbij meer relevantie van de accountant. Deze relevantie impliceert:
1) van terugkijkend (verkiaren) naar vooruitkijkend (anticiperen);
2) van financieel naar tevens niet-financieel; en
3) van risico als bijproduct naar risicogestuurde aanpak en rapportage.
Wij zijn van mening dat de accountant de uitgelezen partij is om in eerste instantie richting het college, de auditcommissie en de gemeenteraad te rapporteren over
het huidige niveau van riskmanagement in uw gemeente. Deze stakeholders kunnen daarmee hun verantwoordelijkheid oppakken en transparantie bieden richting
de maatschappij. De auditcommissie en de gemeenteraad is kaderstellend hierin. Het college is verantwoordelijk voor het treffen van beheersmaatregelen en de
effectieve werking daarvan.
WI] willen als Deloitte een voortrekkersrol vervullen op dit cruciale thema. Met het project ‘risk reporting geven WI] hier invulling aan. In de afgelopen periode
hebben wij een volwaardige visie en aanpak ontwikkeld voor risk reporting. Binnen de aanpak is een universele tool ontwikkeld die ingezet kan worden bij het
inzichtelijk maken van het risicomanagementproces en het risicoprofiel van een gemeente. WI] geven gevraagd en ongevraagd advies over de risico’s die wij
signaleren in uw organisatie en rapporteren hierover aan u.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                              14
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Bevindingen interne beheersing
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Bevindingen interne beheersing
Inrichting interne controle
De verbijzonderde interne controle vormt binnen de gemeente Sittard-Geleen als het ware de ‘ruggengraat’ van het totale systeem van interne beheersing. Cm deze
reden besteden wij bij onze controle specifiek aandacht aan dit aspect van de bedrijfsvoering.
In 2012 gaven wij aan dat wij hebben waargenomen dat het controlebewustzijn van uw medewerkers groeit. Wij hebben tijdens de interim-controle in 2012 een
aantal tips & tricks aangereikt ter verdere verbetering van de rol en de uitvoering door de clusteradviseur IC. Ten tijde van de interim-controle 2013 hebben wij
vastgesteld dat de door ons aangereikte tips & tricks zijn meegenomen en toegepast in de uitvoering van de verbijzonderde interne controle over het boekjaar 2013.
Een belangrijk aandachtspunt in het kader van de (verbijzonderde) interne controle is de planning en afronding. Voorafgaand aan en bij de start van de interim
controle 2013 hebben wij met uw medewerkers per proces de stand van zaken van de verbijzonderde interne controle doorgenomen. Hierbij hebben wij samen
geconstateerd dat de (verbijzonderde) interne controle voor het proces rondom aanbestedingen nog niet heeft plaatsgevonden bij de start van de interim-controle.
Gezien de bevindingen in het controlejaar 2012, achten wij aanbestedingen een belangrijk proces en adviseren wij de interne controlewerkzaamheden hiervoor zo
snel mogelijk at te ronden, zoclat eventuele correctieve acties tijdig genomen kunnen worden. In de navolgende paragraaf zullen per proces onze bevindingen en de
stand van zaken worden weergeven.
Bij het beoordelen van de organisatie van de verbijzonderde interne controle van uw gemeente onderscheiden wij een aantal belangrijke aandachtspunten. Gezien
het feit dat de organisatie rondom de interne controle niet is gewijzigd blijven de aandachtsgebieden gelijk aan voorgaand jaar. In hiernavolgende tabel hebben wij
deze aandachtspunten opgenomen. Per aandachtspunt is aangegeven of de inrichting vokloet aan de daaraan te stellen eisen of dat op korte of langere termijn
verbeteringen noodzakelijk zijn.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                           16
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>    Bevindingen inteme beheersing
                                                     I Niveau
Interne controle                                                                                 In de tabel hebben wij de volgende ‘scores’ gehanteerd:
                                                     12013
-    Positionering in de organ isatie                                                            De inrichting is op orde en vraagt geen extra
-    Risicoanalyse                                                                               aandacht voor de jaarreken ingcontrole.
-    Rol interne controleur                                                                      De mnrichting is voor verbetering vatbaar. De
                                                                                                 tekortkomingen kunnen zonder veel extra
-    Overall controleplan (md. selectie processen)                                               inspanning voor de jaarrekeningcontrole
     Op maat gemaakte checklists                                                                 worden hersteld of hebben vooral invloed op
-    Aantallen cleelwaarnemingen                                                                 de toegevoegde waarde voor de organisatie.
     Planning                                                                                    De huidige inrichting voldoet niet aan de
                                                                                                 daaraan te stellen eisen. Er is veel aandacht
     Uitvoering (mci. SiSa-regelingen)
                                                                                                 nodig voor de start van de
-    Evalueren uitkomsten                                                                        iaarreken incicontrole.
WI] lichten onze (niet-limitatieve) bevmndingen met betrekking tot deze aandachtsgebieden kort toe.
Risicoanalyse
Op dit moment wordt bij het uitvoeren van do (verbijzonderde) interne controle nog niet overal gebruik gomaakt van een risicoanalyse. Een risicoanalyse houdt
rekening met hot belang c.q. do complexiteit van hot proces on do daaraan gekoppelde jaarrekeningposten. Door vooraf eon goede risico-inschatting per proces te
maken, kunnen de intorne controlewerkzaamheden vooral wordon gericht op de onderdelen waar verhoogde aandacht is gerechtvaardigd. Aan de andere kant
betekent dit ook dat op de procesonderdeien, waar sprake is van beperkte risico’s, kan worden volstaan met een beperktere vorm van interne controle. Hot felt dat
op het gebied van risicoanalyse nog ontwikkelingsmogelijkheden zijn, ligt in lijn met de organisatie-ontwikkeling en de activiteiten die op het gebied van
risicomanagement plaatsvmnden.
Wij adviseren u om de risicoanalyse hot startpunt to laten vormen van do interne controle. Op deze manier wordt eon efficiènte en effectieve interne controle
geborgd, waardoor stappon kunnen worden gezet in de richting van ‘moor met minder’. Hierbij merken wij op dat voor do processen Wmo en WWB voorafgaand aan
de interne controiowerkzaamheden een uitgebreide risicoscan is gemaakt en vastgolegd. Deze aanpak zou u eventuool ook voor de andero processen als staripunt
kunnen gebruiken.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                         17
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Bevindingen interne beheersing
Planning
VOórafgaand aan en bij de start van de interim-controle hebben wij met de clusteradviseur (IC) per proces de stand van zaken van de (verbijzonderde) interne
controle doorgenomen. Naar aanIeidng hiervan kunnen wij ieder proces indelen in één van de volgende vier categorieen:
    1.   Interne controle in de lijn en kwaliteitstoets IC afgerond bij start van interim-controle.
         Deze categorie betreft de processen: grondexploitatie, verhuuropbrengsten, personeel, kosten, investeringen, adm inistratie en versiaglegging, treasury en
         debiteuren. Wij hebben de interne controlewerkzaamheden voor de processen welke door het Team Financiën en Juridische Zaken (FJZ) worden
         uitgevoerd beoordeeld. Dit betreft de processen kosten, Investeringen, administratie en versiaggeving, treasury en debiteuren. Voor de overige processen
         (grondexploitatie, verhuuropbrengsten en personeel) hebben wij de kwaliteitstoets op de IC beoordeeld.
   2.    Interne controle in de hjn we! afgerond. Kwaliteitstoets IC bij afronding van de interim-controle gereed, waardoor wU (nog) geen inhoudelijke beoordellng
         hebben kunnen uitvoeren.
         Deze categorie betreft de processen: belastingen, parkeeropbrengsten, leerlingenvervoer en WMO. Wij hebben de uitkomsten van de kwaliteitstoets bij
         afronding van de interim-controle ontvangen. Om deze reden was de tijd te beperkt om hier een inhoudelijke toets op uit te voeren. In overleg met de
         clusteradviseur hebben wij afgesproken dat wij kennis nemen van de resultaten ult de kwaliteitstoetsen van deze processen en aangeven of wij hier risico’s
         in zien. De uitkomsten van de kwaliteitstoets IC laten geen bijzonderheden zien, waaruit u afleidt dat het risico dat de interne beheersingsmaatregelen niet
         effectief hebben gewerkt, beperkt is. De inhoudelijke beoordeling van deze processen en de kwaliteitstoets, zullen wij uitvoeren bij een volgend
         controlemoment. Hierbij bepalen wij of we kunnen steunen op de resultaten van de uitgevoerde kwaliteitstoets.
         De verbijzonderde interne controle voor de processen WMO, leerlingenvervoer en Gehandicaptenparkeerkaarten over het eerste halfjaar 2013 wordt
         uitgevoerd door het cluster sociale zaken. De resterende periode 2013 wordt uitgevoerd door een externe partij.
         Hierop vindt geen kwaliteitstoets IC plaats (conform 2012). De IC ten aanzien van de processen leerlingenvervoer en Wmo zullen wij bij een volgend
         controlemoment inhoudelijk toetsen.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                               18
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Bevindingen inteme beheersing
    3.   Interne controle in de Iijn wél afgerond, kwaliteitstoets IC (flog) niet afgerond.
         Voor de processen secretarieleges, algemene uitkering en subsidieverstrekkingen is de interne controle in de Iijn afgerond. De kwaliteitstoets op de IC is
         echter nog niet uitgevoerd. Derhalve hebben wij nog geen werkzaamheden verricht ten aanzien van deze processen. Deze volgen, na afronding van de
         kwaliteitstoets bij een volgend controlemoment.
    4.   Interne controle in de Iijn nog niet afgerond en derhalve heeft er ook nog geen kwaliteitstoets IC kunnen plaatsvinden.
         Ten slotte geldt voor de processen WWB, bouwleges en aanbestedingen dat de interne controle in de Iijn nog niet is uitgevoerd c.q. afgerond, waardoor er
         ook nog geen kwaliteitstoets IC heeft kunnen plaatsvinden. Voor het proces bouwleges geldt dat de interne controle in de lijn gepland staat voor januari
         2014, dit is conform voorgaande jaren met dien verstande dat voorgaande jaren de interne controle werd verricht door een externe partij en deze controle
         sinds dit jaar door het team zeif wordt uitgevoerd. Ten aanzien van de interne controle voor het proces aanbestedingen geldt dat de aanpak voor de
         uitvoering in 2013 gelijk zal zijn aan de voorgaande jaren. Volledigheidshalve melden wij dat u voortvarend aan de slag bent om voor het boekjaar 2014 de
         ‘nieuwe aanpak’ vorm te geven. De voorbereidingen voor de interne controle 2013 zijn reeds getroffen en voor wat betreft de uitvoering zal een inhaalslag
         worden uitgevoerd, waarbij u aangeeft dat de resultaten ruim vóór de jaarrekeningcontrole bekend zullen zijn. Wij hebben met u afgesproken om
         voorafgaand aan de uitvoering, de uitgezette steekproef te beoordelen op geschiktheid. De uitvoering van de interne controle op het proces WWB is reeds
         gestart, maar nog niet afgerond. Van dit proces hebben wij wel reeds de afgeronde risicoscan en enige prille bevindingen besproken met de betrokken
         medewerkers. Hieruit volgen vooraisnog geen bijzonderheden.
In de paragraaf “Bevindingen per proces” hebben wij per proces de bevindingen opgenomen naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden. Daarnaast vragen
wij uitdrukkelijk uw aandacht voor een volledig afgeronde (verbijzonderde) interne controle vóóraf aan de start van de jaarrekeningcontrole 2013.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                               19
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Bevindingen inteme beheersing
Uitvoering
De kwaliteit en kwantiteit van de interne controlewerkzaamheden is voor ons in aanleg aan de maat, om op te kunnen steunen bij de uitvoering van onze externe
controle. Wij hebben ten tijde van de interim-controle 2013 waargenomen dat onze eerder aangereikte tips & tricks omtrent de vastlegging op basis van welke
bescheiden c.q. informatie de conclusie getrokken kan worden dat een beheersmaatregel effectief werkt, voortvarend zijn opgepakt.
Om de jaarrekeningcontrole efficient te kunnen laten verlopen is het noodzakelijk om blijvend aandacht te besteden aan enkele punten ten aanzien van de uitvoering
van de interne controle:
     De zichtbare vastlegging van de uitgevoerde interne controle op de SISa-regelingen.
     Voor wat betreft de memo’s inzake de kwaliteitstoets op de interne controle hebben wij in voorgaande managementletters geadviseerd om enkele essentiële
     onderdelen toe te voegen aan dit memo. Tijdens de interim-controle 2013 hebben wij geconstateerd dat de structuur c.q. opzet van de memo’s bij sommige
     processen is aangepast (grondexploitatie en verhuuropbrengsten). Deze aanpassingen zijn echter nog niet op alle onderdelen en nog niet bij aVe processen
     consistent aangepast (belastingen en parkeeropbrengsten). Wij adviseren om de onderdelen die nog niet zijn verwerkt in het memo alsnog toe te voegen. Voor
     de volledigheid volgt hierna het overzicht van de essentiële onderdelen:
     o   Evaluatie van de steekproef van de interne controle (voldoende omvang en wijze van selectie adequaat)?
     o   Follow-up van de bevindingen van de eerdere IC.
     o   Eigen bevindingen opnemen (inclusief onderliggende documenten en wanneer afwijkingen zijn geconstateerd).
     o   Conclusie t.a.v. de lB c.q. IC (kan erop gesteund worden of niet?).
     o   Conclusie t.a.v. fouten/onzekerheden.
Het opvolgen van bovenstaande aanbevelingen draagt bij aan de verdere professionalisering van de (verbijzonderde) interne controle binnen uw organisatie en de
kwaliteit van uw interne beheersing. Bovendien zorgt het voor een soepel verloop van de jaarrekeningcontrole.
Evalueren uitkomsten
Cm een eindconclusie te kunnen trekken naar aanleiding van de uitgevoerde controlewerkzaamheden is het van belang dat een juiste evaluatie van de gevonden
fouten plaatsvindt. Er dient een juiste vertaling naar eventuele aanvullende werkzaamheden plaats te vinden. In onze praktijk merken wij dat deze afsluitende, maar
zeer belangrijke, stap in de interne controle, vaak als moeilijk wordt ervaren. U geeft aan, dat er bij geconstateerde tekortkomingen bewust wordt nagedacht over de
mogelijke impact hiervan en of het noodzakelijk is om al dan niet vervolgacties uit te zetten. Deze overwegingen zijn voor ons (achteraf) niet verifieerbaar.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                           20
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Bevindingen interne beheersing
Dit in de vorm van een analyse in het controlememo van de mogelijke oorzaak, van de impact op het restant van de massa en de overwegingen om wel of niet te
kiezen voor een extrapolatie of het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden. Wij hebben afgesproken om tussentijds over dit onderwerp in overleg te treden,
wanneer u hieraan behoefte heeft.
Bevndingen per proces
Op de volgende pagina’s hebben wij in detail onze bevindingen per proces opgenomen. Hierbij zullen wij de volgende aspecten rapporteren:
      welke bevindingen hebben wij geconstateerd tijdens onze werkzaamheden;
      tot welke (mogelijke) risico’s kan dit leiden in het kader van de accountantscontrole;
      welke aanbevelingen en vervolgacties adviseren wij om het (mogelijke) risico tot een aanvaardbaar niveau te mitigeren.
Voortgang Interne Controle
Hierboven hebben wij reeds per proces aangegeven wat de stand van zaken was bij de start van de interim-controle inzake de uitvoering van de interne controle in
de lijn en de kwaliteitstoets op de IC. Wij adviseren u met prioriteit zorg te dragen voor het tijdig afronden van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden.
Bij een volgend controlemoment zullen wij de interne controlewerkzaamheden op deze processen alsnog reviewen.
In dit kader vragen wij in de toekomst tevens uw aandacht voor een meer optimale afstemming tussen de data van de geplande verbijzonderde interne
controlewerkzaamheden, onze interim-controle en de intern gestelcie deadlines op het gebied van rapportering c.q. bespreking van de managementletter.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                             21
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>                                                                                                               Significante tekortkoming in de interne beheersing.
                                                                                                               Direct actie vereist.
                                                                                                               Andere tekortkomingen in de nterne beheersing. Actie gewenst.
                                                                                                               Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie te
                                                                                                               overwegen.
                          AANBESTEDINGEN (TEAM FACILITAIRE SERVICES)
Bevinding
                          Wij hebben vastgesteld dat (nog) geen interne controle heeft plaatsgevonden ten aanzien van aanbestedingen en dat er derhalve
                          ook nog geen kwaliteitstoets op de interne controle heeft kunnen plaatsvinden. Ten aanzien van de interne controle voor het
                          proces aanbestedingen geldt dat de aanpak voor de uitvoering in 2013 gelijk zal zijn aan de voorgaande jaren. VoUedigheidshalve
                          melden wij dat u voortvarend aan de slag bent om voor het boekjaar 2014 de ‘nieuwe aanpak’ vorm te geven. De voorbereidingen
                          voor de interne controle 2013 zijn reeds getrotferi en voor wat betreft de uitvoering zal een inhaalslag worden uitgevoerd, waarbij U
                          aangeeft dat de resultaten ruim vóór de jaarrekeningcontrole bekend zullen zijn.
                          In het kader van de doorontwikkeling en de dynamisering van de organisatie heeft uw gemeente besloten de inkoopfunctie per
                          1 januari 2013 te centraliseren. In de situatie vanaf januari 2013 dragen de clusterhoofden (conform de oude situatie) nog steeds
                          de verantwoordelijkheid voor hun eigen inkopen, echter verschuift de uitvoering van de inkoop naar bureau Inkoop. Voordeel
                          hiervan is dat centrale inkoop zou moeten leiden tot een hogere mate van efficiency. Daarnaast wordt verwacht dat deze
                          centralisatie ook zal bijdragen aan een hogere mate van rechtmatigheid, alsmede een hogere effectiviteit in de kwalitatieve doelen:
                          inzet lokale MKB, social return en duurzaamheid.
                          Als gevolg van deze organisatorische verandering zal ook de interne controle op de aanbestedingen anders vormgegeven gaan
                          worden. In dit kader heeft u ons tijdens de interim-controle documentatie aangereikt omtrent de nieuwe opzet van het inkoopproces
                          en de bijbehorende interne beheersingsmaatregen. Uw uitgangspunt hierbij is om enerzijds, de interne controle meer het karakter
                          te geven van een procescontrole (organisatiegericht) en minder het karakter van een detailcontrole (gegevensgericht). Anderzijds
                          zou de volledigheid van de aanbestedingsmassa beter in beeld moeten komen. Op dit moment kan de volledigheid enkel worden
                          benaderd door te werken vanuit het inkoopboek c.q. de crediteurenadministratie. Indien alle aanbestedingen centraal worden
                          uitgevoerd, bestaat een beter inzicht in de uitgevoerde aanbestedingen.
                          Cm de voordelen optimaal te kunnen benutten, maken wij u attent op enkele aandachtspunten die zijn gebaseerd op de
                          beoordeling van de aangereikte documentatie:
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                              22
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>                              Het inkoopjaarplan wordt als een belangrijke basis gezien voor de registratie van alle inkoopactiviteiton in eon jaar. Do
                              vooding van het inkoopplan vindt onder andere plaats op basis van de gemeentebogroting, do cluster- c.q. teamplannen en
                              gesprekken met (Iijn-) managers. Ons is medegedeeld dat het inkoopjaarplan vrijwol dagelijks wordt geactualiseerd om
                              zodoende de inkoopactiviteiten gedurende goed in beeld te hobben en te houden. Wi] onderschrijven het belang van eon
                              actuele, betrouwbare registratie van do inkoopactiviteiten.
                              De centraal goleide inkoop hanteert bij inkoop- en aanbostedingstrajocten hot ‘Evaluatieformulier’ welke na afronding van
                              de inkoop- en aanbestedingstrajecten wordt ingevuld. Via dit form ulier ontstaat inzicht in de (financiële, kwalitatieve en
                              kwantitatieve) resultaten van het traject. Daarnaast is ons medegedeeld dat er voorafgaand aan eon inkoop
                              /aanbestedingstraject een inkoopstrategie wordt opgestold middels een meldingsformulier. Op basis van hot
                              meldingsformulier wordt middels het geldonde inkoop- en aanbestedingsbeleid bepaald wat do juiste
                              aanbostedingsprocedure is. Wij adviseren om doze interne beheorsingsmaatrogel op effectieve working to blijven
                              monitoren omdat door deze interne beheersmaatregel aan de voorkant waarborgen aanwezig zijn omtrent het uitvooren
                              van de juiste aanbestedingsprocedure.
                          ‘   Hot evaluatieformulier bevat geen informatie omtrent een vergelijking tussen de aanbestedingsprocedure die conform het
                              geldonde inkoop- en aanbestedingsbeleid gevolgd had moeten worden en de aanbestedingsprocedure die daadwerkelijk
                              gevolgd is. U heeft aangegeven dat informatie inzake de gevolgde aanbosteding wel uit het proces verbaal van gunning
                              blijkt. WI] geven u in overweging om deze informatie ook toe te voegen aan het evaluatieformulier, waardoor dit form ulier
                              niet alleen eon belangrijk aanknopingspunt vormt bij uw controle in do lijn, maar ook bij de uit te voeren verb,jzonderde
                              interne controle.
                              Doordat de betreffende clusters/teams de aanbestedingen niet meer zelfstandig uitvoeren, kan een situatie ontstaan
                              waarbij de verantwoordelijkheid (die bij de clusters/teams blijft liggen) diffuus wordt. Wi] adviseren u derhalve beloid to
                              form uleren voor het geval dat eon patstelling ontstaat tussen do clusters / teams en bureau Inkoop.
                              Dit zou kunnen gebeuren bij eon situatie waarbij de clusters I teams zwaro bedonkingen hobben bij eon bepaalde
                              aanbiedor, die volgens bureau Inkoop do ‘economisch meest voordelige’ aanbieding doet.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                     23
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>                                  Conform het geldende aanbestedingsprocotol mag alleen worden afgeweken van het aanbestedingsprotocol indien vôôraf
                                  goedkeuring is gekregen middels een besluit van het college van burgemeester en wethouders.
                          Conform de aangereikte documentatie is op dit moment (nog) niet helder welko informatie de centraal geleide inkoop per kwartaal
                          gaat rapporteren aan het team FJZ ten behoeve van do toets op do interne controle (rechtmatigheid). Voor het team FJZ is het van
                          belang om inzicht te hebben in alle uitgevoerde aanbestedingstrajecten in de controleperiode zodat op basis hiervan do
                          waarnem ingen kunnen worden geselecteerd.
Risico                    Op basis van bovenstaande bevindingen bestaat het risico dat de van toepassing zijnde inkoop- en aanbestedingsregeis (zowel de
                          gemeentelijke als de Europese regels) niet worden nageleefd waardoor er sprake zou kunnen zijn van financiële
                          rechtmatigheidsfouten in het boekjaar 2013.
Aanbeveling               Wij adviseren u bovenstaande aandachtspunten een plek te geven bij do verdere uitwerking van dit proces. Voorts achton wij het
                          van belang om (zoker in do beginperiode van de implementatie) poriodiek to monitoren en to evalueren.
                          Wij willen benadrukken dat de uitkomsten van de interno controlewerkzaamheden omtrent aanbestedingen en de kwaliteitstoets
                          hierop van essentieel belang zijn voor de controle van do jaarrekening 2013. Dit mede gezion de ervaringen en bevindingon tijdens
                          do voorgaande jaarrekeningcontroles. Hot is daarom van belang om de interne controle en de kwalitoitstoets op do interne controle
                          omtrent aanbostedingen zo snel mogelijk af te ronden zodat onze review op do (kwaliteitstoets) interne controle tijdig kan
                          plaatsvinden en (indion nodig) in samenspraak met ons verdere acties kunnen worden bepaald en uitgezet. Wij hebben met u
                          afgesproken om voorafgaand aan de uitvoering, do uitgezotte steekproef te beoordelen op geschiktheid. U heeft tevens
                          aangegeven dat de intorne controlewerkzaamheden ruim vOôr do jaarrekeningcontrole afgerond zullen zijn. Bij eon volgend
                          controlemoment zullen wij deze interne controlewerkzaamheden inhoudelijk beoordelen.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                 24
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>                          Aanbestedingswet
                          Met ingang van 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet in werking getreden. Ten opzichte van het Besluit
                          aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) is de strekking van veel aspecten ongewijzigd. De volgorde is sterk
                          gewijzigd: in de wet zijn de procedures stap voor stap uitgeschreven. Andere belangrijke wijzigingen zijn:
                              Motivatieplicht: De aanbestedende dienst dient de keuze voor de wijze waarop de overeenkomst tot stand wordt gebracht en
                              de keuze voor de ondernemers die worden toegelaten te motiveren. Ondernemers mogen deze motivatie opvragen.
                              Custerverbod: Het onnoclig samenvoegen van opdrachten wordt tegengegaan. Samenvoegen mag alleen als de noodzaak
                              daartoe wordt gemotiveerd.
                              Naast de bekende beginselen transparantie, objectiviteit en non-discrim inatie is proportionaliteit duidelijker uitgewerkt
                              waarbij afwijkingen gemotiveerd moeten worden. In het Aanbestedingsbesluit is de Proportionaliteitsgids als richtsnoer
                              aangewezen.
                          Ons is medegedeed dat gemeentebreed de nieuwe Aanbestedingswet een prominente plaats op de agenda heeft gehad. Wij
                          adviseren om de naleving van de bepalingen van de nieuwe aanbestedingswet onderdeel te laten zijn van do nog ult te voeren
                          interne controle. De impact op de accountantscontrole is beperkt. Afwijkingen van de aanbestedingswet worden behandeld als
                          niet-financiële rechtmatigheid met uitzondering van afwijkingen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Gemeente Sittard-Gefeen                                                                                                                                    25
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>                         GRONDEXPLOITATIE (CLUSTER RUIMTELIJKE PROJECTEN EN BEHEER)
Bevinding 1              De interne controle is afgerond tot begin juni 2013.
                         Hot volledigheidsaspect van de grondverkopen verdient meer aandacht. De steekproef wordt bepaald vanuit de financiële
                         administratie waardoor een juistheidscontrole is verricht in plaats van een volledigheidscontrole. Uit de bevindingen naar aanleiding
                         van de kwaliteitstoets blijkt dat voorgaand jaar is gestart met het bijhouden van een subadministratie van de grondtransacties die
                         dientter waarborging van de volledigheid van de grond aan- en verkopen. Voor 2013 heeft de aansluiting tussen de
                         subadministratie en de financiëe administratie nog niet plaatsgevondon.
                         Uit do interne controle komen verder geen bevindingen naar voren die van invloed zijn op de getrouwheid c.q. rechtmatigheid van
                         de jaarrekening.
Risico 1                 Op basis van bovenstaande bevindingen bestaat het risico dat de grondverkopen niet volledig worden verantwoord in de financiële
                         adm inistratie.
Aanbeveling 1            Wij kunnen ons verenigen met het advies van de clusteradviseur IC om periodiek do subadministratie te actualiseren en deze aan
                         to sluiten met do financiële administratie. Verschillen dienen te worden geanalyseerd.
Gemeente Sthard-Geleen                                                                                                                                     26
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Bevinding 2               Bij de jaarrekeningcontrole 2012 heeft uitgebrede analyse en controle plaatsgevonden op de waardering en de risico’s van de
                          grondexploitatie, de binnenstedelijke projecten en het gemeentelijk vastgoed. Naar aanleiding van de gezamenlijk uitgevoerde
                          analyse is een voorziening getroffen ter hoogte van € 37,8 miljoen. Hiermee is een belangrijke stap voorwaarts gezet. Nu is het
                          zaak om de risicoanalyse regelmatig te actualiseren en de noodzakelijke voorzieningsomvang hierop aan te passen.
                          Bij de tweede clusterrapportage Ruimtelijke projecten en beheer heeft u een dergelijke actualisatie uitgevoerd, waarbij u aangeeft
                          dat de voorziene tekorten toenemen met ruim € 7 ton en het risicoprofiel verder toeneemt. Met name als gevoig van o.a.
                          ontwikkelingen in de binnenstedelijke projecten (o.a. Zitterd Revisited fase 1).
                          Oorzaken van deze toename zijn o.a. gelegen in de uitloop van de planhorizon en stagnerende verkopen. Hierdoor zijn vaak extra
                          kosten noodzakelijk, zoals onderhoudskosten, oplopende rentekosten, inhuur van externen en ambtelijke uren. Deze ontwikkeling
                          past in het beeld van de economische crisis en is ook één van de redenen waarom u marktonderzoek Iaat doen naar de
                          grondprijzen en de herijking hiervan. Voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening bent u voornemens wederom een
                          actualisatie uit te voeren van de risicoanalyse. De resultaten hiervan dienen verwerkt te worden in de jaarrekening 2013.
                          Teneinde het opstellen van de analyse door u en de beoordeling hiervan door ons, zo soepel en efficient mogelijk te laten
                          verlopen, hebben wij hier reeds bij de afgelopen interim-controle overleg over gehad. Hierbij hebben wij advies geboden ter zake
                          van de interne projectbeheersing en dossiervorming. In de afgelopen jaren zijn op dit gebied grote stappen gezet, maar U erkent de
                          ruimte voor verdere verbetering. Middels een nog nader uit te werken stappenplan, bent u voornemens om de interne
                          projectbeheersing naar een hoger niveau te tillen. Hierbij start u aan de basis met de optimahsatie van de transparantie en kwaliteit
                          van de projectdossiers. Door de ‘basis op orde’ te hebben, kunt u toewerken naar het definiëren van de benodigde stuurinformatie
                          en managementinformatie, die ult de gelegde basis kan worden gedestilleerd en waardoor risicomanagement gemakkelijker en
                          overzichtelijker uitvoerbaar wordt. Wij blijven graag betrokken bij deze optimalisatieslag!
Risico 2                  Het hierboven genoemde stappenplan is een belangrijke voorwaarde om voldoende en tijdig inzicht te krijgen in (de omvang van)
                          de risico’s die gepaard gaan met de grondexploitatie, binnenstedelijke projecten en vastgoed. Met dit inzicht kan risicoreductie -en
                          beheersing plaatsvinden.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                      27
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Aanbeveling 2             Wij steunen uw voornemens om een optmaIisatiesIag te maken in de projectbeheersing. Met de verantwoordelijke medewerkers
                          hebben wij afgesproken om met elkaar in overleg te blijven richting bet opstellen en de controle van de jaarrekening om zo
                          eventuele bijzondere ontwikkelingen met elkaar te delen en indien noodzakelijk acties Ut te kunnen zetten.    -   -   -   -
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                 28
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>                          INVESTERINGEN (TEAM FJZ)
Bevinding                 De interne controle ten aanzien van het proces investeringen wordt uitgevoerd door het team Financiën en Juridische Zaken. De
                          interne controlewerkzaamheden over de periode januari tot en met juli 2013 zijn niet geheel uitgevoerd conform het Werkplan
                          Interne Controle 2013’ vanwege prioritering van overige werkzaamheden. De interne beheersmaatregel die niet is getest, zal
                          worden meegenomen bij een volgend controlemoment.
                          In de monitor ‘vervolgacties controlememorandum team FJZ’ is een belangrijk aandachtspunt opgenomen inzake de financiële
                          afwikkeling van de aankoop van de ESCS-locatie. De gemeente dient (nog) een besluit te nemen omtrent een eventuele
                          afwaardering van de grondexploitaties waarvan de ESCS-Iocatie ook onderdeel uitmaakt. Tot dusver heeft er in 2013 nog geen
                          besluitvorming hieromtrent plaatsgevonden. Derhalve blijft de financiële afwikkeling vooralsnog als vervolgactie opgenomen in de
                          monitor.
                          In het ‘Werkplan Interne Controle 2013’ van team FJZ is de bestaanscontrole op materiële vaste activa opgenomen. Ten tijde van
                          de interim-controle was de IC nog niet volledig afgerond. De werkzaamheden lopen overigens wel in Iijn met uw intern opgestelde
                          planning. Wij onderschrven het belang van de bestaanscontrole op materiele vaste activa.
Risico                    Naar aanleiding van bovenstaande bevindingen kunnen de volgende risico’s worden geldentificeerd:
                              De waardering van de grondexploitaties (ESCS-locatie) is niet juist aangezien nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden
                              omtrent de afwaardering van de grondexploitatie.
                          •   Enerzijds dat niet meer bestaande activa nog steeds in de administratie staan geregistreerd en anderzijds dat nieuwe activa
                              (nog) niet in de administratie zijn opgevoerd.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                   29
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Aanbeveling              Wij adviseren om de financiële afwikkeling van de aankoop van de ESCS-Iocatie proactief to blijven monitoren. Zodoende kan
                         worden vastgesteld of adequate acties worden uitgezet, zodat tijdig de nodige besluitvorming zal plaatsvinden.
                         Daarnaast adviseren wij om in hot kader van de bestaanscontrole op materiële vaste activa meer focus aan te brengen. Een
                         mogelijke manier is om op basis van een risicoanalyse een inschatting te maken van de onderdelen die mogelijk kunnen leiden tot
                         oen materiële lout in de jaarrekening om vervolgens op doze onderdelen nog nadere werkzaamheden te verrichten. Dit heipt
                         bovendien om de omvang van de werkzaamheden in te perken. Ons is toegezegd dat de werkzaamheden zijn atgerond vOOraf aan
                         de jaarrekeningcontrole.
Gemeente Sittard-Geeen                                                                                                                                30
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>                         KOSTEN (TEAM FJZ)
Bevinding                Do interne controle ten aanzien van het proces kosten wordt uitgevoord door het team FJZ. De interne controlewerkzaamheden
                         over do periode januari 2013 tot en met september 2013 zijn niet geheel uitgevoerd conform hot ‘Werkplan Interne Controle 2013’.
                         De interne beheersmaatregel die niet is getest zal worden meegenomen bij do uitvoering van de interne controlewerkzaamheden
                         over hot restant van 2013.
                         Bij do interne controlewerkzaamheden ten aanzien van de betaalopdrachten is geconstateerd dat bij twee waarnomingen do
                         autorisatio heeft plaatsgevondon door do team eider van hot team maatschappij, terwiji conform do autorisatiolimieten autorisatio
                         plaats had moeten vinden door het clusterhoofd beloid. U heeft aangogeven dat u, naar aanloiding van do gonoemde bevinding,
                         intern eon analyso heeft uitgevoord naar do betroffonde oorzaak en heeft bopaald of al dan niot nadere actie/uitbreiding van do
                         interno controle noodzakolijk is. Wij adviseren om doze analyse en do opvolging van do bovindingen verifioerbaar vast to leggen,
                         zodat doze ook achteraf toetsbaar is. Wij hobbon afgesproken om bij vragen inzake do afwikkeling van bovindingon, tussentijds
                         over dit onderworp in ovorleg to treden, wanneer u hioraan behoefte heeft.
Risico                   Naar aanleiding van bovonstaando bovindingen bestaat hot risico op oen (matoriële) financiële (rechtmatigheids)fout in do
                         jaarrekening.
Aanbeveling              Wij adviseren na to gaan hoo do geconstateerde afwijkingen zijn ontstaan on om de mogelijke impact op hot restant van de massa
                         te analysoren en op basis van doze analyse te overwogen om aanvullende werkzaamheden to verrichton. Eon mogelijke
                         oplossingsrichting is om de geconstateerde fouten to isoloron en op basis hiorvan adequato aanvullende werkzaamheden uit to
                         voeron.
Gemeente Sthard-Geleen                                                                                                                                       31
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>                         DEBITEUREN (TEAM FJZ), TREASURY (TEAM CONCERNSTAF), PERSONEEL (TEAM HRM)
Bevind ing               Voor de processen debiteuren, treasury en personeel heeft interne controle plaatsgevonden conform de planning.
                         Gedurende de interim-controle hebben wij een review uitgevoerd op de interne controlewerkzaamheden gericht op de
                         incassoprocedure. Er zijn geen bevindingen die van invloed zijn op de controle van de jaarrekening. Tijdens de
                         jaarrekeningcontrole zullen wi de eventuele afboekingen en toereikendheid van de voorziening dubieuze debiteuren meenemen in
                         onze controlewerkzaam heden.
                         Daarnaast hebben wij een review uitgevoerd op de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden omtrent Treasury, waarbij onder
                         andere alle nieuw aangegane leningen zijn gecontroleerd. Er zijn geen bevindingen die van invoed zijn op de controe van de
                         jaarrekening.
                         Bij onze review op de verrichte interne controlewerkzaamheden ten aanzien van personeel hebben wij geen bijzonderheden
                         geconstateerd.
Risico                   Naar aanleiding van bovenstaande bevindingen hebben wij geen risico’s geldentificeerd die mogelijk van invloed kunnen zijn op de
                         controle van de jaarrekening.
Aanbeveling              Geen aanbeveHngen ten aanzien van de processen. Interne controlewerkzaamheden verder uit te voeren conform planning.
Gemeente Sittard-Geeen                                                                                                                                 32
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>                          ADMINISTRATIE EN VERSLAGLEGGING (TEAM FJZ)
Bevinding                 Voor het proces administratie en versiaglegging heeft interne controle plaatsgevonden door het team FJZ. Do interne controle
                          werkzaamheden over de periode januari 2013 tot en met september 2013 zijn niet geheei uitgevoerd conform het Werkplan
                          Interne Controle 2013’. Uitgarigspunt is echter dat het gehele ‘Werkplan Interne Controle 2013’ tijdig zal worden afgewikkeld.
                          Bij de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden zijn er bevindingen geconstateerd, ten aanzien van de parafering en
                          onderbouwingen van memoriaalboekingen. Zo is geconstateerd dat er niet aItijd een deugdelijke onderbouwing aan hot boekstuk is
                          toegevoegd en dat in een geval de mandatering niet juist is geweest. Wij hebbon vastgesteld dat naar aanleiding van de
                          geconstateerde bevindingen adequate vervolgacties zijn uitgevoerd. De interne controle ten aanzien van de parafering is uitgebreid
                          ten aanzien van de betreffende medewerker en team FJZ stelt een memo op waarin de eisen, waaraan eon deugdelijke
                          onderbouwing dient te worden voldoen worden uiteengezet. Beide acties worden gemonitord middels de monitor ‘vervolgacties
                          controlememorandum team FJZ’. Bij ons volgende controlemoment zuNen wij do opvolging van doze acties nader beoordelen.
Risico                    Naar aanleiding van bovenstaande bevindingen hebben wij geen risico’s geldentificeerd die mogelijk van invloed kunnen zijn op do
                          controle van de jaarrekening, mits do opvolging van do uitgezette acties adequaat wordt uitgevoerd en hier geen verdere
                          bevindingen uit volgen.
Aanbeveling               Geen aanbevelingen ten aanzien van hot proces administratie en versiaglegging.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                    33
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>                          VERHUUROPBRENGSTEN (CLUSTER RUIMTELIJKE PROJECTEN EN BEHEER)
Bevinding                 Uit de kwaliteitstoets op de interne controlewerkzaamheden blijken de volgende bevindingen:
                          •    Vanaf 2013 zouden de zendmasten en alle overige zakelijke rechten binnen vastgoed in de interne controle- werkzaamheden
                               betrokken worden. Uit het controlememorandum blijkt dat dit punt nog niet is opgepakt.
                          •    De selecties van de deelwaarnemingen vinden primair plaats vanuit de financiële administratie. Derhalve is er momenteel
                               sprake van een juistheidscontrole in plaats van een voNedigheidscontrole.
                          •    Ter waarborging van de vofledigheid van de verhuuropbrengsten heeft de clusteradviseur IC geadviseerd om het aanwezige
                               standenregister aan te sluiten met de eigendommen van de gemeente vanuit de activastaat/belastingadministratie/kadaster.
                               Daarnaast adviseert de clusteradviseur IC om de volledigheid van het standenregister vast te stellen door een aansluiting te
                               maken met andere administraties van de gemeente en het standenregister up-tot-date te houden (a.d.h.v. contractmutaties en
                               prijsindexering). Verschillen tussen het standenregister en de financiële administratie dienen intern verklaard te worden.
                          •    Tijdens de reperformance van de clusteradviseur IC is geconstateerd dat niet in alle gevallen een overeenkomst aanwezig is.
                               Door het ontbreken van de overeenkomst is controle op de juistheid c.q. volledigheid van de in rekening gebrachte verhuur
                               niet mogelijk. Het advies van de clusteradviseur IC is om na te gaan voor welke objecten (nog meer) sprake is van een
                               ontbrekende overeenkomst en hiervoor een actuele overeenkomst op te stellen en te laten tekenen. Tevens is het advies om
                               een (eventueel centraal) contractenregister aan te leggen (i.c.m. het standenregister).
                          Wij onderschrijven de benoemde constateringen.
Risico                    Naar aanleiding van bovenstaande bevindingen bestaat het risico dat de verhuuropbrengsten niet juist en/of volledig worden
                          verantwoord in de financiële administratie.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                 34
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>Aanbeveling               Wij adviseren om de aanbevelingen van de clusteradviseur IC omtrent de volledigheid van de verhuuropbrengsten op te volgen
                          voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole zodat wij deze werkzaamheden kunnen meenemen bij onze controlewerkzaamheden.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                35
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>                          PARKEEROPBRENGSTEN (CLUSTER DIENSTVERLENING)
Bevinding                 Ten aanzien van de parkeeropbrengsten heeft interne controle in de Iijn plaatsgevonden. De clusteradviseur IC heeft een
                          kwaliteitstoets uitgevoerd op de uitgevoerde interne controle. Uit de interne controle en de hierop uitgevoerde kwaliteitstoets
                          komen geen bevindingen naar voren die van invloed zijn op de getrouwheid of rechtmatigheid van de jaarrekening.
                          Volledigheidshalve willen wij benadrukken dat bovenstaande onder voorbehoud is, aangezien het controlememorandum naar
                          aanleiding van de kwaliteitstoets bij de afwikkeling van de interim-controle is ontvangen. Cm deze reden hebben wij nog geen
                          inhoudelijke toets kunnen uitvoeren. Afhankelijk van deze werkzaamheden kunnen zich eventueel nog bijzonderheden voordoen
                          die verdere acties vereisen.
Risico                    Geen bijzonderheden tot op heden.
                                                                                                                                                            1
Aanbeveling               Wij hebben geen verdere aanbevelingen in het kader van het proces rondom de parkeeropbrengsten.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                     36
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>                          WERK EN INKOMEN (CLUSTER SOCIALE ZAKEN)
Bevinding                 De interne controlewerkzaamheden voor het proces werk en inkomen zijn opnieuw aanbesteed en worden uitgevoerd door een
                          externe partij. Deze werkzaamheden zijn nog niet afgerond ten tijde van onze interim-controle. Om deze reden hebben wij nog
                          geen inhoudelijke toets uitgevoerd. Wel hebben wij de uitgevoerde risicoscan en de aanpak van de interne controe
                          werkzaamheden met de betrokken medewerkers besproken. Hiermee kunnen wij ons verenigen. Tevens hebben Wi]
                          kennisgenomen van de voorlopige bevindingen, vanuit de toets van de kwaliteitsmedewerkers werk en inkomen, die zijn
                          opgenomen in de rapportage Interne Controle 2013.
                          Uit de voorlopige bevindingen van de kwaliteitsmedewerkers volgen enkele zaken die nader onderzoek behoeven om na te gaan of
                          er mogelijk sprake is van een tekortkoming. Dit is intern uitgezet. Naar hun aard en omvang, volgen hieruit geen zwaarwegende
                          risico’s. De interne controle over de eerste controleperiode wordt op korte term ijn afgerond, waarna inhoudelijke toetsing door
                          Deloitte zal volgen.
Risico                    Naar aaneiding van bovenstaande bevindingen hebben wij geen risico’s geldentificeerd die mogelijk van invloed kunnen zijn op de
                          controle van de jaarrekening, mits de interne controle en opvolging van de uitgezette acties verder adequaat wordt uitgevoerd en
                          hier geen verdere bevindingen uit volgen.
Aanbeveling               Wi] adviseren om de interne controle zo snel mogelijk af te ronden en de nog openstaande bevindingen van de
                          kwaliteitsmedewerkers op te volgen om na te gaan of er sprake is van een tekortkoming. Indien dit het geva is, dienen adequate
                          maatregelen te worden getroffen.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                    37
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>                        WMO (CLUSTER SOCIALE ZAKEN)
Bevi nding              De interne controe op de Wmo over het eerste half jaar 2013 is grotendeels afgerond. Wij hebben de uitgevoerde risicoscan en de
                        aanpak van de interne controlewerkzaamheden (Wmo inclusief leerlingenvervoer en gehandicaptenparkeerkaart) met de betrokken
                        medewerkers besproken. Hiermee kunnen wij ons verenigen. Tevens hebben wij kennisgenomen van de bevindingen uit de
                        interne controle, die zijn opgenomen in de rapportage Interne Controle 2013. Een inhoudelijke toets op de uitgevoerde interne
                        controle wordt uitgevoerd bij een volgend controlemoment.
                        nterne controle heeft geen bevindingen gedaan die van invloed zijn op de getrouwheid of rechtmatigheid van de jaarrekening.
                        Een aspect van de interne controle Wmo wordt op korte termin nog opgepakt. Dit betreft de afstemming tussen de ontvangen
                        facturen van de Wmo-everanciers en de toegekende voorzieningen in beschikkingen en de geldende contractafspraken. Met
                        ingang van 2013 gelden nieuwe contracten voor de verstrekking van hulpmiddelen. Hierbij is de gemeente overgegaan van koop
                        naar huur van de voorzieningen. Pas vanaf medio juli/augustus 2013 zijn alle afspraken met de leveranciers gebundeld en
                        doorgezet naar de uitvoering. Eerder zijn ook geen facturen betaald. De afspraken gelden wel vanaf het begin van het jaar. Tijdens
                        de interim-controles worden de eerste facturen in de lijn gecontroleerd met behulp van geautomatiseerde controlescripts. De hierbij
                        geconstateerde afwijkingen zijn teruggelegd bij de leveranciers. Nadat overeenstemming met de leverancier is bereikt, zal ook
                        interne controle plaatsvinden.
Risico                  Risico dat facturering hulpmiddelen niet overeenstemt met nieuwe contractafspraken en afgegeven beschikkingen.
Aanbeveling             Wij onderschrijven uw voorstel om de interne controie op de juiste en rechtmatige facturering zo snel mogelijk op te pakken en af te
                        ronden, zodat indien nodig, tijdig correctieve maatregelen getroffen kunnen worden.
Gemeente Sthard-Geeen                                                                                                                                    38
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>                               BELASTINGOPBRENGSTEN (CLUSTER DIENSTVERLENING)
Bevinding                      Ten aanzien van de belastingopbrengsten heeft interne controle plaatsgevonden door de coordinator unit WOZ en Heffingen. De
                               clusteradviseur IC heeft een kwaliteitstoets uitgevoerd op de uitgevoerde interne controle. Uit de interne controle en de hierop
                               uitgevoerde kwaliteitstoets komen geen bevindingen naar voren die van invloed zijn op de getrouwheid of rechtmatigheid van de
                               jaarrekening.
                               Volledigheidshalve wiflen wij benadrukken dat bovenstaande onder voorbehoud is aangezien het controlememorandum naar
                               aanleiding van de kwaliteitstoets bij de afwikkeHng van de interim-controle is ontvangen. Een inhoudelijke beoordeling dient nog
                               plaats te vinden. Afhankelijk van deze werkzaamheden kunnen zich eventueel nog bijzonderheden voordoen die verdere acties
                               vereisen.
                          I-             -
                                                                                                                                  -        -
Risico                         Geen bijzonderheden tot op heden.
Aanbeveling               1
                          1 j hebben verder geen aanbevelingen in het kader van het proces rondom de belastingopbrengsten.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                           39
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>Aandachtspunten j aarrekeningcontrole
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>Aandachtspunten j aarrekeningcontrole
Een voorwaarde voor het efficient verlopen van de jaarrekeningcontrole betreft het tijdig uitvoeren van diverse verbijzonderde interne controles. Zoals reeds eerder
vermeld betreft dit een belangrijk aandachtspunt. Wij stellen voor de nog door u uit to voeren interne controle werkzaamheden en de nog uit te voeren
kwaliteitstoetsen door de clusteradviseur IC voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole te reviewen, zodat tijdig actie uitgezet kan worden op eventuele
geconstateerde tekortkom ingen.
Verdere aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole zien wij in:
      De tijdige oplevering van de jaarrekening 2013.
      Betrouwbaar en volledig balansdossier 2013 (conform de Iijst op te leveren stukken).
      Een gedegen analyse (en prospectieve) beschouwing met betrekking tot de waardering van de voorraad gronden.
      De uitkomsten van doze analyse hanteren bij het treffen van verliesvoorzieningen c.q. afboekingen op de voorraadwaarderingen in het kader van de
      grondexploitatie, binnenstedelijke projecten en vastgoed. In dit kader verwijzen wij naar de stellige uitspraak van de Commissie BBV van februari 2012,
      waarin wordt voorgeschreven dat bij een geprognosticeerd verlies op een grondexploitatie direct een afboeking plaatsvindt of een voorziening wordt getroffen
      ter grootte van dit volledige verlies.
      Vervroegde aflossing lening Enexis. Door de verkoop van do aandelen Essent heeft uw gemeente een aantal ‘leningen aan deelnemingen’ geactiveerd onder
      do financiële vaste activa. Eén van do geactiveerde leningen betreft een lening aan Enexis. In boekjaar 2013 heeft Enexis de lening bij de gemeente
      vervroegd afgelost. De aflossing die in 2014 uitbetaad zou worden, is in 2013 uitbetaald, inclusief een bedrag aan boeterente ter compensatie van de mis to
      open rente over het komende jaar. Deze vervroegde aflossing heeft als gevoig dat de lening op Enexis zoals opgenomen onder do financiële vaste activa en
      do bijbehorende reserve (mits aanwezigheid raadsbesluit) vrij kunnen vallen in de jaarrekening 2013 voor het bedrag van de vervroegde aflossing. U heeft
      deze transactie al verwerkt in de 2
                                        e
                                          rapportage.
      De onderbouwing van voorzieningen ultimo 2013 met de onderliggende onderhoudsplannen.
      De onderbouwing van do balansposities per 31 -1 2-201 3. Hot betreft hier met name do overlopende passiva.
      De onderbouwing van de vooruit ontvangen middelen (met terugbetalingsverplichting) per 31-12-2013.
      Het tijdig analyseren van eventuele begrotingsoverschrijdingen en de restantkredieten.
      De naleving van hot Besluit Begroting en Verantwoording. In 2013 zijn enkele wijzigingen doorgevoerd in hot BBV. Tevens zijn enkele notities uitgebracht die
      van toepassing zijn op de jaarrekening 2013. Doze wijzigingen zullon wij op korte term ijn met u bespreken.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                         41
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>Aandachtspunten j aarrekeningcontrole
•     Het door de verantwoordelijke afdelingen tijdig opleveren van de benodigde intormatie inzake de SiSa-bijlage, zodat de SSa-controIe 2013 soepel kan
      verlopen. Met name bij een aantal SiSa-regelingen bent u afhankelijk van een aantal externe partijen dat verantwoordingsinformatie aan uw organisatie moet
      aanleveren. Het verdient aanbeveling de externe partij nogmaals te attenderen op tijdige aanlevering.
In het kader van de jaarrekening geldt dat u afspraken met ‘in- en externe’ leveranciers moet maken voor de tijdige oplevering van de jaarrekeningstukken. Met
name bij een aantal SiSa-regelingen bent u athankelijk van een aantal externe partijen die verantwoordingsinformatie aan uw organisatie moeten aanleveren.
Ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole ontvangt u van ons een handreiking voor het opstellen van het balansdossier 2013. Deze zullen wij u op korte term ijn
doen toekomen.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                       42
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>        Actuele ontwikkelingen
Gemeente Sittard-Geeen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
DE 3 DECENTRALISATIES
Ten aanzien van het actuele onderwerp de ‘3e decentralisaties’ hebben wij een adviesgesprek gehouden met de betrokken directeur en relevante
hoofdlijnendocumenten in concept beoordeeld. Onze bevindingen zijn hieronder weergegeven.
Ten eerste belichten wij de stand van zaken ten aanzien van overkoepelende en afzonderlijke aanpak rond de 3 decentralisaties in de gemeente Sittard-Geleen.
Vervolgens gaan wij kort in op de aspecten sturing en organisatie en financiën. Het laatste gedeelte sluit af met een opsomming van mogelijke risico’s.
Overkoepelend
Gemeentelijke samenwerking Op Zuid-Limburgs niveau hebben do 18 gemeenten de intentie uitgesproken de decentralisatie van de Participatiewet, de AWBZ
                                —
en de jeugdzorg samen en projectmatig aan te pakken. De 3 centrumgemeenten zijn eder tot kartrekker benoemd van één van de decentralisaties. Sittard-Geleen
trekt de decentralisatie van de extramurale begeleiding AWBZ, do gemeente Heerlen die van de Participatiewet en de gemeente Maastricht de Jeugdzorg. Het
zwaartepunt van de gemeentelijke samenwerking in do uitvoering van do taken vindt plaats op de schaal van de 3 subregio’s.
Overkoepelend beleid De gemeente Sittard-Geleen beschikt nag niet over een eenduidige overkoepelende visie voor de 3 decentralisaties (3 d’s). De
                        -
samenhang tussen de 3 d’s zal met name zijn uitwerking krijgen bij de uitvoering van de 3 d’s, een integrale benadering van do client c.q. het gezin met daar waar
sprake is van multiproblomatiek één gezin, één plan benadering.
Decentralisatie AWBZ taken naar de WMO
Algemeen In do afgelopen periode hebben de 18 gemeenten in Zuid-Limburg een stuurgroep en projectgroep opgericht, die de decentralisatie toen nag
           -
                                                                                                                                                -
uitsluitend de functiebegeleiding ter hand hebben genomen.
                                -
Beleid Hot beleid ten aanzien van doze decentralisatie is media oktober 2013 in concept beschreven in een hoofdlijnennotitio voor do 4 gemeenten in do
       —
Wostelijke Mijnstreek. Bestuurlijke besluitvorming hierover moet nag plaatsvinden.
Uitvoering/pilots De Wmo is al sinds 2007 van kracht en de gemeenten in de Westelijke Mijnstreek hebben goede ervaringen als het gaat am bijvoorbeeld de
                  —
kanteling van vorzorging en daaruit voortvloeiende besparingen, aismede do aanbosteding van hulp bij het huishouden. Onderdeel van de 1
                                                                                                                                      e
                                                                                                                                        faso in Zuid-Limburgs
verband is een inventarisatie van de doelgroop en zargvraag en zorgaanbioders.
Gemeente Sittard-Geeen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Invoering Participatiewet
Algemeen Nederland is voor wat betreft de arbeidsmarkt opgedeeld in 35 arbeidsmarktregio’s. De regio Zuid-Limburg is voor Sittard-Geleen de relevante regio.
            —
Binnen dit gebied wordt bestuurlijk al afgestemd en samengewerkt in het kader van cle Tripool in samenwerking met de gemeenten Heerlen en Maastricht.
Beleid Het thema arbeidsparticipatie en het beleid hieromtrent wordt in de begroting 2014 uitgebreid toegelicht bij thema 4. Kern van het beleid is dat verder
       —
gegaan wordt op het beleid dat met ‘werken naar vermogen’ is ingezet. Een hoofdlijnennotitie is in voorbereiding.
Uitvoering Bij het uitvoeren van dit beleid zijn vele partners betrokken. Naast een aantal onderdelen van de gemeente heeft ook het SW bedrijf Vixia hier een
            —
belangrijke rol in. Sittard-Geleen heeft in het kader van het ‘600-banenplan’ a! stevige ervaring opgedaan met de werkgeversbenadering en het inzetten van mensen
op loonwaarde.
Invoering Jeugdzorg
Algemeen De decentralisatie Jeugdzorg wordt door de gemeente Sittard-Geleen in samenwerking met de regio Westelijke Mijnstreek vormgegeven. Vooral de
            -
(wettelijke) taken op zware gespecialiseerde jeugdhulp worden op Zuid-Limburgse schaal ingevuld.
Beleid De gemeenten in de Westelijke Mijnstreek hebben een hoofdlijnennotitie opgesteld, deze is nog niet bestuurlijk vastgesteld. Na besluitvorming over de
       —
hoofdlijnennotitie zal begin 2014 het uitvoeringsplan worden opgesteld, zodat in het najaar van 2014 een definitieve kadernota beschikbaar is. Ook vindt binnenkort
besluitvorming plaats over het transitiearrangement dat een soepele overgang beoogt.
Sturing en organisatie rond de 3 decentralisaties
lnzicht in feiten
Voor een goede voorbereiding en om te kunnen sturen op de decentralisaties is het van belang inzicht te hebben in feiten. De gemeente Sittard-Geleen is bezig
voor de 3 decentraHsaties afzonderlijk de huidige situatie in kaart te brengen en daarvoor beleid te formuleren. Aspecten die hierin zijn meegenomen zijn: aantallen
per gemeente, problematieken, toegankelijkheid zorg, aanbieders, aanbod, kosten, financieringsstromen, samenwerking, betrokkenheid bij regionale en lokale
structuren, overlap en effectiviteit. Voor het onderdeel AWBZ heeft een eerste inventarisatie plaatsgevonden in Zuid-Limburgs verband
(www.decentral isatieawbzzl .n I!).
Gemeente Siffard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                         45
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Sturing door de raad
Een andere vorm van sturing vindt plaats op raadsniveau. De gemeente Sittard-Geleen heeft de actuele stand van zaken rondom de decentralisaties opgenomen in
de begroting 2014 en neemt de voortgang mee in de tussentijdse rapportages. In februari 2014 zullen de hoofdlijnen van het beleid door de raad worden
vastgesteld.
Ambtehjke nrichting 3 decentralisaties
De sturing van de decentralisaties is ambtelijk in handen van de directeur. Daarnaast is een programmamanager verantwoordelijk voor de samenhang tussen de
drie decentralisaties. Voor ieder deelproject is een projectleider benoemd, die is gestart met het opstellen van een hoofdlijnennotitie.
Wij adviseren om ook de sturing op bestuurlijk niveau een plaats bij de verdere aanpak te geven.
Financiën met betrekking tot de 3 decentralisaties
Als gevolg van het overgangsrecht in de Wmo en het transitiearrangement op basis van de Jeugdwet igt een groot deel van het budget vanaf 2015 voor gemeenten
vast.
Risico’s 3 decentralisaties
Risico 1: Het rUk moet nog duidelijkheid verschaffen over taken, macrobudgetten en verdeelsleutels, terwiji gemeenten a! beleid moeten form uleren en continulteit in
de uitvoering vanaf 1 januari 2015 dienen te verzorgen.
Oplossing: Hoewel er nog geen exacte duidelijkheid bestaat over de taken, macrobudgetten en verdeelsleutels, adviseren wij, mede gezien de beperkte tijd die u als
gemeenten beschikbaar staat, al voor te sorteren op basis van de u beschikbare demografische gegevens inzake bijvoorbeeld multiproblematiek en te sturen op
aannames. Hierbij achten wij het ook van belang om, naast de inhoudelijke voorbereiding, ook aandacht te besteden aan financial control, waarbij ook de wethouder
Middelen in stelling wordt gebracht. De effecten van de 3 decentralisaties hebben immers een grote financiële impact, die ook ingebed dient te worden in de
reguliere Planning & Controlcyclus. U heeft aangegeven in ieder geval middelen in de tweede bestuursrapportage gereserveerd te hebben om dit risico zo veel
mogelijk te beperken.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                         46
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Risico 2: Er is mogelijk sprako van onvoldoende workgelegenhoid om de doelstel!ingen van de Participatiewet to laten slagen.
Oplossing: De gemeente Sittard-Geleen moet intensief contact (blijven) zoeken met werkgevers in de regio, daarbij gebruik makend van de ervaringen die in do
afgeiopen periode zijn opgedaan met de werkgeversbenadering voor de doelgroep met beperkte loonwaarde.
Risico 3: Het kan voorkomen dat do loon waarde voor werknemers lager worden bepaald dan verwacht (uitgangspunt begrotingsexploitatio) waardoor de kosten voor
de gemeente Sittard-Geleen in het kader van cornponsatie tot hot wettelijk minimum loon hoger uitvallen.
Oplossing: De gemeente Sittard-Geleen moet de vaststelling en ontwikkeling van loonwaarden nadrukkelijk monitoren om waar mogelijk bij te sturen en een
voorziening te treffen indien de bedoelde situatie zich voordoet en de materiële gevolgen hoog zijn. Uit de resultaten van de pilots commissie De Vries is gebleken
dat de methode van vaststelling loonwaarde nog aandacht behoeft.
Risico 4: Vorandering van financieringsstromen van zorgaanbioders met voorheen eon huisvestingscomponent kan loiden tot negatieve ketonroacties.
Oplossing: Laat zorgaanbieders onderbouwen dat de organisatie haar exploitatie duurzaam kan voortzetten.
Risico 5: Veel cliënten houden gedurende een jaar (hot overgangsjaar 2015) recht op jeugd-/A WBZ-zorg: eon belangrijk dee! van het Jeugd-Mfmo-budget Iigt
daarmee al vast voor de gemeente Sittard Geleen.
Oplossing: Van belang is flu al in contact te gaan met aanbieders en cliënten zodat kan worden gekeken waar cliëntarrangementen op individueel niveau kunnen
worden omgevormd. VOór juli 2014 (het moment van de gegevensoverdracht) kan al in gesprek worden gegaan met cliënten die a! onderdeel zijn van het bestand
van de gomeente om do ‘bredere’ ondersteuningsvraag te achterhalen, bijvoorbeeld gecombineerd met een gesprek over bijstand/schuldhulpverlening. Bij
instemming van de client vervalt het overgangsrecht en mag het aanbod in hot overgangsjaar worden gewijzigd.
VERBONDEN PARTIJEN
Verbonden partijen zijn alle rechtspersonen waarin uw gemeente eon bestuurlijk en/of een financieel belang heeft. Deze verbonden partijen ontwikkelen beleid en/of
voeren beleid uit voor uw gemeente. Uiteraard blijft uw gemeente beleidsmatig eindverantwoordelijk voor het realiseren van do beoogde doelstellingen. Verbonden
partijen zijn (bijna) altijd samenwerkingsverbanden. Do samenwerking kan zowel plaatsvinden met andere gemeenten als met private partijen (bijvoorbeeld een
ontwikkelingsmaatschappij voor hot realiseren van eon groot project).
Voor do door u geInventariseerde partijen verwijzen wij naar de paragraaf Verbonden partijen in do begroting.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                        47
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Het ‘op afstand plaatsen’ van activiteiten naar verbonden partijen houdt niet in dat uw gemeente geen toezicht meer moet houden op de uitvoering, realisatie en
financiële afwikkeling daarvan. De financléle relaties van de verbonden partijen van de gemeente Sittard-Geleen betreffen m.n. bijdragen aan GR- en, dividend
opbrengsten en verstrekte subsidies (al dan niet SiSa-regelingen). Voor enkele verbonden partijen is sprake van een garantstelling, RC-krediet of het verstrekken
van een lening.
Wij hebben geen signaen dat de gemeente Sittard-Geleen nog moor verbonden partijen heeft die ten onrechte niet zijn vermeld / toegelicht in de paragraaf
verbonden partijen in begroting 2013. n de paragraaf verbonden partijen zoals opgenomen in de begroting 2013 wordt per verbonden partij onder andere toegelicht
wat de doelstellingen zijn, wat de beangen zijn, welke risico’s er aanwezig zijn en worden de voortgang en prestaties toegelicht. Tevens is er een Kadernota
Verbonden Partijen aanwezig.
WIJZIGING BBV MET INGANG VAN BEGROTINGSJAAR 2014
Op 25 juni 2013 is de wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. De wijziging van hot BBV houdt verband
met:
1. De wijziging van de Gemeentewet en de Provinciewet door het aanpassen van enkele bepaingen in het financieel toezicht op gemeenten en provincies
   zoals het wijzigen van de term ‘in evenwicht’ door ‘structureel en reëel in evenwicht’;
2. Do evaluatie van de financiële functie van gemeenten en provincies door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK); en
3. Eon aanta! kleinere, meer technische aanpassingen.
Hierna komen achtereenvolgens de belangrijkste inhoudelijke aanpassingen van het BBV aan bod.
Structureel evenwicht
Hot bestaan van structureel evenwicht is vast te stellen als inzicht bestaat in hot deel van de baton en lasten dat structureel respectievelijk incidente& is. Om dit
inzichtte verbeteren, zijn artikel 19 en 28 als volgt gewijzigd:
    Gemeenten dienen hot voorgeschreven overzicht van incidentele baton en lasten voortaan op te nemen ‘per programma, waarbij per programma ten minste
    do belangrijkste posten afzonderlijk worcien gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen’; en
    Er is eon overzicht van do beoogde respectievelijk gerealiseerde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves verplicht gestold.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                             48
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Verduidelijking begrippen
Paragraaf weerstandsvermogen
De paragraaf weerstandsvermogen is verplicht gesteld in het BBV om te voorzien in de behoefte aan meer informatie over risico’s die gemeenten open en de
middelen en mogelijkheden die beschikbaar zijn om onverwachte tegenvallers op te vangen (= weerstandscapaciteit). Cm het onderdeel risicobeheersing nog beter
tot uitdrukking te brengen is in de artikelen 9 en 11 de naam van de paragraaf ‘weerstandsvermogen’ aangepast in ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’. Het
gaat bij de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dus nadrukkelijk niet alleen om een inventarisatie en beschrijving van risico’s en de middelen en
mogeijkheden van de gemeente om deze op te vangen, maar zeker ook om de wijze waarop en de processen en systemen waarmee de genieente de risico’s
beheerst.
Paragraaf verbonden partijen
Gemeenten brengen taken onder bij verbonden partijen, zoals gemeenschappelijke regelingen. Voor het adequaat invullen van het toezicht door de gemeenteraad,
is het van belang dat de begroting en jaarrekening inzicht geven in de verbonden partijen waar de gemeente in deelneemt, het belang dat de gemeente hierin heeft
en in definanciële positie van de verbonden partijen. Met de wijziging van artikel 15 van het BBV zijn gemeenten verplicht deze informatie in de paragraaf
verbonden partijen op te nemen. De verpHchting in de artikelen 67 en 69 om de Iijst met verbonden partijen op te nemen in de toelichting op de productenrealisatie is
geschrapt.
Programmarekening
Cm de relatie tussen de begroting en de jaarstukken te verduidelijken, is in artikel 24 het begrip ‘programmarekening’ gewijzigd in ‘het overzicht van baten en lasten
in de jaarrekening’. Na de wijziging van het BBV bestaan de begroting respectievelijk de jaarstukken van een gemeente ten minste uit de volgende onderdelen:
 BEGROTING                                                     JAARSTUKKEN
 Beleidsbegroting:                                             Jaarverslag:
 •   Programmaplan                                             • Programmaverantwoording
 •   Paragrafen                                                     Paragrafen
 Financiële begroting:                                         Jaarrekening:
 - Overzicht van baten en lasten in de begroting en de         •    Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting
     toelichting                                               •    Balans en de toelichting
 •UiteenzettingfinancieposWeendetOeti                          •    Bijiage verantwoordigsinformatie specifieke uitkeringen (SiSa-bijiage)
Figuur 1: Indeling begroting en jaarstukken na wijziging BBV
Gemeente Sttard-GeIeen
Managementletter 2013                                                                                                                                          49
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Resultaatbestemmen
Het BBV staat toe dat de raad al bij de begroting autoriseert dat toevoegingen en onttrekkngen aan bestemmingsreserves plaatsvinden. Feitelijk bestemt de raad
hiermee gedurende het jaar al een deel van het verwachte resultaat. Cm die reden kende het BBV tot de huidige wijziging de begrippen geraamd en gerealiseerd
resultaat voor en na bestemmen. Het verschil tussen de genoemde geraamde respectievelijk gerealiseerde resultaten betreft het saldo van de geraamde
respectievelijk gerealiseerde mutaties in reserves. Het begrip ‘resultaatbestemmen’ kan verwarring geven. Cm hierin meer duidelijkheid te geven, zijn de begrippen
in de artikelen 17 en 27 van het BBV als volgt aangepast:
 VOOR WIJZIGING BBV                               NA WIJZIGING BBV
 Geraamd resultaat voor bestemmen                 Geraamde totaal saldo van baten en lasten
 Geraamd resultaat na bestemmen                   Geraamde resultaat
 Gerealiseerd resultaat voor bestemmen            Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten
 Gerealiseerd resultaat na bestemmen              Gerealiseerde resultaat
Figuur2: Terminologie resultaat voor en na wljziging BBV
Technische aanpassirigen
Naast de hiervoor beschreven wijzigingen is in het kader van ‘regulier onderhoud’ een aantal meer technische wijzigingen in het BBV doorgevoerd. Een
voorbeeld hiervan is het schrappen van de term ‘girosaldi’ als onderdeel van de te presenteren liquide middelen.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                       50
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
SINGLE EUROPEAN PAYMENT AREA
Do invoering van SEPA wordt in de praktijk onderschat en vooruitgeschoven.
Niet alle leveranciers van (boekhoud)software zijn nu at klaar voor SEPA. Bij te late optevering van SEPA kunnen problemen ontstaan met het betalingsverkeer. Zo
kan het incasseren plotseling stilvallen of het verwerken (reconciliatie) van bankafschriften.
Top-tien SEPA-actiepunten voor gebruikers:
1.        Inventariseer en zet bankrekeningen om naar IBAN.
2.        Bepaal in welke gevallen de BIC (Bank Identifier Code) nodig is en leg deze vast.
3.        Meldt IBAN op facturen en andere documenten waarop uw ban krekening staat.
4.        Inventariseer en upgrade software waarop SEPA van invloed is.
5.        Vermeldt de verplicht te melden begunstigde op SEPA-overschrijvingen.
6.        Schaf SEPA-conversiesoftware aan als uw software niet (op tijd) SEPA-compliant is.
7.        Regel de SEPA-incassovariant:
          -Sluit een SEPA-incassocontract af met uw bank, zodat u beschikt over eon incassant-ID.
          -Zorg voor eon mandaatregistratie.
          -Breng uw kianten op do hoogte van uw incassant-ID en kenmerk (per kiant) voor de
           Europese incasso.
          -Bepaal of gebruik wordt gemaakt van de nieuwe (B2B) zakelijke Europese incassovariant.
          -Zorg voor eon verplichte vooraankondiging of pre-notificatie.
          -Zorg dat uw software overweg kan met niet gelukte incasso’s.
     8.       Vervang tijdig drukwerk voor acceptgiro’s door de SEPA-variant acceptgiro’s.
     9. Informeer bij uw bank(en) per wanneer welke voor u relevante betaalstromen in SEPA aangeleverd kunnen worden.
     10. Voer eon ‘penny test SEPA’ uit als proef op do som.
Gemeente Sttard-GeIeen
Managementletter 2013                                                                                                                                     51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Lessons learned
Hieronder enkele zaken die naar boven komen in de praktijk:
        Gebruik van niet toegestane tekens in XML-velden, zoals bij mandaat ID. Advies: UTF-8 Latin gebruiken!.
        Hot gebruik van niet unieke bestandsreferenties.
        Beperking op volumes van bestandsimport (opknippen).
        Hoofdiettergebruik in elementen (Voorbeeld: I en I).
        Definitie van hot type bericht (pain.OO1 .001.02 of pain.001 .001.03).
        Spaties in elementen of andere plaatsen waar deze niet verwacht worden.
        Lege elementen (of), dit mag niet altijd zomaar.
        First en recurrent mandates, wanneer welke te gebruiken.
        Meerdere batches met I transactie. Gebruik de parameter ‘Batch Booking ‘talse’.
        Incorrecte XML bestanden (Ongebruikte, lege tags, Missende verplichte velden, Incomplete tags).
Doorgaan met Clieop
Soms besluit een softwareleverancier haar software niet geschikt te maken voor SEPA. Bijvoorbeeld als sprake is van eon pakket dat aflopend is. Ook bert de
praktijk dat niet alle versies van een bepaald softwaresysteem SEPA-compliant worden gemaakt, maar bijvoorbeeld alleen do meest recente versie. Abs gebruiker
moot je dan over naar deze meest recente versie am betalingsverkeer in hot SEPA-fljdperk te kunnen afhandelen. Overgaan naar een nieuwe versie kan soms
lastig zijn, bijvoorbeeld als sprake is van hot nodigo maatwerk of veel koppelingen naar andere systemen. Inmiddels zijn er tools op do markt die hot mogelijk maken
om oude systemen aan to sluiten op SEPA.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                        52
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
WET NORMERING TOPINKOMENS (WNT)
Wat beoogt de wet?
De Wet normering bozoldiging topfunctionarissen publioke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd cie Wopt
(Wet oponbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doolstelling van do wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en somipublieko
sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.
In de WNT is geregeld:
      Op welke organisaties de WNT van toepassing is.
-     Wat onder een topfunctionaris wordt vorstaan.
      De hoogte van bezoldigingsmaxima aan topfunctionarissen. De algemene maximalo bezoldiging mag voor een topfunctionaris niet meer bedragen dan €
      228.599 per jaar (2013).Voor onderwijsinstellingon en woningcorporaties golden lagere bezoldigingsmaxima.
      Een vorbod op bonusson of andere variabele beloningen aan topfunctionarissen.
      Eon verbod op non-activiteitsregolingen voor topfunctionarissen.
      Eon verbod op hoge beeindigingsvergoedingen aan topfunctionarissen. Do maximale ontslagvergooding is gelijk aan de som van de beloning en de
      voorzieningen ten behoove van beloningen betaalbaar op termijn over do twaalf maanden voorafgaand aan do boëindiging van hot dienstverband, maar niet
      meer dan € 75.000.
      Uniformo openbaarmakingsverplichtingen voor organisatios waarop de WNT van toepassing is.
Do WNT verschilt op eon aantal punten van do Wopt. Zo mooton ondor do WNT aVe bozoldigingon van topfunctionarisson en gewezon topfunctionarissen wordon
gopubliceerd in de jaarrekening, ook indien goon sprako is van een overschrijding van do bozoldigingsnorm. Verder client u rekoning to houden met do fiscae
regelgeving, omdat doze van invloed is op do bezoldiging. Daarnaast kent do WNT eon handhavingsregime.
Overschrijding van do bezoldigingsnorm wordt aangomerkt als eon onverschuldigde botaling, die door do topfunctionaris terugbetaald moot worden aan do
instolling. Gobeurt dit niet, dan is Deloitte als accountant wottelijk verplicht am bij hot ministerie molding to doon van dezo onverschuldigde betaling. Wij hebben
tevens eon meldingspicht indien u goon of onjuiste gegevens heeft gopubliceord in do jaarrokening. Hot ministorie zal vervolgens tot handhaving ovorgaan, wat in
hot uitorste geval Ieidt tot terugvordering van het ontorocht ontvangen bodrag bij do topfunctionaris.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                          53
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Het begrip ‘topfunctionaris’
Voor zover het instellingen betreft waarbij de functies niet bij naam worden genoemd, gaat het bij topfunctionarissen om:
a.   De leden van de hoogste uitvoerende en toezichthoudende organen.
b.   De hoogste ondergeschikte of de leden van de groep hoogste ondergeschikten.
c.   Degene of degenen belast met de dageijkse leiding.
Het gaat hierbij dus om degene of degenen belast met de dagelijkse leiding van de gehele organisatie, zoals ook blijkt uit de memorie van toelichting bij het ontwerp
voor de Aanpassingswet WNT en om de eden van de Raad van Toezicht. Voor leden en de voorzitters van het hoogste toezichthoudende orgaan van een
rechtspersoon of instelling geldt een maximale bezoldiging van respectievelijk 5% en 7,5% van het bezoldigingsmaximum dat op de organ isatie van toepassing is.
Voor bepaalde publieke lichamen is opgesomd welke functies kwalificeren als topfunctionaris. Zo wordt voor gemeenten, provincies en waterschappen de functie
van secretaris en voor provinces en gemeenten de functie van griffier aangewezen als topfunctionaris in de zin van de WNT.
Ook indien de functie van topfunctionaris anders dan in dienstverband wordt vervuld, is de WNT van toepassing. Dus ook indien sprake is van detachering, inhuur
ais zzp’er e.d. De WNT is voorts van toepassing op een interim-topfunctionaris, die zijn interim-functie binnen een periode van 18 maanden, 6 maanden of meer
vervult.
Overgangsrecht niet altijd van toepassing
In de wet zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande beloningsafspraken. Er zijn situaties waar het overgangsrecht niet van toepassing is en de
WNT met ingang van 1 januari 2013 al directe werking heeft. Dit heeft tot gevoig dat betalingen uit hoofde van bestaande bezoldigingsafspraken met
topfunctionarissen, gemaakt voor de inwerkingtreding van WNT, al met ingang van 1 januari 2013 een onverschuldigde betaling kunnen zijn. De instelling moet deze
onverschuldigde betalingen dan terugvorderen bij de topfunctionaris. Tijdig signaleren is dus van belang, omdat een onverschuldigde betaling mogelijk tot een
terugbetaling kan leiden.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Wat betekent dit voor   U?
De WNT heeft gevolgen voor uw organisatie. Het is van belang zodanige maatregelen van interne beheersing te treffen die de naleving van de wet waarborgen:
1.    Stel vast of uw organsatie onder de WNT valt en onder welk regime.
2.    Ga na welke functies en personen kwalificeren als topfunctionaris.
3.    Toets bezoldiging topfunctionaris en overige medewerkers aan de WNT en specifiek het overgangsrecht.
4.    Zorg voor een goede registratie van de relevante WNT-gegevens, zowel voor personen met een dienstverband als externe inhuur.
5.    Maak de openbaarmakingsverplichting tot onderdeel van uw jaarrekeningproces.
6.    Ste) vast of het wervings- en beoningsbeIeid moet worden aangepast.
7.    Treed tijdig in overleg met uw toezichthouder en externe accountant.
Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole zullen wij u een vragenlijst overhandigen, waarin is opgenomen welke informatie wij nodig hebben om de controle op de
naleving van de WNT voor de gemeente Sittard-Geleen te kunnen uitvoeren.
Actuele ontwikkelingen
In een brief van lOjuli 2013 is door de Minister van BZK aangekondigd dat er 2 afzonderlijke wetsvoorstellen tot aanscherping van de WNT zullen komen. Ditter
uitvoering van afspraken in het regeerakkoord. Het betreft enerzijds een wetsvoorstel tot verlaging van de maximale bezoldigingsnorm tot 100% van het
ministerssalaris. De norm is momenteel 130% van het ministerssalaris. Beoogd wordt dat dit wetsvoorstel per 1 januari 2015 in werking treedt. Hettweede
wetsvoorstel betreft het uitbreiden van de reikwijdte van de WNT naar alle functionarissen. Dit betekent dat de maximale bezoldigingsnorm en ontslaguitkering van
toepassing zou worden op alle medewerkers in de publieke en semipublieke sector. Beoogd wordt dat dit wetsvoorste uiterlijk per 1 januari 2017 in werking treedt.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                      55
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
WET BAG
Met ingang van 1 juli 2009 zijn alle gemeenten in Nederland op grond van de Wet BAG verplicht een Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) op te zetten en
te beheren. De gegevens van alle gemeenten worden centraal beschikbaar gesteld via eon Iandelijke voorziening, die door het Kadastor wordt beheerd. Deze
basisregistraties dienen verplicht te warden gebruikt door de atnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers or dus op moeten
kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van eon hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaHteit van de gegevens bevordert hot vertrouwen dat
afnemers hebben in de registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens to gebruiken. Hiormee beoogt de overheid een hogere efficiëntie en effectiviteit
van de beschikbare intormatiebronnen. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang am to voorkomen dat onjuisto gegevens doorwerken binnen een groot
aantal andere registraties.
Cm deze kwaliteit te kunnen aantonen dienen gemeenten vanaf 1 juh 2012 iedere drie jaar eon audit te laten uitvoeren door een geaccrediteerde instelling. Deze
instelling toetst het beheer van de BAG op grand van hot door hot Ministerie van lnfrastructuur en Milieu opgestelde protocol.
VPB-PLICHT GEM EENTE
Belastingpllcht overheidsbedrijven:
Het kabinet heeft in mei 2013 kenbaar gemaakt dat zij binnen 18 maanden wetgeving gaat vaststollon, die erop is gericht dat ovorheidsbedrijven, die oconomische
activiteiten uitoefenon, op dezelfde wijzo als private bodrijven aan vennootschapsbelasting zullen warden onderworpen. Hot to ontwikkelen wetsvoorstol zal naar
verwachting per 1 januari 2015 tot wet worden verheven en treedt eon jaar later in working.
Situatie Nu:
In Nederland zijn overheidslichamen en niet zelfstandige overheidsbedrijven in do moeste gevallen vrijgosteld van vennootschapsbelasting. Eenzelfde vrijstelling
                                           —
gedt voor zogenoemde indirecte overhoidsbedrijven die eon privaatrechtelijke rechtsvorm kennen (stichtingen, vorenigingen). Daarbij worden dan wel eisen gesteld
aan de bevoegdheid bestuurders to benoemen en te ontslaan en moot een liquidatiesaldo toekomen aan eon Nederlandse publiekrechtolijke rechtspersoon. Voor
BV’s en NV’s is van belang dat een publiekrechtolijke rechtspersoon (uitoindelijk) enig aandoelhoudor is.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013                                                                                                                                      56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>Actuele ontwikkelingen
Motief wetsvoorstel:
De toepassing van de vrijstelling leidt flu tot een verstoring van de concurrentieverhoudingen met private ondernemingen, immers de Europese Commissie is in
beginsel van mening dat alle economische activiteiten aan de vennootschapsbelasting moet worden onderworpen.
Consequenties en advies:
Onbekend is hoe de nieuwe wet er ult komt te zien, wel is er een lijst met activiteiten waaraan men een mogelijke belastingplicht ontleent. Tot nog toe was de
Staatssecretaris van Financiën voorstander van een heffing bij indirecte overheidsbedrijven. Cm een concurrentieverstoring met overheidslichamen en niet
zelfstandige overheidsbedrijven te voorkomen en transparantie te bevorderen, zouden die worden verplicht hun economische activiteiten in een BV of NV onder te
brengen. Dat betekent dat naast een wijziging in belastingplicht voor omzetbelasting en loonbelasting en een introductie van vennootschapsbelasting ook aandacht
dient te worden besteed aan de inrichting van een stuk governance. Immers er ontstaat een extern verzeifstandigde entiteit.
Gezien de nog resterende tijd tot inwerkingtreding van de wet (1 januari 2016) en hettijdsbeslag (binnen de gemeente) dat een externe verzelfstandiging met zich
brengt, is tijdige inventarisatie omtrent risico’s en te ondernemen acties geboden.
CRISISHEFFING
Per 1 januari 2013 is de zogeheten ‘crisisheffing’ in werking getreden. Dit houdt in dat werkgevers in 2013 ‘crisisheffing’ moeten betalen van 16% over het loon uit
tegenwoordige dienstbetrekking (inclusief bonus) dat zij in 2013 hebben betaald, voor zover dat loon hoger was dan € 150.000. Er is sprake van een in rechte
afdwingbare verplichting. De gebeurtenis die de verplichting doet ontstaan is het over het kalenderjaar 2013 genoten loon dat boven de € 150.000 grens valt. Er kan
een betrouwbare schatting worden gemaakt van de omvang van de verplichting. Het over kalenderjaar 2013 genoten loon uit dienstbetrekking is op 31 december
2013 bekend. Bij balansdatum kan het loon betrouwbaar worden geschat. Een eventuele bonus die nog tot het loon over 2013 wordt gerekend is eveneens
redelijkerwijs en betrouwbaar in te schatten. Wij adviseren om te beoordelen of bovenstaande van toepassing is voor de gemeente. De omvang van de
betalingsverplichting dient zonodig per 31 december 2013 te worden verwerkt in de jaarrekening.
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre>Overige zaken
Gemeente Sittard-Geleen
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre>Overige zaken
WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN              -   FRAUDE
Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneei-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van
materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneol-kritische houding zal do accountant een inschatting moeten maken van de
frauderisico’ s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft gotroffen om mogelijke fraudes van materieel
belang te voorkomen en moeten bezien of doze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten
communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, hot college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en
wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de raad.
Tijdens diverse gesprekken heeft het college aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s en voorbeelden gegoven van do manier waarop zij deze beheerst.
Hot maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses wordt nog niet zichtbaar vastgelegd. Zo blijken bijvoorbeeld uit do administratie
(directienotulen, bedrijfsplannen etc.) geen vastleggingen, die het belang illustreren dat u hecht aan het vormijden en ontdekken van fraudo. Uw organisatie loopt
hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare pekken bevat die onopgemerkt blijven.
Do huidige oconomische ontwikkelingen kunnen voor bedrijven, instellingen en hun werknemers leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot hot doen van of
meewerken aan fraudo. Gelet op hot belang van oen risicoanalyse die is toegospitst op do huidige economische ontwikkelingen en actuele interne behoersing
attonderon wij u op do goactualiseerdo folder “Frauderisicoanalyso door directie en toezichthoudend orgaan” en herhalen het belang van periodieke
frauderisicoanalyses als vast onderdeel van het interne controlesystoem dat erop is goricht bedrijfsrisico’s te ondorkennen, hot belang en de waarschijnlijkheid
daarvan in te schatten en het daarop toespitsen van do interne beheersing.
Uit onderzoek blijkt dat het management in theorie in de positie verkeert om fraude te plegen, omdat zij do administratie direct of indirect kunnen manipuleren en
valse financiële overzichten kunnen opsteflen door controlemaatregolen te doorkruisen die anders doelmatig lijken te werken. Als college bent u primair
verantwoordelijk voor hot vermijden en ontdekken van fraude. Door hot maken van eon frauderisicoanalyse kunt u illustreren welk belang u hecht aan doze
verantwoordelijkheid en op welke manier u daaraan invulling geeft. De aard, diepgang en frequentie daarvan de verschilt per entiteit. De analyse maakt eon
permanent deel uit van hot systeem van do gemeente dat is gericht op het onderkennen van (bedrijfs)risico’s, het inschaffen van hot belang en do waarschijnlijkheid
van deze risico’s on hot ondernemen van acties. De frauderisicoanalyse is dus echt maatwerk, afgestemd op uw gemeente.
Tijdens de uitvoering van onze interim-controle hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat or sprake is geweest van fraude.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                              59
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre>Overige zaken
BETROUWBAARHEID EN CONTINUITEIT VAN DE AUTOMATISERINGSOMGEVING
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zef en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de
betrouwbaarheid en de conflnuItet van de geautomatiseerde gegevensverwerking als gehe& of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan
ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wi zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door
ons uitgevoerde werkzaamheden zijn vooraisnog geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                       60
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre>Disclaimer en beperking in het gebruik
Gemeente Sittard-G&een
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>Disclaimer en beperking in gebruik
Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uftgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van do jaarrekening. De
geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risicos dat de
jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interno
beheersing ri aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van
controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebbon echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over
de effectiviteit van de interne beheersing.
Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat doze zou zijn geweest in het kader van eon opdracht tot hot gevon van eon oordeel omtrent do opzet, hot
bestaan, do effectiviteit en do efficiency van de interne beheersirig als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte
tekortkom ingen.
Wij attenderen u er op dat doze brief is opgestelcl ten behoove van het management en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                                 62
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre>Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a
legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
and its member firms.
Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of
member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte’s
approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.
This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the
“Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your
finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever
sustained by any person who relies on this publication.
© 2013 Deloitte The Netherlands
Gemeente Sittard-Geleen                                                                                                                                                63
Managementletter 2013
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>