<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein
Postbus 18
6130 AA SITTARD-GELEEN
Amsterdam, 28 februari 2018
Betreft: Adviesvraag RKC Sittard-Geleen en Stein
Geachte leden van de Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein,
Eind vorig jaar heeft u een brief gestuurd naar de NVRR waarin u het bestuur vroeg
om onze visie op uw positie gegeven enkele zaken die bij u speelden. Het bestuur van
de NVRR heeft aan mij gevraagd om hierop te reageren.
Als ik uw brief goed begrepen heb, gaat het om uw werk voor de gemeenteraad van
Sittard-Geleen en spelen daarbij de volgende zaken:
      (1) De behandeling van uw rapporten door de gemeenteraad van Sittard-Geleen
      (2) De aanstelling van de leden van de rekenkamercommissie
      (3) Werkwijze van de rekenkamercommissie
      (4) De positionering van de ondersteuning
Op deze vier punten zal ik kort reageren.
1. Behandeling van rapporten van de rekenkamercommissie
Wettelijke context
Een belangrijk uitgangspunt van de wetgever is dat de rapporten van de
rekenkamercommissie openbaar zijn (artikel 185; lid 5)1. De rekenkamercommissie gaat
zelf over de inhoud van die rapporten (artikel 185, lid 1) en moet deze naar de raad en
het college sturen (artikel 185, lid 4). De details van de behandeling in de raad zijn niet
in de wet vastgelegd. Dat is passend omdat een gemeenteraad enige vrijheid heeft om
zijn werkzaamheden te organiseren. In de VNG-publicatie Handleiding lokale
rekenkamers en rekenkamerfunctie2 wordt aangegeven wat de rode draad is in de wijze
van behandeling (zie p77; figuur 4.1). Daarbij is het idee dat de rekenkamer(commissie)
de gelegenheid krijgt om het rapport te agenderen met een eventueel raadsvoorstel en
een presentatie van de resultaten en dat er daarna besluitvorming plaatsvindt door de
raad over het rapport en/of het eventuele raadsvoorstel.
1
  Als ik het in mijn brief heb over de wet, gaat het om de Gemeentewet. Daarbij gebruik ik de artikelen die zijn
geformuleerd voor de rekenkamer. In artikel 81 oa van de wet worden de meeste van deze artikelen ook voor de
rekenkamercommissie van toepassing verklaard.
2
  Zie: https://vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20110114_kh_handreiking_lokale_rekenkamer.pdf
                            Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies
                                             p/a Postbus 1058, 3860 BB Nijkerk
                            NL26INGB0009521557- KvK nr. 27256570 – BTW nr. NL814782504B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Gemeentelijke verordening
De verordening van de rekenkamercommissie gemeente Sittard-Geleen en Stein zegt
daarover in artikel 12 lid 9 dat:
         “de rekenkamercommissie het rapport en de nota met conclusies en
         aanbevelingen vaststelt en naar de raad stuurt. Daarbij worden de ambtelijke en
         bestuurlijke reacties toegevoegd. De raad bespreekt de resultaten op basis van
         het rapport en nota met conclusies en aanbevelingen en stelt de eindconclusies
         vast”.
Het idee is helder: de rapporten van de rekenkamercommissie moeten worden
besproken door de raad. Rapport van de rekenkamer zijn openbaar en bevatten geen
vertrouwelijkheden en moeten dus ook in een openbare raadsvergadering worden
behandeld.
Kanttekening 1 bij de gemeentelijke verordening: bijvoegen ambtelijke reacties
De formulering dat de ambtelijke reacties worden bijgevoegd is wat ongelukkig.
Rekenkamers en rekenkamercommissies organiseren als sluitstuk van hun
feitenonderzoek vaak een ambtelijk wederhoor. Dit wederhoor is bedoeld om feitelijke
onjuistheden en onvolledigheden te corrigeren. Het ambtelijk wederhoor is doorgaans
niet openbaar; het is een onderdeel van het onderzoeksproces. Ook andere interne
onderzoeksdocumenten, zoals bijvoorbeeld de interviewverslagen, worden niet
openbaar gemaakt. Op basis van het commentaar vanuit de ambtelijke organisaties
zullen de bevindingen worden aangepast als de onderzoekers van de rekenkamers
overtuigd zijn en de argumenten steekhoudend vinden. Vervolgens wordt het rapport
door de rekenkamercommissie vastgesteld en het bestuur om een reactie gevraagd. De
bestuurlijke reactie heeft een heel andere status. Dat heeft geen invloed op de inhoud
van het rapport maar is commentaar op het rapport.
Kanttekening 2 bij de gemeentelijke verordening: De raad stelt de eindconclusies vast
Natuurlijk gaat de raad er uiteindelijk zelf over of hij de conclusies van het rapport
deelt en wil dat het college de aanbevelingen uitvoert. Maar de raad kan niet de
conclusies van het rapport vaststellen en dat lijkt hier wel te worden gesuggereerd. De
rekenkamercommissie moet onafhankelijk de inhoud van haar rapport vaststellen en
deze openbaar maken. De raad moet zich vervolgens in het openbaar uitspreken over
wat hij vindt van de conclusies en aanbevelingen.
De praktijk in Sittard-Geleen
De formulering in de verordening artikel 12, lid 9 zou dus beter kunnen. Maar ook nu
al lijkt de praktijk in Sittard-Geleen in strijd met de verordening en daarmee
onrechtmatig. Voor zover ik dat kan beoordelen op basis van jullie brief en de
bijgevoegde stukken, bespreekt de raad namelijk niet jullie rapporten. En er staat dus
expliciet in de verordening dat dat wel moet.
                     Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies
                                     p/a Postbus 1058, 3860 BB Nijkerk
                     NL26INGB0009521557- KvK nr. 27256570 – BTW nr. NL814782504B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>De rol van de auditcommissie
Een goede relatie met de raad is voor een rekenkamercommissie essentieel. Er is
weinig mis met een commissie van raadsleden, zoals in Sittard-Geleen de
auditcommissie, die een intermediair functie vervult. De gang van zaken in het
verleden bij rapporten wekt echter de indruk dat de auditcommissie daarbij soms te
ver gaat. Daarom wil ik ook kort aandacht besteden aan het advies van de
auditcommissie (onder II-II). In principe is daar weinig mee mis. Maar het is wel
belangrijk dat de auditcommissie bij de punten c, d en e terughoudendheid betracht.
   Advies over programmering (c) betekent niet dat de auditcommissie daarin
     beslissend is. De rekenkamercommissie stelt haar programma onafhankelijk vast.
     Zelfs de raad kan de rekenkamercommissie op dit punt niets opleggen, alleen iets
     verzoeken.
   Doorgeleiden van rapporten (e) mag niet betekenen dat de auditcommissie
     nadrukkelijk een filterfunctie gaat vervullen. De auditcommissie moeten een open
     kanaal zijn naar de raad. Zij heeft geen rol in het onderzoeksproces, ziet niet toe op
     de kwaliteit van rapporten en heeft geen taak om eigen adviezen te formuleren op
     basis van een rapport. De totstandkoming en inhoud van het rapport dat in de
     raad wordt besproken is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de
     onafhankelijke rekenkamercommissie. De auditcommissie vervult ook niet de rol
     van raadscommissie zoals bedoeld in artikel 82 van de gemeentewet om de
     raadsbehandeling voor te bereiden. Zo’n commissie moet namelijk politiek
     evenwichtig zijn samengesteld (lid 3) en in het openbaar vergaderen (lid 5 in
     combinatie met artikel 23).
   Toezien op de juiste procesgang (d) moet betekenen dat de auditcommissie
     bewaakt dat de rekenkamercommissie in haar kracht wordt gezet, onafhankelijk
     haar werk kan doen en dat haar rapporten op een ordentelijke wijze in de raad
     worden behandeld.
Suggesties
Het is verstandig om verordening artikel 12, lid 9 aan te passen. De zin “Hierbij worden
de ambtelijke en bestuurlijke reacties gevoegd” zou dan moeten worden vervangen worden
door “Hierbij worden de bestuurlijke reactie en het nawoord van de rekenkamercommissie
gevoegd” en de slotzin “De raad stelt de eindconclusies vast” door “De raad besluit over
een raadsvoorstel waarin wordt voorgesteld om de aanbevelingen van de rekenkamercommissie
over te nemen”. Dat laatste is in lijn met de suggestie van de auditcommissie (verslag
van de vergadering van 2-11-2017) om de rekenkamercommissie zelf een raadsvoorstel
te laten schrijven dat via de auditcommissie in de raad kan worden ingebracht. Het
andere voorstel van de auditcommissie om de rekenkamercommissie haar rapporten in
het openbaar aan de raad aan de bieden in de vorm van een themasessie, is ook een
goed idee.
Met dit soort afspraken wordt een goede stap gezet voor een passende behandeling
van een rapport in de raad. Het is ook belangrijk dat er voor de behandeling een
                    Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies
                                    p/a Postbus 1058, 3860 BB Nijkerk
                     NL26INGB0009521557- KvK nr. 27256570 – BTW nr. NL814782504B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>bestuurlijke reactie ligt van het college. De meeste rekenkamers en
rekenkamercommissies in het land hanteren daarvoor een termijn van 2 à 3 weken. In
de bestuurlijke reactie zegt het college wat het vindt van het rapport en met name van
de aanbevelingen. Het college zal in veel gevallen aan de slag moeten met de
aanbevelingen. Het is daarom niet meer dan logisch, en ook fatsoenlijk, om het bestuur
de gelegenheid te geven voor een reactie. Voor de raad, die moeten besluiten of hij de
conclusies en aanbevelingen overneemt, is dit belangrijke input. De
rekenkamercommissie heeft dan de gelegenheid voor een nawoord en samen kan dat
worden toegevoegd aan het rapport en vormt het een ordentelijke start van de
discussie in en door de raad.
2. De aanstelling van leden van de rekenkamercommissie
Voor rekenkamers is in de wet vastgelegd dat de zittingsduur 6 jaar is. Dat is bewust
gedaan om de aanstelling uit de vierjarige politieke cyclus te halen en zo
mogelijkheden te creëren voor onafhankelijkheid, stabiliteit en continuïteit. Voor
rekenkamercommissies geldt die verplichting niet omdat daar raadsleden in zitting
mogen nemen en de raadsperiode van vier jaar daarbij passend is. Maar het is nog wel
naar de geest van de wet om bij externe leden de zittingsduur van 6 jaar te hanteren.
Het ligt ook in lijn der verwachtingen dat bij de komende wetswijziging - ook al is het
debat over wel of niet raadsleden in de commissie nog lang niet afgerond - op dit punt
naar meer uniformiteit zal worden gestreefd.
3. Werkwijze rekenkamercommissie
Het is niet passend bij de wet dat anderen dan de rekenkamercommissie bepalen hoe
zij haar onderzoek inricht. Natuurlijk mag de auditcommissie advies geven over wat
zij een zinnige tijdsbesteding acht, maar het kan niet aan de rekenkamercommissie
worden opgelegd (zoals voorgesteld in advies I-4; verslag auditcommissie vergadering
1-11-2017) dat zij zelf nooit onderzoeksactiviteiten mogen verrichten. Daar gaat alleen
de rekenkamercommissie zelf over. Het is wel verstandig als de rekenkamercommissie
in haar eigen regelement van orde wat meer afspraken vastlegt rond de eigen
vergoedingen. Juist het feit dat de rekenkamercommissie zelf gaat over haar eigen
werkwijze maakt transparantie op dit punt belangrijk.
4. Ondersteuning
Voor rekenkamers is in de wet expliciet vastgelegd dat ambtenaren die
werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer, niet ook voor een ander orgaan van
de gemeente werkzaamheden mogen verrichten. Dat geldt niet voor
rekenkamercommissies. Maar deze gedachte uit de wet wordt bijna in elke gemeente
wel vormgegeven in de zin dat er voor rekenkamercommissies geen ambtenaren
werken die onder verantwoordelijkheid van het college vallen. Als het gaat om
medewerkers van de griffie dan ligt dat anders. Het komt vaak voor dat de griffie de
rekenkamercommissie ondersteunt. Maar de griffie valt ook onder de raad en in die
zin is ondersteuning van de griffie ook minder vreemd. Hoe de wetgeving zich zal
                    Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies
                                    p/a Postbus 1058, 3860 BB Nijkerk
                    NL26INGB0009521557- KvK nr. 27256570 – BTW nr. NL814782504B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>ontwikkelen op dit punt is nog de vraag. Wellicht dat bij verdere uniformering er voor
ondersteuning door griffiemedewerkers toch een uitzondering zal worden gemaakt.
Maar het is essentieel om goede waarborgen in te bouwen om het idee van de
wetgever dat oneigenlijk beïnvloeding moet worden vermeden, handen en voeten te geven.
Het is belangrijk om zich daarbij te realiseren dat de rekenkamercommissie zich ook
onafhankelijk van raad en griffie moet kunnen opstellen en commentaar moet kunnen geven
op hun functioneren.
Wat zijn mogelijke waarborgen? Het moet in ieder geval helder zijn dat de functionele
aansturing van de secretaris van de rekenkamercommissie gebeurt door de voorzitter
van de rekenkamercommissie en dat deze ook een belangrijke en transparante inbreng
heeft in functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het kan ook praktisch zijn om een
deel van het onderzoeksbudget te gebruiken om het mogelijk te maken om een (bijna)
fulltime onderzoeker/secretaris aan te stellen. Dat is ook een vorm die wel regelmatig
in het land wordt gebruikt. Dan verricht de ondersteuning alleen nog maar
werkzaamheden voor de rekenkamercommissie. Het betekent dan in de praktijk vaak
wel dat leden van de rekenkamercommissie nauwelijks meer zelf onderzoek uitvoeren.
Maar ook dat heeft zijn voordelen qua helderheid en transparantie.
5. Overige opmerkingen
Het zal duidelijk zijn dat ik niet een uitputtend commentaar heb gegeven over de gang
van zaken in Sittard-Geleen. Ik heb me beperkt tot de punten die u in uw brief heeft
genoemd en met de informatie die u heeft aangedragen. Maar toch zijn er nog wel een
paar andere opmerkingen die ik zou willen maken over zaken die mij zijn opgevallen
in de stukken.
Geheimhouding
Allereerst zou ik willen wijzen op lid 4 van artikel 12 van de verordening. Dat gaat
over geheime rapporten. Op dit moment is er voor lokale rekenkamers in de wet -
anders dan bij de Algemene Rekenkamer, waar dat word geregeld in de
Comptabiliteitswet - geen mogelijkheid gecreëerd om geheime rapporten aan de raad
aan te bieden. Elke rapport is openbaar. In de al eerder geciteerde VNG -publicatie
Handleiding lokale rekenkamers en rekenkamerfunctie (pagina 51; zie noot 2 in deze brief
voor de vindplaats) wordt de opvatting gehuldigd dat dit voor rekenkamercommissie
iets anders ligt en dat die commissie - net als al andere commissies die door de raad
worden ingesteld - geheimhouding kan opleggen. Dat is niet mijn opvatting. Artikel
185; lid 5 van de wet, waarin gezegd wordt dat rapporten van de rekenkamer openbaar
zijn, wordt in artikel 81oa ook voor rekenkamercommissie van toepassing verklaard.
Het lijkt mij dan ook juridisch verstandig om als rekenkamercommissie erg
terughoudend om te gaan met het zelf opleggen van geheimhouding aan stukken.
Als de rekenkamer(commissie) de raad toch wil informeren over vertrouwelijke zaken
kan er ook een andere weg worden bewandeld. Het meest praktische is dat de
vergadering van een raadscommissie of de raad als besloten wordt bestempeld –
                    Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies
                                    p/a Postbus 1058, 3860 BB Nijkerk
                    NL26INGB0009521557- KvK nr. 27256570 – BTW nr. NL814782504B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>raadscommissies, de raad of voorzitters van die gremia hebben die bevoegdheid- om
de voorzitter van de rekenkamer(commissie) de gelegenheid te bieden om tekst en
uitleg te geven, daarbij eventueel puttend uit interne notities. Het is dan verder de
verantwoordelijkheid van de vergadering om te bepalen wat er met de gedeelde
informatie kan gebeuren en niet van de rekenkamer(commissie).
Budget
Een tweede opmerking die ik zou willen maken is die over het budget. De wetgever
heeft er willens en wetens voor gekozen dat de raad het budget vaststelt en dat zal
zeker ook niet veranderen. Hooguit zal er wat informatie gaan worden gecreëerd en
gedeeld over wat daarbij een goede standaard is. Daar wil ik niet op vooruitlopen,
maar de opmerking die ik wel zou willen maken is dat het belangrijk is om de
budgetbepaling uit de standaard politieke discussie te halen en het ook voor langere periode vast
te leggen. Juist op dit punt gaat er in een aantal gemeenten het nodige mis. Soms wordt
er ingegrepen in budgetten omdat een rekenkamer(commissie) rapporten heeft
geproduceerd die de meerderheid van de raad niet bevallen en soms om het financiële
plaatje bij een heel andere politieke discussie rond te krijgen. Beide argumenten zijn
niet juist en niet naar de geest van wet omdat ze de onafhankelijkheid van de
rekenkamercommissie ondermijnen. De budgetvaststelling moet dus niet ad hoc
gebeuren en ook niet als onderdeel van de jaarlijkse begrotingsdiscussie. Maar op een
vast moment, bijvoorbeeld één keer in de zes jaar – het heeft net als bij een benoeming
vanwege dezelfde redenen ook hier de voorkeur om een langere periode dan vier jaar
te kiezen – bij een agendapunt waarbij alleen over de rekenkamer(commissie) wordt
gesproken en de raad zich buigt over de vraag welk budget hij wil besteden aan het
werk van de rekenkamer(commissie).
Werkgroep Lokale rekenkamers
Tot slot een allerlaatste opmerking. Indertijd heb ik al per omgaande per mail
gereageerd. In die mail heb ik u geattendeerd op het voornemen van het Ministerie van
Binnenlandse Zaken om gemeenten te gaan bezoeken waarbij problemen spelen rond
het functioneren van de rekenkamer of rekenkamercommissie. Ik zal uw casus daarbij
inbrengen. Wellicht leidt dat tot een bezoek aan Sittard-Geleen. Dat zal echter zeker
niet voor de verkiezingen zijn.
Met vriendelijke groet,
Namens het NVRR bestuur
Jan de Ridder
Voorzitter
                     Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies
                                     p/a Postbus 1058, 3860 BB Nijkerk
                     NL26INGB0009521557- KvK nr. 27256570 – BTW nr. NL814782504B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>