<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                    Zelfevaluatie Rekenkamercommissie
                             Sittard –Geleen en Stein
                                      2015 - 2016
                                             RKC
                                   adviseur van de Raad
                                    in het duale bestel
Status: vastgesteld in de vergadering RKC 6 juni 2017.
Sittard-Geleen, 6-6-2017
Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
1. Inleiding .............................................................................................................................. 3
2. Samenvatting ...................................................................................................................... 4
3. Landelijk beleid rekenkamers .............................................................................................. 6
4. Positie en rol RKC Sittard-Geleen en Stein ........................................................................... 9
5. De kaders voor de werkwijze............................................................................................. 13
6. De ervaringen met betrekking tot de uitvoering van onderzoeken.................................... 15
7. Wensen en signalen van de raadsfracties. ......................................................................... 18
                                                                                                                                            2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>     1. Inleiding
De leden van de Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein (verder RKC genoemd) zijn
per 1 januari 2015 door de twee gemeenteraden benoemd voor een periode tot aan de
gemeenteraadsverkiezing maart 2018.
De formele functie van de RKC is het onderzoeken van de doelmatigheid, doeltreffendheid
en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur, beleid en beheer.
De rekenkamer richt zich daarbij op het ondersteunen van de raad in haar sturende,
kaderstellende en controlerende taak.
De RKC doet dit vanuit een onafhankelijke positie en let daarbij wel op het nut en
meerwaarde van de onderzoeken. Dit betekent dat steeds een goede balans wordt gezocht
tussen onafhankelijkheid en betrokkenheid.
Bij de aanvang van haar werkzaamheden heeft de RKC besloten om tussentijds te evalueren
om zicht te houden op de koers, werkwijze en haar rol en betekenis. Hierbij gaat het om
bouwstenen voor een discussie met de raden aan te reiken en is het niet de bedoeling een
oorddeel uit te spreken over het eigen functioneren.
In het Onderzoeksprogramma 2016 is opgenomen, dat eind 2016 (ongeveer halverwege de
zittingsduur) deze eerste evaluatie wordt uitgevoerd.
Voorliggend rapport doet verslag van de uitgevoerde zelfevaluatie. In de periodieke
gesprekken met de fracties over wensen en behoeften aan onderzoeken door de RKC is
tevens ingegaan op ervaringen met het werk van de RKC, is gevraagd naar indrukken en
ervaringen met het werk van de RKC en is gevraagd naar aandachtpunten en suggesties ter
verbetering. Tevens is de fracties gevraagd in een korte enquête1 hun mening te geven.
Vanwege de verschillen bij de twee gemeenten wordt deels per gemeente afzonderlijk
gerapporteerd.
Deze zelfevaluatie 2015-2016 is gericht op:
      De positionering
      De werkwijze
      De ervaringen met betrekking tot de uitvoering van onderzoeken
      Wensen en signalen uit de raad
Hierbij staan we eerst stil bij recente landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de rol en
positie van rekenkamers en de mogelijke betekenis hiervan voor de gemeenten Sittard-
Geleen en Stein.
1
  Hierbij is gebruik gemaakt van de enquête die bureau Berenschot heeft uitgevoerd in 2015.
Onderzoek naar budgetten en samenwerking van gemeentelijke rekenkamers en
rekenkamercommissies, 12-6-2015, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
                                                                                             3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>   2. Samenvatting
Deze zelfevaluatie heeft een aantal aandachtpunten opgeleverd, die als evaluatiepunten
voor een discussie van de raad kunnen dienen. Verder heeft de RKC op basis van deze
evaluatie een aantal concrete verbeterpunten benoemd, die ter overweging aan de raad
worden voorgelegd. Onderstaand worden de evaluatiepunten en aanbevelingen
samengevat.
    Onderwerp                             Evaluatiepunten / aanbevelingen
1   De minister van BiZa overweegt de     In grote lijnen is er geen substantieel verschil en
    Rekenkamer verplicht te gaan          kan de rekenkamercommissie eenvoudig
    stellen.                              worden omgezet in een rekenkamer
    (i.p.v. rekenkamercommissie)
2   Zittingsduur RKC leden is             Periodieke discontinuïteit in de bezetting van de
    gekoppeld aan de raadsperiode         RKC betekent, dat gedurende enkele maanden
    van 4 jaar.                           geen RKC actief is, en dat veel capaciteit nodig
                                          is om de werkzaamheden van de RKC op te
                                          starten.
                                          Aanbevelingen:
                                          1. de zittingstermijn aanpassen aan de
                                              wettelijke voor rekenkamers termijn van 6
                                              jaar
                                          2. een rooster van aftreden invoeren
                                              (continuïteit)
                                          3. periodiek het functieprofiel bij vacature
                                              invulling te evalueren (kwaliteit).
3   Benoeming leden RKC.                  Afstemming over het profiel van nieuwe leden
                                          voor de RKC tussen de raad en de RKC is
                                          belangrijk met het oog op de kwaliteit.
4   Secretariaat RKC wordt geleverd       De positie van de secretaris van de RKC is
    door de griffie Sittard-Geleen.       essentieel voor de kwalitatieve ondersteuning.
                                          De afhankelijkheid van het ambtelijke apparaat
                                          c.q. de griffie levert beperkingen op.
                                          Aanbeveling:
                                          4. Het secretariaat op goed kwalitatief niveau
                                              invullen waarbij aandacht wordt gegeven
                                              aan onafhankelijkheid en continuïteit.
5   Missie en visie.                      De RKC heeft haar missie en visie helder
                                          vastgelegd.
6   Formele positie RKC volgens           De RKC streeft naar goede balans tussen
                                                                                              4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>   Onderwerp                         Evaluatiepunten / aanbevelingen
   verordening en de aansluiting bij onafhankelijkheid en betrokkenheid.
   actualiteit en behoeften raad.
7  Kaders en werkwijze eenduidig en  De kaders en werkwijze van de RKC zijn
   transparant.                      eenduidig vastgelegd.
8  Keuze en vaststellen              In Sittard-Geleen is afstemming over
   onderzoeksprogramma.              onderzoeksplannen nog onderwerp van overleg
                                     in de auditcommissie.
                                     In Stein wordt het onderzoeksprogramma
                                     jaarlijks zonder tussenkomst rechtstreeks
                                     aangeboden aan de raad en zal in de toekomst
                                     in de rekeningcommissie worden besproken.
9  Procedures.                       Sittard-Geleen: termijnen voor wederhoor
                                     worden niet voldoende gerespecteerd en
                                     agendering van rapporten voor besluitvorming
                                     voor de raad duurt te lang.
                                     Aanbeveling:
                                     5. Belangrijk voor de effectiviteit en
                                          toegevoegde waarde zijn korte
                                          doorlooptijden voor de behandeling van
                                          rapporten door de raad. Geadviseerd wordt
                                          een maximale termijn af te spreken van 2
                                          maanden, waarop RKC -rapporten na
                                          vaststelling worden aangeboden aan de raad
                                          c.q. de behandeling in de raad te laten
                                          plaatsvinden in de eerstvolgende cyclus van
                                          de raad na publicatie. Dit zou in de
                                          verordening opgenomen dienen te worden.
                                     6. Voorliggende evaluatie inzake dualisme zou
                                          de raad kunnen meegeven aan de
                                          werkgroep “de raad 2025, handvatten”.
10 Wensen en signalen van de         In Sittard-Geleen is aandacht van de raad nodig
   raadsfracties.                    bij de onderwerpen waarover de fracties
                                     overwegend ontevredenheid hebben
                                     uitgesproken.
                                                                                      5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>    3. Landelijk beleid rekenkamers
Het instellen van een rekenkamer of rekenkamercommissie is verplicht gesteld sinds 2006
als een direct gevolg van de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur in
2002.
De positie van de rekenkamerfunctie is hiermee direct gekoppeld aan de werking van het
duale stelsel.      De raad die is gericht op de kaderstellende, controlerende en
volkvertegenwoordigende rol heeft daarvoor instrumenten nodig. Naast de ambtelijke
ondersteuning door de griffie is de rekenkamer er specifiek om de doelmatigheid, efficiency
en rechtmatigheid te controleren.
De rekenkamerfunctie is daarmee direct verbonden aan de eigen verantwoordelijkheid van
de raad in haar specifieke rol van kaderstelling en controle. De rekenkamer wordt gezien als
‘het’ instrument ter versterking en ondersteuning van de raad in deze specifieke rol.
Een kamer of een commissie
Volgens de Gemeentewet art 81a kan elke gemeente een onafhankelijke rekenkamer
instellen volgens een vastgesteld model 2. Indien de gemeente ervoor kiest geen rekenkamer
in te stellen kan de raad middels een verordening de rekenkamerfunctie regelen (meestal
rekenkamercommissie genoemd). In Sittard –Geleen en Stein is voor deze tweede optie
gekozen.
De Minister van Binnenlandse zaken overweegt het verplicht stellen van de onafhankelijke
rekenkamer voor elke gemeente3 en wilde dit nog in 2016 per wet regelen. Hij merkt
hierover op: “aangezien gemeentelijke taken en bevoegdheden en de daarbij behorende
middelen door de decentralisaties alleen maar zijn toegenomen, zijn goed functionerende
onafhankelijke rekenkamers meer dan ooit van grote toegevoegde waarde voor de raad en
bestuur.”
Wat betekent dit voor de Rekenkamercommissie Sittard –Geleen en Stein?
Het huidige model van de rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein, zoals dat in de
verordening is geregeld, wijkt slechts beperkt af van het onafhankelijke rekenkamermodel.
2
  art. IVa Gemeentewet regelt uitputtend de onafhankelijke rekenkamer: zittingstermijn 6
jaar, benoeming en ontslag leden en voorzitter, mogelijkheid van eenhoofdige rekenkamer,
incompatibiliteit (raadsleden geen lid), toekenning voldoende financiële middelen na overleg
met de Rekenkamer en een adequate ambtelijke ondersteuning die uitsluitend voor de
rekenkamer werkt.
3
  Brief Minister Plasterk aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal, kenmerk 20015-
0000380875, actieplan lokale rekenkamers, 7 juli 2015.
                                                                                           6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>De belangrijkste verschillen:
Tabel1. Vergelijking Rekenkamercommissie t.o.v. wettelijke Rekenkamer op hoofdlijnen.
Rekenkamer cf.                 Huidige situatie RKC Sittard- Verandering
Gemeentewet                    Geleen & Stein
Zittingstermijn 6 jaar         Zittingsduur raad (termijn 4  Van 4 naar 6 jaar
                               jaar)
Benoeming en het ontslag       idem                          Geen.
door de raad van de leden en                                 Is al geregeld
de voorzitter
Mogelijkheid van een           Drie leden                    Geen.
eenhoofdige rekenkamer                                       Extra mogelijkheid van
                                                             eenhoofdige RK
Incompatibiliteiten            Raadsleden kunnen geen lid    Geen.
(raadsleden kunnen geen lid    zijn                          Is al geregeld
zijn),
Leden met meer affiniteit      Mix van specialisaties van:   Geen.
met beleidsevaluaties dan       bedrijfskunde,              Ruime spreiding
met financieel-technische       bestuurskunde,              beleidsmatige en
aspecten van lokaal bestuur     bedrijfseconomie,           bestuurlijke deskundigheid
                                lokaal bestuur              is voorhanden.
                                financiën
Toekenning van voldoende       Bij de begroting beschikbaar  Bepalen budget na overleg
financiële middelen door de    gesteld budget.               met de RK.
raad na overleg met de
rekenkamer                                                   Bepalen wat voldoende
                                                             budget is.
Adequate ambtelijke            De Griffie van Sittard –      Ondersteuning
ondersteuning die uitsluitend  Geleen is verantwoordelijk    onafhankelijk regelen.
voor de rekenkamer werkt.      voor en levert ambtelijke
                               ondersteuning.
Doorwerking                    Aandacht voor doorwerking     Geen.
                               is gegeven in S-G             Jaarlijks onderdeel
                               In Stein: n.v.t.              onderzoeksprogramma.
De belangrijkste veranderingen betreffen de zittingsduur, de onafhankelijke ambtelijke
ondersteuning en het vaststellen van het budget na overleg. Overige aspecten zijn reeds op
de wettelijke basis ingevuld.
Evaluatiepunt 1: In grote lijnen is er geen substantieel verschil en kan de rekenkamer-
commissie eenvoudig worden omgezet in een rekenkamer.
                                                                                         7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>De zittingsduur.
Deze is erg relevant voor het functioneren als Rekenkamer voor wat betreft de continuïteit
en effectiviteit. Alle leden zijn nu gelijktijdig benoemd en treden ook op hetzelfde moment
af (omdat dit in de verordening nu is gekoppeld aan de zittingsperiode van de raad tot maart
2018).
Enkele relevante ervaringen bij de start van de werkzaamheden zijn:
     er heeft geen overdracht plaatsgevonden
     er was geen overzicht (longlist) van onderzoeksvragen en behoeften van raad of
        fracties
     er was geen plan voor het toetsen van doorwerking van eerdere adviezen en
        rapportages van de RKC uit de periode tot en met 2014
     de kaders voor het werk / de werkwijze zijn opnieuw vastgesteld (zoals: missie en
        visie, rolopvatting, reglement van orde, onderzoeksprotocol)
     dossiervorming/afstemming met archief is opnieuw ingericht
     het ontwikkelen van een website ter bevordering van communicatie en transparantie
     feitelijke start RKC met onderzoeken is 9 maanden na aantreden nieuwe raad
        (procedure instelling RKC en benoeming leden van maart t/m december 2014)
De ervaring heeft geleerd dat het opstarten van de RKC in 2015 veel tijd en aandacht heeft
gevraagd. Het kan gezien worden als het volledig opnieuw inrichten van het huis. Een
voordeel is dat dit dan naar eigen inzicht en onafhankelijk kan gebeuren maar het vraagt
enerzijds veel capaciteit van de RKC en van de secretaris en anderzijds ook extra afstemming
met de fracties en de interne organisatie om verwachtingen te managen.
Door te werken met een rooster van aftreden kan voorkomen worden dat er discontinuïteit
optreedt, blijft collectief geheugen in stand en kan met grotere frequentie aandacht gegeven
worden aan gewenste capaciteiten en competenties. Bijvoorbeeld bij invoering van de
nieuwe wettelijke zittingsduur van zes jaar, met drie leden, kan periodiek een benoeming of
herbenoeming plaatsvinden.
Evaluatiepunt 2: Periodieke discontinuïteit in de bezetting van de RKC betekent, dat
gedurende enkele maanden geen RKC actief is, en dat veel capaciteit nodig is om de
werkzaamheden van de RKC op te starten.
Aanbevelingen:
1. de zittingstermijn aanpassen aan de wettelijke voor rekenkamers termijn van 6 jaar
2. een rooster van aftreden invoeren (continuïteit)
3. periodiek het functieprofiel bij vacature invulling te evalueren (kwaliteit)
                                                                                           8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>    4. Positie en rol RKC Sittard-Geleen en Stein
Samenstelling en bezetting
Vanaf 1-1-2015 is de RKC gestart. Benoemd zijn de heer Heijnen als voorzitter en de heren
Holman en Ensberg-Kleijkers als lid. Per 1-10-2015 heeft dhr. Ensberg-Kleijkers zijn
lidmaatschap beëindigd en is dhr. Biessen in zijn plaats benoemd.
De invulling van de vacature is geschied door de raad. Er is vooraf niet overlegd of afgestemd
met de RKC.
Voor de bewaking van de kwaliteit binnen de RKC is belangrijk, dat de leden beschikken over
complementaire kennis en ervaring. Afstemming over in elk geval het profiel van leden of
nieuwe leden is wenselijk.
Evaluatiepunt 3: afstemming over het profiel van nieuwe leden voor de RKC tussen de
raad en de RKC is belangrijk met het oog op de kwaliteit.
Secretariaat
De secretaris van de RKC is een essentiële schakel in het functioneren van de RKC. Zowel
voor de bewaking van de kwaliteit van besluitvorming, de follow-up en bewaking van de
planningen is de RKC in belangrijke mate afhankelijk van een kwalitatief goede bezetting van
haar secretariaat.
De huidige constructie waarbij de griffie van Sittard –Geleen de secretaris levert heeft in de
praktijk belemmeringen laten zien. De griffie als onderdeel van het ambtelijk apparaat is
gebonden aan regels en voorschriften die hebben geleid tot een onduidelijkheid en
onzekerheid over de bezetting van het secretariaat gedurende 9 maanden.
De onduidelijkheid is ongewenst en heeft veel aandacht gevraagd van de voorzitter en van
de RKC. De secretaris werkte niet exclusief voor de RKC en de functie is nu gekoppeld aan
andere taken met name het secretariaat van de Auditcommissie S-G.
Aandacht voor de onafhankelijkheid van de secretaris is nodig.
Voor de toekomst wordt door de minister uitgegaan van een onafhankelijke secretaris die
exclusief werkt voor de RK.
Evaluatiepunt 4: De positie van de secretaris van de RKC is essentieel voor de kwalitatieve
ondersteuning. De afhankelijkheid van het ambtelijke apparaat c.q. de griffie levert
beperkingen op.
Aanbeveling:
4. Het secretariaat op goed kwalitatief niveau invullen waarbij aandacht wordt gegeven
    aan onafhankelijkheid en continuïteit.
Uitgangspunten en missie
De RKC heeft bij haar aanvang uitgesproken dat ze door middel van haar onderzoeken een
constructieve bijdrage wil leveren aan de kwaliteit van bestuur beleid en beheer van de
gemeenten. Zij spant zich in om de resultaten van haar onderzoeken op een begrijpelijke
manier over te brengen en te bevorderen dat ook burgers er kennis van nemen.
                                                                                             9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als
geheel, zodat de gemeente in de toekomst effectiever en efficiënter kan werken. De
Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein wil met haar onderzoeken bijdragen aan het
lerend vermogen van de organisatie en het bestuur.
Evaluatiepunt 5: De RKC heeft haar missie en visie helder vastgelegd.
Onafhankelijk en zelfstandig
De RKC doet haar werk vanuit een onafhankelijke positie. Deze onafhankelijkheid komt tot
uiting door jaarlijks zelf het onderzoeksprogramma vast te stellen en door onafhankelijke
oordeelsvorming over het nut, meerwaarde en relevantie van de onderzoeksresultaten.
De RKC is verder onafhankelijk in de advisering aan de Raad over de bevindingen, conclusies
en aanbeveling. De raad kan wel een concreet verzoek voor een onderzoek richten aan de
RKC die conform verordening, een gemotiveerd besluit hierover moet nemen.
Betrokken en transparant
De RKC hecht eraan een goede balans te zoeken tussen onafhankelijkheid en betrokkenheid.
Hierbij wordt gestreefd naar het leveren van toegevoegde waarde, van aansluiting bij
actualiteit en naar maatschappelijke relevantie, bestuurlijk-, financieel- of bestuurlijk belang
en het belang van burgers.
Kortom de RKC streeft naar bijdragen aan het lerend vermogen. Middels een open
communicatie en transparantie wil de RKC de afstand verkleinen tot de raad en bestuur.
De Minister van BZK heeft in zijn actieplan 2015 aangegeven doorwerking van decentrale
rekenkamers belangrijk te vinden. Hierbij wordt bedoeld dat rekenkamers zelf aantonen
ertoe te doen. De RKC heeft in dit verband in 2016 in Sittard-Geleen onderzocht wat met de
adviezen en rapporten van de (voormalige) RKC is gedaan. In Stein waren geen recente
rapportages voorhanden. Aandacht voor opvolging en doorwerking blijft ook in de toekomst
aandacht krijgen in de vaststelling van het jaarlijks onderzoeksprogramma.
Evaluatiepunt 6: De RKC streeft naar goede balans tussen onafhankelijkheid en
betrokkenheid.
Kaders en Werkwijze
Verordening
Alle formele bepalingen rond de RKC zijn vastgelegd in de verordening
‘Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein’ welke door de beide raden is vastgesteld in
2014. Deze verordening omschrijft de formeel-juridische bestaansgrond en regelt de formele
rechten en plichten van de RKC.
Reglement van orde
In artikel 9 van de verordening is aangegeven dat de RKC een reglement van orde opstelt om
aan te geven hoe ze haar werkzaamheden uitvoert. Dit reglement is opgesteld en aan de
raad ter kennisgeving aangeboden.
                                                                                              10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Onderzoeksprotocol4
Om een transparante werkwijze te bevorderen is door de RKC is een onderzoeksprotocol
geformuleerd en vastgesteld. Hierin is beschreven welke richtlijnen voor de uitvoering van
onderzoeken worden gehanteerd.
Evaluatiepunt 7: De kaders en werkwijze van de RKC zijn eenduidig vastgelegd.
Onderzoeksprogramma’s
Jaarlijks wordt een onderzoeksprogramma opgesteld voor 1 april. Om aan te sluiten bij de
actualiteit en behoeften van de raad vindt jaarlijks een inventarisatieronde plaats met de
individuele fracties.
In Sittard-Geleen vindt afstemming van alle onderzoeksplannen binnen de gemeente plaats
in de auditcommissie onder andere ter voorkoming van doublures. De RKC meldt hiertoe
jaarlijks haar onderzoeksplan in de commissie.
Deze afstemming in Sittard-Geleen vraagt nadere overweging omdat in 2016 is gebleken, dat
de afstemming onvoldoende was inzake het onderzoek naar ‘Beleidsgestuurde
contractfinanciering’. De raad had zelf initiatief genomen om een pilotstudie hiernaar te
doen. De RKC heeft vervolgens het presidium gevraagd naar behoefte en urgentie van dit
onderzoek waarna is geconcludeerd het onderzoek stil te leggen en op te schorten.
Inmiddels is in de auditcommissie gesproken over de afstemming van onderzoeksplannen
van de RKC, de accountant en het college. Het streven is jaarlijks aandacht aan de
afstemming te geven. Landelijk zijn varianten ontwikkeld om met de raad af te stemmen.
Als voorbeeld wordt genoemd: overleg voeren met een delegatie uit de raad, of concrete
voorstellen voor te leggen waarbij de raad prioriteit kan aangeven.
In de auditcommissie Sittard –Geleen wordt hier verder over afgestemd.
In Stein is geen overleg met de raad of een commissie over de keuzes van de RKC. Hier wordt
een rekeningcommissie gestart waar afstemming kan plaatsvinden.
De formele randvoorwaarde dat de RKC uiteindelijk zelf verantwoordelijk is voor haar keuze
zal daarbij gerespecteerd worden.
Evaluatiepunt 8: In Sittard-Geleen is afstemming over onderzoeksplannen nog onderwerp
van overleg in de auditcommissie.
In Stein wordt het onderzoeksprogramma jaarlijks zonder tussenkomst rechtstreeks
aangeboden aan de raad en zal in de toekomst in de rekeningcommissie worden
besproken.
Verwachtingen
Bij de start is ervoor gekozen om een kennismakingsronde te doen met alle fracties uit de
beide gemeenteraden, met de colleges, griffiers en de beide gemeentesecretarissen. Doel
was de taak en rol van de RKC te duiden en ervaringen te evalueren, inzicht te krijgen in
lopende zaken en actualiteiten. Hierbij was het belangrijk om af te stemmen met de
verwachtingen van de raden omtrent de werkwijze en rolinvulling door de RKC.
4
  Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein 2015, maart 2015.
                                                                                         11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>In de praktijk wordt in Sittard-Geleen regelmatig stilgestaan bij de positie en rol van de RKC.
Het gaat dan om vragen of opmerkingen die vaak terug te voeren zijn naar onduidelijkheid
over de keuzes die de RKC heeft gemaakt vanuit zijn onafhankelijke positie. Het contact met
het college is beperkt tot zuiver formeel en schriftelijk contact en de interviews van
collegeleden.
In Stein is geen discussie over de positie en rol van de RKC. Is er sprake van een open dialoog
over onderzoeksplannen, onderzoeksopzet, planning en aanpak van onderzoeken. Er is een
open communicatie met college en collegeleden rond onderzoeken.
                                                                                             12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>     5. De kaders voor de werkwijze
De RKC wil stilstaan bij de kaders voor het algemeen functioneren van de RKC en bij de
werkwijze rond uitvoering van onderzoeken.
De werkwijze van de RKC vindt zijn basis in de verordening die beide raden hebben
vastgesteld en het reglement van orde. Verder is een onderzoeksprotocol vastgelegd.
De start van de werkzaamheden is gemarkeerd door kennismakingsgesprekken te voeren
met fracties, colleges, griffiers en gemeentesecretarissen. Beoogd werd af te stemmen over
de positie en rolopvattingen van de RKC, een beeld te krijgen van actuele behoeften aan
onderzoeken en een indruk te verkrijgen van de verwachtingen over en weer.
De RKC heeft bij aanvang een missie en visie geformuleerd voor haar werkzaamheden.
Missie                                          Ervaring
De Rekenkamer heeft bij haar aanvang            De tijd is te kort om de doorwerking te
uitgesproken dat ze door middel van haar        meten.
onderzoeken een constructieve bijdrage          De ruimte voor dialoog wordt door de
wil leveren aan de kwaliteit van bestuur        onderzoekers als positief ervaren en kan
beleid en beheer en het lerend vermogen         bijgedragen aan draagvlak voor
van de van de gemeenten Sittard-Geleen          aanbevelingen.
en Stein.
Zij spant zich in om de resultaten van haar     Het lerend vermogen in de vorm van
onderzoeken op een begrijpelijke manier         interactieve bijeenkomsten met
over te brengen en te bevorderen dat ook        raadsfracties en open interviews gaven
burgers er kennis van nemen.                    ruimte aan dialoog en kennisdeling.
                                                De indruk van de leden van de RKC is dat
                                                dit positief bijdraagt aan het lerend
                                                vermogen.
                                                De ervaringen en indrukken van beide
                                                raden en de griffiers zijn hierna
                                                beschreven.
De contacten met de fracties zowel in Sittard-Geleen als Stein worden als zeer waardevol
ervaren. De discussie over behoeften en wensen voor onderzoeken komen tegemoet aan de
doelstelling van een open dialoog. Door rechtstreeks met de fractie contact te hebben wordt
gestreefd naar aansluiting bij actualiteit en wil de RKC haar betrokkenheid tonen.
Het bespreken van onderzoekwensen leent zich minder goed in het presidium omdat daar te
weinig ruimte is om diepgang te verkrijgen.
Aanpak onderzoeken
De werkwijze voor het uitvoeren van onderzoeken is vastgelegd in het onderzoeksprotocol5.
Dit protocol wordt gehanteerd voor zowel intern als extern uitgevoerde onderzoeken.
5
  Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein 2015, maart 2015.
                                                                                         13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Vier ogen principe
De uitvoering van onderzoeken en de behandeling van de resultaten hebben geleid tot een
andere werkwijze door gesprekken met twee persoenen uit te voeren. Met name wordt
beoogd om meer aan de voorkant te investeren en tijdwinst bij de besprekingen van de
bevindingen en aanbevelingen te realiseren.
Capaciteit en financiën
De inzet van capaciteit is steeds gebaseerd op een plan van aanpak met een gemaximeerde
inzet van middelen (ofwel fixed price). Het plan van aanpak wordt door de RKC vastgesteld
en voor de start van het onderzoek ter informatie aangeboden aan de raad.
De onderzoeken worden uitgevoerd binnen de afgesproken budgetruimte, waardoor geen
onvoorziene overschrijding van budget mogelijk is.
De tarieven waarmee de RKC werkt worden jaarlijks geïndexeerd en door de raad van
Sittard-Geleen vastgesteld. Het budget is in 2016 en 2017 niet geïndexeerd waardoor minder
budgetruimte resteert voor onderzoek.
                                                                                        14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>    6. De ervaringen met betrekking tot de uitvoering van onderzoeken
Van belang is met name hoe de fracties de werkwijze ervaren hebben. In de gesprekken met
de fracties eind december over de wensen en ideeën voor onderzoeksvragen voor 2017 is
ingegaan op hun ervaringen en opvattingen over de werkwijze en werkzaamheden van de
RKC. Daarnaast zijn de ervaringen middels een enquête geïnventariseerd bij de fracties en
beide griffiers. De RKC wil ook haar eigen ervaringen hieraan spiegelen. Er is stilgestaan bij
de onderzoeken die de RKC vanaf 2015 heeft uitgevoerd.
Voor wat betreft de uitvoering van onderzoeken is er een verschil tussen de beide gemeente
zodat dit per gemeente wordt behandeld.
Uitvoering onderzoeken door de RKC.
Sittard –Geleen
        In contact met Griffier en raadsleden is discussie geweest over de vraag of de RKC de
        onderzoeken zelf uitvoert of dat deze worden uitbesteed. Bij het aantreden van de
        huidige RKC en in de gesprekken over de werkwijze van de RKC is steeds uitgegaan
        van uitvoering in eigen beheer tenzij kwaliteit of capaciteit het nodig maken de
        onderzoeken uit te besteden.
        Mede vanwege het beschikbare budget is hiervoor gekozen. Voor Sittard-Geleen is
        het streven jaarlijks drie onderzoeken uit te voeren. In de evaluatiegesprekken in
        december 2016 geven de fracties aan dat dit geen discussiepunt voor de raad is.
Stein
        In Stein is duidelijkheid over het uitvoeren van onderzoek door de eigen leden van de
        RKC.
        In Stein is het streven jaarlijks één onderzoek uit te voeren. Gezien het beschikbare
        budget is jaarlijks éen onderzoek gedaan en is in 2016 een extra rapport gemaakt
        inzake de Vergelijking lokale lasten Limburgse gemeenten.
Bestuurlijke betrokkenheid/relatie met het college en ambtelijk apparaat.
Sittard-Geleen
        In Sittard-Geleen is de relatie met het college en de gemeentesecretaris formeel en
        op afstand.
Stein
        In Stein heeft de relatie meer het karakter van open dialoog.
Onafhankelijkheid
In de verordening is de onafhankelijke positie beschreven en zijn de taken en bevoegdheden
van de RKC gedefinieerd.
Sittard-Geleen
        In Sittard-Geleen is minder duidelijkheid over de werkwijze en procesgang. Er is
        discussie gevoerd over de onafhankelijkheid van de RKC bij het bepalen van de
        keuzes van onderzoeken. Ook is in de audit commissie gesproken over het eventueel
                                                                                           15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>        vooraf toetsen (politiek) van aanbevelingen en adviezen van de RKC voordat deze
        worden gepubliceerd.
Stein
        In Stein is geen discussie over de onafhankelijke positie van de RKC.
Termijnen en procedures
Voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor zijn in de verordening termijnen van minimaal 2
weken aangegeven. In de praktijk wordt zoveel mogelijk afgestemd over een haalbare
termijn tussen de twee tot 4 weken.
Na definitieve vaststelling van het rapport incl. bestuurlijk wederhoor biedt de RKC haar
rapporten aan de raad aan.
Sittard-Geleen
        De termijnen voor wederhoor worden niet gehaald, zonder terugkoppeling aan de
        RKC en worden opgerekt.
        Ook de besluitvorming en de agendering van de rapporten van de RKC door de raad
        kennen een doorlooptijd van meerdere maanden. De RKC heeft in mei jl. hiervoor
        aandacht van de raad gevraagd middels een brief aan de voorzitter. De actualiteit,
        effectiviteit en doorwerking van de rapporten en adviezen van de RKC komen
        hierdoor onder druk te staan.
        De raad heeft besloten dat de RKC haar rapporten aanbiedt in een (regie)bijeenkomst
        van alle fractievoorzitters om daar te bepalen hoe de rapporten van de rekenkamer
        behandeld zullen worden.
Stein
        De termijnen voor wederhoor worden gevolgd en de procedure voor besluitvorming
        door de raad vindt plaats aansluitend in de eerstvolgende cyclus van de
        raadsvergadering na publicatie.
Evaluatiepunt 9: Sittard-Geleen: termijnen voor wederhoor worden niet voldoende
gerespecteerd en agendering van rapporten voor besluitvorming voor de raad duurt te
lang.
Aanbeveling.
5. Belangrijk voor de effectiviteit en toegevoegde waarde zijn korte doorlooptijden voor
    de behandeling van rapporten door de raad. Geadviseerd wordt een maximale termijn
    af te spreken van 2 maanden, waarop RKC -rapporten na vaststelling worden
    aangeboden aan de raad c.q. de behandeling in de raad te laten plaatsvinden in de
    eerstvolgende cyclus van de raad na publicatie. Dit zou in de verordening opgenomen
    dienen te worden.
Dualisme
In Sittard-Geleen is in de gesprekken meerdere malen opgemerkt dat de werking van het
duale bestel onvoldoende is. De verwachting is, dat de raad middels haar werkgroep “de
                                                                                         16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>raad 2025, handvatten” stappen vooruit kan maken. Bij de invoering van de Wet dualisering
gemeentebestuur in 2002, is de onafhankelijke rekenkamer door de Rijksoverheid als een
essentieel onderdeel van de werking van het duale bestel aangeduid.
Aanbeveling:
6. De uitkomst van voorliggende evaluatie zou de raad kunnen meegegeven aan deze
   werkgroep.
                                                                                       17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>    7. Wensen en signalen van de raadsfracties.
Om inzicht te krijgen de beleving en wensen van de fracties inzake de werkzaamheden van
de RKC is een enquête uitgezet. Hierbij is gebruik gemaakt van de landelijke enquête die
door Bureau Berenschot in 2015 is gehouden. De uitkomsten kunnen worden afgezet ter
toetsing aan de landelijke uitkomsten van toen. Hoewel geen absolute waarde toegekend
kan worden aan deze uitkomsten vanwege het kleine aantal fracties bij de gemeenten
tegenover de grote getallen in de landelijke enquête, zegt het wel iets over de richting die
aandacht vraagt.
Onderstaande tabellen geven de uitkomsten weer.
Uitkomsten voor Sittard-Geleen (respons 80%)
ad 1. Over de tevredenheid over werkwijze van de RKC is het oordeel van de fracties in lijn
met de landelijke uitkomst. Er is ruimt 70% tevredenheid.
ad 2. Over de onderwerpkeuze is minder tevredenheid dan landelijk. Hierbij gaat het om S-G
ca 50% tevreden t.o.v. landelijk 70%.
ad 3. Over de kwaliteit van het eindproduct ligt het oordeel in lijn met de landelijke
uitkomst. ca 75% tevreden.
ad 4. De doorwerking ligt met 0% tevredenheid ver beneden het landelijke uitkomst. Dit
vraagt extra aandacht.
ad 5. De implementatie van de aanbevelingen ligt eveneens ver beneden de landelijke
uitkomst. Dit vraagt extra aandacht.
ad 6. De versterking van de rol van de raad ligt met 0% eveneens ver beneden de landelijke
uitkomst. Dit vraagt extra aandacht.
ad 7. Het algemeen oordeel over de rekenkamercommissie is positief maar blijft enigszins
achter bij de landelijke uitkomst. S-G 63% t.o.v. landelijk 71%.
Evaluatiepunt 10: In Sittard-Geleen is aandacht van de raad nodig bij de onderwerpen
waarover de fracties overwegend ontevredenheid hebben uitgesproken. Het accent ligt
hierbij op:
 de spelregels rond de invulling van de onafhankelijke positie van de RKC
    (onderwerpkeuze en aanbevelingen) en de verwachtingen van de raadsleden op dit
    punt
 de wijze waarop de adviezen van de RKC aandacht krijgen en de rapporten behandeld
    worden (procedure-afspraken)
 het toetsen en bewaken van de implementatie en doorwerking van besluiten van de
    raad.
                                                                                         18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Uitkomsten enquête raadsfracties voor Sittard-Geleen (respons 80%)
Vergelijkende cijfers uit landelijk onderzoek (grijs).
                                                                                 Enigszins              Helemaal     Weet    Geen
                                                           Erg tevreden Tevreden           Ontevreden                              Totaal
     Onderwerpen                                                                 tevreden             niet tevreden ik niet mening
1    De werkwijze van de rekenkamer (commissie) (stijl van
     opereren, betrokkenheid)                                   13%       63%      13%         0%          13%        0%      0%   100%
      Landelijk                                                 13%       60%      15%         5%           0%        5%      3%   100%
2    De onderwerpkeuze van onderzoeken                          13%       38%      25%        13%          13%        0%      0%   100%
      Landelijk                                                  6%       66%      17%         5%           0%        3%      2%   100%
3    De kwaliteit van de eindproducten                          13%       63%      25%         0%           0%        0%      0%   100%
      Landelijk                                                 10%       62%      18%         2%           0%        5%      3%   100%
4    De doorwerking van de uitkomsten uit de
                                                                 0%        0%      13%        63%          13%       13%      0%   100%
     eindproducten van de rekenkamercommissie
      Landelijk                                                  2%       38%      40%         6%           0%        7%      7%   100%
5    De implementatie van de aanbevelingen uit de
                                                                 0%        0%      63%        38%          25%       13%      0%   100%
     eindproducten van de rekenkamercommissies
      Landelijk                                                  1%       36%      40%         7%           1%        9%      7%   100%
6    De versterking van de rol van de raad, door het werk
                                                                 0%        0%      38%        50%          13%        0%      0%   100%
     van de rekenkamer de afgelopen twee jaar
      Landelijk                                                  7%       40%      31%         7%           1%        8%      7%   100%
7    Algemeen oordeel over de rekenkamercommissie                0%       63%      38%         0%           0%        0%      0%   100%
      Landelijk                                                  9%       62%      21%         3%           0%        3%      3%   100%
De doorwerking, de implementatie en de versterking van de rol van de raad liggen in lijn met de ervaringen, die eerder zijn beschreven inzake de
wijze van behandeling van rapporten van de RKC. In de gesprekken met de fracties is hierover opgemerkt dat met name de afhandeling van de
rapporten debet is aan de mate van ontevredenheid.
De fracties zoeken geen verklaring in de werkwijze van de RKC of de rapportages. De enquête laat eenzelfde beeld zien.
                                                                                                                                              19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>  Uitkomsten voor Stein (respons 100%)
  ad 1, 2 3n 3 De tevredenheid over werkwijze van de RKC, de onderwerpkeuze en de kwaliteit van de rapporten liggen met 100% tevredenheid
  boven de landelijk uitkomst.
  ad 4. De doorwerking ligt met 50% tevreden fractioneel boven de landelijk uitkomst 40%. Maar de score is beter dan landelijk indien enigszins
  tevreden meegenomen wordt.
  ad 5. De implementatie van de aanbevelingen komt overeen met de landelijke uitkomst van 40% tevreden en 50% enigszins tevreden.
  ad 6. De versterking van de rol van de raad ligt met 50% tevreden op hetzelfde niveau als landelijk.
  ad 7. Het algemeen oordeel over de rekenkamercommissie ligt met 100% tevreden boven de landelijke uitkomst van 70%.
  Uitkomsten enquête raadsfracties voor Stein
  Vergelijkende cijfers uit landelijk onderzoek (grijs).
                                                                                                        Helemaal
                                                                    Erg            Enigszins                        Weet    Geen
                                                                          Tevreden           Ontevreden   niet                       Totaal
                                                                 tevreden          tevreden                        ik niet mening
     Onderwerpen                                                                                        tevreden
1    De werkwijze van de rekenkamer (commissie) (stijl van
     opereren, betrokkenheid)                                      13%       88%      0%         0%        0%        0%      0%      100%
     Landelijk                                                     13%       60%     15%         5%        0%        5%      3%      100%
2    De onderwerpkeuze van onderzoeken                              0%      100%      0%         0%        0%        0%      0%      100%
     Landelijk                                                      6%       66%     17%         5%        0%        3%      2%      100%
3    De kwaliteit van de eindproducten
                                                                   25%       75%       0         0%        0%        0%      0%      100%
     Landelijk                                                     10%       62%     18%         2%        0%        5%      3%      100%
4    De doorwerking van de uitkomsten uit de eindproducten van
     de rekenkamercommissie                                         0%       50%     50%         0%        0%        0%      0%      100%
     Landelijk                                                      2%       38%     40%         6%        0%        7%      7%      100%
5    De implementatie van de aanbevelingen uit de
     eindproducten van de rekenkamercommissies                      0%       38%     50%         0%       13%        0%      0%      100%
     Landelijk                                                      1%       36%     40%         7%        1%        9%      7%      100%
6    De versterking van de rol van de raad, door het werk van de
     rekenkamer de afgelopen twee jaar                               0       50%     25%         0%        0%       13%      0%      100%
     Landelijk                                                      7%       40%     31%         7%        1%        8%      7%      100%
7    Algemeen oordeel over de rekenkamercommissie
                                                                   13%       88%      0%         0%        0%        0%      0%      100%
     Landelijk                                                      9%       62%     21%         3%        0%        3%      3%      100%
  De mate van tevredenheid ligt voor Stein in lijn met landelijke uitkomsten. De mate van ontevredenheid is laag en vraagt dan ook geen extra
  aandacht.
                                                                                                                                                20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>21</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>