<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE SITTARD-GELEEN 2014



De raad van de gemeente Sittard-Geleen,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 maart 2014,

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

besluit vast te stellen de Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2014,

betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het
toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer
van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.



Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet:                 de Archiefwet 1995;
b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de
                           wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c. archiefbescheiden:      bescheiden zoals omschreven in artikel 1, onder c van de wet,
                           waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie,
                           opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing
                           van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente
                           of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en
                           structuur bevat als bewijs of verantwoording van de activiteit te
                           dienen;
d. informatiesysteem:      systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
                           programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden
                           kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen,
                           bewaard, geordend, geraadpleegd en vernietigd;
e. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
                           archiefbewaarplaats;
f. de archiefruimte:       een ruimte, of locatie aangewezen voor de bewaring van
                           archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging
                           ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13 lid 1 van de wet;
g. de archivaris:          de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
                           gemeentearchivaris;




                                               1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>h. beheerder:               degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de
                            archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
                            overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
i.   beheereenheid:         een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te
                            wijzen organisatieonderdeel belast met de documentaire
                            informatievoorziening;
j.   informatiesysteem:     systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
                            programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen
                            worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard,
                            geordend en geraadpleegd;
k. informatiebestand:       documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening
                            gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan
                            worden.



Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een
archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en
doelmatige archiefruimten.

Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig
personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring
    van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze
    bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van
   bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke
   bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als
   archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting
voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de
archiefbescheiden zijn verbonden.



                                            2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen op grond van de wet Revitalisering generiek toezicht
(wet RGT) ten minste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben
verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door
de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats
en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.



Hoofdstuk 3 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden
            welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9
De archivaris ziet er op toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering
daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet
opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen
vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma
archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het
    toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn
    taak noodzakelijk zijn. De beheerder verleent de nodige medewerking om inzicht te
    verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
    opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn
    opgenomen.

2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of
   bijstaan hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging
   van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich
   bevinden.


Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan
de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders.
De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.

                                               3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan
burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of
    meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van
    ruimten als archiefruimte;
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats
    overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorgenomen conversie of migratie van documenten en informatiebestanden;
f. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
g. voorgenomen substitutie;
h. opschorting van overbrenging van te bewaren archieven naar de archiefbewaarplaats;
i. vervreemding van archieven.

Artikel 14
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende
de uitoefening van het toezicht.



Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 15
De Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 16
Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na de bekendmaking.

Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2014.

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Sittard-Geleen.



Datum 5 juni 2014



De burgemeester, de heer drs. G.J.M. Cox,



De griffier, de heer drs. J. Vis,




                                            4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Memorie van toelichting bij Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2014

Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het
Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op
grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke,
papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers

Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten:

1. De regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor
   de archieven van de gemeentelijke organen.

   Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet
   wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt in de Memorie van Toelichting bij die
   wet.

   “Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de
   uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de
   verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en
   effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig
   personeel, het vaststellen van beheerregels en voldoende financiën."

   Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het
   Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt. 70, 6 januari 2010 +
   wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).

   Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de
   wet, en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer
   van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
   archiefbewaarplaats.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een
meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Sub c
Diverse definities van documenten:
 Archiefwet: “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of
   opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”


                                               5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>   Internationale norm NEN-ISO 15489-1 Informatie en documentatie - Archiefbeheer (ISO
    15489-1: 2001, IDT) en ook van toepassing op digitaal vastgelegde documenten en
    bestanden: “vastgelegde informatie die, of vastgelegd object dat als een eenheid kan
    worden behandeld”
   Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) beschrijft het begrip
    document als “informatieobject”: “Een informatieobject is een opzichzelfstaand geheel
    van gegevens met een eigen identiteit. Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, e-
    mailbericht (met bijlagen), (zaak)dossier, internetsite (of een deel ervan), foto/afbeelding,
    geluidopname, blog enz.” (Bron: NEN 2082)

Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast,
aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten
(inclusief werkvloer) moeten voldoen.

Artikel 3
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen
voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995
nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de
daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995
kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit
overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de
overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te
verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als
ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

De duurzaamheid van de archiefbescheiden moet worden gewaarborgd. Papieren dragers
dienen zo verpakt en opgeslagen te worden dat ze over 100 jaar nog leesbaar zijn. Voor
digitale dragers geldt dat de informatie op deze dragers tijdig worden overgezet op nieuwe
dragers zodat geen informatie verloren gaat. De informatie moet altijd toegankelijk c.q.
leesbaar zijn.

Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8 en artikel 14
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal wat er op
het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft
plaatsgevonden.

Artikel 11
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet
geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft -
                                                6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - onder deze term bedoeld
alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via
informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de
traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere
inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo
zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende
zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke
medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen
en artikel 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij
constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige
schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de
rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

Sub g
Substitutie is het vervangen van archiefbescheiden door reproducties en de vervangen
bescheiden te vernietigen. Veelal is dit het vervangen van een analoog exemplaar door een
digitaal exemplaar. Bij het besluit om over te gaan tot substitutie moet er rekening worden
gehouden met een aantal eisen zoals vastgelegd in de Archiefregeling.

Sub h
Opschorting van overbrenging. Na 20 jaar is het verplicht te bewaren archiefbescheiden over
te brengen naar de archiefbewaarplaats.

Sub i
Vervreemding is het in eigendom overdragen van archieven.

Artikel 13
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester
en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.




                                              7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>