<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen 2023



DE RAAD VAN DE GEMEENTE SITTARD-GELEEN

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 29-08-2023,
registratienummer 2902218;

gelet op de artikelen 30 eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995, en artikel
149 van de Gemeentewet;

gezien het advies van de Stuurgroep Grip op informatie;

overwegende dat de Archiefwet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de
zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en
analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het
toezicht daarop, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;



BESLUIT: 1. In te trekken de Archiefverordening Sittard-Geleen 2014;
         2. Vast te stellen de Archiefverordening Sittard-Geleen 2023:



Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het
   beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de
   Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van
   archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met
   andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige
   maatregelen.



Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

1. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij
   of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer, uitgevoerd onder
   verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, van de archiefbescheiden van
   gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar
   de archiefbewaarplaats.

2. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit
   over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe
   zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de
   gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>3. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies
   uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de
   archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet
   zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.



Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening
van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

     a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, tweede lid;

     b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de
        gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, derde lid,
        en

     c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te
        treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.



Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van
instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als
deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.



Artikel 5. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Sittard-Geleen
   2023.



Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeente Sittard-Geleen op 5 oktober 2023.



De griffier,                                 De voorzitter,




mr. N.A.P.G. Bisschoff                       mr. J.Th.C.M. Verheijen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de
gemeentelijke overheidsorganen (zoals de gemeenteraad, het college van burgemeester
en wethouders, de burgemeester, de griffie en gemeentelijke privaatrechtelijke
rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet met één of meer
publiekrechtelijke bevoegdheden) alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan
de gemeente deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren,
bij burgemeester en wethouders, zie artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet in
samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 van de Archiefwet bevat bovendien de
opdracht voor de gemeenteraad om een verordening vast te stellen, die aan
gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan burgemeester
en wethouders deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van
de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling
daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de
Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.

Verder bevat artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet een opdracht aan de
gemeenteraad om bij verordening regels te stellen ten aanzien van het toezicht op de
naleving van het bepaalde bij of krachtens Archiefwet door de gemeentearchivaris ten
aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats.

Aspecten die al in deze hogere regelgeving zijn geregeld en die (automatisch)
doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet herhaald in deze
verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en
bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten
aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is
toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats
aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet) en de taak ervoor zorg te dragen
dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door
burgemeester en wethouders toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van
de Archiefregeling).



Definities

Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in
de eerste plaats voor die termen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals
‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is
niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) definities geldt
dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden
(zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven
de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze
sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).

Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie
wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder
archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:

     1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of
         opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
     2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen
         of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig
         overheidsorgaan zijn overgegaan;
     3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, die ingevolge overeenkomsten met of
         beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een
         archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
     4°. reproducties, ongeacht hun vorm, die bij of krachtens de wet in de plaats zijn
         gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of die op grond
         van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd.


Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder
databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te
voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd
als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.



Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 – wordt
hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het
ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden
(die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en
toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is
gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment
kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de
archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de
beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging
of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve
bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van
anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en
kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.



Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens
enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen
is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te
raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te
maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden
gebracht zijn opgenomen in de jaarlijks vast te stellen Legesverordening Sittard-Geleen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Artikelsgewijs

Enkel bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.



Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de
Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke
staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor
burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van
archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid
Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid
wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals beheersregels of een werkinstructie)
worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen.

Tweede lid
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van
het gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Burgemeester en wethouders dienen de
zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op
domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging,
openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te
treffen.



Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

Eerste lid
Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is aangewezen,
deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het
de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen betreft die niet zijn overgebracht
naar de archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of
krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid, van de Archiefwet).

Tweede lid
Het tweede lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit
te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en particulieren die zijn overgebracht
naar, respectievelijk opgenomen in de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op
het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en
wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter
uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse
Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet
ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de
zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt
door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan
de gemeenteraad.
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte
archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk
beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken
immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de
Archiefwet.

Derde lid
Op grond van het derde lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief
advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de
archiefbewaarplaats (en de daarnaartoe overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer
van archiefbescheiden van gemeentelijke organen die (nog) niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard
gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde
voorzieningen te treffen.



Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening
van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen
daarbij in ieder geval:

   a) het verslag van de gemeentearchivaris,
   b) de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte
      adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging
      betrekking heeft) en
   c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te
      treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een
verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen
maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden
in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld
burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht.
Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en
financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht
gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek
toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit
betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen,
op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit
verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h –
stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet
worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat
zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die burgemeester en wethouders in
het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraad aanbieden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, geloofsgenootschappen,
verenigingen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten,
foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische (contextuele) waarde. Deze kunnen een
goede aanvulling zijn voor de collectie van het gemeentearchief en kunnen daarmee een
bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van
particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere
gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’).

Als bescheiden van particulieren deze waarde hebben en opname naar oordeel van de
gemeentearchivaris gewenst is, kunnen ze op grond van dit artikel worden opgenomen in
de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm
van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken
over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de
eigenaar en de beheerder van de archiefbewaarplaats (artikel 16 van de Archiefwet).
Voor het beheer van deze archiefbescheiden dienen voldoende middelen beschikbaar te
worden gesteld door burgemeester en wethouders binnen de begrotingskaders gesteld
door de raad. Dit met uitzondering van archiefbescheiden die in bewaring zijn gegeven
en waarvan is overeengekomen dat het beheer daarvan door de eigenaar wordt vergoed.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>