<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>2e en 3e Kwartaalrapportage 2020
Tussentijdse rapportage budgetuitputting 2020




Gemeenschappelijke Regeling
Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn & Braassem




Versie 1.3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>2e en 3e KWARTAALRAPPORTAGE 2020



INLEIDING
Voor u ligt de tussentijdse rapportage over het tweede en derde kwartaal van de Bedrijfsvoeringsorganisatie
(BVO) Rijn en Braassem, de Gemeenschappelijke Regeling waarin de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag
en Braassem met elkaar samenwerken op het gebied van informatisering en automatsering. In deze
rapportage wordt inzicht geboden in de verwachte uitputting van de budgetten in 2020, de peildatum van
deze rapportage is eind september 2020. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de overige ontwikkelingen.

In de zomermaanden is geen afzonderlijke rapportage opgesteld over het tweede kwartaal. Er zijn gesprekken
gevoerd over de basisdienstverlening in een taskforce wat heeft geleid tot een aantal aanbevelingen die in
de BVO bestuursvergadering van oktober jl. uitgebreid aan de orde zijn geweest en waarop besluitvorming
heeft plaatsgevonden. In de komende maanden gaat de BVO met beide gemeenten aan de slag om de
resultaten uit te werken en om de gemeente Alphen aan den Rijn te helpen bij het initiëren van het project
om de belangrijkste aanbeveling uit de taskforce: Het centraliseren van de ICT bij de BVO.

In 2020 hebben Corona, het afronden van het migratieproject naar Solvinity (over beide meer later) een
enorm effect gehad op de operatie. De wisseling van het volledige managementteam van de BVO heeft de
rem op de noodzakelijke organisatie ontwikkeling binnen de BVO gezet. E.e.a. heeft gelukkig nauwelijks tot
operationele haperingen geleid. In November is het nieuwe MT weer op volle sterkte en kan met de
opdrachten van het bestuur en de eerder reeds geconstateerde verbeteringsmogelijkheden aan de slag
worden gegaan.


BUDGETUITPUTTING 2020
Lasten
De ontwikkeling van de lasten is als volgt:
                                                                                                            Bedragen in €
                                              Pri mi ti eve    Addi ti onel e       2e en 3e           Begroti ng na
                                              begroti ng        bi jdrage*        kwa rtaa l rapp.       wi jzi ging
Operati onel e kos ten                             6.352.996           519.716            181.991            7.054.703
Deta cheri ngs vergoedi ng                         3.102.103             7.063                     -         3.109.166
Ka pi ta al l a s ten                              1.565.050                  -          -181.991            1.383.059
Totaa l                                           11.020.149           526.779                     -       11.546.928


Voor operationele kosten (inclusief geregistreerde verplichtingen) wordt een tekort voorzien van € 181.991.
Technisch Beheer en Technisch Applicatie Beheer zijn in 2019 en 2020 uitbesteed aan een leverancier van
automatiseringscomponenten. De vergoeding voor deze uitbesteding is variabel en vindt niet plaats tegen
een vaste prijs. Applicaties worden steeds complexer, dit vergt meer capaciteit en resulteert in een hogere
vergoeding. Het huidige budget is hiervoor niet toereikend. Deels kan dit worden opgevangen door een
onderschrijding op kapitaallasten (zie hieronder), maar dit zal in de komende jaren anders geadresseerd
moeten worden.

De gemeente Alphen aan den Rijn brengt een detacheringsvergoeding in rekening voor het personeel dat
ter beschikking staat voor de BVO. Deze kosten zijn nog niet aan de BVO in rekening gebracht maar uit de
geactualiseerde personeelsstaat blijkt dat we het begrote bedrag naar verwachting nodig zullen hebben. Na
het derde kwartaal zijn er weliswaar vacatures ontstaan vanwege het vertrek van personeel, maar dat bedrag
zal worden ingezet voor het tijdelijk extern inhuren van die specifieke vakkennis en op termijn voor het
invullen van deze vacatures.

De kapitaallasten (afschrijving en rente) kunnen met € 181.991 naar beneden worden bijgesteld vanwege
een onderschrijding op investeringen. Dat betreft het krediet Impuls/ICT Strategie 2019 en
vervangingsinvesteringen, zie hiervoor de jaarrekening 2019. Deze onderschrijding moet in samenhang
worden gezien met de overschrijding op de operationele kosten. De uitbesteding van het technisch


VERSIE 1.3 25.11.2020                                                                                  PAGINA 2 VAN 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>2e en 3e KWARTAALRAPPORTAGE 2020



(applicatie) beheer en de overgang naar “Software as a Service” (SAAS) resulteert namelijk in lagere
kapitaallasten en hogere licentie-/servicekosten.

* De kolom additionele bijdrage betreft de bijstellingen van de budgetten waar een additionele vergoeding
tegenover staat toegevoegd. Dit betreft de aanvragen die niet behoren tot de standaard dienstencatalogus.
De volledige kosten van dit maatwerk en/of meerwerk worden door de BVO additioneel aan de betreffende
gemeente doorberekend. Zie ook de toelichting bij ‘baten’.

Baten
De ontwikkeling van de baten is als volgt:

                                                                                                              Bedragen in €
                                             Pri mi ti eve     Addi ti onel e       2e en 3e             Begroti ng na
                                             begroti ng         bi jdra ge        kwa rtaa l rapp.         wi jzi ging
Al phen a a n den Ri jn                           8.873.531            466.196                       -         9.339.727
Ka ag en Braa s s em                              2.146.618             60.583                       -         2.207.201
                                                 11.020.149            526.779                       -       11.546.928

Overzicht van baten en lasten
Het BBV-overzicht van baten en lasten bevat de raming van de baten en lasten en het saldo per programma,
van de algemene dekkingsmiddelen, van de overhead, van de heffing van de vennootschapsbelasting en van
de post voor onvoorzien en geeft afzonderlijk per programma de beoogde reservemutaties weer.

                                                                                                              Bedragen in €
                                             Pri mi ti eve     Addi ti onel e       2e en 3e             Begroti ng na
                                             begroti ng         bi jdra ge        kwa rtaa l rapp.         wi jzi ging
Progra mma ICT-di ens tverl eni ng                1.535.481            290.968            200.000              2.026.449
Al gemene dekki ngs mi ddel en                             -                  -                    -                   -
Overhea d                                         9.484.668            235.811               11.128            9.731.607
Vennoots cha ps bel a s ti ng                              -                  -                    -                   -
Onvoorzi en                                                -                  -                    -                   -
Totaa l l a s ten                                11.020.149            526.779            211.128            11.758.056

Progra mma ICT-di ens tverl eni ng                       -            290.968              200.000              490.968
Al gemene dekki ngs mi ddel en                           -                  -                    -                    -
Overhea d                                       11.020.149            235.811                    -           11.255.960
Vennoots cha ps bel a s ti ng                            -                  -                    -                    -
Onvoorzi en                                              -                  -                    -                    -
Totaa l ba ten                                  11.020.149            526.779              200.000           11.746.928

Res ervemuta ti es                                         -                  -             11.128               11.128

Sa l do van ba ten en la s ten                             -                  -                      -                  -




VERSIE 1.3 25.11.2020                                                                                    PAGINA 3 VAN 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>2e en 3e KWARTAALRAPPORTAGE 2020



ONTWIKKELINGEN IN 2020
Aangescherpt proces extra dienstverlening
Zoals in de eerste kwartaalrapportage vermeld wordt er scherp toegezien op de gevraagde dienstverlening.
Als er zich aanvragen voordoen die niet behoren tot de standaard dienstencatalogus dan worden de
bijbehorende kosten eerst geïnventariseerd. Vervolgens wordt een offerte uitgebracht. Na akkoord wordt de
aanvraag in behandeling genomen en na afronding van de opdracht volgt afzonderlijke facturatie. Op deze
manier wordt vermeden dat er een tekort ontstaat, doordat budget moest worden aangewend ten behoeve
van werkzaamheden die niet tot de standaard dienstverlening behoorde. Ook is deze werkwijze zuiver voor
de deelnemende gemeenten: degene die extra diensten afneemt, betaalt hier ook voor.
Eind september is al ruim € 526.000 additioneel in rekening gebracht. Ondanks het offertetraject en formele
akkoord, verloopt de administratieve afhandeling en invordering niet altijd soepel. Gekeken zal worden hoe
dit proces verder geoptimaliseerd kan worden en hoe – indien van toepassing – de kosten fatsoenlijk worden
ondergebracht in de begroting.

Vervanging Zaaksysteem
Noodgedwongen moet worden overgegaan tot een ander Zaaksysteem. Deze ingrijpende verandering
brengt incidentele frictiekosten met zich mee. Deze kosten zijn incidenteel geraamd op € 1.000.000,-. Hiervan
komt 80% voor rekening van Alphen aan den Rijn en 20% voor rekening van Kaag & Braassem. Eind april
2020 is een afzonderlijk traject ingezet voor de dekking van deze frictiekosten omdat deze kosten buiten de
BVO begroting om, door beide gemeenten worden bekostigd.
Dit project wordt gefaseerd over 2020 en 2021 uitgevoerd. Naar verwachting zal € 200.000 benodigd zijn in
2020 en de resterende € 800.000 in 2021. In deze rapportage wordt de begroting hierop aangepast.

De hernieuwde aanbesteding (de eerste uitvraag leverde geen kandidaat leveranciers op) heeft er toe geleid
dat drie leveranciers een inschrijving hebben gedaan. In november en december zullen de inschrijving van
de leveranciers worden beoordeeld en zal tot gunning worden overgegaan. In 2021 zal het implementatie
project starten voor de vervanging van het huidige zaaksysteem. Voor de implementatie van zaakgericht
werken staan echter beide gemeenten aan de lat. In nauwe samenwerking en met duidelijk gescheiden
verantwoordlijkheden zal door de BVO worden samengewerkt om de ICT leveranciers rol in te vullen in deze
projecten.

Coronavirus
Het coronavirus heeft grote gevolgen voor de gezondheid, onze samenleving en economie. We werken hard
om het virus onder controle te krijgen. Ook voor de BVO en haar medewerkers heeft deze pandemie grote
gevolgen. Thuiswerken is de norm geworden voor medewerkers van de BVO en al haar eindgebruikers. De
ondersteuning van eindgebruikers vind nu vaak op afstand plaatsvind is complexer omdat de eindgebruikers
nu veelal werken op niet standaard – eigen – apparatuur werken. De hoeveel werk is daardoor significant
toegenomen. Middels een akkoord vanuit beide gemeenten voor het aantrekken van extra capaciteit op de
ICT servicedesk is de BVO nog steeds in staat om haar standaard dienstverlening te verrichten. Daarnaast
faciliteert de BVO bij ondersteuning op afstand van digitale raadsvergadering en is zij betrokken bij de
voorbereiding op de nafase van deze Corona pandemie (denk aan hybride werkvormen en meer
thuiswerken). De extra kosten die door de BVO worden gemaakt als gevolg van de Corona crisis vallen buiten
de begroting, worden vooraf aan beide gemeente voorgelegd voor akkoord en kunnen via het rijk en de
extra compensatie die gemeenten ontvangen als gevolg van de Corona crisis worden verhaald.

Uitbesteding aan Solvinity
In de afgelopen maanden is na een periode van ruim 2,5 jaar het migratie project uitbesteding van de ICT
infrastructuur naar Solvinity afgerond. De decharge is gegeven per 1 juli 2020 en over de laatste punten en
komma’s m.b.t. de eindafrekening is begin november overeenstemming bereikt. Een grote mijlpaal! Een
moeizaam, energievretend maar vooral ook leerzaam proces is ten einde. Het nieuwe MT en het regieteam
dat inmiddels weer op sterkte is hoeven zich nu niet meer bezig te houden met openstaande projectissues


VERSIE 1.3 25.11.2020                                                                         PAGINA 4 VAN 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>2e en 3e KWARTAALRAPPORTAGE 2020



en kunnen zich nu samen met onze outsourcingspartner volledige richten op het professionaliseren van de
dienstverlening.

Meningsverschil over de uitbestedingsovereenkomst met Solvinity
Gedurende het outsourcing migratie traject naar Solvinity is in 2019 een verschil van inzicht ontstaan over
een aspect van de standaard dienstverlening die de BVO bij Solvinity heeft gecontracteerd in de
aanbesteding. Het betreft het zgn. ICT lifecycle management. Daar waar de BVO stelt dat deze dienst
inclusief bij de gecontracteerde dienstverlening is, stelt Solvinity dat dit niet het geval is en er sprake is van
meerwerk. Het niet uitvoeren van deze werkzaamheden kan tot informatiebeveiligingsrisico's leiden.

BVO heeft Solvinity ertoe bewogen de werkzaamheden uit te voeren en heeft hiervoor een onverschuldigde
vergoeding overgemaakt. Het beslechten van het verschil van inzicht is gedurende het migratieproject met
wederzijdse instemming geparkeerd. Hierbij is afgesproken dat aan het einde van de migratie de discussie
opnieuw gevoerd zou worden en indien er dan toch geen overeenstemming wordt bereikt, het vraagstuk
aan de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA) zal worden voorgelegd voor een onafhankelijk
advies (een advies/uitspraak van de SGOA wordt overigens niet publiek). De gesprekken zijn in de
afgelopen maanden opnieuw gevoerd waarbij beide partijen zich juridisch hebben laten ondersteunen. De
BVO is overtuigd van haar gelijk. In de komende weken zal een laatste poging worden gedaan om de
impasse te doorbreken anders rest een gang naar de SGOA. De BVO directie zal binnen haar mandaat
proberen het geschil op te lossen en zal anders vooraf aan het mogelijk besluit om naar de SGOA te gaan
het bestuur informeren. Indien lifecycle management als meerwerk bestempeld wordt kan dat op de initiële
looptijd van het contract potentieel voor de BVO tussen de €200-€250K additionele kosten betekenen.




VERSIE 1.3 25.11.2020                                                                               PAGINA 5 VAN 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>