<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                         Embargo tot en met 19 april 2012

Raadsvoorstel
                                                          Raadsvergadering : 22-03-2012
                                                          Voorstel : 2012-055
                                                          Agendapunt : <###>

                                                          Zaaknummer : 1894/2012/68915
                                                          Documentnummer :
                                                          Datum : 20-03-2012


Onderwerp
Eindvoorstel Huis van de Gemeente


Voorstel
   1. vast te stellen het eindvoorstel Huis van de Gemeente, inclusief de bijlagen 3 t/m 8a
     2. vast te stellen een maximaal krediet voor de realisatie van het Huis van de Gemeente inclusief
        ketenpartners en bibliotheek van € 18.796.000 inclusief 2% niet compensabele btw, (exclusief
        btw is dat € 18.450.000) en de dekking hiervan zoals aangegeven in dit voorstel. Van dit
        krediet € 11.400.000 exclusief. btw en ketenpartners, toe te rekenen aan de bouw- en
        installatiekosten.
     3. Vast te stellen dat het college van burgemeester en wethouders binnen de kaders van de raad
        en het ambitiedocument de opdracht heeft om het Huis van de Gemeente te realiseren.

Inleiding
Met de vaststelling van de Kaders voor het Huis van de Gemeente op 28 juni 2011 (bijlage 2) heeft u
het college opdracht gegeven om met een eindvoorstel te komen. Het eindvoorstel moet een plan van
aanpak, het bijbehorende tijdpad en het financieringsplan bevatten.
Wij zijn stapsgewijs tot dit eindvoorstel gekomen. Als eerste hebben wij het ambitiedocument
opgesteld om vanuit de kaderstelling helder te krijgen wat het Huis van de Gemeente voor de
gebruiker moet op leveren. Wij spreken uit dat wij de beste manier van werken ontwikkelen om optimaal
service te verlenen aan onze burgers. Het Huis van de Gemeente wordt een gebouw dat past bij deze
dienstverlening. Daarnaast hebben we de filosofie achter de integratie van de bibliotheek als
ketenpartner omschreven die cruciaal is om onze ambitie waar te maken. Samen met de relevante
ontwikkelingen op het gebied van bibliotheken is dit doorvertaald naar een concept. In de
onderbouwing van dit eindvoorstel hebben wij een verdiepingsslag gemaakt naar functioneel
ruimtelijke eisen, gebouwelijke eisen, proces, planning, risico’s en communicatie.

Op basis van onze ambities, de verdiepingsslag en daarbij rekening houdend met uw kaders, is via
een genormeerde berekening objectief bepaald wat de maximale kosten zijn voor een Huis van de
Gemeente dat past bij onze ambities.
Het huidige gebouw is een belangrijke bouwsteen bij de ingrijpende verbouwing en de beschikbare
ruimte wordt maximaal ingezet. Uit onderzoek is gebleken dat dit kan. Hierdoor is aanvullend nog een
relatief geringe uitbreiding nodig. BBN heeft samen met SDU uitgevers vergelijkend onderzoek naar
de bouw- en exploitatiekosten van gemeentehuizen gedaan en daar over gepubliceerd. Met name
bouw- en installatiekosten zijn daarbij goed vergelijkbaar. De bouw- en installatiekosten van het
gemeentelijke deel ramen wij op € 11,4 miljoen prijspeil 2014. Vergeleken met diverse benchmark
gegevens is onze raming 8 % lager dan het gemiddelde van de BBN cijfers. Vergelijken we de
stichtingskosten van het gemeentelijke deel met dezelfde benchmark is onze raming 15% lager. Met



Raadsvoorstel                                1894/2012/68915                                        1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>de energie en onderhoudskosten komen we 12% lager uit dan de BBN cijfers. De markt wijst straks uit
hoeveel het daadwerkelijk is. Wij gaan de markt uitdagen om de door ons gevraagde kwaliteit tegen
de laagste prijs te leveren.


Het realiseren van het Huis van de Gemeente leidt niet tot een extra belasting van de
gemeentebegroting en heeft geen gevolgen voor de lasten van de burger. Dit financieel gegeven
wordt gerealiseerd door de inzet van € 4.430.545 uit de reserve gewenningsbijdrage en €15.000.000
uit de reserve uitgezette middelen (Essent geld). Dit is gespaard geld dat we omzetten in
vastgoedeigendom dat zijn economische waarde behoudt (voor toelichting zie paragraaf over
financiën).
Met andere woorden, de verbouw leidt tot een volgende stap in de optimalisering van integrale
dienstverlening samen met onze ketenpartners aan onze burgers en de exploitatie van het Huis van
de Gemeente leidt niet tot een extra belasting van de gemeentebegroting en heeft geen gevolgen voor
de lasten van de burger.

De voorbereiding van dit eindvoorstel hebben wij in overleg met de klankbordgroep van uw raad
gedaan. Vanwege de strakke planning van het gehele traject hebben wij er voor gekozen om samen
met de klankbordgroep de tussenliggende stappen en nader beschreven uitgangspunten vorm te
geven.

Ambitiedocument Huis van de Gemeente
Als eerste hebben wij een Ambitiedocument opgesteld om de uitgangspunten helder in beeld te
krijgen (bijlage 2). Hiermee hebben wij een antwoord gekregen op de vraag wat het gebouw op moet
leveren voor de verschillende gebruikers van het huis van de Gemeente: inwoners, bestuurders,
ambtenaren, ketenpartners en overige gebruikers. Dit ambitiedocument bundelt alle ambities voor Het
huis van de Gemeente.

De argumenten die het Huis van de Gemeente noodzakelijk maken zijn in het Ambitiedocument
opgenomen en luiden als volgt:

        De huidige huisvesting (gebouw en tijdelijke aanbouw) voldoet om een aantal redenen niet, dit
        was bekend bij de huisvesting van de nieuwe gemeente in deze gebouwen op 1 januari 2010.
        Het huidige gebouw past niet bij onze visie op dienstverlening en onze ambitie. In onze
        dienstverlening staat de burger centraal en hechten wij grote waarde aan het ontmoeten en
        samenwerken met de burger en burgers onderling. De huidige huisvesting biedt onvoldoende
        ruimte om dat tot zijn recht te laten komen. Bovendien ondersteunt de structuur van het gebouw
        (kleine kamers en veel gangen) onze uitgangspunten; ontmoeten, samenwerken, openheid,
        integraliteit en transparantie niet.
        Op het fysieke vlak voldoet het gebouw op een aantal punten niet:
        Ten eerste is het bestaande gebouw te klein voor het huisvesten van onze medewerkers. Ten
        tweede zijn de klimaatinstallaties niet uitgerust voor het aantal mensen dat zich in het gebouw
        bevinden.
        Als derde is vanuit energetisch oogpunt het gebouw niet meer van deze tijd.
        Als vierde is de tijdelijke aanbouw uit 2010 uit een oogpunt van goed werkgeverschap niet
        geschikt om veel langer dan 5 jaar te gebruiken. De klimatologische en energetische
        eigenschappen van de tijdelijke aanbouw zijn niet toereikend.

Ambitie vanuit structuurvisie
De ambitie is om een aantrekkelijk, compact en compleet winkelgebied te blijven bieden met
aantrekkelijke verblijfsgebieden, een diversiteit aan functies en een goede bereikbaarheid met
voldoende parkeergelegenheid.
Volgens onze structuurvisie kunnen voorzieningen met maatschappelijke functies in het centrumge-
bied worden gerealiseerd. Het Huis van de Gemeente met ketenpartners erin verweven past dus goed



Raadsvoorstel                                 1894/2012/68915                                         2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>in dit beeld. De uitdaging voor het Huis van de Gemeente is om de directe visuele relatie met het
centrum te verbeteren.

De bibliotheek als ketenpartner
Wij werken permanent aan optimale dienstverlening aan onze burgers. Het Huis van de Gemeente
vormt het bruisend hart waar de samenleving samen werkt en ontmoet in een prettige omgeving, die
uitnodigend is en inspireert. Zo wordt onze samenleving verder ontwikkeld. Samenwerking en
synergie beginnen bij het samenbrengen van mensen. Hier zit de toegevoegde waarde van een
bibliotheek. De bibliotheek is een publiekstrekker en een kenniscentrum.
Het is een plek waar mensen elkaar ontmoeten, laagdrempelig en ongedwongen. Een bibliotheek
biedt ruimte voor educatie, voorlichting, debat, vergaderen, studie, internet en ontspanning. Hiermee
levert de bibliotheek een bijdrage aan de vorming van de “huiskamer van Peel en Maas”. Alle culturen,
jong en oud, kunnen elkaar hier ontmoeten.

Met ketenpartners kunnen we diensten die complementair zijn, gecoördineerd aanbieden. Door
integratie van ketenpartners zoals de bibliotheek ontstaat er voor de burger één centrale plek voor de
beantwoording van uiteenlopende vragen.
De integrale samenwerking tussen ons en de bibliotheek, leidt tot een (digitale) broedplaats door
halen en brengen van informatie, delen van kennis tussen alle partijen en geledingen en levert zo een
bijdrage aan nieuwe kennis door innovatief bezig te zijn in een daarvoor ingerichte ruimte.

Ook voor de bibliotheek is een notitie opgesteld die integraal deel uitmaakt van dit eindvoorstel. In
deze notitie wordt de filosofie van de bibliotheek als ketenpartner uiteen gezet, ontwikkelingen over
de bibliotheek geschetst, de bibliotheek in het Huis van de gemeente uitgewerkt, de hoofdlijn van de
programmatische inrichting beschreven en de ruimtebehoefte vertaald in activiteiten in die ruimte.


Verbinding met kaderstelling
Kaderstellend zijn door u op 28 juni 2011 tien onderwerpen benoemd waarvan u specifiek verlangt dat
het Huis van de Gemeente er aan bijdraagt of het proces ordentelijk verloopt. Deze onderwerpen
hebben wij verdiept in de onderbouwing van het eindvoorstel, die als bijlage 3 bij dit eindvoorstel is
gevoegd. Hieronder volgen een korte introductie van de verdieping en een verwijzing naar het
hoofdstuk in de onderbouwing van het eindvoorstel.

1)        Passende dienstverlening
          Door het maken van een laagdrempelig en overzichtelijk openbaar gebied met daarin
          verschillende gebieden en faciliteiten wordt een basis gelegd om onze inwoners op een
          adequate en respectvolle wijze te helpen in een omgeving die daar het beste bij past. Het
          openbare gebied is de meest directe schakel tussen de inwoner en ons. Er zijn keuze
          mogelijkheden voor de inwoner in welk soort ruimte hij of zij geholpen wil worden. De
          dienstverlening krijgt in het Huis van de Gemeente vooral vorm in het Klant Antwoord
          Centrum. Het is een doorontwikkeling van het huidige succesvolle Klant Contact Centrum. In
          het openbaar gebied zijn gebieden waar samenwerking, ontmoeting en informatie-uitwisseling
          plaatsvinden. Dit wordt verder toegelicht in hoofdstuk 2: functioneel ruimtelijke aspecten.

2)        Huis van de Gemeente
          In het Huis van de Gemeente werken inwoners en gemeente samen aan de samenleving, het
          is uitnodigend en burgers voelen zich er welkom. Wij nodigen uit tot samenwerking. Het Huis
          van de Gemeente komt ook tot stand door onder andere functies op te nemen die innovatie en
          dienstverlening door samenwerking versterken. Wij bieden ruimte aan ketenpartners om hun
          dienstverlening te integreren met onze dienstverlening in de publieksruimte. Op deze wijze
          krijgt de inwoner zijn antwoord in één keer vanuit samenwerkende instanties aan één loket.
          De ruimte voor ketenpartners in het openbaar gebied wordt door ons als gastheer


Raadsvoorstel                                1894/2012/68915                                            3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>          gefaciliteerd. Tegelijk zijn wij gast in het Huis van de burgers. Met de ketenpartner vindt een
          reële kostenverrekening plaats van de ruimte die zij gebruiken. Ook worden elkaars diensten
          gedeeld. De bibliotheek vormt als ketenpartner een integraal onderdeel van het Huis van de
          Gemeente. Door een bezoekersstroom van jong en oud en een geïntegreerde dienstverlening,
          bijvoorbeeld op het gebied van informatie, ontstaat een dynamisch geheel. Tegelijkertijd werkt
          de aanwezigheid van ketenpartners drempelverlagend door de aanwezigheid van veel
          mensen van diverse organisaties en functies. Meer informatie hierover in hoofdstuk 2:
          functioneel ruimtelijke aspecten en in bijlage 3 “de bibliotheek als ketenpartner”.
3)
          Toegesneden/aansluitende werkstijl
          Vanuit onze ambitie samenwerken en ontmoeten is gekeken naar een toegesneden werkstijl.
          Daarbij onderscheiden we drie werkstijlen: bedenken, verwerken en delen. Elk van deze
          stijlen heeft zijn eigen kenmerken, stelt andere eisen aan de omgeving en faciliteiten en
          passen elk op hun eigen manier bij onze ambities. Dit zowel voor de werkplekken als voor de
          multifunctioneel inzetbare overlegruimten. Hoofdstuk 2: functioneel ruimtelijke aspecten gaat
          hier verder op in.

4)        Duurzaamheid
          Leidend voor de prestatie-eisen die aan het Huis van de Gemeente gesteld worden, zijn
          duurzaamheidcriteria. Wij willen een klimaatneutraal gebouw dat zowel qua gebruik als
          techniek uitgaat van verstandige keuzes op de lange termijn. Een nuchtere benadering. Zo
          krijgt het gebouw geen gasaansluiting, wordt uitgegaan van warmte-koudeopslag in de bodem
          in combinatie met warmtepompen voor energieopwekking en passen wij intelligente verlichting
          toe die alleen brandt wanneer het nodig en die tevens een laag energie verbruik heeft. Wij
          gaan het bestaande pand optimaal gebruiken in het nieuwe Huis van de Gemeente! Hoofdstuk
          3: gebouwaspecten gaat in op de technische keuzes die gemaakt zijn en de prestaties die
          gevraagd worden.

5)        Vernieuwbouw

          Vernieuwbouw is verbouw geworden. Uit een zorgvuldige analyse blijkt dat het huidige pand
          na een ingrijpende renovatie op basis van onze ambities en uitgangspunten (open ruimtes,
          transparant, communicatief, flexibel, multifunctioneel, bezettingsgraad van 75%), heel efficiënt
          te gebruiken is. Het vernieuwende concept maakt het mogelijk om met meer uitdagende
          ruimtenormen te rekenen. Voor de werkgebieden wordt bijvoorbeeld uitgegaan van 10 m2
          functioneel bruikbare vloeroppervlak per werkplek. Daardoor is er een beperkte hoeveelheid
          nieuwbouw noodzakelijk om de personeelssamenvoeging van de fusie en de integratie van
          ketenpartners op een innovatieve manier te verwezenlijken.

          Doordat in innovatieve concepten geen indelingsverliezen zijn en omdat het percentage
                                                                         2
          horizontale verkeersruimte substantieel kleiner is, zijn alle m functioneel bruikbaar. Zo zijn er
          bijvoorbeeld tussen de kantoorkamers geen gangen meer nodig. Tevens worden alle
          voorzieningen multifunctioneel gebruikt. Het restaurant is ook een werkomgeving. De
          Raadszaal is tevens de grote vergaderruimte. De Collegekamer en de Burgemeesterskamer
          worden eveneens gebruikt als vergaderkamer respectievelijk representatiekamer. Dit alles
          tezamen leidt ertoe dat we een compact Huis van de Gemeente gaan maken. Ook compact
          ten opzichte van gemeenten van vergelijkbare grootte. Voor de verbouw bedraagt het
          oppervlak van het bestaande gebouw 4900m2 voor 20.000 inwoners en voor 160
          medewerkers. Na verbouw bedraagt het oppervlak (exclusief ketenpartners en bibliotheek)
          6250 m2 voor 43.000 inwoners en 290 medewerkers.

          Het compacte bouwvolume stelt uitdagende eisen aan de opgave voor de architect. Hij/zij zal
          zich aan het PVE committeren en een ontwerp maken dat precies bij onze wens past zonder

Raadsvoorstel                                   1894/2012/68915                                               4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>          overmaat. De architect geven wij de opdracht om onder het maximale bedrag van de raming
          te blijven. Om de gewenste verbinding met het park mogelijk te maken, wordt rekening
          gehouden met het verwijderen van de huidige raadszaal. In het projectdossier worden daar de
          prestatie-eisen voor vastgelegd.
          Hoofdstuk 2: functioneel ruimtelijke aspecten gaat hier verder op in. Hoofdstuk 3:
          gebouwaspecten vertelt over de technische keuzes die gemaakt zijn.

6)        Betrokkenheid van de raad, het college, de inwoners, de medewerkers en de directie bij de
          inrichting van het gebouw
          In het vervolgproces worden gebruikers betrokken bij de ontwikkeling van hun eigen ruimte
          zoals dat ook gebeurd is bij het tot stand komen van de onderbouwing van het eindvoorstel:
          de raad bij het gebied dat voor de raad bestemd is; burgers bij het gebied dat voor burgers
          bestemd is; medewerkers bij het gebied waar zij gaan werken. Op dit moment loopt al een
          burgerconsultatie over het Klant Antwoord Centrum. De resultaten hiervan worden verwerkt in
          het projectdossier voor de architect en teruggekoppeld met de burgers tijdens de voorlopig
          ontwerp fase. In het hoofdstuk 6: proces en planning wordt ingegaan op wie op welke wijze
          wordt betrokken in het vervolg van het project.

7)        Communicatie
          Er is een communicatieplan gemaakt dat samenhangt met de aanpak die wordt weergegeven
          in hoofdstuk 6. De essentie staat in dat hoofdstuk beschreven.

8)        Planning
          De planning gaat uit van een aanbesteding van de bouw rond de zomer van 2013 en een
          definitieve oplevering van het gebouw eind 2014. Het is een strakke planning die meer dan
          een traditionele aanpak vraagt, hetgeen goed aansluit bij de actuele ontwikkelingen in de
          bouwwereld. In bijlage 3 van dit eindvoorstel is een overallplanning opgenomen waarin de drie
          sporen (fysieke spoor, mentale spoor en digitale spoor) uitgezet zijn. Onze grote voorkeur
          gaat uit naar het voorkómen van tijdelijke huisvesting. De fasering in de uitvoeringsplanning
          gaat hier ook van uit. Tijdens de voorbereiding moet blijken of de overlast voor de organisatie
          niet te groot wordt. Blijkt dat wel het geval dan wordt gedeeltelijk uitgeweken naar eenvoudige
          tijdelijke huisvesting. Om dit risico te beheersen zijn in de kostenraming hier middelen voor
          gereserveerd. In hoofdstuk 6 wordt de planning toegelicht. De planning blijft uitgaan van de
          gestelde kaders.

9)        Wijze van aanbesteding
          De markt wordt gevraagd in te schrijven op basis van een vast bedrag en met voorstellen ter
          optimalisatie te komen. Wij gaan de markt hierbij tegelijkertijd uitdagen om de door ons
          gevraagde kwaliteit tegen de laagste prijs te leveren. U wordt door ons op de hoogte gebracht
          van de aanbestedingsresultaten. Aanbestedingsvoordelen worden teruggestort in de
          algemene middelen. Aanbestedingsvoordelen leiden overigens ook tot een lagere exploitatie.
          De Europese aanbesteding wordt zowel op bouw- als onderhoudskosten gericht. Het
          inbouwpakket omvat meerdere leveringen die wij apart aanbesteden en gunnen. Zo geven wij
          meer en kleinere partijen een kans om mee te bouwen aan het Huis van de Gemeente. Als
          tijdelijke huisvesting nodig is, wordt nagegaan wie het voordeligst tijdelijke huisvesting kan
          realiseren. Hoofdstuk 6 verdiept dit onderwerp.

10)       Selectie architect
          De Europese selectie van de architect is op 14 maart jl. gestart. De selectie vindt plaats in
          twee fasen. Een selectiefase (vanuit alle belangstellende het kiezen van vijf bureaus) en een



Raadsvoorstel                                  1894/2012/68915                                            5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>          inschrijvingsfase (vanuit de vijf geselecteerden het kiezen van de meest passende). De
          architect wordt gevraagd zelf de door hem/haar gewenste of benodigde adviseurs in te
          schakelen en zo integraal verantwoordelijk te zijn voor de het te leveren resultaat. Het meest
          passende bureau wordt voorgelegd aan de klankbordgroep van de Raad. Zie voor meer
          informatie hoofdstuk 6.


Onderbouwing eindvoorstel Huis van de Gemeente

Op basis van het Ambitiedocument is het Projectdossier uitgewerkt. Het Projectdossier is de verdere
uitwerking c.q. de vertaling van het Ambitiedocument in onder andere ruimtelijke en technische eisen.
In de onderbouwing van het eindvoorstel zijn de hoofdlijnen opgenomen.
Het Ambitiedocument en het Projectdossier vormen een onderdeel van het af te sluiten contract met
de architect. Het projectdossier bevat ontwerptechnische randvoorwaarden in de vorm van te leveren
prestaties. Het Projectdossier wordt de komende maanden nog verder uitgewerkt en verfijnd, uiteraard
binnen de grenzen van de hoofdlijnen. Het Ambitiedocument, de onderbouwing van dit eindvoorstel en
de notitie de bibliotheek als ketenpartner maken integraal deel uit van dit eindvoorstel en vormen er de
basis voor.

Antwoord op de opdracht bij de kaderstelling van 28 juni 2011
Het door u gevraagde plan van aanpak is in de onderbouwing van het eindvoorstel opgenomen,
hoofdstuk 5, Proces en Planning. Het hoofdstuk bevat: de opbouw van de projectorganisatie, de te
betrekken partijen, de wijze van selecteren van de partijen, de overallplanning, de fasering en
besluitvorming.

Het door u gevraagde tijdpad is opgenomen in hoofdstuk 6, Planning en Risico’s. De hoofdlijn van de
planning bestaat uit:
    • Selectie architect met adviseurs        14 maart 2012 –12 juli 2012
    • Ontwerpperiode                          juli 2012 –april 2013
    • Selectie aannemer                       april 2013-september 2013
    • Verbouwperiode                          augustus 2013-einde 2014
    • Inrichten                               maart 2014-december 2014

De basis voor het financieringsplan is opgenomen in hoofdstuk 4, Financiën. Het hoofdstuk bevat een
uiteenzetting met betrekking tot de uitgangspunten voor de investering, de investeringskosten, de
uitgangspunten met betrekking tot de stichtingskosten, bijkomende kosten en de exploitatiekosten.

Kosten:
Met het ambitiedocument wordt bepaald wat we willen. In het projectdossier wordt bepaald hoe we dat
technisch vertalen. De zaken die dan voor de calculatie van belang zijn bestaan uit de volgende
onderwerpen:

     1. Ruimtelijke uitgangspunten die de omvang van het gebouw bepalen en de opgave om een
        compact Huis te maken.
     2. Het ambitieniveau sober en doelmatig als uitgangspunt voor de uitstraling, het
        materiaalgebruik en het inrichtingsniveau.
     3. Het technisch referentiemodel vanuit de beschreven te leveren prestaties.
     4. De planning en de factor tijd en de risico’s en beheersmaatregelen die daar bij horen.

De raming van de kosten voor het Huis van de Gemeente inclusief ruimte voor ketenpartners bedraagt
€ 18.796.000 inclusief 2% niet compensabele btw.. De ketenpartners vergoeden de kosten van hun
huisvesting in het Huis van de Gemeente. Met een aantal ketenpartners zijn gesprekken gevoerd
waarbij de nodige interesse om mee te doen is uitgesproken. Na het definitief ontwerp wordt het
overleg vervolgd om de huidige deelname vast te stellen en te vertalen in contracten. De partners in
het Huis van de Gemeente blijven dynamisch, afhankelijk van nut en noodzaak vanuit de behoefte van
de burger geredeneerd.



Raadsvoorstel                                  1894/2012/68915                                             6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>De bouw- en installatiekosten voor de verbouwing, excl. ketenpartners en bibliotheek, bedragen
€ 11,4 miljoen prijspeil 2014. Wij hebben de kosten getoetst aan benchmark gegevens van de
adviesbureaus BBN, PRC en Draaijer, om te weten hoe de verhoudingen liggen. Hieruit blijkt dat we
met de bouw- en installatiekosten 8% onder deze benchmarkbedragen van BBN zitten. Voor de
stichtingskosten is dit 15% en voor de energie- en onderhoudskosten is het 12 % onder deze
benchmark bedragen. Vanwege ons economisch belang bij deze gegevens in relatie tot de diverse
aanbestedingen die nog komen, rust op deze informatie geheimhouding op grond van artikel 25 lid 2
GW en op grond van artikel 10 lid 2b WOB. Deze informatie ligt voor u ter visie bij de griffie. Dat geldt
ook voor de raming van de kosten van het Huis van de Gemeente.

Een goede verhouding tussen de investering en de exploitatie is belangrijk. Het uitgangspunt hierbij is
het beperken van onderhoud- en beheerkosten door een goede materiaalkeuze en bijvoorbeeld goede
bouwkundige detaillering in relatie tot een sober en doelmatige investering. Gedurende de
ontwerpfase worden hiervoor de nodige afwegingen en keuzes gemaakt. Een goede verhouding
tussen investeringkosten en exploitatiekosten is een aspect dat de architect uit moet werken, gericht
op de prestatie die hij/zij moet leveren op dit onderdeel. Vanuit de gevraagde prestaties zijn meerdere
oplossingen mogelijk waarbij de expertise van de architect en diens partners wordt ingezet om de
juiste keuze te maken. Varianten per ontwerpstap worden hiervoor uitgewerkt. De realisatie van het
gebouw en het onderhoud worden integraal aanbesteed.
De raming van de totale gebouwgebonden exploitatiekosten, exclusief het bibliotheek gedeelte,
(elektriciteit, water, onderhoud, schoonmaak,onderhoud binnentuin ed.) bedraagt € 420.000 exclusief
btw. Voor het bibliotheekgedeelte bedraagt dit € 25.000 euro. Hiervoor geldt een eigen financiering.

Doelstelling
Op de huidige locatie het Huis van de Gemeente Peel en Maas te ontwikkelen tot een goed
functionerend huis met uitstekende integrale dienstverlening passend binnen de ruimtelijke en
financiële mogelijkheden.

Relatie (programma)begroting
Dit voorstel draagt bij aan de realisatie van de volgende doelstelling en uitvoeringsafspraak uit de
(programma)begroting: realisatie van het Huis van de Gemeente op het Wilhelminaplein te Panningen
door verbouw van het huidige gemeentehuis.

Financiën
Dekking van de kosten
Het dekkingsplan van het gemeentehuis is er op gebaseerd dat we dat doen met bestaand geld.
Daarvoor doen wij het voorstel om drie bronnen aan te wenden. Een deel (€ 4.430.545) van de
Herindelingbijdrage. De €10 miljoen reserve Essent waarover u bij de begroting 2012 al heeft
Besloten aangevuld met €5 miljoen reserve Essent die we tengevolge van de
fusie ontvangen.

Nader uitgewerkt en gedetailleerd is dit:
Van het rijk ontvangen wij een herindelingbijdrage om kosten te kunnen dragen die de fusie met zich
mee brengt om de bedrijfsvoering op orde te brengen. Deze herindelingbijdrage wordt voor een deel
ingezet voor de financiering van het huis van de Gemeente, via een storting in de reserve
gewenningsbijdrage.
In voorgaande begrotingen is uitgegaan van inzet van de het gehele nog resterende gedeelte van de
reserve gewenningsbijdrage ter dekking van de lasten van het Huis van de Gemeente. In dit
raadsvoorstel is uitgegaan van de inzet van € 4.430.545 uit de reserve gewenningsbijdrage. Met de
begroting 2012 is eveneens besloten om van de reserve uitgezette middelen (Essent gelden) een
bedrag van € 10.000.000 aan te wenden ter dekking van de kapitaallasten gemeentehuis. Aanvullend
wordt voorgesteld om ook de resterende € 5.000.000 (ook Essent gelden)uit de reserve uitgezette
middelen ter dekking van de kapitaallasten gemeentehuis aan te wenden.
Dit is in feite gespaard geld dat omgezet wordt in vastgoedeigendom dat zijn economische waarde
behoudt. Op deze wijze zijn er gedurende de looptijd van 40 jaar ieder jaar gelijke lasten. Hierdoor
heeft het ook geen nieuw effect op de meerjarenbegroting.
Door de Essent gelden te gebruiken voor de financiering verwachten wij een bedrag van € 600.000
aan rentekosten te kunnen besparen. Naar verwachting missen wij dan wel de rente inkomsten van


Raadsvoorstel                                 1894/2012/68915                                           7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>€ 600.000 van het tot nu toe uitgezette geld. Dus per saldo zal het betalen met Essent gelden geen
gevolgen hebben voor de begroting. Met andere woorden de bouw en exploitatie van het Huis van de
Gemeente leiden niet tot een extra belasting van de gemeentebegroting en hebben geen gevolgen
voor de lasten van de burger.

Eigen aandeel inclusief ketenpartners
De Stichtingskosten van het Huis van de Gemeente bedragen totaal € 17.550.000 prijspeil 2014 (zie
bijlage 7). Dit is inclusief het gedeelte van de ketenpartners, maar exclusief het gedeelte van de
bibliotheek en de 2% niet compensabele BTW. In dit bedrag is tevens opgenomen een bedrag van
€ 250.000 aan verhuiskosten en openingskosten. Deze uitgaven mogen we niet activeren volgens de
financiële voorschriften. Deze kunnen we in 2014 eenmalig dekken uit het budget dat is opgenomen
bij het gemeentehuis in de begroting. Ze maken wel deel uit van het krediet.

De Stichtingskosten zijn dan € 17.300.000 en samen met de 2% niet compensabele BTW is dat
 € 17.646.000. De kapitaallasten van deze Stichtingskosten bedragen op basis van een
rentepercentage van 4% € 1.291.000. In overeenstemming met ons afschrijvingsbeleid zijn we bij de
berekening van deze kapitaallasten uitgegaan van een afschrijvingstermijnen van 40 jaren voor de
bouwkosten en een afschrijvingstermijn van 15 jaren voor de installaties en voor de inrichting. In de
gemeentebegroting is een bedrag van € 1.541.000 opgenomen aan kapitaallasten in 2014 en vanaf
2015 € 1.556.000 voor het Huis van de Gemeente. Daarnaast vallen dan de kapitaallasten vrij van de
oude gemeentehuizen van de voormalige gemeenten Kessel, Maasbree en Meijel. Deze
gemeentehuizen worden ingebracht in de grondexploitatie of verlopen (Meijel) budgettair neutraal. Het
gaat hierbij om een bedrag van € 200.000 (oud voor nieuw).
Met de ketenpartners vindt een reële kostenverrekening plaats. Dit kan pas als de ketenpartners
bekend zijn en bovendien zal er een wisselende bezetting met ketenpartners ontstaan afhankelijk van
de wederzijdse behoefte en de behoefte van de inwoners. Na de definitiefase is er duidelijkheid voor
de partners mbt de kosten en samenwerking. Dit zal dan de basis zijn voor de contractuele afspraken

De jaarlijkse exploitatielasten voor het Huis van de Gemeente (inclusief ketenpartners) worden
geraamd op € 420.000. Dit is inclusief de storting in de voorziening groot onderhoud voor een bedrag
van € 86.000. De exploitatielasten kunnen we ruimschoots dekken binnen de huidige exploitatielasten
die in de begroting zijn opgenomen (€ 502.000) voor deze componenten (oud voor nieuw). Door het
onderhoudsbehoeftige gedeelte van de installatiekosten ook op 15 jaar af te schrijven en de
vrijkomende ruimte te gebruiken voor herfinanciering van het betreffende onderhoud is dit ook
gedurende de gehele looptijd van de afschrijving geborgd.

Aandeel bibliotheek
De Stichtingskosten voor de bibliotheek zijn geraamd op € 900.000 (exclusief BTW). Hier hoeven we
geen BTW over te berekenen omdat deze kosten compensabel zijn. Dat wil zeggen dat we het BTW-
bedrag geheel terugkrijgen en derhalve geen uitgavenpost vormt. Uitgaande van een rentepercentage
van 4% en een afschrijvingstermijn van 40 jaren bedragen de kapitaallasten € 58.000. De
exploitatielasten worden geraamd op € 25.000.
De totale lasten voor het gedeelte bibliotheek bedragen € 83.000. In de huidige begroting is een
bedrag opgenomen van € 70.000.
Het verschil van € 13.000 wordt veroorzaakt door een stijging van de kapitaallasten met € 23.000 en
een daling van de exploitatielasten met € 10.000. Het verschil van € 13.000 wordt gedekt uit hogere
huuropbrengsten van de bibliotheek. Deze huurverhoging wordt niet gesubsidieerd.
Hieronder vindt u de bovengenoemde financiële gevolgen overzichtelijk in een tabelvorm:

Investeringen                                     Bedrag        Kapitaal-lasten     Opgeno-men in begroting


Stichtingskosten Huis van de Gemeente             17.646.000           1.291.000                       1.541.000
(inclusief ketenpartners)


Stichtingskosten bibliotheek                         900.000             58.000*                          35.000

                                                  18.546.000           1.349.000                       1.576.000

Het benodigde krediet bedraagt inclusief niet te activeren kosten : € 18.546.00 + € 250.000 = € 18.796.000.




Raadsvoorstel                                        1894/2012/68915                                               8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>*Per saldo voor de bibliotheek een extra last van € 13.000 (€ 83.000 - €70.000). Deze wordt gedekt door een huurverhoging
voor een zelfde bedrag.



Exploitatielasten                                     Begroting Huis      Opgenomen in          Positief
                                                          van de            begroting          resultaat
                                                        gemeente                                 t.o.v.
                                                                                               begroting

Schoonmaakkosten                                              140.000             140.000                  0

Technisch onderhoud                                           101.000             115.000            14.000

Groot onderhoud (voorziening)                                   86.000            103.000            17.000

Energiekosten (stroom en gas)                                   90.000            140.000            50.000

Overig                                                           3.000              4.000             1.000

                                                              420.000             502.000            82.000




Exploitatielasten bibliotheek                                   25.000             35.000            10.000




Raadsvoorstel                                         1894/2012/68915                                                       9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Financiële uitwerking


bedragen x €           2014           2015          2016            2017           2018          2019           2020
1.000

Kosten Huis van
                       1.272          1.818         1.795           1.771          1.748         1.724          1.701
de Gemeente*




Dekking
bestaande               960            948           948                948         948           948            948
begroting




Inzet reserves:         312            850           830                805         780           755            730



Gevolgen voor
                          0            -20            -17               -18         -20            -21           -23
de begroting




In het bovenstaande overzicht met de gevolgen voor de begroting is impliciet rekening gehouden met
de (eventueel) gemiste jaarlijkse opbrengsten van de beleggingen van de Essent gelden. Want als wij
Essent gelden gebruiken om het Huis van de Gemeente te betalen hoeven wij voor dat bedrag ook
geen lening aan te trekken en dus geen rente te betalen.


*Kosten huis van de Gemeente zijn opgebouwd uit de kosten van het huidige gebouw, de € 250.000 die we niet afschrijven,
vaste lasten o.a. belasting en verzekering en onderstaande kosten in tabelvorm:

Exploitatielasten
Huis van de              420           420           420                420         420           420            420
Gemeente

Kapitaallasten
Huis van de              430          1.291         1.268           1.244          1.221         1.197          1.174
Gemeente




Raadsvoorstel                                         1894/2012/68915                                                     10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Communicatie
Voor de begeleiding en voorbereiden van dit voorstel en de uitvoering ervan is een communicatieplan
opgesteld. Het proces en de inhoud wordt praktisch voorzien van communicatie naar alle geledingen.
Leidend daarbij zij de stappen in het fysieke bouwproces. Gewerkt wordt met een voortschrijdende
communicatiekalender waar acties in worden uitgewerkt.
Zoals door u in uw kaderstelling is opgenomen zijn de diverse doelgroepen betrokken bij de
voorbereiding van dit eindvoorstel. Er heeft ook een burgerraadpleging plaatsgevonden waarvan de
resultaten worden gebruikt bij de uitwerking van het projectdossier en bij het voorontwerp worden de
resultaten teruggekoppeld.


Burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas,




de gemeentesecretaris/directeur,                         de burgemeester,
drs. H. Mensink                                          W.J.G. Delissen-van Tongerlo


Behandelend portefeuillehouder(s):

Bijlagen:
    3 Ambitiedocument
    4 Onderbouwing eindvoorstel
    5 Bibliotheek als ketenpartner
    6 Behoeftepeiling burgers
    7 Stichtingskostenoverzicht
    8 Raadsvoorstel 28 juni 2011 uitgangspunten
    8.a Raadsbesluit van 28 juni 2011




Raadsvoorstel                               1894/2012/68915                                       11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>