<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>” gemeente
eijsden-margraten

Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel aanwijzen 05042011.Rv.VI.41
gemeentelijke
archiefbewaarplaats.

Commissie AZ+M : 28-03, punt IV-1
Raad, 05-04, punt, punt IV-2

1. Vermelding onderwerp en beslispunten

Aanwijzing Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) te Maastricht tot gemeentelijke
archiefbewaarplaats Eijsden-Margraten.

2. Doel van het raadsvoorstel en samenvatting
Voor het beheer van de over te dragen statische archieven (van vóór 1982) van de
voormalige gemeenten Margraten en Eijsden is er een dienstverleningsovereenkomst
gesloten tussen het Regionaal Historisch Centrum Limburg en de gemeente Eijsden-
Margraten. Voordeel van de overbrenging van deze statische archieven is enerzijds de

klantvriendelijkheid en anderzijds een efficiëntere bedrijfsvoering van onze interne
organisatie.

Ingevolge artikel 31 Archiefwet, dient de gemeenteraad formeel de archiefdepots van het
RHCL, Sint Pieterstraat 7 te Maastricht aan te wijzen als gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Deze aanwijzing is onlosmakelijk verbonden aan het sluiten van de betreffende
dienstverleningsovereenkomst met het Regionaal Historisch Centrum Limburg.

Doel van dit raadsvoorstel is enerzijds het continueren van de werkwijze van de voormalige

gemeente Margraten en anderzijds het mede vormgeven aan een efficiënt archiefbeheer
binnen de nieuwe organisatie.

Vandaar dat voorgesteld wordt om de archiefdepots van het R.H.C.L., Sint Pieterstraat 7,
6211 JM Maastricht met ingang van 1 januari 2011 aan te wijzen als gemeentelijke
archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de Archiefwet 1995.

3. inleiding

Bij een archiefinspectie in 2009 heeft de provinciaal archiefinspecteur dringend geadviseerd
tot professionalisering over te gaan door middel van samenwerking met het RHCL. Deze
dienstverleningsovereenkomsten zijn inmiddels gemeengoed bij gemeentelijke organisaties.
De samenwerking gaat uit van het overbrengen van de statische archieven naar de
archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Limburg alsmede de
uitoefening van de beheerfunctie.

De gemeente Margraten heeft in 2009 een dienstverleningsovereenkomst gesloten met het

Regionaal Historisch Centrum Limburg. Vervolgens heeft de voormalige gemeente
Margraten de statische archieven van de voormalige kernen ondergebracht bij het Regionaal

11/N000706

AAA
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Historisch Centrum Limburg te Maastricht. Het betreft de archieven van deze kernen tot de
datum van gemeentelijke herindeling per 1 januari 1982. Al deze archieven zijn
geïnventariseerd en van een beschrijvende inventaris voorzien. Deze archieven hebben dus
hun definitieve vorm gekregen, zijn openbaar ingevolge de Archiefwet 1995 en goed
toegankelijk.

Ook de statische archieven van de voormalige kernen van de gemeente Eijsden zijn
geïnventariseerd, van een beschrijvende inventaris voorzien en openbaar ingevolge de
Archiefwet 1995. De gemeente Eijsden heeft in het verleden geen
dienstverleningsovereenkomst met het RHCL gesloten maar heeft wel de intentie tot
samenwerking uitgesproken. Door de toen aanstaande fusie is deze samenwerking echter
niet meer formeel geëffectueerd.

De gemeente Eijsden-Margraten heeft inmiddels een dienstverleningsovereenkomst
gesloten met het Regionaal Historisch Centrum Limburg per 1 januari 2011 ten aanzien van
het beheer van de over te dragen statische archieven en de beheerfunctie
(gemeentearchivaris). Dit impliceert dat ook de statische archieven van de
rechtsvoorgangers (gemeente Margraten en gemeente Eijsden) onder deze overeenkomst
vallen. Het door de gemeenteraad Eijsden-Margraten aanwijzen van het Regionaal
Historisch Centrum Limburg te Maastricht tot gemeentelijke archiefbewaarplaats vloeit voort
uit de gesloten dienstverleningsovereenkomst met het Regionaal Historisch Centrum
Limburg.

Relatie met bestaand beleid, beleidsvisie en kaderstelling

Verbetering van de dienstverlening naar de burgers, klantvriendelijkheid. Een efficiëntere
bedrijfsvoering van onze interne organisatie.

Motivering van het voorstel en de kaders, die de Raad ter zake zou
kunnen hanteren
De volgende argumenten hebben geleid tot het voorstel:

e Bevindingen provinciaal archiefinspecteur, die haar bezorgdheid heeft
uitgesproken ten aanzien van een aantal beheersaspecten.

Advies van de provinciaal archiefinspecteur tot samenwerking met het RHCL.
Wettelijke verplichtingen ingevolge de Archiefwet 1995 ten aanzien van
archiefbeheer, o.a. de verplichting tot openbaarheid en overbrenging naar de
archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats binnen wettelijke
termijn.

Wettelijke verplichtingen ten aanzien van archiefbewaarplaatsen.

Verhoging service richting burger/klant. Onze openbare archieven worden voor
de burger/klant beter raadpleegbaar (ruimere openingstijden, beter
geoutilleerde ontvangstruimten, betere technische voorzieningen, onderzoeken
betrekking hebbende op een grotere regio kunnen op één plaats worden
uitgevoerd).

e Beheer, informatieverstrekking, ter beschikking stelling, raadplegen van
statische archieven is “core-business” voor het RHCL, dus professionalisering.

e Overbrenging van genoemde archieven heeft tot gevolg dat er binnen onze
organisatie meer tijd/ruimte vrijkomt ten aanzien van een van de “core-
business” van de afdeling Facilitair, de documentaire informatievoorziening
binnen onze huidige organisatie. Hierdoor ontstaat er meer ruimte om onze
dynamische archieven te completeren zodat zij optimaal als basis kunnen
dienen voor ons overheidshandelen.

e Overbrenging van genoemde archieven heeft tot gevolg dat er binnen onze
organisatie ook meer tijd/ruimte vrijkomt ten aanzien van de “core-business”
van de afdeling KCC. Geen stamboomonderzoek, etc., meer in het
gemeentehuis.

e Door de fusie ontstaat er gebrek aan archiefruimte, overbrengen van archieven
schept fysieke ruimte.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Financiële en personele aspecten

Aan de formele aanwijzing van het Regionaal Historisch Centrum Limburg als
gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn geen financiéle/personele aspecten verbonden. Het
is een rechtstreeks gevolg van het sluiten van de dienstverleningsovereenkomst tussen de
gemeente Eijsden-Margraten en het Regionaal Historisch Centrum Limburg.

Planning, uitvoering en evaluatie

De dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeente Eijsden-Margraten en het Regionaal
Historisch Centrum Limburg is gesloten met als ingangsdatum 1 januari 2011.

Het aanwijzen van de archiefdepots van het RHCL, Sint Pieterstraat 7 te Maastricht als
gemeentelijke archiefbewaarplaats dient plaats te vinden met terugwerkende kracht vanaf 1
januari 2011.

Communicatie

Het besluit van de gemeenteraad zal richting Provinciale Archiefinspectie Limburg worden
gecommuniceerd.

Tevens dient via de reguliere kanalen (Heuvelland Aktueel, De Etalage, website)
communicatie plaats te vinden richting klant/burger dat de statische archieven van de
voormalige gemeenten Margraten en Eijsden niet langer raadpleegbaar zijn op de

respectievelijke gemeentehuizen maar bij het Regionaal Historisch Centrum Limburg te
Maastricht.

Het College van Burgemeester en wethouders,

De secretaris, de burgemeester,

B.J.M. van Dijk J.H.M. Bronckers
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>RAADSBESLUIT

De Raad van de gemeente Eijsden-Margraten;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op het advies van de raadscommissie Algemene zaken en middelen;

Besluit :

De archiefdepots van het R.H.C.L., Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht met ingang van
1 januari 2011 aan te wijzen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de
Archiefwet 1995.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 5 april 2011

e voorzitter,

</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>