<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Datum
Kenmerk
Onderwerp

Regionaal Archief Alkmaar

Bezoekadres
Bergerweg 1
1815 AC Alkmaar

Postadres
Postbus 9232
Raden van de deelnemende gemeenten 1800 GE Alkmaar

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/Regionaal Archief
t [072] 850 82 00

f [072] 850 82 52

info@archiefalkmaar.nl
www.archiefalkmaar.nl

13 april 2016
160413/01
Jaarstukken 2015 en Programmabegroting 2017

Namens het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar / Regionaal Archief
(RHCA) bieden wij u conform artikelen 25 en 26 van de Gemeenschappelijke Regeling van het RHCA
de Programmabegroting 2017 en de Jaarstukken 2015 aan. Het Dagelijks Bestuur heeft in de
vergadering van 6 april jongstleden ingestemd met deze stukken. Deze stukken zijn tevens
geagendeerd voor de vergadering van het Algemeen Bestuur RHCA op 13 juli aanstaande.

De Programmabegroting 2017 is gebaseerd op bestaand beleid en opgesteld conform de richtlijnen
BBV en de financiële kaders en uitgangspunten zoals genoemd in Bijlage la van deze begroting. De
bijdrage per gemeente vindt u terug in Bijlage Ib.

Daarnaast treft u aan de Jaarstukken 2015, inclusief de accountantsverklaring. Het resultaat bedraagt
€ 693 voordelig. Voorgesteld wordt dit resultaat toe te voegen aan de Algemene Reserve.

Als bijlage en ter toelichting bij de Jaarstukken 2015 treft u ook het Jaarverslag 2015 aan, evenals het
accountantsrapport.

Als laatste bijlage is toegevoegd het ingevulde toetsingsformulier.

Met\vriendelijke groet,

Secretaris/directeur

ajama OD 154 pe Jur Ei ed We See

: Neen NAE SE See, a Be ue Seo faut Ok
ebben Glace oor Ge Eje 15 AS, EDE Baw £
= pean ERE Set one. men FE GPR (len

EX IC, als Jie” + a a rti4 Nn A
de +

ME LE Be Aet) ite re d Oo Lo off & a

</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Jaarstukken 2015
Regionaal Historisch
Centrum Alkmaar
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
    Inleiding en vaststelling                                     3
       1. Jaarverslag                                             5
           1.1      Programmaverantwoording                       5
           1.2      Paragrafen                                   15
              1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing       15
              1.2.2 Bedrijfsvoering                              18
              1.2.3 Onderhoud kapitaalgoederen                   18
              1.2.4 Financiering                                 18
              1.2.5 Verbonden partijen                           20
       2.     Jaarrekening                                       21
              2.1   Balans                                       22
              2.2   Programmarekening                            23
              2.3 Toelichtingen                                  24
              2.3.1 Grondslagen financiële verslaglegging        24
              2.3.2 Toelichting op de balans                     26
              2.3.3 Niet in de balans opgenomen belangrijke
                    financiële verplichtingen                    29
              2.3.4 Toelichting op de programmarekening          30
              2.3.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen
                    (semi-) publieke sector                      34
       3.      Controleverklaring                                35
Bijlage 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2015               37
                                         2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>INLEIDING EN VASTSTELLING
Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2015 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
aan.
Deze verantwoording is opgemaakt conform de richtlijnen die in het Besluit Begroting en
Verantwoording zijn opgenomen. In de jaarrekening is waar nodig per balans- en exploitatie-
post een toelichting opgenomen in relatie tot in de Programmabegroting 2015 opgenomen
bedragen.
Het resultaat na bestemming bedraagt € 693 voordelig.
Wij stellen u voor om dit resultaat toe te voegen aan van de Algemene Reserve die na deze
bestemming € 25.594 bedraagt.
Alkmaar, 6 april 2016
Het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.
                                               3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Vaststelling
Conform het gestelde in artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal
Historisch Centrum Alkmaar, zal door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch
Centrum Alkmaar in zijn openbare vergadering van 13 juli 2016 de Jaarstukken 2015 worden
vastgesteld.
P.M. Bruinooge                                  P.J. Post
Voorzitter                                      Secretaris-directeur
                                           4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>1.         JAARVERSLAG
1.1       Programmaverantwoording
Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke
regeling die wordt gevormd door 9 (per 1 januari 2016: 10) gemeenten in Noord-Holland
Noord. Deze gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap
Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst.
Naast de archieven van de deelnemers, beheert het Regionaal Archief een groot aantal
archieven van particuliere organisaties uit de regio.
                                           ‘Wat moeten we doen?’
Het RHC Alkmaar heeft tot taak:
 De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers in een
    goede, geordende en toegankelijke staat te beheren (artikel 30 Archiefwet 1995) en het
    kosteloos verstrekken van inzage daaruit aan het publiek (artikel 14 Archiefwet 1995);
 Het toezicht uitoefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor
    zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995);
 het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen,
    beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het
    gebied van de lokale en regionale geschiedenis (artikel 5 GR RHCA 2003).
De programmaverantwoording van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar kent één
programma: Regionaal Archief.
In het kader van de bovenstaande taken is in 2015, zoals verwoord in de
Programmabegroting 2015, naast de hierin geformuleerde aandachtspunten, extra aandacht
geschonken aan de volgende beleidslijnen1:
    1. Om de bezuinigingstaakstellingen van de afgelopen jaren op te kunnen vangen was
         naast het bezuinigen op bepaalde uitgaven ook het genereren van extra inkomsten
         noodzakelijk. Hierbij is in eerste instantie gekeken naar het nieuwe depotgebouw.
         Immers, bij het nieuwe depot, dat ‘op de groei’ gebouwd is, is niet alle depotruimte
         direct nodig. De op dit moment niet gebruikte ruimte wordt daarom zo veel als
         mogelijk ingezet om archief van derden in bewaring te nemen, waardoor meer eigen
         inkomsten kunnen worden gegenereerd.
    2. De toekomst van het papieren archief is met het nieuwe depot geregeld, maar het
         volgende vraagstuk dient zich aan: wat te doen met de digitale documenten, nu de
         gemeenten zo veel als mogelijk digitaal gaan werken? Het antwoord is het
         implementeren van een e-depot. In 2015 zal gewerkt worden aan de voorbereiding
         van deze implementatie en de hieraan verbonden gevolgen voor de organisatie van
         het Regionaal Archief. Hierbij zullen de veranderingen in de archiefinspectie ook
         meegenomen worden.
1
  Voor een gedetailleerder overzicht van alle activiteiten wordt verwezen naar het Jaarverslag 2015.
                                                           5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>                                    ‘Wat hebben we gedaan’
    1. Het genereren van extra inkomsten door het in bewaring nemen van archief van
    derden :
Dankzij de groei van het aantal aan derden beschikbaar gestelde meters archiefruimte zijn
de inkomsten hiervan de afgelopen jaren flink toegenomen:
           Jaar        €
           2013     142.000
           2014     204.000
           2015     234.000
In de periode 2012-2014 was er een bezuinigingstaaksteling ter grootte van 10% van de
gemeentelijke bijdrage. Daarnaast was er ook steeds een aanvullende taakstelling ter
grootte van de jaarlijkse indexering opgelegd, hetgeen leidde tot een totale bezuiniging van
bijna 18%. Deze maatregelen hebben geleid tot bezuinigingen op personeelslasten,
digitalisering en het activiteitenbudget. Uitgangspunt daarbij is dat voorkomen moet worden
dat het uitvoeren van de wettelijke taken in gevaar komt. Om dit te realiseren, en daarbij ook
nog de jaarlijks stijgende kosten op te kunnen vangen, waren de inkomsten uit het
depotverhuur hard nodig om de exploitatie sluitend te krijgen.
In het verslagjaar heeft een door het Algemeen Bestuur uit haar leden samengestelde
commissie een onderzoek gedaan naar mogelijkheden voor verdere bezuinigingen en/of het
genereren van extra inkomsten, en de eventuele gevolgen van verdere bezuinigingen, met
name voor de uitvoering van de wettelijke taken. De eerste conclusie was dat verdere
bezuinigingen niet wenselijk waren, omdat op de wettelijke taken verdere bezuinigingen niet
meer mogelijk zijn en op de publiekstaken de gevolgen relatief zeer groot zijn in relatie tot de
geringe opbrengsten. In vervolg op de eerste rapportage zal de commissie het punt van het
verhogen van eigen inkomsten verder bestuderen, terwijl ook de huisvestingskosten nader
worden bekeken.
       2. Het voorbereiden van de implementatie van een e-depot en het aanpassen van de
organisatie:
De ontwikkelingen die betrekking hebben op de voorbereidingen voor een e-depot spelen
zich op drie niveaus af:
     Bij leveranciers van e-depots (zowel het Nationaal Archief als commerciële
         leveranciers) die er naar streven een aan wettelijke eisen voldoend e-depot
         beschikbaar te stellen aan de overheden;
     Bij de aangesloten gemeenten, die zich zullen moeten voorbereiden op het wettelijk
         verplichte overbrengen van de digitale archiefwaardige informatie aan het e-depot
         van het Regionaal Archief Alkmaar (in goede, geordende en toegankelijke staat);
     Bij het Regionaal Archief Alkmaar, die de digitale informatie van de aangesloten
         overheden op een aan de wettelijke eisen voldoende manier zal moeten bewaren en
         voor zowel ambtenaar als burger toegankelijk houden.
Op al deze drie gebieden is het Regionaal Archief actief, ook in 2015. Zo zijn wij actief in
diverse landelijke kennisnetwerken, zoals Archief2020, en zorgen wij er voor dat de hierbij
opgedane kennis en ervaring ook ten goede komt aan de aangesloten overheden.
Ondersteund door Archief2020 en in samenwerking met de gemeente Heerhugowaard wordt
                                                6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>een pilot uitgevoerd om ervaring op te doen met het overbrengen van informatie naar een e-
depot en dit weer toegankelijk te maken via het archiefbeheersysteem van het RHCA en het
DMS van de gemeente. Ook is een onderzoek gestart in samenwerking met de gemeente
Den Helder hoe de video’s van raads- en commissievergaderingen, de ‘videotulen’, langdurig
bewaard en toegankelijk gehouden kunnen worden. Daarbij bereiden we ook de overdracht
van de videotulen naar het archief voor.
Daarnaast is er veel energie gestoken in het overdragen van de opgedane ervaringen en
kennis aan de aangesloten overheden, zowel door middel van themabijeenkomsten als door
middel van een-op-een advisering en begeleiding. Hieruit ontstaan ook concrete producten
die voor meerdere gemeenten toepasbaar zijn, zoals het kostenbesparende en
publieksvriendelijke ‘E-loket Bouwdossiers’. Hiermee kunnen gemeenten de dienstverlening
voor bouwdossiers tegen lage kosten uitbesteden aan het Regionaal Archief, dat er voor
zorgt dat zowel de burger als de ambtenaar de aangevraagde bouwdossiers snel aan kan
vragen en digitaal aangeleverd krijgt.
Om dit werk uit te kunnen voeren is eind 2014 een adviseur digitale informatie aangesteld,
gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve organisatie-ontwikkeling. Duidelijk is dat de
komende jaren er bij de voorbereidingen en implementatie van het e-depot meer formatie
nodig zal zijn. Zie hiervoor ook de opmerkingen bij het hierna volgende punt 3.
        3. Het op een wettelijk niveau uitvoeren van de inspectie- en adviestaken.
Doelen:
     Voldoende in kunnen vullen van deze wettelijke taak
     Invoering van het gebruik ‘archief-KPI’s’ (kritische prestatie-indicatoren)
Gerealiseerd:
     Op basis van de KPI's is verslag uitgebracht aan colleges van B&W van alle
        aangesloten gemeenten en aan het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
     Op basis van deze rapporten is een benchmark samengesteld, die is verspreid onder
        alle aangesloten gemeenten
     Rapportage aan B&W van Schagen uitgebracht van een integrale archiefinspectie bij
        deze gemeente
     Inspectie van de archiefruimten van de gemeenten Den Helder en Alkmaar, waarvan
        een rapportage is uitgebracht aan de betreffende gemeenten
     Samen met de archiefinspectie van het Westfries Archief een integrale inspectie
        uitgevoerd bij de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD)
     Bijwonen van verificatiegesprekken tussen archiefinspecteur van de Sector
        Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland en een aantal van de
        aangesloten gemeenten
     Advies uitgebracht aan het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK)
        en de gemeenten Alkmaar, Bergen, Hollands Kroon, Langedijk en Schagen over het
        voorgenomen besluit om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale
        reproducties
     Adviezen gegeven over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding,
        overbrenging en (digitaal) informatiebeheer aan de aangesloten gemeenten en
        gemeenschappelijke regelingen
     Verstrekken van machtigingen voor vernietiging en verkorting bewaartermijnen van
        de aangesloten organisaties
                                               7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Naast de publieks- en erfgoedfunctie is het Regionaal Archief belast met het toezicht op de
nog niet overgebrachte archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten (art.32 Archiefwet
1995). Door de volgende ontwikkelingen is deze toezichtstaak de afgelopen jaren verzwaard:
      De toenemende digitalisering bij de gemeenten, die grote gevolgen heeft voor de
         werkprocessen en de duurzaamheid van de digitaal opgeslagen informatie
      De verschillende fusieprocessen tussen gemeenten in de regio en het opzetten van
         samenwerkingsverbanden (keteninformatisering)
      De veranderde regelgeving (Wet RGT) met als gevolg extra taken
      De introductie van een nieuwe werkwijze (‘archief-KPI’s).
Voor het voldoende kunnen invullen van deze wettelijke taak bleek ook in 2015 meer
formatie nodig. Al eerder was geconstateerd dat een uitbreiding van de inspectieformatie
nodig was, maar daar is de afgelopen jaren de door de verdergaande digitalisering bij de
aangesloten overheden een taakuitbreiding bijgekomen, namelijk voor de voorbereidingen
van het e-depot. Een structurele uitbreiding van de formatie is hierdoor noodzakelijk. In 2015
is dit ingevuld door de nieuwe adviseur digitale informatie en de inhuur van externen. Naast
de al eerder genoemde adviseur digitale informatie zal er naar schattig nog 0,8 fte extra
nodig zijn.
Ook de overdracht van de overheidsarchieven valt onder deze taak. De reguliere activiteiten
over 2014 in het kort in cijfers:
Kengetallen/indicaties                                   werkelijk       begroot        werkelijk
                                                             2014           2015            2015
Archieven:
      overgedragen archieven gemeenten                        254,5          400          158
      aanwinsten overige archieven                             34,9            50          46
      inventariseren en beschrijven aantal meters              60            200           33
         4. Het inzetten op kwaliteit en kwantiteit van dienstverlening aan de bezoekers, zowel
         de fysieke bezoekers in het pand als bezoekers cq. gebruikers van website en social
         media en het creëren van een ‘werkplaats’.
Doelen:
            Meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand als via internet.
            Vergroting van het bereik door inzet van sociale media.
            Klanttevredenheid bovengemiddeld
Door de publieksparticipatie wil het Regionaal Archief zich ontwikkelen tot een ‘historische
werkplaats’, waar de in geschiedenis geïnteresseerde bezoeker niet alleen de geschiedenis
bestudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek
uit te dragen.
Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerden te
verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en
expositie.
Daarnaast heeft het Regionaal Archief ook de plicht om te voldoen aan het wettelijk recht dat
elke burger heeft om de archieven die het Regionaal Archief Alkmaar beheert kosteloos te
raadplegen. Hiertoe kan men vier dagen per week terecht in de studiezaal.
                                                 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Gerealiseerd:
                                                                           werkelijk              begroot          werkelijk
                                                                                 2014                2015                2015
          Aantal bezoeken studiezaal                                            4.220                4.000              3.700
          Aantal bezoeken evenementen/rondl./tentoonst.2                        3.961                1.000              4.252
                  Totaal bezoekers                                              8.181                5.000              7.952
          Aantal paginaweergaven website                                    2.752.830          2.600.000          4.352.251
          Aantal unieke bezoekers                                              140.398            180.000           337.752
          Aantal ‘volgers’ Facebook                                               2.217              1.500              2.865
          Aantal ‘volgers’ Twitter                                                1.111              1.000              1.330
Opvallend is de daling van het studiezaalbezoek, 12,4% ten opzichte van het verslagjaar
2014. Of dit een correctie is op het relatief hogere bezoekcijfer van 2014 (i.v.m. gedeeltelijke
sluiting in 2013) of een meer structureel verschijnsel, zal moeten blijken uit de bezoekcijfers
van 2016.
Door de stijging van het aantal overige bezoeken (schoolbezoeken, rondleidingen,
activiteiten, open dagen etc.), is het aantal bezoekers nagenoeg gelijk gebleven.
Ook het gebruik van de website en de social media blijft stijgen. Het beleid blijft er op gericht
om door de steeds groeiende aanwezigheid op internet en de actieve betrokkenheid van het
publiek bij de activiteiten, het aantal bezoekers van archief en website te laten groeien.
Uit enquêtes blijken de gebruikers van de website zeer tevreden over de geboden
dienstverlening. De ‘Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven’ (2015) gaf het RHCA een
gemiddeld rapportcijfer van 7,9 (7,7 landelijk gemiddelde), waarbij de 8,2 voor de social
media (7,6 landelijk) extra vermelding verdient.
Capaciteit van de studiezaal in m2                                                                                        238
Maximum aantal bezoekers tegelijkertijd                                                                                     46
Openstelling van de studiezaal
          dagdelen                                                                                              8x per week
          zaterdagen                                                                                          1x per maand
De proefneming met de openstelling van de studiezaal op zaterdagen in 2015 is vanwege de
magere opkomst van bezoekers – in totaal 41 studiezaalbezoekers waarvan de meeste het
Regionaal Archief ook op één of meerdere doordeweekse dagen bezoeken – in 2016 niet
doorgezet.
2
  Initiatieven die in dit verband genoemd moeten worden zijn activiteiten als de zaterdagopenstellingen (1x per maand), Open
Monumentendag, de open dag, Kunst tot de Nacht en de diverse lezingen die in de regio zijn gehouden. Verder de participatie
in o.m. het Alkmaars Historisch Café en het Platform Erfgoed Heerhugowaard.
                                                               9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>BEZOEKERS STUDIEZAAL & OVERIG                    ‘VOLGERS FACEBOOK’
PAGINAWEERGAVEN WEBSITE                          ‘VOLGERS TWITTER’
UNIEKE BEZOEKERS WEBSITE
      5. Het digitaliseren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van (onderdelen van)
      de collectie.
Doelen:
    Digitalisering van primaire bronnen voortzetten
    Mede met behulp van de inzet van vrijwilligers de gedigitaliseerde bronnen ontsluiten
      via internet
    Het gebruik van deze bronnen promoten, door marketing en educatie
Om de collectie via internet toegankelijk te maken en de veel geraadpleegde stukken te
beschermen voor achteruitgang zijn in de afgelopen jaren al vele collectieonderdelen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>gedigitaliseerd. Dit voorziet duidelijk in een behoefte, gezien het groeiend aantal
raadplegingen.
De beleidslijnen digitalisering, samenwerking en regionalisering zijn in deze doelen verenigd.
Door de regionale bronnen op deze manier te ontsluiten is het mogelijk de historische
informatie 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar te maken voor iedereen die
geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woon- en/of geboorteplaats en –streek.
Ook is het doel bereikt om een deel van de geïnteresseerden actief te betrekken door het
opzetten van interactieve onderdelen op de website. Vele vrijwilligers werken met de
invoermodules van het Regionaal Archief, zodat ze op ieder moment vanaf huis kunnen
inloggen en werken aan het toegankelijk maken van het bronmateriaal.
Gerealiseerd:
                                                                          werkelijk               begroot           werkelijk
                                                                                2014                  2015                 2015
Aantal pagina’s digitaliseren:
      bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.)                      172.0003               15.000                 2.587
      atlas (prenten, foto’s, tekeningen, kaarten etc.)                       1.900                 5.000                5.6534
      archieven (m.n. genealogische bestanden)                                   500              40.000                 n.n.b.
Het aantal te digitaliseren pagina’s bij de archieven is nog niet bekend. De oorzaak hiervoor
is het feit dat pas eind 2015 het project ‘digitalisering bevolkingsregister’ is gestart in
samenwerking met Familysearch. Deze grootste genealogische organisatie ter wereld
verzamelt en deelt genealogische gegevens op hun website familysearch.org. Het Regionaal
Archief heeft zelf de bevolkingsregisters van de aangesloten gemeenten over de periode
1920-1940 al laten digitaliseren en online gezet. Familysearch digitaliseert nu de resterende
bevolkingsregisters over de periode 1850-1920 en daarnaast de bij het bevolkingsregister
behorende woningkaarten en huisregisters over de periode 1850-1940. Het betreft circa
250.000 te maken scans. Na afronding van het project kan het gehele bevolkingsregister tot
1940 integraal worden geraadpleegd via archiefalkmaar.nl. Per 1 januari 2016 was de eerste
zending van scans nog niet ontvangen.
Mede dankzij de 40 vrijwilligers zijn dit jaar ruim 115.000 scans van registers burgerlijke
stand en bevolkingsregisters en scans van de notariële archieven op naam ontsloten. In
totaal zijn er nu bijna twee miljoen records op naam toegankelijk.
Een andere groep vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch belangrijke
archiefbronnen, zoals een aantal resolutieboeken van de Alkmaarse vroedschap en stukken
uit de archieven van de familie Van Foreest (16e en 17e eeuw) en de geschiedschrijver
Simon Eikelenberg (18e eeuw).
Daarnaast is er met de inzet van de social media ook gewerkt aan de vergroting van de
interactiviteit. Met de inzet van Facebook en Twitter zijn inmiddels community’s gevormd, die
het Regionaal Archief volgen en ook regelmatig hun reacties geven op de berichten en de
informatie zelf ook verder verspreiden.
           6. Samenwerken met historische verenigingen, o.m. door het laten gebruik maken
           van de infrastructuur van het archief (depot/collectiebeheer, digitaliseren/applicatie,
           vrijwilligers)
Doelen:
3
  Van dit aantal zijn 130.000 pagina’s al eerder gescand, maar pas in 2014 via de website beschikbaar gekomen. Daarnaast is
het scannen van 35.000 pagina’s mede mogelijk gemaakt dankzij externe ondersteuning.
4
  Geteld zijn het aantal scans. Ca. 4.000 van deze scans betreft negatiefbladen uit de collectie Theo van Houts, die per stuk
gemiddeld 25 opnames bevatten. Dit zijn dus totaal ruim 100.000 foto’s.
                                                              11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>        Beschikbaar stellen van de infrastructuur van het RHCA voor historische
         verenigingen en erfgoedinstellingen, t.w.:
          - Beschikbaar stellen van de internetapplicaties van het RHCA zodat verenigingen
              hun eigen collecties via de beeldbank en tijdschriftenviewer op hun eigen website
              kunnen tonen, terwijl deze ook integraal doorzoekbaar zijn via de website van het
              RHCA
          - Beschikbaar stellen van het archiefdepot voor opslag van unieke (papieren)
              collecties van deze verenigingen en erfgoedinstellingen, om deze te behouden
              voor verval en/of schade
          - Samenwerken bij het ontsluiten van deze bronnen
        Via internet beschikbaar stellen van de tijdschriften van de historische verenigingen
         uit de regio.
Gerealiseerd:
     Ook in 2015 zijn er weer in samenwerking met de historische verenigingen
         jaargangen toegevoegd van hun tijdschriften (ruim 2.500 pagina’s) aan de
         tijdschriftenviewer. Dit betreft tijdschriften van de historische verenigingen uit Bergen,
         Callantsoog, Egmond, Akersloot, Haringkarspel, Heiloo, Niedorp, Castricum,
         Schagen, Sint Pancras, Graft-de Rijp, Schermer, Wieringermeer, Den Helder,
         Alkmaar en Texel. Dit jaar is ook het tijdschrift van de Vrienden van de
         Hondsbossche (jaargangen 1982-2010) toegevoegd.
Het Regionaal Archief zet het beleid voort, om in samenwerking met de historische
verenigingen de tijdschriften en jaarboeken die de historische verenigingen uitgeven, te
digitaliseren en via internet beschikbaar te stellen. Deze publicaties worden meestal in kleine
oplage uitgegeven en zijn daardoor vaak niet meer leverbaar. Dankzij digitalisering worden
de resultaten van verricht onderzoek, wat ondanks het lokale karakter vaak interessant is
voor een veel bredere kring, voor iedereen beschikbaar.
De meeste historische verenigingen beschikken niet over een veilige en geklimatiseerde
opslag of over een digitale infrastructuur waarin de duurzaamheid van (gescande)
afbeeldingen is gegarandeerd. Door de digitaliseringskennis en infrastructuur van het
Regionaal Archief beschikbaar te stellen hebben zij de mogelijkheid om hun gedigitaliseerde
materialen via de databases en website van het Regionaal Archief op een professionele
manier op internet te zetten en op te slaan. In de collecties bevinden zich soms kostbare en
unieke exemplaren, die na digitalisering ook een veilige plaats kunnen krijgen in de
archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief. Dankzij deze samenwerking is het materiaal
voor de toekomst veiliggesteld en bovendien voor een groot publiek bereikbaar.
Enkele collectieonderdelen zijn al opgeslagen in de depots van het Regionaal Archief. Met
een aantal verenigingen zijn inmiddels afspraken gemaakt, terwijl met andere gesproken
wordt over deze samenwerking.
Ook het initiatief van de website ‘Op de kaart’ is met het oog hierop opgezet. Het biedt een
intuïtieve manier om kennis te nemen van de geschiedenis van de eigen woon- of
geboorteplaats en geeft vele mogelijkheden om de historische kennis toegankelijk te maken
via internet. De verenigingen en gemeenten hebben zelf de mogelijkheid om informatie toe te
voegen. Na ‘Alkmaar op de Kaart’ zijn inmiddels ook Heerhugowaard en Heiloo beschikbaar,
en is in 2015 de voorbereiding voor ‘Den Helder op de Kaart’ gestart, die in het voorjaar van
2016 gereed zal zijn. Over andere plaatsen wordt nog overleg gevoerd.
                                                   12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>         7. Acquisitie bronnenmateriaal
In het kader van de opdracht om de lokale en regionale geschiedbeoefening te stimuleren en
het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal, past het
werk aan de bibliotheek en de topografisch-historische atlas:
Gerealiseerd:                                                           werkelijk             begroot     werkelijk
                                                                              2014                 2015       2015
Wetenschappelijke bibliotheek:
     aantal aanwinsten                                                    1.4265                   500        447
     aantal beschrijvingen                                                   604                   800        664
Topografisch-historische atlas
     aantal aanwinsten (collecties)                                            28                      -        75
     aantal beschrijvingen                                                1.900                        -    7.200
    8. Huisvesting
Doelen:
     Inpassen van de nieuwe huisvestingslasten in de reguliere begroting
     Verhuur van depotruimte om de hogere lasten voor huisvesting op te vangen
     Particuliere archieven in de gemeenten die nog niet zo lang aangesloten zijn bij de
         gemeenschappelijke regeling zullen extra aandacht krijgen
Onder punt 1 is al gemeld dat we er ook in 2015 in zijn geslaagd om de gestelde doelen te
realiseren voor het werven van extra inkomsten door het beschikbaar stellen van
depotruimte aan derden. Er wordt in samenwerking met de gemeente Alkmaar nog steeds
gewerkt aan een verdere optimalisatie van de klimaatinstallatie, met als doel lagere
energielasten.
Met het nieuwe depot is er wel weer voldoende ruimte ook actief te acquireren op basis van
het Acquisitiebeleidsplan. Hierbij is extra aandacht geweest voor de particuliere archieven uit
de gemeenten die nog niet zo lang aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling en
de bouwvergunningen.
Huisvesting in m2:
Kantoor- en publieksruimten (BVO)                                                                            1.591 m2
Depotruimte (BVO)                                                                                            2.586 m2
De beschikbare opslagcapaciteit beslaat ca. 18.029 m1 (strekkende meter).
5
  Waarvan een schenking van de Koninklijke Bibliotheek van ca. 1.000 boeken van de Uitgeverij Kluitman.
                                                            13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>De stand van zaken per 31-12-2015:
                                              2011              2012             2013              2014               2015
 RHCA gemeenten                                  4.530             4.600           5.9926              6.282               6.487
 Bibliotheekcollecties                           1.315             1.321           1.5557              1.597               1.605
 Atlascollecties                                    640              673               687                695                699
 Subtotaal                                       6.485              6594            8.234              8.574               8.791
 Waterschappen                                      800              810               811                811                811
 Verhuur derden                                     780              686            3.158              5.206               6.222
 Totaal (strekkende meter):                  8.065 m¹          8.090 m¹       12.203 m¹         14.591 m¹         15.824 m1
Organisatie
De organisatie ziet er globaal als volgt uit:
                                          Algemeen Bestuur
                                          Dagelijks Bestuur
                                                  Directie                                    Regie en Beleid
               Bewerken en Behouden                               Dienstverlening
Baten en lasten 2015 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
                                                  ‘Wat heeft het gekost?’
Totaal baten                    € 2.231.073
Totaal lasten                   € 2.230.379
Resultaat                       €           693 positief
Inclusief mutaties in de reserves
6
 De stijging van het aantal meters archieven is te verklaren door het meetellen van de tot nu toe extern opgeslagen archieven
(iets minder dan 1.000 m1), het (her)verpakken van archieven en de mogelijkheden voor een preciezere telling. Slechts een
klein deel wordt veroorzaakt door de aanwas van nieuwe archieven.
7
  De stijging voor de bibliotheekcollecties wordt grotendeels veroorzaakt doordat eerder de krantencollectie (140 m.) niet
meegenomen werd. En ook hier geldt dat de mogelijkheid voor een preciezere telling heeft geleid tot een beter inzicht in het
bezit.
                                                                14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>1.2     Paragrafen
1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De financiële positie van het RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. De
Algemene Reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij
tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Op 1
januari 2015 (na bestemming van het resultaat over 2014 van € 27.390 nadelig in de
algemene reserve) bedroeg het eigen vermogen van het RHCA € 284.344. Het eigen
vermogen kende per eind 2014 na resultaatbestemming de volgende verdeling:
        Algemene Reserve                                        € 24.900
        Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg                € 130.756
        Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling              € 98.688
        Bestemmingsreserve Metamorfoze Polders                  € 30.000
                                     Totaal eigen vermogen      € 284.344
Per eind 2015 was de stand van de reserves als volgt:
        Algemene Reserve                                        € 24.900
        Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg                € 114.412
        Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling              € 48.298
        Bestemmingsreserve Metamorfoze Polders                  € 20.000
        Nog te bestemmen resultaat                              €       693
Algemene Reserve
De Algemene Reserve bedroeg per 1-1-2015 € 24.900. Het maximum dat is ingesteld
voor de algemene reserve bedraagt 2,5% van het begrotingstotaal. Voor 2015 bedraagt
dit maximum € 54.592. Door het positieve resultaat over 2015, stijgt de algemene reserve
na bestemming tot € 25.594,-.
Bestemmingsreserves
Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg
De Provincie Noord-Holland heeft voor de verbetering van de publiekstoegankelijkheid van
de nieuwe huisvesting een subsidie beschikbaar gesteld die in de loop van de jaren (t/m
2022) vrijvalt ter dekking van afschrijvingslasten op investeringen die op dit gebied zijn
gepleegd. Deze bestemmingsreserve bedraagt per balansdatum € 114.412,-. Jaarlijks wordt
hier € 16.344 aan onttrokken tot de reserve is uitgeput.
                                              15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling
Deze bestemmingsreserve dient ter dekking van (een deel van) de lasten die de in de
periode 2015-2016 gemaakt worden voor de voorbereiding van het E-depot en voor de
implementatie van de inspectietaken. In 2015 is een aanzienlijk deel van de
bestemmingsreserve vrijgevallen ter dekking van salarislasten m.b.t. dit onderdeel. Het
restant zal naar verwachting in 2016 vrijvallen. Het saldo van deze reserve bedraagt per
balansdatum € 48.298.
Bestemmingsreserve Metamorfoze Polders
Deze bestemmingsreserve is beschikbaar gehouden om achterstanden in de reguliere
bedrijfsvoering op te kunnen vangen die zijn ontstaan door de uitvoering van het
Metamorfoze-project. In 2015 is een aanvang gemaakt met de uitvoering van een
conserveringsproject voor charters (perkamenten documenten uit de 14e – 18e eeuw). Eind
2015 is éénderde van dit project uitgevoerd en bedraagt deze bestemmingsreserve nog
€ 20.000. Het restant valt in 2016 vrij als het project wordt afgerond.
Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen
De risico’s die begin 2015 zijn onderscheiden, zijn in meer of mindere mate nog steeds
aanwezig. Ondanks omvangrijke bezuinigingen die inmiddels zijn uitgevoerd, is er nog geen
uitspraak gedaan dat de komende jaren de indexering van de gemeentelijke wél
gehonoreerd wordt. Begin 2016 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen
hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum:
     1. Voortgang nullijn en/of bezuiniging
     2. Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden
     3. Geen extra financiering voor nieuwe taken
Ad. 1 Voortgang nullijn en/of bezuiniging
Omdat een groot deel van de exploitatie vastligt (eigen personeel en huisvesting vormt ruim
80% van de begroting), zijn extra bezuinigingen zeker op korte termijn niet eenvoudig te
realiseren. Zo is de mogelijkheid voor bezuiniging op huisvestingskosten zeer beperkt:
     Het bestaande huurcontract heeft een looptijd van 20 jaar.
     Opzeggen van een deel van het contract alleen mogelijk met instemming van de
         verhuurder.
     Grootste deel betreft depotruimte (ca. 80%); hierop is bezuiniging in het geheel niet
         mogelijk.
De mogelijkheden voor bezuinigingen op de overige kosten zijn ook zeer beperkt, de
bezuinigingen van de afgelopen jaren hebben hier hun tol geëist. Verder bezuinigen kan
feitelijk alleen door het afstoten van taken in de dienstverlening (personeel) en dan nog
slechts met een vertraging omdat bovenformatieven nog geruime tijd doorbetaald moeten
worden. De hiermee te behalen besparingen zijn bovendien relatief laag.
Het overgrote deel van de door het RHCA uitgevoerde taken betreft wettelijke taken, die niet
afgestoten kunnen worden. Een bezuiniging dreigt dus vooral ten koste te gaan van de
publiekstaken. Zo is de taakstelling in 2014 o.m. gerealiseerd ten koste van onder meer
digitalisering en personeel. Verdergaande bezuinigingen leiden dan tot een nog beperkter
openstelling van de studiezaal, het stoppen met educatie- en publieksactiviteiten, het
afbouwen van de regionale historische collecties of een afname van de te raadplegen
bestanden via de website.
Uitgaande van het niet honoreren van de benodigde indexering, alsmede een extra
bezuiniging van eenzelfde omvang, resulteert een mogelijk bezuiniging op de gemeentelijke
van 3% per jaar. Voor 2017 betekent dat een risico van € 60.000. Voor de jaren erna loopt dit
met een vergelijkbaar bedrag op.
                                                16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Ad. 2 Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden
Over 2015 heeft het Regionaal Archief ruim € 250.000 inkomsten uit aanvullende diensten
gerealiseerd, met name door het beschikbaar stellen van depotruimte aan derden.
Er bestaat het risico dat een of meer partijen (een deel van) de huur van opslagcapaciteit
opzegt. Dit betreft met name het deel van de ‘externe’ partijen, over 2015 ca. € 125.000. De
kans op het wegvallen hiervan wordt ingeschat op 50%, hetgeen een aanwezigheid van
weerstandsvermogen vergt van € 62.500.
Daarnaast zal het Regionaal Archief zelf steeds meer depotruimte nodig hebben, waardoor
de te verhuren capaciteit afneemt. Voor de komende jaren levert dit laatste nog geen
problemen op, maar in de toekomst zal hier wel rekening mee gehouden moeten worden.
Ad. 3 Geen extra financiering voor nieuwe taken (Inspectie en e-depot)
In de begroting waren geen gelden opgenomen voor extra inspectiecapaciteit en voor de
voorbereidingen voor een e-depot. Voor de periode 2015-2016 is hiervoor de
Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling beschikbaar gesteld. Zoals in de jaarstukken
over 2015 al aangegeven, wordt verwacht dat vanaf eind 2016 extra middelen nodig zijn
omdat de bestemmingsreserve tegen die tijd uitgeput zal zijn. In de begroting voor 2017
zullen deze kosten meegenomen worden en een extra gemeentelijke bijdrage geraamd
worden. Het alternatief is dat de realisatie van het e-depot geen verdere doorgang kan
vinden. Omdat het dan wel mogelijk is dat WW-verplichtingen ontstaan voor de tijdelijk
aangetrokken inzet voor deze realisatie, bedraagt het risico hiervan naar schatting € 50.000.
Echter, het niet realiseren van het e-depot leidt tot een uitholling van de wettelijke taken van
het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en de vraag is in hoeverre dat gewenst is.
In totaal resulteert dit in de volgende bedragen voor benodigd weerstandsvermogen:
    1. Voortgang nullijn en/of bezuiniging:                          € 60.000
    2. Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden                 € 62.500
    3. Geen extra financiering voor nieuwe taken                     € 50.000
                                                      Totaal:        € 172.500
Rekening houdend met de stand van de Algemene Reserve per eind 2015 (ruim € 25.000),
bestaat er een risico van € 147.500. Dit bedrag kan als volgt verdeeld worden (gewichten zijn
de gemeentelijke bijdragen voor 2015):
                                              Bijdrage              risico boven
 Gemeente                                      2015            de algemene reserve
 Alkmaar                                             826.530                     63.955
 Hollands Kroon                                      166.264                     12.865
 Bergen                                              105.266                      8.145
 Castricum                                           120.008                      9.286
 Heerhugowaard                                       155.659                     12.044
 Heiloo                                               79.226                      6.130
 Langedijk                                            94.276                      7.295
 Schagen                                             160.930                     12.452
 Den Helder                                          198.086                     15.327
 Totalen                                           1.906.246                    147.500
in deze tabel is de gemeente Texel (toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling per 1-
1-2016) niet opgenomen. Texel neemt per 1-1-2016 als volwaardig deelnemer mee en deelt
vanaf dat moment in de risico’s. Het risicodeel voor Texel bedraagt ongeveer € 3.500. Voor
de andere gemeenten wordt dat iets beperkt.
                                               17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>1.2.2 Bedrijfsvoering
Ondersteuning
De financiële ondersteuning en de ondersteuning op het gebied van personeelszaken is
uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Ondersteuning op het gebied van automatisering
en facilitair beheer verzorgt het RHCA deels zelf en wordt deels uitbesteed.
Automatisering
Het automatiseringsbeleid blijft gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en
communicatie. Het meer digitaal beschikbaar stellen van archiefbescheiden, collecties,
inventarissen en catalogi heeft geleid tot een groei van de raadpleging en het gebruik van de
bronnen via internet. Deze raadpleging komt niet in plaats van, maar bestaat naast de
huidige raadpleging van bronnen in de studiezaal. Deze twee activiteiten (studiezaal- en
internetgebruik) ontwikkelen zich naast elkaar, waardoor de extra uitgaven voor digitalisering
niet gecompenseerd kunnen worden door behaald efficiencyvoordeel. Het beoogde effect,
een groei van de raadpleging via internet, is wel behaald. Vanwege de kosten die gemaakt
worden, zowel incidentele (digitalisering) als structurele (beschikbaarstelling via internet), zal
er in de begroting de komende jaren rekening gehouden moeten worden met een verdere
stijging van ICT gerelateerde kosten.
Deze stijging zal nog versterkt worden door de ontwikkelingen bij de overheden, waar op dit
moment steeds meer digitaal gewerkt wordt. Vooralsnog is in onze regio het papier nog
leidend, wat inhoudt dat de stukken die voor permanente bewaring in aanmerking komen
nog steeds op papier bewaard worden. Verwacht wordt echter dat binnen niet al te lange tijd
hier verandering in zal komen. De aangesloten gemeenten zullen dan digitale bestanden
overdragen, die permanent bewaard moeten blijven. Hiervoor zal het Regionaal Archief over
een gecertificeerd e-depot moeten beschikken. Voor het e-depot zowel formatie als budget
beschikbaar moeten worden gesteld.
Investeringsbeleid
In het kader van de voorschriften BBV zullen de vervangingen die een langere economische
levensduur hebben, moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner
dan € 5.000 niet als investeringen worden gezien.
1.2.3    Onderhoud kapitaalgoederen
Kapitaalgoederen
De kapitaalgoederen die bij het Regionaal Archief aanwezig zijn, hadden per 31-12-2014 een
boekwaarde van € 550.053. In 2015 zijn geen investeringen gepleegd.
Op 31-12-2015 bedraagt de boekwaarde van de activa € 462.094,-.
Deze boekwaarde is als volgt te verdelen:
        Machines/apparaten en installaties           € 454.178
        Overige materiële vaste activa               € 7.916
1.2.4    Financiering
Algemeen
De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de programma’s. De treasuryfunctie omvat
de financiering van beleid en het uitzetten van geldmiddelen die niet direct nodig zijn.
Het Treasurystatuut is in 2015 herzien en in het Algemeen Bestuur vastgesteld. Het vormt
het kader voor het uitvoeren van de treasuryfunctie. Hieronder gaan we in op de
belangrijkste onderdelen ervan.
                                               18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Renterisico
Er zijn geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de
daarmee samenhangende rentebaten. Door de omvang van de investeringen die zijn gedaan
in het kader van de verhuizing en de voortschrijdende bezuinigingen was de liquiditeitspositie
van het RHC begin 2015 dusdanig, dat is overgegaan tot het aantrekken van een lening bij
de BNG van € 250.000 voor de duur van twee jaar. Het rentepercentage dat hiermee
gemoeid is, bedraagt 0,89% per jaar. Het totale geleende bedrag dient begin 2017 ineens
terugbetaald te worden. Een goede liquiditeitsplanning in 2016 zal helpen bij de eventuele
beslissing om in 2017 een nieuwe lening aan te gaan.
Rentevisie
De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van
het RHCA is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de
Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank.
Kredietrisico
Het RHCA heeft geen gelden verstrekt en loopt daardoor geen kredietrisico. Verder heeft het
RHCA geen garanties verstrekt.
Koersrisico
Het RHCA heeft geen vastrentende gelden uitstaan.
Derivaten
Het RHCA zal geen derivaten gebruiken.
EMU-saldo
Het resultaat vóór mutaties in de reserves bedraagt € 76.041 negatief. Gecorrigeerd voor
afschrijvingen en investeringen, bedraagt het EMU-saldo over 2015 € 11.918 positief.
Financiële kengetallen
Met ingang van de programmaverantwoording 2015 nemen Gemeenschappelijke
Regelingen financiële kengetallen op ter vergroting van het inzicht in de financiële stabiliteit.
De kengetallen die hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote,
de solvabiliteit en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie
en de belastingcapaciteit zijn voor het RHCA niet van toepassing.
                                                           verloop van de kengetallen
 Kengetal                                     realisatie 2014 begroting 2015 realisatie 2015
 Netto schuldquote                                        12,8%            15,7%         11,8%
 Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle
 verstrekte leningen                                      12,8%            15,7%         11,8%
 solvabiliteitsrisico                                     23,5%            18,0%         34,1%
 structurele exploitatieruimte                            -6,8%            -3,6%         -8,5%
De schuldquote en de solvabiliteit zijn gunstiger dan in de begroting omdat de herziene
begroting 2015 deels uitging van de realisatie over 2014 en het beeld daarin beïnvloed is
door reeds verrichte facturering voor 2015. De structurele lasten zijn hoog ten opzichte van
de structurele baten. De niet-structurele baten worden gevormd door een vrijval uit de
reserve organisatieontwikkeling en de verhuurde archiefruimte aan een tweetal externe
partijen. De structurele exploitatieruimte is ruimer negatief dan de begroting omdat de vrijval
niet verwerkt was bij de bepaling van het kengetal bij de begroting.
                                                19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>1.2.5   Verbonden partijen
Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in Alkmaar en de
regio bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en
afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig
geheel los en zelfstandig van deze organisaties.
                                             20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>2. JAARREKENING
                21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>2.1.       BALANS (in €)
 ACTIVA                                                                   31-12-2015                31-12-2014
 VASTE ACTIVA
 Materiële vaste activa                                                              462.094                    550.053
 Investeringen m et een econom isch nut :
 Overige investeringen met een economisch nut                       462.094                   550.053
 Financiële vaste activa                                                                    -                     3.112
 Overige langlopende leningen                                              -                    3.112
 Totaal vaste activa                                                                 462.094                    553.165
 VLOTTENDE ACTIVA
 Voorraden                                                                                  -                     8.486
 Gereed produkt en handelsgoederen                                         -                    8.486
 Uitzettingen m et een rentetypische looptijd korter                                     391                    582.912
 dan één jaar
 Vorderingen op openbare lichamen                                        71                   580.478
 Overige vorderingen                                                    320                     2.433
 Liquide m iddelen                                                                    32.314                      3.534
 Kassaldo                                                             1.265                       711
 Banksaldi                                                           31.049                     2.823
 Overlopende activa                                                                  115.880                     63.636
 Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde           115.880                    63.636
 bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen .
 Totaal vlottende activa                                                             148.586                    658.567
 TOTAAL                                                                              610.680                 1.211.732
 PASSIVA                                                                  31-12-2015                31-12-2014
 VASTE PASSIVA
 Eigen verm ogen                                                                      208.304                    284.344
 Algemene reserve                                                     24.900                    52.290
 Bestemmingsreserves                                                 182.710                   259.444
 Resultaat na bestemming                                                 693                   -27.390
 Vreem d verm ogen                                                                    250.000
 Lening BNG                                                          250.000                      -
 Totaal vaste passiva                                                                 458.304                    284.344
 VLOTTENDE PASSIVA
 Netto-vlottende schulden m et een rentetypische
 looptijd korter dan één jaar                                                           8.671                    325.080
 Overige schulden                                                      8.671                   196.048
 Debetsaldo bank                                                            0                  129.032
 Overlopende passiva                                                                  143.705                    602.308
 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouw d en die     143.705                   602.308
 in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen
 Totaal vlottende passiva                                                             152.376                    927.388
 TOTAAL                                                                               610.680                  1.211.732
                                                                 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>PROGRAMMAREKENING (in €)
 Baten:                         Realisatie 2014 Begroting 2015 Realisatie 2015
 Verrichte diensten                     236.365         212.359        247.898
 Gemeentelijke bijdragen              1.905.346       1.905.646      1.906.246
 Incidentele baten                       31.800             -              195
 Totaal baten                         2.173.512       2.118.005      2.154.339
 Lasten:                        Realisatie 2014 Begroting 2015 Realisatie 2015
 Salarissen                             921.926         990.272        966.432
 Overige personele lasten                37.932          30.607         25.835
 Personeel van derden                   121.086          78.721        107.717
 Kapitaallasten                          89.555          96.966         90.056
 Huisvestingskosten                     832.347         800.102        837.754
 Kosten automatisering                   81.629          64.295         93.469
 Digitalisering                          14.103             -            1.137
 Materiële kosten                        80.656          60.229         53.999
 Directe productkosten                   38.011          62.500         53.983
 Totaal lasten                        2.217.245       2.183.693      2.230.379
 Saldo van baten en lasten               43.734-         65.688-        76.041-
 Toevoeging reserves                        -               -              -
 Onttrekking reserves                    16.344          65.688         76.734
 Mutatie reserves                        16.344-         65.688-        76.734-
 Resultaat                               27.390-            -              693
Begrotingsrechtmatigheid
De programmarekening bestaat uit één programma. Ten opzichte van de begroting is er in
totaal een lichte overschrijding te zien op de lasten van 2,1% (€ 47.000 ten opzichte van
€ 2.184.000). De voornaamste oorzaak hiervoor is gelegen in de kosten van inhuur derden
(deels vergoed uit de bestemmingsreserve Metamorfoze), de kosten van huisvesting (in
2014 op het nieuwe niveau uitgebalanceerd) en de kosten van automatisering (door het
minder invullen van formatie en de toename van de opslag van digitale archieven). Omdat er
eveneens een overschrijding te zien was op de opbrengsten, is er uiteindelijk een positief
resultaat na bestemming bereikt.
Bij de analyse van de verschillen is het belangrijk hieraan een oordeel te koppelen over het
zich wel of niet voordoen van begrotingsrechtmatigheid. In principe zijn alle
begrotingsoverschrijdingen onrechtmatig tenzij het Algemeen Bestuur vindt dat er redenen
zijn om te oordelen dat de overschrijdingen rechtmatig zijn. Het Algemeen Bestuur heeft in
het controleprotocol al een kader gecreëerd met een indeling van oorzaken van
begrotingsoverschrijdingen.
Het bestuur wordt periodiek op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen op financieel
gebied. Het bestuur is daarmee geïnformeerd van de over- en onderschrijdingen. Het
bestuur geeft hiermee ook haar toestemming voor de overschrijdingen. Het is voor het RHC
niet gebruikelijk om te werken met begrotingswijzigingen. De lasten passen binnen bestaand
beleid en zijn bovendien beperkt van omvang. De Algemene Reserve bedraagt per 31-12-
2014 € 24.900 en stijgt door het behaalde resultaat naar € 25.594.
Met het vaststellen van de programmaverantwoording verklaart het Algemeen Bestuur zich
akkoord met de overschrijding van de lasten op de genoemde onderdelen.
                                              23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>2.3.    TOELICHTINGEN
2.3.1   Grondslagen financiële verslaglegging
Inleiding
De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit
Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op
basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld,
worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en
winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen
en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht
genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking
hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden
uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van
vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode
waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals
ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en
verlofaanspraken en dergelijke.
Balans
Materiële vaste activa met economisch nut
Overige investeringen met economisch nut
Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in
mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven.
Slijtende investeringen worden vanaf het jaar van ingebruikneming lineair afgeschreven in de
verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde.
Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere
vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is.
In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden.
Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.
De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren:
        Bedrijfsgebouwen                                                  25 jaar
        Machines, apparaten en installaties                               4 tot 10 jaar
        Overige materiële vaste activa (Microfichering en digitalisering) 10 jaar
Financiële vaste activa
De lening is gewaardeerd tegen nominale waarde.
                                              24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Vlottende activa
Voorraden
De voorraad boeken wordt gewaardeerd tegen inkoopprijzen.
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en overlopende activa
De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Liquide middelen
De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Eind 2014 was het saldo
van de lopende rekening van de BNG negatief zodat dit verantwoord is onder de vlottende
passiva.
Vaste Passiva
Er is sprake van een langlopende lening die in januari 2015 is aangegaan voor een periode
van 2 jaar. Waardering hiervan is tegen nominale waarde.
Vlottende passiva
De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi-)
publieke sector heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zich gehouden aan de
Beleidsregel toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en
semipublieke sector (WNT).
                                            25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>2.3.2            Toelichting op de balans
ACTIVA
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen:
                                             Boekwaarde per       Boekwaarde
                                                 31-12-2015      per 31-12-2014
Overige investeringen met een
economisch nut                                         462.094            550.053
De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld:
                                             Boekwaarde per       Boekwaarde
                                                 31-12-2015      per 31-12-2014
Bedrijfsgebouwen                                              -                  -
Machines, apparaten en installaties                    454.178            535.833
Overige materiele vaste activa                           7.916             14.220
Totaal                                                 462.094            550.053
Onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer:
                                             Boekwaarde per                        Bijdragen van                       Boekwaarde
                                                 31-12-2014      Investeringen         derden       Afschrijvingen      31-12-2015
Bedrijfsgebouwen                                              -                  -               -                 -               -
Machines, apparaten en installaties                    535.833                   -               -           81.655          454.178
Overige materiele vaste activa                          14.220                   -               -            6.304            7.916
Totaal                                                 550.053                   -               -           87.959          462.094
De afschrijvingen op een deel van de inrichting van het pand worden gedekt door een bestemmingsreserve die met dit doel
gevormd is. De resterende omvang van deze bestemmingsreserve bedraagt per 31-12-2015 € 114.412,-.
Financiële vaste activa
Het verloop van de financiele vaste activa gedurende het jaar 2015 is als volgt:
                                             Boekwaarde per                                        Boekwaarde 31-
                                                 31-12-2014      Investeringen      Aflossingen        12-2015
Overige langlopende leningen                             3.112                   -          3.112                  -
Het Regionaal Historisch Centrum heeft een lening verstrekt aan de vereniging van gebruikers van het pand aan de Bergerweg
teneinde een telefooncentrale te kunnen aanschaffen voor de gezamenlijke huurders. De looptijd van de lening is 5 jaar met als
einddatum 31-12-2015. Inmiddels is de lening volledig afgelost.
Vlottende activa
Voorraden
                                                  31-12-15           31-12-14
Gereed produkt en handelsgoederen                             -              8.486
Stand ultimo boekjaar                                         -              8.486
Van een aantal courante boeken werd een voorraad aangehouden ten behoeve van de verkoop. In 2015 is deze voorraad afgeboekt
in verband met incourantheid en beperkte omvang.
                                                                 26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
Vorderingen op openbare lichamen              31-12-15             31-12-14
Gemeenten                                                  71          580.478
Vorderingen op openbare lichamen                           71          580.478
Overige vorderingen                           31-12-15             31-12-14
Debiteuren                                               320              2.433
Stand ultimo boekjaar                                    320              2.433
De vordering op gemeenten is eind 2015 aanzienlijk lager dan een jaar eerder omdat de gemeentelijke bijdrage voor het eerste
kwartaal 2016 begin januari is gefactureerd.
Liquide middelen
                                              31-12-15             31-12-14
Kassaldo                                               1.265                711
Banksaldi                                             31.049              2.823
Stand ultimo boekjaar                                 32.314              3.534
Overlopende activa
Overlopende activa                            31-12-15             31-12-14
De van EU, Rijk en provincies nog te
ontvangen voorschotbedragen die
ontstaan door voorfinanciering op
specifieke uitkeringen:                                   -                 -
Overige nog te ontvangen bedragen,
en de vooruitbetaalde bedragen die
ten laste van volgende
begrotingsjaren komen:
Belastingdienst / Omzetbelasting 4e
kwartaal                                              57.601
Project Archief 2020                                  12.443            22.256
Webhosting                                            12.394            18.219
WSO-systeembeheer                                     12.540            11.969
Overige                                               20.902            11.191
Totaal                                               115.880            63.636
                                                               27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>PASSIVA
Vaste Passiva
Eigen vermogen
Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:
                                                       31-12-2015    31-12-2014
Algemene reserve                                           24.900         52.290
Bestemmingsreserves                                       182.710        259.444
Resultaat na bestemming                                        693        27.390-
Totaal                                                    208.304        284.344
Het verloop van de reserves wordt in onderstaand overzicht weergegeven:
                                                                                   Onttrekkingen Bestemming
                                                                                          uit          resultaat
                                                                                   bestemmings-          vorig
Reserves                                               31-12-2014   Toevoeging        reserve          boekjaar     31-12-2015
Algemene reserve                                           52.290                                   -       27.390      24.900
Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg                  130.756                            16.344                    114.412
Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling                 98.688                            50.390                     48.298
Bestemmingsreserve Metamorfoze Polders                     30.000                            10.000                     20.000
Totaal                                                    311.734               -            76.734 -       27.390     207.610
In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 2 juli 2015 is de programmaverantwoording over 2014 vastgesteld, waarbij is
ingestemd met de voorgestelde resultaatverdeling. Het negatieve resultaat over 2014 van € 27.390 is als gevolg hiervan
onttrokken aan de Algemene Reserve. In 2015 is de Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg verminderd met het
jaarlijkse bedrag dat bij de vorming van de reserve bepaald is ter dekking van de afschrijvingen op een deel van de
investeringen. De Bestemmingsreserve Metamorfoze, die is ingesteld om achterstanden goed te maken die als gevolg van dat
project ontstaan waren, is verminderd met € 10.000 omdat het in te halen charterproject voor éénderde gevorderd is. Het
restant zal in 2016 vrijvallen. De Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling is verminderd met het bedrag dat is besteed
aan extra taken op het gebied van inspectie en de realisatie van het E-depot zoals bij de vorming van de bestemmingsreserve
voorzien was.
Lang vreemd vermogen
                                                       31-12-2015    31-12-2014
Lening BNG                                                250.000            -
Totaal                                                    250.000               -
Begin 2015 is een lening aangetrokken bij de BNG ten grootte van € 250.000 voor een periode van 2 jaar. Als gevolg van
aanzienlijke investeringen in verband met de huisvesting, was er behoefte aan aanvullende liquide middelen. De lening is
aangetrokken met een rentepercentage van 0,89%.
Vlottende passiva
Netto-vlottende schulden met een rentetypische
looptijd korter dan één jaar
                                                       31-12-2015    31-12-2014
Schulden < 1 jaar                                           8.671        196.048
Banksaldo (eind 2015 onder liquide middelen)                      -      129.032
Totaal                                                      8.671        325.080
Overlopende passiva
Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn          31-12-2015    31-12-2014
opgebouwd en die in een volgend
begrotingsjaar tot betaling komen:
Vereniging van Huurders afrekening afgelopen jaar          39.019         41.102
Gemeenten-Vooruitgefactureerde bijdragen                                 476.561
Belastingdienst-Loonbelasting dec '15 ('14)                50.957         46.362
Belastingdienst-Omzetbelasting (eind '15 vordering)                       15.857
ABP pensioenen                                             11.819         13.079
Te betalen accountantskosten                                6.800          6.800
Diversen                                                   35.110          2.547
Totaal                                                    143.705        602.307
                                                                     28
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>2.3.3  Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen
Voor de huisvesting van het Regionaal Archief aan de Bergerweg zijn twee contracten
afgesloten. De huurverplichtingen voor het hoofdgebouw bedragen € 213.849 voor 2016. Het
huurcontract hiervoor is afgesloten tot 12 december 2030. Voor het depot is voor 2016
€ 549.410 verschuldigd. Dit contract heeft een looptijd tot 31 mei 2033.
                                             29
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>2.3.4 TOELICHTING OP DE PROGRAMMAREKENING
Baten:                                        Realisatie 2014    Begroting 2015      Realisatie 2015
Verrichte diensten                                     236.365            212.359              247.898
Gemeentelijke bijdragen                              1.905.346          1.905.646            1.906.246
Incidentele baten                                       31.800                 -                   195
Totaal baten                                         2.173.512          2.118.005            2.154.339
Lasten:                                       Realisatie 2014    Begroting 2015      Realisatie 2015
Salarissen                                             921.926            990.272              966.432
Overige personele lasten                                37.932             30.607               25.835
Personeel van derden                                   121.086             78.721              107.717
Kapitaallasten                                          89.555             96.966               90.056
Huisvestingskosten                                     832.347            800.102              837.754
Kosten automatisering                                   81.629             64.295               93.469
Digitalisering                                          14.103                 -                 1.137
Materiële kosten                                        80.656             60.229               53.999
Directe productkosten                                   38.011             62.500               53.983
Totaal lasten                                        2.217.245          2.183.693            2.230.379
Saldo van baten en lasten                               43.734-            65.688-              76.041-
Toevoeging reserves                                         -                  -                   -
Onttrekking reserves                                    16.344             65.688               76.734
Mutatie reserves                                        16.344-            65.688-              76.734-
Resultaat                                               27.390-                -                   693
Het beperkte positieve resultaat over 2015 heeft als voornaamste oorzaken een hogere inhuur van
personele inzet ten behoeve van inspectie en e-depot en het charterproject dat verlaat is uitgevoerd
als gevolg van de realisatie van het Metamorfozeproject van enige tijd geleden. Tegenover deze
voorziene extra inzet heeft een vrijval plaatsgevonden uit de bestemmingsreserves die met dit doel
gevormd zijn. Verder zijn de kosten van huivesting en automatisering hoger dan begroot. Voor wat
betreft de huisvesting is dat gelegen in een te beperkte raming in de begroting. Wat betreft de
automatiseringskosten is de reden onder andere dat toenemende externe opslag leidt tot hogere
kosten.Ook is capaciteit besteed aan een in 2015 uitgevoerd project m.b.t. charters.
Analyse van het resultaat
BATEN
Verrichte diensten
                                              Realisatie 2014    Begroting 2015      Realisatie 2015
Verrichte diensten                                     236.365            212.359              247.898
De verrichte diensten zijn de omzetten van aan derden geleverde diensten. Een toenemend beroep
van externe organisaties leidt tot hogere baten van verhuur van opslagruimte. Het uitgangspunt voor
de komende jaren is dat deze opbrengsten gerealiseerd blijven worden.
                                                     30
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>Gemeentelijke bijdragen
                                            Realisatie 2014      Begroting 2015      Realisatie 2015
Gemeentelijke bijdragen                              1.905.346          1.905.646           1.906.246
De gemeentelijke bijdrage per inwoner is in 2015 gelijk aan 2014 als gevolg van het hanteren van de
nullijn door de deelnemende gemeenten.
Incidentele baten
                                            Realisatie 2014      Begroting 2015      Realisatie 2015
Incidentele baten                                       31.800                   0                 195
In 2014 betreft dit nagekomen baten uit eerdere jaren. In 2015 is er nauwelijks sprake van baten uit
een eerder boekjaar.
LASTEN
Personeelskosten
                                            Realisatie 2014      Begroting 2015      Realisatie 2015
Salarissen                                             921.926            990.272             966.432
Overige personele lasten                                37.932             30.607              25.835
Totaal Personeelskosten                                959.858          1.020.879             992.266
Onder de post salarissen worden de salariskosten en de sociale lasten van de medewerkers van het
Regionaal Archief verantwoord. Onder salariskosten wordt het bruto bedrag van de aan het boekjaar
toe te rekenen lonen verstaan, vermeerderd met de uitbetaalde vakantiegeldrechten en de uitbetaalde
eindejaarsuitkering. De sociale lasten betreffen de ter zake van de werknemersverzekeringen
verschuldigde werkgeverslasten, evenals het werkgeversaandeel in de pensioenvoorziening. De
overige personele lasten zijn kosten van tijdelijke medewerkers, oud-werknemers,
reiskostenvergoedingen en overige personeelskosten. De gerealiseerde salariskosten zijn lager dan
de in de begroting opgenomen omdat niet alle formatie is ingevuld (14,55 fte ipv 15,21 FTE). In plaats
daarvan is gekozen voor uitbesteding van werkzaamheden.
Personeel van derden
                                            Realisatie 2014      Begroting 2015      Realisatie 2015
Personeel van derden                                   121.086             78.721             107.717
De kosten van inhuur van extern personeel zijn hoger dan begroot. De oorzaak hiervan ligt met name
in inzet om achterstallige werkzaamheden uit te voeren (agv het Metamorfoze-project). Ook is er
extra inzet gepleegd ten behoeve van het project Archief 2020.
                                                    31
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>Kapitaallasten
                                              Realisatie 2014      Begroting 2015    Realisatie 2015
Afschrijvingen investeringen                             89.555             96.966              90.056
Na de omvangrijke investeringen in de jaren tot en met 2013, zijn er in 2015 in het geheel geen
investeringen gepleegd. De kosten omvatten afschrijvingen op de reeds aanwezige vaste activa. De
afschrijvingstermijn bedraagt maximaal de economische levensduur.
Huisvestingskosten
                                              Realisatie 2014      Begroting 2015    Realisatie 2015
Bergerweg 1                                            832.347                                837.754
Totaal Huisvestingskosten                              832.347             800.102            837.754
De eindsituatie m.b.t. de huisvesting is inmiddels bereikt en het niveau van de lasten in 2015 zal naar
verwachting van structurele aard zijn.
Kosten automatisering
                                              Realisatie 2014      Begroting 2015    Realisatie 2015
Kosten automatisering                                    81.629             64.295              93.469
In 2015 is gekozen voor het verder beschrijven van reeds gedigitaliseerde bestanden. Grootschalige
digitaliseringsprojecten zijn als gevolg hiervan in 2015 uitgebleven.
Digitalisering
                                              Realisatie 2014      Begroting 2015    Realisatie 2015
Digitalisering                                           14.103                -                 1.137
In 2014 was al minder gedigitaliseerd dan begroot omdat meer inzet is gepleegd in het beschrijven
van reeds eerder gedigitaliseerde bestanden en tevens bezuinigingsmaatregelen zijn doorgevoerd. In
2015 is dit nog verder beperkt.
                                                     32
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>Materiële kosten
Specificatie materiële kosten               Realisatie 2014       Begroting 2015       Realisatie 2015
Aanschaf meubilair                                       2.714                1.654               1.688
PR en voorlichting                                       8.130                7.500               2.397
Kantoorbehoeften                                         2.852                5.000               3.605
Frankeerkosten                                             747                4.000               1.495
Telefoonkosten                                           1.577                1.250                 781
Representatiekosten                                      6.882                5.300               1.502
Onderhoud kantoormachines                                   -                 1.500                 653
Accountantskosten                                        8.500               11.000               8.500
Bedrijfsgezondheidszorg                                  1.409                2.000               2.469
Verzekeringen                                            2.959                3.250               2.424
Kosten kopiëren                                          5.576                6.600               6.364
Verhuizing incl huur externe ruimte                      1.590                   -                1.225
Lasten voorgaand boekjaar                                5.468                   -                1.133
Overige kosten+bet verkeer                             32.252                11.175              19.762
Totaal Materiële kosten                                80.656                60.229              53.999
De verschillen tussen de realisatie en de begroting zijn beperkt van omvang en met name positief,
met uitzondering van een flinke overschrijding op de overige kosten. Deze post wordt verzoorzaakt
door de eenmalige afboeking van de restantvoorraad boeken en ander drukwerk in verband met
incourantheid en beperkte omvang van de waarde.
Directe productkosten
Specificatie
directe productkosten                       Realisatie 2014       Begroting 2015       Realisatie 2015
Aanschaf bibliotheek                                     3.460                6.000               8.815
Aanschaf atlas                                           1.085                4.000                 236
Restauratie                                              8.091                4.500               9.932
Conservering                                             4.034                7.500              14.451
Abonnementen en tijdschriften                            5.632                5.000               4.580
Film                                                     1.450                1.500                 661
Kosten E-depot                                              -                15.000                 -
Educatie                                                   496                4.000               5.161
Druk-/bindwerk                                           5.738                5.000               4.667
Contributies/DIVA                                        8.025               10.000               5.482
Totaal Directe productkosten                           38.011                62.500              53.983
De verschillen in deze post zijn beperkt en de algehele lijn is dat er zeer zuinig met de beschikbare
middelen is omgegaan. Op restauratie en conservering is een overschrijding te zien in verband met
extra uitgevoerde werkzaamheden voor het charterproject. In totaal blijven we hier ruim binnen de
begroting.
                                                   33
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>2.3.5    Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)
In het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector, is
het Regionaal Historisch Centrum gehouden de namen en salarisgegevens van de
topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen.
Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur.
Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd. Voor de leden van het bestuur geldt
geen feitelijk dienstverband. Inzet geschiedt vanuit de functie bij de deelnemende gemeente.
 Topfunctionaris                 functie                  functie
 dhr. P.M. Bruinooge             voorzitter AB en DB      burgemeester Alkmaar
 mw. O. Rasch                    lid AB                   wethouder Bergen
 dhr. H. Klijnstra               lid AB                   wethouder Castricum
 dhr. K.F. Schuiling             vice-voorzitter AB en DB burgemeester Den Helder
 dhr. L. Dickhoff                lid AB                   wethouder Heerhugowaard
 dhr. T.J. Romeyn                lid AB                   burgemeester Heiloo
 dhr. J.R.A. Nawijn              lid AB                   burgemeester Hollands Kroon
 dhr. J. Nieuwenhuizen           lid AB en DB             wethouder Langedijk
 dhr. B. Blonk                   lid AB                   wethouder Schagen
 dhr. P. Post                    Secretaris AB en DB      Directeur RHCA
De functie van directeur/secretaris (in dienst per 1-1-2007) is op basis van functiezwaarte en
verantwoordelijkheden, conform de hiervoor gehanteerde uitgangspunten, gewaardeerd in
functieschaal 14. Op basis waarvan deze inschaling is de bruto beloning (dus inclusief alle
werknemers- en werkgeverslasten) over 2015 € 110.194 voor een dienstverband van 40 uur.
Kostenvergoedingen (reiskosten e.d.) en beloningen betaalbaar op termijn (pensioenlasten)
bedragen in 2015 resp. € 1.027 en € 14.790. Dit maakt het totaalbedrag over 2015
€ 126.011. Deze bedragen blijven dus ruim onder het in de wet WNT genoemde maximum
van € 178.000,- voor 2015.
                                                 34
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>3. Controleverklaring
                      35
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>36</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>BIJLAGE 1 GEMEENTELIJKE BIJDRAGE PER GEMEENTE 2015
                            Aantal inwoners
Gemeente                       1-1-2014       Gemeentelijke bijdrage
Alkmaar                               106.857                 826.530
Hollands Kroon                         47.502                 166.264
Bergen                                 30.076                 105.266
Castricum                              34.288                 120.008
Heerhugowaard                          53.307                 155.659
Heiloo                                 22.636                   79.226
Langedijk                              26.935                   94.276
Schagen                                45.978                 160.930
Den Helder                             56.597                 198.086
Totalen                               424.176               1.906.246
                                 37
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>Programmabegroting
2017
Regionaal Historisch
Centrum Alkmaar
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>INHOUDSOPGAVE
                                                            PAGINA
Inleiding en besluitvorming                                       3
     1. Beleidsbegroting                                          5
           1.1 Programmaplan Regionaal Archief                    5
           1.2 Paragrafen                                        13
               1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing      13
               1.2.2 Onderhoud kapitaalgoederen                  14
               1.2.3 Financiering                               14
               1.2.4 Bedrijfsvoering                            17
               1.2.5 Verbonden partijen                          18
      2. Financiële begroting                                    19
           2.1 Financiële begroting 2017                        19
           2.2 Meerjarenperspectief                             20
Bijlagen -ter informatie-
Ia Financiële kaders en uitgangspunten                          21
Ib Bijdrage per gemeente                                        21
                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>INLEIDING EN BESLUITVORMING
Hierbij bieden wij de programmabegroting 2017 en het meerjarenperspectief 2017-2021 van het
Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) aan. Deze begroting is gebaseerd op het Besluit
Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten en opgesteld op basis van het
Beleidsplan 2015-2018.
De ramingen uit de voorgaande programmabegroting zijn als uitgangspunt genomen, waarbij
rekening is gehouden met een indexatie conform de kennisgeving vanuit de gemeente Alkmaar
d.d. 20 januari 2016 met als onderwerp ‘uitgangspunten indexering 2017 gemeenschappelijke
regelingen’.
Achter ons ligt een periode van bezuinigingen die resulteerde in een daadwerkelijke bezuiniging
over de afgelopen jaren van ruim 17%. Gecombineerd met de nog niet geheel uitgekristalliseerde
financiële situatie als gevolg van de verhuizing en de relatief beperkte personele en financiële
ruimte, dreigde een situatie te ontstaan waarin de wettelijke taken niet op het gewenste niveau
uitgevoerd zouden kunnen worden. Door interne bezuinigingen, een ombuiging van taken in de
bestaande formatie en een verhoging van de eigen inkomsten is dit vooralsnog voorkomen. Voor
de nieuwe wettelijke taken, het bewaren van de door de aangesloten gemeenten over te brengen
digitaal archief, is echter extra financiering nodig welke in deze programmabegroting 2017 is
verwerkt.
Met de ingebruikname van het nieuwe depot is er veel meer zekerheid en duidelijkheid voor de
archiefzorg van het papieren archief van de aangesloten gemeenten. Aangezien het archief ‘op de
groei’ gebouwd is, is niet alle depotruimte direct nodig. De op dit moment niet gebruikte ruimte
wordt zo veel als mogelijk ingezet om archief van derden in bewaring te nemen, waardoor meer
eigen inkomsten kunnen worden gegenereerd.
Als gevolg van veranderde wetgeving (Wet RGT) en de daarmee samenhangende verschuiving
van taken zijn er extra taken belegd bij de gemeentelijke archiefinspectie. Ook is er door de
verandering in de inspectiesystematiek (de invoering van de KPI-systematiek) en de snelle
veranderingen bij de gemeentelijke administratie een toegenomen vraag ontstaan.
De toekomst van het papieren archief is met het nieuwe depot geregeld, maar het volgende
vraagstuk dient zich aan: wat te doen met de digitale documenten, nu de gemeenten zo veel als
mogelijk digitaal gaan werken? Het antwoord is gelegen in het implementeren van een e-depot.
Om deze implementatie voor te bereiden en uit te voeren zal een organisatieaanpassing
noodzakelijk zijn. Hierbij zullen ook de veranderingen in de archiefinspectie meegenomen worden.
Tot en met 2016 kon de organisatieaanpassing gefinancierd worden vanuit de
bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling die in de resultaatsbestemming over 2013
voorgesteld is. Vanaf 2017 is aanvullende financiering nodig, zoals is opgenomen in deze
begroting en de meerjarenbegroting.
De bijdrage per gemeente wordt weergegeven in bijlage Ib.
                                                     3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>Het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar;
gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 13 juli 2016,
besluit:
vast te stellen de Begroting 2017 en het Meerjarenperspectief 2017-2020.
Alkmaar,
P. Bruinooge, voorzitter
P. Post, directeur/secretaris
                                                    4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>1.       Beleidsbegroting
1.1      Programmaplan Regionaal Archief
Kerngegevens
Het Regionaal Archief/Regionaal Historisch Centrum Alkmaar is een gemeenschappelijke regeling
waaraan 10 gemeenten in Noord-Holland Noord deelnemen: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den
Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en Texel. Deze gemeenten
dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij
op basis van een bilaterale overeenkomst. Daarnaast beheert het Regionaal Archief een groot aantal
archieven van particuliere organisaties.
Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee
een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren.
Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en
het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de
geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van
archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de
overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor
iedere burger openbaar.
Missie
Het Regionaal Archief Alkmaar, hét historisch centrum voor de hele regio, is een publieksgerichte
erfgoedinstelling die het gebruik van zijn collecties mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt. Voor
de aangesloten overheidsorganisaties is het Regionaal Archief een gezag- en belanghebbende
partnerorganisatie op het gebied van de inrichting en het beheer van een betrouwbare en duurzame
informatiehuishouding.
Kerntaken
Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken
uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995. Dat bestaat uit het toezicht op de nog niet overgebrachte
archieven (inspectie), de wettelijke adviestaak, het toezien op en begeleiden van het overbrengen
van archieven, het behoud en beheer van de in de archiefbewaarplaats bewaarde archieven en het
beschikbaar stellen van deze archieven zodat iedereen deze archieven kan raadplegen.
Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook nog de opdracht tot het stimuleren van
de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke
collectie bronnenmateriaal op dit gebied.
Dit komt neer op de volgende taken:
- management en ondersteuning;
- acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal;
- analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een
    veilig depot met klimaatbeheersing;
- opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot;
- conserveren en restaureren van de archivalia en collecties;
- het instandhouden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografisch-
    historische atlas;
- het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het nog
    niet overgebrachte archief;
- het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking
    komende archieven;
- beschikbaarstellen van informatie op de studiezaal;
- beschikbaar stellen van informatie via de website en de social media;
- educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen;
- bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking
    aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen.
                                                     5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>Beleidsontwikkeling
Visie
Onze collectie is niet van ons maar van iedereen. Die simpele constatering ligt aan de basis van de
invulling die we geven aan onze erfgoedtaak. Onze collectie is van de huidige en toekomstige
erfgenamen van de verhalen die vastliggen in de documentaire nalatenschappen van overheden,
instellingen, bedrijven en personen. En zoals dat gaat met erfenissen: ook erfgenamen die niet
weten dat ze rechten kunnen doen gelden, moeten in staat gesteld worden te delen in wat van hen
is. Dat is onze maatschappelijke opdracht. Daarom voert het Regionaal Archief Alkmaar een zeer
actief publieksbeleid, zowel online als offline. We investeren doorlopend in digitalisering en in digitale
toegankelijkheid. Zo brengen we de collectie als het ware naar buiten.
Ook voor de overheden die bij ons zijn aangesloten geldt, dat ze niet alleen maar archiveren omdat
dat voor hun eigen werk handig en nodig is. Overheidsorganisaties dienen de gemeenschap, worden
gecontroleerd door die gemeenschap en leggen daaraan verantwoording af. Omwille van het goed
functioneren van de democratie moeten overheidsarchieven dan ook in goede, geordende en
toegankelijke staat verkeren, zoals wettelijk voorgeschreven. Het garanderen van de
betrouwbaarheid en toegankelijkheid van archieven op de lange termijn wordt echter door de
digitalisering steeds moeilijker. Digitale informatie is vluchtig. Als er niet goed voor gezorgd wordt, is
het door veroudering van hard- of software of door onzorgvuldige opslag al snel niet meer te vinden,
te lezen of te interpreteren. Overheidsorganisaties zelf en burgers nu en later kunnen daarvan de
nadelige gevolgen ondervinden.
Het Regionaal Archief Alkmaar wil voor de aangesloten overheden een belang- en gezaghebbende
partnerorganisatie zijn op het gebied van de inrichting en het beheer van een goed werkende,
betrouwbare informatiehuishouding. Belanghebbend omdat wij, namens de burgers van nu en
straks, staan voor het langetermijnbelang van overheidsinformatie. Gezaghebbend omdat de
gemeentearchivaris uit hoofde van de Archiefwet een toezichthoudende rol heeft en het Regionaal
Archief beschikt over de juridische, archivistische en technische kennis die noodzakelijk is om
verantwoorde beslissingen over langetermijnbewaring te kunnen nemen.
Het vinden van de juiste balans tussen de twee kanten van onze missie is de belangrijkste opgave
voor de komende jaren. Dat impliceert meer inzet op de ondersteuning van onze overheidspartners
en nog beter afgewogen keuzes in ons publieksbeleid.
Financiële situatie
In de inleiding werd al gewezen op de gevolgen van de bezuinigingstaakstelling over de afgelopen
jaren. Daar komt nog bij het ook al genoemde hoge aandeel van de huisvestings- en personele
lasten (ruim 80%) in de begroting en het feit dat de personele en financiële ruimte relatief krap is in
vergelijking met vergelijkbare archiefdiensten.
Het grote aandeel van de huisvestingslasten wordt veroorzaakt door de nieuwe huisvesting. Het
archief is immers gebouwd om de groei voor de komende decennia op te vangen. Het voordeel is
echter dat dit vastligt voor de komende jaren en dat de eerste 25 tot 30 jaar en wellicht langer, er
geen verhoging van deze lasten te verwachten is op de jaarlijkse indexeringen na. Bij de bouw van
het depot is rekening gehouden met de groei voor de komende decennia. Zolang niet alle ruimte in
gebruik is, zullen door verhuur van depotruimte extra inkomsten gegenereerd worden.
Uit eerdere benchmarken blijkt dat het RHCA beschikt over een relatief beperkt budget en een
krappe formatie. Het RHCA behoort daarmee tot de goedkopere diensten van Nederland. Afgezet
tegen het aantal inwoners is de omvang van het RHCA, zowel qua budget als formatie, bescheiden.1
Benodigd is een formatie van 16 fte, voor 2016 was 14,2 fte beschikbaar. Dit was inclusief 1 fte voor
e-depot (0,8 fte, € 54.000) & inspectie (0,2 fte, €13.500), die werd gefinancierd vanuit de
bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling en projectgelden2. Voor 2017 zal dit gefinancierd
moeten worden uit de reguliere begroting. Daarnaast zal er nog een groei van de formatie met 0,8 fte
1
  Regionaal Archief Westbrabant, Benchmark archiefdiensten 2014, Oudenbosch 2014. De uitslagen van deze benchmark bevestigden
nogmaals dat het RHCA, afgezet tegen het aantal inwoners, zowel qua budget als qua formatie bescheiden is. Het aantal formatieplaatsen
per 10.000 inwoners bedroeg voor het RHCA 0,34, terwijl dat voor de overige diensten gemiddeld 0,51 was. Ook de bijdrage per inwoner
was voor het RHCA ruim 20% lager dan het gemiddelde.
2
  Naast deze 1 fte werd ook nog ca. € 12.500 uitgegeven aan inhuur projectmedewerkers.
                                                                   6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>(€ 50.000) nodig zijn om de toegenomen werkzaamheden voor het e-depot uit te kunnen voeren.
Ook wordt een stijging van de materiële lasten voor het e-depot verwacht voor 2017 van € 15.000
(huur 10 Tb e-depot en projectgelden). De gemeentelijke bijdrage zal dus moeten voorzien in een
stijging van deze kosten, in totaal € 132.500. Het streven is om per 2018 een werkende e-
depotvoorziening aan te bieden aan de deelnemende gemeenten. (zie ook hieronder bij ‘digitaal
depot’).
Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer
  Op grond van de Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en
  toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en
  het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven bij de aangesloten
  gemeenten en enkele andere openbare lichamen.
  Dit met de volgende doeleinden:
  -bewijs en geheugen voor overheid en burger
  -tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats
  -geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed.
In 2017 zal een aantal gemeenten de bouwvergunningen overbrengen. Dit leidt tot een tijdelijke
versnelling van de groei van het archief.
De acquisitie van particuliere archieven zal voortgezet worden zoals verwoord in het beleidsplan.
Extra aandacht wordt gegeven aan de acquisitie van archieven en collecties uit die gemeenten die
nog niet zo lang aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling.
Kengetallen/indicaties                                                    werkelijk   begroot   begroot
                                                                               2015      2016      2017
Archieven (in m1):
-        overgedragen archieven gemeenten                                         158     400       400
-        aanwinsten overige archieven                                              46      50        50
-        inventariseren en beschrijven aantal m1 archief                           33     200       200
Wetenschappelijke bibliotheek:
-        aantal aanwinsten                                                        447     500       500
-        aantal beschrijvingen                                                    664     800       800
Topografisch-historische atlas:
-        aantal aanwinsten (collecties)                                            75      40        60
-        aantal beschrijvingen                                                7.200     2.500     5.000
Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.029 m1)
Archieven gemeenten                                                           6.487     7.300     7.700
Wetenschappelijke bibliotheek                                                 1.605     1.610     1.615
Atlascollecties                                                                   699     705       710
         Subtotaal                                                            8.791     9.615    10.025
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier                                        811     825       825
Verhuur derden                                                                6.2223    5.000     5.500
         Totaal                                                             15.824m1   15.440m1  16.350m1
3
  Incl. ca. 1.500 meter van het Zuid-Afrikahuis waarvan de huur per 1-1-2016 afliep.
                                                                    7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>Digitaal depot (e-depot)
Als gevolg van de snelle ontwikkelingen op het gebied van de automatisering zal het Regionaal
Archief geconfronteerd gaan worden met de overdracht van digitale bestanden vanuit de gemeenten.
Het Regionaal Archief zal hiertoe over een elektronisch depot (e-depot) moeten beschikken dat
voldoet aan de hieraan gestelde wettelijke eisen.
Om per 2018 alle aangesloten gemeenten aan te kunnen laten sluiten op een e-depot, worden in
samenwerking met gemeenten verschillende pilots uitgevoerd. Deze zijn met name gericht op
standaarden, processen en de keuze van een bedrijfsmodel. Het doel is een blauwdruk voor (de
implementatie van) een e-depot, inclusief een beschrijving van de stappen die gezet moeten worden
door het Regionaal Archief en de aangesloten gemeenten. In een eerdere meerjarenbegroting is al
aangegeven dat op basis van de huidige stand van zaken op termijn gerekend moet worden op een
benodigd budget van maximaal € 250.000 per jaar.
Er zijn verschillende leveranciers die een e-depot kunnen leveren. Dit betreft zowel niet-commerciële
(bijv. de oplossing van het Nationaal Archief) als commerciële aanbieders. In maart 2016 is een
rapport verschenen van een in opdracht van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten uitgevoerde
marktverkenning. De producten van negen potentiële (deel-)leveranciers van e-depotoplossingen
worden hierin vergeleken. Het blijkt dat het nog steeds een ‘markt in ontwikkeling’ is, waardoor de
kosten van de producten nog niet goed te vergelijken zijn. Maar op basis van de in deze monitor
genoemde cijfers en die inmiddels uit verschillende pilots en/of aanbiedingen naar voren komen,
kunnen we wel de verschillende kostenposten naar voren zien komen. Dat zijn zowel incidentele als
structurele kosten, enerzijds voor de gemeentelijke organisatie, anderzijds voor het Regionaal
Archief. Het gaat dan bijvoorbeeld om de (indien nodig) aanpassing van systemen en data bij de
gemeenten om aansluiting op het e-depot mogelijk te maken (zoals invoering/mapping TMLO,
standaard koppelingen etc.). Hoe beter de organisatie deze zaken al voor elkaar heeft, hoe lager
deze kosten zullen zijn.
Een jaarlijks terugkerend bedrag is dat voor het duurzaam opslaan van de data in het e-depot. De
Nationaal Archiefoplossing rekent ca. € 1.600 per Terabyte per jaar, bij de commerciële aanbieders
liepen de tarieven van € 1.500 tot € 4.500 per jaar. Hoeveel Tb een gemiddelde gemeente nodig zal
hebben, is nog moeilijk te bepalen en erg afhankelijk van de informatiehuishouding van de
betreffende gemeente. Zo zijn gescande documenten in de regel groter in digitaal volume dan ‘digital
born’ documenten, en zijn grafische en audiovisuele bestanden ook vele malen groter dan
tekstbestanden. De benodigde hoeveelheid aan dataopslag hangt ook af van de manier waarop het
e-depot binnen de gemeente ingezet zal worden (alleen afgesloten dossiers opslaan, of ook semi-
statische en/of dynamische opslag).
Het Regionaal Archief zal personeel moeten inzetten om de bij het e-depot behorende
werkzaamheden uit te voeren. Dit betreft vooralsnog het uitvoeren van pilots en het voorbereiden
van de komst van het e-depot, inclusief advisering en begeleiding van de administraties die aan
gaan sluiten. Later zal dat werk verschuiven naar taken rond het duurzaam beheer en het
beschikbaar stellen van de informatie aan burgers en ambtenaren.
Voor 2017 worden de personele kosten vooralsnog begroot op circa € 117.5004. We gaan er daarbij
van uit dat aansluitingen en/of overbrengingen naar een e-depot in eerste instantie nog vooral
projectmatig worden uitgevoerd, qua inzet vergelijkbaar met de huidige lopende pilots met de
gemeenten Heerhugowaard en Den Helder. De hierbij opgedane ervaring wordt vervolgens
uitgewerkt tot een meer generieke procedure voor overbrenging/aansluiting, die ingezet kan worden
bij alle gemeenten.
Het Regionaal Archief zal in dit proces voor de gemeenten een begeleidende rol spelen. Op dit
moment zijn er ‘handreikingen’ in ontwikkeling aan de hand waarvan een gemeente kan gaan
werken aan het op orde brengen van de informatiehuishouding en voorbereiden op de aansluiting op
een e-depot. Door dit zoveel als mogelijk te stroomlijnen met de aangesloten gemeenten zal er
efficiënter gewerkt kunnen worden.
4
  Betreft 1,8 fte, zie volgende pagina voor een nadere toelichting.
                                                                    8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>De ‘structurele kosten’ voor het e-depot (voornamelijk personeelskosten bij het Regionaal Archief en
eventuele structurele kosten voor het e-depot) zullen worden omgeslagen over alle deelnemers. Dit
omdat een groot deel van het werk bestaat uit de voorbereidingen voor aansluiting op een e-depot
en het ontwikkelen van procedures die ten goede komen aan alle deelnemers. De kosten voor het
voor het aantal gebruikte terabyte aan opslag, zal vooralsnog doorberekend worden aan de
betreffende gemeenten. Dit omdat de gemeenten met verschillende snelheden bestanden zullen
gaan plaatsen in het e-depot. Daaronder zal zich ook veel archief bevinden dat ‘vervroegd’ wordt
overgebracht, dus voordat de wettelijke termijn van 20 jaar verstreken is.
Tot nu toe zijn de kosten die zijn gemaakt voor dit proces grotendeels gefinancierd vanuit de
bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling en externe subsidies (Archief2020). Na 2016 is de
bestemmingsreserve uitgeput, terwijl ook de subsidiegelden uit Archief2020 eindigen. De structurele
inzet voor deze taken die tot nu toe vanuit de reserve betaald werd, zal dus per 2017 opgenomen
moeten worden in de reguliere begroting.
Dit betekent dat we voor 2017 rekening moeten houden met het opnemen in de begroting van de nu
al werkzame medewerkers, te weten 1 fte , bestaande uit 0,8 fte e-depot (€ 54.000) + 0,2 fte
inspectie (€13.500). Deze uitgave was tot nu toe vanuit de bestemmingsreserve en projectgelden
gedekt.
Daarnaast zal nog 0,8 fte (€ 50.000) opgenomen moeten worden voor de extra taken die het e-depot
met zich meebrengt voor de komende jaren. Naast deze stijging van € 117.500 aan personeelslasten
moet rekening gehouden worden met een stijging van € 15.000 voor de materiële kosten voor het e-
depot, t.w. licentie- en hostingkosten.
Waar in de meerjarenraming in de begroting 2016 rekening gehouden werd met een extra bijdrage
van € 250.000, lijkt volstaan te kunnen worden met een extra bijdrage van € 132.500. Het is niet
uitgesloten dat in de toekomst als gevolg van toenemende werkzaamheden m.b.t. dit onderwerp een
verdere stijging van de gemeentelijke bijdrage noodzakelijk is.
In het kort komt het kostenoverzicht hier op neer:
                                                               Eenmalige/structurele
    Wat er gebeurt                 Hoe wordt betaald           kosten                Hoeveel
1   Aanpassingen in administratie Gemeente investeert zelf     Eenmalig, per         zelf
    gemeenten en aansluiten op                                 gemeente              berekenen
    e-depot
2   Duurzame opslag data           RA berekent door aan de     Structureel, per Tb,  Vanaf € 1,5k
                                   gemeente                    per gemeente          per Tb
3   Beheer/beschikbaarstellen      Verwerkt in gemeentelijke   Structureel,          € 132,5k
    data en voortgang              bijdrage                    omgeslagen over alle  (2017)
    ontwikkeling e-depot                                       gemeenten
4   Projectmatige (versnelde)      Gemeente draagt kosten      Incidentele kosten    Afhankelijk
    overbrengingen naar e-depot    (indien niet passend binnen                       van project
                                   pilots)
Dit betekent dat we voor 2017 in de begroting een stijging van de kosten opnemen van € 132.500.
Inspectie
Het Regionaal Archief is tevens belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van
de deelnemende gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995). Om
deze wettelijke toezichttaak goed uit te kunnen voeren heeft het Regionaal Archief een
archiefinspecteur in dienst.
De inspectietaak is de afgelopen jaren echter steeds ingewikkelder en omvattender geworden. Uit
een interne analyse, maar ook uit de landelijke benchmarks, blijkt dat voor het goed kunnen invullen
van deze wettelijke taak meer formatie nodig is dan beschikbaar is. Dit wordt veroorzaakt door de
                                                      9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>toenemende digitalisering bij de gemeenten, die grote gevolgen heeft voor de werkprocessen en de
duurzaamheid van de digitaal opgeslagen informatie en daarmee ook op het toezicht dat de
inspecteur moet uitoefenen. Daarnaast spelen in de regio verschillende samenwerkingsprocessen
tussen gemeenten. De toezichthoudende taak van het Regionaal Archief is hiermee niet alleen flink
verzwaard maar ook veranderd.
Tot nu toe is deze taakverzwaring opgevangen door extra inhuur van personeel, gefinancierd vanuit
de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling. De reserve is in 2016 uitgeput, voor 2017 is 0,2 fte
extra formatie opgenomen (zie hierboven). Hiermee zou dan eindelijk binnen de bestaande formatie
de wettelijke inspectietaak naar behoren uitgevoerd kunnen worden.
Door de stijging van de personeels- en ontwikkelkosten voor e-depot en inspectie zal de
gemeentelijke bijdrage voor deze kostenposten dus stijgen met € 132.500 / 439.815 inwoners =
€ 0,30 per inwoner. Een overzicht van de stijging van de kosten per gemeente die hier het gevolg
van is, is opgenomen in het overzicht van de gemeentelijke bijdragen over 2017.
Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers
      Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van
      archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken
      naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief
      de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen.
De toename van de bronnen die via internet te raadplegen zijn en de inzet van ‘social media’ leidt
niet alleen tot een toename van de raadpleging van de website, maar heeft ook geleid tot een
verandering in het studiezaalbezoek. Als gevolg van de technische ontwikkelingen kan de bezoeker
veel efficiënter werken. Hij vraagt de stukken vanuit huis aan en in plaats van de oude stukken ter
plekke te bestuderen maken bezoekers met hun digitale camera foto’s en werken de informatie thuis
verder uit. Dat betekent dat ze in één bezoek veel meer stukken raadplegen van voorheen, wat een
hogere werkdruk voor het studiezaalpersoneel tot gevolg heeft.
Ook zien we dat mensen die het Regionaal Archief kennen van website en de social media, hierdoor
gestimuleerd worden tot een bezoek aan het archief. Hiermee kunnen nieuwe doelgroepen worden
aangesproken. Deze nieuwe, onervaren bezoekers vragen meer aandacht, evenals de klanten die
moeite hebben met de computertoepassingen.
Het beleid is er op gericht om de historie en historische gebeurtenissen van de regio onder de
aandacht te brengen. De ‘social media’ wordt daarbij ingezet om via internet een community rond het
archief te creëren. Via Facebook en Twitter is een aanzienlijk aantal volgers actief. Dit wordt verder
uitgebouwd en een groot deel van de communicatie met het publiek zal via deze media verlopen.
Daarnaast blijft het Regionaal Archief gebruik maken van de al langer bestaande kanalen, zoals de
artikelenreeks ‘Ik was erbij’, die wekelijks verschijnt in de Alkmaarsche Courant. Ook blijft het
Regionaal Archief actief met het uitgeven van boeken en andere producten, zoals ansichtkaarten,
reproducties van oude land- en stadskaarten en het verlenen van medewerking aan publicaties van
derden.
Educatie vormt een belangrijk onderdeel van de activiteiten. Een groot aantal leerlingen van de
basisschool komt met de klas naar het archief, terwijl de bezoeken van middelbare scholieren ook
nog steeds toenemen. Daarnaast geven wij cursussen en workshops aan de buitenschoolse
doelgroepen, zowel in ons eigen gebouw als op locatie in de regio.
Door middel van de scholing, de begeleiding van nieuwe doelgroepen en het organiseren van
activiteiten ontwikkelt het Regionaal Archief zich tot een ‘historische werkplaats’, waar mensen
onderzoek doen, nieuwe vaardigheden leren, samenwerken, onderzoeksresultaten beschikbaar
stellen, meehelpen met het toegankelijk maken van bronnen en met het vervaardigen van
publieksproducten.
In de landelijke klanttevredenheidsonderzoeken (de zgn. ‘Kwaliteitsmonitor Dienstverlening
Archieven’, uitgaande van de branchevereniging van archiefinstellingen in Nederland – de Stichting
BRAIN) scoorden wij in 2015 wederom bovengemiddeld (7,9 tegenover 7,7 gemiddeld). Dit betekent
                                                  10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>dat zowel de studiezaalbezoeker als de websitegebruiker zeer tevreden is over de kwaliteit van het
gebodene. Een uitschieter was de score op het gebied van de sociale media: 8,2 tegenover 7,6
gemiddeld. Het streven is om ook de volgende keer weer ‘bovengemiddeld’ te scoren.
Kerngegevens
Capaciteit van de studiezaal in m2                                                                                   238
Maximum aantal bezoekers tegelijkertijd                                                                                46
Openstelling van de studie-leeszaal
        dagdelen                                                                                                        8
Kengetallen/indicaties                                              werkelijk              begroot            begroot
                                                                         2015                   2016                2017
        Aantal bezoeken studiezaal                                      3.700                 4.000                4.000
        Aantal bezoeken overig5                                         4.252                 1.000                2.000
        Aantal unieke bezoekers website                              337.752               185.000             350.000
        Aantal pag.weergaven website                               4.352.251           3.000.000            4.500.000
        Aantal fans Facebook                                            2.865                 1.500                3.000
        Aantal volgers Twitter                                          1.330                 1.000                1.500
Digitalisering
Om de collectie beter toegankelijk te maken en de veel geraadpleegde stukken te beschermen voor
achteruitgang zijn in de afgelopen jaren al diverse collectieonderdelen gedigitaliseerd. Zo zijn er via
de website de volgende materialen te raadplegen: foto’s, kaarten, prenten en tekeningen, ansichten,
adresboeken, kranten, historische tijdschriften en genealogische bronnen.
De gedigitaliseerde bronnen voorzien duidelijk in een behoefte, gezien het groeiend aantal
raadplegingen. Met medewerking van vrijwilligers zijn veel bronnen inmiddels op naam ontsloten.
Door de bezuinigingen heeft het Regionaal Archief voor het digitaliseren budget in moeten leveren.
Daarnaast zijn er vanwege de huidige economische situatie ook minder aanvullende subsidies
beschikbaar. Toch zal geprobeerd worden om ook in 2017 het digitaliseringsbeleid voort te zetten.
Kengetallen/indicaties                                              werkelijk             begroot             begroot
                                                                         2015                   2016                2017
Aantal pagina’s digitaliseren/microficheren:
-       bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.)                 2.587                 5.000                5.000
-       atlas                                                           5.653                 3.000                3.000
-       archieven                                                       n.n.b.                5.000                5.000
In 2015 is het project ‘digitalisering bevolkingsregister’ gestart in samenwerking met Familysearch,
de grootste genealogische organisatie ter wereld. De precieze stand van zaken was eind 2015 nog
niet bekend. Het Regionaal Archief heeft zelf de bevolkingsregisters van de aangesloten gemeenten
over de periode 1920-1940 al laten digitaliseren en online gezet. Familysearch digitaliseert nu op
haar kosten de resterende bevolkingsregisters over de periode 1850-1920 en daarnaast de bij het
bevolkingsregister behorende woningkaarten en huisregisters over de periode 1850-1940. Het
betreft circa 250.000 te maken scans. Na afronding van het project kan het gehele
bevolkingsregister tot 1940 integraal worden geraadpleegd via archiefalkmaar.nl. Het aantal van
5.000 scans voor de archieven, zoals begroot voor 2016, zal dus naar verwachting ver overtroffen
worden.
5
  Betreft bezoekers en/of deelnemers aan evenementen, cursussen/workshops, rondleidingen, leerlingen basisonderwijs en
  tentoonstellingen.
                                                               11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre>Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening: samenwerking en regionalisering
Gestreefd wordt naar verbetering van de regionale samenwerking op het gebied van
informatievoorziening en –beheer en cultuurhistorisch beleid. Daartoe zijn er in de afgelopen jaren
diverse initiatieven ontplooid in samenwerking met verschillende erfgoedinstellingen, zoals
historische verenigingen, bibliotheken en naburige archiefdiensten. Ook de samenwerking op
regionaal en landelijk gebied in projecten als Oneindig Noord-Holland, Metamorfoze, WieWasWie en
Europeana dient hier vermeld te worden.
Een nieuwe ontwikkeling is het beschikbaar stellen van de informatie die rechtenvrij is als ‘open
data’. Dit naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who).
Stapsgewijs zal het Regionaal Archief collectieonderdelen op deze manier rechtenvrij aan gaan
bieden, zodat iedereen die er iets mee wil doen het kan gebruiken, ook voor commerciële
doeleinden. Omdat wij zeker moeten weten dat het echt om rechtenvrije informatie gaat, moet dit
proces zorgvuldig uitgevoerd worden. Op dit moment is het Regionaal Archief binnen het
archievenveld een van de koplopers in het beschikbaar stellen van open data.
De samenwerking met historische verenigingen en erfgoedinstellingen in het ontsluiten van de
bronnen wordt voortgezet. Door de regionale bronnen via het internet te ontsluiten, mede door de
inzet van vrijwilligers, is het mogelijk de historische informatie 24 uur per dag, 7 dagen per week,
beschikbaar te maken voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woon-
en/of geboorteplaats en –streek. Ook wordt hiermee het doel bereikt om een deel van de
geïnteresseerden actief te betrekken bij deze informatie door het opzetten van interactieve
onderdelen op de website. Vele vrijwilligers werken nu al met de invoermodules van het Regionaal
Archief, zodat ze op ieder moment vanaf huis kunnen inloggen en werken aan het toegankelijk
maken van het bronnenmateriaal.
Ook zet het Regionaal Archief het beleid voort, om in samenwerking met de historische verenigingen
de tijdschriften en jaarboeken die de historische verenigingen uitgeven, te digitaliseren en via
internet beschikbaar te stellen. Een belangrijke bron voor de regionale geschiedenis wordt daarmee
voor iedereen toegankelijk.
Het Regionaal Archief stelt ook haar infrastructuur beschikbaar voor gebruik door de historische
verenigingen om digitale collecties van de verenigingen via de databases en website van het
Regionaal Archief op internet te zetten. Ook kunnen de soms kostbare en unieke archiefstukken uit
hun collecties na digitalisering een veilige plaats krijgen in onze archiefbewaarplaats, aangezien de
meeste historische verenigingen niet beschikken over een veilige en geklimatiseerde opslag. Dankzij
deze samenwerking is het materiaal voor de toekomst veiliggesteld en bovendien voor een groot
publiek bereikbaar.
Aan de andere kant maken wij dankbaar gebruik van de historische kennis die bij de verenigingen
aanwezig is. Hiermee kunnen bronnen beter ontsloten worden en gerichter acquisitie uitgevoerd
worden.
Middelen
 Regionaal Archief                   Realisatie 2015 Begroting 2016 Begroting 2017
                                                         herzien
 Lasten                                     2.230.379      2.274.277     2.366.379
 Baten                                        324.827        317.135       232.268
 Bijdragen gemeenten                        1.906.246      1.957.143     2.134.111
 Resultaat *1)                                    693              0             0
 *1) inclusief mutaties in bestemmingsreserves
                                                      12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>1.2 Paragrafen
1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De financiële positie van RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. In het verleden is uit
de exploitatieoverschotten een algemene reserve gevormd om als buffer te dienen om
schommelingen in het resultaat op te vangen. Dergelijke schommelingen kunnen diverse redenen
hebben, onder meer door fluctuaties in de afname van opslag en bewaren van particuliere archieven
of via onvoorziene uitgaven. Daarnaast is het risico dat een aanvullende dienstverlening in het
geheel niet meer wordt afgenomen. In paragraaf 2.2.2 zijn mogelijke risico’s belicht die niet
cijfermatig in de begroting zijn opgenomen.
De Algemene reserve is na de resultaatbestemming over 2015 gewijzigd naar € 25.594.
In 2015 is de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling deels gebruikt om de kosten te dekken
die in het kader van de realisatie van het e-depot gemaakt zijn. In 2016 zal deze reserve verder
gebruikt worden met dit doel. In 2017 is de reserve dan uitgeput en dienen deze kosten in de
reguliere begroting gedekt te worden. Om deze reden is de gemeentelijke bijdrage met ingang van
2017 aangepast. De bestemmingsreserve die in het kader van het Metamorfoze-project is gevormd
is in 2015 voor éénderde aangewend. De verwachting is dat deze reserve eind 2016 geheel
aangewend zal zijn. De enige dan nog aanwezig reserve is de bestemmingsreserve Huisvesting
Bergeweg, welke is gevormd ter dekking van een deel van de afschrijvingen op de investeringen in
de huisvesting.
Risico’s
Bezuinigingsoperatie
In de afgelopen jaren heeft door de bezuinigingsopdrachten en het hanteren van de nullijn een
bezuiniging plaatsgevonden van ruim 17%, waarbij het budget dat beschikbaar was voor de
realisatie van de nieuwe huisvesting aan de Bergerweg, niet ontzien is. Indien aan het Regionaal
Historisch Centrum nieuwe bezuinigingen worden opgelegd, zullen nieuwe maatregelen genomen
moeten worden. Omdat een groot deel van de exploitatie voor de korte termijn vastligt (eigen
personeel en huisvesting vormt ruim 80% van de begroting), zijn extra bezuinigingen niet eenvoudig
te realiseren. Indien deze al mogelijk zijn zonder de wettelijke taken aan te tasten, leiden personele
maatregelen niet meteen tot een daadwerkelijke besparing in de kosten in verband met
afbouwregelingen e.d.. Uitgaande van een kans van 50% dat aanvullende bezuinigingen
doorgevoerd worden en een jaarlijkse omvang van 3% (1,5% index en 1,5% aanvullende
taakstelling), resulteert een aan te houden weerstandsvermogen van 50% van € 64.000 = € 32.000.
Inkomsten uit verhuur van depotruimte
Mede doordat het RHCA er in is geslaagd een deel van het depot te verhuren, waarmee een deel
van de gevolgen van de bezuinigingen zijn opgevangen. Een groot deel van de inkomsten voor
verhuur loopt voor een periode van circa 5 jaar, die inkomsten zijn dus meegenomen in de
meerjarenbegroting. Maar niet zeker is of er daarna een nieuwe huurder gevonden kan worden.
Bovendien zal het RHCA op termijn zelf deze ruimte nodig hebben voor de opslag van eigen
archiefmateriaal. Op termijn betekent dit dus dat de inkomsten uit verhuur af zullen nemen. De
mogelijke opbrengstvermindering bedraagt naar schatting € 125.000 en de kans dat inderdaad een
afname zal volgen is ingeschat op 50%. Het aan te houden weerstandsvermogen bedraagt voor dit
onderdeel dus € 62.500.
In totaal bedraagt het risico van deze onderdelen € 94.500. Rekening houdend met de stand van de
Algemene Reserve per eind 2016 (naar verwachting gelijk aan eind 2015) van € 25.000, houdt een
risico van € 69.500 in dat indirect bij de gemeenten aanwezig is. Op basis van de begrote
gemeentelijke bijdragen in 2017 kan dit als volgt verdeeld worden over de verschillende gemeenten:
                                                   13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>                                         Gemeentelijke bijdrage        risico boven
 Gemeente                                    begroting 2017         algemene reserve
 Alkmaar                                                880.356                   28.670
 Bergen                                                 115.895                     3.774
 Castricum                                              133.898                     4.361
 Heerhugowaard                                          176.943                     5.762
 Heiloo                                                  87.764                     2.858
 Den Helder                                             217.900                     7.096
 Hollands Kroon                                         183.914                     5.989
 Langedijk                                              106.228                     3.459
 Schagen                                                178.651                     5.818
 Texel                                                   52.562                     1.712
                                                      2.134.111                   69.500
1.2.2. Onderhoud kapitaalgoederen
De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is in beginsel bedoeld om inzicht te geven in de vaak
ruime aanwezigheid van kapitaalgoederen bij de verschillende gemeenten. Omdat het Besluit
Begroting en Verantwoording eveneens van toepassing is op Gemeenschappelijke Regelingen, en
bij het RHCA kapitaalgoederen aanwezig zijn, nemen we deze paragraaf ook op in de verslaggeving.
De verwachte boekwaarde per 1-1-2017 bedraagt € 378.000, de investeringen zijn geraamd op
€ 50.000, bestaande uit € 20.000 m.b.t. hardware (vervangen van laptops en server) en voor
€ 30.000 m.b.t. aan te schaffen archiefkasten. Rekening houdend met de afschrijvingen in 2017
bedraagt de boekwaarde per eind 2017 € 338.270.
                                     Boekwaarde                                         Boekwaarde
                                      01-01-2017     Investeringen Afschrijvingen         31-12-2017
 Bedrijfsgebouwen                              -                 -                  -             -
 Machines, apparaten en installaties       374.218            50.000            85.949        338.270
 Overige materiële vaste activa              3.958               -               3.958            -
 Totaal                                    378.176            50.000            89.907        338.270
De investeringen hebben betrekking op ICT-middelen en vervanging van meubilair.
1.2.3 Financiering
Algemeen
In samenhang met de invoering van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) is sinds
2001 het opnemen van een financieringsparagraaf bij een begroting voorgeschreven. Onderdelen
van de financieringsparagraaf zijn de treasury en de wijze van financiering van de bedrijfsvoering.
        Treasury
Eind 2015 heeft het Algemeen Bestuur een herzien Treasurystatuut vastgesteld. Het Treasurystatuut
RHCA regelt de verantwoordelijkheden en randvoorwaarden voor het aangaan van, garanderen en
verstrekken van geldleningen en uitzettingen.
Renterisico
Er zijn over het algemeen geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening
gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. Op grond van vorenstaande mag worden
geconcludeerd dat het RHCA niet of nauwelijks renterisico loopt.
                                                     14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre>Rentevisie
De rentevisie is niet gewijzigd ten opzichte van eerdere inzichten en is voornamelijk gebaseerd op de
visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank.
Kredietrisico
Het RHCA heeft, na het aflopen van een lening aan de Verniging van Gebruikers van de
Ambachtsschoool, geen garanties verstrekt.
Koersrisico
Het RHCA heeft geen vastrentende gelden uitstaan en zal ook in 2017 geen gelden vastrentend
uitzetten.
Derivaten
Het RHCA zal geen derivaten gebruiken.
Intern liquiditeitsrisicobeheer
Het RHCA loopt geen risico door wijzigingen in de liquiditeitsplanning, daar er in de begroting niet
met rentebaten uit hoofde van liquide middelen rekening is gehouden. Omdat door de investeringen
in de nieuwe huisvesting de liquiditeitspositie is verminderd, is begin 2015 een lening aangegaan
voor € 250.000 voor de periode van 2 jaar. Eind 2016 zal beoordeeld worden of verlenging van deze
lening in 2017 noodzakelijk is.
Leningenportefeuille
Het RHCA heeft begin 2015 een lening afgesloten bij de BNG voor een bedrag van € 250.000. De rente
die hiervoor betaald dient te worden is 0,89% met een looptijd van 2 jaar.
        Wijze van financiering
Algemeen
In de begroting 2017 wordt 90% van alle inkomsten van het RHCA gefinancierd met de gemeentelijke
bijdragen, 9% met overige inkomsten en 1% met een vrijval uit de bestemmingsreserve Huisvesting
Bergerweg. De overige inkomsten bestaan met name uit de vergoedingen voor de beschikbaarstelling
van archiefruimte aan derden. De deelnemende gemeenten ontvangen voor de gemeentelijke bijdragen
kwartaalnota’s welke zijn gebaseerd op de begroting. Gemeenten en waterschappen (maar ook andere
organisaties) nemen extra diensten van het archief af, bijvoorbeeld voor eenmalige publicaties of
tentoonstellingen. Daarnaast verricht het RHCA op commerciële basis diensten voor derden. Het RHCA
is actief in het verwerven van fondsen ten behoeve van de uitvoering van projecten. Door de
toenemende opbrengsten voor de verleende diensten, stijgt de afhankelijkheid hiervan en wordt het
risico groter dat problemen ontstaan bij wegvallen van dergelijke diensten.
Financieringssystematiek
In de gemeentelijke bijdrage 2015 is de bezuinigingsoperatie waartoe de gemeenten in 2011 hebben
besloten, geheel verwerkt. Een bezuiniging van 10% is doorgevoerd en daarnaast is reeds enige
jaren geen reguliere indexering toegepast op de gemeentelijke bijdrage. Hiernaast is een korting
toegepast op de bijdrage die de gemeente Heerhugowaard aan onze Gemeenschappelijke Regeling
betaalt. Deze korting zorgde voor een verdere beperking van de beschikbare middelen. De totale
bezuiniging komt hiermee op ruim 17%.
Door een aanzienlijke toename in de verleende bewaardiensten aan andere organisaties, is de
begroting voor 2016 sluitend gekregen. De afhankelijkheid hiervan is echter wel een zorg. Het
Regionaal Historisch Centrum blijft strak op de beschikbare middelen letten en is bewust in het
maken van kosten. In de begroting 2017 is een extra bijdrage verwerkt voor toegenomen
dienstverlening op het gebied van het e-depot. Het is niet mogelijk om stijgende kosten voor deze
dienstverlening na alle bezuinigingen te bekostigen uit de lopende begroting.
                                                   15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre>Financiële kengetallen
Met ingang van de programmaverantwoording 2015 nemen Gemeenschappelijke Regelingen
financiële kengetallen op ter vergroting van het inzicht in de financiële stabiliteit. De kengetallen die
hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteit en de
structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn
voor het RHCA niet van toepassing.
                                                             verloop van de kengetallen
 Kengetal                                        realisatie 2015     begroting 2016 begroting 2017
 Netto schuldquote                                            11,8%              14,2%              2,8%
 Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle
 verstrekte leningen                                          11,8%              14,2%              2,8%
 solvabiliteitsrisico                                         34,1%              25,8%            39,1%
 structurele exploitatieruimte                                -8,5%              -6,7%             -2,6%
De schuldquote en de solvabiliteit zijn gunstiger dan in de begroting omdat de lening die het RHCA
heeft bij de BNG begin 2017 afgelost wordt. Het is mogelijk dat deze verlengd dient te worden maar
vooralsnog gaan we hier niet van uit. De structurele lasten zijn hoog ten opzichte van de structurele
baten. Als gevolg van de bezuinigingen van de afgelopen jaren, zijn de minder structurele voor het
overgrote deel wegbezuinigd.
EMU-saldo
Het resultaat vóór mutaties in de reserves bedraagt in de begroting 2017 € 16.344 negatief.
Gecorrigeerd voor afschrijvingen en investeringen, bedraagt het EMU-saldo in de begroting 2017
€ 23.563 positief.
                                                  16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre>1.2.4 Bedrijfsvoering
In deze paragraaf gaan we in op verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering om een indruk te
geven van de wijze waarop het primaire proces van het RHCA ondersteund wordt.
De organisatie ziet er globaal als volgt uit:
                              Algemeen Bestuur
                               Dagelijks Bestuur
                                     Directie                      Regie en Beleid
           Bewerken en Behouden                 Dienstverlening
Financieel
Alle financiële werkzaamheden, met uitzondering van de treasury-functie, zijn uitbesteed aan
afdeling Financiën van de GGD Hollands Noorden.
Automatisering
Het automatiseringsbeleid voor 2017 blijft gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en
communicatie. Dit houdt in de beschikbaarheid van e-mail, netwerk en hardware van 99% van de
week ofwel een uitval van niet meer dan 10 uur per jaar. De werkzaamheden op het gebied voor
kantoorautomatisering zijn grotendeels uitbesteed aan een automatiseringsbedrijf.
Investeringsbeleid
In het kader van de nieuwe voorschriften BBV zullen steeds meer vervangingen die een langere
economische levensduur hebben moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat vervangingen
kleiner dan € 5.000 niet als investeringen worden gezien. Dit kan gehandhaafd blijven, tenzij er
sprake is van cumulatie van aanschaffingen met eenzelfde karakter in het jaar, dan is activering
verplicht. Voorbeelden van vervangingsinvesteringen nieuwe stijl zijn alle vervangingen van
computers. Dit heeft tot gevolg dat het investeringsvolume gaat toenemen maar dat tevens andere
exploitatiebudgetten naar beneden moeten worden bijgesteld, dit als gevolg van een toename van
de kapitaallasten.
Personeel en organisatie
Met betrekking tot de ontwikkeling van de medewerkers zal aan het op peil houden van de
deskundigheid van personeel veel aandacht worden geschonken. De ondersteunende taken op dit
gebied zijn uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden.
Huisvesting
Sinds 2013 is het Regionaal Archief in zijn geheel gehuisvest aan de Bergerweg 1. Er wordt nog
gewerkt aan het optimaliseren van de klimaatinstallatie en de afstelling daarvan, waarmee getracht
wordt de energielasten nog iets omlaag te krijgen.
Beleidsplan
De huidige begroting is zo veel als mogelijk gebaseerd op het in 2014 gereed gekomen ‘Beleidsplan
2015-2018’ en diverse ontwikkelingen zoals in het bestuur besproken.
                                                  17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>1.2.5 Verbonden partijen
Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in Alkmaar en de regio
bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen
monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en
zelfstandig van deze organisaties.
                                             18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>2. Financiële begroting
2.1 Financiële begroting 2017
                                                      Realisatie     Begroting       Begroting
                                                         2015       2016 herzien       2017
  Opbrengsten
  Verrichte diensten                                      247.898         255.791         215.924
  Incidentele baten                                            195            -               -
  Gemeentelijke bijdragen                               1.906.246       1.957.143      2.134.111
  Projectbaten
  Totaal opbrengsten                                    2.154.339       2.212.934      2.350.035
  Kosten
  Salarissen en sociale lasten                            966.432       1.012.083      1.054.322
  Overige personeelslasten                                 25.835          37.342          32.432
  Personeel van derden                                    107.717          92.177          96.365
  Kapitaallasten                                           90.056          90.975          92.132
  Huisvestingskosten                                      837.754         827.378         856.343
  Automatiseringskosten                                    93.469          90.502          90.000
  Digitalisering                                             1.137          4.000          15.000
  Materiële kosten                                         53.999          57.320          51.369
  Directe productkosten                                    53.983          62.500          78.417
  Totaal kosten                                         2.230.379       2.274.277      2.366.379
  Resultaat voor bestemming                                76.041-         61.344-         16.344-
  Dotaties reserves
  Onttrekking reserves                                     76.734          61.344          16.344
  Mutaties reserves                                        76.734-         61.344-         16.344-
  Resultaat na bestemming                                      693            -               -
 Toelichting op de financiële begroting:
 BATEN
 Na jaren van stijging van inkomsten door aan derden verrichte diensten wordt per 2017 een kleine
 daling voorzien. Dit wordt veroorzaakt door het iets minder snel groeien van de opslagvraag door
 een van de contractpartijen dan was verwacht, het eindigen van een korter lopend contract voor huur
 van depotruimte en incidentele extra inkomsten voor dienstverlening. In het depot, dat is gebouwd op
 de groei voor de komende decennia, is ruimte beschikbaar voor verhuur van opslagcapaciteit aan
 derden en indien de mogelijkheid zich aandient, zal de vrijgekomen ruimte wederom verhuurd
 worden.
 De gemeentelijke bijdrage 2017 is aangepast voor toenemende werkzaamheden met betrekking tot
 inspectie en de realisatie van het e-depot. Deze nieuwe taken zijn enige tijd bekostigd uit de
 aanwezige bestemmingsreserve maar worden met ingang van 2017 opgenomen in de reguliere
 begroting en bekostigd uit de gemeentelijke bijdrage die als gevolg hiervan met € 0,30 per inwoner is
 aangepast.
 De indexering die voor 2017 is gehanteerd, is gebaseerd op de kennisgeving hieromtrent vanuit de
 gemeente Alkmaar. De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar 2,2%. In het kader
 van prijsstijging is uitgegaan van 1,3%. Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en
 prijsgerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een indexpercentage van
 1,93%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage.
                                                   19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre> Het totale bedrag per inwoner dat voor 2017 zal gelden, is opgenomen in bijlage III, alsmede het
 bedrag dat de deelnemende gemeenten op basis van de aantallen inwoners per 1-1-2016 in totaal
 voor 2017 verschuldigd zullen zijn.
 LASTEN
 De verwachte salariskosten voor 2017 nemen met circa € 88.000 toe ten opzichte van de realisatie
 van 2015. Dit wordt veroorzaakt door de aansluiting van Texel enerzijds, alsmede door de
 toenemende werkzaamheden inzake de realisatie van het e-depot en de inspectietaken. Dekking
 hiervan vindt in 2016 nog plaats via een vrijval uit de bestemmingsreserve maar in 2017 is dat niet
 langer mogelijk en is de gemeentelijke bijdrage aangepast.
 Er is voor 2016 rekening gehouden met een fikse daling van de energielasten voor het
 depotgebouw. Vanwege het nog niet ‘geladen’ zijn van de warmte-koude-opslag (WKO) en een niet
 optimaal functioneren van de klimaatinstallatie waren de energielasten tijdens de eerste jaren van
 het gebruik van het depot flink hoger dan verwacht. Het was de verwachting dat deze in de loop van
 2015 lager zullen worden doordat de WKO ingezet zal kunnen worden en de installatie beter
 afgesteld wordt. Omdat de realisatie van dit voordeel op zich laat wachten, is dit voor de begroting
 2017 uit voorzichtigheidsoverwegingen beperkt.
 De directe productkosten is ook een categorie die een toename te zien geeft in 2017. Dit is het
 gevolg van de noodzakelijke externe kosten die voor het e-depot gemaakt gaan worden.
2.2 Meerjarenperspectief
   RHCA                                 2017         2018       2019          2020           2021
  Bedragen in € 1.000
  Lasten                                   2.366       2.502       2.539         2.577          2.616
  Baten (incl mutaties in reserves)          232         236         239           243            247
  Gemeentelijke bijdrage                   2.134       2.166       2.199         2.231          2.265
  Aanvullend te financieren                    0         100         102           103            105
 Bij de lastenontwikkeling is met ingang van 2018 rekening gehouden met de een aanvullende
 bijdrage van € 100.000 voor het geval de kosten van het e-depot nog verder stijgen dan waarmee op
 dit moment rekening gehouden in de gemeentelijke bijdrage. Indien mogelijk, zal de kostenstijging
 overigens beperkt gehouden worden en is een verdere stijging van de gemeentelijke bijdrage niet
 noodzakelijk.
 Het meerjarenperspectief is opgesteld door voor zowel de baten als de lasten de volgende
 indexeringen toe te passen ten opzichte van 2017:
 2018       + 1,5 % algemene loon- en prijsindexering
 2019       + 1,5 % algemene loon- en prijsindexering
 2020       + 1,5 % algemene loon- en prijsindexering
 2021       + 1,5 % algemene loon- en prijsindexering
 Hierbij wordt er van uitgegaan dat de ingestelde nullijn voor de jaren 2012-2016 niet voorgezet
 wordt. Verdere doorvoering van de nullijn zou extra bezuinigingen van 1,5 % per jaar betekenen.
 Aangezien bezuiniging op personeel nog het enige is dat rest, houdt dat in dat er dan 0,5 fte per jaar
 ingeleverd moet worden. In dat geval kunnen extra taken op het gebied van de realisatie van het e-
 depot niet uitgevoerd worden.
                                                    20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre>Bijlage Ia
Financiële kaders en uitgangspunten Begroting 2017
    Bij de samenstelling van de Begroting 2017 is rekening gehouden met de volgende richtlijnen en
    uitgangspunten:
    a. Op de salarissen is een indexering van 2,20% toegepast.
    b. De indexering voor prijsontwikkeling bedraagt 1,30%.
    c. Bij hantering van de vastgestelde verhouding 70-30 bedraagt de benodigde indexering van
         de gemeentelijke bijdrage 1,93%.
    d. De doorgevoerde indexering op de lasten is verwerkt in de gemeentelijke bijdrage. Hiermee
         wordt een einde gemaakt aan de nullijn die een aantal jaar met betrekking tot de
         gemeentelijke bijdrage is aangehouden.
    e. De extra benodigde middelen ten behoeve van het e-depot en de inspectietaken hebben
         geleid tot een aanvullende structurele gemeentelijke bijdrage van € 0,30 per inwoner.
    f. Alle begrotingsposten zijn opnieuw bekeken en voor alle zaken zijn nieuwe inschattingen
         gemaakt.
Bijlage Ib
Gemeentelijke bijdrage 2017
                                      Aantal inwoners   Gemeentelijke bijdrage Gemeentelijke bijdrage     Gemeentelijke bijdrage
     Gemeente                        1-1-2016 voorlopig begroting 2017 regulier begroting 2017 verhoging     begroting 2017
     Alkmaar                                    107.623                848.069                     32.287                880.356
     Bergen                                      29.947                106.911                      8.984                115.895
     Castricum                                   34.599                123.518                     10.380                133.898
     Heerhugowaard                               53.946                160.759                     16.184                176.943
     Heiloo                                      22.678                 80.960                      6.803                  87.764
     Den Helder                                  56.305                201.009                     16.892                217.900
     Hollands Kroon                              47.523                169.657                     14.257                183.914
     Langedijk                                   27.449                 97.993                      8.235                106.228
     Schagen                                     46.163                164.802                     13.849                178.651
     Texel                                       13.582                 48.488                      4.075                  52.562
     Totalen                                    439.815              2.002.167                    131.945              2.134.111
    De uiteindelijke gemeentelijke bijdrage bedraagt voor de gemeente Alkmaar afgerond € 8,18 per
    inwoner, voor de gemeente Heerhugowaard € 3,28 per inwoner en voor de overige gemeenten
    € 3,87 per inwoner.
                                                       21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre>Jaarverslag 2015</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre>Regionaal Archief Alkmaar                    Locatie studiezaal, kantoren en depotgebouw
Postbus 9232                                 Bergerweg 1
1800 GE Alkmaar                              1815 AC Alkmaar
072-8508200
info@archiefalkmaar.nl
www.archiefalkmaar.nl
Algemeen Bestuur Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (per 31-12-2015)
Dhr. P.M. Bruinooge (Alkmaar), mw. O. Rasch (Bergen), dhr. H. Klijnstra (Castricum), dhr.
K.F. Schuiling (Den Helder), dhr. L. Dickhoff (Heerhugowaard), dhr. T.J. Romeyn (Heiloo),
dhr. J.R.A. Nawijn (Hollands Kroon), dhr. J. Nieuwenhuizen (Langedijk), dhr. B. Blonk
(Schagen), mw. M.L. Loef (adviserend lid namens provincie Noord-Holland)
Dagelijks Bestuur Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (per 31-12-2015)
Dhr. P. M. Bruinooge (Alkmaar), voorzitter; dhr. K.F. Schuiling (Den Helder), vice-voorzitter;
dhr. J. Nieuwenhuizen (Langedijk), portefeuillehouder financiën; dhr. P.J. Post (RHCA),
secretaris.
                                                                                               1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
VOORWOORD                                                  4
BEHEREN VAN BETROUWBARE INFORMATIE                         5
Toezicht op informatiebeheer                               5
Omschakelen naar een digitale toekomst                     6
ACTIEF PUBLIEKSBELEID                                      8
Digitaal publiek                                           8
  Digitalisering                                           9
  Sociale Media                                           11
Fysiek publiek                                            12
  Activiteiten                                            14
Educatie                                                  16
  Cursussen en workshops                                  16
  Scholen                                                 16
Communicatie en PR                                        17
  Publicaties                                             18
Historische sensatie                                      18
  Tentoonstellingen                                       18
  Rondleidingen                                           19
  Lezingen                                                20
KLAAR VOOR DE TOEKOMST: BEHEER EN BEHOUD VAN DE COLLECTIE 21
Acquisitie                                                21
Restauratie en materieel beheer                           22
Bewerking                                                 22
Huisvesting en financiën                                  23
BESTUUR                                                   24
PERSONEEL                                                 25
                                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre>Bijlagen
1. RESULTATEN BENCHMARK ARCHIEF-KPI’S                  28
2. ACTIEF PUBLIEKSBELEID                               30
2.1 Digitaal publiek                                   30
2.2 Fysiek publiek                                     30
2.3 Educatie                                           33
2.4 Communicatie en PR                                 33
2.5 Historische sensatie                               35
3. STICHTING VRIENDEN VAN HET ARCHIEF VAN ALKMAAR E.O. 37
4. ONTVANGEN ARCHIEVEN IN 2015                         38
5. ONTSLOTEN ARCHIEVEN IN 2015                         40
6. AANWINSTEN BEELDMATERIAAL IN 2015                   41
7. ONTSLOTEN BEELDMATERIAAL IN 2015                    42
8. AANWINSTEN BIBLIOTHEEK IN 2015                      43
9. REPRESENTATIE                                       43
                                                          3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 64 ======================================================================

<pre>Voorwoord
Wie dit jaarverslag leest, constateert dat het werk bij het Regionaal Archief zeer divers is. Zo
wordt er gewerkt aan de komst van een e-depot om de stroom digitale documenten van de
gemeenten straks op te kunnen slaan. Maar de papieren, en zelfs de perkamenten
archiefstukken worden ook niet vergeten. Dit jaar is namelijk de collectie charters, de
middeleeuwse oorkonden op perkament, geconserveerd en gedigitaliseerd, zodat ze
binnenkort via internet te zien zijn. Op deze manier werken we aan het behoud van de
digitale archieven voor de toekomst en brengen we de middeleeuwse stukken in het digitale
heden.
De voortschrijdende digitalisering van de overheidsadministratie, waarbij steeds meer
informatie als vanzelfsprekend openbaar is, heeft niet alleen gevolgen voor het Regionaal
Archief, maar zeker ook voor de archiefvormers. De gemeenten zijn hard bezig om de
papieren informatiestroom om te zetten naar een digitale, waarbij het Regionaal Archief
toezicht houdt op de ontwikkelingen en waar nodig adviserend optreedt. Om dit te kunnen
doen moeten we ons in de voorhoede begeven en een actieve rol spelen bij het inrichten van
informatieprocessen, de vaststelling van procedures en het vastleggen van de informatie.
Voor de dienstverlening aan de gemeenten is de ontwikkeling van het E-loket Bouwdossiers
van belang, een voorbeeld van hoe gezamenlijk een goede en efficiënte
informatievoorziening ingericht kan worden. Belangrijk waren ook de voorbereidingen voor
de aansluiting van de gemeente Texel bij het Regionaal Archief per 1 januari 2016.
Het publiek wist ons ook dit jaar weer te vinden, zowel op internet als in het gebouw aan de
Bergerweg. De raadpleegcijfers van de website en social media zijn flink gestegen. Dat men
tevreden was over onze dienstverlening bleek wel uit de bovengemiddelde score die behaald
werd bij de kwaliteitsmonitor van Nederlandse archieven.
De open dag met circa 1.000 bezoekers was een hoogtepunt in het jaar. Ook zagen we weer
vele scholieren die ons gebouw bezochten. Ondanks een kleine afname in het
studiezaalbezoek laten deze resultaten zien dat we op de goede weg zijn.
Paul Post
Directeur Regionaal Archief Alkmaar
                                                                                                 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 64 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 65 ======================================================================

<pre>Beheren van betrouwbare informatie
Gemeenten hebben groot belang bij goed en betrouwbaar informatiebeheer. Dit is
noodzakelijk om taken effectief uit te kunnen voeren en voor het afleggen van bestuurlijke en
politieke verantwoording. In de Archiefwet 1995 staat omschreven hoe en waarom de
overheid zorgvuldig om moet gaan met haar informatie. Kenmerken als authenticiteit,
betrouwbaarheid en duurzame bewaring staan hoog in het vaandel als het gaat om
overheidsinformatie.
Toezicht op informatiebeheer
Betrouwbare informatie is van groot belang voor het functioneren van een overheid en
democratie. Om dat te kunnen garanderen houdt de gemeentelijke archiefinspecteur toezicht
op het archiefbeheer en voert hij inspecties uit. Jaarlijks wordt aan de hand van de Kritische
Prestatie Indicatoren het KPI-verslag over archiefbeheer uitgebracht aan het college van
B&W van de gemeenten. Het college legt middels dit verslag bestuurlijke verantwoording af
aan de gemeenteraad over de kwaliteit van informatiehuishouding en de mate waarin de
gemeente aan archiefwettelijke eisen voldoet.
     In het kader van het toezicht op het niet-overgebracht archief is geadviseerd en later
      verslag uitgebracht over de mate waarin de aangesloten gemeenten en het
      Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier voldoen aan de hieraan gestelde
      wettelijke eisen. De verslaglegging wordt gebaseerd op de door de VNG ontwikkelde
      Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's).
Benchmark archief KPI’s
Door de uniforme meetwijze van de staat van gemeentelijke informatiehuishoudingen is het
nu mogelijk om prestaties van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken. De
archiefinspecteur heeft in 2015 dan ook een benchmark uitgewerkt waarbij door middel van
kleuren in één oogopslag duidelijk wordt hoe de gemeenten in kwestie ten opzichte van
elkaar presteren. Deze bestaat uit negen kerncompetenties,
gerangschikt naar mate van prioriteit volgens het Regionaal
Archief. De beschikking over voldoende mensen en middelen en                         Frans (archiefinspecteur):
het overzicht hebben van de informatiehuishouding staan                                Gemeente Schagen heeft
bijvoorbeeld bovenaan. Uit de benchmark blijkt dat de gemeenten                          naar aanleiding van de
Bergen, Heerhugowaard en Den Helder het erg goed doen. Voor                             archiefinspectie   in 2014
Schagen, Castricum en Alkmaar is er nog wat werk te verzetten.1                       serieuze stappen gezet om
                                                                                                de (digitale)
Inspecties                                                                             informatiehuishouding op
De volgende inspecties zijn uitgevoerd:                                                orde te krijgen. Door hier
                                                                                      een persbericht over uit te
   Bij de gemeente Schagen is eind 2014 een integrale inspectie                      sturen laat ze burgers zien
      uitgevoerd waarvan de archivaris, in het kader van het                              dat de adviezen naar
      toezicht op de niet-overgebrachte archieven, zijn bevindingen                    aanleiding van inspecties
      begin 2015 heeft gerapporteerd aan het college van B&W.                           echt ter harte genomen
   Geïnspecteerd is of de archiefruimten van de gemeenten                                      worden (zie
      Alkmaar en Den Helder voldoen aan archiefwet- en                                  bit.ly/inspectieschagen).
1
  Zie bijlage Resultaten benchmark archief-KPI’s op pagina 28 voor de uitslag van de benchmark.
                                                                                                                   5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 65 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 66 ======================================================================

<pre>     regelgeving. De archivaris heeft zijn bevindingen in deze aan de betreffende gemeenten
     gerapporteerd.
    In de loop van 2015 heeft de archiefinspectie samen met de archiefinspectie van het
     Westfries Archief een integrale inspectie uitgevoerd bij de Regionale Uitvoeringsdienst
     (RUD) te Hoorn.
Er was in 2015 extra aandacht voor gemeenschappelijke regelingen. Samenwerken betekent
keteninformatisering (geautomatiseerde informatie-uitwisseling tussen organisaties) en in dat
proces speelt de gemeentelijke archiefinspectie een rol:
    In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentelijk
     archiefinspectie de Sector Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland
     ondersteund in de uitvoering van zijn werkzaamheden door deel te nemen aan de
     zogeheten verificatiegesprekken van de gemeenten Bergen, Castricum, Heiloo (in het
     kader van de BUCH- samenwerking2) en Schagen.
Advies
De archiefinspectie geeft binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving advies over
selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, kwaliteitszorg en (digitaal)
informatiebeheer. Met name vervanging speelde in 2015 een grote rol bij gemeenten. Bij
veel gemeenten is bij het archiefbeheer sprake van een hybride situatie en het beheren van
in feite twee archieven (analoog en digitaal) brengt extra kosten met zich mee. Het is daarom
voor gemeenten wenselijk de hybride situatie achter zich te laten en volledig digitaal te gaan,
onder meer door vervanging van papieren door digitale dragers. Het Regionaal Archief
ondersteunt deze ontwikkeling, mits de inrichting van de digitale informatiehuishouding / het
informatiebeheer op orde is. Om dat te bewerkstelligen trachten gemeenten grip te krijgen op
de digitale informatie in alle gemeentelijke systemen, dit in samenwerking met afdelingen als
DIV en Informatisering & Automatisering.
    Op grond van het Besluit Informatiebeheer van de gemeenten Alkmaar, Bergen (NH),
     Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en HHNK heeft de archivaris advies uitgebracht
     over het voor te nemen besluit om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale
     reproducties.
Omschakelen naar een digitale toekomst
De overheid schakelt steeds meer over op volledig digitale werkwijzen. Digitalisering heeft
uiteraard grote consequenties voor de informatievoorziening en het archiefbeheer. Om er
voor te zorgen dat digitale informatie voor lange tijd raadpleegbaar blijft, is het van belang
dat het Regionaal Archief en de lokale overheden al bij de inrichting van informatieprocessen
samenwerken. Dit vraagt om een andere verhouding tussen gemeenten en het Regionaal
Archief.
Naast het beheer over de overgebrachte archieven, het toezicht op de niet-overgebrachte
archieven en de meer formele adviesrol, krijgt het archief een kennisfunctie op het gebied
van het duurzaam beheren en beter toegankelijk maken van digitale informatie.
Ook streeft het archief er naar om dienstverlening te ontwikkelen die enerzijds gemeenten
ontlast en schaalvoordeel oplevert, en anderzijds overheidsinformatie beter toegankelijk
maakt voor zowel de ambtenaren van de aangesloten gemeenten als voor burgers en
bedrijven.
2
  De Buch-samenwerking is een samenwerking op ambtelijk niveau tussen de gemeenten Bergen, Uitgeest,
Castricum en Heiloo.
                                                                                                     6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 66 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 67 ======================================================================

<pre>Deze nieuwe rollen als kennispartner en dienstverlener waren in eerste instantie belegd bij
de archiefinspecteur en de archivaris. Eind 2014 is er extra capaciteit voor vrijgemaakt door
het aanstellen van een adviseur digitale informatie.
Kennisnetwerk
Het Regionaal Archief is actief in verschillende landelijke kennisnetwerken, zoals
werkgroepen van het landelijke archiefinnovatieprogramma Archief 2020 en het overleg van
Adviseurs Digitale Informatie. In deze netwerken leren wij van andere organisaties en delen
wij kennis opgedaan in onze eigen projecten.
E-depot
In 2014 is het pilot-project “3x3: duurzaam digitaal archiveren” gestart. Met twee andere
regionale archieven en drie gemeenten hebben we geëxperimenteerd met de e-
depotoplossing van leverancier Data Matters. In mei 2015 is de eerste fase van dit project
afgerond3.
Het project is met een gewijzigde scope voortgezet. Het Regionaal Archief Alkmaar heeft in
samenwerking met de gemeente Heerhugowaard een test-dataset voorzien van metadata
volgens de landelijke TMLO standaard, en deze in het e-depot geplaatst. De eindrapportage
van deze tweede fase komt binnenkort beschikbaar.
E-loket Bouwdossiers
De overbrenging van bouwdossiers door gemeenten naar het Regionaal Archief is in een
stroomversnelling gekomen. Om de dossiers voor zowel medewerkers van de gemeenten
als burgers toegankelijk te maken wordt het E-loket Bouwdossiers ontwikkeld. Ook is er voor
gemeenten die hun bouwdossiers nog niet of gedeeltelijk gedigitaliseerd hebben voor
overbrenging een mogelijkheid gecreëerd tot het uit handen geven van de digitalisering.
De gemeente Den Helder is de eerste afnemer van dit digitale loket. Burgers en
vakambtenaren kunnen vanaf medio 2016 eenvoudig via een website op verzoek
gedigitaliseerde bouwdossiers aanvragen en inzien. Hiermee ontlasten wij de gemeente en
wordt de toegankelijkheid van de bouwdossiers verbeterd, zonder dat daar eerst een
risicovol en kostbaar digitaliseringsproject aan vooraf hoeft te gaan.
Videotulen
Gemeenten maken vaak geen schriftelijke verslagen meer van vergaderingen van de
gemeenteraad. In plaats daarvan is de vergadering live te volgen met videobeelden via
internet. De doorzoekbare video is achteraf terug te kijken via de website van de gemeente.
De Nederlandse Vereniging van Griffiers heeft deze videoverslagen “videotulen” gedoopt,
een samentrekking van “notulen” en “video”.
Het Regionaal Archief is in 2015 een onderzoek gestart naar hoe deze videotulen duurzaam
bewaard en toegankelijk gemaakt kunnen worden. In samenwerking met de gemeente Den
Helder bereiden wij een overdracht van videotulen naar het archief voor.
3
  De eindrapportage hiervan is te raadplegen op de projectpagina van Archief2020:
https://archief2020.nl/projecten/pilot-duurzaam-digitaal-archiveren-en-beheren.
                                                                                              7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 67 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 68 ======================================================================

<pre>    Actief publieksbeleid
    Het Regionaal Archief voert een proactief publieksbeleid waarbij we mensen in ons
    werkgebied zelf opzoeken en actief naar buiten treden met onze collectie. Dit verslagjaar is
    dan ook zowel op digitalisering als gebruik van sociale media en verbreding van de
    openingstijden en activiteiten voor fysieke bezoekers ingezet. Zo blijven we streven naar een
    steeds verdere vergroting van het publieksbereik.
    Digitaal publiek
    Digitale dienstverlening zorgt ervoor dat onderzoekers op afstand, dag en nacht hun werk
    kunnen doen. De website archiefalkmaar.nl biedt niet alleen digitaal toegang tot onder meer
    informatie over de organisatie, gebruiksvoorwaarden, de archieven en de bibliotheek, maar
    geeft ook de mogelijkheid tot het online zoeken in en het bekijken van bronnen. Bijvoorbeeld
    in databases zoals de gedigitaliseerde genealogische bronnen, beeldbank, krantenviewer en
    tijdschriftenviewer. De genealogische bronnen bieden inmiddels bijna twee miljoen records
    op naam.4 En de beeldbank bevat in totaal ruim 66.800 beelden. In 2015 zijn – mede
    dankzij vrijwilligers – 115.643 genealogische akten ingevoerd, zes inventarisnummers
    getranscribeerd en circa 7.200 beelden ontsloten.5
    Het gebruik van archiefbronnen wordt door de toegankelijke website ook voor minder
    ervaren onderzoekers makkelijker. In 2015 heeft de website archiefalkmaar.nl dan ook:
       337.752 unieke bezoekers gehad.
       Deze unieke bezoekers brachten samen 540.017 bezoeken aan archiefalkmaar.nl.
       Tijdens deze bezoeken zijn 4.352.251 pagina’s bekeken.
    Het Regionaal Archief blijft ook digitaal in beweging en is continu op zoek naar
    vernieuwingen en verbeteringen. De website archiefalkmaar.nl wordt dan ook regelmatig
    gemoderniseerd:
       Voor de URL www.regionaalarchiefalkmaar.nl staat nu ‘https’ en een slotje. Hierdoor is
          de website veiliger geworden.
       De beeldbank is (gedeeltelijk) via een widget toonbaar op websites van derden,
          bijvoorbeeld bij historische verenigingen.
       In februari 2015 is de nieuwe rubriek “Voor het voetlicht" op de website verschenen.
          Hierin worden bijzondere boeken uit de collectie besproken.
       Medio 2015 is gestart met het koppelen van scans van archiefstukken aan
          archiefbeschrijvingen op archiefalkmaar.nl.
Meest bekeken afbeeldingen
De meest bekeken afbeelding via de beeldbank is een reclameposter uit ca. 1890 van margarine-
fabriek Kinheim aan de Helderseweg in Alkmaar. Reden hiervoor is vermoedelijk het vermelden
van de poster in een blog op Flickr waarin het Regionaal Archief welkom wordt geheten. Verder in
de top tien van meest bekeken afbeeldingen: foto’s van o.m. het station Alkmaar, Sinterklaas,
Alkmaar Packet en een glasplaatnegatief van opvliegende meeuwen in Den Helder (zie:
bit.ly/meestbekekenafbeeldingen). De meest geraadpleegde kranten via de krantenviewer zijn de
Heilooёr Uitkijkpost en de Alkmaarsche Courant.
    4
      Het betreft per eind 2015 in totaal 1.927.795 ontsloten records op naam via de genealogiemodule op de site
    archiefalkmaar.nl. Eén persoon kan in meerdere digitale archiefstukken voorkomen, maar in één archiefstuk
    kunnen ook meerdere personen genoemd worden. Het gaat om records uit bevolkingsregisters (769.097), doop-,
    trouw- en begraafregisters (501.665), registers burgerlijke stand (246.025) en notariële indexen (411.008).
    5
      Zie bijlage Personeel onder ‘vrijwilligers en werkgroepen op pagina 26 voor een overzicht van de ontsloten
    akten en transcripties. En bijlage Ontsloten beeldmateriaal op pagina 42 voor een overzicht van ontsloten
    beeldmateriaal.
                                                                                                                 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 68 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 69 ======================================================================

<pre>Naast de reguliere website beheert het Regionaal Archief alkmaaropdekaart.nl. Deze
interactieve website biedt verschillende partijen de mogelijkheid hun collectie te ontsluiten.
Het Regionaal Archief gaat hierin graag de samenwerking aan met derden. In 2015 is de
kaartinformatie verder uitgebreid met onder meer gegevens over de deelnemende panden
aan Open Monumentendag 2015, de stadsplattegrond van 1945 en de locaties van de
'Stolpersteine'6 met een bijbehorende wandelroute. In 2015 kende de website
alkmaaropdekaart.nl 13.859 unieke bezoekers die samen 17.000 bezoeken brachten en
tijdens deze bezoeken 68.454 pagina’s bekeken. De meest bekeken individuele locaties in
het verslagjaar zijn de Rekerhout, de Accijnstoren en de Huiswaarderbrug. Ook het pand aan
de Langestraat 54/56 en de Geestmolen scoren goed in verband met een actualiteit
(namelijk een brand en het verliezen van wieken).
De Stolpersteine-wandelroute via Alkmaaropdekaart.nl, met een locatie aan de Achterstraat uitgelicht.
                                                          Wet hergebruik overheidsinformatie
                                                          Op 18 juli 2015 is de Europese richtlijn
Digitalisering                                            hergebruik overheidsinformatie (op
                                                          nationaal niveau ‘Wet hergebruik
Ook in 2015 is er gewerkt aan verdere
                                                          overheidsinformatie’ of afgekort ‘Who’)
digitalisering van archieven en collecties                in werking getreden. De wet stelt dat:
bij het Regionaal Archief. Naast de                       (openbare) overheidsinformatie moet
reguliere activiteiten is een aantal                      worden kunnen hergebruikt voor
nieuwe projecten gestart, waaronder                       commerciële of niet commerciële
een in samenwerking met Familysearch.                     activiteiten. Deze informatie moet
Door collecties digitaal te ontsluiten zijn               zoveel als mogelijk digitaal worden
ze voor een breed publiek en 24 uur                       verstrekt in open formaat (open
per dag bereikbaar voor                                   standaarden), gestructureerd en
geïnteresseerden.                                         machineleesbaar en voor de
                                                          verstrekking van overheidsinfomatie
De Wet hergebruik overheidsinformatie
                                                          mag niet meer geld worden gevraagd
(Who, zie kader) heeft gevolgen voor                      dan marginale verstrekkingskosten.
het aanbieden van de collecties van het
Regionaal Archief. Overheidsinformatie
moet volgens deze wet kosteloos
6
  ‘Stolpersteine’ is een project van de Duitse kunstenaar Gunter Demnig (1947, Berlijn). Hij brengt gedenktekens
aan op het trottoir voor de huizen van mensen die door de nazi's verdreven, gedeporteerd, vermoord of tot
zelfmoord gedreven zijn. Zie ook pagina 19.
                                                                                                                 9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 69 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 70 ======================================================================

<pre>     aangeboden worden om zo het (her)gebruik ervan te stimuleren. Daarmee stelt de nieuwe
     wetgeving regels over hoe wij als archief informatie moeten of kunnen aanleveren, welke
     voorwaarden kunnen worden gesteld en hoeveel kosten in rekening gebracht kunnen
     worden. Bij de beeldcollecties spelen daarbij auteursrechten een bepalende rol. Want enkel
     wanneer werk auteursrechtenvrij of dit recht in handen van de archiefinstelling is, valt het
     onder de Who.
Samenwerken
Het Regionaal Archief Alkmaar werkt samen met partnerpartijen in erfgoed, cultuur en
overheidsdocumentatie. Dat kan zijn door advies en hulp bij archivering van collecties van
historische verenigingen te bieden en door platforms te creëren waar we gezamenlijk
informatie kunnen presenteren. Zoals de ‘opdekaart’-websites, maar ook de Beeldbank
Noord-Holland, Wiewaswie, Oneindig Noord-Holland, Dichtbij.nl en Geneaknowhow.
Het Regionaal Archief tracht in samenwerking met historische verenigingen de
samenleving in het werkgebied representatief te documenteren. Zo worden collecties van
enkele verenigingen duurzaam bewaard in ons geklimatiseerde depot en soms
gedigitaliseerd en/of ontsloten. Een aantal verenigingen maakt gebruik van het
beheersysteem Memorix Maior van het Regionaal Archief voor het ontsluiten en via internet
aanbieden van beeldcollecties via de beeldbank (t.w. Den Helder, Callantsoog,
Schermereiland, Sint Pancras en Bergen) en historische tijdschriften via de
tijdschriftenviewer (naast eerdergenoemde ook Alkmaar, Egmond, Akersloot, Heiloo,
Niedorp, Castricum, Schagen, Graft-de Rijp/Schermer, Wieringermeer, Texel,
Harenkarspel en de Vrienden van de Hondsbossche). Er is voortdurend contact tussen
deze verenigingen en het Regionaal Archief.
Ook werken we samen met bibliotheken en andere erfgoedinstellingen bij het organiseren
van cursussen, workshops en lezingen. In Alkmaar participeert het Regionaal Archief
samen met andere stedelijke erfgoedinstellingen in het Alkmaars Historisch Café, dat ieder
jaar een zestal spraakmakende lezingen organiseert. Het Regionaal Archief verzorgt
daarnaast cursussen en workshops in bibliotheken in Alkmaar en regio. Ook worden
Historische Informatiepunten in de bibliotheken ondersteund. Dit jaar is meegewerkt aan de
inrichting van informatiepunten in de vestigingen van bibliotheek Kennemerwaard in
Alkmaar-Noord (De Mare) en Heerhugowaard. Aan het informatiepunt in De Mare werden
onder meer boeken in bruikleen gegeven.
     Open Data
     In het kader van dit ‘open data’ principe heeft het Regionaal Archief twee datasets
     toegevoegd aan de index van de websites Open Archieven (openarch.nl) en Open
     Cultuurdata (opencultuurdata.nl). De genealogische data kunnen zo ‘geharvest’ worden door
     derden via het OAI-PMH protocol (zie bit.ly/dataharvest voor toelichting). Ook deelt het
     Regionaal Archief drie auteursrechtenvrije beeldcollecties via een zogenaamde API zodat
     ontwikkelaars de beelden in deze collecties kosteloos en restrictieloos kunnen gebruiken.
     Door de noodzaak geldend auteursrecht van derden uit te sluiten alvorens de beelden of
     teksten op deze wijze online te zetten, kan het Regionaal Archief dit niet zonder (tijdrovend
     en ingewikkeld) rechtenonderzoek doen.
     Digitaliseringsproject bevolkingsregisters
     Dit jaar is het project ‘digitalisering bevolkingsregister’ gestart in samenwerking met
     Familysearch. Deze grootste genealogische organisatie ter wereld verzamelt en deelt
     genealogische gegevens op hun website familysearch.org. Het Regionaal Archief heeft zelf
     de bevolkingsregisters van de aangesloten gemeenten over de periode 1920-1940 al laten
                                                                                                   10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 70 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 71 ======================================================================

<pre>digitaliseren en online gezet. Familysearch digitaliseert nu de resterende bevolkingsregisters
over de periode 1850-1920 en daarnaast de bij het bevolkingsregister behorende
woningkaarten en huisregisters over de periode 1850-1940. Het betreft circa 250.000 te
maken scans. Na afronding van het project kan het gehele bevolkingsregister tot 1940
integraal worden geraadpleegd via archiefalkmaar.nl.
                                                           Fotocollectie Theo van Houts
                                                           De fotocollectie van voormalig
                                                           Panoramafotograaf Theo van Houts, die hij in
                                                           2013 aan het Regionaal Archief schonk, is zo
                                                           omvangrijk dat digitalisering van het geheel
                                                           normaliter onrealistisch is. Maar door middel van
                                                           een proef met de ‘contactvelmethode’, een
                                                           concept van Picturae waarbij meerdere
                                                           negatiefstroken tegelijk worden gedigitaliseerd,
                                                           zijn 4.010 negatiefbladen uit deze collectie
                                                           gedigitaliseerd. Met gemiddeld 25 foto-opnamen
                                                           per vel komt dat in totaal op circa 100.000
                                                           aparte foto-opnamen (afbeeldingen)! Een
                                                           effectieve en kostenbesparende manier van
                                                           digitaliseren.
                                                           Links: Een gedigitaliseerd contactvel van dia’s uit
                                                           de collectie Theo van Houts.
Andere beeldcollecties zijn niet vergeten: gedigitaliseerd werden 1.426 foto’s uit de
gemeentelijke collectie van Den Helder, een collectie van 167 tekeningen door architect
Rob de Vries, divers materiaal (zo’n 50 afbeeldingen) en circa 3 uur historisch
filmmateriaal uit particuliere collecties.
In 2015 is er een proef genomen met het toevoegen van PDF’s afkomstig van historische
verenigingen aan de tijdschriftenviewer. Er zijn hierdoor 2.587 gedigitaliseerde pagina’s
van tijdschriften van historische verenigingen aan de tijdschriftenviewer toegevoegd.7
Sociale Media
Het Regionaal Archief maakt actief gebruik van sociale media om het publiek te bereiken.
We spreken nieuwe doelgroepen aan – bijvoorbeeld jongeren – en kunnen onze collecties
op vernieuwende manieren delen. Ook is de interactiviteit op sociale media vergroot. We
zagen dit jaar een opgaande lijn in het aantal vragen over het archief en haar collecties via
Facebook en Twitter. Alleen maar zenden is er niet meer bij, we ontvangen ook veel;
berichten worden meer gedeeld en er wordt meer en uitgebreider gereageerd. In 2015
kwamen 12.000 bezoeken op de website archiefalkmaar.nl via sociale mediakanalen. Onze
‘volgers’ en ‘vrienden’ zijn in 2015 weer toegenomen:
Twitter @ArchiefAlkmaar:
1.330 volgers, gemiddeld 50 tweets met gemiddeld 233 clicks per maand.
7
   Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘digitaal publiek’ op pagina 30 voor een overzicht van de gedigitaliseerde
tijdschriften.
                                                                                                                      11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 71 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 72 ======================================================================

<pre>       Facebook Regionaal Archief Alkmaar:
       2.865 vrienden, gemiddeld 16 berichten met gemiddeld 675 likes per maand.
       In de online communicatie en PR tracht het Regionaal Archief modern en actueel te blijven.
       Daarom onderzoeken we altijd of nieuwe platformen aansluiten bij onze doelstellingen.
       Indien dat zo is, maken we daar graag gebruik van:
            Van grote betekenis is bijvoorbeeld dit jaar onze aansluiting bij Flickr Commons
             geweest, waarbij de auteursrechtenvrije beelden van het Regionaal Archief op een
             visueel aantrekkelijke manier makkelijk gedeeld kunnen worden (zie
             bit.ly/RAAflickrcommons). De Commons van Flickr is een internationaal platform dat
             speciaal bedoeld is om dat soort beelden te delen. We zijn gestart in augustus en aan
             het eind van 2015 hebben de beelden al 326.000 views opgeleverd.8
            Ook de start van de eigen weblog ‘Blik op het Verleden’ heeft het Regionaal Archief flink
             in de schijnwerpers gezet (zie: bit.ly/RAAblog). De blog is opgezet als kanaal om meer
             achtergrondinformatie te kunnen delen dan mogelijk is op bijvoorbeeld Facebook en
             Twitter. Het is een modern ogende website die eveneens makkelijk te lezen is op tablets.
             In 2015 schreven meerdere medewerkers van het Regionaal Archief aan 24 blogs over
             diverse onderwerpen. In totaal bezochten 5.216 mensen de site en zij bekeken 9.686
             pagina’s.
            Als onderdeel van de promotiecampagne voor de open dag op zaterdag 3 oktober is een
             ‘Facebookpagina Ambachtsschool’ opgezet. Deze is bedoeld om foto's te delen en de
             open dag onder de aandacht te brengen. Er kwamen veel reacties op klassenfoto’s. De
             pagina heeft zeker bijgedragen aan de uitzonderlijk hoge opkomst van 1.000 bezoekers
             tijdens de open dag.
            In 2015 is het Regionaal Archief begonnen op Instagram om een jongere doelgroep te
             bereiken. Dit kanaal gebruiken we vooral om historische en recente afbeeldingen van
             Alkmaar en de regio te delen en de naamsbekendheid van het archief te vergroten.
Populairste berichten
Het populairste bericht op Facebook had als onderwerp 'draadlooze zaktelefoons'
uit 1922 (naar aanleiding van ‘1 april’). Met 209 likes en 67 keer gedeeld was dit
een absolute topscore. Ook de timewarpfoto’s / toen-en-nu-foto’s zijn erg
populair. Berichten naar aanleiding van actualiteiten als een brand in de
Langestraat of Vroom en Dreesmann worden veel bekeken en gelezen via zowel
Facebook als Twitter.
       8
         Zie ook op pagina’s 9 en 10 onder ‘Digitalisering’ en ‘Open data’ over het kosteloos en restrictieloos aanbieden
       van collecties voor commercieel en niet-commercieel gebruik.
                                                                                                                          12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 72 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 73 ======================================================================

<pre>        Fysiek publiek
        In 2015 heeft het Regionaal Archief in totaal 6.544 fysieke bezoekers ontvangen.9 Met
        activiteiten buitenshuis daarbij opgeteld hebben in totaal 7.952 mensen ons bezocht zowel
        aan de Bergerweg als tijdens presentaties, etc. daarbuiten.10
              Het aantal fysieke bezoeken aan de studiezaal voor archiefonderzoek in 2015 is 3.700
               (3.376 reguliere bezoekers en 324 bezoekers in de leeskamer). Dat is een procentuele
               daling van 12,4% ten opzichte van het verslagjaar 2014. Of dit een correctie is op het
               hogere bezoekcijfer van 2014 (i.v.m. gedeeltelijke sluiting in 2013) of een meer
               structureel verschijnsel, zal moeten blijken uit de
               bezoekcijfers van 2016.
              Met uitzondering van de zomermaanden is in 2015 bij wijze                           Jan (studiezaal en educatie):
               van proef de studiezaal op zaterdag opengesteld voor                                 “Het is opmerkelijk dat er nog
               archiefonderzoek. Vanwege de magere opkomst van                                     steeds een doorlopende vraag
               bezoekers – in totaal 41 studiezaalbezoekers waarvan de                               is naar zaken uit de Tweede
               meeste het Regionaal Archief ook op één of meerdere                                     Wereldoorlog. Het betreft
               doordeweekse dagen bezoeken – is besloten de                                            vragen over vaders die in
               zaterdagopenstelling niet door te zetten in 2016. Ook de                            Duitsland te werk zijn gesteld,
               activiteiten die op deze zaterdagen zijn georganiseerd – te                         vragen van kleinkinderen over
               vergelijken met doordeweeks gegeven cursussen en                                    oorlogsslachtoffers en vragen
               workshops – trokken met 94 mensen te weinig (en bovendien                           vanuit Joodse organisaties en
               geen nieuwe) belangstellenden.11                                                   particulieren. Dit patroon houdt
              In het verslagjaar zijn 38 publicaties verschenen waarbij de                               gelijke tred met het
               archieven en collecties van het Regionaal Archief zijn                                 aanhoudende aanbod van
               gebruikt als bron. Daarnaast verschenen in de bladen van                           Tweede Wereldoorlogboeken.”
               historische verenigingen vele artikelen als resultaat van
               onderzoek bij het Regionaal Archief.12
Klanttevredenheidsonderzoek BRAIN
In 2015 is de tweejaarlijkse enquête naar de klanttevredenheid uitgevoerd door BRAIN. Het Regionaal Archief
krijgt in dit landelijke onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening van de archiefdiensten gemiddeld een
7,9. Dat is net iets hoger dan het gemiddelde rapportcijfer dat het publiek aan archiefdiensten gaf, een 7,7. We
scoren hoog op het gebied van sociale media, waar het Regionaal Archief een 8,2 kreeg tegenover een
landelijk gemiddelde van een 7,6.Wat de dienstverlening in de studiezaal betreft komt het Regionaal Archief
gunstiger naar voren wat betreft de openingstijden en de tarieven. Bij de beoordeling van de digitale
dienstverlening scoort het Regionaal Archief duidelijk beter dan gemiddeld op punten als interactiviteit,
vormgeving, navigatie, snelheid van zoeken en relevantie van de gevonden resultaten. Een leuk onderdeel van
de enquête is de mogelijkheid voor bezoekers om ook eigen opmerkingen te maken. Een aantal bezoekers
heeft nuttige adviezen gegeven hoe we onze dienstverlening nog zouden kunnen verbeteren. In de komende
tijd gaan we daarmee aan de slag!
        9
          Uitgesplitst: 3.700 studiezaalbezoekers, 1.400 bij activiteiten, 692 scholieren en leerlingen, 148 cursisten, 400 in
        de expositieruimte en 204 tijdens een rondleiding.
        10
            Uitgesplitst: 6.544 bezoekers aan de Bergerweg, 1.301 tijdens een lezing buitenshuis en 107 tijdens een
        workshop buitenshuis. De circa 5.500 bezoekers aan de Grote Kerk tijdens Open Monumentendag zijn niet
        meegerekend.
        11
            Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Fysiek publiek’ op pagina 30 voor een overzicht van de
        zaterdagactiviteiten.
        12
            Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Fysiek publiek’ op pagina 30 voor een overzicht van de publicaties.
                                                                                                                                 13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 73 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 74 ======================================================================

<pre>De open dag, die in het teken stond van de Ambachtsschool,
    was zeer geslaagd met 1.000 bezoekers! Het statige
gebouw aan de Bergerweg was op zaterdag 3 oktober vrijwel
    volledig opengesteld, van het kolenhok tot de zolder.
Oud-leerlingen en -docenten
ontmoetten elkaar in hun
voormalige leslokalen en er
ontstond een ware reünie. De
honderden klassenfoto’s uit het
archief van de Ambachtsschool /
Technische School Alkmaar die
door de gangen van het pand
hingen droegen hieraan bij.
                                                           14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 74 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 75 ======================================================================

<pre>   Activiteiten
   Het Regionaal Archief organiseerde in 2015 een aantal activiteiten op eigen initiatief. We
   ontvingen hierbij in totaal het aantal van bijna 1.400 bezoekers.
   Met 150 bezoekers is de themadag Tweede Wereldoorlog op 2 mei bijvoorbeeld een leuke
   en informatieve dag voor velen geweest. Grote aandacht trokken de militaire voertuigen die
   voor de Ambachtsschool geparkeerd stonden (zie foto rechts).
      Annemarie (medewerker
           dienstverlening):
  “De open dag op 3 oktober en de
      toevloed aan enthousiaste
     bezoekers maakte op mij de
  meeste indruk in 2015. In een tijd
           van teruglopende
bezoekersaantallen in de studiezaal
      werd duidelijk dat, met een
   stimulans, mensen de weg naar
    onze instelling vinden en daar
    eenmaal aangekomen zich blij
       verrast tonen over wat wij
              aanbieden.”
   Het Regionaal Archief neemt graag deel aan initiatieven waarbij cultuur of erfgoed lokaal,
   regionaal of landelijk onder de aandacht wordt gebracht. Zoals tijdens:
    Kunst tot de Nacht waarbij 130 mensen
     de studiezaal bezochten. Tijdens deze
     culturele avond is een aantal keer een
     optreden gegeven door ‘Cornelis Lely’
     (1854-1929). Hij vertelde als ingenieur
     bij de Zuiderzeewerken over zijn wilde
     plannen voor afsluiting en inpoldering
     van de Zuiderzee. De acteur maakte
     hierbij gebruik van materiaal uit de
     collectie van het Regionaal Archief.
    Open Monumentendag. Het Regionaal Archief was met een stand goed zichtbaar in de
     Grote Kerk. Naast verkoop van boeken, kaarten, etc. werd er een demonstratie
     papierrestauratie gegeven. Zo’n circa 5.500 mensen bezochten deze markt.
                                                                                              15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 75 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 76 ======================================================================

<pre>Educatie
Het Regionaal Archief biedt (toekomstige) gebruikers van archieven cursussen, workshops
en andere educatieve programma’s aan om competenties eigen te maken die nodig zijn bij
archiefonderzoek. We springen met ons cursussenaanbod in op het overbrengen van
specialistische kennis die direct in verbinding staat met het gebruik van de collectie. Het
Regionaal Archief heeft daarmee een uniek aanbod aan cursussen en workshops
binnenshuis en op locatie. Dit jaar is bijvoorbeeld samengewerkt met KopGroep Bibliotheken
in Den Helder, Schagen en Harenkarspel en Bibliotheek Kennemerwaard in Castricum.
Cursussen en workshops
Het Regionaal Archief organiseert jaarlijks een reeks cursussen en workshops. In 2015
namen 255 mensen deel aan een cursus of workshop.13 Dit jaar is naast de reguliere
cursussenreeks in bijvoorbeeld oud schrift ook begonnen met een archiefspreekuur.
Onderzoekers met behoefte aan deskundig advies van een archiefmedewerker hebben
tijdens het spreekuur persoonlijk begeleiding gekregen bij het vinden van nuttige bronnen bij
hun historisch of genealogisch onderzoek. De al meerdere jaren georganiseerde
introductiemiddagen voor beginnende archiefonderzoekers sluiten hierop aan.
Op zoek gaan naar de bewoningsgeschiedenis van huizen, straten en wijken is de laatste
jaren erg populair geworden. Daarom is het Regionaal Archief in 2015 met de cursus ‘Op
zoek naar de historie van uw huis, straat, wijk en dorp’ gestart. Deze cursus en een
workshop over locatieonderzoek in samenwerking met KopGroep Bibliotheken is succesvol
geweest met in totaal ruim 50 deelnemers.
Scholen
Het Regionaal Archief draagt graag bij aan de kennisontwikkeling op het gebied van
regionale geschiedenis van leerlingen van het basis- en voortgezet onderwijs. We stimuleren
geschiedbeoefening onder kinderen en jongeren door middel van educatieprogramma’s.
Onze overtuiging is dat ieder kind een keer in zijn schooltijd in aanraking moet zijn gekomen
met het archief, net zoals velen een bibliotheek of museum bezoeken. De geschiedenis van
de stad of het dorp waar de leerlingen opgroeien en in sommige gevallen de
familiegeschiedenis van deze leerlingen ligt
immers in het archief! Na een bezoek zijn ze
op de hoogte van de soort informatie die ze
hier – of in een andere archiefinstelling –
kunnen vinden. Er is uiteraard veel meer te
vinden dan alleen via internet beschikbaar is.
En dat is waardevol voor nu en in hun latere
leven om te weten.
Zo zijn 200 middelbare scholieren uit
Alkmaar, Schagen en Bergen geholpen bij
het schrijven van een profielwerkstuk14 of
andere schoolopdrachten. Ook ontving het
Regionaal Archief 492
basisschoolleerlingen.
13
   Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘educatie’ op pagina 33 voor een overzicht van de gegeven cursussen
en workshops.
14
   De hechte samenwerking met de scholen in het voortgezet onderwijs bracht ons op het idee reeksen van
onderwerpen voor profielwerkstukken in een overzichtelijk bestand onder te brengen met vermelding van
aanbevolen literatuur, beschikbaar beeldmateriaal en te raadplegen archiefstukken. Bij alle mogelijke projecten
kan hieruit door docenten en leerlingen worden geput.
                                                                                                                16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 76 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 77 ======================================================================

<pre>   Emmie (studiezaal en               Het Regionaal Archief participeert in Cultuur Primair, het loket
          educatie):                  voor cultuureducatie in het Primair Onderwijs, een
     “Dat vijf klassen uit            samenwerkingsverband van scholen, cultuuraanbieders en
Schagen ons bezochten in              gemeenten in de regio Noord-Kennemerland.
 het voorjaar vond ik wel
heel bijzonder. Het is toch
 best een afstand om met
 een klas te ondernemen.              De scholieren doorlopen een ochtendvullend programma waarbij
Dat we door aan te haken              zij leren welke archieven en collecties het Regionaal Archief in
bij actuele zaken (600 jaar           huis heeft, waarom deze worden bewaard en welke informatie er
 Schagen) mensen uit de               in te vinden is. Een belangrijk onderdeel hierbij is dat de
   regio bereiken en hier             scholieren ook daadwerkelijk kennis nemen van originele
 enthousiaste reacties op             archiefstukken.
 krijgen vind ik heel leuk.”
                                      In juni 2015 is het onderwijsproject en de gelijknamige lesbrief
                                      ‘Vroeger in Langedijk’ voor basisscholen in Oudkarspel, Noord-
  en Zuid-Scharwoude en Broek op Langedijk gepresenteerd. Het Regionaal Archief werkte
  hieraan in samenwerking met historica Carly Misset en met financiële ondersteuning van de
  gemeente Langedijk en de Stichting Lief Langedijk.
  Communicatie en PR
  We streven ernaar met onze online platformen mensen te
  inspireren onze collecties te gebruiken. Daarom vinden we de
  zichtbare toename in interactiviteit op sociale media kanalen ook                     Jan (medeschrijver Ik
  zeer geslaagd. We zijn actief geweest op Facebook, Twitter,                                    was erbij):
  Pinterest, Google+, Flickr, Youtube, Instagram, Tumblr, History                       “Het doet mij plezier dat
  Pin, LinkedIn en Wikipedia/wikimedia. Daarnaast dragen de                                 ‘Ik was erbij’ in het
  traditionele media bij aan een breed publieksbereik. Persberichten                      NHD/AC nog steeds
  worden gericht en met succes verspreid onder lokale en regionale                        hoge ogen gooit. Er
  media in het werkgebied.                                                                      zullen weinig
                                                                                         archiefdiensten zijn die
  Het Regionaal Archief verstuurde in 2014 in totaal 20                                    op zo’n goede voet
  persberichten. Deze zijn, afhankelijk van het onderwerp, verspreid                       staan met de lokale
  over lokale en regionale media in het werkgebied.15 Het nieuws                                    pers.”
  werd overgenomen door onder meer Alkmaar Centraal, Radio 80,
  CompleetFM, Radio Castricum. Maar ook RTV Noord-Holland,
  Alkmaarsche Courant, huis-aan-huis- en nieuwsbladen en
  Dichtbij.nl. Ook de landelijke pers wist ons te vinden, zo interviewde Radio 5 medewerkers
  naar aanleiding van persberichten.
  De digitale nieuwsbrief is populair en heeft inmiddels 547 abonnees (per 31-12-2015). Dit
  jaar ontvingen de abonnees 11 keer de nieuwsbrief. Daarnaast is er de papieren nieuwsbrief
  Archivaria voor de Vrienden van het Regionaal Archief, die dit jaar twee keer is uitgebracht.
  Dit magazine blijft vooralsnog op veler verzoek naast de digitale nieuwsbrief bestaan.16
  15
     Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Communicatie en PR’ op pagina 33 voor een overzicht van de
  verstuurde persberichten.
  16
     Zie de bijlage op pagina 37 voor meer informatie over de Vrienden van het Archief.
                                                                                                                  17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 77 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 78 ======================================================================

<pre>Publicaties
Het Regionaal Archief wil graag laten zien welke informatie te vinden is in de archieven en
collecties die de archiefdienst bewaart. Medewerkers van de dienst schrijven daarom
artikelen gebaseerd op informatie uit de eigen collectie. Deze worden gepubliceerd in lokale
kranten en in historische en genealogische tijdschriften.
Zo verzorgt het Regionaal Archief wekelijks een aflevering van de populaire rubriek ‘Ik was
erbij’ in het Noordhollands Dagblad, editie Alkmaarsche Courant.
Naast de ‘Ik was erbij’-rubriek, verschenen dit jaar publicaties van archiefmedewerkers in
diverse tijdschriften.17 Dit jaar is ook medewerking verleend aan televisieproducties, onder
andere aan een aflevering van VPRO’s ‘Andere Tijden’ over wapendroppings in Noord-
Holland tijdens de Tweede Wereldoorlog (zie: bit.ly/RAAanderetijden) en het EO-programma
‘Dit is de dag’ (aflevering van 25 april).
Historische sensatie
Het Regionaal Archief treedt graag naar buiten met de collectie om het publiek de door
historicus Johan Huizinga zo mooi omschreven ‘historische sensatie’ te laten ervaren. Het
gevoel in direct contact te staan met het verleden door het zien (en zelfs aan mogen raken!)
van een authentiek archiefstuk is een belevenis. Door middel van rondleidingen door
depotruimten, lezingen en tentoonstellingen delen we de collectie van het Regionaal Archief
actief.
Tentoonstellingen
Het Regionaal Archief beschikt over een expositieruimte waar een vaste tentoonstelling is
ingericht over de archieven en collecties. De gratis te bezoeken tentoonstelling trok in 2015
circa 400 bezoekers. Ook verzorgde het Regionaal Archief extern tentoonstellingen of
leverde hier een bijdrage aan.18 Bij een aantal tentoonstellingen in het Stedelijk Museum
Alkmaar is in meerdere of mindere mate geassisteerd door medewerkers van het Regionaal
Archief. De assistentie bestond uit historisch onderzoek en/of de levering van replica’s of
bruiklenen uit de collectie. Met name voor de tentoonstelling ‘Schilderswerkplaats in de
17
   Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Communicatie en PR’ op pagina 34 voor een overzicht van de
publicaties.
18
   Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Historische sensatie’ op pagina 35 voor een overzicht van de
tentoonstellingen waar het Regionaal Archief een bijdrage aan leverde.
                                                                                                         18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 78 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 79 ======================================================================

<pre>Gouden Eeuw’ over schilder Van der Heck is door medewerkers veel research gedaan in de
archieven en collecties van het Regionaal Archief.
                                                                Deze foto van coördinator dienstverlening
                                                                Harry de Raad, op ware grootte afgedrukt, was
                                                                een onderdeel van de tentoonstelling
                                                                ‘Schilderswerkplaats in de Gouden Eeuw’ over
                                                                de schilder Claes Jacobsz. Van der Heck (ca.
                                                                1578-1652) bij het Stedelijk Museum Alkmaar.
Eveneens is medewerking verleend aan de tentoonstelling 'Op zoek naar Van Santen & de
kleuren van de Gouden Eeuw' bij Bijzondere Collecties (UvA) in Amsterdam. De
tentoonstelling ‘101 ogenblikken, foto’s van Theo van Houts 1958 – 1983’ kreeg dit jaar een
tweede leven en was te zien bij het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven.
Ter nagedachtenis aan de Joodse slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog heeft de
Stichting Stolpersteine Alkmaar het initiatief genomen gedenkstenen te plaatsen. Deze 26
‘Struikelstenen’ – een project van de Duitse kunstenaar Gunter Demnig – zijn in november
2015 op negen verschillende adressen in de stad in de bestrating voor de gevel van het
laatste woonadres geplaatst. Het Regionaal Archief heeft voor dit project veel research
gedaan.
Rondleidingen
Elf keer heeft een groep van een rondleiding door het pand aan de Bergerweg genoten, met
een totaal van 188 mensen. Tijdens een rondleiding wordt zowel de studiezaal als de vaste
expositieruimte en het showdepot aangedaan. Daarbij staat steeds het gebied centraal
waaruit de groep afkomstig is.19
Ook hebben in 2015 werkbezoeken plaatsgevonden en ontving het Regionaal Archief het
gemeentebestuur en ambtenaren van Texel (15 personen) en het college van Hollands
Kroon. Gedeputeerde Duurzame energie, Culturele Infrastructuur en Bestuur van Provincie
Noord-Holland Ralph de Vries kreeg eveneens een rondleiding, terwijl voor de
gemeenteraden van de Noordkopgemeenten (Hollands Kroon, Den Helder, Schagen en
Texel) een presentatie is gegeven tijdens een gezamenlijke bijeenkomst van deze raden.
19
   Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Historische sensatie’ op pagina 35 voor een overzicht van
rondleidingen.
                                                                                                              19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 79 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 80 ======================================================================

<pre>Lezingen
Medewerkers van het Regionaal Archief geven regelmatig lezingen buitenshuis. Hierbij wordt
gebruik gemaakt van de eigen collecties en archieven. Zo zijn er film- en fotoavonden
gehouden en lezingen gegeven over en met de collectie van het Regionaal Archief. In totaal
bezochten circa 970 mensen deze bijeenkomsten. Vooral een historische filmavond in
Egmond-Binnen in samenwerking met de Stichting Historisch Egmond werd druk bezocht
met zo’n 300 mensen. Ook de openingspresentatie van 450 jaar Egmonder- en Bergermeer
trok veel publiek (150 mensen).20
Het Regionaal Archief participeert in de Werkgroep Cultuurhistorie van de Stichting UIT-IN-
ALKMAAR. Deze organiseert onder meer jaarlijks een lezingencyclus onder de naam het
Alkmaars Historisch Café. In totaal bezochten 331 mensen een lezing.21 Met name een
lezing over 450 jaar Egmonder- en Bergermeer door Frits David Zeiler was erg populair met
80 bezoekers. Maar ook lezingen over de fusiegemeenten Alkmaar, De Rijp en Schermer,
schildersfamilie Kruseman, vrouwen in het verzet en Koning Willem III zijn goed bezocht.
20
   Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Historische sensatie’ op pagina 35 voor een overzicht van lezingen.
21
   Zie bijlage Actief publieksbeleid onder ‘Historische sensatie’ op pagina 35 voor een overzicht van de lezingen
gegeven in het kader van het Alkmaars Historisch Café.
                                                                                                                  20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 80 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 81 ======================================================================

<pre>Klaar voor de toekomst: beheer en behoud van de collectie
De collectie van het Regionaal Archief blijft groeien. Daar zorgt in eerste plaats de wettelijk
verplichte overbrenging van overheidsarchieven van twintig jaar en ouder voor. Daarnaast
hebben we als taak de geschiedenis van de aangesloten gemeenten in het bijzonder op
representatieve wijze te documenteren. Dat doet het Regionaal Archief door het verwerven
van particuliere archieven, historisch beeldmateriaal en publicaties uit en over het
verzorgingsgebied.
Acquisitie
                                                              Vervroegd overbrengen
Het Regionaal Archief ontvangt gedurende                      Gemeenten willen steeds vaker vervroegd
een jaar honderden meters aan                                 overbrengen, onder meer door fusies waardoor
archiefmateriaal, foto’s, boeken, prenten,                    er minder ruimte is voor archiefbewaring bij
kranten, films, publicaties, etc. van                         gemeenten zelf. Gewoonlijk wordt er zo’n
gemeenten, particulieren en bedrijven uit                     tweehonderd tot driehonderd meter per jaar
het werkgebied. De acquisitie vindt zowel                     overgebracht naar het Regionaal Archief. In
                                                              2016 verwachten we bijna 2 kilometer aan
passief als actief plaats. In het laatste geval
                                                              bouwvergunningen en gemeentearchieven. Dit
gaan we op zoek naar archieven / collecties                   verslagjaar stond dan ook in het teken van de
die hiaten in de collectie kunnen opvullen.                   voorbereidingen daartoe.
Dat kan een onderwerp betreffen waar nog
weinig van bewaard is, maar ook collecties
en archieven uit een bepaald gebied, of van
bepaalde verenigingen, stichtingen,
bedrijven, families of personen.
Het Regionaal Archief heeft in het afgelopen jaar de volgende archieven en collecties
verworven:
     Overheidsarchief:                     158,2 meter22
     Particuliere archieven:               46,3 meter
     Bibliotheekcollectie:                 447 titels23
     Beeldcollectie:                       75 aanwinsten24
Hoewel elk nieuw verworven archiefstuk, boek of foto een belangrijk onderdeel vormt van de
collectie, zijn er altijd extra bijzondere aanwinsten. Zoals de schenking van een Statenbijbel
uit 1718 met zeventiende-eeuwse gravures van Pieter Hendricksz. Schut door
activiteitencentrum Het Trefpunt in Heiloo. Noemenswaardig is ook de verworven collectie
van de tot de Bergense School behorende kunstenaar Jan Ponstijn uit de periode 1905–
1950, bestaande uit een serie van circa driehonderd zwart-wit glasplaatnegatieven gemaakt
in Amsterdam, het Gooi, Frankrijk en Bergen NH en een serie van circa veertig
schetsen/portretten van inwoners van Bergen NH.
Bij de verworven archieven is speciale aandacht op zijn plaats voor het oudste notulenboek
van de Alkmaarse Vrijwillige Brandweer, dat met een historische ladderwagen door de
Alkmaarse brandweerlieden naar het gebouw van het Regionaal Archief werd gebracht,
waarna de brandweerlieden een speciale rondleiding kregen door het gebouw en de depots.
22
   Zie voor een overzicht van geacquireerde overheids- en particuliere archieven bijlage ‘Ontvangen archieven in
2015’ op pagina 38.
23
   255 daarvan zijn schenkingen. Daarnaast schonk Uitgeverij Kluitman te Alkmaar als aanvulling op het archief
alle eerste drukken uit de periode 1983-2014 (naar schatting tweeduizend titels).
24
   Van deze 75 aanwinsten zijn er 50 geregistreerd. Zie bijlage ‘Aanwinsten beeldmateriaal in 2015’ op pagina 41
voor een overzicht van de aanwinsten.
                                                                                                                 21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 81 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 82 ======================================================================

<pre>Verder kunnen we noemen het archief van
gemeentemuseum ‘Het Sterkenhuis’ in Bergen
(een bijzonder archief omdat het hier een van de
oudste gemeentelijke musea in ons werkgebied
betreft) en de archieven van een aantal recreatieve
clubs met een speciaal karakter zoals de
autosportvereniging ‘Victory’ en de
wandelsportvereniging ‘De Jeep’.
Restauratie en materieel beheer
Verworven archieven en collecties worden geconserveerd. Het testen van over te brengen
archieven op biologische besmettingen als schimmel en zilvervis wordt bijna altijd ter plaatse
gedaan. Bij het aantreffen van actieve schimmel of verdenking van levende zilvervis wordt
voor definitieve plaatsing in het depot gammastraling ingezet. Bij schades wordt waar nodig
restauratie gepleegd op overgebrachte materialen.
Charterproject
                                                                   Het charterproject verloopt
                                                                   voorspoedig, in het voorjaar van
                                                                   2016 zal het worden afgerond. Dan
                                                                   zullen alle 3.000 charters gevlakt,
                                                                   geborgen en digitaal opgenomen
                                                                   zijn.25 Bij dit project staat het
                                                                   duurzame behoud en tevens de
                                                                   mogelijkheid tot raadpleging van de
                                                                   charters centraal. Tot ca. 1800
                                                                   werden belangrijke
                                                                   rechtshandelingen vaak op charters
                                                                   vastgelegd. We hebben er dan ook
                                                                   veel van in onze archieven. Een
                                                                   charter is een akte op perkament,
                                                                   waaraan een of meer zegels
                                                                   bevestigd zijn of ooit bevestigd zijn
geweest. Oorspronkelijk werden ze vaak opgevouwen bewaard. Hierdoor ontstaat er te veel
druk op kwetsbare zegels en is raadplegen onmogelijk zonder schade aan te richten. Een
vlakke berging is dan ook noodzakelijk. Hier wordt voor gezorgd door charters ‘in te vochten’
in een vochtkamer met ultrasone mist (koude waterdamp) en deze vervolgens vlak tussen
twee vilten te laten ‘drogen’. Het vlakken van de charters bood een uitgelezen kans om
meteen een digitale opname te maken. Na de opname zijn de charters vastgezet in een
speciale doos met ruimte voor het zegel.
Bewerking
De verworven archieven en collecties worden na conservering beschreven zodat ze
toegankelijk zijn. Dit betekent in veel gevallen dat het materiaal wordt verpakt in speciale
dozen die garant staan voor duurzame bewaring. Daarnaast worden ze ontsloten middels
25
   In een later stadium zullen de digitale opnamen gekoppeld worden aan het archiefbeheerssysteem Memorix
Maior. Naar schatting komen zo’n drieduizend charters uit de archieven van het Regionaal Archief in aanmerking
voor dit project.
                                                                                                               22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 82 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 83 ======================================================================

<pre>een archiefinventaris, plaatsingslijst of beschreven in een catalogus. Zo zijn er in 2015 in
totaal 2 nieuwe en 6 bewerkte archiefinventarissen gereed gekomen.26
Memorix
Voor de ontsluiting van diverse collecties werkt het Regionaal Archief met producten van
Picturae. Per 2015 is het Regionaal Archief Alkmaar overgestapt op ‘Memorix Archieven’ van
Picturae als archiefbeheersysteem en tevens als medium voor de raadpleging van de
archiefinventarissen. Deze gedwongen overstap vanwege het uit de markt halen van het
vorige beheersysteem ABS heeft heel wat voeten in de aarde gehad. In 2015 hebben er
verschillende testronden plaatsgevonden met ‘Memorix Archieven’, we verwachten dat het
beheersysteem binnenkort optimaal werkt.
Het Regionaal Archief maakte reeds gebruik van het beheersysteem ‘Memorix Maior’ voor
digitale beelden. Deze worden hierin beschreven en voorzien van metadata, waardoor
publicatie op de beeldbank en binnen de genealogiemodule mogelijk is.
Huisvesting en financiën
De verhuur van depotruimten aan derden is zo succesvol dat het depot in 2015 bijna volledig
werd benut. Naast het Stadsarchief Amsterdam was het Zuid-Afrikahuis in 2015 een
belangrijke huurder. Tijdens de verbouwing van hun eigen pand in Amsterdam was hun
archief- en boekencollectie hier ondergebracht en werkten zij aan het herverpakken en
inventariseren van hun archieven. In december 2015 verhuisden de collecties en archieven
samen met de medewerkers weer naar Amsterdam, waardoor er weer ongeveer een
kilometer archiefstelling beschikbaar kwam. Deze zal snel gevuld worden door de verwachte
overbrenging van de bouwdossiers van verschillende gemeenten en de (vervroegde)
overbrenging van archieven van gemeenten die het papier grotendeels willen uitplaatsen.
Een deel van de gevolgen van de bezuinigingen van de afgelopen jaren kon mede door de
verhuur van depotruimte enigszins opgevangen worden. De financiële situatie is daarmee
gezond, zij het dat voor innovatie weinig tot geen budget beschikbaar is. Dankzij een
subsidie van Archief2020 en het inzetten van de bestemmingsreserve kon toch gewerkt
worden aan de voorbereidingen van het e-depot. Het is wel duidelijk dat voor deze nieuwe
taak per 2017 extra budget beschikbaar gesteld zal moeten worden.
Om de klimaatinstallatie, die zorgt voor de juiste omstandigheden in het depot, nog
efficiënter te laten werken, is een optimalisatienota vastgesteld. De bedoeling is dat deze zal
leiden tot een besparing op de energiekosten.
26
   Zie bijlage ‘Ontsloten archieven in 2015’ op pagina 40 voor een overzicht van de bewerkte archiefinventarissen.
                                                                                                                   23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 83 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 84 ======================================================================

<pre>Bestuur
Het Regionaal Archief Alkmaar is een zelfstandige organisatie in de gemeenschappelijke
regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA). In deze regeling namen in 2015
negen gemeenten uit de regio’s Noord-Kennemerland en de Kop van Noord-Holland deel
(namelijk: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands
Kroon, Langedijk en Schagen). Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier neemt
deel op basis van een bilaterale overeenkomst.
Per 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-de Rijp en Schermer gefuseerd tot de
nieuwe gemeente Alkmaar. Per 1 januari 2016 zal het aantal deelnemende gemeenten naar
tien stijgen met de toetreding van de gemeente Texel tot de gemeenschappelijke regeling.
Algemeen Bestuur
Samenstelling op 31 december 2015:
  de heer P.M. Bruinooge (Alkmaar);
  mevrouw O. Rasch (Bergen);
  de heer H. Klijnstra (Castricum);
  de heer K.F. Schuiling (Den Helder);
  de heer L. Dickhoff (Heerhugowaard);
  de heer T.J. Romeyn (Heiloo);
  de heer J.R.A. Nawijn (Hollands Kroon);
  de heer J. Nieuwenhuizen (Langedijk);
  de heer B. Blonk (Schagen).
Adviserend lid:
  mevrouw M.L. Loef (senior inspecteur Interbestuurlijk Toezicht, zitting namens Provincie
     Noord-Holland).
Op 2 juli en 25 november 2015 is het Algemeen Bestuur bijeengekomen.
Dagelijks Bestuur
Samenstelling op 31 december 2015:
  de heer P. M. Bruinooge (Alkmaar), voorzitter;
  de heer P.J. Post (RHCA), secretaris;
  de heer J. Nieuwenhuizen (Langedijk), portefeuillehouder financiën;
  de heer K.F. Schuiling (Den Helder), vice-voorzitter.
Op 8 april en 7 oktober 2015 is het Dagelijks Bestuur bijeengekomen.
                                                                                            24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 84 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 85 ======================================================================

<pre>Personeel
Op 31 december 2015 bestond de formatie van het Regionaal Archief uit 13,4 FTE en 17
medewerkers. Er zijn geen medewerkers in of uit dienst getreden dit jaar.
Medewerkers per 31 december 2015:
Directie en ondersteunende functies
•   de heer drs. P.J. Post, directeur,
•   mevrouw M. Huisman, managementassistent,
•   de heer M. Alphenaar, medewerker informatiebeheer en automatisering,
•   mevrouw B.F. Jansma, medewerker restauratie en conservering.
Team Dienstverlening
•   de heer drs. H. de Raad, teamcoördinator,
•   de heer drs. J.A.C. van Baar, medewerker studiezaal en educatie,
•   mevrouw E.S. Snijders MA, medewerker dienstverlening,
•   mevrouw drs. A. Ettekoven, medewerker dienstverlening.
Team Bewerken en Behouden
•   de heer drs. A. Zuurbier, teamcoördinator,
•   mevrouw W.L. Deimveld, medewerker archieven,
•   de heer R.T. Bankras, archiefassistent,
•   de heer J. van Dijl, conservator atlas,
•   mevrouw T.S. Free MA, medewerker atlas,
•   mevrouw M. Joustra, bibliothecaris,
•   mevrouw R.S. Meijer, medewerker bibliotheek
•   mevrouw A. van der Lek, medewerker e-depot en informatiebeheer,
•   de heer F.A. van der Horst, medewerker archiefinspectie.
Verzuimcijfers
Het verzuimpercentage in 2015 was 2,2%.
   2005        8,8
   2006        3,6
   2007          2
   2008          3
   2009          5
   2010        2,2
   2011        2,7
   2012        0,9
   2013        7,8
   2014          4
   2015        2,2
                                                                                     25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 85 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 86 ======================================================================

<pre>Stagiairs
Het Regionaal Archief Alkmaar begeleidt graag stagiaires van de studie archivistiek en
andere opleidingen. In 2015 heeft één student haar stageperiode bij het Regionaal Archief
met succes afgerond.
     Sissy Seidenstiker heeft als student aan de Reinwardt Academie tijdens haar stage
      gedurende vier maanden bij het Regionaal Archief beelden uit Heerhugowaard en uit de
      WO2-collectie beschreven en geassisteerd bij de organisatie van de WO2-themadag.
      Ook heeft ze een publieksonderzoek uitgevoerd naar studiezaalbezoekers en
      gevelstenen aan Alkmaaropdekaart.nl toegevoegd.
Personeelsvertegenwoordiging
De personeelsvertegenwoordiging (PVT) is het medezeggenschapsorgaan binnen de
organisatie en is op 31 december 2015 als volgt geformeerd:
  Annemarie Ettekoven, voorzitter,
  Frans van der Horst, secretaris,
  Mark Alphenaar, algemeen lid met portefeuille ARBO zaken.
Annemarie Ettekoven heeft het voorzitterschap overgenomen van Renate Meijer in
november 2015 en één nieuw lid trad toe, namelijk Frans van der Horst. In 2015 hebben vijf
overlegvergaderingen met de bestuurder plaatsgevonden. Namelijk op 22 januari, 26 maart,
21 mei, 10 september en 19 november.
De PVT heeft zich in 2015 gebogen over:
  Jaarstukken 2014
  Programmabegroting 2016
  Beleidsplan 2014-2018
  Werkzaamheden Commissie Nieuwenhuizen
  CAR/UWO
  Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE)
  Aansluiting Texel
  Digitalisering
Vrijwilligers en werkgroepen
Het Regionaal Archief Alkmaar maakt graag gebruik van vrijwilligers en werkgroepen om
haar bronnen op een steeds dieper niveau online te ontsluiten. Zo worden bronnen ook voor
minder ervaren onderzoekers, alsmede onderzoekers op afstand, bereikbaar. Tevens betrekt
het Regionaal Archief zo actief mensen bij de lokale en regionale geschiedbeoefening.
Vrijwilligers ontsluiten zowel genealogische bronnen als de beeldcollectie. Ook is er een
transcriptiewerkgroep die werkt aan transcripties van moeilijk leesbare, oude bronnen. De
transcripties worden gepubliceerd op de website van het Regionaal Archief (zie:
bit.ly/RAAtranscripties).
De vrijwilligers genealogie worden begeleid door aangestelde coördinatoren binnen de groep
vrijwilligers. Deze voeren controles uit en helpen bij vraagstukken. Pas als een coördinator
vastloopt, neemt hij of zij contact op met het Regionaal Archief.
     Op 31 december 2015 waren er 40 vrijwilligers, waarvan 38 vrijwilligers genealogie en
      twee vrijwilligers beeldcollectie.
     Op 31 december 2015 waren er 38 leden van een transcriptie werkgroep.
                                                                                             26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 86 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 87 ======================================================================

<pre>   Daarnaast werken circa 30 vrijwilligers voor de verschillende historische verenigingen
    in het werkgebied binnen het beheersysteem Memorx Maior om hun beeldmateriaal te
    ontsluiten, beheren en te publiceren. Zij worden hierbij door de conservator
    beeldcollecties begeleid.
   Er is in 2015 eenmaal een coördinatorenoverleg van vrijwilligers genealogie gehouden
    op 20 mei.
   Er is in 2015 een vrijwilligersdag geweest naar Graft- De Rijp op 18 mei, waaraan 24
    vrijwilligers deelnamen. Alle vrijwilligers hebben eind 2015 een kerstattentie ontvangen.
Dankzij de vrijwilligers en leden van de transcriptiewerkgroep zijn in 2015 duizenden bronnen
nader toegankelijk gemaakt. In totaal zijn 115.643 akten/personen ingevoerd of
gecorrigeerd en zes inventarisnummers getranscribeerd.
   In 2015 is in totaal aan de ontsluiting van 84 notariële repertoria gewerkt waarbij
    102.898 akten zijn ingevoerd in de genealogiemodule van Memorix Maior (zie:
    bit.ly/RAAgenealogiemodule):
   In 2015 zijn door vrijwilligers genealogie gegevens betreffende 12.745 personen uit
    bevolkingsregisters ontsloten.
   In 2015 zijn door de werkgroep transcriptie zes inventarisnummers getranscribeerd:
     - Archief gemeente Alkmaar 1325-1815, vroedschapsresoluties, inventarisnummer 40
          over 1582-1597 (afronding) en een deel van inventarisnummer 41 over 1598-1608;
     - Archief familie Van Foreest, inventarisnummer 61, brieven van diverse personen
          aan Jan van Foreest (1586-1651);
     - Collectie Aanwinsten, delen van de inventarisnummers 13 (historische
          aantekeningen van Simon Eikelenberg, 18de eeuw), 390 (aantekeningen van Simon
          Eikelenberg over schilderkunst, 18de eeuw) en 557 (persoonlijke aantekeningen
          Simon Eikelenberg, 18de eeuw).
                                                                                              27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 87 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 88 ======================================================================

<pre>Bijlage 1 - Resultaten benchmark archief-KPI’s
Dit overzicht is gebaseerd op de uitkomsten van het KPI verslag dat de archivaris in 2015
aan de colleges van B&W heeft uitgebracht. Hierin is op basis van Kritische Prestatie
Indicatoren (KPI) een beeld geschetst van de kwaliteit van de informatiehuishouding en de
mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De uitkomsten van het
voornoemde verslag zijn geïnventariseerd en vergeleken met de uitkomsten van de overige
gemeenten die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling van het RHCA. Dit heeft
uiteindelijk geresulteerd in een overzicht waarin de beoordeling per deelnemer is uitgewerkt
en waarbij door middel van kleuren in één oogopslag duidelijk wordt hoe gemeenten ten
opzichte van elkaar presteren.
Het overzicht presenteert een schema met de negen kerncompetenties waar een gemeente
archiefwettelijk gezien aan moet voldoen. Zij heeft als overheidsorganisatie de wettelijke
verplichting om de gemeentelijke (papieren en digitale) archieven in goede, geordende en
toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
De archiefinspecteur heeft per kleur een score toegekend die loopt van 0 (rood) tot en met
10 (groen). In het onderstaande schema is elke waarde vervolgens met een bepaalde factor
vermenigvuldigd. De kerncompetentie met hoogste prioriteit is vermenigvuldigd met factor 9,
die met laagste prioriteit met factor 1. De gedachte hierachter is om het beeld per gemeente
te nuanceren, ook als het gaat om de vergelijking tussen gemeenten onderling en hoe zij ten
opzichte van elkaar scoren.
Middelen en mensen (H10)
Bij deze kerncompetentie is nagegaan of de gemeente beredeneerd kan aangeven, gelet op
haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen
zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau. De gemeente is als
zorgdrager wettelijk verantwoordelijk voor de zorg en het beheer van archieven en dient
hiervoor voldoende middelen en mensen beschikbaar te stellen. Kortom, dit zijn
voorwaarden die het mogelijk maken om uitvoering te geven aan de hieronder benoemde
kerncompetenties.
Geordend overzicht (H3)
Hier is de vraag gesteld of de ordening van (papieren en digitale) archieven op een zodanige
planmatig wijze geschiedt zodat het systeem en de materialen de authenticiteit, context en
toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archieven kunnen waarborgen.
Digitale archiefbescheiden (H2)
In het verlengde van de vorige kerncompetentie spitst deze competentie zich op de vraag in
hoeverre de gemeente in kwestie systematisch werkt aan het (duurzaam) beheer van digitale
archieven en of ze voldoet aan de specifieke wettelijke voorschriften.
Selectie en vernietiging (H5)
Bij deze kerncompetentie is bekeken of de gemeente zorgvuldig afweegt wanneer het bezit
van archieven niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en
cultuurhistorie. Zo niet, dan moet zij conform wettelijke voorschriften haar archieven
vernietigen.
Kwaliteitssysteem (H2)
Hier is getracht te achterhalen of de gemeente structureel werkt aan de
kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding.
                                                                                             28
</pre>

====================================================================== Einde pagina 88 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 89 ======================================================================

<pre>Lokale regelgeving (H1)
Bij deze kerncompetentie is vastgesteld of de gemeentelijke regelingen voldoen aan de
wettelijke eisen. De gemeente dient als zorgdrager voorzieningen te treffen waarin de
archiefzorg (toezicht op en het beheer van archieven) wordt geregeld.
Overbrenging (H6)
Hier is de vraag gesteld of de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren
archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk
brengt.
Archiefruimte (H7)
Hier is getoetst in hoeverre de fysieke en digitale bewaaromstandigheden bij de
gemeentelijke organisatie op orde zijn.
Calamiteiten (H9, H8 vervalt)
Bij deze kerncompetentie is nagegaan of de gemeente plannen voor het behoud van de (te
bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden heeft gerealiseerd.
LET WEL: dit overzicht is gebaseerd op uitkomsten van het KPI-verslag uit de periode 2014-
2015, dus het geeft niet de actuele stand van zaken weer!
                                                                                             29
</pre>

====================================================================== Einde pagina 89 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 90 ======================================================================

<pre>Bijlage 2 - Actief publieksbeleid
Digitaal publiek
Bezoekcijfers
Ontwikkeling van het aantal unieke bezoekers en het aantal paginaweergaven voor de
website archiefalkmaar.nl
Grafiek 1: Paginaweergaven                      Grafiek 2: Unieke bezoekers
Tijdschriften
Overzicht van gedigitaliseerde tijdschriften welke zijn toegevoegd aan de tijdschriftenbank
(http://tijdschriften.archiefalkmaar.nl) met in totaal 2.587 pagina’s:
    Bergense Kroniek : 2013-2014
    De Groene Valck : 2013-2014
    Kroniek Historisch Genootschap Wieringermeer: 2013-2014
    Zicht op Haringcarspel : 2013-2014
    De Clock van Callens-Ooghe: 2013-2014
    De Kroniek : historische tijdschrift van Graft-de Rijp en Schermer 2013-2014
    Levend Verleden : 2013-2014
    Uitgave van de Vrienden van de Hondsbossche : 1982-2010 (nieuwe titel)
Fysiek publiek
Bezoekcijfers
                                                                                            30
</pre>

====================================================================== Einde pagina 90 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 91 ======================================================================

<pre>Activiteiten
Tijdens een aantal zaterdagopenstellingen is een activiteit georganiseerd:
  Workshop winkelonderzoek (7 februari)                    40 bezoekers
  NGV biedt hulp bij familieonderzoek (7 maart)            22 bezoekers
  Herhaling workshop winkelonderzoek (4 april)             18 bezoekers
  Presentatie over luchtfotografie (5 september)           14 bezoekers
     Totaal                                                 94 bezoekers
Gepubliceerde onderzoeken
Diverse bezoekers publiceerden onderzoeken waarbij gebruik werd gemaakt van de
archieven en collecties van het Regionaal Archief Alkmaar. Naast vele artikelen in de
tijdschriften van de historische en genealogische verenigingen verschenen de volgende
publicaties:
    20 jaar Museumgemaal Wilhelmina : de avonturen van Museumgemaal Wilhelmina
     1995-2015 / tekst: Willem Messchaert. - Alkmaar ; Purmerend : Stichting
     Museumgemaal Wilhelmina, 2015.
    1250 : de overeenkomst tussen de abt van Egmond en zijn pachters : een episode in het
     slepende conflict tussen Kennemers en Westfriezen? / Marco Mostert. - In: Holland,
     jaargang 47 (2015), nummer 1.
    "Afsetters en meester-afsetters" : de kunst van het kleuren 1480-1720 / Truusje
     Goedings ; redactie Sytze van der Veen. - [Nijmegen] : Vantilt, 2015.
    Alkmaar, Schermer en Graft-de Rijp : inventarisatie cultuurhistorie in de fusiegemeenten.
     - Paterswolde : SteenhuisMeurs, 2015.
    Alkmaarders op de kaart : waterkunstenaar Jan Adriaanszoon Leeghwater (1575-1650) /
     tekst: Rosa E. Bernhard. - Alkmaar : Groep Alkmaardersopdekaart, 2015.
    Brandweer Heerhugowaard : de geschiedenis van een korps / Sylvia Molenaar. -
     [Heerhugowaard] : Brandweer HLS, 2014.
    Brandweer Langedijk : de geschiedenis van een korps / Sylvia Molenaar en Mireille
     Spits. - [Heerhugowaard] : Brandweer HLS, 2014.
    Brandweer Schermer : de geschiedenis van een korps / Sylvia Molenaar. -
     [Heerhugowaard] : Brandweer HLS, 2014.
    Claes Jacobsz van der Heck (ca. 1578-1652) : een Alkmaarse schilder in de Gouden
     Eeuw / Christi M. Klinkert, Alice Taatgen ; Yvonne Bleyerveld (redactie). - Alkmaar :
     Stedelijk Museum Alkmaar, 2015.
    De Doopsgezinde Gemeente te Alkmaar tijdens de Duitse bezetting / Thomas B. Roep &
     Alle G. Hoekema. - In: Doopsgezinde bijdragen ; nieuwe reeks, nummer 41 (2015).
    Familie Visser uit Egmond aan Zee / Peter Boerma. - Egmond aan Zee : Peter Boerma,
     2015.
    Genealogie van het geslacht van Rietwijk / Wim Schmelzer. - Haarlem : W. Schmelzer,
     2015.
    Gravures en geschriften van Cornelis Jacobszoon Drebbel : Alkmaar 1572 - London
     1633 / samenstelling Francis Franck en Hubert van Onna. - Alkmaar : Tweede Drebbel
     Genootschap, 2015.
    Haast om te sterven : het korte leven van verzetsman Fritz Conijn / Doeko Bosscher. -
     Amsterdam : Prometheus - Bert Bakker, 2015.
    Harer Majesteits loyaalste onderdaan : François van 't Sant 1883-1966 / Sytze van der
     Zee. - Amsterdam : De Bezige Bij, 2015.
    De Hattinga's : predikanten, geneesheren, bestuurders en vooral kaartenmakers, hun
     geschiedenis en betekenis voor Hulst en Hulsterambacht / Jan de Kort, Honoré Rottier,
     Adrie de Kraker ... [en anderen]. - Hulst : Oudheidkundige Kring 'De Vier Ambachten',
     2015.
                                                                                               31
</pre>

====================================================================== Einde pagina 91 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 92 ======================================================================

<pre> Heiloo : een dorp in oorlogstijd 2 : een aanvulling en het archief van de Binnenlandse
  Strijdkrachten in Heiloo en Egmond / Jaap de Graaf en Josta de Graaf-Gieltjes. - Heiloo :
  Jaap de Graaf en Josta de Graaf-Gieltjes, 2015.
 Helderse horeca 1890-2015 / Marinus Vermooten. - Den Helder : Marinus Vermooten,
  2015.
 Het keiengericht : twee geloven op een kussen / Peter Groenveld. - Grou : Uitgeverij
  Louise, 2015.
 De kaasbouters : actierepertoires van de Alkmaarse kabouterbeweging en de twee-
  handenstrategie / Twan Morsch. - [Plaats van uitgave niet vastgesteld] : Twan Morsch,
  2015.
 Kaaskoppen uit de Langedijk / samengesteld door Dick en Reinie Kaas. - Odijk en
  Amsterdam : D. en R. Kaas, 2015.
 Kaeskop kronkels : een docyn vertellinghen ende wonderbaerlycke prenten in een
  boeckxen voor jonghe ende oude Kaeskoppen / Jan Roobeek. - Alkmaar : J.A.M.
  Roobeek Beheer BV, 2015.
 Kees Kist doelgericht : het verhaal van een Europees topscorer / Marco Wijnstekers. -
  Emst : Nederlandse Sportliteratuur Uitgeverij, [2015].
 Kijksleutels Alkmaar - Schermer - Graft - De Rijp / teksten: Marrit van Zandbergen. -
  Alkmaar : Van Zandbergen Erfgoed & Educatie, [2015].
 Machteld Sijbrantsdochter : een verhaal over het beleg van Alkmaar in 1573 / Jan T.
  Nachbar. - Alkmaar : Historische Vereniging Alkmaar, 2015.
 De Mullers van Maartje : een beknopte genealogie van haar nakomelingen /
  [samengesteld door Wim Muller]. - Garminge : Wim Muller, 2015.
 'De natte handelsoorlog' tussen Alkmaar en Hoorn rond de drooglegging van De Waert /
  samenstelling Dorien Partiman-Stet, Emiel Piek en Henk Aandewiel. - Heerhugowaard :
  Stichting "Den Huygen Dijck", [2015].
 Pastoor Optiek 65 jaar / Anja Elzinga-Pastoor en Jan Lont. - Bergen : Pastoor Optiek,
  2014.
 De Schagerdam en de Abdij van Egmond : een oorkonde uit 1250 opnieuw gelezen /
  Karel Cornelis Numan. - Heerhugowaard : Vrienden van de Hondsbossche, Kring voor
  Noord-Hollandse Waterstaatsgeschiedenis, 2015.
 Sociaal werk in Nederland : vijfhonderd jaar verheffen en verbinden / Jan Bijlsma, Hay
  Janssen. - 3e, herziene druk. - Bussum : Coutinho, 2015.
 Stamboom familie Louwe en aanverwanten : van circa 1665-2014 / samengesteld door
  Jaap Dirkszn. Leek. - Oudorp : Jaap Leek, 2015.
 De stamboom van Jacobus van Wonderen en Adriana Apeldoorn / samengesteld door
  Siem van Wonderen. - [Plaats van uitgave niet vastgesteld] : Siem van Wonderen, [circa
  2014].
 De stoomtram Alkmaar-Bergen aan Zee, "Bello" en daarna / tekst: L.J.P. Albers ; met
  medewerking van R. van Doren. - Zwolle : WBOOKS, 2015.
 "Struinende-vort", verwanten gezocht en soms gevonden : stamboom en kwartierstaten
  van de familie De Rijcke en Arents / samengesteld door Henk Visser. - [Plaats van
  uitgave niet vastgesteld] : Haviko, 2015.
 De trein terug : het bewogen verleden van de spoorlijn Alkmaar - Den Helder / Wim
  Wegman. - [Alkmaar] : Holland Media Combinatie, 2015.
 De veldnamen van Schagen : veldnamen, straatnamen, waternamen, namen van
  polders, dijken, boerderijen en huizen : een zoektocht naar hun verleden / door Karel
  Cornelis Numan. - Schagen : Boekhandel Plukker, 2015.
 Warmenhuizen, bevrijdingsfeesten 1945 : fotoalbum / door Dirk Pronk. - Warmenhuizen :
  Drukkerij Gerja, 2015.
                                                                                            32
</pre>

====================================================================== Einde pagina 92 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 93 ======================================================================

<pre>Educatie
Cursussen en workshops
Overzicht van de gegeven cursussen en workshops bij het Regionaal Archief en in
samenwerking met partners:
  Cursus lezen van oud schrift voor beginners (2015-2016). 15 deelnemers.
  Cursus lezen van oud schrift voor gevorderden (2014-2015 en 2015-2016). 16
     deelnemers.
  Introductiecursus Archief. 77 deelnemers.
  Archiefspreekuur. 8 deelnemers.
  Workshop kadastrale archieven. 10 deelnemers.
  Workshop notariële en oud-rechterlijke archieven in april. 10 deelnemers.
  Cursus op zoek naar de historie van uw huis, straat, wijk en dorp. 12 deelnemers.
  Workshops huizenonderzoek in samenwerking met KopGroepBibliotheken (bibliotheken
     van Den Helder, Schagen en Harenkarspel). circa 42 deelnemers.
  Cursus genealogie in samenwerking met KopGroepBibliotheken en de Volksuniversiteit
     Den Helder. 16 deelnemers.
  Cursus genealogie in samenwerking met Bibliotheek Kennemerwaard (bibliotheek van
     Castricum). 10 deelnemers.
  Cursus geschiedenis familie en dorp in samenwerking met de Historische Vereniging
     Wieringen. 25 deelnemers.
  Interne workshop voor medewerkers KopGroepBibliotheken over het zoeken van
     informatie bij het Regionaal Archief. 14 deelnemers.
  Cursus aan studenten van de Universiteit van Amsterdam in de module Advanced
     Preventieve Conservering, een onderdeel van het Graduate Programme in Conservation
     of Cultural Heritage.
        Totaal 255 deelnemers
Scholen
Overzicht van de scholen uit het basis en middelbaar onderwijs die in 2015 een bezoek
brachten aan het Regionaal Archief:
Het Regionaal Archief ontving 200 middelbare scholieren van onder meer het Regius
College te Schagen, de Berger Scholengemeenschap, het Jan Arentsz en het Murmellius. Zij
zijn geholpen bij bijvoorbeeld het schrijven van een profielwerkstuk en zij werkten aan
regionale en/of lokale onderzoeksprojecten.
Het Regionaal Archief ontving 492 basisschoolleerlingen uit onder meer Schagen,
Stompetoren en Alkmaar.
Communicatie en PR
Traditionele media
Overzicht van verstuurde persberichten in 2015:
  Onderzoek de geschiedenis van uw woonhuis of familie. Nieuwe
     workshops bij het Regionaal Archief Alkmaar
  Historisch onderzoek naar winkels bij het Regionaal Archief                    Harry (hoofd
     Alkmaar. Gratis lezing op zaterdag 7 februari                             dienstverlening):
  Uw verborgen verleden ontrafeld. Zoektocht naar                           “Ik heb bijzonder veel
     familiegeschiedenis bij het Regionaal Archief Alkmaar                   plezier beleefd aan de
  Deel herinneringen aan Ambachtsschool, LTS of het Willem                 druk bezochte workshop
     Blaeu. Regionaal Archief Alkmaar neemt initiatief voor                  genealogie die ik voor
     Facebookpagina                                                               leden van de
  Militaire voertuigen, foto’s en WO II-kenners bij het Regionaal           Historische Vereniging
     Archief Alkmaar. Themadag Tweede Wereldoorlog op 2 mei                 Wieringen heb gegeven.
                                                                             Het was inspirerend.”
                                                                                                    33
</pre>

====================================================================== Einde pagina 93 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 94 ======================================================================

<pre>   Stadsrecht uit 1415 te bewonderen bij Regionaal Archief. Tijdelijke tentoonstelling met
    archiefstukken van Schagen
   Basisschoolklas Sint Aloysius oog in oog met Schager historie. Origineel stadsrecht van
    Schagen te zien bij het Regionaal Archief Alkmaar
   Ontmoet Cornelis Lely bij het Regionaal Archief Alkmaar. Beleef de geschiedenis van de
    Zuiderzeewerken tijdens Kunst tot de Nacht
   De regio van boven tijdens themapresentatie luchtfotografie
   Handen ineen voor Open Monumentendag. Alkmaar op de Kaart en Kijksleutels:
    vruchten van goede samenwerking
   Cursus ‘op zoek naar de historie van uw huis, straat of wijk’ bij Regionaal Archief
    Alkmaar
   Grote openstelling van de Alkmaarse Ambachtsschool op zaterdag 3 oktober. Gebouw
    van de voormalige Ambachtsschool, Technische School Alkmaar (TSA) en het Willem
    Blaeu (VMBO) in z’n geheel open!
   Nieuw bij het Regionaal Archief: spreekuur
   Tentoonstelling ‘101 ogenblikken’ door Theo van Houts naar Eindhoven
   Regionaal Archief nog nooit zo populair. Recordaantal bezoekers op de open dag leidt
    tot ware reünie.
   Werken van architect Rob de Vries online. Een toegepaste artistieke collectie van ‘hoe
    het vaak had kunnen zijn’
   Introductie op archiefonderzoek op woensdag 2 december
   Interessante archivarische vondst bij kringloopwinkel Keer op Keer
   Gemeente Texel sluit zich aan bij het Regionaal Archief Alkmaar
   Texelse genealogie online doorzoekbaar.
Publicaties
Publicaties door medewerkers van het Regionaal Archief in 2015:
•   Diverse medewerkers: 'Ik was erbij', wekelijkse rubriek in de Alkmaarsche Courant.
•   Diederik Aten: Een merkelike leringe : artikelen aangeboden aan Jaap Haag naar
    aanleiding van zijn afscheidssymposium "Onbekend en onbemind", 18 december 2015 /
    Met bijdragen van Jaap Haag, Diederik Aten ... [en anderen]. - Purmerend : Waterlands
    Archief, 2015.
•   Diederik Aten: De waterwolf in Waterland : de overstroming van 1916 in Waterland en de
    Zaanstreek / Diederik Aten, Frouke Wieringa ; eindredactie Willem Messchaert. -
    Heerhugowaard : Vrienden van de Hondsbossche, Kring voor Noord-Hollandse
    Waterstaatsgeschiedenis, 2015 (Schoorl : Pirola). (Uitgaven van de kring van "Vrienden
    van de Hondsbossche" ; 31).
•   Benita Jansma: Mars boven mars, Scheepshistorie, nummer 19, verschenen 22-05-
    2015.
•   Harry de Raad: Het klooster van de minderbroeders / Harry de Raad. - Oud Alkmaar,
    jaargang 39 (2015), nummer 1, pagina 10-14, illustraties.
•   Harry de Raad: In Noordhollands Dagblad artikel over de ontdekking dat de schilderijen
    van Maerten Soolmans en Oopjen Coppit door Rembrandt heel lang in Alkmaar hebben
    gehangen. In NHD: 2-10-2015 onder de titel ‘Rembrandts dubbelportret hing in
    Alkmaar’.
                                                                                            34
</pre>

====================================================================== Einde pagina 94 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 95 ======================================================================

<pre>Historische sensatie
Tentoonstellingen
Overzicht van externe tentoonstellingen waaraan het Regionaal Archief in meerdere of
mindere mate een bijdrage in research heeft geleverd, dan wel een of meerdere
collectieonderdelen in bruikleen heeft gegeven27:
•      Stolpersteine. Research voor de Stichting Stolpersteine Alkmaar. Op 2 november 2015
       zijn ter nagedachtenis aan de tijdens de Tweede Wereldoorlog vermoorde Joodse
       inwoners van Alkmaar op negen verschillende adressen in de stad 26 stenen geplaatst.
•      Stedelijk Museum Alkmaar, tentoonstelling Schilderswerkplaats in de Gouden Eeuw,
       over de schilder Claes Jacobsz. Van der Heck (ca. 1578-1652).
•      Stedelijk Museum Alkmaar, tentoonstelling Portret van Alkmaar. Ontdek het DNA van de
       stad.
•      Stedelijk Museum Alkmaar, tentoonstelling De gouden eeuw van Alkmaar.
•      Stedelijk Museum Alkmaar, fototentoonstelling Stad en Land.
•      Bijzondere Collecties Universiteitsbibliotheek Amsterdam, tentoonstelling Op zoek naar
       Van Santen & de kleuren van de Gouden Eeuw.
•      Poldermuseum Heerhugowaard, tentoonstelling De natte handelsoorlog.
•      Kinderboekenmuseum Het Schooltje van Dik Trom, Etersheim, tentoonstelling Johan
       Braakensiek, illustrator en tekenaar.
•      Bibliotheek Bergen in samenwerking met het Sterkenhuis, tentoonstelling Winkels in
       Bergen.
•      Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, tentoonstelling Theo van Houts 101
       ogenblikken.
•      Tentoonstelling van tien timewarpfoto’s in de bibliotheek Schagen in verband met 600
       jaar stadsrechten.
•      Museum Egmond aan Zee, tentoonstelling 450 jaar Egmondermeer.
Rondleidingen
Gezelschap                                                              Aantal bezoekers
Rondleiding vrijwilligers Sterkenhuis Bergen                                     25
Stichting Welzijn Bergen (30 maart)                                              9
VVV-gidsen (15 april)                                                            15
Alkmaarse Brandweer (16 april)                                                   25
Vrijwilligers gemeente Alkmaar (1 juni)                                          11
Zomeractiviteiten Heerhugowaard (20 juli)                                        10
Schagen (24 augustus)                                                            15
Schagen (5 september)                                                            13
Vereniging voor Waterstaatsgeschiedenis (2 oktober)                              38
Waardse Senioren in beweging (30 oktober)                                        17
Historische Vereniging Bergen                                                    10
                                                                        Totaal 188
27
   Bij enkele bruiklenen is uitgeweken naar een replica in verband met de lichtduurbelasting door eerdere
tentoonstellingen.
                                                                                                          35
</pre>

====================================================================== Einde pagina 95 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 96 ======================================================================

<pre>Lezingen
Voor de hierna genoemde groepen zijn door medewerkers van het Regionaal Archief
lezingen gegeven op externe locaties, met als doel bekendheid te geven aan zowel
de instelling zelf als de archieven en collecties:
Onderwerp                                                    Aantal bezoekers
Historische feest- en filmavond Egmond-Binnen
in samenwerking met de Stichting Historisch Egmond                  circa 300
Filmavond Egmond aan Zee voor de St. Agneskerk                      circa 120
Openingspresentatie 450 jaar Egmonder- en Bergermeer                circa 150
Filmavond Historische Vereniging Alkmaar                            circa 100
Presentatie bewonersvereniging Bergermeer                           circa 50
Presentatie Vrouwen van Nu Alkmaar                                  circa 60
Presentatie EVA                                                     circa 70
Lezing over Alkmaar in de Eerste Wereldoorlog
voor de Historische Vereniging Alkmaar                              circa 80
Lezing over kaarten van Heerhugowaard
in samenwerking met Bibliotheek Kennemerwaard                       circa 40
                                                             Totaal circa 970
De volgende lezingen hebben plaatsgevonden in het kader van het Alkmaars Historisch
Café:
Onderwerp                                                    Aantal bezoekers
Alkmaar op de kaart                                                 18
Historische verhouding tussen drie fusiegemeenten
Alkmaar, De Rijp en Schermer                                        45
450 jaar Egmonder- en Bergermeer                                    80
Schildersfamilie Kruseman                                           45
Verzet door vrouwen in WO II                                        45
Tentoonstelling Claes Jacobsz Van der Heck                          18
Twaalf ‘stadsrechten’ voor West-Friesland in 1414 en 1515           35
Koning Willem II en III                                             45
                                                             Totaal 331
                                                                                    36
</pre>

====================================================================== Einde pagina 96 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 97 ======================================================================

<pre>Bijlage 3 - Stichting Vrienden van het Archief van Alkmaar
e.o.
Het Regionaal Archief heeft met haar Vrienden een achterban van circa 300 mensen.
Het bestuur
Samenstelling per 31 december 2015:
  dhr. J.C.M. (Joost) Cox, voorzitter,
  dhr. F. (Fred) Timmer, secretaris,
  dhr. S.P.A. (Simon) Zuurbier, penningmeester,
  dhr. M. (Maarten) Noot, algemeen lid.
Activiteiten
De Vrienden genoten van hun jaarlijkse uitje. Dit jaar in Graft-De Rijp op 19 juni. Het uitje
werd georganiseerd in samenwerking met de Oudheidkundige Vereniging ‘Het
Schermereiland’. Het was een inspirerende dag: bezoeken werden gebracht aan onder meer
het oude raadhuis van Graft, de hervormde kerk en het oude raadhuis van De Rijp en
museum In ‘t Houten Huis in De Rijp. Ongeveer 50 Vrienden namen deel aan de excursie.
Archivaria
Archivaria is een nieuwsbrief speciaal voor de Vrienden. In 2015 zijn twee nummers
verschenen. Nog 89 Vrienden ontvangen de Archivaria op papier. De nieuwsbrief is tevens
als PDF op de website geplaatst.
                                                                                              37
</pre>

====================================================================== Einde pagina 97 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 98 ======================================================================

<pre>Bijlage 4 - Ontvangen archieven in 2015
Ontvangen overheidsarchieven in 2015
   Woningkaarten en persoonskaarten gemeenten Oterleek, Schermerhorn,
    Zuid- en Noord Schermer en Schermer, ca. 1900-ca. 1970                     9,6 m
   Woningkaarten en persoonskaarten gemeenten Graft en De Rijp                  5m
   Bodemdossiers gemeente Alkmaar, 1982-2013                                   38 m
   Vertrouwenscommissie Benoeming Burgemeester Alkmaar, 2015                  0,1 m
   Bodemdossiers gemeente Bergen, ca. 1990-2010                                17 m
   Milieudossiers gemeente Bergen, ca. 1990-2010                               28 m
   Deel burgerlijke stand gemeente Castricum, 1900-1960                       0,3 m
   Deel burgerlijke stand gemeente Schagen, 1905-1966                         0,5 m
   Bouwvergunningen gemeente Heiloo, 1917-1974                               42,7 m
   Aanvullingen op diverse gemeentearchieven:                                  17 m
            - Gemeente Callantsoog, 1937-1990
            - Gemeente Harenkarspel, 1925-1989
            - Gemeente Graft-De Rijp, tot 1992
            - Gemeente Wieringen, 1816-1979
            - Gemeente Alkmaar, 1945-1988
Totaal omvang ontvangen overheidsarchieven 2015:                             158,2 m
Ontvangen particuliere archieven
   Autosportvereniging “Victory” te Alkmaar (A.S.V.), ca. 1960-ca. 2005         1m
   R.K. Sint Bonifatiusparochie te De Rijp, ca. 1770-ca. 1980                   5m
   Stichting Regio Alkmaar Promotie (R.A.P.), ca. 1990-ca. 2000                 1m
   Protestantse gemeente Heerhugowaard (PKN Heerhugowaard),
    ca. 1870- ca. 2005                                                         6,5 m
   Wandelsportvereniging De Jeep te Alkmaar, ca. 1945-ca. 2010                0,5 m
   Stichting Kerkbeheer Alkmaar (vh Kerkelijk Bureau Alkmaar),
    ca. 1975- ca. 1990                                                         0,5 m
   Caarte van het Eijland Wieringen gemeten en getekent door Mattijs
    Den Bergen in Julij en Augustus 1756; Manuscriptkaart                      0,1 m
   Kolfvereniging Door Inspanning Ontspanning te Oudkarspel                   0,4 m
   Collectie Jan Buisman, boerencabaretier te Alkmaar                         0,2 m
   Commissie Gemeentemuseum “Het Sterkenhuis” te Bergen                       2,5 m
   Unie Van Vrijwilligers afdeling Schoorl                                    0,5 m
   Galerie De Kapberg te Egmond aan de Hoef                                     1m
   Vrouwenvereniging Het Zwarte Kerkje Zuid Scharwoude                        0,3 m
   Stichting Vrienden van Museum Kranenburgh                                  0,8 m
   Noordhollands Centrum Amateurtheater                                       0,5 m
   Aanvullingen op diverse particuliere archieven:                           25,5 m
       - Alkmaarse Filmkring
       - Veiligheidsregio Noord Holland Noord
       - Familie De Lange te Alkmaar
       - R.K. Parochie Alkmaar van voor 1573 (inv.nr. 5A)
       - R.K. Parochies Don Bosco, Dominicus, Laurentius
       - Volksuniversiteit voor Alkmaar e.o. en de Volkshogeschool te Bergen
       - Familie Kessler-de Lange
                                                                                     38
</pre>

====================================================================== Einde pagina 98 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 99 ======================================================================

<pre>       - Alkmaarse Vrijwillige Brandweer
       - Notarieel archief Den Helder
       - Ringers Cacao- en Chocoladefabrieken N.V. en familie Ringers
       - Hervormde gemeente Zuid Schermer
       - Uitgeverij Kluitman Alkmaar
       - Hervormde gemeente Castricum
       - Gymnastiekvereniging Turnlust te Alkmaar
       - Boekhandel Zwaan en Ter Burg te Alkmaar
       - Advocatenkantoor mr. F. Zeiler
       - Vereniging “Ambachtsschool Alkmaar en omstreken” (stukken van oud-leerling A.
         Groot, G. Post. P Terluin )
       - Doopsgezinde gemeente Oude en Nieuwe Niedorp
       - Collectie documentatie WO II (stukken ingebracht door o.a. G. Hoekema, J.
         Deetman, W. Boon, gemeentearchief Zaanstad, H. Koolwijk)
       - PvdA afdeling Alkmaar
       - R.K. Parochie H. Pius X te Alkmaar
       - Stichting Redt de Rijp
       - Veefonds te Warmenhuizen (stukken ingebracht door P. Sevenhuysen)
       - Hervormde gemeente Grootschermer
       - Parochies Den Helder
       - Alkmaarse Weer- en Sterrenkundige vereniging Metius
       - Woningstichting Kennemer Wonen te Alkmaar
       - Collectie Aanwinsten (stukken betreffende Firma N.C. Bruin; div. stukken
         ingebracht door fam. Sleutel; schaatsplakboek Alkmaar; stukken Wijnhandel Pels te
         Alkmaar; diverse stukken afkomstig van dhr. Zandvoort; schriftje Frans Quax;
         notulenboek kleuterschool St. Pancras)
Totaal omvang ontvangen particuliere archieven 2015:                            46, 3 m
                                                                                           39
</pre>

====================================================================== Einde pagina 99 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 100 ======================================================================

<pre>Bijlage 5 - Ontsloten archieven in 2015
In 2015 kwamen 2 nieuwe inventarissen tot stand en zijn 6 inventarissen voorzien van een
aanvulling of bewerkt. In totaal is hiermee 33 meter archief ontsloten.
Gereed gekomen inventarissen op archieven in 2015
  Archief Binnenlandse Strijdkrachten, afd. Warmenhuizen, 1945.
  Archief gemeente Wieringerwaard, 1934-1970.
Bewerkte of aangevulde inventarissen op archieven in 2015
  Codearchief Oudkarspel
  Aanvulling archief uitgeverij Kluitman, Alkmaar
  Codearchief Zuid-Scharwoude, 1938-1941
  Aanvulling archief Veiligheidsregio
  Codearchief Broek op Langedijk
  Collectie Aanwinsten
                                                                                         40
</pre>

====================================================================== Einde pagina 100 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 101 ======================================================================

<pre>Bijlage 6 - Aanwinsten beeldmateriaal in 2015
Foto’s en/of fotoalbums:
 Foto- en knipselboeken over de Alkmaarse Toneelver. "De Vriendenkring, 1952-1998".
 Foto-knipselalbums met prentbriefkaarten door P.B. Delamarre, afbeeldende de
    Egmonden, Bergen en Heiloo.
 Artistieke fotoafdrukken en familiefoto's gemaakt door en afkomstig uit de nalatenschap
    van de Winkelse kunstenaar en fotograaf Alewijn Oostwoud Wijdenes (1925-2015).
 Negatieven afkomstig van fotograaf Groenendal te Bergen NH.
 Dia-positieven door Kars A. Kriegsman, Centraal Ziekenhuis Alkmaar en omgeving (ca.
    1960 en 1975).
 Ca. 300 zwart-wit glasplaatnegatieven gemaakt in Amsterdam, het Gooi, Frankrijk en
    Bergen NH, alsmede een serie van circa 40 schetsen/portretten van inwoners van
    Bergen NH. 1905 – 1950. Door kunstenaar Jan Ponstijn.
 Albums van de voormalige St. Remembrance & Friendship Bergen NH van 1939-1945.
 Losse foto’s/prentbriefkaarten van:
       - Slagerij Olie en personeel (Gedempte Nieuwesloot 69 te Alkmaar) en familie Olie
           rond 1885.
       - Blekerslaan te Alkmaar voor 1932.
       - Abdij van Egmond.
       - Het raadhuis in Heerhugowaard aan de Middenweg.
       - Huizen aan het Hofje van Egmond van de Nijenburg aan de Paternosterstraat te
           Alkmaar uit 1965, vlak voor de sloop in 1966.
       - Duitse soldaten met een voetbal, amateurfoto "Fussballklub in Holland 1940".
       - Rechtestraat de Rijp, 1910.
       - Intocht van de Canadezen in mei 1945 bij het stadhuis van Alkmaar.
       - Gemobiliseerde militairen in Alkmaar 1939/1940.
       - Vrachtauto's van Vissers Sneldienst Alkmaar-Hoorn.
       - Dominee De Pree uit Alkmaar.
       - Klassenfoto uit 1914 van de derde gemeenteschool hoek Lombardsteeg-
           Koningsweg Alkmaar.
       - "De Bergense luidklok terug naar Aalst”. (Zie art. in Bergense Kroniek 2013).
       - Familie/kaashandelaar Grondsma op de Kaasmarkt in 1951.
       - Molens uit de Schermer.
       - Sloop van het voormalig gerechtsgebouw aan de Geestersingel te Alkmaar.
       - De militaire kapel in Alkmaar tijdens de mobilisatiejaren 1914-1918.
       - Alkmaarse gemeentereiniging aan het Zeglis.
       - Cruisevaart 'Alcmaria'.
       - Verschillende klassenfoto's van verschillende scholen: Kweekschool, Nicolaas
           Beetsschool, Vondelschool, Bram Daalder MAVO.
       - Maartje Ooykaas-Kwantes en Pieter Ooykaas uit Heiloo.
Films:
 Drie spoelen m.b.t. Texel, namelijk een amateurfilm uit ca. 1935 (16mm), een van een
    natuurliefhebber uit ca. 1937 (16mm) en "Met vacantie op Texel” (9,5mm).
 8mm filmpje en documentatie m.b.t. huwelijk in 1944 te Warmenhuizen. In beeld het
    ondergedoken Joodse meisje Conny.
 Super 8 film met daarop een kopie van een 16mm Polygoon-journaal uit 1928. We zien
    een bezoek van het Alkmaarse Kaasdragersgilde aan de Amsterdamse Brouwerij De
    Gekroonde Valk.
 Een 8mm zwart-witfilm over de vuilnisdienst gemeente Schagen.
                                                                                          41
</pre>

====================================================================== Einde pagina 101 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 102 ======================================================================

<pre>Kaarten, prenten en diversen:
  Schoolkaart “De Wieringermeerpolder bij Medemblik”.
  Tekening van een ontwerp Karenhuis in de Krelagestraat Alkmaar (niet gewonnen
     prijsvraag).
  Prent van het Huis te Schagen, 1711.
  Prent Raadhuis Graft door A. Wieringa, vermoedelijk jaren 1970.
  Prentje Langestraat Alkmaar door J. de Wit Dz., ca. 1930.
  Kadastrale kaart uit 1840 van de Egmondermeer.
  Spotprentje van twee schooljongens die een toneelmasker voor het gezicht houden.
     Betekenis niet bekend. Vervaardiger Willy Sluiter, 11 september 1920 Alkmaar.
  Zevental zwart-wit toverlantaarnplaatjes met betrekking tot het Julianaklooster te Heiloo,
     circa 1930.
  Drukwerk van een 18-tal pentekeningen van de hand van M. Oortwijn voorstellende
     dorpsgezichten.
  Zeer divers materiaal met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog, waaronder enkele
     foto's uit Den Helder en drie persoonsbewijzen van onder andere verzetsstrijder Cevat
     uit Alkmaar.
  Jubileumaffiche ter gelegenheid van het 150-jarig bestaan van Uitgeverij Kluitman, met
     begeleidende brief.
  Album met honderden suikerzakjes afkomstig uit heel Nederland maar met het
     zwaartepunt in Alkmaar en haar directe omgeving.
Bijlage 7 - Ontsloten beeldmateriaal in 2015
In het digitale beheersysteem Memorix Maior worden gedigitaliseerde of digitale
afbeeldingen beheerd. Aan deze beelden kan een beschrijving worden toegekend, waarna
deze na publicatie te zien is op de beeldbank. In 2015 zijn in totaal circa 7.200
afbeeldingen beschreven door medewerkers, stagiaires en vrijwilligers en gepubliceerd:
    Collectie Regionaal Archief Alkmaar:                           circa 200
    Fotocollectie Monumentenzorg gemeente Alkmaar:                 circa 300
    Gemeentelijke fotocollectie Bergen NH:                         circa 320
    Collectie prentbriefkaarten:                                   circa 200
    Collectie Historische vereniging Sint Pancras28:               circa 50
    Collectie Historische vereniging Callantsoog:                  circa 400
    Collectie Glasplaatnegatieven Den Helder:                      circa 470
    Collectie JosPé:                                               circa 1.900
    Collectie gemeentelijke foto’s Den Helder:                     circa 1.400
    Collectie tekeningen Rob de Vries:                             circa 160
    Collectie beschermd dorpsgezicht De Rijp:                      circa 1530
    Collectie Erfgoed van de Oorlog:                               circa 300
28
   Deze collectie is nog niet gepubliceerd via de beeldbank.
                                                                                              42
</pre>

====================================================================== Einde pagina 102 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 103 ======================================================================

<pre>Bijlage 8 - Aanwinsten bibliotheek in 2015
De bibliotheek van het Regionaal Archief Alkmaar bevat een grote collectie publicaties over
de regionale en lokale geschiedenis van het werkgebied. De collectie wordt voortdurend
aangevuld. De aanwinsten worden zowel aangekocht als geschonken door auteurs,
uitgevers, instellingen, organisaties en bezoekers.
De bibliotheekcollectie is in 2015 aangevuld met 447 uitgaven, waarvan 255 door schenking
en 192 door aankoop. Daarnaast schonk Uitgeverij Kluitman te Alkmaar als aanvulling op het
archief alle eerste drukken uit de periode 1983-2014 (naar schatting 2.000 titels).
Van de aanwinsten betreft het overgrote deel publicaties over de geschiedenis van de regio,
de overige boeken hebben voornamelijk betrekking op wat algemenere onderwerpen die
ondersteunend zijn voor het onderzoek naar de regionale geschiedenis, zoals boeken over
waterstaatsgeschiedenis, naamkunde, cartografie, monumenten en historisch erfgoed.
Alle aanwinsten zijn beschreven in de bibliotheekcatalogus.
Bijlage 9 - Representatie
•    Alkmaarse Historische Reeks van de Stichting Alkmaarse Historische Publicaties –
     Paul Post heeft zitting in het bestuur van de stichting.
•    Kring van Archivarissen in Noord-Holland (KANH) - Paul Post is voorzitter van de Kring.
•    Stichting UIT-IN-ALKMAAR - Paul Post heeft zitting in het bestuur van dit
     samenwerkingsverband van culturele instellingen in Alkmaar.
•    Archiefbibliothecarissen Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht - Marijke Joustra en
     Renate Meijer hebben zitting in dit overleg.
•    Aanbiedersoverleg Cultuur Primair - Emmie Snijders heeft zitting in deze werkgroep.
•    Erfgoed Platform Bergen - Emmie Snijders neemt deel aan vergaderingen van dit
     platform.
•    Vereniging Topografisch Historische Atlas - Jesse van Dijl is algemeen bestuurslid.
•    Kunst en Cultuur Egmond - Jesse van Dijl is algemeen bestuurslid.
•    Permanente Commissie Bouwzaken (BRAIN/LOPAI/EGI) - Frans van der Horst is
     algemeen lid.
•    Stichting Lokaal Erfgoed te Alkmaar - Annemarie Ettekoven is secretaris.
•    Werkgroep Archief-Synagoge - Jan van Baar heeft zitting in deze werkgroep.
•    Commissie geschiedenis van het Westfries Genootschap’ - Harry de Raad heeft zitting
     in deze commissie.
•    Platform Erfgoed Bergen Egmond Schoorl en Platform Erfgoed Heerhugowaard - Harry
     de Raad neemt deel aan de vergaderingen van deze platforms.
•    Werkgroep Historisch Café Alkmaar - Harry de Raad is lid van deze werkgroep.
•    Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) - Tessa Free heeft zitting
     in het bestuur van KVAN-SNAAI en is redactielid van het KVAN-Archievenblad.
•    Vereniging Restauratoren Nederland - Benita Jansma is lid hiervan, ze is tevens
     ingeschreven in het Restauratorenregister.
Veel medewerkers van het Regionaal Archief wonen daarnaast met regelmaat regionale en
landelijke bijeenkomsten bij en volgen cursussen en workshops om de ontwikkelingen in hun
vakgebied te volgen.
                                                                                             43
</pre>

====================================================================== Einde pagina 103 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 104 ======================================================================

<pre>Flynth
Accountantsverslag 2015 Regionaal
Historisch Centrum Alkmaar

FLYNTH

adviseurs « accountants
</pre>

====================================================================== Einde pagina 104 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 105 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave

Inleiding ........cccscccesserceesssrcenssnscenssseeencssaneceeneesssaeeeessdddassesbbassssdstesssuaevsldsttese¥stvewesledvntendaiendi¥even-« 3
1. Opdracht en reikwijdte van de controle eener eenevernvenserenvereneneenenanrenennvenenenn vern 4
1.1 Algemene informatie nnen onererneverenenvenserervenrenvnnevendenivennsverenvveerdvenseenens
1.2 Jaarrekening en oordeel ter zak@ ne onnnnerennerenneervnnenenersennsererenonnererenanenennn
1.3 Fraude … ….…..annveeronnveerennveenvnarnenrenvereenvniveidneden deinde dna a vu
1.4 Naleving wet- en regelgeving … … … anus unnsorrenenserenonnenrnverrnnnanernensnnsernenenennsnnnnnsnenen
1.5 Geautomatiseerde gegevensverwerking… … ……….…..unnennnnverennsernvervennsenene enn enersenerenn
1.6 Continuïteitsveronderstelling … nne varvevenennnsveerenennnnvenerseneenervenennnnsnennenenene
1.7 Geconstateerde afwijkingen … … … … … nnsserserrenserenvensnvenenenserrene neen ternenenennnnennn denn.
2. Informatie over de jaarrekening … uses ennnerrerenserensnerenensevennennerrenenanseernnnennrnnnenn: 6
2.1 Algemeen ..........ccccceccesecsecceneecceeneneceeecseeessseesuausevssuneusessuesesceraseeesaeeseneneessennrsteesevenses sess
2.2 Rol van GGD Hollands Noorden … …… … ns snonanneeroanrenenereenanenere renners enennererensserevennn
2.3 Jaarrekeningposten … …………....nunnnnee ve veneversenenrevensnereensnnrennevernn erven vesnnnsvervendvven ve kant ennn

4. Afsluiting … anneer ensenennenervnneerneennerennsennnnvenensernnveenerennenenserennnneernenenennnvennnveendenn 9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 105 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 106 ======================================================================

<pre>Inleiding

In dit accountantsverslag van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch
Centrum Alkmaar leest u onze bevindingen over de jaarrekeningcontrole 2015. U ziet eerst
een korte samenvatting met de belangrijkste conclusies. Daarna worden onder meer de

volgende onderwerpen behandeld:
= algemene informatie over de jaarrekening en de controle-aanpak;

® _ bevindingen over jaarrekeningcontrole

=  overige
</pre>

====================================================================== Einde pagina 106 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 107 ======================================================================

<pre>1. Opdracht en reikwijdte van de controle

1.1 Algemene informatie

U heeft ons verzocht om de jaarrekening 2015 van het Regionaal Historisch Centrum
Alkmaar te controleren. Het doel van deze jaarrekeningcontrole is om een oordeel te geven
of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het
vermogen van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar per 31 december 2015 en van het
resultaat over 2015 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording
provincies en gemeenten. Tevens zijn hierbij de beleidsregels toepassing Wet Normering
bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van toepassing.
Daarnaast betreffen onze werkzaamheden een beoordeling van de rechtmatige
totstandkoming van verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Bij de rechtmatige
totstandkoming worden zowel externe als interne wet- en regelgeving betrokken. De wet- en
regelgeving is vastgelegd in het normenkader

Bij deze opdracht gelden de voorwaarden, zoals deze zijn vastgelegd in onze
opdrachtbevestiging. De opdrachtbevestiging is door u getekend op 24 oktober 2015 voor de
controle van de jaarrekening 2014. Voor de controle van de jaarrekening 2015 is een
continuering van toepassing.

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met in Nederland van toepassing
zijnde Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NV COS).

Onze controle start met het maken van een analyse van de risico's waar u als onderneming
mee te maken heeft. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw
organisatie en uw omgeving en de branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke
risicoanalyse te komen. Deze risicoanalyse dient als basis voor de verdere
controlewerkzaamheden.

Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controle-aanpak richten zich niet uitsluitend op
de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat
systeem functioneert hoe meer zekerheid bestaat dat betrouwbare informatie wordt
opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarafsluiting. Omdat deze interne beheersing het
gehele jaar goed moet functioneren, onderzoeken wij al tijdens onze interim-controle de
processen. Tijdens het onderzoek bepalen we of voldoende effectief werkende
beheersingsmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen.

1.2 Jaarrekening en oordeel ter zake

De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van het Regionaal
Historisch Centrum Alkmaar. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring over
de jaarrekening te verstrekken.

De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van Besluit
Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de beleidsregels toepassing Wet
Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Onze
werkzaamheden leiden niet tot het verlenen van een absolute mate van zekerheid over de
getrouwheid van de jaarrekening.

Wij zijn gekomen tot een goedkeurend oordeel over de jaarrekening 2015. De
oordeelsparagraaf van onze controleverklaring luidt als volgt:

“Oordeel betreffende de jaarrekening”

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Regionaal
Historisch Centrum Alkmaar een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van
zowel de baten en lasten over 2015 als van de activa en passiva per 31 december 2015 in
overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en
de beleidsregels toepassing Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en
semipubliek sector (WNT).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 107 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 108 ======================================================================

<pre>Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten
alsmede de balansmutaties over 2015 in alle van materieel belang zijnde aspecten
rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de
relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke
regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en het Controleprotocol WNT van de
Beleidsregels toepassing WNT.

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen

Ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor
zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

1.3 Fraude

De verrichte accountantswerkzaamheden zijn niet specifiek gericht op het ontdekken van
mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes. Hadden wij hiernaar een specifiek
onderzoek ingesteld dan waren ons mogelijk aanvullende zaken ter kennis gekomen die wij
zouden hebben gerapporteerd.

Wij hebben met u gesproken over het risico op materiële fouten in de jaarrekening door
fraude en onjuistheden.

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die er op waren gericht om het
risico van het doorbreken van de interne beheersingsmaatregelen te detecteren. Ook
hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van
schattingen en voor zover van toepassing hebben wij significante en ongebruikelijke
transacties op basis van gegevensanalyses onderzocht.

Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2015 hebben wij geen
aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

1.4 Naleving wet- en regelgeving

Wij hebben voldoende controle-informatie gekregen om te kunnen beoordelen of er
aanwijzingen zijn dat wet- en regelgeving overtreden is. Wij hebben geen aanwijzingen van
overtredingen geconstateerd.

Wij hebben tijdens onze controlewerkzaamheden geen (ongemeide) ongebruikelijke
transacties gesignaleerd.

1.5 Geautomatiseerde gegevensverwerking

In het kader van de Wet Computercriminaliteit is de accountant verplicht om onderzoek uit te
voeren en te rapporteren over de geautomatiseerde gegevensverwerking. In het kader van
de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht gegeven aan de betrouwbaarheid en
continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Hierin is mede verankerd de
AO/IB voor zover de inrichting hiervan binnen de geautomatiseerde gegevensverwerking is
vastgelegd.

Voor de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt het Regionaal Historisch Centrum
Alkmaar gebruik van de systemen die zijn ingericht door GGD Hollands Noorden ten
behoeve van Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

Wij hebben geen opmerkingen ten aanzien van de betrouwbaarheid en continuïteit.

1.6 Vermogenspositie

De resultaten over 2015 hebben een verslechtering van de vermogenspositie opgeleverd
door een negatief resultaat over 2015. Het weerstandsvermogen maakt nog wel 34% van
het balanstotaal uit wat een adequaat niveau is. Overigens ten aanzien van de continuïteit
heeft het weerstandsvermogen een afgeleide relatie gezien het feit dat dat deze geborgd is
door de deelnemende gemeenten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 108 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 109 ======================================================================

<pre>1.7 Geconstateerde afwijkingen

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole is een afwijking geconstateerd. Onderstaand
wordt de afwijking benoemd en wordt het effect aangegeven op de jaarrekeningposten.

Tevens wordt vermeld of de afwijking wel of niet is gecorrigeerd.

Omschrijving Jaarrekeningpost Effect in € Gecorrigeerd
afwijking positief/negatief wel/niet
Projectbijdrage Baten / vorderingen | € 5.000 wel

reeds opgenomen

2. Informatie over de jaarrekening

2.1 Algemeen

De jaarrekening is opgesteld conform het BBV. Alle baten en lasten lopen via de
programmarekening. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks ten gunste of ten laste van
het eigen vermogen verantwoord worden. Mutaties worden gevormd middels
resultaatbestemming.

De jaarrekening bestaat uit een kwalitatief deel (programmaverantwoording) en een
kwantitatief deel (jaarrekening)

De jaarrekening 2015 toont op 31 december 2015 een eigen vermogen van € 208 K, een
balanstotaal van € 611 K en een resultaat over 2015 van -/- € 76 K voor mutatie reserve.

De omvang van de reserves (algemene reserve en bestemmingsreserves) bedraagt ultimo
2015 34% ( 2014: 23%). Deze afname houdt enerzijds verband met een lagere
vermogenspositie met € 76K en anderzijds door een verlaging van het balanstotaal met

€ 601K.

2.2 Rol van GGD Hollands Noorden

Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar maakt gebruik van de administratieve
dienstverlening, geautomatiseerde gegevensverwerking, salarisverwerking en planning en
control cyclus van GGD Hollands Noorden. Voor onze werkzaamheden ten behoeve van de
controle van de jaarrekening hebben wij gesteund op deze werkzaamheden, waarbij wij
zowel systeem- als gegevensgerichte beoordeling hebben uitgevoerd van processen en
posten.

In 2015 is een verdergaande gebruik van de binnen de geautomatiseerde omgeving
ingerichte processen bij het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar geïmplementeerd. Met
name het proces inkopen en betalingen voorziet in een digitale autorisatie en
verwerkingsprocedure.

2.3 Jaarrekeningcontrole 2015

Ten aanzien van de jaarrekeningcontrole hebben wij de volgende bevindingen met
betrekking tot het proces van dienstverlening. Bij enkele klanten welke strekkende meters
afnemen geconstateerd dat geen getekend contract, een gedateerd contract of geen
contract aanwezig is. Wij willen adviseren om de afspraken met de klant van jaar tot jaar
vast te leggen en de afspraken te bekrachtigen.

</pre>

====================================================================== Einde pagina 109 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 110 ======================================================================

<pre>2.4 Follow-up bevindingen 2014
Bevindingen 2014

Voor het opstellen van de
programmaverantwoording wordt een
extracomptabel overzicht gehanteerd om
een aansluiting te verkrijgen met de
administratie. Advies om de inrichting in de
administratie aan te passen om directe
aansluiting te verkrijgen

Rechtmatigheid:

Advies het normenkader dat nog is
opgesteld in 2009 te actualiseren om een
actueel toetsingskader te hebben

In 2014 heeft geen bijstelling van de
begroting plaatsgevonden ten einde, indien
noodzakelijk vanuit de begrotingscyclus, de
sturing op de begrotingsrechtmatigheid te
monitoren.

Wij hebben geadviseerde de tarieven
verhuur jaarlijks te laten vaststellen.

Wij hebben geadviseerd
bezettingsoverzichten op te stellen om een
aansluiting te kunnen realiseren tussen
bezette ruimten en realisatie opbrengsten
(overige verhuur)

2.5 Begrotingsrechtmatigheid

| Follow-up

De organisatie acht de systematiek van
opstellen van de jaarrekening efficiént
genoeg en is van mening dat het
extracomptabele overzicht geen extra
werkzaamheden behoeft. Derhalve achten
zij dit niet noodzakelijk.

Het controle protocol en normenkader is in
2015 geactualiseerd en vastgesteld in het
Algemeen Bestuur

Wij adviseren jaarlijks te evalueren of
aanpassingen in de wetgeving noodzaken
tot een aanpassing

De organisatie monitored gedurende het
jaar of er een noodzaak is tot het bijstellen
van de begroting. Bij de jaarrekening 2015
zijn afwijkingen boven de in het
normenkader gestelde omvang van

€ 20.000 gerealiseerd. In de jaarrekening is
hierover een toelichting opgenomen.

Overwogen had kunnen worden de
begroting bij te stellen. Voor 2016 is de
begroting bijgesteld.

Per huurder worden prijzen afgesproken.

Door de directeur zijn de
bezettingsoverzichten opgesteld.

Wij hebben op basis van deze overzichten
een waarneming ter plaatse uitgevoerd en
vastgesteld dat deze overzichten overeen
komen.

In het normenkader vastgesteld door het Algemeen Bestuur in 2015 en daarmee van
toepassing voor de jaarrekening 2015 is de rapporteringstolerantie met een minimumbedrag
van € 20.000 als maatstaf opgenomen. In de jaarrekening zijn enkele begrotingsposten
opgenomen die deze tolerantie overschrijden.

Onderstaande de programmabegroting opgenomen waarbij de verschillen tussen realisatie

en begroting inzichtelijk zijn gemaakt.

Begroting Realisatie
Baten 2015 2015 Verschil
Verrichte diensten 212.359 247.898
Gemeentelijke bijdragen 1.905.646 1.906.246
Incidentele baten - 195
Totaal baten 2.118.005 2.154.339 |

</pre>

====================================================================== Einde pagina 110 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 111 ======================================================================

<pre>Begroting Realisatie
Lasten 2015 2015 Verschil
Salarissen 990.272 966.432
Overige personele lasten 30.607 25.835
Personeel van derden 78.721 107.717
Kapitaallasten 96.966 90.056
Huisvestingskosten 800.102 837.754
Kosten automatisering 64.295 93.469
Digitalisering - 1.137
Materiele kosten 60.229 53.999
Directe productkosten 62.500 53.983
Totaal lasten 2.183.693 2.230.379
| Saldo van baten en lasten -65.688 | -76.040 | 10.353

In de jaarrekening is in de paragraaf 2.3.4 een andere toelichting gegeven op de
programmarekening op de te onderscheiden posten. Per saldo heeft de
programmabegroting een verslechtering van de begroting van € 10K gerealiseerd. Uit de
analyses blijkt dat op personele invulling dat de onderschrijding op inzet van eigen personeel
is ingevuld door inzet van derden. Op de begrotingsposten huisvesting en automatisering
zien wij ten opzichte van de begroting een overschrijding boven de rapporteringstolerantie.
Echter ten opzichte van 2014 zijn de gerealiseerde kosten wel in lijn. Wij geven u hierbij
mede in overweging, zoals opgemerkt bij de bevindingen 2014, dat afwijkingen die reeds
tijdig zijn voorzien kunnen worden meegenomen in de begrotingswijziging.

3. Overige

3.1 Meldplicht datalekken

Vanaf 1 januari 2016 wordt de Wet bescherming persoonsgegevens aangevuld met een
meldplicht datalekken en bent u als verantwoordelijke voor verwerking van
persoonsgegevens in beginsel verplicht om een inbreuk op de beveiliging van de
persoonsgegevens (een datalek) te melden bij het College bescherming persoonsgegevens
én bij degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Van een datalek is
bijvoorbeeld sprake bij een kwijtgeraakte gegevensdrager (zoals een USB-stick) of een
gestolen laptop waarop, of inbraak in een databestand waarin persoonsgegevens staan. Een
datalek moet gemeld worden als het leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige gevolgen - dan
wel indien het ernstige nadelige gevolgen heeft- voor de bescherming van
persoonsgegevens. Kans op ernstige gevolgen bestaat bijvoorbeeld bij verlies van een USB-
stick met financiële klantgegevens of klantgegevens met wachtwoorden.

Melding is niet noodzakelijk als er technische maatregelen zijn genomen die de
persoonsgegevens onbegrijpelijk of ontoegankelijk maken voor derden (zoals versleuteling
van de gegevens). Naast melding bent u ook gehouden om een overzicht bij te houden van
iedere inbreuk die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige gevolgen - dan wel indien het
ernstige nadelige gevolgen heeft - voor de bescherming van persoonsgegevens. Bij
overtreding van deze meldplicht kan een forse boete opgelegd worden door het College
bescherming persoonsgegevens, die kan oplopen tot € 810.000.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 111 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 112 ======================================================================

<pre>3.2 Wet modernisering VPB-plicht overheidsondernemingen

Per 1 januari 2016 treedt de Wet modernisering VPB-plicht overheidsondernemingen in
werking. Het uitgangspunt van de belastingplicht wordt met deze wet omgedraaid ten
opzichte van de huidige situatie. Met deze wet worden overheidsondernemingen
belastingplichtig gesteld, tenzij een wettelijke vrijstelling van toepassing is. Voor het al dan
niet van toepassing zijn, wordt bezien in hoeverre er sprake is van een onderneming drijven.
Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar heeft inmiddels de nodige stappen gezet om in
contact te treden met de belastingdienst om een uitspraak te krijgen over de situatie bij het
Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

4. Afsluiting

Graag maken wij van de gelegenheid gebruik om u en de betrokken medewerkers van
Regionaal Historisch Centrum Alkmaar te bedanken voor de prettige samenwerking bij de
uitvoering van onze controleopdracht.

Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en wij zijn ten alle tijden bereid nadere
toelichting te geven.

Met vriendelijke groet,
Flynt it B.V.

</pre>

====================================================================== Einde pagina 112 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 113 ======================================================================

<pre>JAARREKENING 2015                                                  REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM ALKMAAR/REGIONAAL ARCHIEF
Tijdigheid
Is de jaarrekening op tijd (voor 15 april) ontvangen?              JA
Accountantsverklaringen
Is de verklaring aanwezig                                          JA
(ja /nee) en welke soort verklaring?                               Goedkeurende verklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid
Weerstandsvermogen
Hoogte algemene reserve t.o.v. richtlijn maximaal 2,5% van de      Klopt; reserve is lager dan 2,5%
lasten in uitgangspunten GMR’s.
Risico’s
Conclusies over wel/niet voordoen van risico’s uit de              Nieuwe risico-inschatting is opgenomen. Invoering VpB is niet opgenomen maar
risicoparagraaf zoals eerder opgenomen in begroting. Is de         wel onderwerp van aandacht. Contacten met de belastingdienst zijn al gelegd.
invoering van de Vennootschapsbelasting meegenomen?
Resultaatbestemming
Het resultaat wordt toegevoegd c.q. onttrokken aan de Algemene     Resultaat wordt toegevoegd aan de Algemene reserve
reserve
Toetsen en kort beschrijven of de resultaatbestemming voldoet
aan de vastgestelde uitgangspunten.
Als een tekort verhaald moet worden op de gemeenten is dan een
overzicht met het bedrag per gemeente opgenomen?
Bezuinigingsopgave
Is van de bezuinigingsopgave (5-10% in 2012-2014), de              Niet langer van toepassing; de bezuinigingsoperatie is afgerond
gerealiseerde bezuiniging en de invulling hiervan apart
opgenomen?
Aanvullende informatie is onderstaande aanwezig?
- overzicht van inwoners per gemeente                              Overzicht van bijdrage per gemeente is opgenomen
- overzicht van % (verdeelsleutel) bijdragen per gemeente.
- overzicht opbouw loon- en prijsontwikkeling
Beleidsverantwoording
Is aangegeven of de in begroting opgenomen werkzaamheden/          Ja
beleidsdoelen ook zijn uitgevoerd cq de beleidsdoelstellingen zijn
gehaald? (afwijkingen vermelden)
                                                                                                                                         1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 113 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 114 ======================================================================

<pre>Investeringen:
Is er een overzicht of paragraaf met stand van zaken van de in  In 2015 zijn geen investeringen gepleegd
dat jaar geplande investeringen? Uitgevoerd cq doorgeschoven cq
duurder of goedkoper?
Schuldpositie
Is de totale schuldpositie inzichtelijk opgenomen?              Ja
Kengetallen financiële positie
Is de basisset kengetallen opgenomen die inzicht geeft in de    Ja
financiële positie van de GR?
EMU-saldo
Is de berekening van het EMU-saldo in paragraaf Treasury        Ja, in paragraaf Financiering
opgenomen (a.g.v. wet HOF)
Het EMU-saldo van de GR-en tellen mee in het saldo van de
lagere overheden/ deelnemende gemeenten. Het EMU-saldo van
de GR wordt naar rato meegenomen in de berekening van de
deelnemende gemeenten.
Is er nog verrekening nodig van de toegekende
loonindexatie i.v.m. afwijkingen op loonontwikkeling            Nee
conform 1.3?
Overige opmerkingen
Advies                                                          Jaarstukken 2015 vaststellen
                                                                                                         2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 114 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 115 ======================================================================

<pre>BEGROTING 2017                                                      REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM ALKMAAR/REGIONAAL ARCHIEF
Tijdigheid
Is de begroting op tijd (voor 15 april) ontvangen?                  Ja
Indexering gemeentelijke bijdrage
Zijn de berekening en de uitgangspunten van deze berekening,        Ja
gesplitst in loon en prijsindexering, opgenomen?
Is door deelnemers verzocht om gebruik te maken van
artikel 2 verzoek tot ombuiging of bezuiniging?
Zo ja, opnemen door welke deelnemer(s) en argumentatie              Nee
betreffende wel niet overnemen opnemen in begroting.
Nieuw beleid
Is noodzaak onderbouwd in relatie tot de doelstellingen van de      Realisatie e-depot leidt tot een verhoging van de bijdrage. Is kortgesloten in de
gemeenschappelijke regeling en hoe wordt het gedekt?                Commissie Taken en Financiën en in het Dagelijks Bestuur.
(zie uitgangspunten voor onderwerpen die in ieder geval voor
zienswijze moeten worden voorgelegd)
Bezuinigingsopgave
Als van toepassing: Is de bezuinigingsopgave 5-10% (2012-           n.v.t.
2014) opgenomen en is aangegeven hoe deze wordt ingevuld?
Bijdrage per inwoner
Is er een overzicht van de bijdrage per gemeente en het aantal      Ja
inwoners per deelnemende gemeente met peildatum opgenomen?
Weerstandsvermogen
Wordt er inzicht gegeven in de hoogte en doelstellingen van de      Inzicht wordt gegeven in de hoogte en de doelstelling.
bestemmingsreserves en de algemene reserve met een meerjarig
overzicht van uitnamen c.q. toevoegingen?
Risicoparagraaf
Is er een beschrijving van de risico’s en de totale omvang van alle Ja
risico’s in euro’s opgenomen met uitsplitsing van het bedrag per
deelnemende gemeente? Dit zodat de gemeenten dit mee kunnen
nemen in de berekening van hun benodigd weerstandsvermogen?
Is de invoering van de Vennootschapsbelasting meegenomen?           Nee, wordt wel voorbereid. Verwachting is dat het niet leidt tot omvangrijke
                                                                    financiële nadelen.
                                                                                                                                             3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 115 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 116 ======================================================================

<pre>Meerjarenraming
Is er een sluitende meerjarenraming?                            Nee, gemeld wordt dat mogelijk op termijn aanvullende financiering
                                                                noodzakelijk is.
Wettelijke taken per gemeente:
Is er een bijlage opgenomen waarin per gemeente staat vermeld   In de begroting wordt aandacht besteed aan de wettelijke taken.
welke taken, conform de uitgangspunten bij de instelling van de
betreffende GMR, worden verricht met de bijbehorende kosten?
Plus taken per gemeente:
Als van toepassing: Is er een bijlage waarin per gemeente staat
vermeld welke extra taken, met bijbehorend kosten, er worden
uitgevoerd?
Investeringen:
Is er een overzicht of paragraaf met meerjarig                  Niet opgenomen. Investeringen zijn beperkt.
investeringsoverzicht?
Schuldpositie
Is de totale schuldpositie inzichtelijk opgenomen?              Ja
Kengetallen financiële positie
Is de basisset kengetallen opgenomen die inzicht geeft in de    Ja
financiële positie van de GR?
Wijziging BBV
Zijn alle nieuwe regels van het besluit begroting en            Ja
verantwoording verwerkt?
EMU-saldo
Is de berekening van het EMU-saldo in paragraaf Treasury        Ja
opgenomen (a.g.v. wet HOF)
Het EMU-saldo van de GR-en tellen mee in het saldo van de
lagere overheden/ deelnemende gemeenten. Het EMU-saldo van
de GR wordt naar rato meegenomen in de berekening van de
deelnemende gemeenten.
Opmerkingen
Advies                                                          Vaststellen van de Begroting 2017
                                                                                                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 116 =================================================================

<br><br>