<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Jaarstukken 2020</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>INHOUDSOPGAVE
                                                                    PAGINA
  Inleiding en vaststelling                                       3
   1.     Jaarverslag                                             5
          1.1       Programmaverantwoording                       5
              1.1.1 Baten en lasten Regionaal Archief 2020       14
          1.2              Paragrafen                            15
              1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing       15
              1.2.2 Bedrijfsvoering                              18
              1.2.3 Beleidsindicatoren                           18
              1.2.4 Onderhoud kapitaalgoederen                   18
              1.2.5 Financiering                                 19
              1.2.6 Overzicht Overhead                           21
              1.2.7 Verbonden partijen                           21
              1.2.8 Vennootschapsbelasting                       21
   2. Jaarrekening                                               22
           2.1      Balans                                       23
           2.2      Programmarekening                            24
           2.3      Toelichtingen                                25
              2.3.1 Grondslagen financiële verslaglegging        25
              2.3.2 Toelichting op de balans                     27
              2.3.3 Niet in de balans opgenomen belangrijke
                    financiële verplichtingen                    31
              2.3.4 Gebeurtenissen na balansdatum                31
              2.3.5 Toelichting op de programmarekening          32
              2.3.6 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen
                    (semi-) publieke sector                      36
   3.         Controleverklaring                                 38
   Bijlage 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2020            42
   Bijlage 2 Overzicht Baten en lasten per taakveld 2020         43
                                           2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>INLEIDING EN VASTSTELLING
Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2020 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar aan.
Deze verantwoording is opgemaakt conform de richtlijnen die in het Besluit Begroting en
Verantwoording zijn opgenomen. In de jaarrekening is waar nodig per balans- en exploitatie-
post een toelichting opgenomen in relatie tot in de Programmabegroting 2020 opgenomen
bedragen.
Het resultaat na bestemming bedraagt € 134.067 voordelig.
Bij het aanbieden van de jaarstukken zullen wij een voorstel doen voor de bestemming van dit
resultaat.
Alkmaar, 30 maart 2021
Het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.
                                              3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Vaststelling
Conform het gestelde in artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch
Centrum Alkmaar, zal door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum
Alkmaar in zijn openbare vergadering van 7 juli 2021 de Jaarstukken 2020 worden vastgesteld.
E. Roemer                                           P.J. Post
Voorzitter                                          Secretaris-directeur
                                               4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>1.      Jaarverslag
1.1     Programmaverantwoording Regionaal Archief
                                   ‘Wat willen we bereiken?’
Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke
regeling die wordt gevormd door 10 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen,
Castricum, Den Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en
Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten
gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap
Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst.
Naast de archieven van de deelnemers, beheert het Regionaal Archief een groot aantal
archieven van particuliere organisaties uit de regio.
Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen
daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen
voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de
individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een
belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels
aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig
geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk
twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.
Kerntaken
Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke
taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995:
• De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers in een
    goede, geordende en toegankelijke staat te beheren (artikel 30 Archiefwet 1995) en het
    kosteloos verstrekken van inzage daaruit aan het publiek (artikel 14 Archiefwet 1995);
• Het toezicht uitoefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor
    zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995);
Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook nog de opdracht tot het
stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een
zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied (artikel 4 GR RHCA 2018).
Dit komt neer op de volgende taken:
- acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal;
- analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist
   in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de
   wettelijke eisen);
- opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot;
- conserveren en restaureren van de archivalia en collecties;
- het in stand houden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een
   topografisch-historische atlas;
- het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het
   niet overgebrachte archief;
- het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in
   aanmerking komende archieven;
- beschikbaar stellen van informatie, zowel aan bezoekers op de studiezaal als via website
   en social media;
                                                5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>- educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen;
- bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van
    medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen.
In het kader van de bovenstaande taken is in 2020 extra aandacht geschonken aan de
volgende beleidslijnen1:
1. Het verder ontwikkelen van een e-depot en het aansluiten van de gemeenten op deze
    voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven (zie pagina 7).
2. Het digitaal beschikbaar stellen van archiefmateriaal aan de klanten via het ‘digitaliseren op
    verzoek’, waarmee een vraaggestuurde digitale dienstverlening gerealiseerd wordt (zie
    pagina 8).
                                               ‘Wat hebben we gedaan?’
Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer
  Vanuit Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van
  overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van
  de niet-overgebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare
  lichamen.
  Dit met de volgende doeleinden:
        • bewijs en geheugen voor overheid en burger
        • tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats
        • geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed.
Kengetallen/indicaties                                                     werkelijk              begroot            werkelijk
                                                                                2019                 2020                2020
Archieven (in m1):
-         overgebrachte archieven gemeenten                                       350                  200                 615
-         aanwinsten overige archieven                                               35                  50                131
Wetenschappelijke bibliotheek (in aantal titels):
-         aantal aanwinsten                                                       411                  350                 358
-         aantal beschrijvingen                                                   771                  600                 479
Topografisch-historische atlas:
-         aantal aanwinsten (collecties)                                             80                  60                 79
-         aantal beschrijvingen                                                 7.200               5.000                7.177
Bijzonder is ook dat er in 2020 drie digitale particuliere archieven zijn opgenomen. Dit betreft
collecties met bronnenmateriaal en bijbehorende databases die het materiaal toegankelijk
maken. Deze zullen in 2021 in het e-depot opgenomen worden.
Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1)
Archieven & Collecties Regionaal Archief                                      12.209               12.000               12.800
Hoogheemraadschap Noorderkwartier                                                 818                  825                 818
Verhuur derden                                                                  2.280               2.000                2.300
          Totaal                                                             15.307 m1             14.825m1 15.918m1
1
  Voor een gedetailleerder overzicht van alle activiteiten wordt verwezen naar het los hiervan opgestelde overzicht van
activiteiten, het Jaarverslag 2020.
                                                                  6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Sinds de ingebruikname van het depot in 2013 wordt er ruimte aan derden beschikbaar gesteld
om de lasten voor huisvesting te dempen. Het verloop van de inkomsten in het kader van
verhuur van ruimte aan derden is:
          Jaar      2014      2015      2016       2017       2018      2019     2020
             €     204.000 235.000 216.000 245.000 290.000 279.000 149.000
Als gevolg van het opzeggen van een groot contract, zijn de opbrengsten i.v.m. de verhuur
van ruimte aan derden sinds eind 2019 aanzienlijk lager.
Huisvesting Bergerweg in m2:
Kantoor- en publieksruimten (BVO)                                                     1.591 m2
Depotruimte (BVO)                                                                     2.586 m2
Digitaal depot (e-depot)
De overheid schakelt over op volledig digitale werkwijzen, wat grote gevolgen heeft voor de
informatievoorziening en het archiefbeheer. Om ervoor te zorgen dat de naar het Regionaal
Archief over te brengen digitale informatie voor lange tijd ongewijzigd en raadpleegbaar blijft,
is het dan ook van belang dat het Regionaal Archief en de lokale overheden al bij de inrichting
van informatieprocessen samenwerken. Op deze manier kunnen we de wettelijke taken, die
het Regionaal Archief namens de gemeenten op dit gebied uitvoert, op een goede manier
vervullen. Daarbij is het een continu streven om de dienstverlening aan aangesloten
gemeenten èn burger te verhogen.
Om de digitale informatie voor lange tijd te kunnen bewaren en toegankelijk te houden, wordt
gewerkt met een e-depot. Dit is deels een technische oplossing, met Archivematica als
belangrijkste software. Maar een nog groter deel bestaat uit afspraken, richtlijnen en normen
die bijdragen aan het duurzaam bewaren van digitale informatieobjecten. Hiervoor is in 2020
gewerkt aan diverse beleids-, proces-, en aansluitdocumenten, die hiervoor nodig zijn. Het
streven is om het e-depot te certificeren door middel van het Core Trust Seal (CTS), een
internationaal erkend certificaat dat aangeeft dat je het gecertificeerde e-depot een
betrouwbare en duurzame bewaarplaats voor digitale materialen mag noemen. Om dit voor
elkaar te krijgen, moet het e-depot als voorziening en als dienst ingebed zijn in de
organisatie. In 2020 zijn verschillende van de benodigde documenten hiervoor opgeleverd,
zodat in 2021 het CTS aangevraagd kan worden.
Met diverse gemeenten en hun leveranciers van softwareoplossingen is gewerkt aan de
voorbereiding voor de aansluiting op het e-depot. Zo is met de gemeente Alkmaar de
aansluiting van het Zaaksysteem voorbereid en met drie andere gemeenten (Den Helder,
Langedijk en Heerhugowaard) wordt gewerkt aan de overbrenging van videotulen naar het e-
depot. Hiermee wordt een grote stap gezet voor een geslaagde aansluiting en kunnen snel
enkele andere gemeenten volgen.
Inmiddels zijn er ook al een aantal digitale fotocollecties opgenomen in het e-depot. Deze
foto’s zijn via de beeldbank raadpleegbaar.
Om de komende aansluitingen voor te bereiden hebben er in het afgelopen jaar twee
gespreksrondes plaatsgevonden met de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.
Hiermee hebben we een goed beeld gekregen van de ontwikkelingen die bij de bij ons
aangesloten overheidsorganisaties spelen. Ook heeft het geleid tot een aantal
                                                 7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>verkenningsopdrachten bij gemeenten, waarbij er specifiek wordt onderzocht wat er nodig is
om te werken naar een aansluiting op het e-depot.
Verder is er regelmatig overleg gevoerd met collega-archieven die met dezelfde e-
depotsoftware werken. Dit heeft niet alleen een nieuwe impuls gegeven aan de
samenwerking, maar ook aan het overleg met de leverancier. Op deze manier kunnen er
gezamenlijk opdrachten worden verstrekt aan leverancier Picturae om specifieke
functionaliteiten van het e-depot te ontwikkelen.
Er zijn in 2020 acht nieuwsbrieven over het e-depot verschenen, speciaal gericht op de
gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.
Naast het beheer over de overgebrachte archieven, het toezicht op de niet-overgebrachte
archieven en de meer formele adviesrol, krijgt het archief steeds meer een kennisfunctie op
het gebied van het duurzaam beheren en beter toegankelijk maken van digitale informatie.
Ook streeft het archief ernaar om dienstverlening te ontwikkelen die enerzijds gemeenten
ontlast en schaalvoordeel oplevert, en anderzijds overheidsinformatie beter toegankelijk maakt
voor zowel de ambtenaren van de aangesloten gemeenten als voor burgers en bedrijven.
Een van de initiatieven op dit gebeid is het E-loket Bouwdossiers, een web-portaal waarmee
de bouwvergunningen (o.a. tekeningen en berekeningen) makkelijk digitaal kunnen worden
aangevraagd en online worden ingezien door zowel de ambtenaar
als de burger. Den Helder en Langedijk zijn al aangesloten, Hollands Kroon en Schagen
volgen in 2021. Met enkele andere gemeenten zijn hierover gesprekken gevoerd, die zullen
leiden tot nieuwe aansluitingen in 2021.
In 2020 is het aantal gescande bouwdossiers uitgebreid tot 4.479 (2019: 3.666) en zijn er
sinds mei 2016 inmiddels ruim 78.000 downloads uitgevoerd.
Digitaliseren op verzoek: Het jaar 2020 was het eerste jaar waarin via ‘digitaliseren op verzoek’
de bezoeker de mogelijkheid had om vanuit huis gratis een archiefstuk te laten scannen. In
het begin was het aantal archieven waaruit aangevraagd kon worden beperkt, in de loop van
het jaar is dat uitgebreid. Zeker in verband met de sluiting als gevolg van Corona was dit een
service die zeer op prijs werd gesteld. Op deze manier wordt in de geest van de Wet open
overheid (WOO) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) de openbaarheid en
raadpleegbaarheid van stukken optimaal, ook op afstand. In het afgelopen jaar zijn voor
klanten 205 archiefstukken in dit kader gedigitaliseerd. Daarnaast zijn er op verzoek van
aangesloten gemeenten 430 dossiers gescand. Totaal zijn er dus 635 (2019: 360) dossiers en
archiefstukken gedigitaliseerd.
Toezicht & Inspectie
Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte
archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten (art.32 Archiefwet 1995). In de afgelopen
jaren is deze toezichtstaak verzwaard. Een belangrijke oorzaak hiervoor is de toenemende
digitalisering bij de gemeenten, die grote gevolgen heeft voor de werkprocessen en de
duurzaamheid van de digitaal opgeslagen informatie. Daarnaast spelen er verschillende
verschillende fusie- en samenwerkingsprocessen tussen gemeenten in de regio, met onder
meer als gevolg keteninformatisering. Naar aanleiding hiervan is er in 2020 een nieuw
inspectiebeleid geformuleerd, waarbij de inspecties niet alleen breder (dus niet alleen beperkt
tot de belangrijkste informatiesystemen, maar organisatiebreed), maar ook dieper (niet alleen
een check op de procedures maar ook een check op de navolging van de vastgestelde interne
regels) uitgevoerd zullen worden.
In 2020 is het volgende gerealiseerd:
                                                8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>• Op basis van de KPI's is verslag uitgebracht aan colleges van B&W van bijna alle
   aangesloten gemeenten (incl. de GR’en GGD en VR) en op basis van deze rapporten is
   een benchmark samengesteld, die is verspreid onder alle aangesloten gemeenten;
• Bij de gemeente Den Helder is de archiefruimte beoordeeld en bij de BUCH-gemeenten is
   een voortgangsinspectie gehouden n.a.v. de KPI’s uit het voorgaande jaar.
• In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft het Team
   Archiefinspectie de Sector Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland
   ondersteund in de uitvoering van haar (inspectie)werkzaamheden.
• De vernietigingslijsten van alle gemeenten (m.u.v. de gemeente Hollands Kroon) zijn
   beoordeeld. Namens de archivaris heeft het Team Archiefinspectie machtigingen tot
   vernietiging voor deze gemeenten afgegeven.
• Op grond van het Besluit Informatiebeheer van de gemeenten Langedijk, Den Helder,
   Texel en de gemeenschappelijke regeling GGD Hollands Noorden, Veiligheidsregio
   Noord-Holland Noord en de Werkorganisatie Langedijk-Heerhugowaard heeft de
   archivaris (voorbereidende) adviezen uitgebracht over het voorgenomen besluit van die
   organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties.
• In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft het Team
   Archiefinspectie de ontwikkelingen gevolgd bij de BUCH-gemeenten, de gemeenten
   Heerhugowaard, Langedijk (Werkorganisatie Langedijk-Heerhugowaard), Schagen en de
   gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Waar nodig zijn
   kaders gesteld en is advies gegeven.
• Er hebben Strategisch Informatie Overleggen (SIO) plaatsgevonden met Werkorganisatie
   Heerhugowaard en Langedijk en de Buch-organisatie.
• Het Team Archiefinspectie heeft het hele jaar door advies (binnen de kaders van
   archiefwet- en regelgeving) gegeven over selectie, vernietiging, vervanging,
   vervreemding, overbrenging, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer.
Ook streeft het archief ernaar om dienstverlening te ontwikkelen die enerzijds gemeenten
ontlast en schaalvoordeel oplevert, en anderzijds overheidsinformatie beter toegankelijk maakt
voor zowel de ambtenaren van de aangesloten gemeenten als voor burgers en bedrijven.
Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers
  Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden,
  moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde
  worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale
  geschiedbeoefening te bevorderen.
Het Regionaal Archief zet in op kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan de bezoekers,
zowel de fysieke bezoekers in het pand als bezoekers cq. gebruikers van website en social
media.
De geformuleerde doelen waren:
• Meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand als via internet;
• Vergroting van het bereik door inzet van sociale media;
• Klanttevredenheid bovengemiddeld.
Door de publieksparticipatie wil het Regionaal Archief zich ontwikkelen tot een ‘historische
werkplaats’, waar de in geschiedenis geïnteresseerde bezoeker niet alleen de geschiedenis
bestudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek uit
te dragen.
                                                9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerden te
verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en expositie.
Daarnaast heeft het Regionaal Archief ook de plicht om te voldoen aan het wettelijk recht dat
elke burger heeft om de archieven die het Regionaal Archief Alkmaar beheert kosteloos te
raadplegen. Hiertoe kan men vier dagen per week terecht in de studiezaal.
     Gerealiseerd:                                                       werkelijk            begroot               werkelijk
                                                                              2019                 2020                   2020
        Aantal bezoeken studiezaal                                           3.367                3.600                   1.867
        Aantal bezoeken evenementen/rondl./tentoonst.2                       3.569                2.500                     511
                Totaal bezoekers                                             7.206                6.100                   2.378
        Aantal paginaweergaven website                                   3.722.956           4.200.000             4.427.786
        Aantal ‘volgers’ Facebook                                             4.714                4.500                4.813
        Aantal ‘volgers’ Twitter                                              2.149                1.900                2.227
Het studiezaalbezoek is ten gevolge van de corona-epidemie met ongeveer de helft
afgenomen. Nadat het eerste kwartaal van 2020 nog een stijgende lijn liet zien ten opzichte
van het voorgaande jaar, zijn door gedwongen sluitingen en een tijdelijke openstelling met
beperkt bezoek (max. 6 personen) de aantallen in de rest van het jaar een stuk lager geweest.
Daarentegen is de digitale dienstverlening en het gebruik van website en social media een
stuk toegenomen. Dit is voor een deel van de klanten een oplossing, voor diegenen die
afhankelijk zijn van uitgebreid archiefonderzoek is dit echter geen oplossing. Zij hebben
noodgedwongen hun onderzoek moeten uitstellen.
Ondanks dat zijn er dit jaar zijn toch nog 4.552 (2019: 5.445) dossiers aangevraagd op de
studiezaal, dit is exclusief de aanvragen voor bibliotheek en atlas.
Met de inzet van de social media is daarnaast gewerkt aan de vergroting van de interactiviteit.
Uit enquêtes blijken de klanten van het Regionaal Archief zeer tevreden over de geboden
dienstverlening. In de begin 2020 gepubliceerde uitslag van de ‘Kwaliteitsmonitor
Dienstverlening Archieven’ scoorde het RHCA een gemiddeld rapportcijfer van 8,3 (8,0
landelijk gemiddelde), een stijging t.o.v. twee jaar geleden (8,1). Opvallend waren de hoge
cijfers die het RHCA ontving voor de goede en snelle dienstverlening op de studiezaal, de
ruime openingstijden en de heldere website en sociale mediakanalen.
Capaciteit van de studiezaal in m2                                                                                          238
Maximumaantal bezoekers tegelijkertijd                                          46 (6 tijdens Corona-openstelling)
Openstelling van de studiezaal in dagdelen                                                                      8x per week
2
  De reguliere activiteiten als de Open Monumentendag, de diverse lezingen die in de regio en de participatie in o.m. het
Alkmaars Historisch Café, het Platform Erfgoed Heerhugowaard en het Platform Bergen, Egmond, Schoorl zijn dit jaar vanwege
de Corona-pandemie grotendeels niet doorgegaan, op enkele online-activiteiten na.
                                                             10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Digitalisering
De gestelde doelen waren:
• Verdere digitalisering van primaire bronnen;
• Mede met behulp van de inzet van vrijwilligers deze gedigitaliseerde bronnen ontsluiten via
    internet;
• Het gebruik van deze bronnen promoten, door marketing en educatie.
Gerealiseerd:                                           werkelijk       begroot       werkelijk
                                                            2019           2020             2020
Aantal pagina’s digitaliseren:
• bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.)          70.232          5.000           5.739
• atlas (prenten, foto’s, tekeningen, kaarten etc.)         9.315          5.000           3.900
• archieven (m.n. genealogische bestanden)               196.000           5.000        167.000
In de eerste helft van 2020 is de scanning van de notariële archieven van Texel en Schagen
(30 meter, ca. 120.000 scans) afgerond. Daarna is begonnen met het scannen van de oude
notariële archieven van Bergen, Egmond, Akersloot, Castricum, De Rijp, Graft,
Warmenhuizen, Broek op Langedijk, Koedijk, Zuid-Scharwoude, Nieuwe Niedorp, Groot-
Schermer, Schermerhorn en Zuid en Noord-Schermer. Ook een gedeelte van het notariële
archief van Alkmaar tot 1900 is gescand. Een deel van dit materiaal (totaal 34 meter) is in 2020
gescand, de rest gebeurt in 2021.
De aan de bibliotheek toegevoegde pagina’s betreffen scans van diverse jaargangen van 13
tijdschriften van de historische verenigingen uit de regio.
Om de genealogische bronnen voor de onderzoeker doorzoekbaar te maken, is er ook in 2019
door een groep vrijwilligers hard gewerkt aan het op naam ontsluiten van de gescande
genealogische bronnen. Op dit moment bevat de database 2.860.469 (2019: 2.726.893)
persoonsnamen.
Een andere groep van 30 vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch
belangrijke archiefbronnen, onder meer en 17de-eeuws kasboek van een Alkmaarse
katholieke vrouw, Maria van Nesse, vroedschapsresoluties van Alkmaar (1608-1629), het
levensverhaal van de Schoorlse 18de-eeuwse dominee Simon Blom en het eerste deel van
een verzameling van door Simon Eikelenberg vervaardigde historische aantekeningen,
bewaard gebleven in een afschrift door notaris Jan Cróll. Deze nieuwe transcripties zijn via de
website te raadplegen.
Steeds meer regionale bronnen zijn op deze manier 24 uur per dag en 7 dagen per week
beschikbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woon-
en/of geboorteplaats en –streek.
Aparte vermelding verdient het educatieve project ‘Geschiedenislokaal’, waar ook in 2020
weer verschillende thema’s aan toegevoegd zijn. Hierin worden lokale bronnen in de context
van thema’s toegelicht en met verschillende ‘tools’ tot leven gebracht. Dit is speciaal gericht
op het onderwijs maar in de praktijk blijkt het algemene publiek deze informatie ook te
waarderen.
Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening
Om de doelstelling te bereiken wordt gestreefd naar samenwerking met de lokale partijen. Het
belangrijkst hierbij is het beschikbaar stellen van de infrastructuur van het Regionaal Archief
voor met name historische verenigingen, t.w.:
                                                11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>• Beschikbaar stellen van o.m. de beeldbank en tijdschriftenviewer van het Regionaal Archief
    zodat verenigingen hun eigen collecties kunnen tonen, terwijl deze ook integraal
    doorzoekbaar zijn via de website van het RHCA;
• Beschikbaar stellen van het archiefdepot voor opslag van unieke (papieren) collecties van
    deze verenigingen en erfgoedinstellingen, om deze te behouden voor verval en/of schade;
• Samenwerken bij het ontsluiten van deze bronnen.
In de tijdschriftenviewer zijn in 2020 de jaargangen (1986-2020) van het tijdschrift ‘Clock van
Callens-ooghe’ opgenomen. Met het opnemen van dit tijdschrift van de Historische Vereniging
Callantsoog zijn er inmiddels 23 van de bijna 30 periodieken van historische verenigingen uit
de regio digitaal doorzoekbaar via onze website. Dankzij digitalisering worden de resultaten
van verricht onderzoek, wat ondanks het lokale karakter vaak interessant is voor een veel
bredere kring, voor iedereen beschikbaar.
Ook zijn er dit jaar weer (delen van) beeldcollecties van historische verenigingen via de
databases en website van het Regionaal Archief op internet beschikbaar gekomen. Op dit
moment maken zes historische verenigingen gebruik van deze mogelijkheid. In 2020 is er
gestart met het in gebruik nemen van een uitgebreider platform, waar als pilot de collectie van
het ‘Museum in ‘t Houten Huis’ is opgenomen.
Dit jaar is een derde bundel verschenen met bijdragen uit de wekelijkse rubriek ‘Ik was erbij’
(nu ‘Dat was toen’), korte artikelen over opvallende gebeurtenissen uit de geschiedenis van
Alkmaar en omgeving, geschreven door medewerkers van het Regionaal Archief. De verkoop
van het boek was succesvol.
Uitbraak COVID-19 virus
In het voorjaar van 2020 is ons land getroffen door een uitbraak van het COVID-19 virus
(Corona). Een groot deel van het jaar zijn de publieksvoorzieningen van het Regionaal Archief
noodgedwongen gesloten of verminderd toegankelijk geweest. Gelukkig kon een aanzienlijk
deel van de dienstverlening digitaal doorgang vinden, waardoor vele klanten toch hun
informatie konden krijgen. Ook aan de gemeenten is de dienstverlening gewoon voortgezet,
voornamelijk digitaal.
De medewerkers hebben grotendeels thuis moeten werken. Gelukkig was net voor de uitbraak
de overstap naar een digitale werkomgeving in de cloud gemaakt, waardoor de medewerkers
dit goed hebben kunnen oppakken. Het werk dat niet vanuit huis gedaan kan worden, wordt
zo veel als mogelijk op locatie voortgezet.
De coronacrisis is aangemerkt als ‘hotspot’, waardoor er actief is verzameld op informatie uit
de regio waarmee het beeld van de invloed van de crisis op ons werkgebied wordt vastgelegd.
Hiertoe zijn tot nu toe een paar honderd foto’s en filmpjes en een aantal posters, flyers en
persoonlijke stukken verzameld. Ook heeft het Regionaal Archief enkele websites en publieke
groepen op de socials gearchiveerd.
                                               12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Organisatie
De organisatie ziet er globaal als volgt uit:
                             Algemeen Bestuur
                              Dagelijks Bestuur
                                    Directie                         Regie en Beleid
        Collectiebeheer & Advies                 Dienstverlening
                                    ‘Wat heeft het gekost?’
Baten en lasten 2020 Programma Regionaal Historisch Centrum
Alkmaar
Totaal baten           € 2.709.864
Totaal lasten          € 2.146.958
Resultaat              € 562.906 positief
Als gevolg van de wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke
Regelingen, is de exploitatie (met ingang van 2018) verdeeld in een uitvoeringsdeel en een
deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven.
Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead en de onttrekkingen
aan de reserves, ontstaat het uiteindelijke resultaat van € 134.067.
                                               13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>1.1.1 Baten en Lasten Regionaal Archief 2020
 Ove rzicht b ate n e n laste n
 Re alisatie 2020                                    Bate n       Laste n       Sald o
 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar                  2.709.864    2.146.958       562.906
 Algemene Dekkingsmiddelen
 Overhead                                                  5.782      450.964      -445.183
 Heffing VPB
 Bedrag onvoorzien
 Sald o van b ate n e n laste n                    2.715.646     2.597.923       117.723
 Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves:
 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar                     16.344                      16.344
 Mutatie re se rve s                                  16.344            -         16.344
 Re sultaat                                        2.731.990     2.597.923       134.067
In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart
gepresenteerd van de overhead. Het positieve resultaat over 2020 is voornamelijk het gevolg
van hoger dan begrote opbrengsten voor aanvullende diensten, hogere incidentele baten en
lagere kosten van met name huisvesting, automatisering en de realisatie van het E-depot.
Zie de jaarrekening voor een nadere toelichting.
                                               14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>1.2      Paragrafen
1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De financiële positie van het RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. De
Algemene Reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij
tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Eind
2020 (voor de bestemming van het resultaat over 2020 van € 134.067 voordelig) bedroeg het
eigen vermogen van het RHCA € 438.710. Dit was als volgt verdeeld:
         Algemene Reserve                                          €  66.453
         Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg                  €  32.692
         Bestemmingsreserve Digitalisering                         €  55.498
         Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie
         Aanvullende Diensten                                      € 150.000
                                       Totaal reserves             € 304.643
         Nog te bestemmen resultaat                                € 134.067
Algemene Reserve
De Algemene Reserve bedroeg per 1-1-2020 € 66.453. Het maximum dat is ingesteld voor
de algemene reserve bedraagt 2,5% van het kostentotaal. Voor 2020 bedraagt dit maximum
€ 64.948. In het voorstel voor resultaatbestemming wordt daarom een onttrekking van
€ 1.505 opgenomen om het maximum niet te overschrijden.
Bestemmingsreserves
Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg
De Provincie Noord-Holland heeft voor de verbetering van de publiekstoegankelijkheid van de
nieuwe huisvesting een subsidie beschikbaar gesteld die in de loop van de jaren (t/m 2022)
vrijvalt ter dekking van afschrijvingslasten op investeringen die op dit gebied zijn gepleegd.
Deze bestemmingsreserve bedraagt per balansdatum € 32.692. Jaarlijks wordt hier € 16.344
aan onttrokken tot de reserve is uitgeput.
Bestemmingsreserve Digitalisering
De komende jaren, tijdens de verdere ontwikkeling het e-depotproject, bestaat het niet goed
kwantificeerbare risico dat er uitgaven gedaan moeten worden. Het is daarom niet goed
mogelijk om een inschatting te geven van de uitputting van deze reserve. Dit is een logisch
gevolg van het pionierende en ontwikkelende karakter van het project. Dat risico geldt zowel
voor het project zelf, voor het integreren van de werkzaamheden in de staande organisatie als
voor het bewerken van informatiebestanden of realiseren van koppelingen. De
bestemmingsreserve met dit doel zal aangewend worden om eventuele financiële gevolgen
van deze risico’s op te vangen zonder dat voor aanvullende financiering meteen een beroep
gedaan hoeft te worden op de deelnemende gemeenten. Tot en met 2020 is een onttrekking
uit deze reserve nog niet noodzakelijk geweest. Na afronding van het project (verwacht in
2021/2022) zal opnieuw besloten worden over het op dat moment resterende bedrag. Indien
mogelijk zal dit gerestitueerd worden aan de gemeenten.
Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten
De positieve resultaten ten opzichte van de begroting die zijn gerealiseerd in de afgelopen
jaren zijn mede mogelijk gemaakt door aanzienlijke opbrengsten van aanvullende
                                                15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>dienstverlening, met name het beschikbaar stellen van depotruimte aan derden. Vanaf het
begin was echter duidelijk dat het Regionaal Archief zelf steeds meer ruimte nodig heeft.
Daarnaast is eind 2019 één van de grotere contracten beëindigd. Hierdoor is een verwacht
einde gekomen aan de voormalige omvang van de opbrengsten voor aanvullende diensten.
Om dan niet meteen een beroep te hoeven doen op aanvullende financiering vanuit de
deelnemende gemeenten (zoals eerder is besproken), is bij de resultaatbestemming over 2018
besloten tot de vorming van een bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende
Diensten. Op die manier hoeft met de terugvallende opbrengsten (nog) geen beroep gedaan
te worden op aanvullende financiering vanuit de deelnemende gemeenten.
De verwachting is er na 2022 met name door verminderingen van afschrijvingslasten weer
begrotingsevenwicht zal ontstaan (bij afwezigheid van andere aanpassingen). In de
jaarstukken over 2018 is opgenomen dat ongeveer € 150.000 noodzakelijk is ter dekking van
deze ontwikkelingen. Voor het jaar 2020 is een onttrekking aan deze egalisatiereserve niet
noodzakelijk gebleken. Als op termijn blijkt dat niet de gehele bestemmingsreserve
noodzakelijk is, zal overgegaan worden tot afrekening van het restant met de gemeenten.
Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen
Begin 2020 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de
financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum:
    1. Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden
    2. Risico’s bij ontwikkeling e-depotvoorziening
Ad.1 Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden
Over 2020 heeft het Regionaal Archief ruim € 189.000 aan inkomsten uit aanvullende diensten
gerealiseerd, met name door het beschikbaar stellen van depotruimte aan derden. Het depot
is gebouwd op basis van de benodigde capaciteit voor de ‘papieren periode’, waarbij het
Algemeen Bestuur de opdracht heeft meegegeven de tijdelijke overcapaciteit in te zetten om
de huurkosten te drukken. Hierdoor hoefden de volledige huisvestingslasten nog niet geheel
te worden gedragen door de gemeenten. Zoals eerder vermeld, heeft een van de grote
huurders in 2019 het contract opgezegd en zijn de opbrengsten aanzienlijk teruggevallen. Het
Regionaal Archief heeft daarnaast zelf steeds meer depotruimte in gebruik, waardoor de te
verhuren capaciteit afneemt. Per 2020 is er dus niet alleen een vermindering van inkomsten,
maar ook een vermindering van verdiencapaciteit. Het is overigens niet waarschijnlijk dat één
van de overige huurders op korte termijn het contract beëindigt zodat de kans op verder verlies
van opbrengsten dan al in de begroting 2020 opgenomen, laag te noemen is. Voor dit risico
dient geen weerstandsvermogen aangehouden te worden.
Voorzien was dat een bedrag van € 150.000 voor een periode van drie jaar nodig is om de
gevolgen van het wegvallen van de baten te dekken. Na die periode is (bij afwezigheid van
andere ontwikkelingen) het waarschijnlijk dat de begroting weer zal sluiten. In 2020 is een
onttrekking aan deze reserve niet noodzakelijk geweest. Voor de komende jaren 2021 en 2022
wordt de kans middelgroot geacht dat er wél een onttrekking noodzakelijk zal zijn om de
exploitatie sluitend te maken.
Ad. 2 Risico’s bij ontwikkeling e-depotvoorziening
In 2020 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het e-depot. Bij de start van het project in
2018 zijn enkele risico’s benoemd, die zich voor zouden kunnen doen. Het gaat daarbij zowel
om risico’s die leiden tot hogere kosten en/of vertraging in de uitvoering:
                                               16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>A. Kosten blijken hoger dan geoffreerd, met als extra risico dat de Europese
       aanbestedingsnorm3 wordt overschreden;
B. In de uitvoeringsfase van het project blijkt dat de resultaatafspraken niet door de
       leverancier kunnen worden nagekomen;
C. Er is onverwacht meer maatwerk nodig, dat leidt tot extra kosten.
De kans dat één van deze risico’s zich voordoet en leidt tot een probleem in de begroting,
wordt middelgroot geacht. Uitgaande van 50% kans op extra kosten van € 100.000, stellen we
dit op € 50.000.
In totaal resulteert dit in de volgende bedragen voor benodigd weerstandsvermogen:
                                                                                Bedrag           Kans op Benodigd
  Onderwerp                                                                                      voordoen weerstands-
                                                                                                 in 2020          vermogen
  1. Wegvallen inkomsten depotgebruik derden miv                                  € 100.000             50%         € 50.000
  2020
  2. Risico’s bij ontwikkeling e-depotvoorziening                                 € 100.000             50%         € 50.000
  Totaal benodigd weerstandsvermogen:                                                                              € 100.000
  Beschikbaar weerstandsvermogen:                                                                                  € 272.000
De risico’s uit de begroting 2020 zijn deels bewaarheid. Een grote huurder van opslagruimte
heeft het contract opgezegd. Dit was voorzien in de begroting maar de eveneens voorziene
onttrekking aan de reserve die hiervoor gevormd was, is niet noodzakelijk gebleken.
De stand van de Algemene Reserve per eind 2020 bedraagt voor resultaatbestemming
ongeveer € 66.500, de bestemmingsreserves Digitalisering € 55.500 en de Egalisatie
Exploitatie Aanvullende Diensten € 150.000 zodat het totale weerstandsvermogen € 272.000
bedraagt. Het weerstandsvermogen is van voldoende omvang om de aanwezige risico’s voor
2021 te dekken. Voor 2021 en 2022 wordt verwacht dat nog tweemaal € 50.000 nodig is om
de gevolgen van de gedaalde opbrengsten uit depotgebruik van derden te dekken. Indien dit
niet noodzakelijk is, kan de betreffende bestemmingsreserve aan de gemeenten beschikbaar
worden gesteld als het begrotingsevenwicht gevonden is.
3
 Bij de voorkeursleverancier bedraagt het totaal van de offerte over drie jaar iets meer dan € 130.000. Dit is ruim onder de
Europese aanbestedingsgrens van € 209.000. In het geval dat dit bedrag toch overschreden zou worden, zal het project
stilgelegd moeten worden met de verplichting om alsnog een Europese aanbesteding plaats te laten vinden. Dit zal een
vertraging van naar schatting minimaal drie maanden als gevolg zal hebben.
                                                               17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>1.2.2 Bedrijfsvoering
Ondersteuning
De financiële ondersteuning en de ondersteuning op het gebied van personeelszaken is
uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Ondersteuning op het gebied van automatisering
en facilitair beheer verzorgt het RHCA deels zelf en wordt deels uitbesteed.
Automatisering
Het automatiseringsbeleid blijft, naast het ontwikkelen van het e-depot, gericht op verbetering
van stabiliteit, transparantie en communicatie.
Investeringsbeleid
In het kader van de voorschriften BBV zullen de vervangingen die een langere economische
levensduur hebben, moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner dan
€ 5.000 niet als investeringen worden gezien.
1.2.3   Beleidsindicatoren
In de onderstaande tabel zijn de relevante beleidsindicatoren opgenomen die volgens het
BBV in de programma’s en programmaverantwoording moeten worden opgenomen.
 Omschrijving                                                       Score
 Inwoners (1-1-2019; de basis voor de berekening)                 446.021
 Apparaatskosten                                                1.332.984
 Apparaatskosten per inwoner                                          2,99
 Formatie (exclusief inhuur)                                        16,29
 Formatie per 1.000 inwoners                                        0,037
 Bezetting (exclusief inhuur)                                       16,03
 Bezetting per 1.000 inwoners                                       0,036
 Kosten inhuur derden                                             119.254
 Loonsom (exclusief overige personeelslasten)                   1.278.258
 Externe inhuur in % van loonsom                                     9,3%
 Overheadlasten                                                   450.964
 Totale lasten                                                  2.597.923
 Overhead in % van totale lasten                                  17,36 %
1.2.4   Onderhoud kapitaalgoederen
Kapitaalgoederen
De kapitaalgoederen die bij het Regionaal Archief aanwezig zijn, hadden per 31-12-2019 een
boekwaarde van € 170.611. In 2020 is er alleen afgeschreven en hebben geen investeringen
plaatsgevonden. Op 31-12-2020 bedraagt de boekwaarde van de activa € 104.642. Zie voor
een nader inzicht in het verloop van de boekwaarde de toelichting op de balans op pagina 28.
De boekwaarde bestaat geheel uit machines/apparaten en installaties.
                                               18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>1.2.5      Financiering
Algemeen
De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de programma’s. De treasuryfunctie omvat
de financiering van beleid en het uitzetten van geldmiddelen die niet direct nodig zijn.
Het in het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut vormt het kader voor het uitvoeren
van de treasuryfunctie. Hieronder gaan we in op de belangrijkste onderdelen ervan.
Renterisico
Er zijn geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de
daarmee samenhangende rentebaten. De financiële positie van het Regionaal Archief gaf in
2020 geen aanleiding om externe financiering af te sluiten.
Rentevisie
De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van
het Regionaal Archief is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau,
de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank.
Kredietrisico
Het Regionaal Archief heeft geen gelden verstrekt en loopt daardoor geen kredietrisico. Verder
heeft het Regionaal Archief geen garanties verstrekt.
Koersrisico
Het Regionaal Archief heeft geen vastrentende gelden uitstaan.
Derivaten
Het Regionaal Archief zal geen derivaten gebruiken.
EMU-saldo
Het resultaat vóór mutaties in de reserves bedraagt € 117.723 positief. Vermeerderd met de
afschrijvingen (€ 65.970), bedraagt het EMU-saldo over 2020 € 183.693 positief.
Beoordeling financiële positie
De financiële positie van het Regionaal Archief is goed te noemen. De Algemene Reserve is
op het maximale niveau van 2,5% van de lasten en er zijn bestemmingsreserves aanwezig
voor de risico’s die worden gelopen. Het resultaat over 2020 is wederom positief. Het
wegvallen van opbrengsten wordt vooralsnog in de lopende begroting opgevangen. De
uitdaging wordt om dat ook te blijven doen als de bezetting weer op peil is (begin 2021 is
sprake van een lagere bezetting op personeel vlak). Uitgaand van afwezigheid van
bezuinigingen, is de verwachting is dat begrotingsevenwicht op termijn zal blijven lukken.
Als gevolg van de positiever wordende financiële positie en tevens door afspraken omtrent
het betaaltempo van de gemeentelijke bijdragen is het niet noodzakelijk geweest om externe
financiering aan te trekken.
Financiële kengetallen
De kengetallen die hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de
solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie
en de belastingcapaciteit zijn voor het RHCA niet van toepassing.
                                                          verloop van de kengetallen
 Kengetal                                 streefwaarden realisatie 2019 begroting 2020 realisatie 2020
 Netto schuldquote                                  <5%            -9,0%          -4,5%         -12,3%
 Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle
 verstrekte leningen                                <5%            -9,0%          -4,5%         -12,3%
 solvabiliteitsratio                              5-10%           30,2%          14,5%           31,4%
 structurele exploitatieruimte                     2,5%            -1,0%          -1,9%           2,5%
                                                    19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Netto schuldquote
Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het
geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe
lager de netto schuldquote hoe beter.
  Definitie:                                     Berekening 2020
  Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl.    -334.068 / 2.715.646 x 100%
  mutaties reserves) x 100%
Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de
langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto
schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt.
De schuldquote is eind 2020 nog positiever dan eind 2019. Er is geen sprake van een netto
schuld en dus is dit kengetal kleiner dan nul.
Solvabiliteit
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële
verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter.
  Definitie:                                     Berekening 2020
   (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100%        438.710 / 1.396.720 x 100%
De solvabiliteit is gunstiger dan begroot. Het Regionaal Archief is financieel gezond en staat
er qua solvabiliteit prima voor.
Structurele exploitatieruimte
Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een
positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten
te dekken.
  Definitie:                                     Berekening 2020
  (Saldo van de structurele baten en lasten      66.973 / 2.715.646 x 100%
  en saldo van de structurele onttrekkingen
  en toevoegingen aan reserves)
  ÷
  (totale baten (excl. mutaties reserves))
   x 100%
Dit kengetal is verbeterd en heeft de streefwaarde bereikt. Een deel van de totale baten is niet-
structureel te noemen terwijl de lasten dat naar alle waarschijnlijkheid wel zijn. Per saldo is er
in de huidige opzet een positieve structurele exploitatieruimte van 2,5%.
                                               20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>1.2.6    Overzicht overhead
Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven.
Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces
verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct
verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn
opgenomen binnen het programma.
 Overhead - totaal baten en lasten
                                  Realisatie 2019 Begroting 2020 Realisatie 2020
 Totaal Baten                               6.204            -              5.782
 Totaal Lasten                           509.395         489.100          450.964
 Resultaat                               503.191-        489.100-         445.183-
1.2.7    Verbonden partijen
Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in het werkgebied
bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en
afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig
geheel los en zelfstandig van deze organisaties.
1.2.8 Vennootschapsbelasting
Per 2016 zijn de decentrale overheden en dus ook het Regionaal Archief onder
Vennootschapsbelasting (VPB) komen te vallen. Een groot deel van de taken van het
Regionaal Archief is vrijgesteld. Voor met name de dienstverlening aan derden valt het
Regionaal Archief echter wel onder de vennootschapsbelasting. De aangiften
vennootschapsbelasting over 2016 t/m 2019 zijn vastgesteld en er is geen
vennootschapsbelasting verschuldigd. De aangifte over 2020 toont evenmin een te betalen
bedrag maar deze is nog niet vastgesteld. De stelpost van € 25.000 die in het verleden is
opgenomen met het doel de eventuele verschuldigde belasting te kunnen voldoen, wordt niet
langer noodzakelijk geacht en is in 2020 ten gunste van de exploitatie vrijgevallen.
                                                21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>2. JAARREKENING
                22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>2.1.       BALANS (in €)
ACTIVA                                                                        31-12-2020                 31-12-2019
VASTE ACTIVA
Materiële vaste activa                                                                     104.642                    170.611
Investeringen met een economisch nut :
Overige investeringen met een economisch nut                            104.642                     170.611
Totaal vaste activa                                                                        104.642                    170.611
VLOTTENDE ACTIVA
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter                                         357.666                    151.306
dan één jaar
Vorderingen op openbare lichamen                                        357.404                     150.115
Overige vorderingen                                                         262                       1.191
Liquide middelen                                                                           823.653                    968.509
Kassaldo                                                                     78                         580
Banksaldi                                                               823.575                     967.929
Overlopende activa                                                                         110.759                    107.929
Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde                110.759                     107.929
bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen .
Totaal vlottende activa                                                                  1.292.078                  1.227.744
TOTAAL                                                                                   1.396.720                  1.398.355
PASSIVA                                                                       31-12-2020                 31-12-2019
VASTE PASSIVA
Eigen vermogen                                                                              438.710                    421.933
Algemene reserve                                                          66.453                     64.547
Bestemmingsreserves                                                      238.190                    222.181
Resultaat na bestemming                                                  134.067                    135.206
Totaal vaste passiva                                                                        438.710                   421.933
VLOTTENDE PASSIVA
Netto-vlottende schulden met een rentetypische
looptijd korter dan één jaar                                                                 52.723                     71.632
Overige schulden                                                          52.723                     71.632
Overlopende passiva                                                                         905.286                    904.790
Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die           264.724                    284.972
in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen
De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen               640.562                    619.818
voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedings-
doel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.
Totaal vlottende passiva                                                                    958.009                    976.422
TOTAAL                                                                                    1.396.720                  1.398.355
                                                                     23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>2.2 PROGRAMMAREKENING 2020 (in €)
 Baten en lasten Regionaal Archief per programma
 Baten:                           Realisatie 2019 Begroting 2020 Realisatie 2020
 Regionaal Historisch Centrum          2.770.835       2.629.500         2.709.864
 Overhead                                   6.204             -              5.782
 Totaal baten                          2.777.039       2.629.500         2.715.646
 Lasten:                          Realisatie 2019 Begroting 2020 Realisatie 2020
 Regionaal Historisch Centrum          2.148.782       2.202.966         2.146.958
 Overhead                                509.395         489.100           450.964
 Totaal lasten                         2.658.177       2.692.065         2.597.923
 Saldo van baten en lasten               118.862          62.566-          117.723
 Toevoeging reserves                          -               -                -
 Onttrekking reserves                      16.344         62.566            16.344
 Mutatie reserves                          16.344-        62.566-           16.344-
 Resultaat                               135.206              -            134.067
Begrotingsrechtmatigheid
Ten opzichte van de begroting is er in totaal een onderschrijding te zien op de lasten van 3,5%
(€ 94.142 ten opzichte van € 2.692.065) en er is dus geen sprake van onrechtmatigheid m.b.t.
het kostentotaal. De oorzaken van het positieve saldo van € 134.067 komen enerzijds voort
uit een minder grote daling van de aanvullende opbrengsten en anderzijds als gevolg van lager
dan begrote lasten. De opbrengsten zijn weliswaar gedaald maar door een extra beroep van
een aantal afnemers op de diensten van het Regionaal Archief is de daling minder omvangrijk
dan in de begroting verwacht. Hiernaast is een aantal niet-structurele opbrengsten
gerealiseerd (afboeken van de verplichting tot betaling van vennootschapsbelasting en wat
nagekomen baten uit eerdere jaren). De kosten van met name de automatisering en ook de
realisatie van het E-depot zijn eveneens positiever dan verwacht zodat in totaal een positief
saldo van € 134.067 gerealiseerd is.
Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het
bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. Het bestuur geeft hiermee
ook haar toestemming voor de overschrijdingen. De lasten passen binnen het bestaande
beleid en de overschrijding is bovendien beperkt van omvang. De Algemene Reserve bedraagt
per 31-12-2020 € 66.453, zijnde de maximale toegestane omvang per eind 2019. Het
maximum van de algemene reserve per eind 2020 bedraagt € 64.948 (2,5% van het
kostentotaal. Om niet boven het maximum uit te gaan, zal het voorstel voor
resultaatbestemming o.a. onttrekking van de reserve tot dit bedrag bevatten.
                                                24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>2.3.    TOELICHTINGEN
2.3.1   Grondslagen financiële verslaglegging
Inleiding
De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting
en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis
van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden
de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en
winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen
en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht
genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking
hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden
uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van
vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode
waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals
ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en
verlofaanspraken en dergelijke.
Balans
Materiële vaste activa met economisch nut
Overige investeringen met economisch nut
Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in
mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven.
Slijtende investeringen worden vanaf het jaar van ingebruikneming lineair afgeschreven in de
verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde.
Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere
vermindering van de waarde, als deze naar verwachting duurzaam is.
In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden.
Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.
                                              25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren:
        Bedrijfsgebouwen                                 25 jaar
        Machines, apparaten en installaties              4 tot 10 jaar
        Overige materiële vaste activa (Digitalisering)  10 jaar
In 2019 is een tweedehands scanner aangeschaft die wordt afgeschreven over de resterende
economische levensduur.
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en overlopende activa
De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Liquide middelen
De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen.
Vlottende passiva
De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi-) publieke
sector heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zich gehouden aan de Beleidsregel
toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector
(WNT).
                                               26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>2.3.2             Toelichting op de balans
ACTIVA
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen:
                                              Boekwaarde per Boekwaarde per
                                                31-12-2020         31-12-2019
Overige investeringen met een
economisch nut                                         104.642          170.611
De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld:
                                              Boekwaarde per Boekwaarde per
                                                31-12-2020         31-12-2019
Bedrijfsgebouwen                                              -                -
Machines, apparaten en installaties                    104.642          170.611
Overige materiele vaste activa                                -                -
Totaal                                                 104.642          170.611
Onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer:
                                              Boekwaarde per                      Bijdragen                      Boekwaarde per
                                                31-12-2019       Investeringen     derden      Afschrijvingen       31-12-2020
Bedrijfsgebouwen                                              -                -           -                  -                 -
Machines, apparaten en installaties                    170.611                 -           -            65.970            104.642
Overige materiele vaste activa                                -                -           -                  -                 -
Totaal                                                 170.611                 -           -            65.970            104.642
De afschrijvingen op een deel van de inrichting van het pand worden gedekt door een bestemmingsreserve die met dit doel
gevormd is. De resterende omvang van deze bestemmingsreserve bedraagt per 31-12-2020 € 32.692,-.
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
Vorderingen op openbare lichamen                  31-12-20          31-12-19
Gemeenten                                              357.404          150.115
Vorderingen op openbare lichamen                       357.404          150.115
Overige vorderingen                               31-12-20          31-12-19
Debiteuren                                                 262            1.191
Stand ultimo boekjaar                                      262            1.191
Liquide middelen
                                                  31-12-20          31-12-19
Kassaldo                                                    78              580
Banksaldi                                              823.575          967.929
Stand ultimo boekjaar                                  823.653          968.509
                                                                 27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Overlopende activa
Overlopende activa                      31-12-20       31-12-19
De van EU, Rijk en provincies nog te
ontvangen voorschotbedragen die
ontstaan door voorfinanciering op
specifieke uitkeringen:                          -              -
Overige nog te ontvangen bedragen, en
de vooruitbetaalde bedragen die ten
laste van volgende begrotingsjaren
komen:
Picturae mbt verhuur opslag + webwinkel        1.871         6.215
WSO-systeembeheer                              2.209        13.860
Gebruikersvereniging Ambachtsschool            6.927            -
Picturae opslag digitaal achief               80.537        74.567
Overige                                       19.216        13.287
Totaal                                       110.759       107.929
                                                     28
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>PASSIVA
Vaste Passiva
Eigen vermogen
Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:
                                                         31-12-2020 31-12-2019
Algemene reserve                                              66.453        64.547
Bestemmingsreserves                                          238.190       222.181
Resultaat na bestemming                                      134.067       135.206
Totaal                                                       438.710       421.933
Het verloop van de reserves wordt in onderstaand overzicht weergegeven:
                                                                                     Onttrekkingen
                                                                                           uit        Bestemming
                                                                                     bestemmings-       resultaat
Reserves                                                 31-12-2019 Toevoeging           reserve     vorig boekjaar 31-12-2020
Algemene reserve                                              64.547                                           1.907        66.453
Bestemmingsreserves:
- Huisvesting Bergerweg                                       49.036                         16.344                         32.692
- Digitalisering                                              55.498                                                        55.498
- Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten                117.647                                          32.353      150.000
Totaal                                                       286.727              -          16.344           34.260      304.643
In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 1 juli 2020 is de programmaverantwoording over 2019 vastgesteld, waarbij is
bepaald dat de Algemene Reserve wordt aangevuld tot het maximum van 2,5% van het kostennniveau, waarbij de
Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie aanvullende diensten aangevuld wordt tot € 150.000 en waarbij de rest van het
positieve saldo (€ 100.946) terugbetaald wordt aan de deelnemende gemeenten. In 2020 is de Bestemmingsreserve Huisvesting
Bergerweg verder verminderd met het jaarlijkse bedrag dat bij de vorming van de reserve bepaald is ter dekking van de
afschrijvingen op een deel van de investeringen. Het is in 2020 niet nodig gebleken om uit de reserve digitalisering te putten om
de kosten voor het E-depot te dekken. Onttrekking uit de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten is in
de toekomst mogelijk voor het dekken van de tijdelijke gevolgen van het wegvallen van opbrengsten voor aanvullende diensten
totdat deze gevolgen in de reguliere begroting opgevangen kunnen worden.
Vlottende passiva
Netto-vlottende schulden met een rentetypische
looptijd korter dan één jaar
                                                         31-12-2020 31-12-2019
Aflossing lening BNG                                                -             -
Overige schulden < 1 jaar                                     52.723        71.632
Totaal                                                        52.723        71.632
De overige schulden zijn in 2019 € 16.191 lager dan in de jaarrekening van 2019. In verband met een onjuistheid in de
rubricering in 2019 is in de vergelijkende cijfers over dat jaar € 16.191 onder de overlopende passiva opgenomen.
Overlopende passiva
De van Europese en Nederlandse overheids-                31-12-2020 31-12-2019
lichamen ontvangen voorschotbedragen voor
uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die
dienen ter dekking van lasten van volgende
begrotingsjaren.
Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten                 640.562       619.818
Totaal                                                       640.562       619.818
                                                                  29
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn            31-12-2020 31-12-2019
opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar
tot betaling komen:
Belastingdienst-Loonbelasting dec '20 ('19)                   97.544        88.294
Belastingdienst-Omzetbelasting dec '20 ('19)                  57.869        36.672
Belastingdienst-VpB stelpost                                                22.207
Te betalen pensioenverplichtingen                             18.003        16.191
Te betalen salarisverplichtingen                              59.250        59.191
Te betalen accountantskosten                                   5.861         5.728
Te betalen Duif Schilderbedrijf                                              5.000
Project Videotulen                                             4.233        14.433
Te betalen inzake E-depot                                      5.000        14.784
Te betalen Hoogduin mbt digitalisering                        11.307
Diversen                                                       5.657        22.473
Totaal                                                       264.724       284.972
De overige schulden zijn in 2019 € 16.191 lager dan in de jaarrekening van 2019. In verband met een onjuistheid in de
rubricering in 2019 is in de vergelijkende cijfers over dat jaar € 16.191 onder de overlopende passiva opgenomen.
                                                                  30
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>2.3.3   Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen
Voor de huisvesting van het Regionaal Archief aan de Bergerweg zijn twee contracten
afgesloten. De huurverplichtingen voor het hoofdgebouw bedragen € 223.458 voor 2021. Het
huurcontract hiervoor is afgesloten tot 12 december 2030. Voor het depot is voor 2021
€ 535.030 verschuldigd. Dit contract heeft een looptijd tot 31 mei 2033.
2.3.4   Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen
In het voorjaar van 2020 is ons land getroffen door een uitbraak van het COVID-19 virus
(Corona). Als gevolg hiervan zijn de voorzieningen voor de inwoners gesloten en is de
dienstverlening op kantoor tot een minimum beperkt. Het is niet de verwachting dat deze
ontwikkeling omvangrijke negatieve financiële of organisatorische gevolgen heeft voor het
jaar 2021 en het is te vroeg om op het moment van opstellen van deze verantwoording, de
effecten op langere termijn in te schatten.
                                              31
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>2.3.5    Toelichting op de programmarekening
Baten:                                        Realisatie 2019      Begroting 2020         Realisatie 2020
Verrichte diensten                                      324.779             150.241                189.281
Gemeentelijke bijdragen                               2.404.965           2.479.259              2.479.271
Incidentele baten                                        47.295                  -                  47.094
Totaal baten                                          2.777.039           2.629.500              2.715.646
Lasten:                                       Realisatie 2019      Begroting 2020         Realisatie 2020
Salarissen                                            1.138.876           1.291.373              1.278.258
Overige personele lasten                                 22.762              34.416                 17.920
Personeel van derden                                    187.973             106.005                119.254
Kapitaallasten                                           84.055              59.303                 65.970
Huisvestingskosten                                      861.498             851.192                821.795
Kosten automatisering                                   147.543             145.000                121.764
Digitalisering                                           59.714              25.000                 36.403
Materiële kosten                                         93.078              53.704                 54.396
Directe productkosten                                    62.677             126.072                 82.164
Totaal lasten                                         2.658.177           2.692.065              2.597.923
Saldo van baten en lasten                               118.862              62.566-               117.723
Toevoeging reserves                                          -                   -                       -
Onttrekking reserves                                     16.344              62.566                 16.344
Mutatie reserves                                         16.344-             62.566-                16.344-
Resultaat                                               135.206                  -                 134.067
Het positieve resultaat over 2020 heeft als voornaamste oorzaken hoger dan begrote opbrengsten van
verhuurde opslagcapaciteit alsmede een positieve afrekening van energielasten van het depotgebouw
over de afgelopen periode. Ook is de stelpost voor het betalen van Vennootschapsbelasting vrijgevallen
omdat geconstateerd is dat het Regionaal Archief geen fiscale winst op belaste prestaties realiseert. Er
zijn eveens lagere lasten te zien m.b.t. automatisering en i.v.m. het E-depot. In totaal is een positief
resultaat van € 134.067 gerealiseerd
                                                    32
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>Analyse van het resultaat
BATEN
Verrichte diensten
                                             Realisatie 2019      Begroting 2020      Realisatie 2020
Verrichte diensten                                     324.779              150.241            189.281
Zoals verwacht zijn de opbrengsten van verrichte diensten in 2020 aanzienlijk gedaald omdat er een
omvangrijk contract is opgezegd. Door enige hoger dan begrote opbrengsten op andere onderdelen
van de dienstverlening, is de terugval ten opzichte van de begroting nog enigszins meegevallen.
Gemeentelijke bijdragen
                                             Realisatie 2019      Begroting 2020      Realisatie 2020
Gemeentelijke bijdragen                              2.404.965            2.479.259          2.479.271
Incidentele baten
                                             Realisatie 2019      Begroting 2020      Realisatie 2020
Incidentele baten                                       47.295                    0             47.094
In 2020 is wederom een positieve afrekening van energielasten (ditmaal over 2019) ontvangen. Ook is
de stelpost voor de verplichtingen in het kader van de Vennootschapsbelasting weer vrijgevallen omdat
duidelijk is geworden dat het Regionaal Archief over haar dienstverlening per saldo geen
Vennootschapsbelasting hoeft af te dragen. Het fiscale resultaat is hiervoor onvoldoende.
LASTEN
Personeelskosten
                                             Realisatie 2019      Begroting 2020      Realisatie 2020
Salarissen                                           1.138.876            1.291.373          1.278.258
Overige personele lasten                                22.762               34.416             17.920
Totaal Personeelskosten                              1.161.638            1.325.789          1.296.177
Onder de post salarissen worden de salariskosten en de sociale lasten van de medewerkers van het
Regionaal Archief verantwoord. Onder salariskosten wordt het bruto bedrag van de aan het boekjaar
toe te rekenen lonen verstaan, vermeerderd met de sociale lasten, de uitbetaalde vakantiegeldrechten
en de uitbetaalde eindejaarsuitkering. De sociale lasten betreffen de ter zake van de
werknemersverzekeringen verschuldigde werkgeverslasten, evenals het werkgeversaandeel in de
pensioenvoorziening. De overige personele lasten zijn kosten van personeelsvoorzieningen,
reiskostenvergoedingen en overige personeelskosten. De gerealiseerde personeelskosten zijn in 2020
2,2% lager dan in de begroting, met name als gevolg van lager dan begrote reis- en opleidingskosten.
De ingevulde formatie is iets lager dan begroot.
                                                    33
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>Personeel van derden
                                             Realisatie 2019       Begroting 2020      Realisatie 2020
Personeel van derden                                   187.973             106.005              119.254
De kosten van inhuur van extern personeel zijn licht hoger dan begroot maar aanzienlijk lager dan in
2019.Er is iets meer ingehuurd, met nameomdat de ingevulde formatie niet volledig is geweest.
Kapitaallasten
                                             Realisatie 2019       Begroting 2020      Realisatie 2020
Afschrijvingen investeringen                             84.055             59.303               65.970
In 2019 is een (tweedehands) scanner gekocht ten behoeve van het eenvoudiger en sneller
digitalisering van documenten. De investering hierin (€ 19.500) wordt over de resterende economische
levensduur verdeeld. De afschrijvingstermijn van de aanwezige activa bedraagt eveneens maximaal de
economische levensduur. Deze lasten waren niet in de begroting 2020 opgenomen.
Huisvestingskosten
                                             Realisatie 2019       Begroting 2020      Realisatie 2020
Bergerweg 1                                            861.498             851.192              821.795
Totaal Huisvestingskosten                              861.498             851.192              821.795
De huisvestingslasten zijn in 2020 door het doorwerken van lagere energielasten over eerdere jaren
nog wat gedaald. Dit zal deels een structureel effect zijn maar nieuwe kostenstijgingen in de
energiemarkt zullen dit effect op termijn weer verminderen.
Kosten automatisering
                                             Realisatie 2019       Begroting 2020      Realisatie 2020
Kosten automatisering                                  147.543             145.000              121.764
De kosten voor automatisering zijn wat lager dan begroot, met name omdat de voorziene upgrade van
de website al in 2019 is doorgevoerd.
Digitalisering
                                             Realisatie 2019       Begroting 2020      Realisatie 2020
Digitalisering                                           59.714             25.000               36.403
Na enkele jaren van weinig kosten is hier in de afgelopen jaren meer aandacht voor geweest en zijn er
dus meer kosten voor gemaakt.
                                                   34
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>Materiële kosten
Specificatie materiële kosten                Realisatie 2019       Begroting 2020   Realisatie 2020
Aanschaf meubilair                                        4.952               2.500             6.078
PR en voorlichting                                        4.384               2.500             2.236
Kantoorbehoeften                                          4.281               4.500             5.986
Frankeerkosten                                            4.761               5.000             4.151
Telefoonkosten                                              377               1.250                715
Representatiekosten                                       2.590               5.000             4.135
Onderhoud kantoormachines                                 1.123               1.250             1.500
Accountantskosten                                         9.528               9.704             9.813
Bedrijfsgezondheidszorg                                   1.973               2.750             2.366
Verzekeringen                                             4.796               2.500             3.796
Kosten kopiëren                                             137                 500                  33
Huur externe ruimte                                         -                   -                  -
Lasten voorgaand boekjaar                                 5.904                 -               2.428
Overige kosten                                          48.273               16.250            11.160
Totaal Materiële kosten                                 93.078               53.704            54.396
Deze kosten komen overeen met de begroting en zijn minder dan in 2019 omdat destijds minder
frequente zaken zijn uitgevoerd (verhuizing van een deel van het archief en
onderhoudswerkzaamheden).
Directe productkosten
Specificatie
directe productkosten                        Realisatie 2019       Begroting 2020   Realisatie 2020
Aanschaf bibliotheek                                      4.372               4.000             3.874
Aanschaf atlas                                            1.442               3.500             1.000
Restauratie                                               4.160               5.000            14.503
Conservering                                              5.635               5.000             2.495
Abonnementen en tijdschriften                             4.880               6.750             6.088
Film                                                        575               2.500             1.514
Kosten E-depot                                          35.509               85.122            39.050
Educatie                                                    814               4.200                439
Druk-/bindwerk                                            1.921               3.000             7.992
Contributies/DIVA                                         3.368               7.000             5.209
Totaal Directe productkosten                            62.677              126.072            82.164
De kosten van het E-depot zijn lager dan begroot. De inhuur is lager geweest en de kosten zijn met
name door eigen medewerkers en in de automatisering veroorzaakt. Het onderdeel E-depot neemt een
steeds normalere plek in in de reguliere bedrijfsvoering zodat overwogen wordt om aparte
zichtbaarheid hiervan in de exploitatie achterwege te laten in de toekomst.
                                                   35
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>2.3.6      Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)
In het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector, is
het Regionaal Historisch Centrum gehouden de namen en salarisgegevens van de
topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen.
Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur.
Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd. Voor de leden van het bestuur geldt
geen feitelijk dienstverband. Inzet geschiedt vanuit de functie bij de deelnemende gemeente.
Overzicht leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen
zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
   bedragen x € 1                                                    P. Pos t
                                                              Directeur + secretaris
   Func tiegegevens
                                                                     AB en DB
   Aanvang en einde functievervulling in 2020                     01/01 – 31/12
   Deeltijdfactor in fte                                                        1,00
   (Fictieve) dienstbetrekking                                           ja
   Bezoldiging
   Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen                            118.305
   Beloningen betaalbaar op termijn                                           20.288
   Subtotaal                                                                138.593
   Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum                            201.000
    -/- Onverschuldigd betaald bedrag                                             -
   Totale bezoldiging 2020                                                 138.593
 Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan              N.v.t.
   Gegevens 2019
   Aanvang en einde functievervulling in 2019                     01/12 – 31/12
   Deeltijdfactor 2019 in fte                                                   1,00
   Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen                            114.264
   Beloningen betaalbaar op termijn                                           19.413
   Totale bezoldiging 2019                                                 133.677
De functie van directeur/secretaris (in dienst per 1-1-2007) is op basis van functiezwaarte en
verantwoordelijkheden, conform de hiervoor gehanteerde uitgangspunten, gewaardeerd in
functieschaal 14. Op basis van deze inschaling is de brutobeloning (dus inclusief alle
werknemers- en werkgeverslasten) over 2019 € 118.305 voor een dienstverband van 40 uur
(1,11 fte waar in het vastgestelde model maximaal 1,00 fte ingevuld mag worden). Beloningen
betaalbaar op termijn (pensioenlasten) bedragen in 2020 € 20.288. Dit maakt het totaalbedrag
over 2020 € 138.593. Deze bedragen blijven dus ruim onder het in de wet WNT genoemde
maximum van € 201.000 voor 2020.
                                                          36
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>Overzicht topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder
 Topfunctionaris                         Rol in bestuur                Functie
                                         voorzitter AB en DB van
 dhr. P.M. Bruinooge                     1-1-2020 t/m 30-09-2020       burgemeester Alkmaar
                                         voorzitter AB en DB van
 dhr. E.G.M. Roemer                      1-10-2020 t/m 31-12-2020      waarnemend burgemeester Alkmaar
 dhr. E. Bekkering                       lid AB                        wethouder Bergen
 dhr. A. Mans                            lid AB                        burgemeester Castricum
 dhr. R. Duijnker                        lid AB                        wethouder Den Helder
 dhr. B.J.N. Fintelman                   lid AB                        wethouder Heerhugowaard
 dhr. T.J. Romeyn                        lid AB                        burgemeester Heiloo
 mw. R.A. van Dam                        lid AB                        burgemeester Hollands Kroon
 dhr. J. Nieuwenhuizen                   lid AB en DB                  wethouder Langedijk
 mw. M.J.P. van Kampen-Nouwen vice-voorzitter AB en DB                 burgemeester Schagen
 dhr. M.C. Uitdehaag                     lid AB                        burgemeester Texel
                                                        37
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>3. Controleverklaring
                      38
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>39</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>40</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>BIJLAGEN
    41
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>BIJLAGE 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2020
                                   Aantal inwoners
Gemeente                               1-1-2019      Gemeentelijke bijdrage
Alkmaar                                      108.558              1.000.923
Bergen                                        29.974                134.592
Castricum                                     35.772                160.616
Den Helder                                    55.604                249.662
Heerhugowaard                                 56.742                217.897
Heiloo                                        23.464                105.353
Hollands Kroon                                47.815                214.694
Langedijk                                     27.992                125.684
Schagen                                       46.553                209.018
Texel                                         13.547                  60.831
Totalen                                      446.021              2.479.271
                                        42
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>BIJLAGE 2 Overzicht baten en lasten per taakveld 2020
Met de wijziging van de BBV-verslaggevingsvoorschriften zijn Gemeenschappelijke
Regelingen als het RHCA m.i.v. 2018 verplicht in de programmabegroting een overzicht op te
nemen van baten en lasten per te onderscheiden taakveld, alsmede inzicht in de gemeentelijke
bijdrage per onderscheiden taakveld. In onderstaand overzicht zijn deze gegevens
opgenomen.
                                                                            Gemeentelijke
Taakveld                           Lasten      Baten        Saldo           bijdrage
0.1 Bestuur                              9.813         -         -9.813                  -
0.4 Overhead                           441.151       5.782    -435.369                   -
0.5 Treasury                               -           -            -                    -
0.10 Mutaties reserves                     -        16.344      16.344                   -
5.4 Musea                            2.146.958   2.709.864     562.906             2.479.271
                            totaal  2.597.923   2.731.990      134.067            2.479.271
Overigens kan de bijdrage aan het Regionaal Archief bij de gemeenten in het geheel
opgenomen worden onder taakveld 5.4 Musea. Tot dit taakveld behoren activiteiten gericht op
het verwerven, behouden, wetenschappelijk onderzoeken en presenteren van kunst en
cultuur:
    •   Musea, exposities
    •   Archeologie, heemkunde
    •   Historische archieven.
                                             43
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>