<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Programmabegroting 2022</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>INHOUDSOPGAVE
                                                                    PAGINA
Inleiding en besluitvorming                                              3
1. Programma Regionaal Archief                                           4
     1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens)                          4
     1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling)                5
     1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen)                                10
     1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2022                         11
2. Paragrafen                                                           12
     2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing                         12
     2.2 Bedrijfsvoering                                                13
     2.3 Beleidsindicatoren                                             14
     2.4 Onderhoud kapitaalgoederen                                     15
     2.5 Financiering                                                   15
     2.6 Overzicht overhead                                             18
     2.7 Verbonden partijen                                             18
3. Financiële begroting                                                 19
     3.1 Financiële begroting 2022                                      19
     3.2 Meerjarenperspectief                                           20
Bijlagen
Ia Financiële kaders en uitgangspunten                                  21
Ib Bijdrage per gemeente                                                21
II Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar     22
                                              2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>INLEIDING EN BESLUITVORMING
Hierbij bieden wij u de programmabegroting 2022 en het meerjarenperspectief tot en met 2025 van
het Regionaal Archief / Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) aan. Deze begroting is
gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten en
opgesteld op basis van het Beleidsplan 2019-2022. Daarbij is zoveel als mogelijk rekening gehouden
met de door de Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord voorgestelde
indeling van de begroting.
De ramingen uit de voorgaande programmabegroting zijn als uitgangspunt genomen en opnieuw
beoordeeld. Hierbij is rekening is gehouden met een indexering conform de kennisgeving vanuit de
Regietafel. In deze begroting zijn de meest recente inzichten gebruikt van begin 2021. De
belangrijkste hiervan zijn de realisatie over 2020, de ontwikkelingen op het gebied van aanvullende
opbrengsten en veranderingen als gevolg van wetswijzigingen.
Conform het beleidsplan zullen in 2022, naast het voortzetten van de reguliere taken, twee thema’s
extra aandacht krijgen: het duurzaam bewaren van de digitale overheidsinformatie in het e-depot en
het vergroten van de digitale dienstverlening aan burger en aangesloten overheden. Het project E-
depot verloopt volgens planning en het streven is om binnen enkele jaren alle bij de GR aangesloten
overheden hierop aan te sluiten. Voor de digitale dienstverlening zullen bestaande producten (zoals
‘digitaliseren op verzoek’, het geschiedenislokaal en ‘Transkribus’) verder ontwikkeld worden. Hierbij
zal ook de dienstverlening via het digitale ‘E-loket bouwdossiers’ meegenomen worden.
Andere punten die in deze begroting terug te vinden zijn, zijn onder meer het uitvoeren van de
overige wettelijke taken: advies- en inspectietaak, beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in
de Archiefwet 1995. Ook het digitaliseringsbeleid, waarmee meer bronnen gedigitaliseerd worden
en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger zal aandacht blijven krijgen, evenals het
via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de
aandacht van het brede publiek brengen.
Het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar;
gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 7 april 2021,
besluit:
vast te stellen de Begroting 2022 en het Meerjarenperspectief 2023-2025.
Alkmaar,
E. Roemer, voorzitter                               P. Post, directeur/secretaris
                                                      3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>1.       Programma Regionaal Archief
1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens)
Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling
die wordt gevormd door 10 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den
Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief
voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten
van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een
bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers beheert het Regionaal Archief een
groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio.
Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee
een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren.
Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en
het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de
geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van
archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de
overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor
iedere burger openbaar.
Missie
Het Regionaal Archief Alkmaar maakt het mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk om de
geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon,
Langedijk, Schagen en Texel te leren kennen. Voor de aangesloten overheidsorganisaties is het
Regionaal Archief een professionele partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig
betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en
democratische controle.
Kerntaken
Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken
uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995. Dat bestaat uit het toezicht op de niet overgebrachte
archieven (inspectie), de wettelijke adviestaak, het toezien op en begeleiden van het overbrengen van
archieven, het behoud en beheer van de in de archiefbewaarplaats bewaarde archieven en het
beschikbaar stellen van deze archieven zodat iedereen deze archieven kan raadplegen.
Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook de opdracht tot het stimuleren van de
lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke
collectie bronnenmateriaal op dit gebied.
Dit komt neer op de volgende taken:
- management en ondersteuning;
- acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal;
- analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een
    veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen);
- opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot;
- conserveren en restaureren van de archivalia en collecties;
- in stand houden, uitbreiden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een
    topografisch-historische atlas;
- het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet
    overgebrachte archief;
- het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking
    komende archieven;
- beschikbaar stellen van informatie op de studiezaal;
- beschikbaar stellen van informatie via de website en de social media;
- educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen;
- bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking
    aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen.
                                                     4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling)
Visie1
De strategische doelstelling is bepalend voor de keuzes die het Regionaal Archief Alkmaar de
komende jaren maakt. De collectie van het Regionaal Archief is een publiek goed. Iedereen moet daar
zijn voordeel mee kunnen doen. Van de bestuurders en ambtenaren tot de inwoners. Van
onderzoekers tot ontwikkelaars van digitale datatoepassingen. Daarbij gaat het niet alleen om de
actuele behoeften van mensen nu. Het draait evenzeer om de behoeften van mensen die zich in de
toekomst om welke reden dan ook bezighouden met het verre en het nabije verleden van de dorpen
en steden in het werkgebied van het Regionaal Archief.
We maken onderscheid tussen gebruikers (mensen die het Regionaal Archief en zijn collectie actief
gebruiken voor werk, studie en school, onderzoek en/of plezier) en publiek (mensen die passief gebruik
maken van het Regionaal Archief, bijvoorbeeld als bezoeker van een rondleiding of lezing).
De belangrijkste tactische doelstelling is dat de integriteit, authenticiteit, bruikbaarheid en
representativiteit van de collectie tot in lengte van jaren gegarandeerd moeten zijn. Alleen dan houdt
de collectie zijn waarde als bron van bewijs ten behoeve van democratische controle en onderzoek.
Daarin ligt het bestaansrecht en de toegevoegde waarde van een archiefinstelling ten opzichte van
andere informatiedienstverleners en dit is de kern van de wettelijke taak van het Regionaal Archief. In
tijden van nepnieuws en gemakkelijk te manipuleren digitale informatie is deze doelstelling belangrijker
dan ooit. Tegelijkertijd vergt deze doelstelling ook meer aandacht en inspanning dan in het verleden.
Het voor lange tijd zekerstellen van de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van digitale informatie is
een kennis- en kapitaalintensieve opgave.
De tevredenheid en de zelfredzaamheid van de gebruikers leggen ook veel gewicht in de schaal. Die
twee gaan hand in hand. Voor 21e-eeuwers in het algemeen en voor de generaties van de digital
natives in het bijzonder geldt, dat ze producten en diensten willen die ze zelfstandig kunnen gebruiken
op het moment en op de plek die hen het beste uitkomt.
Het Regionaal Archief treedt actief naar buiten via een breed scala aan media en laagdrempelige
activiteiten voor uiteenlopende doelgroepen. Dat draagt bij aan een goed maatschappelijk rendement
van de wettelijke taken en de collectie van het Regionaal Archief. Het geldt ook voor educatie, zowel
voor jongeren als ouderen: als je niet weet wat archief is, wat je erin kunt vinden en hoe je dat moet
zoeken, dan kun je er ook niet mee aan de slag.
Deze doelstelling krijgt niet de hoogste prioriteit. Dat wil niet zeggen dat er weinig belang aan gehecht
wordt. De keuze is vooral ingegeven door de constatering dat we dit de afgelopen jaren al heel goed
hebben neergezet en dat we op dit vlak vooral moeten doorgaan op de ingeslagen (digitale) weg.
doelstellingen waar te kunnen maken.
Financiële situatie
Een groot deel van de kosten voor het Regionaal Archief behoren tot de huisvestings- en personele
lasten (ruim 80%) in de begroting. Het grote aandeel van de huisvestingslasten wordt veroorzaakt door
de relatief nieuwe huisvesting, waarbij voor het archiefdepot rekening is gehouden met de te
verwachten instroom van archieven voor de komende decennia. De grootte van de verwachte instroom
wordt regelmatig gemonitord. Daarnaast is rekening gehouden met een gestage instroom van
particuliere archieven.
Bij de oplevering was nog niet alle ruimte in het depot in gebruik voor de eigen archieven. Daarom is
in de afgelopen jaren een deel van de depotruimte verhuurd aan derden. Met deze inkomsten konden
de huisvestingslasten gedempt worden. Hierdoor hoefden de gemeenten de afgelopen jaren niet de
volledige huisvestingslasten te dragen. De inkomsten hiervan waren extra hoog omdat een collega-
1
  Zoals verwoord in: Tijdreizen. Beleidsplan Regionaal Archief Alkmaar, 2019-2022.
                                                         5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>archiefdienst voor een aantal jaren enkele kilometers depotruimte huurde. In 2019 kwam hier een
einde aan toen zij zelf de beschikking kregen over een nieuw depot.
Een deel van de toen beschikbaar gekomen ruimte is inmiddels weer ingenomen, onder meer door de
(vervroegde) overbrenging van archieven van aangesloten gemeenten. Daarnaast is er een verkorting
van de overbrengingstermijn (van 20 naar 10 jaar) aangekondigd. Hierdoor wordt minder ruimte
(langdurig) beschikbaar voor eventuele nieuwe huurders.
Bij het opstellen van eerdere begrotingen is al rekening gehouden met deze inkomstendaling die
ongeveer € 150.000 bedraagt. Voor 2022 resteert hiervan nog slechts een tekort van € 50.000. In
eerdere plannen was al aangegeven dat dit tekort uit de hiervoor in het leven geroepen
Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten aangevuld kon worden. Deze
reserve loopt tot en met 2022. Het restant van de vermindering van baten wordt structureel
opgevangen door het gelijktrekken van de gemeentelijke bijdrage van de fusiegemeente Dijk & Waard
aan de bijdrage van de overige gemeenten (exclusief Alkmaar).
In 2023 is een structurele verlaging van de afschrijvingslasten2 een feit, waardoor het structurele tekort
nog slechts € 20.000 bedraagt. Hiermee is in enige jaren de inkomstendaling van € 150.000 binnen
de reguliere begroting gereduceerd tot een structureel tekort van € 20.000. Dit bedrag is vanaf 2023
als tekort opgenomen. Om de exploitatie op termijn sluitend te maken is waarschijnlijk een aanvulling
van de gemeentelijke bijdragen voor dat bedrag noodzakelijk maar gepoogd wordt om dit in de
reguliere begroting op te kunnen vangen. Bij het opstellen van latere begrotingen, zal hier meer zicht
op ontstaan.
Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer
  Op grond van de Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van
  overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de niet-
  overgebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen.
  Dit met de volgende doeleinden:
  - bewijs en geheugen voor overheid en burger;
  - tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats;
  - geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed.
De acquisitie van particuliere archieven zal voortgezet worden zoals verwoord in het beleidsplan. Extra
aandacht wordt gegeven aan de acquisitie van archieven en collecties uit die gemeenten die nog niet
zo lang aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling.
Kengetallen/indicaties                                                 werkelijk          begroot           begroot
                                                                            2020             2021              2022
Archieven (in m1):
-       overgebrachte archieven gemeenten                                     615              200               300
-       aanwinsten overige archieven                                          131               50                50
Wetenschappelijke bibliotheek:
-       aantal aanwinsten (titels)                                            358              350               350
-       aantal beschrijvingen (titels)                                        479              600               500
Topografisch-historische atlas:
-       aantal aanwinsten (collecties)                                         79               60                70
-       aantal beschrijvingen                                              7.177            5.000             6.000
Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1)
Archieven & Collecties RAA                                                12.800           12.400            13.200
Hoogheemraadschap Noorderkwartier                                             818              825               825
Verhuur derden                                                             2.300            2.400             2.400
        Totaal                                                            15.307m1         14.825m1          16.425m1
2
  Dit betreft met name de afschrijving van de depotkasten, die in 10 jaar afgeschreven moeten worden, maar een veel langere
levensduur hebben.
                                                                 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Digitaal depot (e-depot)
Als gevolg van de snelle ontwikkelingen op het gebied van de automatisering wordt het Regionaal
Archief geconfronteerd met de overdracht van digitale bestanden vanuit de gemeenten. Om dit
mogelijk te maken is een ‘digitaal depot’ (e-depot, een voorziening om digitale informatie langdurig te
bewaren) beschikbaar dat voldoet aan de hieraan gestelde wettelijke eisen.
In 2022 zijn de meeste gemeenten aangesloten op het e-depot en zijn procedures ontwikkeld om de
overdracht van de informatie en de raadpleging ervan zo goed mogelijk te laten verlopen.
Zoals besloten door het Algemeen Bestuur zullen de kosten voor het aantal gebruikte Terabyte aan
opslag vooralsnog doorberekend worden aan de betreffende gemeenten. Dit omdat de gemeenten
met verschillende snelheden bestanden zullen gaan plaatsen in het e-depot. Daaronder zal zich ook
veel archief bevinden dat ‘vervroegd’ wordt overgebracht, dus voordat de wettelijke termijn van 20 jaar
(binnenkort waarschijnlijk 10 jaar) verstreken is. Om de hoeveelheden over te brengen informatie, en
daarmee ook de bijbehorende extra werkzaamheden en kosten, in te kunnen schatten, voert het
Regionaal Archief regelmatig de Monitor Digitale Informatie uit. Hiermee wordt tevens zicht verkregen
op andere bepalende gegevens, zoals gebruikte opslagformaten, gebruikte applicaties en waar de
prioriteiten voor overbrenging liggen.
Voor de gemeenten zelf zijn daarnaast kosten te verwachten voor bijvoorbeeld de (indien nodig)
aanpassing van systemen en data om aansluiting op het e-depot mogelijk te maken (zoals
invoering/mapping TMLO/MDTO, standaard koppelingen etc.). Hoe meer de organisatie deze zaken
al voor elkaar heeft en werkt volgens de (mede door de VNG gehanteerde) landelijke normen en
standaarden, hoe makkelijker (en met minder kosten) de aansluiting uit te voeren is.
Voor het Regionaal Archief betekent de ontwikkeling van het e-depot dat er continu aandacht moet
zijn voor de ontwikkeling van de aanwezige kennis en competenties. Dit voor zaken als het verder
ontwikkelen van het e-depot en het adviseren en begeleiden van de gemeentelijke administraties die
gaan aansluiten. Daarnaast zal er extra werk ontstaan door taken rond het duurzaam beheer en het
beschikbaar stellen van de informatie aan burgers en ambtenaren.
Inspectie
Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de
deelnemende gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht (art. 32, Archiefwet 1995). Om deze
wettelijke toezichttaak goed uit te kunnen voeren heeft het Regionaal Archief twee archiefinspecteurs
in dienst.
De inspectietaak is de afgelopen jaren ingewikkelder en omvattender geworden, onder meer door de
toenemende digitalisering, verschillende fusieprocessen in de regio en samenwerkingsvormen tussen
gemeenten. Daarnaast kwam er door gewijzigde regelgeving voor de gemeenten de verplichting tot
invoering van twee nieuwe instrumenten: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg
(SIO). Het SIO is een structureel overleg dat tot taak heeft de besluitvorming op het gebied van de
informatiehuishouding voor te bereiden en te regisseren.
Hotspots zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die hebben geleid tot opvallende of
intensieve interactie tussen overheid en burgers, of burgers onderling. Veelal betreft dit zaken die veel
maatschappelijke onrust hebben veroorzaakt, zoals de coronacrisis. Als de hotspots zijn vastgesteld,
wordt bekeken of er archiefstukken uitgezonderd dienen te worden van vernietiging. Voor het
Regionaal Archief kan een dergelijke aanwijzing ook aanleiding zijn om particuliere archieven die
hierop betrekking hebben te acquireren.
                                                    7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers
  Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet
  daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan.
  Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen.
De toename van de bronnen die via internet te raadplegen zijn, de inzet van social media en de digitale
dienstverlening in het algemeen, heeft de afgelopen jaren geleid tot een toename van de raadpleging
van de website en van onze bronnen die via andere webportalen raadpleegbaar zijn. De website zal
in 2021-2022 aangepast moeten worden aan de nieuwe ontwikkelingen, met name de release van een
nieuwe versie van het systeem waarmee we onze bronnen aan het publiek presenteren en
doorzoekbaar maken.
Het beleid om de historie en historische gebeurtenissen van de regio middels de diverse
communicatiekanalen onder de aandacht van het publiek te brengen zal voortgezet worden. Een groot
deel van de communicatie met het publiek loopt inmiddels al via kanalen als Facebook, Youtube,
Twitter en Instagram en nieuwsbrieven. Daarnaast blijft het Regionaal Archief gebruik maken van de
al langer bestaande kanalen, zoals de artikelenreeks ‘Dat was toen’, die wekelijks verschijnt in de
Alkmaarsche Courant. Ook werkt het Regionaal Archief actief mee aan het uitgeven van boeken en
andere producten, zoals ansichtkaarten, reproducties van oude land- en stadskaarten en het verlenen
van medewerking aan publicaties van derden.
Educatie vormt een belangrijk onderdeel van de activiteiten. Een groot aantal leerlingen van de
basisschool komt met de klas naar het archief, terwijl de vraag vanuit het middelbaar onderwijs ook
toeneemt. Om ook de leerlingen van scholen die verder van het archiefgebouw af liggen de
mogelijkheid te geven te werken met historische bronnen uit hun eigen omgeving, wordt gewerkt aan
de uitbreiding van het aantal bronnen op het ‘Geschiedenislokaal’ op de website. Dit is een ‘online
bronnenbox’ waarmee scholen uit het hele werkgebied bereikt kunnen worden, opgezet in overleg met
diverse docenten. Alhoewel het voor iedereen een interessante ingang kan zijn, is de primaire
doelgroep de onderbouw van het middelbaar onderwijs.
Het stimuleren van het bezoek (en onderzoek) van studenten van vervolgopleidingen is een extra
aandachtspunt. Op individuele basis komen universitaire studenten uit het hele land naar het archief
om onderzoek te verrichten voor hun stage of afstudeerscriptie. Ook worden werkgroepen ontvangen
die in het kader van hun collegereeks een rondleiding krijgen of ter plekke onderzoek verrichten.
Daarnaast geven wij cursussen en workshops aan de buitenschoolse doelgroepen, zowel in ons eigen
gebouw, online en op locatie in de regio. Met het geven van deze cursussen wordt de zelfredzaamheid
van de bezoekers vergroot, waardoor de werkdruk op de studiezaal afneemt. Immers, nieuwe en
onervaren bezoekers vragen meer aandacht, evenals de klanten die moeite hebben met het
raadplegen van online catalogi.
Door middel van de scholing, de begeleiding van nieuwe doelgroepen en het organiseren van
activiteiten ontwikkelt het Regionaal Archief zich tot een ‘historische werkplaats’, waar mensen
onderzoek doen, nieuwe vaardigheden leren, samenwerken, onderzoeksresultaten beschikbaar
stellen, meehelpen met het toegankelijk maken van bronnen en met het vervaardigen van
publieksproducten. Vooral het werk van de vrijwilligers blijft hierbij belangrijk.
In het laatste landelijke klanttevredenheidsonderzoeken (de zgn. ‘Kwaliteitsmonitor Dienstverlening
Archieven’, uitgaande van de branchevereniging van archiefinstellingen in Nederland scoorden wij in
2020 wederom bovengemiddeld: 8,3 tegenover 8,0 landelijk gemiddeld. Het streven is om ook de
volgende keer weer ‘bovengemiddeld’ te scoren.
                                                   8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Kerngegevens
Capaciteit van de studiezaal in m2                                                                            238
Maximum aantal bezoekers tegelijkertijd                                                                        46
Openstelling van de studie-leeszaal
       dagdelen                                                                                                 8
Kengetallen/indicaties                                           werkelijk            begroot             begroot
                                                                      2020               2021                2022
       Aantal bezoeken studiezaal                                    1.867              3.600               3.500
       Aantal bezoeken overig3                                       1.049              2.500               2.500
       Aantal paginaweergaven website                           4.427.786          3.800.000          4.500.000
       Aantal fans Facebook                                          4.813              4.900               4.950
       Aantal volgers Twitter                                        2.227              2.200               2.300
Digitalisering
Om de collectie beter (en via internet) toegankelijk te maken en de veel geraadpleegde stukken te
beschermen voor achteruitgang, zal de digitalisering van veel geraadpleegde collectieonderdelen
voortgezet worden. Mede door de coronacrisis hebben steeds meer mensen gebruik gemaakt van de
digitale bronnen op de website. De vraag naar digitale informatie zal in de toekomst blijven groeien,
dus blijven we ook in 2022 met name foto’s, kranten, historische tijdschriften en genealogische
bronnen digitaliseren. Daarnaast zal het ‘digitaliseren op verzoek’ (of ’scanning on demand’) steeds
verder groeien. Hiermee sluit het Regionaal Archief aan bij wensen van 21e- eeuwse archiefgebruikers,
die graag de archiefstukken en andere collectieonderdelen willen kunnen raadplegen op het moment
en de plek die hen het beste uitkomt. Hiermee verschuift de keuze voor de te digitaliseren objecten
van aanbodgericht naar vraaggericht. Daarnaast is het een versterking van de dienstverlening aan de
regio, omdat archiefgebruikers voor het raadplegen van de bronnen uit hun regio niet meer naar de
fysieke studiezaal in Alkmaar hoeven te komen.
Met het gratis toegankelijk stellen van deze informatie wordt uitvoering gegeven aan de verplichtingen
die de Wet hergebruik overheidsinformatie oplegt aan archiefdiensten.
Kengetallen/indicaties                                           werkelijk           begroot             begroot
                                                                      2020               2021               2022
Aantal pagina’s digitaliseren:
-      bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.)               5.739            25.000               25.000
-      atlas                                                         3.900              5.000               5.000
-      archieven                                                  167.000             50.000               75.000
Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening: samenwerking en regionalisering
Gestreefd wordt naar verbetering van de regionale samenwerking op het gebied van
informatievoorziening en –beheer en cultuurhistorisch beleid. Daartoe zijn er in de afgelopen jaren
diverse initiatieven ontplooid in samenwerking met verschillende erfgoedinstellingen, zoals historische
verenigingen, musea, bibliotheken en naburige archiefdiensten. Ook samenwerking op regionaal en
landelijk gebied in projecten als Metamorfoze, WieWasWie, Openarch.nl, Oorlogsbronnen.nl,
Charterbank NL, Delpher en Europeana dient hier vermeld te worden.
Verder zal zo veel mogelijk informatie beschikbaar gesteld worden als ‘open informatie’. Dit naar
aanleiding van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). Iedereen wordt zo in staat gesteld iets
met de informatie te doen het te gebruiken, ook voor commerciële doeleinden. Aangezien wij zeker
3
  Betreft bezoekers en/of deelnemers aan evenementen, cursussen/workshops, rondleidingen, leerlingen basisonderwijs en
  tentoonstellingen.
                                                             9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>moeten weten dat het echt om rechtenvrije informatie gaat, moet dit proces zorgvuldig uitgevoerd
worden.
De samenwerking met historische verenigingen en erfgoedinstellingen in het ontsluiten van de
bronnen wordt voortgezet. Door de regionale bronnen via het internet te ontsluiten, mede door de inzet
van vrijwilligers, is het mogelijk de historische informatie 24 uur per dag, 7 dagen per week,
beschikbaar te maken voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woon-
en/of geboorteplaats en –streek. Ook wordt hiermee het doel bereikt om een deel van de
geïnteresseerden actief te betrekken bij deze informatie door het opzetten van interactieve onderdelen
op de website. Vele vrijwilligers werken nu al met de invoermodules van het Regionaal Archief, zodat
ze op ieder moment vanaf huis kunnen inloggen en werken aan het toegankelijk maken van het
bronnenmateriaal.
In samenwerking met de historische verenigingen zijn de meeste tijdschriften en jaarboeken die de
historische verenigingen uitgeven, gedigitaliseerd en via de website van het Regionaal Archief
beschikbaar gesteld. Gestreefd wordt dit nog verder uit te breiden.
Daarnaast stelt het Regionaal Archief haar infrastructuur beschikbaar voor gebruik door de historische
verenigingen. Zij kunnen dan hun digitale en gedigitaliseerde collecties via de databases en website
van het Regionaal Archief op internet zetten. In de nieuwe website (2022) wordt de hiervoor
beschikbare voorziening verder uitgebouwd. Daar de meeste historische verenigingen niet beschikken
over een veilige en geklimatiseerde opslag bieden wij de mogelijkheid om kostbare en unieke
archiefstukken bij ons op te slaan. Dankzij deze samenwerking kan het materiaal voor de toekomst
veiliggesteld worden en wordt het bovendien voor een groot publiek bereikbaar.
Zo blijven wij de samenwerking met de historische verenigingen zoeken, en daar waar gewenst onze
kennis delen over beheer en ontsluiting van lokale collecties. En op onze beurt blijven wij graag gebruik
maken van de kennis van de lokale geschiedenis die bij de verenigingen aanwezig is. Hiermee kunnen
bronnen beter ontsloten worden en gerichter acquisitie uitgevoerd worden.
1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen)
Baten en lasten 2022 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
Totaal baten           € 2.809.772
Totaal lasten          € 2.375.115
Resultaat              € 434.657 positief
Als gevolg van de wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke
Regelingen, is de exploitatie verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma
wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven.
Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead en de onttrekkingen aan de
reserves, sluit de begroting met een saldo van € 0,-.
                                                   10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2022
 Ove rzicht b ate n e n laste n
 Be g ro ting 2022                                    Bate n       Laste n      Sald o
 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar                   2.809.772    2.375.115    434.657
 Algemene Dekkingsmiddelen
 Overhead                                                     -        480.162   -480.162
 Heffing VPB
 Bedrag onvoorzien
 Sald o van b ate n e n laste n                     2.809.772     2.855.277    -45.505
 Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves:
 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar                      45.505                  45.505
 Mutatie re se rve s                                   45.505            -      45.505
 Re sultaat                                         2.855.277     2.855.277         -
In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd
van de overhead. Het negatieve saldo op de begroting wordt deels gecompenseerd door de hiervoor
aanwezige bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg (€ 16.344). Het restant kan worden
onttrokken aan de Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten (die met dit doel
is gevormd uit het positieve resultaat over 2018).
                                                   11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>2.       Paragrafen
2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De financiële positie van RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. In het verleden is uit de
exploitatieoverschotten een algemene reserve gevormd om als buffer te dienen om schommelingen in
het resultaat op te vangen. Dergelijke schommelingen kunnen diverse redenen hebben, onder meer
door fluctuaties in de afname van opslag en bewaren van particuliere archieven of via onvoorziene
uitgaven. Daarnaast is het risico dat een aanvullende dienstverlening in het geheel niet meer wordt
afgenomen. In deze paragraaf zijn mogelijke risico’s belicht die niet cijfermatig in de begroting zijn
opgenomen.
Risico’s
Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen
Begin 2021 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële
huishouding van het Regionaal Historisch Centrum:
     1. Minder opbrengsten depotgebruik derden
     2. Meerkosten realisatie e-depotvoorziening
     3. Bezuinigingen door coronacrisis
Ad.1 Minder opbrengsten depotgebruik derden
Na het vertrek van de grootste huurder in 2019 resteert een aantal partijen die archief hebben
geplaatst. De kans dat een van hen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het
maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit
onderdeel van € 12.500 voldoende.
Ad. 2 Meerkosten realisatie e-depotvoorziening
Eventuele meerkosten voor het e-depot kunnen het gevolg zijn van een besluit van het Algemeen
Bestuur om extra wensen van de deelnemende gemeenten te honoreren, of van tegenvallende
investeringskosten. De kans dat een van deze risico’s zich voordoet, wordt eveneens laag ingeschat.
Uitgaande van 25% op een bedrag van € 100.000, stellen we het benodigde weerstandsvermogen op
€ 25.000.
Ad. 3 Bezuinigingen door coronacrisis
Bezuinigingen als gevolg van de coronacrisis zijn tot heden niet aangekondigd, maar het risico bestaat
dat afhankelijk van de verdere ontwikkelingen qua duur en ernst, er vanuit de overheid bezuinigingen
opgelegd worden. De mogelijkheid dat een bezuiniging van 5% (€ 130.000) op de gemeentelijke
bijdrage zal worden doorgevoerd wordt middelgroot geacht. Hiervoor is op dit moment een
weerstandsvermogen van € 65.000 noodzakelijk.
   Benodigde weerstandscapaciteit                         Maximaal      Risico       Bedrag
                                                            risico                    risico
   1. Minder opbrengsten aanvullende diensten                 50.000     Laag           12.500
   2. Meerkosten realisatie E-depot                          100.000     Laag           25.000
   3. Bezuinigingen door Corona-crisis (5%                   130.000    Middel          65.000
   berekend)
                                                                                       102.500
Hier tegenover staat een Algemene reserve per eind 2020 van € 66.453, een resultaat over 2020 van
€ 134.067 positief en bestemmingsreserves voor een bedrag van € 238.190 zodat de
vermogenspositie van het Regionaal Archief ruim voldoende te noemen is.
                                                  12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>De conclusie is dat het Regionaal Archief beschikt over voldoende weerstandsvermogen om de
huidige risico’s voor 2022 te dekken maar voor de periode erna is niet zeker of er voldoende
weerstandsvermogen aanwezig is. Eén en ander hangt af van besluitvorming die in de toekomst
plaatsvindt. Structurele bezuinigingen en andere ontwikkelingen kunnen op termijn leiden tot
problemen op dit gebied.
Overzicht verloop reserves
Onderstaand overzicht omvat de stand en het verloop van de reserves voor de komende jaren, met
de uitgangspunten die in de (meerjaren)begroting gemaakt zijn. In dit overzicht is afgezien van
mutaties als gevolg van het afrekenen van bestemmingsreserves als die niet langer nodig zijn. Bij het
opstellen en behandelen van toekomstige jaarstukken en begrotingen zal hier aandacht aan besteed
worden.
                                    sald o           sald o           sald o            sald o            sald o            sald o
                                            mutatie          mutatie           mutatie           mutatie           mutatie
                                   31-12-           31-12-           31-12-            31-12-            31-12-            31-12-
                                             2021             2022              2023              2024              2025
                                    2020             2021             2022              2023              2024              2025
 Reserve
 Algemene Reserve                        66               66                66                66                66                66
 Bestemmingsreserve Huisvesting          33     16-       16     16-      -                 -                 -                 -
 Bestemmingsreserve Digitalisering       55               55                55                55                55                55
 Bestemmingsreserve Egalisatie
                                        150     54-       96     29-        67                67                67                67
 exploitatie aanvullende diensten
 To taal Re se rve s                   305     70-      234     46-      189     -         189     -         189               189
2.2 Bedrijfsvoering
In deze paragraaf gaan we in op verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering om een indruk te
geven van de wijze waarop het primaire proces van het RHCA ondersteund wordt.
De organisatie ziet er globaal als volgt uit:
                                        Algemeen Bestuur
                                         Dagelijks Bestuur
                                              Directie                                  Regie en Beleid
                 Collectiebeheer en Advies                    Dienstverlening
Financieel
Alle financiële werkzaamheden, met uitzondering van de treasury-functie, zijn uitbesteed aan de
afdeling Financiën van de GGD Hollands Noorden.
Automatisering
Het automatiseringsbeleid voor 2022 blijft gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en
communicatie. Dit houdt in de beschikbaarheid van e-mail, netwerk en hardware van 99% van de week
ofwel een uitval van niet meer dan 10 uur per jaar. De werkzaamheden op het gebied voor
kantoorautomatisering zijn grotendeels uitbesteed aan een automatiseringsbedrijf.
                                                                13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Investeringsbeleid
In het kader van de voorschriften BBV zullen steeds meer vervangingen die een langere economische
levensduur hebben moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner dan € 5.000
niet als investeringen worden gezien. Dit kan gehandhaafd blijven, tenzij er sprake is van cumulatie
van aanschaffingen met eenzelfde karakter in het jaar, dan is activering verplicht. Voorbeelden van
vervangingsinvesteringen nieuwe stijl zijn alle vervangingen van computers. Dit heeft tot gevolg dat
het investeringsvolume gaat toenemen maar dat tevens andere exploitatiebudgetten naar beneden
moeten worden bijgesteld, dit als gevolg van een toename van de kapitaallasten.
Personeel en organisatie
Met betrekking tot de ontwikkeling van de medewerkers zal aan het op peil houden van de
deskundigheid van personeel veel aandacht worden geschonken. De ondersteunende taken op dit
gebied zijn uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden.
Huisvesting
De dalende energielasten die de laatste jaren te zien zijn, vormen het slotstuk van de wijziging in de
exploitatie die het gevolg is geweest van de verhuizing naar de Bergerweg. In 2022 is het Regionaal
Archief ruim 10 jaar gevestigd in het pand aan de Bergerweg. Een aantal zaken zal tegen die tijd aan
vernieuwing toe zijn, zoals bijvoorbeeld een deel van de vloerbedekking en het meubilair. Daarnaast
zal de permanente tentoonstelling (in 2022, deels) vernieuwd moeten worden. Hiervoor is in 2021
(meubilair en vloerbedekking) en in 2022 (de inrichting van de tentoonstellingsruimte) een
investeringsbedrag geraamd.
2.3 Beleidsindicatoren
In de onderstaande tabel zijn de relevante beleidsindicatoren opgenomen die volgens het BBV in de
programma’s en programmabegroting moeten worden opgenomen.
Omschrijving                                                     Score
Inwoners 1-1-21 (voorlopig, basis voor de gemeentelijke         451.877
bijdrage)
Apparaatskosten                                               1.402.992
Apparaatskosten per inwoner                                        3,10
Formatie (exclusief inhuur) 2022                                  18,76
Formatie per 1.000 inwoners                                       0,042
Bezetting (exclusief inhuur) per 1-1-2021                         17,00
Bezetting per 1.000 inwoners                                      0,038
Kosten inhuur derden                                            135.686
Loonsom (exclusief overige personeelslasten)                  1.415.272
Externe inhuur in % van loonsom                                   9,6%
+ kosten inhuur derden
Overhead                                                        480.162
Totale lasten                                                 2.855.277
Overhead in % van totale lasten                                  16,4%
                                                        14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>2.4 Onderhoud kapitaalgoederen
De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is in beginsel bedoeld om inzicht te geven in de vaak ruime
aanwezigheid van kapitaalgoederen bij de verschillende gemeenten. Omdat het Besluit Begroting en
Verantwoording eveneens van toepassing is op Gemeenschappelijke Regelingen, en bij het RHCA
kapitaalgoederen aanwezig zijn, nemen we deze paragraaf ook op in de verslaggeving.
De verwachte boekwaarde per 1-1-2022 bedraagt € 79.000, investeringen zijn voor 2022 voor
€ 80.000 geraamd in verband met vervanging van de inrichting van de expositieruimte. Rekening
houdend met de afschrijvingen in 2022 bedraagt de boekwaarde per eind 2022 € 116.000.
                                     Boekwaarde                                     Boekwaarde
                                      01-01-2022     Investeringen  Afschrijvingen   31-12-2022
 Bedrijfsgebouwen                              -                -               -            -
 Machines, apparaten en installaties        79.243          80.000          43.309      115.934
 Overige materiële vaste activa                -                -               -            -
 Totaal                                     79.243          80.000          43.309      115.934
2.5 Financiering
Algemeen
In samenhang met de invoering van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) het
opnemen van een financieringsparagraaf bij een begroting voorgeschreven. Onderdelen van de
financieringsparagraaf zijn de treasury en de wijze van financiering van de bedrijfsvoering.
    •    Treasury
Eind 2015 heeft het Algemeen Bestuur een herzien Treasurystatuut vastgesteld. Het Treasurystatuut
RHCA regelt de verantwoordelijkheden en randvoorwaarden voor het aangaan van, garanderen en
verstrekken van geldleningen en uitzettingen.
Renterisico
Er zijn over het algemeen geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening
gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. Op grond van vorenstaande mag worden
geconcludeerd dat het RHCA niet of nauwelijks renterisico loopt.
Rentevisie
De rentevisie is niet gewijzigd ten opzichte van eerdere inzichten en is voornamelijk gebaseerd op de
visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank.
Kredietrisico
Het RHCA heeft, na het aflopen van een lening aan de Vereniging van Gebruikers van de
Ambachtsschool, geen garanties verstrekt.
Koersrisico
Het RHCA heeft geen vastrentende gelden uitstaan en zal ook in 2022 geen gelden vastrentend
uitzetten.
Derivaten
Het RHCA zal geen derivaten gebruiken.
Intern liquiditeitsrisicobeheer
Het RHCA loopt geen risico door wijzigingen in de liquiditeitsplanning, daar er in de begroting niet met
rentebaten uit hoofde van liquide middelen rekening is gehouden. In verband met de gunstige
liquiditeitspositie, is het niet noodzakelijk een langlopende lening aan te trekken. Problemen met
betrekking tot liquiditeit worden dan ook niet verwacht in de nabije toekomst.
                                                    15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>     •   Wijze van financiering
Algemeen
In de begroting 2022 wordt 92,5% van alle inkomsten van het Regionaal Archief gefinancierd met de
gemeentelijke bijdragen, 6,0% met overige inkomsten en 1,6% met een vrijval uit de
bestemmingsreserves Huisvesting Bergerweg en Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten. De overige
inkomsten bestaan met name uit de vergoedingen voor de beschikbaarstelling van archiefruimte aan
derden. De deelnemende gemeenten ontvangen voor de gemeentelijke bijdragen kwartaalnota’s welke
zijn gebaseerd op de begroting. Gemeenten en waterschappen (maar ook andere organisaties) nemen
(tegen betaling van de kosten) extra diensten van het archief af, bijvoorbeeld voor opslag of digitaliseren
op verzoek. Daarnaast verricht het Regionaal Archief op commerciële basis diensten voor derden. Het
Archief is actief in het verwerven van fondsen ten behoeve van de uitvoering van projecten. Met ingang
van 2020 is een structurele afname van de opbrengsten voor aanvullende diensten in de begroting
verwerkt. Omdat de afschrijvingstermijn van inrichting van de huidige huisvesting bereikt wordt en het nog
niet nodig is om archiefkasten en overige zaken te vervangen, ontstaat er een besparing die de
wegvallende inkomsten van diensten voor derden helpt op te vangen. Om de periode tussen het
wegvallen van de opbrengsten en het wegvallen van de afschrijvingslasten te overbruggen, is een
bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten in het leven geroepen. Tot en met 2020
is het echter niet nodig gebleken om hier een beroep op te doen. Na het bereiken van structureel
begrotingsevenwicht in 2023/2024 kan overwogen worden om het restant van deze bestemmingsreserve
terug te geven aan de deelnemende gemeenten.
Financieringssystematiek
De bijdrage die de deelnemende gemeenten aan het Regionaal Archief beschikbaar stellen, wordt
jaarlijks geïndexeerd volgens de regels die hiervoor regionaal afgesproken zijn in de Financiële
Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR). Jaarlijks worden hiervoor de
uitgangspunten in de kadernota vastgesteld. Hiernaast is het Regionaal Archief in het verleden in stat
gebleken externe financiering te realiseren om de gemeentelijke bijdrage zoveel mogelijk te beperken.
De toekomst zal moeten uitwijzen of dit mogelijk blijft. Hoewel dit een risico omvat, is de verwachting
dat dit de komende jaren in ieder geval nog wel het geval blijft.
EMU-saldo
Het EMU-saldo van het Regionaal Archief wordt bepaald door het resultaat te corrigeren voor de
afschrijvingen en de investeringen die tijdens het jaar gedaan zijn. Volgens de Wet Houdbare
OverheidsFinanciën dient dit saldo in de jaarverslaggeving te worden opgenomen.
 EMU-saldo                   2020         2021         2022          2023        2024          2025
 Resultaat ex mutaties in
 reserves                    117.723       -70.295      -45.505       -45.505         -              -
 Afschrijving                  65.970       65.399       43.309        15.136      14.810        14.143
 Investeringen                    -         40.000       80.000           -           -              -
 EMU-saldo                   183.693       -44.896      -82.196       -30.369      14.810        14.143
                                                    16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Balans
De geprognotiseerde balans biedt inzicht in de hoofdlijnen van de effecten van de verwachte financiële
ontwikkeling van het RHCA in de komende jaren.
                                          31-12-2020    31-12-2021     31-12-2022     31-12-2023     31-12-2024     31-12-2025
 Ge p ro g no tise e rd e b alans
 AC TIVA
 Vaste activa
 Materiële vaste activa                        104.642          79.243      115.934        100.798         85.987         71.845
 Vlottende activa
 Uitzettingen met een rentetypische
                                               357.666        357.666       357.666        357.666        357.666        357.666
 looptijd korter dan 1 jaar
 Liquide middelen                              823.653        778.757       696.561        711.697        726.507        740.650
 Overlopende activa                            110.759        110.759       110.759        110.759        110.759        110.759
 TOTAAL AC TIVA                             1.396.720      1.326.425     1.280.920      1.280.920      1.280.920      1.280.920
 P ASSIVA
 Vaste passiva
 Eigen vermogen                                438.710        368.415       322.911        322.911        322.911        322.911
 Vlottende passiva
 Netto vlottende schulden met een
                                                 52.723         52.723        52.723        52.723         52.723         52.723
 rentetypische looptijd korter dan 1 jaar
 Overlopende passiva                           905.286        905.286       905.286        905.286        905.286        905.286
 TOTAAL P ASSIVA                            1.396.720      1.326.425     1.280.920      1.280.920      1.280.920      1.280.920
Financiële kengetallen
De kengetallen die hierbij op het Regionaal Archief van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote,
de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en
de belastingcapaciteit zijn voor het Regionaal Archief niet van toepassing.
                                                        jaarrekening begroting begroting begroting begroting begroting
 Kengetal                                 streefwaarde      2020        2021         2022       2023        2024         2025
 Netto schuldquote                             <5%             -12,3%     -10,6%       -7,4%       -7,8%       -8,2%       -8,5%
 Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle
 verstrekte leningen                           <5%             -12,3%     -10,6%       -7,4%       -7,8%       -8,2%       -8,5%
 solvabiliteitsratio                          5-10%             31,4%      27,8%       25,2%       25,2%       25,2%       25,2%
 structurele exploitatieruimte                 2,5%              3,9%      -1,7%       -0,9%        0,1%        0,1%        0,1%
Netto schuldquote
Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een
indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto
schuldquote hoe beter.
  Definitie:                                                  Berekening 2022
  Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl.                 -206.977 / 2.809.772 x 100%
  mutaties reserves) x 100%
Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende
en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Bij het Regionaal Archief is geen sprake van een netto-
schuld, vandaar de negatieve stand van de schuldquote.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote,
omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt.
Solvabiliteit
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële
verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter.
                                                                 17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre> Definitie:                                       Berekening 2022
  (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100%          322.911 / 1.280.920 x 100%
De solvabiliteit loopt iets terug omdat een deel van het eigen vermogen ingezet zal worden om de
gevolgen van de lagere opbrengsten voor aanvullende diensten te compenseren maar het kengetal is
nog steeds acceptabel.
Structurele exploitatieruimte
Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief
percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken.
 Definitie:                                       Berekening 2022
 (Saldo van de structurele baten en lasten        -26.444 / 2.809.772 x 100%
 en saldo van de structurele onttrekkingen
 en toevoegingen aan reserves)
 ÷
 (totale baten (excl. mutaties reserves))
  x 100%
Omdat een groot deel van de lasten structureel van aard is en de opbrengsten voor aanvullende
diensten minder structureel van aard zijn (het risico van opzeggen van contracten blijft bestaan), is dit
kengetal kleiner dan nul. Terugval in aanvullende opbrengsten kan dus tot exploitatieproblemen leiden.
2.6     Overzicht overhead
Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit
betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord
worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de
dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het
programma.
Overhead - totaal baten en lasten
                                           Realisatie 2020 Begroting 2021 Begroting 2022
Totaal Baten                                         5.782
Totaal Lasten                                      450.964        477.713        480.162
Resultaat                                          445.182-       477.713-       480.162-
2.7     Verbonden partijen
Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in Alkmaar en de regio
bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen
monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en
zelfstandig van deze organisaties.
                                                    18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>3. Financiële begroting
3.1 Financiële begroting 2022
Baten:                              Realisatie 2020     Begroting 2021   Begroting 2022
Verrichte diensten                           189.281            163.765          170.049
Gemeentelijke bijdragen                    2.479.271          2.556.248        2.639.723
Incidentele baten                             47.094                -                -
Totaal baten                               2.715.646          2.720.013        2.809.772
Lasten:                             Realisatie 2020     Begroting 2021   Begroting 2022
Salarissen                                 1.278.258          1.340.906        1.415.272
Overige personele lasten                      17.920             34.692           36.000
Personeel van derden                         119.254            144.715          135.686
Kapitaallasten                                65.970             67.399           43.309
Huisvestingskosten                           821.795            842.438          859.381
Kosten automatisering                        121.764            140.009          140.008
Digitalisering                                36.403             25.425           50.000
Materiële kosten                              54.396             65.929           70.089
Directe productkosten                         82.164            128.795          105.530
Totaal lasten                              2.597.923          2.790.308        2.855.277
Saldo van baten en lasten                    117.723             70.295-          45.505-
Toevoeging reserves                              -                  -                -
Onttrekking reserves                          16.344             70.295           45.505
Mutatie reserves                              16.344-            70.295-          45.505-
Resultaat                                    134.067                -                -
 Toelichting op de financiële begroting:
 BATEN
 De daling van de opbrengsten als gevolg van verrichte diensten voor derden die in 2019 te zien was,
 werkt in 2021 en 2022 door waardoor negatieve saldi op de reguliere exploitatie voorzien wordt.
 Dekking hiervan is voorzien door onttrekkingen uit de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie
 Aanvullende diensten. In eerdere instantie was ook in 2020 een onttrekking uit deze
 bestemmingsreserve voorzien maar dit is niet nodig gebleken.
 De indexering van de gemeentelijke bijdrage die voor 2022 is gehanteerd, is gebaseerd op de
 vastgestelde uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen. De gehanteerde percentages zijn
 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar
 2,3%. In het kader van prijsstijging is uitgegaan van 1,4%. Met een vastgestelde verhouding tussen
 loon- en prijsgerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgerond
 indexpercentage van 1,30%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage.
 Het totale bedrag per inwoner dat voor 2022 zal gelden, is opgenomen in bijlage Ib, alsmede het
 bedrag dat de deelnemende gemeenten op basis van de voorlopige aantallen inwoners per 1-1-2020
 in totaal voor 2022 verschuldigd zullen zijn. Uiteindelijke facturering zal plaatsvinden met
 gebruikmaking van de definitieve inwonertallen per 1-1-2021.
                                                     19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre> LASTEN
 Alle lasten zijn opnieuw ingeschat. Hierbij is rekening gehouden met de meest recente inzichten per
 maart 2021. Te zien is dat in 2022 de afschrijvingslasten lager uitvallen dan de afgelopen jaren
 gebruikelijk was. Dit houdt mede verband met het bereiken van het einde van de afschrijvingstermijn
 van een deel van de investeringen die in het pand gedaan zijn bij oplevering en kort daarna. Deze
 lagere lasten zorgen ervoor dat de terugval van opbrengsten die in 2019 te zien was en in 2020 is
 doorgezet, goeddeels gecompenseerd wordt.
 Voor het overige zijn de voorziene kostenontwikkelingen beperkt van omvang.
 Het niet in de reguliere exploitatie op te lossen saldo van € 29.161 is in deze begroting opgelost door
 een onttrekking aan de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten. Samen met
 de (laatste) onttrekking uit de bestemmingsreserve huisvesting van € 16.344, zorgt dit voor evenwicht
 in de begroting van 2022.
3.2 Meerjarenperspectief
  Regionaal Archief                               2021       2022          2023       2024          2025
  Bedragen in € 1.000
  Lasten                                         2.790      2.855         2.849      2.889        2.938
  Baten:
  Gemeentelijke bijdrage                         2.556      2.640         2.677      2.714        2.760
  Overige baten (excl reserves)                    164        170           172        175          178
  Onttrekking reserve huisvesting                   16         16           -          -             -
  Exploitatietekort                                 54         29           -          -             -
 De komende jaren zal in de respectievelijke begrotingen de daling van de huurinkomsten via de
 egalisatiereserve opgevangen kunnen worden. Intussen wordt dit ook steeds meer door andere
 ontwikkelingen (zoals wegvallende afschrijvingen) en interne verschuivingen gecompenseerd.
 Daarnaast zijn er nog andere ontwikkelingen die ingepast moeten worden in de activiteiten en daarmee
 in de begroting. Door het voortzetten van de optimale inzet van de middelen, zonder in te leveren op
 kwaliteit, zouden we met de huidige inzichten in staat zijn om per 2023 ondanks het terugvallen van
 de huurinkomsten met € 150.000 op jaarbasis, een sluitende begroting te presenteren. Het bereiken
 van dit evenwicht wordt mede gerealiseerd door het niet langer maken van onderscheid in de
 gemeentelijke bijdragen tussen de gemeenten met uitzondering van de gemeente Alkmaar.
 In de komende tijd jaren zal het doel zijn om begrotingsevenwicht te blijven realiseren. Bij het
 behandelen van toekomstige begrotingen zal dit duidelijker zijn en zal hier nader aandacht aan besteed
 worden.
 In het meerjarenperspectief is indexering meegenomen zoals opgenomen in de kadernota met de
 opmerking dat de percentages afgerond worden op 1 cijfer achter de komma.
                                                     20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Bijlage Ia
Financiële kaders en uitgangspunten Begroting 2022
    Bij de samenstelling van de Begroting 2022 is rekening gehouden met de volgende richtlijnen en
    uitgangspunten:
    a. Op de salarissen is een indexering van 1,30% toegepast.
    b. De indexering voor prijsontwikkeling bedraagt 1,40%.
    c. Bij hantering van de vastgestelde verhouding 70-30 bedraagt de benodigde indexering van de
         gemeentelijke bijdrage 1,30%.
    d. De doorgevoerde indexering op de lasten is verwerkt in de gemeentelijke bijdrage.
    e. Alle begrotingsposten zijn opnieuw bekeken en voor alle zaken zijn nieuwe inschattingen
         gemaakt.
    f. De bijdrage voor de nieuwe gemeente Dijk & Waard is bepaald door het voordeel van de
         voormalige gemeente Heerhugowaard niet langer in te ramen. In de huidige opzet betalen alle
         gemeenten met uitzondering van Alkmaar, hetzelfde bedrag.
Bijlage Ib
Gemeentelijke bijdrage 2022
     Gemeentelijke bijdragen 2022               Aantal inwoners        Gemeentelijke bijdrage
     Gemeente                                     1-1-2021 *1)          begroting 2022 totaal
     Alkmaar                                               109.897                  1.049.516
     Bergen                                                  29.696                   138.086
     Castricum                                               36.084                   167.791
     Den Helder                                              56.577                   263.083
     Heerhugowaard                                           58.389                   271.509
     Heiloo                                                  24.146                   112.279
     Hollands Kroon                                          48.576                   225.878
     Langedijk                                               28.327                   131.721
     Schagen                                                 46.528                   216.355
     Texel                                                   13.657                     63.505
     Totalen                                               451.877                  2.639.723
    *1) De gehanteerde aantallen inwoners zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in
    2022 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2021.
De uiteindelijke gemeentelijke bijdrage bedraagt voor de gemeente Alkmaar afgerond € 9,55 per
inwoner. Voor de nieuwe gemeente Dijk & Waard is uitgegaan van eenzelfde bijdrage als voor alle
overige gemeenten met uitzondering van Alkmaar. Deze bijdrage is € 4,65 per inwoner. In de
Kadernota 2022 was daar nog geen rekening mee gehouden.
                                                          21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Bijlage II
Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar 2022
Met de wijziging van de BBV-verslaggevingsvoorschriften zijn Gemeenschappelijke Regelingen als
het Regionaal Archief verplicht in de programmabegroting een overzicht op te nemen van baten en
lasten per te onderscheiden taakveld, alsmede inzicht in de gemeentelijke bijdrage per onderscheiden
taakveld. In onderstaand overzicht zijn deze gegevens alsnog opgenomen.
 Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2022
                                                                                             Gemeentelijke
 Taakveld                                            Lasten        Baten         Saldo       bijdrage
 0.1 Bestuur                                                10.120           -       10.120-              -
 0.4 Overhead                                              470.042           -      470.042-              -
 0.5 Treasury                                                  -             -          -                 -
 0.10 Mutaties reserves                                        -          45.505     45.505               -
 0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten            -             -          -                 -
 5.4 Musea                                               2.375.115     2.809.772    434.657         2.639.723
                                              totaal    2.855.277     2.855.277         -          2.639.723
Overigens kan de bijdrage aan het RHCA bij de gemeenten in het geheel opgenomen worden onder
taakveld 5.4 Musea. Tot dit taakveld behoren activiteiten gericht op het verwerven, behouden,
wetenschappelijk onderzoeken en presenteren van kunst en cultuur:
     •  Musea, exposities
     •  Archeologie, heemkunde
     •  Historische archieven.
                                                        22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>