<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                    Aan de raad van de gemeente
                    LEIDSCHENDAM-VOORBURG
            Datum   16 december 2023
          Nummer    N.v.t.
       Onderwerp    Context uitwerking scenario 2.b
                    (bijlage 1 bij Raadsbrief 3558 Huisvesting raad & griffie)
Portefeuillehouder  Wethouder Van Veller
             1. Aanleiding
                   De huisvesting van de raad en griffie is een belangrijk onderwerp voor Leidschendam-Voorburg.
                   De raadscommissie ‘Omgeving’ heeft op 19 januari 2021 besloten om het Programma van Eisen
                   (PvE) te actualiseren, het PvE aan te vullen met noodzakelijke aanpassingen in geval van een
                   pandemie en een haalbaarheidsstudie uit te voeren naar 4 verschillende scenario’s:
                         1. Herenstraat 72 voor alleen raad en griffie;
                         2. Herenstraat 72 voor alleen raad en griffie conform eisen van een pandemie;
                         3. Herenstraat 72 mét musea (Huygens Hofwijck, Museum Swaensteyn en ArtiBrak)
                         4. Herenstraat 72 mét musea (Huygens Hofwijck, Museum Swaensteyn en ArtiBrak) conform
                             eisen van een pandemie.
                   Dat onderzoek is gedaan door architectenbureau JHK uit Utrecht onder begeleiding van een
                   raadswerkgroep. In juni 2021 heeft JHK Architecten het haalbaarheidsonderzoek naar huisvesting
                   van de raad, griffie (en musea) in huize Swaensteyn opgeleverd. Dit rapport is op 22 september
                   2021 besproken in de raadscommissie ‘Samenleving’. De commissie heeft geadviseerd om
                   aanvullend onderzoek te doen om een goed onderbouwde keuze te kunnen maken voor
                   huisvesting van raad en griffie. JHK Architecten is gevraagd de raadswerkgroep met een
                   vervolgonderzoek te ondersteunen. Dit vervolgonderzoek bestond uit het onderzoeken van 3
                   mogelijke locaties op de volgende onderdelen:
                         1. Herenstraat 72 (Huize Swaensteyn), Voorburg
                             Het opstellen van een investerings- en exploitatiekostenraming op hoofdlijnen voor
                             huisvesting van raad en griffie in huize Swaensteyn, conform de eerder opgestelde
                             scenario’s:
                                 A. uitbreiding raadszaal, zonder overkapping binnenplaats;
                                 B. uitbreiding raadszaal, met overkapping binnenplaats.
                             Het meest uitgebreide scenario, met een extra verdieping bovenop de raadszaal, is in dit
                             onderzoek niet meegenomen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 2/20
             2. Raadhuisplein 1, Leidschendam
                 Het verrichten van een haalbaarheidsonderzoek, bestaande uit een inpassingsstudie met
                 bijbehorende investerings- en exploitatiekostenraming op hoofdlijnen, naar huisvesting in
                 Raadhuisplein 1 te Leidschendam in twee scenario’s:
                     A. raadszaal in de bestaande dubbelhoge hal van het gebouw;
                     B. raadszaal op de huidige binnenplaats met een nieuwe overkapping.
             3. Fictieve nieuwbouwlocatie
                 Het doen van een inpassingsstudie met bijbehorende investerings- en
                 exploitatiekostenraming op hoofdlijnen voor huisvesting van raad en griffie op een fictieve
                 nieuwbouwlocatie (‘Greenfield’) binnen de gemeente. Uitgangspunt is een efficiënt
                 ingedeeld, vrijstaand gebouw van 2 of 3 bouwlagen.
        Uit dit onderzoek is één duidelijk voorkeursscenario naar voren gekomen: scenario 2.b. Dit
        scenario behelst de huisvesting van raad en griffie te Raadhuisplein 1, in combinatie met het
        overkappen van de binnenplaats ten behoeve van het inpassen van de raadszaal. De
        gemeenteraad heeft op 5 juli 2022 bij raadsbesluit 2924 besloten om:
             1. Het college opdracht te verlenen om scenario 2.b uit te werken gebaseerd op het
                 haalbaarheidsonderzoek naar verhuizing van de raad en griffie naar het raadhuis, inclusief
                 de kostenraming;
             2. Een onderzoek doen naar mogelijke toekomstige bestemming van Huize Swaensteyn;
             3. Voor deze onderzoeken een budget beschikbaar te stellen van € 50.000.
        Architectenbureau JHK Architecten heeft van de gemeente een vervolgopdracht gekregen tot
        het verder uitwerken van het voorkeursscenario tot een Structuurontwerp.
        Op 3 oktober 2023 is de raad geïnformeerd over de verdere uitwerking van scenario 2.b gebaseerd
        op het haalbaarheidsonderzoek naar verhuizing van de raad en griffie naar het raadhuis, inclusief
        de kostenraming. Tevens is de gemeenteraad geïnformeerd over de onderzoeken naar de opties
        voor Huize Swaensteyn. Gezien de gewenste openheid is besloten om alle financiële informatie
        (kostenramingen van plan en opties en taxatierapport van Huize Swaensteyn) uit de stukken te
        halen en samen te voegen in geheime bijlagen, waardoor de inhoudelijke stukken geschikt zijn
        voor de openbaarheid.
        Tijdens de gemeenteraadsvergadering werden meerdere vragen gesteld over de uitwerking van
        scenario 2.b. Wij hebben besloten om de vragen en de antwoorden hierop meten mee te nemen in
        deze raadsbrief, zodat de gemeenteraad meteen is geïnformeerd.
        Dit project draagt ook bij aan de actuele doelenboom, en wel op de volgende doelen:
              HD5       5. De gemeente is er voor inwoners, ondernemers en organisaties
             SD5.1      5.1 De organisatie voldoet aan (toekomstige) eisen van de samenleving
             SD5.3      5.3 Een goed functionerende democratie
              HD6.      6. Een economisch vitale gemeente
             SD6.3      6.3 Goed beschermd en beleefbaar erfgoed
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 3/20
   2. Inhoudelijke uiteenzetting uitwerking scenario 2.b
        A. Uitwerking Huisvesting
            i)  Analyze scenario 2.b
                Scenario 2.b houdt in essentie het volgende in:
                     (1) Het inpassen van de raadszaal door het overkappen, middels een vlak glazen dak,
                         van de grote binnentuin van het gemeentehuis op het Raadhuisplein 1 te
                         Leidschendam;
                     (2) Het inpassen van de griffie en het toevoegen van een vergadercentrum rondom de
                         foyer (ten koste van huidige werk- en vergaderplekken);
                     (3) Het compenseren van werkplekken op de plek van de foyer (functie foyer vervalt
                         daarmee). Door de komst van het nieuwe vergadercentrum zouden huidige
                         vergaderplekken worden gecompenseerd;
                     (4) De bouwkosten werden in maart 2022 geraamd op € 1,9 miljoen en de
                         investeringskosten op € 3,7 miljoen (prijspeil oktober 2023 na indexering
                         respectievelijk € 2,3 miljoen en € 4,4 miljoen).
            Afbeelding: Scenario 2.b
            De voorgestelde inpassing roept bij nadere bestudering de nodige vragen op, zoals:
               Is de vergaderopstelling voor de gemeenteraad in een dubbele U-opstelling wel optimaal?
               Is het wenselijk om de publiekstribune en de pers in de raadszaal onder te brengen? En
                hoe wordt hun privacy gewaarborgd op foto’s en bij uitzendingen? Welke ervaring kan op
                dit punt vanuit de huidige locatie (Herenstraat 72) worden meegenomen?
               Biedt de grote binnentuin voldoende ruimte voor de gemeenteraad, college (met
                ondersteunende ambtenaren), publiek en pers?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 4/20
               Wat is de consequentie van het opofferen van de foyer t.b.v. werkplekken? Worden met
                het opheffen van de foyer de werkplekken in voldoende mate en op een goede manier
                gecompenseerd? Waar kan de archiefdienst haar activiteiten verrichten? Hoe zit het met
                de concentratie, vertrouwelijkheid en veiligheidsschillen?
               Herenstraat 72 is nu het thuis voor gemeenteraadsleden. Hoe wordt daarmee omgegaan
                in dit scenario en wat betekent dit voor de scheiding tussen politiek en ambtenaren?
               Wat betekent het overkappen van de grote binnentuin voor de monumentale status van het
                raadhuis? Is dit überhaupt mogelijk en toegestaan? Hoe staat de Rijksdienst voor Cultureel
                Erfgoed hierin?
            Om een goed antwoord te krijgen op deze en meer vragen is een procedure doorlopen waarbij
            antwoorden op gestelde vragen werden verkregen, duidelijk werd wat wel en niet mogelijk en
            gewenst is, maar ook hoe het monument in haar waarde kan worden behouden en wat geleerd
            kan worden van gemeenten die deze stap recent hebben gezet.
            ii) Doorlopen procedure
                Stuurgroep
                Het college heeft Wethouder van Veller benoemd als bestuurlijk opdrachtgever en de
                gemeentesecretaris als ambtelijk opdrachtgever. Vervolgens is een stuurgroep geformeerd
                waaraan onder meer de griffier, de architect en een projectleider deel hebben genomen.
                Customer Journey
                Als eerste stap werd besloten om een ‘Customer Journey’ te organiseren. Tijdens deze
                journey werden 12 doelgroepen geïdentificeerd. Deze doelgroepen zijn allen gebruikers
                van de raadszaal en vaste bezoekers van de huidige raadszaal aan de Herenstraat 72. De
                doelgroepen zijn:
                     1. Raad/Raadscommissieleden
                     2. Griffie
                     3. Bodes
                     4. College
                     5. Ambtenaren
                     6. Ondernemingsraad
                     7. Publiek
                     8. Platform Gehandicapten Leidschendam-Voorburg
                     9. Pers
                     10. Arbo- en veiligheidskundige
                     11. Burgemeester
                     12. Commissie voorzitters
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 5/20
                Elke doelgroep werd geïnterviewd en bevraagd via de volgende invalshoeken:
                      a) Gebruik van ruimtes als primaire taakstelling
                      b) Wenselijkheid multifunctioneel gebruik ruimtes
                      c) De raadszaal vanuit historisch perspectief en als democratisch hart van de
                          gemeente Leidschendam-Voorburg
                      d) Toegankelijkheid
                      e) Veiligheid en brand
                      f)  Arbo richtlijnen
                      g) Inrichtingsconcept Gemeente Leidschendam-Voorburg
                      h) Persoonlijke beleving / Overige wensen en ervaringen
                Tevens werd de klankbordgroep, bestaande uit de burgemeester, gemeentesecretaris en
                griffier bevraagd. De uitkomsten van alle interviews werden gebundeld en aan de architect
                meegegeven als aanvulling op het Programma van Eisen.
                Tevens werden 3 locaties bezocht: het Scheepvaartmuseum in Amsterdam (hier werd de
                binnenplaats van het Rijksmonument overkapt met een bijzondere dakconstructie) en de
                raadzalen in de gemeenten Oss en Gorinchem (om hun ervaringen met het realiseren van
                nieuwe raadzalen te vernemen).
            Tijdens de Customer Journey werden een aantal zaken duidelijk die van invloed zijn geweest
            op de uitwerking van scenario 2.b, waaronder (niet limitatief, in willekeurige volgorde):
               Er leeft een brede wens om een ronde vergaderopstelling voor de gemeenteraad mogelijk
                te maken (dus geen dubbele U-opstelling). De wens vanuit de raadsleden om elkaar goed
                te zien, gelijke zichtlijnen te organiseren en te voorkomen dat leden elkaar in de rug kijken,
                op het scherm mee kunnen kijken en niet kunnen zien wie wat naar voren brengt
                (verbaal/non-verbaal) is heel groot. Dit draagt ook bij aan de gemeentelijke doelenboom
                (5.3 Een goed functionerende democratie). Het gevolg daarvan is dat de grote binnentuin
                te klein is om deze wens te realiseren, nog los van de benodigde ruimte voor college (met
                ondersteunende ambtenaren), publiek en pers;
               De gemeenteraad bestaat nu uit 35 leden, maar bij het bereiken van de grens van 80.000
                inwoners zal de raad uit 37 leden bestaan. In 2022 was het aantal inwoners 76.659 en in
                2023 neemt dit aantal met 1,4% toe tot 77.753 (bron: Gemeente Leidschendam-Voorburg
                in cijfers en grafieken (bijgewerkt 2023!) | AlleCijfers.nl). Aangezien de grens van 37
                raadsleden bijna is bereikt en de raadszaal toekomst bestendig dient te worden
                gerealiseerd, dient de raadszaal geschikt te worden gemaakt voor de volgende stap (39
                raadszetels, vanaf 100.001 inwoners). Dit sluit ook aan bij de gemeentelijke doelenboom
                (5.1 De organisatie voldoet aan (toekomstige) eisen van de samenleving);
               Het is wenselijk om de privacy van publiek, pers en ondersteunende ambtenaren in de
                nieuwe situatie te optimaliseren/garanderen;
               Het is wenselijk om de arbeidsomstandigheden voor de pers te professionaliseren;
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 6/20
               Op veel punten is de huisvesting aan de Herenstraat 72 niet optimaal (geluid, zichtlijnen,
                licht, privacy, etc.). Deze aspecten dienen bij de verdere uitwerking aandacht te krijgen;
               Het is niet wenselijk om de foyer op te heffen. Op deze manier vervalt de ontvangstfunctie
                en vervalt de mogelijkheid om een grote groep mensen te ontvangen. Daarnaast is deze
                ruimte voor werkplekken niet geschikt (qua concentratie, privacy/vertrouwelijkheid en
                veiligheidsschillen). Daarnaast is het niet wenselijk om bezoekers voor de archiefdienst
                tussen de werkplekken van ambtenaren te ontvangen;
               Het huidige programma op het Raadhuisplein is op enkele dagen in de week al vol belast.
                Extra programma roept grote vraagtekens en zorgen op bij ambtenaren. Hoewel er
                maatregelen zijn genomen om de werkdruk beter over de werkdagen te spreiden, blijkt dit
                in de praktijk een lastige opgave. Wat gaat een toename van het programma betekenen
                voor de huidige gebruikers van Raadhuisplein 1?;
               Met het verhuizen van de raad moet Raadhuisplein 1 ook het thuis worden voor de
                gemeenteraadsleden. Zij moeten te allen tijde contact kunnen hebben met de griffie.
                Daarnaast is het wenselijk om de scheiding tussen politiek en ambtenaren niet (geheel) los
                te laten en de veiligheidsschillen hiervoor aan te passen;
               Het overkappen van de grote binnentuin raakt het Rijksmonument. Er is onderzoek nodig
                naar de waardenstelling qua erfgoed om tot een goede beoordeling en inpassing te
                kunnen komen. Daarnaast is de beleefbaarheid van het Rijksmonument nu beperkt: alleen
                met trouwpartijen wordt het monument door inwoners/gasten gebruikt en verder dient het
                als vergaderlocatie voor ambtenaren. Het verbeteren van de zichtbaarheid en
                beleefbaarheid van het monument zou, in ruil voor de aantasting van het monument door
                het te plaatsen/aansluiten van een dak over de grote binnentuin, een route kunnen zijn die
                recht doet aan het erfgoed en ook aan de gemeentelijke doelenboom (6.3 Goed
                beschermd en beleefbaar erfgoed);
               Het is van groot belang dat de nieuwe raadszaal goed toegankelijk is voor alle gebruikers,
                op een gelijke manier.
            Tijdens de rondreis langs het Scheepvaartmuseum en de gemeenten Oss en Gorinchem
            werden ervaringen opgehaald besproken, waaronder (niet limitatief, in willekeurige volgorde):
                o    Het belang van zichtbaarheid van het Rijksmonument;
                o    Het belang van goed onderzoek naar akoestiek/geluid, warmte/koude/ventilatie, water-
                     en rookgasafvoer, licht/lichtinval/verlichting, etc;
                o    Het belang van een goede vergaderopstelling voor de gemeenteraad;
                o    Goede en schaalbare ruimtes voor publiek;
                o    Goede werkplekken voor de pers met goede persfaciliteiten;
                o    Het belang van goede commissiezalen (en het gemak van een 2e zaal met een vaste
                     inrichting);
                o    De plek van de voorzitter en de griffie in de raadzalen;
                o    Het verschil in gebruik van de raadszaal tijdens raadsvergaderingen en
                     commissievergaderingen;
                o    De mogelijkheden van nieuwe AV systemen voor raadsleden en voor publiek;
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 7/20
            iii) Betrokken partijen
                 Naast de onder Customer Journey benoemde doelgroepen zijn de volgende organisaties
                 betrokken bij de verdere uitwerking van scenario 2.b:
                    Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (zie: Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed), voor
                     het meedenken bij de planvorming voor de verbouwing van Raadhuisplein 1. Het RCE
                     steunt de plannen zoals in deze raadsbrief verwoord en heeft hiervoor een positief
                     preadvies afgegeven (zie bijlage 7: Preadvies RCE);
                    VB Erfgoed & Architectuur uit Vianen (zie: VB Erfgoed & Architectuur) voor het
                     opstellen van een rapport over waardenstelling van het Rijksmonument (zie bijlage 6:
                     Analyse met monumentale waardenstelling RP1 (conceptversie));
                    Antea (Duurzaamheid en gezondheid in gebouwen | Antea Group) voor advies op het
                     gebied van bouwfysica (de toegepaste wetenschap die zich bezighoudt met het
                     binnenklimaat van gebouwen met als doel goede bouwkundige oplossingen, zoals
                     geluid, warmte, vocht, licht, binnenklimaat en brandveiligheid) en duurzaamheid;
                    JHK Architecten (zie: JHK Architecten) voor het architectonisch uitwerken van
                     scenario 2.b.;
                    Onder regie van JHK Architecten heeft IGG bouweconomie (zie: IGG Bouweconomie |
                     Bouwadvies, bouwkosten en cost engineering) de bouw- en investeringskosten
                     doorgerekend;
                    Diverse ambtelijke afdelingen, waaronder Erfgoed, Archeologie, Cultuur, Vastgoed,
                     Vergunningen, Stadsbeheer, Arbo en Veiligheid.
            iv) Uitgevoerde onderzoeken
                     a) Gebruikersvergunning. Op 20 januari 2015 werd een gebruiksvergunning
                         afgegeven voor Raadshuisplein 1 te Leidschendam. Hieruit blijkt dat het gebouw
                         voor het beoogde doel mag worden gebruikt (inpassing raad en griffie) en dat
                         bijeenkomsten tot een totaal van 865 personen is toegestaan.
                     b) Waardenstelling erfgoed. VB Architectuur & Erfgoed heeft de monumentale
                         waardenstelling van Raadhuisplein 1 onderzocht (zie bijlage 6). Deze studie wordt
                         in het vervolgtraject gebruikt bij de verdere uitwerking en detaillering.
                     c) Parkeren. In juni 2023 is door de griffie geïnventariseerd met welk vervoersmiddel
                         de raadsleden en commissieleden verwachten naar de nieuwe raadszaal te
                         komen. Daarop is vanuit de gemeentelijke vakgroep een Parkeerkundige
                         onderbouwing opgesteld (zie bijlage 12: Parkeerkundige onderbouwing
                         Raadhuisplein 1). De conclusie van dit onderzoek luidt: “De parkeervraag van
                         raadsleden en commissieleden bedraagt in het meest negatieve scenario 27
                         parkeerplaatsen. Tijdens de parkeerdrukmeting zijn 55 vrije parkeerplaatsen geteld
                         op het parkeerterrein van het servicecentrum. De capaciteit van dit terrein voldoet
                         ruimschoots om de parkeervraag af te wikkelen. Er is tevens genoeg vrije ruimte
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 8/20
                       over voor bezoekers van de publieke tribune. De omgeving ondervindt daarmee
                       geen hinder van de toegenomen parkeervraag van de raadsvergadering”.
                  d) Door architectenbureau JHK is IGG bouweconomie als kostendeskundige
                       ingeschakeld die de kosten van de plannen heeft doorgerekend. Deze kosten zijn
                       in de bijlagen (zie bijlage 3: Variantenstudie scenario 2.b JHK kosten GEHEIM).
                       De totaalbedragen zijn in de raadsbrief wel opgenomen.
               e) Omgaan met monumentaal erfgoed
                  Het Rijk beschermt rijksmonumenten met algemene regels die het beschadigen,
                  vernielen en verwaarlozen van rijksmonumenten verbieden. Een rijksmonument is een
                  monument dat van nationaal belang is. De overheid wijst de rijksmonumenten in
                  Nederland aan en beschermd deze. Deze bescherming van rijksmonumenten heeft tot
                  doel om het cultureel erfgoed te behouden, zodat het voor toekomstige generaties
                  bewaard blijft. In geval van het Raadhuisplein is het belang gelegen in de grote
                  cultuurhistorische waarde. Wat het monument nog meer bijzonder maakt is dat naast
                  het gebouw, ook grote delen van het interieur bewaard zijn gebleven en zelfs tot op
                  heden nog wordt gebruikt.
                  Vroeger werd per object aangeduid welke onroerende zaken precies waren beschermd
                  als Rijksmonument. Dat kon een muur zijn of een gevel, een schouw of een
                  kapconstructie. Later is dat gewijzigd en is het gehele gebouw een Rijksmonument,
                  ook als slechts één aspect van dat gebouw monumentale waarde heeft. Dat betekent
                  dat niet alleen het oude raadhuis een Rijksmonument is, maar het gehele gebouw
                  inclusief latere aanbouwen en als zodanig dient te worden behandeld. Voor meer
                  informatie, zie: Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed.
                  Een rijksmonument verbouwen is een stuk complexer dan de verbouwing van een
                  “gewoon” gebouw. Bij het verbouwen van een rijksmonument gelden specifieke regels
                  en voorschriften om de historische en culturele waarde van het gebouw te behouden.
                  Over het algemeen zijn er beperkingen op het gebied van wijzigingen die aan een
                  Rijksmonument mogen worden aangebracht.
                  Bij het beoordelen van de mate waarin een monument door een verbouwing wordt
                  aangetast, is het belangrijk om de monumentale waardenstelling te kennen. Het ene
                  aspect is vanuit erfgoed gezien meer bijzonder dan het ander. Daarom is een
                  onderzoek naar de waardenstelling uitgevoerd.
                  In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de beste garantie op behoud en
                  bescherming van een monument wordt verkregen door het gebruik ervan. Leegstand
                  levert vaak achteruitgang op, terwijl een monument dat wordt gebruikt vaak beter wordt
                  onderhouden. Verder is de zichtbaarheid en beleefbaarheid van erfgoed belangrijk. Dit
                  sluit ook aan bij de gemeentelijke doelenboom (6.3 Goed beschermd en beleefbaar
                  erfgoed). Het raadhuis is (naast trouwbijeenkomsten) momenteel alleen vanaf de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 9/20
                  straatzijde goed zichtbaar; vanaf de binnenzijde alleen en ten dele door ambtenaren.
                  Ten dele, omdat latere aanbouwen het ten dele het zicht hebben onttrokken van het
                  Rijksmonument.
                  Bij de uitwerking van de plannen is de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed vanaf de
                  eerste dag betrokken. Samen werd bekeken hoe met respect voor het monument en
                  uitgaande van de wens van de gemeenteraad om de grote binnentuin te overkappen,
                  de monumentale waardenstelling zoveel mogelijk kon worden toegepast en
                  tegelijkertijd de zichtbaarheid en beleefbaarheid kon worden verbeterd. Dit heeft geleid
                  tot inbreng van een aantal aspecten in de planvorming, waaronder:
                  (1) Het zichtbaarder maken van de achterzijde van het monument;
                  (2) Het gebruiken van de hoofdingang van het monument bij raadsvergaderingen voor
                       ontvangst van genodigden, publiek en pers;
                  (3) Het beleefbaar maken van één monumentale kap (kap aan de Noordoostzijde);
                  (4) Het toepassen van stijlelementen vanuit de Kropholler architectuur van het
                       Rijksmonument (onder andere in het schetsontwerp van het dak);
                  (5) In materialisering en detaillering van de bouw.
               f) Inpassing raadszaal en raad
                  Inpassing raadszaal
                  Verschillende vergaderopstellingen zijn door het architectenbureau onderzocht. De
                  grote binnentuin blijkt te klein voor de gewenste een ronde vergaderopstelling. Buiten
                  dubbele opstellingen is de enige opstelling die past in de beschikbare ruimte van 14,4
                  x 15,3 = 220 m2 en waarbij raadsleden elkaar kunnen aankijken is opstelling E.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 10/20
                  Omdat de wens voor een ronde opstelling groot bleek, is gekeken of de grote
                  binnentuin vergroot kan worden door het wegnemen van de witte vliesgevels aan beide
                  zijden. Dit bleek mogelijk en hierdoor werd aan beide zijden 1 meter ruimte gewonnen
                  waardoor het beschikbare oppervlak steeg naar 250 m2 (16,4 x 15,3 meter). Hierdoor
                  werd het mogelijk om een ronde vergaderopstelling toe te passen, ook met het college
                  buiten de ring. Door het wegnemen van de vliesgevels ontstond meer zichtbaarheid op
                  het monument, een hele prettige bijkomstigheid geredeneerd vanuit erfgoed.
                  Afbeelding: Huidige situatie mét vliesgevels
                  Afbeelding: Huidige situatie zonder vliesgevels
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 11/20
                  De bestaande verbindingsdelen tussen de voorste en achterste bouwdelen krijgen
                  door het wegnemen meer een soort verbindende functie. Tevens bieden de overlopen
                  kansen om als tribune te worden ingezet, zoals toegepast in de raadszaal van
                  Gorinchem. Op deze tribunes aan weerszijden ontstaan zo ruimtes voor publiek (aan
                  de ene zijde) en griffie/regie, ambtenaren en pers aan de andere zijde. Door
                  toepassing van glazen (vouw-)wanden kunnen ruimtes worden afgeschermd of juist
                  vergroot.
                  Afbeelding: Tribune met ruimte voor regie, ambtenaren, pers en publiek
                  Switchfoil kan worden toegepast om de glazen wanden te veranderen in melkglas door
                  de folie onder spanning te zetten. Hierdoor kan in vertrouwelijkheid worden vergaderd.
                  Optie: Ronde tribune
                  Optioneel kunnen de overlopen ook worden aangepast waardoor een ronde tribune
                  ontstaat. Hierdoor ontstaat meer een sfeer van een “politieke arena”. Dit ontwerp kent
                  enkele voor- en nadelen. Zo is er meer ruimte voor regie/ambtenaren en een betere/
                  ruimere doorgang van/naar het monument maar is aan de andere kant de impact op
                  het monument groter, de investering hoger en de architectuur afwijkend van de
                  Kropholler stijl. De haalbaarheid is mede afhankelijk van uitwerking/beoordeling door
                  het RCE, maar omdat de optie interessant kan zijn wordt deze optioneel aangeboden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 12/20
                  Afbeelding: Ronde vergaderopstelling met tribunes en opengeschoven vouwwanden
                  Afbeelding: Grote raadszaal met ronde tribune
               g) Inpassing pers
                  Voor de pers ontstaan op de tribune 5 goed gesitueerde en afgeschermde
                  werkplekken tegenover de publiekstribune met dichte zij- en achterwanden, goede
                  voorzieningen (stroom- en datapunten, goed licht en wifi). Vanuit deze positie heeft
                  men goed zicht op de raadszaal zodat het politieke proces ook goed kan worden
                  gevolgd. Buiten het beeld van de camera’s kunnen journalisten werken en
                  fotograferen. Dankzij een eigen veiligheidsschil kunnen journalisten zich ’s avonds vrij
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 13/20
                  begeven over de tribunes en hebben ze ook toegang tot een nieuw te creëren
                  perskamer (dubbelgebruik: overdag in gebruik door de bedrijfsarts).
                  Afbeeldingen: Voorgestelde ruimte als persruimte
               h) Pandemie proof
                  Om voorbereid te zijn op een pandemie is een bijpassende opstelling uitgewerkt. Door
                  gebruik te maken van de binnenring en aan de buitenring nog enkele tafels toe te
                  voegen wordt een pandemie-bestendige opstelling gerealiseerd. Die binnenring kan
                  trouwens ook gebruikt worden voor andere doelen, zoals bij trouwpartijen, bij een
                  reguliere (ambtelijke) vergadering, een informele raadsvergadering, een huldiging of bij
                  de lintjesregen. Hierdoor wordt de nieuwe raadszaal ook multifunctioneler inzetbaar.
                  Afbeelding: Van reguliere vergaderopstelling naar een pandemie-proof opstelling
               i) Inpassing commissieruimtes / ruimtes voor beeldvormende sessies
                  Volgens het Programma van Eisen dienen er 3 ruimtes geschikt te worden gemaakt
                  voor commissievergaderingen/beeldvormende sessies. Door zoveel mogelijk gebruik
                  te maken van reeds bestaande ruimtes kunnen extra ingrepen en additionele kosten
                  worden voorkomen. Omdat deze vergaderingen nooit op hetzelfde moment plaats
                  vinden als de gemeenteraadsvergaderingen, kan de nieuwe raadszaal ook voor dit
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 14/20
                  doel worden benut (Ruimte A). Daarnaast is op Raadhuisplein 1 een multifunctionele
                  zaal beschikbaar die voor dit doel kan worden ingezet (Ruimte C). Als 3e ruimte zou
                  gebruik gemaakt kunnen worden van de oude raadszaal, die thans bijna uitsluitend
                  voor trouwpartijen wordt gebruikt. Deze ruimte (D) is (na toevoeging van de benodigde
                  apparatuur) geschikt voor dit doel/gebruik. Prettige bijkomstigheid is dan ook dat alle
                  drie ruimtes een eigen dynamiek/sfeer hebben en per onderwerp bekeken kan worden
                  welke zaal het beste bij het onderwerp past. Zo leent de oude raadszaal zich goed
                  voor bijvoorbeeld een Lagerhuis-achtige setting, terwijl de multifunctionele ruimte vrij in
                  te delen is en de nieuwe raadszaal door de vaste ronde opstelling met binnenring een
                  hoge mate van gelijkwaardigheid. In het voorgestelde plan worden deze drie ruimtes
                  voorgesteld voor commissievergaderingen/beeldvormende sessies.
                  Het gebruik van de oude raadszaal kent ook nadelen. Niet alleen ligt deze raadszaal
                  op afstand van de beide andere ruimtes en op een andere verdieping (lastig qua
                  zicht/overzicht en veiligheidszones), maar de zaal (en vooral de inrichting van de zaal)
                  is ook kwetsbaar. Zo is het vloerkleed uniek en kostbaar, evenals het originele
                  Kropholler meubilair. Overwogen kan worden om deze zaal wel bruikbaar te maken
                  voor commissievergaderingen/beeldvormende sessies maar slechts te gebruiken als
                  back-up, bij calamiteiten of bij een typische setting die bij deze ruimte past (zoals een
                  Lagerhuis-achtige setting of een beeldvormende sessie over erfgoed).
                  Afbeelding: Bovenaanzicht Raadhuisplein 1 met daarop beide binnentuinen
                  Optie: Overkappen kleine binnentuin
                  Om de oude raadszaal te ontzien zou een andere ruimte moeten worden gevonden die
                  als 3e ruimte kan worden ingezet. Hiervoor is het idee ontstaan om de kleine
                  binnentuin te gebruiken. Door het overkappen van de kleine binnentuin ontstaat een
                  prachtige ruimte die uitstekend voor het beoogde doel kan worden ingezet. Bijkomend
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 15/20
                  voordeel is dat deze ruimtes (A, B en C) bijna naast elkaar liggen, wat voor alle
                  gebruikers makkelijk is. Ook qua techniek/regie lenen deze 3 locaties zich uitstekend
                  voor dit doel. Met de nabijheid van de werkplek van de griffie (toelichting volgt) is dit
                  een goed werkbaar geheel. Deze mogelijkheid wordt als optie voorgesteld /
                  aangeboden.
                  Afbeelding: Plattegrond Raadhuisplein 1 (begane grond) met ruimtes A, B en C
                  Afbeelding: Plattegrond Raadhuisplein 1 (2e verdieping) met ruimte D
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 16/20
                  Afbeelding: Impressie optionele ruimte B
                  Vanuit de raadszalen van Oss en Gorinchem werd de stuurgroep geadviseerd om
                  deze tweede raadszaal meteen in te richten met een vaste opstelling zoals afgebeeld.
                  Bijkomend voordeel: overdag kunnen deze extra ruimtes (A en B) ook worden gebruikt
                  voor ambtelijk overleg of voor andere grotere bijeenkomsten, zoals lintjesregen,
                  jubilea, regionale bijeenkomsten en meer.
               j) Inpassing griffie
                  Voor het inpassen van de griffie zijn meerdere locaties onderzocht. Vanuit de griffie is
                  aangegeven dat met graag in de nabijheid/in de loop van het bestuurders en
                  ambtenaren is gehuisvest, goed zichtbaar, vindbaar, aanspreekbaar en bereikbaar.
                  Tevens moet de griffie altijd bereikbaar zijn voor raadsleden, bij voorkeur zonder
                  tussenkomst. De ruimtes van de griffie moeten het mogelijk maken om vertrouwelijke
                  zaken te behandelen en de griffier wenst een eigen kamer waar vertrouwelijke
                  gesprekken gevoerd kunnen worden. Dit brengt met zich mee dat er separate ruimtes
                  dienen te komen, binnen de nog te creëren veiligheidsschil voor raadsleden, om (in
                  overeenstemming met het hiervoor bepaalde beleid) te voorkomen dat raadsleden en
                  ambtenaren elkaar in het gebouw treffen (duaal stelsel). Toch kan dat niet geheel
                  worden voorkomen en is het de vraag of en in welke mate dit nodig is. De stuurgroep
                  heeft ervoor gekozen om per doelgroep veiligheidsschillen aan te maken, die overdag
                  anders (kunnen) zijn dan ’s avonds. Met een kleine veiligheidsschil voor raadsleden
                  overdag kan de indeling zodanig worden gemaakt dat de griffie wordt ingepast op een
                  plek die aan alle voorwaarden voldoet, én van waaruit drie van vier voorgestelde
                  ruimtes voor commissievergaderingen/beeldvormende sessies (ruimtes A, B en C)
                  binnen handbereik liggen. Deze locatie is gelegen naast de huidige zijingang. Om de
                  zichtbaarheid en de aanspreekbaarheid te vergroten wordt voorgesteld om een muur
                  te doorbreken op de plaats waar vroeger ook een doorgang was.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 17/20
                  Afbeelding: Impressie voorgestelde locatie griffie (naast zijingang)
               k) Gevolgen en maatregelen inpassingen voor functioneren ambtelijke organisatie
                  De inpassing van de raad, de raadszaal en de griffie en het creëren van een
                  vergadercentrum heeft gevolgen voor het huidige gebruik: het gaat ten koste van
                  werkplekken. Om dit op te lossen worden 3 wijzigingen voorgesteld:
                  (1) De huidige collegekamer wordt opgeheven en met de naastgelegen tijdelijke
                       locatie voor de griffie optimaal ingericht met werkplekken. Hierdoor kunnen de
                       vervallen werkplekken worden gecompenseerd. Deze keuze maakt onderdeel uit
                       van het plan/het voorstel, al bestaan er twijfels over de wenselijkheid van het
                       opheffen van de collegekamer.
                  (2) Optie: Het activeren van de Noordoost dakkap:
                       Het raadshuis kent 3 prachtige kappen, waarvan er niet één beleefbaar is. In de
                      grote kap is veel installatietechniek ondergebracht en de Zuidwest kap is moeilijk
                      bereikbaar te maken, maar de Noordoostkap is wel makkelijk bereikbaar en
                      beleefbaar te maken. Hierdoor kunnen in totaal 16 werkplekken extra worden
                      gerealiseerd. Het is een imposante en inspirerende ruimte, waar met beperkte
                      ingrepen goede bruikbare ruimtes kunnen worden gerealiseerd. Tevens wordt het
                      erfgoed op deze manier beter beleefbaar en zichtbaar gemaakt. Het uitwerken van
                      daglichttoetreding zal in nauwe samenspraak met het RCE dienen te geschieden.
                      Het activeren van de NO-kap wordt toegevoegd als extra optie in het voorstel.
                  (3) Voorgesteld wordt om een app te introduceren waarmee werkplekken en
                       vergaderruimtes kunnen worden gereserveerd/geboekt. Door toepassing van deze
                       app ontstaat inzicht welke werkplekken of vergaderruimtes nog vrij zijn, wie waar
                       werkt of vergadert en worden ruimtes vrijgegeven in geval van “no-show”.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 18/20
                  Afbeelding: Noordoostkap (links) en voorbeeld verbouwde zolderruimte (rechts)
               l) Dak grote raadszaal
                  Er is veel nagedacht over het toe te passen dak boven de grote raadszaal. Enerzijds
                  om de openheid/transparantie te behouden, om stijlelementen vanuit het Kropholler
                  monument terug te laten komen, maar ook vanwege daglicht/verlichting/zon instraling,
                  geluid/akoestiek en meer. De wens om juist deze zaal eigenheid en cachet te geven,
                  maar ook om meerwaarde toe te voegen aan het monument. Uiteindelijk is ervoor
                  gekozen om het patroon in de glas-in-lood ramen van het monument te nemen, deze
                  te versimpelen en vervolgens op het gekromde dakvlak toe te passen. Het resultaat
                  laat zich beter tonen dan beschrijven:
                  Afbeelding: Impressie Grote raadszaal met Kropholler dak
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 19/20
                  Afbeelding: Impressie Grote raadszaal met Kropholler dak en doorkijk Kleine raadszaal
               m) Resultaat
                  Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan de verdere uitwerking van scenario 2.b.
                  Het geheel heeft een evenwichtig en praktisch bruikbaar resultaat opgeleverd dat recht
                  doet aan het PvE en de uitkomsten van de Customer Journey, dat rekening houdt met
                  de wensen/zorgen van huidige bewoners van het raadhuis en dat toekomst bestendig
                  is voor alle stakeholders.
               n) Bouw- en investeringskosten
                  Bouw- en investeringskosten schetsontwerp
                  De kosten van de wijze waarop deze inpassing wordt voorgesteld is weliswaar hoger
                  dan de eerste uitwerking, maar daarvoor wordt veel waarde en functies toegevoegd. In
                  totaal worden de bouwkosten van dit voorstel begroot op € 3 miljoen en de
                  investeringskosten op € 5,8 miljoen. Bij deze fase van uitwerking dient rekening te
                  worden gehouden met een mogelijke afwijking qua kosten van 25%, waardoor de
                  kosten kunnen oplopen naar € 3,75 miljoen respectievelijk € 7,3 miljoen. Bij de eerste
                  raming (prijspeil maart 2022) lagen deze bedragen op € 1,9 miljoen respectievelijk €
                  3,7 miljoen met een tolerantie van 50%. Na indexering (prijspeil oktober 2023) zou
                  deze raming zijn uitgekomen op € 2,3 miljoen respectievelijk € 4,4 miljoen en rekening
                  houdende met de mogelijke afwijking in die fase van uitwerking van 50% zou dat € 3,5
                  respectievelijk € 6,6 miljoen (zie tabel hieronder).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre> Datum  16 december 2023
Nummer  3558
 Pagina 20/20
                  Bouw- en investeringskosten van de extra opties
                  Optie 1 - Overkappen kleine binnentuin en creëren kleine raadzaal:
                  De bouwkosten voor het overkappen van de kleine binnentuin met daktype “Lakenhal”
                  en het geschikt maken van deze ruimte als Kleine Raadszaal worden begroot op € 0,6
                  – 0,7 miljoen. De extra investeringskosten voor de kleine raadzaal bedragen € 1,1 –
                  1,4 miljoen. In deze van-tot opgave is rekening gehouden met een mogelijke afwijking
                  qua kosten van 25%.
                  Optie 2 - Ronde tribune:
                  De bouwkosten voor de ronde tribune bedragen € 0,17 – 0,2 miljoen. De extra
                  investeringskosten voor de ronde tribune bedragen € 0,3 – 0,4 miljoen. In deze van-tot
                  opgave is rekening gehouden met een mogelijke afwijking qua kosten van 25%.
                  Optie 3 - Activeren en toegankelijk maken van de Noordoost kap:
                  De bouwkosten voor het activeren en toegankelijk maken van de Noordoost kap
                  worden begroot op € 0,3 – 0,4 miljoen. De extra investeringskosten voor de Noordoost
                  kap bedragen € 0,6 – 0,7 miljoen. In deze van-tot opgave is rekening gehouden met
                  een mogelijke afwijking qua kosten van 25% (zie tabel hieronder).
                                      SCENARIO                  PRIJSPEIL EN MARGE     BOUWKOSTEN     INVESTERINGSKOSTEN
                                                                                       (miljoen euro)     (miljoen euro)
                   Scenario 2.b                                prijspeil 2022-03 + 50%    1,9 - 2,9          3,7 - 5,6
                                                               prijspeil 2023-10 + 50%    2,3 - 3,5          4,4 - 6,6
                   Scenario 2.b - Uitwerking 2023              prijspeil 2023-10 + 25%    3,0 - 3,7          5,8 - 7,3
                   2.b - Optie 1: Overkappen kleine binnentuin prijspeil 2023-10 + 25%    0,6 - 0,7          1,1 - 1,4
                   2.b - Optie 2: Ronde tribune                prijspeil 2023-10 + 25%    0,2 - 0,2          0,3 - 0,4
                   2.b - Optie 3: Activeren NO-dakkap          prijspeil 2023-10 + 25%    0,3 - 0,4          0,6 - 0,7
                  Tabel: Bouw- en investeringskosten
                  Tot slot: Om redenen zou ook voor de Kleine raadszaal gekozen kunnen worden voor
                  een dak in de stijl van Kropholler. Dit daktype is duurder dan het daktype “Lakenhal” en
                  zou tot extra bouwkosten van € 100.000 - € 130.000 leiden (extra investeringskosten:
                  € 195.000 - € 250.000).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>