<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                    Aan de raad van de gemeente
                    LEIDSCHENDAM-VOORBURG
            Datum   30 januari 2024
          Nummer    3105
       Onderwerp    Raadsbrief Huisvesting raad & griffie
Portefeuillehouder  Wethouder Van Veller
             1. Aanleiding
                   De gemeenteraad heeft op 5 juli 2022 bij raadsbesluit 2924 het college opdracht verleend om
                   scenario 2.b, gebaseerd op het haalbaarheidsonderzoek naar verhuizing van raad en griffie naar
                   het Raadhuisplein 1, verder uit te werken inclusief kostenraming. Tevens kreeg het college
                   opdracht om onderzoek te doen naar mogelijke toekomstige bestemming van Huize Swaensteyn.
                   Het college heeft invulling gegeven aan deze opdrachten van de raad. De ingestelde stuurgroep
                   heeft hieraan samen met een architect vorm en inhoud gegeven. Scenario 2.b is inmiddels tot een
                   schetsontwerp met bijbehorende kostencalculatie uitgewerkt. Op 3 oktober 2023 is de
                   gemeenteraad als opdrachtgever geïnformeerd over deze uitwerking. Tijdens deze bijeenkomst is
                   de kostenopbouw per ingreep in het pand toegelicht en tevens is de gemeenteraad geïnformeerd
                   over de onderzoeken naar de opties voor Huize Swaensteyn.
                   Nu de plannen voldoende zijn uitgewerkt worden de stukken ter beoordeling aan de gemeenteraad
                   voorgelegd. De financiële gegevens worden op hoofdlijnen gedeeld. Tijdens de informatieve
                   bijeenkomst zijn over de uitwerking van scenario 2.b vragen gesteld. Besloten is om deze vragen
                   en de antwoorden hierop meteen mee te nemen als bijlage 4 bij deze raadsbrief zodat de
                   gemeenteraad deze antwoorden mee kan nemen in zijn beoordeling.
                   Geheimhouding op 3 bijlagen
                   Bijlage 3, 5 en 9 bij de raadsbrief (financiële onderbouwingen en het taxatierapport Huize
                   Swaensteyn) bevat concurrentiegevoelige informatie. Openbaarmaking van die informatie kan de
                   onderhandelingspositie bij de aanbesteding van het huisvestingsplan ondermijnen en daarmee het
                   financieel belang van de gemeente schaden. Het college heeft daarom een verplichting tot
                   geheimhouding gelegd op bijlage 3, 5 en 9, omdat naar het oordeel van het college het financiële
                   belang van de gemeente zwaarder weegt dan het belang van openbaarmaking van de informatie in
                   bijlage 3, 5 en 9 (art. 87 Gemeente wet en art. 5.1, lid 2b Wet open overheid). De geheimhouding
                   duurt totdat de gemeenteraad haar opheft.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 2/16
   2. Inhoudelijke uiteenzetting
        A. Uitwerking Scenario 2.b
            Vooraf: In deze brief wordt de uitwerking op hoofdlijnen beschreven. In bijlage 1 is de context
            van de uitwerking van scenario 2.b verwoord en is meer (detail-) informatie opgenomen.
            Als eerste stap wordt het door de raad in maart 2022 verkozen scenario 2.b geanalyseerd: wat
            houdt het scenario in, hoe verhoudt zich dat tot het Programma van Eisen (PvE) en welke
            impact heeft de inpassing van dit scenario op het huidige en toekomstige gebruik van
            Raadhuisplein 1? En welke kosten werden er toen geraamd en wat zouden de kosten van dit
            scenario in oktober 2023 zijn geweest (voor een goed vergelijk met de uitwerking zoals
            beschreven in deze brief)?
            Scenario 2.b houdt in de kern het volgende in:
            -   Nieuwe raadszaal wordt gepositioneerd op de locatie van de huidige binnentuin die
                daarvoor overkapt dient te worden;
            -   Het inpassen van de griffie, het toevoegen van vergader/fractiekamers en alle overige
                benodigde functie op de begane grond;
            -   Voor zover bovenstaande inpassing ten koste gaat van bestaande functies, worden die
                functies hersteld door het opofferen van andere functies, zoals de foyer;
            -   De bouwkosten van scenario 2b werden geraamd op € 1,9 miljoen; de investeringskosten
                op € 3,7 miljoen (prijspeil oktober 2023 na indexering resp. € 2,3 en € 4,4 miljoen).
        Afbeelding: Scenario 2.b
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 3/16
            Tijdens de analyse fase zijn veel vragen ontvangen over wat wel en niet mogelijk en gewenst
            is qua ruimtes en inpassing. Om een goed antwoord te krijgen op die vragen is de hierna
            beschreven procedure doorlopen.
            i)   Doorlopen procedure
                 Stuurgroep
                 Aan het begin van het traject is een stuurgroep geformeerd waarin onder meer de griffier,
                 een collegelid, de gemeentesecretaris, de architect en een projectleider zitting hadden.
                 Door deze samenstelling werden de toekomstige gebruikers vertegenwoordigd.
                 Customer Journey
                 Als eerste stap is er een ‘Customer Journey’ georganiseerd. Er werden 12 doelgroepen
                 geïdentificeerd die bestaan uit gebruikers/bezoekers van de raadszaal en Raadhuisplein 1.
                 De doelgroepen zijn bevraagd om hun visie, wensen, eisen en adviezen in kaart te kunnen
                 brengen. Tevens is de klankbordgroep, bestaande uit burgemeester, gemeentesecretaris
                 en griffier bevraagd. De uitkomsten van de interviews zijn aan de architect meegegeven als
                 aanvulling op het PvE (zie bijlage 14: samenvatting Customer Journey).
                 Bezoeken referentieprojecten
                 Tevens zijn 3 locaties bezocht: het Scheepvaartmuseum in Amsterdam (in verband met de
                 bijzondere glazen overkapping van de binnenplaats van het Rijksmonument) en de
                 raadzalen in de gemeenten Oss en Gorinchem (om hun ervaringen met het realiseren van
                 nieuwe raadzalen op te doen). Deelnemers van de referentiebezoeken zijn na ieder
                 bezoek middels een vragenlijst bevraagd. Deze input is eveneens meegenomen bij de
                 uitwerking van scenario 2.b (zie bijlage 15: samenvatting referentiebezoeken).
            ii)  Betrokken partijen
                 Naast de doelgroepen van de Customer Journey is een aantal externe organisaties
                 betrokken bij de verdere uitwerking van scenario 2.b. Een overzicht hiervan, alsmede
                 welke rol zij in het proces hebben gehad, valt te lezen in een separaat document (zie
                 bijlage 1: context van de uitwerking van scenario 2.b).
            iii) Uitgevoerde onderzoeken
                 In deze fase werden alleen onderzoeken uitgevoerd die nodig waren voor de uitwerking
                 van scenario 2.b. Het betreft de volgende onderzoeken:
                 Onderzoek naar de huidige gebruikersvergunning
                 De conclusie luidt dat de huidige gebruiksvergunning past bij het beoogde gebruik.
                 Onderzoek naar de monumentale waardenstelling van het monument
                 In het verleden werd bijgehouden aan welk aspect van een pand de monumentale status
                 werd ontleend. Enkele jaren geleden heeft de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed bepaald
                 dat als er een aspect van een gebouw monumentaal is, het gehele pand als monumentaal
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 4/16
                wordt beschouwd. Toch is niet alles even waardevol vanuit historisch perspectief en kan
                een bouwkundige ingreep op het ene aspect meer invloed hebben dan op een ander
                aspect. Een onderzoek naar de monumentale waardenstelling geeft daarin inzicht. Aan de
                hand van het uitgevoerde onderzoek zijn de plannen opgesteld en heeft de architect
                ingrepen in het pand gedaan waarbij de monumentale waarden zoveel mogelijk werden
                gerespecteerd. De Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed heeft een positieve houding
                ingenomen ten aanzien van de voorgenomen ingrepen. In bijlage 6 is de Analyse met
                monumentale waardenstelling RP1 (in concept) opgenomen.
                Onderzoek naar parkeren
                Er heeft verkennend onderzoek plaats gevonden naar de situatie van auto- en fiets
                parkeren (zie bijlage 11: parkeerkundige onderbouwing, juni 2023). Op basis van deze
                verkenning wordt er geen probleem verwacht qua auto parkeren. De voorzieningen voor
                fiets parkeren dienen wel te worden uitgebreid. Hiervoor is in de plannen een extra
                fietsparkeervak met fietsnietjes aan de voorzijde van het pand voorzien. Daarnaast kan
                ook ’s avonds door pashouders van de fietsenkelder gebruik worden gemaakt.
                Onderzoek naar bouwkosten
                De bouw- en investeringskosten van de plannen zijn doorgerekend en in de documenten
                (op hoofdlijnen) verwerkt. Gedetailleerde informatie is te vinden in de bijlagen 1, 3 en 5.
            iv) Omgaan met monumentaal erfgoed
                Het Rijk beschermt rijksmonumenten met algemene regels die het beschadigen, vernielen
                en verwaarlozen van rijksmonumenten verbieden. Deze bescherming van
                rijksmonumenten heeft tot doel om het cultureel erfgoed te behouden, zodat het voor
                toekomstige generaties bewaard blijft. In geval van Raadhuisplein 1 is het belang gelegen
                in de grote cultuurhistorische waarde. Wat het monument nog meer bijzonder maakt is dat
                naast het gebouw, grote delen van het interieur zijn bewaard en nog worden gebruikt.
                Bij de uitwerking van de plannen werd de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) vanaf
                het begin af aan betrokken. Samen is bekeken hoe, met respect voor het monument en
                uitgaande van het plan om de grote binnentuin te overkappen, de monumentale
                waardenstelling zoveel mogelijk kan worden behouden of zelfs worden versterkt. Dit heeft
                geleid tot een aantal aandachtspunten in de planvorming waaronder het vergroten van de
                zichtbaarheid en de beleefbaarheid van het monument. Het positieve preadvies van de
                RCE is als bijlage bijgevoegd (zie bijlage 7: preadvies RCE). Voor meer informatie zie
                bijlage 1: context van de uitwerking van scenario 2.b.
            v) Inpassing van raad, raadszaal en griffie
                Voor de wijze waarop de inpassing heeft plaats gevonden en welke afwegingen hierbij zijn
                gemaakt, wordt verwijzen naar het separaat bijgevoegde document (zie bijlage 1: context
                van de uitwerking van scenario 2.b). In deze brief wordt opgemerkt dat naast de inpassing
                van de raad, raadszaal en griffie ook aandacht is besteed aan andere aspecten zoals:
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 5/16
                    o    De mogelijkheid om de raadszaal tijdens een pandemie te blijven gebruiken;
                    o    Inpassen van ruimtes voor commissievergaderingen en beeldvormende sessies;
                    o    Inpassen van fractiekamers en het dubbelgebruik van de ruimtes stimuleren;
                    o    Inpassen van perswerkplekken inclusief het toevoegen van een perskamer;
                    o    Aanpassen en toevoegen van nieuwe veiligheidsschillen.
                Daarnaast zijn de gevolgen van de inpassingen bekeken en oplossingen voorgesteld om
                inbreuken op het bestaande programma goed te compenseren. Tot slot zijn in het dak van
                de nieuwe grote raadszaal ook stijlelementen van het Raadhuis aangebracht.
            vi) Toekomstbestendige uitwerking
                Met de uitwerking van scenario 2.b is er gekeken naar het huidige én toekomstige gebruik
                van Raadhuisplein 1. Het pand aan het Raadhuisplein is sinds de bouw circa elke 20 jaar
                verbouwd; de laatste keer in 2015. Om niet over enkele jaren opnieuw een verbouwing te
                hoeven doorvoeren, is gekeken of en zo ja welke aanpassingen nog meer nodig zijn voor
                een toekomstbestendige uitwerking van scenario 2.b. Wat is toekomst (hoe ver kijk je
                vooruit) en wat is bestendig (tegen wat)? Daarbij spelen de volgende aspecten een
                belangrijke rol:
                •   Groei van de gemeente Leidschendam-Voorburg
                    De groei van inwoners heeft een direct gevolg voor de grootte van de raad, griffie en
                    het aantal benodigde ambtenaren. Uit berekeningen van de groei van het aantal
                    inwoners (zie bijlage 4: gestelde raadsvragen met antwoorden) blijkt dat de grens van
                    80.000 inwoners wordt bereikt tussen 2025 en 2028. De toekomstige groei is
                    afhankelijk van veel factoren. Wanneer wordt uitgaan van een gemiddelde van de
                    berekende groeiopties zou de grens van 100.000 inwoners kunnen worden bereikt
                    over 28 jaar. Dat is in het jaar 2051.
                •   Groei van de gemeenteraad
                    In het PvE is opgegeven dat rekening gehouden dient te worden met een groei van de
                    gemeenteraad van 35 naar 39 zetels. De grens van 37 zetels (> 80.000 inwoners) zal
                    al tussen 2025 en 2028 wordt bereikt. Gezien het feit dat 39 zetels pas aan de orde
                    zijn bij een inwoneraantal van 100.001 inwoners en dit aantal pas in 2051 wordt
                    bereikt, zou gesteld kunnen worden dat de eis van 39 zetels ruim is genomen. Het
                    verschil tussen 39 of 37 zetels speelt overigens voor het ontwerp van de ruimte, de
                    kosten en de voorgestelde vergaderopstelling geen rol van betekenis.
                •   Groei van de griffie
                    Als de gemeenteraad groeit, dan groeit mogelijk ook de omvang van de griffie.
                    Momenteel bestaat de griffie uit 5 griffie medewerkers en één griffier. De Nederlandse
                    Vereniging voor Raadsleden heeft een beslisboom opgesteld om de ideale omvang
                    van de griffie vast te stellen. De uitkomst hiervan is mede afhankelijk van de taken van
                    de griffie, het aantal commissies en meer. Indien deze leidraad wordt gevolgd, dan zou
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 6/16
                    de omvang van de griffie bij 37 raadsleden uit 9 medewerkers en een griffier moeten
                    bestaan. Volgens de griffier dient rekening te worden gehouden met 6-8 werkplekken
                    voor de griffie-medewerkers en een kamer voor de griffier. Deze uitwerking geeft
                    voldoende flexibiliteit voor de griffie naar de toekomst (groei van de raad of van het
                    ambitieniveau).
                •   Gemeentelijk huisvestingsconcept/kantoorconcept
                    Het gemeentelijk huisvestingsconcept is onder meer gebaseerd op de volgende pijlers:
                    duurzame panden, variëteit aan werk- en vergaderplekken, ondersteunt hybride
                    werken en zijn/blijven pandemie-proof (1,5 meter voor werken en vergaderen).
                    o   Flexfactor
                        Op KW2 en RP1 wordt een flexfactor van 0,54 toegepast (voor berekening zie
                        bijlage 4: gestelde raadsvragen met antwoorden). Dit is exclusief aanlandplekken
                        t.b.v. informeel overleg. De landelijke gemiddelde flexfactor is 0,7. Hieruit blijkt dat
                        onze gemeente ten opzichte van het landelijk gemiddelde dus relatief weinig
                        werkplekken (93 werkplekken minder dan gemiddeld) aanbiedt aan haar
                        werknemers.
                    o   Pandemie-proof werken en vergaderen
                        De keuze om vast te houden aan pandemie-proof werken wordt nader toegelicht in
                        de bijlage (zie bijlage 4: gestelde raadsvragen met antwoorden). Bij de OR is
                        tevens advies aangevraagd inzake het behoud van pandemie-proof werken. Dit
                        advies is als bijlage bijgevoegd (bijlage 8: advies OR). Er kan geconcludeerd
                        worden dat de volledige capaciteit van de panden (pandemie-proof) wordt benut.
                        Om te kunnen anticiperen op de groei van fte en daarmee op de behoefte aan
                        extra werkplekken, kan worden besloten binnen afzienbare tijd meer m² te creëren.
                        Om deze extra m² te creëren wordt in het uitgewerkte plan als optie aangegeven
                        om de noordoostelijke dakkap te activeren.
                •   Groei van de ambtelijke organisatie
                    De omvang van de ambtelijke organisatie van een gemeente hangt samen met het
                    aantal inwoners in die gemeente (zie bijlage 4: gestelde raadsvragen met antwoorden).
                    o   Indien rekening wordt gehouden met een toekomstige grootte van de gemeente
                        van minimaal 80.000 inwoners, dan dient rekening gehouden te worden met een
                        bezetting van 37 zetels voor raadsleden. Bij de verkiezingen van 2026 zou deze
                        grens van 80.000 inwoners al gepasseerd kunnen zijn. Uit de berekeningen (zie
                        bijlage 4: gestelde raadsvragen met antwoorden) kan worden geconcludeerd dat
                        de gemeente op dat moment 10,4 werkplekken extra nodig heeft.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 7/16
                      o    Met > 100.000 inwoners is sprake van 39 zetels en zijn er 100 werkplekken extra
                           nodig. Dit punt wordt op basis van de huidige gemiddelde groei pas bereikt over
                           ca. 28 jaar, in 2051 (zie bijlage 4: gestelde raadsvragen met antwoorden).
                      Wat is toekomstbestendig? Het gemeentehuis is gemiddeld elke 20 jaar verbouwd, de
                      laatste keer in 2015. Met deze kennis is het logisch om met de voorgestelde
                      verbouwing meteen voldoende werkplekken te creëren voor de komende 10 jaar.
                      o    Uit de berekeningen (zie bijlage 4: gestelde raadsvragen met antwoorden) kan
                           worden geconcludeerd dat de gemeente over 10 jaar 35 werkplekken extra nodig
                           heeft. Tevens is in bijlage 4 onderbouwd op welke manier deze 35 werkplekken
                           kunnen worden gerealiseerd. Hiervoor is in het uitgewerkte plan als optie een
                           uitbreiding van de werkplekcapaciteit opgenomen door middel van het activeren en
                           benutten van de noordoostelijke dakkap op RP1.
                      Mogelijkheid benutting noordoostelijke dakkap
                      Door de noordoostelijke kap toegankelijk en bruikbaar te maken wordt op een relatief
                      goedkope manier extra ruimte verkregen voor werk- en/of vergaderplekken. Voor nu
                      wordt ervan uitgegaan dat deze ruimte wordt benut voor het creëren van werkplekken,
                      maar bij latere uitwerking zou ervoor gekozen kunnen worden om op deze plek juist
                      inspiratieruimtes/vergaderruimtes te maken in plaats van werkplekken, die dan elders
                      in het pand kunnen worden gerealiseerd door het opheffen van één of enkele
                      vergaderruimtes die nu verspreid in het pand aanwezig zijn.
                      De bouwkosten voor het bruikbaar maken van de noordoostelijke dakkap worden
                      geraamd op € 289.835 en investeringskosten op € 565.000 (indien meegenomen met
                      de verbouwing). Indien deze verbouwing (in het kader van een kostenbesparing) later/
                      separaat wordt uitgevoerd dan zullen deze kosten beduidend veel hoger uitvallen als
                      gevolg van extra onderzoekskosten, vergunningen, bouwplaats kosten, kraankosten,
                      tijdelijke huisvesting, projectbegeleiding, inkoopkosten en meer.
            vii) Resultaat
                 Inhoudelijk
                 Met dit voorstel wordt scenario 2.b verder uitgewerkt. De kosten van het schetsontwerp
                 liggen weliswaar wat hoger dan in maart 2022 aangegeven, maar de huidige uitwerking
                 omvat veel meer dan in eerste aanleg meegenomen. Zo ontstaan er meer mogelijkheden
                 voor werken en vergaderen. Door beter en efficiënter gebruik van ruimtes wordt de
                 gewenste ronde vergadervorm voor de gemeenteraad mogelijk en ontstaan er meer
                 mogelijkheden voor commissievergaderingen en beeldvormende sessies. Deze nieuwe
                 ruimtes krijgen een dubbelfunctie en kunnen overdag ook worden gebruikt voor
                 bijvoorbeeld regiobijeenkomsten, jubilea, lintjesregen of ander gebruik. Tot slot wordt met
                 het ontwerp eer gedaan aan het monument qua gebruik, zichtbaarheid en beleefbaarheid.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 8/16
               Het ontwerp voor het glazen dak is gebaseerd op stijlkenmerken van de architect van het
               oorspronkelijke monument. Het geheel heeft een evenwichtig en praktisch bruikbaar
               resultaat opgeleverd dat recht doet aan het PvE en de uitkomsten van de Customer
               Journey. Met de wensen/zorgen van huidige gebruikers van het raadhuis is rekening
               gehouden en het ontwerp is toekomstbestendig voor alle stakeholders.
               Voorstel voor 3 opties
               Naast het uitgewerkte plan worden tevens 3 opties aangeboden aan de raad.
               Optie 1. Naast de grote raadszaal is er ook een kleine raadszaal te realiseren op de locatie
               van de huidige kleine binnentuin. Deze kleine raadszaal zou uitermate geschikt zijn voor
               commissievergaderingen en beeldvormende sessies. Het belangrijkste voordeel is dat alle
               drie de commissiezalen vrijwel naast elkaar worden gesitueerd waardoor de loopafstanden
               onderling klein zijn, de situaties bij plenaire sessies overzichtelijk en de regie voor de twee
               kleinere zalen vanaf één centraal punt te regelen is. Een ander voordeel is dat deze ruimte
               een dubbelfunctie kan krijgen door het gebruik overdag als vergaderruimte of werkplek
               voor ambtenaren. De OR geeft een positief advies en juicht dit dubbelgebruik toe (zie
               bijlage 8: advies OR). De oude raadszaal (thans trouwzaal) wordt in het uitgewerkte plan
               genoemd als een mogelijke locatie voor commissievergaderingen en beeldvormende
               sessies. Door de toevoeging van de kleine raadszaal op de kleine binnenplaats zou het
               gebruik van de kwetsbare oude raadszaal (thans trouwzaal) worden beperkt waardoor
               slijtage en schade aan de monumentale inrichting wordt voorkomen.
               Door de kleine raadszaal te voorzien van een glazen dak blijft het gevoel van “buiten” /
               “binnentuin” behouden, evenals het zicht op/de beleving van het monument. Het dak kan
               bijvoorbeeld als vlak glazen dak worden uitgevoerd (type Lakenhal, zie afbeelding), maar
               ook in de stijl van het monument (vergelijkbaar met het dak van de grote raadszaal).
               Optie 2. Tijdens de uitwerking is het idee ontstaan om een ronde tribune te realiseren,
               waardoor de sfeer van een politiek theater/arena ontstaat. Omdat deze variant duurder
               uitvalt en een grote impact heeft op het monument, is deze niet meegenomen in de
               uitwerking van scenario 2.b maar wordt deze als optie/ter besluitvorming door de raad
               aangeboden.
               Optie 3. Met het activeren en toegankelijk maken van de noordoostelijke dakkap kan op
               een relatief goedkope manier ruimte worden verkregen voor extra werk- en/of
               vergaderplekken. Met het activeren van de noordoostelijke dakkap kunnen +16 extra
               werkplekken worden gecreëerd. In combinatie met de overige maatregelen wordt op deze
               wijze de behoefte aan extra werkplekken opvangen voor de komende 10 jaar.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 9/16
                Schetsontwerp:
               Afbeelding: Impressie Grote Raadszaal met dak in stijl van het monument
               Afbeelding: Impressie Grote Raadszaal, glazen dak in stijl van het monument, met doorkijk
               naar Kleine Raadszaal/Commissieruimte (optie 1)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 10/16
                Optie 1, kleine raadszaal/commissieruimte:
               Afbeelding: Impressie Kleine Raadszaal/Commissieruimte (dak afgebeeld in stijl Lakenhal,
               kan ook in stijl van het monument)
               Optie 2, ronde tribune:
               Afbeelding: Impressie Grote Raadszaal met ronde tribune
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 11/16
               Optie 3, activeren Noordoostkap:
               Afbeelding: Referentiebeeld kap Oude Stationsgebouw, Delft
               Toelichting op bouwkosten, investeringskosten en kapitaallasten
               Bouwkosten
               Onder bouwkosten wordt verstaan: alle kosten die nodig zijn om een bouwproject (door
               een aannemer) te laten voltooien.
               Investeringskosten (ook wel stichtingskosten genoemd)
               Investeringskosten zijn alle kosten die voor het bouwproject benodigd zijn en waarvoor
               door de opdrachtgever financiële dekking moet worden gezocht. Naast de bouwkosten zijn
               dat onder meer de volgende bijkomende kosten: kosten voor architect, constructeur,
               adviseurs bouwfysica, installatieadviseur, vergunningen, opstellen bestekteksten,
               aanbestedingen, bouwdirectie, projectbegeleiding opdrachtgever; aansluitkosten
               nutsvoorzieningen, heffingen (leges/precario e.d.; in dit gemeentelijk project n.v.t.), CAR
               verzekering; onvoorziene kosten; financieringskosten. In de kostenopstelling voor dit
               project zijn alle vermelde bedragen exclusief BTW.
               Kapitaallasten
               De kapitaallasten bestaan uit de afschrijving op de investering en de rentekosten. Bij de
               berekening de kapitaallasten wordt uitgegaan van de maximale afschrijving van 25 jaar
               voor renovatie (conform de financiële verordening) en rente 1,2%.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 12/16
               Toelichting op bouwkostenraming
               Op basis van beschikbare informatie kan in elke fase van het bouwproces een
               kostenraming worden opgesteld. In de beginfase, waarin nog beperkte informatie
               beschikbaar is, zijn er meer onzekerheden. Een geraamde kostenpost kan daarom bij
               latere realisatie afwijken van de oorspronkelijk geraamde kosten.
               De bandbreedte wordt in hoofdzaak bepaald door de mate van aangeleverde
               informatie/omschrijving (inclusief wensen en eisen) en (ontwerp)tekenwerk en dergelijke.
               Met name in relatie tot de principe verschijningsvorm en uitstraling, maatvastheid
               tekenwerk, de mate van aangegeven materialisering interieur en exterieur, aangegeven
               principes van constructies, principes voor de technische installaties en uitgangspunten
               voor het terreinwerk. Hoe meer eenduidige informatie, aangegeven wensen en eisen,
               principes en maatvastheid van tekenwerk, en hoe concreter en korter het tijdspad van
               realisatie, hoe kleiner de bandbreedte van de kostenopstelling zal zijn.
               De bandbreedte van onze kostenopstellingen verlopen (neerwaarts) door de projectfasen
               heen. Voor het project Huisvesting Raad & Griffie wordt uitgegaan van een afwijking van
               maximaal 50% in de ideefase (scenario’s 1, 2 en 3), naar maximaal 25% in de huidige S.O.
               (schets ontwerp) fase tot maximaal 10% in de latere D.O (definitief ontwerp) fase. Deze
               variatie wordt in de prijstabellen (en in de tekst) benoemd/weergegeven.
               Overzicht van investeringskosten en Kapitaallasten
               De totale investeringskosten en kapitaallasten van de uitwerking van scenario 2b zijn in
               onderstaande tabel samengevat:
               Scenario 2.b                                           Investering            Kapitaallasten
                Kosten scenario 2.b                                  € 5.836.940              €    271.775
               Extra opties
               Ronde tribune                                         €    324.090             €     15.082
               Kleine raadzaal/binnentuin                            € 1.109.609              €     51.638
               Noordoostkap                                          €   565.178              €     26.302
               Totaal opties                                         € 1.998.877              €     93.022
               Uitgangspunten: Afschrijvingstermijn 25 jaar (conform financiële verordening), rente 1,2%
               Bouw- en investeringskosten, schetsontwerp en opties
               De kosten van het uitgewerkte plan lijken hoger dan de eerdere uitwerking uit 2022, maar
               gecorrigeerd voor inflatie en gerekend met een kleinere bandbreedte (25 i.p.v. 50% als
               gevolg van verder uitwerking) overstijgt de nieuwe raming de vorige nauwelijks. Bovendien
               worden meer functies gecreëerd waardoor het pand optimaal wordt benut en waarde wordt
               toegevoegd. Tevens is dit plan voor alle stakeholders toekomstbestendig. In de tabel
               hieronder zijn de bouw en investeringskosten weergegeven (voor nadere uitleg zie bijlage
               1: context uitwerking van scenario 2.b, pagina 19-20) met de maximale bandbreedte.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 13/16
                  Tabel: Bouw- en investeringskosten
            viii) Mogelijk vervolgproces
                  Indien de gemeenteraad besluit verder te gaan met deze uitwerking dan is hiervoor nodig:
                  (a) Een vervolgopdracht voor verdere uitwerking van Schetsontwerp (SO) tot Definitief
                      Ontwerp (DO) met kostenraming;
                  (b) Een keuze vanuit de gemeenteraad ten aanzien van de 3 opties: (wel/geen kleine
                      raadszaal, wel/geen ronde tribune, wel/niet activeren noordoostelijke dakkap);
                  (c) Een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van € 500.000 voor de verdere
                      uitwerking. Deze kosten maken geen deel uit van het gecalculeerde
                      investeringskrediet (dat ziet alleen op bouw gerelateerde kosten na DO fase).
            Bij opdracht van de gemeenteraad voor bovenstaande punten kan in een periode van circa 12
            tot 18 maanden worden toegewerkt naar een definitief ontwerp met kostenraming.
        B. Inhoudelijke uitwerking Huize Swaensteyn
           Taxatierapport
           In het kader van punt 2 van het raadsbesluit is opdracht gegeven om Huize Swaensteyn te
           taxeren om zo de mogelijke opbrengstwaarde hiervan in beeld te hebben. Dit rapport is als
           geheime bijlage bijgevoegd (zie bijlage 9: taxatierapport Herenstraat 72-76 GEHEIM).
           Onderzoek opties Huize Swaensteyn
           Zolang de raad geen besluit heeft genomen om Huize Swaensteyn definitief te verlaten, is het
           niet zinvol om mogelijke opties voor Huize Swaensteyn te onderzoeken. Zodra het besluit is
           genomen om Huize Swaensteyn te verlaten en er duidelijkheid is over de planning van de
           verbouwing van Raadhuisplein 1, kan een plan worden opgesteld om de opties voor Huize
           Swaensteyn verder te onderzoeken.
           Huidige situatie met de raadzaal in Huize Swaensteyn
           De huidige locatie Swaensteyn voldoet niet meer aan de eisen van nu. Uit eerste verkenning
           blijkt dat rekening moet worden gehouden met aanzienlijke kosten binnen enkele jaren. De
           huidige vergaderopstelling verre van ideaal en zowel de elektrische installatie, audiovisuele
           middelen en het meubilair zijn verouderd en aan vervanging toe. Naast de interne installaties en
           inrichting blijkt uit een rapport van Monumentenwacht uit februari 2023 dat het pand op korte
           termijn geheel gerenoveerd dient te worden. Uitstel van vertrek brengt dus op korte termijn
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 14/16
            uitgaven met zich mee die enkel nog betrekking hebben op het in stand houden van het pand
            en de daarbij behorende noodzakelijke verduurzaming én noodzakelijke verbeteringen die
            doorgevoerd moeten worden om te kunnen blijven functioneren. Het probleem van beperkte
            ruimte zal echter blijven bestaan wanneer er geen grootschalige constructieve aanpassingen
            aan het pand uitgevoerd worden. Een groei van raadsleden op korte termijn naar 37 zetels is op
            een normale manier niet mogelijk.
            Tabel: indicatie kosten handhaven van huidige situatie met de raadszaal in Huize Swaensteyn.
            Door het uitvoeren van bovenstaande renovatie, verduurzaming en verbetering zal de raadszaal
            gedurende langere periode niet gebruikt kunnen worden. Volgens het reeds uitgevoerde
            vooronderzoek uit 2022 zouden de kosten van tijdelijke huisvesting van de raadzaal op een
            andere locatie uitkomen op circa 1,4 miljoen euro.
            Definitief gehuisvest blijven in Huize Swaensteyn in ondanks bovengenoemde renovatie,
            verduurzaming en vernieuwing niet mogelijk zonder de nodige uitbreiding van extra ruimte die
            nodig is om op een juiste wijze te kunnen functioneren en groeien. Deze optie werd eerder al
            onderzocht (scenario 1.a en 1.b) en door de raad niet gekozen. De voor scenario 1.a en 1.b
            geraamde kosten zouden dus nog bovenop de verkenning van de kosten voor de renovatie van
            huize Swaensteyn komen.
   3. Afsluiting
        Met de uitwerking van scenario 2.b en met het aanbieden alle bijbehorende stukken, alsmede met
        het aanbieden van het taxatierapport van Huize Swaensteyn geeft het college invulling aan
        raadsbesluit 2924.
        Indien de raad het voorstel overneemt (en een keuze maakt met betrekking tot de voorgestelde 3
        opties), dan dient het huidige schetsontwerp verder te worden uitgewerkt tot definitief ontwerp met
        kostenraming. Naast het verder uitwerken van (opmerkingen op) de plannen en het uitvoeren van
        diverse onderzoeken zal het ontwerp verder worden uitgewerkt aan de hand van adviezen van
        externe deskundigen (bouwfysica, constructief, akoestiek, brandveiligheid, licht/verlichting,
        installatietechniek en meer). Met het definitief ontwerp zal dan ook een kostendoorrekening worden
        gemaakt, waardoor er nog concreter zicht ontstaat op geraamde bouw- en investeringskosten van
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 15/16
        het definitieve ontwerp. De doorlooptijd van dit traject wordt ingeschat op 1 tot 1,5 jaar; afhankelijk
        van de uitkomsten van in te zetten deskundigen, bijvoorbeeld qua dakconstructie, akoestiek, en
        klimaat en de effecten daarvan op de plannen. Om de plannen verder uit te werken is een
        voorbereidingskrediet van € 500.000 nodig. Deze maken geen onderdeel uit van de uiteindelijke
        investeringskosten.
        Financieel gevolg
        Wellicht ten overvloede wijst het college erop dat de investeringskosten en de daaruit
        voortvloeiende kapitaallasten op dit moment niet in de meerjarenbegroting zijn opgenomen. Het is
        aan de raad om deze kosten te zijner tijd te (laten) verwerken, bij kadernota en vervolgens de
        meerjarenbegroting. De kapitaallasten hangen af van de diverse keuzes, en vallen tussen
        € 271.775 en € 364.797.
        Tegenover de kapitaal- en exploitatielasten van dit geschetste voorstel kunnen de exploitatielasten
        worden gezet van het huidige Swaensteyn die mogelijk geheel of gedeeltelijk wegvallen. Deze
        exploitatielasten bedragen over de periode 2019-2022 gemiddeld € 215.715 per jaar.
        Samengevat:
        ➢   Uitvoering geven aan scenario 2b kost weliswaar geld, maar niets doen kost meer (kosten
            scenario 1a of 1b, vermeerderd met de kosten voor benodigde renovatie);
        ➢   Het plan voorziet in een goede uitwerking van de inpassing van de raad en griffie met respect
            aan de huidige gebruikers en functies;
        ➢   Het plan bevat een concrete doorrekening van toekomstige behoeften en biedt hiervoor een
            concreet voorstel;
        ➢   In deze brief (en in de bijlagen) worden door raadsleden gestelde vragen beantwoord;
        ➢   Het college draagt met deze raadsbrief deze uitwerking van scenario 2b ter beoordeling over
            aan de raad;
        ➢   De raad is nu aan zet ten aanzien van een mogelijk/gewenst vervolg;
        ➢   Het college ziet de reactie van de raad met belangstelling tegemoet.
        Burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg,
        R.J. den Haan                             M.W. Vroom
        secretaris                                burgemeester
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre> Datum  30 januari 2024
Nummer  3105
 Pagina 16/16
        Bijlagen behorende bij deze raadsbrief:
        Bijlage      Bestandsnaam                                                  Geheim
        1.           Context uitwerking van scenario 2.b                           Nee
        2.           Variantenstudie scenario 2.b JHK (exclusief kosten)           Nee
        3.           Variantenstudie scenario 2.b JHK kosten GEHEIM                Ja
        4.           Gestelde raadsvragen met antwoorden                           Nee
        5.           Bijlage bij gestelde raadsvragen met antwoord + kosten GEHEIM Ja
        6.           Analyse met monumentale waardenstelling RP1 (conceptversie)   Nee
        7.           Preadvies RCE (conceptversie)                                 Nee
        8.           Advies OR                                                     Nee
        9.           Taxatierapport Herenstraat 72-76 GEHEIM                       Ja
        10.          Inspectierapport 2023 Herenstraat 72-76                       Nee
        11.          Inspectie 2023 Herenstraat 76                                 Nee
        12.          Parkeerkundige onderbouwing Raadhuisplein 1                   Nee
        13.          Bijplaatsen extra werkplekken (november 2023)                 Nee
        14.          Samenvatting Customer Journey                                 Nee
        15.          Samenvatting Referentiebezoeken                               Nee
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>