<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Concept rapport van bevindingen
Boekjaar 2016
Veiligheidsregio Hollands Midden
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
                                            Pagina
 1. Bestuurlijke samenvatting                    4
 2. Aard en reikwijdte van de werkzaamheden      5
 3. Accountantscontrole                          6
 4. Kwaliteit van de verslaglegging              9
 5. Overige aandachtspunten                     10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Veiligheidsregio Hollands Midden
Aan de leden van het algemeen bestuur
Utrecht, april 2017
Betreft: CONCEPT Verslag van bevindingen bij de jaarrekening 2016
Geachte leden van het algemeen bestuur,
Voor u ligt het concept verslag van bevindingen dat wij hebben opgesteld op basis van de door ons tot nu toe uitgevoerde
werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening 2016 van de Veiligheidsregio Hollands Midden (hierna:
VRHM).
Op 23 maart jl. is de laatste concept jaarrekening 2016 aan ons verstrekt. Deze jaarrekening dient als basis voor de inhoud van
dit concept verslag van bevindingen . De controle op de jaarrekening zullen wij binnenkort afronden nadat wij een definitief
antwoord hebben op de WNT-casus en de laatste gesprekken met het bestuur zijn gevoerd. Na het definitieve antwoord en het
overleg brengen wij een definitief verslag van bevindingen uit. De doelstelling van dit concept rapport van bevindingen is om
VRHM te laten voldoen aan artikel 34b van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen. In dit concept verslag van
bevindingen informeren wij u over de status van de controle en de bevindingen die tot nu toe uit de controle naar voren zijn
gekomen.
Wij bedanken de directie en de betrokken medewerkers bij VRHM voor de open en constructieve samenwerking bij het
verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage.
Tot het verstrekken van nadere toelichting zijn wij graag bereid.
Met vriendelijke groet,
Baker Tilly Berk N.V.
G.J. van Luyk AA
Eindverantwoordelijk accountant
                                                                                                                               3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>1. Bestuurlijke samenvatting
Als accountant van uw organisatie voeren wij de controle van de jaarrekening uit op basis van de kaders en normen die
door de wetgever als ook door u als algemeen bestuur aan ons zijn meegegeven.
Status van de controle
•     Wij hebben de toetsing van de interne beheersingsmaatregelen over 2016 afgerond. In maart 2017 hebben wij u
      hierover geïnformeerd in de managementletter.
•     Vanuit de controle van de balans en de staat van baten en lasten inzake de getrouwheid komen geen materiele
      bevindingen.
•     Voor de controle op de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen en het begrotingscriterium komen geen
      materiele bevindingen.
•     Voor het vaststellen van de betrouwbaarheid van de toelichting WNT wachten wij nog op een definitief antwoord
      inzake de juistheid van de bezoldiging van de jaren 2014 en 2015. Wij dienen hiertoe nog enkele overleggen te
      voeren om vast te stellen dat de WNT in het boekjaar 2015 juist is verantwoord.
•     Bovenstaand aspecten kan nog een impact hebben op de jaarrekening van VRHM, waardoor in overleg is besloten
      dat wij de jaarrekeningcontrole definitief afronden op het moment dat alle benodigde informatie beschikbaar is.
In dit rapport van bevindingen doen wij in hoofdstuk 3 verslag van de uitkomsten van ons onderzoek tot nu toe naar de
getrouwheid en de rechtmatige totstandkoming van de lasten en baten en de activa en passiva in de jaarrekening 2016.
In hoofdstuk 4 van dit rapport van bevindingen gaan wij met name in op die zaken die van belang zijn voor u als
algemeen bestuur. Wij ondersteunen u daarbij in uw controlerende rol en uw besluitvorming rondom de jaarrekening.
Bij de jaarrekening die voorligt hebben wij nog geen controleverklaring verstrekt voor het aspect getrouwheid als ook voor
het aspect rechtmatigheid. Deze controleverklaring wordt verstrekt nadat dat controle in mei 2017 is afgerond. Op basis
van de huidige bevindingen zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken inzake de
getrouwheid en de rechtmatigheid.
                                                                                                                           4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>2. Aard en reikwijdte van de werkzaamheden
2.1 Opdracht
In overeenstemming met de van u verkregen opdracht hebben wij de jaarrekening over boekjaar 2016 van de VRHM
gecontroleerd.
Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden inzake de jaarrekening hebben wij de goedkeuringstolerantie
gehanteerd in overeenstemming met het Besluit Accountscontrole Decentrale Overheden (BADO). Hieruit volgt dat wij
voor de jaarrekening een tolerantie voor fouten van € 549.000 (1% van de lasten inclusief toevoeging aan de reserves)
hebben gehanteerd en een tolerantie voor onzekerheden van € 1.647.200 (3% van de lasten inclusief toevoegingen aan
de reserves). In dit rapport van bevindingen rapporteren wij onze bevindingen met financieel belang hoger dan € 549.000.
2.2 Grondslagen
De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen, beoordeling van de
grondslagen van de financiële verslaggeving en van belangrijke schattingen die bij het opmaken van de jaarrekening zijn
gehanteerd.
In het kader van de waarderingsgrondslagen komen zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit
van de jaarverslaggeving, zoals nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen, schattingen, beoordelingen en
onzekerheden en/of bijzondere transacties. Wij hebben nog niet kunnen vaststellen of in 2016 wijzigingen zijn
doorgevoerd en of de grondslagen juist zijn toegepast.
2.3 Schattingen
Inherent aan het opmaken van een jaarrekening is dat de organisatie schattingen moet maken. Bepaalde schattingen zijn
van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen
significant afwijken van de verwachtingen van het dagelijks bestuur. Als onderdeel van de controle hebben wij de
aanvaardbaarheid van de schattingen beoordeeld.
                                                                                                                         5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>3. Accountantscontrole
3.1 Geen sprake van niet-gecorrigeerde afwijkingen
Door de huidige status van de controle kunnen wij nog niet concluderen of sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen. Uit
de controle tot nu toe zijn nog geen afwijkingen boven de rapporteringstolerantie naar voren gekomen.
3.2 Oordeel in de controleverklaring
Op basis van de huidige bevindingen zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken inzake de
getrouwheid en de rechtmatigheid.
3.3 Waardering materiële vast activa
VRHM heeft te maken met een lagere bedrijfswaarde voor het pand waarin voorheen de meldkamer was gevestigd.
De Commissie BBV heeft in juli 2013 de ‘Notitie waardering vastgoed’ gepubliceerd. De notitie gaat in op de vraag onder
welke omstandigheden gemeentelijk vastgoed duurzaam moet worden afgewaardeerd. De Commissie BBV onderscheidt
twee categorieën vastgoed:
•     Vastgoed met een maatschappelijke functie;
•     Vastgoed met een bedrijfseconomische functie.
VRHM heeft ons medegedeeld d.d. 6 maart 2017 dat het de intentie van het bestuur is om het betreffende vastgoed te
blijven exploiteren met een maatschappelijke functie waardoor afwaardering van het pand niet van toepassing is.
3.4 Egalisatievoorzieningen
In de jaarrekening van VRHM is een egalisatievoorziening (voorziening groot onderhoud gebouwen) opgenomen ten aanzien
van alle eigendomspanden. Wij hebben met elkaar besproken (zie ook managementletter) dat een onderbouwing niet in alle
gevallen aanwezig was en hebben u geadviseerd de onderhoudsrapporten als onderbouwing van de gevormde voorziening
te updaten naar de werkelijke situatie.
Wij hebben de verantwoorde voorzieningen gecontroleerd aan de hand van de onderhoudsplannen en meerjarenplanning.
Wij kunnen instemmen met de gevormde onderhoudsvoorzieningen.
                                                                                                                            6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>3. Accountantscontrole
3.5 Bestemmingsreserves
In de balans van VRHM is voor een bedrag van € 5.436.000 (2015: € 6.158.000) aan diverse bestemmingsreserves
opgenomen. Ten aanzien van deze bestemmingsreserves raden wij u aan om jaarlijks te evalueren of de bedragen per
bestemmingsreserve nog in overeenstemming zijn met de huidige verwachtingen en uw overwegingen nader te
documenteren.
3.6 Vaste schulden / Uitzetting in ‘s Rijks Schatkist -liquiditeitsplanning
VRHM is een kapitaalintensieve organisatie waarbij een goede investeringsplanning alsmede liquiditeitsplanning van belang
is. Uit de jaarrekening blijkt dat er gedurende 2016 twee leningen van in totaal € 7 miljoen zijn opgenomen ter financiering
van voertuigen, de verbouwing, de inrichting van de ademluchtwerkplaats en vervanging van ICT-apparatuur. Wij hebben
vastgesteld dat deze investeringen nog niet alle hebben plaatsgevonden waardoor het saldo uitzettingen is ‘s Rijks Schatkist
circa € 3,3 miljoen bedraagt. Over dit saldo wordt geen rente ontvangen echter over de nieuw aangetrokken schulden is wel
rente verschuldigd. Wij hebben begrepen dat u bezig bent met een treasury-beleid waardoor er nadere afspraken worden
gemaakt over het aantrekken van leningen. Wij onderschrijven deze verdere professionalisering.
3.7 Verplichtingen –Individueel keuzebudget (IKB)
In de CAO zijn afspraken gemaakt over de modernisering van arbeidsvoorwaarden en meer keuzevrijheid voor de
medewerker. Het Individueel Keuzebudget (IKB) is een uitvloeisel van deze afspraken en is na definitieve vaststelling per 1
januari 2017 in werking getreden. De regeling maakt deel uit van hoofdstuk 3 van de CAR-UWO.
Het IKB wordt gevormd door de vakantietoelage, eindejaarsuitkering, levenslooptoelage en 14,4 bovenwettelijke vakantie-
uren en kan worden ingezet voor het kopen van vakantie-uren, extra inkomen door uitbetaling, financieren van een
opleiding of lokaal te bepalen doelen (bijvoorbeeld fietsregeling of reiskosten).
Wij hebben vastgesteld dat in overeenstemming met de BBV (artikel 49.a jo. vraag 2015.68) de IKB een eenmalige extra
uitkering ad € 774.970 betreft en derhalve terecht als verplichting in de jaarrekening is opgenomen.
Op basis van het IKB kan een medewerker verzoeken tot het maandelijks uitbetalen van opgebouwd vakantiegeld. Dit
betekent dat in 2017 het vakantiegeld over de periode juni 2017 tot en met december 2017 kan worden uitbetaald zodat
ultimo boekjaar 2017 geen verplichting meer zal resteren inzake het uitbetalen van vakantiegeld.
                                                                                                                             7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>3. Accountantscontrole
3.8 Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid
De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en
moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting,
via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol.
Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat
belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig
(binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan
het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen brengt het risico met zich mee dat inbreuk wordt gemaakt op het
budgetrecht van het algemeen bestuur.
Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door de commissie BBV is
uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd
onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de
gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct
gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open-
einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen
nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al
dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, wordt betrokken. Deze kostenoverschrijdingen
moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.
In de jaarstukken 2016 legt het dagelijks bestuur in de toelichting op het overzicht van baten en lasten verantwoording af
over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting na wijziging.
Uit de analyse in de concept jaarrekening van 23 maart 2017 blijkt een overschrijding van een aantal lastencategorieën
binnen het programma Brandweer en het programma Oranje Kolom (het totaal van de gerealiseerde lasten is echter lager
dan de begrote lasten. De hogere lasten ten aanzien van deze lastencategorieën passen binnen het beleid van de VRHM.
Hierdoor telt de overschrijding niet mee als onrechtmatigheid in ons oordeel.
3.9 Europese aanbesteding
In 2016 heeft de VRHM een verdere professionalisering gerealiseerd op gebied van inkoop- en aanbesteding. Inkoop en
aanbesteding is niet alleen uit oogpunt van rechtmatigheid van belang maar ook vanuit kostenbesparingen. Het doorlopen
van aanbestedingsprocedures vergt een zorgvuldige voorbereiding en aanzienlijke doorlooptijd. Tijdens de controle
hebben wij geconstateerd dat mogelijk een aantal inkopen ten onrechte niet de Europese aanbestedingsregels heeft
gevolgd. Het maximale risico hiervan is echter onder de goedkeuringstolerantie waardoor het geen gevolgen heeft voor
de te verstrekken controleverklaring.Op basis van de ingezette lijn hebben wij er vertrouwen in dat VRHM in 2017 het        8
deel van de inkopen dat nog niet aan de EU-aanbestedingsregels voldoet verder zal verlagen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>4. Kwaliteit verslaggeving
4.1 Jaarverslag
De jaarstukken 2016 bestaan uit “het jaarverslag” en “de jaarrekening”. In het jaarverslag worden de
beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel
213 van de Gemeentewet) is het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting zoals in het
boekwerk “jaarrekening” is opgenomen. Het jaarverslag valt hierdoor niet onder de accountantscontrole.
Wij hebben het jaarverslag gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de
jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Op grond van bovenstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat het concept jaarverslag:
•     Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;
•     Alle informatie bevat die op grond van het BBV is vereist.
4.2 Wet Normering Topinkomens (WNT)
De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is op 1 januari 2014 in werking
getreden. De WNT stelt maxima aan de bezoldiging van topfunctionarissen. In de WNT wordt het begrip topfunctionaris
nader gedefinieerd; het wetsvoorstel ‘Aanpassingswet WNT’ benadrukt dat alleen sprake is van een topfunctionaris als
sprake is van leidinggeven aan de gehele organisatie. In de WNT worden ook maxima aan bezoldiging van de
topfunctionaris gesteld van € 179.000 (2015: € 178.000; 2014: € 230.474). De bezoldiging van topfunctionarissen in
deeltijd of met een aanstelling korter dan 12 maanden in een boekjaar, wordt omgerekend naar een voltijdsbezoldiging.
De WNT bevat een openbaarmakingsverplichting van de bezoldiging van topfunctionarissen via de jaarrekening van de
organisatie en inzending aan de (vak)minister. Voor andere functionarissen geldt alleen een
openbaarmakingsverplichting bij overschrijding van de bezoldigingsnorm.
Voor het vaststellen van de betrouwbaarheid van de toelichting WNT wachten wij nog op een definitief antwoord inzake
de juistheid van de bezoldiging van de jaren 2014 en 2015. Wij dienen hiertoe nog enkele overleggen te voeren om vast
te stellen dat de WNT in het boekjaar 2015 juist is verantwoord.
                                                                                                                       9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>5. Overige aandachtspunten
5.1 Overige dienstverlening -> onafhankelijkheid accountant
Baker Tilly Berk heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn
medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer:
• Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied
   van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly Berk. Deze Gedragscode geldt
   voor iedere medewerker van Baker Tilly Berk en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd;
• Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly Berk en ondersteunende
   stafdiensten;
• Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende
   diensten;
• Intern en extern kwaliteitsonderzoek;
• Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke
   grondslag/deskundig oordeel;
• Roulatie van externe accountants op de opdracht.
Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk, in overeenstemming met de ViO (Verordening
inzake de Onafhankelijkheid van accountants), hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming
in het afgelopen jaar niet is aangetast.
5.2 Fraude
Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteren wij onder andere de Nadere Voorschriften Controle- en Overige
Standaarden (NV COS) 240: “De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van
fraude in het kader van de controle van financiële overzichten”.
Het dagelijks bestuur is primair verantwoordelijk voor de preventie van fraude. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk
voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoordelijk gedrag. Zij dient zowel preventieve als repressieve
beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zo veel mogelijk te beperken, zodat de integriteit van de
financiële verslaggeving is gewaarborgd.
Tijdens de controle van de jaarrekening inventariseren wij de frauderisico’s binnen uw organisatie en beoordelen wij de
interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en ontdekken van fraude. Tijdens de beoordeling
bleek ons dat binnen uw organisatie reeds de nodige aandacht wordt besteed aan de onderwerpen fraude en integriteit.
U heeft aangegeven belang te hechten aan een adequate beheersing van frauderisico’s.
Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.
                                                                                                                          10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>5. Overige aandachtspunten
5.3 Geautomatiseerde gegevensverwerking
Wij onderzoeken de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover wij dat noodzakelijk achten in het kader van de
controle van de jaarrekening. De accountantscontrole kan daarom leiden tot andere constateringen dan wanneer een
gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking wel zou
plaatsvinden. Aan ons is ook geen opdracht verstrekt met dit doel. De door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben
evenwel geen bevindingen opgeleverd die wij in dit kader onder uw aandacht moeten brengen.
Over de inrichting van de IT-omgeving hebben wij reeds gerapporteerd in onze managementletter van maart 2017.
                                                                                                                  11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre> Contactgegevens:
 G.J. (Fred) van Luyk AA
 Director
 T: +31 30 258 70 00
 E: f.vanluyk@bakertillyberk.nl
 J.C. (Johan) den Hartog MSc RA
 Opdrachtleider
 T: +31 30 258 70 00
 E: j.denhartog@bakertillyberk.nl
 Kantoorgegevens:
 Baker Tilly Berk N.V.
 Papendorpseweg 99
 3528 BJ UTRECHT
 Postbus 85007
 3508 AA UTRECHT
 T: +31 30 258 70 00
 F: +31 30 254 45 77
www.bakertillyberk.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>