<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Jaarverslag archief- en
informatiebeheer 2023

Gemeente Meierijstad
        Mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoud
  1.        Inleiding................................................................................................................................3
  2.        Uitgevoerde activiteiten en nieuwe ontwikkelingen 2023/2024............................................3
       2.1 Beleid ...................................................................................................................................3
       2.2 Invoering Microsoft Teams voor samenwerken ...................................................................4
       2.3 Archiefwaardige informatie in andere applicaties dan het zaaksysteem Djuma. .................4
       2.4 Vernietigen digitaal en fysiek ...............................................................................................5
       2.5 Hotspot archieven ................................................................................................................6
       2.6 Wet Open Openheid en zaaksysteem Djuma......................................................................6
       2.7 Communicatieplan Informatiebeheer ...................................................................................6
       2.8 Papieren archieven op orde.................................................................................................7
  3.        Toezichtsoordeel 2023.........................................................................................................7
  4.        Kwaliteitssysteem ................................................................................................................7
  5.        Netwerkschijven voormalige gemeenten .............................................................................8
  6.        Diverse .................................................................................................................................8
       6.1 Calamiteitenplan ..................................................................................................................8
       6.2 Artikel 18 Archiefregeling .....................................................................................................8




Zaaknummer 2603615                                       Pagina 2 van 8                    datum mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>    1. Inleiding

Met dit jaarverslag over het archief- en informatiebeheer in de gemeente Meierijstad voor het jaar
2023 informeren wij de gemeenteraad over de uitvoering van de zorg voor het archief- en
informatiebeheer zoals beschreven in artikel 3 van de Archiefverordening Meierijstad 2018. In het
kader van generiek toezicht op basis van de Gemeentewet wordt dit verslag jaarlijks met
bijbehorende stukken uiterlijk 15 juli aan de provincie Noord-Brabant /Interbestuurlijk Toezicht
toegezonden.

Voor het verslagjaar 2022 heeft het college van Gedeputeerde Staten het archief- en
informatiebeheer beoordeeld met ‘voldoet’. Zij waren positief gestemd over de voortvarendheid
waarmee de dynamische informatiehuishouding structureel wordt geoptimaliseerd.

In november 2023 heeft de gemeentearchivaris van het Brabants Historisch Centrum (BHIC) een
inspectie uitgevoerd over archief- en informatiebeheer. Het oordeel was dat het archief- en
informatiebeheer voldoende op orde is. Er zijn nog uitdagingen en verbeterpunten waardoor er
bepaalde risico’s worden gelopen, maar die worden voldoende onderkend door de gemeente.

Aandachtspunten zijn:
   • In vergelijking met voorgaande inspecties heeft de gemeente betekenisvolle stappen
      gezet om de achterstanden rond vernietiging in te lopen. De gemeentearchivaris heeft
      vertrouwen in de gekozen aanpak.
   • De gemeente heeft de eerste stappen gezet met een eerste versie van een
      kwaliteitssysteem en de monitoring van het zaaksysteem. Een verdere doorontwikkeling is
      gewenst.

De aanbevelingen uit het inspectieverslag zijn opgenomen in het door de provincie gevraagde
SMART verbeterplan gemeente Meierijstad 2022-2025, mei 2024 (bijlage 1).

    2. Uitgevoerde activiteiten en nieuwe ontwikkelingen 2023/2024

In dit hoofdstuk staat een uitwerking van de uitgevoerde activiteiten in 2023 en begin 2024, de
nieuwe ontwikkelingen in 2024 en de uitwerking van de gevraagde acties uit het toezichtoordeel
van de provincie.
De uit eerdere verbeterplannen nog niet afgeronde aanbevelingen staan op het SMART-
verbeterplan gemeente Meierijstad 2022-2025 of ze zijn in de reguliere werkzaamheden
opgenomen.


2.1 Beleid
In september 2023 hebben we een nieuwe Beheerregeling informatiebeheer Meierijstad 2023
vastgesteld en gepubliceerd. In deze regeling staat de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de
uitvoering van de werkzaamheden om de archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
Op basis van de beheerregeling is er besloten tot het geven van mandaat aan de
kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer. Het mandaat geldt voor de volgende bevoegdheden:
a. Het vervangen van archiefbescheiden en het opstellen en ondertekenen van
vernietigingslijsten; (Archiefwet artikel 3 en Archiefbesluit (artikel 6,7,8);



Zaaknummer 2603615                   Pagina 3 van 8         datum mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>b. Het overbrengen van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; (Archiefbesluit artikel 9);
c. Het opzetten en toepassen van een kwaliteitssysteem (Archiefregeling artikel 16);
d. Het converteren en migreren (Archiefregeling artikel 25).
Dit mandaat maakt het mogelijk sneller en efficiënter te werken.

In oktober 2023 is het Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld. De deelnemers komen uit
de ateliers Informatiebeheer en Informatiestrategie. Afhankelijk van het agendapunt kunnen
vertegenwoordigers van andere ateliers en de gemeentearchivaris aanschuiven. Een kopie van
het verslag van dit overleg wordt verstrekt aan de gemeentearchivaris.

In oktober 2023 is het toepassingsprofiel metagegevens Meierijstad vastgesteld. Het schema is
toegepast op het zaaksysteem Djuma en het pre-depot Open Data Store. In 2024 volgt de
mapping op andere informatiesystemen.

2.2 Invoering Microsoft Teams voor samenwerken
In het kader van de moderne werkplek is de doelstelling dat eind 2024 alle ateliers zijn
overgegaan van LINK naar Microsoft Teams en OneDrive voor interne communicatie,
documentbeheer en samenwerking. Samen met het atelier Informatiestrategie wordt dit project
opgepakt. De netwerkschijven en de persoonlijke schijf worden vervangen. Er is een adoptieplan
gemaakt waarin atelier Informatiebeheer samen met de leden van het atelier de documenten
beoordeeld die opgeslagen zijn op LINK, de eigen schijf en de gezamenlijke ateliernetwerkschijf.
Zo is het mogelijk grip te krijgen op het informatiebeheer bij een atelier voor wat betreft de opslag
in Microsoft Teams. De eerste ervaringen zijn positief, het wordt duidelijk welke informatie niet
gearchiveerd is, op de verkeerde plaats staat enz. Samen wordt naar oplossingen gezocht. Deze
aanpak draagt bij aan de verbetering van “informatie op orde”.

2.3 Archiefwaardige informatie in andere applicaties dan het zaaksysteem Djuma.
De I-navigator wordt door het atelier Informatiebeheer gebruikt voor het vastleggen van de totale
informatiehuishouding. Er wordt onder andere in vastgelegd welke vakapplicaties wel
archiefwaardige informatie op kunnen slaan en welke niet.
In de gemeente worden Djuma, LEEF, X-Works en Youforce gebruikt met archiefwaardige
informatie. Voor de registraties van alle applicaties is door het atelier Informatiestrategie in 2023
het systeem BlueDolphin aangeschaft. In 2024 wordt onderzocht hoe dit systeem ook gebruikt
kan worden voor het vastleggen van het archiefbeheer in de applicaties in relatie met de I-
navigator.

Standaard wordt de zaakinformatie opgeslagen in het zaaksysteem Djuma. Er zijn ook applicaties
in gebruik waar het archief- en informatiebeheer geregeld is in de applicatie zelf (ook wel
genoemd archivering by design). De vier belangrijke applicaties zijn:

LEEF
Voor de processen met betrekking tot vergunningverlening en handhaving is in 2023 een nieuw
systeem in gebruik genomen, LEEF. De informatie uit het oude vergunningen- en
handhavingssysteem is gemigreerd naar LEEF. Vanaf 1 januari 2024 is de Omgevingswet
verwerkt en ingericht volgens de bewaartermijnen. De inkomende papieren- en digitale post wordt
door atelier Informatiebeheer geregistreerd in LEEF. De daadwerkelijke vernietiging vanaf 2017
moet nog ingericht worden.



Zaaknummer 2603615                     Pagina 4 van 8         datum mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>X-Works
Voor de processen met betrekking tot de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Jeugdwet en
de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening is gedeeltelijk in 2023 en gedeeltelijk in 2024 het
systeem X-Works in gebruik genomen en geoptimaliseerd. De inkomende post wordt
gedigitaliseerd door het atelier Informatiebeheer en door het atelier zelf in X-Works geregistreerd.
De processen en de bijbehorende vernietigingstermijnen zijn voor de dossiers ingericht.
Daadwerkelijke vernietiging moet nog getest worden.

Youforce
Voor de processen met betrekking tot personeel wordt de applicatie Youforce gebruikt. Dit
systeem is vergeleken met de processen zoals die in de I-navigator zijn voorgeschreven. Nog niet
alle bewaartermijnen kloppen. Zodra dat is aangepast gaat de daadwerkelijke vernietiging
uitgevoerd worden.

Open Data Store (ODS)
Het ODS is een pre-depot waarin documenten en metagegevens zijn opgenomen uit de
documentsystemen van de voormalige gemeenten Veghel en Sint-Oedenrode. Van de gemeente
Schijndel (Corsa) worden de documenten en metagegevens in 2024 opgenomen. De documenten
en metagegevens van de eerste vijf jaren van de gemeente Meierijstad uit Key2zaken worden ook
in juni 2024 opgenomen. De eerste testen van beide applicaties zijn uitgevoerd.

2.4 Vernietigen digitaal en fysiek
Er is veel tijd besteed aan het op orde krijgen van het digitale vernietigingsproces, dat
noodzakelijk is voordat tot de daadwerkelijke vernietiging kan worden overgegaan.

Doorlopende machtiging vernietiging
Voor het zaaksysteem Key2zaken (dat gebruikt is van januari 2017 tot en met 31 december 2021)
is voor veel voorkomende processen een doorlopende machtiging gekregen van de
gemeentearchivaris. Dit betekent dat er gebruik kan worden gemaakt van een standaard
werkproces waarbij het niet meer nodig is de lijst op detailniveau te laten controleren door de
gemeentearchivaris. Hierdoor kan het proces van vernietiging worden versneld. Vernietiging zal
plaatsvinden als het systeem Key2zaken is opgenomen in het ODS.

Zaaksysteem Djuma en vernietigingstermijnen
In het zaaksysteem Djuma zitten 90.000 afgesloten zaken die allemaal een veld datum
archiefactie hebben. Voordat er tot vernietiging wordt overgegaan, worden de zaken
gecontroleerd. In eerste instantie allemaal, in tweede instantie, als blijkt dat er niet veel aangepast
hoeft te worden, aan de hand van een steekproef.
Bij het controleren van de datum archiefactie wordt gebruik gemaakt van een dashboard dat
gebouwd is in Power BI.
De planning is dat eind 2024 de eerste test vernietiging van documenten van een aantal
werkprocessen uit Djuma uitgevoerd zal worden.

Open Data Store en vernietigen




Zaaknummer 2603615                     Pagina 5 van 8          datum mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Open Data Store is een applicatie die op dit moment documenten bevat van de voormalige
gemeenten Veghel en Sint-Oedenrode. De datum voor een archiefactie is van veel registraties
niet ingevuld of niet goed. Er is voor een jaar een medewerker ingehuurd om het archiveren op
orde te krijgen. De planning is dat eind 2024 de eerste vernietigingen plaats zullen vinden.



Fysieke vernietiging
De vernietiging van fysieke documenten van de voormalige gemeenten gebeurt jaarlijks. We zijn
up to date met deze vernietigingen. Voor de voormalige gemeente Sint-Oedenrode en Veghel zijn
de dossiers tot en met 2022 vernietigd. Voor de voormalige gemeente Schijndel zijn de dossiers
tot en met 2021 vernietigd.
Voor Veghel is voor de dossiers die vernietigd moeten worden in 2023 een goedkeuring verstrekt
door de gemeentesecretaris. Voor Schijndel en Sint-Oedenrode is dit nog in voorbereiding. Zodra
alle goedkeuringen aanwezig zijn wordt er vernietigd.

Papieren archief Optimisd
Optimisd is vanaf 1 januari 2004 een Intergemeentelijke Sociale Dienst geweest van de
gemeenten Bernheze, Schijndel, Sint-Michielsgestel en Veghel. Tegelijk met de gemeentelijke
herindeling van Meierijstad is Optimisd per 1 januari 2017 opgeheven. Dit archief bestaande uit
1231 dozen dat extern stond is in april 2024 volgens de gebruikelijke procedure vernietigd



2.5 Hotspot archieven
Een archiefhotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende interactie tussen overheid en
burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust
veroorzaken. Van de archiefhotspot wordt de informatie die eigenlijk vernietigd had moeten
worden blijvend bewaard. Voor de periode 2017-2022 is in januari 2024 als archiefhotspots
Corona/ Covid-19 en de Brand kapel Sint-Lambertuskerk Veghel (Rijksmonument) vastgesteld.
Iedere twee jaar wordt onderzocht of er onderwerpen zijn, die toegevoegd moeten worden aan de
archiefhotspotlijst. Om de maatschappelijke betrokkenheid bij relevante onderwerpen te borgen
zal de werkgroep in 2024 worden uitgebreid met een externe deskundige uit de gemeente
Meierijstad.

2.6 Wet Open Openheid en zaaksysteem Djuma
In het kader van de wet Open Overheid is het noodzakelijk om documenten te anonimiseren. Dit
geanonimiseerde document moet ook opgeslagen worden in het zaaksysteem. Om dit voor de
medewerkers gemakkelijker te maken is het mogelijk om in Djuma te anonimiseren en dit
document automatisch te laten opslaan. Er zitten dan twee documenten in de zaak het origineel
en het geanonimiseerde. Het publicatieproces wet Open Overheid wordt tweede helft 2024
ingericht.

2.7 Communicatieplan Informatiebeheer
Om te voorkomen dat er te veel ad hoc werd gecommuniceerd over archief- en informatiebeheer
is er door het atelier Informatiebeheer een communicatieplan 2023/2024 opgesteld. Activiteiten
die al plaats hebben gevonden zijn inloopsessies, een gemeente brede presentatie over nut en
noodzaak van informatiebeheer en maandelijkse berichten op het Intranet LINK. Een onderdeel is
ook het bezoeken van de werkateliers voor het in kaart brengen van het informatiebeheer van het



Zaaknummer 2603615                   Pagina 6 van 8        datum mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>atelier. De eerste bezoeken hebben plaats gevonden. De geïnventariseerde informatie wordt
verwerkt in een informatiebeheerplan en maakt deel uit van het kwaliteitssysteem. Er zijn plannen
om filmpjes te maken en Webinars over het gebruik van het zaaksysteem Djuma te gegeven.

2.8 Papieren archieven op orde
Om de papieren archieven op orde te krijgen en de overdracht van dossiers naar de
archiefbewaarplaats bij het Brabants Historisch Informatie Centrum tijdig te laten plaatsvinden is
iemand ingehuurd. Eind 2024 zijn de blijvend te bewaren archieven gereed voor overbrenging
naar de archiefbewaarplaats volgens de geldende termijnen. Eind 2025 zijn alle te vernietigen
papieren archieven van de voormalige gemeenten beschreven en voorzien van een
bewaartermijn.


     3. Toezichtoordeel 2023
In het toezichtoordeel 2023 heeft het college van Gedeputeerde Staten het archief- en
informatiebeheer beoordeeld met ‘voldoet’. Zij waren positief gestemd over de voortvarendheid
waarmee de dynamische informatiehuishouding structureel wordt geoptimaliseerd.
Graag zien ze dat er extra aandacht wordt besteed aan:
     • De voltooiing van het kwaliteitssysteem voor archief- en informatiebeheer en
     • De erfenis van de netwerkschijven van de voormalige gemeenten Schijndel, Sint-
         Oedenrode en Veghel.
Deze extra aandacht is opgenomen in de planning van het SMART-verbeterplan gemeente
Meierijstad 2022-2025.

Het aangeleverde overzicht van de archiefbescheiden, zoals bedoeld in artikel 18 van de
Archiefregeling is door Interbestuurlijk Toezicht positief beoordeeld.

    4. Kwaliteitssysteem
Zowel uit het toezichtoordeel van de provincie als uit het inspectieverslag van de
gemeentearchivaris komt naar voren dat een verdere uitwerking van het kwaliteitssysteem
noodzakelijk is.
Aan de hand van de ervaringen van andere gemeenten is een eerste opzet van het
kwaliteitssysteem is in 2023 opgesteld en is ter advisering naar het BHIC gestuurd. Het advies
was positief en het kwaliteitssysteem is volgens de opzet uitgewerkt. Begonnen is met kleine
stappen die bijdrage aan het op orde krijgen van de informatie.
Begin 2024 is gestart met het contoleren van de volledigheid van zaken, juiste zaaktype en
bewaartermijnen in het zaaksysteem Djuma.
Voor de overgang naar MS Teams zijn de netwerkschijven van een 40-tal grootgebruikers
besproken en opgeschoond enz.
Alle ateliers zijn verdeeld over de informatiespecialisten, zij bezoeken deze ateliers. Aan de hand
van een checklist wordt per atelier een informatiebeheerplan met verbeteringen opgesteld.
Iedere week vindt overleg plaats over de in de afgelopen week verzamelde verbeteringen etc.
Wat opvalt is dat de verbeteringen vaak te maken hebben met behoefte aan richtlijnen waar wat
op te slaan en zoeken in Djuma. Hier wordt aandacht aan besteed.




Zaaknummer 2603615                    Pagina 7 van 8         datum mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>    5. Netwerkschijven voormalige gemeenten
Beide toezichthouders vragen aandacht voor de netwerkschijven van de voormalige gemeenten.
Voor de gemeente Veghel is deze netwerkschijf opgeschoond, wat er nu nog op staat is
noodzakelijk voor het uitvoeren van diverse taken.
De schijven van Sint-Oedenrode en Schijndel worden o.a. in overleg met de voormalige
gebruikers opgeschoond. Beoordeeld wordt of informatie elders staat, verouderd is of opgeslagen
moet worden in het ODS. Planning is dat dit eind 2024 is afgerond en de schijven opgeruimd
kunnen worden.

    6. Diverse
6.1 Calamiteitenplan
Het calamiteitenplan voor de papieren archieven in Veghel en Sint-Oedenrode is voor 2024
opgesteld, met de gemeentearchivaris is afgesproken dat hij betrokken wordt bij het plan voor
2025.

6.2 Artikel 18 Archiefregeling
In artikel 18 van de archiefregeling staat: “De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem
ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch
samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden,
geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende
ordeningsstructuur'. Het verslag dat in 2023 is ingeleverd is als goed beoordeeld. Interbestuurlijk
Toezicht van de provincie vraagt ook dit jaar om een dergelijk overzicht op te stellen. Het
gevraagde overzicht uit 2023 is aangepast aan de actualiteit. Het overzicht maakt dit jaar deel uit
van de toezicht beoordeling.



Bijlage 1: SMART-verbeterplan gemeente Meierijstad 2022-2025




Zaaknummer 2603615                    Pagina 8 van 8         datum mei 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>