<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Raadsinformatiebrief




Datum         18 juni 2024                Zaaknummer      2611689
                                          Portefeuille    Zorg, volksgezondheid en wonen
                                                          H.J. Compagne
Onderwerp     Publicatie Europese aanbesteding Wmo hulpmiddelen




Behandeling in commissie
Niet van toepassing

Kennisnemen van:
   1. Publicatie Europese aanbestedingsopdracht Wmo Hulpmiddelen ’s-Hertogenbosch en
      regio Meierij op 2 juli 2024



Aanleiding
Sinds 1 januari 2017 heeft de gemeente Meierijstad samen met de gemeenten Boxtel,
Heusden,‘s-Hertogenbosch, Sint-Michielsgestel en Vught een overeenkomst met Medipoint en
Welzorg voor de levering en het onderhoud van Wmo-hulpmiddelen.
De aanbesteding bestond in 2017 uit twee percelen waarvoor twee aanbieders zijn geselecteerd.
Het gaat om een huurovereenkomst (incl. optie voor koop) met de leverancier Medipoint (voor
Boxtel, Heusden, Meierijstad, Sint-Michielsgestel en Vught) en de leverancier Welzorg (voor ’s-
Hertogenbosch). Beide leveranciers voorzien in het beschikbaar stellen van alle hulpmiddelen die
vanuit de Wmo worden ingezet (leveren, onderhouden, repareren en beheren). De
overeenkomsten met deze leveranciers eindigen op 31 december 2024. Dit maakt dat de
gemeenten voor het opnieuw contracteren van leveranciers voor Wmo-hulpmiddelen gezamenlijk
een aanbestedingstraject zijn gestart. Het doel van dit aanbestedingstraject is om twee
opdrachtnemers te contracteren voor het leveren en onderhouden van Wmo-hulpmiddelen voor
het gebied ’s-Hertogenbosch en de regio Meierij. De deelnemende gemeenten willen een
overeenkomst aangaan voor het huren van hulpmiddelen en het recht tot incidentele koop met
twee opdrachtnemers. De nieuwe overeenkomst zal op basis van PxQ worden vormgegeven. De
vorm van lumpsumfinanciering wordt door leveranciers vanwege grote financiële risico’s in de
huidige wereldeconomie niet langer aangegaan. Verder is het doel bij deze aanbesteding ook om
de administratieve last te verlichten en gebruik te maken van de technische deskundigheid van de
opdrachtnemer én met opdrachtnemer innovatief samen te werken naar meer efficiënte inzet van
de hulpmiddelen. Dit alles onder regie van de gemeenten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Kernboodschap
Gezamenlijk aanbesteden is efficiënt
Eerder in 2017, is de aanbesteding gezamenlijk opgepakt met de gemeenten Boxtel, Heusden, ‘s-
Hertogenbosch, Meierijstad, Sint-Michielsgestel en Vught. Deze samenwerkende vorm van
aanbesteden is efficiënt, omdat kennis kan worden gedeeld, stukken gemeenschappelijk worden
opgemaakt en gelijktijdig kan worden geschakeld met de marktpartijen. Uiteindelijk gaat elke
gemeente individueel de overeenkomst aan met de leveranciers.

Eén groter perceel is interessanter voor de markt dan de verdeling over twee kleinere percelen
(zoals bij de vorige aanbesteding)
Door de gezamenlijke aanbesteding te richten op één perceel neemt de omvang van de opdracht
toe. Dat maakt de opdracht groter en interessanter voor de vier marktpartijen die in deze markt
actief zijn. Bovendien wordt het perceel dan ook groot genoeg om meerdere leveranciers te
contracteren voor hetzelfde perceel. Dit verlaagt de kwetsbaarheid en risico’s, zoals continuïteit
van leveringen bij (dreigend) faillissement, en geeft de inwoner wat te kiezen.

Met twee leveranciers krijgen inwoners meer keuzemogelijkheden
Door in elke gemeente een overeenkomst aan te gaan met twee leveranciers, krijgen inwoners de
keuzemogelijkheid om een leverancier te kiezen waarbij ze het beste gevoel hebben. Ook
ontstaat hiermee een prikkel en prestatiedrang bij de leveranciers om zich positief te
onderscheiden richting de inwoners ten opzichte van elkaar.

Met twee leveranciers behouden we commitment en focus op innovatie
De hulpmiddelenmarkt vraagt de komende jaren om innovaties. Mede door de vergrijzing zal de
vraag naar hulpmiddelen verder toenemen. Dit leidt onder andere tot knelpunten zoals het stallen
van scootmobielen in wooncomplexen met een hoge concentratie gebruikers, en het opvangen
van 24-uurs service in tijden van personeelskrapte. We hebben de innovatiekracht van de markt
nodig om in te zetten op innovaties, zoals bijvoorbeeld deelgebruik en poolvoorzieningen. Met
twee - enigszins gelijkwaardige - partijen kunnen we deze innovaties in goede overeenstemming
vormgeven. Bij drie of vier leveranciers zal het bereiken van onderlinge afstemming lastiger zijn
en om meer contractmanagement vragen. Bij drie of vier partijen zal ook de onderlinge omvang
tussen leveranciers in het gebied uiteen lopen, en invloed hebben op de mate waarin ze
kunnen/willen bijdragen aan innovaties en instandhouding van gewenste service- en paslocaties.
Inwoners die toch de voorkeur hebben voor een andere, niet-gecontracteerde leverancier, hebben
altijd nog de mogelijkheid om dit middels een PGB te doen.

We selecteren op kwaliteit
De categorieën hulpmiddelen en de bijbehorende prijzen stellen we voorafgaand aan publicatie
van de opdracht vast. Dit doen we door in een tweede marktconsultatie alle vier de leveranciers
een prijs te laten bepalen op de categorie-omschrijvingen. Op basis van de aangeleverde
informatie van de leveranciers stellen we een gemiddelde, reële prijs vast per categorie. Hierop
kunnen de leveranciers zich inschrijven. De inschrijvers die voldoen aan de gestelde
geschiktheidseisen, zullen worden beoordeeld aan de hand van kwaliteitsaspecten
(implementatieplan, uitvoeringsplan en innovatie, lokale aanwezigheid en bereikbaarheid,
levertijd, servicegraad en communicatie). Onderdeel van het gunningsproces is tevens een
interview met de leveranciers waarin casuïstiek wordt besproken. Bij deze casuïstiekbesprekingen
en interviews wordt ook een regionale afvaardiging betrokken van de lokale adviesraden en
vertegenwoordigende organisaties voor mensen met een beperking.




Zaaknummer 2611689                   Pagina 2 van 4         datum 5 juni 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>We kiezen voor een overeenkomst met een looptijd van 3 jaar met twee verlengingsopties van 2
jaar
De duur van de totale overeenkomst kan tot 7 jaar bestrijken. Dit is een lange periode, maar geeft
perspectief om met leveranciers vanuit gedeeld eigenaarschap te bouwen aan een duurzame
relatie en innovatie. De totaal zeven jaar bestaat uit drie jaar vast met de optie tot twee maal twee
verlengingsjaren. Dit biedt flexibiliteit om desgewenst, en daar gaan we niet vanuit, toch eerder tot
een nieuwe opdrachtgunning over te gaan.

We hebben een sterfhuisconstructie met de huidige twee leveranciers afgesloten
Inwoners met een hulpmiddel zijn sterk afhankelijk van hun hulpmiddelen om te kunnen
participeren. Omdat we met de huidige leveranciers, Welzorg en Medipoint, een zogenaamde
sterfhuisconstructie hebben afgesloten, blijft continuïteit ook bij het toetreden van nieuwe
leveranciers geborgd. De huidige leveranciers blijven ten minste drie jaar na einde contract de
hulpmiddelen onderhouden en van service voorzien. Als deze hulpmiddelen na drie jaar nog
steeds in gebruik zijn bij de inwoner, worden de hulpmiddelen overgenomen door de nieuwe
leverancier(s).

Communicatie
Ter voorbereiding op de aanbesteding zijn diverse gesprekken gevoerd met relevante partijen.
Naast de marktconsultatie waarin de leveranciers zijn bevraagd, zijn er ook gesprekken
gevoerd met belangenvertegenwoordigers en de lokale adviesraden.

Participatie
Op 18 april 2024 zijn alle adviesraden en diverse belangenvertegenwoordigers vanuit de
deelnemende gemeenten uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst in Sint-Oedenrode.
Voor de gemeente Meierijstad zijn hiervoor de Adviesraad Sociaal Domein en Stichting
Toegankelijk Meierijstad uitgenodigd en hebben zij hieraan ook deelgenomen. Tijdens deze
bijeenkomst is het aanbestedingsproces aan de adviesraden en belangenvertegenwoordigers
toegelicht en konden zij inbreng geven over signalen van inwoners en accenten die zij van
belang vinden. Deze aanbevelingen zijn verwerkt in het aanbestedingsvoorstel.
Bij het gunningsproces zal een deel van deze vertegenwoordigers ook worden uitgenodigd om
met de projectgroep een panel te vormen dat in gesprek gaat met de leveranciers over
casuïstiek.

Duurzaamheid
Bij de aanbesteding is aandacht voor duurzaamheid die zich met name zal richten op de
herverstrekbaarheid van hulpmiddelen en Euro normering van voertuigen.

Financiën
De deelnemende gemeenten vormen 1 perceel. De maximale opdrachtwaarde is € 65 miljoen.
In de inkoopstrategie zijn de volgende kosten meegenomen als geraamde kosten (prognose
2024) per gemeente per jaar:
- ’s-Hertogenbosch        € 2.700.000
- Meierijstad             € 1.400.000
- Heusden                   € 770.000
- Boxtel                    € 550.000
- Sint-Michielsgestel       € 360.000
- Vught                     € 420.000




Zaaknummer 2611689                    Pagina 3 van 4         datum 5 juni 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Deze middelen zijn reeds structureel begroot voor de uitvoering van de Wmo-hulpmiddelen.

Bij de overgang van lumpsumfinanciering naar PxQ kunnen begrotingsafwijkingen ontstaan.
Omdat de prijzen per categorie nog niet zijn vastgesteld, kunnen de financiële consequenties nog
niet worden ingeschat.

Bij de aanbesteding ligt de focus op innovatie en samenwerking. Door bijvoorbeeld in te zetten op
deelgebruik, voorliggende voorzieningen en deskundigheidsbevordering bij Wmo-consulenten
over het indicatieproces (inzetten van de meest adequate en goedkope oplossing) willen we de
verwachte groei van kosten voor hulpmiddelen als gevolg van de toenemende vraag door de
vergrijzing stabiliseren of zoveel als mogelijk terugbrengen.



Planning
De aanbesteding kent de volgende planning:

 2 juli 2024         Publicatie op TenderNed

 25 juli en 8 aug    Nota van inlichting

 21 aug. 12.00 uur   Aanbestedingsdatum
 24 sep              Beoordeling inschrijvingen
 9 okt               Opstellen gunningsadvies

 23 okt              Voorlopige gunning
 12 nov              Definitieve gunning
 Na 12 nov           Ondertekening overeenkomst




Bijlagen
    1. Aanbestedingsdocument Wmo-hulpmiddelen




Zaaknummer 2611689                   Pagina 4 van 4        datum 5 juni 2024
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>