<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>           Onderzoeksprotocol Rekenkamer gemeente Westerkwartier
                                                                                             versie 22 mei 2023




Missie
De Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier werkt voor de gemeenteraad. Als Rekenkamer
onderzoeken we de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid en
ondersteunen daarmee de raad in zijn controlerende en kader stellende rol. Door onderzoek willen we
toekomstgerichte voorstellen doen voor verbetering van organisatie en beleid. De Rekenkamer gemeente
Westerkwartier wil daarin zo goed mogelijk samenwerken met de andere partijen om zo bij te dragen aan een
krachtige lokale democratie.

Bij de keuze van onderwerpen houden we rekening met de maatschappelijke relevantie en de actualiteit. De
Rekenkamer stemt de keuze voor onderzoeksonderwerpen af met de klankbordgroep van de gemeenteraad
en de auditcommissie. Het onderzoek van de Rekenkamer moet duidelijk maken wat het gevoerde beleid
betekent voor de inwoners van de gemeente. Daarbij wil de Rekenkamer nadrukkelijk zorgen voor
toegankelijke en begrijpelijke informatie over de uitgevoerde onderzoeken.

De aanbevelingen die op basis van conclusies van het onderzoek worden geformuleerd zijn concreet,
toekomstgericht en praktisch toepasbaar voor raad en college.

In dit protocol geeft de Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier aan hoe zij onderzoek doet naar het
gevoerde bestuur. De Rekenkamer van de gemeente Westerkwartier volgt dit protocol ook, wanneer zij
onderzoek doet bij verbonden partijen van de gemeente.

In voorkomende gevallen beslist de Rekenkamer.



De Rekenkamer onderscheidt acht fasen binnen het Rekenkameronderzoek.

Fase 0: onderwerpkeuze

Onderzoeksprogramma
Het initiatief een bepaald thema te onderzoeken wordt in beginsel genomen bij het opstellen van het
onderzoeksprogramma. Het onderzoeksprogramma geeft aan welke onderwerpen de Rekenkamer van plan is
te onderzoeken en wat daartoe de redenen zijn. Het onderzoeksprogramma wordt elk jaar vastgesteld. Het
betreft echter een dynamisch document. De keuze voor te onderzoeken onderwerpen kunnen om moverende
redenen, bijvoorbeeld vanwege de actualiteit en veranderende inzichten, wijzigen.

De Rekenkamer houdt bij het selecteren van onderwerpen rekening met wensen vanuit de gemeenteraad.
Keuzes voor het programma vinden plaats na afstemming met de auditcommissie en gemeentesecretaris. De
suggesties van de klankbordgroep van de raad spelen in de besluitvorming over het onderzoeksprogramma
een belangrijke rol.

Voorts houdt de Rekenkamer zelf actief potentiële thema’s bij die spelen binnen het bestuur, onder andere
door het volgen van het raadsprogramma, de raadsagenda’s, de berichten in de media en de lange-termijn-
agenda. Ook kunnen inwoners suggesties aandragen voor onderzoek. De Rekenkamer onderhoudt daartoe
contact met relevante actoren (bv. de leefbaarheidsadviseurs).

Gemeenteraadsleden kunnen, ook buiten het onderzoeksprogramma om, een verzoek doen om naar een
bepaald beleid of thema onderzoek te verrichten. In het onderzoeksprogramma en binnen het budget van de
Rekenkamer wordt daartoe in voorkomende gevallen ruimte vrij gemaakt. Bij een onderzoek op verzoek kan
de situatie zich voordoen dat de Rekenkamer om een aanvullende financiering vraagt. Indieners van
verzoeken worden schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gebracht van de reactie op zijn/haar verzoek.




Versie 22 mei                                                                               Pagina 1 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Selectiecriteria
De Rekenkamer hanteert selectiecriteria. Deze criteria (in willekeurige volgorde) zijn niet cumulatief en bieden
een richtsnoer voor het maken van keuzen voor te onderzoeken onderwerpen.

1.        Het onderwerp dat wordt onderzocht, heeft aantoonbaar maatschappelijke gevolgen; het
          gaat niet over incidentele gebeurtenissen; het onderzochte beleid heeft een duurzaam karakter en
          raakt burgers;
2..       Het gaat over een onderwerp dat behoort tot de taken van de gemeente; het gemeentebestuur is
          politiek en/of juridisch aanspreekbaar voor haar optreden op het betreffende terrein;
3.        Er is sprake van twijfel over de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid;
4.        Op het betreffende terrein doen zich één of meer risico’s voor;
5.        Het gemeentebestuur kan het onderzochte beleid bijstellen; het moment van rapporteren
          stelt de gemeenteraad in staat de uitkomsten mee te nemen bij kader stellende besluiten;
          het onderzoekt leidt tot nieuwe inzichten en heeft een leereffect;
6.        De omvang of groei van de uitgaven voor het onderwerp zijn aanzienlijk; het onderwerp
           werd nog niet eerder grondig onderzocht; het onderwerp staat niet gelijktijdig ook op het
          programma van het interne doelmatigheidsonderzoek;
7.        De verdeling over de organisatieonderdelen en beleidsterreinen wordt weerspiegeld in
           een evenwichtige keuze van de te onderzoeken onderwerpen.


Fase 1: Vooronderzoek

Vooruitlopend op de keus voor het doen van een onderzoek naar een bepaald thema oriënteert de
Rekenkamer zich op het betreffende beleidsveld en op de politiek-bestuurlijke context. In deze oriënterende
fase wordt onder meer gekeken naar de (wettelijke) normen die op het betreffende beleidsterrein gelden en
naar de afspraken die er in de raad over het betreffende beleidsterrein zijn gemaakt. Ook wordt zonodig in
deze fase het onderzoek dat andere Rekenkamers of derden op het betreffende beleidsveld hebben verricht,
geraadpleegd. In deze fase wordt tevens beoordeeld in welke mate aan de selectiecriteria wordt voldaan. Het
vooronderzoek wordt bij de gemeentesecretaris aangekondigd. De suggesties vanuit de ambtelijke
organisatie (bijvoorbeeld vanuit de directie, de afdeling concern control of de vak afdeling) worden in het
vooronderzoek betrokken. Het vooronderzoek wordt afgesloten met een besluit over het al dan niet opstellen
van een onderzoeksopdracht.


Fase 2: Onderzoeksopdracht

In de onderzoeksopdracht wordt de vraagstelling van het hoofdonderzoek weergegeven, eventueel
uiteengelegd in deelvragen. In de opdracht kan worden aangegeven welk normenkader moet worden
gehanteerd. Het is echter ook mogelijk dat de onderzoeker gevraagd wordt om aan te geven welke
normatieve uitgangspunten gebruikelijk zijn.

De onderzoeker wordt gevraagd welke onderzoeksmethoden worden gevolgd, welke documenten en dossiers
worden geraadpleegd, welke informanten worden gehoord, welke ambtelijke inzet op welk moment wordt
gevraagd en welke expertise wordt ingezet.

Het behoort tot de mogelijkheden dat ook (een portefeuillehouder namens) het college in het
hoofdonderzoek wordt geïnterviewd. Indien mogelijk wordt vooraf aangegeven op welke wijze het
verzamelde materiaal wordt vergeleken. Bij de beschrijving van feitelijke gebeurtenissen stelt de Rekenkamer
als voorwaarde dat tenminste twee bronnen worden geraadpleegd. Uitspraken van informanten worden
gecheckt op conformiteit met gegevens in geautoriseerde documenten. In voetnoten wordt naar de
geraadpleegde bronnen verwezen.

Als vanzelfsprekend wordt gevraagd dat het onderzoek zorgvuldig, betrouwbaar, degelijk, onpartijdig en
objectief plaatsvindt. De Rekenkamer hecht ook aan een voortvarende doorlooptijd. De onderzoeker dient
duidelijk te maken volgens welke planning en tijdpad wordt gewerkt, ook wat betreft het ambtelijke hoor en
wederhoor en de verstrekking van de bestuurlijke reactie. Daarnaast vraagt de Rekenkamer aan de



Versie 22 mei                                                                                   Pagina 2 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>onderzoeker helder taalgebruik en leesbaarheid. Het rapport moet voldoen aan de toegankelijkhiedseisen.
Onderzoeksbureaus ontvangen het onderzoeksprotocol. Van het onderzoeksbureau wordt verwacht dat ze
zich houdt aan dit protocol.

De Rekenkamer kan opdracht geven voor een (diepgaand) hoofdonderzoek. Echter het is ook mogelijk te
kiezen voor andere onderzoeken, zoals een doorwerkingsonderzoek, waarin onderzoek wordt gedaan naar
het vervolg en implementatie van aanbevelingen uit een eerder onderzoek van de Rekenkamer. Ook kan de
Rekenkamer kiezen voor een zogeheten quick-scan, een kort onderzoek dat een snelle oplevering van
aanbevelingen beoogt. Een andere mogelijkheid betreft het opstellen van een raads- cq. beleidsbrief.

De onderzoeksopdracht bevat dus onderzoeksvragen, levert een aanzet voor een kader en wordt benut om
offertes aan te vragen.

Nadat de Rekenkamer het onderzoeksopdracht heeft vastgesteld, wordt dit op de website geplaatst en wordt
de raad en het college middels een brief op de hoogte gesteld. Ook wordt de opdracht toegezonden aan de
gemeentesecretaris.


Fase 3: keuze onderzoeker

De Rekenkamer kan één of maximaal twee leden aanwijzen die het onderzoek zelf uitvoeren. Het betreffende
lid dan wel leden brengt/brengen een transparante offerte uit. De budgethouder, de griffier, beoordeelt de
offerte op de financiële onderbouwing en overige randvoorwaarden.

Onderzoekswerkzaamheden kunnen tevens worden uitbesteed aan een extern onderzoeksbureau. In principe
worden drie bureaus benaderd om aan de hand van de onderzoeksopdracht een onderzoeksplan en
bijbehorende offerte uit te brengen. De Rekenkamer volgt het inkoopbeleid van de gemeente, maar kan hier
van afwijken indien zij dit nodig acht.

Bij risico op belangenverstrengeling wordt de onderzoeksopdracht in principe niet aan een bureau gegund.
Van mogelijke belangenverstrengeling is sprake wanneer een bureau op het betreffende beleidsterrein de
afgelopen vier jaren werkzaam was, is of wordt voor de gemeente Westerkwartier.

Op basis van een vergelijking en een gesprek met bureaus maakt de Rekenkamer een definitieve keuze. De
niet gekozen bureaus worden schriftelijke en gemotiveerd op de hoogte gebracht van hun afwijzing.


Fase 4: uitvoering hoofdonderzoek

De eindverantwoordelijkheid en de regie blijft tijdens het onderzoek bij de Rekenkamer liggen. Belangrijke
beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek worden door de Rekenkamer genomen. De
Rekenkamer wijst uit haar midden een lid als aanspreekpunt (cq. projectleider) aan. Het aanspreekpunt is
actief betrokken bij het onderzoek en fungeert als klankbord voor de onderzoeker. Het aanspreekpunt van de
Rekenkamer is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en is naast de secretaris het
primaire aanspreekpunt voor het bureau. In voorkomende situaties is het mogelijk dat het aanspreekpunt (al
dan niet samen met één van de overige leden) een deel van het onderzoek, medeonderzoek, op zich neemt.

Voor aanvang van het onderzoek vindt een startgesprek plaats in aanwezigheid van in ieder geval: een
ambtelijk contactpersoon onderzoekers, aanspreekpunt en secretaris van de Rekenkamer. De
gemeentesecretaris wijst een contactpersoon aan die gedurende het onderzoek de onderzoekers van de
Rekenkamer behulpzaam is bij de coördinatie van de gegevensverzameling.

Gaandeweg het onderzoek kan de situatie zich voordoen dat het wenselijk is de opzet te wijzigen. De
Rekenkamer is daartoe bevoegd. Bij substantiële wijzigingen kan de Rekenkamer de raad, het college en de
gemeentesecretaris informeren




Versie 22 mei                                                                               Pagina 3 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Tijdens de uitvoering van het onderzoek worden de benodigde gegevens verzameld en worden de geplande
vergelijkingen uitgevoerd. Van de gevoerde gesprekken wordt een verslag opgesteld dat ter kennisname aan
de gesprekspartners wordt gezonden. Het doel van deze activiteiten is het vinden van een antwoord op de
opgeworpen deelvragen.

Soms is het nodig ook toegang te verkrijgen tot vertrouwelijke gegevens die betrekking hebben op intern
beraad, privacy gevoelige zaken of fabricagegegevens. In deze gevallen conformeren de onderzoekers zich
volledig aan de door het gemeentebestuur in acht genomen vertrouwelijkheid. De onderzoekers tekenen, op
verzoek van de ambtelijke organisatie dan wel de Rekenkamer, een verklaring waarin zij toezeggen de in het
kader van het Rekenkameronderzoek verkregen gegevens strikt vertrouwelijk te behandelen.

De antwoorden op de onderzoeksvragen worden opgenomen in een concept nota van bevindingen. Deze
concept nota van bevindingen wordt vastgesteld door de Rekenkamer. Hiermee wordt de
gegevensverzameling gesloten. Dit brengt met zich mee dat nagekomen informatie, behoudens
uitzonderlijke gevallen, niet meer wordt meegenomen.


Fase 5: ambtelijk hoor en wederhoor

De concept nota van bevindingen wordt aan de ambtelijke organisatie voorgelegd voor een ambtelijk hoor en
wederhoor. Met het oog op de objectiviteit van de gepresenteerde gegevens streeft de Rekenkamer naar een
nauwgezette controle door de ambtelijke organisatie van de gepresenteerde feiten. Doel van deze feitencheck
is om de bevindingen te verifiëren en feitelijke onjuistheden weg te nemen. Feiten die niet eenduidig kunnen
worden vastgesteld, blijven buiten beschouwing bij het opstellen van het bestuurlijke rapport. Bij een
omvangrijk of ingewikkeld onderzoek wordt gevraagd om de opmerkingen bij de nota van bevindingen
schriftelijk kenbaar te maken. Hierdoor kan in het gesprek naar aanleiding van de ambtelijke feitencheck de
nadruk worden gelegd op de hoofdlijnen.

De concept rapport (nota van bevindingen) bevat nog niet de conclusies, noch de aanbevelingen. Na het
verkrijgen van de ambtelijke reacties wordt – daar waar nodig – het concept-rapport aangepast en vervolgens
vastgesteld. Het streven is er opgericht dat het rapport beknopt is en (zonder bijlagen) niet meer dan dertig
pagina’s omvat. Het vastgestelde rapport vormt de basis voor het concept bestuurlijke nota.

Na afsluiting van de fase van ambtelijk hoor en wederhoor kan met de ambtelijke contactpersonen een interne
werkconferentie worden gehouden waarbij de bevindingen tegen het licht worden gehouden en wordt
verkend welke beleidsaanpassingen de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het te voeren
bestuur kunnen verhogen.

De Rekenkamer hecht aan een voortvarende doorlooptijd. De maximale termijn voor ambtelijk hoor en
wederhoor wordt beperkt tot vier weken.


Fase 6: opstellen bestuurlijke nota

Het rapport vormt het uitgangspunt voor het opstellen van het bestuurlijke rapport cq. aanbiedingsbrief. De
bestuurlijke nota wordt opgesteld door het aanspreekpunt. Een extern bureau kan gevraagd worden daartoe
input en suggesties te geven. De bestuurlijke nota bevat de conclusies naar aanleiding van de
feitenverzameling, de feitenvergelijking en de toepassing van het normatieve kader. In de bestuurlijke nota
worden de conclusies over de geconstateerde rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het
door de gemeente gevoerde bestuur getrokken. Deze conclusies kunnen de aanleiding vormen voor het
formuleren van aanbevelingen.

Voordat de bestuurlijke nota aan de raad wordt toegezonden, wordt de conceptversie (inclusief
onderzoeksopdracht en -rapport)voor een bestuurlijke reactie voorgelegd aan het college van burgemeester
en wethouders. Het college maakt een eigen afweging over hetgeen zij zal opnemen in zijn reactie. Het is
gebruikelijk dat het college in de reactie aandacht besteedt aan het al dan niet onderschrijven van de
conclusies en/of het al dan niet overnemen van de aanbevelingen. Het komt voor dat het college ingaat op de



Versie 22 mei                                                                                 Pagina 4 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>relevantie van de opgeworpen onderzoeksvraag, op de kwaliteit van het uitgevoerde onderzoek of de
houdbaarheid van de getrokken conclusies. De bestuurlijke reactie van het college wordt altijd integraal
opgenomen in het eindrapport.

De Rekenkamer kan er ook voor kiezen om de bestuurlijke reactie te vragen middels een gesprek met een lid
van het college van burgemeester en wethouders. Van dit overleg wordt dan een verslag gemaakt, die
opgenomen wordt in het eindrapport.

De maximale termijn voor het geven van de bestuurlijke reactie, dus inclusief besluitvorming, stelt de
Rekenkamer op vier weken. Mocht daar aanleiding toe zijn, dan stelt de Rekenkamer in reactie op de
bestuurlijke reactie een nawoord op.


Fase 7: publiceren bestuurlijk rapport

De rapporten van de Rekenkamer zijn openbaar. De openbaarheid middels publicatie en een persbericht
wordt door de Rekenkamer niet eerder gedaan nadat de raad, het college en de gemeentesecretaris kennis
hebben kunnen nemen van het rapport. Om de doorwerking van de conclusies en aanbevelingen te
bevorderen, wordt veel aandacht besteed aan de leesbaarheid, vormgeving van de bestuurlijke rapporten en
aantrekkelijkheid van presentaties. Het aanspreekpunt dan wel de voorzitter van de Rekenkamer staat de pers
te woord. Ook geeft het aanspreekpunt (dan wel het externe onderzoeksbureau) een toelichting op het
rapport indien de raad om een toelichting vraagt.


Fase 8: nazorg

Na de publicatie van het bestuurlijk rapport is het van belang dat het rapport goed toegankelijk blijft. Mede
om die reden heeft de webpagina van de Rekenkamer een archieffunctie waarin alle gepubliceerde rapporten
eenvoudig kunnen worden opgezocht. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers ontvangt tevens het
rapport van de Rekenkamer.

Na afloop van het onderzoek voert de Rekenkamer (het aanspreekpunt) een evaluatiegesprek waarin het
proces van het onderzoek, de communicatie en overige zaken besproken worden.

Na verloop van tijd kan worden besloten een vervolgonderzoek uit te voeren waarin wordt onderzocht in
welke mate de bestuurlijke rapportage heeft geleid tot bijstellingen in het gevoerde bestuur. In het jaarverslag
rapporteert de Rekenkamer over het uitgevoerde onderzoek. In overeenstemming met de archiefwet bewaart
de Rekenkamer de onderzoeksgegevens waarop het bestuurlijke rapport berust.

Het onderzoeksprotocol is vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamer van 22 mei 2023 en zal jaarlijks
worden geëvalueerd.

Aldus besloten in de vergadering van de Rekenkamer
d.d. 22 mei 2023



Jan-Willem van de Kolk, voorzitter                      Marijke Bijlsma, secretaris




Versie 22 mei                                                                                   Pagina 5 van 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>