<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                               Boiac
                                                                               Operations Integrity Assurance Consultancy
                                                                               Dorpsweg 82, 3253AH Ouddorp
                                                                               10.2.e @planet.nl
                                                                               06 10.2.e
                                                                               0187 10.2.e
                                                                               KvK Rotterdam 24350381
Ouddorp, 16 december 2014
Aan: mr.           10.2.e          , directeur DCMR Milieudienst Rijnmond
      Postbus 843, 3100AV Schiedam
Van:       10.2.e
CC:      10.2.e    ,        10.2.e          Odfjell Terminals (Rotterdam) B.V.
Betreft: Status OI verbeterplannen van Odfjell Terminals (Rotterdam) B.V.
         Rapportage van de auditperiode: 19 september – 12 december 2014.
Geachte heer         10.2.e        ,
Hierbij de zesde rapportage van de status van de verbeterplannen voor de operationele integriteit van Odfjell
Terminals (Rotterdam) B.V. (“OTR”). Het is in deze vorm de laatste in de reeks van de overwegend
beschrijvende rapporten over de status van acties voor het verbeteren van de operationele integriteit. Het is mijn
voornemen om in volgende rapportages een meer specifiekere en kwantitatieve weergave te presenteren van
aspecten van het veiligheidsbeheerssysteem OTIMS. Dit wordt mogelijk omdat genoemd systeem, na
completering door het Operations Excellence team, thans is overgedragen aan het Managementteam en de
afdelingen van OTR.
Bevindingen
     1. Algemeen (omgevingsfactoren)
In deze auditperiode is de gang van zaken in de afdelingen nog steeds aanzienlijk beïnvloed door de ingrijpende
afslanking en reorganisatie van het bedrijf per 1 augustus jl. In toenemende mate raakt de bemanning gewend
aan de nieuwe situatie echter er zijn nog een behoorlijk aantal medewerkers sceptisch over de gang van zaken en
hebben moeite om zich aan te passen aan de nieuwe realiteit.
Extra communicatie rondes en een geïntensiveerde dialoog door de leidinggevenden van de afdelingen wordt
voortgezet om het vertrouwen te helpen opbouwen. Het is van groot belang de “oude organisatie” te steunen in
het aanvaarden van de realiteit en de sceptici te motiveren zich achter de inspanningen te scharen om OTR te
transformeren tot een eerste klas Terminal.
De komst van een zeer ervaren assistent manager operations en operations engineer PID per 1 november en twee
ervaren shiftmanagers per 1 december zijn een welkome stap om het shiftpersoneel (altijd en in elk bedrijf de
meest kritische medewerkers door de, rond de klok, autonome werkwijze van deze groep) te helpen in deze
transitiefase.
     2. Overzicht voortgang verbeterplannen
In dit laatste kwartaal van 2014 zijn een aantal belangrijke mijlpalen gepasseerd en/of gestart:
         In september / oktober is een BRZO audit gehouden. Het eindrapport is nog niet beschikbaar. In de
          close-out zijn geen majeure kwesties naar voren gekomen.
         Ook in september is een document review uitgevoerd door DNV als onderdeel van het certificatietraject
          van ISO9001:2008 / ISO14001:2004 / OHSAS18001:2007 en ISO 22000 (voedselveiligheid)
         Als gevolg van een positieve beoordeling van de document audit heeft op 8-11 december de
          certificering audit voor genoemde ISO certificaten plaats gevonden. Als resultaat van deze audit heeft
          DNV besloten Odfjell voor te dragen voor certificering van ISO 22000 en, in afwachting van de
                                                                                                                          1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>antwoorden in de komende 2 weken op een tweetal non-conformances (NC1 en NC2) ook het
certificeringstraject voor de andere drie certificaten positief te beoordelen voor het eind van dit jaar.
De RvA zal bij de hertoetsing medio 2015 over de schouders van DNV meekijken. Hierna volgen enige
citaten van de bevindingen uit de management samenvatting van het Initieel Audit Rapport:
Selectie uit “sterke punten”
      Medewerkers kunnen overweg met OTIMS. Er wordt steeds meer gewerkt vanuit de
          systematiek.
      Aantoonbaar dat Odfjell aan water- en luchtemissie eisen voldoet
      Major projects: Aantoonbaar van voldoen aan wet- en regelgeving bij projecten op gebied van
          PGS 29, NEN 3140, ATEX 137. Vaststelling eisen (wettelijk en functioneel), organisatie en
          verantwoordelijkheden, planning en veel meer in project executie plan voor C en D terrein;
          Overzicht opvolgpunten HAZOP en status van deze maatregelen; Toepassing PHSSER als
          review op HSE onderwerpen.
      Mooie doelstellingen voor 2015, compact en smart
      Afvalstoffen van aannemers die op het terrein ontstaan, blijven ook op het terrein. En worden
          afgevoerd onder de vlag van Odfjell. Daardoor houd je grip op de juiste afvoer van je
          afvalstoffen.
      Het kennisniveau ten aanzien van het ADR is erg hoog te noemen.
      Odfjell heeft een “zero tolerance” beleid voor alcohol en drugs. Elke ingaande en uitgaande
          alcohol stroom ook in kerst presentjes mogen het terrein niet op en af.
      Inventarisatie van opslagtanks bij RBI genereert management informatie, zoals de
          Maintenance planning (inclusief meerjarenplanning en inschatting van de onderhoudskosten)
      Inventarisatie van opslagtanks bij RBI omvat de risicoanalyse (consequence of failure) met
          betrekking tot economische risico’s, veiligheids- en gezondheidsrisico’s en milieu. De
          inventarisatie omvat ook de milieuevaluatie (bodemrisico-analyse) conform de Bobo
      Invoering van Operational Excellence. Six Sigma projecten op milieugebied (reductie aantal
          daklandingen ter beperking van de VOS-emissies; Afvalmanagement)
      Geïntegreerde risicomatrix waarin veiligheids-, gezondheids-, milieurisico’s en operationele
          risico’s zijn opgenomen
      Kennis van wet- en regelgeving (ADR, RID, AND) bij Expeditie
      Periodieke inspecties (maandelijks) op naleving van ADR, RID en ADN van spoorwagons,
          tankauto’s, containers en laad- en losprocedures van schepen door de veiligheidsadviseurs en
          personeel van laad- en losstations
      Duidelijke meerjarenplanning voor risicostudies (HAZOP’s/Bow-Tie)
Verbeterpunten (afgezien van de onderstaande “non-conformities", is het managementsysteem
beoordeeld als zijnde in overeenstemming met de norm):
     Non-Conformity Cat1 (Opvolging):
      Beoordeling naleving wet- en regelgeving (zie NC uit DR)
          Bij het evalueren van de wet en regelgeving zijn een aantal tools opgesteld waaronder één
          voor het evalueren van alle vergunningsvoorschriften en één voor de PGS 29. Deze zijn maar
          voor een klein deel gevuld.
     Non-Conformity Cat2 (selectie van de belangrijkste bevindingen)
         De procedure OTR-PR0002 (MOC) is niet geheel duidelijk: nog niet aangepast aan nieuwe
          organisatie (shiftmanager i.p.v. wachtchef /shiftleader); niet geheel duidelijk wat de
          afhandeling “spoed” en “laag risico” inhoudt (niet duidelijk opgenomen in flowschema).
         Op meerdere “aftekenlijst overige nominaties” waarop uitvoering schoonmaak van leidingen
          teruggekoppeld wordt naar de OSD (operations support dept.) ontbreekt de formele aftekening
          van uitvoering (bijv. OTR-2014-01643/01653/ 11819),
         Op 24/9/14 zijn er bij een Legionellacontrole een aantal tekortkomingen geconstateerd (m.b.t.
          terugstroombeveiligingen). Het oplossen ervan is nog niet concreet ingepland. Er is nog geen
          Legionella beheersplan voor de drinkwaterinstallatie,
         Derden zijn niet opgenomen in de bestaande RI&E,
         Het onvoldoende gedocumenteerd hebben van hebben van de corrigerende maatregelen n.a.v.
          inspecties,
                                                                                                          2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                  Milieuvergunning uit 2004 benoemt geen emissie-eisen voor VOS, maar eist hiervoor wel een
                    jaarlijks emissiereductieplan; er kan geen recent emissiereductieplan worden getoond. In de
                    vergunning wordt een emissie reductie plan gevraagd (lucht) dit is niet aantoonbaar aanwezig,
                   Op de werk opdrachten ontbreekt in een aantal gevallen de productnaam waardoor bv de
                    PBM code niet op de het formulier staat. Ook ontbreekt de globale samenstelling of vervuiling
                    en hoeveelheid van andere componenten,
                  In de werkopdrachten voor de reiniging van tankleidingen wordt niet altijd de producten
                    vermeld. Hierdoor is niet helder of deze producten kunnen worden behandeld in de AWZI
                    (ontbreken verwijzing naar de zogenaamde A, B, C, D stoffenlijst bijvoorbeeld WO OTD-2014-
                    012450). Tevens ontbreekt hierdoor de verwijzing in de werkopdracht naar de voorgeschreven
                    PBM’s en gezondheidsrisico’s.
                  In het contract van een contractor is er geen heldere verwijzing naar de Odfjell eisen
                    opgenomen. Op deze wijze is op voorhand niet duidelijk wat er wordt verwacht van de
                    contractor. Het is niet aantoonbaar of bij de main contractor keuze vooraf een programma van
                    eisen is opgesteld. Wel is er een offerte aanvraag waarbij een beperkte mate van eisen wordt
                    gevraagd. Terwijl de eigen procedure (nr. 52) daar wel om vraagt.
Het initiële audit rapport bevat nog vele andere observaties en mogelijke verbeteringen maar het auditteam was
duidelijk ook onder de indruk van de verbeteringen die in de laatste maanden zijn doorgevoerd.
De geconstateerde “ruimte voor verbetering” wordt OTR- breed herkend en erkend.
De organisatie gaat dan ook verder met strategieën om te komen tot een inrichting met werkprocessen die gericht
zijn op structureel werken en een “ permanent lerende organisatie”
De belangrijkste strategieën daarvoor in de afdelingen zijn voor dit moment:
Commercie
      MOC voor het accepteren van producten is geïncorporeerd in het werkproces. Al gedurende de eerste
          oriëntatie gesprekken met geïnteresseerde klanten wordt het product acceptatie MOC proces toegelicht
          en inzicht gegeven in het werkproces.
      Ook op de afdeling Commercie zijn multidisciplinaire klantteams ingericht (Sales, CCC officer,
          Customs and Reporting) zodat kennisdeling met customer focus meerwaarde voor klant alsook voor
          OTR oplevert. Dit in het kader van de lerende organisatie
Operations
      DCM ( daily coördination meeting, dagelijks de belangrijkste afstemming tussen alle operationele
          afdelingen) begint vorm te krijgen.
      Er is een zgn. orderboek geïntroduceerd. ( eenduidige prioriteitstelling m.b.t. shift taken)
      Car seal open/car seal close systeem is geïntroduceerd (systeem om zeker te stellen dat afsluiters in een
          bepaalde stand geborgd zijn).
      Hand over procedure van installaties van/naar operations en maintenance is gereed; bezig met de
          implementatie.
      Project handover en (pre) commissioning voorbereiding volgens standaard methode uit de proces
          industrie zal worden toegepast op de projecten. Voorbereidingen hiervoor zijn in vergevorderd stadium.
      Maandelijkse prodsup ( productie supervisie) meeting is gestart.
Technical services department
Belangrijkste inspanningen zijn gericht op het uitvoeren van werkzaamheden volgens een gestructureerd proces
(vaststaande protocollen voor uitvoering, verantwoordelijkheid, due dates en geborgd in SAP of andere
hulpprogramma’s). Dit leidt tot een focus op:
      Het wegwerken van overdue SHE critical preventief onderhoud werkzaamheden,
      Het wegwerken van de backlog aan Werk uit Inspectie (WUI) opdrachten,
      Het wegwerken van de backlog van uitstaande notificaties,
      Verbeterde performance in de uitvoering van prio 0 en 1 notificaties
      De selectie en aanstelling van een nieuwe hoofdaannemer.
                                                                                                                 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Projecten
         Projectmanagement tools gericht op structurele borging van VGM aspecten zijn parallel aan de
          uitvoering van de grote projecten van dit moment, aangepast en uitgebreid.
         De tankputten 13, 14 en 15 worden klaar gemaakt voor gebruik en als eerste wordt tankput 13
          opgeleverd in december; de overige tankputten in januari en februari. Tegelijk met deze tankputten
          wordt ook het RCC (Rail Car Centre) is fases weer in werking gesteld.
         Om te voldoen aan PGS 29 zijn enkele projecten gaande. De komende periode worden area C en D
          aangepast om te voldoen aan deze eisen. De eerste tankput (TP27) wordt deze maand opgeleverd en de
          overige volgen in 2015.
Leiderschap
Voor 2015 zijn z.g. “ veranderdoelstellingen” geformuleerd die naast financiële doelstellingen ook een aantal
doelstellingen voor de operationele integriteit bevatten:
      De start van de implementatie van Orba als methode om functies helder en uniform te omschrijven in
          termen van verantwoordelijkheden, kerntaken en resultaat criteria alsmede organisatorische positie
      Leadership programma t.b.v. ploegleiding en teamleads maintenance is in voorbereiding
          ( situationeel leiderschap methode Blanchard Hersey)
      Verbeteren werkprocessen (middels ‘lean’ en 6Σ techniek); verbeteren organisatorische effectiviteit.
      Vermeerderen werkzaamheden met zelfde team ( 165 FTE). Talent management (inhuren/ontwikkeling/
          empowerment)
      Uitvoeren leiderschapstraining en gedragsverbetering programma’s (Operationele discipline –
          Cultuurverandering)
      Governance structuur voor OTIMS implementatie en continue verbetering. Een compleet
          jaarprogramma voor OTIMS governance commissies met vaste vergadercyclus en KPI’s per OTIMS
          element.
      Het definiëren en uitvoeren van een” Deltaplan” voor training in de gehele organisatie.
      Verbeteren van de manier waarop de lessen die geleerd worden uit incidenten met employees gedeeld
          worden. Dit in het streven naar het verbeteren van de operationele integriteit door een continue lerende
          organisatie.
     3. Oplevering van het veiligheidsbeheerssysteem OTIMS
Het Operations Excellence Team heeft in week 51 het OTIMS opgeleverd. De gemiddelde score voor de
elementen is vanaf de start ( o-meting, 5 december 2013) tot de laatste meting per 5 december 2014 geklommen
van 2,3 naar 3,1 ( max. score: 4).
Alle elementen van het systeem zijn overgedragen aan de management sponsor en de beheerder inclusief een
opsomming van de zaken die in de komende jaar de aandacht behoeven en een bijbehorend “governance
systeem” om periodiek en structureel de voortgang van het ontwikkelen en verbeteren van de werkprocessen en
procedures per element op te volgen. KPI’s per element zijn daarvoor ontwikkeld en het toezicht
(governance) is zodanig ingericht dat een belangrijk deel van de medewerkers via een commissie structuur
daarvoor verantwoordelijk wordt. Een jaaragenda per commissie zorgt voor continuïteit en structuur.
Het OE team is ontbonden maar de leden blijven beschikbaar voor hulp en ondersteuning.
     4. Conclusies en uitdagingen
OTR heeft na de reorganisatie van 1 augustus duidelijk koers gezet naar stabielere operaties en een structureel
goede (veiligheid) performance. Het bedrijf is “onderweg” maar heeft nog vele mijlpalen voor de boeg.
De DNV audit heeft duidelijk laten zien dat er zeker in de laatste 4 maanden van dit jaar enorme stappen
gemaakt zijn wat betreft de basis voorwaarden voor een structurele verdergaande verbetering van de
werkprocessen en effectiviteit van de organisatie.
Cultuur en compliance gaan hand in hand waarbij het in het geval van OTR onvermijdelijk is om compliance op
de eerste plaats te zetten en al werkende met elkaar de bijbehorende cultuur te stimuleren en te verbeteren.
Niet aflatende management attentie en sturing is nodig om deze reis veilig te vervolgen.
                                                                                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>De “to-do” lijsten en aanbevelingen van het opgeleverde OTIMS, de BRZO audit en de DNV certificatie audit
zijn uitstekende marsorders om zeker te stellen dat de doelstellingen voor 2015 op tijd en effectief worden
gehaald dan wel alle pogingen daartoe bijtijds worden bijgestuurd.
Het participeren van de gehele bemanning is daarbij van groot belang.
Het zicht op een complete ISO certificering op korte termijn is het beste bewijs dat OTR op de goede weg is.
 10.2.e
                                                                                                             5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>