<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Docnr720
  From:                       5.1.2.e
                                                         I
  Sent:                     Wed, 3 Mar 2021 15:19:08 +0100
  To:                       ' 5.1.2.e
                                               "<l   5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>
  Cc:                       1 5.1.2.e
                                          "< 5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                  Vraagstukken adoptiedossiers
  H| 512 e
                I
  Naarmate we ons verder verdiepen, komen er ook steeds meer vragen waar wij een juridisch advies bij nodig
  hebben. Ik heb er weer een aantal gebundeld die we graag aan jou (en eventueel aan 5.1.2. ) willen voorleggen.
   1. In één van onze overleggen gaf je aan dat archiefinstellingen in de AVG meer ruimte hebben gekregen om
  informatie beschikbaar te stellen ihkv genealogisch onderzoek. Kun je dit recht verder toelichten en hoe
  verhoudt dit recht zich tot de jurisprudentie (zoals de Valkenhorst-arresten) waarin staat dat het recht van de
  biologische moeder altijd meegewogen wordt?
  2. Op basis waarvan toetsen wij het advies van de RvdK en beslissen wij welke informatie wel of niet ter inzage
  wordt gegeven? Het projectteam heeft een eerste versie van een toetsingskader opgeleverd en we zijn benieuwd
  of we hiermee al onze afwegingen om inzage te verlenen hebben ondervangen. Het toetsingskader en de
  elementen waaruit een advies van de RvdK moeten bestaan, staan op pagina 2 van dit document:
  https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
  3. In het huidige proces neemt de RvdK bij een aanvraag in veel gevallen contact op met de biologische ouders
  en/of de adoptieouders. Bij het besluit om wel/niet inzage te verlenen ontvangt zowel de aanvrager een
  schriftelijk besluit als degenen met wie contact opgenomen is (biologische ouders en/of adoptieouder). Zij
  kunnen tegen het besluit binnen twee weken na dagtekening een voorlopige voorziening treffen.
  Op het moment dat de RvdK in opdracht van ons zo'n zelfde onderzoek heeft gedaan waarbij contact is geweest
  met biologische ouders en/of de adoptieouders dan neemt het NA in ieder geval het besluit tbv de aanvrager.
  Zal het NA dan ook altijd een besluit moeten opstellen voor degenen die in het onderzoek van de RvdK benaderd
  zijn? Zo niet, op welke wijze worden deze mensen dan geïnformeerd over het genomen besluit? Zo ja, hebben
  zij dan ook een bezwaarmogelijkheid?
  4. In het huidige proces verstrekt de RvdK geregeld kopieën van het opgevraagde dossier aan de aanvrager. Als
  de dossiers bij ons staan met een beperking op de openbaarheid op grond van persoonlijke levenssfeer is het
  niet toegestaan om duplicaten te maken of te verstrekken toch? Daarmee zou de dienstverlening aan de
  aanvrager minder worden dan op dit moment bij de RvdK. Is hier iets aan te doen in ons inzageproces?
  5. De RvdK geeft aan dat als er al contact is tussen biologische moeder (of adoptieouders) de RvdK de
  aanvrager vraagt om diens biologische moeder een e-mail te laten sturen waarin toestemming bevestigd wordt.
  Een mail wordt op dit moment bij ons niet gezien als een officiële machtiging. Hoe kunnen we hiermee omgaan?
  6. Deze vraag hoort wellicht beter thuis bij de RvdK. Mocht er in de werksessie morgen geen ruimte zijn dan wil
  ik jou vragen om 'm aan 5.1.2.        door te sturen. De RvdK geeft aan dat een biologische moeder of adoptieouders
  geregeld eerst inzage willen in het dossier voordat zij toestemming verlenen. Betekent dit dat de biologische
  moeder/adoptieouders altijd volledige inzage in het dossier kunnen krijgen? En zou dit dus ook betekenen dat,
  wanneer zij bij ons een aanvraag indienen, wij het dossier altijd kunnen verstrekken?
  Mocht je vragen hebben dan horen wij (512e                        en ik) het natuurlijk graag!
  Met vriendelijke groet,
   5.1.2.e
                          I
   5.1.2.e
                  I
  Nationaal Archief
  Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M 5.1.2.e       I
e-mail: 512e                   @nationaa larchief.nl
Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Docnr721
  From:                             5.1.2.e
  Sent:                           Wed, 3 Mar 2021 16:46:28 +0100
  To:                               5.1.2.e
                                                        "<l  5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>; 512e
      5.1.2.e
                     @rvdk.nl>; " 512e               "1 < 5.1.2.6
                                                                      @minjenv.nl>
  Cc:                                5.1.2.e                "< 5126              @rvdk.nl>;'"512e                  5.1.2.e
                                                                                                                           @minjenv.nl>
  Subject:                        stuurgroep adoptiedossiers 5 maart 2021
  Attachments:                    Agenda Stuurgroep Adoptiedossiers 05-03-2021.docx, Concept notulen SG 19-02-2021.docx,
  Samenvatting kick-off ASAA dossiers 18-02-2021. docx, Stuurgroeprapportage 05-03-2021.docx
   Beste stuurgroep,
   Hierbij de stukken voor a.s. vrijdag.
   Met vriendelijke groeten,
   5.1.2.e
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
   5.1.2.e         |@nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                                B
          die bleef                                I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Docnr722
                                                                    Nationaal Archief
                                                           -31
                                                                    Ministerie van Ondenvijs, Cultuur en
                                                                    Wetenschap
                                                                                                         Prins Willem-Alexanderhof 20
                                                                                                         2595 BE Den Haag
                                                                                                         T + 5.1.2.e
                                                                                                         www.nationaalarchief.nl
                                                                                                         Datum
                                                                                                         5 februari 2021
         AGENDA
         Omschrijving              Stuurgroep Adoptiedossiers
         Vergaderdatum en -tijd    5 maart 2021, 10.00 - 11.00 uur
         Vergaderplaats            Webex
         Aanwezig                  5.1.2.e          (RvdK), 5.1.2.®             (JenV), 512 =   I
                                   5.1.2.e   (NA), 5.1.2.e                    (RvdK),  5.1.2.e
                                   5.1.2.e        (NA verslag)
         Afwezig
         1.        Opening en mededelingen
         2.        Vorig overleg
                   Verslag stuurgroep 19-02-2021 (zie bijlage)
         3.        Stand van zaken project
                    Samenvatting kick-off ASAA dossiers 18-02-2021.docx (ter info, zie
                    bijlage)
                    Werksessie 04-03-2021 (mondeling terugkoppeling geven)
         4.        Stuurgroeprapportage
                    Zie bijlage
         5.        W.v.t.t.k. (eventueel zonder 5.1.2.               )
         Bijlagen
              •    Verslag stuurgroep adoptiedossiers 19-02-2021
              •     Samenvatting kick-off ASAA dossiers 18-02-2021.docx
              •     Stuurgroeprapportage 05-03-2021
                                                                                                         Pagina 1 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Docnr723
         Concept-notulen Notulen Stuurgroep d.d. 05-02-2021
         Aanwezig: 5.1.2.                        5.1.2.e
                                                                                                        I
         Afwezig: 5.1.2.                   I
         1 Opening
         Daar 5.1.2.e niet aanwezig is, wordt dit een informeel vooroverleg.
          5.1.2.e       legt contact met hem, en zal afspreken voor een kort volgend overleg komende week.
         2 Notulen SG ..-02.21:
         - Digitalisering is buiten scope.
         - Acties: impact rapport Joustra zal in dit overleg worden besproken
             5.1.2.e
                                     II 5.1.2.e geeft aan dat vanuit het NA contact is gelegd met de RvdK, maar
         afstemming mbt rapport Joustra zou meer via de RvdK horen te lopen, daar NA zelf niets met het
         rapport te maken heeft. De communicatiemedewerker had echter niets voorbereid. Communicatie mbt
         mogelijke vragen over dit project zal via de RvdK lopen.
         Van belang mbt een boodschap is dat er een beslissing genomen is tot het bewaren van de
         adoptiedossiers, dat deze beslissing is genomen voor het rapport uitkwam.
         Actie: 5i2e              checkt dit met de voorlichter en gaat na of er vragen zijn gesteld.
          3
         3.1 Ter bespreking: impact rapport JoustraJ
          5.1.2.e    en 5.1.2.    hebben besproken hoe zij de impact zien op het project en informeren de SG leden.
         -Deze is er niet waar het gaat om een verhoogde vraag naar inzage; die vraag lag en ligt nog bij de
         RvdK.
         -Een duidelijk inzagebeleid is na uitbrenging van het rapport van nog meer belang geworden
         Het is niet concreet aan te geven welke impact een op te richten expertisecentrum heeft op het
         project. We weten niet wie de opdracht heeft om dat op te zetten.
         Bij de 5i 2e          is de vraag gesteld of er afstemming gezocht zou moeten worden met de degenen die
         dat centrum zullen oprichten, om hen of aan te laten sluiten of om hen mee te nemen in dit project.
         Reactie Stuurgroep: Dit project heeft ten doel een structurele opzet te maken voor een inzage beleid
         voor adoptiedossiers. Het expertisecentrum wordt ingericht om mensen te begeleiden bij hun
         zoektocht naar afstamming. Zo zijn er meerdere dossiers bij verschillende organisaties.
         Dit hoeft geen gevolgen te hebben op het overbrengingsproces van de dossiers van de RvdK naar het
         NA. Wel moet het centrum weten hoe de RvdK en het NA de afspraken hebben gemaakt mbt het
         inzagebeleid/dienstverlening. Onze vastgestelde procedure kan juist van dienst zijn voor het
         expertisecentrum. Van belang is echter om zeker te weten wat precies de taakomschrijving is van het
         expertisecentrum en wanneer het van start gaat.
         Actie: 5.1.2.           zoekt uit wie de opdrachtgever is van het op te richten Expertisecentrum, legt contact
         met 512e            Doel is dat dit project niet afhankelijk wordt van de plannen voor het centrum, maar de
         trajecten (op een zeker moment) op elkaar aansluiten.
         3,2 bespreekpunt: Planning:
         -De planning is gereed; de 5.1.2.                   denken de planning te kunnen halen, mits er snel wel
         duidelijkheid komt over de AVG. Het Project hoeft dan geen vertraging op te lopen.
         -Standpunt van de Stuurgroep is om op 2 april een besluit nemen over de aangeboden beleidsnotitie.
         3.3 Risico: AVG
         Juristen van de RvdK en het NA zij het met elkaar eens dat er een juridische grondslag mist voor een
         inzagebeleid zoals het in dit project voor ogen staat.
         Er volgt een discussie over onderzoek uitvoeren in opdracht/onderzoekondersteuning.
         Wat van belang is, is antwoord te krijgen op de vraag wat er nodig is mbt de AVG om dit inzagebeleid
         te kunnen realiseren. Waarborgen moeten in kaart gebracht worden en worden onderbouwt.
         Het project zal parallel aan deze vraag doorlopen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Actie:
I 5.1.2.e  verzoekt aan 5.1.2. om een jurist van J&V te benaderen met deze vraag.
 In de beleidsnotitie zal dan ook dat juridisch advies naar voren moeten komen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Docnr724
         Stuurgroeprapportage 05-03-2021
              1.    Scenario's taakverdeling
         Aanleiding: signaal AVG onderbouwing voor beoogde rolverdeling.
         Om het proces verder uit te werken gaan we uit van een paar scenario's waarbij de voorkeur uitgaat naar een
         "eenvoudige" knip in taakgebieden: aanvraag (NA) - onderzoek/advies (RvdK) - inzagebesluit (NA) - inzage
         (NA).
         De RvdK weegt haar huidige besluit voor inzage af op grond van onderzoek naar een individuele situatie,
         verhaal en de relaties tussen betrokkenen. De vraag die we ons nu stellen is of een aanpassing in dit proces
         mogelijk/wenselijk is en of een splitsing te maken is binnen het zogenaamde afwegingsgebieden. De
         belangrijkste afweging bestaat uit de vraag of bij een individueel geval het afstammingsrecht van een
         betrokkene meer prevaleert boven de privacy van een andere betrokkene. Daarnaast spelen andere privacy
         afwegingen.
         Als de RvdK het onderzoekstraject op dezelfde manier blijft doen zal het NA de uitkomst van elk onderzoek
         moeten toetsen en/of meenemen in een eigen besluitvormingsproces. Het NA hanteert daarbij het
         uitgangspunt "Open, tenzij...". We bespreken in de werksessie op 4 maart in hoeverre de afwegingen uit elkaar
         lopen maar ook hoe moet worden omgegaan met het "contact" met de betrokkenen. In het huidige proces is
         dit contact onlosmakelijk verbonden met het onderzoekstraject en de uitkomst daarvan.
              2.    Planning - geen wijzigingen sinds laatste stuurgroep
                                       Mijlpalen                                   Planning                 Status
           1                 Opstart interne projectteams                     Begin januari 2021            Gereed
           2                    Gezamenlijke opdracht                      Stuurgroep 22-01-2021            Gereed
           3                  Gezamenlijke projectopzet                    Stuurgroep 05-02-2021            Gereed
           4                     Gezamenlijke kick off                            18-02-2021                Gereed
           6                 Werksessie 'afwegingcriteria'                       04-03-2021                 Lopend
           7                 Werksessie 'inzageprocedure'                         11-03-2021                Lopend
           8                     Beleidsnotitie (fase 1)                   Aanbieden SG 02-04-21            Lopend
           9        Opzet voor werkproces en implicaties (fase 2)                                         Nog plannen
          10                  Opzet voor toetsing (fase 3)                                                Nog plannen
              3.    Risico's
         Risico                         Impact                      Beheersmaartegel             Eigenaar
         AVG: welke juridische          Hoog                        Privacy jurist adviseert     5.1.2.
         onderbouwing nodig                                         wat nodig om de
         voor samenwerking                                          adviesrol en deze
         RvdK/NA                                                    processtappen AVG
                                                                    technisch mogelijk te
                                                                    maken? Hoe kunnen we
                                                                    dit proces goed
                                                                    onderbouwen?
         Afwegingskader: "open,         Hoog                        Meenemen in
         tenzij..." in combi met                                    werksessie
         "individuele afweging
         concurrerend recht".
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Docnr725
  From:                  5.1.2.e
  Sent:                 Thu, 4 Mar 2021 08:35:46 +0100
  To:                    5.1.2.e       " <5.1.2.e
                                                   @nationaalarchief.nl>; "512e
  <5.1.2.e
                     @nationaalarchief.nl>
  Subject:              RE: stuurgroeprapportage
  Hi 5.1.2.   I
  Je hebt de belangrijkste hoofdpunten inderdaad weergegeven. Ik heb nog wel een aanvulling / vraag. Moet de
  stuurgroep een beleidskeuze maken in hoeverre betrokkene(n) om toestemming moet worden gevraagd én zelfs
  meegenomen moeten worden in de AVG-afweging, zoals de echtgenoot van de biologische moeder? Op deze
  manier krijgen we een hardere knip in wat de RvdK nu precies moet doen (toestemming ouders en AVG-
  afweging kinderen) i.p.v. dan allerlei derden ook nog worden meegenomen in de afweging. Bij NA krijgen een
  aanvrager ook inzage in hele dossiers waarin ook allerlei derden en betrokkenen voorkomen. De
  verantwoordelijkheid voor het niet verder verspreiden van de persoonsgegevens ligt dan gewoon bij de
  bezoeker.
  Groet,
   5.1.2.e
            l
  Van: 5 2e       I
  Verzonden: woensdag 3 maart 2021 13:53
  Aan: 5 2e                  ; 5.1.2.e
                                                 J
  Onderwerp: stuurgroeprapportage
  Hoi allebei,
  Ik ga later vanmiddag de stuurgroepstukken rondsturen (al afgestemd met 512e     ). Willen jullie een blik werpen
  op m.n. de rode tekst in deze stuurgroeprapportage? Aanvullingen?
  Annotatie Stuurgroeprapportage 05-03-2021.docx:
  https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Docnr726
   From:                     5.1.2.e
  Sent:                     Thu, 4 Mar 2021 09:49:49 +0100
  To:                        5.1.2.e
                                             "< 5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>
  Subject:                  RE: Ter informatie: verwervingszaak adoptiedossiers
   Hoi 512.         I
   Dank! Wat mij betreft klopt de verwachting iig t'm maart/begin april. Eind maart leveren we de beleidskaders op
  voor het nieuwe inzagebeleid. Daarna gaat het project denk ik een opzet meegeven voor het vervolg: de
  overbrenging & de implementatie van nieuwe werkproces.
   Kort bijpraten binnenkort?
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5 2e
  Verzonden: woensdag 3 maart 2021 16:12
  Aan: 5.1.2.            I
  Onderwerp: Ter informatie: verwervingszaak adoptiedossiers
   https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
   Hi 5126        I
   Ik heb een zaak aangemaakt voor de adoptiedossiers. De inventaris zoals die er nu ligt, staat er bijvoorbeeld in.
   Even voor de duidelijkheid, ik ga voor nu geen actieve rol pakken inzake de verwerving. Materieel en aan de
  toegang moet nog wel het een en ander aan het bestand gebeuren voor overbrenging. Ik hoop dat die
  verwachtingen aansluiten.
   Met vriendelijke groet,
  I 5.1.2.e
                       ]
    5.1.2.                 verwerven/ 512e              verwerven
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M      5.1.2.e
                      ■
  I 5.1.2.e           @nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
  Werkdagen van dinsdag tot met vrijdag
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Docnr727
  From:                           5.1.2.e
  Sent:                        Thu, 4 Mar 2021 09:50:28 +0100
  To:                             5.1.2.e
                                                    "< 5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>; "512e
   <
      5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.e                            "< 5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>; "512e I
  I 5.1.2.e     5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                     RE: Gesprek met 512e                 en 5.1.2.                 RvdK
   Dag,
   Nog dank voor jullie terugkoppeling.
  Voor de beleidsnotitie over het nieuwe inzagebeleid waar we ons nu op focussen is het welllicht handig om een
  goede situatieschets op te nemen van de stand van zaken van de bewerking. We kunnen ook een opstap daarin
   meegeven voor de openstaande acties rondom het overbrengingstraject. Dat schept hopelijk duidelijkheid voor
   betrokken partijen. Ik denk i.i.g. aan de BBO en het bespreken van benodigde acties om tot de definitieve
  goedkeuring van de toegangen te komen.
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5.1.2.
  Verzonden: donderdag 25 februari 2021 8:11
  Aan: 5 2e                  5.1.2.e                       5.1.2.e                  5.1.2.e
                                                                                                I
  Onderwerp: RE: Gesprek met 5.1.2.                 en 5.1.2.                     RvdK
  Goedemorgen allen,
   Ik was inderdaad bij het overleg en heb er nog steeds een beetje buikpijn van ©.
  Aanvullend op 5.1.2.e                Klopt. Ik heb 5.1.2.           bevindingen een beetje aangevuld. Mijn indruk is dat als er
  overeenstemming over de raadpleging na overbrenging is, de overbrenging niet 123 gerealiseerd is. Zo moet er
  waarschijnlijk wel nog materiele bewerking plaatsvinden.
   Is al bepaald wanneer de openbaarheidbeperking zal vervallen? Geboortejaar kind +100? Dat zou betekenen dat
  er al openbare dossiers in het bestand zitten.
  Groet,
  I 5.1.2.e
              I
  Van: 5.1.2.e             I
  Verzonden: woensdag 24 februari 2021 16:09
  Aan: 5 2e                  5.1.2.e                        5.1.2.e
                                                                              I
  CC: 5                  I
  Onderwerp: Gesprek met 5.1.2.e                en 512e                        RvdK
  I 5.1.2.e                   en      5.1.2.e
                                              I
   Ik heb zojuist gesproken met 5.1.2.e ( 5.1.2.e                    ) en 5126                      ( 5.1.2.e               locatie Arnhem). 5.1.2.e
                                                                                                                                                     I
   haakte ook aan bij het gesprek in het kader van kennismaking voor het toekomstige verwervingstraject.
   Het was echt een ontzettend nuttig en informatief gesprek. 512e                                verricht als raadsonderzoeker onderzoek
   naar afstammingsvragen voor zowel geadopteerde kinderen als voor de biologische ouder die andersom meer
  over het kind te weten wil komen. Voor de werksessie van 4 maart sluit ook een raadsonderzoeker aan.
  Toegang tot de dossiers
   De adoptiedossiers zijn nu allemaal bij Doc-Direkt. Deze dossiers zijn bewerkt in het kader van materiële
  verzorging (dus verwijderen nietjes, paperclips, verpakken zuurvrije omslagen). Bij de bewerking is geen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre> informatie uit dossier verwijderd, dus alles wordt bewaard. De dossiers zijn toegankelijk met behulp van een
 inventaris én een Excelbestand.
          - In de inventaris zijn de dossiers beschreven op dossiernummer.
          - Je komt achter het dossiernummer via het Excelbestand. In het Excelbestand (nu nog bij Doc-Direkt) zijn
             filters gemaakt op: naam kind, geboortedatum kind naam biologische ouder, namen adoptieouders,
             eventueel land van herkomst, dossiernummer. Je kan dus op verschillende manieren zoeken. > de
             dossiers staan dus niet op naam van één persoon.
          - De dossiers gaan over de periode circa 1970 t/m 2005. 1910-1970. Op latere blokken zijn we niet nader
             ingegaan.
          - Er zijn meerdere inventarissen. Dit heeft te maken met de verschillende locaties die de Raad vroeger had
             (meer dan 8) en nu zijn er 4 locaties.
          - Het bestand omvat kinddossiers (adoptiedossiers), gezinsdossiers en afstandsdossiers. In de toegang is
             niet te onderscheiden wat voor soort dossier het betreft.
          - Eén kind kan meerdere dossiers hebben. Er zijn aparte dossiers over de adoptie en over de 'afstand' door
             de biologische moeder. Soms zijn er zelfs meer dan 2 dossiers. Dit is terug te vinden via het
             Excelbestand waarin op naam van het kind gezocht kan worden.
                  5.1.2.e stuurt voorbeelden door van het Excelbestand en een inventaris.
 Huidig proces RvdK
I 5.1.2.e     vertelde ook over hoe een inzageproces nu verloopt. De Raad kijkt in hun interne systeem naar
dossiernummer van het kind, zodat zij dit op kunnen vragen bij Doc-Direkt. Afhankelijk van de woonplaats van
de aanvrager (geadopteerde) wordt het originele dossier van Doc-Direkt naar één van de vier locaties verstuurd.
 De raadsonderzoeker vraagt zowel toestemming aan de biologische ouder(s) als aan de adoptieouders.
 In gesprek met de aanvrager wordt wel eerst gevraagd of het kind al contact heeft met de biologische ouder(s).
 In dit geval wordt er geen officiële toestemming gevraagd (via het register), maar vraagt de raadsonderzoeker
de aanvrager de biologische ouder een e-mail te laten sturen (geen officiële machtiging dus). Alle euders
 betrokkenen moeten dus toestemming geven alvorens wordt overgegaan op welke informatie de aanvrager wel
of niet mag inzien. Soms heeft de aanvrager geen contact meer met de adoptieouders en mag de aanvrager niet
alle informatie over hen inzien (denk aan de screening die vooraf werd gedaan).
             Het komt voor dat de biologische moeder eerst zelf inzage wilt in het dossier, voordat het kind het dossier
 mag inzien. Afhankelijk van de vraag van het adoptiekind wordt het dossier voorbereid op inzage. Wat het kind
 mag inzien is afhankelijk van de toestemming van de biologische en adoptieouders. De gegevens van eventuele
 broers / zussen worden niet ter inzage gegeven. De situatie, vraag en relatie tussen betrokkenen wordt
 meegenomen in de afweging welke informatie overhandigd wordt.
 De Raad geeft op verzoek kopieën van die delen van het dossier dat de verzoeker in wil zien mee. 'Emotioneel
waardevollen' documenten of objecten, zoals een geboortekaartje, wordt soms in origineel meegegeven aan de
aanvrager. De Raad maakt dan een kopie voor het originele dossier.
Vorm en inhoud van de dossiers
            Dossiers zijn materieel bewerkt. Voorzien van een zuurvrije omslag en ontdaan van ijzer. Het is
             onduidelijk of het NA betrokken was bij deze materiele bewerking (gezien dossiers objecten bevatten).
            De inhoud van de dossiers stopt vaak bij de afronding van één adoptiekind. Voor een eventueel tweede
             adoptiekind is dat een ander dossier aangemaakt. Dit is niet altijd zo. In sommige dossiers zijn meerdere
             adopties terug te vinden. Dit heeft te maken met de verschillende werkwijze van de Raden door de jaren
             heen.
            In de dossiers kome pré-brieven van overige betrokkenen voor, bijvoorbeeld van buren die als getuigen
             zijn gevraagd voor de screening van de adoptieouders. Dit soort namen van derden wordeN niet per se
             gelakt, tenzij er sprake is van een conflict in welke vorm dan ook. > of er sprake is van conflicten
             achterhaalt de raadsonderzoeker door telefoongesprekken met de geadopteerde.
            In de dossiers zitten persoonlijke documenten, zoals een origineel geboortekaartje of originele foto's. >
             de aanvrager ontvangt dit originele document en een kopie daarvan wordt terug in het dossier
             gestopt.
            In de dossiers kunnen ook verzegelde enveloppen voorkomen. Hierin zit een brief van de biologische
             moeder aan haar kind voor in de toekomst. Deze enveloppen worden niet door de raadsonderzoeker
             geopend maar dit wordt bewaard voor de geadopteerde. Mchten-de-dssiers-gedigitaliseerd-wrden-dan
             zeu-diteen-prebleemkuAnen-zijA. Dit is een aandachtspunt voor eventuele digitalisering en
             dienstverlening.
            In dossiers kunnen verder foto's, lokjes haar, sieraden voorkomen. 512e neemt dit mee voor de
             toekomstige overbrenging. Het is de bedoeling dat dit in het dossier bewaard wordt. Het betekent
             mogelijk wel een nadere materiele bewerking.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre> Begeleiding
          - De term "verkrachting" is iets waarin het begeleidingstraject veel aandacht wordt besteed. 5.1.2.      iegde
               uit dat met name ongehuwde (vaak minderjarige) moeders vroeger thuis vertelde dat ze verkracht
               waren, omdat ze niet eerlijk konden toegeven dat ze uit vrije wil seks hadden gehad. Het is erg gevoelig
               en heftig voor een kind om te lezen dat er sprake was van verkrachting en dit is dus iets waarin tijdens
               de begeleiding de nodige context wordt gegeven.
Al met al was het een goed gesprek. In dit gesprek merkte ik wel meer wantrouwen over dit project. Een
 raadsonderzoeker staat gewoon veel dichter bij het inzageverzoek dan de andere projectleden die we tot nu toe
gesproken hebben.
 @ 5.1.2.e
                  als je het goed vindt (en uitkomt) bel ik jou morgen nog even over wat ik nu verder kan uitwerken
voor volgende week.
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e            I
I 5.1.2.e
                                  I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M      5 12 e          I
 E    5.1.2.e          @ nationaalarchief.nl
Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
in Linkedln
@ http;//www.nationaaIarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Docnr728
  From:                             5.1.2.e
  Sent:                           Thu, 4 Mar 2021 11:41:34 +0100
  To:                             ' 5.1.2.e                 " <5.1.2.e
                                                                                         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                       annotaties stuurgroep
  Attachments:                   Annotatie Stuurgroeprapportage 05-03-2021. docx. Annotatie Agenda Stuurgroep Adoptiedossiers 05-
  03-2021.docx
  Hoi 512.
  De annotaties voor morgen zijn aangepast. Zou je ze bij 512e                     willen vervangen in Ibabs?
   5.1.2.e
                            I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
  5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                                     r
          die bleef                               I
                                                            1
                                            b                          II
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Docnr729
         Stuurgroeprapportage 05-03-2021
              1.  Scenario's taakverdeling
         Aanleiding: signaal AVG onderbouwing voor beoogde rolverdeling.
         Om het proces verder uit te werken gaan we uit van een paar scenario's waarbij de voorkeur uitgaat
         naar een "eenvoudige" knip in taakgebieden: aanvraag (NA) - onderzoek/advies (RvdK) -
         inzagebesluit (NA) - inzage (NA).
         De RvdK weegt haar huidige besluit voor inzage af op grond van onderzoek naar een individuele
         situatie, verhaal en de relaties tussen betrokkenen. De vraag die we ons nu stellen is of een
         aanpassing in dit proces mogelijk/wenselijk is en of een splitsing te maken is binnen het zogenaamde
         afwegingsgebieden. De belangrijkste afweging bestaat uit de vraag of bij een individueel geval het
         afstammingsrecht van een betrokkene meer prevaleert boven de privacy van een andere
         betrokkene. Daarnaast spelen andere privacy afwegingen.
         Als de RvdK het onderzoekstraject op dezelfde manier blijft doen zal het NA de uitkomst van elk
         onderzoek moeten toetsen en/of meenemen in een eigen besluitvormingsproces. Het NA hanteert
         daarbij het uitgangspunt "Open, tenzij...". We bespreken in de werksessie op 4 maart in hoeverre de
         afwegingen uit elkaar lopen maar ook hoe moet worden omgegaan met het "contact" met de
         betrokkenen. In het huidige proces is dit contact onlosmakelijk verbonden met het
         onderzoekstraject en de uitkomst daarvan. Daarnaast is er het verschil dat de RvdK alle derden
         meeneemt in de AVG-afweging. Het NA weegt de belangen van de hoofdbetrokkenen (vanuit
         ruimere interpretatiemogelijkheden als archiefdienst) op dit moment minder af.
         Actie:
         Ruimte creëren om bij een volgende stuurgroep de benodigde beleidskeuzes en juridische
         antwoorden in de vorm van scenario's te bespreken!
              2.  Planning - geen wijzigingen sinds laatste stuurgroep
                                    Mijlpalen                              Planning                   Status
           1              Opstart interne projectteams                Begin januari 2021              Gereed
           2                Gezamenlijke opdracht                  Stuurgroep 22-01-2021              Gereed
          3                Gezamenlijke projectopzet               Stuurgroep 05-02-2021              Gereed
          4                  Gezamenlijke kick off                        18-02-2021                  Gereed
          6              Werksessie 'afwegingcriteria'                    04-03-2021                  Lopend
          7              Werksessie 'inzageprocedure'                     11-03-2021                  Lopend
          8                  Beleidsnotitie (fase 1)               Aanbieden SG 02-04-21              Lopend
          9      Opzet voor werkproces en implicaties (fase 2)                                      Nog plannen
          10               Opzet voor toetsing (fase 3)                                             Nog plannen
              3.  Risico's
         Risico                      Impact                   Beheersmaartegel          Eigenaar
         AVG: welke juridische       Hoog                     Privacy jurist adviseert   5.1.2. e
                                                                                                  1
         onderbouwing nodig                                   wat nodig om de
         voor samenwerking                                    adviesrol en deze
         RvdK/NA                                              processtappen AVG
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>                           technisch mogelijk te
                           maken? Hoe kunnen
                           we dit proces goed
                           onderbouwen?
Afwegingskader:       Hoog Meenemen in           I 5.1.2.e en 5.1.2.e
“open, tenzij..." in       werksessie
combi met
"individuele afweging
concurrerend recht".
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Docnr730
                                                                  2a,
                                                                         Nationaal Archief
                                                                  5      Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
                                                                         Wetenschap
                                                                                                              Prins Willem-Alexanderhof 20
                                                                                                              2595 BE Den Haag
                                                                                                              T ++5.1.2.         ]
                                                                                                              www.nationaalarchief.nl
                                                                                                              Datum
                                                                                                              5 februari 2021
         AGENDA
         ANNOTATIE VOOR.
         MARENS
         Omschrijving                   Stuurgroep Adoptiedossiers
         Vergaderdatum en -tijd         5 maart 2021, 10.00 - 11.00 uur
         Vergaderplaats                 Webex
         Aanwezig
                                        I 5.1.2.e          (RvdK), 512®              (JenV), 512=    I
                                          5.1.2.e   (NA), 5.1.2.e                  (RvdK),  5.1.2.e
         Afwezig
                                        I 5.1.2.e       (NA verslag)
         1.        Opening en mededelingen
         2.        Vorig overleg
                   Verslag stuurgroep 19-02-2021 (zie bijlage)
                    Expertisecentrum: Nieuws?
                    Woordvoering: Nieuws?
              •     5.1.2.e
                            II 5.1.2.e Graag 5.1.2.           goed bij betrekken!
                    Goed om mee te geven dat die jurist contact met ons kan opnemen voor
                    evt. archiefrechtelijke vragen. En misschien kunnen we het conceptadvies
                    ontvangen voordat het naar de stuurgroep gaat?
         3.        Stand van zaken project
                    Samenvatting kick-off ASAA dossiers 18-02-2021.docx (ter info, zie
                    bijlage)
                    Werksessie 04-03-2021 (mondeling terugkoppeling geven)
                    Info over de werksessie:
                    We gaan casuïstiek bespreken. De RvdK heeft e.e.a. voorbereid.
                    Projectteam NA heeft uitgewerkt welke onderdelen een advies van de
                    RvdK mogelijk moet bevatten. En een toetsingskader voor ons eigen
                    inzagebesluit.
         4.        Stuurgroeprapportage
                                                                                                              Pagina 1 van 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>                                                          Nationaal Archief
                                                          Datum
                                                          22 januari 2021
       Zie bijlage
5.     W.v.t.t.k. (eventueel zonder 5.1.2.         )
Bijlagen
    • Verslag stuurgroep adoptiedossiers 19-02-2021
    • Samenvatting kick-off ASAA dossiers 18-02-2021.docx
    • Stuurgroeprapportage 05-03-2021
                                                          Pagina 2 van 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Docnr731
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Thu, 4 Mar 2021 12:01:27 +0100
  To:                                 5.1.2.e
                                                                    "< 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          FW: Werksessie l.pptx
  Attachments:                      Werksessie l.pptx
  Van: 5.1.2.                                                            @ rvdk.nl]
  Verzonden: donderdag 4 maart 2021 12:00
  Aan: 5 2e                I
  Onderwerp: Werksessie l.pptx
   Hoi 512e      Hierbij de PowerPoint voor straks
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Docnr732
               Afweging
         Bij onderzoek afstammingsvragen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre> Processtappen mbt inzage
1     BRP worden opgevraagd van betrokkenen
Leeft de biologische moeder / adoptieouder(s)?
- Nee: Inzage in gegevens moeder is mogelijk, tenzij derden geraadpleegd moeten worden.
-Ja: zienswijze biologische moeder/adoptieouder(s) noodzakelijk.
2 Geeft de biologische moeder / adoptieouder(s) toestemming tot inzage?
-Ja: inzage is mogelijk
- Gedeeltelijk: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de biologische moeder
maken dat de rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
- Nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de biologische moeder maken dat de
rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre> inzage
Altijd:
• Naam biologische moeder.
Nooit:
        proces verbaal van politie
        uittreksel justitiële documentatie
        klachtbrieven en klachtbeslissingen m.b.t. andere betrokkenen dan verzoeker
        geheime adressen
        deskundigheidrapportages van andere volwassenen dan verzoeker
        conceptteksten van informanten
         Informatie over eventuele broers/zussen tenzij aan hen zienswijze is gevraagd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>      Welke afwegingen in welk kader
• AVG: Bijzondere persoonsgegevens (ras, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging,
  gezondheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging).
• Strafrechtelijke gegevens
• Afstammingsrecht/IRVK, ook bij <16
• Gegevens van broertjes/zusjes
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>Casus 1
Meneer doet verzoek namens zijn vrouw. Mevrouw is na haar geboorte afgestaan en uiteindelijk
geadopteerd. Mevrouw is op zoek naar informatie over haar achtergrond, met name de redenen
voor afstand en informatie over haar biologische vader. Meneer en mevrouw zijn al geruime tijd
(later bleek 20 jaar) bezig met het achterhalen van informatie over de achtergrond van mevrouw.
Situatie beschrijving
De biologische moeder van mevrouw, leeft nog en er is contact met haar geweest. Eerst per brief om
haar te informeren over het verzoek en later telefonisch.
De moeder wil niets van de situatie weten, wil niets over haar biologische dochter weten. Voor haar
is het nog steeds iets waar zij niet over praat. Zij wil ook niets te doen hebben met haar biologische
dochter.
De raadsonderzoeker heeft op 29 december 2020 contact gehad met mevrouw —om een
terugkoppeling te geven. Mevrouw — had juist gehoopt op een mogelijkheid om contact te hebben
met haar biologische moeder. Op 16 december heeft mevrouw —inzage gehad in haar dossier, dus
de informatie die op haar betrekking heeft. Mevrouw heeft gevraagd zoveel mogelijk informatie te
kopiëren, zoals het gezinsrapport van de familie        informatie over de adoptie en het onderzoek dat
heeft plaatsgevonden voor de adoptie. Tevens zijn een aantal andere papieren gekopieerd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>Besluit
De RvdK heeft aan mevrouw —inzage gegeven in het adoptie/afstandsdossier
en afgifte gegeven van stukken. Dit betreft stukken van vanaf het moment dat
zij is afgestaan. Het onderzoek wordt afgerond. Mevrouw is verwezen naar
het FIOM om haar te ondersteunen in het contact met de biologische
moeder.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Welke vragen roept dat op bij het NA?
-Wat is de reden dat gekozen is voor alleen inzage vanaf het moment dat aanvrager is
afgestaan?
-Welke informatie is concreet weggelaten?
-Waarom is hier geen toestemming van de adoptieouders gevraagd?
Nodig voor besluit NA:
Wat zijn de zwaarwegende argumenten die er toe leiden informatie te ontzeggen?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Casus 2
Biologische moeder heeft na de geboorte van een kind, afstand gedaan van
twee daarop volgende kinderen, die zijn geadopteerd (door dezelfde
adoptieouders)
De moeder heeft in 1994 verteld aan haar zoon dat er nog twee andere
kinderen zijn. Zij zouden geen contact willen hebben.
De moeder overlijdt en haar zoon vindt stukken waaruit blijkt wie de andere
kinderen zijn. Via Linkedln contact met kind 2 gezocht en gevonden. Zij was op
de uitvaart aanwezig.
Kind 2 laat weten dat haar moeder eind jaren 90 contact met haar had
opgenomen. Er is toen ook daadwerkelijk contact met haar moeder geweest.
Dat heeft geen vervolg gekregen.
De drie kinderen (namens de zoon, kind 1) doen een verzoek tot inzage om te
weten wie de vaders zijn. Het idee leeft dat zij alle drie een andere vader
hebben.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Samenvatting dossieronderzoek
1963
Afstandsverklaring moeder betreffende kind 1
Persoonlijke brief van moeder
Brief adoptiefouders voor informatie over adoptie
Verklaring - voor (aspirant) adoptiefvader
Verklaring werkgever voor (aspirant) adoptiefvader
1965
Raadsrapport over kind 1 en kind 2 inzake ontheffing moeder en
benoeming adoptiefvader als voogd en adoptiemoeder als toeziend voogd.
Ontheffen moeder uit ouderlijk gezag moeder betreffende kind 1 en kind 2
1966
Voorstel benoeming voogdij.
1967
Raadsrapport inzake adoptieverzoek van kind 1 en kind 2
1968
Aanvullend rapport RvdK op adoptieverzoek
Correspondentie tussen moederen de raadsonderzoeker.
Brief van moeder: akkoord met de adoptie van kind 1 en kind 2.
Beschikking adoptie.
1972
Herschrijving persoonskaart van kind 1 en kind 2.
1995
Inzage in het raadsdossier door moeder. Zij krijgt delen van rapportages toegestuurd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>2020 Onderzoek
Van deze twee personen zijn dossiers aanwezig:
- Kind 2
- Kind 3
Van kind 1 is geen dossier, omdat hij niet geadopteerd is.
Actie:
Opvragen persoonsgegevens van
biologische moeder
echtgenoot van moeder
Adoptief vader
Adoptief moeder
Dan blijkt dat alleen adoptief moeder nog in leven is.
Kind 1 geeft aan dat zijn halfzus kind 3 wel inzage wil hebben, maar zijn halfzus kind 2 niet. Zij staat wel
achter de zoektocht.
Het gaat de kinderen er met name om, om te achterhalen wie hun biologische vaders zijn.
Dan is er nog een vierde kind in het gezin, geboren uit het huwelijk van de biologische moeder en de
stiefvader van kind 1. Deze wil niet betrokken worden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>Collegiaal overleg.
Raadsonderzoeker zal de adoptiekinderen vragen een toestemmingsverklaring te laten tekenen.
Collega vraagt zich af of informatie van het adoptiegezin gedeeld moet worden met biologische halfbroer. Zij
adviseert om informatie te scheiden.
MDO
In het dossier staat informatie van zowel de geadopteerde zussen, als ook van halfbroer kind 1.
Behalve de naam--, genoemd als een mogelijke biologische vader, zijn geen andere namen van eventuele
vaders gevonden.
Kind 1 heeft het contact gelegd met de RvdK en doet hij het verzoek tot (gezamenlijke) inzage.
Kind 1 heeft recht op inzage van het dossier, maar alleen in de passages die over hem gaan.
Kind 3 heeft recht op inzage uit haar dossier waarbij de belangen van anderen moeten worden meegewogen.
Het is een gezamenlijk verzoek.
Kind 3 zou als hoofdaanvrager gezien kunnen worden.
De twee (half)zussen moeten expliciete toestemming aan kind 1 geven voor inzage in het dossier.
Kind 3 kan inzage krijgen wanneer zowel haar adoptief moeder als haar halfzus daarvoor toestemming
verlenen
De (half) zussen hebben dan recht op inzage in het gehele dossier.
Kind 1 (zoon) heeft recht op inzage in zijn eigen documenten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Vragen aan NA
Is duidelijk hoe het proces hier is verlopen ?
Deels (staccato)
Opvallend: niet geadopteerde zoon krijgt gedeeltelijke inzage in een dossier waarin hij geen
(hoofd-)betrokkene is.
AVG of afstammingrecht worden niet genoemd, kan de NA dit wel
herkennen?
Wij herkennen de toestemming maar niet de afweging
Nodig voor besluit NA:
Motivering van belangenafweging tussen afstammingsinfo en privacy andere
(hoofd)betrokkenen.
Concrete beschrijving welke toestemming is wel/niet gegeven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>Docnr733
                   Afweging
         Bij onderzoek afstammingsvragen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>                         Processtappen mbt inzage
1     BRP worden opgevraagd van betrokkenen
Leeft de biologische moeder / adoptieouder(s)?
- Nee: Inzage in gegevens moeder is mogelijk, tenzij derden geraadpleegd moeten worden.
-Ja: zienswijze biologische moeder/adoptieouder(s) noodzakelijk.
2 Geeft de biologische moeder / adoptieouder(s) toestemming tot inzage?
-Ja: inzage is mogelijk
- Gedeeltelijk: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de biologische moeder maken
dat de rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
- Nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de biologische moeder maken dat de
rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>                                             inzage
Altijd:
• Naam biologische moeder.
Nooit:
        proces verbaal van politie
        uittreksel justitiële documentatie
        klachtbrieven en klachtbeslissingen m.b.t. andere betrokkenen dan verzoeker
        geheime adressen
        deskundigheidrapportages van andere volwassenen dan verzoeker
        conceptteksten van informanten
         Informatie over eventuele broers/zussen tenzij aan hen zienswijze is gevraagd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>                    Welke afwegingen in welk kader
• AVG: Bijzondere persoonsgegevens (ras, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging,
  gezondheid, seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging).
• Strafrechtelijke gegevens
• Afstammingsrecht/IRVK, ook bij <16
• Gegevens van broertjes/zusjes
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>Casus 1
Meneer doet verzoek namens zijn vrouw. Mevrouw is na haar geboorte afgestaan en
uiteindelijk geadopteerd. Mevrouw is op zoek naar informatie over haar achtergrond, met
name de redenen voor afstand en informatie over haar biologische vader. Meneer en
mevrouw zijn al geruime tijd (later bleek 20 jaar) bezig met het achterhalen van informatie
over de achtergrond van mevrouw.
Situatie beschrijving
De biologische moeder van mevrouw, leeft nog en er is contact met haar geweest. Eerst per
brief om haar te informeren over het verzoek en later telefonisch.
De moeder wil niets van de situatie weten, wil niets over haar biologische dochter weten.
Voor haar is het nog steeds iets waar zij niet over praat. Zij wil ook niets te doen hebben met
haar biologische dochter.
De raadsonderzoeker heeft op 29 december 2020 contact gehad met mevrouw —om een
terugkoppeling te geven. Mevrouw — had juist gehoopt op een mogelijkheid om contact te
hebben met haar biologische moeder. Op 16 december heeft mevrouw —inzage gehad in
haar dossier, dus de informatie die op haar betrekking heeft. Mevrouw heeft gevraagd
zoveel mogelijk informatie te kopiëren, zoals het gezinsrapport van de familie       informatie
over de adoptie en het onderzoek dat heeft plaatsgevonden voor de adoptie. Tevens zijn
AAn aantal anNere nanieren nokAniegrn
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>Besluit
De RvdK heeft aan mevrouw —inzage gegeven in het
adoptie/afstandsdossier en afgifte gegeven van stukken. Dit betreft
stukken van vanaf het moment dat zij is afgestaan. Het onderzoek
wordt afgerond. Mevrouw is verwezen naar het FIOM om haar te
ondersteunen in het contact met de biologische moeder.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>Welke vragen roept dat op bij het NA?
-Wat is de reden dat gekozen is voor alleen inzage vanaf het moment dat aanvrager is
afgestaan?
-Welke informatie is concreet weggelaten?
-Waarom is hier geen toestemming van de adoptieouders gevraagd?
Nodig voor besluit NA:
Wat zijn de zwaarwegende argumenten die er toe leiden informatie te ontzeggen?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>                                           Casus 2
Biologische moeder heeft na de geboorte van een kind, afstand gedaan
van twee daarop volgende kinderen, die zijn geadopteerd (door
dezelfde adoptieouders)
De moeder heeft in 1994 verteld aan haar zoon dat er nog twee andere
kinderen zijn. Zij zouden geen contact willen hebben.
De moeder overlijdt en haar zoon vindt stukken waaruit blijkt wie de
andere kinderen zijn. Via Linkedln contact met kind 2 gezocht en
gevonden. Zij was op de uitvaart aanwezig.
Kind 2 laat weten dat haar moeder eind jaren 90 contact met haar had
opgenomen. Er is toen ook daadwerkelijk contact met haar moeder
geweest. Dat heeft geen vervolg gekregen.
De drie kinderen (namens de zoon, kind 1) doen een verzoek tot inzage
om te weten wie de vaders zijn. Het idee leeft dat zij alle drie een
andere vader hebben.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>Samenvatting dossieronderzoek
1963
Afstandsverklaring moeder betreffende kind 1
Persoonlijke brief van moeder
Brief adoptiefouders voor informatie over adoptie
Verklaring - voor (aspirant) adoptiefvader
Verklaring werkgever voor (aspirant) adoptiefvader
1965
Raadsrapport over kind 1 en kind 2 inzake ontheffing moeder en
benoeming adoptiefvader als voogd en adoptiemoeder als toeziend voogd.
Ontheffen moeder uit ouderlijk gezag moeder betreffende kind 1 en kind 2
1966
Voorstel benoeming voogdij.
1967
Raadsrapport inzake adoptieverzoek van kind 1 en kind 2
1968
Aanvullend rapport RvdK op adoptieverzoek
Correspondentie tussen moeder en de raadsonderzoeker.
Brief van moeder: akkoord met de adoptie van kind 1 en kind 2.
Beschikking adoptie.
1972
Herschrijving persoonskaart van kind 1 en kind 2.
1995
Inzage in het raadsdossier door moeder. Zij krijgt delen van rapportages toegestuurd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>2020 Onderzoek
Van deze twee personen zijn dossiers aanwezig:
- Kind 2
- Kind 3
Van kind 1 is geen dossier, omdat hij niet geadopteerd is.
Actie:
Opvragen persoonsgegevens van
biologische moeder
echtgenoot van moeder
Adoptief vader
Adoptief moeder
Dan blijkt dat alleen adoptief moeder nog in leven is.
Kind 1 geeft aan dat zijn halfzus kind 3 wel inzage wil hebben, maar zijn halfzus kind 2 niet. Zij
staat wel achter de zoektocht.
Het gaat de kinderen er met name om, om te achterhalen wie hun biologische vaders zijn.
Dan is er nog een vierde kind in het gezin, geboren uit het huwelijk van de biologische moeder en
de stiefvader van kind 1. Deze wil niet betrokken worden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>Collegiaal overleg.
Raadsonderzoeker zal de adoptiekinderen vragen een toestemmingsverklaring te laten tekenen.
Collega vraagt zich af of informatie van het adoptiegezin gedeeld moet worden met biologische
halfbroer. Zij adviseert om informatie te scheiden.
MDO
In het dossier staat informatie van zowel de geadopteerde zussen, als ook van halfbroer kind 1.
Behalve de naam--, genoemd als een mogelijke biologische vader, zijn geen andere namen van
eventuele vaders gevonden.
Kind 1 heeft het contact gelegd met de RvdK en doet hij het verzoek tot (gezamenlijke) inzage.
Kind 1 heeft recht op inzage van het dossier, maar alleen in de passages die over hem gaan.
Kind 3 heeft recht op inzage uit haar dossier waarbij de belangen van anderen moeten worden
meegewogen. Het is een gezamenlijk verzoek.
Kind 3 zou als hoofdaanvrager gezien kunnen worden.
De twee (half)zussen moeten expliciete toestemming aan kind 1 geven voor inzage in het dossier.
Kind 3 kan inzage krijgen wanneer zowel haar adoptief moeder als haar halfzus daarvoor
toestemming verlenen
De (half) zussen hebben dan recht op inzage in het gehele dossier.
Kind 1 (zoon) heeft recht op inzage in zijn eigen documenten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>Vragen aan NA
Is duidelijk hoe het proces hier is verlopen ?
Deels (staccato)
Opvallend: niet geadopteerde zoon krijgt gedeeltelijke inzage in een dossier waarin
hij geen (hoofd-)betrokkene is.
AVG of afstammingrecht worden niet genoemd, kan de NA dit wel
herkennen?
Wij herkennen de toestemming maar niet de afweging
Nodig voor besluit NA:
Motivering van belangenafweging tussen afstammingsinfo en privacy andere
(hoofd)betrokkenen.
Concrete beschrijving welke toestemming is wel/niet gegeven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>                                        K
                       Wat heeft het NA gedaan?
• Toetsingskader opgesteld ter beoordeling van het advies
• Casuïstiek behandeld
• Benodigde onderdelen van een advies geformuleerd
• Gestart met een nadere uitwerking van het inzageproces incl. vervolgvragen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>                                                                    K
                                                     Toetsingskader
1. Leeft de biologische ouder(s) / adoptieouder(s)?
   -    Indien nee: Inzage in gegevens moeder is mogelijk. Ga door naar vraag 2.
   -    Indien ja: toestemming biologische moeder / adoptieouder(s) noodzakelijk. Geeft de biologische moeder / adoptieouder(s)
        toestemming tot inzage?
          •   Indien ja: inzage in gegevens moeder is mogelijk.
          •   Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de biologische moeder maken dat de rechten
              van het kind niet dienen te prevaleren?
2. Komen er overige derden/betrokkenen in het dossier voor en leven zij nog?
   -    Indien nee: Inzage in gegevens derden is mogelijk. Ga door naar vraag 3.
   -    Indien ja: toestemming derden noodzakelijk. Geeft de derde toestemming tot inzage?
          •   Indien ja: inzage in gegevens derde is mogelijk.
          •   Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de derde maken dat de rechten van het kind
              niet dienen te prevaleren?
3. Zijn er overige gegevens die op basis van de AVG niet beschikbaar gesteld mogen worden?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>                                                                         K
                     Casus 1: Aanvrager kri jgt gedeeltelijke inzage
1. Leeft de biologische ouder(s) / adoptieouder(s)?
        -   Indien nee: Inzage in gegevens moeder is mogelijk. Ga door naar vraag 2.
        -   Indien ja: toestemming biologische moeder / adoptieouder(s) noodzakelijk. Geeft de biologische moeder / adoptieouder(s)
            toestemming tot inzage?
              •   Indien ja: inzage in gegevens moeder is mogelijk.
              •   Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de biologische moeder maken dat de rechten
                  van het kind niet dienen te prevaleren? - Er wordt niet beargumenteerd wat de afweging is
2. Komen er overige derden/betrokkenen in het dossier voor en leven zij nog? - geen info hierover
        -   Indien nee: Inzage in gegevens derden is mogelijk. Ga door naar vraag 3.
        -   Indien ja: toestemming derden noodzakelijk. Geeft de derde toestemming tot inzage?
              •   Indien ja: inzage in gegevens derde is mogelijk.
              •   Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de derde maken dat de rechten van het kind
                  niet dienen te prevaleren?
3. Zijn er overige gegevens die op basis van de AVG niet beschikbaar gesteld mogen worden? ? - geen info hierover
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>                                               K
         Casus 1: Aanvrager kri jgt gedeeltelijke inzage
• Welke vragen roept dat op bij het NA?
  — Wat is de reden dat gekozen is voor alleen inzage vanaf het moment dat aanvrager is
    afgestaan?
  — Welke informatie is concreet weggelaten?
  — Waarom is hier geen toestemming van de adoptieouders gevraagd?
• Nodig voor besluit NA:
  - Wat zijn de zwaarwegende argumenten die er toe leiden informatie te ontzeggen?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>                                                                         K
                   Casus 2: Meerdere hoofdbetrokkenen/ derden
1. Leeft de biologische ouder(s) / adoptieouder(s)?
              • Indien nee: Inzage in gegevens moeder is mogelijk. Ga door naar vraag 2.
              • Indien ja: toestemming biologische moeder / adoptieouder(s) noodzakelijk. Geeft de biologische moeder / adoptieouder(s)
              toestemming tot inzage?
                            • Indien ja: inzage in gegevens moeder is mogelijk.
                            • Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de biologische moeder maken dat
                            de rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
2. Komen er overige derden/betrokkenen in het dossier voor en leven zij nog?
              • Indien nee: Inzage in gegevens derden is mogelijk. Ga door naar vraag 3.
              • Indien ja: toestemming derden noodzakelijk. Geeft de derde toestemming tot inzage?
                            • Indien ja: inzage in gegevens derde is mogelijk.
                            • Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de derde maken dat de rechten
van                         het kind niet dienen te prevaleren?
3. Zijn er overige gegevens die op basis van de AVG niet beschikbaar gesteld mogen worden? ? - geen info hierover
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>                                               K
           Casus 2: Meerdere hoofdbetrokkenen/ derden
• Is duidelijk hoe het proces hier is verlopen ?
   - Deels (staccato)
   - Opvallend: niet geadopteerde zoon krijgt gedeeltelijke inzage in een dossier waarin hij geen
      (hoofd-)betrokkene is.
• AVG of afstammingrecht worden niet genoemd, kan de NA dit wel herkennen?
   — Wij herkennen de toestemming maar niet de afweging
• Nodig voor besluit NA:
   - Motivering van belangenafweging tussen afstammingsinfo en privacy andere
      (hoofd)betrokkenen.
   - Concrete beschrijving welke toestemming is wel/niet gegeven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>                                                K
               Wat moet minimaal in een advies komen?
1. Geeft de biologische en/of adoptieouder(s) wel of geen toestemming, zijn zij al overleden of is
   er sprake van geen contact / respons.
2. Uitwerking en motivering van afweging op grond van concurrerend recht én
   afstammingsinformatie.
3. Samenvatting van het dossier en een situatieschets.
4. Wat zijn de zwaarwegende argumenten die er toe leiden informatie te ontzeggen?
5. Welke persoonlijke belangen worden tegen elkaar afgewogen indien er sprake is van (half)
   broers/zussen in het dossier?
6. Zijn er nog opvallende of bijzondere zaken waar rekening mee gehouden moet worden voor
   inzage in het dossier?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre>                                         K
                        Vervolgstap afwegingskader
• Op basis van casuïstiek toetsen of de minimale eisen voor een advies (slide 7)
  volledig zijn, (verzoek aan Raad om advies op te stellen op casuïstiek waarna NA
  advies toetst)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>                                                                         K
                                     Scenario inzageproces (kick-off)
Aanvraag              In behandeling       Verzoek advies                     Beoordeling            Voorbereiden                     Inzage
                      nemen                Raad                                                      inzage
    •Schriftelijke         •Controle of         •Dossier                          •Beoordeling            •Documenten                      •Aanvrager krijgt
     aanvraag bij het       aanvrager aan        verstrekken aan                   advies van Raad         selecteren en                    inzage in de
     NA;                    de                   Raad;                             op basis van            zwarten voor                     studiezaal van
    •NA controleert         voorwaarden                                            afspraken;              inzage;                          het NA;
     op volledigheid        voldoet;                                              •Opmaken                •Afspraak                        •Inzage verloopt
     aanvraag.             •Controle tot                                           besluit;                maken voor                       zelfstandig of
                            welke                                                 •Ondertekenen            inzage incl.                     onder
                            doelgroep                                              besluit door            aanbieden                        begeleiding
                            aanvrager                                              ARA.                    optie                            indien gewenst.
                            behoort;                                                                       begeleiding
                           •Vooronderzoek                                                                  door Raad.
                         Vin dossier;__ y                                                          /                                                         y
                                                              Raad stelt advies                                          Indien gewenst
                                                              op                                                         zorgt de Raad
                                                                                                                         voor begeleiding
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>                                              K
                            Opstap naar werksessie 2
1. Eens met de aanname dat de RvdK geen advies/onderzoek hoeft de doen in het geval dat
   aanvrager contact / toestemming van ouders heeft of bewijs van overlijden kan overhandigen?
2. Wat moeten we meenemen in de nadere uitwerking van het inzageproces?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre>Docnr734
   From:                                5.1.2.e
  Sent:                              Thu, 4 Mar 2021 13:19:23 +0100
  To:                                 ' 5.1.2.e           5.1.2.e    @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.       I
  <5.1.2.e
                                  @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           RE: Werksessie l.pptx
  Ok! Ik zie dat 512e                onze slides ook deels in haar deel heeft overgenomen om daar meteen te bespreken!
  Van: 5.1.2.                  I
  Verzonden: donderdag 4 maart 2021 12:42
  Aan: 5 2e                ; 5.1.2.e
                                                      I
  Onderwerp: RE: Werksessie 1.pptx
  Ja dat is ook weer zo. Ik vind jou voorstel goed. Als jij mij het woord geeft dan begin ik met dia 1 (dat is dan
  onze reacties op de casus). Mocht ik tussendoor zaken vergeten dat breken jullie gewoon in.
  Van: 5.1.2.            I
  Verzonden: donderdag 4 maart 2021 10:09
  Aan: 5 2e                      ; 5.1.2.e
                                                        I
  Onderwerp: RE: Werksessie l.pptx
   Dat is prima! Ik vind ook altijd handig om een rolverdeling vooraf te hebben... hoewel de praktijk, zeker in dit
   project, meestal anders gaat.
   Zal ik dan letten op hoe het gaat met de overloop van het deel van Raad naar ons deel. En dan vervolgens het
  woord geven aan jou 512e                      ?
   En jij 512e        let op verheldering/aanvullen/conclusies oid?
  Ik voor mezelf ook genoteerd om te letten op we (tussentijdse) conclusies kunnen trekken.
  Wat vinden jullie?
  Van: 5 2e                    I
  Verzonden: donderdag 4 maart 2021 8:27
  Aan: 5 2e                ; 5.1.2.e
                                                      1
  Onderwerp: RE: Werksessie l.pptx
   Hi 512e    en 5.1.2.      I
   De presentatie ziet er goed uit! Fijn dat jullie dat gisteren konden afmaken. Ik wil de presentatie wel
   presenteren? Dat is geen probleem. Doe ik dan slides 1 t/m 10 doornemen tijdens de werksessie?
  I 5.1.2.e zou jij wel de presentatie kunnen delen? Ik zit thuis nog steeds op een noodinternetpakket en mijn
  ververbinding is met zo'n grote videocall niet geweldig.
   Ik zorg ervoor dat ik tijdens de werksessie meeschrijf voor het uiteindelijke verslag.
  Groet,
    5.1.2.e
            l
  Van: 5 2e              I
  Verzonden: woensdag 3 maart 2021 15:58
  Aan: 5 2e                      ; 5.1.2.e
                                                        I
  Onderwerp: FW: Werksessie l.pptx
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre> Hoi!
I 5.1.2.e
             belde met net m.b.t. morgen. We hebben afgesproken dat het deel van de RvdK focust op de casussen
 inhoudelijk zodat de raadsonderzoeker kan uitleggen hoe het nu in z'n werk gaat en wij nog meer begrip krijgen
ervan. En vervolgens dus het NA deel toewerkt naar de conclusie: wat moet er uiteindelijk in een advies komen
te staan?
I 5.1.2.e voegt nog casus 2 toe en stuurt nog definitieve versie. Ze vraagt of wij opnieuw de presentatie kunnen
verzorgen zoals vorige keer. Wil een van jullie dat weer doen ;)?
Groeten van 5.1.2.
Van: 5.1.2.                            [5.1.2e                          @rvdk.nl]
Verzonden: woensdag 3 maart 2021 15:07
Aan: 5 2e                 I
Onderwerp: Werksessie l.pptx
 Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
 De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre>Docnr735
   From:                        5.1.2.e
                                                         I
   Sent:                       Fri, 5 Mar 2021 11:33:06 +0100
   To:                          5.1.2.e      " < 5.1.2.e
                                                           @nationaalarchief.nl>; "512e
   < 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
   Subject:                    RE: Aantekeningen verslag werksessie met de RvdK 4-3-21
    Hoi 512.       en 5126   I
   Ik heb in het groen nog wat aantekeningen toegevoegd.
   Groeten,
     5.1.2.e
             I
   Van: 5.1.2.          I
   Verzonden: vrijdag 5 maart 2021 8:27
   Aan: 5 2e               I
   CC: 6 1,1.2.                 ]
   Onderwerp: RE: Aantekeningen verslag werksessie met de RvdK 4-3-21
    Dank!
   Van: 5 2e               I
   Verzonden: donderdag 4 maart 2021 16:41
   Aan: 5 2e            I
   CC: 5 1,1.2.                 I
   Onderwerp: Aantekeningen verslag werksessie met de RvdK 4-3-21
    Hi,
    Hierbij mijn aantekeningen. Ik heb het tweede uur niet meer uitgebreid meegeschreven.
   Groet,
   I 5.1.2.e
             I
   Aantekeningen verslag werksessie met de RvdK 4-3-21
  I 5.1.2.e           (raadsonderzoeker) legt procestappen inzage uit. Het is belang dat ouders toestemming geven. Adoptieouders
   geven vaak meteen hun toestemming. Bij biologische moeder ligt dat moeilijker. Dit proces met de blanco brief kennen wij. Als
   de biologische moeder is overleden dan krijgt het kind alle gegevens in te zien.
     > biologische moeder heeft niét het recht om het hele dossier in te zien als kind geen toestemming geeft. Het werkt tussen
   twee kanten op.
     > biologische moeder ziet de blanco brief als 'bedreiging'. Vaak nooit over gesproken.
    In bijna alle gevallen doet een afgestaan kind het inzageverzoek.
   Woord 'toestemming' is beter een 'zienswijze', want RvdK maakt altijd zelf de afweging. Afweging gaat geregeld in overleg met
  juristen. Belangen worden meegenomen, voorbeeld "moeder wilde kind iets aan doen". Dit wordt niet altijd ter inzage
   gegeven als moeder dit niet wilt. Bij inzage wordt gehele dossier in context geplaatst. Moeder heeft dus inspraak in wat kind
   wel/niet mag zien.
   Jurist: wat laten we wel / niet;
   Gedragsdeskundige wordt in ingewikkelde gevallen ook betrokken: dossier is gevoelig.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>Het is geen standaard processtap dat er een besluit wordt opgemaakt voor de aanvrager en de betrokkenen. Een besluit (zoals
de voorbeelden van 512e ) worden alleen opgemaakt als één van de partijen geen toestemming geeft en dreigt met juridische
procedures. In merendeel van de gevallen bemiddelt de raadsonderzoeker totdat er een besluit is waar beide partijen zich in
kunnen vinden. Dan wordt er dus geen formeel besluit meer opgemaakt.
Documenten van justitie
RvdK geeft processen-verbaal niet zondermeer ter inzage. Hiervoor wordt toestemming gevraagd aan de politie. Dit hoeft de
Raad straks niét meer te doen. Als de stukken onderdeel zijn van het dossier dan is dat onderdeel van het dossier en dat mag
ouder en/of kind gewoon inzien als hij zij “dader" of "slachtoffer" is.
"Welke afwegingen in welk kader" legt de Raad uit welke afwegingen op basis van de AVG worden gemaakt. De
Raadsonderzoeker geeft niet zondermeer inzage in bijz. persoonsgegevens, maar schetst wel een contact bij inzage samen met
het kind. De Raad ^interpreteert" en legt het dossier dus uit. Dit is een groot verschil met ons beleid.
 ) broers / zussen moeten toestemming geven, als zij die niet geven dan vermeld de raadsonderzoeker wél dat er broers/
zussen zijn maar niet wie dat zien.
Casus 1
Gesprek moeder (wat wil ze wel of niet delen)      overleggen met jurist    belangenafweging moeder / kind ) weer contact
met kind (= aanvrager) > raadsonderzoeker.
Wat niet ter inzage? Informatie vanaf het moment dat moeder zich oriënteert om kind mogelijk af te staan, bv. gesprekken met
hulpverlenende instanties voor afstand.
 > Deze informatie ziet het kind dus niet, maar raadsonderzoeker geef kind wel een situatieschets. Zij motiveert en legt uit
waarom informatie niet volledig ter inzage wordt gegeven, zij schets wel een situatieschets, zoals afkomstig uit'...' soort milieu,
moeilijke vader etc.
DUS: raadsonderzoeker koppelt ook informatie terug uit gesprek met moeder (meer abstract).
Casus 2
          Houdt er rekening mee dat het niet altijd gaat om 1 kind maar soms ook om familiedossiers met meerdere kinderen
         die zijn afgestaan;
          In dossiers met meerdere familieleden/kinderen weten ze soms niet van eikaars bestaan af. Dan is de RvdK degene die
         ze dat nieuws brengt;
          Tijdsgeest wordt vaak geduid bij de inzage omdat er vroeger anders over mensen werd gesproken dan wij nu
         acceptabel vinden
Toelichting toetsingskader
- Vrij zwart/wit voldoet ons toetsingskader maar er wordt door Jolands wel benadrukt dat het moeilijk is een om
een blauwdruk van hun proces te maken.
- mogelijkheid om bij punt 2. Betrokkenen te vervangen met (half) broers en zussen? Ja, ze beperken zich bij de zienswijze tot
(half)-broers en zussen, geen andere derden.
- Rvdk vraagt welke wet prevaleert bij inzage; de Archiefwet of de AVG? 512e       ligt toe dat de AVG een verordening is en dus
zwaarder weegt. Wel biedt de AVG meer ruimte aan archiefinstellingen om bijzondere persoonsgegevens te verwerken
- Vraag 5.1.2.e   -> Adoptieouders even zwaar recht als biologische meoder? Volgens mij niet o.g.v. jurisprudentie. Misschien
kunnen we hier een beleidskeuze in maken?
Met vriendelijke groet,
 5.1.2.e        I
 5.1.2.e
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>M    5 12 e      I
E  5.1.2.e     @ nationaa I a rch i ef.nl
Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
in Linkedln
@ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre>Docnr736
  From:                            5.1.2.e
  Sent:                           Fri, 5 Mar 2021 15:10:11 +0100
  To:                               5.1.2.e              " < 5.1.2.e
                                                                             @rvdk.nl>
  Subject:                       concept samenvatting werksessie 1
  Attachments:                   Samenvatting werksessie ASAA dossiers 04-03-2021.docx
  Dag 512.
  Hierbij de samenvatting van de werksessie van gisteren.
  Groeten van 5.1.2.        I
   5.1.2.e
                              I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
  5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                         I'         r
          die bleef                                I
                                                                     II
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre>Docnr738
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                              Fri, 5 Mar 2021 15:13:53 +0100
  To:                                 5.1.2.e
                                                            "< 5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           FW: Concept verslag stuurgroep 05-03-2021
  Attachments:                       Concept Verslag Stuurgroep Adoptiedossiers 05-03-2021.docx
  Ter info!
  Van: 5.1.2.               I
  Verzonden: vrijdag 5 maart 2021 15:14
  Aan: ’5 2e                  BD/DII’; 5.1.2.                5.1.2.e
  CC: ' 5 1
  Onderwerp: Concept verslag stuurgroep 05-03-2021
  Beste stuurgroep,
  Hierbij alvast het concept verslag van vanochtend.
  Met vriendelijke groeten,
   5.1.2.e
                               I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
  5.1.2.e           @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
                                              -
           De oorlog                            IL                       y
                                                                         V
          die bleef                                   J
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre>Docnr740
          Werksessie ASAA dossiers met ais thema "Afwegingskader" - RvdK en NA
          04-03-2021
          Samenvatting
          Aanwezig: 5.1.2.                        (5.1.2.e     kwaliteit, informatie en processen RvdK), 5.1.2.           I
          (raadonderzoeker RvdK), s.u.e                                   ( 5.1.2.         NA), 5.1.2.e            (medewerker
          dienstverlening NA), 5.1.2.                        (archivaris RvdK ), 5.1.2e            ( 5.1.2.              RvdK),    5.1.2.e
                                                                                                                                           I
           5.1.2.e         (jurist RvdK), 5.i.2.e               (512.e             5.1.2.e                  NA), 5.1.2.S    (|5.1.2.e
                                                                                                                                             I
          NA) en        5.1.2.e                      5.1.2.e        RvdK). Agendalid JenV 5.1.2.             was niet aanwezig.
          Doel van werksessie
         I 5.1.2.e    licht het doel van de werksessie toe. De RvdK zal twee voorbeelden van een inzageonderzoek laten zien
          met als doel om toe te lichten welke afwegingen worden gemaakt. Bij de start van het project was het plan
          namelijk om een afwegingskader op te stellen die de RvdK hanteert bij het opstellen van een advies voor het
          NA. Het NA heeft verder in de voorbereidingen casuïstiek bekeken om te komen tot een toetsingskader (om het
          advies van de RvdK te kunnen beoordelen) en de benodigde onderdelen van het advies van de RvdK te
          definiëren.
          Huidig werkproces RvdK
         I 5.1.2. e     legt het huidig proces uit. Het is van belang dat ouders hun zienswijze geven, de RvdK maakt
          vervolgens de afweging. In bijna alle gevallen doet een afgestaan kind het inzageverzoek. Adoptieouders
          hebben minder vaak bezwaar omdat ze bekend zijn, het aspect geheim speelt minder. Bij de biologische
          moeder ligt dat moeilijker. Dit proces met de blanco brief kent het NA. Als de biologische moeder is overleden
          dan krijgt het kind ook bij het NA alle gegevens in te zien.
          De biologische moeder heeft niét het recht om het hele dossier in te zien als kind geen toestemming geeft. Het
          werkt twee kanten op. De belangenafweging tussen de hoofdbetrokkenen (kind en ouder) wordt dus vanuit
          beide kanten benadrukt.
         Afweging gaat soms in overleg met juristen (wat laten we wel/niet zien) of gedragsdeskundigen(wat is wel/niet
          te gevoelig om te laten zien). Belangen worden meegenomen, voorbeeld "moeder wilde kind iets aan doen". Dit
          wordt niet altijd ter inzage gegeven als moeder dit niet wil. Bij inzage wordt gehele dossier in context geplaatst.
          Moeder heeft dus inspraak in wat kind wel/niet mag zien.
          RvdK geeft processen-verbaal niet zondermeer ter inzage. Hiervoor wordt toestemming gevraagd aan de
          politie. Dit hoeft de Raad straks niét meer te doen. Als de stukken onderdeel zijn van het dossier dan is dat
          onderdeel van het dossier en dat mag ouder en/of kind gewoon inzien als hij zij "dader" of "slachtoffer" is.
          De RvdK maakt de volgende afwegingen op basis van de AVG:
                    •     Bijzondere persoonsgegevens (ras, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging, gezondheid,
                          seksuele leven en lidmaatschap van een vakvereniging). De Raad geeft niet zondermeer inzage in bijz.
                          persoonsgegevens, maar schetst wel contact bij inzage samen met het kind. De Raad interpreteert en
                          legt het dossier dus uit.
                    •    Strafrechtelijke gegevens
                    •    Afstammingsrecht/IRVK , ook bij <16
                    •     Gegevens van broertjes/zusjes. Als er geen toestemming is van broers/zussen vermeld de
                          raadsonderzoeker wél dat er broers/ zussen zijn maar niet wie dat zien.
          De afweging van afstammingsinformatie en de weging van verschillende privacy belangen zijn verweven met
          elkaar. De uitkomst van een afweging is per geval verschillend. De bemiddelingsrol is van belang omdat tijdens
          een gesprek met betrokkenen ook begrip wordt gewonnen voor de situatie bij andere betrokkenen. Hiermee
          wordt zoveel mogelijk ruimte gewonnen om inzage te kunnen geven en tegelijkertijd de privacy te waarborgen.
          De raadsonderzoeker koppelt ook mondeling informatie terug uit gesprek met moeder (meer abstract) aan een
          kind.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre>Het is geen standaard processtap dat er een besluit wordt opgemaakt voor de aanvrager en de betrokkenen.
Een besluit worden alleen opgemaakt als één van de partijen geen toestemming geeft en dreigt met juridische
procedures. In merendeel van de gevallen bemiddelt de raadsonderzoeker totdat er een besluit is waar beide
partijen zich in kunnen vinden. Dan wordt er dus geen formeel besluit meer opgemaakt.
Voor een eventueel verweer/bezwaar is het wel nodig om de motivering goed vast te gaan leggen. Zeker als de
dossiers jonger zijn, is een zakelijke aanpak/format meer van toepassing.
Toetsingskader
We zijn aan de slag gegaan om te definiëren wat het NA nodig heeft om terug te zien in een advies van de
Raad,
om daarmee de inzage van een dossier te kunnen verzorgen.
Het volgende toetsingskader is gemaakt:
     1.   Leeft de biologische ouder(s) / adoptieouder(s)?
                   Indien nee: Inzage in gegevens moeder is mogelijk. Ga door naar vraag 2.
                   Indien ja: toestemming biologische moeder / adoptieouder(s) noodzakelijk. Geeft de
                   biologische moeder / adoptieouder(s) toestemming tot inzage?
                        •    Indien ja: inzage in gegevens moeder is mogelijk.
                        •    Indien gedeelteiijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de
                             biologische moeder maken dat de rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
     2.   Komen er overige derden/betrokkenen in het dossier voor en leven zij nog?
                   Indien nee: Inzage in gegevens derden is mogelijk. Ga door naar vraag 3.
                   Indien ja: toestemming derden noodzakelijk. Geeft de derde toestemming tot inzage?
                        •    Indien ja: inzage in gegevens derde is mogelijk.
                        •    Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant van de
                             derde maken dat de rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
     3.   Zijn er overige gegevens die op basis van de AVG niet beschikbaar gesteld mogen worden?
N.a.v. de bespreking kan worden meegenomen:
          Houdt er rekening mee dat het niet altijd gaat om 1 kind (zijnde de verzoeker) maar soms ook om
         familiedossiers met meerdere kinderen die zijn afgestaan;
          In dossiers met meerdere familieleden/kinderen weten ze soms niet van eikaars bestaan af. Dan is de
          RvdK degene die ze dat nieuws brengt;
         Tijdsgeest wordt vaak geduid bij de inzage omdat er vroeger anders over mensen werd gesproken dan
         wij nu acceptabel vinden;
         Vrij zwart/wit voldoet het toetsingskader maar er wordt door 5.1.2.    wel benadrukt dat het moeilijk is
          een om een blauwdruk van hun proces te maken;
          Het is mogelijk om bij punt 2 de betrokkenen te vervangen met (half) broers en zussen. De Raad
          beperkt zich bij de zienswijze tot (half)-broers en zussen, geen andere derden;
          Hebben adoptieouders even zwaar recht als biologische moeder? Nee, niet o.g.v. jurisprudentie.
          Misschien kunnen we hier een beleidskeuze in maken?
Rvdk vraagt welke wet prevaleert bij inzage; de Archiefwet of de AVG? s.u.e       ligt toe dat de AVG een
verordening is en dus zwaarder weegt. Wel biedt de AVG meer ruimte aan archiefinstellingen om bijzondere
persoonsgegevens te verwerken
Wat moet minimaal in een advies komen?
Het NA heeft de volgende onderdelen definieert die nodig zijn in een advies. De Raad kan zich wel vinden in
deze punten. De expliciete motivering van de verschillende afwegingen zal de kern worden.
     1.   Geeft de biologische en/of adoptieouder(s) wel of geen toestemming, zijn zij al overleden of is er
          sprake van geen contact / respons.
     2.   Uitwerking en motivering van afweging op grond van concurrerend recht én afstammingsinformatie.
     3.   Samenvatting van het dossier en een situatieschets.
     4.  Wat zijn de zwaarwegende argumenten die er toe leiden informatie te ontzeggen?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>     5.  Welke persoonlijke belangen worden tegen elkaar afgewogen indien er sprake is van (half)
         broers/zussen in het dossier?
     6.  Zijn er nog opvallende of bijzondere zaken waar rekening mee gehouden moet worden voor inzage in
         het dossier?
Het NA vraagt of de Raad een voorbeeld zou kunnen opmaken op grond van deze onderdelen om te toetsen of
we dit adviesformat werkbaar is. Dit zou een volgende stap kunnen zijn. E.e.a. uitwerken lukt de Raad echter
niet qua tijd.
Afsluiting
Deelnemers hebben de bijeenkomst opnieuw als prettig ervaren. We proberen bruggen te slaan!
Een voorstel voor het vervolg en een update n.a.v. de Stuurgroep volgt z.s.m.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre>Docnr741
   From:                               5.1.2.e
  Sent:                              Mon, 8 Mar 2021 11:54:35 +0100
  To:                                   5.1.2.e                      " < 5.1.2.e
                                                                                               @rvdk.nl>
  Subject:                           RE: Samenvatting werksessie ASAA dossiers 04-03-2021
  Attachments:                       Samenvatting werksessie ASAA dossiers 04-03-2021.docx
   Hoi 512.         I
   Dank. Hierbij de aangepaste versie om te verspreiden.
   Groeten en tot zo,
  I 5.1.2.e
            I
  Van: 5.1.2.                                                             @ rvdk.nl]
  Verzonden: maandag 8 maart 2021 10:20
  Aan: 5 2e                 I
  Onderwerp: Samenvatting werksessie ASAA dossiers 04-03-2021
   Hoi 512e
   Een paar opmerkingen gemaakt. Tot vanmiddag!
   Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
   De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook. die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 64 ======================================================================

<pre>Docnr742
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                           Mon, 8 Mar 2021 13:35:23 +0100
  To:                               5.1.2.e
                                                              "<l  5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        FW: juridisch issue inzageprocedure adoptiedossiers
  Ter info.
  Van: 5.1.2.                                           @minjenv.nl]
  Verzonden: maandag 8 maart 2021 10:43
                        ;'5.1.2.e
  Aan: 5 2e                                       @ rvdk.nl'
  Onderwerp: FW: juridisch issue inzageprocedure adoptiedossiers
   Beste 512e en 5126              ik heb een naam voor jullie, 512e                              11 5.1.2.e van het Servicecentrum Privacy en
  Veiligheid. Ik heb van haar alleen een mailadres, maar dat komt vast wel goed. Succes!
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e
   M      512 e
                     I
  Van: 512e                    I
  Verzonden: maandag 8 maart 2021 10:40
  Aan: 5.1.2.e                                           5.1.2.e
                                                                             @minjenv.nl>
  CC: 5.1.2.                                             < 5.1.2.e
                                                                               @minjenv.nl>; 5.1.2.e                  < 5.1.2.e
                                                                                                                                @minjenv.nl>;
  I 5.1.2.e                      < 5.1.2.e
                                                 @minjenv.nl>
  Onderwerp: RE: juridisch issue inzageprocedure adoptiedossiers
   Fijn dat het zo snel gegeregeld is! 512e                        dank voor je medewerking, ik voeg de gegevens hierbij van de
  I 5.1.2.e            dat zijn 512e                   van het NA
   5.1.2.e        ©nationaalarchief.nl M 5.1.2.e                             I
  en 5.1.2.                             van de RvdK
    5.1.2.e             ©rvdk.nl            M 5 12 e
                                                                           I
   Ik geef jouw naam aan hen door, en hopelijk weten we dan snel of we dit issue kunnen adresseren.
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e
                I
  Directeur Informatievoorziening en Inkoop
   Ministerie van Veiligheid en Justitie
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
   Postbus 20301 | 2500 EH | Den Haag
  T 5.1.2.8        I
   M 512..e     @minjenv.nl
  Van: 5 2e                                          I < 5.1.2.e
                                                                             @minjenv.nl>
  Verzonden: maandag 8 maart 2021 10:07
</pre>

====================================================================== Einde pagina 64 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 65 ======================================================================

<pre>Aan: 5 2e                       < 5.1.2.e
                                                @minjenv.nl>
CC: 5.1.2.                                5.1.2.e        < 5.1.2.e
                                                                    @minjenv.nl>; 512e                    < 5.1.2.e
                                                                                                                     @minjenv.nl>;
I 5.1.2.e
                              I < 5.1.2.e
                                                  @minjenv.nl>
Onderwerp: RE: juridisch issue inzageprocedure adoptiedossiers
 Beste 512=  I
 Het Servicecentrum Privacy en Veiligheid kan het oppakken.
I 5.1.2.e
                   II 5.1.2.e         Servicecentrum Privacy en Veiligheid (in cc meegenomen), is in een eerder stadium via de RvdK
 bij het onderwerp betrokken geweest.
 Hartelijke groet,
  5.1.2.e I
Van: 5.1.2.e                    <5.1.2.e
                                               @minjenv.nl>
Verzonden: vrijdag 5 maart 2021 21:04
Aan: 5 2e                                              < 5.1.2.e
                                                                   @minjenv.nl>; 512e                 I < 5.1.2.e
                                                                                                                    @minjenv.nl>
CC: 5.1.2.                                5.1.2.e        < 5.1.2.e
                                                                    @minjenv.nl>
Onderwerp: juridisch issue inzageprocedure adoptiedossiers
 Beste 512 e    en s.i.2.e
Vanochtend was de stuurgroep van het traject met het Nationaal archief en de RvdK om te komen tot een inzageprocedure
voor adoptiedossiers die nog moeten worden overgebracht naar het NA. We zijn constructief bezig, dus dat is mooi. Nu lijkt
er echter een juridisch issue te zijn dat blokkerend zou kunnen zijn voor die nieuwe oplossing, waarbij de AVG wordt
genoemd. We zoeken nu naar juridische expertise, 512e                  kan jij adviseren wie daar het beste voor kan worden benaderd?
Ik heb de laatste stukken bijgevoegd, maar een scherpe analyse van het probleem zit daar nog niet in. De looptijd van dit
traject is enkele maanden, dus een snelle verwijzing naar de juiste partij zou behulpzaam zijn.
Ik neem 5.1.2.     mee in de CC gezien de constructieve rol die het advies van de commissie IHH heeft gespeeld in het weer bij
elkaar brengen van deze partijen.
Voor nu een goed weekend!
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e
 M 512 e         I
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
 Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
 sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
</pre>

====================================================================== Einde pagina 65 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 66 ======================================================================

<pre>Docnr743
  From:                        ' 5.1.2.e
  Sent:                      Mon, 8 Mar 2021 14:24:40 +0100
  To:                          ' 5.1.2.e
                                                 "<l   5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    Re: RvdK vragen
  Attachments:                imageOOl.png
  Jouw eerst aanvulling begrijp ik niet helemaal. De laatste zin van mijn tekst is ook niet duidelijk. Betrokkene is
  meestal ook belanghebbende.
  Maar als in een dossier ook gegevens van andere betrokkenen (ook derden genoemd) zijn, dan kan er toch ruimte zijn
  om het dossier te laten inzien. Denk aan het Cabr
  Een voorwaarde is dan wel dat het dossier ontsloten is op alle persoonsgegevens. Dat is niet het geval bij het Cabr. Dat
  is een van de overwegingen om die dossiers op onze manier beschikbaar te stellen.
  En verder ben ik het wel eens.
  Verstuurd vanaf mijn iPhone
         Op 8 mrt. 2021 om 13:58 heeft         5.1.2.e
                                                                    I  5.1.2.e
                                                                                          |@nationaalarchief.nl> het volgende
         geschreven:
         Hoi 512 e I
         Dank! Ik heb zelf nog een paar vragen/aanvullingen, staan in blauw. Ben je het daarmee eens?
         Groet, 512e
         Van: 5.1.2.
         Verzonden: maandag 8 maart 202111:40
         Aan: 512e
         Onderwerp: RvdK vragen
          5.1.2.e
         Hierbij mijn opmerkingen in het rood bij de vragen 512e          I
         Groet,
          5.1.2.e
         Hi 512e
         Naarmate we ons verder verdiepen, komen er ook steeds meer vragen waar wij een juridisch advies bij nodig hebben. Ik heb
         er weer een aantal gebundeld die we graag aan jou (en eventueel aan 512e ) willen voorleggen.
         1. In één van onze overleggen gaf je aan dat archiefinstellingen in de AVG meer ruimte hebben gekregen om informatie
         beschikbaar te stellen ihkv genealogisch onderzoek. Kun je dit recht verder toelichten en hoe verhoudt dit recht zich tot de
         jurisprudentie (zoals de Valkenhorst-arresten) waarin staat dat het recht van de biologische moeder altijd meegewogen
         wordt?
         Dat klopt niet helemaal. Ten behoeve van genealogisch onderzoek worden in het algemeen alleen stukken met gegevens van
         overleden personen ter beschikking gesteld.
         Wanneer men gegevens van nog levende personen wil inzien moet men in het algemeen aantonen dat men belanghebbende
         is en dat er daarom een recht ontstaat om de documenten in te zien. In andere gevallen moet men betrokkene zijn. Dit
         tweede deel is m.i. juist waar de AVG meer ruimte geeft voor het verwerken van persoonsgegevens dan in andere gevallen,
         waar iemand de gegevens van derden helemaal niet te zien krijgt.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 66 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 67 ======================================================================

<pre>Als het gaat om inzage in afstandsdossiers (in adoptiedossiers ligt het recht van een kind anders, omdat daar niet het belang
van het weten van jouw afkomst in het geding is, zie ook onderaan) gaat het om documenten waarin ook gegevens van de
biologische ouder(s) of het kind in voorkomen. Bij inzage door een kind moet dan het recht op privacy van de ouder worden
afgewogen tegen het recht van het kind.
2. Op basis waarvan toetsen wij het advies van de RvdK en beslissen wij welke informatie wel of niet ter inzage wordt
gegeven? Het projectteam heeft een eerste versie van een toetsingskader opgeleverd en we zijn benieuwd of we hiermee al
onze afwegingen om inzage te verlenen hebben ondervangen. Het toetsingskader en de elementen waaruit een advies van de
RvdK moeten bestaan, staan op pagina 2 van dit document: https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/ BR
Aangezien het NA/M.OCW na de overbrenging de verwerkingverantwoordelijke is, zal het Na zelf een afweging moeten
maken tussen het belang van het kind om de afkomst te kunnen kennen en het belang van de biologische ouder op privacy.
Een advies van de RvdK kan daarbij behulpzaam zijn, maar de besluiten moeten door het NA worden genomen.
Indien mogelijk zou toestemming van de adoptie/afstandsouder(s) nodig zijn, maar als die er niet is, kan het NA toch
besluiten tot inzage na afweging van de belangen.
3. In het huidige proces neemt de RvdK bij een aanvraag in veel gevallen contact op met de biologische ouders en/of de
adoptieouders. Bij het besluit om wel/niet inzage te verlenen ontvangt zowel de aanvrager een schriftelijk besluit als degenen
met wie contact opgenomen is (biologische ouders en/of adoptieouder). Zij kunnen tegen het besluit binnen twee weken na
dagtekening een voorlopige voorziening treffen.
Op het moment dat de RvdK in opdracht van ons zo'n zelfde onderzoek heeft gedaan waarbij contact is geweest met
biologische ouders en/of de adoptieouders dan neemt het NA in ieder geval het besluit tbv de aanvrager. Zal het NA dan ook
altijd een besluit moeten opstellen voor degenen die in het onderzoek van de RvdK benaderd zijn? Zo niet, op welke wijze
worden deze mensen dan geïnformeerd over het genomen besluit? Zo ja, hebben zij dan ook een bezwaarmogelijkheid?
Bij deze vraag moet toch eerst de vraag gesteld worden op welke rechtsgrond (in de AVG of elders) de RvdK of het NA de
personen van wie de gegevens in het dossier voorkomen mag benaderen. Het gebruik van deze gegevens om contact te
leggen is een aparte verwerking in de zin van de AVG. Daar moet een grond voor zijn. Is bekend op welke grond de RvdK de
ouders benadert?
De RvdK heeft alleen een wettelijke taak ten aanzien van de minderjarigen, maar niet ten aanzien van meerderjarigen. Dat
geldt dus ook voor het NA. Wij mogen in principe geen contact leggen met de personen van wie de gegevens in de dossiers
zijn opgenomen. Dan is het ook niet mogelijk om de RvdK opdracht te geven dat contact te leggen.
In het kader van een wettelijke grondslag voor een advies van de M.Justitie/RvdK kunnen zij de dossiers inzien ten behoeve
van het advies, maar blijven wij verantwoordelijk voor de verdere verwerking van de persoonsgegevens. Ook dan is het zeer
de vraag of de ouders wel op basis van deze gegevens benaderd kunnen worden.
Overigens is het zo ten aanzien van persoonsgegevens die niet van een betrokkene zelf zijn verkregen, zoals het geval is bij
overbrenging van de dossiers, dat het informatie verstrekken aan betrokkene(n) (in dit geval de ouder(s)) wordt beperkt als
het onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning zou kosten om betrokkene(n) te informeren dat diens persoonsgegevens
worden verwerkt. Er moeten wel waarborgen zijn voor de bescherming (art. 14 vijfde lid AVG).
Hoe dan ook: als de dossiers zijn overgedragen is het NA de verwerkingsverantwoordelijke. Het NA is daarmee
verantwoordelijk voor een verdere verwerking van de persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG.
4. In het huidige proces verstrekt de RvdK geregeld kopieën van het opgevraagde dossier aan de aanvrager. Als de dossiers bij
ons staan met een beperking op de openbaarheid op grond van persoonlijke levenssfeer is het niet toegestaan om duplicaten
te maken ofte verstrekken toch? Daarmee zou de dienstverlening aan de aanvrager minder worden dan op dit moment bij de
RvdK. Is hier iets aan te doen in ons inzageproces?
Het is inderdaad niet toegestaan kopieën te verstrekken. Dat kan anders zijn als het gaat om een 'eigen' dossier. Een 'eigen'
dossier moet gezien worden als eigen omdat het gegevens van de betrokkene bevat. Dan heb je recht op een kopie, (artikel
15, derde lid AVG). Overigens is ons 'verbod' op het verstrekken van kopieën geen wettelijk verbod, maar een
beleidsmaatregel. Het is mogelijk om dat beleid ten aanzien van deze dossiers te wijzigen, maar gelet op de mogelijkheid om
een kopie van je eigen dossier te krijgen is dat wellicht niet nodig.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 67 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 68 ======================================================================

<pre>5. De RvdK geeft aan dat als er al contact is tussen biologische moeder (of adoptieouders) de RvdK de aanvrager vraagt om
diens biologische moeder een e-mail te laten sturen waarin toestemming bevestigd wordt. Een mail wordt op dit moment bij
ons niet gezien als een officiële machtiging. Hoe kunnen we hiermee omgaan?
Wij geven de voorkeur aan een ondertekende machtiging. Dat zou kunnen in de vorm van een pdf en verstuurd via mail. Een
mail lijkt mij rechtens niet voldoende als machtiging.
6. Deze vraag hoort wellicht beter thuis bij de RvdK. Mocht er in de werksessie morgen geen ruimte zijn dan wil ik jou vragen
om 'm aan 5.1.2. door te sturen. De RvdK geeft aan dat een biologische moeder of adoptieouders geregeld eerst inzage
willen in het dossier voordat zij toestemming verlenen. Betekent dit dat de biologische moeder/adoptieouders altijd volledige
inzage in het dossier kunnen krijgen? En zou dit dus ook betekenen dat, wanneer zij bij ons een aanvraag indienen, wij het
dossier altijd kunnen verstrekken?
Als een biologische ouder inzage wil hebben in een dossier met haar/zijn gegevens dan geldt deze als betrokkene. In principe
is er dan een recht op inzage. Alleen geldt dan niet het zwaarwegend belang wat een kind wel heeft ten aanzien van de
afkomst. Dat zou betekenen dat alleen documenten betreffende de afstand voor inzage verstrekt kunnen worden. En niet
betreffende de adoptie.
Mocht je vragen hebben dan horen wij (5.1.2.            en ik) het natuurlijk graag!
Aanvullende vragen:
Is er in het dossier een onderscheid te maken tussen de documenten die het onderzoek van de RvdK naar de adoptieouders
 uitveert-betreffen en de documenten die de afstand door de biologische ouder(s) betreffen? Of kan het archief alsnog in die
zin worden bewerkt? €>f4s-e^-m-het dossier makkelijk onderscheid te rrrakerr? De mate van ordening is-we kan mede
bepalend zijn voor de inzage.
Als dat zo is kan een deel van het probleem worden 'opgelost'. Als het gaat om de documenten over de adoptieouders dan
kunnen die alleen worden ingezien met toestemming van de adoptieouders.
De documenten ten aanzien van de afstand vragen dan om een afweging tussen het belang van het (afstands)kind en de
biologische ouder(s)
De vragen die ik heb zijn de volgende: de adoptieouders zijn wettelijk gezien de ouders van het adoptiekind. Wordt er wel
eens aan gedacht dat het kind zelf om toestemming zou moeten vragen aan diens ouders. Het gaat toch vaak om
meerderjarige kinderen die vaak nog in contact staan met hun adoptieouders. Klopt helemaal, het gaat echter vooral om de
biologische ouder(s), die is niet altijd bekend en kan dan niet om toestemming door het kind worden gevraagd.
Bij de inzage in documenten die de adoptieouders bettreffen is er geen sprake van recht op kennis over afkomst.
 5.1.2.e        5.1.2.e ) 5.1.2.e
                                    I
 5.1.2.e   5.1.2.e
                                                      I
5.1.2.e
Vrijdags afwezig
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
T. 5.1.2.6
                                  I
<image001.png>
</pre>

====================================================================== Einde pagina 68 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 69 ======================================================================

<pre>Docnr744
   From:                                  5.1.2.e
  Sent:                                 Mon, 8 Mar 2021 18:03:09 +0100
  To:                                   ’ 5.1.2.e          5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.            I
  <5.1.2.e                           @nationaalarchief.nl>; "512e           " <5.1.2.e
                                                                                              @nationaalarchief.nl>
  Subject:                              FW: opdrachtformulering beleidskeuzes adoptiedossiers
  Ter info
  Van: 5.1.2.                  I
  Verzonden: maandag 8 maart 2021 18:03
  Aan: ’5 2e                     BD/DII’; 5.1.2.                  5.1.2.e
  CC: ' 5 1
  Onderwerp: opdrachtformulering beleidskeuzes adoptiedossiers
   Beste stuurgroep,
   In aanloop naar en vanuit de laatste stuurgroep is gebleken dat er vanuit de organisaties een andere perceptie
   lijkt te zijn op hoe het proces moest gaan lopen. De kern zit in de vraag of de huidige werkwijze bij de Raad
  aangepast dient te worden of niet.
   In de adviesrapporten is onvoldoende benadrukt dat bemiddeling / gesprekken voeren met betrokkenen de basis
   kan zijn voor het advies in het huidige werkproces van de Raad.
   De 5.1 -2e                      zorgen voor een bespreekstuk met twee oplossingsrichtingen:
            1. Een richting waarbij de werkwijze van de Raad overeind blijft / met daarbij benodigde afspraken rondom
                 het advies/besluittraject.
            2. Een richting waarbij de werkwijze van de Raad zich focust op dossieronderzoek / focust op
                 belangenafweging op basis van AVG en afstammingsrecht.
  Geen uitgebreide scenario's maar op hoofdlijnen zodat de stuurgroep het gesprek kan voeren over de vragen die
  er spelen voor het verdere verloop van het project.
  Graag horen we of deze formulering klopt met jullie verwachtingen.
  Groeten,
  I 5.1.2.e      en 5.1.2.   I
   5.1.2.e
                                  I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e           I
   5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 69 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 70 ======================================================================

<pre>Docnr745
                                              K
         Werksessie 3 RvdK en NA
         • 3 scenario’s uitgewerkt voor aanpassen gezamenlijk werkproces
         • Voor -en nadelen
         • Discussie
</pre>

====================================================================== Einde pagina 70 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 71 ======================================================================

<pre>Scenario 1: Huidig werkproces RvdK blijft in tact
                                               Optie
              onderzoekladvie inzagebesluit
Aanvraag (NA)                               begeleiding inzage (NA)
                 s (RvdK)         (NA)
                                               RvdK
</pre>

====================================================================== Einde pagina 71 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 72 ======================================================================

<pre>                                      K
Scenario 1 : voordelen en/of nadelen
• RvdK maakt de belangenafweging. NA moet hetzelfde toetsingskader
  hanteren als de RvdK wat haaks staat op het beleid van het NA.
• Burger heeft contact met twee organisaties. RvdK heeft contact met alle
  betrokkenen voor maken belangenafweging. NA heeft contact met burger
  (de aanvrager) start en einde aanvraag en de formele communicatie.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 72 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 73 ======================================================================

<pre>                                                    K
Scenario 2: Bemiddeling door de RvdK als mogelijke
route
                                                                                              Begeleiding en
                       Aanvrager                                                                bemiddeling
                                             aanvrager geen           NA verwijst naar             en/of
 Aanvraag (NA)        overlegt zelf           toestemming?                 RvdK
                      machtigingen                                                            onderzoek/advie
                                                                                                 s (RvdK)
                                                        begeleiding
             Aanvraag           Inzagebesluit              RvdK?
                                                                                  Inzage (NA)
               (NA)                 (NA)                Staat niet in
                                                       beleidskeuze
</pre>

====================================================================== Einde pagina 73 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 74 ======================================================================

<pre>                                     K
Scenario 2 : voordelen en/of nadelen
• Het NA verleent inzage op grond van toestemming van andere
  betrokkenen. Indien het geval een aanvrager (meestal een geadopteerde
  die op zoek is naar afstammingsinformatie) niet in staat is zelf
  toestemming te regelen kan de Raad daarbij assisteren.
• RvdK krijgt een begeleidende/ helpende rol naar de klant voorafgaand aan
  de daadwerkelijke aanvraag en inzage.
• RvdK maakt alleen advies als betrokkenen geen toestemming geven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 74 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 75 ======================================================================

<pre>                                              K
Scenario 3: Advies RvdK focust op concurrerend
recht
                                                                Optie
              NA constateert  onderzoekladvie   inzagebesluit
Aanvraag (NA)                                                 begeleiding inzage (NA)
              afstandsdossier    s (RvdK)           (NA)
                                                                RvdK
                NA handelt
                 adoptie en
              gezinsdossiers
                   zelf af
</pre>

====================================================================== Einde pagina 75 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 76 ======================================================================

<pre>                                      K
Scenario 3 : voordelen en/of nadelen
• RvdK geeft enkel advies als er sprake is van een afstandsdossier;
• NA verleent inzage in adoptiedossiers overeenkomstig huidig beleid (ID
  adoptiekind en geen toestemming adoptieouders nodig);
• Kanttekening: NA kan geen inzage verlenen hele dossier als er sprake is
  van (halfbroers / zussen die niet van eikaars bestaan weten.
Vraag: Hoe vaak zijn afstands-, adoptie -en gezinsdossier als één dossier
zijn gevormd?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 76 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 77 ======================================================================

<pre>Docnr746
  From:                        1 5.1.2.e
  Sent:                       Tue, 9 Mar 2021 14:10:38 +0100
  To:                            5.1.2.e               " <5.1.2.e
                                                                                @nationaalarchief.nl>
  Cc:                            5.1.2.e   " < 5.1.2.e
                                                              @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>; "5.1.2.                 " 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    RE: Vraagstukken adoptiedossiers
  Categories:                 Team
  Hoi 512.    I
  Ik heb 512e gevraagd een reactie te geven op jouw onderstaande vragen, zie hieronder in blauw (met een
  enkele aanvulling van mij).
  Groet, 512e     I
  Van: 5 2e                         I
  Verzonden: woensdag 3 maart 2021 15:19
  Aan: 5 2e                I
  CC: = 2-          ; 5.1.2.e
                                         I
  Onderwerp: Vraagstukken adoptiedossiers
  Hi 512e       I
  Naarmate we ons verder verdiepen, komen er ook steeds meer vragen waar wij een juridisch advies bij nodig
  hebben. Ik heb er weer een aantal gebundeld die we graag aan jou (en eventueel aan 5.1.2. ) willen voorleggen.
   1. In één van onze overleggen gaf je aan dat archiefinstellingen in de AVG meer ruimte hebben gekregen om
  informatie beschikbaar te stellen ihkv genealogisch onderzoek. Kun je dit recht verder toelichten en hoe
  verhoudt dit recht zich tot de jurisprudentie (zoals de Valkenhorst-arresten) waarin staat dat het recht van de
  biologische moeder altijd meegewogen wordt?
  Dat ligt iets genuanceerder. Ten behoeve van genealogisch onderzoek worden in het algemeen alleen stukken
  met gegevens van overleden personen ter beschikking gesteld (dan wel is er toestemming van de betrokkene
  om gegevens in te zien). Wanneer men gegevens van nog levende personen wil inzien moet men in het
  algemeen aantonen dat men belanghebbende is en dat er daarom een recht ontstaat om de documenten in te
  zien. In andere gevallen moet men betrokkene zijn.
  In het voorbeeld van een CABR-dossier: dat dossier is ontsloten op naam, maar er komen veel meer
  (persoonsgegevens van) mensen in voor. Het is voor ons en voor een aanvrager niet mogelijk (een
  onevenredige inspanning) om van al die mensen aan te tonen dat zij (al dan niet) zijn overleden of om
  toestemming van die mensen te vragen. Door het indienen van een door ons goed te keuren onderzoeksopzet,
  waarin men ook moet aangeven hoe om te gaan met gegevens van derden, kan dan toch inzage worden
  verkregen.
  Als het gaat om inzage in afstandsdossiers (in adoptiedossiers ligt het recht van een kind anders, omdat daar
  niet het belang van het weten van de afkomst in het geding is, zie ook onderaan) gaat het om documenten
  waarin ook gegevens van de biologische ouder(s) of het kind in voorkomen. Bij inzage door een kind moet dan
  het recht op privacy van de ouder worden afgewogen tegen het recht van het kind.
  2. Op basis waarvan toetsen wij het advies van de RvdK en beslissen wij welke informatie wel of niet ter inzage
  wordt gegeven? Het projectteam heeft een eerste versie van een toetsingskader opgeleverd en we zijn benieuwd
  of we hiermee al onze afwegingen om inzage te verlenen hebben ondervangen. Het toetsingskader en de
  elementen waaruit een advies van de RvdK moeten bestaan, staan op pagina 2 van dit document:
  https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
  Aangezien het NA/M.OCW na de overbrenging de verwerkingsverantwoordelijke is, zal het NA zelf een afweging
  moeten maken tussen het belang van het kind om de afkomst te kunnen kennen en het belang van de
  biologische ouder op privacy.
  Een advies van de RvdK kan daarbij behulpzaam zijn, maar de besluiten moeten door het NA worden genomen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 77 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 78 ======================================================================

<pre>Indien mogelijk zou toestemming van de adoptie/afstandsouder(s) nodig zijn, maar als die er niet is, kan het NA
toch besluiten tot inzage na afweging van de belangen.
3. In het huidige proces neemt de RvdK bij een aanvraag in veel gevallen contact op met de biologische ouders
en/of de adoptieouders. Bij het besluit om wel/niet inzage te verlenen ontvangt zowel de aanvrager een
schriftelijk besluit als degenen met wie contact opgenomen is (biologische ouders en/of adoptieouder). Zij
kunnen tegen het besluit binnen twee weken na dagtekening een voorlopige voorziening treffen.
Op het moment dat de RvdK in opdracht van ons zo'n zelfde onderzoek heeft gedaan waarbij contact is geweest
met biologische ouders en/of de adoptieouders dan neemt het NA in ieder geval het besluit tbv de aanvrager.
Zal het NA dan ook altijd een besluit moeten opstellen voor degenen die in het onderzoek van de RvdK benaderd
zijn? Zo niet, op welke wijze worden deze mensen dan geïnformeerd over het genomen besluit? Zo ja, hebben
zij dan ook een bezwaarmogelijkheid?
Bij deze vraag moet toch eerst de vraag gesteld worden op welke rechtsgrond (in de AVG of elders) de RvdK of
het NA de personen van wie de gegevens in het dossier voorkomen mag benaderen. Het gebruik van deze
gegevens om contact te leggen is een aparte verwerking in de zin van de AVG. Daar moet een grond voor zijn.
Is bekend op welke grond de RvdK de ouders benadert?
De RvdK heeft alleen een wettelijke taak ten aanzien van de minderjarigen, maar niet ten aanzien van
meerderjarigen. Dat geldt dus ook voor het NA. Wij mogen in principe geen contact leggen met de personen van
wie de gegevens in de dossiers zijn opgenomen. Dan is het ook niet mogelijk om de RvdK opdracht te geven dat
contact te leggen.
In het kader van een wettelijke grondslag voor een advies van de M.Justitie/RvdK kunnen zij de dossiers inzien
ten behoeve van het advies, maar blijven wij verantwoordelijk voor de verdere verwerking van de
persoonsgegevens. Ook dan is het zeer de vraag of de ouders wel op basis van deze gegevens benaderd kunnen
worden.
Overigens is het zo ten aanzien van persoonsgegevens die niet van een betrokkene zelf zijn verkregen, zoals het
geval is bij overbrenging van de dossiers, dat het informatie verstrekken aan betrokkene(n) (in dit geval de
ouder(s)) wordt beperkt als het onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning zou kosten om betrokkene(n) te
informeren dat diens persoonsgegevens worden verwerkt. Er moeten wel waarborgen zijn voor de bescherming
(art. 14 vijfde lid AVG).
Hoe dan ook: als de dossiers zijn overgedragen is het NA de verwerkingsverantwoordelijke. Het NA is daarmee
verantwoordelijk voor een verdere verwerking van de persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG.
4. In het huidige proces verstrekt de RvdK geregeld kopieën van het opgevraagde dossier aan de aanvrager. Als
de dossiers bij ons staan met een beperking op de openbaarheid op grond van persoonlijke levenssfeer is het
niet toegestaan om duplicaten te maken of te verstrekken toch? Daarmee zou de dienstverlening aan de
aanvrager minder worden dan op dit moment bij de RvdK. Is hier iets aan te doen in ons inzageproces?
Het is inderdaad niet toegestaan kopieën te verstrekken. Dat kan anders zijn als het gaat om een 'eigen'
dossier. Een 'eigen' dossier moet gezien worden als eigen omdat het gegevens van de betrokkene bevat. Dan
heb je recht op een kopie (artikel 15, derde lid AVG). Overigens is ons 'verbod' op het verstrekken van kopieën
geen wettelijk verbod, maar een beleidsmaatregel. Het is mogelijk om dat beleid ten aanzien van deze dossiers
te wijzigen, maar gelet op de mogelijkheid om een kopie van je eigen dossier te krijgen is dat wellicht niet
nodig.
5. De RvdK geeft aan dat als er al contact is tussen biologische moeder (of adoptieouders) de RvdK de
aanvrager vraagt om diens biologische moeder een e-mail te laten sturen waarin toestemming bevestigd wordt.
Een mail wordt op dit moment bij ons niet gezien als een officiële machtiging. Hoe kunnen we hiermee omgaan?
Wij geven de voorkeur aan een ondertekende machtiging. Dat zou kunnen in de vorm van een pdf en verstuurd
via mail. Een mail lijkt mij rechtens niet voldoende als machtiging.
6. Deze vraag hoort wellicht beter thuis bij de RvdK. Mocht er in de werksessie morgen geen ruimte zijn dan wil
ik jou vragen om 'm aan 512e      door te sturen. De RvdK geeft aan dat een biologische moeder of adoptieouders
geregeld eerst inzage willen in het dossier voordat zij toestemming verlenen. Betekent dit dat de biologische
</pre>

====================================================================== Einde pagina 78 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 79 ======================================================================

<pre>moeder/adoptieouders altijd volledige inzage in het dossier kunnen krijgen? En zou dit dus ook betekenen dat,
wanneer zij bij ons een aanvraag indienen, wij het dossier altijd kunnen verstrekken?
Als een biologische ouder inzage wil hebben in een dossier met haar/zijn gegevens dan geldt deze als
betrokkene. In principe is er dan een recht op inzage. Alleen geldt dan niet het zwaarwegend belang wat een
kind wel heeft ten aanzien van de afkomst. Dat zou betekenen dat alleen documenten betreffende de afstand
voor inzage verstrekt kunnen worden. En niet betreffende de adoptie.
Mocht je vragen hebben dan horen wij (5.1.2.                         en ik) het natuurlijk graag!
Met vriendelijke groet,
5.1.2.e
                        I
5.1.2.e
                I
Nationaal Archief
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M    5.1.2.e      I
e-mail: 512e                   @nationaa larchief.nl
Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460  info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 79 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 80 ======================================================================

<pre>Docnr748
  From:                          5.1.2.e
  Sent:                        Tue, 9 Mar 2021 16:29:05 +0100
  To:                             5.1.2.e                " <5.1.2.e
                                                                             @nationaalarchief.nl>; "512e I
  < 5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>
  Cc:                         II 5.1.2.e        " <5.1.2.e
                                                                    @nationaalarchief.nl>
  Subject:                     Procesplaat versie 0.3
  Hoi,
  Ik ben er even met de schaar doorheen gegaan. Ik vind het een stuk overzichtelijker zo. Er missen twee routes:
          1. Is er "Sprake van afstands én adoptiedossier in één dossier".
          2. Is er sprake van (half) broers/zussen die niet van eikaars bestaan weten in één dossier?
  20210302 Procesplaat versie 0.3.docx:
  https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
  Groet,
  5.1.2.e
</pre>

====================================================================== Einde pagina 80 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 81 ======================================================================

<pre>Docnr749
  From:                             5.1.2.e
  Sent:                            Tue, 9 Mar 2021 17:03:20 +0100
  To:                               5.1.2.e
                                                         "< 5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>; "512e
  <l  5.1.2.e
      5.1.2.e
                            @nationaalarchief.nl>; " 5.1.2.e        " <5.1.2.e
                                                                       " <5.1.2.e
                                                                                          @nationaalarchief.nl>; "512e
  <                      @nationaalarchief.nl>; "512e                                            @nationaalarchief.nl>;"512e
  < 5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        agenda bijpraten adoptiedossiers
  Attachments:                    Agenda bijpraatsessie adoptiedossiers 10-03-2021.docx
  Beste allemaal,
  Hierbij een praatstuk voor morgenmiddag.
  Groeten van 5.1.2.
   5.1.2.e
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
  5.1.2.e          |@nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 1020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                                     V
                                                                          F
          die bleef                                 1
                                                             1i
                                                                     I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 81 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 82 ======================================================================

<pre>Docnr750
                                                                Nationaal Archief
                                                          -31
                                                                Ministerie van Ondenvijs, Cultuur en
                                                                Wetenschap
                                                                                                     Prins Willem-Alexanderhof 20
                                                                                                     2595 BE Den Haag
                                                                                                     T + 5.1.2.e
                                                                                                     www.nationaalarchief.nl
                                                                                                     Datum
                                                                                                     10 maart 2021
          Bijpraatsessie
         adoptiedossiers
         10-03-2021
         1.       Openïng
         2.       Waar staan we nu?
         Aanvankelijk goede start met gezamenlijk projectopzet. Opstart bij de Raad ging
         wat traag. Urgentie lijkt er nu ingekomen. Afwachtende houding blijft.
         Tussentijdse conclusies:
              •    De Raad wil haar huidige werkwijze hanteren, met start en begin bij het
                   NA. De huidige zorgtaak en gesprekken voeren met alle personen in een
                   dossier is onlosmakelijk verbonden met hoe ze de belangenafweging
                   willen doen.
              •    Het belang van de bemiddeling lijkt door de adviescommissie onderschat.
                  I 5.1.2.e zoekt dit nog meer uit.
                   Het NA projectteam ziet de meerwaarde van de rol van de Raad vooral in
                   de expertise rondom het afstammingsrecht. Dit is in lijn met de
                   adviesrapporten.
         De stuurgroep bespreekt op 19 maart in hoeverre de werkwijze van de Raad
         gehanteerd moet worden in de samenwerking en hoe het project verder kan.
         3.       Onze insteek nu
         We gaan vanuit NA een alternatieve werkwijze voorstellen. We maken onderscheid
         tussen diverse inzageroutes. In bepaalde gevallen is een afweging rondom het
         afstammingsrecht nodig en zal een inzageonderzoek door de Raad tot maximale
         toegankelijkheid kunnen leiden. In andere gevallen kan een inzageverzoek
         "regulier" afgehandeld worden.
         Uitkomst van dit gesprek gaat ook mee naar de stuurgroep.
         4.       W.v.t.t.k.
                                                                                                     Pagina 1 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 82 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 83 ======================================================================

<pre>Docnr752
  From:                                5.1.2.e
  Sent:                               Wed, 10 Mar 2021 15:39:20 +0100
  To:                                   5.1.2.e                 " < 5.1.2.e
                                                                               @rvdk.nl>
  Subject:                            RE: update
  Attachments:                        NA slides werksessie ll-03-2021_0. 2.pdf
  Prima! Er is een kleine aanvulling gekomen op procesplaat, dus hier een nieuwe versie.
  Tot morgenochtend!
  Van: 5 2e                                                          @rvdk.nl]
  Verzonden: woensdag 10 maart 2021 14:30
  Aan: 5.1.2.              I
  Onderwerp: RE: update
  Hoi 512e         I
  Prima presentatie!
  Ik heb wel vragen bij het afpellen van de aanvraag, daar ik zie dat mn het overlijden of in leven zijn van biologische ouders een
  grote rol speelt, maar zo zijn er dus ook nog adoptieouders en of andere kinderen (van andere biologische ouders die door dat
  gezin geadopteerd zijn) .
  Het is echter wel goed om het zo te presenteren, zo wordt duidelijk wat er allemaal aan gegevens en van wie in 1 dossier kan
  zitten en brengt het de discussie zeker op gang, ook waar het gaat om zo een scherpe scheiding tussen afstandsouders (nl) en
  interlandelijke adopties.
  En heel goed om met de aanvraag te beginnen en zo in dat stuk terecht te komen van dossieronderzoek!
  Ik denk dat het dan ook goed is dat jij morgen het overleg opent?
  Zal ik het verslag dan maken?
    Met vriendelijke groet,
   I 5.1.2.e
                                        I
   I 5.1.2.e
                         I
   Werkdagen maandag tot en met donderdag
    Raad voor de Kinderbescherming
    Landelijke staforganisatie
   Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
   T : + 512=                       I
     M       ; 5.1.2.S
                                    I
   I 5.1.2.e                  @ rvdk.nl
    www.kinderbescherming.nl
  Van: 5.1 2.                <5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>
  Verzonden: woensdag 10 maart 2021 13:02
  Aan: 5.1.2.                             < 5.1.2.S           @rvdk.nl>
  Onderwerp: RE: update
  Hoi 512.             I
  Eens hoor! Ik denk dat de dia's hierin ook voorzien!
</pre>

====================================================================== Einde pagina 83 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 84 ======================================================================

<pre>We gaan juist een stapje verder dan alleen wat een advies moet inhouden, we hebben gekeken naar : hoe
kunnen we de aanvrager zoveel mogelijk informatie geven samen met de Raad en zo eenvoudig mogelijke
routes voor de aanvrager. We zijn inderdaad vanuit de aanvraag gestart omdat jij dat maandag tegen me zei.
De vraag rondom bemiddeling speelt hier ook bij, we hadden daar ook rekening mee gehouden met een slide
met vragen/discussiepunten. Ik heb een paar van jouw vragen nu expliciet toegevoegd!
Hopelijk is dit goed om morgen een goed gesprek te voeren en anders benoemen we het gewoon mondeling
morgen?
Groeten van 5.1.2.
Van: 5 2e                                             @rvdk.nl]
Verzonden: woensdag 10 maart 2021 12:17
Aan: 5 2e             I
Onderwerp: RE: update
Hoi, prima als je die dia wil sturen.
Maar wat ik me wel afvraag is of we niet op hetzelfde uitkomen als vorige week; nl een helder inzichtelijk advies voor het NA.
Welke afspraken maken we hierover?
Dat is sowieso nodig uiteraard.
Waar het dacht ik meer om gaat is; kan het NA uit de voeten met een advies gebaseerd op een combinatie van
dossieronderzoek/ bemiddeling? Welke gevolgen heeft dit voor de aanpak van het NA?
Kan het NA alleen werken op grond van een advies op afweging van stukken en een schriftelijke zienswijze van betrokkenen?
Zo ja, Wat houdt dit in voor het proces bij de RvdK? Ziet de RvdK een andere of gedeeltelijk andere werkprocesinrichting als een
mogelijkheid ?
Waarom wel/waarom niet?
Ik zit een beetje te puzzelen oer de insteek van dit onderwerp voor morgen; hoe dit in te brengen? Als ondersteuning voor
bespreking in de stuurgroep?
Daarnaast zou ik nog wel de aanvraag willen bespreken.
 Met vriendelijke groet,
 I5.1.2.e                    I
 [5.1.2.e           I
 Werkdagen maandag tot en met donderdag
 Raad voor de Kinderbescherming
 Landelijke staforganisatie
 Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
 T : + 512=               I
  M       ; 5.1.2.S
                          I
  5.1.2.e               @rvdk.nl
 www.kinderbescherminq.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 84 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 85 ======================================================================

<pre>Van: 512e                  ] < 5.1.2.e       @nationaalarchief.nl>
Verzonden: woensdag 10 maart 2021 08:57
Aan: 512e                              5.1.2.e                @rvdk.nl>
Onderwerp: update
Hoi 512.           I
Even een update vanuit mijn kant. De vraag 512e                                             en jou: "Wat heeft het NA van de Raad nodig?" is bij
mij blijven hangen. We gaan vanochtend als projectteam aan de slag met die vraag en zullen het verwerken in
een dia voor de werksessie. Ik heb vandaag verder niet veel ruimte om te bellen helaas maar zal de dia's alvast
met je delen?
Hoe gaat het bij jou?
5.1.2.e
                               I
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M    5.1.2.e          I
5.1.2.e         ©nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.ni
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
        21 februari 2020                                                *
        t/m 20 juni 2021
        De oorlog                                                       3             /
       die bleef
                                                                                  WI
                        l 4
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 85 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 86 ======================================================================

<pre>Docnr753
                                                           3
                                                           82
                                      Werksessie 3 RvdK en NA
         • Centrale vraag: Wat heeft het Nationaal Archief nodig om een inzageverzoek af te
           handelen?
         • Opbouw presentatie NA
            — Toelichting generiek procesvoorstel
            - Toelichting intakeproces NA en adviesrol! RvdK
              Discussie
            - Deelvraag (n.a.v. stuurgroep): Wat mag de rol van bemiddeling zijn bij de
              belangenafweging/advies?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 86 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 87 ======================================================================

<pre>                                          3
                                          82
                    Uitgangspunten generiek proces
• De RvdK biedt expertise bij de afweging van het concurrerend recht tussen het
  adoptiekind en de biologische moeder;
• Deze expertise is noodzakelijk in het geval dat aanvrager geen machtiging of
  bewijs van overlijden kan overleggen;
• Eventuele inzage in gegevens van overige derden (zoals adoptieouders) is een
  AVG-afweging;
• Dit betekent dat niet elk inzageverzoek aan de RvdK doorgestuurd zal worden
  voor advies;
• Voor het contact mogen opnemen met personen in een dossier en het mogen
  verwerken van persoonsgegevens wordt nog een AVG grondslag geregeld
  (advies jurist).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 87 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 88 ======================================================================

<pre>                                                                                                                                                                                   Is aanvrager betrokkene?
                                                                                                                     23!
                                                                                                                      82                                  r
Procesplaat intakeproces NA                                                                                                                              Ja                                                             Nee
                                                                                                                                                                                         1                       I
                                                                                                                                                                                                                                Inzage met een
                                                                                                                                                                                                                            onderzoeksoopzet voor
                                                                                                                                                                                   Interlandelijk           Geen inzage       wetenschappelijk,
                                                                                                                   Binnenlandse adoptie
                                                                                                                                                                                                                             historisch, statistisch
                                                                                                                                                                                                                             onderozek (UAVG24)
                                                                            r                                               1          T                        i
                                                                    Geen sprake van
                                                                                                                             Machtiging biologische   Bewijs van overlijden    AVG-afweging overige
                                                               machtiging of bewijs van
                                                                                                                                   ouder(s)            biologische ouder(s)   derden en besluit inzage
                                                                       overlijden
                                                                            I                                                           I                        I
                                                              NA vraagt RvdK zienswijze                                      AVG-afweging overige     AVG-afweging overige
                                                                                                                                                                               Aanvrager krijgt inzage
                                                                 biologische ouder(s)                                       derden en besluit inzage derden en besluit inzage
                                               r                           1
                                                                                                    i                                   I                        I
                                   Biologische ouder(s) niet                            RvdK overlegt machtiging
                                    akkoord met (volledige)                             biologische ouder(s) en/of           Aanvrager krijgt inzage Aanvrager krijgt inzage
                                            inzage                                         bewijs van overlijden
                            I
                  Aanvrager wenst
                                                                 1                                   I
              bemiddeling: RvdK maakt
                  wettelijk vereiste                   Aanvrager wenst geen               AVG-afweging overige
               belangenafweging o.b.v.                 bemiddeling van RvdK              derden en besluit inzage
                concurrerend rechten
                    stelt advies op.
                NA beoordeelt advies
                                                                  I                                  I
                           &                          Aanvrager krijgt beperkte
                AVG-afweging overige                                                      Aanvrager krijgt inzage
                                                              inzage
               derden/betrokkenen en
                     besluit inzage
                            I
              Aanvrager krijgt inzage in
               hele of beperkte dossier
</pre>

====================================================================== Einde pagina 88 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 89 ======================================================================

<pre>                          23!
                          82
                         Is aa nvrager betrokkene?
                                                                 1
                     Ja                                         Nee
         f                     1                                               1
                                                                        Inzage met een
                                                                    onderzoeksoopzet veer
                        Interlandelijk             -Geen inzage       wete nsch appel ij k,
Binnenlandse adoptie
                                                                     historisch, statistisch
                                                                     onderozek (UAVG24)
         I                     I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 89 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 90 ======================================================================

<pre>                                                                                                     Binnenlandse adoptie
                                                                                                 Hg-                                               1
                                                      Geen sprake van
                                                                                                               Machtiging biologische    Bewijs van overlijden
                                                 machtiging of bewijs van
                                                                                                                     ouder(s)            biologische ouder(s)
                                                         overlijden
                                                NA vraagt RvdK zienswijze                                      AVG-afweging overige     AVG-afweging overige
                                                   biologische ouder(s)                                       derden en besluit inzage derden en besluit inzage
                     Biologische ouder(s) niet                            RvdK overlegt machtiging
                      akkoord met (volledige)                             biologische ouder(s) en/of           Aanvrager krijgt inzage  Aanvrager krijgt inzage
                              inzage                                         bewijs van overlijden
                                 1
    Aanvrager wenst
bemiddeling: RvdK maakt
    wettelijk vereiste                   Aanvrager wenst geen               AVG-afweging overige
 belangenafweging o.b.v.                 bemiddeling van RvdK              derden en besluit inzage
  concurrerend recht en
      stelt advies op.
  NA beoordeelt advies
             &                          Aanvrager krijgt beperkte
  AVG-afweging overige                                                      Aanvrager krijgt inzage
                                                inzage
 derden/betrokkenen en
       besluit inzage
Aanvrager krijgt inzage in
 hele of beperkte dossier
</pre>

====================================================================== Einde pagina 90 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 91 ======================================================================

<pre>                                                             3
                                                             82
                                                    Conclusie
Centrale vraag: wat heeft het Nationaal Archief nodig om een inzageverzoek af te handelen?
1.  Een helder intakeproces waarbij de aanvrager dient aan te tonen dat:
    - Aanvrager betrokkene is (Identiteitsgegevens);
    - Aanvrager een machtiging of bewijs van overlijden heeft van de biologische moeder.
          > Indien een aanvrager dit niet kan, dan verzoekt het NA aan de RvdK om machtiging / bewijs van overlijden
            biologische moeder te overleggen;
          > Indien geen machtiging/bewijs van overlijden overlegd kan worden, maakt de RvdK een wette li k
            vereiste belangenafweging om maximale toegankelijkheid van het dossier voor de aanvrager te
            bevorderen.
2.  Standaard adviesformat (besproken in vorige werksessie) wordt gebruikt zodat het NA een nzagebesluit
     kan nemen.
3.   De wijze waarop belangenafweging geschiedt (wel/niet via bemiddeling) is nog punt van discussie.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 91 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 92 ======================================================================

<pre>                                                  3
                                                  82
                                          Discussie
1. In hoeverre is er sprake van gescheiden afstands-, adoptie en/of gezinsdossiers? Komt er in al
   deze "soorten" dossiers afstammingsinformatie voor?
2. Vallen gegevens over (half)broers en (half)zussen ook onder de jurisprudentie wat zegt dat er
   altijd een belangenafweging op basis van concurrerend recht moet plaatsvinden? Of vallen
   gegevens over (half)broers en (half)zussen enkel onder de AVG?
3. Kan het NA alleen werken op grond van een advies op afweging van stukken en een schriftelijke
   zienswijze van betrokkenen?
4. Zo ja, Wat houdt dit in voor het proces bij de RvdK? Ziet de RvdK een andere of gedeeltelijk
   andere werkprocesinrichting als een mogelijkheid ?
5. Waarom wel/waarom niet?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 92 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 93 ======================================================================

<pre>Docnr754
   From:                                                       5.1.2.e
   Sent:                                                    Wed, 10 Mar 2021 16:06:07 +0100
  To:                                                          5.1.2.e
                                                                                         "<l 5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>; "512e       I
   <5.1.2.e
                                                      @nationaalarchief.nl>
                                                           II
   Cc:                                                        5.1.2.e              " < 5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>;"512e
   < 5.1.2.e                               @nationaalarchief.nl>
   Subject:                                                 FW: RvdK-dossiers
   Beste allemaal,
   Ik heb net 5.1.2.e                                 nader doorgevraagd op in hoeverre de adviescie. bekend was met de wijze van bemiddeling.
   Daar hebben ze blijkbaar destijds niet zo over gesproken. Zeker niet in de zin van een actieve rol. Wel was het
   advies uiteindelijk het resultaat van het pleidooi van de Raad dat belangenafweging nodig is voor de aanvrager
   vanwege de gevoeligheid van de informatie in de dossiers.
   Ik heb onze oplossingsrichting kort geschetst waarbij we op zoek zijn naar een getrapte werkwijze waarbij de
   Raad alleen in bepaalde gevallen ingezet wordt en waarbij we de keuze voor bemiddeling aan de aanvrager
   voorleggen. Het klonk 5.1.2.                                             wel als "in de geest" van het advies. Het klopt namelijk ook met het feit datje
   een aanvrager ook begeleiding gaat aanbieden en niet toe verplichten.
   Tot zover weer,
    5.1.2.e
              I
   Van: 5.1.2.                              I
   Verzonden: woensdag 10 maart 2021 9:23
   Aan: '5 2e
   Onderwerp: RE: RvdK-dossiers
   Beste            5.1.2.e
                                           Ik bel om 15:45. Tot dan!                         5.1.2.e
                                                                                                     I
   Van: 5.1.2.e                                          [ 5.1.2.e                                @uva.nl]
   Verzonden: woensdag 10 maart 2021 9:15
   Aan: 5.1.2.e                                    5.1.2.e                       5.1.2.e
                                                                                                            I
   Onderwerp: Re: RvdK-dossiers
   Beste 5.1.2.e I
   Ik zou om 14.15 of tussen 15.45-16.00 uur kunnen. Schikt een van deze momenten?                                                      5.1.2.e
                                                                                                                                                )
   groeten
  I 5.1.2.e
                     I
   University of Amsterdam
   Media Studies
    5.1.2.e
                                     I
  I5.1.2.e                     5.1.2.e
                                               II 5.1.2.e
                                                               I
    5.1.2.e 5.1.2.e    5.1.2.e         5.1.2.e
                                                                          I
   Turfdraagsterpad 9, 5.1.2.                          II  5.1.2.e     1012 XT Amsterdam | The Netherlands
   E: 5.1.2e                               @uva.nl
   T: + 5.1.2e
                                                 I
   www.uva.nl
   Van: 5.1.2.e                               < 5.1.2.e                @nationaalarchief.nl>
   Verzonden: woensdag 10 maart 2021 08:50:34
</pre>

====================================================================== Einde pagina 93 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 94 ======================================================================

<pre>Aan: 5.1 2.            5.1.2.e                5.1.2.e
                                                                 I
Onderwerp: RE: RvdK-dossiers
Beste 512e     I
Hartelijk dank voor het opzoeken hiervan en je uitleg. Mag ik je er vandaag nog kort over bellen? Bijvoorbeeld
om 12u?
Groeten van 5.1.2.
Van: 5 2e              [5.1.2e                        @uva.nl]
Verzonden: woensdag 10 maart 2021 7:22
Aan: 5 2e               ; 5.1.2.e   ; 5.1.2.e
                                                               I
Onderwerp: RvdK-dossiers
Beste allen,
Ik heb het advies even opnieuw bekeken. De eerste opgave is om tot een transparante inzageprocedure te komen
voor mensen die een belang hebben om deze dossiers in te zien (kind, moeder, evt. andere verwanten) en daarbij is
het logisch dat duidelijkheid wordt gegeven over het afwegingskader dat gebruikt wordt om inzage al dan niet te
beperken of gegevens te lakken. Het advies is er ook duidelijk over dat overbrenging betekent dat de minister van
OCW de nieuwe zorgdrager is. Het NA neemt daardoor de aanvraag om inzage in behandeling. De vereiste
samenwerking tussen NA en RvdK is door de commissie voorgesteld zodat een inhoudelijke afweging gemaakt kan
worden tussen de belangen van betrokkenen (kind, moeder, eventueel andere verwanten) mbt inzage. Uitgangspunt
is dat de belangen van het kind om te weten van wie het afstamt en dus het dossier in te zien voorop staan. Weten
van wie het kind afstamt is een zwaarwegend, maar weliswaar geen absoluut recht (jurisprudentie). Dit maakt deze
belangenafweging noodzakelijk.
Mijn eigen uitleg hierbij: aangezien het NA volgens het advies de aanvraag tot inzage in behandeling neemt,
onderhoudt het NA contact met de aanvrager. Juist daarom is het ook belangrijk dat een gezamenlijke procedure wordt
ontworpen/uitgewerkt waarbij duidelijk gemaakt wordt welke gegevens nodig zijn (zowel van aanvrager die een
belang heeft omdat deze kind, ouder, familielid is) als van de personen die in het dossier figureren. In deze te
ontwerpen procedure is het ook van belang dat duidelijk gemaakt wordt wie welke rol vervult in de afhandeling. Dit
dient evenals het te ontwikkelen afwegingskader transparant te zijn. Zoals gisteren gezegd hebben we als commissie
gemeend niet zelf zo'n procedure te moeten ontwikkelen maar dit over te laten aan de uitvoeringsorganisaties waarbij
enigszins out-of-the-box denken wel zou helpen om tot een zorgvuldige, heldere en goed te communiceren procedure
te komen. Ik zou me kunnen voorstellen dat nadat overeenstemming is bereikt over procedure en afwegingskader
dat in de procedure nog iets wordt opgenomen waardoor escalatie mogelijk is indien er in individuele gevallen toch
geen overeenstemming wordt bereikt. Als de procedure goed in elkaar zit en het afwegingskader duidelijk is, zou dat
toch zelden nodig moeten zijn.
Voor wetenschappelijk onderzoek lijkt me de procedure wat minder ingewikkeld omdat daarvoor een onderzoeksplan
nodig is en dient te worden aangegeven hoe anonimiteit wordt gewaarborgd.
Een aantal belangrijke zinsneden uit het rapport heb ik hieronder nog even neergezet om bovenstaande nog eens te
onderstrepen.
De Commissie adviseert het NA om samen met de RvdK een gemeenschappelijke helpdesk voor
inzageverzoeken van ASAA-dossiers in te richten bij het NA.
Door overbrenging worden de ASAA-dossiers ondergebracht bij de nieuwe zorgdrager, de minister van OCW.
(■■■)
De RvdK en het NA zullen moeten samenwerken om tot een heldere inzaqeprocedure te komen, binnen de
kaders die in de aanbevelingen worden gesteld. Het NA neemt een aanvraag tot inzage formeel in behandeling
</pre>

====================================================================== Einde pagina 94 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 95 ======================================================================

<pre>en verzoekt de RvdK om na gaan of de biologische moeder nog leeft, een wettelijk vereiste belangenafweging te
 maken en eventuele persoonsgegevens van derden in kopieën 'te lakken'. De RvdK biedt, via het NA,
 begeleiding aan.
Omdat er jaarlijks ruim 100 aanvragen tot inzage van ASAA-dossiers worden gedaan, is een heldere, praktische
werkwijze voor beide organisaties evenals voor aanvragers wenselijk.
 met vriendelijke groet
  5.1.2.e
 University of Amsterdam
 Media Studies
I5.1.2.e
                     I  5.1.2.
  5.1.2.e
           i 5.1.2.e
                                  i
 PO Box 19268 | 5.1.2.                    ■
Turfdraagsterpad 9, 512e       5.1.2.e
                                       III 5.1.2.e
                                                   ] The Netherlands
 E: 5.1.2.             @uva.nl
T: +5.1.2.                I
www.uva.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 95 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 96 ======================================================================

<pre>Docnr755
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Thu, 11 Mar 2021 08:55:57 +0100
  To:                               ' 5.1.2.e                   5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.                                I
  <5.1.2.e                      @nationaalarchief.nl>; "512e                             " <5.1.2.e
                                                                                                                  @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          FW: AVG
  Ter info. Er is een privacy jurist gevonden.
  Van: 5.1.2.                                                            @ rvdk.nl]
  Verzonden: woensdag 10 maart 2021 16:07
  Aan: 5 2e                I
  Onderwerp: AVG
  Hoi 5126
  Heb net 512e                        gesproken. Ik dacht om toch een deel van onze gezamenlijke tijd te pakken, zodat we haar snel
  kunnen spreken. Zij kan maandag as om 15.15, samen met een collega, ons te woord staan. Ze stuurt ons een uitnodiging
  via Webex.
  Ik heb haar via de mail al een uiteenzetting gedaan, maar in gesprek kunnen we het dan toelichten en heeft zij de vraagstelling
  scherp.
  Zij is blijkbaar ook in een eerder stadium al bij dit onderwerp betrokken geweest, zoals we lazen uit de mail van 512e                                            Mogelijk
  kan ze daar ook iets over toelichten als dat ook met de AVG te maken had.
    Met vriendelijke groet,
   I 5.1.2.e
                                       I
   I 5.1.2.e
                        I
   Werkdagen maandag tot en met donderdag
    Raad voor de Kinderbescherming
    Landelijke staforganisatie
   Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
   T : + 512 =                   I
     M       ; 5.1.2.e
                                 I
   I 5.1.2.e                 @rvdk.nl
    www.kinderbescherming.nl
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 96 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 97 ======================================================================

<pre>Docnr756
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Thu, 11 Mar 2021 12:32:31 +0100
  To:                                  5.1.2.e                      " < 5.1.2.e
                                                                                              @rvdk.nl>
  Subject:                          RE: AVG
  Hoi 5.1.2.
  Fijn dat dit geregeld is.
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5 2e                                                              @rvdk.nl]
  Verzonden: woensdag 10 maart 2021 16:07
  Aan: 5.1.2.              I
  Onderwerp: AVG
  Hoi 512e        I
  Heb net 512e                       gesproken. Ik dacht om toch een deel van onze gezamenlijke tijd te pakken, zodat we haar snel
  kunnen spreken. Zij kan maandag as om 15.15, samen met een collega, ons te woord staan. Ze stuurt ons een uitnodiging
  via Webex.
  Ik heb haar via de mail al een uiteenzetting gedaan, maar in gesprek kunnen we het dan toelichten en heeft zij de vraagstelling
  scherp.
  Zij is blijkbaar ook in een eerder stadium al bij dit onderwerp betrokken geweest, zoals we lazen uit de mail van 512e                                            Mogelijk
  kan ze daar ook iets over toelichten als dat ook met de AVG te maken had.
    Met vriendelijke groet,
   I 5.1.2.e
                                       I
   I 5.1.2.e
                        I
   Werkdagen maandag tot en met donderdag
    Raad voor de Kinderbescherming
    Landelijke staforganisatie
   Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
   T : + 512=                    I
     M       ; 5.1.2.e           I
   I 5.1.2.e                 @ rvdk.nl
    www.kinderbescherming.nl
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 97 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 98 ======================================================================

<pre>Docnr757
  From:                      5.1.2.e
  Sent:                     Thu, 11 Mar 2021 16:35:58 +0100
  To:                         5.1.2.e              " < 5.1.2.e
                                                                        @rvdk.nl>
  Subject:                  RE: dossier ASAA
  Hoi 512.      I
  Dankjewel. Ik begrijp het nog niet helemaal, gaat het erom dat dossiers heel divers zijn samengesteld? Dat is
  zeker interessant om nader te bekijken.
  En waar gaat de haat over?
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5.1.2.                                           @ rvdk.nl]
  Verzonden: donderdag 11 maart 2021 15:19
  Aan: 5 26           I
  Onderwerp: dossier ASAA
  Hoi 512e
  Ik kreeg een mail van onze archivaris 5.1.2. doorgestuurd. Dat betreft een informatieve mail van haat aan het NA, daterend uit
  2016 (!) over de inhoud van een adoptiedossier. Bij deze mail hoort een excelbestand om het eea te verduidelijken. Echter daar
  staan namen en geb. data in , die ik dus niet zonder meer kan doorsturen.
  Ik stuur eerst de mail door, deze geeft wel een beeld van de samenstelling van de dossiers. Mocht je alsnog de verduidelijking
  willen hebben via het excelbestand, dan zal ik de namen verkorten tot 1 letter. Het is een klein bestand, maar ben daar wel 10
  min mee bezig denk ik
  Mail 512^   I
  Soms heeft een kind alleen 1 dossier. Hier moet het NA goed uitkijken of welke documenten de betrokkene mag zien en welke
  niet, (voorbeeld 1)
  Soms heeft een kind 2 dossiers. Een van de dooier behoort bij het kind en de andere dossier bij de afstand moeder(biologische
  moeder). Zoals je in voorbeeld 2 kan zien, hebben alle dossiers de gegevens van het kind. Maar een van de dossiers is van de
  afstandsmoeder. De dossiers van 1 kind bevatten hetzelfde gegevens behalve de kolom dossiernummer.
  Soms heeft een kind 3 dossiers (voorbeeld 3). Dit betekend dat de dossiers behoren bij het kind, biologische moeder en
  adoptieve ouders. Als je bij voorbeeld 3 de eerste kolom dossiernummer kijk, zie je dan eerst een letter(s) en dan een cijfer. De
  letter(s) vertellen ons waar de dossier vandaan is gekomen. In dit voorbeeld (Ar. 099585) Ar betelend de locatie Arnhem. Twee
  dossiers van dit kind komen uit Arnhem en de derde dossier T. 018591 komt uit Tilburg. Daarom wil de Raad van de
  Kinderbescherming dat alle adoptiedossiers bij elkaar blijft bij het NA. Anders gaan de dossiers van voorbeeld 3 van 1 kind naar
  verschillende RHC's en dan willen we te voorkomen.
  Vierde voorbeeld laat zien dat 1 biologische moeder heeft eigen 2 kinderen aan twee verschillende familie geeft.
  Vijfde voorbeeld laat ons zien dat 1 familie heeft 2 kinderen geadopteerd van 2 verschillende biologische moeders.
  Er zijn nog andere varianten (zie bijlage) die soms de behandeling van een dossier moeilijk zou maken. Daarom is de
  samenwerking met de Raad zo belangrijk. Mijn collega's hebben hier heel veel jaren ervaring.
  Ik geloof echt dat de Excelbestand een goede toegang is en jullie kunnen heel veel informatie eruit halen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 98 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 99 ======================================================================

<pre>   Met vriendelijke groet,
 I 5.1.2.e
                                    I
 I 5.1.2.e
                      I
  Werkdagen maandag tot en met donderdag
   Raad voor de Kinderbescherming
   Landelijke staforganisatie
 Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
  T       : + 5.1.2.           I
   M       ; 5.1.2.S
                               I
I  5.1.2.e                 @rvdk.nl
   www.kinderbescherming.nl
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook. die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 99 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 100 ======================================================================

<pre>Docnr758
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Fri, 12 Mar 2021 08:54:13 +0100
  To:                               ' 5.1.2.e             5.1.2.e       @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>; " 5.1.2.e                 " <5.1.2.e
                                                                                             @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          RE: update
  Goedemorgen allemaal.
  Interessant deze informatie. Is het misschien handig als we intern kijken hoever wij komen met een AVG-
  afweging? Ik kan een adoptiedossier uit een rechtbankarchief inscannen en/of een voogdijdossier waarin
  meerdere broers en zussen voorkomen. Misschien krijgen we dan een beter beeld van welke expertise NA heeft
  als we zoiets zouden moeten uitvoeren. Ik kan me bijvoorbeeld voorstellen dat we informatie over (half) broers/
  zussen niet ter inzage geven, maar wel transparant zijn om waarom we dat niet doen. Bijvoorbeeld: "U bent
  uitgenodigd om een deel van uw dossier in te zien. Vanwege privacyoverwegingen kan niet het gehele dossier
  ter inzage worden gegeven, omdat dit over andere kinderen gaat. Het FIOM kan u helpen met eventuele derden
  in contact te komen."
  Groet,
   5.1.2.e
              J
  Van: 5 2e
  Verzonden: donderdag 11 maart 2021 21:51
  Aan: 5 2e               ; 5.1.2.e             ; 5.1.2.e
                                                                    I
  CC: = 2=
  Onderwerp: RE: update
                         ■
  Hoi,
  Ik heb nog wat verder gezocht naar afstammingsinformatie, kwam dit tegen op de site van FIOM, die
  afstandsdossiers heeft:
  In de wet wordt niet geregeld wanneer het kind recht heeft op zijn of haar afstammingsinformatie. Fiom baseert
  zich daarom op uitspraken van de Hoge Raad.
  In de jaren negentig heeft de Hoge Raad over het recht van inzage een aantal arresten gewezen. Deze staan
  bekend als de Valkenhorstarresten. De Hoge Raad heeft toen besloten dat het recht op respect voor het privé
  leven van de moeder moet worden afgewogen tegen het recht van een kind op afstammingsgegevens, waarbij
  het recht van het kind zwaarder weegt dan dat van de moeder. Welke informatie precies onder
  afstammingsgegevens wordt verstaan is nooit wettelijk vastgelegd.
  Fiom beschrijft afstammingsgegevens als volgt:
            1. Feitelijke gegevens, zoals identiteit, woon- of verblijfplaats ten tijde van de afstand van de biologische
                moeder en - indien aanwezig - vader.
            2. Medische gegevens die van belang kunnen zijn voor de gezonde ontwikkeling van het kind. Bijvoorbeeld
                informatie over mogelijke erfelijke afwijkingen bij (één van) de ouders of hun respectievelijke families.
            3. Gegevens die een beeld geven van de biologische ouders, zoals kleur ogen en haar, lengte, gewicht,
                huidskleur, opleiding en beroep.
            4. Gegevens die het kind inzicht geven in de overwegingen die hebben geleid tot de beslissing het kind ter
                adoptie af te staan.
            5. Informatie over het eventuele bestaan van (half-)broers en (half-)zussen (identificerende informatie valt
                hier niet onder).
  Deze gegevens kan Fiom aan jouw afgestane zoon of dochter geven, ook als jij bezwaar hebt. Fiom doet dit pas
  nadat er contact met jou is geweest. Je krijgt altijd de mogelijkheid te reageren of eerst zelf je dossier in te zien
  als je dat wilt.
  Ik weet niet of de Raad dit ook hanteert, wellicht is het voor ons bruikbaar. De laatste alinea vind ik wel
  opmerkelijk: het kind heeft altijd recht op deze afstammingsgegevens, maar alsnog wordt de ouder/moeder
  eerst benaderd voordat de informatie wordt verstrekt. Evt. bezwaar wordt terzijde gelegd. Als de dossiers bij het
</pre>

====================================================================== Einde pagina 100 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 101 ======================================================================

<pre> NA zijn, zou je het raadplegen van de ouder achterwege kunnen laten en deze afstemmingsinformatie in ieder
 geval zonder tussenkomst van de Raad kunnen verstrekken. Vraag is natuurlijk wel of deze gegevens makkelijk
te onderscheiden zijn in de dossiers.
   @5.1.2.e      In het stuk hieronder staat:
               Voor het contact mogen opnemen met personen in een dossier en het mogen verwerken van
 persoonsgegevens wordt nog een AVG grondslag geregeld.
 Ik zou hiervan maken: Voor het contact opnemen....verwerken van persoonsgegevens moet een AVG grondslag
 zijn.
 Groet, 5.1.2.             I
Van: 5 2e                    I
Verzonden: donderdag 11 maart 2021 16:42
Aan: 5 2e                         5.1.2.e
                                                    I
CC: 5 11.2.                     I
Onderwerp: update
 Hoi,
I 5.1.2.e       en ik hebben gesproken over hoe nu verder richting de stuurgroep. Ik heb haar gevraagd na te denken
 over wat het standpunt van de Raad is over haar taak/visie als ze de rol krijgen zoals in ons procesvoorstel
 staat.
 Daarvoor heb ik een opzet gemaakt voor het bespreekstuk voor de stuurgroep volgende week. Idee is dat de
 stuurgroep onze gedachten kan volgen en het gesprek kan voeren over de taakopvatting en de
 oplossingsrichting die we vanochtend hebben besproken.
 Kunnen jullie een korte blik werpen op dit stuk: https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
 voordat ik het naar 5.1.2.               stuur?
I 5.1.2.e
                               I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M     5.1.2.e          I
 5.1.2.e          ©nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.ni
 Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
          21 februari 2020
          t/m 20 juni 2021
          De oorlog                                                    F
         die bleef                                    -J
                                               a"uk
                                                                    TI
</pre>

====================================================================== Einde pagina 101 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 102 ======================================================================

<pre>Docnr759
  From:                   5.1.2.e
  Sent:                  Fri, 12 Mar 2021 09:38:25 +0100
  To:                     5.1.2.e      " <5.1.2.e
                                                     @nationaalarchief.nl>
  Subject:               RE: update
  Hi 512 e
             I
  Ik vind het lastig. NA heeft ervaring met privacybelangenafweging op dossierniveau. Niet perse op
  informatieniveau. Een voorbeeld waarbij we wel op informatieniveau handelen is een strafvonnis dat ter inzage
  wordt gegeven. Zijn de dader en slachtoffer overleden? Dan krijgt de aanvrager niet zondermeer inzage als er
  bijvoorbeeld nog mogelijk levende derden (zoals getuigen) in voorkomen. Dan beoordeel je het de inhoudt van
  het dossier. Dit doen we al.
  Maar is er sprake van een voogdijdossier? Eén kind kan dat opvragen en mag het gehele dossier inzien, ook de
  informatie over broers en zussen.
  Dus ik vind de stelling heeft NA veel ervaring mee dubbel. Aan de andere kant moeten we dit we ontwikkelen,
  en ik weet zeker dat DV dat kan. Misschien even bellen? Ik zie datje tot lOu gesprek hebt.
  Groet,
   5.1.2.e
           J
  Van: 5 2e        I
  Verzonden: vrijdag 12 maart 2021 9:11
  Aan: 5 2e           I
  Onderwerp: RE: update
  Dankje.
  Ik heb het stukje over standpunt nog iets aangepast. Wil jij dit nog lezen?
  Standpunt NA
  Door het aanbieden van bemiddeling en/of begeleiding als keuzemogelijkheid wordt recht gedaan aan de
  onafhankelijkheid/anonimiteit van de aanvrager.
  Door onderscheid te maken tussen diverse inzageroutes wordt de expertise van (en eventuele bemiddeling door)
  de RvdK ingezet voor de belangenafweging rondom afstammingsrecht waar het NA geen expertise in heeft. Ook
  wordt een aanvrager hierbij niet onnodig doorgezet naar een externe partij als het NA een aanvraag regulier kan
  behandelen. Hierbij wordt uiteraard zeer zorgvuldig omgegaan met de privacy belangenafweging, daar heeft het
  NA veel ervaring mee en ontwikkelt in het kader van de nieuwe Archiefwet de zogenaamde route "inzage in
  andere vorm" waarbij belangenafweging op grond van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen in een
  dossier geschiedt.
  De aanvrager krijgt hierdoor maximale vrijheid maar ook maximale toegankelijkheid.
  De bescherming van de privacy van andere betrokken is ook gewaarborgd.
  Van: 5.1.2.         I
  Verzonden: vrijdag 12 maart 2021 9:05
  Aan: 5 2e        I
  Onderwerp: RE: update
  Hoi 5.1.2.   I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 102 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 103 ======================================================================

<pre> Ik heb geen opmerkingen.
 Groet,
  5.1.2.e      ]
Van: 5 2e                  I
Verzonden: donderdag 11 maart 2021 16:42
Aan: 5.1.2.                     5.1.2.e
                                                     I
CC: 5 11.2.                   I
Onderwerp: update
 Hoi,
I 5.1.2.e        en ik hebben gesproken over hoe nu verder richting de stuurgroep. Ik heb haar gevraagd na te denken
 over wat het standpunt van de Raad is over haar taak/visie als ze de rol krijgen zoals in ons procesvoorstel
 staat.
 Daarvoor heb ik een opzet gemaakt voor het bespreekstuk voor de stuurgroep volgende week. Idee is dat de
 stuurgroep onze gedachten kan volgen en het gesprek kan voeren over de taakopvatting en de
 oplossingsrichting die we vanochtend hebben besproken.
 Kunnen jullie een korte blik werpen op dit stuk: https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
 voordat ik het naar 5.1.2.             stuur?
I 5.1.2.e
                             I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M     5.1.2.e          I
 5.1.2.e           ©nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.ni
 Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
          21 februari 2020
          t/m 20 juni 2021
          De oorlog
                                          --
                                           I 5.1.2.e
                                                         ■             F
         die bleef                                         3
                                                                    n
</pre>

====================================================================== Einde pagina 103 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 104 ======================================================================

<pre>Docnr762
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                            Mon, 15 Mar 2021 09:16:25 +0100
  To:                                5.1.2.e            " < 5.1.2.e
                                                                              @rvdk.nl>
  Subject:                         RE: format bespreekstuk stuurgroep
   Hoi 5.1.2.
   Heb het donderdag wel gezegd maar nog even voor de zekerheid: Morgen gaan we intern naar de processtap
     'AVG-afweging overige derden en besluit inzage' kijken met de vraag hoe privacy afwegingen (los van
   afstammingsinfo wat alleen door de Raad kan) wel/niet uitgevoerd kan worden bij het NA. Dat geeft hopelijk ook
   meer inzicht in de (on)mogelijkheden.
  Tot vanmiddag,
  I 5.1.2.e
             I
  Van: 5.1.2.                I
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 9:08
  Aan: '5i2e
  Onderwerp: format bespreekstuk stuurgroep
   Hoi 512.            I
   Hierbij zoals beloofd het format voor ons bespreekstuk voor de stuurgroep.
   Groeten!
  I 5.1.2.e
                               I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
    M    5.1.2.e          I
   5.1.2.e          ©nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
            De oorlog
           die bleef
                                               3                      TE
</pre>

====================================================================== Einde pagina 104 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 105 ======================================================================

<pre>Docnr763
  From:                              5.1.2.e
  Sent:                           Mon, 15 Mar 2021 10:49:42 +0100
  To:                                5.1.2.e                 " <5.1.2.e
                                                                                    @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Cc:                            ii 5.1.2.e         " <5.1.2.e
                                                                           @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        RE: Eigen aantekeningen verslag werksessie RvdK 11-3-2021
  Dank, ik zal het vanmiddag alvast met 5126                         bespreken.
  Van: 5.1.2.                           I
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 10:42
  Aan: 5 2e                    5.1.2.e
                                             I
  CC: = 2-               I
  Onderwerp: RE: Eigen aantekeningen verslag werksessie RvdK 11-3-2021
   Hi allemaal,
  Volgens mij geeft onderstaande een goede weergave van het gesprek.
  In onze werksessie kwam ook aan bod dat de bewaartermijn van civiele dossiers opgehoogd is van V24 naar
  V100 jaar. Volgens 5126                    (toch?) zou dit betekenen dat de RvdK alle stukken die nu een V100 termijn
  hebben in adoptiedossiers moeten kopiëren zodat zij zelf ook voor de duur van de bewaartermijn nog
  verantwoording kunnen afleggen over die stukken. De dossiers zouden dus niet gesplitst worden maar het is
  natuurlijk wel vertragend als zij alle dossiers nog eens door moeten gaan en kopieën moeten maken.
  Ik heb 512e                  daarom even gebeld. Hij heeft dit gevolg van de ophoging bij het opstellen van de
  selectielijst niet vernomen of in beeld gehad. Hij verwijst naar het "verslag overleg" bij de selectielijst voor de
  argumentatie van de RvdK: De vertegenwoordigers van de zorgdrager voorzien aanvankelijk de waardering 'V direct nadat het
  jongste kind de leeftijd van 24 jaar heeft bereikt', wat in lijn is met het bestaande Basisselectiedocument Kinderbescherming. Vervolgens
  vervangen zij deze waardering door '100 na geboorte', met het argument dat een kind levenslang informatie over zichzelf bij de RvdK kan
  opvragen. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vragen dat deze ingrijpende wijziging beargumenteerd en verantwoord
  wordt. Na intern beraad verduidelijken de vertegenwoordigers van de zorgdrager dat de dossiers van de RvdK unieke informatie bevatten.
  Sommige stukken zoals het rapport van de RvdK en het verzoekschrift worden aan de rechter overgemaakt, maar de onderliggende stukken
  - met deels informatie van de melders, deels informatie uit eigen onderzoek - niet. Voorts leert de ervaring van de RvdK dat de betrokkenen
  doorgaans op latere leeftijd hun dossier willen raadplegen, wat de keuze voor een langere termijn verklaart. Tot slot signaleert de RvdK dat
  sprake is van een hoog (500/jaar) en stijgend aantal inzagen. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris menen dat daarmee de
  keuze voor een langere termijn voldoende onderbouwd is.
  Het komt er dus op neer dat zij willen kunnen voorzien in de informatiebehoefte van kinderen.
  Om te voorkomen dat de RvdK alle dossiers nog eens door moet om deze stukken voor zichzelf te kopiëren,
  kunnen we de RvdK adviseren om die documenten die onderdeel uitmaken van een adoptiedossiers uit te
  zonderen van vernietiging. Daarmee wijzigt dus de V100 termijn in een B-termijn. De dossiers worden dan als
  één geheel overgebracht (wat sowieso de bedoeling al is) maar dan hoeft de RvdK zelf geen stukken achter te
  houden om over te kunnen verantwoorden.
  Groeten, 5.1.2.    I
  Van: 5 2e                I
  Verzonden: donderdag 11 maart 2021 12:35
  Aan: 5 2e            ; 5.1.2.e
                                                  1
  CC: 6 1,1.2.         ■
  Onderwerp: Eigen aantekeningen verslag werksessie RvdK 11-3-2021
  Dag allen,
</pre>

====================================================================== Einde pagina 105 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 106 ======================================================================

<pre> Hierbij mijn aantekeningen van de werksessie.
Groet,
  5.1.2.e
Verslag werksessie RvdK 11-3-2021
 5.1.2.e    begint de werksessie door een paar belangrijke vraagstukken te bespreken die ook aan de Stuurgroep zijn
voorgelegd, zoals de taak van bemiddeling door de RvdK.
 5.1.2.e            doet het voorstel om eventuele problemen / obstakels terug aan de commissie voor te leggen. 5.1.2.
geeft aan dit mee te nemen.
I 5.1.2.e
              iegt de procesplaat toe. De route van de buitenlandse adoptie kan de Raad zich goed voorstellen dat het
zo kan gaan. Het is eventueel handig om nog in gesprek te gaan met 512e                 5.1.2.e RvdK) om te kijken of er
eventuele uitzonderingen te bedenken zijn. Er is overeenstemming in de groep dat het over het algemeen een
 handige afspraak zou zijn om goed contact te houden tussen NA en RvdK voor eventuele moeilijke en/of
complexe aanvragen.
 De route van binnenlandse adoptiedossiers ligt volgens de Raad een stuk complexer dan nu wordt weergegeven.
 Het is op het eerste gezicht een goede samenvatting van alle opties, maar de AVG-afweging voor eventuele
 (half) broers / zussen is een veel voorkomend onderdeel bij de belangenafweging. Er is vaker sprake van een
gezinsdossier dan een kinddossier. Daarnaast komt het veel vaker voor dat een biologische moeder niet bekend
 is, dus de route voor machtiging en/of bewijs van overlijden zal dan in de praktijk niet vaak voorkomen.
Ondertussen is ook 5.1.2.            aangesloten. Zij geeft aan dat het negatief kan uitpakken voor het kind als er niet
van te voren al begeleiding wordt aangeboden. De dossiers zijn extreem gevoelig voor het kind en er spelen ook
veel actuele zaken hierover in de maatschappij nu. 512e stelt voor dat het een optie zou kunnen zijn om de optie
 begeleiding aan het begin van het proces aan te bieden.
I 5.1.2.e
              ligt toe dat het tevens een optie is om na de zienswijze bij de Raad een terugkoppeling te geven aan de
aanvrager en hem/haar dan twee opties aan te bieden:
          1. Keuze om dossier in te zien zonder dat de RvdK in bemiddeling gaat met biologische moeder.
          2. Keuze om de RvdK wel te laten bemiddelen voor mogelijk op inzage in meer informatie.
 Discussie
 Punt 2. (half) broers / zussen. De vraag of dit onderdeel is van afstammingsinformatie is de vraag voor een
jurist. Daarnaast speelt de vraag hoe de verhouding van de AVG, AW1995 en Nieuwe Archiefwet hier een andere
 privacyafweging kan worden gemaakt. Ook dit wordt voorgelegd aan de privacy jurist.
 Punt 1. Is er sprake van gescheiden afstands-, adoptie-, gezinsdossier?
 Nee dat is er over het algemeen niet, er is eerder sprake van gezinsdossier waarin alle informatie zit over
verschillende betrokkenen dan dat er sprake is van één kinddossier.
Verder zijn de "adoptiedossiers" zoals ze nu in Winschoten staan soms gemengd met civiele dossier. Dit is nog
een punt van aandacht omdat een nieuwe bewerking zou vereisen.
 Punt 3. Is een schriftelijke zienswijze mogelijk?
 Dit is een lastig punt want RvdK heeft ook de visie om contact tussen kind en biologische moeder te verbeteren.
 Dit kan niet via schriftelijk contact. Bovendien heeft niet iedere betrokkene(n) goede schriftelijke vaardigheden
om zich mee te kunnen uitdrukken. Als laatste is er het risico dat er minder afstammingsinformatie ter inzage
 kan worden gegeven dan meer.
 [...]
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e            I
  5.1.2.e
</pre>

====================================================================== Einde pagina 106 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 107 ======================================================================

<pre>Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M    512 e        I
E  5.1.2.e       g) nationaalarchief.nl
Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
in Linkedln
@ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 107 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 108 ======================================================================

<pre>Docnr764
   From:                                 ' 5.1.2.e
  Sent:                                  Mon, 15 Mar 202112:03:31 +0100
  To:                                    ' 5.1.2.e
                                                          "<l 5.1.2.e       @nationaalarchief.nl>
  Subject:                               RE: Eigen aantekeningen verslag werksessie RvdK 11-3-2021
   Wat is dit raar.
   De dossiers betreffende adoptie en afstand moeten worden bewaard en dus overgedragen, dus dan kunnen de
   betrokkenen deze dossiers altijd raadplegen.
   Als het gaat om dossiers die op grond van de selectielijst vernietigd moeten worden lijkt mij een bewaartermijn
   van 100 jaar erg lang.
   En dan klopt het ook juridisch dat de RvdK zolang tot het eind van de vernietigingstermijn inzage kunnen
   verlenen. Het lijkt mij goed om een scherp onderscheid te blijven maken tussen de blijvend te bewaren dossiers
   en de te vernietigen dossiers.
  I 5.1.2.e        5.1.2.e
                           ) 5.1.2.e
                                       I
  I 5.1.2.e   5.1.2.e
                                                                  I
    5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
             21 fobruari 2020                                                                 |
             t/m 20 juni 2021
             De oorlog                                                                       I
            die blee
  Van: 5 2e
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 10:50
  Aan: 5.1.2.                        I
  Onderwerp: FW: Eigen aantekeningen verslag werksessie RvdK 11-3-2021
  Ter info
  Van: 5 2e                                   ]
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 10:42
</pre>

====================================================================== Einde pagina 108 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 109 ======================================================================

<pre>Aan: 5 2e                      5.1.2.e
CC: 5                   I
Onderwerp: RE: Eigen aantekeningen verslag werksessie RvdK 11-3-2021
 Hi allemaal,
 Volgens mij geeft onderstaande een goede weergave van het gesprek.
 In onze werksessie kwam ook aan bod dat de bewaartermijn van civiele dossiers opgehoogd is van V24 naar
 V100 jaar. Volgens 5126                (toch?) zou dit betekenen dat de RvdK alle stukken die nu een V100 termijn
 hebben in adoptiedossiers moeten kopiëren zodat zij zelf ook voor de duur van de bewaartermijn nog
verantwoording kunnen afleggen over die stukken. De dossiers zouden dus niet gesplitst worden maar het is
 natuurlijk wel vertragend als zij alle dossiers nog eens door moeten gaan en kopieën moeten maken.
 Ik heb 5.1.2.e               daarom even gebeld. Hij heeft dit gevolg van de ophoging bij het opstellen van de
 selectielijst niet vernomen of in beeld gehad. Hij verwijst naar het "verslag overleg" bij de selectielijst voor de
 argumentatie van de RvdK: De vertegenwoordigers van de zorgdrager voorzien aanvankelijk de waardering 'V direct nadat het
jongste kind de leeftijd van 24 jaar heeft bereikt', wat in lijn is met het bestaande Basisselectiedocument Kinderbescherming. Vervolgens
vervangen zij deze waardering door '100 na geboorte', met het argument dat een kind levenslang informatie over zichzelf bij de RvdK kan
 opvragen. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vragen dat deze ingrijpende wijziging beargumenteerd en verantwoord
wordt. Na intern beraad verduidelijken de vertegenwoordigers van de zorgdrager dat de dossiers van de RvdK unieke informatie bevatten.
Sommige stukken zoals het rapport van de RvdK en het verzoekschrift worden aan de rechter overgemaakt, maar de onderliggende stukken
- met deels informatie van de melders, deels informatie uit eigen onderzoek - niet. Voorts leert de ervaring van de RvdK dat de betrokkenen
 doorgaans op latere leeftijd hun dossier willen raadplegen, wat de keuze voor een langere termijn verklaart. Tot slot signaleert de RvdK dat
 sprake is van een hoog (500/jaar) en stijgend aantal inzagen. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris menen dat daarmee de
 keuze voor een langere termijn voldoende onderbouwd is.
 Het komt er dus op neer dat zij willen kunnen voorzien in de informatiebehoefte van kinderen.
 Om te voorkomen dat de RvdK alle dossiers nog eens door moet om deze stukken voor zichzelf te kopiëren,
 kunnen we de RvdK adviseren om die documenten die onderdeel uitmaken van een adoptiedossiers uit te
 zonderen van vernietiging. Daarmee wijzigt dus de V100 termijn in een B-termijn. De dossiers worden dan als
 één geheel overgebracht (wat sowieso de bedoeling al is) maar dan hoeft de RvdK zelf geen stukken achter te
 houden om over te kunnen verantwoorden.
 Groeten, 5.1.2.    I
Van: 5 2e                 I
Verzonden: donderdag 11 maart 2021 12:35
Aan: 5 2e             ; 5.1.2.e
                                               I
CC: 6 1,1.2.          ■
Onderwerp: Eigen aantekeningen verslag werksessie RvdK 11-3-2021
 Dag allen,
 Hierbij mijn aantekeningen van de werksessie.
 Groet,
  5.1.2.e
           J
Verslag werksessie RvdK 11-3-2021
  5.1.2.e begint de werksessie door een paar belangrijke vraagstukken te bespreken die ook aan de Stuurgroep zijn
voorgelegd, zoals de taak van bemiddeling door de RvdK.
I 5.1.2.e
                doet het voorstel om eventuele problemen / obstakels terug aan de commissie voor te leggen. 5126                              I
 geeft aan dit mee te nemen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 109 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 110 ======================================================================

<pre>I 5.1.2.e
               legt de procesplaat toe. De route van de buitenlandse adoptie kan de Raad zich goed voorstellen dat het
zo kan gaan. Het is eventueel handig om nog in gesprek te gaan met 512e                       5.1.2.e RvdK) om te kijken of er
eventuele uitzonderingen te bedenken zijn. Er is overeenstemming in de groep dat het over het algemeen een
 handige afspraak zou zijn om goed contact te houden tussen NA en RvdK voor eventuele moeilijke en/of
complexe aanvragen.
 De route van binnenlandse adoptiedossiers ligt volgens de Raad een stuk complexer dan nu wordt weergegeven.
 Het is op het eerste gezicht een goede samenvatting van alle opties, maar de AVG-afweging voor eventuele
 (half) broers / zussen is een veel voorkomend onderdeel bij de belangenafweging. Er is vaker sprake van een
gezinsdossier dan een kinddossier. Daarnaast komt het veel vaker voor dat een biologische moeder niet bekend
 is, dus de route voor machtiging en/of bewijs van overlijden zal dan in de praktijk niet vaak voorkomen.
Ondertussen is ook 512e                    aangesloten. Zij geeft aan dat het negatief kan uitpakken voor het kind als er niet
van te voren al begeleiding wordt aangeboden. De dossiers zijn extreem gevoelig voor het kind en er spelen ook
veel actuele zaken hierover in de maatschappij nu. 512e stelt voor dat het een optie zou kunnen zijn om de optie
 begeleiding aan het begin van het proces aan te bieden.
I 5.1.2.e
               ligt toe dat het tevens een optie is om na de zienswijze bij de Raad een terugkoppeling te geven aan de
aanvrager en hem/haar dan twee opties aan te bieden:
          1. Keuze om dossier in te zien zonder dat de RvdK in bemiddeling gaat met biologische moeder.
          2. Keuze om de RvdK wel te laten bemiddelen voor mogelijk op inzage in meer informatie.
 Discussie
 Punt 2. (half) broers / zussen. De vraag of dit onderdeel is van afstammingsinformatie is de vraag voor een
jurist. Daarnaast speelt de vraag hoe de verhouding van de AVG, AW1995 en Nieuwe Archiefwet hier een andere
 privacyafweging kan worden gemaakt. Ook dit wordt voorgelegd aan de privacy jurist.
 Punt 1. Is er sprake van gescheiden afstands-, adoptie-, gezinsdossier?
 Nee dat is er over het algemeen niet, er is eerder sprake van gezinsdossier waarin alle informatie zit over
verschillende betrokkenen dan dat er sprake is van één kinddossier.
Verder zijn de "adoptiedossiers" zoals ze nu in Winschoten staan soms gemengd met civiele dossier. Dit is nog
een punt van aandacht omdat een nieuwe bewerking zou vereisen.
 Punt 3. Is een schriftelijke zienswijze mogelijk?
 Dit is een lastig punt want RvdK heeft ook de visie om contact tussen kind en biologische moeder te verbeteren.
 Dit kan niet via schriftelijk contact. Bovendien heeft niet iedere betrokkene(n) goede schriftelijke vaardigheden
om zich mee te kunnen uitdrukken. Als laatste is er het risico dat er minder afstammingsinformatie ter inzage
 kan worden gegeven dan meer.
 [...]
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e             I
I 5.1.2.e
                                    I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M      5 12 e
                          I
 E    5.1.2.e           (S) nationaalarchief.nl
Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
 in Linkedin
  @ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 110 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 111 ======================================================================

<pre>Docnr766
  From:                            5.1.2.e
  Sent:                          Mon, 15 Mar 2021 16:19:28 +0100
  To:                               5.1.2.e              <5.1.2.e            @rvdk.nl>
  Subject:                       civiele dossiers
   Hoi 512.          I
   Hierbij nog wat meer informatie over het bespreekpunt van de civiele dossiers in de bewerkte adoptiedossiers.
   Het valt nu een beetje in het niet vergeleken bij ons gesprek net, maar alvast om in de week te leggen:
  In onze werksessie kwam aan bod dat de bewaartermijn van civiele dossiers opgehoogd is van V24 naar V100
  jaar. We hebben begrepen dat volgens 512e                       dit betekenen dat de RvdK alle stukken die nu een V100
  termijn hebben in adoptiedossiers moeten kopiëren zodat zij zelf ook voor de duur van de bewaartermijn nog
  verantwoording kunnen afleggen over die stukken? De dossiers zouden dus niet gesplitst worden maar het is
   natuurlijk wel vertragend als alle dossiers nog eens door moeten en kopieën moeten maken.
  Om te voorkomen dat jullie alle dossiers nog eens door moet om deze stukken te kopiëren, is er een
   mogelijkheid om die documenten die onderdeel uitmaken van een adoptiedossiers uit te zonderen van
  vernietiging. Daarmee wijzigt dus de V100 termijn in een B-termijn. De dossiers worden dan als één geheel
  overgebracht (wat sowieso de bedoeling al is) maar dan hoeft de RvdK zelf geen stukken achter te houden om
  over te kunnen verantwoorden.
   5.1.2.e
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M    5.1.2.e          I
   5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                      I             rV
          die bleef
</pre>

====================================================================== Einde pagina 111 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 112 ======================================================================

<pre>Docnr767
  From:                     ' 5.1.2.e
  Sent:                     Mon, 15 Mar 2021 16:50:46 +0100
  To:                         5.1.2.e       " <5.1.2.e
                                                                  @nationaalarchief.nl>; "512e
  <5.1.2.e                @nationaalarchief.nl>; "512e                     "< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
                           n 5.1.2.e
  Cc:                                            " < 5.1.2.e
                                                                          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                  RE: dossier ASAA
  Attachments:              protocol-afstand-ter-adoptie-2019_0.pdf
  Hoi,
  Hoi,
  Ter info, dit document ontving ik van 512e                 I
  Uit de mail hieronder blijkt m.i. weer dat de inhoud van een dossier bepalend is voor de adviesvraag aan de
  RvdK, ervan uitgaande dat de RvdK adviseert over het concurrerend recht (en niet bemiddelt, e.d.). Het zou wel
  fijn zijn als er een goed overzicht is van de soorten dossiers die overgedragen gaan worden.
  Groet, 5.1.2.     I
  Van: 5 2e           I
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 15:00
  Aan: 5 2e                       ; 5.1.2.e            ; 5.1.2.e
  Onderwerp: FW: dossier ASAA
  Ter informatie.
  Van: 5 2e                      [5.1.2e                         @rvdk.nl]
  Verzonden: donderdag 11 maart 2021 15:19
  Aan: 5 2e           I
  Onderwerp: dossier ASAA
  Hoi 512e  I
  Ik kreeg een mail van onze archivaris 512e doorgestuurd. Dat betreft een informatieve mail van haar aan het NA, daterend uit
  2016 (!) over de inhoud van een adoptiedossier. Bij deze mail hoort een excelbestand om het eea te verduidelijken. Echter daar
  staan namen en geb. data in , die ik dus niet zonder meer kan doorsturen.
  Ik stuur eerst de mail door, deze geeft wel een beeld van de samenstelling van de dossiers. Mocht je alsnog de verduidelijking
  willen hebben via het excelbestand, dan zal ik de namen verkorten tot 1 letter. Het is een klein bestand, maar ben daar wel 10
  min mee bezig denk ik
  Mail 512e I
  Soms heeft een kind alleen 1 dossier. Hier moet het NA goed uitkijken of welke documenten de betrokkene mag zien en welke
  niet, (voorbeeld 1)
  Soms heeft een kind 2 dossiers. Een van de dooier behoort bij het kind en de andere dossier bij de afstand moeder(biologische
  moeder). Zoals je in voorbeeld 2 kan zien, hebben alle dossiers de gegevens van het kind. Maar een van de dossiers is van de
  afstandsmoeder. De dossiers van 1 kind bevatten hetzelfde gegevens behalve de kolom dossiernummer.
  Soms heeft een kind 3 dossiers (voorbeeld 3). Dit betekend dat de dossiers behoren bij het kind, biologische moeder en
  adoptieve ouders. Als je bij voorbeeld 3 de eerste kolom dossiernummer kijk, zie je dan eerst een letter(s) en dan een cijfer. De
  letter(s) vertellen ons waar de dossier vandaan is gekomen. In dit voorbeeld (Ar. 099585) Ar betelend de locatie Arnhem. Twee
  dossiers van dit kind komen uit Arnhem en de derde dossier T. 018591 komt uit Tilburg. Daarom wil de Raad van de
  Kinderbescherming dat alle adoptiedossiers bij elkaar blijft bij het NA. Anders gaan de dossiers van voorbeeld 3 van 1 kind naar
  verschillende RHC's en dan willen we te voorkomen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 112 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 113 ======================================================================

<pre>Vierde voorbeeld laat zien dat 1 biologische moeder heeft eigen 2 kinderen aan twee verschillende familie geeft.
Vijfde voorbeeld laat ons zien dat 1 familie heeft 2 kinderen geadopteerd van 2 verschillende biologische moeders.
Er zijn nog andere varianten (zie bijlage) die soms de behandeling van een dossier moeilijk zou maken. Daarom is de
samenwerking met de Raad zo belangrijk. Mijn collega's hebben hier heel veel jaren ervaring.
Ik geloof echt dat de Excelbestand een goede toegang is en jullie kunnen heel veel informatie eruit halen.
  Met vriendelijke groet,
 I 5.1.2.e
                                    I
 [ 5.1.2.e
                      I
 Werkdagen maandag tot en met donderdag
 Raad voor de Kinderbescherming
 Landelijke staforganisatie
 Turfmarkt 147 2511 DP | Den Haag
 T : + 512=                    I
  M        ; 5.1.2.e
                               I
I 5.1.2.e                  @rvdk.nl
 www.kinderbescherming.nl
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 113 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 114 ======================================================================

<pre>Docnr768
  From:                                5.1.2.e
  Sent:                              Mon, 15 Mar 202117:17:27 +0100
  To:                                ' 5.1.2.e                5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.                I
  <5.1.2.e
                                 @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.e                       " <5.1.2.e
                                                                                                         @nationaalarchief.nl>; "  5.1.2.e
      5.1.2.e                @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           FW: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Attachments:                       Memo bewaartermijn persoonsgegevens in de AVG. 23-06-2020 (2).pdf
  Hoi,
  Ik heb bij het gesprek tussen 512e                       en de 5.1.2.     II 5.1.2.e   gezeten. De 512.       gooit de boel weer overhoop door te
  stellen dat de RvdK eerst de AVG bewaartermijn vanuit haar primaire processen goed moet bepalen en pas
  daarna die van de selectielijst / AW. Omdat je anders je verwerkingsrecht vanuit de AVG kwijt bent (zoals in
  beoogde samenwerking inderdaad volgens haar het geval is). Ik heb aangegeven dat het besluit B al is
  genomen.
  Ik heb ze gevraagd ook heel goed naar de adviesrapporten te kijken. We hebben een nieuwe afspraak staan.
   @ 5.1.2.e
                      Wellicht is het handig dat er ook contact is met jou?
  @ 5.1.2.e
                  Kunnen we nagaan hoe de selectiegesprekken zijn geweest op dit punt?
  Morgen graag bespreken.
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5 2e                                                           @minjenv.nl]
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:31
  Aan: 5 2e                ; 5.1.2.e
                                                           I
  CC:' 6 1.2.
  Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Hartelijk dank! bijgaand ons memo over bewaartermijnen in de AVG.
  Met vriendelijke groet,
   5.1.2.e              I
   5.1.2.e     5.1.2.e                  Privacy en Veiligheid
  Servicecentrum Privacy en Veiligheid
  Justitiële Informatiedienst
  Ministerie van Justitie en Veiligheid
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
  Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
  T 5.1.2.6               / M 5.1.2.6
  E 5.1.2.e            @minjenv.nl
  www.iustid.nl
  Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
  Van: 512e                < 5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:17
  Aan: 5.1.2.e                                 < 5.1.2.6
                                                             @minjenv.nl>; 512e                       < 5.1.2.S
                                                                                                                    @minjenv.nl>
</pre>

====================================================================== Einde pagina 114 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 115 ======================================================================

<pre>CC:' 5.1                         ‘ < 5.1.2.e      @rvdk.nl>
Onderwerp: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
Dag,
Hierbij zoals toegezegd de adviesrapporten.
Met vriendelijke groeten,
5.1.2.e
                          I
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M    5.1.2.e          I
5.1.2.e          ©nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
        21 februari 2020
        t/m 20 juni 2021
        De oorlog
                                             ==
                                                   ge
                                                                      F
                                                             ■
       die bleef                                          .I
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
</pre>

====================================================================== Einde pagina 115 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 116 ======================================================================

<pre>Docnr769
                                                                  Justitiële Informatiedienst
                                                           3      Ministerie van Justitie en Veiligheid
                                                                                                        Servicecentrum Privacy en '
                                                                                                        Turfmarkt 147
                                                                                                        2511 DP Den Haag
                                                                                                        Postbus 484
                                                                                                        2501 CL Den Haag
                                                                                                        Contactpersonen
                                                                                                        5.1.2.e
         memo                       Bewaartermijn persoonsgegevens in de AVG
                                                                                                        5.1.2.e
                                                                                                        Datum
                                                                                                                      I
                                                                                                        23 juni 2020
         Dit memo gaat over de regels betreffende het vaststellen van de bewaartermijn van
         persoonsgegevens in de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG). Aan
         de hand van relevante jurisprudentie, normontwikkeling etc. zal dit document regelmatig
         worden bijgewerkt.
         Het memo heeft geen betrekking op de Richtlijn 2016/680 van het Europees Parlement en
         de Raad met het oog op opsporing en vervolging en de daarop gebaseerde Wet
         Politiegegevens en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.
         Allereerst staan we stil bij het wettelijk kader en daarna volgt een stappenplan om de
         bewaartermijn te bepalen. Vervolgens komen maatregelen en het langer bewaren na
         afloop van de bewaartermijn aan de orde. Als laatste worden relevante jurisprudentie en
         uitspraken van de AP besproken.
         I. Wettelijk kader
         In artikel 5, lid 1, onderdeel e, AVG is bepaald:
         "Persoonsgegevens moeten: worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de
         betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de
         persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; persoonsgegevens mogen voor
         langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog
         op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of
         statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze
         verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden
         getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen
         ("opslagbeperking")."
         Overweging 39 AVG licht de bepaling kort toe:
            .) Om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan
         noodzakelijk is, dient de verwerkingsverantwoordelijke termijnen vast te stellen voor het
         wissen van gegevens of voor een periodieke toetsing ervan.
         Zie voor het bepalen van de bewaartermijn het stappenplan onder II.
         Transparantieverplichtinq, privacyverklaring en verwerkinqsreqister
         In tegenstelling tot de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp), is in de AVG
         expliciet opgenomen dat de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene informeert over
         de periode gedurende welke de gegevens worden opgeslagen (zie bijvoorbeeld uitspraak
                                                                                                        Pagina 1 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 116 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 117 ======================================================================

<pre>1 onder V). Mocht dat onmogelijk zijn dan dient de betrokkene geïnformeerd te worden
over de criteria ter bepaling van die bewaartermijn op grond van artikel 13 lid 2
onderdeel a AVG en artikel 14 lid 2 onderdeel a AVG. De bewaartermijnen of de criteria
die ten grondslag liggen aan het vaststellen van die termijnen dienen te worden
vastgelegd. Ook dient onderbouwd en vastgelegd te worden waarom precisering van de
bewaartermijn niet mogelijk of wenselijk is (zie uitspraken 1 en 2 onder VI). Ten behoeve
van de transparantieverplichting en de eventuele controle door de toezichthouders dienen
de bewaartermijnen en de eventuele criteria ter bepaling daarvan te zijn vastgelegd in de
privacyverklaring en bij voorkeur ook in het verwerkingsregister conform artikel 30 AVG.
Rechten van betrokkenen
Het bewaren van persoonsgegevens komt ook terug in de uitoefening van de rechten van
de betrokkenen. Zo mag de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens niet
uitsluitend bewaren om op eventuele inzageverzoeken te kunnen reageren1. Ook hebben
betrokkenen op grond van artikel 17 lid 1 AVG het recht op gegevenswissing ('recht op
vergetelheid'), bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de
doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of de betrokkene zijn of haar toestemming intrekt.
II. Stappenplan voor het bepalen van de bewaartermijn
Verwerkingsverantwoordelijken moeten allereerst nagaan of ze gehouden zijn aan
wettelijk vastgestelde termijnen. Wanneer er geen wettelijk vastgestelde termijn is,
bepaalt de verwerkingsverantwoordelijke de termijn.
Er volgt hieronder een stappenplan dat doorlopen kan worden bij het bepalen van de
bewaartermijn.
1. Bewaartermijn bij wet voorgeschreven
Bekijk welke wetgeving op de gegevensverwerking van toepassing is, en of er bij of
krachtens die betreffende wet een bewaartermijn is vastgesteld.
Voor fiscale gegevens is de bewaarplicht bijvoorbeeld op 7 jaar vastgesteld (artikel 52, lid
4, Awr), voor medische gegevens in principe 15 jaar (artikel 7:454 BW) en voor
persoonsgegevens verzameld of verkregen in het kader van adviesverzoeken van het
Bureau bevordering integriteitsbeoordelingen geldt een bewaartermijn van 2 jaar (artikel
19 Wet Bibob) (zie onder VI). Soms worden er in één gegevensverwerking verschillende
soorten gegevens verwerkt, waarop verschillende wettelijke bewaartermijnen van
toepassing zijn. Die verschillende termijnen blijven dan gelden, bijvoorbeeld wanneer er
zowel fiscale als medische gegevens worden verwerkt. De (maximale) bewaartermijn is
dan respectievelijk 7 en 15 jaar.
NB De plicht tot het bewaren van overheidsinformatie (met persoonsgegevens) op basis
van de Archiefwet 1995, is een andere dan het bewaren van persoonsgegevens voor de
eigen verwerkingsdoeleinden op grond van de AVG. De verwerkingsverantwoordelijke
komt pas aan de plichten van de Archiefwet 1995 toe, als de persoonsgegevens
rechtmatig worden verwerkt2 (zie onder IV en uitspraak 2 onder V). Zie ook het
standpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens, met betrekking tot de verhouding tussen
1 Art. 15 AVG en overweging 64 AVG.
2
  De AVG is een Europese verordening die rechtstreekse werking heeft en voorgaat op nationaal recht, als
het gaat om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met de verwerking van
persoonsgegevens.
                                                                                                         Pagina 2 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 117 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 118 ======================================================================

<pre>AVG en Archiefwet, in het wetgevingsadvies inzake het concept wetsvoorstel
Modernisering Archiefwet (Archiefwet 2021).3
2. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt bewaartermijn
Indien er geen wettelijke bewaartermijn voor de gegevensverwerking is vastgesteld, dan
moet de verwerkingsverantwoordelijke de bewaartermijn bepalen.
Dit kan aan de hand van onderstaande vragen. Deze vragen zijn ook van toepassing voor
het bepalen van de bewaartermijnen bij de totstandkoming van wetgeving.
      a.) Wat zijn de doeleinden van de gegevensverwerking?
Aan de hand van welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden
bepaalt de verwerkingsverantwoordelijke hoe lang het noodzakelijk is de
persoonsgegevens te bewaren.4 Daarnaast dient ook rekening te worden gehouden met
aanvullende doeleinden waarvoor gegevens dienen te worden bewaard, bijvoorbeeld voor
interne controles of voor een audit. Maar ook in dat geval geldt dat het niet altijd
noodzakelijk is dat die gegevens voor deze doeleinden op direct of indirect
persoonsniveau beschikbaar zijn.
De Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP) heeft een advies5 geschreven met
betrekking tot het raadplegen van kentekens door de Belastingdienst. Hierin schrijft de AP
dat bij het geautomatiseerd lezen ('Automatic Number Plate Recognition: ANPR7) van
kentekengegevens in het kader van de heffing van motorrijtuigenbelasting, deze
kentekengegevens in beginsel binnen 24 uur worden vernietigd. In het geval van een
'treffer'vindt de vernietiging in ieder geval binnen zeven werkdagen plaats. In de
memorie van toelichting staat dat deze bewaartermijn noodzakelijk is om te voorkomen
dat bij twee elkaar kort opvolgende treffers een tweede aanslag wordt opgelegd voordat
de eerste treffer volledig in het systeem is verwerkt.6 Ook kan misbruik van de fiscale
faciliteiten zonder de kentekengegevens niet op een redelijke andere wijze door de
Belastingdienst worden vastgesteld. Volgens de AP is de toepassing van ANPR.
gerechtvaardigd, de bewaartermijn voldoende concreet en is de noodzaak van de lengte
van de bewaartermijn voldoende onderbouwd in de memorie van toelichting.
      b.) Wanneer is dit doel bereikt?
Bepaal wanneer het niet meer nodig is de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld bij
de beëindiging van een abonnement of lidmaatschap.
Een sportschool verwerkt gegevens over zijn klanten, met als doel hen een dienst aan te
kunnen bieden, toegang tot de sportschool te verlenen en het betalingsverkeer mogelijk
te maken. Zodra het abonnement of lidmaatschap wordt opgezegd, zijn deze doelen niet
meer aan de orde. Er is dus geen reden meer om al deze gegevens langer te bewaren,
behalve dat deel dat nodig is om aan de fiscale verplichtingen te voldoen of om te
bewaren voor eventuele civielrechtelijke procedures (bijvoorbeeld bij conflicten over de
betalingen).
      c.) Wat is de aard van de gegevens?
3
  Autoriteit persoonsgegevens, kenmerk Z2020-00153, 19.05.2020
  Art. 5 lid 1 onderdeel b AVG.
5
  AP, Advies conceptwijziging van de Wet op de Motorrijtuigenbelasting 1994, kenmerk Z2018-05108.
6
  Kamerstukken II 2018/19, 35027, 3, p. 4 en 11.
                                                                                                  Pagina 3 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 118 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 119 ======================================================================

<pre>Bij het bepalen van de bewaartermijn houdt de verwerkingsverantwoordelijke rekening
met de aard van de gegevens; hoe gevoeliger de gegevens, hoe minder snel een lange
bewaartermijn op persoonsniveau te rechtvaardigen is.
Zo zijn NAW-gegevens minder gevoelige gegevens dan bijzondere persoonsgegevens
zoals medische gegevens (artikel 9 AVG) en strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG).
Hoe gevoeliger de gegevens, des de groter de impact indien gegevens door verloop van
tijd niet meer juist of actueel blijken te zijn.
Houd er rekening mee dat voor het bewaren van bijzondere persoonsgegevens en
strafrechtelijke gegevens er hogere eisen gelden voor de beveiliging, bijvoorbeeld door
middel van versleuteling of beperking van de toegang.7
      d.) Welke gegevens zijn noodzakelijk om te verwerken (minimale
           gegevensverwerking) artikel 5 lid 1 sub c AVG?
Alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het realiseren van het doel mogen
worden verwerkt. Minimale gegevensverwerking (oftewel dataminimalisatie) dient te
worden toegepast. Ook moet er na verloop van tijd gekeken worden of (alle) vastgelegde
gegevens nog wel nodig zijn voor de doeleinden van de gegevensverwerking.
Het kan zijn dat een verwerkingsverantwoordelijke bij het opzeggen van een contract
gegevens langer mag of moet bewaren in verband met fiscale verplichtingen of eventuele
conflicten over betalingen. In deze gevallen mogen slechts de gegevens worden bewaard
die noodzakelijk zijn om die fiscale verplichtingen na te komen of civiele procedures te
voeren.
      e.) Wat is een redelijke (gepaste) bewaartermijn?
Ga na, gelet op het doel van de verwerking en de aard van de gegevens, wat een
redelijke termijn is en let er daarbij op dat de gegevens door tijdsverloop hun relevantie
of geldigheid kunnen verliezen.
Indien de gegevens niet meer relevant zijn, dienen ze ook niet meer bewaard te worden.
Te denken valt aan adresgegevens na een verhuizing of oude telefoonnummers.
      f.) Is een gelaagde bewaartermijn op zijn plaats?
In sommige gevallen is het vaststellen van een gelaagde bewaartermijn wenselijk. Er
kunnen verschillende bewaartermijnen gehanteerd worden voor verschillende soorten
gegevens. De bewaartermijn kan bijvoorbeeld in twee termijnen gesplitst worden, waarbij
de gegevens in de tweede helft van de termijn worden overgezet naar een zeer beperkt
toegankelijk bestand of digitale omgeving. Dit om te voorkomen dat teveel personen
toegang hebben tot de persoonsgegevens, terwijl die niet (meer) voor de dagelijkse
werkzaamheden noodzakelijk zijn.
Een voorbeeld waar een gelaagde bewaartermijn is toegepast, is het Protocol inzake
online handhaving van intellectuele eigendomsrechten, dat door DFW (Dutch Filmworks)
bij de AP is gemeld en door de AP rechtmatig is verklaard.8 Hierin worden er voor
verschillende categorieën van gegevens verschillende bewaartermijnen gehanteerd:
1) onmiddellijke verwijdering van gegevens die niet binnen de prioriteringscriteria vallen;
2) een vaste termijn voor gegevens die nader onderzoek vergen om eventuele
vervolgacties te bepalen en als er geen vervolgacties worden getroffen dan worden de
gegevens verwijderd;
7 Zie verder art. 32 AVG.
8https://autoriteitpersoonsqeqevens.nl/sites/default/files/atoms/files/protocol online handhaving auteur
srechten.pdf
                                                                                                         Pagina 4 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 119 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 120 ======================================================================

<pre>3) een vaste termijn voor gegevens waaruit vervolgacties volgen en die nodig zijn om een
specifieke handhavingszaak af te ronden of in het kader van lopende juridische
/gerechtelijke procedures.
Tot slot wordt de bewaartermijn ieder jaar gecontroleerd en waar persoonsgegevens de
bewaartermijn hebben overschreden, worden deze verwijderd.
Als er meerdere verwerkingsverantwoordelijken zijn (bijvoorbeeld in een
samenwerkingsverband) dan moet de bewaartermijn van de gegevens, die binnen dat
samenwerkingsverband worden verwerkt, gezamenlijk worden bepaald. Overigens blijven
de bewaartermijnen die voor de individuele verwerkingsverantwoordelijken gelden,
onverkort van toepassing. Het samenwerkingsverband kan dus geen langere
bewaartermijn vaststellen dan die voor één of meer partijen bij wet is vastgesteld. Zie
ook uitspraak 3 onder V.
Bij samenwerkingsverbanden kan het ook wenselijk zijn om een gelaagde bewaartermijn
vast te stellen. Een voorbeeld daarvan is te vinden in het Convenant Persoonsgerichte
aanpak voorkoming radicalisering en extremisme. In dit convenant staat dat
persoonsgegevens 5 jaar worden bewaard voor de afhandeling van klachten en de
verantwoording van verrichtingen en vervolgens vernietigd. Uiterlijk 1 jaar na de laatste
verwerking worden de persoonsgegevens gearchiveerd in een niet-actieve digitale
omgeving en zijn de gegevens slechts nog raadpleegbaar door de kernpartijen. Vanwege
de verschillende fasen in de aanpak is het in dit soort gevallen aan te bevelen een
gelaagde bewaartermijn op te nemen.
3. Bewaartermijnen vastleggen in selectielijsten (o.b.v. Archiefwet)
Is er bij het bepalen van de (primaire) bewaartermijn ook nog eens sprake van
overheidsinformatie dat archiefwaardig9 is, dan gelden daarnaast ook de vereisten van de
Archiefwet, waaronder de vastlegging in selectielijsten. De wettelijke en de zelf te bepalen
bewaartermijnen worden door de verwerkingsverantwoordelijke één-op-één overgenomen
in de selectielijsten. Zie ook onder IV.
III. Maatregelen in verband met afloop van de bewaartermijn
Na afloop van de bewaartermijn zijn de volgende opties mogelijk:
• Onmiddellijk wissen of vernietigen van de gegevens. NB. Wissen is niet hetzelfde als
       vernietigen. Het wissen houdt in dat gegevens buiten het bereik van de actieve
       administratie worden gebracht. Van vernietigen is pas sprake als de gegevens
       nergens meer zijn opgeslagen (dus ook niet in een back-up, schaduwdossiers, of
       persoonlijke mails).
• Verwijderen van de identificerende kenmerken van de gegevensverwerking, zodat de
       gegevens (onomkeerbaar) niet meer herleidbaar zijn tot personen (anonimiseren). De
       AVG is dan niet meer van toepassing.
• Na afloop van de wettelijke of zelf te bepalen bewaartermijnen persoonsgegevens
       langer bewaren ten behoeve van archivering in het algemeen belang,
       wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, mits voldaan
       wordt aan de passende waarborgen zoals genoemd in artikel 89 lid 1 AVG (zie ook
       onder IV.).10
Technische en organisatorische maatregelen11
9 Artikel 1, onderdeel c, Archiefwet 1995
10
  ’ Zie ook art. 5 lid 1 onderdeel e AVG en overwegingen 156-163 AVG.
11 Overweging 39 AVG.
                                                                                         Pagina 5 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 120 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 121 ======================================================================

<pre>De verwerkingsverantwoordelijke dient passende technische of organisatorische
maatregelen te treffen met betrekking tot de signalering van het einde van de
bewaartermijn. De maatregelen moeten in verhouding staan tot de risico's en redelijk zijn
met het oog op de stand van de techniek en de uitvoeringskosten die gemaakt moeten
worden om de maatregelen te implementeren. 12
Zo kan bij de inrichting van het ICT-systeem waarin de gegevens worden verwerkt, een
functie worden ingebouwd die bij het verstrijken van de bewaartermijn automatisch de
bestanden schoont, dan wel (tijdig) een signaal afgeeft dat de bewaartermijn gaat
verstrijken. Ook kan een protocol worden opgesteld waarin staat aangegeven wie
verantwoordelijk is voor het handmatig wissen of vernietigen van gegevens per systeem/
applicatie. Het verdient daarnaast de aanbeveling, om zowel de toegang tot de gegevens
als ook de verantwoordelijkheden met betrekking tot het (tijdig) wissen of vernietigen
van de gegevens, vast te leggen in een autorisatiematrix op functieniveau.
IV. Langer bewaren na afloop bewaartermijn
Na afloop van de (primaire) bewaartermijn mogen persoonsgegevens onder de AVG
langer worden bewaard. De verdere verwerking (langer bewaren) ten behoeve van
archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of
statistische doeleinden wordt als niet onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden
beschouwd. Voorwaarde voor de verdere verwerking voor die doeleinden is echter wel dat
de verwerkingsverantwoordelijke voorziet in passende waarborgen overeenkomstig artikel
89, eerste lid, AVG voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen.13
Archivering in het algemeen belang (archiefplicht)
Archivering in het algemeen belang is beperkt tot overheidsinstanties of openbare of
particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren.14
Het beheer van archieven is in hoofdlijnen geregeld in de archiefwetgeving (de Archiefwet
1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling). Momenteel wordt de Archiefwet
herzien.15
Overheidsinstanties of openbare of particuliere organen hebben bij archivering in het
algemeen belang zowel met de AVG als met de Archiefwet 1995 te maken. Voor wat
betreft de verwerking van persoonsgegevens heeft de AVG voorrang op de Archiefwet
1995. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen op grond van de Archiefwet 1995 kunnen
worden bewaard, als de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de
AVG en Uitvoeringswet AVG.16 Met andere woorden, als de verwerking van
persoonsgegevens onder de AVG onrechtmatig is, is dat ook zo onder de Archiefwet.
De AVG/UAVG en de Archiefwet 1995 moeten dus in onderlinge samenhang bekeken
worden.17 Zie ook uitspraak 2 onder V.
De Archiefwet heeft zelf geen bewaartermijnen voor overheidsinformatie vastgesteld,
maar wel een aantal spelregels op basis waarvan die bewaartermijn moet worden
vastgesteld. Het bepalen van deze termijnen is een continue wegingsproces waarbij
diverse belangen gewaarborgd moeten worden. Voor deze inhoudelijke afweging zijn
waarderingsinstrumenten beschikbaar die de basis vormen voor het vaststellen van de
12 Overweging 83 AVG.
13 MvT, UAVG, paragraaf 4.2.3. Verdere verwerking (beginsel van doelbinding), pagina 31.
14 Overweging 158 AVG.
15 Brief 0CW aan TK, Aanpassen Archiefwet en motie-Segers (34 362, 21), 11 juni 2018.
16 Art. 45 (U)AVG.
17 https://www.inspectie-oe.nl/onderwerpen/avq-en-de-archiefwet
                                                                                         Pagina 6 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 121 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 122 ======================================================================

<pre>bewaartermijnen in de selectielijsten. In de handreiking voor waardering en selectie van
archiefbescheiden 'Belangen in balans' van het Nationaal Archief, wordt hier verder op
ingegaan.18
Wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden
Als de (wettelijke) bewaartermijn is verstreken, moet de verwerkingsverantwoordelijke de
persoonsgegevens wissen, vernietigen of extra waarborgen treffen om de
persoonsgegevens langer te bewaren ten behoeve van wetenschappelijk of historisch
onderzoek en statistische doeleinden. Het verder verwerken van (bijzondere)
persoonsgegevens voor deze doeleinden wordt op grond van de AVG als verenigbaar19
beschouwd met de oorspronkelijke doeleinden.20 De verwerkingsverantwoordelijke moet
de bewaartermijn van de bestanden zelf bepalen. Het langer bewaren ten behoeve van
wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden kan alleen worden
uitgevoerd wanneer de verwerkingsverantwoordelijke eerst heeft beoordeeld of deze
doeleinden te verwezenlijken zijn door gebruik van geanonimiseerde persoonsgegevens,
oftewel door gegevensverwerking op basis waarvan de betrokkenen niet of niet meer
geïdentificeerd kunnen worden. Passende waarborgen dienen te worden toegepast. Die
waarborgen houden in dat er technische en organisatorische maatregelen worden
getroffen om het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen, bijvoorbeeld
door pseudonimisering van persoonsgegevens (zie ook onder III.).21 Zodra het doel is
beëindigd (bijvoorbeeld het einde van een wetenschappelijk onderzoek), moeten de
gegevens gewist of vernietigd worden.22
 Beperking rechten van betrokkenen
 Een aantal van de rechten van betrokkenen kunnen onder bepaalde omstandigheden
worden beperkt (zie met name de artikelen 12-14 AVG).23 Het recht op vergetelheid kan
bijvoorbeeld op grond van artikel 17 lid 2 onderdeel d AVG niet worden uitgeoefend
wanneer het uitoefenen van dit recht de verwezenlijking van de doeleinden van de
archivering ernstig belemmert of onmogelijk maakt. Dit betekent dat de
verwerkingsverantwoordelijke het verzoek van een betrokkene om wissing van zijn/haar
gegevens kan weigeren en persoonsgegevens langer kan bewaren, mits dit noodzakelijk
is met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch
onderzoek of statistische doeleinden. Zie ook artikel 45 van de UAVG.
V. Jurisprudentie
Onderstaand volgt jurisprudentie over de bewaartermijn. In het algemeen blijft
jurisprudentie die onder de Wbp gold, ook nog steeds relevant onder de AVG.
      1. Bewaartermijn gegevens in strijd met de Wbp
 Rb. Rotterdam 22 juni 2016, ECLI: NL: RBROT: 2016:4667
 De Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: IGZ) dient het dossier over een klacht te
verwijderen, omdat klaagster niet was geïnformeerd dat de bij de klacht ingediende
gegevens 10 jaar zouden worden bewaard.
18 https://www.nationaalarchief.nI/a rch iveren/ken n isba n k/ha n d re iking-waardering-en-select ie
19 Art. 6 lid 4 AVG, art. 9 lid 2 onderdeel j AVG jo. art. 89 lid 1 AVG.
20 Overweging 50 AVG.
21 Overweging 156 AVG.
22 Zie bijvoorbeeld 'The Netherlands Code of Conduct for Scientific Practice' van de VSNU.
23 Overwegingen 62-65 AVG.
                                                                                                       Pagina 7 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 122 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 123 ======================================================================

<pre>R.o. 8.: "Vast staat dat verweerder een dossier over een melding standaard gedurende
tien jaar na afsluiting van een melding bewaart op twee locaties, te weten zowel bij IGZ
ais bij het LMZ. Ter zitting heeft verweerder desgevraagd geen verklaring kunnen geven
waarom het nodig is om de dossiers op beide locaties bewaren. De rechtbank is van
oordeel dat ook overigens niet aannemelijk is geworden dat het noodzakelijk is om de
dossiers standaard op twee locaties te bewaren. Bovendien is door verweerder ter zitting
erkend dat het gelet op het doel om jaarlijks een klachtbeeld te publiceren niet nodig is
dat de persoonsgegevens door het LMZ standaard gedurende tien jaar worden bewaard.
Gelet op voorgaande is het gedurende tien jaar bewaren van de persoonsgegevens op
beide locaties in strijd met het bepaalde in artikel 11, eerste lid, van de Wbp."
     2. De Archiefwet biedt geen zelfstandige grondslag
Raad van State 23 augustus 2017, ECLI:NL:RVS:2017:2232
De Raad van State benadrukt dat de bewaarplicht van de Archiefwet pas aan de orde is
wanneer de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de Wbp.
R.o. 4.1.1.: "(...jlngevoige artikel 3 van de Archiefwet zijn de overheidsorganen verplicht
de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in
aanmerking komende archiefbescheiden. Naar het oordeel van de Afdeling vormt deze
algemene bepaling niet een zelfstandige grondslag voor de verwerking van bijzondere
persoonsgegevens als bedoeld in artikel 23, eerste lid, aanhef en onder f, van de Wbp, nu
aan de bewaarplicht van de Archiefwet pas wordt toegekomen als gegevens in
overeenstemming met de Wbp worden verwerkt.(...)"
     3.  Geen grondslag om een bewaartermijn te hanteren die afwijkt van de in Wpg
         genoemde maximale termijnen
Rb. Noord-Holland 4 april 2013, ECLI:NL:RBNHO:2013:2711
Uit deze uitspraak blijkt dat een wettelijk vastgestelde bewaartermijn (in dit geval een
bewaartermijn uit de Wet politiegegevens), niet op basis van een
samenwerkingsovereenkomst kan worden verlengd. Eiser heeft verweerder op grond van
de Wet politiegegevens verzocht de over hem in de registers van de Financial Intelligence
Unit-Nederland opgenomen persoonsgegevens te verwijderen. Gegrondverklaring van het
beroep.
R.o. 4.6.: "In de Wpg zelf wordt voor het verwerken van de hier aan de orde zijnde
gegevens een uiterste termijn van vijf jaar na de datum van de laatste verwerking
genoemd. Uit het voorgaande volgt dat niet is voorzien in een tevoren schriftelijk
vastgelegde termijn waarbinnen het verder verwerken van de betreffende gegevens wordt
beëindigd. Gelet daarop bestaat er naar het oordeel van de rechtbank geen grondslag om
in een gevat ais het onderhavige een termijn te hanteren die afwijkt van de in de Wpg zelf
genoemde maximale termijn van vijf jaar na de datum van de laatste verwerking.
     4. Gelaagde bewaartermijn kentekenparkeren
Hof Amsterdam 7 januari 2016. ECLI:NL:GHAMS:2016:146
Het Gerechtshof heeft in deze zaak geoordeeld dat kentekenparkeren niet in strijd is met
het EVRM dan wel met de Wbp.
                                                                                       Pagina 8 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 123 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 124 ======================================================================

<pre>R. o. 4.3.1.: "Een scan van een kenteken waarvoor niet of onvoldoende was betaald, blijft
90 dagen (13 weken) bewaard. Deze wettelijke bewaartermijn is nodig voor het
afhandeien van een eventueel bezwaar en daarop volgend beroep. (...).
Kentekens uit de parkeerrechten worden ais volgt bewaard:
a. 90 dagen (...) nadat het parkeerrecht is beëindigd, wordt het kenteken verwijderd (...)
b. Het parkeerrecht wordt na afloop van de eerste 3 maanden nog 10 maanden zonder
kenteken bewaard in het centrale parkeerregister.
c. Het parkeerrecht wordt na afloop van die 13 maanden nog 7 jaar in een
archiefdatabase bewaard.
Het kenteken wordt niet meteen uit het parkeerrecht verwijderd omdat soms iemand een
naheffingsaanslag parkeerbelastingen krijgt, terwijl hij wei heeft betaald en dan in
bezwaar gaat. In dat gevat is het noodzakelijk dat een medewerker Bezwaar en Beroep de
betaling nog kan vinden in het centrale parkeerregister (...)."
     5. Bewaren gegevens herkomst en nationaliteit niet toegestaan
Rb Midden-Nederland, 11 september 2018, ECLINL: RBMNE2018:4404
Vanwege het maatschappelijke belang bij bescherming van bijzondere persoonsgegevens
wil de rechtbank de vraag of DUO de gegevens over herkomst en ras wel mag bewaren
niet achterwege laten.
R.o. 16.: "Verweerder heeft in strijd met de Wbp bijzondere persoonsgegevens verwerkt
om te proberen aan eiseres tegemoet gekomen. Hoe prijzenswaardig die
tegemoetkomende opstelling van verweerder ook is, het had niet gemogen. Verweerder
benadrukt ter zitting en in het verweerschrift dat de gegevens over herkomst en
nationaliteit in het BRON geen enkel doel dienen. Ze worden niet gebruikt voor beleid of
de uitvoering daarvan. Ze worden ook niet (meer) gebruikt ter bevoordeling van bepaalde
minderheidsgroepen. Het bewaren van die gegevens over herkomst en nationaliteit in het
BRON valt onder het verwerken van bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4,
aanhef en onder 2, van de AVG. Als het zo is dat er geen doei is voor het bewaren van
deze gegevens en er is geen andere uitzonderingsgrond uit de AVG van toepassing of een
ontheffing van de AP, dan is het bewaren van deze gegevens over herkomst of
nationaliteit van leerlingen in het BRON niet toegestaan."
     6. UWV mag gegevens agressieve cliënt bewaren en opslaan
Raad van State, 24 oktober 2018, ECLI:NL:RVS:2018:3484
UWV heeft een agressieve cliënt een waarschuwing gegeven en zijn gegevens op een
waarschuwingslijst geplaatst (het Agressie Registratiesysteem Overheid). Client verzoekt
het UWV om verwijdering van zijn gegevens.
De Raad van State heeft geoordeeld dat er is sprake van een publiekrechtelijke taak van
het UWV, welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinden en dat de verwerking
noodzakelijk was met het oog op deze doeleinden. De gegevens mogen dus opgeslagen
en bewaard worden.
VI. Uitspraken AP
     1. Wijziging bewaartermijn Wet Bibob onvoldoende onderbouwd
AP, 24 september 2018, kenmerk: z2018-06417
                                                                                      Pagina 9 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 124 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 125 ======================================================================

<pre>Volgens de AP wordt in het wetsvoorstel onvoldoende onderbouwd waarom de termijnen
die het Bureau bevordering integriteitsbeoordelingen hanteert bij de verwerking van
persoonsgegevens voor de behandeling van verzoeken om advies verlengt worden van 2
naar 5 jaren (artikelen 19 en 29 Wet Bibob).
De AP stelt dat 'In de memorie van toelichting bij het conceptwetsvoorstel is onvoldoende
onderbouwd dat de veronderstelde efficiencywinst noodzaakt tot een bewaartermijn die
2,5 keer zo lang is. Een deugdelijke afweging tussen de mogelijke efficiencywinst en de
inbreuk die de verlenging van de bewaartermijn oplevert op de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen, ontbreekt. Daarbij dient ook de
werkzaamheden om de gegevens op actualiteit te beoordelen en het risico dat toch
gebruik zai worden gemaakt van niet actuele gegevens, te worden meegewogen.
    2. Persoonsgegevens niet oneindig bewaren in het Register sociale hygiëne
AP, 3 april 2019, kenmerk: z2019-08065
De conceptwijziging en de Drank- en Horecawet bevatten geen bewaartermijnen voor de
verwerking van persoonsgegevens in het Register sociale hygiëne. De AP adviseert om de
bewaartermijn - eventueel in de vorm van een maximum - in het concept vast te leggen,
dan wel aan te geven waarom precisering niet mogelijk of wenselijk is.
'Volgens het beginsel van opslagbeperking mogen persoonsgegevens niet langer worden
bewaard dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt
noodzakelijk is (artikel 5, eerste lid, onder e, van deAVG). Een algemene normstelling
zoals deze brengt mee dat er moet worden geconcretiseerd voor specifieke
gegevensverwerkingen. De AP acht het uit oogpunt van transparantie en rechtszekerheid
in beginsel wenselijk dat de wetgever de bewaartermijn bepaalt indien het maken van
afwegingen in individuele gevallen niet aangewezen is en een logische bewaartermijn ook
niet onmiskenbaar uit de context voortvloeit. In de toelichting kan de lengte van de
bewaartermijn worden onderbouwd, dan wel kan worden gemotiveerd waarom de
bewaartermijn niet op voorhand kan worden geconcretiseerd. ‘
                                                                                      Pagina 10 van 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 125 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 126 ======================================================================

<pre>Docnr770
  From:                            5.1.2.e
  Sent:                          Mon, 15 Mar 202117:20:32 +0100
  To:                              5.1.2.e
                                                      "<l 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                       beleidskeuzes adoptiedossiers
  Attachments:                    Beleidskeuzes stuurgroep 19-03-2021.docx
  Dag 5126              I
  Er is een bespreekstuk in de maak voor de stuurgroep a.s. vrijdag. Ik heb ons procesmodel als uitgangspunt
  genomen, het zou immers een oplossingsrichting kunnen zijn.
  Zie bijlage concept document. RvdK projectgroep moet dit nog aanvullen vanuit hun standpunt namelijk: ze
  willen dat hun huidige werkwijze niet veranderd, dat bemiddeling geen keuze is maar vaste procedure blijft.
  Ik wil in het stuk al de juiste bewoording vanuit het NA pakken. Zou jij concreet naar blz. 2 "Standpunt NA"
  willen kijken en je input geven vóór woensdag? Of bellen?
  Dank,
   5.1.2.e
            I
   5.1.2.e
                            I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e           I
  5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                                    V
          die bleef                                I
                                                                     ra
</pre>

====================================================================== Einde pagina 126 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 127 ======================================================================

<pre>Docnr772
  From:                   5.1.2.e
  Sent:                  Mon, 15 Mar 2021 17:48:38 +0100
  To:                     5.1.2.e     " <5.1.2.e
                                                   @nationaalarchief.nl>
  Subject:               Beleidskeuzes stuurgroep 19-03-2021.docx
  Attachments:           Beleidskeuzes stuurgroep 19-03-2021.docx
  Hoi 512.    I
  Dank je. Dit geeft het dilemma heel goed weer denk ik.
  Ik heb paar dingetjes in de tekst wat veranderd en onze voorkeursoptie op aparte regel gezet voor de
  duidelijkheid. Laatste blokje mag van mij weg.
  Kijk maar even of je het goed vindt zo. (en paar typos met de beruchte d's en t's).
  Groet,
  I 5.1.2.e I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 127 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 128 ======================================================================

<pre>Docnr774
  From:                                         5.1.2.e
  Sent:                                      Mon, 15 Mar 202117:56:17 +0100
  To:                                           5.1.2.e       " < 5.1.2.e
                                                                                   @nationaalarchief.nl>; " 512e BD/DII"" <51.2. @minjenv.nl>;
      5.1.2.e                           5.1.2.e          @rvdk.nl>
  Cc:                                          1 5.1.2.e                  " <5.1.2.e
                                                                                                @rvdk.nl>
  Subject:                                   RE: opdrachtformulering beleidskeuzes adoptiedossiers
  Beste allen,
  Met dank aan                5.1.2.e   en 5.1.2.        I
  Wmb is dit inderdaad de vraag.
  Groet,
   5.1.2.e
                I
  Van: 5 2e                      I
  Verzonden: maandag 8 maart 2021 18:03
  Aan: ‘5.1.2.                     BD/DII'; 5.1.2.                         5.1.2.e
  CC: ' = i =
  Onderwerp: opdrachtformulering beleidskeuzes adoptiedossiers
  Beste stuurgroep,
  In aanloop naar en vanuit de laatste stuurgroep is gebleken dat er vanuit de organisaties een andere perceptie
  lijkt te zijn op hoe het proces moest gaan lopen. De kern zit in de vraag of de huidige werkwijze bij de Raad
  aangepast dient te worden of niet.
  In de adviesrapporten is onvoldoende benadrukt dat bemiddeling / gesprekken voeren met betrokkenen de basis
  kan zijn voor het advies in het huidige werkproces van de Raad.
   De 512 e                           zorgen voor een bespreekstuk met twee oplossingsrichtingen:
           1. Een richting waarbij de werkwijze van de Raad overeind blijft / met daarbij benodigde afspraken rondom
                  het advies/besluittraject.
           2. Een richting waarbij de werkwijze van de Raad zich focust op dossieronderzoek / focust op
                  belangenafweging op basis van AVG en afstammingsrecht.
  Geen uitgebreide scenario's maar op hoofdlijnen zodat de stuurgroep het gesprek kan voeren over de vragen die
  er spelen voor het verdere verloop van het project.
  Graag horen we of deze formulering klopt met jullie verwachtingen.
  Groeten,
   5.1.2.e        en 512 e  I
   5.1.2.e
                                     I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e           I
  5.1.2.e           @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
</pre>

====================================================================== Einde pagina 128 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 129 ======================================================================

<pre>Docnr776
  From:                                   5.1.2.e
  Sent:                                  Tue, 16 Mar 2021 09:13:05 +0100
  To:                                     5.1.2.e
                                                                      "<l 5.1.2.e                  @nationaalarchief.nl>
  Subject:                               RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Inderdaad! Het is een jurist van een service centrum bij JenV dus zij moet zich inwerken in het onderwerp.
  Van: 5.1.2.                          I
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 17:21
  Aan: 5 2e                  ; 5.1.2.e                    ; 5.1.2.e                   ; 5.1.2.e
                                                                                                           I
  Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Ha 512. I
  Zo gaat dat.             i
  Ik snap het niet helemaal, 'verwerkingsrecht' ?
  Dat zal wel komen, maar we zullen JenV en RvdK goed aan hun eigen afspraken en intenties moeten houden.
  Tot spreeks,
   5.1.2.e   I
  Van: 5 2e                I
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 17:17
  Aan: 5 2e                       ; 5.1.2.e                           ; 5.1.2.e            ;    5.1.2.e
                                                                                                                 I
  Onderwerp: FW: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Hoi,
  Ik heb bij het gesprek tussen 5.1.2.                              en de privacy jurist gezeten. De jurist gooit de boel weer overhoop door te
  stellen dat de RvdK eerst de AVG bewaartermijn vanuit haar primaire processen goed moet bepalen en pas
  daarna die van de selectielijst / AW. Omdat je anders je verwerkingsrecht vanuit de AVG kwijt bent (zoals in
  beoogde samenwerking inderdaad volgens haar het geval is). Ik heb aangegeven dat het besluit B al is
  genomen.
  Ik heb ze gevraagd ook heel goed naar de adviesrapporten te kijken. We hebben een nieuwe afspraak staan.
   @ 5.1.2.e
                      Wellicht is het handig dat er ook contact is met jou?
  @ 5.1.2.6
                  Kunnen we nagaan hoe de selectiegesprekken zijn geweest op dit punt?
  Morgen graag bespreken.
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5 2e              512                      [5.1.2e                    @minjenv.nl]
  Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:31
  Aan: 5 2e                  ; 5.1.2.e               - BD/SCPV
  CC: ' 6.1.2.
  Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Hartelijk dank! bijgaand ons memo over bewaartermijnen in de AVG.
  Met vriendelijke groet,
   5.1.2.e             I
   5.1.2.e     5.1.2.e                     Privacy en Veiligheid
  Servicecentrum Privacy en Veiligheid
  Justitiële Informatiedienst
  Ministerie van Justitie en Veiligheid
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
  Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
</pre>

====================================================================== Einde pagina 129 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 130 ======================================================================

<pre>T 5.1.2.6                   / M 5.1.2.
E 5.1.2.e            @minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Van: 512e                     < 5.1.2.8           @nationaalarchief.nl>
Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:17
Aan: 5.1.2.e             5121                 < 5.1.2.6
                                                            @minjenv.nl>; 5.1.2.e
                                                                                    -BD/SCPV<51.2.e @minjenv.nl>
CC:' 5.1                                ‘ <5.1.2.e            @rvdk.nl>
Onderwerp: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
Dag,
Hierbij zoals toegezegd de adviesrapporten.
Met vriendelijke groeten,
5.1.2.e
                                I
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M    5.1.2.e          I
5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
        21 februari 2020
        t/m 20 juni 2021
                                                    2-
        De oorlog                                                     i           /
       die bleef
                                                        4
                                                          3                   n
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain Information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
</pre>

====================================================================== Einde pagina 130 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 131 ======================================================================

<pre>sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
</pre>

====================================================================== Einde pagina 131 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 132 ======================================================================

<pre>Docnr777
   From:                                     5.1.2.e
  Sent:                                   Tue, 16 Mar 2021 11:55:11 +0100
  To:                                      ' 5.1.2.e
                                                            "< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>; "512e
   <5.1.2.e                              @nationaalarchief.nl>; "512e               " <5.1.2.e
                                                                                                       @nationaalarchief.nl>; " 5.1.2.e
       5.1.2.e                        @nationaalarchief.nl>; "512e                -  5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                                RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
   Dank 512e ! We gaan e.e.a. richting 512e 5.1.2.                        meegeven. Dit kan daar zeker in mee. Ik laat jullie nog meelezen!
   Groeten 5.1.2. I
  Van: 5 2e                            I
  Verzonden: dinsdag 16 maart 2021 11:53
  Aan: 5 2e                                      ; 5.1.2.e      ; 5.1.2.e                ;   5.1.2.e  5.1.2.e
  Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
   Beste collega's,
   Als ik even een duit in het zakje mag doen en in aansluiting op de mail van 512e                                met de passages in de
   selectielijst : ik vermoed dat het hierbij gaat om de grondslag voor de Raad voor verdere verwerking van de
   persoonsgegevens, zoals bewaren en ter inzage geven en het gebruik van de persoonsgegevens voor het
   benaderen van de betrokkenen .
   In het kader van de AVG moet de verwerking van de persoonsgegevens proportioneel zijn, niet langer dan nodig
   en niet voor een ander doel dan waarvoor verzameld. Een selectielijst is daarin mede een instrument voor het
   vaststellen van de termijn, ook binnen het kade van de AVG. Misschien moet dat nog landen bij de RvdK?
   Groet,
    5.1.2.e          5.1.2.e  5.1.2.e
  I 5.1.2.e     5.1.2.e
                                                                   I
    5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
               21 februari 2020
               t/m 20 juni 2021
               De oorlog
               die bleef
                            i
</pre>

====================================================================== Einde pagina 132 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 133 ======================================================================

<pre>Van: 5 2e                          I
Verzonden: dinsdag 16 maart 2021 9:10
Aan: 5 2e                  5.1.2.e          ; 5.1.2.e   ; 5.1.2.e
CC: = 2-
Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t ASAA dossiers
Goedemorgen,
 Uiteraard wordt de verhouding tussen Archiefwet en AVG meegenomen bij het opstellen van de selectielijst en
 het waarderen van processen.
 Ik heb zojuist met 512e gebeld en hij wees mij op de twee paragrafen in de selectielijst van JenV: paragraaf 3.3
Archiefwet en gegevensbescherming en paragraaf 3.4 Verantwoording van de waarderingen.
Voor de volledigheid heb ik beide paragrafen bijgevoegd, maar je kunt de gehele selectielijst ook raadplegen via
deze link: https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
 Belangrijkste passage uit 3.3:
 In het kader van de Rgbs en de AVG is 'archivering in het algemeen belang' en daarmee het permanent bewaren
van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
 De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst,
waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd. Dit betekent dat er afstemming moet
zijn tussen de bepaalde termijnen in een verwerkingsregister en de bewaartermijnen op de selectielijst. Dit kan
 bijvoorbeeld door een koppeling te maken tussen de selectielijst JenV en het verwerkingsregister van elke
organisatie van JenV (zie bijvoorbeeld het online raadpleegbare AVG-verwerkingsregister van JenV ). Een
 koppeling valt niet altijd eenduidig te maken, vooral omdat de Archiefwet 1995 betrekking heeft op
archiefbescheiden en de Rgbs / AVG op persoonsgegevens.
 Belangrijkste passage uit 3.4:
 Bij het opstellen van deze selectielijst is gebruik gemaakt van een risicoanalyse. De risicoanalyse houdt in dat
 per proces gekeken is wat een passend bewaartermijn is voor de processen indien deze niet voor blijvende
 bewaring in aanmerking komen. De volgende overwegingen zijn meegenomen:
            Verwerkingsregisters zijn gebruikt die in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
             (AVG) en de Richtlijn gegevensbescherming strafrecht (Rgbs) zijn opgesteld.
Overigens snap ik niet hoe de privacy jurist nu de koppeling legt tussen de AVG-bewaartermijn en het
"verwerkingsrecht".
 Ik hoop dat dit wat meer helderheid schept in het proces om te komen tot bewaartermijnen.
Groeten,
I 5.1.2.e
          I
Van: 5 2e                I
Verzonden: maandag 15 maart 2021 17:26
Aan: 5 2e                    ; 5.1.2.e ; 5.1.2.e       ;  5.1.2.e
                                                                           I
CC: 6 1,1.2.           I
Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
 Hoi,
 Heel bijzonder dit. Het klopt dat bepaalde rechten van betrokkenen na overbrenging veranderen, maar dat is
geen reden om de selectielijst en de overbrengingstermijn cf. de Archiefwet niet te volgen.
Groet, 512e         I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 133 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 134 ======================================================================

<pre>Van: 5 2e                                 I
Verzonden: maandag 15 maart 2021 17:21
Aan: 5 2e                       ; —                     ; 5.1.2.e                    ;   5.1.2.e
                                                                                                         I
Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
 Ha 512. I
Zo gaat dat.                 i
Ik snap het niet helemaal, 'verwerkingsrecht' ?
 Dat zal wel komen, maar we zullen JenV en RvdK goed aan hun eigen afspraken en intenties moeten houden.
Tot spreeks,
I 5.1.2.e
              I
Van: 5 2e                     I
Verzonden: maandag 15 maart 2021 17:17
Aan: 5 2e                           ; 5.1.2.e
                                                                    ; 5.1.2.                ;    5.1.2.e
                                                                                                            I
Onderwerp: FW: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
 Hoi,
Ik heb bij het gesprek tussen 512e                                en de 5.1.2.  II 5.1.2.e gezeten. De 5.1.2. gooit de boel weer overhoop door te
stellen dat de RvdK eerst de AVG bewaartermijn vanuit haar primaire processen goed moet bepalen en pas
daarna die van de selectielijst / AW. Omdat je anders je verwerkingsrecht vanuit de AVG kwijt bent (zoals in
 beoogde samenwerking inderdaad volgens haar het geval is). Ik heb aangegeven dat het besluit B al is
genomen.
Ik heb ze gevraagd ook heel goed naar de adviesrapporten te kijken. We hebben een nieuwe afspraak staan.
  @ 5.1.2.e
                       Wellicht is het handig dat er ook contact is met jou?
  @ 5.1.2.e
                   Kunnen we nagaan hoe de selectiegesprekken zijn geweest op dit punt?
 Morgen graag bespreken.
Groeten van 5.1.2.               I
Van: 5 2e                  512                  [5.1.2e                   @minjenv.nl]
Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:31
Aan: 5 2e                       ; 5.1.2.e          - BD/SCPV
CC: ' 6.1.2.
Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
 Hartelijk dank! bijgaand ons memo over bewaartermijnen in de AVG.
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e                I
 5.1.2.e        5.1.2.e                     Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
 Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
 Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
                             / M 5.1.2.6
T     5.1.2.e
 E 5.1.2.e              @minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
</pre>

====================================================================== Einde pagina 134 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 135 ======================================================================

<pre>Van: 512e                     <5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>
Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:17
Aan: 5.1.2.e             5121                < 5.1.2.S
                                                           @minjenv.nl>; 5.1.2.e
                                                                                   - BD/SCPV <512e @minjenv.nl>
CC:'                                   ‘< 5.1.2.e            @rvdk.nl>
Onderwerp: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
Dag,
Hierbij zoals toegezegd de adviesrapporten.
Met vriendelijke groeten,
5.1.2.e
                                I
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M    5.1.2.e          I
5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
        21 februari 2020
        t/m 20 juni 2021
        De oorlog                                                                F
       die bleef                                                 —
                                                                     -
                                                                             n
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
</pre>

====================================================================== Einde pagina 135 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 136 ======================================================================

<pre>Docnr778
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                           Tue, 16 Mar 2021 14:11:15 +0100
  To:                                 5.1.2.e  " <5.1.2.e
                                                                    @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Hi 512 e
                I
  Ik heb geen aanvullingen.
  Groet,
   5.1.2.e
              ]
  Van: 5.1.2.             I
  Verzonden: dinsdag 16 maart 2021 13:20
  Aan: 5 2e                      5.1.2.e                  ; 5.1.2.e           ; 5.1.2.e
                                                                                          I
  CC: = 2-
  Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
  Beste collega's,
  Hierbij een concept mail die uiterlijk morgenochtend ga sturen naar 512e                  5.1.2.e
                                                                                                    II 5.1.2.e
                                                                                                               I
  Willen jullie er ook een blik op werpen?
  Beste 512e           en 5.1.2.    I
  In aanvulling op de adviesrapporten zou ik nog informatie meegeven over het proces rondom de selectielijst.
  Een selectielijst is mede een instrument voor het vaststellen van de termijn, ook binnen het kader van de AVG.
  In het kader van de AVG moet de verdere verwerking van de persoonsgegevens, zoals bewaren en ter inzage
  geven en het gebruik van de persoonsgegevens voor het benaderen van de betrokkenen, proportioneel zijn.
  Kortom, de verhouding tussen Archiefwet en AVG is/wordt meegenomen bij het opstellen van de selectielijst en
  het waarderen van processen. Met name twee paragrafen in de selectielijst van JenV zijn hierbij van belang:
  paragraaf 3.3 Archiefwet en gegevensbescherming en paragraaf 3.4 Verantwoording van de waarderingen.
           1. Belangrijkste passage uit 3.3: In het kader van de Rgbs en de AVG is 'archivering in het algemeen belang'
                en daarmee het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke
                rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het
                permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording
                moet kunnen worden afgelegd. Dit betekent dat er afstemming moet zijn tussen de bepaalde termijnen in
                een verwerkingsregister en de bewaartermijnen op de selectielijst. Dit kan bijvoorbeeld door een
                koppeling te maken tussen de selectielijst JenV en het verwerkingsregister van elke organisatie van JenV
                (zie bijvoorbeeld het Online raadpleegbare AVG-verwerkingsregister van JenV ). Een koppeling valt niet
                altijd eenduidig te maken, vooral omdat de Archiefwet 1995 betrekking heeft op archiefbescheiden en de
                Rgbs / AVG op persoonsgegevens.
           2. Belangrijkste passage uit 3.4:
                Bij het opstellen van deze selectielijst is gebruik gemaakt van een risicoanalyse. De risicoanalyse houdt in
                dat per proces gekeken is wat een passend bewaartermijn is voor de processen indien deze niet voor
                blijvende bewaring in aanmerking komen. De volgende overwegingen zijn meegenomen:
                           Verwerkingsregisters zijn gebruikt die in het kader van de Algemene Verordening
                             Gegevensbescherming (AVG) en de Richtlijn gegevensbescherming strafrecht (Rgbs) zijn
                             opgesteld.
  Verder vind ik het belangrijk om nogmaals te benadrukken dat we een duidelijke opdracht hebben om een nieuw
  proces te ontwikkelen. De vraagstelling is niet: is het mogelijk om de beoogde samenwerking aan te gaan? We
  weten al dat dat niet zomaar kan. Maar: hoe kunnen we de adviesrol van de Raad wel mogelijk maken? De
</pre>

====================================================================== Einde pagina 136 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 137 ======================================================================

<pre>aanleiding van de vraagstelling is het vooralsnog ontbreken van een wettelijke grondslag voor het voortzetten
van een rol voor de Raad in een nieuwe situatie, na overbrenging. Dat is nu juist de kern van de vraag: wat is
 nodig om een (nieuwe?) taak, in een nieuwe situatie mogelijk te maken? Het uitgangspunt dat de archieven
overgedragen gaan worden staat namelijk niet ter discussie. Dit is door alle partijen omarmd met de
commitment om tot een nieuwe inzageproces te komen.
 Mijn collega 512e                             kan een mondelinge toelichting geven op e.e.a. vanuit de Archiefwet. Kan zij
contact opnemen?
Groeten van 5.1.2.
Van: 5 2e
Verzonden: dinsdag 16 maart 2021 11:53
Aan: 5 2e                             ; 5.1.2.e          ; 5.1.2.e         ; 5.1.2.e   ; 5.1.2.e
                                                                                                      I
Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
 Beste collega's,
Als ik even een duit in het zakje mag doen en in aansluiting op de mail van 5.1.2.                  met de passages in de
selectielijst : ik vermoed dat het hierbij gaat om de grondslag voor de Raad voor verdere verwerking van de
 persoonsgegevens, zoals bewaren en ter inzage geven en het gebruik van de persoonsgegevens voor het
 benaderen van de betrokkenen .
 In het kader van de AVG moet de verwerking van de persoonsgegevens proportioneel zijn, niet langer dan nodig
en niet voor een ander doel dan waarvoor verzameld. Een selectielijst is daarin mede een instrument voor het
vaststellen van de termijn, ook binnen het kade van de AVG. Misschien moet dat nog landen bij de RvdK?
Groet,
I 5.1.2.e       5.1.2.e ) 5.1.2.e
                                    I
  5.1.2.e  5.1.2.e
 5.1.2.e
Vrijdags afwezig
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
T. 5.1.2.e
                                  I
          21 febrvari 2020
           t/m 20 juni 2021
          De oorlog
          die bleef
                                                          4                          ë
                                                                                                 A
</pre>

====================================================================== Einde pagina 137 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 138 ======================================================================

<pre>Docnr779
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Tue, 16 Mar 2021 14:37:44 +0100
  To:                                 5.1.2.e                   5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.                                I
  <5.1.2.e                      @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          FW: Notulen werksessie 2 ASAA dossiers
  Attachments:                      Notulen werksessie 2 ASAA dossiers met wijz.docx
  Ter informatie nog. De definitieve versie zet ik tzt in Proza.
  Van: 5.1.2.              I
  Verzonden: vrijdag 12 maart 2021 10:55
  Aan: ‘5.1.2.8
  Onderwerp: RE: Notulen werksessie 2 ASAA dossiers
  Hoi 512e         I
  Dankjewel! Hierbij enkele aanvullingen erbij.
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5 2e                              [5.1.2e                         @rvdk.nl]
  Verzonden: donderdag 11 maart 2021 18:44
  Aan: 5 2e                I
  Onderwerp: Notulen werksessie 2 ASAA dossiers
  Hi 512e
  Dit is de juiste versie, ik merkte dat ik een stukje vergeten was.
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 138 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 139 ======================================================================

<pre>Docnr782
   From:                              5.1.2.e                       " <5.1.2.e
                                                                                            @rvdk.nl>
  Sent:                             Tue, 16 Mar 2021 17:49:09 +0100
  To:                                 5.1.2.e           " < 5.1.2.e
                                                                             @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          Stuurgroep inzagebeleid ASAA 19-03-21
  Attachments:                      Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA 19-03-21. docx. Beleidskeuzes stuurgroep 19-03-2021.docx
  Hoi 512e    I
  Hierbij de agenda voor vrijdag a.s. Ik heb het standpunt van de RvdK verwoord. Heb jij nog aanpassingen in het document?
  Laat je weten of je hiermee akkoord bent? Dan kan ik het morgen versturen. Ik moet even zoeken, maar volgens mij heb ik de
  concept-notulen die je gemaakt hebt.
  Document van de bewaartermijnen niet mee sturen lijkt mij.
  Groet 512e        I
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 139 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 140 ======================================================================

<pre>Docnr786
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Wed, 17 Mar 2021 10:50:23 +0100
  To:                                  5.1.2.e                      " < 5.1.2.e
                                                                                              @rvdk.nl>
  Subject:                          RE: Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA 19-03-21
  Attachments:                      Concept Verslag Stuurgroep Adoptiedossiers 05-03-2021.docx, 20210302 Procesplaat versie 0.4.docx,
  Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA 19-03-21 met wijz 512e                                    Beleidskeuzes stuurgroep 19-03-2021 versie 2.docx
  Hoi 512.         I
        1. Bespreekstuk beleidskeuzes: Ik heb het bespreekstuk aangepast bij standpunt NA n.a.v. ons gesprek
              maandag over visie etc.! Ook heb ik de tweede punt bij open eindjes geactualiseerd n.a.v. het gesprek
              met 512e 512e      I
        2. Agenda: Verder aanvulling gedaan op terugkoppeling gesprek 512. in agenda, we hebben namelijk ook
              benadrukt wat onze opdracht van de stuurgroep was.
        3. Conceptverslag van vorige keer toegevoegd.
        4. En tenslotte de procesplaat om mee te sturen met het bespreekstuk ter info. Ik vind het fijn om de
              stuurgroep te laten zien hoeveel werk we inmiddels wel verricht hebben.
  Groeten van 5.1.2.
  PS Document over bewaartermijnen hoeft idd niet mee, eens!
  Van: 5.1.2.                                                            @rvdk.nl]
  Verzonden: woensdag 17 maart 2021 10:29
  Aan: 5 2e                I
  Onderwerp: Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA 19-03-21
  Hoi, de agenda ietsje aangepast.
  Ik heb ook een kleine wijziging aangebracht in ons standpunt. Maar ik voeg dat wel in als jij het document hebt aangepast.
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 140 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 141 ======================================================================

<pre>Docnr791
   From:                                      5.1.2.e
                                                                                 "< 5.1.2.e         @minjenv.nl>
  Sent:                                     Wed, 17 Mar 2021 12:45:16 +0100
  To:                                         5.1.2.e            " < 5.1.2e
                                                                                       @nationaalarchief.nl>
   Cc:                                         5.1.2.e
                                                                              "< 5.1.2.e                @rvdk.nl>; " 512e                 "< 5.1.2.e @minjenv.nl>;
      5.1.2.e                    " < 5.1.2e
                                                               @nationaalarchief.nl>
  Subject:                                  RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
   Prima! Dank daarvoor.
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e               I
  I 5.1.2.e        512 e               Privacy en Veiligheid
  Servicecentrum Privacy en Veiligheid
  Justitiële Informatiedienst
   Ministerie van Justitie en Veiligheid
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
   Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
  T 5.1.2e                  / M 5.1.2e
                                                    I
   E 5.1.2e
                         @minjenv.nl
  www.justid.nl
  Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
  Van: 512e                       < 5.1.2e               @nationaalarchief.nl>
  Verzonden: woensdag 17 maart 2021 12:43
  Aan:        5.1.2.e                                 < 5.1.2e         @minjenv.nl>
   CC:' 5.1.2.e                              ' < 5.1.2.e
                                                                             @rvdk.nl>,     5.1.2.e                < 5.1.2.e
                                                                                                                             @minjenv.nl>;   5.1.2.e
                                                                                                                                                          I
   < 5.1.2e                      @nationaalarchief.nl>
   Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
   Beste 512 e
   Dank. De gegevens van 512e                          zijn toegevoegd in de cc.
   Mvg,
    5.1.2.e
  Van: 5.1.2.                                                               @minjenv.nl]
  Verzonden: woensdag 17 maart 2021 12:38
  Aan: 5.1.2.                  I
   CC:15.1                                  5.1.2.e
                                                                           I
   Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
   Beste 512 e
   Hartelijk dank voor de selectielijst en de aanvullende toelichting rondom het proces.
   De vraagstelling is wat ons betreft helder en wij nemen dat mee in ons advies.
  Voor nu is het handig dat wij ons eerst gaan inlezen in de stukken en mochten we naar aanleiding daarvan nog concrete vragen hebben over
   de Archiefwet en met name de selectielijst, dan nemen we graag contact op met jouw collega 512e                                      I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 141 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 142 ======================================================================

<pre> Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e            I
I 5.1.2.e   5.1.2.e                Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
 Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
 Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
T 5.1.2.               / M 5.1.2.6
                                              I
 E 5.1.2.e        l@minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Van: 5.1.2.                 I < 5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>
Verzonden: woensdag 17 maart 2021 11:00
Aan: 5.1.2.e                                 I  < 5.1.2.e   @minjenv.nl>; 512e                     I < 5.1.2.e  @minjenv.nl>
 CC:' 5.1                                ‘ <5.1.2.e            @rvdk.nl>
 Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
 Beste 512 e        en 5.1.2.
 In aanvulling op de adviesrapporten zou ik nog informatie meegeven over het proces rondom de selectielijst.
 De bewaartermijnen in de selectielijst komen voort uit een bij wet vastgesteld proces waarin verschillende belangen, risico's en juridische
 kaders worden gewogen. Een selectielijst is mede een instrument voor het vaststellen van de termijnen voor tijdelijk bewaren, vernietigen
 of blijvend bewaren, ook binnen het kader van de AVG. Eén van de methoden die hiervoor wordt ingezet is de risicoanalyse waarbij de
verwerkingsregisters zijn gebruikt die in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Richtlijn
gegevensbescherming strafrecht (Rgbs) zijn opgesteld. In de selectielijst zijn twee paragrafen opgesteld die de verhouding tussen Archiefwet
 en gegevensbescherming (paragraaf 3.3) en de verantwoording van de waarderingen (paragraaf 3.4) toelichten. Voor de volledigheid heb ik
 beide paragrafen toegevoegd in de bijlage.
 Beide adviesrapporten en de grondige belangenafweging hebben geleid tot het besluit om ASAA-dossiers permanent te bewaren en op
termijn over te brengen aan het Nationaal Archief. Dit punt staat dus niet meer ter discussie. De opdracht die wij hebben is om een nieuw
 inzageproces te ontwikkelen voor het moment dat de dossiers zijn overgebracht aan het Nationaal Archief. De vraagstelling is niet: is het
 mogelijk om de beoogde samenwerking aan te gaan? We weten al dat dat niet zomaar kan. De RvdK, het min JenV en het NA hebben reeds
 besloten het advies van de Adviescommissie JenV op te volgen. Dat houdt in overbrenging van de adoptiedossiers naar het NA en een
 aangepast inzageproces door een adviesrol door de Raad. De vraag is daarom: hoe kunnen we deze adviesrol wel mogelijk maken? De
 aanleiding van de vraagstelling aan jullie is het vooralsnog ontbreken van een wettelijke grondslag voor het voortzetten van een rol voor de
 Raad in een nieuwe situatie, na overbrenging. Dat is juist de kern van de vraag: wat is nodig om een (nieuwe?) taak, in een nieuwe situatie
 mogelijk te maken?
 Mijn collega 5.1.2.                       kan een mondelinge toelichting geven op e.e.a. vanuit de Archiefwet. Kan zij contact opnemen ?
 Met vriendelijke groeten,
  5.1.2.e               I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
</pre>

====================================================================== Einde pagina 142 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 143 ======================================================================

<pre>Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M 5.1.2.e
5.1.2. e       @nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl.
         21 februari 2020
         t/m 20 juni 2021
         De oorlog                                            IL                         y
                                                                                         V
        die bleef                                                 I
                          "ue-
Van: 5.1.2.                                                         @minjenv.nl]
Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:31
Aan: 5.1.2.                     5.1.2.e
                                                                I
CC: ' 51.2.e                              1
Onderwerp: RE: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
Hartelijk dank! bijgaand ons memo over bewaartermijnen in de AVG.
Met vriendelijke groet,
5.1.2.e               I
5.1.2.e        5.1.2.                  Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
T 5.1.2.S               / M 5.1.2.6
                                                  I
E 5.1.2.e           g3minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Van: 5.1.2.                    I < 5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>
Verzonden: maandag 15 maart 2021 16:17
Aan: 5.1.2.e                                     i  < 5.1.2.e
                                                                  @minjenv.nl>;  5.1.2.e                   < 5.1.2.e
                                                                                                                     @minjenv.nl>
CC:' 5.1.2.                                  ' <5.1.2.e
                                                                    @rvdk.nl>
Onderwerp: adviesrapporten m.b.t. ASAA dossiers
</pre>

====================================================================== Einde pagina 143 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 144 ======================================================================

<pre>Dag,
Hierbij zoals toegezegd de adviesrapporten.
Met vriendelijke groeten,
5.1.2.e               I
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M 5.1.2.           I
5.1.2.e        @nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl.
        21 fobruari 2020
        t/m 20 juni 2O21
        De oorlog                                                       - *
       die bleef
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden
aan het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or ifthis message
was sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no
liability for damage of any kind resulting from the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden
aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 144 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 145 ======================================================================

<pre>Docnr793
  From:                               5.1.2.e                         " <5.1.2.e
                                                                                             @rvdk.nl>
  Sent:                             Wed, 17 Mar 2021 16:36:39 +0100
  To:                                5.1.2.e                                      @rvdk.nl>; "512e
       5.1.2.e                @nationaalarchief.nl>;                512e         @minjenv.nl'" <512e         @minjenv.nl>
  Cc:                                5.1.2.e            " < 5.1.2.8            @nationaalarchief.nl>; 512e             @minjenv.nl'" <5.1.2.            @minjenv.nl>
  Subject:                          stukken voor Stuurgroep 19-03-21
  Attachments:                      20210302 Procesplaat versie 0.4.docx, Concept Verslag Stuurgroep Adoptiedossiers 05-03-2021.docx,
  Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA 19-03-21.docx. Beleidskeuzes stuurgroep 19-03-2021 (2).docx
  Beste stuurgroep leden,
  Hierbij de agenda en de stukken voor het overleg van vrijdag a.s.
     Met vriéndelijke groet,
   I 5.1.2.e
                                       I
   I 5.1.2.e
                        I
    Werkdagen maandag tot en met donderdag
     Raad voor de Kinderbescherming
     Landelijke staforganisatie
   Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
    T : + 5.1.2.                I
     M      ;  5.1.2.e          ]
   I 5.1.2.e                 @rvdk.nl
     www.kinderbescherming.nl
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 145 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 146 ======================================================================

<pre>Docnr794
                                                                 2a,
                                                                           Nationaal Archief
                                                                 5         Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
                                                                           Wetenschap
                                                                                                                Prins Willem-Alexanderhof 20
                                                                                                                2595 BE Den Haag
                                                                                                                T ++5.1.2.         ]
                                                                                                                www.nationaalarchief.nl
                                                                                                                Datum
                                                                                                                5 maart 2021
         VERSLAG
         Omschrijving                   Stuurgroep Adoptiedossiers
         Vergaderdatum en -tijd          5 maart 2021, 10.00 - 11.00 uur
         Vergaderplaats                  Webex
         Aanwezig                                                                      (JenV), 512= I
                                        I 5.1.2.e           (RvdK), 512 e
                                          5.1.2.e    (NA voorzitter), 5.1.2e                       (RvdK),
         Afwezig
                                        I5.1.2.e               (NA verslag)
         1.        Opening en mededelingen
                   Geen mededelingen.
         2.        Vorig overleg
                   Verslag stuurgroep 19-02-2021 is vastgesteld.
                   Advies jurist:
                     5.1.2.e zorgt z.s.m. voor een naam. 5.1.2.               worden meegenomen in
                    het gesprek. Risico insteek bij vraagstelling: zoeken naar de
                    mogelijkheden. 5.1.2e         schetst de verwachting dat de ruimte in de
                   Archiefwet om als archiefinstelling extern advies in te zetten rondom het
                    omgaan met openbaarheidsbeperkingen benut kan worden. Daarnaast
                    speelt vooral het regelen van de AVG waarborging van het omgaan met
                    gegevens door een derde partij.
                    ACtie 512 e     Juridische vraagstukken in gang zetten bij een jurist en in
                    contact brengen met 5.1.2.               I
                    Joustra:
                   I 5.1.2.e     heeft contact gehad met 5.1         (5.1.2e
                                                                                        II 5.1.2.e   I
                    expertisecentrum) over de relatie met het project. Voorstel kwam om een
                    feedback moment in te richten waarbij de adoptie sector meegenomen
                    wordt. Motivatie voor deze externe "check" zou zijn om te zorgen voor
                    transparantie richting het andere traject. Het is nu nog niet te zeggen op
                    welk moment in de planning dit het beste gedaan kan worden. Wel is
                    duidelijk dat dit contact via de lijn van de Raad moet lopen, en niet via het
                    project.
                                                                                                                Pagina 1 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 146 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 147 ======================================================================

<pre>                                                                                 Nationaal Archief
                                                                                 Datum
                                                                                 5 maart 2021
3. Stand van zaken project
   Samenvatting kick-off ASAA dossiers 18-02-2021.docx (ter informatie
    meegegeven)
   Werksessie 04-03-2021
   Tijdens de werksessie met beide projectteams is stilgestaan bij het huidige
   werkproces van afweging en bemiddeling bij de Raad. We zijn aan de slag
   gegaan om te definiëren wat het NA nodig heeft om terug te zien in een
   advies van de Raad, om daarmee de inzage van een dossier te kunnen
   verzorgen.
    Bij de start van het project was het idee om een afwegingskader op te
   stellen die de Raad hanteert bij het opstellen van een advies voor het NA.
    Dit idee is nu getoetst. Voorlopige conclusie is dat het niet mogelijk is om
   een afwegingskader op te stellen voor het proces bij de Raad. Een
   toetsingskader voor het NA lijkt vanuit de casuïstiek wel te maken, net als
   het aanwijzen van onderdelen die in een advies terug zouden kunnen
    komen. Het expliciet motiveren van de afwegingen is het belangrijkste
   daarin.
    Het huidige werkproces bij de Raad is een verweven geheel van het
   afwegen van belangen op basis van contact, begeleiding en bemiddeling
   tussen betrokkenen. Bemiddeling is een benodigd onderdeel om te komen
   tot een besluit maar ook in de zorg voor de cliënten en andere
   betrokkenen, het is een dynamisch proces. Bij het nemen van een besluit
   over inzage wordt regelmatig ook mondeling e.e.a. toegelicht of
   samengevat aan betrokkenen, naast het geven van begeleiding in het
   omgaan met de mogelijk gevoelige thema's in een dossier.
    Bij het nabespreken van de werksessie kwamen de 5.1.2.              tot de
   conclusie dat we als project / stuurgroep voor een paar beleidskeuzes
   staan. Dit werd verder besproken bij agendapunt 4.
4. Stuurgroep rapportage
   Bespreekpunt: scenario's taakverdeling.
   We zijn tijdens het traject uitgegaan van "eenvoudige" knip in
   taakgebieden: aanvraag (NA) - onderzoek/advies (RvdK) - inzagebesluit
   (NA) - inzage (NA). Ook is het belang van de cliënt/ klant meegenomen.
   Het inzicht groeit nu dat er een principiëlere vraag naar boven komt. De
   huidige zorgtaak is onlosmakelijk verbonden met de belangenafweging
   van bijvoorbeeld het recht op afstammingsinformatie en de diverse AVG-
   afwegingen. Welke plek heeft dit dynamische werkproces en deze
   zorgtaak van de Raad in onze beoogde samenwerking? Wat wordt de
   reikwijdte van de adviesrol omdat dit verweven in met consultatie? Is er
   wel sprake van afgesloten archiefdossiers? Wat wil de stuurgroep hiermee
                                                                                 Pagina 2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 147 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 148 ======================================================================

<pre>                                                                                 Nationaal Archief
                                                                                 Datum
                                                                                 5 maart 2021
       en wat willen de interne organisaties hierin?
       De stuurgroep vraagt de 512e            hiermee aan de slag te gaan en
       een bespreekstuk op te stellen voor de volgende stuurgroep. Dit kan in de
       vorm van scenario's maar betreft vooral de vraag welke beleidskeuzes
       nodig zijn.
       Actie 512=   en 5.1.2. Opdrachtformulering voorleggen aan de stuurgroep
       leden per mail, daarna opdracht uitwerken voor de stuurgroep van 19
       maart 2021.
       Actie voor hierna: De impact van dit gesprek op de beoogde planning
       komt later terug.
5.     W.v.t.t.k. (eventueel zonder 5.1.2.            )
Bijlagen
    •  Verslag stuurgroep adoptiedossiers 05-03-2021
    •  Stuurgroeprapportage 05-03-2021
                                                                                 Pagina 3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 148 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 149 ======================================================================

<pre>Docnr795
         Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA-dossiers, d.d. 19 maart 2021
         1 Opening
         2 Vaststellen concept- Notulen SG 5 maart 2021
         3 Verzoek om besluit: Proces aanvraag NA-verzoek/opdracht aan RvdK. Zie bijlage 1
         Toelichting; NA en RvdK hebben een generiek procesmodel besproken.
         Hieruit komt voort dat niet in alle gevallen de RvdK betrokken hoeft te worden, (bv geen dossier in beheer,
         machtiging van adoptie- of biologische ouder, Ook is verdere betrokkenheid van de RvdK niet nodig als bij
         benadering van de betrokkenen, deze toestemming geven tot inzage.
         Hierin is overeenstemming.
         Voornaamste punt van visieverschil is gelegen in wat de aanvrager aangeboden kan worden.
                   NA gaat uit van een keuzemogelijkheid van de aanvrager voor gesprekken met betrokkenen door de
                   RvdK.
                   RvdK wil dit niet als een keuzemogelijkheid aanbieden, maar als procedure.
         4 Bespreekpunt: Risico Grondslag AVG
         Toelichting: 5.1.2.e en 5.i.2.e hebben een gesprek gevoerd met juristen van het Servicecentrum Veiligheid en
         Informatie. De vraagstelling is uitgebreid met hen besproken.
         De eerste reactie van de juristen was dat de RvdK (nog) geen taak heeft als het NA de dossiers beheerd. Dat
         was ons al bekend. Een eerste oplossing kan gevonden worden in het verlengen van de primaire bewaartermijn
         bij de RvdK. Dit is echter niet in lijn met de afspraken/ uitgangspunten van het project, namelijk overbrenging
         en gezamenlijk opstellen nieuwe inzagebeleid.
             6ihebben aangegeven dat we als opdracht hebben te laten uitzoeken hoe we een rol voor de Raad in het
         inzageproces wél mogelijk kunnen maken. Beide adviesrapporten en de grondige belangenafweging hebben
         geleid tot het besluit om ASAA-dossiers permanent te bewaren en op termijn over te brengen aan het
         Nationaal Archief. Dit punt staat dus niet meer ter discussie. De aanleiding van de vraagstelling is het
         vooralsnog ontbreken van een wettelijke grondslag voor het voortzetten van een rol voor de Raad in een
         nieuwe situatie, na overbrenging. Dat is nu juist de kern van de vraag: wat is nodig om een (nieuwe?) taak, in
         een nieuwe situatie mogelijk te maken?
         Inzage gebeurt op grond van AVG, of op grond van de Archiefwet.
         Na overdracht van de dossiers geldt dat laatste, waarbij echter ook de AVG geldt.. Er moet een grond zijn om
         gegevens aan de RvdK te mogen verstrekken.
         De adviesrapporten zijn naar de juristen verstuurd.. NA stuurt nog aanvullende informatie over de selectielijst
         na. Na bestudering zullen zij een advies geven op 29 maart. Zij zullen bezien of, en welke mogelijkheden er zijn
         om het inzageproces, zoals geadviseerd door de commissies, toch uit te kunnen voeren.
         Inden dat niet het geval is, zullen zij advies uitbrengen over de dan te nemen stappen.
         5. W.v.t.t.k. (eventueel zonder 5.1              )
</pre>

====================================================================== Einde pagina 149 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 150 ======================================================================

<pre>Docnr796
         Beleidskeuzes stuurgroep ASAA dossiers
         Stuurgroep 19-03-2021
         Aanleiding
         In aanloop naar en vanuit de laatste stuurgroep is gebleken dat er vanuit de organisaties
         een andere perceptie lijkt te zijn op hoe het proces moest gaan lopen. Er lijkt een
         principiële vraag te spelen. In de huidige taakopvatting van de Raad lijkt een zorg- en
         bemiddelingsrol onlosmakelijk verbonden met de belangenafweging van het recht op
         afstammingsinformatie en de diverse privacy afwegingen. Deze gaat vanuit de visie op
         het belang van het kind een stap verder dan alleen de afstammingsafweging. Welke plek
         heeft dit dynamisch werkproces in onze beoogde samenwerking? Met deze vraag in het
         achterhoofd zijn de 512e                   aan de slag gegaan bij het maken van dit
         bespreekstuk. In dit stuk wordt een mogelijke oplossingsrichting geschetst en de
         standpunten van beide organisaties. De vraag aan de stuurgroep is om het gesprek te
         voeren over de standpunten en wat dit betekent voor het project.
         Generiek procesmodel
         Het NA heeft een generiek model onderzocht als mogelijke oplossingsrichting (zie
         procesplaat). Het bestaat uit diverse inzageroutes die recht doen aan de situaties van
         een aanvrager als een van de hoofd betrokkenen van een dossier.
         Het is een getrapt model waarbij de aanvrager zoveel mogelijk informatie krijgt en het
         NA op verschillende momenten de expertise van de Raad voorstelt, afhankelijk van de
         mate waarin verdere belangenafweging rond het afstammingsrecht nodig is. In eerste
         instantie zal de Raad naar de zienswijze van een ouder op zoek gaan.1 Mocht meer
         bemiddeling nodig zijn kan de aanvrager hiervoor kiezen.
         Tegelijkertijd wordt bij alle stappen van het proces aandacht gegeven aan de benodigde
         zorgvuldigheid bij dit type dossier. De aanvrager krijgt de optie om voor begeleiding te
         kiezen vanaf de start van de aanvraag. De rol van bemiddeling (t.b.v. de
         belangenafweging) door de Raad wordt hiermee geformaliseerd. Voor de aanvrager zal
         het een optionele maar ook "vanzelfsprekende" processtap kunnen zijn in de procedure.
         Op hoofdlijnen omvat het proces de volgende stappen:
              1. Aanvraag bij het NA (inclusief uitleg procedure & mogelijkheid begeleiding)
              2. Zienswijze van ouder(s) nodig, de Raad wordt verzocht dit na te gaan;
              3. Bij ontbreken machtiging tot inzage, krijgt de aanvrager de keuze voor
                   bemiddeling door de Raad om tot een maximale inzage van gegevens te komen.
         Open eindjes:
              •    Voor adoptieouders als hoofd betrokkenen in dossiers en voor derden (zoals
                   broers/zussen) in dossiers worden zo nodig ook routes uitgewerkt. Aanname is
                   dat dit deels een stap kan zijn binnen het generiek proces of dat dit anders een
                   eigen pad nodig heeft, met ook weer de optie voor bemiddeling door de Raad.
              •    Voor het contact mogen opnemen met personen in een dossier en het mogen
                   verwerken van persoonsgegevens moet een AVG grondslag zijn. Vooralsnog is de
                   reactie van de privacy jurist dat er opnieuw gekeken moet worden naar de AVG
                   bewaartermijn vanuit de huidige zorgdrager.
         i
           Mits dit past in de kaders van de AVG en een wettelijke grondslag aanwezig is.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 150 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 151 ======================================================================

<pre>Standpunt NA
De kern van de missie van het NA is niet alleen het beheren en voor de eeuwigheid
bewaren van de gearchiveerde informatie van de overheid, maar vooral zo volledig,
gemakkelijk mogelijk en tot in lengte van dagen toegang geven tot deze informatie aan
de gebruikers. Het NA heeft als uitgangspunt dat alle burgers bij het NA terecht kunnen
voor vragen over- en inzage in informatie waar zij recht op hebben. Dit mogen zij
anoniem en onafhankelijk doen. Dit geldt ook voor de ASAA dossiers na overbrenging.
Omdat het afstammingsinformatie betreft (waar aparte jurisprudentie voor geldt) is
besloten tot het uitwerken van een inzageprocedure met een adviesrol voor de RvdK. Bij
het NA is immers geen expertise rondom afstamming aanwezig. Het actief op zoek gaan
naar of een biologische ouder nog leeft behoort verder ook niet tot de
verantwoordelijkheid van een archiefbewaarplaats.
Tijdens het project is gebleken dat het begeleiden van een aanvrager, het opvragen van
een zienswijze en het bemiddelen tussen partijen een verweven proces is bij de Raad om
tot een belangenafweging te komen. Vanuit het projectteam NA stellen wij voor om deze
drie onderdelen afzonderlijk op te nemen in het inzageproces. We geven de aanvrager de
gelegenheid om begeleiding van de Raad te krijgen bij het proces en we geven de
aanvrager de keuze of hij bij het ontbreken van toestemming van derden bemiddeling
van de Raad wenst. Deze methode vraagt een aanpassing aan de huidige werkwijze van
de RvdK, net als bij het NA, maar biedt naast keuzevrijheid ook expliciet alle ruimte voor
de aanvrager om te weten te komen waar hij van afstamt.
Maximale vrijheid en toegankelijkheid
Door het aanbieden van bemiddeling en/of begeleiding als keuzemogelijkheid wordt recht
gedaan aan de onafhankelijkheid/anonimiteit van de aanvrager. Aanvragers krijgen
hierdoor maximale keuzevrijheid maar ook, wanneer zij kiezen voor bemiddeling,
maximale toegankelijkheid van informatie. De wijze waarop we de aanvrager informeren
over de inzage moet ervoor zorgen men volledig is geïnformeerd over de context van de
dossiers en de mogelijkheden. Actieve communicatie is van belang.
Door onderscheid te maken tussen diverse inzageroutes wordt de expertise van (en
eventuele bemiddeling door) de Raad ingezet voor de belangenafweging rondom
afstammingsrecht, waar het NA geen expertise in heeft. Ook wordt een aanvrager hierbij
niet onnodig doorgezet naar een externe partij als het NA een aanvraag zelf kan
behandelen,
Privacy geborgd
De bescherming van de privacy van andere betrokken is in alle routes gewaarborgd,
zowel in de routes met als zonder de Raad. Bij alle routes wordt zeer zorgvuldig
omgegaan met de privacy belangenafweging. Dit onderdeel van het procesmodel wordt
nog uitgewerkt (zie open eindjes) en zal voldoen aan de AVG.
Voorstel NA
Op grond van bovenstaande stelt het NA voor om begeleiding en bemiddeling (hoor en
wederhoor) als keuzemogelijkheid in het inzageproces op te nemen. Het procesmodel
kan nader uitgewerkt worden. Het NA is van mening dat wij met dit model recht doen
aan het advies van zowel de Inspectie OE als het advies van de Adviescommissie IHH
JenV.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 151 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 152 ======================================================================

<pre>Standpunt RvdK
De RvdK wil uitgaan van het werkproces zoals dat nu geldt, met name in die gevallen
waarbij betrokkenen (gedeeltelijk) bezwaar hebben tegen inzage in (delen van ) het
dossier. Daar ligt juist de expertise van de RvdK.
Een tweedeling in dit proces is geen logische stap.
Het niet standaard aanbieden van dit werkproces kan leiden tot AVG afwegingen alleen
op grond van toestemming van de betrokkenen en dossieronderzoek, wat weer kan
resulteren in een bezwaar van de aanvrager tegen het besluit van de NA.
De RvdK heeft ervaring met emoties en gedragingen die zich voordoen bij deze specifieke
vraag naar afstamming. De toegang tot dossierinformatie kan door betrokkenheid van de
RvdK zoveel mogelijk worden vergroot, waarmee het belang van de aanvrager wordt
gediend. De RvdK gaat immers uit van het belang van het kind, ook al is dat kind
inmiddels volwassen.
De werkwijze van hoor en wederhoor van de betrokkenen is een zorgvuldig proces, en in
vrijwel alle gevallen leidt dit tot een uitkomst waar zowel de aanvrager als de
betrokkenen zich in kunnen vinden.
Planning
Wat betekent de bespreking voor de planning van het project?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 152 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 153 ======================================================================

<pre>Docnr797
  From:                              5.1.2.e
  Sent:                            Thu, 18 Mar 2021 09:35:05 +0100
  To:                              ' 5.1.2.e          5.1.2.e      @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.            I
  <5.1.2.e
                                @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         RE: AVG-afweging
  Hoi 512.          en 5.1.2.    I
  Dank voor de terugkoppeling! Ik snap de conclusie van 512e maar ook jouw teleurstelling. Ik hoop dat we
  vrijdag groen licht krijgen om het procesmodel als oplossingsrichting te omarmen. Het biedt ruimte om te leren
  en ook verschillende routes uit te werken bij de implementatie. Wanneer wel/niet de Raad om advies vragen
  dat moet dan nog heel goed blijken denk ik.
  Goed om te weten en zeker goed om volgende week een casus nader te bekijken. Ik wacht vrijdag af om
  strategie te bepalen richting je eerste idee.
  Je tweede idee om een soort leermodel af te spreken is helemaal in lijn met hoe het in de praktijk toch zal
  moeten gaan. Mee eens.
  Tot zover voor nu even. Ik stuur jullie zo de stukken van de stuurgroep door en mijn annotatie voor 512e                    En
  hoor uiteraard alles graag wat jullie nog mee willen geven ©
  Groeten 5.1.2.     I
  Van: 5 2e                   I
  Verzonden: donderdag 18 maart 2021 9:02
  Aan: 5.1.2.           I
  CC: 5 1,1.2.
  Onderwerp: AVG-afweging
  Hi 512e en 5.1.2.         I
  Ik heb gisteren 512e en 5.1.2.                nog gesproken over de belangenafweging tussen ouder-kind en broers/zussen.
  Het komt erop neer dat de afweging altijd casuïstiek afhankelijk is. Advies van 512e was dan ook om altijd de
  RvdK op advies te vragen. Dit terwijl het belang van het kind altijd zwaar weegt, dus in de praktijk zal een groot
  deel van de informatie nog ter inzage worden gegeven. 5.1.2.                 heeft alles duidelijk uitgewerkt in het overzicht
  en stuurt die later vandaag nog door.
  Ik heb aangegeven dit jammer te vinden, want ik had gehoopt dat we wel iets van een kader konden creëren om
  niet bij alle binnenlandse adopties de RvdK om advies te vragen. Volgende week willen we nog wel twee
  adoptiedossiers inhoudelijk bekijken. Deze afspraak staat op donderdag llu. Wil jij/jullie daarbij aansluiten? Het
  adoptiedossier dat ik nu had in gescand ging namelijk over een buitenlandse adoptie en daar stond geen
  informatie in over een biologische ouder. Ik ben volgende week woensdag op kantoor en dan wil ik een goed
  dossier zoeken.
  Ik heb nog twee ideeën, maar ik heb geen idee of daar planning technisch nog ruimte voor is.
         1. Kunnen we niet nog één keer in gesprek (met bijvoorbeeld 512e               ) over bij wat voor situaties de RvdK
              ervoor kiest niet alle informatie aan het kind te laten zien? Het moet toch mogelijk zijn om vooraf iets
              van een kader op papier te krijgen.
         2. Is het mogelijk een evaluatieperiode af te spreken voor het inzagebeleid? In die evaluatieperiode (van
               bijvoorbeeld 6 maanden) vraagt NA bij alle (binnenlandse) adoptiedossiers de RvdK om advies. Deze 6
               maanden worden dan gebruikt voor het NA om een eigen afweging te creëren. Ik kan me voorstellen dat
               DV steeds meer inhoudelijke dossiers ziet, meer grip krijgt op de inhoud en dan ook beter kan bepalen bij
              welke inzageverzoeken we het zelf kunnen afhandelen.
  Wat vinden jullie hiervan? Ik ben me ervan bewust dat ik misschien te veel het zelf wil afhandelen. Ik vind het
  ook geen ideale situatie als DV de meeste aanvragen naar de RvdK moet sturen. Werkse!
</pre>

====================================================================== Einde pagina 153 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 154 ======================================================================

<pre> Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e       I
I 5.1.2.e
                                  I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M      5 12 e      I
 E    5.1.2.e     @ n at ion a a I a rch i ef. n I
Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
 in Linkedln
  @ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 154 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 155 ======================================================================

<pre>Docnr798
   From:                                   ’ 5.1.2.e
  Sent:                                    Thu, 18 Mar 2021 09:49:13 +0100
  To:                                      ’ 5.1.2.e          5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>;" 5.1.2.
  <5.1.2.e                         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                                 RE: afstemmingsgegevens
  Attachments:                             Memo dossiers adoptie en afstand RvdK.docx
   Hallo collega's,
  Goed stuk, dat van de privacyoverwegingen.
   Ik stuur nog ter info een memo mee uit 2015. Daarin staat ook iets welk soort informatie onderdeel is/zou zijn
  van het kennis hebben van jouw afstamming/gezinsleven.
   Ik voeg ook een uitspraak van de rechtbank Leeuwarden toe, die in een noot staat vermeld.
   https://uitspraken. rechtspraak. nl/inziendocument?id = ECLI: NL: RBL.EE: 2000 :AA5749&showbutton=true&kevword
   = LJN+AA+5749
  Groet,
  I 5.1.2.e        5.1.2.e
                           ) 5.1.2.e
                                         I
    5.1.2.e   5.1.2.e
                                                                   I
   5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
                                     I
             21 februari 20ÏO
             t/m 20 juni 2021
             De oorlog
                                                                                                      ï
                                                                            #
            die bleef
                                                                           "tems
                                                                            Aë
  Van: 5 2e                            I
  Verzonden: woensdag 17 maart 2021 15:04
  Aan: 5.1.2.
  CC:
  Onderwerp: RE: afstemmingsgegevens
</pre>

====================================================================== Einde pagina 155 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 156 ======================================================================

<pre> Hi 5.1.2.             I
 Ik heb bij punt 4 twee zinnen toegevoegd.
Ik ben eerlijk gezegd niet super tevreden met de privacyafweging zoals het er nu staat. Ik had eigenlijk gehoopt
dat we niet voor alle aanvragen de RvdK om advies hadden moeten vragen. In principe zeggen we "belang van
 kind weegt altijd zwaar mee" wat in de praktijk betekent dat we vaak inzage zullen verlenen. Ik ben er toch voor
om in gesprek met de Raad een lijstje met casuïstiek te maken over in "watvoor" gevallen de RvdK een advies
geeft. Zien jullie mogelijkheden hiervoor als we dit expliciet aan de RvdK vragen en nog eens in gesprek gaan?
Groet,
  5.1.2.e
            1
Van: 5 2e                            I
Verzonden: woensdag 17 maart 2021 13:34
Aan: 5.1.2.
CC: 5 1,1.2.
                                    ■
Onderwerp: RE: afstemmingsgegevens
 Hoi 512e          I
 Dit lijstje had ik inderdaad ook gevonden op de website van het Fiom.
Groet, 512e
Van: 5 2e                             I
Verzonden: woensdag 17 maart 2021 10:56
Aan: 5 2e                              ; 5.1.2.e
                                                 I
Onderwerp: afstemmingsgegevens
Fiom beschrijft afstammingsgegevens als volgt:
    1.    Feitelijke gegevens, zoals identiteit, woon- of verblijfplaats ten tijde van de afstand van de biologische moeder en - indien
          aanwezig - vader.
   2. Medische gegevens die van belang kunnen zijn voor de gezonde ontwikkeling van het kind. Bijvoorbeeld informatie over
          mogelijke erfelijke afwijkingen bij (één van) de ouders of hun respectievelijke families.
   3. Gegevens die een beeld geven van de biologische ouders, zoals kleur ogen en haar, lengte, gewicht, huidskleur, opleiding en
          beroep.
   4. Gegevens die het kind inzicht geven in de overwegingen die hebben geleid tot de beslissing het kind ter adoptie af te staan.
   5. Informatie over het eventuele bestaan van (half-)broers en (half-)zussen (identificerende informatie valt hier niet onder).
Deze gegevens kan Fiom aan jouw afgestane zoon of dochter geven, ook als jij bezwaar hebt. Fiom doet dit pas nadat er contact met
jou is geweest. Je krijgt altijd de mogelijkheid te reageren of eerst zelfje dossier in te zien als je dat wilt.
I 5.1.2.e       5.1.2.e ) 5.1.2.e
                                        I
  5.1.2.e  5.1.2.e
                                                        I
 5.1.2.e
Vrijdags afwezig
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
T. 5.1.2.6
                                  I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 156 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 157 ======================================================================

<pre>Docnr800
   From:                                    5.1.2.e
  Sent:                                  Thu, 18 Mar 2021 11:31:17 +0100
  To:                                       5.1.2.e
                                                                                            "< 5.1.2.e                                              @nationaalarchief.nl>;
       5.1.2.e
                               "<     5.1.2.e                @nationaalarchief.nl>
  Subject:                               FW: stukken voor Stuurgroep 19-03-21
  Attachments:                           Annotatie Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA 19-03-21.docx
   Hoi,
   Kunnen jullie deze annotatie toevoegen aan de IBABS van 5126                                          ?
   Dank,
  I 5.1.2.e
              I
  Van: 5 2e                                                               @rvdk.nl]
  Verzonden: woensdag 17 maart 2021 16:37
  Aan: 5 2e                              5.1.2.e               ;'5.1.2.e
                                                                            @minjenv.nl'
  CC: 5                       5.1.2.e          @minjenv.nl'
  Onderwerp: stukken voor Stuurgroep 19-03-21
   Beste stuurgroep leden,
   Hierbij de agenda en de stukken voor het overleg van vrijdag a.s.
     Met vriendelijke groet,
    I 5.1.2.e
                                             I
    [ 5.1.2.e
                         I
    Werkdagen maandag tot en met donderdag
     Raad voor de Kinderbescherming
     Landelijke staforganisatie
    Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
    T : + 512 =                      I
      M        ; 5.1.2.S
                                     I
    I 5.1.2.e                 @rvdk.nl
     www.kinderbescherming.nl
   Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
   De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 157 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 158 ======================================================================

<pre>Docnr801
         Annotatie voor 5.1 2e    I
         Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA-dossiers, d.d. 19 maart 2021
         1 Opening
         2 Vaststellen concept- Notulen SG 5 maart 2021
         3 Verzoek om besluit: Proces aanvraag NA-verzoek/opdracht aan RvdK. Zie bijlage 1
         Toelichting; NA en RvdK hebben een generiek procesmodel besproken.
         Hieruit komt voort dat niet in alle gevallen de RvdK betrokken hoeft te worden, (bv geen dossier in beheer,
         machtiging van adoptie- of biologische ouder, Ook is verdere betrokkenheid van de RvdK niet nodig als bij
         benadering van de betrokkenen, deze toestemming geven tot inzage.
         Hierin is overeenstemming.
         Voornaamste punt van visieverschil is gelegen in wat de aanvrager aangeboden kan worden.
                   NA gaat uit van een keuzemogelijkheid van de aanvrager voor gesprekken met betrokkenen door de
                   RvdK.
                   RvdK wil dit niet als een keuzemogelijkheid aanbieden, maar als procedure.
                   Zorg ervoor dat er een besluit komt.
                   Ons standpunt is dat het procesmodel (met keuzemogelijkheid voor begeleiding/bemiddeling) een
                   goede oplossing biedt om alle aanbevelingen op te volgen:
                        o Overbrengen (advies JenV la en IOE)
                        o Waarborg dat na overbrenging de persoonlijke levenssfeer in acht wordt genomen, (advies
                            JenV lb)
                        o   Belang van betrokkenen staan voorop, verzoek wordt efficiënt en binnen wettelijke kaders
                            behandeld. Toetsing en ev. gewenste begeleiding door RvdK. (advies JenV lc)
                        o Geen integrale inzage / belangenafweging rondom afstammingsinformatie dient individueel
                            te gebeuren (IOE)
                        o Onder de nieuwe AW komt de bepaling waarbij inzage op een andere wijze mogelijk is dan
                            het geven van toegang tot het hele dossier. Hierbij zullen persoonsgegevens van de
                            biologische moeder en derden, wanneer zij geen toestemming hebben gegevens voor inzage,
                            beschermd kunnen. (IOE)
                   Voor het NA is het nodig dat de Raad open gaat staan voor een aangepaste werkwijze / taak in dit
                   gezamenlijk inzageproces. Tot nu toe hebben ze geen stap gezet, ook geen alternatieve procesvoorstel
                   voor hoe ze doelen dan wel willen regelen in de situatie na overbrenging. Ze lijken weinig vertrouwen
                   te hebben in de werkwijze van het NA, met name op het emotionele vlak en hoe we met privacy
                   omgaan. Bij dat laatste snap ik hun zorg vanuit het verleden maar binnen het voorgestelde
                   procesmodel komt hier een oplossing voor: bij de afweging tussen derden zal waarschijnlijk in de
                   meeste gevallen ook advies (en evt. bemiddeling) van de Raad worden gevraagd (zo is er ook in de
                   werksessies over gesproken). We zouden zelfs kunnen afspreken dat we in het eerste halfjaar bij alle
                   privacy afwegingen om advies vragen als leermodel. De Raad staat tot nu toe echter niet open voor
                   een (groei)proces met diverse stappen. Ze houden vast aan het willen uitvoeren van hun primaire
                   proces als verplichte procedure.
                   Planning:
                        o   Projectcapaciteit NA loopt t/m maart. Ingeplande stuurgroep vergaderingen ook. 2 april is
                            goede vrijdag: gaat vergadering dan door?
                        o   Bij groen licht (Raad gaat meebewegen): Procesvoorstel op hoofdlijnen uitwerken in een
                            beleidsnotitie inclusief voorzet voor implementatiefase. Vanuit het NA zal dit mogelijk zijn,
                            voldoende inzet vanuit de Raad betwijfel ik.
                        o Geen groen licht: Vooralsnog niet terug naar de commissie. Dan zie ik twee opties: 1) Raad
                            aan zet voor een concreet procesvoorstel. Wat stellen zij dan voor? Hoe willen zij het proces
</pre>

====================================================================== Einde pagina 158 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 159 ======================================================================

<pre>                      inrichten na overbrenging rekening houdend met NA taak? 2) Terug naar de tekentafel en
                     starten bij het (her)formuleren van een (gezamenlijke) taakopvatting? Heeft niet mijn
                     voorkeur.
4 Bespreekpunt: Risico Grondslag AVG
Privacy jurist:
     •   Wie is de opdrachtgever?
     •   Gedachte 5.1 =- (nog niet besproken): Vanuit de jurisprudentie en het zwaarwegende (maar niet
         absolute) recht op afstammingsinformatie is individuele belangenafweging noodzakelijk. Daarnaast
         hebben betrokkenen vanuit de Archiefwet recht op inzage in eigen informatie. Verder moeten vanuit
         de AVG betrokkenen benaderd worden / toestemming geven bij verwerking van hun gegevens. Deze
         stapeling zou m.i. voldoende ruimte moeten bieden voor het inregelen van een rol voor de Raad voor
         de afweging rondom afstamming zoals in het procesmodel staat.
Toelichting: 5.1.2.e en 5.1.2. hebben een gesprek gevoerd met 5.1.2.     van het Servicecentrum Veiligheid en
Informatie. De vraagstelling is uitgebreid met hen besproken.
De eerste reactie van $12. 5.1.2.e    was dat de RvdK (nog) geen taak heeft als het NA de dossiers beheerd. Dat
was ons al bekend. Een eerste oplossing kan gevonden worden in het verlengen van de primaire bewaartermijn
bij de RvdK. Dit is echter niet in lijn met de afspraken/ uitgangspunten van het project, namelijk overbrenging
en gezamenlijk opstellen nieuwe inzagebeleid. PL's hebben aangegeven dat we als opdracht hebben te laten
uitzoeken hoe we een rol voor de Raad in het inzageproces wél mogelijk kunnen maken. Beide adviesrapporten
en de grondige belangenafweging hebben geleid tot het besluit om ASAA-dossiers permanent te bewaren en
op termijn over te brengen aan het Nationaal Archief. Dit punt staat dus niet meer ter discussie. De aanleiding
van de vraagstelling is het vooralsnog ontbreken van een wettelijke grondslag voor het voortzetten van een rol
voor de Raad in een nieuwe situatie, na overbrenging. Dat is nu juist de kern van de vraag: wat is nodig om een
(nieuwe?) taak, in een nieuwe situatie mogelijk te maken?
Inzage gebeurt op grond van AVG, of op grond van de Archiefwet.
Na overdracht van de dossiers geldt dat laatste, waarbij echter ook de AVG geldt.. Er moet een grond zijn om
gegevens aan de RvdK te mogen verstrekken.
De adviesrapporten zijn naar de 5.1.2.       verstuurd. NA stuurt nog aanvullende informatie over de selectielijst
na. Na bestudering zullen zij een advies geven op 29 maart. Zij zullen bezien of, en welke mogelijkheden er zijn
om het inzageproces, zoals geadviseerd
door de commissies, toch uit te kunnen voeren.
Inden dat niet het geval is, zullen zij advies uitbrengen over de dan te nemen stappen.
5. W.v.t.t.k. (eventueel zonder 5.1.2.            I)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 159 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 160 ======================================================================

<pre>Docnr802
          Privacy afwegingen adoptiedossiers
          Er is generiek model onderzocht als mogelijke oplossingsrichting voor de inzageprocedure
          adoptiedossiers (procesplaat). Dit model bestaat uit diverse inzageroutes die recht doen
          aan de situaties van een aanvrager als een van de hoofdbetrokkenen van een dossier.
          Voor adoptieouders als hoofdbetrokkenen in dossiers en voor derden (zoals
          broers/zussen) in dossiers worden zo nodig ook routes uitgewerkt. Aanname is dat dit
          deels een stap kan zijn binnen het generiek proces of anders een eigen pad nodig heeft,
          met ook weer de optie voor bemiddeling door de Raad. De bescherming van de privacy
          van andere betrokken moet in alle routes worden gewaarborgd, zowel in de routes met
          als zonder de Raad. Bij alle routes wordt zeer zorgvuldig omgegaan met de privacy
          belangenafweging.
          In dit document wordt uitgewerkt welke mogelijkheden het NA heeft om de stap "AVG-
          afweging overige derden en besluit inzage" (zie procesplaat) vorm te geven.
                1. Belanghebbenden versus betrokkenen
          Welk verschil in afweging ontstaat als een persoon in een dossier belanghebbende is of
          betrokkene?
          Betrokkenen, in de zin van de AVG, zijn degenen van wie persoonsgegevens in het
          dossier aanwezig zijn. Belanghebbenden worden niet in de afweging meegenomen.
               2. Afstammingsinformatie vraagt om individuele afweging
          Wanneer betreft een afweging afstammingsinformatie en moet dan volgens de
         jurisprudentie een individuele afweging worden gemaakt? Hoe bepaal je dat?
          Afstemmingsinformatie kan als volgt worden beschreven:1
          1.         Feitelijke gegevens, zoals identiteit, woon- of verblijfplaats ten tijde van de
          afstand van de biologische moeder en - indien aanwezig - vader.
          2.         Medische gegevens die van belang kunnen zijn voor de gezonde ontwikkeling van
          het kind. Bijvoorbeeld informatie over mogelijke erfelijke afwijkingen bij (één van) de
          ouders of hun respectievelijke families.
          3.         Gegevens die een beeld geven van de biologische ouders, zoals kleur ogen en
          haar, lengte, gewicht, huidskleur, opleiding en beroep.
          4.         Gegevens die het kind inzicht geven in de overwegingen die hebben geleid tot de
          beslissing het kind ter adoptie af te staan.
          5.         Informatie over het eventuele bestaan van (half-)broers en (half-)zussen.
          Uitgangspunt is dat deze informatie aan het kind (of diens kinderen) wordt verstrekt. Wel
          dient op grond van jurisprudentie een afweging te worden gemaakt tussen het recht van
          het kind die informatie te kennen en het recht van m.n. de moeder op bescherming van
          haar persoonlijke levenssfeer. Als er een zwaarwegend belang van de moeder wordt
          vastgesteld, kan op basis daarvan inzage in delen van het dossier worden geweigerd.
          Een uniforme, standaardbeoordeling van het belang van de moeder zal niet mogelijk zijn;
          het hangt van de omstandigheden van het geval af en dient dus van geval tot geval te
          worden beoordeeld. Om het NA te ondersteunen bij de afweging van belangen, wordt de
          RvdK gevraagd zoveel mogelijk casuïstiek te delen. In voorkomende gevallen kan de
          RvdK adviseren bij een verzoek tot inzage.
          i
            Dit is de beschrijving die het FIOM hanteert.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 160 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 161 ======================================================================

<pre>In het kader van de advisering kan het NA de betreffende dossiers op grond van artikel
15, derde lid, van de Archiefwet ter beschikking stellen aan de RvdK. De RvdK dient het
advies op te stellen binnen de kaders van de AVG en volgens de voorwaarden van de
verwerkingsverantwoordelijke (minister OCW). Dit geldt met name in het geval de RvdK
een betrokkene zou willen benaderen. Indien deze grondslag ontbreekt, dient het advies
op grond van dossieronderzoek te worden opgesteld.
In het geval bij de inzage informatie over de moeder wordt afgeschermd, kan een
verzoeker eventueel worden doorverwezen naar de RvdK of het FIOM met het verzoek de
moeder te benaderen en te verzoeken gehele inzage toe te staan.
In alle gevallen wordt bij een verzoek tot inzage gewezen op de mogelijkheid om de
RvdK om begeleiding te vragen.
Het NA dient bij de inzageverlening ook zelf een afweging in het kader van de
persoonlijke levenssfeer en de AVG te maken, bijvoorbeeld ten aanzien van inzage in
persoonsgegevens van broers of zussen.
    3. Privacy afwegingen o.g.v. de nieuwe Archiefwet
Is er een verschil mogelijk in aanpak bij wel/geen bijzondere persoonsgegevens? Is er
een verschil mogelijk in aanpak tussen die o.g.v. de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer of die o.g.v. de AVG?
Onder de Nieuwe Archiefwet gaan de gronden voor openbaarheidsbeperkingen gaan op
de gronden van de Wet Openbaarheid van bestuur (Wob). Door aansluiting op de Wob
maken we de afstemming met de archiefvormer op het moment van overbrengen
makkelijker. Goed gespecificeerde beperkingsgronden vormen in combinatie met de
motivering een beter uitgangspunt voor het behandelen van inzageverzoeken.
Een van die gronden: "(bijzondere) persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf
3.1 en 3.2 van de AVG, tenzij betrokkene toestemt of zelf publiceerde" zal naar
verwachting zeker van toepassing zijn op de ASAA dossiers. Bijzondere
persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst, levensovertuiging, ras of
afkomst, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een
vakvereniging, mogelijke strafrechtelijke achtergrond en het Burgerservicenummer
(BSN). Gegevens als bijvoorbeeld naam, adres of leeftijd vallen niet onder deze grond.
Een andere beperkingsgrond dat van toepassing is: "de eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer". Hierbij wordt bedoeld algemene, bijzondere, strafrechtelijke en medische
persoonsgegevens, zoals vonnissen in rechtbankarchieven.
De nieuwe beperkingsgronden zullen gebruikt worden bij het opstellen van
beperkingsbesluiten (hierna: BBO) vanaf de dag dat de nieuwe wet ingaat. Oude BBO's
van reeds overgebracht archief worden niet met terugwerkende kracht aangepast. Onder
de Awl995 overgebracht archief met openbaarheidsbeperkingen wordt wel langs de
nieuwe gronden getoetst bij inzageverzoeken.
Het is mogelijk om beperkingsgronden te stapelen. Documenten kunnen op basis van
meerdere gronden tegelijk worden beperkt met verschillende beperkingstermijnen. Net
als in de huidige wet vraagt de archiefvormer over een voorgenomen
openbaarheidsbeperking advies aan het NA. Daar is nu de wettelijke verplichting bij
gekomen dat de archiefvormer in het beperkingsbesluit een motivering opneemt. Dit
moet aan de hand van de verschillende beperkingsgronden die gebruikt worden om de
openbaarheid te beperken. Een lijst met inventarisnummer, de beperking en de termijn
volstaat niet meer. De motivering moet inhoudelijk voldoende handvatten bevatten voor
de archivaris om vervolgens zelfstandig de openbaarheidsafweging te maken,
</pre>

====================================================================== Einde pagina 161 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 162 ======================================================================

<pre>    4. Welke werkwijze stellen wij voor bij de inzage van adoptiedossiers aangaande
        informatie over broers/zussen?
Het NA kan hier een afweging maken. In principe mag de aanvrager het gehele
adoptiedossier inzien, tenzij het NA anders oordeelt. Zo is het bijvoorbeeld niet wenselijk
om strafrechtelijke gegevens van broer(s)/zussen ter inzage te geven. In voorkomende
gevallen kan de RvdK om advies worden gevraagd.
    5. Welke werkwijze stellen wij voor bij de inzage van adoptiedossiers aangaande de
        informatie over adoptieouders?
De informatie over de adoptie dient zoveel mogelijk te worden gescheiden van de
informatie over de afstemming/afstand. Bij een verzoek tot inzage in adoptiegegevens
dient een machtiging/toestemming van de adoptieouders te worden overlegd, tenzij dit
onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.
    6. Welke werkwijze stellen wij voor bij de inzage van adoptiedossiers aangaande de
        informatie over andere derden?
Een derde zal in het algemeen geen betrokkene of belanghebbende zijn; de info wordt
ter inzage gegeven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 162 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 163 ======================================================================

<pre>Docnr803
   From:                             1 5.1.2.e                       " <5.1.2.e
                                                                                            @rvdk.nl>
  Sent:                             Thu, 18 Mar 2021 18:27:42 +0100
  To:                                  5.1.2.e                 " < 5.1.2.e
                                                                                 @rvdk.nl>;" 5.1 2.
  < 5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>; 512e                       @minjenv.nl'" <512e          @minjenv.nl>
  Cc:                                  5.1.2.e          " < 5.1.2.e
                                                                              @nationaalarchief.nl>; 512e              @minjenv.nl'" <5.1.2.           @minjenv.nl>
  Subject:                          nagezonden stuk SG 19-03
  Attachments:                      Notulen werksessie 2 ASAA dossiers 11-03-21.docx
  Beste 512e                      I
  Nog een late nazending; notulen van de laatste bijeenkomst NA-RvdK 11-03-21
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 163 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 164 ======================================================================

<pre>Docnr804
         Notulen werksessie 2 NA en RvdK
         ASAA dossiers.
         D.d. 11-03-2021
         Aanwezig:
         NA: 512 e            (5.12.               ), 5.1.2.e                         5.1.2.e                             NA), 512 e
         ( 5.1.2.e            NA), 5.1.2.e
                                     :                          ( 5.1.2.e                 5.1.2.e
                                                                                                                     )
         RvdK: 512e                       ( 5.1.2e        5.1.2.e
                                                                          II 5.1.2.e            512e   5.1.2.e RvdK), 5 12e
                                                                                                                                     I
         ( 5.1.2.e                     5.1.2.e                              ( 5.1.2.e
                                                                                                     )
         5.1.2.e geeft een inleiding op de sessie van vandaag.
         Centrale vraag: Wat heeft het Nationaal Archief nodig om een inzageverzoek af te handelen?
         5.1.2.e vertelt dat in de laatste stuurgroep besproken is dat het advies van de RvdK voor een groot deel is
         verweven met bemiddeling, en niet alleen voortkomt uit dossieronderzoek. Het NA is aan de slag gegaan om te
         bekijken of dit voor alle aanvragen zo zou moeten gelden.
         De projectgroep heeft een procesplaat gemaakt, om vandaaruit de discussie met elkaar aan te gaan. Het
         betreft een generiek proces, waarbij een aantal uitgangspunten zijn gedefinieerd, en waaruit routes
         voortkomen.
         E.e.a. zou kunnen betekenen dat processen bij de RvdK/NA aangepast zouden moeten worden, Dit is
         ondergebracht bij de discussiepunten, waaronder de vraag; wat mag de rol van bemiddeling zijn bij de
         belangenafweging/advies?
         Maandag as hebben         5.1.2.e  en 5.1.2.e      een eerste gesprek met| 12e 512e van het Servicecentrum Privacy en
         Veiligheid (512e                       )
         N.a.v. de procesplaat:
         Hierbij gaat het om een model waarbij de rolverdeling tussen de NA en de RvdK kan zijn:
         - Initieel contact door het NA, intake en aanbieden van bemiddeling en/of begeleiding door de RvdK, en een
         formele route tav inzage
         - RvdK kan verzocht worden om
         A De zienswijze van betrokkenen op te vragen
         B Bemiddeling bij bovenstaande indien betrokkenen (gedeeltelijk) bezwaar hebben tegen inzage.
         C Begeleiding bij inzage
                     Vraag vanuit het NA wordt gesteld of de RvdK ook buitenlandse adoptieouders opspoort om een
                     belangenafweging te maken. De verwachting is dat dat niet zo is, maar 512e zal daarop bevraagd
                     worden.
                     Uitgangspunt dat de aanvrager een bewijs van toestemming van de biologische ouder of
                     overlijdensakte moet overhandigen, gaat waarschijnlijk vaak niet op, omdat de aanvrager veelal juist
                     op zoek is naar gegevens over deze mensen. Dit is echter de normale gang van zaken bij het NA, en
                     heeft de NA nodig om AVG toe te kunnen passen op derden.
                     RvdK: belangen van-, en de impact op derden kunnen wel groot zijn. Zou de RvdK daar ook niet voor
                     gevraagd moeten worden.
                     Het aanbieden van begeleiding
                     RvdK; De gevoeligheid van informatie speelt een belangrijke rol. Bij de RvdK is altijd een
                     (voorbereidend) gesprek met de aanvrager, om aan te geven dat er ook informatie in het dossier kan
                     worden aangetroffen die heel anders is dan werd aangenomen.
                     Begeleiding hierbij is een punt. Dit is ook een politiek punt gezien rapport Joustra en het
                     onderzoeksrapport dat later in het jaar uit komt over afstandskinderen en hun ouders, en de jaren ‘50-
                     '80 bestrijkt. Het NA stelt voor dat het een optie zou kunnen zijn om de optie begeleiding aan het
                     begin van het proces aan te bieden .
                     De AVG-afweging voor eventuele (half) broers / zussen is een veel voorkomend onderdeel bij de
                     belangenafweging. Er is vaker sprake van een gezinsdossier dan een kinddossier. Daarnaast komt het
</pre>

====================================================================== Einde pagina 164 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 165 ======================================================================

<pre>         veel vaker voor dat een biologische moeder niet bekend is, dus de route voor machtiging en/of bewijs
         van overlijden zal dan in de praktijk niet vaak voorkomen. Er is overeenstemming in de groep dat het
         over het algemeen een handige afspraak zou zijn om goed contact te houden tussen NA en RvdK voor
         eventuele moeilijke en/of complexe aanvragen.
Discussievragen:
    1    In hoeverre is er sprake van gescheiden afstands-, adoptie en/of gezinsdossiers? Komt er in al deze
         "soorten" dossiers afstammingsinformatie voor?
         De dossiers bij de RvdK zijn vaak oude dossiers en opgebouwd uit verschillende delen. Afstand leidt
         meestal tot adoptie. Er wordt uitgegaan van het gezin waar het kind in terecht komt. Het bevat
         gegevens van de biologische moeder, onderzoek naar adoptieouders, maar er kan ook een
         beschermingsonderzoek, strafonderzoek of zelfs een gezag en omgangsonderzoek in zitten.
         T.a.v. adoptieouders kan er gevoelige informatie in staan, die de persoonlijke levenssfeer raken en die
         zij niet altijd willen delen. Het NA heeft ook dossiers waar stukken in zitten m.b.t. adoptie, aanvragers
         krijgen daar volgens de huidige werkwijze volledig inzicht in.
         Verder zijn de "adoptiedossiers" zoals ze nu in Winschoten staan soms gemengd met civiele dossiers.
         Dit is nog een punt van aandacht omdat een nieuwe bewerking zou vereisen. M.b.t. de verschillende
         civiele stukken die in 1 dossier kunnen zitten, heeft de RvdK werk te doen. De bewaartermijnen zijn
         verschillend voor adoptie, beschermingszaken en strafzaken. (Eeuwig, 100 en 24jaar) Het houdt in,
         dat dossiers gesplitst en gedubbeld moeten worden, voordat zij kunnen worden overgebracht naar
         het NA. Er komt dus een actiepunt aan voorafgaand aan het overbrengingstraject: een (her)bewerking
         van de dossiers/toegangen.
    2    Vallen gegevens over (half)broers en (half)zussen ook onder de jurisprudentie wat zegt dat er altijd
         een belangenafweging op basis van concurrerend recht moet plaatsvinden? Of vallen gegevens over
         (half)broers en (half)zussen enkel onder de AVG?
         De vraag of dit onderdeel is van afstammingsinformatie is de vraag voor een jurist. Daarnaast speelt
         de vraag hoe de verhouding van de AVG, AW1995 en Nieuwe Archiefwet hier een andere
         privacyafweging kan worden gemaakt. Ook dit wordt voorgelegd aan een jurist.
    3    Kan het NA alleen werken op grond van een advies op afweging van stukken en een schriftelijke
         zienswijze van betrokkenen?
    4    Zo ja, Wat houdt dit in voor het proces bij de RvdK? Ziet de RvdK een andere of gedeeltelijk
         andere werkprocesinrichting als een mogelijkheid?
         Hier kan nu nog geen antwoord op gegeven worden. In hoeverre zijn de gesprekken met de RvdK
         essentieel? Is een onderzoek door de RvdK een keuze of een verplicht onderdeel?
         Bemiddeling en begeleiding staan in dienst van de aanvrager. Toegankelijkheid tot het dossier kan
         daar juist mee vergroot worden. Het NA zou dan de aanvrager kunnen stimuleren/adviseren tot
         bemiddeling.
         De RvdK handelt in het belang van het kind. Past bv alleen dossieronderzoek binnen de visie van de
         RvdK? Dit is een lastig punt want RvdK heeft ook de visie om contact tussen kind en biologische
         moeder te verbeteren. Dit kan niet via schriftelijk contact.
         Het generiek procesmodel biedt de mogelijkheid om bemiddeling (via gesprekken) overeind te houden
         als optionele route voor de aanvrager. Dit lijkt een oplossingsrichting te kunnen zijn maar zal een
         aanpassing vragen van de RvdK en van het NA.
Deze vragen dienen verder uitgewerkt te worden, en zullen worden voorgelegd aan de stuurgroep.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 165 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 166 ======================================================================

<pre>Docnr805
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                            Fri, 19 Mar 2021 08:43:10 +0100
  To:                               5.1.2.e
                                                         "<l 5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        RE: stuurgroep morgen
   Hoi 512e       I
   Samenvattend nog over Benjamins reactie:
  I 5.1.2.e
                 bagatelliseert het punt wel/geen keuzevrijheid tot iets wat met communicatie en de mogelijkheid om
   uit te stappen kan worden opgelost. Als communicatie de oplossing is, dan kan dat ook bij een "opt-in" aanpak.
   In het bespreekstuk wordt uitgelegd waarom actieve keuzevrijheid voor ons essentieel is (missie, taak NA, recht
  op onafhankelijkheid, etc.). We kunnen zelfs stellen dat de Raad hier na overbrenging in principe niet meer over
  gaat.
  We kunnen vragen of de Raad moeite heeft met het opknippen van hun proces in stappen waarbij het NA in
  enkele gevallen ook zelf afwegingen maakt. Als dat zo is, dan zijn we benieuwd naar een concreet tegenvoorstel
  zonder het NA alleen een opslagplaats wordt ;) Het generiek procesmodel is overigens een antwoord op de
  concrete vraag van de Raad aan ons: "Wat heeft het NA van de Raad nodig om het inzageproces vorm te
  geven?"
  Wat betreft voortgang: de kwaliteit van het projectteam bij de Raad is zorgpunt. Ik verwacht geen wonderen
  qua inzet/meebewegen in de laatste 2 weken. Eventueel geven we aan dat we ons willen beraden op welke inzet
  vanuit het NA passend is. We kunnen in principe nog 2 weken knallen.
  Groeten 5.1.2.
  Van: 5 2e                     I
  Verzonden: donderdag 18 maart 2021 16:02
  Aan: 5.1.2.            I
  Onderwerp: FW: stuurgroep morgen
   Hoi 512e I
   Kun jij hier alvast naar kijken? Wat vind je van 512e             suggestie tav proces?
    5.1.2.e  I
  Verzonden vanuit Mail voor Windows 10
  Van: 5.1.2.
  Verzonden: donderdag 18 maart 2021 15:57
  Aan: 5.1 2.                     ;15.1.2.e     .5.1.2.e
  Onderwerp: RE: stuurgroep morgen
   Dag 512e         zie onder in rood. Groet, 512e          I
    Met vriendelijke groet,
     5.1.2.e
                            I
    I5.1.2.e   I
    Raad voor de Kinderbescherming
    Landelijke Staforganisatie
    Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
    T : + 5.1.2.              I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 166 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 167 ======================================================================

<pre>    M       ; 5.1.2.S
                                    ]
  I 5.1.2.e           @rvdk.nl
  www.kinderbescherming.nl
Van: 512e                                5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>
Verzonden: donderdag 18 maart 2021 14:58
Aan:'512e                II 5.1.2.e 1 < 5.1.2.e   @minvenj.nl>; 512e                          5.1.2.e       @rvdk.nl>
Onderwerp: stuurgroep morgen
Beste 5126                             I
Ik zou graag morgen het laatste kwartier onder elkaar de voortgang en planning bespreken. Ik maak me daar
enigszins zorgen over. Ik snap je zorgen wel, maar zou hopen dat we in het eerste deel van de vergadering al
tot een stap kunnen komen. Ik ben ter voorbereiding op de stuurgroep ook bij ons intern bezig, omdat ik gevoel
heb dat een probleem groter dan nodig wordt uitvergroot.
Ter toelichting:
Morgen is het m.i. nodig dat we een besluit nemen over het model dat voorligt. Dat model is denk ik zo logisch
als je kunt verwachten, maar de diverse stappen moeten nog wel uitgewerkt worden. Ik stel voor dat we even
de tijd nemen om ons goed de principes van het voorgestelde procesmodel te laten uitleggen. Het is een
beslisboom die denk ik recht doet aan de inzichten van de Raad en de aanvrager/onderzoeker keuzevrijheid
laat. Het model is logisch, maar is er één punt van discussie: aan de inzagevrager een keuzemogelijkheid
voorleggen of niet (en een vanzelfsprekende werkstap invoeren). In ons huidige werkproces kan de inzagevrager
echter ook al aangeven dat hij/zij dat niet wil en dan krijgt hij/zij slechts ten dele inzage. Volgens mij zit het er
dus veel meer in of de inzagevrager goed wordt voorgelicht en goed beseft waar hij/zij al dan niet mee instemt.
Ik pleit dan ook voor een opt-out aanpak ("deze aanpak werkt vanuit onze ervaring het beste, maar als u dat
niet wil is dat uw goed recht") en een goede communicatie.
Bij de projectgroep van het NA is, dankzij de uitleg van de RvK, een steeds beter begrip van het proces en de
inzichten van de RvK ontstaan. Dat is positief. Maar ik begrijp ook dat het NA in verhouding veel inspanning
moet leveren om oplossingsrichtingen te suggereren. Dat is op zich niet zo erg als het tot resultaat leidt, maar
het risico is dat de projectgroep van de RvK zich niet verbindt aan de voorstellen. Daarom is het aan ons denk
om een knoop door te hakken. Zie mijn voorstel hierboven Dan is er daarna nog net tijd om het proces iets
verder uit te werken en deze fase af te sluiten.
Parallel daaraan is er het proces van juridische advisering. Ik denk dat er actieve steun nodig is om oplossingen
te zoeken die de route, die de adviescommissie heeft geadviseerd, mogelijk maakt. Dat moet m.L kunnen, maar
vraagt denk ik vooral inbreng van JenV of RvK.
Herkennen jullie mijn zorg?
Om deze redenen zou ik graag het laatste deel van de stuurgroep met zijn drieën overleggen. Ik heb helaas
geen uitloop. Mochten we tijd tekort hebben zouden volgende week iets tussendoor moeten zien te plannen.
Groet,
I 5.1.2.e
                I
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 167 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 168 ======================================================================

<pre>Docnr806
   From:                               5.1.2.e
  Sent:                              Fri, 19 Mar 2021 08:45:26 +0100
  To:                                  5.1.2.e               " <5.1.2.e
                                                                                @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           FW: afstemmingsgegevens
  Attachments:                       Privacy afwegingen NA adoptiedossiers.docx
   Importance:                      High
  Ter info
  Van: 5.1.2.                 I
  Verzonden: donderdag 18 maart 2021 17:58
  Aan: 5 2e                     ; 5.1.2.e            5.1.2.e
  Onderwerp: RE: afstemmingsgegevens
   Urgentie: Hoog
   Hoi 512.           I
   Dank je. Ik snap watje bedoelt en ik denk dat we die ruimte wel moeten zoeken. Ik heb toegevoegd dat de
   Raad om casuïstiek wordt verzocht om beoordeling door het NA mogelijk te maken. In voorkomende gevallen
   kan de Raad om advies worden gevraagd. Het kan zijn dat dit voorstel door de stuurgroep te minimaal wordt
  gevonden. Bij de afweging voor broers/zussen heb ik het advies van de Raad facultatief gemaakt, de afweging
   kan in principe door het NA worden gedaan (overigens los van de capaciteitsvraag).
  Gelet op de stuurgroep van morgen stuur ik het document ook naar 5.1.2. I©
   @ 512 e
               II5.1.2.e               en ik hebben de antwoorden besproken, behalve dus mijn laatste wijzigingen n.a.v. de
   reactie van 5.1.2.             hieronder.
  Groet, 512e            I
  Van: 5 2e                  I
  Verzonden: woensdag 17 maart 2021 15:04
  Aan: 5.1.2.
  CC: 5,1.2.
                             ■
  Onderwerp: RE: afstemmingsgegevens
   Hi 5126            I
   Ik heb bij punt 4 twee zinnen toegevoegd.
   Ik ben eerlijk gezegd niet super tevreden met de privacyafweging zoals het er nu staat. Ik had eigenlijk gehoopt
  dat we niet voor alle aanvragen de RvdK om advies hadden moeten vragen. In principe zeggen we "belang van
   kind weegt altijd zwaar mee" wat in de praktijk betekent dat we vaak inzage zullen verlenen. Ik ben er toch voor
  om in gesprek met de Raad een lijstje met casuïstiek te maken over in "watvoor" gevallen de RvdK een advies
  geeft. Zien jullie mogelijkheden hiervoor als we dit expliciet aan de RvdK vragen en nog eens in gesprek gaan?
  Groet,
  I 5.1.2.e
  Van: 5 2e                   I
  Verzonden: woensdag 17 maart 2021 13:34
  Aan: 5 2e                     I
  CC: 5 1,1.2.             I
  Onderwerp: RE: afstemmingsgegevens
   Hoi 512e      I
   Dit lijstje had ik inderdaad ook gevonden op de website van het Fiom.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 168 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 169 ======================================================================

<pre> Groet, 512e                   I
Van: 5 2e                          I
Verzonden: woensdag 17 maart 2021 10:56
Aan: 5.1.2.                         ;   5.1.2.e
Onderwerp: afstemmingsgegevens
Fiom beschrijft afstammingsgegevens als volgt:
    1.    Feitelijke gegevens, zoals identiteit, woon- of verblijfplaats ten tijde van de afstand van de biologische moeder en - indien
          aanwezig - vader.
   2. Medische gegevens die van belang kunnen zijn voor de gezonde ontwikkeling van het kind. Bijvoorbeeld informatie over
          mogelijke erfelijke afwijkingen bij (één van) de ouders of hun respectievelijke families.
   3.      Gegevens die een beeld geven van de biologische ouders, zoals kleur ogen en haar, lengte, gewicht, huidskleur, opleiding en
          beroep.
   4. Gegevens die het kind inzicht geven in de overwegingen die hebben geleid tot de beslissing het kind ter adoptie af te staan.
    5. Informatie over het eventuele bestaan van (half-)broers en (half-)zussen (identificerende informatie valt hier niet onder).
Deze gegevens kan Fiom aan jouw afgestane zoon of dochter geven, ook als jij bezwaar hebt. Fiom doet dit pas nadat er contact met
jou is geweest. Je krijgt altijd de mogelijkheid te reageren of eerst zelfje dossier in te zien als je dat wilt.
I 5.1.2.e        5.1.2.e
                         ) 5.1.2.e
                                      I
I 5.1.2.e   5.1.2.e
                                                       I
  5.1.2.e
Vrijdags afwezig
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
T. 5.1.2.6
           21 febr uari 2020
           t/m 20 juni 2021
                                                                   m
           De oorlog                                                                       I
          die bleef                                                                   6              91
                                                                                      *
</pre>

====================================================================== Einde pagina 169 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 170 ======================================================================

<pre>Docnr807
   From:                             5.1.2.e
  Sent:                             Fri, 19 Mar 2021 13:35:07 +0100
  To:                                 5.1.2.e             " < 5.1.2.e
                                                                              @rvdk.nl>
  Subject:                         terugkoppeling stuurgroep
   Hoi 512.           I
   Ik heb deze korte aantekeningen gemaakt van vanochtend om mee aan de slag te gaan.
                  Generiek procesmodel als beslisboom en daarin genoemde werkstappen als basis omarmd.
                   In een vervolg fase kan dit model verder uitgewerkt worden in communicatie, beslispunten, producten,
                  etc.
                   Discussie ging niet meer over wel/niet keuzemogelijkheid maar: communicatie en vanaf welk moment
                  begeleiding en/of bemiddeling wordt aangeboden.
                       O   Er moet (in een vervolg fase) communicatie worden uitgewerkt waarbij context van inzage,
                            mogelijkheden en waarde van aanbod begeleiding/bemiddeling komt te staan.
                       o Raad komt volgende week met voorstel en onderbouwing over in welk stadium het aanbod van
                            bemiddeling/begeleiding nodig is. Bij stap binnenlands? Of bij stap zienswijze ouder? En is het ten
                            behoeve van maximale toegankelijkheid? Hier gaat NA vervolgens goed naar kijken.
                  Overal waar nu biologische ouder staat, moet ook broers/zussen staan. Dit moet nog goed uitgewerkt
                  worden, net als de AVG-afweging derden waar we al mee zijn begonnen.
                  Vraagstuk grondslag AVG: op 29 mrt volgt advies. Bij uitblijven oplossing is nu al de afspraak om
                  vervolgstappen te nemen om het juridisch kader aan te passen.
  I 5.1.2.e
                               I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e          I
   5.1.2.e           ©nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
                                              -T
            De oorlog                                                    y
                                                                         r
           die bleef                                 J
                          "Le
</pre>

====================================================================== Einde pagina 170 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 171 ======================================================================

<pre>Docnr808
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                              Fri, 19 Mar 2021 15:56:54 +0100
  To:                                 5.1.2.e      " <5.1.2.e
                                                                 @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           Re: korte terugkoppeling stuurgroep
  Attachments:                       image002.png
  Prima verwoord. Benieuwd of we tot het gezamenlijk besluit gaan komen de volgende twee weken!
  Fijn weekend,
   5.1.2.e
  Verstuurd vanaf mijn iPad
            Op 19 mrt. 2021 om 13:33 heeft               5.1.2.e
                                                                    I - 5.1.2.e
                                                                                     @nationaalarchief.nl> het volgende
           geschreven:
            Dag allen,
            Er komt nog een verslag van de RvdK. Maar hierbij alvast stuurgroep in het kort:
                          Generiek procesmodel als beslisboom en daarin genoemde werkstappen als basis omarmd.
                          In een vervolg fase kan dit model verder uitgewerkt worden in communicatie, beslispunten,
                          producten, etc.
                          Discussie ging niet meer over wel/niet keuzemogelijkheid maar: communicatie en vanaf welk
                          moment begeleiding en/of bemiddeling wordt aangeboden.
                              O  Er moet (in een vervolg fase) communicatie worden uitgewerkt waarbij context van
                                   inzage, mogelijkheden en waarde van aanbod begeleiding/bemiddeling komt te staan.
                              o Raad komt volgende week met voorstel en onderbouwing over in welk stadium het
                                   aanbod van bemiddeling/begeleiding nodig is. Bij stap binnenlands? Of bij stap
                                   zienswijze ouder? En is het ten behoeve van maximale toegankelijkheid? Hier gaat NA
                                   vervolgens goed naar kijken.
                          Overal waar nu biologische ouder staat, moet ook broers/zussen staan. Dit moet nog goed
                          uitgewerkt worden, net als de AVG-afweging derden waar we al mee zijn begonnen.
                          Vraagstuk grondslag AVG: op 29 mrt volgt advies. Bij uitblijven oplossing is nu al de afspraak
                          om vervolgstappen te nemen om het juridisch kader aan te passen.
            Met 512e            afgestemd over insteek voor volgende stuurgroep 2 april: markeren van besluitvorming,
            geactualiseerde planning en opdrachtformulering voor vervolg.
            Fijn weekend!
           I 5.1.2.e
            Nationaal Archief
            Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
            Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
            M     5.1.2.e        I
            5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
            http://www.nationaalarchief.nl
            Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
           Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
            Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 171 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 172 ======================================================================

<pre>Docnr809
  From:                            5.1.2.e
  Sent:                           Tue, 23 Mar 2021 16:44:39 +0100
  To:                               5.1.2.e              " < 5.1.2.e
                                                                             @rvdk.nl>
  Subject:                       notitie inzagebeleid
  Attachments:                    Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA).docx
  Hoi 512.            I
  Zoals afgesproken hier een start van de notitie.
  Ik dacht het simpel te houden:
  Hoofdstuk 1: belangrijkste conclusies/besluiten tot nu toe = uitgangspunten van samenwerking
  Hoofdstuk 2: beschrijving procesmodel (dan in vervolgfase nader uitgewerkt dient te worden)
  Hoofdstuk 3: voorstel voor vervolg planning en organisatie.
  Volgens mij komen we hiermee al een heel eind in het opleveren van fase 1!
  Ik heb al e.e.a ingevuld bij hoofdstuk 1 uit de verslagen van de stuurgroep/werksessies.
  Hoofdstuk 2 gaat over het procesmodel, daar nog weinig tekst. Daar kan mijn collega 5.1.2.e                      input voor leveren
  nog.
  Bij hoofdstuk 3 alvast nagedacht over het vervolg, dus hierin lees je ideeën ter bespreking.
   5.1.2.e
                            I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
  5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                                    V
          die bleef                                I
                                                                     ra
</pre>

====================================================================== Einde pagina 172 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 173 ======================================================================

<pre>Docnr811
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Thu, 25 Mar 2021 08:59:10 +0100
  To:                                 5.1.2.e
                                                                "<l 5.1.2.e                  @nationaalarchief.nl>; "512e                                 I
  <5.1.2.e                      @nationaalarchief.nl>; "512e                             "<l 5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          FW: Visie RvdK op adviesaanraag NA def.
  Attachments:                      Visie RvdK op adviesaanraag NA def..docx.docx
  Net binnengekregen. Ik heb 'm zelf nog niet gelezen maar stuur 'm meteen door.
  Van: 5.1.2.                                                               @ rvdk.nl]
  Verzonden: donderdag 25 maart 2021 8:58
  Aan: 5 2e                I
  Onderwerp: Visie RvdK op adviesaanraag NA def.
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook. die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 173 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 174 ======================================================================

<pre>Doen r812
          Visie RvdK op adviesaanvraag NA
          Aanleiding
          In de stuurgroep van 19 maart is het procesmodel besproken van de aanvraag en behandeling van
          inzageverzoeken van adoptiedossiers. Het procesmodel geeft weer welke stappen een aanvraag
          kan doorlopen en wie welke rol in sommige processtappen heeft. Onduidelijk in het procesmodel is
          nog op welk moment en op welke wijze door de NA een advies aan de RvdK wordt gevraagd. Op
          deze twee punten doet de RvdK hier een voorstel wat zijns inziens tegemoet komt aan de belangen
          van de verzoeker, de AVG en de archiefwet.
          Context
          In het algemeen is de aanvrager die inzage wil in zijn adoptiedossier op zoek naar feitelijke
          informatie over zijn afstamming en naar de omstandigheden die geleid hebben tot het afstaan ter
          adoptie.
          Een kind heeft recht op de afstammingsgegevens. Een kind heeft niet per se recht op inzage in de
          persoonlijke omstandigheden die geleid hebben tot de afstand. Daar is toestemming voor nodig
          van de biologische ouder(s).
          Naast de gegevens van de biologische ouder(s) bevatten de meeste adoptiedossiers gegevens van
          derden, bijvoorbeeld broertjes en zusjes. Deze informatie valt niet onder het recht op
          afstammingsinformatie, maar is wel vaak van groot (emotioneel) belang voor de aanvrager.
          Voor het inzien van deze gegevens is toestemming nodig van de betrokkene(n).
          Wat is het juiste moment voor een adviesaanvraag aan de RvdK?
          Om deze vraag te beantwoorden zijn de volgende overwegingen van belang:
               1.  De mate waarin inzage in het dossier kan worden gegeven
          De adoptiedossiers zijn vaak zeer uitgebreide en complexe dossiers. Ze bevatten veelal ook
          gegevens van derden. Bij de beoordeling van de dossiers wordt gekeken naar de Archiefwet, het
          Afstammingsrecht en AVG. Deze gerechtsgebieden zijn afwisselend van toepassing op onderdelen
          van de informatie in het dossier. Om een zo groot mogelijk gedeelte van het dossier ter inzage te
          kunnen aanbieden, streeft de RvdK naar toestemming van de betrokkenen in het dossier. De kans
          op die toestemming wordt vergroot doordat de RvdK contact zoekt met deze betrokkenen en de
          manier waarop dit gebeurt.
               2.  Geen onderscheid op basis van binnenlandse of interlandelijke adoptie
          Zowel in dossiers van binnenlandse als van interlandelijke adoptie zit informatie over de biologische
          ouders en mogelijke derden. Waar de RvdK bij binnenlandse dossiers beschikt over de mogelijkheid
          personen te traceren om hen te kunnen benaderen, geldt dat niet of in mindere mate bij de
          interlandelijke adopties. Echter de interlandelijke dossiers kunnen ook informatie bevatten over
          broers en zussen die in Nederland woonachtig zijn. Voor die dossiers geldt dezelfde handelwijze als
          bij binnenlandse adoptiedossiers.
               3.  Beschikken over een machtiging en/of bewijs van overlijden biologische ouders
          De ervaring van de RvdK is dat in de meeste gevallen een aanvrager geen machtiging tot inzage of
          overlijdensakte van de biologische ouder kan overleggen. Omdat het zeer gevoelige-, en informatie
          van anderen betreft, is het bovendien van belang om na te gaan, indien deze stukken wel
          overhandigd worden, of deze waarheidsgetrouw zijn. Dat kan bv. via het checken van BRP
          gegevens of door contact op te nemen met degene die op papier toestemming verleent. Het NA
          heeft geen toegang tot de BRP gegevens waardoor de check wordt bemoeilijkt.
                                                                                                              1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 174 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 175 ======================================================================

<pre>Conclusie: een adviesaanvraag is van toepassing vanaf het moment dat helder is dat de verzoeker
om inzage betrokkene is.
Wat is een goede manier om de adviesaanvraag aan de RvdK te entameren?
Om deze vraag te beantwoorden zijn de volgende overwegingen van belang:
     1.  Begrip van de complexiteit van inzage van deze dossiers
De aanvrager kent veelal zijn geschiedenis niet. Dat betekent dat hij/zij geen weet heeft van
eventuele broers of zussen of andere familiebanden die in het dossier worden beschreven. Voor de
aanvrager is dan ook moeilijk in te schatten of hij tegen mogelijke beperkingen in de inzage zal
aanlopen.
     2.  Recht van de verzoeker
Degene die inzage verzoekt heeft het recht om de betrokkenheid van de RvdK te weigeren. Hij kan
als het ware technisch/kaal inzage vragen tot die informatie waar hij feitelijk recht op heeft. Ook in
de huidige situatie bij de RvdK kan dit voorkomen en wordt dit gerespecteerd.
Conclusie: de RvdK vindt dat de juiste manier om hier invulling aan te geven is om de
inzageverzoeker...:
         uit te leggen dat uit ervaring blijkt dat de betrokkenheid van de RvdK vaak leidt tot de
         ruimst mogelijke inzage
         aan te geven dat daarom het uitgangspunt voor de werkwijze is dat aan de RvdK advies
         wordt gevraagd
         te vragen in te stemmen met deze werkwijze.
Tot slot nog iets over de manier om de adviesaanvraag uit te voeren
Om vast te kunnen stellen of het dossier uitsluitend informatie bevat waarvoor geen toestemming
vereist is, zal bij elke aanvraag dossieronderzoek nodig zijn. In de meeste gevallen zal daarbij
blijken dat het dossier niet uitsluitend informatie bevat die zonder toestemming mag worden
ingezien (afstammingsinformatie).
In een aantal omstandigheden zal het advies van de RvdK evident zijn. We kunnen specifieke
afspraken maken over bijvoorbeeld de wijze van rapporteren en de doorlooptijd van het opstellen
van het advies. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als:
         Na opvraag van BRP gegevens blijkt dat (biologische)ouders zijn overleden en geen derden
         in het dossier voorkomen.
         (biologische) Ouders geven toestemming tot inzage in hun gegevens, en geen derden
         komen voor in het dossier.
         Derden (broers/zussen) stemmen in met inzage in hun gegevens, en (biologische) ouders
         zijn overleden.
                                                                                                      2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 175 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 176 ======================================================================

<pre>Doen r814
  From:                5.1.2.e
  Sent:               Thu, 25 Mar 2021 11:47:13 +0100
  To:                  5.1.2.e              " <5.1.2.e
                                                         @nationaalarchief.nl>
  Subject:            check mijn gele toevoeging?
   Hoi  5.1.2.e
                I
   Met het team onze inhoudelijk reactie alvast verwoord. Ik bel je straks om af te stemmen hoe
   nu verder.
   Het procesmodel wordt in het voorstel van de Raad weerlegt. Het NA is volgens de Raad niet
   in staat om een deel van de aanvragen zelf te behandelen zoals voorgesteld in het generieke
   procesmodel. Dit blijkt uit de door hen genoemde drie punten: 1) Ze zeggen dat alle
  gerechtsgebieden door elkaar lopen. Volgens de Raad is hierin dus geen knip te maken terwijl
  we dat wel hebben besproken als mogelijkheid in werksessies en daarmee het procesmodel
   hebben opgebouwd. 2) Er is volgens de Raad geen verschil tussen binnen- en buitenlandse
  dossiers voor wat betreft de wijze van afhandeling. Dit baseren ze op een hele uitzonderlijke
  situatie waarbij een adoptiegezin meerdere kinderen uit eenzelfde gezin komen. De hoofmoot
   is echter dat in buitenlandse dossiers geen informatie over biologische ouders zitten. We
   kunnen geen rolverdeling in onze gezamenlijk proces bedenken op basis van een
   uitzonderingen. Hiervoor hebben we juist gezegd dat er collegiaal overleg gevoerd kan
  worden. 3) Volgens de Raad is het NA niet in staat om te controleren of een machtiging of
   bewijs van overlijden waarheidsgetrouw is. Dit is niet juist, Dienstverlening NA doet dit
  dagelijks en heeft daar een officiële werkwijze voor.
   Raad houdt naar ons idee vast aan huidig proces en wil elk dossier volledig behandelen op
  dezelfde wijze. Raad stelt voor om het totaalpakket (begeleiding en/of bemiddeling) vanaf de
  eerste stap als uitgangspunt te hanteren, in het geval er sprake is van een betrokkene.
   Hiermee sluit de Raad de andere routes in het procesmodel uit. In het voorstel van de Raad
   krijgt het NA vooral een depot- en secretariële functie. Hiermee doen we geen recht aan de
   kennis en kunde die het NA heeft en met de implementatie van de nieuwe Archiefwet gaat
  ontwikkelen.
   Een belangrijk probleem is dat de Raad niet lijkt te overwegen om het advies te beperken tot
  de afstammingsafweging. Dit betekent dat de Raad niet alleen de biologische ouder wil
   benaderen maar ook altijd aan de slag wil met overige derden in het dossier zoals broers en
  zussen. Dit terwijl deze gegevens volgens de Raad niet tot afstammingsgegevens vallen. In
   het procesmodel was daarom een knip gemaakt tussen de afstammingsafweging en de AVG
  afweging. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van het NA om bij beoordeling van een
  aanvraag een afweging op basis van Archiefwet en AVG te maken zoals dat geldt na
  overbrenging.
   De verantwoordelijkheid voor het nemen van een inzagebesluit ligt bovendien bij het NA. De
   Raad kon geen afwegingskader maken voor het opstellen van een advies, die het NA
  vervolgens zou kunnen toetsen om een besluit te kunnen nemen. Vandaar dat we zakelijke
  stappen nodig hebben geacht: de Raad vragen om een machtiging van toestemming te
   regelen of - in het geval van dat bemiddeling gekozen is - een advies over wiens recht bij een
  afstammingsbelangenafweging dient te prevaleren. Daar dient de bemiddeling uiteindelijk
  toe, maximale toegankelijkheid. Zo'n machtiging of advies kan in dit geval door het NA
</pre>

====================================================================== Einde pagina 176 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 177 ======================================================================

<pre> getoetst worden. Een advies op basis van het totaalpakket aan gesprekken en AVG
 afwegingen niet.
  Het voorstel van het NA is het procesmodel wel vast te houden zoals in de stuurgroep
  besproken. Daarbij moet bij de start van een aanvraag de procedure en mogelijkheden heel
  helder wordt uitgelegd (communicatiestrategie nodig). Begeleiding door de Raad is vanaf het
  begin mogelijk. Het NA ziet echter weldegelijk een verschil van een route tussen buiten- en
  binnenlandse dossiers waarbij het NA bij een uitzonderlijk geval bij buitenlands advies kan
vragen van de Raad. Vervolgens is er de stap waarbij blij kt dat een aanvrager geen
 machtiging en/of bewijs van overlijden heeft. Dan vraag het NA, op verzoek van de
 aanvrager, de Raad om advies en zo nodig vervolgens bemiddeling. Dit heeft dan als doel de
 toegankelijkheid te vergroten.
  Kortom, het lijkt er opnieuw op dat de Raad niet buiten haar eigen werkproces wil treden.
  Meegaan in het voorstel van de Raad zal betekenen dat het NA voornamelijk beheer en
 administratieve taken heeft rondom deze dossiers. Hier moeten we intern eerst goed over
 spreken of we die kant op willen gaan, was dit het doel van de .
Interne opmerking: Ben AVG afweging zouden we niet moeten willen overlaten aan een derde
  partij omdat dit op z'n minst een zwaktebod is en effect kan hebben op ons imago. Bovendien
  hebben we al adoptie-informatie in huis in rechtbankarchieven en komt nog meer aan via
 andere routes (zie hieronder).
 Ministerie van Justitie en Veiligheid.
          - Een blok "buitenlandse kindadoptie (BKA) 1975-2005 (2015)
          - Blok Centrale Adoptieraad en Centrale Adoptiedocumentatie
          - Blok Adoptie buitenlandse pleegkinderen 1971-2004
I 5.1.2.e
                             I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M     5.1.2.e           I
 5.1.2.e           @nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.nl
 Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
          21 februari 2O2O     Tac
          t/m 20 juni 2O21
                                        -T
          De oorlog                                                    r
         die bleef                             I
                           ■
</pre>

====================================================================== Einde pagina 177 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 178 ======================================================================

<pre>Doen r815
  From:                1 5.1.2.e
  Sent:               Thu, 25 Mar 2021 12:04:13 +0100
  To:                  1 5.1.2.e
                                         "< 5.1.2.e   @nationaalarchief.nl>
  Subject:            reactie NA op RvdK
   Hoi  5.1.2.e
   Met het team onze inhoudelijk reactie alvast verwoord. We bellen straks om af te stemmen
   hoe nu verder.
   Het procesmodel wordt in het voorstel van de Raad weerlegt. Het NA is volgens de Raad niet
   in staat om een deel van de aanvragen zelf te behandelen zoals voorgesteld in het generieke
   procesmodel. Dit blijkt uit de door hen genoemde drie punten: 1) Ze zeggen dat alle
  gerechtsgebieden door elkaar lopen. Volgens de Raad is hierin dus geen knip te maken terwijl
  we dat wel hebben besproken als mogelijkheid in werksessies en daarmee het procesmodel
   hebben opgebouwd. 2) Er is volgens de Raad geen verschil tussen binnen- en buitenlandse
  dossiers voor wat betreft de wijze van afhandeling. Dit baseren ze op een hele uitzonderlijke
  situatie waarbij een adoptiegezin meerdere kinderen uit eenzelfde gezin komen. De hoofmoot
   is echter dat in buitenlandse dossiers geen informatie over biologische ouders zitten. We
   kunnen geen rolverdeling in onze gezamenlijk proces bedenken op basis van een
   uitzonderingen. Hiervoor hebben we juist gezegd dat er collegiaal overleg gevoerd kan
  worden. 3) Volgens de Raad is het NA niet in staat om te controleren of een machtiging of
   bewijs van overlijden waarheidsgetrouw is. Dit is niet juist, Dienstverlening NA doet dit
  dagelijks en heeft daar een officiële werkwijze voor.
   Raad houdt naar ons idee vast aan huidig proces en wil elk dossier volledig behandelen op
  dezelfde wijze. Raad stelt voor om het totaalpakket (begeleiding en/of bemiddeling) vanaf de
  eerste stap als uitgangspunt te hanteren, in het geval er sprake is van een betrokkene.
   Hiermee sluit de Raad de andere routes in het procesmodel uit. In het voorstel van de Raad
   krijgt het NA vooral een depot- en secretariële functie. Hiermee doen we geen recht aan de
   kennis en kunde die het NA heeft en met de implementatie van de nieuwe Archiefwet gaat
  ontwikkelen.
   De verantwoordelijkheid voor het nemen van een inzagebesluit ligt bovendien bij het NA. Een
   belangrijk probleem is dat de Raad niet lijkt te overwegen om het advies te beperken tot de
  afstammingsafweging. Dit betekent dat de Raad niet alleen de biologische ouder wil
   benaderen maar ook altijd aan de slag wil met overige derden in het dossier zoals broers en
  zussen. Dit terwijl deze gegevens volgens de Raad niet tot afstammingsgegevens vallen. In
   het procesmodel was daarom een knip gemaakt tussen de afstammingsafweging en de AVG
  afweging. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van het NA om bij beoordeling van een
  aanvraag een afweging op basis van Archiefwet en AVG te maken zoals dat geldt na
  overbrenging.
   Het voorstel van het NA is het procesmodel wel vast te houden zoals in de stuurgroep
   besproken. Daarbij moet bij de start van een aanvraag de procedure en mogelijkheden heel
   helder wordt uitgelegd (communicatiestrategie nodig). Begeleiding door de Raad is vanaf het
   begin mogelijk. Het NA ziet echter weldegelijk een verschil van een route tussen buiten- en
   binnenlandse dossiers waarbij het NA bij een uitzonderlijk geval bij buitenlands advies kan
  vragen van de Raad. Vervolgens is er de stap waarbij blijkt dat een aanvrager geen
   machtiging en/of bewijs van overlijden heeft. Dan vraag het NA, op verzoek van de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 178 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 179 ======================================================================

<pre> aanvrager, de Raad om advies en zo nodig vervolgens bemiddeling. Dit heeft dan als doel de
 toegankelijkheid te vergroten.
  Kortom, het lijkt er opnieuw op dat de Raad niet buiten haar eigen werkproces wil treden.
  Meegaan in het voorstel van de Raad zal betekenen dat het NA voornamelijk beheer en
 administratieve taken heeft rondom deze dossiers.
 Interne opmerking: Een AVG afweging zouden we niet moeten willen overlaten aan een derde
  partij omdat dit op z'n minst een zwaktebod is en effect kan hebben op ons imago. Bovendien
  hebben we al adoptie-informatie in huis in rechtbankarchieven en komt nog meer aan via
 andere routes (zie hieronder).
 Ministerie van Justitie en Veiligheid.
          - Een blok "buitenlandse kindadoptie (BKA) 1975-2005 (2015)
          - Blok Centrale Adoptieraad en Centrale Adoptiedocumentatie
          - Blok Adoptie buitenlandse pleegkinderen 1971-2004
I 5.1.2.e
                           I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M     5.1.2.e          I
 5.1.2.e          ©nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.nl
 Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
          21 februari 2020
          t/m 20 juni 2021
          De oorlog                           SN i
         die bleef
</pre>

====================================================================== Einde pagina 179 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 180 ======================================================================

<pre>Doen r816
   From:                         5.1.2.e
  Sent:                        Thu, 25 Mar 2021 14:21:24 +0100
  To:                          ' 5.1.2.e
                                                "4    5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>; "512e
       5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>; " 5.1.2.e        "< 512e       @nationaalarchief.nl>; "5.1.2.
  <5.1.2.e
                             @nationaalarchief.nl>
  Subject:                     Eerste opzet AVG-afweging
  Attachments:                 AVG-afweging.docx
   Dag allen,
  I 5.1.2.e           en ik hebben vanmorgen een eerste kader opgezet om een mogelijk AVG-afweging te maken bij
   inzageverzoeken in adoptiedossiers. Ik vind dat we hiermee een hele goede eerste aanzet hebben om inzage te
  geven in een (deel van) een dossier. Opmerkingen, ideeën, aanvullingen zijn allemaal welkom. Ik hoop dat we
   hiermee verder kunnen.
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e       I
  I 5.1.2.e
                                 I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M       512 e      I
   E     5.1.2.e    (ó) nationaalarchief.nl
  Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
   in Linkedin
    @ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 180 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 181 ======================================================================

<pre>Docnr821
  From:                             5.1.2.e
  Sent:                            Fri,  26 Mar 2021 12:21:14 +0100
  To:                               5.1.2.e
                                                        "<l 5.1.2.e        @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         RvdK
  Attachments:                    Visie RvdK op adviesaanraag NA def - reactie NA..docx, Notitie inzagebeleid   adoptiedossiers (RvdK en
   NA).docx, 20210324 Procesplaat variant A.docx, 20210324 Procesplaat variant B.docx
   Hoi 512e            I
   De notitie en aanpassing van het procesmodel zijn in de maak.
  We hebben de conclusie van de RvdK over het moment waarop een adviesaanvraag gedaan moet worden
   uitgewerkt in 2 varianten van het procesmodel:
  A.             Op het moment dat iemand een betrokkene blijkt - resulteert in 2 hoofdkolommen (wel/niet met Raad).
   B.            Een variant hierop waarbij interlandelijke dossiers in principe door het NA worden behandeld (met korte
   lijn naar de Raad) en verder hetzelfde als A.
   Ben benieuwd naar jouw input richting een versie voor de Stuurgroep.
   5.1.2.e
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
   5.1.2.e         <anationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                              LT
                                                                    I
                                                                        V
          die bleef                                  I
                                            "T
</pre>

====================================================================== Einde pagina 181 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 182 ======================================================================

<pre>Docnr822
         Visie RvdK op adviesaanvraag NA
         Aanleiding
         In de stuurgroep van 19 maart is het procesmodel besproken van de aanvraag en behandeling van
         inzageverzoeken van adoptiedossiers. Het procesmodel geeft weer welke stappen een aanvraag
         kan doorlopen en wie welke rol in sommige processtappen heeft. Onduidelijk in het procesmodel is
         nog op welk moment en op welke wijze door de NA een advies aan de RvdK wordt gevraagd. Op
         deze twee punten doet de RvdK hier een voorstel wat zijns inziens tegemoet komt aan de belangen
         van de verzoeker, de AVG en de archiefwet.
         Context
         In het algemeen is de aanvrager die inzage wil in zijn adoptiedossier op zoek naar feitelijke
         informatie over zijn afstamming en naar de omstandigheden die geleid hebben tot het afstaan ter
         adoptie.
         Een kind heeft recht op de afstammingsgegevens. Een kind heeft niet per se recht op inzage in de
         persoonlijke omstandigheden die geleid hebben tot de afstand. Daar is toestemming voor nodig
         van de biologische ouder(s).
         Naast de gegevens van de biologische ouder(s) bevatten de meeste adoptiedossiers gegevens van
         derden, bijvoorbeeld broertjes en zusjes. Deze informatie valt niet onder het recht op
         afstammingsinformatie, maar is wel vaak van groot (emotioneel) belang voor de aanvrager.
         Voor het inzien van deze gegevens is toestemming nodig van de betrokkene(n).
         Wat is het juiste moment voor een adviesaanvraag aan de RvdK?
         Om deze vraag te beantwoorden zijn de volgende overwegingen van belang:
              1,  De mate waarin inzage in het dossier kan worden gegeven
         De adoptiedossiers zijn vaak zeer uitgebreide en complexe dossiers. Ze bevatten veelal ook
         gegevens van derden. Bij de beoordeling van de dossiers wordt gekeken naar de Archiefwet, het
         Afstammingsrecht en AVG. Deze gerechtsgebieden zijn afwisselend van toepassing op onderdelen
         van de informatie in het dossier. Om een zo groot mogelijk gedeelte van het dossier ter inzage te
         kunnen aanbieden, streeft de RvdK naar toestemming van de betrokkenen in het dossier. De kans
         op die toestemming wordt vergroot doordat de RvdK contact zoekt met deze betrokkenen en de
         manier waarop dit gebeurt.
                                                                                                               Commented [      ]: Om deze reden kan het NA
              2.  Geen onderscheid op basis van binnenlandse of interlandelijke adoptie                        buitenlandse dossiers zelf behandelen. De RvdK
                                                                                                               kan zich dan focussen op de binnenlandse
         Zowel in dossiers van binnenlandse als van interlandelijke adoptie zit informatie over de biologische dossiers waar bemiddeling resulteert in
         ouders en mogelijke derden. Waar de RvdK bij binnenlandse dossiers beschikt over de mogelijkheid      maximale toegankelijkheid. Het NA wil de
         personen te traceren om hen te kunnen benaderen, [geldt dat niet of in mindere mate bij de            buitenlandse dossiers van de RvdK op dezelfde
         interlandelijke adopties. Echter de interlandelijke dossiers kunnen ook informatie bevatten over      wijze kunnen behandelen als buitenlandse
         broers en zussen die in Nederland woonachtig zijn. Voor die dossiers geldt dezelfde handelwijze als   adoptiedossiers van andere organisaties die nog
         bij binnenlandse adoptiedossiers.                                                                     worden overgedragen.
                                                                                                               Commented [      ]: Dit zijn uitzonderingen. We
                                                                                                               hebben in de werksessies met elkaar besproken
              3.  Beschikken over een machtiging en/of bewijs van overlijden biologische ouders                dat er in het geval van uitzonderingen collegiaal
                                                                                                               overleg gevoerd kan worden.
         De ervaring van de RvdK is dat in de meeste gevallen een aanvrager geen machtiging tot inzage of
                                                                                                               Commented [      ]: Het NA is wel in staat te
         overlijdensakte van de biologische ouder kan overleggen. Omdat het zeer gevoelige-, en informatie
         van anderen betreft, is het bovendien van belang om na te gaan, indien deze stukken wel               controleren of een machtiging of bewijs van
         overhandigd worden, of deze waarheidsgetrouw zijn. Dat kan bv. via het checken van BRP                overlijden waarheidsgetrouw is. Dit doen we
         gegevens of door contact op te nemen met degene die op papier toestemming verleent. Het NA            dagelijks en hebben daar een officiële werkwijze
         heeft geen toegang tot de BRP gegevens waardoor de check wordt bemoeilijk®                            voor.
                                                                                                             1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 182 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 183 ======================================================================

<pre>Conclusie: een adviesaanvraag is van toepassing vanaf het moment dat helder is dat de verzoeker
om inzage betrokkene is.                                                                                Commented [     ]: Een adviesaanvraag vanaf dit
                                                                                                        moment betekent dat de aanvrager aan het
                                                                                                        begin kiest tussen wel/geen betrokkenheid van
Wat is een goede manier om de adviesaanvraag aan de RvdK te entameren?                                  de RvdK. Hiermee stappen we af van het
                                                                                                        getrapte procesmodel. We hebben het voorstel
Om deze vraag te beantwoorden zijn de volgende overwegingen van belang:
                                                                                                        van de RvdK nu uitgewerkt in 2 nieuwe
                                                                                                        varianten van het procesmodel: A en B.
     1.  Begrip van de complexiteit van inzage van deze dossiers
De aanvrager kent veelal zijn geschiedenis niet. Dat betekent dat hij/zij geen weet heeft van
eventuele broers of zussen of andere familiebanden die in het dossier worden beschreven. Voor de
aanvrager is dan ook moeilijk in te schatten of hij tegen mogelijke beperkingen in de inzage zal
aanlopen.
     2.   Recht van   de verzoeker                                                                      Commented [     ]: In de praktijk kan een
                                                                                                        aanvrager terugkomen van zijn/haar keuze en
Degene die inzage verzoekt heeft het recht om de betrokkenheid van de RvdK te weigeren. Hij kan         alsnog een andere route (NA of RvdK) willen
als het ware technisch/kaal inzage vragen tot die informatie waar hij feitelijk recht op heeft. Ook in  bewandelen. Het is aan te bevelen hierover
de huidige situatie bij de RvdK kan dit voorkomen en wordt dit gerespecteerd.                           afspraken te maken.
Conclusie: de RvdK vindt dat de juiste manier om hier invulling aan te geven is om de
inzageverzoeker...:
         uit te leggen dat uit ervaring blijkt dat de betrokkenheid van de RvdK vaak leidt tot de
         ruimst mogelijke inzage
         aan te geven dat daarom het uitgangspunt voor de werkwijze is dat aan de RvdK advies
         wordt gevraagd                                                                                 Commented [     ]: De aanvrager krijgt het
         te vragen in te stemmen met deze werkwijze.                                                    aanbod om te kiezen voor de betrokkenheid
                                                                                                        van de RvdK.
Tot slot nog iets over de manier om de adviesaanvraag uit te voeren
Om vast te kunnen stellen of het dossier uitsluitend informatie bevat waarvoor geen toestemming
vereist is, zal bij elke aanvraag dossieronderzoek nodig zijn. In de meeste gevallen zal daarbij
blijken dat het dossier niet uitsluitend informatie bevat die zonder toestemming mag worden
ingezien (afstammingsinformatie).
In een aantal omstandigheden zal het advies van de RvdK evident zijn. [We kunnen specifieke
afspraken maken over bijvoorbeeld de wijze van rapporteren en de doorlooptijd van het opstellen
van het advies. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als:                                                Commented [ 512e]: Hier hebben we in de
                                                                                                        werksessies al een basis voor gelegd
         Na opvraag van BRP gegevens blijkt dat (biologische)ouders zijn overleden en geen derden       (adviesformat en toetsingskader).
         in het dossier voorkomen.
         (biologische) Ouders geven toestemming tot inzage in hun gegevens, en geen derden
         komen voor in het dossier.
         Derden (broers/zussen) stemmen in met inzage in hun gegevens, en (biologische) ouders
         zijn overleden.
                                                                                                      2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 183 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 184 ======================================================================

<pre>Docnr826
  From:                              5.1.2.e
  Sent:                            Fri,   26 Mar 2021 12:46:47 +0100
  To:                                 5.1.2.e              " < 5.1.2.e
                                                                             @rvdk.nl>
  Subject:                         laatste loodjes naar de notitie
  Attachments:                     Visie RvdK op adviesaanraag NA def - reactie NA..docx, 20210324 Procesplaat variant A.docx, 20210324
  Procesplaat variant B.docx, Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) v0.3.docx
  Hoi 512.           I
  Zoals afgesproken stuur ik je een paar zaken op.
            1) Voorstel RvdK: Een paar opmerkingen op jullie voorstel die volgens ons van belang zijn.
           2) Procesmodel: We hebben jullie conclusie over het moment waarop een adviesaanvraag gedaan moet
                 worden uitgewerkt in 2 varianten van het procesmodel:
                      A. Op het moment dat iemand een betrokkene blijkt - resulteert in 2 hoofdkolommen (wel/niet met
                            Raad).
                      B. Onze voorkeur heeft een variant hierop waarbij interlandelijke dossiers in principe door het NA
                           worden behandeld (met korte lijn naar de Raad) en verder hetzelfde als A. Zie motivering in onze
                           opmerkingen bij het voorstel RvdK.
           3) De notitie: Willen jullie hele concrete aanvullingen/wijzigingen erin geven?
  Kanttekening!: Al deze documenten zijn nog niet bij het NA intern verder afgestemd. Dat ga ik nu ook
  tegelijkertijd laten lopen.
  Goed weekend!
   5.1.2.e
                               I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
  5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                             1
          die bleef                                   I
                                                              La       n
                           M I
              -
</pre>

====================================================================== Einde pagina 184 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 185 ======================================================================

<pre>Docnr827
   From:                                  5.1.2.e
  Sent:                                Mon, 29 Mar 2021 09:13:12 +0200
  To:                                  ' 5.1.2.e              5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>; "512e
  <5.1.2.e                  @nationaalarchief.nl>; "512e                           " <5.1.2.e
                                                                                                           @nationaalarchief.nl>; "512e    I
  I 5.1.2.e      5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>; "512e                         < 5.1.2.e       @nationaalarchief.nl>
  Subject:                             FW: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
  Attachments:                         memo RvdK-NA 24032021.docx
  Ter informatie. Ik heb de memo zelf nog niet gelezen maar stuur het alvast door aan jullie. Mochten jullie nog
   input hebben hoor ik het graag voor 14u, dan ga ik in overleg met de RvdK en om 15:15 met 512e 5.1.2.e                               II 5.1.2.e
                                                                                                                                                   I
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5 2e                                                           @minjenv.nl]
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:10
  Aan: 5 2e                    5.1.2.e
  CC: 6 1,1.2.                              ]
  Onderwerp: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
   Beste 512=       en 5.i.2.e
   Hierbij doe ik jullie ter bespreking in het overleg van vanmiddag ons memo toekomen.
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e              I
    5.1.2.e     5.1.2.e                    Privacy en Veiligheid
  Servicecentrum Privacy en Veiligheid
  Justitiële Informatiedienst
   Ministerie van Justitie en Veiligheid
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
   Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
                            / M   5.1.2.6
  T     5.1.2.e
   E 5.1.2.e            @minjenv.nl
  www.justid.nl
  Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
  abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
   Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
  het elektronisch verzenden van berichten.
  Ministerie van Justitie en Veiligheid
  This message may contain Information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
   sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
  for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 185 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 186 ======================================================================

<pre>Docnr828
         Memo Servicecentrum Privacy en Veiligheid
         Vraagstuk: Adviesrol inzagerecht Raad voor                                de     Kinderbescherming              na
         overbrenging ASAA-dossiers Nationaal Archief
         26 maart 2021
         Aan ons is het verzoek voorgelegd om te adviseren over de vraag: hoe kan een adviesrol
         voor de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) mogelijk worden gemaakt na
         overbrenging van de adoptiedossiers van de RvdK naar het Nationaal Archief (NA)? Het
         betreft een adviesrol in het nieuwe inzageproces van het NA naar aanleiding van verzoeken
         voor openbaarmaking van de betreffende dossiers (archiefstukken).
         In onderstaand advies zal onder deel I antwoord worden gegeven op deze vraag.
         Vervolgens wordt ter volledigheid in deel II het juridisch kader met betrekking tot het
         bewaren van documenten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming
         (AVG) en de Archiefwet 1995 nader uitgewerkt.
         Deel I
         I.I Rol RvdK inzagerecht na overbrenging dossier
         Zoals in ons overleg van 15 maart jl. is aangegeven ontbreekt het aan een wettelijke
         grondslag voor het voortzetten van een rol voor de RvdK in een nieuwe situatie. De RvdK
         heeft alleen een rol bij de uitoefening van de rechten van betrokkenen (zoals het
         inzagerecht) op grond van de AVG, zolang de RvdK de adoptiedossiers nog in het bezit
         heeft (verwerkt) en nog niet vernietigd of overgebracht zijn naar het NA (binnen 20 jaar
         na afloop (wettelijke) bewaartermijn (zie deel II)).
         Nadat de (wettelijke) bewaartermijn afloopt van de adoptiedossiers, kunnen de dossiers
         worden vernietigd of indien ze archiefwaardig zijn langer bewaard worden ten behoeve
         van archivering in het algemeen belang, mits voldaan wordt aan de passende waarborgen
         zoals genoemd in artikel 89 lid 1 AVG. Na het overbrengen van deze dossiers door de RvdK
         naar de archiefbewaarplaatsen geldt het regime van de Archiefwet 1995. Het Nationaal
         Archief wordt zorgdrager voor de archiefbescheiden (i.c. de adoptiedossiers). Inzage op
         grond van de AVG is een andere dan op grond van de Archiefwet.1 De RvdK kan daarom
         geen enkel rol meer hebben bij de openbaarmaking van deze archiefstukken. De
         verantwoordelijkheid hiervoor ligt uitsluitend bij het NA.
         I.II Wettelijke grondslag creëren
         De enige mogelijkheid om de adviesrol van de RvdK in het inzageproces van het NA te
         regelen is, om deze rol/taak op te nemen in de modernisering van de Archiefwet. Bij ons
         weten is het wetsvoorstel nog niet van kracht en zijn wijzigingen, zolang het wetsvoorstel
         nog niet bij de Eerste Kamer ligt, nog mogelijk. Zie voor de huidige stand van zaken:
         Archiefwet 2021 | Overheid.nl | Wetqevinqskalender. Op 17 maart heeft de Raad van State
         advies uitgebracht, deze is nog niet openbaar.
         Uit de meegestuurde rapporten2 over de stagnatie in de overbrenging van de
         adoptiedossiers van de RvdK naar het NA, blijkt dat het voornaamste bezwaar voor de
         overbrenging is, het ontbreken van waarborgen ter bescherming van de
         persoonsgegevens van de betrokkenen. Het gaat om gevoelige dossiers met hele
         specifieke situaties, waarbij rekening gehouden moet worden met de eerbiediging van de
         1 MvT artikel 45, tweede lid, UAVG: In het tweede lid van dit artikel is het inzage geregeld in archiefstukken in
         een archiefbewaarplaats opgenomen. 'Omdat het recht op inzage in de verordening een aantal nadere
         vereisten kent dat voor inzage in archiefstukken niet aan de orde is, is er in het voorgestelde artikel 45 voor
         gekozen om af te wijken van artikel 15 van de verordening, en tegelijkertijd een specifiek recht op inzage in
         archiefstukken in een archiefbewaarplaats op te nemen (tweede Hd).'
         2 Rapportage van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over de stagnatie in de overbrenging van de
         adoptiedossiers van de Raad voor de Kinderbescherming naar het Nationaal archief, 2020. En het rapport met
         de titel 'Definitief concept 01042020 ter verspreiding'.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 186 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 187 ======================================================================

<pre>persoonlijke levenssfeer en het recht op afstammingsinformatie. Uit de rapporten en de
hierin opgenomen jurisprudentie en uitspraak van de Nationale Ombudsman, blijkt dat het
NA in zijn inzagebeleid in tegenstelling tot de RvdK onvoldoende rekening kan houden met
de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen.
De vraag is vervolgens of het creëren van een wettelijke basis voor deze beoogde
samenwerking in de nieuwe Archiefwet, dit probleem zal oplossen. Uit het
wetgevingsadvies van de AP van 19 mei 2020 over het concept voor een wetsvoorstel
Modernisering Archiefwet (Archiefwet 2021)3, blijkt dat het bij de vorming van archieven
en de openbaarmaking gaat om complexe afwegingen die niet bij de overheidsorganisaties
moet komen te liggen.
De AP geeft in het advies aan dat:
'De AVG erkent het belang van archivering, maar vraagt wel om minimale
gegevensverwerking en om passende technische en organisatorische maatregelen. De
complexe afwegingen die in dit verband moeten worden gemaakt kunnen naar het oordeel
van de AP niet van geval tot geval aan de vele afzonderlijke archiverende overheden
worden overgelaten. (...) Nadere wettelijke inkadering is dus aangewezen. (...)'
Ook vergt het concept wetsvoorstel volgens de AP een aanvulling met delegatiebepalingen
op het punt van archiefvorming en op het punt van openbaarheid:
'Het telkens maken van een afweging tussen abstracte beginselen als hier aan de orde kan
ook niet van geval tot geval gevraagd worden van de afzonderlijke overheidsorganen. (...).
Het risico is groot dat er heel verschillende afwegingen worden gemaakt die niet alleen
onzekerheid en risico's op overtreding van de AVG meebrengen, maar ook de eenheid in
de wijze van archiveren bedreigen.'
En 'De afweging wanneer en in welke omvang toepassing van deze technieken gelet op de
verplichtingen in de AVG aangewezen is, is een afweging die naar het oordeel van de AP
in zijn algemeenheid door de wetgever moet worden gemaakt en niet telkens op zichzelf
door het individuele overheidsorgaan. (...)'.
Met betrekking tot de openbaarheid wordt in het advies gesteld dat 'Het kunnen beperken
van de openbaarheid van de documenten is een belangrijke waarborg, omdat de grootste
risico's voor de bescherming van persoonsgegevens ontstaan door het raadplegen van de
informatie'.
Het concept biedt het overheidsorgaan op dit punt verder geen enkele houvast. De
toelichting stelt dat voor de eenheid in het openbaarheidsbeleid de algemene
rijksarchivaris sinds 2013 een adviestaak heeft.
De AP is van oordeel dat louter een adviestaak in het licht van de AVG onvoldoende
waarborg is dat de te maken complexe afweging door honderden overheidsorganisaties in
alle gevallen tot een goed evenwicht leidt. (...). Uit oogpunt van bescherming van
persoonsgegevens, maar ook uit oogpunt van eenheid van archivering, ligt het naar het
oordeel van de AP voor de hand dat de (gedelegeerde) wetgever nader aanduidt welke
persoonsgegevens in welke gevallen wel of niet blijvend bewaard moeten blijven, de
noodzaak daarvan motiveert en ook bepaalt welke maatregelen moeten worden getroffen
om eventuele privacy risico's te mitigeren;(.
Kortom, de RvdK zal op dit moment geen rol kunnen krijgen bij de inzageverzoeken
wanneer de documenten overgedragen zijn aan het NA vanwege het gebrek aan een
wettelijke grondslag. Het is verstandig om, mede gelet op het wetgevingsadvies van de
AP, bij het Ministerie van OCW de huidige problematiek aan te kaarten, zodat dit wordt
meegenomen in de huidige aanpassingen van de Archiefwet.
3 advies modernisering archiefwet.pdf (autoriteitpersoonsqeqevens.nl')
</pre>

====================================================================== Einde pagina 187 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 188 ======================================================================

<pre>Deel II
Wat jullie betreft is het vraagstuk m.b.t. bewaartermijnen afgesloten. De RvdK en het NA
 hebben bij archivering in het algemeen belang echter zowel met de AVG als met de
Archiefwet 1995 te maken. Voor de volledigheid achten wij het van belang om de
verhouding tussen de AVG en de Archiefwet toch nog te verduidelijken, omdat dit in de
 rapporten niet voldoende terug komt. De AP heeft in haar advies over de modernisering
van de Archiefwet tevens kenbaar gemaakt dat de AVG een integraal onderdeel dient uit
te maken van archivering.
II.I Bewaartermijnen: juridisch kader RvdK en NA
 Het is van groot belang om het verschil te zien tussen de bewaartermijn welke vastgesteld
dient te worden op grond van de AVG door de verwerkingsverantwoordelijke en de
 bewaartermijn welke geldt voor de archivering in het algemeen belang. Met name wanneer
de ene bewaartermijn overgaat naar de andere. Hieronder wordt dit verschil uitgewerkt.
II.II Bewaartermijn op grond van de AVG: de primaire bewaartermijn
Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens dient de RvdK, in haar rol als
verwerkingsverantwoordelijke, eerst de primaire bewaartermijn vast te stellen op grond
van de AVG voor de persoonsgegevens in de ASAA-dossiers.
 De RvdK moet daarbij nagaan of ze gehouden zijn aan wettelijk vastgestelde termijnen.
Wanneer er geen wettelijk vastgestelde termijn is, bepaalt de RvdK zelf de termijn.
 Hiervoor kan het stappenplan worden gebruikt zoals neergelegd in de toegestuurde memo
'bewaartermijnen persoonsgegevens in de AVG'. Let op: deze vast te stellen
 bewaartermijn is niet hetzelfde als de overbrengingstermijn van twintig jaar of de
waardering blijvend bewaren zoals opgelegd in de Archiefwet.
 De Archiefwet schrijft voor dat de blijvend te bewaren informatieobjecten uiterlijk twintig
jaar na afloop van de primaire bewaartermijn worden overgebracht naar een
archiefinstelling (Art. 12). Deze overbrengingstermijn gaat dus pas lopen vanaf het
 moment dat de bewaartermijn voor het uitvoeren van de taak van de RvdK afloopt. Met
de nieuwe Archiefwet wordt dit mogelijk terug gebracht naar tien jaar.
 De vraag die daarmee centraal dient te staan, is wanneer de taak van de RvdK is
afgelopen. Hoe lang dienen de ASAA-dossiers bewaard te worden door de RvdK om zorg
te dragen dat de dossiers op een gepaste wijze afgesloten kunnen worden? Daarbij dient
de RvdK alle facetten mee te wegen. Denk hierbij aan de rechten van betrokkenen,
 mogelijke rechtszaken, audits, etcetera. Let daarbij op dat de RvdK persoonsgegevens
 niet uitsluitend mag bewaren om op eventuele verzoeken te kunnen reageren.4 De
gekozen bewaartermijn dient de RvdK gemotiveerd vast te leggen.
Op dit moment is het ons niet duidelijk geworden dat deze bewaartermijn reeds is
vastgesteld. De termijn van blijvend bewaring in de selectielijsten geldt enkel voor de
archivering in algemeen belang, zie II.III hieronder. Door een lange bewaartermijn
 noodzakelijk te achten, zal dit wellicht het vraagstuk voor een deel kunnen verhelpen
doordat de RvdK een langere periode verwerkingsverantwoordelijke blijft en daarmee
tevens de inzageverzoeken kan afhandelen.
II.III Bewaartermijn voor archivering in algemeen belang
Is er bij het bepalen van de (primaire) bewaartermijn ook nog eens sprake van
overheidsinformatie dat archiefwaardig is, dan gelden de vereisten van de Archiefwet. Het
 maatschappelijke belang van archivering wordt in de AVG en de UAVG erkend. Ook in het
advies van de AP komt dit naar voren. Het bewaren van persoonsgegevens voor langere
tijd, zelfs blijvend, blijft dan ook onder de AVG mogelijk. De AVG noemt dit een 'verdere
4 Overweging 64 AVG.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 188 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 189 ======================================================================

<pre>verwerking' van persoonsgegevens die oorspronkelijk voor een ander rechtmatig doel,
zoals een wettelijke verplichting, een taak van algemeen belang of de uitoefening van
openbaar gezag zijn verzameld.5
De selectielijsten dienen als praktisch instrument waarmee bepaald wordt of en wanneer
een informatieobject al dan niet vernietigd moet worden. Persoonsgegevens die
voorkomen in overgebrachte archiefbescheiden kunnen voor onbepaalde tijd worden
bewaard. Deze archiefstukken worden bewaard met als doel het behoud van (een deel
van) het Nederlandse culturele erfgoed. Na een belangenafweging is besloten de ASAA-
dossiers blijvend bewaren in het NA. Deze termijn is reeds overgenomen in de selectielijst.
Nogmaals: deze bewaartermijn van permanente bewaring is een andere bewaartermijn
dan de te bepalen termijn voor de RvdK en gaat pas lopen als de taak van de RvdK is
afgerond.
Gelet op bovenstaande adviseren wij de RvdK eerst hun eigen bewaartermijn vast te
stellen, waarbij gekeken dient te worden naar de taak van de RvdK en de termijn die
noodzakelijk wordt geacht om de ASAA-dossiers te bewaren voor het uitvoeren van deze
taak. Vervolgens dient deze bewaartermijn tevens opgenomen te worden in de
selectielijsten, zodat het voor alle betrokken partijen duidelijke is wanneer deze termijn
afloopt en de waardering blijvend bewaren op grond van de Archiefwet van toepassing
wordt.
5 Weten of vergeten: Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in
samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid, p. 40.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 189 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 190 ======================================================================

<pre>Docnr829
   From:                             5.1.2.e
  Sent:                             Mon, 29 Mar 2021 09:44:33 +0200
  To:                                 5.1.2.e           " < 5.1.2.e
                                                                              @rvdk.nl>
  Subject:                         agenda stuurgroep
  Attachments:                     Agenda Stuurgroep Adoptiedossiers 02-04-2021.docx
   Hoi 512.            I
   Hierbij alvast een voorzet voor de agenda van de stuurgroep. Graag vanmiddag bespreken.
   Heb jij nog de concept notulen van de stuurgroep van 19 maart?
  Tot straks,
  I 5.1.2.e
                                I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
    M    5.1.2.e           I
   5.1.2.e           ©nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2OÏO
            t/m 20 juni 2021
                                              -
            De oorlog                                    + ra
           die blee                                ■I
                                                 3
                                               4
                             w-
</pre>

====================================================================== Einde pagina 190 =================================================================

<br><br>