<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Docnr831
  From:                                    5.1.2.e
  Sent:                                 Mon, 29 Mar 2021 11:00:11 +0200
  To:                                      5.1.2.e
                                                                     "< 5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
  Subject:                              RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
  Attachments:                          memo RvdK-NA 24032021 GL.docx
   Eerste reactie...
  Van: 5.1.2.                                 I
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 10:34
  Aan: 5 26                   I
  Onderwerp: FW: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
  Van: 5 2e                 I
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:13
  Aan: 512e                           5.1.2.e              ; 5.1.2.e               ; 5.1.2.e        ; 5.1.2.e
                                                                                                                   I
  Onderwerp: FW: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
    Ter informatie. Ik heb de memo zelf nog niet gelezen maar stuur het alvast door aan jullie. Mochten jullie nog
   input hebben hoor ik het graag voor 14u, dan ga ik in overleg met de RvdK en om 15:15 met de privacy jurist.
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5 2e                                        [5.1.2e            @minjenv.nl]
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:10
  Aan: 5 26                     5.1.2.e
  CC: =1-                 - BD/SCPV
  Onderwerp: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
   Beste 512=      en 512 e
   Hierbij doe ik jullie ter bespreking in het overleg van vanmiddag ons memo toekomen.
   Met vriendelijke groet,
   5.1.2.e              I
   5.1.2.e     5.1.2.e                      Privacy en Veiligheid
  Servicecentrum Privacy en Veiligheid
  Justitiële Informatiedienst
   Ministerie van Justitie en Veiligheid
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
   Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
                           / M     5.1.2.6
  T    5.1.2.e
   E 5.1.2.e           @minjenv.nl
  www.justid.nl
  Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain Information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Docnr832
         Memo Servicecentrum Privacy en Veiligheid
         Vraagstuk: Adviesrol inzagerecht Raad voor                                de     Kinderbescherming              na
         overbrenging ASAA-dossiers Nationaal Archief
         26 maart 2021
         Aan ons is het verzoek voorgelegd om te adviseren over de vraag: hoe kan een adviesrol
         voor de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) mogelijk worden gemaakt na
         overbrenging van de adoptiedossiers van de RvdK naar het Nationaal Archief (NA)? Het
         betreft een adviesrol in het nieuwe inzageproces van het NA naar aanleiding van
         verzoeken voor openbaarmaking van de betreffende dossiers (archiefstukken).
         In onderstaand advies zal onder deel I antwoord worden gegeven op deze vraag.
         Vervolgens wordt ter volledigheid in deel II het juridisch kader met betrekking tot het
         bewaren van documenten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming
         (AVG) en de Archiefwet 1995 nader uitgewerkt.
         Deel I
         I.I Rol RvdK inzagerecht na overbrenging dossier
         Zoals in ons overleg van 15 maart jl. is aangegeven ontbreekt het aan een wettelijke
         grondslag voor het voortzetten van een rol voor de RvdK in een nieuwe situatie. De
         RvdK heeft alleen een rol bij de uitoefening van de rechten van betrokkenen (zoals het
         inzagerecht) op grond van de AVG, zolang de RvdK de adoptiedossiers nog in het bezit
         heeft (verwerkt) en nog niet vernietigd of overgebracht zijn naar het NA (binnen 20 jaar
         na afloop (wettelijke) bewaartermijn (zie deel II)).                                                               Commented [”J1]: Regel is: binnen 20jaar
                                                                                                                            na sluiten dossier. Wordt 10 jaar met
         Nadat de (wettelijke) bewaartermijn afloopt van de adoptiedossiers, kunnen de dossiers
                                                                                                                            nieuwe Archiefwet
         worden vernietigd of indien ze archiefwaardig zijn langer bewaard worden ten behoeve
         van archivering in het algemeen belang, mits voldaan wordt aan de passende                                         Commented [ 512.2]: ... moeten de dossiers
         waarborgen zoals genoemd in artikel 89 lid 1 AVG. Na het overbrengen van deze                                      afhankelijk van de waardering in de
         dossiers door de RvdK naar de archiefbewaarplaatsen geldt het regime van de                                        selectielijst...
         Archiefwet 1995. Het Nationaal Archief wordt zorgdrager voor de archiefbescheiden (i.c.
                                                                                                                            Commented [=23]: De Archiefwet geldt ook
         de adoptiedossiers). Inzage op grond van de AVG is een andere dan op grond van de
                                                                                                                            voor de overbrenging.
         Archiefwet.1 De RvdK kan daarom geen enkel rol meer hebben bij de openbaarmaking
         van deze archiefstukken. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt uitsluitend bij het NA.                             Commented |iïe4]: Of de WOb.
         I.II Wettelijke grondslag creëren
         De enige mogelijkheid om de adviesrol van de RvdK in het inzageproces van het NA te                                Commented [525]: Sectorale wetgeving lijkt
         regelen is, om deze rol/taak op te nemen in de modernisering van de Archiefwet. Bij ons                            me een betere optie. Zie bijvoorbeeld
         weten is het wetsvoorstel nog niet van kracht en zijn wijzigingen, zolang het                                      https://zoek.officielebekenclmakinqen.nl/st
         wetsvoorstel nog niet bij de Eerste Kamer ligt, nog mogelijk. Zie voor de huidige stand                            b-2019-230.html.
         van zaken: Archiefwet 2021 | Overheid.nl | Wetqevinqskalender. Op 17 maart heeft de
         Raad van State advies uitgebracht, deze is nog niet openbaar..
         Uit de meegestuurde rapporten2 over de stagnatie in de overbrenging van de
         adoptiedossiers van de RvdK naar het NA, blijkt dat het voornaamste bezwaar voor de
         overbrenging is, het ontbreken van waarborgen ter bescherming van de
         persoonsgegevens van de betrokkenen. Het gaat om gevoelige dossiers met hele
         specifieke situaties, waarbij rekening gehouden moet worden met de eerbiediging van de
         1 MvT artikel 45, tweede lid, UAVG: In het tweede lid van dit artikel is het inzage geregeld in archiefstukken in
         een archiefbewaarplaats opgenomen. 'Omdat het recht op inzage in de verordening een aantal nadere
         vereisten kent dat voor inzage in archiefstukken niet aan de orde is, is er in het voorgestelde artikel 45 voor
         gekozen om af te wijken van artikel 15 van de verordening, en tegelijkertijd een specifiek recht op inzage in
         archiefstukken in een archiefbewaarplaats op te nemen (tweede lid).'
         2 Rapportage van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over de stagnatie in de overbrenging van de
         adoptiedossiers van de Raad voor de Kinderbescherming naar het Nationaal archief, 2020. En het rapport met
         de titel 'Definitief concept 01042020 ter verspreiding'.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>persoonlijke levenssfeer en het recht op afstammingsinformatie. Uit de rapporten en de
hierin opgenomen jurisprudentie en uitspraak van de Nationale Ombudsman, blijkt dat
het NA in zijn inzagebeleid in tegenstelling tot de RvdK onvoldoende rekening kan
houden met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen.
De vraag is vervolgens of het creëren van een wettelijke basis voor deze beoogde
samenwerking in de nieuwe Archiefwet, dit probleem zal oplossen. Uit het
 wetgevingsadvies van de AP van 19 mei 2020 over het concept voor een wetsvoorstel       Commented [s2-6]: Er komt nog een reactie
Modernisering Archiefwet (Archiefwet 2021)3, blijkt dat het bij de vorming van archieven op dit advies.
en de openbaarmaking gaat om complexe afwegingen die niet bij de
overheidsorganisaties moet komen te liggen.
De AP geeft in het advies aan dat:
'De AVG erkent het belang van archivering, maar vraagt wel om minimale
gegevensverwerking en om passende technische en organisatorische maatregelen. De
complexe afwegingen die in dit verband moeten worden gemaakt kunnen naar het
oordeel van de AP niet van geval tot geval aan de vele afzonderlijke archiverende
overheden worden overgelaten. (...) Nadere wettelijke inkadering is dus aangewezen.
(...)'
Ook vergt het concept wetsvoorstel volgens de AP een aanvulling met
delegatiebepalingen op het punt van archiefvorming en op het punt van openbaarheid:
'Het telkens maken van een afweging tussen abstracte beginselen als hier aan de orde
kan ook niet van geval tot geval gevraagd worden van de afzonderlijke
overheidsorganen. (...). Het risico is groot dat er heel verschillende afwegingen worden
gemaakt die niet alleen onzekerheid en risico's op overtreding van de AVG meebrengen,
maar ook de eenheid in de wijze van archiveren bedreigen. ‘
En 'De afweging wanneer en in welke omvang toepassing van deze technieken gelet op
de verplichtingen in de AVG aangewezen is, is een afweging die naar het oordeel van de
AP in zijn algemeenheid door de wetgever moet worden gemaakt en niet telkens op
zichzelf door het individuele overheidsorgaan.
Met betrekking tot de openbaarheid wordt in het advies gesteld dat 'Het kunnen
beperken van de openbaarheid van de documenten is een belangrijke waarborg, omdat
de grootste risico's voor de bescherming van persoonsgegevens ontstaan door het
raadplegen van de informatie'.
Het concept biedt het overheidsorgaan op dit punt verder geen enkele houvast. De
toelichting stelt dat voor de eenheid in het openbaarheidsbeleid de algemene
rijksarchivaris sinds 2013 een adviestaak heeft.
De AP is van oordeel dat louter een adviestaak in het licht van de AVG onvoldoende
waarborg is dat de te maken complexe afweging door honderden overheidsorganisaties
in alle gevallen tot een goed evenwicht leidt. (...). Uit oogpunt van bescherming van
persoonsgegevens, maar ook uit oogpunt van eenheid van archivering, ligt het naar het
oordeel van de AP voor de hand dat de (gedelegeerde) wetgever nader aanduidt welke
persoonsgegevens in welke gevallen wel of niet blijvend bewaard moeten blijven, de
noodzaak daarvan motiveert en ook bepaalt welke maatregelen moeten worden
getroffen om eventuele privacy risico's te mitigeren;(...)..'
Kortom, de RvdK zal op dit moment geen rol kunnen krijgen bij de inzageverzoeken
wanneer de documenten overgedragen zijn aan het NA vanwege het gebrek aan een
wettelijke grondslag. Het is verstandig om, mede gelet op het wetgevingsadvies van de
AP, bij het Ministerie van OCW de huidige problematiek aan te kaarten, zodat dit wordt
meegenomen in de huidige aanpassingen van de Archiefwet.
3 advies modernisering archiefwet.pdf (autoriteitpersoonsqeqevens.nO
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Deel II
Wat jullie betreft is het vraagstuk m.b.t. bewaartermijnen afgesloten. De RvdK en het
NA hebben bij archivering in het algemeen belang echter zowel met de AVG als met de
Archiefwet 1995 te maken. Voor de volledigheid achten wij het van belang om de
verhouding tussen de AVG en de Archiefwet toch nog te verduidelijken, omdat dit in de
rapporten niet voldoende terug komt. De AP heeft in haar advies over de modernisering
van de Archiefwet tevens kenbaar gemaakt dat de AVG een integraal onderdeel dient uit
te maken van archivering.
II.I Bewaartermijnen: juridisch kader RvdK en NA
Het is van groot belang om het verschil te zien tussen de bewaartermijn welke
vastgesteld dient te worden op grond van de AVG door de verwerkingsverantwoordelijke
en de bewaartermijn welke geldt voor de archivering in het algemeen belang. Met name
wanneer de ene bewaartermijn overgaat naar de andere. Hieronder wordt dit verschil
uitgewerkt.
II.II Bewaartermijn op grond van de AVG: de primaire bewaartermijn
Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens dient de RvdK, in haar rol als
verwerkingsverantwoordelijke, eerst de primaire bewaartermijn vast te stellen op grond
van de AVG voor de persoonsgegevens in de ASAA-dossiers.
De RvdK moet daarbij nagaan of ze gehouden zijn aan wettelijk vastgestelde termijnen.
Wanneer er geen wettelijk vastgestelde termijn is, bepaalt de RvdK zelf de termijn.
Hiervoor kan het stappenplan worden gebruikt zoals neergelegd in de toegestuurde
memo 'bewaartermijnen persoonsgegevens in de AVG'. Let op: deze vast te stellen
bewaartermijn is niet hetzelfde ais de overbrengingstermijn van twintig jaar of de
waardering blijvend bewaren zoals opgelegd in de Archiefwet.
De Archiefwet schrijft voor dat de blijvend te bewaren informatieobjecten uiteriijk twintig
jaar na afloop van de primaire bewaartermijn worden overgebracht naar een
archiefinstelling (Art. 12). Deze overbrengingstermijn gaat [dus pas lopen vanaf het
moment dat de bewaartermijn voor het uitvoeren van de taak van de RvdK afloopt. Met         Commented[s-7]: Nee, na afsluiten dossier.
de nieuwe Archiefwet wordt dit mogelijk terug gebracht naar tien jaar.
De vraag die daarmee centraal dient te staan, is wanneer de taak van de RvdK is
afgelopen. Hoe lang dienen de ASAA-dossiers bewaard te worden door de RvdK om zorg
te dragen dat de dossiers op een gepaste wijze afgesloten kunnen worden? Daarbij dient
de RvdK alle facetten mee te wegen. Denk hierbij aan de rechten van betrokkenen,
mogelijke rechtszaken, audits, etcetera. Let daarbij op dat de RvdK persoonsgegevens
niet uitsluitend mag bewaren om op eventuele verzoeken te kunnen reageren.4 De
gekozen bewaartermijn dient de RvdK gemotiveerd vast te leggen.
Op dit moment is het ons niet duidelijk geworden dat deze bewaartermijn reeds is
vastgesteld. De termijn van blijvend bewaring in de selectielijsten geldt enkel voor de
archivering in algemeen belang, zie II.III hieronder. Door een lange bewaartermijn
noodzakelijk te achten, zal dit wellicht het vraagstuk voor een deel kunnen verhelpen
doordat de RvdK een langere periode verwerkingsverantwoordelijke blijft en daarmee
tevens de inzageverzoeken kan afhandelen.
II.III Bewaartermijn voor archivering in algemeen belang
Is er bij het bepalen van de (primaire) bewaartermijn ook nog eens sprake van
[overheidsinformatie dat archiefwaardig is, dan gelden de vereisten van de Archiefwet.      Commented [6.8]: Alle informative valt onder
Het maatschappelijke belang van archivering wordt in de AVG en de UAVG erkend. Ook          de Archiefwet.
in het advies van de AP komt dit naar voren. Het bewaren van persoonsgegevens voor
  Overweging 64 AVG.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>langere tijd, zelfs blijvend, blijft dan ook onder de AVG mogelijk. De AVG noemt dit een
'verdere verwerking' van persoonsgegevens die oorspronkelijk voor een ander
rechtmatig doel, zoals een wettelijke verplichting, een taak van algemeen belang of de
uitoefening van openbaar gezag zijn verzameld.5
De selectielijsten dienen als praktisch instrument waarmee bepaald wordt of en wanneer
een informatieobject al dan niet vernietigd moet worden. Persoonsgegevens die
voorkomen in overgebrachte archiefbescheiden kunnen voor onbepaalde tijd worden
bewaard. Deze archiefstukken worden bewaard met als doel het behoud van (een deel
van) het Nederlandse culturele erfgoed. Na een belangenafweging is besloten de ASAA-
dossiers blijvend bewaren in het NA. Deze termijn is reeds overgenomen in de
selectielijst. Nogmaals: deze bewaartermijn van permanente bewaring is een andere
bewaartermijn dan de te bepalen termijn voor de RvdK en gaat pas lopen ais de taak                     Commented [ "j9]: Maar het een sluit het
van de RvdK is afgerond.                                                                               andere niet uit.
Gelet op bovenstaande adviseren wij de RvdK [eerst hun eigen bewaartermijn vast te                     Commented [10]: Nee, dat is enkel
stellen, waarbij gekeken dient te worden naar de taak van de RvdK en de termijn die                    wanneer de waardering vernietigen is.
noodzakelijk wordt geacht om de ASAA-dossiers te bewaren voor het uitvoeren van deze
taak. Vervolgens dient deze bewaartermijn tevens opgenomen te worden in de
selectielijsten, zodat het voor alle betrokken partijen duidelijke is wanneer deze termijn
afloopt en de [waardering blijvend bewaren op grond van de Archiefwet van toepassing                   Commented | 11]: Neen, blijvend bewaren is
wordt.                                                                                                 enkel gebonden aan overbrengingstermijn.
                                                                                                       Uitstel overbrenging is echter wel mogelijk.
5 Weten of vergeten: Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in
samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid, p. 40.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Docnr833
                                                ' 5.1.2.e
   From:
  Sent:                                         Mon, 29 Mar 2021 11:32:38 +0200
  To:                                             5.1.2.e                "< 5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>; "512e I
                                                                                   " < 5.1.2.e
   <  5.1.2.e               @  nationaalarchief.nl        >; " 51 2e                            @nationaalarchief.nl>;"512e
  <
       5.1.2.e                     @nationaalarchief.nl>
  Subject:                                      RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
  Attachments:                                  memo RvdK-NA 24032021.docx
   Hierbij wat aantekeningen bij het memo. Overigens is het mogelijk vast te leggen dat op basis van artikel 15,
  derde lid Aw 95 er een wettelijke grondslag zou zijn voor een adviestaak van de Raad. Overigens geldt dat dan
   niet voor bemiddeling, maar voor advies op basis van alleen het dossier. Het NA blijft ook met hulp van dit
    artikel ve rwe rki ng svera ntwoo rd elij ke.
   En wij hebben geen grondslag voor bemiddeling.
   Er is al eens een discussie geweest over wanneer de overbrengingstermijn begint te lopen.
   Ikzier dat hier ook weer terug.
  Groet,
  I 5.1.2.e         5.1.2.e
                            ) 5.1.2.e
                                              I
    5.1.2.e    5.1.2.e
                                                                         I
   5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
                                      I
               2! fobruari 2020
               t/m 20 juni 2021
               De oorlog
               die bleef
                                                                       4
                                                                                                 8,
                                                                                                 f          b
                                                                                                              5
  Van: 5 2e
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 10:16
  Aan: 5 2e                           ; 5.1.2.e              ; 5.1.2.e               5.1.2.e    5.1.2.e
                                                                                                                 I
  Onderwerp: RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre> Hl 5.1.2.e
 Indien de agenda's het toelaten zou ik een kort overleg willen voorstellen met in ieder geval onze 5.1.2.          I
Volgens mij zegt het document in het kort drie zaken:
          - De RvdK kan geen enkele rol meer hebben bij de openbaarmaking van deze archiefstukken. De
                verantwoordelijkheid hiervoor ligt uitsluitend bij het NA;
          - Enige juridische optie: leg de adviestaak van de RvdK vast in de nieuwe Archiefwet;
          - Juridisch alternatief: de RvdK moet een (lange) "AVG-bewaartermijn" bepalen voor de uitvoering van hun
                taak voordat de termijn voor overbrenging start.
Groeten,
I 5.1.2.e
              I
Van: 5 2e                       I
Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:13
Aan: 5 2e                              ; 5.1.2.e
                                                             ; 5.1.2.              ; 5.1.2.e
                                                                                             ; 5.1.2. I
Onderwerp: FW: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
Ter informatie. Ik heb de memo zelf nog niet gelezen maar stuur het alvast door aan jullie. Mochten jullie nog
 input hebben hoor ik het graag voor 14u, dan ga ik in overleg met de RvdK en om 15:15 met 512e 5.1.2.e         II 5.1.2.e
                                                                                                                           I
Groeten van 5.1.2.                I
Van: 5.1.2.                                         [5.1.2.e          @minjenv.nl]
Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:10
Aan: 5 2e                           5.1.2.e
CC: = 2-                      - BD/SCPV
Onderwerp: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
 Beste 512=           en   512®
                                     I
 Hierbij doe ik jullie ter bespreking in het overleg van vanmiddag ons memo toekomen.
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e                   I
 5.1.2.e          5.1.2.e                       Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
 Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
 Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
T     5.1.2.6                  / M      5.1.2.6
 E 5.1.2.e                @minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain Information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Docnr834
         Memo Servicecentrum Privacy en Veiligheid
         Vraagstuk: Adviesrol inzagerecht Raad voor                                de     Kinderbescherming              na
         overbrenging ASAA-dossiers Nationaal Archief
         26 maart 2021
         Aan ons is het verzoek voorgelegd om te adviseren over de vraag: hoe kan een adviesrol
         voor de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) mogelijk worden gemaakt na
         overbrenging van de adoptiedossiers van de RvdK naar het Nationaal Archief (NA)? Het
         betreft een adviesrol in het nieuwe inzageproces van het NA naar aanleiding van
         verzoeken voor openbaarmaking van de betreffende dossiers (archiefstukken).
         In onderstaand advies zal onder deel I antwoord worden gegeven op deze vraag.
         Vervolgens wordt ter volledigheid in deel II het juridisch kader met betrekking tot het
         bewaren van documenten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming
         (AVG) en de Archiefwet 1995 nader uitgewerkt.
         Deel I
         I.I Rol RvdK inzagerecht na overbrenging dossier
         Zoals in ons overleg van 15 maart jl. is aangegeven ontbreekt het aan een wettelijke
         grondslag voor het voortzetten van een rol voor de RvdK in een nieuwe situatie. De
         RvdK heeft alleen een rol bij de uitoefening van de rechten van betrokkenen (zoals het
         inzagerecht) op grond van de AVG, zolang de RvdK de adoptiedossiers nog in het bezit
         heeft (verwerkt) en nog niet vernietigd of overgebracht zijn naar het NA (binnen 20 jaar
         na afloop (wettelijke) bewaartermijn (zie deel II)).]                                                              Commented [11]: Ditr is helemaal juist. De
                                                                                                                            overbrengingstermijn van 20 jaar is de
         Nadat de (wettelijke) bewaartermijn afloopt van de adoptiedossiers, kunnen de dossiers
                                                                                                                            maximale termijn om de dossiers onder
         worden vernietigd of indien ze archiefwaardig zijn langer bewaard worden ten behoeve
                                                                                                                            zich te —houden.
                                                                                                                            _____     ____
         van archivering in het algemeen belang, mits voldaan wordt aan de passende
         waarborgen zoals genoemd in artikel 89 lid 1 AVG. Na het overbrengen van deze
         dossiers door de RvdK naar de archiefbewaarplaatsen geldt het regime van de
         Archiefwet 1995. Het Nationaal Archief wordt zorgdrager voor de archiefbescheiden (i.c.
         de adoptiedossiers). Inzage op grond van de AVG is een andere dan op grond van de
         Archiefwet.1 De RvdK kan daarom geen enkel rol meer hebben bij de openbaarmaking
         van deze archiefstukken. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt uitsluitend bij het NA.
         I.II Wettelijke grondslag creëren
         De enige mogelijkheid om de adviesrol van de RvdK in het inzageproces van het NA te
         regelen is, om deze rol/taak op te nemen in de modernisering van de Archiefwet. Bij ons                            Commented [s12:2]: Dat zou alleen maar
         weten is het wetsvoorstel nog niet van kracht en zijn wijzigingen, zolang het                                      kunnen als we dat voor alle
         wetsvoorstel nog niet bij de Eerste Kamer ligt, nog mogelijk. Zie voor de huidige stand                            overheidsorganen doen. Raakt de essentie
         van zaken: Archiefwet 2021 | Overheid.nl | Wetqevinqskalender. Op 17 maart heeft de                                van de wet-> overbrengen naar een voor
         Raad van State advies uitgebracht, deze is nog niet openbaar..                                                     publiek toegankelijke voorziening voor het
                                                                                                                            raadplegen van documenten.
         Uit de meegestuurde rapporten2 over de stagnatie in de overbrenging van de
         adoptiedossiers van de RvdK naar het NA, blijkt dat het voornaamste bezwaar voor de
         overbrenging is, het ontbreken van waarborgen ter bescherming van de
         persoonsgegevens van de betrokkenen. Het gaat om gevoelige dossiers met hele
         specifieke situaties, waarbij rekening gehouden moet worden met de eerbiediging van de
         1 MvT artikel 45, tweede lid, UAVG: In het tweede lid van dit artikel is het inzage geregeld in archiefstukken in
         een archiefbewaarplaats opgenomen. 'Omdat het recht op inzage in de verordening een aantal nadere
         vereisten kent dat voor inzage in archiefstukken niet aan de orde is, is er in het voorgestelde artikel 45 voor
         gekozen om af te wijken van artikel 15 van de verordening, en tegelijkertijd een specifiek recht op inzage in
         archiefstukken in een archiefbewaarplaats op te nemen (tweede lid).'
         2 Rapportage van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over de stagnatie in de overbrenging van de
         adoptiedossiers van de Raad voor de Kinderbescherming naar het Nationaal archief, 2020. En het rapport met
         de titel 'Definitief concept 01042020 ter verspreiding'.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>persoonlijke levenssfeer en het recht op afstammingsinformatie. Uit de rapporten en de
hierin opgenomen jurisprudentie en uitspraak van de Nationale Ombudsman, blijkt dat      Commented [  3]: Welke?
het NA in zijn inzagebeleid in tegenstelling tot de RvdK onvoldoende rekening kan
houden met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen.
De vraag is vervolgens of het creëren van een wettelijke basis voor deze beoogde
samenwerking in de nieuwe Archiefwet, dit probleem zal oplossen. Uit het
wetgevingsadvies van de AP van 19 mei 2020 over het concept voor een wetsvoorstel
Modernisering Archiefwet (Archiefwet 2021)3, blijkt dat het bij de vorming van archieven
en de openbaarmaking gaat om complexe afwegingen die niet bij de
overheidsorganisaties moet komen te liggen.
De AP geeft in het advies aan dat:
'De AVG erkent het belang van archivering, maar vraagt wel om minimale
gegevensverwerking en om passende technische en organisatorische maatregelen. De
complexe afwegingen die in dit verband moeten worden gemaakt kunnen naar het
oordeel van de AP niet van geval tot geval aan de vele afzonderlijke archiverende
overheden worden overgelaten. (...) Nadere wettelijke inkadering is dus aangewezen.
(...)'
Ook vergt het concept wetsvoorstel volgens de AP een aanvulling met
delegatiebepalingen op het punt van archiefvorming en op het punt van openbaarheid:
'Het telkens maken van een afweging tussen abstracte beginselen als hier aan de orde
kan ook niet van geval tot geval gevraagd worden van de afzonderlijke
overheidsorganen. (...). Het risico is groot dat er heel verschillende afwegingen worden
gemaakt die niet alleen onzekerheid en risico's op overtreding van de AVG meebrengen,
maar ook de eenheid in de wijze van archiveren bedreigen. ‘
En 'De afweging wanneer en in welke omvang toepassing van deze technieken gelet op
de verplichtingen in de AVG aangewezen is, is een afweging die naar het oordeel van de
AP in zijn algemeenheid door de wetgever moet worden gemaakt en niet telkens op
zichzelf door het individuele overheidsorgaan.
Met betrekking tot de openbaarheid wordt in het advies gesteld dat 'Het kunnen
beperken van de openbaarheid van de documenten is een belangrijke waarborg, omdat
de grootste risico's voor de bescherming van persoonsgegevens ontstaan door het
raadplegen van de informatie'.
Het concept biedt het overheidsorgaan op dit punt verder geen enkele houvast. De
toelichting stelt dat voor de eenheid in het openbaarheidsbeleid de algemene
rijksarchivaris sinds 2013 een adviestaak heeft.
De AP is van oordeel dat louter een adviestaak in het licht van de AVG onvoldoende
waarborg is dat de te maken complexe afweging door honderden overheidsorganisaties
in alle gevallen tot een goed evenwicht leidt. (...). Uit oogpunt van bescherming van
persoonsgegevens, maar ook uit oogpunt van eenheid van archivering, ligt het naar het
oordeel van de AP voor de hand dat de (gedelegeerde) wetgever nader aanduidt welke
persoonsgegevens in welke gevallen wel of niet blijvend bewaard moeten blijven, de
noodzaak daarvan motiveert en ook bepaalt welke maatregelen moeten worden
getroffen om eventuele privacy risico's te mitigeren;(...)..'
Kortom, de RvdK zal op dit moment geen rol kunnen krijgen bij de inzageverzoeken
wanneer de documenten overgedragen zijn aan het NA vanwege het gebrek aan een
wettelijke grondslag. Het is verstandig om, mede gelet op het wetgevingsadvies van de
AP, bij het Ministerie van OCW de huidige problematiek aan te kaarten, zodat dit wordt
meegenomen in de huidige aanpassingen van de Archiefwet. |                               Commented [54]: Dit wordt meegenomen.
                                                                                         Er kan niet worden gedeeld hoe OCW het
3 advies modernisering archiefwet.pdf (autoriteitpersoonsqeqevens.nl )                   advise van de AP opvat.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Deel II
Wat jullie betreft is het vraagstuk m.b.t. bewaartermijnen afgesloten. De RvdK en het
NA hebben bij archivering in het algemeen belang echter zowel met de AVG als met de
Archiefwet 1995 te maken. Voor de volledigheid achten wij het van belang om de
verhouding tussen de AVG en de Archiefwet toch nog te verduidelijken, omdat dit in de
rapporten niet voldoende terug komt. De AP heeft in haar advies over de modernisering
van de Archiefwet tevens kenbaar gemaakt dat de AVG een integraal onderdeel dient uit
te maken van archivering.
II.I Bewaartermijnen: juridisch kader RvdK en NA
Het is van groot belang om het verschil te zien tussen de bewaartermijn welke
vastgesteld dient te worden op grond van de AVG door de verwerkingsverantwoordelijke
en de bewaartermijn welke geldt voor de archivering in het algemeen belang. Met name
wanneer de ene bewaartermijn overgaat naar de andere. Hieronder wordt dit verschil
uitgewerkt.
II.II Bewaartermijn op grond van de AVG: de primaire bewaartermijn
Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens dient de RvdK, in haar rol als
verwerkingsverantwoordelijke, eerst de primaire bewaartermijn vast te stellen op grond
van de AVG voor de persoonsgegevens in de ASAA-dossiers.
De RvdK moet daarbij nagaan of ze gehouden zijn aan wettelijk vastgestelde termijnen.
Wanneer er geen wettelijk vastgestelde termijn is, bepaalt de RvdK zelf de termijn.
Hiervoor kan het stappenplan worden gebruikt zoals neergelegd in de toegestuurde
memo 'bewaartermijnen persoonsgegevens in de AVG'. Let op: deze vast te stellen
bewaartermijn is niet hetzelfde als de overbrengingstermijn van twintig jaar of de
waardering blijvend bewaren zoals opgelegd in de Archiefwet.
De Archiefwet schrijft voor dat de blijvend te bewaren informatieobjecten uiteriijk twintig
jaar na afloop van de primaire bewaartermijn worden overgebracht naar een
archiefinstelling (Art. 12). Deze overbrengingstermijn gaat dus pas lopen vanaf het
moment dat de bewaartermijn voor het uitvoeren van de taak van de RvdK afloopt. Met
de nieuwe Archiefwet wordt dit mogelijk terug gebracht naar tien jaar.
De vraag die daarmee centraal dient te staan, is wanneer de taak van de RvdK is
afgelopen. Hoe lang dienen de ASAA-dossiers bewaard te worden door de RvdK om zorg          Commented [12-15]: Conform de Archiefwet
te dragen dat de dossiers op een gepaste wijze afgesloten kunnen worden? Daarbij dient      mbt selectie is het niet zo er nog een
de RvdK alle facetten mee te wegen. Denk hierbij aan de rechten van betrokkenen,            hiergenoemde 'primaire' bewaartermijn
mogelijke rechtszaken, audits, etcetera. Let daarbij op dat de RvdK persoonsgegevens        moet worden vestgesteld. Als dossiers
niet uitsluitend mag bewaren om op eventuele verzoeken te kunnen reageren.4 De              blijvend bewaard moeten worden worden
gekozen bewaartermijn dient de RvdK gemotiveerd vast te leggen.,”
                                                                                            deze na 20 jaar overgebracht naar het NA.
Op dit moment is het ons niet duidelijk geworden dat deze bewaartermijn reeds is            Daarbij is sluiting van het dossier leidend.
vastgesteld. De termijn van blijvend bewaring in de selectielijsten geldt enkel voor de     Een dossier wordt geacht gesloten te zijn
archivering in algemeen belang, zie II.III hieronder. Door een lange bewaartermijn          als de zaak is afgehandeld. In het geval
noodzakelijk te achten, zal dit wellicht het vraagstuk voor een deel kunnen verhelpen       van de Raad is dat nadat de adoptie is
doordat de RvdK een langere periode verwerkingsverantwoordelijke blijft en daarmee          uitgesproken. Voor alle andere
tevens de inzageverzoeken kan afhandelen.                                                   eventualiteiten die zich na sluiting van het
                                                                                            dossier en de overbrengingstermijn kunnen
II.III Bewaartermijn voor archivering in algemeen belang                                    voordooen, kunnen de dossiers ter
Is er bij het bepalen van de (primaire) bewaartermijn ook nog eens sprake van               beschikking worden gesteld aan
overheidsinformatie dat archiefwaardig is, dan gelden de vereisten van de Archiefwet.       betrokkenen/belanghebbenden.
Het maatschappelijke belang van archivering wordt in de AVG en de UAVG erkend. Ook
in het advies van de AP komt dit naar voren. Het bewaren van persoonsgegevens voor          Het afsluiten van een dossier is geen
                                                                                            keuze, het is afhankelijk van het sluiten
  Overweging 64 AVG.                                                                        van een zaak.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>langere tijd, zelfs blijvend, blijft dan ook onder de AVG mogelijk. De AVG noemt dit een
'verdere verwerking' van persoonsgegevens die oorspronkelijk voor een ander
rechtmatig doel, zoals een wettelijke verplichting, een taak van algemeen belang of de
uitoefening van openbaar gezag zijn verzameld.5
De selectielijsten dienen als praktisch instrument waarmee bepaald wordt of en wanneer
een informatieobject al dan niet vernietigd moet worden. Persoonsgegevens die
voorkomen in overgebrachte archiefbescheiden kunnen voor onbepaalde tijd worden
bewaard. Deze archiefstukken worden bewaard met als doel het behoud van (een deel
van) het Nederlandse culturele erfgoed. Na een belangenafweging is besloten de ASAA-
dossiers blijvend bewaren in het NA. Deze termijn is reeds overgenomen in de
selectielijst. [Nogmaals: deze bewaartermijn van permanente bewaring is een andere
bewaartermijn dan de te bepalen termijn voor de RvdK en gaat pas lopen ais de taak
van de RvdK is afgerond.]________________________________________________________                      Commented [52-6]: Hier zit een misverstand.
                                                                                                       De overbrengingstermijn (hier de
Gelet op bovenstaande adviseren wij de RvdK eerst hun eigen bewaartermijn vast te                      bewaartermijn voor permanente bewaring
stellen, waarbij gekeken dient te worden naar de taak van de RvdK en de termijn die                    genoemd) geldt voor documenten ouder
noodzakelijk wordt geacht om de ASAA-dossiers te bewaren voor het uitvoeren van deze                   dan 20 jaar. Vanuit uitvoeringsoogpunt is
taak. Vervolgens dient deze bewaartermijn tevens opgenomen te worden in de                             archivistische gekozen voor eenheden als
selectielijsten, zodat het voor alle betrokken partijen duidelijke is wanneer deze termijn             ouderdom dossier. Een dossier loopt zolang
afloopt en de waardering blijvend bewaren op grond van de Archiefwet van toepassing                    de zaak loopt. Is de zaak afgesloten, danis
wordt.                                                                                                 het dossier gesloten. Het houden van
                                                                                                       dossier met het oog op mogelijke
                                                                                                       inzageverzoeke is geen zaa.
5 Weten of vergeten: Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in
samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid, p. 40.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Docnr835
   From:                             5.1.2.e
  Sent:                           Mon, 29 Mar 202117:53:57 +0200
  To:                              ' 5.1.2.e
                                                         "< 5.1.2.e      @nationaalarchief.nl>;"512e
   < 5.1.2.e    @nationaalarchief.nl>; "512e                            "<512e                 @nationaalarchief.nl>
                                 II 5.1.2.e
  Cc:                                                    " < 5.1.2e      @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
   Hallo 5126      I
   Dank voor de verduidelijking en rechtzetting. Ik dacht dat deze passage een haakje bood:
  In de Archiefwet zijn selectielijsten het instrument voor overheidsorganen om bewaartermijnen voor hun
  documenten vast te leggen op basis van een
  belangenafweging. Daarmee vormen selectielijsten, die als Awb-besluit worden gepubliceerd, niet alleen de
  legitieme grondslag om (rechtmatig verzamelde)
  persoonsgegevens blijvend te mogen bewaren en onder te brengen in een historisch archief, sterker nog, men is
  daartoe verplicht. Aanpassing van wetgeving achten wij op dit punt niet nodig.
   Maar het voegt natuurlijk niet veel toe als de context helemaal anders is.
  Vriendelijke groet,
  I 5.1.2.e
             I
  Van: 5 2e
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 17:47
  Aan: 5 2e               5.1.2.e            5.1.2.e
                                                                    I
  CC: 6 1,1.2.         ■
  Onderwerp: RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
   Hoi 512e    e.a.,
   Dank nog voor het toesturen. Deze brief heeft betrekking op een aanpassing van de UAVG zodat ook andere
  archiefinstellingen dan alleen die voor het beheer van overheidsarchieven, in aanmerkingen kunnen komen voor
   uitzonderingen die de AVG kent voor archiefbewaarplaatsen. Over deze wijziging voeren we momenteel het
  overleg met OCW. Ook gaat de brief in op de verhouding tussen AVG en Archiefwet, daar worden een aantal
  algemene opmerkingen over gemaakt en wordt gerefereerd aan de nieuwe Archiefwet. Een aanleiding voor een
  specifieke aanpassing t.b.v. de relatie NA- RvdK biedt dit niet.
  Groet, 512e        I
  Van: 5.1.2.          I
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 11:24
  Aan: 5 2e            ; 5.1.2.e               ; 5.1.2.e
                                                                      I
  Onderwerp: RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
   https://www.accountant.nl/contentassets/788c9e45c5e44acfbf71cc436399dc9f/uavq-avq-kamerbrief.pdf
  Van: 5 2e            I
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 11:03
  Aan: 5.1.2.          ; 5.1.2.e
                                             I
  Onderwerp: FW: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
  Van: 5 2e            I
  Verzonden: maandag 29 maart 2021 11:00
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Aan: 5 2e                                   I
Onderwerp: RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
Eerste reactie...
Van: 5 2e                                  1
Verzonden: maandag 29 maart 2021 10:34
Aan: 5.1.2.                I
Onderwerp: FW: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
Van: 5.1.2.              I
Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:13
Aan: 5 26                           5.1.2.e            ; 5.1.2.e              ; 5.1.2.e ; 5.1.2.e
                                                                                                  I
Onderwerp: FW: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
Ter informatie. Ik heb de memo zelf nog niet gelezen maar stuur het alvast door aan jullie. Mochten jullie nog
input hebben hoor ik het graag voor 14u, dan ga ik in overleg met de RvdK en om 15:15 met de privacy jurist.
Groeten van 5.1.2.          I
Van: 5.1.2.                                   [5.1.2.e           ©minjenv.nl]
Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:10
Aan: 5 2e                     5.1.2.e
CC: = 2e               - BD/SCPV
Onderwerp: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
Beste 512=      en 512®
                               I
Hierbij doe ik jullie ter bespreking in het overleg van vanmiddag ons memo toekomen.
Met vriendelijke groet,
5.1.2.e              I
5.1.2.e     5.1.2.e                      Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
                        / M      5.1.2.6
T   5.1.2.e
E 5.1.2.e           @minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Docnr837
   From:                                 5.1.2.e
  Sent:                                 Tue, 30 Mar 2021 14:49:34 +0200
  To:                                     5.1.2.e                 " < 5.1.2.e
                                                                                  @rvdk.nl>
  Subject:                              RE: Concept-notulen 19 feb
   Ok, ik pas het aan!
  Van: 5.1.2.                                                          @ rvdk.nl]
  Verzonden: dinsdag 30 maart 2021 14:49
  Aan: 5 2e                 I
  Onderwerp: RE: Concept-notulen 19 feb
   Dan is het denk ik beter te formuleren ipv dat het NA zich daar in kan vinden; dat het NA akkoord is met het doen van een
   aanbod.
     Met vriendelijke groet,
    I 5.1.2.e
                                          I
    I 5.1.2.e
                          I
    Werkdagen maandag tot en met donderdag
     Raad voor de Kinderbescherming
     Landelijke staforganisatie
    Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
    T        : + 5.1.2.               I
      M        : 5.1.2.               I
    I 5.1.2.e                  @rvdk.nl
     www.kinderbescherming.nl
  Van: 5.1 2.                 < 5.1.2.8             @nationaalarchief.nl>
  Verzonden: dinsdag 30 maart 2021 13:45
  Aan: 512e                                 < 5.1.2.e           @rvdk.nl>
   Onderwerp: RE: Concept-notulen 19 feb
   Hoi 512.             I
   Dank.
   Ik zie zelf 2 aanpassingen die de positie van het NA in de discussie beter weergeven. Zie rood.
   Volgens mij hebben we vanuit NA niet ingestemd met een opt out, de keuzemogelijkheid moet er juist in
   blijven, maar met het voorstel om te kijken waar het aanbod (eerder in) het proces gedaan moet worden.
   Kan ik het op deze manier aanpassen?
  I 5.1.2.e
              I
   Generiek procesmodel.
    512e licht toe dat het procesmodel als een interne beslisboom van het NA gezien kan worden.
  l 512e merkt op dat het procesmodel zoals het nu is uitgetekend, een samenstelling lijkt te zijn van verschillende elementen zoals een
   beslisboom en procedure-elementen. In sommige delen lijkt de aanvrager de aanvraag te moeten doorlopen, andere delen geven aan wie
  wat doet en weer andere delen geven aan wat er gedaan wordt.
  Vraag aan de RvdK is of wij wat missen in deze blokjes. Zo ja, dan moet dat nader worden uitgewerkt.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Duidelijk moet worden waar de algemene communicatie in dit proces wordt gegeven en waar de taakafbakening ligt tussen het NA en de
RvdK. Dit moet uiteindelijk ook voorgelegd kunnen worden aan het Expertisecentrum.
Het NA heeft een keuzemogelijkheid voor de aanvrager voor ogen waar het gaat over betrokkenheid van de RvdK. De RvdK ziet hierin meer
de mogelijkheid van een opt-out. De RvdK ziet geen verplichting tot meegaan met het proces. Immers, in de huidige werkwijze van de RvdK
komt het ook voor dat mensen de bemiddeling van de RvdK weigeren.
Het-NA-kan-zich-daaFiA-iAden.
Besluit Stuurgroep:
Voor de aanvrager moet duidelijk moet dat de meeste informatie beschikbaar kan komen als de RvdK bemiddelt, en minder als bemiddeling
niet wordt geaccepteerd.
RvdK moet een voorstel doen over waar bemiddeling een optie is, is dit bij binnenlandse adoptie of al eerder in het proces, ongeacht of
(adoptie) ouders zijn overleden zijn of niet.
Van: 5 2e                                                              @rvdk.nl]
Verzonden: dinsdag 30 maart 2021 11:54
Aan: 5 2e                I
Onderwerp: Concept-notulen 19 feb
Hierbij de concept-notulen. De discussie tussen de stuurgroepleden was best lang, ik heb de kernpunten weergegeven.
Heb jij nog aanvullingen?
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Docnr839
  From:                       5.1.2.e
  Sent:                     Wed, 31 Mar 2021 09:15:43 +0200
  To:                         5.1.2.e    " < 5.1.2.e
                                                        @nationaalarchief.nl>
  Subject:                  Re: memo juristen
  Hoi 5.1.2.e I
  Mooi! Twee hoofden een gedachte! Lijkt me goed om bij te voegen.
   5.1.2.e
  Verstuurd vanaf mijn iPhone
           Op 30 mrt. 2021 om 16:28 heeft       5.1.2.e
                                                           I - 5.1.2.e
                                                                            @nationaalarchief. nl> het volgende
           geschreven:
           Hoi 5126     I
           Wat goed, ik was zelf een lijstje aan het maken vanuit de chronologie van het project! En kom tot
           dezelfde vraag!
                1) Besloten tot nieuw inzageproces, project gestart voor uitwerking, inclusief rol RvK (expertise
                   rond afstammings- en privacy afwegingen).
                2) RvK geeft aan geen wettelijke grondslag voor deze taak te hebben.
                3) RvK geeft aan huidige werkwijze inclusief bemiddeling niet uit elkaar te kunnen knippen (RvK
                   wijst getrapte model af)
                4) Memo juristen: AVG grondslag voor taak RvK ontbreekt.
                5) Gedachtengang verwerkingsovereenkomst: Bij mondeling doorvragen over alternatieve
                   mogelijkheden blijkt dat een verwerkingsovereenkomst wel kan voor het uitvoeren van een
                   advies (dossieronderzoek) maar niet voor bemiddeling.
                6) Gedachtengang Archiefwet: Artikel 15, derde lid geeft een wettelijke grondslag voor een
                   adviestaak van de Raad. Overigens geldt dat dan niet voor bemiddeling, maar voor advies op
                   basis van alleen het dossier. Het NA blijft ook met hulp van dit artikel
                   verwerkingsverantwoordelijke. En wij hebben geen grondslag voor bemiddeling.
           Bemiddeling lijkt dus vooral de bottleneck bij redeneringen tot nu toe. Welke grondslag is er
           momenteel voor bemiddeling? Als deze er wel is, kan het geactiveerd worden na overbrenging in de
           positie van voormalig zd?
           Dus helemaal mee eens. Wat zullen we doen? Mondeling inbrengen in de stuurgroep? We kunnen
           ook een korte memo met gedachtenlijn toevoegen aan de agenda?
           Groeten 5.1.2. I
           Van: 5 2e                  I
           Verzonden: dinsdag 30 maart 2021 14:12
           Aan: 5 2e        I
           Onderwerp: Re: memo 512e I
           Hoi5126  I
           Het memo moet ik nog lezen. Ga het zo doen.
           Voortbouwend op ons hersenkrakende gesprek de volgende redeneerlijn.
           1) De volgende vraag moet beantwoord worden:
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Waaraan ontleent de RvK het voortdurende recht om te bemiddelen tussen adoptiekind en afstandouder en/of
gezin? Op welke (wettelijke) taak baseert de RvK dit recht (of zelfs plicht) tot bemiddeling?
Wanneer de RvK inderdaad dat recht heeft geldt het volgende.
2) Het komt geregeld voor dat voormalige zorgdragers een beroep doen op overgebracht archief ivm dossiers die
opnieuw actualiteitswaarde hebben (bv BZ). Deze oorspronkelijke archiefvormers zijn, net als ieder ander,
gehouden aan de AVG.
3) Na overbrenging van de adoptiedossiers is MinJenV / RvK de oorspronkelijke archiefvormer en voormalig
zorgdrager.
4) Wanneer een adoptiekind zich bij het NA meldt die ervoor kiest een beroep te doen op assistentie door de
voormalig zorgdrager, i.c. de RvK, mag het NA dat verzoek doorgeven.
5) Het is aan de RvK om dat verzoek al dan niet in te willigen op de manier die hun verantwoord lijkt, al/of niet in
overleg met de betrokkene. Dat is niet anders dan andere voormalige zorgdragers die, om wat voor reden ook,
hun overgebrachte archief nodig hebben voor een actuele kwestie.
6) Het werkproces van de RvK wordt dus geactiveerd nav een actueel verzoek door een adoptiekind mbt een
reeds overgebracht dossier.
7) De vraag kan dan worden geformuleerd als:
 Kan de RvdK na overbrenging van de dossiers dezelfde grondslag voor hun bemiddeling gebruiken als de grondslag
die zij hanteerden voor overbrenging?
8) Als het antwoord positief is kunnen we m.i. verder,
 Mij helpt dit een beetje de eigenlijke vraag scherp te krijgen.
Wat vind jij daarvan?
Groet,
I 5.1.2.e   I
Verstuurd vanaf mijn iPad
Op 30 mrt. 2021 om 13:12 heeft 512e                < 5.1.2.8  @nationaalarchief.nl> het volgende geschreven:
           Hoi 512e      I
           Hierbij de memo van de juristen met opmerkingen van diverse collega's
          I 5.1.2.e I
          I 5.1.2.e
           Nationaal Archief
           Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
           Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
           M     5.1.2.e   I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>5.1.2.e     @nationaalarchief.nl
http;//www. nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 |
contact@nationaalarchief.nl
<image001.png>
<memo RvdK-NA 24032021 NA.docx.awsec>
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Docnr840
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                             Wed, 31 Mar 2021 09:30:59 +0200
  To:                                 5.1.2.e           " < 5.1.2.e
                                                                           @nationaalarchief.nl>; "512e
  <5.1.2.e
                                @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          RE: Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) vO.3 opm SWZA
  Hee 512.       I
  Ik heb het zo juist snel gelezen. Twee belangrijke opmerkingen:
            1. Scenario B is geheel weggestreept zonder uitleg?
            2. Op BLZ 6 staat een waarschuwing en een opmerking dat dit zo in de beleidsnotitie moet: Een
               waarschuwing is wel op zijn plek: de positie van geadopteerden ligt politiek zeer gevoelig en een overdracht van
               dossiers kan leiden tot onzorgvuldigheden en fouten in de inzageprocedure[AZl| .
  Ik vind het een erg vreemde conclusie want het impliceert dat NA die onzorgvuldigheden en fouten gaat maken.
  Groet,
  I 5.1.2.e
  Van: 5.1.2.              I
  Verzonden: woensdag 31 maart 2021 9:13
  Aan: 5 2e                               ; 5.1.2.e
                                                                   I
  Onderwerp: FW: Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) vO.3 opm SWZA
  Ter info. Ik loop er nu doorheen om te zien waar de knelpunten zitten. Om 10 u spreek ik 512e                                                        I
  Van: 5 2e                              [5.1.2.                         @rvdk.nl]
  Verzonden: dinsdag 30 maart 2021 17:54
  Aan: 5.1.2.              I
  Onderwerp: Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) vO.3 opm SWZA
  Hoi 512e     I
  Nav een aantal opmerkingen heb ik een paar aanpassingen gedaan in de tekst met rood, en in hoofdstuk 3 de blauwe zinnen
  aangepast als zijn de randvoorwaarden en niet als openstaande vragen . Ik denk dat we ook de titel van het hoofdstuk aan
  kunnen passen.
  Ik heb een paar opmerkingen laten staan. Dit zijn vragen. Het is de vraag of die vragen beantwoord moeten worden in de tekst
  Tot morgen!
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
    FAznDeze alinea wil ik er echt zo in, en niet anders.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Docnr842
  From:                            5.1.2.e
  Sent:                          Wed, 31 Mar 2021 13:00:47 +0200
  To:                               5.1.2.e              " < 5.1.2.e
                                                                             @rvdk.nl>
  Subject:                       versie 0.4
  Attachments:                    Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) v0.4.docx
  Hoi 512.           I
  Hierbij versie 0.4. Ik ga zo een conclusie schrijven en de procesplaten toevoegen.
  Tot later,
   5.1.2.e
                             I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e          I
  5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                                         I'         r
          die bleef                                 I
                                            b                        II
                           $
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>Docnr844
                                          ' 5.1.2.e
   From:
  Sent:                                   Wed, 31 Mar 2021 13:48:07 +0200
                                                      " <5.1.2.e
  To:                                       5.1.2.e                  @nationaalarchief.nl>; "512e
  <5.1.2.e                              @nationaalarchief.nl>; "512e          "< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                                RE: gedachtenlijn nav memo 512e   I
  Attachments:                            Memo NA nav juridisch vraagstuk.docx
   Hallo 5126
   Dat ziet er goed uit. Ik heb wat opmerkingen.
   Misschien is het goed om als achtergrond aan jullie mee te geven dat de wettelijke taak van de Raad zich
   beperkt bescherming en maatregelen t.a.v. minderjarigen. Dus als er een grondslag zou moeten zijn voor
   bemiddeling ten behoeve van volwassenen, dan zou de wet moeten worden gewijzigd.
   De FIOM bemiddelt ook, maar alleen op verzoek. En de FIOM is een particuliere organisatie, die voor
   bemiddeling ook geld vraagt. Dat ligt dus anders dan voor de Raad.
   Met vriendelijke groeten,
  I 5.1.2.e       5.1.2.e
                          ) 5.1.2.e
                                        I
    5.1.2.e  5.1.2.e
   5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
                                      I
             21 febr vari 2020
             t/m 20 juni 2021
             De oorlog
            die blee
  Van: 5.1.2.                       I
  Verzonden: woensdag 31 maart 2021 9:52
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>Aan: 5 2e                             ; 5.1.2.e      5.1.2.e
                                                                      1
Onderwerp: gedachtenlijn nav memo 512e
 Dag,
I 5.1.2. e        en ik willen vrijdag ook een redeneerlijn inbrengen als reactie op memo 512e                  Zie bijlage. Het is erg
 staccato en kort dag maar dient om breder te denken over de oplossing. Willen jullie het doornemen?
I 5.1.2.e
                             I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M     5.1.2.e           I
 5.1.2.e           ©nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.nl
 Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
                                              --
          De oorlog
         die bleef                                           1
                                                                   li
                          &
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Docnr847
  From:                            5.1.2.e
  Sent:                          Wed, 31 Mar 2021 16:29:34 +0200
  To:                              5.1.2.e
                                                    "< 5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>; " 512e                I
  < 5.1.2.e        @minjenv.nl>; '"512 e              ; 5.1.2.e   @rvdk.nl>
  Cc:                               5.1.2.e             " <5,12.             @rvdk.nl>; " 512e                     5.1.2.e
                                                                                                                           @minjenv.nl>
  Subject:                       Stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
  Attachments:                   Agenda Stuurgroep Adoptiedossiers 02-04-2021.docx, Agendapunt 2 Concept-notulen stuurgroep ASAA
  dossiers 19-03-2021.docx, Agendapunt 3 memo RvdK-NA 24032021.docx, Agendapunt 4 Notitie inzagebeleid adoptiedossiers
  (RvdK en NA) v0.5.docx
  Beste stuurgroep,
  Hierbij de stukken voor a.s. vrijdag.
  Tot dan,
   5.1.2.e
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e           I
  5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           11 februari 1O1O
           t/m 20 juni 2021
                                               -
           De oorlog                                            3       V
                                                                         r
          die bleef                              I
                                            Tl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Docnr848
                                                                       Nationaal Archief
                                                              -31
                                                                       Ministerie van Ondenvijs, Cultuur en
                                                                       Wetenschap
                                                                                                            Prins Willem-Alexanderhof 20
                                                                                                            2595 BE Den Haag
                                                                                                            T +31-70-331 5400
                                                                                                            www.nationaalarchief.nl
                                                                                                            Datum
                                                                                                            2 april 2021
         AGENDA
         Omschrijving                Stuurgroep Adoptiedossiers
         Vergaderdatum en -tijd      2 april 2021, 10.00 - 11.00 uur
         Vergaderplaats              Webex
         Aanwezig                    5.1.2.e           (RvdK), 5.1.2.®             (JenV), 512=    I
                                     5.1.2.e    (NA), 5.1.2.e                    (RvdK),  5.1.2.e
                                     5.1.2.e        (NA verslag)
         Afwezig
         1.        Opening en mededelingen
         2.        Vorig overleg
                   Verslag stuurgroep 19-03-2021 (zie bijlage)
         3.        Memo Servicecentrum Privacy en Veiligheid (zie bijlage)
         4.         Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (zie bijlage)
                    Is de stuurgroep akkoord met het vaststellen van de notitie als afronding
                   van deze fase van het traject?
         5.        Welke afspraken over het vervolg en de projectorganisatie
                   uitgaande van de memo en de notitie?
                    Wat betekent dit alles voor de bestuurlijke reactie bij JenV?
              •    Verleent de stuurgroep de 5.1.2.              decharge voor fase 1 van het
                    project waarbij de juridische basis is doorgeschoven naar fase 2?
         6.        W.v.t.t.k. (eventueel zonder 5.1.2.                  )
         Bijlagen
              • Verslag stuurgroep adoptiedossiers 19-03-2021
              • Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) vO.5
              • Memo RvdK-NA 24032021
                                                                                                            Pagina 1 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Docnr849
          Concept-Notulen ASAA 19 maart 2021
          Aanwezig:
         I 5.1.2.e                    (NA), 5.1.2.e          (RvdK), 512e       (» m »tevens voorzitter) 5.1.2.         van
          NA), 6.12e                           (f van RvdK)
          1      Opening
         I 5.1.2.e               is de voorzitter en opent de vergadering.
          2      Vaststellen notulen SG 05-03-21
          De notulen worden vastgesteld.
          Acties:      5.1.2.e en 512e   hebben een eerste gesprek met juristen van het Servicecentrum Privacy en Veiligheid
          gevoerd, nadat 5.1.2. namen van contactpersonen heeft gestuurd.
          3. Verzoek om besluit: Proces aanvraag NA-verzoek/opdracht aan RvdK
          Generiek procesmodel.
           5.1.2.e  licht toe dat het procesmodel als een interne beslisboom van het NA gezien kan worden.
           5.1.2.e    merkt op dat het procesmodel zoals het nu is uitgetekend, een samenstelling lijkt te zijn van
          verschillende elementen zoals een beslisboom en procedure-elementen. In sommige delen lijkt de aanvrager
          de aanvraag te moeten doorlopen, andere delen geven aan wie wat doet en weer andere delen geven aan wat
          er gedaan wordt.
          Vraag aan de RvdK is of wij wat missen in deze blokjes. Zo ja, dan moet dat nader worden uitgewerkt.
          Duidelijk moet worden waar de algemene communicatie in dit proces wordt gegeven en waar de
          taakafbakening ligt tussen het NA en de RvdK. Dit moet uiteindelijk ook voorgelegd kunnen worden aan het
          Expertisecentrum.
          Het NA heeft een keuzemogelijkheid voor de aanvrager voor ogen waar het gaat over betrokkenheid van de
          RvdK. De RvdK ziet hierin meer de mogelijkheid van een opt-out. De RvdK ziet geen verplichting tot meegaan
          met het proces. Immers, in de huidige werkwijze van de RvdK komt het ook voor dat mensen de bemiddeling
          van de RvdK weigeren.
          Het NA is akkoord met het doen van een aanbod voor de betrokkenheid van de RvdK.
          Besluit Stuurgroep:
          Voor de aanvrager moet duidelijk moet dat de meeste informatie beschikbaar kan komen als de RvdK
          bemiddelt, en minder als bemiddeling niet wordt geaccepteerd.
          RvdK moet een voorstel doen over waar bemiddeling een optie is, is dit bij binnenlandse adoptie of al eerder in
          het proces, ongeacht of (adoptie) ouders zijn overleden zijn of niet.
          Duidelijk moet echter worden waar in het procesmodel het aanbod van de RvdK komt en voor welke groepen
          dat geldt.
                   • Actie punt RvdK om dit uiterlijk woensdag 24-03 aan te leveren aan het NA.
                   • Actiepunt RvdK en NA: wat is de positie van de halfbroers en zussen, weegt hun instemming even
                          zwaar als die van de biologische ouders?
           Wat houdt dit in voor de Planning:
          Gesproken wordt over een geactualiseerde planning. De planning wordt echter niet aangepast, 2 april Is de
          laatste stuurgroep vergadering.
          De Stuurgroep wil voor het overleg op 2 april meer duidelijkheid over het procesmodel.
                   •     Actie: Visie RvdK op advies aanvraag NA aanleveren uiterlijk 24-03.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>        •  Actie  5.1.2.e        Werk het procesmodel verder uit
        •  Actie  5.1.2.e        Werk uit waar we het over eens zijn.
4 Bespreekpunt: Risico Grondslag AVG
De toelichting in de stuurgroep rapportage bij dit punt is helder.
Vanuit de Stuurgroep wordt gevraagd of op dit moment al voorbereidende stappen gezet moeten worden?
5.1.2.e en 5.1.2. hebben beiden de indruk dat op dit moment onvoldoende scherp of er nu al maatregelen
moeten worden genomen door de Stuurgroep.
29 maart hebben 5.1.2.e en 5.1.2. een gesprek met de juristen van het Servicecentrum Privacy en Veiligheid. Zij
zullen stukken m.b.t. dit onderwerp aanleveren voor de Stuurgroep van 2 april.
Besluit Stuurgroep: Indien er geen oplossingen zijn om een en ander zo aan te passen dat het aanvraag en
inzagebeleid doorgang kan vinden, dan zijn er twee mogelijkheden:
-Expertise inwinnen
-Juridische stappen zetten
Een vervolgbesluit zal genomen worden in de Stuurgroep van 2 april.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>Docnr851
  From:                            5.1.2.e
  Sent:                           Wed, 31 Mar 2021 16:42:05 +0200
  To:                              5.1.2.e
                                                             "< 5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>; "512e                5.1.2.e      @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        FW: Stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
  Attachments:                    Agenda Stuurgroep Adoptiedossiers 02-04-2021.docx, Agendapunt 2 Concept-notulen stuurgroep ASAA
  dossiers 19-03-2021.docx, Agendapunt 3 memo RvdK-NA 24032021.docx, Agendapunt 4 Notitie inzagebeleid adoptiedossiers
  (RvdK en NA) v0.5.docx
  Ter informatie. Memo NA n.a.v. juridisch vraagstuk sturen we morgen dus na.
  Van: 5.1.2.               I
  Verzonden: woensdag 31 maart 2021 16:30
  Aan: 5 2e                          5.1.2.e                  5.1.2.e
  CC: ' 5.1 2.8                         5.1. 2.e
                                                  II 5.1.2.e
  Onderwerp: Stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
   Beste stuurgroep,
   Hierbij de stukken voor a.s. vrijdag.
  Tot dan.
   5.1.2.e
                              I
  Nationaal Archief
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M    5.1.2.e          I
   5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
  http://www.nationaalarchief.nl
  Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
           21 februari 2020
           t/m 20 juni 2021
           De oorlog                             -1)I
          die bleef                                                        F
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Docnr852
  From:                           5.1.2.e
                                                           I
  Sent:                          Wed, 31 Mar 2021 16:59:14 +0200
  To:                             5.1.2.e
                                                "< 5.1.2.e   @nationaalarchief.nl>
  Subject:                       RE: memo 5.1.2.e
  Attachments:                   2173-Memo dossier RvdK 1026924.doc
  Hj 512 e
              I
  Ik heb in het rapport van de adviescommissie geen uitspraak kunnen vinden over de sluiting van het dossier.
  De Inspectie OE zegt er op p. 31 wel iets over:
  3.5.3 Afsluiten van dossiers
  Dossiers worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats na een bepaalde periode na afsluiten van een
  dossier. De RvdK heeft aangegeven dat er wat hem betreft nog geen sprake is van afgesloten dossiers.
   Verzoeken om inzage kunnen immers blijven komen. Naar de mening van het NA is een dossier afgesloten na
  afronding van de adoptie.
  In wet- en regelgeving is niet bepaald wanneer een dossier is afgesloten. In de archiveringspraktijk wordt een
  dossier vaak als afgesloten beschouwd als het primaire proces, of de zaak waarop het dossier betrekking heeft,
  is afgesloten. Omdat er geen harde norm bestaat zal het archiefwettelijk kader niet tot een oplossing leiden.
  3.5.5 Taak van de RvdK om inzage te verlenen
  De RvdK is van mening dat hij een taak heeft bij verlening van inzage in de adoptiedossiers en dat daarom de
  dossiers (nog) niet overgebracht hoeven te worden. De taak die de RvdK heeft ten aanzien van de dossiers staat
  vermeld in documenten zoals beleidsregels met betrekking tot de werkwijze van de RvdK, in ieder geval sinds
  2000. Het NA heeft aangegeven dat deze taak geen wettelijke taak van de RvdK is. Het ministerie van JenV
  heeft dit erkend. Het betreft volgens het NA een afgeleide taak: zo lang de RvdK de dossiers onder zich heeft in
  het kader van de primaire taken van de organisatie, zoals het verrichten van adoptieonderzoek, is het verlenen
  van inzage aan de kinderen die de RvdK heeft begeleid een bijbehorende taak. Dit meningsverschil over de taak
  is niet binnen de kaders van de Archiefwet op te lossen.
  In het geel gearceerde stuk wordt wel bevestigd dat JenV heeft erkend dat inzage niet tot de wettelijke taken
  van de RvdK behoort. Ter achtergrond hiervan: In 2018 is een werkgroep aan de slag gegaan met verschillende
  vraagstukken, waaronder het vraagstuk of inzage een wettelijke taak van de Raad is. JenV heeft geconcludeerd
  dat dit geen wettelijke taak van de Raad is, dit is bevestigt in een gesprek op 13 september 2018 tussen 5.1.2. I
  I 5.1.2.e       en 5.1.2.           I
    i en slotte, 512e heeft in 2014 een memo opgesteld als reactie op het verzoek van de RvdK om opschorting te
  krijgen. Hierin legt zij het juridisch kader nog eens helder uit.
  Groeten,
    5.1.2.e
            I
  Van: 5 2e                 I
  Verzonden: woensdag 31 maart 2021 15:19
  Aan: 5.1.2.
  Onderwerp: FW: memo 5.1.2.e
                                  ■
  Hoi 512.           Zie geel. Weet jij meer?
  Van: 5.1.2.                  I
  Verzonden: woensdag 31 maart 2021 12:08
  Aan: 5 2e                 I
  Onderwerp: RE: memo 512e                I
  Ha 512.       I
  Dit is idd niet een advies waar je heel veel verder meekomt. Vreemd dat ze zich zo uitgebreid baseren op het
  advies van de AVG aan OCW over de nieuwe Aw! Daar citeren ze veel uit terwijl dat AP advies volgens mij
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>helemaal niet te betrekken is op een adviestaak van de RvK aan het NA. Het AP advies gaat over de adviesrol
van het NA aan andere departementen dus precies andersom. Bovendien is dit advies niet opgevolgd door OCW,
maar dat weten ze kennelijk niet.
Wat ik wel relevant vind is hun constatering dat de RvK zelf moet vaststellen en onderbouwen wanneer een
dossier als afgesloten wordt beschouwd en dus de overbrenginstermijn ingaat. Dat hebben wij ook al eerder
gesteld. Ik weet dat wij daar een standpunt over hebben ingenomen, maar is dat expliciet door de RvK of
adviescommissie onderschreven. Weet jij dat?
Dat laat uiteraard onverlet dat de dossiers op B staan en dat de AVG te allen tijde geldt. Dat zijn open deuren.
I 5.1.2.e
          I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>Docnr854
   From:                             5.1.2.e
  Sent:                            Thu, 1 Apr 2021 11:43:59 +0200
  To:                                5.1.2.e
                                                       "<l 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         lezen!
  Attachments:                     Memo NA nav juridisch vraagstuk.pdf
   Wil je deze zo lezen? En seintje geven zodra we kunnen bellen?
  I 5.1.2.e
                             I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
    M    5.1.2.e          I
   5.1.2.e          ©nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
                                             2-
            De oorlog                                                    F
           die bleef                                               I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>Docnr858
         Memo juridisch vraagstuk adoptiedossiers
         Het Sercivecentrum Privacy en Veiligheid (SCPV) heeft geconstateerd dat de Raad voor de
         Kinderbescherming (RvdK) zelf moet vaststellen en onderbouwen wanneer een dossier als
         afgesloten wordt beschouwd. Naar aanleiding hiervan het volgende.
              1. Welke motivering is er voor wanneer de adoptiedossiers als afgesloten beschouwd kunnen
                  worden?
              2. Kan de RvdK na overbrenging van de dossiers dezelfde grondslag voor hun bemiddeling
                  gebruiken als de grondslag die zij hanteerden voor overbrenging?
         In deze memo wordt uiteengezet waarom deze vragen beantwoord dienen te worden.
              1. Afsluiting adoptiedossiers
         In eerdere gesprekken in het voortraject is opschorting van overbrenging aangevraagd, overwogen
         maar niet toe besloten. Er is rond 2014 geconcludeerd dat er geen dwingende noodzaak was
         overbrenging van de dossiers op te schorten. Het blok tot 1970 zou - indien opschorting wordt
         toegestaan - in 2020 uiterlijk moeten worden overgebracht. De RvdK heeft destijds niet
         aangegeven waarom na afloop van die termijn de overbrenging wel mogelijk is. Op grond van
         artikel 13, derde lid Archiefwet kan de overbrenging worden opgeschort indien de
         archiefbescheiden door het overheidsorgaan nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd. De
         aanvraag voor opschorting wordt gedaan ten behoeve van het behandelen van ca. 100 verzoeken
         om inzage per jaar. Dit kon niet worden beschouwd als veelvuldig gebruik.
         Ook is eerder gesproken over wanneer de dossiers als afgesloten zijn te beschouwen. Het rapport
         van Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed beschrijft dit in hoofdstuk 3.5.3: "Dossiers worden
         overgebracht naar een archiefbewaarplaats na een bepaalde periode na afsluiten van een dossier.
         De RvdK heeft aangegeven dat er wat hem betreft nog geen sprake is van afgesloten dossiers.
         Verzoeken om inzage kunnen immers blijven komen. Naar de mening van het NA is een dossier
         afgesloten na afronding van de adoptie. In wet- en regelgeving is niet bepaald wanneer een dossier
         is afgesloten. In de archiveringspraktijk wordt een dossier vaak als afgesloten beschouwd als het
         primaire proces, of de zaak waarop het dossier betrekking heeft, is afgesloten. Omdat er geen
         harde norm bestaat zal het archiefwettelijk kader niet tot een oplossing leiden."
         Het verlenen van inzage is geen wettelijke taak van de RvdK, maar een afgeleide. Het rapport van
         Inspectie OE beschrijft dit in hoofdstuk 3.5.5: "De RvdK is van mening dat hij een taak heeft bij
         verlening van inzage in de adoptiedossiers en dat daarom de dossiers (nog) niet overgebracht
         hoeven te worden. De taak die de RvdK heeft ten aanzien van de dossiers staat vermeld in
         documenten zoals beleidsregels met betrekking tot de werkwijze van de RvdK, in ieder geval sinds
         2000. Het NA heeft aangegeven dat deze taak geen wettelijke taak van de RvdK is. Het ministerie
         van JenV heeft dit erkend. Het betreft volgens het NA een afgeleide taak: zo lang de RvdK de
         dossiers onder zich heeft in het kader van de primaire taken van de organisatie, zoals het
         verrichten van adoptieonderzoek, is het verlenen van inzage aan de kinderen die de RvdK heeft
         begeleid een bijbehorende taak. Dit meningsverschil over de taak is niet binnen de kaders van de
         Archiefwet op te lossen."
         De RvdK mag persoonsgegevens niet uitsluitend bewaren om op verzoeken te kunnen reageren. In
         de memo van SCPV wordt dit aangegeven: "Hoe lang dienen de ASAA-dossiers bewaard te worden
         door de RvdK om zorg te dragen dat de dossiers op een gepaste wijze afgesloten kunnen worden?
         Daarbij dient de RvdK alle facetten mee te wegen. Denk hierbij aan de rechten van betrokkenen,
         mogelijke rechtszaken, audits, etcetera. Let daarbij op dat de RvdK persoonsgegevens niet
         uitsluitend mag bewaren om op eventuele verzoeken te kunnen reageren (Overweging 64 AVG).
         De gekozen bewaartermijn dient de RvdK gemotiveerd vast te leggen."
         De constatering dat de RvdK moet motiveren waarom de adoptiedossiers nog niet zijn afgesloten
         brengt opnieuw de kernvraag naar boven: Welke (wettelijke) taak ligt ten grondslag aan de
         bemiddelingsrol van de Raad?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>     2. Grondslag voor bemiddeling
Er is besloten tot een nieuw inzageproces bij het Nationaal Archief (NA). De RvdK heeft echter
geconstateerd geen wettelijke grondslag voor een taak te hebben na overbrenging. Een
alternatieve mogelijkheid zoals een verwerkingsovereenkomst lijkt niet toereikend. Een dergelijke
constructie kan wel voor het uitvoeren van een advies (dossieronderzoek) maar niet voor
bemiddeling. Bemiddeling lijkt vooral de bottleneck te zijn. Dit roept de volgende vraag op:
Waaraan ontleent de RvdK het recht om te bemiddelen tussen adoptiekind en afstandouder en/of
gezin? Op welke (wettelijke) taak1 baseert de RvK dit recht (of zelfs plicht) tot bemiddeling?
Wanneer de RvdK inderdaad dat recht heeft geldt het volgende. Het komt geregeld voor dat
voormalige zorgdragers een beroep doen op overgebracht archief i.v.m. dossiers die opnieuw
actualiteitswaarde hebben. Deze oorspronkelijke archiefvormers zijn, net als ieder ander, gehouden
aan de AVG. Na overbrenging van de adoptiedossiers is 5.1.2.                 / RvdK de oorspronkelijke
archiefvormer en voormalig zorgdrager. Wanneer een adoptiekind zich bij het NA meldt die ervoor
kiest een beroep te doen op 5.1.2.            door de voormalig zorgdrager, i.c. de RvdK, mag het NA
dat verzoek doorgeven. Het NA heeft de grondslag om een voormalig zorgdrager te horen bij het al
dan niet verlenen van inzage (Archiefwet artikel 15, lid 3). Het is aan de RvdK om het verzoek al
dan niet in te willigen op de manier die hun verantwoord lijkt, al/of niet in overleg met de
betrokkene. Het werkproces van de RvdK wordt dus geactiveerd n.a.v. een actueel verzoek door
een adoptiekind m.b.t. een reeds overgebracht dossier.
De kernvraag rondom de grondslag voor de bemiddelingsrol van de RvdK na overbrenging kan dan
worden geformuleerd als: Kan de RvdK na overbrenging van de dossiers dezelfde grondslag voor
hun bemiddeling gebruiken als de grondslag die zij hanteerden voor overbrenging?
Als het antwoord positief is kunnen we verder.
i Wettelijke taak van de Raad beperkt zich tot bescherming en maatregelen t.a.v. minderjarigen. Dus als er een
grondslag zou moeten zijn voor bemiddeling ten behoeve van volwassenen, dan zou de wet moeten worden
gewijzigd. Artikel 63c Organisatiebesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid
https://wetten.overheid.nl/jcil.3:c:BWBR0040293&hoofdstuk=9a&artikel=63c&z=2020-01-01&q = 2020-01-01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>Docnr859
  From:                    5.1.2.e
  Sent:                   Thu, 1 Apr 2021 16:50:32 +0200
  To:                      5.1.2.e
                                              "<l 5.1.2.e     @nationaalarchief.nl>
  Subject:                RE: beslispunten
  Jij ook!
  Van: 5.1.2.           I
  Verzonden: donderdag 1 april 2021 16:47
  Aan: 5 2e           I
  Onderwerp: RE: beslispunten
  Ha 512e I
  Prima zo. Versturen en tot morgen. Goede avond!
  I 5.1.2.e
            I
  Van: 5 2e           I
  Verzonden: donderdag 1 april 2021 13:57
  Aan: 5 2e             I
  Onderwerp: RE: beslispunten
  Dag 5126        I
  Zie bijlagen!
  Ik heb de inhoudelijke memo ook aangepast. Voor in een latere fase eventueel.
  Memo beslispunten zo akkoord om te sturen?
  Groeten 5.1.2.    I
  Van: 5 2e             I
  Verzonden: donderdag 1 april 2021 13:24
  Aan: 5.1.2.         I
  Onderwerp: RE: beslispunten
  Hoi,
  Snelle reactie tussendoor:
  Misschien nog toevoegen tenemen vervolgacties door RvdK die voortkomen uit esexs besluiten, nl BBO en
  vormgeving/grondslag bemiddeling.
  I 5.1.2.e
            I
  Van: 5 2e           I
  Verzonden: donderdag 1 april 2021 12:44
  Aan: 5.1.2.
  Onderwerp: beslispunten
  Hoi 5126     I
  Moet er nog meer bij?
  Memo beslispunten adoptiedossiers
   5.1.2.e
                I
  Om te markeren waar we nu staan wordt voorgesteld de volgende besluiten te bevestigen / nemen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>         1) Overbrengen
Het besluit om de ASAA dossiers over te brengen naar het NA, conform de aanbevelingen van de adviescommissie IHH JenV/
Inspectie OE.
        2) Nieuw inzageproces
Het besluit tot een aangepaste inzagebeleid bij het NA voor de ASAA-dossiers, conform de aanbevelingen van de
adviescommissie IHH JenV.
        3) Bemiddeling als keuzemogelijkheid
Het besluit om de rol van de RvdK direct aan te bieden bij een inzageaanvraag van een betrokkene.
         > Indien een betrokkene kiest voor advies/bemiddeling door de RvdK dient daarvoor een grondslag geregeld te worden.
         > Indien een betrokkene geen betrokkenheid wenst van de RvdK dient het NA de inzage te regelen conform de AVG en
              het Besluit Beperking Openbaarheid van de RvdK.
5.1.2.e
                          I
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M    5.1.2.e          I
5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
        21 februari 2020
        t/m 20 juni 2021
        De oorlog                                                     V
       die bleef
                                                                   I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>Docnr860
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                            Thu,     1 Apr 2021 16:53:42 +0200
  To:                               5.1.2.e
                                                                "< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>;  " 512e          BD/DII
   < 5.1.2.e        @minjenv.nl>; '"512 e                        ; 5.1.2.e  @rvdk.nl>
   Cc:                               5.1.2.e                       " <5,12.           @rvdk.nl>; " 512e      II 5.1.2.e        5.1.2.e @minjenv.nl>
  Subject:                         RE: Stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
  Attachments:                     Memo beslispunten adoptiedossiers.docx
   Beste stuurgroep,
   Mede namens 512e                 nog een nazending die we morgen in de stuurgroep zullen toelichten.
   Met vriendelijke groeten,
  I 5.1.2.e
             I
  Van: 5 2e                  I
  Verzonden: woensdag 31 maart 2021 16:30
  Aan: 5 2e                           5.1.2.e        BD/DII'; 1 5.1.2.e
  CC:' = 2-                              5.1. 2.e
                                                     II 5.1.2.e
  Onderwerp: Stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
   Beste stuurgroep,
   Hierbij de stukken voor a.s. vrijdag.
  Tot dan,
    5.1.2.e
                               I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e           I
   5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460           contact®nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
            De oorlog                                                            f
           die bleef
                                                                             WE
                                 L
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>Docnr861
         Memo beslispunten adoptiedossiers
         I 5.1.2.e
                           I
         01-04-2021
         Om te markeren waar we nu staan wordt voorgesteld de volgende besluiten te
          bevestigen / nemen.
                   1) Overbrengen
          Het besluit om de ASAA dossiers over te brengen naar het NA, conform de aanbevelingen
         van de adviescommissie IHH JenV / Inspectie OE.
                   2) Nieuw inzageproces
          Het besluit tot een aangepaste inzagebeleid bij het NA voor de ASAA-dossiers, conform
         de aanbevelingen van de adviescommissie IHH JenV.
                   3) Betrokkenheid RvdK als keuzemogelijkheid
          Het besluit om de rol van de RvdK direct aan te bieden bij een inzageaanvraag van een
          betrokkene.
                      Indien een betrokkene kiest voor advies/bemiddeling van de RvdK dient hier een
                      grondslag voor te zijn.
                      Indien een betrokkene geen betrokkenheid wenst van de RvdK dient het NA de
                      inzage te regelen conform de AVG en het Besluit Beperking Openbaarheid van de
                      RvdK.
         Vervolgacties voor de RvdK:
                      Het organiseren van de grondslag voor een taak van de RvdK na overbrenging
                      van de ASAA-dossiers.
                      Het nemen van een Besluit Beperking Openbaarheid.
         Vervolgacties van het project: zie beleidsnotitie.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>Docnr862
   From:                             5.1.2.e
  Sent:                             Fri, 2 Apr 2021 15:00:20 +0200
  To:
       5.1.2.e
                                     5.1.2.e
                                                           "<l  5.1.2.e
                                                        "1 < 5.1.2.S
                                                                                 @nationaalarchief.nl>; 512e
                       @rvdk.nl>; " 512e                                @minjenv.nl>
   Cc:                                5.1.2.e                  "< 5126             @rvdk.nl>;“'512e                 5.1.2.e @minjenv.nl>
  Subject:                          concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
  Attachments:                      Concept Verslag Stuurgroep Adoptiedossiers 02-04-2021.pdf
   Beste stuurgroep,
   Hierbij het concept verslag van de stuurgroep van vanochtend.
   Fijne paasdagen!
  I 5.1.2.e
                                I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e           I
    5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari IO2O
            t/m 20 juni 2021
                                              -h
            De oorlog                                             1.F3
           die bleef                             J
                                                      I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>Docnr865
  From:                     5.1.2.e
  Sent:                    Tue, 6 Apr 2021 17:42:13 +0200
  To:                       5.1.2.e
                                                "<l 5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                 RE: Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) vl.O.docx met comm ME.docx
  Dank voor het tegenlezen!
  Ik wil de niet gekozen routes juist wel opnemen omdat het m.i. verduidelijkt waar niet voor is gekozen. Dit zal ik
  scherper verwoorden.
  De aanname dat de aanvrager later alsnog bemiddeling van de RvdK kan vragen, klopt strikt genomen niet met
  het gekozen model! Echter, ik verwacht dat het in de praktijk zal blijken hoe we het beste om kunnen gaan met
  de keuzemomenten van een aanvrager.
  Groeten van 5.1.2.
  Van: 5.1.2.            I
  Verzonden: dinsdag 6 april 2021 15:53
  Aan: 5 2e        I
  Onderwerp: Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) vl.O.docx met comm ME.docx
  Hoi 512. I
  Ik vind dat inhoudelijk de belangrijke dingen in de notitie staan. Dat is het belangrijkste. Maar ik vind het geheel
  erg veel dubbelop. Miste ook hier en daar wat specifiekere termen (bv ARA ipv NA). Vraag me af of de niet
  gekozen routes erin moeten staan.
  Ik neem aan dat de aanvrager, ook als hij dat eerst niet wenste, later alsnog bemiddeling van de RvdK kan
  vragen? Dat heb ik er iets duidelijker in gezet.
  Ik heb het document vooral gelezen met het doel voor ogen dat opvolgers volstrekt eenduidig kunnen zien wat
  er nu besloten is en welke vervolgstappen genomen moeten worden. Hoe korter hoe minder kans op
  misinterpretatie zou ik zeggen.
  Ik laat aan jou over in hoeverre jij of het projectteam nog wat aan de redactie wil doen. Ik heb al wat (veel te
  veel ;-)) zitten schaven, dus schrik niet van het rood! Sorry!
  (Als ik een frikkerige opmerking mag maken: iha helpt het zinnen te beginnen met het onderwerp en niet met
  de bijzin. Gebruik het woordje óm' alleen als het echt nodig is.)
  Groet,
  |5.1.2.e I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>Docnr866
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                           Wed, 7 Apr 2021 10:26:46 +0200
  To:                                5.1.2.e            " < 5.1.2.e
                                                                              @rvdk.nl>
  Subject:                         processtappen BBO
   https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/openbaarheidsadvies-van-de-algemene-rijksarchivaris
  I 5.1.2.e
                             I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e          I
    5.1.2.e         ©nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
            De oorlog                                                    F
           die bleef
                                                                     II
                                                         Lm -04
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>Docnr867
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                              Wed, 7 Apr 2021 16:57:17 +0200
  To:                                 5.1.2.e             ” <5.1.2.e
                                                                         @nationaalarchief.nl>; "512e   I
  < 5.1.2.e
                     @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           RE: interne memo
  Hi 5.1.2. en 5126          I
  Ik heb er helaas nog niet naar gekeken. Ik blok morgen tussen ll-12u een moment om ernaar te kijken. Even
  overleggen via de webex is ook prima. Ik heb alleen wel telefoon van 13u-17u.
  Groet,
   5.1.2.e
               J
  Van: 5 2e                              l
  Verzonden: woensdag 7 april 2021 14:15
  Aan: 5.1.2.              ; 5.1.2.e
                                                     I
  Onderwerp: RE: interne memo
  Hj 512 e
                 I
  Jij zit in het document dus ik kan er nu geen opmerkingen in plaatsen. Eventueel kunnen we aan het einde van
  de dag nog even overleggen (rond 16 uur)
  Het hoofdstuk "keuzes voor het vervolg" bevat op dit moment erg veel informatie. Zowel over de projectaanpak
  (en de voordelen daarvan) tot nu toe als de verantwoordelijkheden intern, de noodzaak van afstemming met de
  raad en de rol van de stuurgroep.
  We kunnen dit wellicht opknippen in verschillende paragrafen:
           - Inrichting en resultaat project fase 1
           - Toelichting sporen fase 2 (volgens mij zijn het er op hoofdlijnen 3 voor het NA: 1. Inrichten
                 Dienstverleningsproces, 2. Verwervingstraject, 3. Juridisch kader - afweging en toetsing)
           - Keuzes inrichting project fase 2
                    o Beleggen in de lijn (voor- en nadelen)
                    o Beleggen in de lijn met overkoepelende projectsturing (voor- en nadelen)
                    o Ons advies
               Afstemming met de RvdK (Ik verwacht dat dit nog behoorlijk veel inspanning zal vragen, toont des te
                 meer aan dat het niet zondermeer een lijnactiviteit is)
               Governance (rol stuurgroep bij fase 2)
  Ik hoop datje hier iets aan hebt!
  Groeten,
   5.1.2.e
             I
  Van: 5 2e              I
  Verzonden: woensdag 7 april 2021 10:01
  Aan: 5.1.2.                              ; 5.1.2.e
                                                       I
  Onderwerp: interne memo
  Hoi, Ik heb een start gemaakt met de interne memo. Ik ga er vanmiddag mee verder. Ben benieuwd naar jullie
  input in deze fase. Zullen we afstemmen vanmiddag? Of liever schriftelijk?
  https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
   5.1.2.e
                            I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M 5.1.2.e             I
5.1.2.e         @nationaalarchief.nl
http://www.nationaalarchief.nl
Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
        21 februari 2020
        t/m 20 juni 2021
                                     --
        De oorlog                                                     F
       die bleef                                         2
                                                                  n
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>Docnr869
   From:                                   5.1.2.e                      " <5.1.2.e
                                                                                                     @rvdk.nl>
  Sent:                                 Mon, 12 Apr 2021 09:20:11 +0200
  To:                                      5.1.2.e        " < 5.1.2.e
                                                                                   @nationaalarchief.nl>
  Subject:                               FW: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
   Hoi 512e
   Nav reactie 512e                   en 5.1.2.     I
   Ik denk dat het goed is om mbt de grondslag heel expliciet te zijn in de adviesrol en in de bemiddeling. Het hang5t erg met
  elkaar samen maar moet wel gescheiden gezien worden.
  -. De juristen van het servicecentrum hebben gesteld dat die er niet is na overbrenging van de dossiers. Dus geen adviesrol.
  We mogen de gegevens zelfs niet opvragen.
  I 5.1.2.e           geeft aan dat het NA een voormalig zorgdrager kan horen bij het al dan niet verlenen van inzage. Misschien kan dat
   iets uitgebreider beschreven
  worden? Want in zijn visie kan de RvdK dus wel de gegevens opvragen van de betrokkenen.
     Met vriendelijke groet,
    I 5.1.2.e
                                            I
    I 5.1.2.e
                              I
      5.1.2.e            5.1.2.e
                                                      ARC
    Werkdagen maandag tot en met donderdag
     Raad voor de Kinderbescherming
     Landelijke staforganisatie
    Turfmarkt 147| 2511 DP | Den Haag
    T : + 5.1.2.
      M      ;   5.1.2.S
                                      I
    I 5.1.2.e                      @rvdk.nl
     www.kinderbescherming.nl
  Van: 5.1 2.                  @minjenv.nl <51 2 e       @minjenv.nl>
  Verzonden: vrijdag 9 april 2021 17:15
  Aan: 5.1 2.                           5.1.2.e       @rvdk.nl>; 15i2e                   1 < 5.1.2.e
                                                                                                          @nationaalarchief.nl>; 512e      I
  < 5.1.2.e                         @nationaalarchief.nl>
  CC: 5126                                < 5.1.2.e                  @rvdk.nl>; 512e             @minjenv.nl
  Onderwerp: RE: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
  Collega's, ik zag hetzelfde punt als 512e                                      we hebben inderdaad niet geconcludeerd dat er geen grondslag is.
   De door 512e                      voorgestelde wijziging zou dus ook moeten gelden in deze paragraaf op blz. 2:
  Samenvattend stelt de stuurgroep vast dat er is kennisgenomen van de memo van SCJV, dat er voldoende grondslag lijkt voor een adviesrol voor de RvdK,
  dat er een grondslag mist voor de bemiddelingsrol van de RvdK, dat de RvdK hier met prioriteit mee aan de slag gaat en dat de RvdK (met advies van het
   NA) aan de slag gaat met het opstellen van de BBO.
   Met vriendelijke groet,
  I 5.1.2.e
               I
   M 512 e                       I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>Van: 5.1 2.                                    5.1.2.e           @rvdk.nl>
Verzonden: vrijdag 9 april 2021 14:19
Aan:' 5.1 2.                         ' <5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>; 512e               ' 5.1.2.e                  @nationaalarchief.nl>; 512e I
I 5.1.2.e
                I  < 5.1.2.e         @minjenv.nl>
 CC: 5.1.2.e                                   I  < 5.1.2.e               @rvdk.nl>; 512e                  I  < 5.1.2.e      @minjenv.nl>
 Onderwerp: RE: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
 Dag allen,
   @5.1 2| dank voor de notulen
 Ik heb twee correcties aangebracht in de notulen (niet schokkend, wel om precies te zijn).
 Groet,
I 5.1.2.e
                  I
                    Met vriendelijke groet,
                    5.1.2.e
                                                           I
                   l5.1.2.e           I
                    Raad voor de Kinderbescherming
                    Landelijke Staforganisatie
                   Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
                   T : + 5.1.2.                              I
                    M     J  5.1.2.e                         I
                    5.1.2.e               @rvdk.nl
                    www.kinderbescherminq.nl
Van: 5.1.2.                          <5.1.2.e                  @nationaalarchief.nl>
Verzonden: vrijdag 2 april 2021 15:00
Aan: 5.1.2.e                                     < 5.1.2..e
                                                                           @nationaalarchief.nl>; 5.1.2.e                  < 5.1.2.e  @rvdk.nl>; '512e
< 5.1.2.e            @minjenv.nl>
 CC:      5.1.2.e
                                               I  < 5.1.2.e               @rvdk.nl>; ' 5.1.2.e                ' < 5.1.2,.e     @minjenv.nl>
 Onderwerp: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
 Beste stuurgroep,
 Hierbij het concept verslag van de stuurgroep van vanochtend.
 Fijne paasdagen!
  5.1.2.e
                                        I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M 5.1.2.e                    I
 5.1.2.e               @nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
     21 februari 2020
     t/m 20 juni 2021
     De oorlog                                                    aE                  y
     die bleef                                             I
                                                                                  TI
                      "4
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain Information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook. die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>Docnr870
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                            Mon, 12 Apr 2021 11:15:20 +0200
  To:                               5.1.2.e
                                                          "< 5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>; "512e
   <1  5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>; " 5.1.2.e          " <5.1.2.e
                                                                                           @nationaalarchief.nl>; "512e
   <
       5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>;"512e                     5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>;"512e
   <5.1.2.e                     @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         Vervolg adoptiedossiers
  Attachments:                     Interne memo vervolg adoptiedossiers.docx, Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA)
  v0.6.docx
   Dag allemaal,
   Hierbij alvast het bespreekstuk voor ons overleg van a.s. vrijdag: een interne memo over het vervolg
   adoptiedossiers.
   Voor de volledigheid ook de meest recente versie van de notitie inzagebeleid adoptiedossiers. Deze notitie moet
   nog voor een laatste check naar de stuurgroep.
   Groeten van 5.1.2.
  I 5.1.2.e
                              I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e          I
   5.1.2.e          ©nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
                                            -
            De oorlog                                                             F
           die bleef                                                 9
                                                                          II
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>Docnr873
   From:                                    5.1.2.e
                                                                      I
  Sent:                                   Thu, 15 Apr 2021 11:42:57 +0200
  To:                                     ' 5.1.2.e               5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>
  Subject:                                FW: Voorstel Archiefbesluit selectie en privacy Stuurgroep ABAR 19 april 2021 by 512e    on
   04 06 2021.docx
   Ha 512.              I
   Zoals afgesproken hierbij de mailwisseling met OCW waarbij ik op verzoek van 5.1.2.                              onze casus heb
   ingebracht.
   Groeten,
    5.1.2.e
              I
  Van: 5 2e                         I
  Verzonden: zondag 11 april 2021 18:42
  Aan: 5.1.2.                         ; 5.1.2.e      ; 5.1.2.                     ; 5.1.2.e
                                                                                                        I
  CC: 5 11.2.                            ; 5.1.2.e
                                                         J 5.1.2.         5.1.2.e            5.1.2.e     @casema.nl
  Onderwerp: RE: Voorstel Archiefbesluit selectie en privacy Stuurgroep ABAR 19 april 2021 by 512e                              on
   04_06_2021.docx
   Beste allen,
   Het probleem hierbij is dat de Raad voor de Kinderbescherming het heel moeilijk maakt. Zij - en kennelijk ook
   de privacy juristen - nemen aan dat er ook voor over te brengen archief een soort bewaartermijn is. Dus hierbij
   gaat het om de vraag wanneer de termijn van overbrenging, openbaarheid, etc. gaat tellen.
   Wat betreft het opnemen van een adviesrol voor de overbrengende zorgdrager, zou ik toch willen aanbevelen de
   noodzaak daarvan goed te onderzoeken.
   Het is de vraag of de casus van de Raad voldoende aanleiding vormt om wettelijk een adviesrol te gaan regelen
   met het oog op de AVG. Dat leidt ook tot behoorlijk wat administratieve last bij verzoeken om inzage van de
   archiefinstellingen.
   Groet,
    5.1.2.e       5.1.2.e 5.1.2.e
  I 5.1.2.e  5.1.2.e
                                                                       I
    5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
                                  I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>           21 februari 2020                                                                I
           t/m 20 juni 2021
          De oorlog                                                                       I
         die bleef
Van: 5 2e                  J
Verzonden: vrijdag 9 april 2021 15:12
Aan: 5 2e                              ; 5.1.2.e           5.1.2.e
                                                                            I
CC: 5                             5.1. 2.e         ; 5.1.2.e       ; 5.1.2.e    ; 5.1.2.e    ; 5.1.2.e @casema.nl
Onderwerp: RE: Voorstel Archiefbesluit selectie en privacy Stuurgroep ABAR 19 april 2021 by 512e               on
04_06_2021.docx
Dag 512.         I
Hemeltje lief. Het wordt er niet makkelijker op zo.
 @ 5.1.2.e
            en 512e       misschien is het wel mogelijk en sowieso handig om een algemene grondslag in de Aw op te
nemen. Immers, bij verzoeken om toegang tot beperkt openbaar archief moet in sommige gevallen
(beperkingen in sfeer Staat en Bondgenoten al of niet naast beperking obv privacy) op grond van de Aw reeds
advies aan oorspronkelijke zorgdrager worden gevraagd; en soms betekent dit dat deze opnieuw in de
documenten kijken (= verdere verwerking evt persoonsgegevens in de documenten). Ook het "teruglenen" c.q.
raadplegen van documenten door oorspronkelijke zorgdrager is in de Aw al geregeld. Misschien helpt het deze
bepalingen uit te breiden of een generiekere bepaling op te nemen t.b.v. advisering en raadpleging na
overbrenging door de oorspronkelijke zorgdrager i.v.m. AVG?
Het eisen van primaire bewaartermijnen in selectiebesluit lijkt mij heel raar, nog afgezien van de
(on)uitvoerbaarheid. Het wekt toch de indruk dat er daarna vernietigd wordt, en dit is geenzins het geval.
Zolang niet is overgebracht, zal de archiefvormer hoe dan ook moeten blijven voldoen aan organisatorische en
technische waarborgen tegen oa ongeautoriseerde toegang en datalekken. Die kunnen natuurlijker scherper zijn
na 'afsluiting' van een dossier, dus dat bijv, alleen DIV er nog maar bij kan ofzo.
 5.1.2.e
                    I
Directie Media & Creatieve Industrie
Ministerie OCW
+31 5.1.2.
Van: 5 2e                            I
Verzonden: vrijdag 9 april 2021 13:50
Aan: 5.1.2.           ; 5.1.2.e
                                                 1
CC: = i =                       ; 5.1.2.           ; 5.1.2.e       ; 5.1.2.e
                                                                              I
Onderwerp: RE: Voorstel Archiefbesluit selectie en privacy Stuurgroep ABAR 19 april 2021 by 512e               on
04_06_2021.docx
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre> Beste 5126         en 5i2e I
Via 5126           ontving ik het Voorstel Archiefbesluit selectie en privacy voor de Stuurgroep ABAR van 19 april 2021.
 De reden dat 512e            dit stuk met mij deelde is gelegen in het feit dat ik bij casuïstiek betrokken ben waarbij de
discussie zich richtte op de verhouding van bewaartermijnen op grond van de Aw en AVG. Graag licht ik de
casus kort toe.
Vanaf januari dit jaar is een projectgroep actief binnen het NA om de stagnatie in overbrenging van
adoptiedossiers op te lossen. Deze projectgroep is samen met de projectgroep van de Raad voor de
 Kinderbescherming (RvdK) verantwoordelijk voor het vormgeven van een samenwerking tussen beide
organisaties rondom inzageverzoeken. De RvdK voorziet voor zichzelf een adviserende rol bij de
 inzageverzoeken die het NA zal afhandelen nadat de dossiers zijn overgebracht. Randvoorwaarde hierbij is dat
de RvdK een grondslag heeft om bijzondere persoonsgegevens te verwerken nadat het zorgdragerschap
overgegaan is naar de minister van OCW. Het Ministerie van JenV is om advies gevraagd om tot deze
verwerkingsgrondslag te komen.
 Privacy-juristen van JenV kwamen tot de conclusie dat op dit moment een wettelijke grondslag ontbreekt. Wel
gaven zij twee adviezen mee:
 1.           Neem een grondslag op in de nieuwe Aw voor de RvdK (wij zien hierin geen oplossing gezien het feit dat
de Aw een algemene wet is)
2.            Stel een primaire bewaartermijn vast op grond van de AVG.
Op het tweede advies wil ik kort ingaan. De juristen stellen vast dat de primaire bewaartermijn ontbreekt in de
selectielijst van JenV. Adoptiedossiers hebben een B-termijn in de selectielijst, wat betekent dat zij na 20 jaar
overgebracht dienen te worden. De juristen geven aan dat de overbrengingstermijn (van 20 jaar) pas gaat lopen
vanaf het moment dat de bewaartermijn voor het uitvoeren van de taak ("de AVG-bewaartermijn") van de RvdK
afloopt. Hoewel zij aangeven dat de UAVG stelt dat een organisatie gegevens niet uitsluitend mogen bewaren
om inzageverzoeken af te handelen geven ze wel het advies dat het bepalen van een lange bewaartermijn het
vraagstuk rondom overbrenging en inzage deels kan verhelpen doordat de RvdK een langere periode
verwerkingsverantwoordelijke blijft en daarmee tevens de inzageverzoeken kan afhandelen.
Ten slotte geven zij ook aan dat alle primaire bewaartermijnen in de selectielijst ontbreken en dat deze
opgenomen moeten worden in de selectielijst zodat helder is wanneer de ene termijn afloopt en de andere
 (overbrengings-)termijn start. In het kort gezegd geven zij dus aan dat heel helder moet worden opgenomen
wanneer een dossier sluit (de primaire bewaartermijn voor het uitvoeren van de taak eindigt) en de
overbrengingstermijn of vernietigingstermijn uit de selectielijst start.
Ik hoop dat deze toelichting een inkijkje biedt in de wijze waarop deze privacy-juristen de bewaartermijnen
 interpreteren. Mochten jullie naar aanleiding van deze toelichting nog aanvullende vragen hebben dan kunnen
jullie contact opnemen met mij of met 5.1.2.e                      (zie CC).
 Hartelijke groet,
 5.1.2.e
                           I
 5.1.2.e            ]
Nationaal Archief
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M    5.1.2.e         I
e-mail: 512e                       @nationaa larchief.nl
Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info(a)nationaalarchief.nl
Van: 5.1.2.
Verzonden: donderdag 8 april 2021 11:31
Aan: 5 2e                         ; 5.2.3
                                                I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>CC: =1-                            I
Onderwerp: FW: Voorstel Archiefbesluit selectie en privacy Stuurgroep ABAR 19 april 2021 by                5.1.2.e           on
04_06_2021.docx
I 5.1.2.e
              II 5.1.2.e
                          I
Als jullie vinden dat het advies van de juristen van J&V over de adoptie dossiers nog relevant is (bewaartermijn
voor de AVG) dan is dit het moment om dat in te brengen. Stuur het advies dan a.u.b. naar 512e (cc 5.1.2e
I 5.1.2.e ) met een korte uitleg van waar het om gaat.
Groeten,          5.1.2.e
Mobiel: 5.1.2.               I
Op vrijdag afwezig
Van: 5.1.2.e                   ]
Verzonden: dinsdag 6 april 2021 23:15
Aan: 5.1.2.                          5.1.2.e           5.1.2.e         ; 'info@ 512 e      5.1.2.e
                                                                                                           ■
CC: 5.1 2.6                  5.1.2.e         5.1.2.e           5.1.2.e             5.1.2.e         5.1.2.e       5.1.2.e
                                                                                                                              I
Onderwerp: Voorstel Archiefbesluit selectie en privacy Stuurgroep ABAR 19 april 2021 by 512e                             on 04_06_2021.docx
I 5.1.2.e                                         en 5.1.2.    I
 Zouden jullie kans zien deze nota voor aankomende Stuurgroep ABAR te lezen en uiterlijk donderdagmiddag a.s.
van evt. commentaar te voorzien? De nota moeten we vrijdag a.s. verzenden naar de Stuurgroepleden.
      5.1.2.e
                      het onderwerp toegang tot privacygevoelig archief komt op een later moment. Ben jij al gevorderd
 met een praatplaat/schema n.a.v. het eerder besprokene met de experts?
Groet
I5.1.2.e I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>Docnr874
    From:                                     5.1.2.e
   Sent:                                    Fri, 16 Apr 2021 11:10:38 +0200
  To:                                          5.1.2.e                  < 5.1.2.e     @minjenv.nl>; "'512e                     ’.e
                                                                                                                                        @rvdk.nl>; " 5.1.2.e
                                                                                                                                                               I
  I 5.1.2.e              5.1.2.e
                                                     @nationaalarchief.nl>
   Cc:                                       5.1.2.e
                                         " <5.1.2.e
                                                                          <l 5.1.2.e
                                                                                                 @rvdk.nl>; " 512e                   "< 5.1.2.e  @minjenv.nl>;
      5.1.2.e                                                           @nationaalarchief.nl>
   Subject:                                 RE: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021 + notitie
   Attachments:                             Concept Verslag Stuurgroep Adoptiedossiers 02-04-2021 aangepast.docx, Notitie inzagebeleid
   adoptiedossiers (RvdK en NA) vl.O.docx
    Beste stuurgroep,
    Dank voor alle opmerkingen! Ik heb de concept notulen aangepast. Zie bijlage.
   Verder ook de - n.a.v. de opmerkingen uit de laatste stuurgroep - aangepaste versie van de notitie inzagebeleid
   adoptiedossiers.
    Hartelijke groeten,
    5.1.2.e
            I
  Van: 5 2e                                                       @minjenv.nl]
  Verzonden: vrijdag 9 april 2021 17:15
   Aan: 5126                                 5.1.2.e        ; 5.1.2.e
                                                                                       I
   CC:                                          5.1.2.e
                                                                            I
   Onderwerp: RE: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
   Collega's, ik zag hetzelfde punt als 5.1.2.                                     we hebben inderdaad niet geconcludeerd dat er geen grondslag is.
    De door 512e                      voorgestelde wijziging zou dus ook moeten gelden in deze paragraaf op blz. 2:
   Samenvattend stelt de stuurgroep vast dat er is kennisgenomen van de memo van SCJV, dat er voldoende grondslag lijkt voor een adviesrol voor de RvdK,
   dat er een grondslag mist voor de bemiddelingsrol van de RvdK, dat de RvdK hier met prioriteit mee aan de slag gaat en dat de RvdK (met advies van het
    NA) aan de slag gaat met het opstellen van de BBO,
    Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e
    M     512 e
                                 I
   Van: 5.1.2.                          <5.1.2.e         @rvdk.nl>
   Verzonden: vrijdag 9 april 2021 14:19
   Aan:' 5.1.2.e                   ‘<5.1.2.             @nationaalarchief.nl>; 5.1.2.                     <5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>; 512e        1
  I 5.1.2.e          < 5.1.2.S
                                   @minjenv.nl>
   CC:      5.1.2.e
                                             <1 5.1.2.e
                                                                      @rvdk.nl>; 512e                         < 5.1.2.6
                                                                                                                        @minjenv.nl>
   Onderwerp: RE: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
    Dag allen,
     @5.1.2.        dank voor de notulen
    Ik heb twee correcties aangebracht in de notulen (niet schokkend, wel om precies te zijn).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre> Groet,
I 5.1.2.e
                I
                  Met vriendelijke groet,
                 I 5.1.2.e
                                                         I
                 I 5.1.2.e
                                     I
                  Raad voor de Kinderbescherming
                  Landelijke Staforganisatie
                 Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
                 T        : + 5.1.2.                       I
                  M        ; 5.1.2.e
                                                             J
                   5.1.2.e               @rvdk.nl
                  www.kinderbescherminq.nl
Van: 5.1 2.                       I  < 5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
Verzonden: vrijdag 2 april 2021 15:00
Aan: 5.1.2.e                                   < 5.1.2..e
                                                                        @nationaalarchief.nl>; 512e              < 5.1.2.e
                                                                                                                            @rvdk.nl>; 1512e
< 5.1.2.e           @minjenv.nl>
                                                                                                    ’ < 5.1.2..e
 CC: 5.1.2.                                     < 5.1.2.e
                                                                       @rvdk.nl>; 1 5.1.2.e                          @minjenv.nl>
 Onderwerp: concept verslag stuurgroep adoptiedossiers 02-04-2021
 Beste stuurgroep,
 Hierbij het concept verslag van de stuurgroep van vanochtend.
 Fijne paasdagen!
  5.1.2.e
                                       I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M     5.1.2.e               I
 5.1.2.e              ©nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.nl
 Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
          21 februari 2020
          t/m ZO juni 2021
          De oorlog                                            i
         die bleef                                             4-- <
                                                                           .1
                             K
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre>Docnr875
                                                                     Nationaal Archief
                                                            -31
                                                                     Ministerie van Ondenvijs, Cultuur en
                                                                     Wetenschap
                                                                                                          Prins Willem-Alexanderhof 20
                                                                                                          2595 BE Den Haag
                                                                                                          T + 5.1.2.e
                                                                                                          www.nationaalarchief.nl
                                                                                                          Datum
                                                                                                          2 april 2021
         VERSLAG
         Omschrijving                Stuurgroep Adoptiedossiers
         Vergaderdatum en -tijd      2 april 2021, 10.00 - 11.00 uur
         Vergaderplaats              Webex
         Aanwezig                    5.1.2.e           (RvdK), 512 e             (JenV), 512 =   I
                                     5.1.2.e    (NA voorzitter), 5.1.2.                   (RvdK),
                                     5.1.2.e             (NA verslag)
         Afwezig
          1.        Opening en mededelingen
         Alles overziend van wat op tafel ligt is het belangrijk om te markeren waar we
          gezamenlijk staan. Als nazending is een memo met beslispunten toegevoegd aan
          de agenda. Dit komt terug bij agendapunt 5.
          De wens van de stuurgroep is om deze laatste vergadering in de huidige
          samenstelling af te kunnen sluiten met een duidelijke mijlpaal, een samenvatting
          van de besluiten als basis voor het vervolg.
          2.       Vorig overleg
         Verslag stuurgroep 19-03-2021 is vastgesteld.
          3.       Memo Servicecentrum Privacy en Veiligheid (SCJV)
          De stuurgroep neemt kennis van de memo van SCPV en constateert dat de vraag
          over wanneer de ASAA dossiers als afgesloten beschouwd worden vaker is
          gesteld. Hierin zit niet de gewenste oplossing, net als een aanpassing in de nieuwe
         Archiefwet.
          De stuurgroep constateert n.a.v. de memo dat er zowel in het huidige werkproces
          van de RvdK als in de situatie na overbrenging een (wettelijke) grondslag
          onduidelijk is voor de bemiddelingstaak van de RvdK. De angel bij deze rol zit in
          het contact opnemen met derden, niet in de adviesrol op verzoek / met
         toestemming van een betrokkene.
         I 5.1.2.e geeft aan dat het NA een voormalig zorgdrager kan horen bij het al dan
          niet verlenen van inzage. Het komt geregeld voor dat voormalige zorgdragers een
                                                                                                          Pagina 1 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre>                                                                                        Nationaal Archief
                                                                                        Datum
                                                                                        2 april 2021
  beroep doen op overgebracht archief i.v.m. dossiers die opnieuw
 actualiteitswaarde hebben. Deze oorspronkelijke archiefvormers zijn, net als ieder
 ander, gehouden aan de AVG. Het is aan de zorgdrager om het verzoek al dan
  niet in te willigen op de manier die verantwoord lijkt, al/of niet in overleg met de
  betrokkene. Daarnaast hanteert het NA bij het verlenen van inzage het Besluit
  Beperkingen Openbaarheid (BBO) die door een zorgdrager wordt vastgesteld.
I  5.1.2.e     ziet de sleutel in de vraag wat de grondslag is voor het huidige
 werkproces van de RvdK en of deze grondslag ook kan gelden na overbrenging.
I 5.1.2.e       wil dit juridisch goed onderbouwd zien en het proces inrichten zoals in
 de beleidsnotitie beschreven staat. Een alternatief waarbij het NA het
  inzageproces zelf faciliteert is ook genoemd, maar heeft niet de voorkeur boven
  het regelen van een grondslag voor bemiddeling.
  De stuurgroep komt tot dezelfde conclusie en bevestigt de voorkeur voor het
 doorgaan op de ingeslagen route. Deze is immers in lijn met de aanbevelingen
 van de adviescommissie JenV en inspectie OE.
 Samenvattend stelt de stuurgroep vast dat er is kennisgenomen van de memo
 van SCJV, dat er voldoende grondslag lijkt voor advisering door de RvdK aan het
  NA, dat de grondslag voor de bemiddelingsrol van de RvdK onduidelijk is, dat de
  RvdK hier met prioriteit mee aan de slag gaat en dat de RvdK (met advies van
  het NA) aan de slag gaat met het opstellen van de BBO.
 Acties RvdK:
  •          Het organiseren van de grondslag voor het werkproces van de RvdK vóór
             en na overbrenging van de ASAA dossiers.
  •          Het nemen van een Besluit Beperking Openbaarheid.
 4.          Notitie inzagebeleid adoptiedossiers v.05
  De stuurgroep stelt de beleidsnotitie vast met de volgende aanpassingen:
           • Een actualisatie van de passage in hoofdstuk 3 over de juridische
             grondslag met de constateringen van de stuurgroep n.a.v. de memo SCJV.
           • Bij de beoogde resultaten voor het vervolg in hoofdstuk 4 wordt
             aangescherpt dat bij het uitwerken van het procesmodel de besluiten tot
             nu toe als basis dienen en discussies niet opnieuw gevoerd moeten
             worden. Verder moeten afspraken rondom de governance van de
             samenwerking worden gemaakt.
  De stuurgroep constateert dat het project belangrijke vorderingen heeft gemaakt.
 In de beleidsnotitie is nu een basis gelegd en een goede opstap voor het vervolg.
Actie 512=                   Definitieve beleidsnotitie rondsturen naar stuurgroep.
                                                                                        Pagina 2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>                                                                                  Nationaal Archief
                                                                                  Datum
                                                                                  2 april 2021
5.      Afspraken over het vervolg
Om te markeren waar we nu staan bevestigt de stuurgroep het volgende:
    • Het besluit om de ASAA dossiers over te brengen naar het NA, conform de
        aanbevelingen van de adviescommissie IHH JenV / Inspectie OE.
    • Het besluit tot een aangepaste inzagebeleid bij het NA voor de ASAA-
        dossiers, conform de aanbevelingen van de adviescommissie IHH JenV.
    • Het besluit om de rol van de RvdK direct aan te bieden bij een
        inzageaanvraag van een betrokkene.
            > Indien een betrokkene kiest voor advies/bemiddeling van de RvdK
                dient hier een grondslag voor te zijn.
            > Indien een betrokkene geen betrokkenheid wenst van de RvdK
                dient het NA de inzage te regelen conform de AVG en het Besluit
                Beperking Openbaarheid van de RvdK.
De stuurgroep verleent de 5.1.2e          decharge voor fase 1 van het project en
het overgaan naar de volgende fase. Bij het NA zal de organisatie van deze
volgende fase meer bij de lijn komen te liggen. Bij de RvdK blijft vooralsnog de
huidige projectorganisatie. De huidige stuurgroep wordt voortgezet.
De wens van de stuurgroep is om het tempo hoog te houden en komt over 4 a 6
weken weer bij elkaar.
Actie 512e           Volgende stuurgroep vergadering inplannen.
6.      W.v.t.t.k.
De vorderingen van het project kunnen des wenst door de stuurgroep leden
worden gecommuniceerd. Ook richting het expertisecentrum in oprichting.
Actie JenV: Toezegging van bestuurlijke reactie namens JenV in de gaten houden.
ACtie 512 e      De opdrachtgever van het expertisecentrum op de hoogte
brengen van vorderingen.
De stuurgroep bedankt het projectteam voor haar inzet.
Bijlagen
    • Verslag stuurgroep adoptiedossiers 19-03-2021
    • Notitie inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) vO.5
    • Memo RvdK-NA 24032021
    • Nazending memo beslispunten adoptiedossiers 01-04-2021
                                                                                  Pagina 3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>Docnr876
         Notitie inzagebeleid adoptiedossiers
          (ASAA dossiers)
         Raad voor de Kinderbescherming
         Nationaal Archief
         Definitief
         Versie 1.0
         02-04-2021
         Inhoud
         Inleiding....................................................  2
         1: Kaders samenwerking..........................               3
         2: Generiek procesmodel.........................               4
         3: Randvoorwaarden vervolg...................                  5
         4: Vervolgopdracht...................................          7
         Samenvatting............................................       8
         Bijlage 1: Adviesformat & toetsingskader                       9
         Bijlage 2: Generiek procesmodel............                   10
         Bijlage 3: Procesplaat varianten.............                 11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre>Inleiding
In 2020 zijn belangrijke stappen gezet om een langlopende stagnatie van (afspraken over) de
overbrenging van de ASAA dossiers (hierna adoptiedossiers) van de Raad voor de
Kinderbescherming (RvdK) naar het Nationaal Archief (NA) op te lossen. Het betreft de dossiers
over Afstand, Screening pleeggezin, Screening buitenlands kind ter adoptie, Adoptie en
Afstamming. Op 11-12-2020 is door betrokken partijen commitment uitgesproken om de adviezen
van Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed1 en de Adviescommissie Informatiehuishouding van
de ministerie van Justitie en Veiligheid2 op te volgen. Er is besloten:
- de adoptiedossiers als blijvend te bewaren aan te merken.
- de adoptiedossiers over te gaan brengen naar het Nationaal Archief in Den Haag.
- de adviezen rondom het inzagebeleid gezamenlijk nader uit te werken.
Belang van bewaren
Een groot aantal adoptiedossiers dat nu nog bij de RvdK in beheer is, had al jaren geleden moeten
worden overgebracht naar het NA. Deze dossiers zijn conform de Archiefwet 1995 als blijvend te
bewaren aangemerkt. De adoptiedossiers hebben historisch-maatschappelijke waarde. Ze vormen
als het ware een aanvulling op de archieven van de burgerlijke stand. Beide adviesrapporten en de
grondige belangenafweging hebben geleid tot het besluit adoptiedossiers permanent te bewaren en
over te brengen aan het Nationaal Archief. De RvdK, het Ministerie van JenV en het NA hebben
besloten het advies van de Inspectie OE en de Adviescommissie JenV op te volgen en de
bewaartermijn op te nemen in de selectielijst van het Ministerie voor Veiligheid en Justitie en
voorgangers vanaf 5 mei 1945. Deze selectielijst is vastgesteld in het Strategisch Informatie
Overleg tussen minJenV en de Algemene Rijksarchivaris (ARA) op 17 december 2020.
Waarborging van de persoonlijke levenssfeer
De dossiers bevatten over het algemeen de stukken die het proces weergeven van een moeder die
afstand doet van haar kind ter adoptie, het (interlandelijke) adoptieproces en screening van
aspirant adoptieouders. Ze zijn als gezinsdossiers gevormd, zodat het dossier altijd persoonlijke -
en soms heel gevoelige - informatie van en over meerdere personen bevat. In ieder geval
informatie over het kind, de biologische moeder/vader en de adoptieouders en mogelijk ook over
andere familieleden zoals broers en zussen.
Het bestaande inzagebeleid van het NA waarbij klanten integraal inzage krijgen in een dossier doet
onvoldoende recht aan het karakter van de informatie en de diverse persoonlijke belangen die er
spelen. Uit jurisprudentie blijkt dat een kind recht heeft te weten van wie het afstamt maar dat dit
geen absoluut recht is. Op grond van de AVG heeft verzoeker alleen recht op inzage in de
persoonsgegevens die over hem/haar gaan en dus niet op inzage in zijn/haar volledige
adoptiedossier als daar ook informatie over derden staat. Daarom is besloten een inzagebeleid te
ontwikkelen voor dit type dossier.
Notitie
Een gezamenlijk projectteam van de RvdK en NA heeft gedurende het eerste kwartaal van 2021
gewerkt aan de kaders van een gezamenlijk aanvraag- en inzageprocedure die in
overeenstemming zijn met wet- en regelgeving die van toepassing is op NA en RvdK zoals de
Archiefwet, de AVG en geldende jurisprudentie over het recht op afstammingsinformatie en het
recht op privacy. Het doel was uiterlijk eind maart te komen tot een notitie met basisafspraken,
uitgangspunten en een opzet voor het vervolg.3 Dit document beschrijft de uitkomsten van dit
traject en is opgesteld ten behoeve van de besluitvorming over de samenwerking.
1 Rapportage over de stagnatie in de overbrenging van de adoptiedossiers van de Raad voor de
Kinderbescherming naar het Nationaal Archief, Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed,
https://www.inspectie-oe.nl/publicaties/rapport/2021/02/04/adoptiedossiers
2 Adviesaanvraag 'Herwaardering AASA-dossiers' van de Raad voor de Kinderbescherming, Adivescommissie
Informatiehuishouden van de ministerie van Justitie en Veiligheid.
3 Verslag stuurgroep adoptiedossiers 22-01-2021.
                                                       2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre> 1: Kaders samenwerking
Dit hoofdstuk schetst de uitgangspunten van de samenwerking tussen de RvdK en het NA. Het is
een beschrijving van hoe toegewerkt is naar een generiek procesmodel.
Bij elke aanvraag is een belangenafweging noodzakelijk
Op basis van jurisprudentie wordt in het adviesrapport van JenV te verdedigen geacht dat een
concrete afweging van de belangen bij elke inzageverzoek vereist is. Dat het belang van het kind
om te weten van wie hij afstamt bij verstrekking van afstammingsinformatie in beginsel prevaleert,
betekent niet dat er geen individuele afweging per aanvraag moet worden gemaakt4. Aan de orde
zal zijn: Beperking van de openbaarheid met het oog op de persoonlijke levenssfeer (AW 1995
artikel 15 1e lid).
De RvdK heeft een adviesrol en biedt indien gewenst begeleiding
Het huidige werkproces bij de RvdK heeft tot doel belangen van aanvrager en betrokkenen af te
wegen conform het kader van de AVG. Om tot een besluit te komen neemt de Raad soms
meermaals contact op met betrokkenen in het dossier om hun zienswijze op de aanvraag te horen.
De Raad weegt hierin het recht op afstammingsinformatie van verzoeker en privacybelangen van
overige betrokkenen. Conform de AVG dient er een schriftelijk (awb) besluit te worden genomen
waar betrokkenen indien gewenst rechtsmiddelen tegen kunnen aanwenden. Vaak blijkt dit echter
niet nodig omdat de RvdK erin slaagt tot een besluit te komen over de inzage waar betrokkenen
zich allemaal voldoende gehoord voelen en zich in het besluit kunnen vinden.
Bij de ontwikkeling van de samenwerking tussen NA en de RvdK is gekeken in hoeverre de
processtappen van de RvdK van elkaar te onderscheiden zijn en in te passen zijn in het
inzageproces van het NA. Hierbij wordt gestreefd naar een dienstverlenend proces waarbij de
aanvrager zoveel mogelijk informatie ter inzage krijgt en geen bureaucratische last ondervindt van
de samenwerking tussen twee overheidsorganisaties.
Bij de start van het project was tevens het plan om een afwegingskader op te stellen dat de RvdK
hanteert bij het opstellen van een advies voor het NA. Gezien het dynamische proces en het unieke
karakter van elke aanvraag bleek het niet mogelijk een generiek afwegingskader op te stellen. Het
is echter van belang dat het NA in staat is een besluit te nemen op basis van het schriftelijke
advies van de RvdK. Er is daarom een adviesformat opgesteld dat als basis dient voor elk advies
van de RvdK aan het NA. Zie bijlage 1.
Het NA is verantwoordelijk voor het inzagebesluit
De bevoegdheden t.a.v. de inzage in deze archieven na overbrenging kent de Archiefwet toe aan
de beheerder van de archiefbewaarplaats i.c. de minister van OCW. Het besluit over het al dan niet
verlenen van inzage wordt na overdracht van de dossiers genomen namens de minister door de
ARA, niet door de RvdK.
Gelet op de bevoegdheid van de ARA c.q. de minister van OCW is het advies van de RvdK geen
bindend advies. Omdat de ARA c.q. de minister besluit op het verzoek tot inzage, zullen bezwaar-
en beroepen door het ARA c.q. de minister worden afgehandeld. Het NA moet daarom een eigen
afweging kunnen maken op het inzageverzoek, en in voorkomende gevallen van het advies van de
RvdK kunnen afwijken. Daar is een toetsingskader voor opgesteld. Zie bijlage 1. Als informatie
blijvend te bewaren is gelden de bepalingen in de AVG ten behoeve van archivering in het
algemeen belang óók gedurende de periode waarin de informatie nog in beheer is bij de
archiefvormer, voordat informatie wordt overgebracht naar een archiefinstelling. In de
Uitvoeringswet AVG is een aantal uitzonderingen toegevoegd dat specifiek geldt voor de verwerking
van persoonsgegevens in archiefbewaarplaatsen.5
4 Adviesrapport IHH JenV, pagina 10.
5 Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, artikel 45.
                                                       3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre> 2: Generiek procesmodel
Dit hoofdstuk schetst de gekozen oplossingsrichting voor de rolverdeling en processtappen van het
inzagebeleid voor adoptiedossiers.
Maximale toegang en keuzevrijheid voor de aanvrager
Het projectteam heeft een procesmodel opgesteld ten behoeve van de samenwerking tussen het
NA en de RvdK. Dit model is toegevoegd als procesplaat in bijlage 2. Het model beschrijft het
nieuwe inzageproces van de adoptiedossiers bij het NA en bestaat uit twee inzageroutes waarbij
zoveel als mogelijk rekening is gehouden met de complexiteit van de dossiers. Het model is
generiek en zal mogelijk niet bij elke aanvraag toegepast kunnen worden. In het geval dat het
procesmodel niet voldoende houvast geeft bij een aanvraag, heeft het NA de mogelijkheid de RvdK
om collegiaal advies te vragen.
Het uitgangspunt bij alle routes is dat de aanvrager zoveel als mogelijk informatie uit zijn dossier
ontvangt en dat de aanvrager zelf beslist in hoeverre betrokkenheid van de RvdK bij het
inzageproces gewenst is. Met deze keuzemogelijkheid wordt recht gedaan aan de onafhankelijkheid
van de aanvrager.
Moment van adviesaanvraag en communicatie
Een heldere communicatie strategie zal worden ingezet vanaf de start van een aanvraag. Voor de
aanvrager moet duidelijk zijn wat de procedure is en welke keuzes mogelijk zijn en waarom.
Uitgangspunt hierbij is dat de aanvrager primair contact heeft met het NA. Het NA biedt de
aanvrager de mogelijkheid om vanaf het begin van de aanvraag in contact te komen met de RvdK.
Indien de aanvrager hier gebruik van wil maken, zal de RvdK het contact met de aanvrager tijdelijk
onderhouden.
Als een aanvrager betrokkene is, krijgt hij het aanbod om gebruik te maken van de betrokkenheid
van de RvdK. Als de aanvrager bij het eerste contact hiervoor kiest zal de RvdK de
inzagebehandeling als geheel oppakken om te komen tot een advies richting het NA. Dit advies
dient getoetst te worden door het NA om te komen tot een inzagebesluit. Door de bemiddeling
door de RvdK met betrokkenen die in het dossier voorkomen, bestaat de mogelijkheid dat de
aanvrager meer informatie kan inzien.
De aanvrager kan er ook voor kiezen om zonder betrokkenheid van de RvdK verder te gaan. Het
NA volgt dan een interne procedure incl. afwegingskader om tot een inzagebesluit te komen. De
RvdK blijft buiten zicht.
                                                    4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre>3: Randvoorwaarden vervolg
Dit hoofdstuk schetst de randvoorwaarden waaraan voldaan moet zijn voor het vervolgtraject.
    1.   Er is een wettelijke grondslag voor de taak van de RvdK
Parallel aan het project is advies gevraagd bij het Servicecentrum Privacy en Veiligheid Justitiële
Informatiedienst, Ministerie van Justitie en Veiligheid over de grondslag voor een taak van de RvdK
in het inzageproces na overbrenging. De stuurgroep heeft kennisgenomen van de uitkomst
hiervan.6 Het advies om opnieuw te kijken naar wanneer de adoptiedossiers afgesloten zijn is vaker
gegeven. Hierin zit niet de gewenste oplossing.
De stuurgroep heeft geconstateerd dat er geen bezwaar is tegen advisering van het NA door de
RvdK. De RvdK dient echter zijn bemiddelingsrol zowel in zijn huidige werkproces, als na
overbrenging te onderbouwen in het kader van geldende wet- en regelgeving. Dat geldt met name
voor het feit dat de RvdK actief contact opneemt met betrokkenen / derden ten behoeve van het
maken van een belangenafweging. Deze betrokkenen / derden geven daar immers - in
tegenstelling tot een betrokkene die de aanvraag doet - geen toestemming voor.
De RvdK wil met prioriteit de juridische basis formuleren voor het huidige werkproces en de advies­
en bemiddelingsrol na overbrenging.
    2.   RHC's binnen scope
De adviescommissie IHH JenV adviseert de adoptiedossiers op één centrale plek in Nederland te
archiveren bij het Nationaal Archief. Hiermee wijkt zij af van de afspraak dat de RvdK dossiers
overbrengt naar de diverse Regionale historische centra (RHC's). Net als het overbrengingstraject
van de adoptiedossiers, viel de eventuele afstemming met RHC's tot nu toe buiten de scope van
het project. In de volgende fase zal moeten worden vastgesteld wat er moet gebeuren om
overbrenging naar NA Den Haag als locatie definitief/juridisch vast te stellen. Als we uitgaan van de
landelijke functie van de RvdK lijkt er geen belemmering het NA aan te wijzen als
archiefbewaarplaats voor deze archieven.
    3.   Expertisecentrum is geïnformeerd
Het Rapport Joustra (februari 2021) stelt dat er ernstige misstanden zijn geweest in interlandelijke
adoptie in de periode 1967 tot 1998. Het betreft gedwongen afstand, kinderhandel, fraude,
uitbuiting. Een van de aanbevelingen van de Commissie Joustra is het inrichten van een
expertisecentrum om geadopteerden te steunen in de zoektocht naar hun
afstammingsgeschiedenis. Dit hoeft naar verwachting geen gevolgen te hebben voor het
overbrengingsproces van de dossiers van de RvdK naar het NA. Wel moet de betrokken
beleidsafdeling van het departement geïnformeerd worden over dit huidige proces en over de
afspraken tussen RvdK en het NA met betrekking tot het inzagebeleid/dienstverlening. De
gezamenlijke procedure van het NA en de RvdK kan juist van dienst zijn voor het
expertisecentrum. De positie van de geadopteerden ligt politiek zeer gevoelig. Dit onderstreept des
temeer het belang van het vervolgtraject om de inzageprocedure zorgvuldig vorm te geven.
    4.   Capaciteit voor de uitvoering is ingeschat
Het organiseren van de benodigde capaciteit voor de uitvoering van het nieuwe inzagebeleid viel
buiten de scope van het project. In het vervolgtraject zal daarom een inschatting moeten worden
gemaakt van de implicaties van het nieuwe inzageproces voor de benodigde inzet zodat dit tijdig
georganiseerd kan worden.
6 Memo RvdK-NA 24032021.
                                                        5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>    5.  Adoptiedossiers zijn gescho uwd
Vanaf 2007 is het traject van overbrenging van adoptiedossiers naar de archiefbewaarplaats door
het NA en de RvdK in werking gezet. Eind 2009 was een gedeelte van het archiefblok
adoptiedossiers (dossiers tot en met jaar 1969) gereed voor overbrenging. Het
archiefbewerkingsplan was vastgesteld, de inventaris en verklaring van overbrenging waren in
concept opgesteld. Omdat e.e.a. zo lang heeft stilgestaan zal voor het vervolg, voordat de dossiers
kunnen worden overgebracht, opnieuw naar de status van de bewerking gekeken moeten worden
door middel van een schouw. Verder is bij de RvdK gebleken dat dat de bewaartermijn voor de
beschermingszaken zijn verruimd naar 100 jaar. De implicaties hiervan moeten worden
meegenomen.
                                                 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre> 4: Vervolgopdracht
Dit hoofdstuk schetst hoe bovenstaande kaders nader opgepakt kunnen worden richting de
implementatie.
Projectfase
De gezamenlijke opdracht was de adviezen uit te werken tot een overzicht van uitgangspunten
voor de dienstverlening van de overgebrachte adoptiedossiers7. Hiervoor zag de stuurgroep drie
fasen. De eerste fase van het project diende als ontwerpfase. De focus lag in eerste instantie op
het opstellen van een beleidsnotitie met de kaders van de samenwerking. De tweede fase zou de
nadere praktische uitwerking van het (werk)proces, rollen en verantwoordelijkheden omvatten. En
de derde fase - na/tijdens de daadwerkelijke overbrenging en na een "toets" - de daadwerkelijke
implementatie van het nieuwe werkproces.
Van de 5.1.2.            werd verwacht een beleidsnotitie op te leveren en een opstap naar de tweede
fase. Dit is deels gelukt. Dit document geeft een opzet voor het werkproces en de rolverdeling.
Door het ontbreken van de juridische grondslag heeft het echter nog niet de status van de beoogde
beleidsnotitie met samenwerkingsafspraken.
Vervolgopdrach t
Het advies voor het vervolg is eerst de juridische basis te verankeren om dit proces te kunnen
vervolgen. Als die basis er is, kan het project voortgezet worden met de volgende parallelsporen-,
1. Uitwerking procesmodel; 2. Overbrengingstraject; 3. Implementatie werkproces bij het NA
(inclusief evaluatie) en 4. Implementatie werkproces bij de RvdK (inclusief evaluatie).
De beoogde resultaten van het vervolg zijn vervolgens:
     • Duidelijke conclusies over de juridische mogelijkheden t.a.v. de aanbevelingen van de IOE
         en de Adviescommissie Informatiehuishouding van de ministerie van Justitie en Veiligheid ;
     • Een volledig uitgewerkt procesmodel incl. eventuele stroomschema's, adviesformat RvdK,
         toetsingskader NA, interne AVG afwegingsprocedure NA, sjablonen en
         communicatiestrategie - Bij het uitwerken van het procesmodel dient deze notitie en de
          besluitvorming tijdens de ontwerpfase van het project als basis;
     • De adoptiedossiers zijn gereed voor overbrenging en het Besluit Beperking Openbaarheid
          (BBO) is vastgesteld - In principe is overbrenging een regulier proces bij het NA. Gezien de
         gezamenlijke afspraken rondom het inzageproces is echter het aan te bevelen dit traject
         onder de sturing van de huidige stuurgroep door te zetten8;
     • De adoptiedossiers zijn overgedragen naar het NA in Den Haag;
     • Interne werkprocessen bij het NA geïmplementeerd;
     • Interne werkprocessen bij de RvdK geïmplementeerd;
     • Afspraken zijn gemaakt om samenwerking en inzageproces te evalueren en eventuele
         aanpassingen door te voeren;
     • Afspraken zijn gemaakt over een vorm van governance voor de samenwerking.
Projectorganisatie
Na de oplevering van de notitie is binnen het NA het voornemen het project over te dragen aan de
lijn. De projectorganisatie bij de RvdK blijft vooralsnog ongewijzigd. Hierbij blijft de bestuurlijke
aansturing doorgaan zoals nu is geregeld tot en met de afronding, de implementatie en een
evaluatie van het nieuwe inzageproces.
7 Projectopzet inzagebeleid adoptiedossiers (RvdK en NA) versie 4.
8 Vraagstukken rondom een eventuele (her)bewerking kunnen voorgelegd worden aan de stuurgroep,
aanbeveling is om een herbewerking alleen te doen als dit het inzageproces ten goede komt.
                                                      7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 64 ======================================================================

<pre>Samenvatting
Op 11-12-2020 is door het Nationaal Archief, de Raad voor de Kinderbescherming en Ministerie van
Justitie en Veiligheid commitment uitgesproken om de adviezen van Inspectie Overheidsinformatie
en Erfgoed en de Adviescommissie Informatiehuishouding van Ministerie van Justitie en Veiligheid
op te volgen. Er is besloten om de zogenaamde ASAA dossiers als blijvend te bewaren aan te
merken en over te gaan brengen naar het NA in Den Haag.
Resultaten
Een projectteam van de RvdK en het NA heeft gedurende het eerste kwartaal van 2021 gewerkt
aan de kaders van een aanvraag- en inzageprocedure dat in overeenstemming is met wet- en
regelgeving. De belangrijkste resultaten zijn gezamenlijk geformuleerde uitgangspunten en een
oplossingsrichting voor de rolverdeling voor het inzageproces van adoptiedossiers in de vorm van
een procesmodel.
De uitgangspunten zijn o.a. dat: bij elke aanvraag een belangenafweging noodzakelijk is; de
RvdK een adviesrol heeft en, indien door de aanvrager gewenst, begeleiding biedt; en het NA
verantwoordelijk is voor het inzagebesluit.
Het procesmodel beschrijft het nieuwe inzageproces van de adoptiedossiers bij het NA en bestaat
uit twee inzageroutes. Als een aanvrager betrokkene is, krijgt hij het aanbod om gebruik te maken
van de betrokkenheid van de RvdK. Als de aanvrager bij het eerste contact hiervoor kiest zal de
RvdK de inzagebehandeling als geheel oppakken om te komen tot een advies richting het NA. Dit
advies dient getoetst te worden door het NA om te komen tot een inzagebesluit.
         De aanvrager kan er ook voor kiezen zonder betrokkenheid van de RvdK verder te gaan.
Het NA volgt dan een interne procedure incl. afwegingskader om tot een inzagebesluit te komen.
Een heldere communicatiestrategie wordt ingezet vanaf de start van een aanvraag. Er wordt naar
gestreefd dat de aanvrager zoveel als mogelijk informatie uit zijn dossier ontvangt en dat de
aanvrager zelf beslist in hoeverre betrokkenheid van de RvdK bij het inzageproces gewenst is. Met
deze keuzemogelijkheid wordt recht gedaan aan de onafhankelijkheid van de aanvrager.
Vervolg
Een juridische grondslag of waarborg voor de beoogde taakverdeling is een randvoorwaarde voor
de samenwerking. Het advies is om eerst de juridische basis te verankeren en daarna door te
zetten met de volgende fase van het project. Dit document geeft daar enkele voorzetten voor mee
in de vorm van randvoorwaarden, beoogde resultaten en parallelsporen.
                                                  8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 64 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 65 ======================================================================

<pre>Bijlage 1: Adviesformat & toetsingskader
 Adviesformat
De volgende onderdelen zijn gedefinieerd voor het adviesformat van de RvdK:
     1.  Geeft de biologische en/of adoptieouder(s) wel of geen toestemming, zijn zij al overleden
         of is er sprake van geen contact / respons.
     2.  Welke persoonlijke belangen worden tegen elkaar afgewogen indien er sprake is derden,
         zoals bijvoorbeeld (half) broers/zussen in het dossier?
     3.  Uitwerking en motivering van afweging op grond van concurrerend recht én
         afstammingsinformatie.
     4.  Samenvatting van het dossier en een situatieschets.
     5.  Wat zijn de zwaarwegende argumenten die er toe leiden informatie te ontzeggen?
     6.  Zijn er nog opvallende of bijzondere zaken waar rekening mee gehouden moet worden voor
         inzage in het dossier?
Toetsingskader9
De volgende vragen zullen door het NA gehanteerd worden bij het beoordelen van een advies van
de RvdK:
     1.  Leeft de biologische ouder(s) / adoptieouder(s)?
                  Indien nee: Inzage in gegevens moeder is mogelijk. Ga door naar vraag 2.
                  Indien ja: zienswijze biologische moeder / adoptieouder(s) noodzakelijk. Geeft de
                  biologische moeder / adoptieouder(s) toestemming tot volledige inzage?
                       •    Indien ja: inzage in gegevens moeder is mogelijk.
                       •    Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant
                            van de biologische moeder maken dat de rechten van het kind niet dienen
                            te prevaleren?
     2.  Komen er overige derden/betrokkenen in het dossier voor en leven zij?
                  Indien nee: Inzage in gegevens derden is mogelijk. Ga door naar vraag 3.
                  Indien ja: zienswijze derden in sommige gevallen noodzakelijk. Geeft de derde
                  toestemming tot inzage?
                       •    Indien ja: inzage in gegevens derde is mogelijk.
                       •    Indien gedeeltelijk/nee: Welke zwaarwegende omstandigheden aan de kant
                            van de derde maken dat de rechten van het kind niet dienen te prevaleren?
     3.  Zijn er overige gegevens die op basis van de AVG niet beschikbaar gesteld mogen worden?
9 Input uit de werksessie om in het vervolg verder mee te nemen:
     •   Houdt er rekening mee dat het niet altijd gaat om 1 kind (zijnde de verzoeker) maar soms ook om
         familiedossiers met meerdere kinderen die zijn afgestaan;
     •   In dossiers met meerdere familieleden/kinderen weten ze soms niet van eikaars bestaan af. Dan is de
         RvdK degene die ze dat nieuws brengt;
     •   Tijdsgeest wordt vaak geduid bij de inzage omdat er vroeger anders over mensen werd gesproken dan
         wij nu acceptabel vinden;
     •   Het is mogelijk om bij punt 2 de betrokkenen te vervangen met (half) broers en zussen. De RvdK
         beperkt zich bij de zienswijze tot (haif)-broers en zussen, geen andere derden;
     •   Hebben adoptieouders even zwaar recht als biologische moeder? Nee, niet o.g.v. jurisprudentie.
                                                          9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 65 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 66 ======================================================================

<pre>Bijlage 2: Generiek procesmodel
                                                                                                                                 Aanvrager is
                                                                                                                                  betrokkene
                                                                                                                                       1
                                                                                               Geen betrokkenheid RvdK
                                                                                                (start interne procedure                           Wel betrokkenheid
                                                                                                    AVG afwegingen                                         RvdK
                                                                                                    adoptiedossiers)
                                                                                                             1
                                                                           1. Afstammings-                                     2. Adoptie-       Aanvraagadministratie
                                                                              informatie                                        informatie          & logistiek dossier
                                                    Check                                     Er is machtiging                                    RvdK maakt wettelijk
                                             overlijdensregister                                                         Evt. machtiging ouders
                                                                                            biologische ouder(s)                                         vereiste
                                            Centraal Bureau voor                                                             > Gemotiveerde
                                                                                              en/of bewijs van                                      belangenafweging
                                               de Genealogie                                                                     afweging
                                                                                                  overlijden                                       afstamming en AVG
                                     r                                   i
                                                             Afweging afstamming               AVG afweging                   AVG afweging       Aanvraagadministratie
                          Bewijs van overlijden
                                                                  o.b.v. dossier               broers/zussen                  broers/zussen         & logistiek dossier
                             AVG afweging                         AVG afweging                Aanvrager krijgt               Aanvrager krijgt     NA beoordeelt advies
                             broers/zussen                        broers/zussen            (gedeeltelijke) inzage         (gedeeltelijke) inzage en neemt inzagebesluit
                            Aanvrager krijgt                     Aanvrager krijgt                                                                    Aanvrager krijgt
                          (gedeeltelijke) inzage             (gedeeltelijke) inzage                                                               (gedeeltelijke) inzage
</pre>

====================================================================== Einde pagina 66 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 67 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Procesplaat varianten
Twee alternatieven op het basismodel worden hier kort toegelicht voor de volledigheid. Er is besloten om deze varianten niette hanteren.
Ten eerste een variant waarbij een aanvraag in het geval van een buitenlandse adoptie door het NA volgens een interne AVG afwegingsprocedure behandeld wordt. In het geval van binnenlandse adoptie krijgt een aanvrager direct
het aanbod om gebruik te maken van de betrokkenheid van de RvdK.
                                                                                                                                                                          Aanvrager is betrokkene
                                                                                                                                                                                                   Interlandelijk (start
                                                                                                                                                        Binnenlands >                              interne procedure NA
                                                                                                                                                    Aanbod betrokkenheid                               AVG afwegingen
                                                                                                                                                             RvdK                                      adoptiedossiers)
                                                                                                                                   r                                                 i
                                                                                                                       Geen betrokkenheid
                                                                                                                           (start interne                                                         Evt. machtiging ouders >
                                                                                                                       procedure NA AVG                                    Wel betrokkenheid
                                                                                                                                                                                                  Gemotiveerde afweging
                                                                                                                            afwegingen
                                                                                                                         adoptiedossiers)
                                                                                                                                                                         Aanvraagadministratie &        AVG afweging
                                                                                                    Afstammings-                                      Adoptie-
                                                                                                                                                                             logistiek dossier          broers/zussen
                                                                                                      informatie                                    informatie
                                                                                                           1
                                                                                                                            1
                                                                                                                                                                          RvdK maakt wettelijk         Optie: Collegiale
                                                                           Check                                                            Evt. machtiging ouders >
                                                                                                                    Er is machtiging                                             vereiste          afstemming met RvdK
                                                                    overlijdensregister                                                     Gemotiveerde afweging
                                                                                                                  biologische ouder(s)                                      belangenafweging
                                                                  Centraal Bureau voor de                           en/of bewijs van                                       afstamming en AVG
                                                                        Genealogie                                     overlijden
                                                                                                                                                                                                       Aanvrager krijgt
                                                                                                                                                  AVG afweging
                                                                                                                                                                                                   (gedeeltelijke) inzage
                                                                                                                                                  broers/zussen
                                                                                                                                                                         Aanvraagadministratie &
                                                                                     Afweging afstamming             AVG afweging                                            logistiek dossier
                                                Bewijs van overlijden
                                                                                         o.b.v. dossier              broers/zussen
                                                                                                                                                 Aanvrager krijgt
                                                                                                                                             (gedeeltelijke) inzage
                                                                                                                                                                         NA beoordeelt advies en
                                                   AVG afweging                          AVG afweging               Aanvrager krijgt                                       neemt inzagebesluit
                                                   broers/zussen                         broers/zussen           (gedeeltelijke) inzage
                                                                                                                                                                             Aanvrager krijgt
                                                  Aanvrager krijgt                      Aanvrager krijgt                                                                  (gedeeltelijke) inzage
                                                (gedeeltelijke) inzage                (gedeeltelijke) inzage
                                                                                                                                          n
</pre>

====================================================================== Einde pagina 67 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 68 ======================================================================

<pre>Een tweede variant bevat een getrapt procesmodel. Bij het eerste contact krijgt de aanvrager de keuze om begeleiding van de RvdK te ontvangen. In het geval van een binnenlandse adoptie krijgt de aanvrager de keuze om, bij
ontbreken van een machtiging of een bewijs van overlijden van de biologische ouder(s), de RvdK in te schakelen om deze documenten te bemachtigen. Indien de biologische ouder(s) in de zienswijze aangeven geen volledige
toegang tot alle informatie te willen verstrekken, krijgt de aanvrager als derde stap de mogelijkheid om een bemiddelingstraject tussen betrokken partijen te starten.
                                                                                                                                                                           Aanvrager is
                                                                                                                                                                            betrokkene
                                                                                                                                                                                 I
                                                                                                                                                          r
                                                                                                                                                                                             Interlandelijk (start
                                                                                                                                                                                              interne procedure
                                                                                                                                               Binnenlandse adoptie                          NA AVG afwegingen
                                                                                                                                                                                               adoptiedossiers)
                                                                                                                        r                                 i                    1
                                                                                                                Geen sprake van                                        Er is machtiging    Evt. machtiging ouders
                                                                                                              machtiging of bewijs                                   biologische ouder(s)      > Gemotiveerde
                                                                                                                 van overlijden                                        en/of bewijs van            afweging
                                                                                                                                                                          overlijden
                                                                                                                 NA vraagt RvdK                                                                 AVG afweging
                                                                                                             zienswijze biologische                                     AVG afweging
                                                                                                                                                                                                broers/zussen
                                                                                                                     ouder(s)                                           broers/zussen
                                                                                Biologische ouder(s) niet                           RvdK overlegt machtiging                                   Optie: Collegiale
                                                                                 akkoord met (volledige)                            biologische ouder(s) en/of         Optie: Collegiale
                                                                                                                                                                                           afstemming met RvdK
                                                                                         inzage                                        bewijs van overlijden        afstemming met RvdK
                                                                                                  Aanvrager wenst geen                    AVG afweging                                         Aanvrager krijgt
                                                                  Logistiek dossier                                                                                    Aanvrager krijgt
                                                                                                      bemiddeling RvdK                    broers/zussen                                     (gedeeltelijke) inzage
                                                                                                                                                                    (gedeeltelijke) inzage
                                                               RvdK maakt wettelijk
                                                                      vereiste                     Interne procedure NA
                                                                                                      AVG afwegingen                     Aanvrager krijgt
                                                                 belangenafweging
                                                                                                       adoptiedossiers                (gedeeltelijke) inzage
                                                              afstamming en AVG op
                                                              Aanvraagadministratie
                                                                                                       Aanvrager krijgt
                                                                 & logistiek dossier
                                                                                                    (gedeeltelijke) inzage
                                                               NA beoordeelt advies
                                                             en neemt inzagebesluit
                                                                  Aanvrager krijgt
                                                               (gedeeltelijke) inzage
                                                                                                                                                          12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 68 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 69 ======================================================================

<pre>Docnr877
   From:                                    5.1.2.e
                                                                   I
  Sent:                                  Fri, 16 Apr 2021 11:27:22 +0200
  To:                                       5.1.2.e    ” <5.1.2.e
                                                                        @nationaalarchief.nl>; "512e
  < 5.1.2.e                 @nationaalarchief.nl>
  Subject:                               RE: Aantekeningen
   Hj 512 e
                 I
   Fijn datje aan de slag gaat met de memo.
  Voor mij zijn een paar punten van belang om terug te zien in het document:
              I 5.1.2.e    is akkoord met lx per maand stuurgroep. Ook vindt hij het een goed idee dat de stuurgroep
                stuurt op planning en resultaat;
              l 5.1.2.e     ervoor waken dat wij de passieve houding van de RvdK voeden - hoe meer wij doen, hoe minder
                zij zich eigenaar voelen. Dus heel helder hebben waar wij verantwoordelijk voor zijn en waar de RvdK
                aan zet is;
               De knip tussen proces en inhoud. Procescoördinatie is gericht op brengen van beslispunten naar de
                stuurgroep en terugkoppelen uit stuurgroep naar de lijn + sturing op planning en resultaat. De
                 inhoudelijke afdelingen zijn verantwoordelijk voor de afstemming met RvdK en het opleveren van
                 resultaten tbv de stuurgroep;
              Ook van belang: het is niet de verantwoordelijkheid van de 512e                                  om zelf te escaleren naar
                de RvdK - die lijn loopt via de Stuurgroep (er hoeft dus in principe geen contact tussen mij en
                 5.1.2.e
                                       te zijn anders dan de afstemming wat er op de agenda van de stuurgroep komt);
              I 5.1.2.e  was     heel      duidelijk naar 5.1.2.     en 512.     dat zij "beschikbare tijd en capaciteit niet moeten
                 problematiseren". 512e                kan niet naar 512e 512e met de mededeling dat wij hier geen tijd voor hebben.
                Oftewel, er moet commitment geregeld worden in de lijn.
  Vanmiddag ben ik vrij. Maar maandag heb ik de tijd om er nog verder naar te kijken.
  Voor nu alvast een goed weekend!
    5.1.2.e
            I
  Van: 5.1.2.                I
  Verzonden: vrijdag 16 april 2021 11:00
  Aan: 5 2e                          ; 5.1.2.e
                                                                 I
  Onderwerp: RE: Aantekeningen
   Super, dankjewel.
   Ik vul de interne memo vanmiddag aan met de keuze over de rolverdeling, daar kan ik je aantekeningen goed
  voor gebruiken.
  Goed weekend!
  Van: 5 2e                        I
  Verzonden: vrijdag 16 april 2021 10:07
  Aan: 5 2e                    ; 5.1.2.e
                                                           I
  Onderwerp: Aantekeningen
   Hi 512 e        en 5126       I
   Ik heb bij het overleg meegeschreven.
  Groet,
  I 5.1.2.e
              1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 69 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 70 ======================================================================

<pre>Afspraken vervolg inzagebeleid adoptiedossiers 16-4-2021
 Beslispunten:
Vervolg Commissie-Joustra. De invloed hiervan op dit project is nog niet bekend en is hier buiten beschouwing gelaten. In de notitie wordt
 de commissie wel genoemd. De werkafspraken tussen de RvdK en NA zouden het expertisecentrum uiteindelijk kunnen ondersteunen.
 Beoogde resultaten:
 In de notitie staan een aantal randvoorwaarden genoemd. Deze randvoorwaarden zijn niet terug te zien in de memo. In de memo ligt de
focus waar we intern naar toe willen. Deze kun je uiteraard niet los zien, maar worden in de memo niet herhaald. Voor de volledigheid
 kunnen die randvoorwaarden worden toegevoegd. Een bepaalde volgorde in die randvoorwaarden zou prettig zijn. Dit is wel lastig. Dit zit
 o.a. in de keuzes voor processturing of in de lijn verder werken.
 Randvoorwaarden: Grondslag AVG, RHC's en schouw, expertisecentrum.
 Moeten we misschien punten in de memo / notitie toevoegen die eigenlijk bij de RvdK horen, maar wel een vollediger beeld geven? Wellicht
 zijn er meer zaken die tussen wal en schip kunnen vallen. Een extra lijn is in ieder geval een aparte kop voor de RHC's.
 Hoe je dit gaan aanpakken (proces en inhoudelijk werkt verwarrend en inefficiënt voor de Raad). Dit hoort eigenlijk bij 5. Afstemming met de
 RvdK.
 Governance (punt 4): er goed achteraan blijven zetten en stuurgroepen behouden.
Afstemming met de RvdK (punt 5):
 Knip tussen inhoudelijke en/of proces kan bevorderlijk werken.
 Keuzes (punt 6):
 De beslissingen etc. maken lagen in dit onderdeel vooral bij de Stuurgroep. Het lastige was dat het projectteam niet mee ging in de
 uiteindelijk beslissingen maken (maar enkel kennis namen van onze voortgang). Waarna de Raad weer opnieuw knelpunten ter sprake
 bracht.
 Deze werkwijze intern bij de Raad heb je helaas geen invloed op. Daar moet je intern bij NA bewust van zijn.
 Intern is het fijn als de afstemming richting       5.1.2.e    er is voor de Stuurgroep. Advies is toch iets van een 5.1.2.  5.1.2.     functie wat e.a.
 zou kunnen bevorderen. Wat denken 5.1.2.                    en 5.1.2. over een rol?
i 5.1.2.e          Die rol is van belang, maar anderzijds is de inhoudelijke uitwerking echt duidelijk en dit kan in de lijn.
I 5.1.2.e   Ik deel het advies. Het is goed iets om processturing te hebben. Het is niet goed om dit de inhoudelijke medewerkers neer te leggen.
 Deze rol vergt veel tijd en dit vertroebelt het inhoudelijke werk. Dus voor: uit elkaar trekken. Maar waar?
  5.1.2.e   Anderzijds moet je er juist niet veel tijd en energie aan besteden. De Stuurgroep is voor de signalen voor vertragingen.
  5.1.2.e     Dit is te doen als je inhoudelijk en proces knipt. 5.1.2.e had nu ook de inhoudelijke resultaten.
  5.1.2.e      5.1.2.e            in de stuurgroep erbij is te veel van onze capaciteit. 5.1.2. zou het als 5.1.2.           ook scherp kunnen krijgen.
 Dat zou voldoende moeten zijn.
   6.1:2.8
  5.1.2.e     Zou reguliere afstemming met hoofd DV helpen daarbij?
 [...]
  5.1.2.e    Onze werkwijze en die projectstructuur van de Raad zullen waarschijnlijk anders zijn.
  5.1.2.e  Dus; knip tussen coördinatie en de inhoud. Intern afstemmen of iedereen zijn rol hierin kan vinden.
  5.1.2.e    Eens. De memo kun je nu om vormen tot de afspraken die we gaan uitvoeren.
  5.1.2.e     Past dit ook bij de capaciteit? Voor collectie en DV moet dit wel intern bekeken worden.
Wordt vervolgd.
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e              I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 70 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 71 ======================================================================

<pre> 5.1.2.e
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M      5 12 e     I
E    5.1.2.e     @ n a t i o n aalarchief.nl
Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
in Linkedln
@ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 71 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 72 ======================================================================

<pre>Docnr878
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                           Mon, 19 Apr 2021 12:50:49 +0200
  To:                               5.1.2.e
                                                        "< 5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>
  Subject:                        stuurgroep adoptiedossiers 14 mei
   Hoi 512.           I
   Voor de overdracht van mijn rol in de stuurgroep naar jou ;)
   Ik heb in mijn nabespreking met 512e                alvast een paar agendapunten voor 14 mei met hem besproken:
                 Voortgang (monitoring) juridisch vraagstuk bij de RvdK.
                 Informeren stuurgroep over vervolg inrichting project bij het NA.
                 Informeren stuurgroep over bespreking in Convent.
                 Rol van stuurgroep: sturen op resultaat en planning. Eerste opzet maken voor mijlpalen/deadlines van
                  beoogde resultaten (uit notitie).
                 Afspraken maken over voorbereiding/verslaglegging stuurgroep. Voorstel: rouleren vz/agenda/verslag
                  tussen NA en RvdK (dus niet meer gezamenlijk agenda opstellen).
  I 5.1.2.e
                             I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e          I
   5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
            De oorlog                                                    l'
           die bleef
</pre>

====================================================================== Einde pagina 72 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 73 ======================================================================

<pre>Docnr879
   From:                             5.1.2.e
  Sent:                            Mon, 19 Apr 2021 15:20:03 +0200
  To:                                5.1.2.e              5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>; "512e
   < 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>; "512e               "<5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>;"512e
   <
       5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>; "512e                    "<     5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>;"512e
   <   5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>; "512e             "< 5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         vervolg adoptiedossiers
  Attachments:                     Interne memo vervolg adoptiedossiers 16-04-2021.docx
   Beste allemaal,
   N.a.v. ons overleg over het vervolg van de werkzaamheden rondom de adoptiedossiers is de bijgevoegde interne
   memo bijgewerkt!
   Hierin staat verwoord waar we nu staan en hoe we de implementatiefase bij het NA inrichten.
   https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/
   Groeten van 5.1.2.         I
  I 5.1.2.e
                                I
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e          I
   5.1.2.e          ©nationaalarchief.nl
   http://www.nationaalarchief.nl
   Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
  Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
            21 februari 2020
            t/m 20 juni 2021
            De oorlog                        ‘LI                i
                                                                II. |          F
           die bleef
                                                    . -
</pre>

====================================================================== Einde pagina 73 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 74 ======================================================================

<pre>Docnr880
         Vervolg adoptiedossiers
         Interne memo NA
         09-04-2021 / 16-04-2021
          Een gezamenlijk projectteam van de RvdK en NA heeft gedurende het eerste kwartaal van 2021
         gewerkt aan de kaders van een inzageprocedure voor de adoptiedossiers na overbrenging. Deze
          memo geeft een voorzet voor de inrichting van de implementatiefase bij het NA.
                   1. Inrichting en resultaat project fase 1
         Voor fase 1 van het project hebben zowel het NA als de RvdK een projectleider en een projectteam
         aangewezen. Het projectteam bij het NA bestond uit 5.1.2.               5.1.2.e       en projectteamleden
         I 5.1.2.e            en  5.1.2.               Daarnaast sloten  collega's  van  Bestuurszaken aan voor
         juridische en bestuurlijke afstemming.
          De werkwijze van het projectteam van het NA heeft de inhoudelijke afstemming met de RvdK op
         gang gebracht. Er is flink ingezet op het bereiken van een gezamenlijke basis. De frequentie van
         de stuurgroep maakte tijdige escalatie mogelijk. De keerzijde van de werkwijze was de relatief
         hoge inspanning vanuit de kant van het NA. De reactieve houding van de RvdK werd mogelijk
         versterkt door deze insteek.
          De werkwijze met een projectteam NA, met veel tijd voor inhoudelijke afstemming en
         processturing tussen de organisaties, was nuttig voor een bepaalde periode. Het was belangrijk om
         het momentum van de toezegging van de overbrenging (eind 2020) te verzilveren.
         In de notitie inzaqebeieid adoptiedossiers is de basis voor de samenwerking geformuleerd met een
         opzet voor het vervolg.
         Om te markeren waar we nu staan heeft de stuurgroep de volgende beslispunten bevestigd:
                   • Het besluit om de ASAA dossiers over te brengen naar het NA, conform de aanbevelingen
                      van de adviescommissie IHH JenV / Inspectie OE.
                   • Het besluit tot een aangepaste inzagebeleid bij het NA voor de ASAA-dossiers, conform de
                      aanbevelingen van de adviescommissie IHH JenV.
                   • Het besluit om de rol van de RvdK direct aan te bieden bij een inzageaanvraag van een
                      betrokkene:
                          Indien een betrokkene kiest voor advies/bemiddeling van de RvdK dient hier een
                          grondslag voor te zijn.
                          Indien een betrokkene geen betrokkenheid wenst van de RvdK dient het NA de inzage
                          te regelen conform de AVG en het Besluit Beperking Openbaarheid van de RvdK.
                   2. Beoogde resultaten vervolg
          De stuurgroep heeft de opdracht gegeven om eerst de juridische basis te verankeren om dit proces
         te kunnen vervolgen. De RvdK is hiervoor aan zet.
         Als die basis er is, kan het project voortgezet worden met de volgende parallelsporen: 1.
         Uitwerking procesmodel; 2. Overbrengingstraject; 3. Implementatie werkproces bij het NA
         (inclusief evaluatie) en 4. Implementatie werkproces bij de RvdK (inclusief evaluatie).
          De beoogde resultaten van het vervolg zijn:
                   • Een volledig uitgewerkt procesmodel incl. eventuele stroomschema's, adviesformat RvdK,
                      toetsingskader NA, interne AVG afwegingsprocedure NA, sjablonen en
                      communicatiestrategie;
                   • ASAA dossiers zijn gereed voor overbrenging;
                   • ASAA dossiers zijn overgedragen naar het NA in Den Haag;
                   • Interne werkprocessen bij het NA geïmplementeerd;
                   • Interne werkprocessen bij de RvdK geïmplementeerd;
</pre>

====================================================================== Einde pagina 74 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 75 ======================================================================

<pre>          Afspraken zijn gemaakt om samenwerking en inzageproces te evalueren en eventuele
          aanpassingen door te voeren;
          Afspraken zijn gemaakt over een vorm van governance voor de samenwerking.
De invloed van het rapport van commissie Joustra op dit project is nog niet bekend en is hier
buiten beschouwing gelaten. De werkafspraken tussen de RvdK en NA zouden het
expertisecentrum uiteindelijk kunnen ondersteunen.
     3. Toelichting sporen vervolg bij het NA
Op basis van voorgestelde sporen zijn er drie trajecten die tegelijkertijd zullen starten bij het NA:
     3.1. Verwervi ngstraject
Ten eerste moet het verwervingstraject begeleid worden. Dit houdt o.a. in het adviseren van de
RvdK in het opstellen van het BBO. Omdat e.e.a. zo lang heeft stilgestaan zal, voordat de dossiers
kunnen worden overgebracht, opnieuw naar de status van de bewerking gekeken moeten worden
door middel van een schouw.
     3.2.Inrichten Dienstverleningsproces
Ten tweede moet het generieke procesmodel worden uitgewerkt in concrete processtappen
(werkprocessen bij Dienstverlening). In afstemming met de RvdK moeten afspraken gemaakt
worden over de wijze waarop zij gegevens van de aanvrager en het betreffende dossier ontvangen.
Ook zullen er sjablonen voor het behandelen van inzageverzoeken gemaakt worden en is een
communicatiestrategie (voor op de websites van de RvdK en het NA) noodzakelijk. Tenslotte zal bij
Dienstverlening een inschatting van de benodigde capaciteit voor het nieuwe proces gemaakt
moeten worden om dit vervolgens te kunnen organiseren.
     3.3.Juridisch kader - afweging en toetsing
Tenslotte moet het juridisch kader bij het NA verder uitgewerkt worden. Dit houdt o.a. in het
opstellen van de interne AVG afwegingsprocedure voor het behandelen van inzageverzoeken als
een aanvrager niet kiest voor de betrokkenheid van de RvdK. Daarnaast moeten de definitieve
afspraken worden gemaakt over hoe de RvdK een advies opstelt richting het NA. Het
toetsingskader waarmee dit advies vervolgens beoordeeld wordt moet ook nog een definitieve
versie krijgen.
3.4 Adoptiedossiers naar Den Haag
Er moet worden uitgezocht wat er moet gebeuren om de locatie NA Den Haag definitief als locatie
vast te stellen voor overbrenging. De adviescommissie IHH JenV heeft hiertoe geadviseerd. Er zal
moeten worden afgestemd met de RHC's omdat dit advies afwijkt van de afspraak dat de RvdK
dossiers naar hen overbrengt.
    4. Governance
In fase 1 van het project kwam de stuurgroep tweewekelijks bijeen. Afgesproken is dat de huidige
stuurgroep blijft bestaan tot en met de afronding en een evaluatie van het nieuwe inzageproces.
Over de frequentie waarop zij bijeen komen, moeten nog nieuwe afspraken gemaakt worden. Ons
advies is om een frequentie van lx per maand aan te houden 5.1.2.        neemt dit advies over. In de
stuurgroep kan gestuurd worden op de gezamenlijke doelen door middel van een planning.
Daarnaast kan de stuurgroep worden ingezet voor escalatie en besluitvorming.
     5. Afstemming met de RvdK
De ervaring leert dat het afstemmen met de RvdK tijd kost en nodig is om tot een succesvol traject
en heldere afspraken te komen. Het advies is dan ook om in fase 2 afspraken te maken over de
wijze waarop regulier contact onderhouden wordt met de RvdK.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 75 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 76 ======================================================================

<pre>De ervaring leert ook dat het overleg met de RvdK op inhoud redelijk goed ging. Het komen tot
afspraken over het proces ging moeizamer. In het vervolgproject kan het handig zijn een knip te
maken tussen de inhoudelijke uitwerking van de onderdelen enerzijds en het maken van
procesafspraken over de samenwerking anderzijds.
De inhoudelijke resultaten vallen tot nu toe tegen. De wijze waarop de gezamenlijke notitie
opgesteld kon worden was daar ook een voorbeeld van. We hadden inhoudelijk veel verder kunnen
zijn, bijvoorbeeld met de uitwerking van het werkproces en een AVG afwegingen procedure. Veel
tijd ging op aan op het één lijn krijgen van beide organisaties.
     6. Keuzes inrichting vervolg
Het projectteam ziet de volgende mogelijkheden voor de inrichting van het vervolg bij het NA.
     6.1.Beleggen in de lijn
De in hoofdstuk 3 genoemde trajecten kunnen belegd worden in de lijn bij de afdelingen Collectie
(3.1) en Dienstverlening (3.2 en 3.3). Dit betekent dat de taken in de praktijk onderdeel worden
van de reguliere werkzaamheden bij een afdeling.
Voor het verwervingstraject zou dit in principe goed kunnen. Het is immers een regulier proces bij
de afdeling Collectie. De stuurgroep kan benut worden voor escalatie en afstemming over de
voortgang en besluitvorming. Voor de werkzaamheden die nodig zijn voor de inrichting van het
dienstverleningsproces en het maken van de definitieve afspraken over het juridisch kader ligt het
lastiger.
Een zorgpunt bij het loslaten van de projectvorm is - naast een eventuele planningsvraagstuk -
vooral de afstemming met de RvdK. Zoals gezegd liep het maken van afspraken over het proces tot
nu toe moeizaam. Dit kwam deels doordat in het overleg met de RvdK inhoud en besluitvorming
over de samenwerking teveel door elkaar liepen. Daarnaast is het bij deze inrichting de vraag wie
er verantwoordelijk is voor het informeren van de stuurgroep over de voortgang van de drie
trajecten.
     6.2.Beleggen in de lijn met overkoepelende processturing
Er kan bij de inrichting ook gekozen worden voor een combinatie tussen lijnverantwoordelijkheid
en processturing. Hiermee koppel je inhoud en proces los van elkaar. De afdelingen Collectie en
Dienstverlening zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke werkzaamheden. Daarnaast kan een
overkoepelende coördinator verantwoordelijk zijn voor de planning, het informeren van ons MT en
de stuurgroep en het regulier contact met de RvdK. Er zijn diverse manieren om deze rol te
beleggen. Bij een afdelingshoofd, deels bij een relatiemanager of toch opnieuw bij een
projectleider.
     6.3.Intern overleg 16-04-2021
Een resultaatgerichte aanpak is noodzakelijk. Het is van belang de inhoudelijke trajecten op te
pakken waar we als NA voor verantwoordelijk zijn. Waar de RvdK aan zet is, laten we ook daar.
Het komt het project ten goede om er nu meer een lijnverantwoordelijkheid van te maken. De
basisafspraken liggen er en de uitwerking kan voor een groot deel zelfstandig worden uitgevoerd.
De stuurgroep is er voor de signalen van vertragingen, de sturing op planning en resultaat.
Het is niet meer nodig om een projectleider aan te wijzen. Het is wel nodig dat iemand
overkoepelend naar de voortgang kijkt, de opdrachtgever (5.1.2.     ) informeert en beslisbare
procesafspraken maakt naar de stuurgroep. Deze rol past logischerwijs bij de 5.1.2.            met
JenV in portefeuille.
Er komt dus een knip tussen proces en inhoud. De procescoördinatie is gericht op het brengen van
beslispunten naar de stuurgroep en terugkoppelen uit stuurgroep naar de lijn. De inhoudelijke
afdelingen zijn verantwoordelijk voor de afstemming met RvdK en het opleveren van resultaten
t.b.v. de stuurgroep. Het is niet de verantwoordelijkheid van de 5.1.2.             om zelf te
escaleren naar de RvdK, die lijn loopt via de stuurgroep.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 76 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 77 ======================================================================

<pre>De werkzaamheden rond de verwerving liggen logischerwijs bij de afdeling Collectie. De uitwerking
van het nieuwe inzageproces en het juridisch kader ligt bij de afdeling Dienstverlening, met zo
nodig ondersteuning van de juristen. De afstemming met de RHC's wordt in eerste instantie via het
Convent geïnitieerd.
Gezien onze commitment in dit project zal de capaciteit voor bovenstaande rolverdeling en de
uitvoering van de werkzaamheden geregeld moeten worden in de lijn. Hier gaan we mee aan de
slag.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 77 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 78 ======================================================================

<pre>Docnr881
   From:                                      ' 5.1.2.e
  Sent:                                      Thu, 29 Apr 2021 13:08:40 +0200
  To:                                           5.1.2.e                  „< 5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>
                                             n 5.1.2.e
  Cc:                                                         " < 5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>
  Subject:                                   RE: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
  Attachments:                               20210426 RvdK reactie .docx
   Hallo collega's,
   Hierbij mijn opmerkingen bij de tekst van de Raad voor de Kinderbescherming. Daarin heb ik ook opgenomen
   hoe artikel 15 derde lid Aw kan worden toegepast voor advisering door de Raad. Als er nog vragen zijn, dan hoor
   ik wel.
  Groet,
  I 5.1.2.e        5.1.2.e
                           ) 5.1.2.e
                                           I
    5.1.2.e   5.1.2.e
                                                                       I
   5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
                                     I
             21 februari 2020
             t/m 20 juni 2021
             De oorlog
            die blee
                                                                                    7
                                                                                                  *
  Van: 5.1.2.                                      I
  Verzonden: maandag 26 april 2021 11:48
  Aan: 5 2e                              I
  CC: = 2=                             I
  Onderwerp: RE: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
   Hoi 512e           I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 78 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 79 ======================================================================

<pre> Heel fijn als je nog iets op papier wil zetten. Het zou geen onderwerp van discussie meer moeten zijn, en dat wil
 ik er ook niet meer van maken. Daarom nog één keer duidelijk wat onze grondslag is.
 Het is ook fijn als je onderstaande mail van commentaar wil voorzien. Blijkbaar gebruikt de Raad deze redenatie
van de privacyjurist en het zou zonde zijn als zij zich op verkeerde informatie baseren.
 Lukt dit voor vrijdag 7 mei denk je?
 Groeten,
  5.1.2.e
             I
Van: 5 2e                            I
Verzonden: maandag 26 april 2021 11:44
Aan: 5 2e                              I
CC: = 2=                           I
Onderwerp: RE: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
 Hallo 5126              I
 Ik kan daar wel iets over op schrift stellen. Volgens mij hebben wij dat al eens eerder gedaan, maar kennelijk is
 dat niet overgekomen. Overigens zie ik in de bijgaande mail van 512e        een aantal zaken staan die niet
 helemaal juist zijn.
 Zal ik dat ook nog van commentaar voorzien.
 Groet,
  5.1.2.e        5.1.2.e   5.1.2.e
I 5.1.2.e   5.1.2.e
                                              I
  5.1.2.e
Vrijdags afwezig
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
T. 5.1.2.6
          21 febrvari 2020
          t/m 20 juni 2021
          De oorlog                                          (a
          die bleef
</pre>

====================================================================== Einde pagina 79 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 80 ======================================================================

<pre>Van: 5 2e                   I
Verzonden: maandag 26 april 2021 11:30
Aan: 5.1.2.            J
CC: = 2=
Onderwerp: FW: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
 Hallo 5126 ]
 Ik heb zojuist gesproken met 512e II 5.1.2.e                 van de RvdK. Zij zijn bezig met het onderzoek naar een
 wettelijke grondslag om hun adviestaak te kunnen vervullen.
 Kern van hun onderzoek is om een grondslag te hebben om de taken uit te voeren om tot een advies te komen.
 Onder deze taken vallen het raadplegen van het BRP en het contact opnemen met derden.
I 5.1.2.e   vroeg aan mij om meer toelichting over de grondslag van het NA om de RvdK om advies te kunnen
 vragen. Zij wees hierbij op onderstaande toelichting van de jurist van JenV waarin staat dat art. 15 lid 3 niet
 gebruikt kan worden om in individuele gevallen de RvdK om advies te vragen. In de laatste stuurgroep hebben
I5.1.2.e en 5.1.2.   aangegeven dat wij wel voldoende grondslag hebben om een voormalige zorgdrager om advies
te vragen. Zou jij daar nog wat meer over op papier kunnen zetten zodat ik dat nog met de RvdK kan delen?
 Daarnaast hebben zij specifiek een vraag over de laatste zin van de eerste alinea uit onderstaande mail: "De
 afweging die de RvdK maakt in het advies over dit specifieke geval, is dan op basis van de Archiefwet en niet op
 grond van de afwegingen die op grond van de (U)AVG gelden voor het weigeren of honoreren van een
 inzageverzoek."
 Zij vroegen zich af of de grondslag om hun adviestaak uit te voeren (dus ook BRP e.d.) gebaseerd kan worden
 op de Archiefwet ipv de AVG. Hoe kijk jij hiernaar?
 Mijn gevoel zegt dat de Archiefwet ruimte kan bieden om de RvdK toegang te geven tot een adoptiedossier en
 op basis van de inhoud van het dossier een advies te geven. De extra handelingen die zij uitvoeren om tot een
 advies te komen (BRP, bemiddeling e.d.) vallen hier niet binnen. Om die handelingen te kunnen uitvoeren,
 zullen ze echt een grondslag moeten vinden binnen de AVG en/of sectorale wetgeving.
 Alvast bedankt weer voor het meedenken!
 Groeten,
  5.1.2.e
          I
Van: 5.1.2.         I
Verzonden: donderdag 1 april 2021 16:43
Aan: 5.1.2.                   ; 5.1.2.e         ; 5.1.2.e
                                                                    I
Onderwerp: FW: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
Ter informatie.
Van: 5 2e                          [5.1.2.             @minjenv.nl]
Verzonden: donderdag 1 april 2021 16:34
Aan: 5.1.2.         I
CC: ' 5.1 2.6                 5.1.2.e      - BD/SCPV
Onderwerp: RE: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
 Beste 5126     I
 Op grond van de Archiefwet geldt de algemene regel, namelijk dat het overbrengen van de archiefbescheiden
 van de RvdK naar het NA altijd betrekking heeft op de gehele dossierverzameling met hetzelfde kenmerk en niet
 op afzonderlijke dossiers. Ook bij het opleggen van beperking op deze dossiers, geldt de hoofdregel (dit blijkt
 ook uit de MvT) dat er in algemene zin wordt beslist, voorafgaand de overbrenging, of beperkingen aan de
 openbaarheid van de stukken worden gesteld. Ook artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995, dient in het verlengde
 daarvan te worden gezien. De mogelijkheid die dit artikel biedt om de beperkingen, ongeacht de verzoeker, op
te heffen heeft betrekking op de gehele archiefbescheiden waar de beperkingen voor gelden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 80 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 81 ======================================================================

<pre> Wanneer er echter een verzoek wordt gedaan om ontheffing van openbaarmakingsbeperkingen in een specifiek
 dossier, dan geldt dat als een uitzondering op de algemene regel. Namelijk de ontheffing van de beperking op de
 gehele archiefbescheiden. In dit uitzonderlijk geval kan ook aan de RvdK worden gevraagd om een advies uit te
 brengen over het wel/niet opheffen van de beperkingen. De afweging die de RvdK maakt in het advies over dit
 specifieke geval, is dan op basis van de Archiefwet en niet op grond van de afwegingen die op grond van de
 (U)AVG gelden voor het weigeren of honoreren van een inzageverzoek.
 Voor wat betreft de selectielijst: blijvend bewaren bestaat niet onder de AVG, het gaat om blijvend bewaren op
 basis van de Archiefwet. Als we nu blijven bij het voorbeeld van de RvdK, zien we dat in de selectielijst van JenV
 de verwerkingen van de RvdK worden genoemd onder volgnummer 8.7 tot en met 8.14. Het werkproces 8.8.
 gaat over 'het doen van onderzoek naar en het adviseren over het belang en de positie van de jeugdige in
strafzaken', hierin wordt een vernietigingstermijn van 24 jaar genoemd. Het dossier wordt dus bewaard tot dat
 het kind 24 jaar is geworden. Dit is een concrete bewaartermijn op grond van de AVG, dit blijkt ook uit de
 motivatie bij de verschillende werkprocessen. Het gaat om bewaartermijnen zolang de dossiers nog onder het
 beheer van de RvdK vallen. Ook in de andere werkprocessen worden concrete bewaartermijnen genoemd
 variërend van 5-100 jaar en soms dus met een leeftijdsgrens (24 jaar).
 Bij onder andere de ASAA-dossiers staat de waardering SA-B3, wat staat voor blijvend bewaren. Onze vraag is:
 wat zijn in deze dossiers de bewaartermijnen (obv AVG) die nodig zijn voor de taakuitvoering en verantwoording
van de RvdK? Het blijvend bewaren geldt op basis van de Archiefwet en gaat lopen vanaf het moment dat het
 belang (de taakuitoefening) van de RvdK is verstreken en het dossier niet vernietigd hoeft te worden. Vanaf
 wanneer gaat de termijn van de Archiefwet lopen en loopt de bewaartermijn bij de RvdK af? Dit kunnen wij niet
 opmaken uit de selectielijst. Dit geldt overigens voor alle werkprocessen waar de waardering blijvend bewaren
 staat. Door de huidige formulering lijkt het echter zo, dat dat de dienstonderdelen van JenV de dossiers
 blijvend bewaren en deze onder hun beheer blijven.
 Uit de selectielijst blijkt (pg. 40) dat er afstemming moet zijn tussen de bepaalde termijnen in een
 verwerkingsregister en de bewaartermijnen op de selectielijst. Dit kan bijvoorbeeld door een koppeling te maken
tussen de selectielijst JenV en het verwerkingsregister van elke organisatie van JenV. Helaas is deze koppeling
 (nog) niet gemaakt.
 Met vriendelijke groet,
I 5.1.2.e          I
I 5.1.2.e    Servicecentrum Privacy en Veiligheid
 Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
 Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
 Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
T 5.1.2.6            j M 5.1.2.6
 E 5.1.2.e        @minjenv.nl
 www.justid.rLl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Van: 5.1 2.           < 5.1.2.8            @nationaalarchief.nl>
Verzonden: donderdag 1 april 2021 08:35
Aan: 5 2e                             <
                                         5.1.2.e
                                                     @minjenv.nl>; 5.1.2.e -BD/SCPV < 5.1.2.e @minjenv.nl>
 CC:' 6.1.2e                    1 < 5.1.2.e
                                                       @rvdk.nl>
 Onderwerp: RE: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
 Beste 512e      I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 81 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 82 ======================================================================

<pre>Dank voor je reactie. Artikel 15 derde lid Aw 95. regelt ook het ten behoeve van een verzoek de beperking
buiten toepassing laten. Dat staat in het betreffende artikel.
Zou je misschien ook nog een voorbeeld van een selectiebesluit willen opsturen die voldoet aan de wensen van
een "AVG bewaartermijn" bij blijvend te bewaren dossiers?
Alvast dank!
5.1.2.e
        I
Van: 5 2e                            [5.1.2.          @minjenv.nl]
Verzonden: woensdag 31 maart 2021 16:04
Aan: 5.1.2.         I
CC:'512.8                       5.1.2.e      - BD/SCPV
Onderwerp: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
Beste 512e  I
Naar aanleiding van jouw vervolgvraag hebben we, in de Memorie van Toelichting (MvT) (zie bijlage) bij de Archiefwet 1995,
bekeken wat de bedoeling was van de wetgever bij dit artikel.
Zie hieronder MvT Archiefwet 1995:
'Artikelen 15, 16, 17 en 18 (nu artikelen 14,15, 16 en 17)
In artikel 15 (nu artikel 14) is conform het huidige artikel 7 het uitgangspunt vastgelegd van de openbaarheid van de in een
archiefbewaarplaats berustende bescheiden en van het recht op raadpleging en gebruik daarvan. Uitzonderingen daarop kunnen
voortvloeien uit de bij de overbrenging gestelde beperkingen en uit omstandigheden die te maken hebben met de staat van de
archiefbescheiden of de persoon van de aanvrager.
De artikelen 16 en 17 (nu artikelen 15 en 16) regelen de mogelijkheid beperkingen aan de openbaarheid te stellen. De inhoud is
nagenoeg gelijk aan de ingevolge opgenomen artikelen 7a en 7b van de Archiefwet 1962. Kortheidshalve verwijs ik naar de daarbij
behorende toelichting.'
De toelichting waarnaar wordt verwezen, is de Memorie van Toelichting (Tweede Kamer, vergaderjaar 1986-1987, 19 859, nr.3)
van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Hierin staat op pagina 12: 'De Archiefwet 1962 kent in tegenstelling tot de WOB het
documentenstelsel. Dat wil zeggen dat de wet recht geeft op raadpleging van de bescheiden zelf. Bij de overbrenging van
archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats wordt door de overbrengende instanties (rijks-, provinciaal, gemeentelijk of
ander overheidsorgaan) na advies van de beheerder van de archiefbescheiden in algemene zin beslist of beperkingen aan de
openbaarheid van de stukken zullen worden gesteld. Opgemerkt zij dat het een beslissing van een overheidsorgaan betreft los van
een concreet verzoek om inzage. Wordt nadien zo'n verzoek gedaan, dan wordt door de archiefbeheerder met inachtneming van
de eventuele gestelde beperkingen een concrete beslissing genomen. '
Dit artikel biedt daarmee de mogelijkheid voor het NA om de RvdK om advies te vragen, voordat het besluit over te gaan tot het
opheffen van de openbaarheidsbeperkingen op de dossiers, die al zijn overgebracht naar het NA. Gelet op het bovenstaande, ziet
artikel 15 lid 3 echter niet op individuele inzageverzoeken. Het gaat echt om een adviesfunctie voor de RvdK over de opheffing
van de algemene beperking op bijvoorbeeld alle ASAA-dossiers. Bij dergelijke verzoeken zal het NA een besluit moeten nemen
met inachtneming van de beperkingen.
In het conceptvoorstel voor de nieuwe Archiefwet is de inhoud van dit artikel ook overgenomen. In de bijlage van het
wetsvoorstel, waarin de belangrijkste veranderingen van het wetsvoorstel worden uitgelegd staat op p. 10: 'Artikel 6.6 regelt de
mogelijkheid om een openbaarheidsbeperking op te heffen indien de beperkingsgronden, opgenomen in artikel 6.2, zich daar niet
langer tegen verzetten. Het artikel is daarmee de pendant van de mogelijkheid tot opheffing van een openbaarheidsbeperking,
opgenomen in artikel 15, derde lid, van de Archiefwet 1995. Inhoudelijk is het artikel niet aangepast.
In de versie van 2021 wordt er verwacht dat er meer gemotiveerd wordt aan de voorkant, wat de archivaris meer houvast geeft
bij de beoordeling van de inzageverzoeken.
P. 10: 'Het motiveren gebeurde al in de praktijk, maar is nu ook als bepaling opgenomen, zodat de motivering niet later bij een
verzoek tot inzage alsnog bij de oorspronkelijke archiefvormer behoeft te worden nagegaan. Dit bevordert de snelheid en
</pre>

====================================================================== Einde pagina 82 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 83 ======================================================================

<pre>eenduidigheid bij afhandeling van verzoeken (de motivering betekent overigens niet dat na overbrenging alleen op de daarbij
genoemde gronden informatie kan worden geweigerd; beperkt openbare documenten kunnen op alle gronden worden getoetst).'
Kortom, we zien niet hoe het huidige artikel 15 lid 3 kan bijdragen aan de beoogde samenwerking tussen de RvdK en het NA.
Met vriendelijke groet,
5.1.2.e                   I
5.1.2.e         5.1.2.e                    Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
                              / M 5.1.2.6
T   5.1.2.e
E 5.1.2.e                @minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Van: 5.1.2.                  I < 5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>
Verzonden: dinsdag 30 maart 2021 10:01
Aan: 5.1.2.e                                 I < 5.1.2.e    @minjenv.ni>; ' 5.1 -2e ' < 5.1.2.6
                                                                                                 @rvdk.nl>
CC:     5.1.2.e           - BD/SCPV        < 5 12-       @minjenv.nl>
Onderwerp: RE: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
Beste 512e              I
Nog een vervolgvraag:
Overigens is het mogelijk vast te leggen dat op basis van artikel 15, derde lid Aw 95 er een wettelijke grondslag
zou zijn voor een adviestaak van de Raad. Overigens geldt dat dan niet voor bemiddeling, maar voor advies op
basis van alleen het dossier. Het NA blijft ook met hulp van dit artikel verwerkingsverantwoordelijke. En wij
hebben geen grondslag voor bemiddeling.
Hoor het graag nog van je.
Met vriendelijke groeten,
5.1.2.e
        I
Van: 5 2e                                        [5.1.2.           l@minienv.nn
Verzonden: maandag 29 maart 2021 9:10
Aan: 5.1.2.                        5.1.2.e
CC: 5 1,1.2.                - BD/SCPV
Onderwerp: Memo SCPV rol RvdK na overdracht ASAA dossier NA
Beste 512 e         en 512 e
Hierbij doe ik jullie ter bespreking in het overleg van vanmiddag ons memo toekomen.
Met vriendelijke groet,
</pre>

====================================================================== Einde pagina 83 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 84 ======================================================================

<pre>I 5.1.2.e           I
 5.1.2.e   5.1.2.e               Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
 Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
 Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
T 5.1.2.6             / M 5.1.2.
 E 5.1.2.e         @minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
 Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
 Ministry of Justice and Security
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
 Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting frorn the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
 Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
</pre>

====================================================================== Einde pagina 84 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 85 ======================================================================

<pre>Docnr882
         Op grond van de Archiefwet geldt de algemene regel, namelijk dat het overbrengen van
         de archiefbescheiden van de RvdK naar het NA altijd betrekking heeft op de gehele
         dossierverzameling met hetzelfde kenmerk en niet op afzonderlijke dossiers.
         Het is mij niet bekend waar deze regel in de Archiefwet voorkomt.
         De Archiefwet.
         Als het gaat om de overbrenging geldt volgens artikel 12 eerste lid van de Archiefwet dat
         het overheidsorgaan de documenten ouder dan twintig jaar overbrengt.
         In het Archiefbesluit is het volgende bepaald:
         Artikel 9
             • 1 De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van
                 de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien
                 jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben
                 bereikt.
             • 2 De zorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg
                 over de voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
             • 3 De zorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats maken van de
                 overbrenging gezamenlijk een verklaring op die ten minste een specificatie van de
                 archiefbescheiden bevat.
         In de meeste gevallen wordt door overheidsorganen de dossiers over een bepaalde
         periode overgebracht, ongeacht of er sprake is van een verzameling'.
         Ook bij het opleggen van beperking op deze dossiers, geldt de hoofdregel (dit blijkt ook
         uit de MvT) dat er in algemene zin wordt beslist, voorafgaand de overbrenging, of
         beperkingen aan de openbaarheid van de stukken worden gesteld.
         Het besluit tot vaststellen van beperkingen aan de openbaarheid betreft de beperkingen
         aan de openbaarheid aan de kleinst mogelijk eenheid. Zo worden binnen series dossiers
         oudere dossiers eerder openbaar, dan de jondere. De ouderdom van de documenten is
         leidend, omdat de beperkingen aan de openbaarheid niet kunnen worden gesteld voor
         documenten ouder dan 75 jaar.
         Ook artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995, dient in het verlengde daarvan te worden
         gezien. De mogelijkheid die dit artikel biedt om de beperkingen, ongeacht de verzoeker,
         op te heffen heeft betrekking op de gehele archiefbescheiden waar de beperkingen voor
         gelden.
         Artikel 15, derde lid Aw 1995 luidt als volgt:
         3 De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende
         archiefbescheiden, kan, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn
         overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde
         beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten,
         indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang tot
         raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.
         Als het gaat om de toepassing van dit artikel gaat het uitdrukkelijk om het laatste deel
         van de bepaling "dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten,
         indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang
         tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden."
         Dit leidt ertoe dat alleen voor die betrokken verzoeker de beperking aan de
         openbaarheid buiten toepassing wordt gelaten.
         Wanneer er echter een verzoek wordt gedaan om ontheffing (dus buiten toepassing
         laten)van openbaarmakingsbeperkingen in een specifiek dossier, dan geldt dat als een
</pre>

====================================================================== Einde pagina 85 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 86 ======================================================================

<pre>uitzondering op de algemene regel van de beperking. Namelijk de ontheffing van de
beperking op de het betrokken dossie gehele-archiefbescheiden. In dit uitzonderlijk
geval kan ook aan de RvdK ,namens de minister van J&V, worden gevraagd om een
advies uit te brengen over het wel/niet op-heffen buiten toepassing laten van de
beperkingen. Zoals blijkt uit de tekst van artikel 15. Derde lid AW is er een verplichting
om degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, (dat is de zorgdrager,
dus de Minister van Justitie en Veiligheid) De afweging die de RvdK maakt in het advies
over dit specifieke geval, is dan op basis van de Archiefwet en niet op grond van de
afwegingen die op grond van de (U)AVG gelden voor het weigeren of honoreren van een
inzageverzoek.
Bij het beoordelen van een verzoek om inzage wordt ook toepassing gegeven aan de
(U)AVG. Dat wil zeggen dat een verzoeker moet voldoen aan de voorwaarden die worden
gesteld voor onderzoek. Voor betrokkenen - personen wiens gegevens voorkomen in de
betreffende dossier - geldt dat men recht heeft op kennisname van de gegevens op
grond van artikel 15 AVG.
Het is zeer de vraag of het ' horen van de zorgdrager, grondslag biedt voor het
onderzoek wat de Raad tegenwoordig nog gewend is te doen en zich zal moeten
beperken tot dossier onderzoek en een advies over de gegevens die wel of niet ter inzage
gegeven kunnen worden, mede gelet op bijvoorbeeld het recht op kennisname van
afstammingsgegevens.
Voor wat betreft de selectielijst: blijvend bewaren bestaat niet onder de AVG (de AVG
maakt het mogelijk gegevens langer te bewaren onder meer met het oog op archivering
in het algemeen belang, 512e), het gaat om blijvend bewaren op basis van de Archiefwet.
Als we nu blijven bij het voorbeeld van de RvdK, zien we dat in de selectielijst van JenV
de verwerkingen van de RvdK worden genoemd onder volgnummer 8.7 tot en met 8.14.
Het werkproces 8.8. gaat over 'het doen van onderzoek naar en het adviseren over het
belang en de positie van de jeugdige in strafzaken', hierin wordt een
vernietigingstermijn van 24 jaar genoemd. Het dossier wordt dus bewaard tot dat het
kind 24 jaar is geworden. De termijn geldt vanaf de creatie van het dossier) Dit is een
concrete bewaartermijn op grond van de AVG, dit blijkt ook uit de motivatie bij de
verschillende werkprocessen. Het gaat om bewaartermijnen zolang de dossiers nog onder
het beheer van de RvdK vallen. Ook in de andere werkprocessen worden concrete
bewaartermijnen genoemd variërend van 5-100 jaar en soms dus met een leeftijdsgrens
(24 jaar).
Bij onder andere de ASAA-dossiers staat de waardering SA-B3, wat staat voor blijvend
bewaren. Onze vraag is: wat zijn in deze dossiers de bewaartermijnen (obv AVG) die
nodig zijn voor de taakuitvoering en verantwoording van de RvdK? Het blijvend bewaren
geldt op basis van de Archiefwet en gaat lopen vanaf het moment dat het belang (de
taakuitoefening) van de RvdK is verstreken en het dossier niet vernietigd hoeft te
worden. De Archiefwet 1995 gaat bij de termijn uit van de ouderdom van de stukken, en
niet van de sluiting van het dossier. Daar kan rekening mee worden gehouden, maar de
regel is de ouderdom van de stukken.
 Vanaf wanneer gaat de termijn van de Archiefwet lopen en loopt de bewaartermijn bij de
RvdK af? Dit kunnen wij niet opmaken uit de selectielijst.
De bewaartermijn is 20 jaar na creatie van het document., zoals hierboven toegeiicht.
Zoals blijkt uit de tekst van artikel 12 van de Archiefwet 1995
Artikel 12 1 De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in
aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.
De terminologie 'niet voor vernietiging in aanmerking komen' duidt op de stukken
die voor blijvende bewaring zijn aangewezen. Daarom is dit niet in de selectielijst
opgenomen, omdat uit de waardering Blijvend bewaring tot rechtsgevolg heeft dat
</pre>

====================================================================== Einde pagina 86 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 87 ======================================================================

<pre>de betreffende documenten na 20 jaar moeten worden overgebracht naar een
archiefbewaarplaats, i.c. het Nationaal Archief. Rekening houdend met de dossiervorming
is dat nadat de adoptie rond is, na 20 jaar overbrengen naar het Nationaal Archief.
Dit geldt overigens voor alle werkprocessen waar de waardering blijvend bewaren staat.
Door de huidige formulering lijkt het echter zo, dat dat de dienstonderdelen van JenV
de dossiers blijvend bewaren en deze onder hun beheer blijven.
Zou kunnen. Er zijn ook dienstonderdelen die dossiers overdragen.
Uit de selectielijst blijkt (pg. 40) dat er afstemming moet zijn tussen de bepaalde
termijnen in een verwerkingsregister en de bewaartermijnen op de selectielijst. Dit kan
bijvoorbeeld door een koppeling te maken tussen de selectielijst JenV en het
verwerkingsregister van elke organisatie van JenV. Helaas is deze koppeling (nog) niet
gemaakt.
Met vriendelijke groet,
 5.1.2.e               I
5.1.2.e      5.1.2.e                  Privacy en Veiligheid
Servicecentrum Privacy en Veiligheid
Justitiële Informatiedienst
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag | M05.237
Postbus 484 | 2501 CL | Den Haag
T 5.1.2.6                 / M 5.1.2.6
E 5.1.2.e        @minjenv.nl
www.justid.nl
Voor een rechtvaardige en veilige samenleving
Van: 512e                I < 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
Verzonden: donderdag 1 april 2021 08:35
Aan: 5.1.2.e                                 5.1.2.e
                                                       @minjenv.nl>; 5.1.2.e 1
< 5.1.2.e      @minjenv.nl>
CC:' 5.1.2.                            5.1.2.e            @rvdk.nl>
Onderwerp: RE: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
Beste 512e           I
Dank voor je reactie. Artikel 15 derde lid Aw 95. regelt ook het ten behoeve van een
verzoek de beperking buiten toepassing laten. Dat staat in het betreffende artikel.
Zou je misschien ook nog een voorbeeld van een selectiebesluit willen opsturen die
voldoet aan de wensen van een "AVG bewaartermijn" bij blijvend te bewaren dossiers?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 87 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 88 ======================================================================

<pre>Docnr883
   From:                        5.1.2.e
                                                             I
  Sent:                       Thu, 29 Apr 2021 15:11:01 +0200
  To:                            5.1.2.e                      " < 5.1.2.S
                                                                                  @rvdk.nl>
  Subject:                    FW: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
  Attachments:                20210426 RvdK reactie                artl5 Aw.docx
   Beste 5126        I
  Op jouw verzoek heb ik onze 512e                 5.1.2.e                    gevraagd om een uiteenzetting van art. 15 van de
  Archiefwet. In de bijlage haar reactie waarin zij zich heeft gebaseerd op onderstaande mail van 512e I
  I 5.1.2.e
                I
   Samenvattend geeft zij twee punten aan over artikel 15 derde lid:
            - Het artikel geeft het Nationaal Archief de mogelijkheid om op dossierniveau de voormalig zorgdrager om
              advies te vragen;
            - Het is zeer de vraag of het "horen van de zorgdrager" zoals beschreven in artikel 15 derde lid een
              grondslag biedt voor het onderzoek dat de Raad gewend is te doen. Het artikel biedt de ruimte aan het
              NA om het betreffende dossier ter beschikking te stellen aan de voormalig zorgdrager om zodoende een
              advies te kunnen ontvangen voordat overgegaan wordt tot inzage.
  Ten slotte gaat zij ook in op de zogenaamde AVG-bewaartermijn. Hiervoor verwijst zij naar artikel 12 van de
  Archiefwet:
  Artikel 12 1 De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en
  ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.
   De terminologie ' niet voor vernietiging in aanmerking komen' duidt op de stukken die voor blijvende bewaring
  zijn aangewezen. Er hoeft in de selectielijst dus geen andere "AVG-bewaartermijn" te worden opgenomen want
  voor stukken die permanent bewaard worden geldt dus dat deze, als ze ouder zijn dan 20 jaar, worden
  overgebracht.
   Ik hoop dat jullie op beide openstaande vragen hiermee voldoende antwoord hebben om zelf verder te gaan met
  de vraag welke grondslag gehanteerd kan worden voor de taken die jullie uitvoeren bij een adviesvraag.
   Met vriendelijke groet.
    5.1.2.e
                           I
    5.1.2.e
                    I
   Nationaal Archief
   Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M 5.1.2.e           I
  e-mail: 512e                        @nationaa larchief.nl
   Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
  Van: 5 2e              I
  Verzonden: donderdag 1 april 2021 16:43
  Aan: 5 2e                         ; 5.1.2.e              ; 5.1.2.e
                                                                              I
  Onderwerp: FW: Vraagstuk artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995
  Ter informatie.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 88 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 89 ======================================================================

<pre>Docnr884
  From:                         5.1.2.e
                                                          I
  Sent:                      Fri, 28 May 2021 11:27:56 +0200
  To:                         ' 5.1.2.e
                                               "< 5.1.2.e      @nationaalarchief.nl>
  Subject:                   Annotatie adoptie
   Hoi 512e      I
   Hierbij een korte annotatie voor het agendapunt over adoptiedossiers. 512e                   zit in de stuurgroep (samen met
  JenV en de Raad voor de Kinderbescherming) dus is goed op de hoogte.
   Van januari tot april heeft een projectgroep van het NA en een projectgroep van de RvdK gewerkt aan een
  beleidsnotitie met daarin de eerste contouren voor samenwerking na overbrenging. In april heeft de stuurgroep
  deze beleidsnotitie vastgesteld.
  Samenwerking in het kort: Het uitgangspunt is dat bij elke aanvraag van een adoptiedossier een
  belangenafweging noodzakelijk is. De aanvrager kan ervoor kiezen deze belangenafweging door de RvdK te laten
  uitvoeren. In dit geval maakt de RvdK de afweging zoals zij dat op dit moment ook doen, nl door contact op te
  nemen met de biologische moeder (en overige derden) en te bemiddelen tussen aanvrager en biologische
  moeder. Dit traject van contact en bemiddeling resulteert in een advies aan het NA, op basis waarvan het NA
  een inzagebesluit opstelt. De aanvrager kan er ook voor kiezen om het inzageverzoek te laten beoordelen door
  het NA. In dat geval wordt er geen contact opgenomen met de biologische moeder of overige derden maar zal
  het NA wel een belangenafweging moeten maken.
  Randvoorwaarde voor de invulling van deze samenwerking is dat de RvdK een grondslag heeft voor het
  uitvoeren van hun adviestaak nadat de dossiers zijn overgebracht aan het NA. Op donderdag 3 juni komt de
  stuurgroep weer bijeen om de notitie van de RvdK te bespreken en met elkaar af te spreken hoe de volgende
  fase invulling krijgt. In deze volgende fase gaan het NA en de RvdK aan de slag met de praktische uitwerking
   van de dienstverlening en zal een start gemaakt worden met het overbrengingstraject. Indien de RvdK geen
  grondslag heeft voor het uitvoeren van de adviestaak zal eerst gekeken moeten worden hoe het proces dan
   vormgegeven kan worden (punt van zorg!).
  In de schriftelijke reactie aan de IOE (januari 2021) is aangegeven dat JenV na afronding van het project een
  bestuurlijke reactie aan IOE zal sturen. Gezien de huidige stand van zaken is nog onduidelijk wanneer dit
  uitgevoerd zal worden.
   Voorstel om het onderwerp adoptiedossiers te blijven agenderen op het PO.
  Met vriendelijke groet,
  I5.1.2.e
                          I
    5.1.2.e
                   I
  Nationaal Archief
  Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e     I
  e-mail: 512e                        ©nationaa larchief.nl
  Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 89 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 90 ======================================================================

<pre>Docnr885
  From:                          5.1.2.e
                                                           I
  Sent:                         Mon, 31 May 2021 13:46:48 +0200
  To:                            5.1.2.e        " <5.1.2.e
                                                                    @nationaalarchief.nl>
  Subject:                      RE: voortgang managementafspraken NA
  Hi 512 e
             I
  Prima tekstvoorstel. Het markeert inderdaad onze resultaten zonder ofwel overmoedig ofwel pessimistisch over
  te komen!
  Helemaal akkoord dus ©
  Groeten,
   5.1.2.e
           I
  Van: 5.1.2.          I
  Verzonden: maandag 31 mei 2021 12:49
  Aan: 5 2e
  Onderwerp: voortgang managementafspraken NA
  Hoi 512.     I
  Toch even een gezamenlijke actie ;)
  De voortgangsrapportage managementafspraak NA is net in het MT besproken. We hebben even wat
  gediscussieerd over hoe we de stand van zaken willen brengen. 512e wilde graag ook risico benoemen van dat er
  toch een escalatie zou kunnen komen in de toekomst. Aan de andere kant, is dat aan de kant van de RvdK, dus
  nadruk moet in voortgang ook vooral liggen op wat we WEL bereikt hebben. We willen ook benadrukken dat we
  vanuit NA hard gewerkt hebben.
  Wil je meekijken? In het MT werd ik gevraag een aanpassing te geven/met jou te bespreken. Zie rood, mijn
  aanpassing.
  Groetjes!
  3.
  Risico: Casuïstiek zorgdragers versus duurzame toegankelijkheid overheidsinformatie
  Het Nationaal Archief signaleert bij verschillende dossiers dat zorgdragers niet altijd handelen, zoals dat van hen in het kader
  van de Archiefwet wordt gevraagd, hetgeen tot vertragingen in de processen rond waardering, selectie en overbrenging van
  archieven leidt. Dit zorgt er niet alleen voor dat het Nationaal Archief haar wettelijke taak niet uit kan voeren. Ook betekent
  dit dat overheidsinformatie niet duurzaam toegankelijk is voor de burger. In de praktijk blijkt dat in sommige gevallen het
  handelingsrepertoire van de ARA ontoereikend is om dossiers vlot te trekken en escalatie (via de Inspectie of op het niveau
  van DG, SG of Minister) noodzakelijk is.
  Specifiek betreft het de volgende casuïstiek:
  - Ministerie van JenV: Archieven Raad voor de Kinderbescherming 1940-1999 e.v.
  Beheersmaatregel:
  - Voortgang monitoren en tijdig de juiste escalatiemogelijkheden inzetten.
  1ste Voortgangsrapportage
  De inspanningen van de laatste tijd hebben nog niet tot definitieve oplossingen geleid. Er zijn echter wel een aantal markeringen die positief stemmen. Zo is
  nogmaals door alle partijen bevestigd dat de adoptiedossiers dienen te worden overgebracht. V.w.b. het inzagebeleid is afgesproken dat dit een vrijwillige
  keuze wordt met of zonder begeleiding door de RvdK. Keuze voor zonder begeleiding betekent dat de aanvrager mogelijk minder te zien krijgt. Deze
  handelwijze houdt een actievere (bemiddelende) rol voor de RvdK in. Daarbij speelt het vraagstuk wat de juridische grondslag voor de RvdK is om die
  bemiddelende rol te kunnen vervullen. RvdK gaat met de uitwerking hiervan aan de slag.
  Een projectteam van de RvdK en NA heeft gezamenlijke mijlpalen neergezet met als doel over te kunnen gaan
  op de overbrenging van de dossiers over zogenaamde adoptiedossiers. Zo is nogmaals door alle partijen
  gemarkeerd dat deze archieven worden overgebracht in overeenstemming met alle adviezen. Ook is een
  basisontwerp voor het inzagebeleid geformuleerd. V.w.b. het inzagebeleid is afgesproken dat dit een vrijwillige
</pre>

====================================================================== Einde pagina 90 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 91 ======================================================================

<pre> keuze wordt met of zonder begeleiding door de RvdK. Keuze voor zonder begeleiding betekent dat de aanvrager
 mogelijk minder te zien krijgt. Deze handelwijze houdt een actievere (bemiddelende) rol voor de RvdK in.
 Daarbij speelt het vraagstuk wat de juridische grondslag voor de RvdK is om die bemiddelende rol te kunnen
 vervullen. RvdK gaat met de uitwerking hiervan aan de slag, daarna kan de overbrenging gestart worden. Het is
 nog niet duidelijk of (vervolg)escalatie noodzakelijk is.
 Met vriendelijke groeten,
I 5.1.2.e
                                I
I 5.1.2.e               5.1.2.e   Informatiehuishouding Rijk
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M    5.1.2.e            I
 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl
 http://www.nationaalarchief.nl
 Denk aan het milieu voordat u dit e-mailbericht afdrukt
Wilt u zich abonneren op onze nieuwsbrieven klik dan hier
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | contact@nationaalarchief.nl
          21 februari 2020                                   i
          t/m 20 juni 2021
                                          --
          De oorlog                                                    V
         die bleef
                         *
</pre>

====================================================================== Einde pagina 91 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 92 ======================================================================

<pre>Docnr886
  From:                        5.1.2.e
                                                       I
  Sent:                      Tue, 1 Jun 2021 08:57:43 +0200
  To:                          5.1.2.e
                                                     "<l 5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>
  Subject:                   Update adoptiedossiers
   Hoi 5126        I
  Vanochtend ontving ik een bericht van 512e                     ( 5.1.2.e
                                                                              RvdK) waarin zij aangaf dat de RvdK een second
  opinion wil over de grondslag. In afwachting van de second opinion willen zij het project on hold zetten.
  In de loop van de ochtend ontvang ik de memo die zij hierover hebben opgesteld. Morgenmiddag om 14.30u
   hebben we annotatiegesprek voor de stuugroep staan. Maar ik vond het van belang dat je hier alvast je
  gedachten over kunt laten gaan.
  Groeten,
    5.1.2.e
                 I
  Met vriendelijke groet,
  I5.1.2.e
                          I
    5.1.2.e
                     I
  Nationaal Archief
  Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M      5.1.2.e       I
  e-mail: 512e                       @nationaa larchief.nl
  Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 92 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 93 ======================================================================

<pre>Docnr887
  From:                  5.1.2.e
                                             I
  Sent:                 Wed, 2 Jun 2021 10:49:20 +0200
  To:                    5.1.2.e           "< 5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>
  Subject:              20210602 Annotatie Stuurgroep adoptiedossiers 3 juni 2021.docx
  Attachments:          20210602 Annotatie Stuurgroep adoptiedossiers 3 juni 2021.docx, 2021-06-01 SG bespreekpunt RvdK
  SG 04-06-2021.docx
  Hi 5.1.2.e
              I
  Vanmiddag spreken we elkaar in voorbereiding op de stuurgroep adoptiedossiers.
  Mogelijk volgt nog een nieuwe versie van de notitie van de RvdK. De annotatie is gebaseerd op deze
  (bijgevoegde) versie.
  Laten we vanmiddag vooral stilstaan bij de wijze waarop we op de notitie zullen reageren. Ik heb een eerste
  voorstel in de annotatie opgenomen.
  Tot vanmiddag!
   5.1.2.e
            I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 93 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 94 ======================================================================

<pre>Docnr890
   From:                              1 5.1.2.e                    " <5.1.2.e
                                                                                            @rvdk.nl>
  Sent:                               Wed, 2 Jun 2021 11:35:29 +0200
  To:                                   5.1.2.e                < 5.1.2.e        @rvdk.nl>; "‘5.1.2.         @minjenv.nl" <51 2 e               @minjenv.nl>; " 5.1.2.          I
  I 5.1.2.e          5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>
  Cc:                                   5.1.2.e                      "< 5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>; "512e                                    I
  < 5.1.2.e       @minjenv.nl>
  Subject:                            Stuurgroep 04-06-21
  Attachments:                        2021-06-01 SG bespreekpunt RvdK SG 04-06-2021.docx, Agenda Stuurgroep ASAA dossiers 04-06-
  2021. docx. Concept Verslag Stuurgroep Adoptiedossiers 02-04-2021 aangepast.docx
   Beste 512 e
   Hierbij de stukken voor het overleg van morgen, met excuses voor de late verzending.
    Met vriendelijke groet,
     5.1.2.e                    I
     5.1.2.e
                       I
     5.1.2.e      5.1.2.e                     ARC
    Werkdagen maandag tot en met donderdag
    Raad voor de Kinderbescherming
    Landelijke staforganisatie
    Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
    T : + 5.1.2.e            I
    M : 512e                 I
     5.1.2.e                 @rvdk.nl
    www.kinderbescherming.nl
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 94 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 95 ======================================================================

<pre>Docnr891
                                                          gi    Ministerie van Justitie en Veiligheid
         Aan de leden van de Stuurgroep                                                          Datum
                                                                                                 27 mei 2021
                                                                                                 Projectnaam
                                                                                                 Inzagebeleid ASAA dossires
                                                                                                 Ons kenmerk
                                                                                                 110521HL
         memo
         Beste Stuurgroepleden
         Hierbij het ingebrachte bespreekpunt van de RvdK voor het Stuurgroep overleg
         van 04-06-2021
         Gevraagde beslissingen:
         -Het advies van de RvdK om een second opinion te vragen bij de inspectie
         Overheid Erfgoed en/of de adviescommissie van JenV over te nemen.
         -In afwachting van de uitkomst hiervan het project on hold te zetten.
         Aanleiding
         In januari is een projectgroep gestart mbt het overbrengingstraject van de ASAA
         dossiers naar het NA. Een eerste fase hierin is het opstellen van een beleidsnotitie
         ten aanzien van de aanvraag en inzage, waarin tevens een opzet van het nieuwe
         werkproces is opgenomen.
         Om tot deze beleidsnotitie te kunnen komen, zijn het NA en de RvdK een aantal
         maal bijeengekomen om de uitgangspunten en het werkproces te bespreken.
         Op 2 april is de beleidsnotitie aangeboden aan de Stuurgroep, en is decharge
         verleend voor de eerste fase.
         In de Stuurgroep is afgesproken dat de RvdK zal uitzoeken wat hij (vanuit welke
         grondslag) nodig heeft om het NA te kunnen adviseren zoals beoogd. Hier moet
         duidelijkheid over zijn, voordat de tweede fase van het project kan starten.
         Het (mogelijk) ontbreken van een grondslag voor dit proces is in een eerder
         stadium aan de Stuurgroep voorgelegd, waarbij opdracht is gegeven tot het
         inwinnen van advies bij Juristen van het Servicecentrum Privacy en Veiligheid.
         Deze adviezen zijn niet overgenomen door de Stuurgroep. Daarmee blijft de
         vraag openstaan op welke grondslag de RvdK advies kan geven aan het NA over
         het inzien van een dossier dat de RvdK heeft overgedragen.
         Knelpunt
         De RvdK staat achter het nieuwe werkproces. Echter ook direct na de start van
         het project is een belangrijk knelpunt (ontbreken van de AVG-grondslag)
         gedefinieerd. Dit is ingebracht in de Stuurgroep van 19 februari 2021.
                                                                                                 Pagina 1 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 95 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 96 ======================================================================

<pre>Met betrekking tot de inzage in de dossiers is de wettelijke grondslag voor de
RvdK de AVG, zolang deze dossiers bij de RvdK in beheer zijn en de RvdK            Datum
                                                                                   11 mei 2021
daarmee verwerkingsverantwoordelijke is.
In dat kader hebben wij een grondslag om het dossier te raadplegen, zienswijze     Ons kenmerk
                                                                                   110521HL
te vragen, een belangenafweging te maken en zo tot een besluit te komen welke
stukken wel en niet ter inzage worden afgegeven. De RvdK houdt daarbij rekening
met het recht op afstamming dat een kind heeft op grond van internationaal
recht. Hoewel het specifiek verstrekken van afstammingsinformatie geen
wettelijke taak is van de RvdK, wordt dit door de organisatie gezien als een
afgeleide taak, op grond van het IVRK en het EVRM.
Nadat de dossiers zijn overgebracht naar het NA, geldt de Archiefwet.
De AVG-grondslag van de RvdK, waarop nu het huidige werkproces wordt
uitgevoerd, komt daarmee te vervallen omdat de RvdK niet langer kan worden
aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
Persoonsgegevens mogen na overdracht niet meer verwerkt (opgevraagd en
gebruikt om belanghebbenden te benaderen) worden. De RvdK kan daardoor
geen advies geven aan het NA, zoals beoogd.
Opties
De RvdK heeft de mogelijkheid onderzocht om via artikel 15, lid 3 van de
Archiefwet te bezien of er toch een juridische onderbouwing is voor het nieuwe
werkproces.
Het NA kan volgens de Archiefwet een voormalig zorgdrager "horen". Omdat de
ASAA dossiers niet voor iedereen inzichtelijk mogen zijn, zullen daar (na
overbrenging) beperkingen voor gaan gelden. Deze beperkingen kunnen worden
opgeheven, hetgeen echter niet geldt voor individuele dossiers
Andere opties die zijn overwogen:
    - Het vaststellen van een primaire bewaartermijn door de RvdK voor de ASAA
       dossiers (advies van het Servicecentrum Privacy en Veiligheid).
Overbrenging naar het NA dient binnen 10 jaar (volgens de nieuwe Archiefwet) na
afloop van deze termijn te gebeuren. De Stuurgroep heeft dit afgewezen; een
vast te stellen bewaartermijn kan het werkproces onnodig vertragen.
Volgens de projectgroep zou dit een optie kunnen zijn om uit te zoeken.
Gezien de huidige politieke gevoeligheid van het onderwerp (rapport Joustra) is
deze optie ook in het voordeel van de "eindgebruikers"; de mensen die belang
hebben bij het inzien van hun eigen dossier. Doordat de RvdK contact zoekt met
belanghebbenden, wordt de kans vergroot op inzage in een groter gedeelte van
het dossier. Zonder deze tussenkomst heeft het (inmiddels volwassen) kind
slechts recht op een klein gedeelte van het dossier, namelijk informatie over zijn
afstamming.
    -Consultatiefunctie van de RvdK.
Uitgaande van een overdracht van de dossiers, kan het een optie zijn dat het NA
de RvdK consulteert. Dat zou kunnen op basis van geanonimiseerde gegevens en
het voorleggen van "een casus".
In het nieuwe werkproces staat dit genoemd onder collegiaal overleg, bv. op het
moment dat een aanvrager niet wil dat de RvdK enige inzage heeft in het dossier.
Dit zou dan voor alle aanvragen gaan gelden.
                                                                                   Pagina 2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 96 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 97 ======================================================================

<pre> De RvdK vindt dit geen goede optie. De RvdK heeft geen specifieke expertise over Datum
                                                                                  11 mei 2021
 inzage in dossiers. De kracht van de RvdK is gelegen in het benaderen van derden
                                                                                  Ons kenmerk
om daarmee de kans te vergroten op inzage van stukken (die vanuit bescherming
                                                                                  110521HL
van die derden worden afgeschermd). Een zorgvuldige inzage is hiermee NIET
geborgd. Daarnaast is het de vraag of een dergelijke werkwijze ook past binnen
de mogelijkheden van het NA en het wettelijk kader waar het NA zich aan dient te
 houden.
 De voortgang van het project is hiermee gestagneerd. Voor geen van de
 betrokken organisaties is dat wenselijk.
Second Opinion
Volgens de RvdK is het vragen van een second opinion aan (een van) de
adviescommissie(s) de beste optie om verder te komen.
Zowel in het rapport van de IOE als in het rapport van de adviescommissie wordt
omschreven hoe het werkproces er uit zou kunnen zien, waarbij er gekeken is
 naar de Archiefwet, en naar het concurrerende recht tussen afstamming en
 privacy. Hierbij zijn de scheiding van de taken en de mogelijkheden van de RvdK
en het NA duidelijk gemaakt en is de noodzaak tot samenwerking zichtbaar
gemaakt.
 De RvdK en het NA hebben alle adviezen van de adviescommissies opgevolgd en
zijn gekomen tot een gezamenlijk werkproces.
 Het werkproces lijkt echter niet uitgevoerd te kunnen worden door het ontbreken
van een grondslag voor de RvdK en het NA om, na overdracht van de dossiers
 naar het NA, de dossiers te kunnen inzien en derden te kunnen benaderen.
 Bij het vragen van een second opinion aan (een van) de adviescommissie(s) kan
 het knelpunt van de AVG grondslag worden voorgelegd. Er kunnen nieuwe
 inzichten ontstaan en gekeken kan worden hoe/in welke richting het proces wel
 uitgewerkt kan worden.
 Het vragen om een second opinion zal tijd in beslag nemen. Het parallel
 uitwerken van het bedachte werkproces als tweede fase in het project is onder de
 huidige omstandigheden niet aan de orde.
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e              I
I 5.1.2.e
             I
                                                                                  Pagina 3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 97 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 98 ======================================================================

<pre>Docnr892
         Agenda Stuurgroep inzagebeleid ASAA dossiers
         Datum:             04-06-2021
         Tijd:             09.00-10.00
         Deelnemers:       NA:     5.1.2e        I
                                    5.1.2.e
                                                     II 5.1.2.e
                           RvdK: 5126
                                  I 5.1.2.e           5.1.2.e
                                                                I
                           DIenl: 5.1.2.      I
         1     Opening
         2     Vaststellen notulen SG 02-04-21
         3.     Bespreekpunten
         3.1   Stand van zaken projectgroep NA
         3.2. Second Opinion (bijlage 1)
         3.3. Organisatiestructuur:
                - vaststellen regelmaat Stuurgroep overleg
                - vaststellen van contactpersonen RvdK en NA
         6.     Wvttk.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 98 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 99 ======================================================================

<pre>Docnr893
  From:                  5.1.2.e
                                              I
  Sent:                Wed, 2 Jun 2021 15:22:06 +0200
  To:                    5.1.2.e           "< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Cc:                    5.1.2.i                             " < 5.1.21                        @nationaalarchief.nl>
  Subject:              20210602 Annotatie Stuurgroep adoptiedossiers 3 juni 2021.docx
  Attachments:          20210602 Annotatie Stuurgroep adoptiedossiers 3 juni 2021.docx
  Hoi 512e    I
  Hierbij de aangepaste annotatie voor de stuurgroep van morgenochtend. Het secretariaat heeft alle
  vergaderstukken al in iBabs gezet, daar staat dus ook de laatste versie van de notitie van de Raad.
  ©collega's secretariaat: willen jullie ook de annotatie aan de stuurgroep adoptiedossiers toevoegen in iBabs?
  Alvast bedankt!
  Groeten,
   5.1.2.e
           I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 99 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 100 ======================================================================

<pre>Docnr894
         Stuurgroep adoptiedossiers 3 juni 2021
         Aanwezig: 5.1.2.                                                                                       I
         I 5.1.2.e
                       I
         Agenda
          1          Opening
         2           Vaststellen notulen SG 02-04-21
         3.          Bespreekpunten
         3.1         Stand van zaken projectgroep NA
         3.2.        Second Opinion (bijlage 1)
         3.3.        Organisatiestructuur:
                   - vaststellen regelmaat Stuurgroep overleg
                   - vaststellen van contactpersonen RvdK en NA
         6.          Wvttk.
         Annotatie per agendapunt
          1. Opening
          Dit is de eerste stuurgroep waar 5.1.2.     bij aansluit. Bij agendapunt 3.1 wordt toegelicht hoe het
          NA het project in deze fase invult. Voorstellen is niet nodig, iedereen kent elkaar.
         2. Vaststellen notulen SG 02-04-2021
         I 5.1.2.e       had als actiepunt om de opdrachtgever van het expertisecentrum op de hoogte te
         brengen van vorderingen. Vraag om een update.
         3.1. Ontwikkelingen Nationaal Archief april-mei
          Licht toe: Het NA heeft op basis van de vastgestelde beleidsnotitie gekozen om de actielijnen in de
         lijn te beleggen. Dit betekent dat de lijn zou starten met:
                     het uitwerken van de dienstverlening aan de aanvrager en de samenwerking met de RvdK;
                     het uitwerken van een besliskader om eigenstandig tot een inzagebesluit te komen en een
                     toetsingskader om het advies van de RvdK te kunnen toetsen;
                     het voorbereiden en begeleiden van het overbrengingstraject.
         I 5.1.2.e  zorgt als 5.1.2.             voor de verbinding tussen de lijn en de stuurgroep. Dit is dus
         een andere rol dan 5.1.2. als 5.1.2.          had.
         In afwachting van het onderzoek van de Raad is het NA enkel gestart met het verder uitwerken
         van een eigen besliskader om tot een inzagebesluit te kunnen komen.
         3.2. Notitie RvdK inzake grondslag adviestaak
          De Raad verzoekt de stuurgroep:
                     Akkoord te gaan met een second opinion bij de IOE en/of adviescommissie IHH JenV;
                     In afwachting van de uitkomst hiervan het project on hold te zetten.
          Belangrijkste eerste vraag: Wat hoopt de Raad uit de second opinion te krijgen?
         (Het idee van de Raad is dat er door een second opinion nieuwe inzichten kunnen ontstaan en er
         gekeken kan worden hoe/in welke richting het proces wel uitgewerkt kan worden.)
              Indien zij een advies over de grondslag wensen is de Adviescie niet het juiste orgaan. Te denken
         valt dan aan een advies van bijv, de landsadvocaat.
              Indien zij een alternatief scenario voor samenwerking wensen is de Adviescie niet noodzakelijk.
          Dit onderzoek kan ook door RvdK en NA uitgevoerd worden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 100 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 101 ======================================================================

<pre>Kern van onze reactie
       Het NA vindt het niet wenselijk dat dit traject nogmaals vertraagd wordt;
       Voorstel: De RvdK, JenV en NA stellen gezamenlijk een adviesvraag op voor de
       Adviescommissie IHH JenV met een harde deadline (bijvoorbeeld begin september)
       Het project wordt niet on hold gezet in afwachting van de adviescommissie. RvdK en NA
       kunnen verder werken aan:
            o   Alternatieve scenario's voor samenwerking;
            o   Voorbereiden overbrenging (schouw, beslisdocument, bewerken archief).
Een aantal punten op de notitie:
       Op basis van deze memo kunnen wij niet nagaan wat de RvdK onderzocht heeft en hoe zij
       tot conclusies zijn gekomen. Met wie is er gesproken, op basis waarvan concluderen zij op
       dit moment wel een grondslag te hebben, waarom is er geen contact met onze jurist
       gezocht?
       Een second opinion aan de IOE heeft in deze fase van het project geen meerwaarde. De
       IOE heeft twee adviezen uitgebracht:
            o   RvdK moet dossiers overbrengen aan het NA;
            o   Het NA moet haar inzagebeleid in lijn brengen met geldende jurisprudentie. De IOE
                doet geen uitspraken over hoe dit vormgegeven moet worden.
       Inhoudelijke reactie op hoofdstuk "knelpunt": het is zeer de vraag of de RvdK op dit
       moment wel de grondslag heeft om derden op te zoeken in het BRP en actief te benaderen.
       Het doel waarmee de gegevens oorspronkelijk verwerkt zijn is het onderzoeken en
       begeleiden van de adoptie. De verwerking t.b.v. inzage is niet in overeenstemming met het
       doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk verwerkt zijn.
       Inhoudelijk reactie op hoofdstuk "opties": Er worden punten aangehaald die door onze
       jurist meermaals weerlegd zijn:
       - Art. 15 lid 3 is wel van toepassing op individuele dossiers;
       - Het vaststellen van een primaire bewaartermijn is geen optie om verder uit te zoeken. De
       Archiefwet is hier heel helder in: Artikel 12 lid 1: De zorgdrager brengt de
       archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan
       twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.
       - een zorgvuldige inzage zou niet geborgd zijn in het geval van een consultatiefunctie: dit
       blijkt nergens uit en is nog niet verkend met het NA.
3.3 Organisatiestructuur
Voorstel regelmaat: stuurgroep gaat in de zomer door en komt maandelijks bijeen.
Voorstel contactpersonen: 5.1.2.                     is eerste contactpersoon. In het geval van
inhoudelijke kwesties zal 5.1.2. doorverwijzen naar inhoudelijke experts.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 101 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 102 ======================================================================

<pre>Docnr895
   From:                                  5.1.2.e
                                                               I
  Sent:                                 Thu, 3 Jun 2021 10:07:55 +0200
  To:                                   ' 5.1.2.e           5.1.2.e    @nationaalarchief.nl>
  Subject:                              RE: Stuurgroep 04-06-21
   Ha 5126         I
  Je hebt gelijk over de Adviescommissie. Afhankelijk van de vraag die ze wilden stellen, hadden we daarin mee
   kunnen gaan.
  We hebben net stuurgroep gehad en ze willen verder onderzoek naar een juridische grondslag. 512e      heeft
  aangegeven dat de adviescommissie daar niet het juiste orgaan voor is.
   Zodra het verslag af is, zal ik het rondsturen zodat je weer helemaal op de hoogte bent!
  Groeten,
    5.1.2.e
             I
  Van: 5.1.2.
  Verzonden: donderdag 3 juni 2021 9:14
  Aan: 5 2e                                  I
  Onderwerp: RE: Stuurgroep 04-06-21
   Hai 512e I
  Toch nog een vraagje. De adviescommissie IHH heeft toch al eens advies uitgebracht? Waarop zouden een
  tweede keer moeten adviseren en hebben zij de expertise op het gebeid van de AVG, waar het knelpunt ligt. Ik
  zie overigens een nieuw argument van de Raad: wij zijn niet zo goed in inzage, maar wel in bemiddeling. Laten
  ze dat dan doen en de inzage aan ons overlaten.
   Ik vraag me af of het Na mee moet gaan met een second opinion.
  Groet,
  I 5.1.2.e       5.1.2.e
                          ) 5.1.2.e
                                      I
    5.1.2.e  5.1.2.e
                                                                I
   5.1.2.e
  Vrijdags afwezig
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  T. 5.1.2.6
                                    I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 102 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 103 ======================================================================

<pre>            21 februari 2020                                                             I
            t/m 20 juni 2021
            De oorlog                                                                   I
            die bleef
Van: 5 2e                          I
Verzonden: woensdag 2 juni 2021 15:26
Aan: 5 2e                  5.1.2.e
                                             I
CC: 5
Onderwerp: FW: Stuurgroep 04-06-21
 Beste allemaal,
 Bijgevoegd de vergaderstukken voor de stuurgroep adoptiedossiers.
I 5.1.2.e heeft op mijn verzoek de notitie nog enigszins uitgebreid met een toelichting op verkende opties. Hier is
echter ook nog wel wat op aan te merken.
 Extra toegevoegd aan de set is de annotatie die ik voor                   5.1.2.e
                                                                                   heb opgesteld.
Groeten,
  5.1.2.e
             I
Van: 5 2e                           [5.1.2.                      @rvdk.nl]
Verzonden: woensdag 2 juni 2021 11:35
Aan: 5.1.2.                   5.1.2.e
                                  ; 6,12e
                                            @minjenv.nl'; 5.1.2.             I
CC: 5                                           II 5.1.2.e     I
Onderwerp: Stuurgroep 04-06-21
 Beste 5126                    I
 Hierbij de stukken voor het overleg van morgen, met excuses voor de late verzending.
  Met vriéndelijke groet,
  I 5.1.2.e
                                 I
  I 5.1.2.e
                      I
    5.1.2.e      5.1.2.e
                                             ARC
  Werkdagen maandag tot en met donderdag
  Raad voor de Kinderbescherming
   Landelijke staforganisatie
</pre>

====================================================================== Einde pagina 103 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 104 ======================================================================

<pre>Docnr896
  From:                   5.1.2.e
                                               I
  Sent:                  Thu, 3 Jun 2021 16:45:27 +0200
  To:                      5.1.2.e              " < 5.1.2.e
                                                                 @rvdk.nl>
  Subject:               20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Attachments:           20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Hoi 512.
  We hadden volgens mij geen afspraak gemaakt over verslaglegging dus ik ben zo vrij geweest om een concept-
  verslag op te stellen.
  Graag hoor ik of je aanvullingen of wijzigingen hebt voordat ik het verslag ter controle aan de stuurgroep stuur.
  Hartelijke groet,
   5.1.2.e
           I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 104 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 105 ======================================================================

<pre>Docnr898
   From:                             1 5.1.2.e                     " <5.1.2.e
                                                                                            @rvdk.nl>
  Sent:                             Mon, 7 Jun 2021 13:16:08 +0200
  To:                                  5.1.2.e                      " <5.1.2.e
                                                                                                  @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers
  Attachments:                      20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Hoi 512 e
  Paar kleine aanvullingen.
  Groet 512e
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd, indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te meiden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 105 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 106 ======================================================================

<pre>Docnr900
  From:                                   5.1.2.e
                                                                  I
  Sent:                                Mon, 7 Jun 2021 15:35:38 +0200
  To:                                    ' 5.1.2.e    @minjenv.nl" <51 2 e          @minjenv.nl>; "512e
      5.1.2.e                       @nationaalarchief.nl>; "512e                        5.1.2.e      @rvdk.nl>
  Cc:                                    5.1.2.e                    " < 5.1.2.e
                                                                                   @minjenv.nl>; " 512e                  < 5.1.2.e
                                                                                                                                   @rvdk.nl>
  Subject:                             20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Attachments:                         20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Beste allemaal,
  Bijgevoegd het concept-verslag van de stuurgroep. Het verslag is afgestemd met 5.1.2.                                      I
  Graag ontvang ik eventuele op- of aanmerkingen per mail zodat ik het verslag kan aanpassen waarna jullie de
  definitieve versie zullen ontvangen.
  Ik zal ons secretariaat verzoeken om voor over een maand een volgende stuurgroep te plannen.
  Met vriendelijke groet,
   5.1.2.e
                                     I
   5.1.2.e
                                I
  Nationaal Archief
  Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e                   I
  e-mail: 512e                                  @nationaa larchief.nl
  Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
               Ten toon stallinig
               te zien t/m                                                                                    cei
               24 oktober 2021
                                                                                  Ma
               De oorlog
                                                                                                1, •
                                                                                                                J
                                                                                 33 ■      4
              die ble                                                        11në
                                                                           *,2A
                                                                                                     P                     BB
                                                                                                                                 —
                                                                              V.*.                    25828
                                                                                                     -3gi         i            ■
                                                                                                         —3309
                                                                                                                    l982
</pre>

====================================================================== Einde pagina 106 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 107 ======================================================================

<pre>Docnr902
  From:                          5.1.2.e
  Sent:                         Mon, 14Jun 2021 17:15:48 +0200
  To:                            5.1.2.e                    " <5.1.2.e
                                                                                            @nationaalarchief.nl>
  Subject:                      Re: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Categories:                   Team
  Precies. Ik zal hem mailen.
  Wbt je verslag: prima, maar ik mis een ding. Misschien hoeft dat er niet in hoor. Wat denk jij:
  ik heb gevraagd of ze wel voldoende open naar alternatieven hebben gekeken? Als voorbeeld noemde ik bv de optie
  dat een onderzoeker zelf opdracht geeft / verzoekt aan de RvdK een rol te spelen met als doel maximale inzage
  mogelijk te maken.
  Volgens 512e hadden ze dat onderzocht als optie. 5.1.2.e reageerde door te zeggen dat dat een privaatrechtelijke
  overeenkomst zou zijn en dat dat idd wellicht te verkennen zou zijn.
  Zoiets herinner ik mij. Jij ook? Toch wel belangrijk voor The record’ denk ik.
   5.1.2.e
  Verstuurd vanaf mijn iPad
           Op 14jun. 2021 om 16:09 heeft            5.1.2.e                         < 5.1.2.6
                                                                                                            |@nationaalarchief.nl> het
           volgende geschreven:
           Gek, het lijkt om een mail te gaan als ik de tekst 5.1.2.            zo lees.
           Ik ben wel benieuwd naar zijn vraag aan de adviescie en hun reactie. Eigenlijk gaat dit in tegen wat wij hebben afgesproken in
           de laatste stuurgroep...
           Van: 5.1.2.                I
           Verzonden: maandag 14 juni 2021 14:25
           Aan: 512e                       I
           Onderwerp: Re: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
           zie geen mail, app of sms....
           Verstuurd vanaf mijn iPad
           Op 14 jun. 2021 om 14:23 heeft 512e                         < 5.1.2.                   @nationaalarchief.nl> het volgende
           geschreven:
                    Ik heb geen bericht gezien of telefoontje gehad. Ga even checken.
                   Verstuurd vanaf mijn iPad
                   Op 14 jun. 2021 om 13:24 heeft 512e                                <
                                                                                         5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
                   het volgende geschreven:
                           Hoi 512 e     I
                           Zie onderstaand de mailwisseling tussen 512e             en mij.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 107 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 108 ======================================================================

<pre>I 5.1.2.e         geeft oa aan dat jullie reeds contact hebben gehad over de adviescie. Wil je mij hier
ook van op de hoogte houden zodat ik in het contact met 5.1.2.                 en JenV op de hoogte ben
van de stand van zaken?
 Bedankt alvast!
Groeten, 5.1.2.
Van: 5.1.2.                    [512-                    @rvdk.nl]
Verzonden: maandag 14 juni 2021 12:55
Aan: 512e
                                     I
CC: 5.1.2.e                      I
Onderwerp: RE: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
 Dag 512e          I
 Ik zal het 512e         doorgeven.
Wat betreft het herschrijven - gebruik mij zoals afgesproken maar als contactpersoon
 Ik zorg dat eind deze week een versie bij jou ligt.
 Naast dat loopt ook -heb ik vorige week aan 512e                     laten weten, maar-excuus- niet
bij stilgestaan jou in de mailing mee te nemen: ik heb informeel contact gehad met de
voorzitter van de adviescie van JenV en het probleem uitgelegd. Zij heeft toegezegd dit
met de hoogleraren uit de commissie te delen, één ervan is 5.1.2.e                     die ook door
I 5.1.2. e     tijdens de stuurgroep werd genoemd. Ze komt voor de zomer hierop bij mij
terug.
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e
    5.1.2.e     I
   Raad voor de Kinderbescherming
   Landelijke Staforganisatie
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
  T : + 5.1.2.            I
  I 5.1.2.e       @rvdk.nl
  www.kinderbescherming.nl
Van: 512e                                    <5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>
Verzonden: maandag 14 juni 2021 12:12
Aan: 512e                          ' 5.1.2.e          @rvdk.nl>
Onderwerp: RE: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
 Hallo 512 =           I
 Bedankt voor je reactie op het verslag!
 In het verleden is contact geweest met 5.1.2.                     over de overbrenging van het papieren
archief. Ik vraag de Verwerver van het NA (512e                   ) om contact met haar op te nemen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 108 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 109 ======================================================================

<pre> Kun jij ervoor zorgen dat 5.1.2. (of één van haar collega's) voldoende tijd beschikbaar heeft voor
de schouw en het opstellen van een beslisdocument? In dit document wordt vastgelegd op
welke wijze de dossiers op termijn aan het NA overgebracht zullen worden.
 En nog een andere vraag aan jou: er is afgesproken dat de RvdK aan de slag gaat met het
herschrijven van de notitie tbv de juristen en hierover afstemt met het NA, Ben jij hiervoor de
contactpersoon of is dit 5.1.2.e ? En hebben jullie al een idee wanneer we hierover een overleg
kunnen inplannen?
Groeten,
  5.1: 2.e
Van: 5.1.2.                      [ 5.1.2.e                @rvdk.nl]
Verzonden: maandag 14 juni 2021 9:03
Aan: 5.1.2.                             I
Onderwerp: RE: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
 Dank voor het verslag 512e                        Vraag: heb je iets van mij nodig t.b.v. bijvoorbeeld de
schouw, of heb je daarvoor lopende contacten bij de RvdK?
Groet,
I 5.1.2.e
                I
  Met vriendelijke groet,
   5.1.2.e
   5.1.2.e      I
  Raad voor de Kinderbescherming
  Landelijke Staforganisatie
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
  T : + 5-1-2 e            I
   5.1.2.e        @rvdk.nl
  www.kinderbescherming.nl
Van: 512e                                        5.1.2.e                @nationaalarchief.nl>
Verzonden: maandag 7 juni 2021 15:36
Aan: '512e            @minjenv.nl' <5.1.2.                 @minjenv.nl>; 512e                  I
 < 5.1.2.e                       @nationaalarchief.nl>; 512e                        5.1.2.e      @rvdk.nl>
CC: 5.1.2.            II 5.1.2.e
                                           I < 5.1.2.e
                                                         @minjenv.nl>; 512e                    I
< 5.1.2.e                     @rvdk.nl>
Onderwerp: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
 Beste allemaal,
 Bijgevoegd het concept-verslag van de stuurgroep. Het verslag is afgestemd met 5.1.2.                 I
Graag ontvang ik eventuele op- of aanmerkingen per mail zodat ik het verslag kan aanpassen
waarna jullie de definitieve versie zullen ontvangen.
 Ik zal ons secretariaat verzoeken om voor over een maand een volgende stuurgroep te plannen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 109 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 110 ======================================================================

<pre>Met vriendelijke groet,
 5.1.2.’.e            I
 5.1.2.’.e       I
Nationaal Archief
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M 5.1.2.e          I
e-mail: 5.i.2.e                @nationaalarchief.nl
Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
 <image001.jpg>
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk
aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het
elektronisch verzenden van berichten.
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk
aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het
elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 110 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 111 ======================================================================

<pre>Docnr903
  From:                               5.1.2.e
  Sent:                            Tue, 15 Jun 2021 09:13:32 +0200
  To:                                5.1.2.e                             @rvdk.nl>
  Cc:                             ii 5.1.2.e          @minjenv.nl" <5126      @minjenv.nl>; " 5.1.2.e
  <5.1.2.6                      @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         Re: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Beste 5.1.2.e II 5.1.2.e         I
  Dank voor jullie reactie en bevestiging van onze afspraak in vorige stuurgroep.
  Je mail was in een aparte box gezet. Daarom idd gemist. Sorry!
  Groet,
   5.1.2.e
  Verstuurd vanaf mijn iPad
           Op 14 jun. 2021 om 17:29 heeft                     5.1.2.e              < 5.1.2.6
                                                                                                     @rvdk.nl> het volgende geschreven:
           Dag 512 e
                           I
           heb even in mijn archief gekeken. Ik heb jou gemaild afgelopen woensdag om 12.01 uur. Het klopt dat we hebben
           afgesproken geen second opinion bij de commissie te vragen, gezien de doorlooptijd die dat zou vragen. Wel heb
           ik informeel met de voorzitter gebeld, zie de mail die je nu net ook van 5.1 2. hebt gekregen.
           Groet, 5.1.2.6
                                I
             Met vriendelijke groet,
            I 5.1.2.e
                                           I
              5.1.2.e
                         I
             Raad voor de Kinderbescherming
             Landelijke Staforganisatie
            Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
            T : + 5i.2.e                     I
            I 5.1.2.e      @ rvdk.nl
            www.kinderbescherming.nl
           Van: 5i2e                             < 5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>
           Verzonden: maandag 14 juni 2021 17:25
           Aan: 5.1.2.                         < 52*         @rvdk.nl>
           CC: 512.          @minjenv.nl; 5.12 e                          <5.1.2.6                      @nationaalarchief.nl>
           Onderwerp: Re: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
            5.1.2.e
                              I
           Ik reageer even op onderstaande mailwisseling met 5.1.2.                          nav het stuurgroepverslag.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 111 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 112 ======================================================================

<pre>Ik kan geen mail van jou vinden over raadpleging van de adviescommissie van JenV. Heb ik een bericht gemist?
Ik meen dat we juist in de stuurgroep afgesproken nu niet terug te gaan naar de commissie.
Ik heb 5126                   wel genoemd, maar alleen uit hoofde van zijn functie bij de landsadvocaat. De
landsadvocaat zouden we op dit moment (nog) niet inschakelen.
Groet,
 5.1.2.e  I
Verstuurd vanaf mijn iPad
         Van: 5 2e                                         @rvdk.nl]
         Verzonden: maandag 14 juni 2021 12:55
         Aan: 5 2e                        I
         CC: = 2-                   ï
         Onderwerp: RE: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
          Dag 512e     I
          Ik zal het 512e  doorgeven.
         Wat betreft het herschrijven - gebruik mij zoals afgesproken maar als contactpersoon. Ik zorg dat
         eind deze week een versie bij jou ligt.
          Naast dat loopt ook -heb ik vorige week aan 512e              laten weten, maar-excuus- niet bij stilgestaan
         jou in de mailing mee te nemen: ik heb informeel contact gehad met de voorzitter van de adviescie
         van JenV en het probleem uitgelegd. Zij heeft toegezegd dit met de hoogleraren uit de commissie te
         delen, één ervan is 512e           die ook door 512e       tijdens de stuurgroep werd genoemd. Ze komt
         voor de zomer hierop bij mij terug.
           Met vriendelijke groet,
           I5.1.2.e
                                I
           i5.1.2.e
                      I
           Raad voor de Kinderbescherming
           Landelijke Staforganisatie
           Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
           T : + 512=             I
            5.1.2.e      @rvdk.nl
           www.kinderbescherminq.nl
         Van: 512e                           5.1.2.e                @nationaalarchief.nl>
         Verzonden: maandag 14 juni 202112:12
         Aan: 5.1 2.                5.1.2.e          @rvdk.nl>
         Onderwerp: RE: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
</pre>

====================================================================== Einde pagina 112 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 113 ======================================================================

<pre> Hallo 512e
 Bedankt voor je reactie op het verslag!
 In het verleden is contact geweest met 512e                                 over de overbrenging van het
 papieren archief. Ik vraag de Verwerver van het NA ( 5.1.2.e                            ) om contact met haar
op te nemen.
 Kun jij ervoor zorgen dat 5.1.2.e (of één van haar collega’s) voldoende tijd beschikbaar
 heeft voor de schouw en het opstellen van een beslisdocument? In dit document wordt
vastgelegd op welke wijze de dossiers op termijn aan het NA overgebracht zullen
worden.
 En nog een andere vraag aan jou: er is afgesproken dat de RvdK aan de slag gaat met
 het herschrijven van de notitie tbv de juristen en hierover afstemt met het NA. Ben jij
 hiervoor de contactpersoon of is dit 512e                    ? En hebben jullie al een idee wanneer we
 hierover een overleg kunnen inplannen?
Groeten,
  5.1.2.e
Van: 5 2e                                             @rvdk.nl]
Verzonden: maandag 14 juni 2021 9:03
Aan: 5 2e                           I
Onderwerp: RE: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
 Dank voor het verslag 512e               Vraag: heb je iets van mij nodig t.b.v. bijvoorbeeld de schouw, of heb
je daarvoor lopende contacten bij de RvdK?
Groet,
I 5.1.2.e
                   1
   Met vriendelijke groet,
  I 5.1.2.e
                              I
  I5.1.2.e           I
   Raad voor de Kinderbescherming
   Landelijke Staforganisatie
  Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
  T : + 5.1.2.                  I
    5.1.2.e            @rvdk.nl
  www.kinderbescherminq.nl
Van: 5.1 2.                           < 512 e                   @nationaalarchief.nl>
Verzonden: maandag 7 juni 2021 15:36
Aan: '512e              @minjenv.nl' <5.1.2.      @minjenv.ni>; 512e                  I
< 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>; 512e                   5.1.2.e      @rvdk.nl>
CC:        5.1.2.e
                                  I < 5.1.2.e
                                               @  minjenv.nl  >; 5.1.2.e                 5.1.2.e
                                                                                                        @rvdk.nl>
Onderwerp: 20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
 Beste allemaal,
</pre>

====================================================================== Einde pagina 113 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 114 ======================================================================

<pre>          Bijgevoegd het concept-verslag van de stuurgroep. Het verslag is afgestemd met 512e                                                      I
          Graag ontvang ik eventuele op- of aanmerkingen per mail zodat ik het verslag kan
          aanpassen waarna jullie de definitieve versie zullen ontvangen.
          Ik zal ons secretariaat verzoeken om voor over een maand een volgende stuurgroep te
          plannen.
          Met vriendelijke groet,
           5.1.2.e                     I
           5.1.2.e
                              I
          Nationaal Archief
          Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
          Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
          Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
          M 5.1.2.e             I
          e-mail: 512e                           ©nationaalarchief.nl
          Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
          Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 |
          info@nationaalarchief.nl
          <image001.jpg>
          Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is
          toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
          De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het
          elektronisch verzenden van berichten.
          Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is
          toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
          De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het
          elektronisch verzenden van berichten.
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u
verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden
van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 114 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 115 ======================================================================

<pre>Docnr904
   From:                               5.1.2.e
  Sent:                              Wed, 16 Jun 2021 15:25:13 +0200
  To:                                  5.1.2.e                       "< 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           FW: adoptie
  Van: 5.1.2.                                                 @rvdk.nl]
  Verzonden: woensdag 9 juni 2021 12:01
  Aan: 5 2e                              5.1.2.e
  Onderwerp: adoptie
  l 5.1.2.e
  Zoals wij maandagmidddag bespraken, 512e heb ik informeel contact opgenomen met 512e                                                               5125 5.1.2.e     van de
  wetenschappelijke commissie die het advies heeft opgesteld. Zij gaf aan dat in de commissie geen discussie is geweest over de
  juridische houdbaarheid van het advies. Ook vanuit twee ter zake zeer deskundige hoogleraren in de commissie niet,
  waaronder 512e                                 (@5.1.2.e    jij noemde hem als landsadvocaat, maar hij zit ook in de commissie). 512e                               kan zich
  dus niet voorstellen dat het niet oplosbaar is. Zij heeft toegezegd dit mee te nemen naar haar commissieleden en voor de
  zomer ofwel vanuit de commissie te reageren dan wel dat we iets ilateraals opzetten met een of meer commissieleden. Mij
  dunkt is dit een kansrijke stap.
  Groet,
  I 5.1.2.e
                I
     Met vriendelijke groet,
      5.1.2.e
                                I
    I 5.1.2.e
                  I
     Raad voor de Kinderbescherming
     Landelijke Staforganisatie
    Turfmarkt 147 | 2511 DP | Den Haag
    T : + 512=                    I
    I 5.1.2.e        @ rvdk.nl
    www.kinderbescherming.nl
   Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
   De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 115 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 116 ======================================================================

<pre>Docnr905
  From:                               5.1.2.e                      " <5.1.2.e
                                                                                            @rvdk.nl>
  Sent:                             Fri, 18 Jun 2021 13:07:34 +0200
  To:                                 5.1.2.e                       " <5.1.2.e
                                                                                                  @nationaalarchief.nl>;               512e       @minjenv.nl
  < 5.1.2.e     @minjenv.nl>
  Cc:                                5.1.2.e                                   @rvdk.nl>
  Subject:                          Notitie Stuurgroep juni
  Attachments:                      Notitie Stuurgroep juni.docx
  Categories:                       Team
  Beste 512 e        en 5.1.2.
  Hierbij de opzet voor de vraagstelling. Graag jullie review.
   Met vriendelijke groet,
   5.1.2. e                    I
   5.1.2.e
   5.1.2.e      5.1.2.e                    ARC
   Werkdagen maandag tot en met donderdag
   Raad voor de Kinderbescherming
   Landelijke staforganisatie
   Turfmarkt 1471 2511 DP | Den Haag
   T : + 5.1.2e            I
   M : 512e                I
   5.1.2.e               @rvdk.nl
   www.kinderbescherming.nl
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 116 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 117 ======================================================================

<pre>Docnr908
  From:                      5.1.2.e
                                                    I
  Sent:                     Mon, 21 Jun 2021 14:44:56 +0200
  To:                        5.1.2.e                             @nationaalarchief.nl)
  < 5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>; 5.1.2.e           5.1.2.e    @ rvdk.nl >; 5.1.2.e @minjenv.nl
  < 5.1.2.e   @minjenv.nl>; "512e                   "< 5.1.2.e        @rvdk.nl>
  Subject:                  20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Attachments:              20210603 Verslag stuurgroep adoptiedossiers.docx
  Beste allemaal,
  Bijgevoegd het aangepaste verslag van de stuurgroep. Eventuele wijzigingen of aanvullingen zal ik nog
  verwerken waarna we het verslag op de volgende stuurgroep kunnen vaststellen.
  De volgende stuurgroep staat nog niet gepland. Ons secretariaat is nog op zoek naar een datum waarop
  iedereen beschikbaar is.
  Groeten,
   5.1.2.e
            I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 117 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 118 ======================================================================

<pre>Docnr909
  From:                              5.1.2.e
                                                                    I
  Sent:                            Tue, 22 Jun 2021 14:50:27 +0200
  To:                                5.1.2.e
                                                                  "<l 5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         FW: Adviesvraag van 512e                   J
   Hoi 512e       I
   n.a.v. jouw vraag aan 512e                                   heb ik contact gehad met 512e                     van de Directie Wetgeving en
  juridische zaken.
  Jurist 512e                                        is na 5 juli beschikbaar voor het vraagstuk over de grondslag. Eerder bleek hij al
   betrokken te zijn geweest bij dit dossier dus dat is mooi.
   Het secretariaat heeft vanochtend de volgende stuurgroep gepland op 13 juli.
  Groeten,
   5.1.2.e
                I
  Van: 5.1.2.               I
  Verzonden: dinsdag 22 juni 2021 13:34
  Aan: 5 2e                             l
  CC: 5
  Onderwerp: RE: Adviesvraag van 512e                         I
   Beste 512e         I
   Lijkt mij het handigste als je 512e                       zelf benadert na zijn vakantie.
   Hartelijke groet,
   5.1.2.e
  Van: 5.1 2.                             <
                                             5.1.2.e                       @nationaalarchief.nl>
  Verzonden: dinsdag 22 juni 2021 11:46
  Aan: 5.1 2.                 < 5.1.2.e                     @minocw.nl>
  Onderwerp: RE: Adviesvraag van 512e
   Beste 512e             I
   Bedankt voor je snelle reactie. Goed om te horen dat zowel 512e                               als 5126      al eerder bij dit vraagstuk
   betrokken waren.
  Wij werken momenteel aan de vraagstelling samen met JenV en de Raad voor de Kinderbescherming. Het is dus
  geen probleem om tot na 5 juli te wachten.
   Kan ik tegen die tijd direct met 512e                         contact opnemen of zal ik de vraagstelling aan jou mailen?
  Hartelijke groet,
   5.1.2.e
                            I
   5.1.2.e
                    I
  Nationaal Archief
  Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M     5.1.2.e         I
  e-mail: 512e                            l@nationaalarchief.nl
  Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 118 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 119 ======================================================================

<pre>Van: 5.1.2.                I
Verzonden: dinsdag 22 juni 2021 10:56
Aan: 5 2e                             I
Onderwerp: Adviesvraag van 5.1.2.e I
 Beste 512e I
 Ik kreeg 512e              jullie adviesvraag toegestuurd. Ik begreep dat 512e                                                 en 5.1.2.              hier
 eerder bij betrokken zijn geweest. 512e                       is inmiddels programmaleider Informatievoorziening van OCW open en
 druk bezig met alle acties die daarvoor noodzakelijk zijn en dus niet beschikbaar. 5.1.2.                                      is net twee weken met
 vakantie. Kan de vraag wachten tot 5 juli? Dan is 512e                           er namelijk weer. In een uiterst geval kan ik nog
 iemand anders vragen, maar die zit niet in de casus.
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e
I 5.1.2.e                ACW
I 5.1.2.e                    | Directie Wetgeving en Juridische Zaken | Afdeling Advies Cultuur en Wetenschap | Ministerie van OCW| Postbus 16375 | 2500 BJ
 Den Haag | tel.: 5.1.2.       I
secretariaat: dienstpostbus WJZ projectsecretariaat | 5.1.2 e       I
                                   " < 5.1.2.e
Van:" 5.1.2.                                                  @nationaalarchief.nl>
 Datum: 21 juni 2021 om 16:28:08 CEST
Aan:" 5.1 -2e                 < 5.1.2.e        @minocw.nl>
 Kopie:"512.                     I  <  5.1.2.e   @minocw.nl>," 5.1.2.e                             < 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>,
   I 5.1.2.e                        < 5.1.2.e     @minocw.nl>
 Onderwerp: Advies
 Beste 512=    I
 Op verzoek van het Min VenJ zou ik je willen vragen of er vanuit OCW / WJZ een jurist kan meedenken. Ik schets in vogelvlucht
 de casus:
 De Raad voor de Kinderbescherming dient adoptiedossiers 1945 -1995 over te brengen naar het NA. Na overbrenging wordt
 het NA verantwoordelijk voor inzage en inzagebeleid. De RvdK wil een bemiddelende rol blijven spelen bij inzage in die dossiers.
 Het NA en de RvdK hebben hier langdurige discussie over gevoerd. Om uit een impasse te komen heeft MinVenJ haar eigen
Adviescommissie Informatie gevraagd om advies. Het NA heeft IOE om een beoordeling gevraagd.
 Beide adviezen zijn in 2020 uitgebracht.
 Op basis daarvan zijn de RvdK, MinJenV en en NA het volgende overeengekomen :
 - de dossiers gaan worden overgebracht,
 - de RvdL zal een rol vervullen als adviseur en bemiddelaar bij inzageverzoeken.
 Nu blijkt dat de RvdK na overbrenging geen juridische grondslag vindt voor die rol. M.n. vanwege AVG beperking mbt
verwerkingsgrond.
 Beide partijen willen wel deze werkwijze gaan toepassen want:
 - die levert voor belanghebbenden(vaak geadopteerde kinderen die afstammingsonderzoek doen) waarschijnlijk de meeste
 informatie op,
 - de RvdK is beter in staat die rol te vervullen dan het NA.
 Er is een stuurgroep die dit behandelt, bestaand uit 512e 512e BV RvdK (512e                                ), si ' 512e Informatievoorzieningen Inkoop
van JenV (512e                 ) en ondergetekende. De stuurgroep zoekt juridisch advies over de stappen die nodig zijn om de
 beoogde handelswijze mogelijk te maken.
 Op dit moment wordt vanuit de stuurgroep een vraagstelling geformuleerd. Zou een jurist uit jou team willen meedenken met
 een team vanuit MinJenV?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 119 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 120 ======================================================================

<pre> Hoor het graag. Voor verdere of meer gedetailleerde informatie kan contact worden opgenomen met onze 512e
                      6I2. 5.1.2.e
                                                                                                           I
voor MinVenJ 5.1.2.e                  (zie boven). Uiteraard kun je mij ook bellen als je wilt/
 Dank voor je aandacht alvast en ik hoor het graag,
Groet,
I 5.1.2.e
                    I
  512e    5.1.2.e
                    I
  5.1.2.e
                  I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 120 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 121 ======================================================================

<pre>Doen r910
   From:                               5.1.2.e
  Sent:                              Tue, 22 Jun 2021 16:57:00 +0200
  To:                                   5.1.2.e         5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>
  Subject:                           FW: Gesprek met archivaris en raadsonderzoeker RvdK
   Hi 512 e
                     I
  Onderstaand vind je een overzicht van mijn aantekeningen van het gesprek met 512e 5.1.2.e                                      en één van de
   raadsonderzoekers. Het is ter kennisname, maar dat gesprek gaf mij toen veel inzicht in de complexiteit van het
   materiaal. 5.1.2.e haakte toen aan, omdat ze graag wilde kennismaken met 512e I
  Groet,
  I 5.1.2.e
               I
  Van: 5 2e                    I
  Verzonden: donderdag 25 februari 2021 8:11
  Aan: 5 2e                      ; 5.1.2.e                       ; 5.1.2.e           ; 5.1.2.e
                                                                                                 I
  Onderwerp: RE: Gesprek met archivaris en raadsonderzoeker RvdK
  Goedemorgen allen,
   Ik was inderdaad bij het overleg en heb er nog steeds een beetje buikpijn van ©.
  Aanvullend op 512e                        Klopt. Ik heb 512e              bevindingen een beetje aangevuld. Mijn indruk is dat als er
  overeenstemming over de raadpleging na overbrenging is, de overbrenging niet 123 gerealiseerd is. Zo moet er
  waarschijnlijk wel nog materiele bewerking plaatsvinden.
   Is al bepaald wanneer de openbaarheidbeperking zal vervallen? Geboortejaar kind +100? Dat zou betekenen dat
  er al openbare dossiers in het bestand zitten.
  Groet,
  I 5.1.2.e
             I
  Van: 5 2e                   I
  Verzonden: woensdag 24 februari 2021 16:09
  Aan: 5 2e                      ; 5.1.2.e                       ; 5.1.2.e
  CC: 6 1,1.2.              I
  Onderwerp: Gesprek met archivaris en raadsonderzoeker RvdK
  I 5.1.2.e                         en 512e     I
   Ik heb zojuist gesproken met 512e                     5.1.2.e           ) en 512e                 ( 5.1.2.e
                                                                                                                         locatie Arnhem). 512e I
   haakte ook aan bij het gesprek in het kader van kennismaking voor het toekomstige verwervingstraject.
   Het was echt een ontzettend nuttig en informatief gesprek. 512e                                 verricht als raadsonderzoeker onderzoek
   naar afstammingsvragen voor zowel geadopteerde kinderen als voor de biologische ouder die andersom meer
  over het kind te weten wil komen. Voor de werksessie van 4 maart sluit ook een raadsonderzoeker aan.
  Toegang tot de dossiers
   De adoptiedossiers zijn nu allemaal bij Doc-Direkt. Deze dossiers zijn bewerkt in het kader van materiële
  verzorging (dus verwijderen nietjes, paperclips, verpakken zuurvrije omslagen). Bij de bewerking is geen
   informatie uit dossier verwijderd, dus alles wordt bewaard. De dossiers zijn toegankelijk met behulp van een
   inventaris én een Excelbestand.
            - In de inventaris zijn de dossiers beschreven op dossiernummer.
            - Je komt achter het dossiernummer via het Excelbestand. In het Excelbestand (nu nog bij Doc-Direkt) zijn
                 filters gemaakt op: naam kind, geboortedatum kind naam biologische ouder, namen adoptieouders,
                 eventueel land van herkomst, dossiernummer. Je kan dus op verschillende manieren zoeken. > de
                 dossiers staan dus niet op naam van één persoon.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 121 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 122 ======================================================================

<pre>           De dossiers gaan over de periode circa 19-40-/#-2005. 1910-1970. Op latere blokken zijn we niet nader
            ingegaan.
           Er zijn meerdere inventarissen. Dit heeft te maken met de verschillende locaties die de Raad vroeger had
            (meer dan 8) en nu zijn er 4 locaties.
           Het bestand omvat kinddossiers (adoptiedossiers), gezinsdossiers en afstandsdossiers. In de toegang is
            niet te onderscheiden wat voor soort dossier het betreft.
           Eén kind kan meerdere dossiers hebben. Er zijn aparte dossiers over de adoptie en over de 'afstand' door
            de biologische moeder. Soms zijn er zelfs meer dan 2 dossiers. Dit is terug te vinden via het
            Excelbestand waarin op naam van het kind gezocht kan worden.
                5.1.2.e stuurt voorbeelden door van het Excelbestand en een inventaris.
 Huidig proces RvdK
I 5.1.2.e vertelde ook over hoe een inzageproces nu verloopt. De Raad kijkt in hun interne systeem naar
dossiernummer van het kind, zodat zij dit op kunnen vragen bij Doc-Direkt. Afhankelijk van de woonplaats van
de aanvrager (geadopteerde) wordt het originele dossier van Doc-Direkt naar één van de vier locaties verstuurd.
 De raadsonderzoeker vraagt zowel toestemming aan de biologische ouder(s) als aan de adoptieouders.
 In gesprek met de aanvrager wordt wel eerst gevraagd of het kind al contact heeft met de biologische ouder(s).
 In dit geval wordt er geen officiële toestemming gevraagd (via het register), maar vraagt de raadsonderzoeker
de aanvrager de biologische ouder een e-mail te laten sturen (geen officiële machtiging dus). Alle ouders
 betrokkenen moeten dus toestemming geven alvorens wordt overgegaan op welke informatie de aanvrager wel
of niet mag inzien. Soms heeft de aanvrager geen contact meer met de adoptieouders en mag de aanvrager niet
alle informatie over hen inzien (denk aan de screening die vooraf werd gedaan).
            Het komt voor dat de biologische moeder eerst zelf inzage wilt in het dossier, voordat het kind het dossier
 mag inzien. Afhankelijk van de vraag van het adoptiekind wordt het dossier voorbereid op inzage. Wat het kind
 mag inzien is afhankelijk van de toestemming van de biologische en adoptieouders. De gegevens van eventuele
 broers / zussen worden niet ter inzage gegeven. De situatie, vraag en relatie tussen betrokkenen wordt
 meegenomen in de afweging welke informatie overhandigd wordt.
 De Raad geeft op verzoek kopieën van die delen van het dossier dat de verzoeker in wil zien mee. 'Emotioneel
waardevollen' documenten of objecten, zoals een geboortekaartje, wordt soms in origineel meegegeven aan de
aanvrager. De Raad maakt dan een kopie voor het originele dossier.
Vom en nhoud van de dossiers
           Dossiers zijn materieel bewerkt. Voorzien van een zuurvrije omslag en ontdaan van ijzer. Het is
            onduidelijk of het NA betrokken was bij deze materiele bewerking (gezien dossiers objecten bevatten)._
           De inhoud van de dossiers stopt vaak bij de afronding van één adoptiekind. Voor een eventueel tweede
            adoptiekind is dat een ander dossier aangemaakt. Dit is niet altijd zo. In sommige dossiers zijn meerdere
            adopties terug te vinden. Dit heeft te maken met de verschillende werkwijze van de Raden door de jaren
            heen.
           In de dossiers kome pré-brieven van overige betrokkenen voor, bijvoorbeeld van buren die als getuigen
            zijn gevraagd voor de screening van de adoptieouders. Dit soort namen van derden wordeN niet per se
            gelakt, tenzij er sprake is van een conflict in welke vorm dan ook. > of er sprake is van conflicten
            achterhaalt de raadsonderzoeker door telefoongesprekken met de geadopteerde.
           In de dossiers zitten persoonlijke documenten, zoals een origineel geboortekaartje of originele foto's. >
            de aanvrager ontvangt dit originele document en een kopie daarvan wordt terug in het dossier
            gestopt.
           In de dossiers kunnen ook verzegelde enveloppen voorkomen. Hierin zit een brief van de biologische
            moeder aan haar kind voor in de toekomst. Deze enveloppen worden niet door de raadsonderzoeker
            geopend maar dit wordt bewaard voor de geadopteerde. Mechten-de-dessiers-gedigitaliseerd-werden-dan
            zeu-diteen-prebleem-kuAnen-zijA. Dit is een aandachtspunt voor eventuele digitalisering en
            dienstverlening.
           In dossiers kunnen verder foto's, lokjes haar, sieraden voorkomen. 512e neemt dit mee voor de
            toekomstige overbrenging. Het is de bedoeling dat dit in het dossier bewaard wordt. Het betekent
            mogelijk wel een nadere materiele bewerking.
 Begeleiding
         - De term "verkrachting" is iets waarin het begeleidingstraject veel aandacht wordt besteed. 512e      legde
            uit dat met name ongehuwde (vaak minderjarige) moeders vroeger thuis vertelde dat ze verkracht
            waren, omdat ze niet eerlijk konden toegeven dat ze uit vrije wil seks hadden gehad. Het is erg gevoelig
            en heftig voor een kind om te lezen dat er sprake was van verkrachting en dit is dus iets waarin tijdens
            de begeleiding de nodige context wordt gegeven.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 122 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 123 ======================================================================

<pre>Al met al was het een goed gesprek. In dit gesprek merkte ik wel meer wantrouwen over dit project. Een
 raadsonderzoeker staat gewoon veel dichter bij het inzageverzoek dan de andere projectieden die we tot nu toe
gesproken hebben.
 @ 5.1.2.e     als je het goed vindt (en uitkomt) bel ik jou morgen nog even over wat ik nu verder kan uitwerken
voor volgende week.
 Met vriendelijke groet,
  5.1.2.e         I
I 5.1.2.e
                               I
 Nationaal Archief
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M      5 12 e        I
 E    5.1.2.e        @nationaalarchief.nl
Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
 in Linkedin
  @ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 123 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 124 ======================================================================

<pre>Docnr911
  From:               5.1.2.e
                                            I
  Sent:              Fri, 25 Jun 2021 09:17:03 +0200
  To:                 5.1.2.e             "< 5.1.2.e       @nationaalarchief.nl>
  Subject:           20210618 Notitie Stuurgroep juni.docx
  Attachments:       20210618 Notitie Stuurgroep juni.docx
  Hoi 512e    I
  Om 10.30 bespreken we de notitie van de RvdK. Hierbij alvast de notitie met daarop mijn aantekeningen.
  Tot straks!
   5.1.2.e
           I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 124 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 125 ======================================================================

<pre>Doen r914
  From:                        5.1.2.e
  Sent:                       Tue, 29 Jun 2021 17:37:47 +0200
  To:                          5.1.2.e                " <5.1.2.e
                                                                      @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    RE: Reactie op notitie RvdK
  Categories:                 Team
  Heel goed 5126          Heb paar dingen toegevoegd en een woord veranderd: beoogt ipv zal uitvoeren. Is tenslotte
  hun keus om het zo te doen. Eens?
  Wil jij het zo aan 5126           en de stuurgroepleden mailen?
  | 5.1.2.e
            I
  Van: 5 2e                       ]
  Verzonden: dinsdag 29 juni 2021 15:25
  Aan: 5 2e                 I
  Onderwerp: Reactie op notitie RvdK
  Beste 512e        I
  Bedankt voor het toesturen van de notitie. Ik sluit mij bij 512e        aan dat de notitie op een aantal punten
  inhoudelijk niet helemaal klopt.
  Aanvullend hierop wil ik je vragen de notitie op onderstaande onderdelen verder aan te scherpen.
  In de stuurgroep van 4 juni is afgesproken dat de vraagstelling aansprekend zal zijn en erop gericht moet zijn
  om de beoogde werkwijze mogelijk te maken. De formulering van de vragen zou daarom nog scherper kunnen.
  Daarnaast mis ik in deze notitie een duidelijke beschrijving van het werkproces waarover advies wordt gevraagd.
  M.i. zou deze notitie een duidelijke beschrijving en motivatie moeten bevatten van het werkproces dat de Raad
  beoogt uit te voeren nadat een inzageverzoek in behandeling is genomen incl. de toelichting waarom er voor het
  uitvoeren van dit werkproces nog geen grondslag is gevonden. Enkel de verwijzing naar de vastgestelde
  beleidsnotitie is onvoldoende. Het lijkt mij nuttig de juristen te vragen of zij alternatieve handelswijzen of
  werkprocessen kunnen aanraden waarvoor wel een grondslag aanwezig zou zijn.
  Ook mis ik een duidelijke deadline voor de beantwoording van de vragen. Mijn voorstel is om uiterlijk op 1
  september een antwoord te hebben van de juristen.
  Misschien ten overvloede: de juristen zullen mogelijk verdiepende vragen willen stellen. Daartoe is het nuttig
  contactpersonen te noemen.
  Ten slotte wil ik alvast doorgeven dat 512e                      ( 512e  5.1.2.e
                                                                                            ) vanuit OCW deze zomer
  beschikbaar is voor de beantwoording van de adviesvraag.
  Groeten,
  I 5.1.2.e
            I
  Met vriendelijke groet.
    5.1.2.e
                          I
    5.1.2.e
                  I
  Nationaal Archief
  Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
</pre>

====================================================================== Einde pagina 125 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 126 ======================================================================

<pre>Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
M 5.1.2.e       I
e-mail: 512e                   @nationaa larchief.nl
Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 126 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 127 ======================================================================

<pre>Doen r915
   From:                         5.1.2.e
                                                        I
  Sent:                       Wed, 30 Jun 2021 10:35:18 +0200
  To:                             5.1.2.e           "• < 5.1.2.e
                                                                  @minjenv.nl>; "     5.1.2.e
                                                                                                         "< 5.1.2.e       @rvdk.nl>
  Cc:                           5.1.2.e            < 5.1.2.e     @rvdk.nl>; "5126
       5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    RE: Notitie Stuurgroep juni
   Beste 5126     I
   Bedankt voor het toesturen van de notitie. Ik sluit mij bij 512e                   aan dat de notitie op een aantal punten
   inhoudelijk niet helemaal klopt.
  Aanvullend hierop wil ik je vragen de notitie op onderstaande onderdelen verder aan te scherpen.
   In de stuurgroep van 4 juni is afgesproken dat de vraagstelling aansprekend zal zijn en erop gericht moet zijn
  om de beoogde werkwijze mogelijk te maken. De formulering van de vragen zou daarom nog scherper kunnen.
   Daarnaast mis ik in deze notitie een duidelijke beschrijving van het werkproces waarover advies wordt gevraagd.
   M.i. zou deze notitie een duidelijke beschrijving en motivatie moeten bevatten van het werkproces dat de Raad
   beoogt uit te voeren nadat een inzageverzoek in behandeling is genomen incl. de toelichting waarom er voor het
   uitvoeren van dit werkproces nog geen grondslag is gevonden. Enkel de verwijzing naar de vastgestelde
   beleidsnotitie is onvoldoende. Het lijkt mij nuttig de juristen te vragen of zij alternatieve handelswijzen of
  werkprocessen kunnen aanraden waarvoor wel een grondslag aanwezig zou zijn.
  Ook mis ik een duidelijke deadline voor de beantwoording van de vragen. Mijn voorstel is om uiterlijk op 1
  september een antwoord te hebben van de juristen.
   Misschien ten overvloede: de juristen zullen mogelijk verdiepende vragen willen stellen. Daartoe is het nuttig
  contactpersonen te noemen.
  Ten slotte wil ik alvast doorgeven dat 512e                                  ( 512e  5.1.2.e
                                                                                                        ) vanuit OCW deze zomer
   beschikbaar is voor de beantwoording van de adviesvraag.
  Groet,
  I 5.1.2.e
                I
  Van: 5.1.2.                                     @minjenv.nl]
  Verzonden: dinsdag 29 juni 2021 8:51
  Aan: '5 2e                            5.1.2.e
                                                              I
  CC: 6 1,1.2.             5.1.2.e
                                                I
  Onderwerp: RE: Notitie Stuurgroep juni
   Beste 512e     I
   Dank voor de notitie, bijgaand mijn commentaar. Ik vond punt 4 een stap achteruit, doordat de juristen en hun
   meningen op 1 hoop worden gegooid, terwijl we in deze situatie zitten omdat de juristen van mening verschillen
   En ook omdat een terugvaloptie als een alternatief nu al wordt gepresenteerd, terwijl we met het vaststellen van
  de selectielijst en de adviezen en het werk van deze Stuurgroep echt gaan voor de realisatie van de
  voorkeursoplossing.
   Ik heb als laatste punt toegevoegd hoe ik het traject met de commissie zie, wat mij betreft gaan we nu juristen
  selecteren parallel aan het traject met de commissie, zodat we het resultaat van de commissie laten toetsen
  door de juristen. Dat is een nieuw voorstel van mijn kant, hoor graag wat jullie daarvan vinden.
  Goed ook om hierover door te praten in de Stuurgroep.
   Met vriendelijke groet,
  I 5.1.2.e
              I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 127 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 128 ======================================================================

<pre>M      512 e
                             I
Van: 512e                                      < 5.1.2.e           @rvdk.nl>
Verzonden: vrijdag 18 juni 2021 13:08
Aan:' 5.1.2.e                                   ' < 5.1.2.e
                                                                         @nationaalarchief.nl>; 5.1.2.                           < 5.1.2.e
                                                                                                                                               @minjenv.nl>
CC: = 2 =                             5.1.2.e            @rvdk.nl>
Onderwerp: Notitie Stuurgroep juni
Beste 5126                  en 5.1.2.      I
Hierbij de opzet voor de vraagstelling. Graag jullie review.
 Met vriendelijke groet,
 I 5.1.2.e
                                             I
 I 5.1.2.e
                          I
   5.1.2.e           5.1.2.e
                                                            ARC
 Werkdagen maandag tot en met donderdag
 Raad voor de Kinderbescherming
 Landelijke staforganisatie
 Turfmarkt 147 2511 DP | Den Haag
 T        : + 5.1.2.                  I
  M        ; 5.1.2.e
                                      I
  5.1.2.e                      @rvdk.nl
 www.kinderbescherminq.nl
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
de afzender te melden en het bericht te verwijderen.
De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht
abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De
Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan
het elektronisch verzenden van berichten.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
This message may contain Information that is not intended for you. If you are not the addressee or if this message was
sent to you by mistake, you are requested to inform the sender and delete the message. The State accepts no liability
for damage of any kind resulting firom the risks inherent in the electronic transmission of messages.
Ministry of Justice and Security
</pre>

====================================================================== Einde pagina 128 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 129 ======================================================================

<pre>Doen r916
  From:                        5.1.2.e
  Sent:                       Thu, 1 Jul 2021 12:36:30 +0200
                                                     " <5.1.2.e
  To:                          5.1.2.e                                       @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    RE: Overbrenging adoptiedossiers
  Hoi 512e    I
  We kunnen zeker de RHCs nog een reminder sturen of een belronde doen. Maar ik zou wel willen weten waarom er gewacht
  moet worden op hun instemming met de schouw en andere voorbereidingen.
  Lijkt me goed om even te bellen en daarna te overleggen met collectie hierover.
  Groet,
   5.1.2.e
  Verzonden vanuit Mail voor Windows 10
  Van: 5.1.2.                     ■
  Verzonden: donderdag 1 juli 2021 12:10
  Aan: 5.1 2.
  Onderwerp: Overbrenging adoptiedossiers
  Hoi 512e      I
  vanochtend heb ik overleg gehad met 512e         en 5.1.2. van Verwerving. Zij hebben intern gesproken over adoptiedossiers en
  gaven het volgende aan:
  Er kan wat de afd. Verwerving betreft niet gestart worden met (de voorbereidingen op) het overbrengingstraject voordat er een
  schriftelijk besluit is van het RHC Convent waarin staat dat er centraal overgebracht zal worden. De belangrijkste reden hiervoor
  is dat de bewerking waarschijnlijk veel geld en tijd gaat kosten voor de RvdK en Doc-Direkt waardoor zij er wel echt zeker van
  willen zijn dat er overgegaan kan worden tot centrale overbrenging.
  Begin mei hebben we het RHC-convent schriftelijk geïnformeerd over het voornemen om centraal over te brengen. In het
  Relatiebeheerdersoverleg is vervolgens wel aangegeven dat er nog een schriftelijke reactie zou komen (omdat RHCs het er niet
  mee eens waren) maar ik heb niks meer gehoord over die reactie.
  Het volgende RHC-convent is pas in het najaar, dat zou tot veel vertraging leiden. Kunnen wij de RHCs nog benaderen voor een
  schriftelijke reactie?
  Eventueel kunnen we morgenochtend nog even bellen. Ik ben vanmiddag afwezig.
  Groeten,
   5.1.2.e
           I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 129 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 130 ======================================================================

<pre>Doen r917
  From:                     5.1.2.e
                                                 I
  Sent:                    Fri,2Jul 2021 11:57:20 +0200
  To:                       5.1.2.e           "<   5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>; "512e
  <5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
  Subject:                Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
  Attachments:            Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
   Hallo 5126    en 5126            I
   Hierbij de concept-notitie met een aantal punten ter vaststelling op de stuurgroep van 13 juli. Het is nadrukkelijk
  een traject waarvoor de Raad voor de Kinderbescherming verantwoordelijk is, vandaar dat ik het beperkt heb tot
  een aantal punten ter vaststelling en er geen hele toelichting bij heb geschreven.
   5.1.2.e
              sluit aankomende maandag aan bij het annotatieoverleg zodat we het overbrengingstraject met elkaar
   kunnen doornemen.
  Groeten,
   5.1.2.e
           I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 130 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 131 ======================================================================

<pre>Doen r919
   From:                            5.1.2.e
  Sent:                            Fri,2Jul 2021 16:01:30 +0200
  To:                               5.1.2.e                 " <5.1.2.e
                                                                                   @nationaalarchief.nl>
  Subject:                         RE: Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
  Attachments:                     Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept-opmLB.docx
   Hoi 512.    I
  Goed geformuleerd op deze manier, zodat het duidelijk is dat de Raad de eigenaar van het proces is.
   Ik heb nog twee kleine opmerkingen toegevoegd.
   Fijn weekend alvast!
  Groeten,
    5.1.2.e
            I
  Van: 512e                             <5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>
  Verzonden: vrijdag 2 juli 2021 12:08
  Aan: 512e                5.1.2.e            @nationaalarchief.nl>; 512e          < 5.1.2.e       @nationaalarchief.nl>
  Onderwerp: Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
   Hoi 512.      en 512.
   N.a.v. ons overleg heb ik de notitie aangepast, zie bijlage. Ik beperk 'm bewust tot een korte notitie met een
  aantal punten ter vaststelling op de stuurgroep zodat wij geen eigenaar van dit proces worden.
  Ook heb ik 512e              gesproken. We zien de afstemming met de RHC's nu als eerste stap in het proces ter
  voorbereiding op de overbrenging.
  Volgende week maandag overleggen we verder over hoe we die stap verder kunnen formaliseren. 512e                       heeft
  gevraagd of512e                    hier ook bij kan aansluiten.
   Mogelijk dat    5.1.2.e
                                     vandaag dus nog even bij jullie op de lijn komt.
   @ 512 e
              een hele fijne vakantie gewenst!
  Groeten,
  I 5.1.2.e
</pre>

====================================================================== Einde pagina 131 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 132 ======================================================================

<pre>Docnr921
  From:                        5.1.2.e
                                                      I
  Sent:                       Tue, 6 Jul 2021 11:50:15 +0200
  To:                           5.1.2.e   @minjenv.nl" <51 2 e   @minjenv.nl>; "512e             " < 5.1.2.e
                                                                                                             @rvdk.nl>;
      5.1.2.e              " < 5.1.2.S
                                                  @rvdk.nl>
  Cc:                          5.1.2.e               < 5.1.2.e         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
  Attachments:                Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
   Beste allemaal,
  Volgende week dinsdag is de stuurgroep. Uiterlijk aanstaande vrijdag wil ik de agenda en stukken aan iedereen
  sturen.
   @5i2e        of 5.1.2.e     ik stem de agenda graag met één van jullie af. Donderdag heb ik tijd om hierover te
   bellen.
   Hierbij stuur ik jullie alvast een korte notitie toe die het NA heeft voorbereid. Deze notitie markeert de afspraak
  om het overbrengingstraject met elkaar op te starten.
  Voor vragen of opmerkingen ben ik donderdag weer bereikbaar.
   Hartelijke groet,
   5.1.2.e
                            I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 132 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 133 ======================================================================

<pre>Docnr923
   From:                              5.1.2.e                      " <5.1.2.e
                                                                                            @rvdk.nl>
  Sent:                             Fri, 9Jul 202109:25:55 +0200
  To:                                 5.1.2.e                       " <5.1.2.                     @nationaalarchief.nl>
  Subject:                          memo SG juli 2021
  Attachments:                      memo SG juli 2021.docx
  Hoi 512 e
  Ik ging na ons telefoongesprekgesprek direct een overleg in, excuus voor de vertraging.
  Groet 512e
  Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd, indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan
  de afzender te meiden en het bericht te verwijderen.
  De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 133 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 134 ======================================================================

<pre>Docnr924
                                                         gi     Ministerie van Justitie en Veiligheid
         Stuurgroepleden Overbrenging ASAA dossiers                                              Datum
                                                                                                 7 juli 2021
         memo                    Juridische vraagstelling werkproces inzage beleid
                Aanleiding
                In het project dat NA, JenV en RvdK de afgelopen maanden hebben
                gelopen is overeenstemming bereikt over het gewenste werkproces m.b.t.
                de overdracht van adoptiedossiers naar het NA en in het bijzonder het
                inzageproces dat gehanteerd wordt. Dit proces volgt de adviezen van de
                onderzoeksrapporten van de Erfgoedinspectie en van de onafhankelijke
                wetenschappelijke adviescommissie informatiehuishouding van JenV.
                Werkproces
                Het inzage beleid is een politiek gevoelig onderwerp. Zo zal naar
                aanleiding van rapport Joustra een landelijk expertisecentrum worden
                opgericht om geadopteerden zo goed mogelijk te kunnen begeleiden in
                hun zoektocht naar, en vragen over hun afstamming.
                De waarde van het inzageproces zoals door het NA en de RvdK
                beschreven, is dat het iemand die als kind is afgestaan en geadopteerd,
                en die op zoek is naar informatie daarover, ruimere inzage geeft in het
                dossier dan via het normale inzageproces zoals dat nu loopt bij het NA.
                Het werkproces dat het NA en de RvdK hebben beschreven, bestaat
                hieruit dat :
                A De aanvraag/het verzoek tot inzage wordt gedaan bij het NA.
                B Het NA de aanvrager informeert dat de RvdK op verzoek van de
                aanvrager derden in het dossier benadert, en hun zienswijze vraagt ten
                aanzien van het verstrekken van bijzondere informatie over hun persoon.
                De RvdK maakt vervolgens een afweging tussen het recht op afstamming
                en het recht op privacy en adviseert het NA over hetgeen ingezien kan
                worden in het dossier.
                C Het NA beoordeelt het advies van de RvdK en verleent inzage. Indien
                aanvrager dat wenst, kan de RvdK daarbij aanwezig zijn.
                D Het NA is verantwoordelijk voor het besluit.
                De betrokkenheid van de RvdK in dit proces is geen verplichting. De
                aanvrager wordt hierover goed geïnformeerd. Indien de aanvrager geen
                betrokkenheid van de RvdK wenst, is hem/haar duidelijk dat er alleen
                recht is op inzage van feitelijke informatie over de afstamming.
                                                                                                 Pagina 1 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 134 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 135 ======================================================================

<pre> De ASAA dossiers zijn bij de RvdK als gezinsdossiers gevormd, zodat het
 dossier altijd persoonlijke informatie van meerdere personen bevat. In     Datum
                                                                            7 juli 2021
 ieder geval informatie over het kind, de biologische moeder en de
 adoptieouders en mogelijk ook over broers en zussen en andere familie.
 De dossiers bevatten soms ook medische gegevens, psychologische
 rapporten en heel gevoelige informatie over de biologische moeder en het
 kind. Het huidige werkproces bij de RvdK heeft tot doel om belangen van
 aanvrager en betrokkenen af te wegen conform het kader van de AVG.
 De RvdK neemt voordat inzage wordt verleend, contact op met de
 biologische moeder en geeft na toestemming de verzoeker inzage in
 (delen van) het dossier al naar gelang de toestemming van de moeder.
 Om tot een besluit te komen neemt de Raad soms meermaals contact op
 met betrokkenen in het dossier om hun zienswijze op de aanvraag te
 horen. De Raad weegt hierin afstammingsinformatie van verzoeker en
 privacybelangen van overige betrokkenen. Conform de AVG dient er een
 schriftelijk (awb) besluit te worden genomen waar betrokkenen indien
 gewenst rechtsmiddelen tegen kunnen aanwenden. Vaak blijkt dit echter
 niet nodig omdat de RvdK erin slaagt tot een besluit te komen over de
 inzage waar betrokkenen zich allemaal voldoende gehoord voelen en zich
 in het besluit kunnen vinden.
 De RvdK is op dit moment de verwerkingsverantwoordelijke voor de
 dossiers en de juridische grondslag voor het huidige werkproces is de
 AVG.
 Juridische grondslag
 Vervolgens is de vraag opgekomen wat de juridische grondslag is voor het
 nieuwe werkproces. De stuurgroep is van mening dat deze beschreven
 moet worden, of, wanneer deze mogelijk nu niet bestaat, helder moet
 worden welke aanpassingen aan wet- en regelgeving tot een grondslag
 zouden leiden. In afwachting van deze wijzigingen zou met een ontheffing
 al met het nieuwe gewenste proces gewerkt kunnen worden.
 Juristen van de RvdK zijn van mening dat er geen grondslag is voor dit
 werkproces nadat de dossiers zijn overgedragen naar het NA.
 Aanvankelijk zagen de juristen van het NA hetzelfde probleem.
In opdracht van de stuurgroep zijn Juristen van JenV geconsulteerd. Zij
hebben aangegeven dat er geen grondslag voor dit werkproces bestaat.
Zij adviseren een aanpassing te verzoeken aan de Archiefwet, of om de
primaire bewaartermijn bij de RvdK vast te stellen voor lange tijd. De kans
dat derden, die in het dossier voorkomen, dan nog in leven zijn en
geraadpleegd moeten worden is verwaarloosbaar.
De juristen van het NA hebben hier een andere zienswijze over. Vanuit
een artikel van de Archiefwet (art 15,lid 3) concluderen zij dat het NA een
voormalig zorgdrager kan horen.
Juristen van de RvdK zijn van mening dat de RvdK ook dan niet meer de
grondslag heeft om betrokkenen te benaderen en het werkproces uit te
kunnen voeren, en zien het advies t.a.v. het vaststellen van de primaire
termijn van de dossiers als een mogelijke oplossingsrichting.
                                                                            Pagina 2 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 135 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 136 ======================================================================

<pre>Op 4 juni heeft de stuurgroep uitgesproken dat zij de vraag zoals
hierboven beschreven wil uitzetten bij enkele, nader te bepalen juristen.     Datum
                                                                              7 juli 2021
 Hierbij kan gedacht worden aan beleids- of wetgevingsjuristen van JenV
en OCW, aan hoogleraren of aan de landsadvocaat.
 Parallel aan de voorbereiding van de vraag aan nader te selecteren
juristen heeft een informeel contact met de voorzitter van de commissie
IHH ertoe geleid dat ook zij zich buigen over de juridische grondslag.
 Hopelijk leidt dit tot een stellingname van de commissie op korte termijn,
die bij de vraag aan de juristen betrokken kan worden.
 Het NA heeft aangegeven dat vanuit OCW een jurist deze zomer
beschikbaar is voor de beantwoording van de adviesvraag.
 Onderzoeksvragen
 De concrete vraag die gesteld moet worden bestaat uit de volgende
 onderdelen.
     a. Is een juridische grondslag aanwezig voor dit werkproces, waarbij
          het NA de RvdK als voormalig zorgdrager kan horen, en waarbij
          de RvdK kan adviseren op basis van te raadplegen derden in
          individuele dossiers?
      b. Zo deze grondslag niet bestaat,
                  i indien a geen optie is, welke wijzigingen aan wet- en
            regelgeving zouden nodig zijn om een grondslag te creëren?
                  II Hoe kan een ontheffing verkregen worden om alvast
            volgens het gewenste proces te gaan werken?
                iii Wat zijn de politiek-bestuurlijke risico's wanneer in een
            periode, totdat die wijzigingen in wet- en regelgeving
            gerealiseerd zijn, al wel volgens het werkproces gewerkt wordt?
            Hoe kunnen die risico's worden verkleind door middel van een
            ontheffing en andere mogelijke aanvullende maatregelen?
               iiii Is het werkproces ook anders in te richten, waarbij het
            uitgangspunt blijft dat derden betrokken moeten worden om een
            advies te kunnen geven ten aanzien van de inzage?
 De stuurgroep heeft op 4 juni besloten dat in afwachting
 van het juridisch onderzoek de RvdK en NA starten met de
 voorbereidingen op de overbrenging. Zo kan het NA bijvoorbeeld een
 schouw doen van hetgeen nu bij Doc-direkt ligt en in hoeverre dit 'klaar'
 is voor overdracht.
 Termijn advisering
 De adviescommissie IHH hoopt voor de zomer een antwoord te kunnen
geven op de onderzoeksvraag.
 Het OCW heeft tijdens de zomermaanden een jurist beschikbaar om de
uitkomsten te toetsen. (5.1.2.8                     , 612e 5.1.2.e        )
 Het advies aan de stuurgroep is om de onderzoeksvraag, en de
uitkomsten van de adviescommissie, ook aan anderen (zoals hierboven
beschreven) voor te leggen. De uitkomsten daarvan kunnen medio
september met elkaar besproken worden.
                                                                              Pagina 3 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 136 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 137 ======================================================================

<pre>Contactpersonen die bij vragen benaderd kunnen worden;
RvdK: 5.1.2.e                       ‘
                          (jurist) 5.1.2.e   @rvdk.nl                  Datum
NA : j5.1.2.e               (jurist) 5.1.2.e       @nationaalarhief.nl
                                                                       7 juli 2021
Servicecentrum Privacy en Veiligheid Jen V : 5.1.2.            I
5.1.2.e       @minjenv.nl
                                                                       Pagina 4 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 137 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 138 ======================================================================

<pre>Docnr925
   From:                         5.1.2.e
                                                         I
  Sent:                        Fri, 9 JuI 2021 13:45:41 +0200
  To:                           ' 5.1.2.e    @minjenv.nl" <51 2 e         @minjenv.nl>; "512e              " <5.1.2.e
                                                                                                                         @rvdk.nl>; " 5126
  I 5.1.2.e        5.1.2.e
                                        @nationaalarchief.nl>; " 5.1.2.e                   <51.2.              @rvdk.nl>
  Cc:                           5.1.2.e                    " < 5.1.2.e
                                                                         @minjenv.nl>
  Subject:                     Agenda en stukken stuurgroep adoptiedossiers 13 juli 2021
  Attachments:                 1. Agenda stuurgroep adoptiedossiers 13 juli 2021.docx, 2. 20210603 Verslag stuurgroep
    adoptiedossiers.docx, 3. memo SG juli 2021.docx, 4. Notitie overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
   Beste allemaal,
   Bijgevoegd de agenda en de vergaderstukken voor de stuurgroep adoptiedossiers van 13 juli 2021. De Webex-
  link hebben jullie reeds ontvangen in het agendaverzoek.
  Tot dan!
    5.1.2.e
                 I
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e
                             I
    5.1.2.e
                         I
   Nationaal Archief
   Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e           I
  e-mail: 512e                         @nationaa larchief.nl
   Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460       info(a)nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 138 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 139 ======================================================================

<pre>Docnr926
                                                                  Nationaal Archief
                                                           -31
                                                                  Ministerie van Ondenvijs, Cultuur en
                                                                  Wetenschap
                                                                                                       Prins Willem-Alexanderhof 20
         Stuurgroep adoptiedossiers                                                                    2595 BE Den Haag
                                                                                                       T + 5.1.2.e
                                                                                                       www.nationaalarchief.nl
                                                                                                       Contact
                                                                                                         5.1.2.e       I
                                                                                                       i               ■
                                                                                                        E
                                                                                                         5.1.2.2.e         @nationaala
                                                                                                       rchief.nl
                                                                                                       Onze referentie
         agenda                                                                                         Datum
                                                                                                       9 juli 2021
         Omschrijving               Stuurgroep adoptiedossiers
         Vergaderdatum en -tijd     13 juli 2021, 14.00 uur
         Vergaderplaats             Webex
         Vergaderpunten
              1. Opening en mededelingen
              2.    Notulen vorige vergadering d.d. 3 juni 2021
              3.    Memo juridisch advies inzagebeleid ter vaststelling
              4. Memo start overbrengingstraject ter vaststelling
              5.   Toelichting ontwikkelingen landelijk expertisecentrum
              6.   Toelichting projectstructuur RvdK
              7.    Rondvraag
              8. Sluiting
                                                                                                       Pagina 1 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 139 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 140 ======================================================================

<pre>Docnr927
                                                                  Nationaal Archief
                                                              -31
                                                                  Ministerie van Ondenvijs, Cultuur en
                                                                  Wetenschap
                                                                                                        Prins Willem-Alexanderhof 20
                                                                                                       2595 BE Den Haag
                                                                                                       T + 5.1.2.e
                                                                                                       www.nationaalarchief.nl
                                                                                                       Contact
                                                                                                         5.1.2.e        I
                                                                                                       I                  I
                                                                                                       T
                                                                                                         5.1.2.e            @nationaala
                                                                                                        rchief.nl
         verslag                                                                                        Datum
                                                                                                       3 juni 2021
                                                                                                       Onze referentie
         Omschrijving                 Stuurgroep adoptiedossiers                                       Auteur
         Vergaderdatum en -tijd        3 juni 2021, 09.00 uur                                            5.1.2.e        I
         Vergaderplaats               Webex
         Aanwezig
                                      I 5.1.2.e
                                                                                                  I
                                      I 5.1.2.e
                                                                         I
              1. Opening en mededelingen
                    Geen mededelingen.
              2. Vaststellen notulen stuurgroep 2 april 2021
                    De notulen zijn zonder wijzigingen vastgesteld.
              3. Stand van zaken project
                     5.1.2.e     geeft een toelichting over het onderzoek van de Rvdk.
                   Vanuit de doelstelling te willen realiseren wat er in de stuurgroep is
                    afgesproken, heeft de RvdK op drie vlakken activiteiten
                    ondernomen:
                    1. Er is meerdere malen gesproken met de juristen van het
                    servicecentrum van JenV. De juristen hebben nogmaals bevestigd
                    dat het juridisch niet mogelijk is wat de adviescommissie IHH JenV
                    heeft voorgesteld. Als enige alternatief zien zij de optie dat de
                    RvdK de dossiers langer zelf in beheer houdt. Er is echter in de
                    stuurgroep van 2 april al geconcludeerd dat dit geen gewenste
                    richting is.
                    2. Er is contact gezocht met beleidsjuristen van het departement
                    met dezelfde vraag. Dit onderzoek loopt nog. Wel hebben de
                    beleidsjuristen gezorgd voor een heldere juridische onderbouwing
                    van het huidige proces van de RvdK.
                    3. De optie wordt bekeken om aan één of twee hoogleraren uit de
                    adviescommissie IHH JenV deze specifieke juridische vraag voor te
                    leggen.
                    De drie sporen hebben nog niet geleid tot een gewenst resultaat.
                    Om deze reden heeft de RvdK bijgevoegde notitie opgesteld met
                    het voorstel een adviesvraag aan de adviescommissie IHH JenV
                   voor te leggen en het project tijdelijk on hold te zetten.
                   I 5.1.2.e
                               geeft aan op basis van de notitie niet overtuigd te zijn van
                                                                                                        Pagina 1 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 140 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 141 ======================================================================

<pre>                                                                           Nationaal Archief
                                                                           Onze referentie
                                                                           Datum
                                                                           3 juni 2021
 het voorstel. De notitie maakt onvoldoende inzichtelijk wat de
onderzoeksvragen zijn geweest en welke antwoorden hierop zijn
gekomen van de diverse juristen. Ook vraagt 5.1.2.e          welke andere
scenario's zijn onderzocht, zoals de optie dat een aanvrager
optreedt als opdrachtgever aan de Raad om een onderzoek te
doen. 5.1.2.e geeft aan dat dit juridisch binnen het privaatrecht valt
en mogelijk later als alternatief onderzocht kan worden. Ten sIotte
geeft 512e          aan dat hij het niet eens is met het voorstel om terug
te gaan naar de adviescommissie en het project on hold te zetten.
 5.1.2.e    stelt voor de uitgangspunten uit de vastgestelde
 beleidsnotitie vast te houden. Het doel moet zijn om de oplossing
te realiseren die de drie organisaties in de stuurgroep voor ogen
 hebben. Om dit te bereiken wordt het volgende plan voorgesteld:
 1. De vraagstelling wordt voorgelegd aan juristen van JenV en
         OCW met kennis over de AVG en/of Archiefwet. De vraag is
         erop gericht dat de juristen op zoek moeten naar een manier
         om deze werkwijze mogelijk te maken;
2. Mocht de werkwijze binnen de huidige juridische kaders
         onuitvoerbaar blijken, dan wordt aan de juristen gevraagd
         welke wijzigingen in bestaande wetgeving doorgevoerd moeten
         worden om dit toch mogelijk te maken. Ook wordt om een
         ontheffing gevraagd om de werkwijze alvast te implementeren
         hangende de aanpassing van wetgeving;
3. Mochten optie 1 en 2 niet mogelijk zijn, dan zal er gekeken
         worden naar alternatieve oplossingen. Eventueel kan ervoor
         worden gekozen om de vraagstelling aan de landsadvocaat
         voor te leggen of er wordt gekozen een andere samenwerking
         tussen RvdK en NA vorm te geven.
JenV, RvdK en NA stemmen in met bovenstaand voorstel.
 Het volgende wordt afgesproken:
 1. 5.1.2.      past de notitie in afstemming met het NA aan naar een
offensievere notitie gericht op het realiseren van de oplossing. De
vraagstelling moet aansprekend zijn, een duidelijke deadline
 bevatten en worden afgestemd met alle partijen;
2. 5.1.2.          en 512e komen met een voorstel voor de opzet van
 het juridische proces;
3. 5.1.2.        gaat binnen OCW na of er een jurist is aan wie de
vragen kunnen worden voorgelegd;
4. Het project wordt niet on hold gezet. In afwachting van het
juridisch onderzoek starten RvdK en NA met de voorbereidingen op
de overbrenging. Zo kan het NA bijvoorbeeld een schouw doen van
 hetgeen nu bij Doc-direkt ligt en in hoeverre dit 'klaar' is voor
overdracht.
                                                                           Pagina 2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 141 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 142 ======================================================================

<pre>                                                                     Nationaal Archief
                                                                     Onze referentie
                                                                     Datum
                                                                     3 juni 2021
4. Organisatiestructuur
   De stuurgroep treft elkaar maandelijks. Indien noodzakelijk vindt
   er met een hogere frequentie overleg plaats. Namens het NA is
   I5.1.2.e de contactpersoon en namens de RvdK 5126     I
                                                                     Pagina 3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 142 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 143 ======================================================================

<pre>Docnr928
                                                         gi     Ministerie van Justitie en Veiligheid
         Stuurgroepleden Overbrenging ASAA dossiers                                              Datum
                                                                                                 7 juli 2021
         memo                    Juridische vraagstelling werkproces inzage beleid
                Aanleiding
                In het project dat NA, JenV en RvdK de afgelopen maanden hebben
                gelopen is overeenstemming bereikt over het gewenste werkproces m.b.t.
                de overdracht van adoptiedossiers naar het NA en in het bijzonder het
                inzageproces dat gehanteerd wordt. Dit proces volgt de adviezen van de
                onderzoeksrapporten van de Erfgoedinspectie en van de onafhankelijke
                wetenschappelijke adviescommissie informatiehuishouding van JenV.
                Werkproces
                Het inzage beleid is een politiek gevoelig onderwerp. Zo zal naar
                aanleiding van rapport Joustra een landelijk expertisecentrum worden
                opgericht om geadopteerden zo goed mogelijk te kunnen begeleiden in
                hun zoektocht naar, en vragen over hun afstamming.
                De waarde van het inzageproces zoals door het NA en de RvdK
                beschreven, is dat het iemand die als kind is afgestaan en geadopteerd,
                en die op zoek is naar informatie daarover, ruimere inzage geeft in het
                dossier dan via het normale inzageproces zoals dat nu loopt bij het NA.
                Het werkproces dat het NA en de RvdK hebben beschreven, bestaat
                hieruit dat :
                A De aanvraag/het verzoek tot inzage wordt gedaan bij het NA.
                B Het NA de aanvrager informeert dat de RvdK op verzoek van de
                aanvrager derden in het dossier benadert, en hun zienswijze vraagt ten
                aanzien van het verstrekken van bijzondere informatie over hun persoon.
                De RvdK maakt vervolgens een afweging tussen het recht op afstamming
                en het recht op privacy en adviseert het NA over hetgeen ingezien kan
                worden in het dossier.
                C Het NA beoordeelt het advies van de RvdK en verleent inzage. Indien
                aanvrager dat wenst, kan de RvdK daarbij aanwezig zijn.
                D Het NA is verantwoordelijk voor het besluit.
                De betrokkenheid van de RvdK in dit proces is geen verplichting. De
                aanvrager wordt hierover goed geïnformeerd. Indien de aanvrager geen
                betrokkenheid van de RvdK wenst, is hem/haar duidelijk dat er alleen
                recht is op inzage van feitelijke informatie over de afstamming.
                                                                                                 Pagina 1 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 143 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 144 ======================================================================

<pre> De ASAA dossiers zijn bij de RvdK als gezinsdossiers gevormd, zodat het
 dossier altijd persoonlijke informatie van meerdere personen bevat. In     Datum
                                                                            7 juli 2021
 ieder geval informatie over het kind, de biologische moeder en de
 adoptieouders en mogelijk ook over broers en zussen en andere familie.
 De dossiers bevatten soms ook medische gegevens, psychologische
 rapporten en heel gevoelige informatie over de biologische moeder en het
 kind. Het huidige werkproces bij de RvdK heeft tot doel om belangen van
 aanvrager en betrokkenen af te wegen conform het kader van de AVG.
 De RvdK neemt voordat inzage wordt verleend, contact op met de
 biologische moeder en geeft na toestemming de verzoeker inzage in
 (delen van) het dossier al naar gelang de toestemming van de moeder.
 Om tot een besluit te komen neemt de Raad soms meermaals contact op
 met betrokkenen in het dossier om hun zienswijze op de aanvraag te
 horen. De Raad weegt hierin afstammingsinformatie van verzoeker en
 privacybelangen van overige betrokkenen. Conform de AVG dient er een
 schriftelijk (awb) besluit te worden genomen waar betrokkenen indien
 gewenst rechtsmiddelen tegen kunnen aanwenden. Vaak blijkt dit echter
 niet nodig omdat de RvdK erin slaagt tot een besluit te komen over de
 inzage waar betrokkenen zich allemaal voldoende gehoord voelen en zich
 in het besluit kunnen vinden.
 De RvdK is op dit moment de verwerkingsverantwoordelijke voor de
 dossiers en de juridische grondslag voor het huidige werkproces is de
 AVG.
 Juridische grondslag
 Vervolgens is de vraag opgekomen wat de juridische grondslag is voor het
 nieuwe werkproces. De stuurgroep is van mening dat deze beschreven
 moet worden, of, wanneer deze mogelijk nu niet bestaat, helder moet
 worden welke aanpassingen aan wet- en regelgeving tot een grondslag
 zouden leiden. In afwachting van deze wijzigingen zou met een ontheffing
 al met het nieuwe gewenste proces gewerkt kunnen worden.
 Juristen van de RvdK zijn van mening dat er geen grondslag is voor dit
 werkproces nadat de dossiers zijn overgedragen naar het NA.
 Aanvankelijk zagen de juristen van het NA hetzelfde probleem.
In opdracht van de stuurgroep zijn Juristen van JenV geconsulteerd. Zij
hebben aangegeven dat er geen grondslag voor dit werkproces bestaat.
Zij adviseren een aanpassing te verzoeken aan de Archiefwet, of om de
primaire bewaartermijn bij de RvdK vast te stellen voor lange tijd. De kans
dat derden, die in het dossier voorkomen, dan nog in leven zijn en
geraadpleegd moeten worden is verwaarloosbaar.
De juristen van het NA hebben hier een andere zienswijze over. Vanuit
een artikel van de Archiefwet (art 15,lid 3) concluderen zij dat het NA een
voormalig zorgdrager kan horen.
Juristen van de RvdK zijn van mening dat de RvdK ook dan niet meer de
grondslag heeft om betrokkenen te benaderen en het werkproces uit te
kunnen voeren, en zien het advies t.a.v. het vaststellen van de primaire
termijn van de dossiers als een mogelijke oplossingsrichting.
                                                                            Pagina 2 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 144 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 145 ======================================================================

<pre>Op 4 juni heeft de stuurgroep uitgesproken dat zij de vraag zoals
hierboven beschreven wil uitzetten bij enkele, nader te bepalen juristen.     Datum
                                                                              7 juli 2021
 Hierbij kan gedacht worden aan beleids- of wetgevingsjuristen van JenV
en OCW, aan hoogleraren of aan de landsadvocaat.
 Parallel aan de voorbereiding van de vraag aan nader te selecteren
juristen heeft een informeel contact met de voorzitter van de commissie
IHH ertoe geleid dat ook zij zich buigen over de juridische grondslag.
 Hopelijk leidt dit tot een stellingname van de commissie op korte termijn,
die bij de vraag aan de juristen betrokken kan worden.
 Het NA heeft aangegeven dat vanuit OCW een jurist deze zomer
beschikbaar is voor de beantwoording van de adviesvraag.
 Onderzoeksvragen
 De concrete vraag die gesteld moet worden bestaat uit de volgende
 onderdelen.
     a. Is een juridische grondslag aanwezig voor dit werkproces, waarbij
          het NA de RvdK als voormalig zorgdrager kan horen, en waarbij
          de RvdK kan adviseren op basis van te raadplegen derden in
          individuele dossiers?
      b. Zo deze grondslag niet bestaat,
                  i indien a geen optie is, welke wijzigingen aan wet- en
            regelgeving zouden nodig zijn om een grondslag te creëren?
                  II Hoe kan een ontheffing verkregen worden om alvast
            volgens het gewenste proces te gaan werken?
                iii Wat zijn de politiek-bestuurlijke risico's wanneer in een
            periode, totdat die wijzigingen in wet- en regelgeving
            gerealiseerd zijn, al wel volgens het werkproces gewerkt wordt?
            Hoe kunnen die risico's worden verkleind door middel van een
            ontheffing en andere mogelijke aanvullende maatregelen?
               iiii Is het werkproces ook anders in te richten, waarbij het
            uitgangspunt blijft dat derden betrokken moeten worden om een
            advies te kunnen geven ten aanzien van de inzage?
 De stuurgroep heeft op 4 juni besloten dat in afwachting
 van het juridisch onderzoek de RvdK en NA starten met de
 voorbereidingen op de overbrenging. Zo kan het NA bijvoorbeeld een
 schouw doen van hetgeen nu bij Doc-direkt ligt en in hoeverre dit 'klaar'
 is voor overdracht.
 Termijn advisering
 De adviescommissie IHH hoopt voor de zomer een antwoord te kunnen
geven op de onderzoeksvraag.
 Het OCW heeft tijdens de zomermaanden een jurist beschikbaar om de
uitkomsten te toetsen. (5.1.2.8                     , 612e 5.1.2.e        )
 Het advies aan de stuurgroep is om de onderzoeksvraag, en de
uitkomsten van de adviescommissie, ook aan anderen (zoals hierboven
beschreven) voor te leggen. De uitkomsten daarvan kunnen medio
september met elkaar besproken worden.
                                                                              Pagina 3 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 145 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 146 ======================================================================

<pre>Contactpersonen die bij vragen benaderd kunnen worden;
RvdK: 5.1.2.e                       ‘
                          (jurist) 5.1.2.e   @rvdk.nl                  Datum
NA : j5.1.2.e               (jurist) 5.1.2.e       @nationaalarhief.nl
                                                                       7 juli 2021
Servicecentrum Privacy en Veiligheid Jen V : 5.1.2.            I
5.1.2.e       @minjenv.nl
                                                                       Pagina 4 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 146 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 147 ======================================================================

<pre>Docnr930
                                                                 Nationaal Archief
                                                                Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
                                                                Wetenschap
                                                                                                     Prins Willem-Alexanderhof 20
         Stuurgroep adoptiedossiers                                                                  2595 BE Den Haag
                                                                                                     T + 5.1.2.e
                                                                                                     www.nationaalarchief.nl
                                                                                                     Contact
                                                                                                       5.1.2.e       I
                                                                                                     i
                                                                                                     E
                                                                                                      5.1.2.e           @nationaala
                                                                                                     rchief.nl
                                                                                                     Onze referentie
         Datum     29 juni 2021
         Betreft   Voorbereidingen overbrengingstraject adoptiedossiers
         Aanleiding
         De stuurgroep heeft op 4 juni afgesproken dat er in afwachting van het advies van
         de adviescommissie informatiehuishouding JenV en de adviesvraag aan de juristen
         van JenV en OCW wordt gestart met de voorbereidingen voor het
         overbrengingstraject.
         Met deze notitie markeert de stuurgroep de gemaakte afspraak en stellen zij de
         vervolgstappen met elkaar vast.
         Ter vaststelling
         De stuurgroep adoptiedossiers, bijeen op 13 juli 2021, wordt gevraagd in te
         stemmen met onderstaande punten t.b.v. de start van het overbrengingstraject:
             1.  Het Nationaal Archief en het ministerie van JenV informeren gezamenlijk
                 de RHC's over het voornemen om adoptiedossiers centraal over te
                 brengen en stellen deze werkwijze vast;
             2.  De Raad voor de Kinderbescherming en/of het ministerie van JenV treden
                 met Doc-Direkt in gesprek over de noodzakelijke capaciteit en bijkomende
                 kosten. Als onderdeel hiervan:
                      a. Maakt de Raad voor de Kinderbescherming in overleg met Doc-
                          Direkt en het Nationaal Archief een afspraak voor een schouw.
                          Deze schouw zal op korte termijn uitgevoerd worden door
                          medewerkers van Doc-Direkt en de Raad. Het Nationaal Archief is
                          erbij aanwezig als adviseur;
                      b. Op basis van de uitkomsten van de schouw stelt de Raad voor de
                          Kinderbescherming met Doc-Direkt een beslisdocument op voor de
                          eventuele herbewerking van de archieven en legt dit
                          beslisdocument voor aan de stuurgroep adoptiedossiers.
             3.  Het Nationaal Archief en de Raad voor de Kinderbescherming hebben
                 capaciteit beschikbaar voor de begeleiding en het uitvoeren van dit
                 traject;
             4.  De stuurgroep adoptiedossiers wordt maandelijks op de hoogte gehouden
                 van de voortgang.
                                                                                                     Pagina 1 van 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 147 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 148 ======================================================================

<pre>Docnr931
   From:                       5.1.2.e
  Sent:                      Mon, 12 Jul 2021 11:36:02 +0200
  To:                          5.1.2.e             " <5.1.2.e
                                                                        @nationaalarchief.nl>
  Subject:                   AVG-Afweging
  Attachments:               AVG-afweging.docx
   H|      512 e
                 I
  Als RvdK met 'feitelijke gegevens' de NAW gegevens (naam, adres, woonplaats) biologische ouder bedoeld dan
   klopt dat niet.. Ik zou het volgende schrijven:
  Als de burger geen betrokkenheid van de RvdK wenst dan zal het NA zelf beoordelen in hoeverre het hele
  dossier ter inzage kan worden gegeven. Een voorbeeld daarvan is dat documenten in het dossier over een
  adoptie broer / zus worden afgeschermd. Het uitgangspunt zal altijd zijn om het dossier zoveel mogelijk volledig
  ter inzage te geven. Het NA verstrekt geen losse (feitelijke) informatie uit het dossier. De burger krijgt de
   informatie altijd in het originele vorm te zien.
   In de bijlage tref je een eerste brainstorm met 512e       en 5.1.2.  aan over hoe wij inzage zouden geven.
   Met vriendelijke groet,
    5.1.2.e        I
  I 5.1.2.e
                               l
   Nationaal Archief
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M      5 12 e      I
   E    5.1.2.e      @nationaalarchief.nl
  Werkdagen: dinsdag t/m vrijdag, om de week op maandag
    @ http://www.nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 148 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 149 ======================================================================

<pre>Docnr932
   From:                          5.1.2.e
                                                              I
  Sent:                       Mon, 12 Jul 2021 12:33:40 +0200
  To:                          ' 5.1.2.e
                                                                   "<l 5.1.2.e                         @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    RE: Agenda PO lOE-MenC-NA dinsdag 13 juli a.s. | Verzoek annotaties uiterlijk maandag om 12 uur
   Hi 512 e
                  I
   Hierbij de annotatie. 512e                     is zeer nauw betrokken bij dit onderwerp dus ik houd het kort:
   In mei en juni heeft de RvdK onderzoek gedaan naar de grondslag om de voorgestelde adviesrol te kunnen vervullen. Uit eigen
  onderzoek is gebleken dat de RvdK hier geen grondslag voor heeft. De Archiefwet biedt het NA wel de ruimte om een voormalig
  zorgdrager te horen, maar het geeft de RvdK niet de grondslag om derden te benaderen en actief mee in gesprek te treden. In
  de stuurgroep van 4 juni is daarom afgesproken dat twee juristen van OCW (512e                                              5.1.2.e       ) en
  JenV in de zomermaanden onderzoek gaan doen naar de grondslag voor de adviesrol van de RvdK. Deze onderzoeksopdracht
   ligt op 13 juli voor in de stuurgroep adoptiedossiers. Het uitgangspunt is vooralsnog dat de voorgestelde werkwijze uitgevoerd
  zal worden. Pas als een grondslag echt onmogelijk blijkt, zal een alternatieve werkwijze gezocht worden.
   Parallel aan dit onderzoek zal gestart worden met de voorbereidingen voor het overbrengingstraject. Eerste stap hierbij is dat
  de RvdK/JenV het offertetraject met Doc-Direkt opstarten. De verwachting is dat dit gehele traject nog enkele maanden, zo niet
  jaren, in beslag zal nemen.
  Goed voor IOE om te weten: de adviescommissie IHH JenV is informeel om een reactie gevraagd op de vraag rondom de
  grondslag. Wij zien niet de noodzaak om een zelfde vraag aan de IOE te stellen.
  Groeten, 512e       I
  Van: 5.1 2.                                    < 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>
  Verzonden: donderdag 8 juli 2021 16:00
  Aan: 5.1 2.                          <
                                          5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>
  Onderwerp: RE: Agenda PO lOE-MenC-NA dinsdag 13 juli a.s. | Verzoek annotaties uiterlijk maandag om 12 uur
   Heel fijn, 5.1 2.      dankjewel!
  Groet,
  I 5.1.2.e
              I
  Van: 5.1.2.                        1
  Verzonden: donderdag 8 juli 2021 16:00
  Aan: 5 2e                      ; 5.1.2.e                          ; 5.1.2.e        ; 5.1.2.e
  CC: 5
  Onderwerp: RE: Agenda PO lOE-MenC-NA dinsdag 13 juli a.s. | Verzoek annotaties uiterlijk maandag om 12 uur
   Hoi 512.         I
  Aanstaande dinsdag is tevens de stuurgroep adoptiedossiers waar                              5.1.2.e    bij aansluit. Ik zal ervoor zorgen dat
  je maandagochtend een korte annotatie voor het PO binnen hebt.
  Groeten,
    5.1.2.e
            I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 149 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 150 ======================================================================

<pre>Van: 512e                              5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>
Verzonden: donderdag 8 juli 2021 13:50
Aan: 512e                                        5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>; 512e                   I
< 5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>; 512e                   < 5.1.2.e   @nationaalarchief.nl>; 512e
< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
CC: = 2=                   5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>
Onderwerp: RE: Agenda PO lOE-MenC-NA dinsdag 13 juli a.s. | Verzoek annotaties uiterlijk maandag om 12 uur
Geen probleem! Weten we gelijk wat op de agenda staat @.
Van: 5.1 2.                                    ' 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>
Verzonden: donderdag 8 juli 2021 13:49
Aan: 5.1 2.                            5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>; 512e
< 5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>; 512e                 I < 5.1.2.e   @nationaalarchief.nl>; 512e           I
< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
CC: = 2=                   5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>
Onderwerp: RE: Agenda PO lOE-MenC-NA dinsdag 13 juli a.s. | Verzoek annotaties uiterlijk maandag om 12 uur
Ah ok, dank, 5126                   I Al doende leert men ©
Groet,
I 5.1.2.e
               I
Van: 5 2e                         I
Verzonden: donderdag 8 juli 2021 13:41
Aan: 5 2e                                       5.1.2.e                  5.1.2.e      5.1.2.e
                                                                                                   I
CC: 6 1,1.2.             ]
Onderwerp: RE: Agenda PO lOE-MenC-NA dinsdag 13 juli a.s. | Verzoek annotaties uiterlijk maandag om 12 uur
 Hi 5.1.2.         I
 Dank voor het delen.
I 5.1.2.e
           iliet meestal weten of er een annotatie wenselijk was.
Als ik naar de agenda kijk, en waar eventueel annotatie vanuit team RM nodig is, dan gaat het om het
agendapunt adoptiedossiers.
 Daar kan 512.           je het beste van voorzien.
Groet,
I 5.1.2.e
                 I
Van: 512e                                      ' 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>
Verzonden: donderdag 8 juli 202113:35
Aan: 512e                            ' 5.1.2.e               @nationaalarchief.nl>; 512e                 I
 < 5.1.2.e                  @nationaalarchief.nl>; 512e                    < 5.1.2.e  @nationaalarchief.nl>; 512e
< 5.1.2.e          @nationaalarchief.nl>
CC: 5.1.2.                 5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>
Onderwerp: Agenda PO lOE-MenC-NA dinsdag 13 juli a.s. | Verzoek annotaties uiterlijk maandag om 12 uur
 Hallo allemaal,
 Zie in bijlage de agenda voor komende dinsdag. Het is de eerste keer dat ik dit overleg organiseer maar ik neem
aan dat jullie normaal gesproken de agenda krijgen om eventueel annotaties voor 512e                                     te maken? Ik weet
 nog niet precies wie aan welk onderwerp gekoppeld is maar dat weten jullie zelf natuurlijk prima. En als ik bij
 iemand anders moet zijn, laat het me vooral weten, please.
I 5.1.2.e
                     tot maandag op vakantie is stuur ik de agenda deze ronde ook naar jou,                     5.1.2.e
                                                                                                                        is dat ok?
</pre>

====================================================================== Einde pagina 150 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 151 ======================================================================

<pre>Ik ontvang jullie annotaties graag uiterlijk a.s. maandag om 12.00 uur.
Veel dank, groet!
1   5.1.2.e
                    I
| 5.1.2.e                                I
    5.1.2.e                     I
Nationaal Archief
Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
T 5.1.2.6
    5.1.2.e           @nationaalarchief.ni
www.nationaalarchief.nl
Vrijdag afwezig
              te zion t/m           K€
                                                                  Fe -edi
              24 oktober 2021
                                                                  -                         t9
              De oorlog                                                         ' ju ",4-    ƒ
              die bleef                      1.
                                                   che ‘t '                     g2-8a
                                                  •>                        I'- E I
                                                              I              n-
</pre>

====================================================================== Einde pagina 151 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 152 ======================================================================

<pre>Docnr933
  From:                  5.1.2.e
                                             I
  Sent:                Mon, 12 Jul 2021 15:16:59 +0200
  To:                    5.1.2.e           "< 5.1.2.e           @nationaalarchief.nl>
  Cc:                   5.1.2.e                               " < 5.1.2.e
                                                                                              @nationaalarchief.nl>
  Subject:             0. Annotatie stuurgroep adoptiedossiers 13 juli 2021.docx
  Attachments:         0. Annotatie stuurgroep adoptiedossiers 13 juli 2021.docx
  Hoi 512e    I
  Hierbij de aangepaste annotatie. De punten van ons gesprek van zojuist heb ik eraan toegevoegd.
  @ collega's van het secretariaat: willen jullie de annotatie toevoegen aan de stukken voor de stuurgroep
  adoptiedossiers van dinsdag 13 juli? Alvast bedankt!
  Groeten,
   5.1.2.e
           I
</pre>

====================================================================== Einde pagina 152 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 153 ======================================================================

<pre>Docnr934
                                                               2a,
                                                                        Nationaal Archief
                                                               3        Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
                                                                        Wetenschap
                                                                                                             Prins Willem-Alexanderhof 20
         Stuurgroep adoptiedossiers                                                                          2595 BE Den Haag
                                                                                                             T + 5.1.2.e        l
                                                                                                             www.nationaalarchief.nl
                                                                                                             Contact
                                                                                                               5.1.2.e       I
                                                                                                             I               ■
                                                                                                              E
                                                                                                               5.1.2.e           @nationaala
                                                                                                             rchief.nl
                                                                                                             Onze referentie
         agenda                                                                                               Datum
                                                                                                             9 juli 2021
         Omschrijving                  Stuurgroep adoptiedossiers
         Vergaderdatum en -tijd        13 juli 2021, 14.00 uur
         Vergaderplaats                Webex
         Vergaderpunten
              1. Opening en mededelingen
                      Dit is de laatste stuurgroep waar 5.1.2.     bij aansluit.
              2.    Notulen vorige vergadering d.d. 3 juni 2021
                      NA is akkoord met vaststelling verslag.
                     Toelichting: 5.1.2.        is akkoord, geen reactie van 5.1.2. op het
                     verslag per mail en één aanvulling door jou over de mogelijkheid de
                     aanvrager als opdrachtgever te laten optreden richting de RvdK.
              3.    Memo juridisch advies inzagebeleid ter vaststelling
                      Reactie op notitie: Het NA kan zich niet vinden in delen van de notitie
                     en gaat niet akkoord met het versturen van deze notitie aan de
                     juristen. Het NA stelt voor met een tegenvoorstel voor de notitie te
                      komen. Verzoek om dit voorstel schriftelijk met elkaar vast te stellen,
                     en niet te wachten tot de volgende stuurgroep.
                      Kernpunten:
                       1. Met name de toelichting over de juridische grondslag is niet op orde.
                      De kern is dat het NA een grondslag heeft om derden te horen voor
                     advies (art. 15 lid 3) maar dat de grondslag ontbreekt voor de wijze
                     waarop de RvdK invulling wil geven aan dat advies.
                     2. Ook is deel iiii van de onderzoeksvraag niet eerder aan de stuurgroep
                     voorgelegd. De vraag is te beperkt als er als uitgangspunt wordt
                      meegegeven dat derden betrokken moeten worden om een advies te
                      kunnen geven t.a.v. de inzage.
                     3. De paragraaf "termijn advisering" klopt niet met hetgeen is
                     afgesproken. De onderzoeksvragen worden deze zomer voorgelegd aan
                     een jurist van OCW en JenV. Parralel hieraan geeft de adviescommissie
                                                                                                             Pagina 1 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 153 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 154 ======================================================================

<pre>                                                                              Nationaal Archief
                                                                              Datum
                                                                              9 juli 2021
    een informeel advies. Beide resultaten kunnen in september besproken
    worden.
    Vraag aan 5.1.2.      heeft JenV een jurist beschikbaar voor de
    onderzoeksopdracht?
    Voorstel volgende stuurgroep: Vaststellen in de stuurgroep dat er -
    ongeacht de uitkomst van het juridisch onderzoek en alternatieve
    scenario's - overgebracht zal worden aan het Nationaal Archief. Het NA
    committeert zich hierbij aan de aanbevelingen van de IOE en Adviescie
    over de aangepaste inzage.
    Het NA zal een notitie ter vaststelling opstellen.
    Toelichting: De voorliggende notitie geeft invulling aan de opdracht uit
    de vorige stuurgroep, nl: 5.1.2.   past de notitie in afstemming met het
    NA aan naar een offensievere notitie gericht op het realiseren van de
    oplossing. De vraagstelling moet aansprekend zijn, een duidelijke
    deadline bevatten en worden afgestemd met alle partijen.
4. Memo start overbrengingstraject ter vaststelling
    Deze notitie heeft het NA opgesteld. Toelichting door ons:
    Op de vorige stuurgroep hebben we met elkaar afgesproken dat het
    overbrengingstraject gestart wordt parallel aan de onderzoeksopdracht
    aan juristen. Met deze notitie willen wij de start markeren en de
    stuurgroep verzoeken akkoord te gaan met deze vier eerste stappen.
    Toelichting per punt:
    1. Eén van de randvoorwaarden voor de werkwijze is dat de dossiers
    centraal worden overgebracht aan het NA. Het NA heeft de RHC's hier
    inmiddels schriftelijk over geïnformeerd. Om de werkwijze vast te
    stellen, stellen wij voor in gezamenlijkheid de RHC's een briefte sturen.
    2. Het is de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om het
    overbrengingstraject met Doc-Direkt vorm te geven. Dit start altijd
    eerst met een offertetraject waarin een schouw plaatsvindt en een
    beslisdocument wordt opgesteld. De RvdK en JenV zijn dus in de lead,
    maar het NA wordt graag nauw betrokken.
    3. Een overbrengingstraject vraagt veel tijd en capaciteit van alle
    partijen. Dit moet niet onderschat worden.
    4. Het lijkt ons goed dat dit onderwerp op elke stuurgroep aan de orde
    komt. De RvdK is hiervoor eerste aanspreekpunt.
5. Toelichting ontwikkelingen landelijk expertisecentrum
    Vraag de RvdK en JenV om een toelichting over de voortgang.
    Wij achten het van belang dat we nauw betrokken blijven bij de
    ontwikkeling van het landelijk expertisecentrum.
                                                                              Pagina 2 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 154 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 155 ======================================================================

<pre>                                                                              Nationaal Archief
                                                                              Datum
                                                                              9 juli 2021
    Toelichting: In de kamerbrief van 3 juni van JenV staat: Dit centrum
     moet geadopteerden faciliteren bij de toegang tot hun dossiers, de
    zoektocht naar hun geboorteouders en het vinden van passende
    psychosociale hulp en juridische ondersteuning. Een projectteam is
    belast met deze opdracht. [...]Mijn streven is om in de eerste helft van
    2022 een in de basis functionerend expertisecentrum te hebben. Dan
     kan vervolgens worden gewerkt aan de dóórontwikkeling en borging
    voor de toekomst. In het najaar informeer ik uw Kamer over de
    voortgang van de inrichting van het expertisecentrum interlandelijke
    adoptie.
6. Toelichting projectstructuur RvdK
    I 5.1.2.e stopt na deze stuurgroep. De RvdK geeft een toelichting van het
    vervolg.
7. Rondvraag
    Indien niet eerder besproken:
    Voorstel volgende stuurgroep: Vaststellen in de stuurgroep dat er -
    ongeacht de uitkomst van het juridisch onderzoek en alternatieve
    scenario's - overgebracht zal worden aan het Nationaal Archief. Het NA
    committeert zich hierbij aan de aanbevelingen van de IOE en Adviescie
    over de aangepaste inzage.
     Het NA zal een notitie ter vaststelling opstellen.
8. Sluiting
                                                                              Pagina 3 van 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 155 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 156 ======================================================================

<pre>Docnr935
  From:                    5.1.2.e
  Sent:                  Wed, 14 Jul 2021 17:39:17 +0200
  To:                      5.1.2.e            |" <5.1.2.            @nationaalarchief.nl>
  Subject:               20210712 eerste opzet memo aan juristen OCW en JenV.docx
  Attachments:           20210712 eerste opzet memo aan juristen OCW en JenV.docx
  Hoi 5.1.2.e I
  Dank je. Al heel heldere opzet en tekst.
  Juist daardoor kon ik er wat vragen inzetten en een paar wijzigingen voorstellen. Zie bijlage.
  Denk dat het zinvol is OCW collega’s te laten meelezen. 512e             en 5.1.2.e          van IOE boden beiden aan
  mee te denken. Misschien wel goed om te checken of het er helder staat voor lezers die er minder in zitten. Wat vidn
  jij?
   5.1.2.e
  Verstuurd vanaf mijn iPad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 156 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 157 ======================================================================

<pre>Docnr937
  From:                         5.1.2.e
                                                        I
  Sent:                        Fri, 16 Jul 2021 12:19:57 +0200
  To:                           5.1.2.e                      " <5.1.2        @minocw.nl>;"512e         " < 5.1.2.e
                                                                                                                    @inspectie-oe.nl>
  Cc:                           5.1.2.e                   5.1.2.e             @nationaalarchief.nl>
  Subject:                    Adviesaanvraag adoptiedossiers
  Attachments:                 20210715 Adviesaanvraag inzagebeleid adoptiedossiers.docx
   Beste 512e         en 5.1.2.
   Namens 512e         wil ik jullie verzoeken om de door ons geformuleerde vraagstelling over het inzagebeleid voor
  adoptiedossiers te beoordelen op helderheid en volledigheid.
  In het PO van afgelopen dinsdag heeft 512e                      jullie bijgepraat over de ontwikkelingen rondom adoptiedossiers.
  Op dit moment werkt de stuurgroep aan een adviesaanvraag voor twee juristen van JenV en OCW. Aan de
  juristen zal de vraag voorgelegd worden om de door de Raad voor de Kinderbescherming beoogde adviesrol in
  ons inzageproces juridisch mogelijk te maken. 5.1.2.                      heeft in de stuurgroep adoptiedossiers voorgesteld om
   met een tegenvoorstel te komen voor de notitie die de Raad hierover heeft opgesteld. Voordat wij de notitie
  volgende week aan de stuurgroep sturen, hopen we dat jullie de notitie willen tegenlezen en kunnen aangeven
  of de notitie en vraagstelling goed geformuleerd zijn. Uiteraard zullen de twee juristen ook de rapporten van de
  Inspectie OE en adviescommissie IHH JenV ontvangen.
   De volgende stuurgroep adoptiedossiers is volgende week dinsdag- of woensdagmiddag. Ik hoop dan ook dat
  jullie uiterlijk maandagmiddag een reactie kunnen sturen. Excuses voor het korte tijdsbestek.
  Met vriendelijke groet,
  I5.1.2.e
                          I
    5.1.2.e
                  I
  Nationaal Archief
  Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
  Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
  M      5.1.2.e    I
  e-mail: 512e                        @nationaa larchief.nl
  Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
  Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 157 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 158 ======================================================================

<pre>Docnr939
   From:                        5.1.2.e
                                                                I
  Sent:                       Mon, 19 Jul 2021 12:39:10 +0200
  To:                           5.1.2.e                     " <5.1.2.e
                                                                             @inspectie-oe.nl>
  Subject:                    RE: Adviesaanvraag adoptiedossiers
   Hoi 512.         J
   Fijn datje mee wil lezen!
   De reden dat wij met een tegenvoorstel voor de adviesaanvraag komen, is gelegen in de kwaliteit van de notitie
  van de Raad en niet per sé in de inhoud. We hebben hun notitie van commentaar voorzien maar ook met de
   nieuwe versie kunnen wij niet akkoord gaan. Om snelheid in het proces te houden, heeft 512e                  voorgesteld om
  zelf in de pen te klimmen ipv om weer commentaar op te stellen en te moeten wachten op een volgende versie.
   Ik hoop dat ditje voldoende informatie geeft.
   Er zit veel positieve energie in het traject en de wil om de overbrenging te laten slagen is groot. In afwachting
  van het juridisch advies en de definitieve vaststelling van het proces, zullen we deze zomer ook alvast starten
   met de voorbereidingen voor overbrenging (zoals gesprekken met Doc-Direkt voor een (her)bewerking).
   Mocht je nog vragen hebben dan kun je vanmiddag nog bellen. Ik heb enkel tussen 16 en 17u een overleg.
  Groeten,
    5.1.2.e
            I
  Van: 5.1.2.                < 5.1.2.8           @inspectie-oe.nl>
  Verzonden: vrijdag 16 juli 2021 16:14
  Aan: 512e                         <5.1.2.e                          @nationaalarchief.nl>
  Onderwerp: RE: Adviesaanvraag adoptiedossiers
   Hallo 512e      I
   ik kreeg van p2e onderstaand bericht doorgestuurd. Je ontvangt maandag een reactie van ons.
   Ik vroeg me af wat de reden is dat er een tegenvoorstel moest komen voor de adviesaanvraag aan de juristen.
   Is het mogelijk om de notitie van de Raad in te zien o.i.d.?
  Overigens heel mooi dat er wordt gewerkt aan de overbrenging van de dossiers. Ik begreep eerder al dat dit niet
  zonder (nieuwe) obstakels verloopt...
   Met vriendelijke groet,
  I 5.1.2.e
                           1
   Begin doorgestuurd bericht:
            Van:" 5.1.2.                        < 5.1.2.e                    @nationaalarchief.nl>
            Datum: 16 juli 2021 om 12:19:57 CEST
            Aan:" 5.1 2.                          < 5.1.2.e            @minocw.nl>, "512e          @inspectie-oe.nl>
            Kopie:" 5.1.2.                    < 5.1.2.e                   @nationaalarchief.nl>
            Onderwerp: Adviesaanvraag adoptiedossiers
            Beste 512e       en 512.        I
            Namens 512e         wil ik jullie verzoeken om de door ons geformuleerde vraagstelling over het
            inzagebeleid voor adoptiedossiers te beoordelen op helderheid en volledigheid.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 158 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 159 ======================================================================

<pre> In het PO van afgelopen dinsdag heeft 512e                  jullie bijgepraat over de ontwikkelingen rondom
 adoptiedossiers. Op dit moment werkt de stuurgroep aan een adviesaanvraag voor twee juristen van
JenV en OCW. Aan de juristen zal de vraag voorgelegd worden om de door de Raad voor de
 Kinderbescherming beoogde adviesrol in ons inzageproces juridisch mogelijk te maken. 512e                     heeft
 in de stuurgroep adoptiedossiers voorgesteld om met een tegenvoorstel te komen voor de notitie die
de Raad hierover heeft opgesteld. Voordat wij de notitie volgende week aan de stuurgroep sturen,
 hopen we dat jullie de notitie willen tegenlezen en kunnen aangeven of de notitie en vraagstelling
goed geformuleerd zijn. Uiteraard zullen de twee juristen ook de rapporten van de Inspectie OE en
adviescommissie IHH JenV ontvangen.
 De volgende stuurgroep adoptiedossiers is volgende week dinsdag- of woensdagmiddag. Ik hoop dan
ook dat jullie uiterlijk maandagmiddag een reactie kunnen sturen. Excuses voor het korte
tijdsbestek.
 Met vriendelijke groet,
I 5.1.2.e
                         I
I 5.1.2.e
                 I
 Nationaal Archief
 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
 Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
 Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
 M     5.1.2.e     I
e-mail: 512e                    |(anatiónaalarchief.nl
 Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
 Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 159 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 160 ======================================================================

<pre>Docnr940
  From:                                  5.1.2.e
  Sent:                               Mon, 19 Jul 2021 15:37:17 +0200
                                                                 " < 5.1.2.e
  To:                                    5.1.2.e                                  @inspectie-oe.nl>;"512e
  <5.1.2.e
                                 @nationaalarchief.nl>
  Cc:                                   5.1.2.e
                                                                    "< 5.1.2.e          @inspectie-oe.nl>;"512e                     5.1.2.e    @inspectie-oe.nl>;
                                                                                                        " < 5.1.2.e
      5.1.2.e                    5.1.2.e                 @inspectie-oe.nl>; "512e                                               @nationaalarchief.nl>;
      5.1.2.e        " < 5.1.2.e
                                                    @minocw.nl>; "5.1.2.                       5.1.2.e             @minocw.nl>
  Subject:                             RE: Adviesaanvraag adoptiedossiers
   Hoi 512.      I
   Dank voor het doorsturen, ik heb je mail vandaag pas kunnen doorsturen aan collega's om mee te lezen. Weet
   niet zeker of het lukt om vandaag al met reactie te komen, hopelijk zo snel mogelijk,
  Vriendelijke groet,
  I 5.1.2.e
               I
                         I 5.1.2.e
                                                                      I
                           5.1.2.e    5.1.2.e           Media & Creatieve Industrie
                          Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
                          Directie Media & Creatieve Industrie
                          Rijnstraat 50 | 2515 XP | Den Haag
                          Mobiel:                        5.1.2.e
                                                                                I
                          E-mail:                        5.1.2.e        @minocw.nl
  Van: 512e                    < 5.1.2.e                @inspectie-oe.nl>
  Verzonden: maandag 19 juli 2021 15:23
  Aan: 5.1 2.                                 < 5.1.2.8                        @nationaalarchief.nl>
  CC: 5.12.                      <
                                   5.1.2.e                    @inspectie-oe.nl>; 512e                    5.1.2.e       @inspectie-oe.nl>; 512e             I
  <
      5.1.2.e      @inspectie-oe.nl>;                   512e                          5.1.2.e      @   minocw.nl    >; 512e                 I
  <
       5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
  Onderwerp: RE: Adviesaanvraag adoptiedossiers
   Beste 512e      I
   Hierbij een reactie op de adviesaanvraag.
  We kunnen ons vinden in het voornemen om duidelijkheid te verkrijgen op wat juridisch nodig is om het
   inzagebeleid vorm te geven. Omdat we niet over alle stukken beschikken onthouden we ons van
  detailopmerkingen.
  We hebben één algemene opmerking, die we willen meegeven: het valt op dat er twee verschillende procedures
  gaan ontstaan om inzage te verkrijgen in de adoptiedossiers (met of zonder adviesrol van de Raad voor de
   Kinderbescherming). Dit kan gevolgen hebben voor aanvragers; mogelijk ontvangen zij via de ene procedure
</pre>

====================================================================== Einde pagina 160 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 161 ======================================================================

<pre>andere informatie dan via de andere procedure. Het lijkt ons (met de informatie die we nu hebben) een goed
idee om de juristen van JenV en OCW te vragen om ook dit aspect mee te nemen in hun advisering.
Groet,
5.1.2.e
++++++++++++++++
Begin doorgestuurd bericht:
        Van:" 5.1.2.                      < 5.1.2.e                @nationaalarchief.nl >
         Datum: 16 juli 2021 om 12:19:57 CEST
        Aan:" 5.1 2.                         < 5.1.2.e    @minocw.nl>, "512e                < 5.1.2.e   @inspectie-oe.nl>
         Kopie:"512.                     < 5.1.2.e              @nationaalarchief.nl>
        Onderwerp: Adviesaanvraag adoptiedossiers
         Beste 512e          en 512.  I
         Namens 512e          wil ik jullie verzoeken om de door ons geformuleerde vraagstelling over het
         inzagebeleid voor adoptiedossiers te beoordelen op helderheid en volledigheid.
         In het PO van afgelopen dinsdag heeft 5126                  jullie bijgepraat over de ontwikkelingen rondom
        adoptiedossiers. Op dit moment werkt de stuurgroep aan een adviesaanvraag voor twee juristen van
        JenV en OCW. Aan de juristen zal de vraag voorgelegd worden om de door de Raad voor de
         Kinderbescherming beoogde adviesrol in ons inzageproces juridisch mogelijk te maken. 512e                        heeft
         in de stuurgroep adoptiedossiers voorgesteld om met een tegenvoorstel te komen voor de notitie die
        de Raad hierover heeft opgesteld. Voordat wij de notitie volgende week aan de stuurgroep sturen,
         hopen we dat jullie de notitie willen tegenlezen en kunnen aangeven of de notitie en vraagstelling
        goed geformuleerd zijn. Uiteraard zullen de twee juristen ook de rapporten van de Inspectie OE en
        adviescommissie IHH JenV ontvangen.
         De volgende stuurgroep adoptiedossiers is volgende week dinsdag- of woensdagmiddag. Ik hoop dan
        ook dat jullie uiterlijk maandagmiddag een reactie kunnen sturen. Excuses voor het korte
        tijdsbestek.
         Met vriendelijke groet,
        I 5.1.2.e
                                 I
        I 5.1.2.e
                         I
         Nationaal Archief
         Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
         Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
         Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
         M     5.1.2.e     I
        e-mail: 512e                     @nationaa larchief.nl
         Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
         Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460 | info@nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 161 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 162 ======================================================================

<pre>Docnr941
   From:                        5.1.2.e
                                                        I
  Sent:                       Tue, 20 Jul 2021 17:02:47 +0200
  To:                           5.1.2.e                              @rvdk.nl>; "'512e    @minjenv.nl" <51 2 e      @minjenv.nl>; " 5.1.2.
  I 5.1.2.e      5.1.2.e
                                       @nationaalarchief.nl>
  Cc:                          ' 5.1.2.e                 " <5.1.2.e
                                                                                @rvdk.nl>
  Subject:                    Agenda en stukken stuurgroep adoptiedossiers
  Attachments:                1. Agenda stuurgroep adoptiedossiers 13 juli 2021.docx, 2. 20210603 Verslag stuurgroep
  adoptiedossiers.docx, 3. 20210715 Adviesaanvraag inzagebeleid adoptiedossiers.docx, 3. memo SG juli 2021.docx, 4. Notitie
  overbrengingstraject tbv stuurgroep 13 juli - concept.docx
   Beste allemaal,
   Hierbij de agenda en stukken voor de stuurgroep adoptiedossiers van morgenmiddag.
   Zoals vorige week al aangegeven door 512e                       hebben wij gewerkt aan een alternatieve opdrachtformulering
  voor de juristen.
   Dit document heb ik aan de vergaderset toegevoegd (met de titel: 3. 20210715 Adviesaanvraag inzagebeleid
  adoptiedossiers).
  Tot morgen!
   Met vriendelijke groet.
  I 5.1.2.e
                           I
    5.1.2.e
                       I
   Nationaal Archief
   Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
   Prins Willem-Alexanderhof 20 | Den Haag
   Postbus 90520 | 2509 LM | Den Haag
   M     5.1.2.e         I
  e-mail: 512e                        @nationaa larchief.nl
   Nieuwsbrief Nationaal Archief voor zakelijke relaties. U kunt zich hier abonneren
   Het Nationaal Archief heeft één loket voor zakelijke dienstverlening: 070-331 5460     info(a)nationaalarchief.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 162 =================================================================

<br><br>