<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                      R.J. Schimmelpennincklaan 3
                                                                      2517 JN Den Haag
                                                                      Postbus 61243
                                                                      2506 AE Den Haag
                                                                      t 070 3106686 f 070 3614727
                                                                      info@cultuur.nl
                                                                      www.cultuur.nl
Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap
Mevrouw dr. J. Bussemaker
Postbus 90520
2509 LM Den Haag
Datum: 3 december 2012
Kenmerk: aca-2012.06651/1
Onderwerp: digitale vervanging
Geachte mevrouw Bussemaker,
Recent heeft de raad kennis kunnen nemen van het concept van de
ministeriële regeling ex artikel 6 3de lid van het Archiefbesluit van 7
september 2012. Daarin staan de onderwerpen – in de regeling “aspecten”
genoemd - waaraan de zorgdrager in het vervangingsbesluit aandacht moet
besteden. De regeling beoogt volgens de toelichting vooral “het
ondersteunen van de kwaliteit en de eenvormigheid van de
vervangingspraktijk”. De huidige beleidsregels voor digitale vervanging
komen te vervallen.
De concept regeling is niet voor advies voorgelegd aan de raad. Toch ziet de
raad aanleiding u te attenderen op een aantal zaken die hij van belang vindt
en die de kwaliteit van de vervangingspraktijk zullen bevorderen.
Voor de raad staat centraal de vraag hoe digitale vervanging zich verhoudt
c.q. dient te verhouden tot (behoud van) de cultuurhistorische waarde van
het origineel. De raad betrekt daarbij de criteria die voor de beantwoording
van die vraag in de praktijk zijn ontwikkeld. Daarnaast gaat hij in dit
briefadvies nog in op een aantal andere aspecten van het vervangingsproces.
Cultuurhistorische c.q. intrinsieke waarde
De raad adviseert u aan artikel 26b van de regeling een aspect toe te voegen
waarin wordt bepaald dat de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht
geeft in de wijze waarop een deskundige afweging plaatsvindt tussen de
cultuurhistorische c.q. intrinsieke waarde van het oorspronkelijke document
en het gevolg van vervanging namelijk vernietiging. In de toelichting op de
nieuwe regeling worden de in de praktijk ontwikkelde en toegepaste criteria
c.q. een verwijzing daarnaar opgenomen. Die criteria kunnen dienst doen als
handreiking aan de zorgdragers voor de vormgeving van dit aspect. In de
bijlage bij deze brief zijn de criteria opgenomen.
Met enige regelmaat krijgt de raad signalen en vragen over de gevolgen van
digitale vervanging voor het cultuurhistorisch belang van oorspronkelijke
documenten. Het Archievenblad wijdt in zijn laatste nummer een aantal
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>artikelen aan dit vraagstuk1 en recent kreeg de raad een signaal over de
digitale vervanging van de zogeheten hulpkaarten van het Kadaster.
Gewezen werd op de cultuurhistorische waarde van de originele kaarten, die
als gevolg van digitale vervanging voor vernietiging in aanmerking komen.
De informatie blijft weliswaar – digitaal – behouden, maar de
cultuurhistorische waarde van het origineel gaat verloren.
De raad realiseert zich terdege dat in de praktijk al langer digitale
vervanging met een daarop volgende vernietiging van het origineel
plaatsvindt. Het gaat in deze brief niet om nieuwe inzichten van de raad,
maar om leidraden, kennis en inzichten, die in de praktijk zijn ontwikkeld:
de hiervoor bedoelde criteria. De nieuwe regeling ter ondersteuning van het
vervangingsproces biedt een unieke gelegenheid die praktijk te verstevigen
en bestendigen.
De criteria betreffen niet de digitale reproductie van archiefbescheiden in de
dynamische fase van archiefbeheer, maar de vervanging achteraf van een al
gevormd compleet archief zoals van de hiervoor genoemde hulpkaarten van
het Kadaster. Het betreft dan ook bescheiden die, naast informatie als
object, vaak ook een zelfstandige (“intrinsieke”) betekenis hebben.
Ten overvloede merkt de raad op dat hij digitalisering toejuicht als middel
voor ontsluiting en ruime toegang tot delen van een archief. De vraag of
vervolgens het origineel ook daadwerkelijk kan worden vervangen (lees
vernietigd) vraagt een aparte en kenbare afweging. De praktijk van het
archiefwezen heeft dit vraagstuk direct opgepakt naar aanleiding van de
nieuwe Archiefwet van 1995. In 1996 is een set aanbevelingen uitgebracht
die sindsdien hun werkbaarheid hebben bewezen2. Belangrijk aspect daarin
was de vraag of het gedigitaliseerde document uit cultuurhistorische optiek
een intrinsieke waarde heeft en om die reden ook na digitalisering niet kan
en mag worden vervangen. De in de aanbevelingen opgenomen criteria (zie
de bijlage) voor toetsing daarvan hebben hun waarde bewezen en behouden.
Het zal u duidelijk zijn: de raad beschouwt digitale vervanging van te
bewaren bescheiden met daaropvolgende vernietiging als een zware
beslissing. Terughoudendheid is op zijn plaats. We doen er goed aan ons te
realiseren dat de technologie van scanning nog jong is en vernietiging voor
eeuwig. Dat geldt ook voor de praktijk van digitaal bewaren: blijft het
digitale document door de eeuwen heen toegankelijk zoals nu de
middeleeuwse oorkonden? Bovendien is het de vraag of in de toekomst de
huidige digitale technologie niet vervangen wordt door een compleet
nieuwe, nu nog onbekende; zoals ook de digitale technologie de analoge is
opgevolgd. Mocht dan een nieuwe, betere reproductie nodig en mogelijk
zijn, is het vernietigde origineel niet meer voorhanden.
1
  Zie Archievenblad 2012 nr. 9 blz. 12- 18.
2
  Aanbevelingen inzake substitutie van archiefbescheiden, ’s-Hertogenbosch 1996
opgesteld door de gezamenlijke commissie van Koninklijke VAN, de KALO, en het LOPAI. De
aan deze aanbevelingen ontleende criteria zijn op hun ontleend aan het Staff Information
Paper 21, Intrinsic Value in Archival Material, van de National Archives and Records Service,
Washington, 1982.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Overige aspecten:
Rol van de archivaris: In de versie van de conceptregeling waarover de raad
beschikt, vermeldt u in paragraaf 4 van de toelichting het voorstel van de
Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) in de regeling
voor te schrijven dat een gediplomeerd archivaris adviseert over vervanging.
U neemt dit voorstel niet over onder verwijzing naar het optionele karakter
van de benoeming van een archivaris bij decentrale overheden.
Deze argumentatie is op zichzelf natuurlijk juist. Echter: het optionele
karakter van de benoeming hoeft u niet te verhinderen in de regeling een
bepaling op te nemen dat daar waar de decentrale overheid over een
archivaris beschikt, deze adviseert over vervanging.
De raad pleit er dan ook voor de regeling in die zin aan te vullen.
Inrichting controle: Artikel 26b, sub f van de conceptregeling bepaalt dat de
zorgdrager in het vervangingsbesluit inzicht geeft in “de inrichting van de
controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten”.
De raad stelt voor hieraan toe te voegen: alvorens tot daadwerkelijke
vervanging wordt overgegaan.
Inwerkingtreding: De raad vindt het van belang dat de zorgdragers
voldoende tijd krijgen zich op de nieuwe situatie voor te bereiden.
Het kabinetsbeleid biedt daartoe de ruimte. De door u genoemde bezwaren
tegen het toepassen van de termijn die voortvloeit uit het kabinetsbeleid
rond “vaste verandermomenten” wegen niet op tegen het belang van
zorgvuldigheid.
De raad ziet uw reactie met belangstelling tegemoet.
Hoogachtend,
Joop Daalmeijer                               Jeroen Bartelse
Voorzitter                                    Algemeen Secretaris
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>BIJLAGE bij advies digitale advisering
De criteria die de zorgdrager expliciet dient te betrekken in zijn
besluitvorming over de vraag of het verantwoord is digitalisering te
koppelen aan vervanging i.c. vernietiging van originele bescheiden.
1       De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis
        van de technologische ontwikkeling.
2       Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.
3       Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken.
4       Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
5       Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
6       Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij
        alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
7       Het bestanddeel is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie
        met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen,
        plaatsen, zaken of voorwerpen.
8       Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of
        wettelijke grondslag van een institutie.
9       Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste
        beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te
        documenteren.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>